CONTABILIDAD I

III PARCIAL 2016

I Tema: Asientos de Ajustes a las cuentas de Balance
Por qu se realizan?
Al terminar el ejercicio, despus de tener la seguridad, por medio de la
Balanza de comprobacin, de que todos los asientos del libro Diario han
sido pasados correctamente al Mayor y que el saldo de cada una de las
cuentas registradas en l coincide con el de su Mayor auxiliar
correspondiente, se debe proceder a la formacin de los estados
financieros.
Por lo que se refiere a la formacin del Balance general, ste no se debe
elaborar con los saldos que arrojen las cuentas del libro Mayor, pues
aunque no se hayan cometido errores al registrar las operaciones, los
saldos de dichas cuentas no siempre coinciden con la situacin real,
debido a varias circunstancia entre las cuales podemos mencionar las
siguientes:
a) Que se haya omitido el registro de una o varias operaciones, por
no haber sido reportadas en la fecha en que deberan serlo, ya sea
intencionalmente o por olvido.
b) Que el valor de los bienes del Activo fijo que aparece como saldo
en las cuentas respectivas, ya no es el mismo, pues
evidentemente el tiempo transcurrido y el uso al que han estado
sometidos dichos bienes, han originado en ellos una disminucin
en su valor.
c) Que el valor de los conceptos del Activo diferido, por ejemplo, el
de los gastos de instalacin, papelera, propaganda, rentas, primas
de seguros, etc., que figura como saldo en las cuentas respectivas,
no corresponde al que realmente se tiene, debido a que su valor
ha ido disminuyendo durante el ejercicio conforme se han
utilizado, amortizado o disfrutado dichos conceptos
d) Que existan cantidades a favor del negocio no cobrado, por
ejemplo, rentas, intereses, dividendos, etctera.

e) Que existan cantidades a cargo del negocio no liquidado, por

ejemplo, rentas, sueldos, impuestos, intereses, etctera.
stas y otras circunstancias son las causas por las cuales los saldos que
arrojan las cuentas del libro Mayor no coinciden con lo que realmente se
tiene al terminar el ejercicio.
Por tanto, antes de proceder a la preparacin de los estados financieros,
es necesario hacer un examen del saldo de cada una de las cuentas del
Mayor, para saber si su valor coincide o no con la realidad; cuando no
coincida la diferencia que resulte, se debe registrar por medio de
asientos especiales que reciben el nombre de ajustes.
Asientos de ajuste. De acuerdo con lo que se ha sealado, los ajustes
son asientos previos a la presentacin del balance general, los cuales se
hacen al terminar el ejercicio y que tienen por objeto precisar el saldo de
las cuentas.
Cabe sealar que no hay regla que fije el nmero de ajustes, por lo que
se pueden hacer tantos como sean necesarios para que cada una de las
cuentas en movimiento arroje al terminar el ejercicio el saldo que
realmente corresponde.
A continuacin se enumeran los motivos que originan los ajustes en
cada una de las cuentas que se emplean, por lo regular, en la
contabilidad de empresas

AJUSTES DE LA CUENTA DE CAJA

Cuenta de caja. Como ya se indic, el saldo de la cuenta de Caja
expresa la existencia en efectivo; sin embargo, al terminar el ejercicio,
es necesario comprobar si en realidad dicho saldo corresponde al
numerario que materialmente existe en la caja, para lo cual es preciso
practicar una operacin que recibe el nombre de arqueo de caja.
Arqueo de caja. Entendemos por arqueo de caja el recuento material
del dinero en efectivo.
Al terminar el ejercicio, se pueden presentar los siguientes casos:
1. Que el valor del arqueo coincida con el saldo de la cuenta de Caja.
2. Que el valor del arqueo sea menor que el saldo de la cuenta de Caja;
en este caso, la diferencia constituye un faltante.
3. Que el valor del arqueo sea mayor que el saldo de la cuenta de Caja;
en este caso, la diferencia constituye un sobrante.
Cuando el valor del arqueo coincide con el saldo de la cuenta de Caja, no
es necesario hacer ajustes, puesto que no hay diferencia.
Cuando el valor del arqueo sea menor que el saldo de la cuenta de Caja,
el faltante puede tener un origen en:
a) Operaciones no reportadas por el cajero,
b) Cantidades dispuestas por el cajero o pagadas de ms.

