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Cdigo de Procedimiento QA-04 No Conformidades, Desviaciones,

Incidencias, Reclamaciones del Cliente y Acciones Correctivas

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NO CONFORMIDADES, DESVIACIONES,
INCIDENCIAS, RECLAMACIONES DEL CLIENTE Y
ACCIONES CORRECTIVAS

REVISION
N.

FECHA

Septiembre-2004

Agosto-2005

PAGINA
REV. NUMERO

CONTROL DE CAMBIOS

Emisin Original.
Todas

Revisin General

La Informacin contenida en este documento es propiedad de BOMI DE MEXICO S.A. DE C.V. y su uso est restringido a los destinatarios
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1. OBJETIVO.
A partir de la ocurrencia de No conformidades, Desviaciones Internas / Externas, Incidencias
y/o Reclamaciones de Clientes, llevar a acabo las siguientes actividades:
Analizar las no conformidades, desviaciones internas, incidencias y reclamaciones del
cliente.
Determinar las causas de no conformidades, desviaciones internas, incidencias y
reclamaciones del cliente.
Validar la necesidad de acciones que eviten que las no conformidades, desviaciones
internas, incidencias y reclamaciones del cliente vuelvan a ocurrir.
Determinar e implementar Acciones Correctivas
Registrar los resultados de las Acciones Correctivas ejecutadas.
Analizar crticamente las Acciones Correctivas ejecutadas.
Registrar las desviaciones externas imputables a los cliente e informar oportuna y
documentalmente la ocurrencia de stas, con la finalidad de que los clientes de Bomi
puedan desarrollar los planes de accin para la gestin y correccin de las mismas.
2. FLUJO DEL PROCESO.
Inicio

No. Conformidad, Desviaciones


Internas / Externas, Incidencias,,
Reclamacin del Cliente.
Aperturar NCR

S
DV Externa?

Enviar NCR al Cliente

No

Registrar NCR en
estadstico Mensual

Cliente
Proporciona
plan de

S
Analizar si procede

No
Procede?

Adjuntar plan de
accin al NCR

Registrar el no procede de la
desviacin, no conformidad,
reclamacin del cliente.

Gestionar la correccin

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1
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No

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Registrar NCR

No

Es necesaria
una accin
Correctiva?

S
Aperturar RAC y designar al equipo
responsable de la investigacin /
anlisis causa raz

Proporcionar el plan de accin

Acciones
implementadas en
el plazo

No

Indicar nuevo plazo o bien nuevas


acciones

S
Dar seguimiento al plan de accin
y validacin de eficacia de las

Informar al equipo y solicitar


nuevamente el anlisis de
la causa raz.

No
Las acciones
fueron eficaces?

S
Registrar
el formato RAC y
mantener para Follow-up.

A
Archivar los registros.

Fin
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3. AMBITO DE APLICACIN.
Este procedimiento es aplicable a BOMI y a todos los clientes de BOMI.
4. SIMBOLOGA
4.1
4.2
4.3
4.4
4.5
4.6
4.7
4.8
4.9

NC.-No Conformidad
RC.- Reclamo del Cliente
DVI.- Desviacin Interna
DVE.- Desviacin Externa
AC.- Accin correctiva
NCR.- Formato CAL-BM-40 No Conformidades, Desviaciones y Reclamaciones
del Cliente
RAC.- Formato CAL-BM-41 Requisicin de Accin Correctiva
SC.- Servicio al Cliente.
MAP.- Management Action Plan

5. DEFINICIONES.
5.1

Pre-Proceso.- Actividades gestionadas por cualquier rea administrativa para los


procesos previos a la gestin responsabilidad del rea de almacn ej. (Interfases de
entrada y salida, gestin de notas manuales, acondicionado, ingreso de material a
Sistema Informtico Bomi, etc).

5.2

Proceso Fsico.- Actividades gestionadas por el Almacn que abarcan los procesos
de Entradas, Etiquetado, Acondicionado, Almacenamiento, Surtido, Empaque y
Embarque.

5.3

Post-Proceso.- Actividades gestionadas por el rea de Transporte para el proceso


de Distribucin y Entrega de productos a los clientes finales.

