Diciembre de 2015
Tabla de contenido
1. Introduccin .............................................................................................................. 3
2. Aspectos relevantes del aplicativo 2016 ..................................................................... 4
3. Funcionalidad de Creacin de Proyectos Perfil Administrador, Supervisor, Operador
o Comprador. ................................................................................................................ 6
3.1. Funcionalidad de Carga Masiva .......................................................................... 17
4. Funcionalidad de Publicacin Perfil Administrador ................................................ 22
5. Funcionalidad Seguimiento al Plan de Compras ........................................................ 27
6. Funcionalidad Enlazar Orden de Compra ............................................................... 28
7. Otras funcionalidades .............................................................................................. 32
8. Resumen de atributos segn perfiles ....................................................................... 38
1. Introduccin
Esta gua presenta la funcionalidad Plan de Compras (PAC), y tiene como objetivo guiar a
los usuarios con perfiles de Administrador, Supervisor y Comprador u Operador en su
utilizacin. Esta gua aplica para la totalidad de los servicios regidos por la Ley de Compras,
de acuerdo a lo establecido en el art 98 del D.S N 250, Reglamento de Compras Pblicas.
De este modo, a travs de la publicacin de las compras a efectuar por las entidades
pblicas durante el ao 2015 a travs del sistema de informacin, www.mercadopublico.cl,
se cumple con el objetivo de aumentar la probabilidad de lograr mejores condiciones de
competencia a travs de la participacin de un mayor nmero de operadores econmicos
(proveedores), que el Estado cuente con informacin suficiente para realizar compras
coordinadas, y que junto a lo anterior, a que las entidades, a travs de herramientas de
gestin interna, puedan coordinar recursos y procesos internos que permitan dar
cumplimiento a lo programado.
Es importante mencionar que el aplicativo de Plan de Compras fue desarrollado bajo una
metodologa de diseo centrado en los usuarios. Esta metodologa pone en prctica la
implementacin de pruebas sistemticas de las distintas versiones de los aplicativos que
estn siendo desarrollados por la Direccin ChileCompra a travs de las que se va recibiendo
retroalimentacin sobre usabilidad y otros aspectos por parte de los usuarios, con el
objetivo de realizar mejoras de forma continua.
Proyectos
tems
Etapas y plazos
El aplicativo de encontrar disponible para la creacin, edicin y publicacin de proyectos
a partir del 02 de enero de 20161, hasta el 31 de marzo del mismo ao. Una vez cumplidos
estos plazos, no se podr hacer modificaciones al Plan de Compra.
De cualquier manera, la Direccin ChileCompra pondr a disposicin de los organismos
pblicos, 3 periodos de revisin de los planes subidos, posteriores al primer cierre del
aplicativo, para realizar modificaciones. Estos son:
1. Periodo de revisin 1: del 15 al 30 de junio de 2016
2. Periodo de revisin 2: del 15 al 30 de septiembre de 2016
3. Periodo de revisin 3: del 01 al 10 de diciembre de 2016
Para los organismos que participaron de la ejecucin del piloto del proyecto, el aplicativo
se encuentra disponible desde el 11 de diciembre de 2015.
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3.2 Ingreso al aplicativo Plan de Compras 2016: una vez que accede a su escritorio, debe
ingresar al aplicativo Plan de Compras, haciendo clic en el men Gestin y luego en el
submen Plan de Compras.
NOTA: Todo usuario que necesite acceder al aplicativo debe tener activado el rol Plan de
Compras. Este rol debe ser asignado por un usuario del organismo que tenga asignado el
perfil Administrador ChileCompra.
3.3 Portada aplicativo: Una vez realizado el paso anterior, podr observar la portada del
aplicativo PAC. En esta seccin Ud. podr visualizar:
i.
ii.
iii.
Una vez realizado esto, podr ver el Listado de Proyectos que se han creado.
3.4.1 Vista listado de proyectos
Como se observa en la imagen, todava no existen proyectos creados. Para crear un
proyecto Ud. debe hacer clic en el botn Crear proyecto.
ii.
Creacin de tems de un proyecto: Ud. deber crear todos los tems relacionados al
proyecto de compra que se encuentre creando. Un tem es la representacin de la
compra de un producto o servicio relacionado a un proyecto especfico.
iii.
Ficha del proyecto: Una vez realizado los pasos anteriores, Ud. podr generar el
proyecto y, con esto, visualizar la ficha del proyecto.
Unidad de compra: debe indicar la unidad de compra del organismo para la cual se est
creando el proyecto.
Nombre del proyecto: debe identificar el proyecto con un nombre. Una vez creado y
publicado, el proyecto se identificar con este nombre y con un cdigo de identificacin
del proyecto (revisar punto 3.1.).