A continuacin se presentan los asientos de ajustes correspondientes a

los casos anteriores.
Faltante por operaciones no reportadas por el cajero. El valor del
faltante por operaciones no reportadas se abona en la cuenta de Caja y
se carga en las cuentas que procedan en cada caso. Ejemplo:
Saldos de la cuenta de caja, segn el mayor L 200,000
Existencia en efectivo, segn arqueo
170,000
Faltante de caja
30,000
El faltante en caja por L 30 000.00 se debe al pago de una letra de cambio que,
por esa misma cantidad, no report el cajero.

El ajuste para registrar la operacin no reportada es el siguiente:

PDA # 1 ajuste
Documentos por pagar
Caja

L. 30,000
L. 30,000

Mayor de la cuenta:

Caja

S. L 200,000 L 30,000
R
170,000

(1 ajuste)

Como puede observarse, despus del ajuste, la cuenta de Caja queda

con un saldo de L 170 000.00 que coincide exactamente con el saldo
real, o sea, con la existencia segn arqueo.
Faltante por cantidades dispuestas por el cajero o pagadas de
ms. El valor del faltante por cantidades dispuestas por el cajero o
pagadas de ms, se abona en la cuenta de Caja y se carga en la cuenta
personal del cajero para asentar la obligacin que tiene de pagar dicho
faltante. Ejemplo:

Saldos de la cuenta de caja, segn el mayor L 160,000

Existencia en efectivo, segn arqueo
140,000
Faltante de caja
20,000
Ajuste para registrar el faltante:

PDA # 2 ajuste

Deudores diversos
Nombre del cajero
Caja

L. 20,000
L. 20,000

Mayor de la cuenta:

Caja

S. L 160,000 L 20,000
R
140,000

(2 ajuste)

Despus del ajuste, la cuenta de Caja queda con un saldo de L 140 000.00, los
cuales coinciden con el saldo real, o sea, con la existencia segn arqueo.
Cuando el faltante en caja sea por una pequea cantidad, su importe se puede
considerar como una prdida, siempre y cuando as lo autorice la gerencia.
Ejemplo:

Saldos de la cuenta de caja, segn el mayor L 220,000

Existencia en efectivo, segn arqueo
219,980
Faltante de caja
20
El ajuste para registrar el faltante es el siguiente:

PDA # 3 ajuste
Otros gastos y productos
Nombre del cajero
Caja

Caja

S. L 220,000 L 20
R
219,980

L. 20
L. 20

(3 ajuste)

Cuando el valor del arqueo sea mayor que el saldo de la cuenta de Caja, el
sobrante puede tener su 558 origen en:
a) Operaciones no reportadas por el cajero.
b) Cantidades cobradas de ms por el cajero.
A continuacin se presentan los ajustes correspondientes a los casos
anteriores.
Sobrante por operaciones no reportadas por el cajero. El valor del
sobrante por operaciones no reportadas se carga en la cuenta de Caja y se
abona en las cuentas que proceden, en cada caso. Ejemplo:

Saldos de la cuenta de caja, segn el mayor L 260,000

Existencia en efectivo, segn arqueo
275,000
Sobrante de caja
15,000
El sobrante en caja por L 15 000.00 se debe a una venta de mercancas por L 7
826.09 y al cobro de una letra de cambio con valor de L 6 000.00 no reportados
por el cajero. El ajuste para registrar las operaciones no reportadas, es el
siguiente:

PDA # 4 ajuste
Caja

L. 15,000.00
Ventas
Impuesto s/ventas por pagar
Documentos por pagar

L. 7,826.09
L. 1,173.91
L. 6,000.00

Caja

S. L 260,000
(4)
15,000
R
275,000
Sobrante por cantidades cobradas de ms por el cajero. Cuando no se
logre determinar el origen del sobrante, su valor se debe considerar como una
utilidad.

