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NO CONFORMIDADES, DESVIACIONES,
INCIDENCIAS, RECLAMACIONES DEL CLIENTE Y
ACCIONES CORRECTIVAS
REVISION
N.
FECHA
Septiembre-2004
Agosto-2005
PAGINA
REV. NUMERO
CONTROL DE CAMBIOS
Emisin Original.
Todas
Revisin General
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1. OBJETIVO.
A partir de la ocurrencia de No conformidades, Desviaciones Internas / Externas, Incidencias
y/o Reclamaciones de Clientes, llevar a acabo las siguientes actividades:
Analizar las no conformidades, desviaciones internas, incidencias y reclamaciones del
cliente.
Determinar las causas de no conformidades, desviaciones internas, incidencias y
reclamaciones del cliente.
Validar la necesidad de acciones que eviten que las no conformidades, desviaciones
internas, incidencias y reclamaciones del cliente vuelvan a ocurrir.
Determinar e implementar Acciones Correctivas
Registrar los resultados de las Acciones Correctivas ejecutadas.
Analizar crticamente las Acciones Correctivas ejecutadas.
Registrar las desviaciones externas imputables a los cliente e informar oportuna y
documentalmente la ocurrencia de stas, con la finalidad de que los clientes de Bomi
puedan desarrollar los planes de accin para la gestin y correccin de las mismas.
2. FLUJO DEL PROCESO.
Inicio
S
DV Externa?
No
Registrar NCR en
estadstico Mensual
Cliente
Proporciona
plan de
S
Analizar si procede
No
Procede?
Adjuntar plan de
accin al NCR
Registrar el no procede de la
desviacin, no conformidad,
reclamacin del cliente.
Gestionar la correccin
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1
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No
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Registrar NCR
No
Es necesaria
una accin
Correctiva?
S
Aperturar RAC y designar al equipo
responsable de la investigacin /
anlisis causa raz
Acciones
implementadas en
el plazo
No
S
Dar seguimiento al plan de accin
y validacin de eficacia de las
No
Las acciones
fueron eficaces?
S
Registrar
el formato RAC y
mantener para Follow-up.
A
Archivar los registros.
Fin
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3. AMBITO DE APLICACIN.
Este procedimiento es aplicable a BOMI y a todos los clientes de BOMI.
4. SIMBOLOGA
4.1
4.2
4.3
4.4
4.5
4.6
4.7
4.8
4.9
NC.-No Conformidad
RC.- Reclamo del Cliente
DVI.- Desviacin Interna
DVE.- Desviacin Externa
AC.- Accin correctiva
NCR.- Formato CAL-BM-40 No Conformidades, Desviaciones y Reclamaciones
del Cliente
RAC.- Formato CAL-BM-41 Requisicin de Accin Correctiva
SC.- Servicio al Cliente.
MAP.- Management Action Plan
5. DEFINICIONES.
5.1
5.2
Proceso Fsico.- Actividades gestionadas por el Almacn que abarcan los procesos
de Entradas, Etiquetado, Acondicionado, Almacenamiento, Surtido, Empaque y
Embarque.
5.3
5.4
5.5
5.6
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Desviacin Externa.- Desviaciones imputables a los clientes finales durante las fases
de Pre-Proceso y Post-Proceso
5.8
5.9
5.10
5.11
5.12
5.13
5.14
5.15
5.16
o impedir la
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5.17
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6. PROCEDIMIENTO.
6.1 Acciones, responsables y plazos sugeridos:
ACCION
Apertura de NCR
RESPONSABLE
PLAZO SUGERIDO
Inmediato
Supervisores
Jefe de rea
Responsables de rea
Coordinadores de Servicio al
Cliente
Ejecutivos de Servicio al
Cliente
Transporte
Personal Administrativo
Apertura de Incidencia
Correccin a DVI
Correccin a DVE
Correccin a NC
Direcciones (Operativa,
Administracin, Comercial)
Transportistas
Responsables de Transporte
Coordinadores de Servicio al
Cliente
Ejecutivos de Servicio al
Cliente
Supervisores
Jefe de rea
Responsables de rea
Coordinadores de Servicio al
Cliente
Responsable de Calidad
Direcciones
(Operativa,
Administracin, Comercial)
Personal de los clientes de
Bomi, responsables de dicha
actividad
Responsable de Calidad
Inmediato, a partir de
obtener la autorizacin va
radio del personal de
Servicio al Cliente
Definicin a proporcionar
por el cliente
Hasta 2 das hbiles posterior
a la apertura de NCR
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Correccin a RC
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Coordinadores de Servicio al
Cliente
Ejecutivos de Servicio al
Cliente Responsable de S.C.