5.4

No Conformidad.-Evento en el Sistema de Calidad que incumple con algn requisito


(Norma ISO, procedimiento operacional, instruccin de trabajo, clusula contractual,
legislacin vigente)

5.5

Reclamacin del cliente.- Cualquier comunicacin escrita o electrnica que declare


incumplimiento contractual en el servicio prestado por Bomi.

5.6

Desviacin Interna.- Situacin o tendencia originada por la falta de seguimiento a


un procedimiento o proceso Operativo, Administrativo y de Gestin interno de

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Bomi, durante la fase de Pre-Proceso, Proceso Fsico y Post Proceso pudiendo


requerir una AC durante la etapa de desviacin , o bien si llegara derivar en una
NC o RC tambin pudiera requerir una AC.
5.7

Desviacin Externa.- Desviaciones imputables a los clientes finales durante las fases
de Pre-Proceso y Post-Proceso

5.8

Incidencia.- Evento imputable a Bomi o a los clientes de Bomi generado durante la


fase de Post-Proceso (Distribucin y Entrega del Producto) que puede derivar en
una DVE, DVI y /o RC.

5.9

Correccin.- Es la accin o acciones que se aplicarn de manera inmediata o hasta


que se tenga conocimiento de qu es realmente lo que est causando la NC, RC, o
DVI, la correccin puede llegar a formar parte fundamental de la accin correctiva.

5.10

Accin Correctiva.- Medida o accin necesaria para minimizar


ocurrencia de una o ms NC, RC, DVI.

5.11

Anlisis.- Anlisis inicial cuya intencin es determinar a travs de evidencias si una


NC, RC, DVI, DVE procede, as como su origen.

5.12

Anlisis Causa Raz.- Metodologa para identificar la causa ltima de un problema.

5.13

Equipo de investigacin.- Conjunto de 2 o ms colaboradores involucrados directa o


indirectamente en la investigacin de la causa raz y las AC subsecuentes para una
NC, RC o DVI.

5.14

Lder del equipo de investigacin.- Persona responsable de liderar al equipo de


investigacin y conducir los trabajos de forma apropiada, generalmente ser una
persona con cargo de Director, Responsable de rea, Jefe de rea, Coordinador o
Supervisor y que responda directamente a las reas originadoras de la NC, RC o
DVI.

5.15

Folio de NC/RC/DVI: Se utilizar la simbologa NC o RC o DVI + ltimos 2 dgitos


del ao + mes + consecutivo de 2 posiciones, ejemplo: RC040901 = reclamacin del
cliente nmero 1 del mes de septiembre del 2004.

5.16

Folio de DVE: Se utilizar la simbologa DVE + 2 letras de identificacin del


cliente + ltimos 2 dgitos del ao + mes + consecutivo de 4 posiciones, ejemplo:
DVEXXC040901 = desviacin externa del cliente XX no. 1 del mes de septiembre del
2004.

o impedir la

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5.17

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Folio de RAC: Se utilizar la simbologa RAC + ltimos 2 dgitos del ao +


consecutivo de 2 posiciones, ejemplo: RAC0401 = requisicin de accin correctiva
nmero 1 del 2004.

6. PROCEDIMIENTO.
6.1 Acciones, responsables y plazos sugeridos:
ACCION
Apertura de NCR

RESPONSABLE
PLAZO SUGERIDO
Inmediato
Supervisores
Jefe de rea
Responsables de rea
Coordinadores de Servicio al
Cliente
Ejecutivos de Servicio al
Cliente
Transporte
Personal Administrativo

Apertura de Incidencia

Correccin a DVI

Correccin a DVE

Correccin a NC

Direcciones (Operativa,
Administracin, Comercial)
Transportistas
Responsables de Transporte
Coordinadores de Servicio al
Cliente
Ejecutivos de Servicio al
Cliente
Supervisores
Jefe de rea
Responsables de rea
Coordinadores de Servicio al
Cliente
Responsable de Calidad
Direcciones
(Operativa,
Administracin, Comercial)
Personal de los clientes de
Bomi, responsables de dicha
actividad
Responsable de Calidad