Saldos de la cuenta de caja, segn el mayor L 12,000

Existencia en efectivo, segn arqueo
12,600
Sobrante de caja
600
El asiento de ajuste para registrar el sobrante en caja, es el siguiente:

PDA # 5 ajuste
Caja

L. 600
Otros gastos y productos

L. 600

Sobrante en caja

Caja

S. L 12,000
(5)
600
R
12,600
En cambio, cuando se conozca el origen del sobrante, su valor se debe abonar
en la cuenta de Acreedores diversos, para establecer la obligacin que se tiene
de devolver dicho valor a la persona que lo haya entregado. Ejemplo:

Saldos de la cuenta de caja, segn el mayor L 600,000

Existencia en efectivo, segn arqueo
605,000
Sobrante de caja
5,000
Supongamos que el sobrante en caja por L 5 000.00 corresponde a la entrega
hecha por nuestro cliente Gastn Rico, sobre una cuenta ya liquidada. El ajuste
para registrar dicho sobrante es:

PDA # 6 ajuste
Caja

L. 5,000
Acreedores diversos

L. 5,000

Gastn Rico

Caja

S. L 600,000
(6)
5,000
R 605,000

AJUSTES DE LA CUENTA DE BANCOS

El saldo de la cuenta de Bancos representa el valor del efectivo depositado en
distintas instituciones bancarias; sin embargo, hay ocasiones en que dicho
saldo no coincide con el valor de los estados de cuenta de los bancos que
manejan los fondos de la empresa.
Las circunstancias por las cuales el saldo de la cuenta de bancos no coincide
con el valor de los estados de cuenta son varias, entre las cuales podemos
mencionar las siguientes:
a) Qu existan cheques expedidos an no cobrados por las personas a quienes
se dieron.
b) Que la diferencia sea por valores que el banco abona o aumenta en nuestra
cuenta.
c) Que la diferencia sea por prestacin de servicios que el banco carga o
descuenta de nuestra cuenta de cheques.
A continuacin se presentan los ajustes correspondientes a los casos
anteriores.
Cheques expedidos an no cobrados. Cuando el saldo de la cuenta de
Bancos no coincida con el valor de los estados de cuenta, por existir cheques
expedidos que an no han cobrado las personas a quienes se dieron, no es
necesario hacer ajustes, puesto que, al ser cobrados, el saldo queda correcto.
Valores que el Banco abona o aumenta en nuestra cuenta. Los valores
que el banco abona o aumenta en nuestra cuenta pueden provenir de intereses

de inversiones a plazo fijo, bonificacin improcedente de comisin cobrada por

cheques devueltos por falta de fondos, bonificacin de intereses por pago
anticipado de prstamo personal, etc., el valor de ellos se debe cargar en la
cuenta de Bancos y abonar en la de Gastos y productos financieros. Ejemplo:

Saldos de la cuenta de Bancos, segn el mayor

L 860,000
Saldo segn estado de cuenta del banco
861,000
Bonificacin de comisin cobrada por
cheque devuelto por falta de fondos,
la cual no procede
L

1,000

El ajuste para registrar la bonificacin anterior, es el

siguiente:
PDA # 7 ajuste
Bancos

L. 5,000

Gastos y productos financieros

L. 5,000

Caja

S. L 860,000
(7)
1,000
R 861,000
Prestacin de servicios que el banco carga o descuenta de nuestra
cuenta. La presentacin de servicios que el banco carga o descuenta a
nuestra cuenta puede ser por cobranza de documentos, situacin de fondos,
manejo de cuenta de cheques, libramiento de cheques sin fondos, impresin de
chequeras especiales, alquiler de cajas de seguridad, etc., el valor de ellos se
debe cargar en la cuenta de gastos que corresponda y abonar en la de Bancos;
si la prestacin de servicios causa ISV el valor de ste se debe cargar en la
cuenta de ISV acreditable y abonar en la de Bancos. Ejemplo:

Saldos de la cuenta de Bancos, segn el mayor

L. 180,000
Saldo segn estado de cuenta del banco
179,000
Cargo por situacin de fondos
L 869.57
ISV sobre prestacin de servicios L 130.43

L.