Responsables de rea
Responsable de Calidad
Direccin Operativa
Identificacin de necesidad Directores
de apertura de RAC y Responsable de Calidad
asignacin de equipo de
investigacin
Anlisis causa raz y Equipo de investigacin, bajo
generacin del plan de accin las instrucciones del Lder
del equipo de investigacin
(es) correctiva(s)
Implementacin
de Equipo de investigacin, bajo
Accin(es) Correctiva(s)
las instrucciones del Lder
del equipo de investigacin
Seguimiento
de
la Lder
del
equipo
de
implementacin
investigacin
Validacin de eficacia de Responsable de Calidad
acciones correctivas
1 da hbil posterior a la
correccin.
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Para el caso de entregas forneas gestionadas con compaas de mensajera (DHL, UPS,
Estafeta, NTA, etc), cualquier eventualidad podr ser registrada a travs del formato de
incidencia y posterior DVI o bien directamente como DVI , dicho registro podr llevarse a
cabo por personal de Servicio al Cliente o bien por el Responsable de Transporte.
Por cada incidencia levantada se deber verificar el acuse de recibo del cliente
6.2.3 Identificacin de NC: El responsable de calidad al momento de identificar una NC llenar el
formato NCR.- Formato CAL-BM-40 No Conformidades, Desviaciones y Reclamaciones
del Cliente, y analizar la necesidad de la apertura de una RAC.
6.2.4 Recepcin de RC: Al recibir la reclamacin del cliente el ejecutivo de servicio al cliente
deber obtener la informacin necesaria para la investigacin de la reclamacin y llenar el
formato NCR.- Formato CAL-BM-40 No Conformidades, Desviaciones y Reclamaciones
del Cliente
En caso de que la reclamacin proceda (previo anlisis de la misma) deber seguir de acuerdo
con los puntos subsecuentes.)
En caso contrario se registrar el no procede de la reclamacin y se archivar de acuerdo
al punto 8.1 de este procedimiento.
6.2.5 En el momento en el que un formato NCR sea aperturado, se deber asignar un nmero de
folio de acuerdo a los puntos 5.15 y 5.16, en el caso de RC, dicho folio deber aparecer en el
formato, an cuando se trate de una NC no procedente.
6.3 Identificacin y ejecucin de la Correccin: Una vez identificada la NC, DVI o RC, se iniciar
el proceso de correccin, que consiste en definir una o ms acciones para corregir el problema,
pudiendo ser stas:
6.3.1 Por faltante /cambio: Se deber efectuar un recuento de stock utilizando el formato de
Recuento de Stock AL-BM-10 , y solamente si se demuestra que se tiene sobrante fsico en
relacin con el stock contable, se proceder a la elaboracin de la nota de embarque S/D
(Ver procedimiento SC-05 Notas de embarque manuales) y a su envo.
6.3.2 Por sobrante: Se reintegra el producto a su ubicacin.
6.3.3 Por dao: Se enviar el producto con el mismo nmero de parte, lote y caducidad si se tiene
en existencia, en caso contrario se solicitarn instrucciones al cliente.
6.3.4 Si se presenta retraso en la entrega y los productos llegan en buen estado, slo controlamos
dicho retraso a nivel de calidad del servicio del transportista
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6.3.5 Si se presenta extravo, dao, robo o retraso en la entrega, que provoque que los productos
lleguen en mal estado al cliente final, se le solicitar al transportista una carta donde
explique lo sucedido para solicitar al cliente instrucciones de reposicin del producto.
6.3.6 Si se presenta cualquier evento al momento de la entrega imputable al cliente y solo bajo
instrucciones de ste, se proceder al re-envo del producto a travs de una nota de embarque
manual (Ver procedimiento SC-05 Notas de embarque manuales) o bien el reingreso del
producto al inventario (Ver procedimiento AL-01 Entradas
Posterior a la correccin, el responsable de gestionar la misma, deber obtener la firma de Vo. Bo.
de su jefe inmediato superior y entregar una copia del formato NCR con la documentacin de
soporte al Responsable de Calidad.
6.4 Medicin: Contractualmente, Bomi establece los objetivos de calidad tanto en servicio como en
transporte con sus clientes, as mismo cada ao se establecen los objetivos de calidad internos.
Mensualmente se lleva a cabo la medicin de dichos objetivos de manera independiente por
cada cliente as como de forma general para Bomi, la medicin de las NC, RC, DVI y DVE se
realiza de la siguiente forma:
Para el caso de RC procedentes identificadas durante la fase de Pre-Proceso y Proceso fsco:
Por cliente I.Q.S (ndice de Calidad en el Servicio) =Nmero de Notas de Embarque con
problemas/ Nmero de Notas gestionadas en el mes.