Inmediato, a partir de
obtener la autorizacin va
radio del personal de
Servicio al Cliente

Hasta 2 das hbiles posterior


a la apertura de NCR

Definicin a proporcionar
por el cliente
Hasta 2 das hbiles posterior
a la apertura de NCR

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Correccin a RC

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Coordinadores de Servicio al
Cliente
Ejecutivos de Servicio al
Cliente Responsable de S.C.
Responsables de rea
Responsable de Calidad
Direccin Operativa
Identificacin de necesidad Directores
de apertura de RAC y Responsable de Calidad
asignacin de equipo de
investigacin
Anlisis causa raz y Equipo de investigacin, bajo
generacin del plan de accin las instrucciones del Lder
del equipo de investigacin
(es) correctiva(s)

Hasta 2 das hbiles posterior


a la apertura de NCR

Implementacin
de Equipo de investigacin, bajo
Accin(es) Correctiva(s)
las instrucciones del Lder
del equipo de investigacin
Seguimiento
de
la Lder
del
equipo
de
implementacin
investigacin
Validacin de eficacia de Responsable de Calidad
acciones correctivas

Hasta 60 das a partir del


punto anterior

1 da hbil posterior a la
correccin.

Hasta15 das a partir del


punto anterior

Hasta 60 das a partir de la


implementacin.

6.2.1 Identificacin de DVI : Al Momento de Identificar una DVI se deber:


a) En el caso de personal de almacn informar a su supervisor o bien al jefe de almacn, para
que ste a su vez llene el formato NCR NCR.- Formato CAL-BM-40 No Conformidades,
Desviaciones y Reclamaciones del Cliente
b) Para el caso de Servicio al Cliente y dems personal administrativo, llenar el formato NCR.Formato CAL-BM-40 No Conformidades, Desviaciones y Reclamaciones del Cliente
c) Para el proceso de entradas, siempre que exista un retraso imputable al almacn o bien a
Servicio al Cliente en el ingreso del producto de acuerdo a los tiempos establecidos
contractualmente con los clientes de Bomi, se deber registrar en el formato NCR.Formato CAL-BM-40 No Conformidades, Desviaciones y Reclamaciones del Cliente
6.2.2 Identificacin de Incidencias: El personal de transporte tanto interno como externo ser
responsable de identificar las incidencias ocurridas durante el proceso de entrega y
distribucin y registrarlas en el formato SC-BM-03 Parte de Incidencias en coordinacin
con el personal de Servicio al Cliente o bien con el Responsable de Transporte.
Las incidencias levantadas sern entregadas al personal de Servicio al Cliente para que ste
a partir de dicho documento elabore las DVI o DVE en el formato NCR NCR.- Formato
CAL-BM-40 No Conformidades, Desviaciones y Reclamaciones del Cliente
segn sea el caso.
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Para el caso de entregas forneas gestionadas con compaas de mensajera (DHL, UPS,
Estafeta, NTA, etc), cualquier eventualidad podr ser registrada a travs del formato de
incidencia y posterior DVI o bien directamente como DVI , dicho registro podr llevarse a
cabo por personal de Servicio al Cliente o bien por el Responsable de Transporte.
Por cada incidencia levantada se deber verificar el acuse de recibo del cliente
6.2.3 Identificacin de NC: El responsable de calidad al momento de identificar una NC llenar el
formato NCR.- Formato CAL-BM-40 No Conformidades, Desviaciones y Reclamaciones
del Cliente, y analizar la necesidad de la apertura de una RAC.
6.2.4 Recepcin de RC: Al recibir la reclamacin del cliente el ejecutivo de servicio al cliente
deber obtener la informacin necesaria para la investigacin de la reclamacin y llenar el
formato NCR.- Formato CAL-BM-40 No Conformidades, Desviaciones y Reclamaciones
del Cliente
En caso de que la reclamacin proceda (previo anlisis de la misma) deber seguir de acuerdo
con los puntos subsecuentes.)
En caso contrario se registrar el no procede de la reclamacin y se archivar de acuerdo
al punto 8.1 de este procedimiento.
6.2.5 En el momento en el que un formato NCR sea aperturado, se deber asignar un nmero de
folio de acuerdo a los puntos 5.15 y 5.16, en el caso de RC, dicho folio deber aparecer en el
formato, an cuando se trate de una NC no procedente.
6.3 Identificacin y ejecucin de la Correccin: Una vez identificada la NC, DVI o RC, se iniciar
el proceso de correccin, que consiste en definir una o ms acciones para corregir el problema,
pudiendo ser stas:
6.3.1 Por faltante /cambio: Se deber efectuar un recuento de stock utilizando el formato de
Recuento de Stock AL-BM-10 , y solamente si se demuestra que se tiene sobrante fsico en
relacin con el stock contable, se proceder a la elaboracin de la nota de embarque S/D
(Ver procedimiento SC-05 Notas de embarque manuales) y a su envo.
6.3.2 Por sobrante: Se reintegra el producto a su ubicacin.
6.3.3 Por dao: Se enviar el producto con el mismo nmero de parte, lote y caducidad si se tiene
en existencia, en caso contrario se solicitarn instrucciones al cliente.
6.3.4 Si se presenta retraso en la entrega y los productos llegan en buen estado, slo controlamos
dicho retraso a nivel de calidad del servicio del transportista
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6.3.5 Si se presenta extravo, dao, robo o retraso en la entrega, que provoque que los productos
lleguen en mal estado al cliente final, se le solicitar al transportista una carta donde
explique lo sucedido para solicitar al cliente instrucciones de reposicin del producto.
6.3.6 Si se presenta cualquier evento al momento de la entrega imputable al cliente y solo bajo
instrucciones de ste, se proceder al re-envo del producto a travs de una nota de embarque
manual (Ver procedimiento SC-05 Notas de embarque manuales) o bien el reingreso del
producto al inventario (Ver procedimiento AL-01 Entradas
Posterior a la correccin, el responsable de gestionar la misma, deber obtener la firma de Vo. Bo.
de su jefe inmediato superior y entregar una copia del formato NCR con la documentacin de
soporte al Responsable de Calidad.