1,000

El ajuste para registrar el cargo por situacin de fondos e ISV, es el siguiente:

PDA # 8 ajuste

Gasto de productos financieros

ISV acreditable
Bancos

Bancos

S. L 180,000
R
179,000

L 869.57

L130.43
L. 1,000

1,000 (8)

AJUSTES DE LA CUENTA DE INVENTARIO

Cuenta de Inventario. El saldo de la cuenta de Inventario constituye la
existencia de mercancas; sin embargo, dicho saldo no siempre coincide con el
valor del inventario fsico, debido a varios motivos, entre los cuales se pueden
mencionar los siguientes:
a) Que haya mercancas en malas condiciones; por ejemplo, rotas, pasadas,
picadas, etctera.
b) Que haya mermas de mercancas; esto sucede cuando la mercanca se
despacha por peso o medida, y tambin cuando ella es susceptible de
volatilizarse.
c) Que haya sin justificacin faltantes de mercancas.
El asiento de ajuste, por los conceptos anteriores, se hace con abono en la
cuenta de Inventario para dar salida a la mercanca que ya no existe o se
encuentra en malas condiciones; con cargo en la de Gastos de venta cuando el
faltante se justifique como normal, o en la de Deudores diversos cuando se
compruebe que el almacenista es el responsable. Para explicar con mejor
claridad, se incluye el siguiente ejemplo:

Saldos de la cuenta de Inventario, segn el mayor

L. 126,000
Existencia de mercanca, segn inventario fsico
120,000
Faltante
L.
6,000
Para saber las causas que originaron dicho faltante, se compar la existencia
de las diferentes unidades con la de las subcuentas del Mayor auxiliar
correspondiente, procedimiento por medio de lo cual se descubri:

Que en el inventario fsico no se tomaron

en cuenta mercancas en malas condiciones
por valor de
L. 1,200
Mermas por
300
Faltaron mercancas sin justificacin por
4,500
Total
6,000

Los ajustes para registrar los conceptos anteriores, son los siguientes:

PDA # 9 ajuste

Gastos de venta
Inventario

L 1,200
L1,200
PDA #10 ajuste

Gastos de venta
Inventario

L 300
L 300

PDA #11 ajuste

Deudores diversos

L 4,500

(Nombre de almacenista)

Inventario

L 4,500

Inventario
S. L 126,000
1,200 (9)
300 (10)
4,500 (11)
L 126,000
6,000
120,000
AJUSTES PARA DETERMINAR LA UTILIDAD O LA PRDIDA EN VENTAS
Una vez ajustadas las cuentas de Caja, Bancos y Almacn se deben hacer los
asientos de ajuste para determinar la utilidad o la prdida en ventas; a
continuacin se enumeran los que proceden, de acuerdo con el registro de
mercanca que la empresa tenga establecido.
Procedimiento global
1. Para determinar la utilidad o la prdida en ventas:

PDA #
Inventario (Inventario final monto)
Mercancas generales
XXXX.XX

L.

XXXX.XX
L.

Procedimiento analtico
1. Para determinar las ventas netas:

PDA #
Ventas

L.

XXXX.XX

Devoluciones sobre ventas

L. XXXX.XX
Rebajas sobre ventas
XXX.XX

L.

2. Para determinar las compras totales:

PDA #
Compras
Gastos sobre compras
XXXX.XX

L.

XXXX.XX
L.

3. Para determinar las compras netas:

PDA #
Devoluciones sobre Compras
Rebajas sobre compras
Compras
XXXX.XX

L. XXXX.XX
L. XXXXX.XX
L.

4. Para determinar la suma o total de mercancas:

PDA #
Compras
Inventarios
XXXX.XX

L.

XXXX.XX
L.

5. Para determinar el costo de lo vendido:

PDA #

Inventarios
Compras

L.

XXXX.XX
L. XXXX.XX

6. Para determinar la utilidad o la prdida en ventas:

PDA #
Ventas
Compras

L.

XXXX.XX
L. XXXX.XX

Procedimiento de Inventarios perpetuos

1. Para determinar la utilidad o la prdida en ventas:

PDA #
Ventas

L.

XXXX.XX

Costo de ventas
XXXX.XX

L.