Tipo de proyecto. Debe indicar qu tipo de proyecto est creando, Operacional o
Estratgico. Como se observa en la imagen, existen conos de ayuda (signo de
interrogacin en blanco con fondo amarillo) que entregan orientaciones sobre
definiciones especficas.
conos de ayuda
(Tooltips)
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Cuando haya completado toda la informacin indicada, Ud. debe presionar el botn
Siguiente, lo que lo llevar a la seccin de creacin de tems del proyecto.
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Para crear un tem del proyecto, Ud. debe hacer clic sobre el botn Agregar fila, donde
se deber completar la informacin de:
NOTA: Este apartado indica la cantidad de regiones para las que se har la compra del tem
y no el nmero administrativo de la regin. En el ejemplo a continuacin, se ve que en esta
seccin se detalla 1 Regin. Esto no indica que la compra se realizar para la I Regin de
Tarapac, sino que indica que la compra se realizar para slo 1 regin
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Ud. deber repetir este proceso las veces que sea necesario, hasta haber creado todos los
tems relacionados al proyecto especfico.
Una forma ms rpida para la creacin de tems se refiere a la funcionalidad de Carga
masiva revisada en el punto 3.1. de este manual.
El ejemplo para la creacin de tems se muestra en la imagen a continuacin.
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Una vez creados y completada la informacin de todos los tems del proyecto, Ud. Ya est
en condiciones de crear el proyecto. Para esto, debe presionar el botn Guardar y generar
proyecto y se desplegar un cuadro de dilogo indicando que el proyecto ha sido creado
con xito.
Adicionalmente, en la columna Acciones Ud. podr encontrar dos botones por cada tem
creado:
Botn en forma de comentario: al dar clic sobre este botn, se podr realizar
comentarios sobre el tem que se est creando o que se cre
Botn en forma de tacho de basura: al hacer clic sobre este botn, Ud. podr
eliminar la fila o el tem creado.
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Una vez creados todos los proyectos (y sus respectivos tems) que componen el Plan de
Compras de su organismo, Ud. podr visualizar el listado de proyectos de la siguiente forma:
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Para descargar la planilla, Ud. deber presionar el botn Descargar planilla excel y
guardarla en una ubicacin especfica de su computador. La planilla sin editar se visualiza
de la siguiente forma:
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Adicionalmente:
tems: esta es la hoja en la cual se deben crear los tems del proyecto. Esta es la nica
hoja que se tomar en cuenta al momento de realizar la subida de la planilla al
aplicativo.
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Cd. Rubro: contiene los cdigos de los rubros a los que se relaciona el tem. Se
relaciona con la columna de la hoja tems del mismo nombre.
Cd. Regin: contiene los cdigos de las regiones a los que se relaciona el tem. Se
relaciona con la columna de la hoja tems del mismo nombre.
Cd. Tipo OC: contiene los cdigos del tipo de compra a los que se relaciona el tem.
Se relaciona con la columna de la hoja tems llamada Cd. tipo compra.
Cd. Mes: contiene el formato en que deben escribirse los meses en las columnas
que corresponda.
Una vez terminada la planilla, ya es posible subirla al aplicativo para finalizar la carga masiva.
NOTA: Es importante mencionar que el lmite de tems que se pueden crear a travs de la
funcionalidad de carga masiva es de 200.
Para hacer esto, es necesario volver a la seccin de creacin de tems del aplicativo. En esta
seccin se deber hacer clic sobre el botn Cargar tems del proyecto. Haciendo esto, se
abrir una ventana que le permitir ubicar la ubicacin de la planilla y luego poder subirla
para poder visualizarla.
Una vez subida la planilla de carga masiva, Ud. podr visualizar el listado de tems como se
muestra en la imagen a continuacin:
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Una vez cargada la planilla en el aplicativo (como se mostr en la imagen anterior), Ud.
podr seguir los mismos pasos para la creacin del proyecto. Esto es, presionar botn
Guardar y generar proyecto con lo que podr visualizar la ficha con el resumen de la
informacin relativa al proyecto y visualizar el proyecto de carga masiva en el listado de
proyectos.
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Al igual que en los casos anteriores, el Administrador visualizar la portada del aplicativo, la
que contiene los mens de Proyectos Plan de Compra y Seguimiento al Plan de Compra.
Para ingresar al Plan de Compras de su organismo, debe hacer clic en el botn Ver
proyectos, como se indica en la imagen.
Ntese que, a pesar que ya se hayan creado proyectos, el aplicativo an indica que existen
0 proyectos creados. En este sentido, la cantidad de proyectos creados slo se mostrar una
vez publicado el Plan de Compras del organismo.
Una vez dentro del aplicativo, el Administrador podr visualizar el listado de proyectos
creados por los usuarios de su organismo.
Una de las principales diferencias de la vista que se muestra al usuario Administrador
respecto de los otros usuarios, es la inclusin del botn Editar.