6.4 Medicin: Contractualmente, Bomi establece los objetivos de calidad tanto en servicio como en
transporte con sus clientes, as mismo cada ao se establecen los objetivos de calidad internos.
Mensualmente se lleva a cabo la medicin de dichos objetivos de manera independiente por
cada cliente as como de forma general para Bomi, la medicin de las NC, RC, DVI y DVE se
realiza de la siguiente forma:
Para el caso de RC procedentes identificadas durante la fase de Pre-Proceso y Proceso fsco:
Por cliente I.Q.S (ndice de Calidad en el Servicio) =Nmero de Notas de Embarque con
problemas/ Nmero de Notas gestionadas en el mes.
Por Bomi I.Q.S (ndice de Calidad en el Servicio) =Nmero total de Notas de Embarque
con problemas/ Nmero total de Notas gestionadas en el mes.
Para el caso de RC procedentes identificadas durante la fase de Post-Proceso:
Por cliente I:Q.T (ndice de Calidad en el Transporte) = Nmero de Notas de Embarque
con problemas/Nmero de Notas gestionadas en el mes
Por Bomi I:Q.T (ndice de Calidad en el Transporte) = Nmero total de Notas de Embarque
con problemas/Nmero total de Notas gestionadas en el mes
Para el caso de las DVE, la medicin se lleva a cabo de manera similar, pero en el
porcentaje total obtenido de calidad se incluyen este tipo de desviaciones como Notas con
problema
Para el caso de DVI que no deriven en RC localizadas en la fase de Pre-Proceso y Post-Proceso la
medicin se llevar a cabo de la siguiente forma:
Nmero de Notas de Embarque afectadas por la Desviacin / Nmero de Notas de
embarque generadas en el mes
Para el caso de DVI localizadas durante la fase de Proceso Fsico la medicin se llevar a cabo
con el siguiente criterio:
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Nmero de lneas afectadas por la desviacin / Nmero de lneas gestionadas en el mes.