AJUSTES DE CUENTAS POR COBRAR

Cuentas de Clientes. El saldo de esta cuenta constituye el valor que los
clientes deben por concepto de ventas a crdito; ahora bien, no sera correcto
que el valor total de dicho saldo apareciera como un activo en el Balance
general, puesto que no todas las cuentas se llegan a cobrar totalmente, debido
a diferentes causas, entre las cuales se pueden mencionar la desaparicin de
clientes por fallecimiento, cambios de domicilio, quiebras, incendios, etctera.
Por tanto, previamente a la presentacin del balance general es necesario
estimar como incobrable una parte del saldo de la cuenta de Clientes, pues en
caso de no hacerlo se tendran que aplicar en ciertos ejercicios prdidas por
cuentas incobrables correspondientes a otros, lo que originara que bajo ciertas
circunstancias algunos ejercicios expresaran utilidades superiores a las reales,
y otros, inferiores a las verdaderas.
Para determinar la prdida probable por crditos incobrables, existen varios
procedimientos, los principales son:
a) Un tanto por ciento sobre el saldo de la cuenta de Clientes.
b) Un tanto por ciento sobre las ventas.
c) Un tanto por ciento sobre cada saldo de cobro dudoso.
Un tanto por ciento sobre el saldo de la cuenta de Clientes. Este
procedimiento consiste en dividir el valor de las prdidas sufridas por crditos
incobrables en los ltimos ejercicios, entre el valor de los saldos de la cuenta
de Clientes de esos mismos periodos, y multiplicar la tasa del tanto por ciento,
que resulte, por el valor del saldo de la cuenta de clientes del ejercicio en el
cual se va a calcular la prdida probable originada por crditos incobrables.
Ejemplo: Supongamos que durante los ltimos cinco aos hubo las prdidas
siguientes:

AOS
2000
2001
2002
2003
2004

SALDO DE LA CUENTA DE CLIENTES

L.
180,000
220,000
160,000
200,000
240,000
L.
1000,000

PERDIDAS POR CUENTAS

INCOBRABLES
L.
24,000
28,000
16,000
24,000
28,000
L.
120,000

y que el saldo de la cuenta de Clientes en el siguiente ao fue de L. 260

000.00. Para determinar la prdida probable arrojada por crditos incobrables

correspondiente al siguiente ejercicio, primero se divide el valor de las prdidas

entre la suma de los saldos de la cuenta de Clientes, de esta forma:
120,000 = 0.12 Tasa equivalente al 12%
1,000,000
Despus se multiplica la tasa del tanto por ciento por el valor del saldo de la
cuenta de Clientes.
260,000 X 0.12 = L. 31,200
El resultado de estas operaciones (L. 31 200.00) expresa la prdida probable
por crditos incobrables que debe considerarse en el presente ejercicio.
Un tanto por ciento sobre las ventas. Este procedimiento consiste en
dividir el valor de las prdidas sufridas por crditos incobrables en los ltimos
ejercicios, entre el valor de las ventas de esos mismos periodos, y multiplicar la
tasa del tanto por ciento resultante por el valor de las ventas del ejercicio en el
cual se va a calcular la prdida probable por crditos incobrables. Ejemplo:

AOS
2000
2001
2002
2003
2004

VENTAS
L.

L.

1240,000
1680,000
1350,000
1740,000
1990,000
8000,000

PERDIDAS POR
CREDITOS INCOBRABLES
L.
24,000
28,000
16,000
24,000
28,000
L.
120,000

120,000 = 0.02 Tasa equivalente al 2%

8,000,000
1,800,000 X 0.02 = L. 36,000
De acuerdo con lo anterior, al terminar el ejercicio, se deben considerar L. 36
000.00 de prdida probable por crditos incobrables.
Un tanto por ciento sobre cada saldo de cobro dudoso. Este
procedimiento consiste en examinar, cuenta por cuenta, para conocer tanto el
tiempo que tienen de vencidas como los antecedentes de los clientes, y de
acuerdo con el grado de riesgo, aplicar en cada caso un tanto por ciento de
prdida probable. Ejemplo:
Numer
os