Por Bomi I.Q.S (ndice de Calidad en el Servicio) =Nmero total de Notas de Embarque
con problemas/ Nmero total de Notas gestionadas en el mes.
Para el caso de RC procedentes identificadas durante la fase de Post-Proceso:
Por cliente I:Q.T (ndice de Calidad en el Transporte) = Nmero de Notas de Embarque
con problemas/Nmero de Notas gestionadas en el mes
Por Bomi I:Q.T (ndice de Calidad en el Transporte) = Nmero total de Notas de Embarque
con problemas/Nmero total de Notas gestionadas en el mes
Para el caso de las DVE, la medicin se lleva a cabo de manera similar, pero en el
porcentaje total obtenido de calidad se incluyen este tipo de desviaciones como Notas con
problema
Para el caso de DVI que no deriven en RC localizadas en la fase de Pre-Proceso y Post-Proceso la
medicin se llevar a cabo de la siguiente forma:
Nmero de Notas de Embarque afectadas por la Desviacin / Nmero de Notas de
embarque generadas en el mes
Para el caso de DVI localizadas durante la fase de Proceso Fsico la medicin se llevar a cabo
con el siguiente criterio:
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6.5 Identificacin de la necesidad de una Accin Correctiva: Una vez al mes la Direccin de
Administracin, la Direccin Operativa, y el Responsable de Calidad debern analizar las NC,
DV y RC ocurridas en el mes e identificarn la necesidad de Accin(es) Correctiva(s), tanto
para un conjunto de NC, DV, o RC o bien para un caso aislado de las mismas.
Siempre que haya la necesidad de Accin(es) Correctiva(s) se deber aperturar el formato
CAL-BM-41 RAC Requisicin de Accin Correctiva y designar un equipo de
investigacin, as como al Lder de ste, el lder del equipo de investigacin deber ser el
responsable del rea en donde se gener la NC, DV y RC, los miembros del equipo de
investigacin debern ser personas involucradas en las actividades y procesos que generaron la
NC, DV o RC, as como tener la capacidad de implementar y dar seguimiento a la(s)
Accin(es) Correctiva(s)
En los casos de AC originadas del anlisis de la Direccin General, el equipo de investigacin
deber ser compuesto por los integrantes del Comit y las AC documentadas en el formato
CAL-BM-45 MAP Management Action Plan.
6.6 Anlisis de la Causa raz del problema e identificacin de las Acciones Correctivas para
eliminarlo: El equipo de investigacin, bajo la supervisin del Lder de ste, iniciar el proceso
de investigacin de la causa fundamental (o conjunto de stas) por las que la NC, DV o RC
est ocurriendo, utilizando para este fin el formato CAL-BM-42 Anlisis Causa Raz
A partir del anlisis de la causa raz realizada por el equipo de investigacin, debern generarse
una o ms Acciones Correctivas buscando eliminar la causa o la ocurrencia de la misma. Estas
acciones debern registrarse en el formato CAL-BM-43 Plan de Accin
Las acciones correctivas pueden reunir a uno o varios NCR. En todos los casos, el nmero o
nmeros de NCR debern registrarse en el formato CAL-BM-41 RAC Requisicn de
Accin Correctiva.
6.7 Implementacin, efectividad y seguimiento de las acciones correctivas: La(s) Accin(es)
Correctiva(s) debern ser implementadas dentro de los plazos planeados por los responsables
designados.
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La(s) Accin(es) que necesiten de recursos que extrapolen la competencia del equipo de investigacin,
debern ser autorizadas por la Direccin General.
El lder del equipo de investigacin deber realizar en intervalos peridicos el seguimiento a la
implementacin de la(s) accin(es) utilizando para este fin el formato CAL-BM-44 Seguimiento,
registrando cualquier situacin no prevista (prorrogacin del plazo, accin cancelada, etc.).
El lder del equipo de investigacin deber informar al Responsable de Calidad, la fecha para la revisin
de la efectividad de la(s) accin(es). El plazo sugerido es de 2 meses posteriores a la conclusin de la
implementacin de la(s) accin(es), pero este plazo podr variar de acuerdo a la complejidad de la
accin.
6.8 Validacin de la eficacia de la(s) Accin(es) Correctiva(s): Peridicamente el Responsable de Calidad
verificar los RACs cuyo plazo de verificacin de eficacia est prximo a vencer y validar la eficacia
de la(s) accin(es) propuestas ocupando para este fin el formato CAL-BM-44 Seguimiento.