La presentacin de dichos resultados se lleva a cabo mensualmente conforme a lo descrito en el


procedimiento SC-04 Estadsticas de Servicio al Cliente.

6.5 Identificacin de la necesidad de una Accin Correctiva: Una vez al mes la Direccin de
Administracin, la Direccin Operativa, y el Responsable de Calidad debern analizar las NC,
DV y RC ocurridas en el mes e identificarn la necesidad de Accin(es) Correctiva(s), tanto
para un conjunto de NC, DV, o RC o bien para un caso aislado de las mismas.
Siempre que haya la necesidad de Accin(es) Correctiva(s) se deber aperturar el formato
CAL-BM-41 RAC Requisicin de Accin Correctiva y designar un equipo de
investigacin, as como al Lder de ste, el lder del equipo de investigacin deber ser el
responsable del rea en donde se gener la NC, DV y RC, los miembros del equipo de
investigacin debern ser personas involucradas en las actividades y procesos que generaron la
NC, DV o RC, as como tener la capacidad de implementar y dar seguimiento a la(s)
Accin(es) Correctiva(s)
En los casos de AC originadas del anlisis de la Direccin General, el equipo de investigacin
deber ser compuesto por los integrantes del Comit y las AC documentadas en el formato
CAL-BM-45 MAP Management Action Plan.

6.6 Anlisis de la Causa raz del problema e identificacin de las Acciones Correctivas para
eliminarlo: El equipo de investigacin, bajo la supervisin del Lder de ste, iniciar el proceso
de investigacin de la causa fundamental (o conjunto de stas) por las que la NC, DV o RC
est ocurriendo, utilizando para este fin el formato CAL-BM-42 Anlisis Causa Raz
A partir del anlisis de la causa raz realizada por el equipo de investigacin, debern generarse
una o ms Acciones Correctivas buscando eliminar la causa o la ocurrencia de la misma. Estas
acciones debern registrarse en el formato CAL-BM-43 Plan de Accin
Las acciones correctivas pueden reunir a uno o varios NCR. En todos los casos, el nmero o
nmeros de NCR debern registrarse en el formato CAL-BM-41 RAC Requisicn de
Accin Correctiva.
6.7 Implementacin, efectividad y seguimiento de las acciones correctivas: La(s) Accin(es)
Correctiva(s) debern ser implementadas dentro de los plazos planeados por los responsables
designados.

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La(s) Accin(es) que necesiten de recursos que extrapolen la competencia del equipo de investigacin,
debern ser autorizadas por la Direccin General.
El lder del equipo de investigacin deber realizar en intervalos peridicos el seguimiento a la
implementacin de la(s) accin(es) utilizando para este fin el formato CAL-BM-44 Seguimiento,
registrando cualquier situacin no prevista (prorrogacin del plazo, accin cancelada, etc.).
El lder del equipo de investigacin deber informar al Responsable de Calidad, la fecha para la revisin
de la efectividad de la(s) accin(es). El plazo sugerido es de 2 meses posteriores a la conclusin de la
implementacin de la(s) accin(es), pero este plazo podr variar de acuerdo a la complejidad de la
accin.
6.8 Validacin de la eficacia de la(s) Accin(es) Correctiva(s): Peridicamente el Responsable de Calidad
verificar los RACs cuyo plazo de verificacin de eficacia est prximo a vencer y validar la eficacia
de la(s) accin(es) propuestas ocupando para este fin el formato CAL-BM-44 Seguimiento.
Los criterios de validacin sern definidos por Calidad y podrn incluir el anlisis de la recurrencia de la
NC, DV o RC posterior a la implementacin de la(s) accin(es).
En los casos de AC originadas del anlisis crtico de la Direccin General, tratadas va MAP, la
validacin de la implementacin deber ocurrir antes de la prxima Management Review y deber ser
registrada en el propio MAP.
6.9 Cierre del proceso: Los procesos de NCR o CAR se cerrarn y archivarn los registros derivados de los
mismos si:
Posterior al anlisis se concluye que la NC, DV o RC no procede.
Posterior a la validacin de la eficacia de la(s) accin(es) se concluye que fueron eficaces.
Posterior al anlisis costo-beneficio se concluye que la(s) accin(es) son improcedentes.
6.10 La medicin de la efectividad del proceso ser la correccin o bien la comprobacin de la efectividad
de la accin correctiva.
7. FORMATOS UTILIZADOS.
CAL-BM-40 No Conformidades, Desviaciones y Reclamaciones del Cliente
CAL-BM-41 Requisicin de Accin Correctiva
CAL-BM-42 Anlisis Causa Raz
CAL-BM-43 Plan de Accin
CAL-BM-44 Seguimiento
CAL-BM-45 Management Action Plan
SC-BM-03 Parte de Incidencias
AL-BM-10 Recuento de Stock