Nombre de cliente

Saldo de cobro
dudoso

%
Perdida
inconbrabl probabl

e
8
17
26
43
58
69
83
87
96

Alberto Martnez Ruiz

Eduardo Rosas
Almacenes Corona
Emilio Ortega
Rodolfo Sosa
Marco Antonio
Rodrguez
Federico Campos
Casa Madero
Catalina Lara

L.
2,000
3,000
6,000
8,000
2,000

50%
20%
30%
20%
10%

L.
1,000
600
1,800
1,600
200

1,400
900
2,400
6,000

50%
80%
10%
40%

700
720
240
2,400

L.
9,260
ASPECTO CONTABLE
Registro de la prdida probable originada por crdito incobrable.
Una vez calculada la prdida probable causada por crditos incobrables, por
cualquiera de los procedimientos anteriores, su valor se debe cargar en la
cuenta de Gastos de venta, puesta que dicha prdida proviene de la venta de
mercancas, y abonar, por ser estimativa, en la cuenta complementaria del
activo denominado Provisin para crditos incobrables. Para entender con
mejor claridad, tomemos como base la prdida que result en el ltimo
procedimiento, para hacer el asiento de ajuste correspondiente.

PDA#12
Gastos de venta
L. 9,260
Provisin para cuentas incobrables
L. 9,260
Cabe indicar que la prdida probable no se abona directamente en la cuenta de
Clientes, pues si as se hiciera, su saldo resultara evidentemente equivocado,
ya que no se tiene la absoluta certeza de que dicha prdida realmente sea
incobrable; por ello, el abono se hace en la cuenta de Provisin para crditos
incobrables. La cuenta de provisin para crditos incobrables es de naturaleza
acreedora; aparece en el Balance general disminuyendo el saldo de la cuenta
de Clientes, de esta forma:
BALANCE
GENERAL
Activo
Circulante
-------------

XXXXX
X
XXXXX

X
XXXXX
X

---Clientes
Menos:
Provisin
incobrables

para

crditos

260,000
9,260

250,74
0

Fijo
Cancelacin de crditos incobrables. El valor de los crditos que se
consideren absolutamente incobrables, se debe cancelar por medio de la
cuenta de Provisin para crditos incobrables. Ejemplo:
Supongamos que el ejercicio anterior constituyo una provisin para crditos
incobrables por valor de L. 90,000 y que en el transcurso del presente una
cuenta por L. 1,250
a cargo del cliente Rodolfo Pesado, se considera
absolutamente incobrable , el asiento para cancelar dicha cuenta seria:

PDA#13
Provisin para crditos incobrables
Clientes

L. 1,250
L. 1,250

Desde luego, la cancelacin de estas cuentas se debe hacer

haber
agotado
todos los recursos
para su recuperacin
convencimiento de que realmente son incobrables.

despus de
y tener el

Cuenta de Documentos por cobrar. La cuenta de documentos por cobrar

se ajusta de la misma forma que la de clientes, osea primero se calcula la
perdida probable por documentos incobrables, por cualquiera de los mtodos
o travs del examen de documento por documento para conocer tanto el
tiempo que tienen de vencidos los antecedentes de los deudores y, de
acuerdo con el riesgo, aplicar en cada caso un tanto por ciento de perdida
probable.
Ejemplo:
Supongamos que al terminar el ejercicio, el saldo de la cuenta de documentos
por cobrar es de
L. 200,000, sobre los cuales se estima el 10% de prdida probable.
200,000 X 0.10 = L 20,000 perdida probable
En caso de que
asiento seria:

los documentos provengan de

venta de mercancas,

PDA#14
Gastos de venta
L.20,000
Provisin para crditos incobrables
L. 20,000
Si provienen de operaciones distintas a las ventas de mercancas, seria:

el

PDA#15
Gastos de productos financieros
L.20,000
Provisin para crditos incobrables
L. 20,000
Como puede verse, el valor de la perdida probable no se abona directamente
en la cuenta de documentos por cobrar, puesto que no se tiene la certeza
absoluta de que realmente sea incobrable, es por ello que el abono se hace
en la cuenta de provisin para crditos incobrables.
La cuenta de Provisin de crditos incobrables es de naturaleza acreedora,
aparece en el Balance general disminuyendo el saldo de la cuenta de
documentos por cobrar.