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ii. Resolucin de aprobacin: esta es una de las nuevas funcionalidades del aplicativo. En
este paso el Administrador ChileCompra deber subir al aplicativo la Resolucin de su
organismo, firmada por el Jefe de Servicio, que autoriza la publicacin del Plan de
Compras.
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Habiendo terminado este paso, el Plan Anual de Compras del organismo ya est publicado.
En este sentido, la portada del plan de compras cambiar y mostrar la cantidad de
proyectos publicados (men Proyectos Plan de Compra) y una visualizacin grfica sobre
los trimestres de publicacin de los proyectos de compra (men Seguimiento al Plan de
Compras), como se muestra en la imagen.
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i.
ii.
iii.
iv.
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Para enlazar una orden de compra al aplicativo, el organismo deber haber publicado con
anterioridad su Plan Anual de Compras.
Una vez publicado el Plan de Compras, es necesario crear las rdenes de compra en el men
Orden de Compra, sub men Crear Orden de Compra.
Una vez dentro del aplicativo de creacin de rdenes de compra, Ud. deber dar nombre y
entregar descripcin de la OC y luego guardarla.
tem especfico. Para este ejemplo, se asociar la orden de compra en creacin al tem 1 del
Proyecto de Compra 1 creado en el aplicativo.
Ud. deber continuar con los siguientes pasos del proceso de creacin de la orden de
compra hasta finalmente haberla emitido. Durante este proceso, se generar el cdigo de
la orden de compra.
Una vez hecho esto, el aplicativo de Plan de Compra ya habr asociado todas las rdenes
de compra creadas y asociadas a los tems y proyectos especficos. Esto se puede verificar
en el men de Seguimiento al plan de compras de la portada del aplicativo, seccin
rdenes de Compra.
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En esta seccin se podr visualizar las rdenes de compra asociadas a los distintos tems
y proyectos del Plan de Compras y se mostrar un grfico que indica la proporcin de la
cantidad de rdenes de compra, por tipo de compra (licitacin, trato directo, convenio
marco).
Adicionalmente, Ud. podr descargar una planilla Excel que le permitir ver la informacin
de todas las rdenes de compra asociadas al Plan de Compras y adems hacer gestin de
la informacin. Esto, lo podr realizar haciendo clic en el botn Exportar como archivo
Excel.
Finalmente, se debe terminar el proceso de asociacin desde el mismo aplicativo de Plan
de Compras. Para esto, es necesario ir al listado de proyectos y presionar el botn Ver
proyecto (cono de lupa).
Utilizando el cono de lupa, podr ver la ficha del proyecto. En la seccin Principales
productos/servicios y monto estimado de la adquisicin de la ficha del proyecto, Ud. ver
los distintos tems creados para el proyecto especfico.
Para finalizar el proceso de asociacin de orden de compra, Ud. deber hacer clic en el
botn Enlazar OC (cono de enlace en la columna Observaciones).
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Al hacer clic en el botn indicado, se abrir un cuadro de dilogo en el que Ud. deber
ingresar el cdigo de la orden de compra que desea enlazar y luego deber presionar el
botn Asociar. Habiendo hecho esto, Ud. habr finalizado el proceso de enlazar una
orden de compra a un tem/proyecto del Plan Anual de Compras.
Ud. deber repetir este proceso para todas las rdenes de compra que se emitan y que se
asocien a un tem/proyecto del Plan Anual de Compras.
7. Otras funcionalidades
Tooltips: Orientaciones en el proceso
A medida que Ud. vaya avanzando en la creacin de sus proyectos de compra u otros
procesos del aplicativo, se podr encontrar con cuadros informativos (llamados tooltips)
que le entregarn orientaciones respecto de los procesos que est realizando en el
aplicativo.
Los tooltips son los signos de interrogacin encerrados en un crculo amarillo. Al posicionar
su mouse sobre ellos, Ud. podr obtener las orientaciones respectivas.
En el ejemplo se muestra los tootltips del proceso de creacin de proyectos:
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Ver (lupa): sirve para ver la ficha de un proyecto especfico. A travs de este botn
se puede llegar a la seccin de la ficha que permite enlazar rdenes de compra.
Editar: permite el acceso para editar los distintos proyectos y sus tems.
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Notificaciones
El aplicativo 2016 permite el envo de notificaciones por correo electrnico a los usuarios
de un Plan de Compra a medida que se vayan realizando avances y cambios en el aplicativo.
Esto es, envo de proyectos, publicacin, etc.
Ejemplo de notificacin
Ejemplo de mensaje
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NOTA: Puede realizar el mismo proceso para la descarga de documentos en PDF. Para esto
debe presionar el botn Descargar PDF.
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COMPRADOR
ADMINISTRADOR
COMPRADOR
COMPRADOR
BASICO
SUPERVISOR
(OPERADOR)
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OBSERVADOR
Perfil
Descripcin
COMPRADOR
COMPRADOR COMPRADOR
OBSERVADOR
ADMINISTRADOR SUPERVISOR BASICO
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