Los criterios de validacin sern definidos por Calidad y podrn incluir el anlisis de la recurrencia de la
NC, DV o RC posterior a la implementacin de la(s) accin(es).
En los casos de AC originadas del anlisis crtico de la Direccin General, tratadas va MAP, la
validacin de la implementacin deber ocurrir antes de la prxima Management Review y deber ser
registrada en el propio MAP.
6.9 Cierre del proceso: Los procesos de NCR o CAR se cerrarn y archivarn los registros derivados de los
mismos si:
Posterior al anlisis se concluye que la NC, DV o RC no procede.
Posterior a la validacin de la eficacia de la(s) accin(es) se concluye que fueron eficaces.
Posterior al anlisis costo-beneficio se concluye que la(s) accin(es) son improcedentes.
6.10 La medicin de la efectividad del proceso ser la correccin o bien la comprobacin de la efectividad
de la accin correctiva.
7. FORMATOS UTILIZADOS.
CAL-BM-40 No Conformidades, Desviaciones y Reclamaciones del Cliente
CAL-BM-41 Requisicin de Accin Correctiva
CAL-BM-42 Anlisis Causa Raz
CAL-BM-43 Plan de Accin
CAL-BM-44 Seguimiento
CAL-BM-45 Management Action Plan
SC-BM-03 Parte de Incidencias
AL-BM-10 Recuento de Stock
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8. REGISTROS
8.1 Los registros de NCR derivados de RC que no proceden sern archivados por los
ejecutivos de Servicio al Cliente por un plazo de 12 meses a partir de la fecha de emisin,
posterior a esta fecha podrn ser eliminados (Ver Procedimiento SC-03 Archivo de
Servicio al Cliente).
8.2 Los registros de las DVE sern archivados por 2 aos por los ejecutivos de Servicio al
Cliente de acuerdo a lo previsto en el Procedimiento SC-03 Archivo de Servicio al
Cliente.
8.3 Los registros de RAC en conjunto con y/o las NC, DV o RC que s proceden sern
archivados por 2 aos a partir de la fecha de emisin. El responsable de Servicio al Cliente
archivar las correspondientes a RC, Ver Procedimiento SC-03 Archivo de Servicio al
Cliente) la Direccin Operativa, los casos de NC o DV internas y el Responsable de
Calidad los correspondientes a NC o DV identificados en auditorias, as como una copia
de las RC procedentes.
8.4 Los registros derivados de los procesos de MAP debern ser archivados en conjunto con las
minutas de los Managment Review.
9. RESPONSABILIDADES.
Jefe de rea, Responsable de rea, Servicio al Cliente, Direcciones (Operativa, Administracin,
Comercial).- Sern responsables de la identificacin, apertura y registro de NCR, analizar si
proceden, as como de informar a su Jefe Inmediato con el fin de buscar la correccin de manera
inmediata.
Servicio al Cliente.- Ser responsable de recibir y registrar las reclamaciones, del cliente DVI, DVE
en NCR, analizar si proceden las y gestionar las correcciones que sean de su competencia.
Responsables de rea y Directivos.- Sern responsables de la ejecucin, autorizacin y
cumplimiento de las correcciones, as como de la designacin del equipo de investigacin y la
asignacin de recursos cuando estos sean necesarios para la ejecucin de la(s) accin(es)
correctiva(s).
Equipo de Investigacin.- Ser responsable de investigar el origen y causa de la NC, DV o RC,
proponer AC, designar a los responsables de ejecucin, as como del seguimiento a la
implementacin de las AC dentro de los plazos designados.
Calidad.- Ser responsable de la validacin de la eficacia de las AC y de informar al equipo de
investigacin cuando stas no fueran eficaces y de cerrar el proceso de AC.
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8. DISTRIBUCIN.
Direccin General.
Direccin Operativa.
Direccin de Administracin
Direccin Comercial
Jefe de Almacn.
Responsable de Servicio al Cliente
Responsable de Calidad.
Posibles Clientes que lo soliciten.
9.- APROBACIONES
Actividad
Emisin.
Verificacin.
Verificacin
Verificacin
Verificacin
Verificacin.
Aprobacin.
Funcin
Responsable
de
Calidad.
Direccin Operativa.
Direccin
de
Administracin.
Direccin Comercial
Responsable de SC
Jefe de Almacn.
Direccin General.
Responsable
Mireya Orihuela.
Daniel Novelo.
Felipe Cant.
Francesco Cutr
Teresa Aguilar
Hctor lvarez
Fernando Estrada.
Firma
Fecha
___/___/___
___/___/___
___/___/___
___/___/___
___/___/___
___/___/___
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