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8. REGISTROS
8.1 Los registros de NCR derivados de RC que no proceden sern archivados por los
ejecutivos de Servicio al Cliente por un plazo de 12 meses a partir de la fecha de emisin,
posterior a esta fecha podrn ser eliminados (Ver Procedimiento SC-03 Archivo de
Servicio al Cliente).
8.2 Los registros de las DVE sern archivados por 2 aos por los ejecutivos de Servicio al
Cliente de acuerdo a lo previsto en el Procedimiento SC-03 Archivo de Servicio al
Cliente.
8.3 Los registros de RAC en conjunto con y/o las NC, DV o RC que s proceden sern
archivados por 2 aos a partir de la fecha de emisin. El responsable de Servicio al Cliente
archivar las correspondientes a RC, Ver Procedimiento SC-03 Archivo de Servicio al
Cliente) la Direccin Operativa, los casos de NC o DV internas y el Responsable de
Calidad los correspondientes a NC o DV identificados en auditorias, as como una copia
de las RC procedentes.
8.4 Los registros derivados de los procesos de MAP debern ser archivados en conjunto con las
minutas de los Managment Review.
9. RESPONSABILIDADES.
Jefe de rea, Responsable de rea, Servicio al Cliente, Direcciones (Operativa, Administracin,
Comercial).- Sern responsables de la identificacin, apertura y registro de NCR, analizar si
proceden, as como de informar a su Jefe Inmediato con el fin de buscar la correccin de manera
inmediata.
Servicio al Cliente.- Ser responsable de recibir y registrar las reclamaciones, del cliente DVI, DVE
en NCR, analizar si proceden las y gestionar las correcciones que sean de su competencia.
Responsables de rea y Directivos.- Sern responsables de la ejecucin, autorizacin y
cumplimiento de las correcciones, as como de la designacin del equipo de investigacin y la
asignacin de recursos cuando estos sean necesarios para la ejecucin de la(s) accin(es)
correctiva(s).
Equipo de Investigacin.- Ser responsable de investigar el origen y causa de la NC, DV o RC,
proponer AC, designar a los responsables de ejecucin, as como del seguimiento a la
implementacin de las AC dentro de los plazos designados.
Calidad.- Ser responsable de la validacin de la eficacia de las AC y de informar al equipo de
investigacin cuando stas no fueran eficaces y de cerrar el proceso de AC.
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8. DISTRIBUCIN.
Direccin General.
Direccin Operativa.
Direccin de Administracin
Direccin Comercial
Jefe de Almacn.
Responsable de Servicio al Cliente
Responsable de Calidad.
Posibles Clientes que lo soliciten.
9.- APROBACIONES
Actividad
Emisin.
Verificacin.
Verificacin
Verificacin
Verificacin
Verificacin.
Aprobacin.

Funcin
Responsable
de
Calidad.
Direccin Operativa.
Direccin
de
Administracin.
Direccin Comercial
Responsable de SC
Jefe de Almacn.
Direccin General.

Responsable
Mireya Orihuela.
Daniel Novelo.
Felipe Cant.
Francesco Cutr
Teresa Aguilar
Hctor lvarez
Fernando Estrada.

Firma

Fecha
___/___/___
___/___/___
___/___/___
___/___/___
___/___/___
___/___/___
___/___/___

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