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COPEG

PROCEDIMIENTO PARA USO DE VEHCULO,


MOTO Y LANCHA
1.0

OBJETIVO:

Establecer las disposiciones para el uso adecuado de los vehculos, motos y


lanchas de la Comisin, asegurando la optimizacin de la flota y su
disponibilidad.
2.0

ALCANCE:

Aplica para todos los funcionarios que poseen vehculos asignados y para los
usuarios del Motor Pool.
3.0

PROCEDIMIENTO:

Paso
3.1

Descripcin
Artculo
1.
ENTREGA
DOCUMENTOS LEGALES

DE

Responsable
ACCESORIOS

Una vez que se asigna un vehculo a un funcionario de la


Comisin, el Jefe de taller debe hacer entrega fsica de los
accesorios y de los siguientes documentos al usuario del
vehculo:

Copia del Registro nico de propiedad vehicular


Copia del ltimo revisado del vehculo
Copia de Exoneracin del Ministerio de Economa y
Finanzas/Direccin General de Aduanas
Copia de Pliza del Seguro
Informe de Accidente para Vehculos a Motor y
Reporte de Accidente de Automvil -Documentos en
blanco para llenar en caso de colisin (Formulario
de COPEG y de la Compaa Aseguradora)
Libro del Reglamento del Trnsito
Registro de Circulacin y Mantenimiento Diario(Bitcora)
Formulario Control y Entrega de Vehculo

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Responsable

Lo anterior se debe formalizar a travs del documento


Asignacin de Vehculos, en el cual se detalla el
nombre de la persona a la cual se le entrega el vehculo,
fecha de salida y de entrada, datos del vehculo, tales
como: placa, marca, color, etc. Este documento ser
firmado por el usuario, Jefe de Taller y los Directores del
rea Correspondiente.
El Documento original reposar en Taller y mantendr
copia del mismo el usuario y la seccin de activos fijos
que elaborar el reporte de transferencia correspondiente
con lo cual quedara registrado el bien y su asignacin.
Adicional, a travs del formulario Control de Entrega de
Vehculos la persona que recibe el vehculo hace constar
las condiciones en que recibe el mismo, as como el
detalle de los accesorios tales como: llanta de repuesto,
herramientas, gato hidrulico, alfombras, tringulos,
extintores, etc.
Otro requisito de la Comisin para la entrega del vehculo
es que la persona responsable del mismo debe entregar
una fotocopia de su licencia de conducir vigente, para su
archivo al Jefe de Taller y al Departamento de Recursos
Humanos.
3.2

Artculo 2. USO DEL VEHCULO


El uso de los vehculos de la Comisin queda restringido
exclusivamente para actividades propias de la Comisin,
por lo cual no debe ser utilizado para actividades
personales.

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Cualquier vehculo que se utilice fuera de las horas


laborables, deber portar una autorizacin del Director del
rea, Gerente o Supervisor Inmediato donde se certifique
el por qu del uso y la actividad que estar realizando.
Slo podrn conducir vehculos al servicio de la Comisin,
los empleados de COPEG y funcionarios del MIDA y USDA
asignados a la Comisin con previa autorizacin expresa
de los Directores Generales, o Director de rea
correspondiente y con la licencia vigente y apropiada para
conducir.
Queda prohibido transportar en los vehculos de la
Comisin a personas ajenas a las labores de COPEG,
exceptuando aquellos casos de urgencia notoria
comprobada o de relacin directa con la misin que se
ejecuta.
Se prohbe terminantemente fumar o ingerir bebidas
alcohlicas dentro de los vehculos de la Comisin.
3.3

Artculo 3. NMERO DE CONTROL


Todos los vehculos y motos de la Comisin adems de
portar su placa y documentos legales de circulacin,
deben tener un nmero de vehculo para control de
Equipo Mvil proporcionado por Activos Fijos. Est
disposicin incluye equipo rodante y martimo los cuales
sern rotulados.

3.4

Artculo 4. REGISTRO DE OPERACIONES DIARIAS Y


USO DE VEHICULOS
Todo empleado de la Comisin est en la obligacin de
portar en el vehculo asignado el Registro de Circulacin
y Mantenimiento Diario, en el cual se debe registrar la
informacin y datos de su manejo.

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Responsable

En el momento en que se realiza el recorrido, el usuario


del vehculo detallar en el Registro de Circulacin y
Mantenimiento Diario: Fecha y Hora de Salida y Llegada,
Recorrido: Lugares que visit, Kilometraje de Salida (al
encender el vehculo) y Llegada (al apagar el vehculo al
final del da o recorrido), Misin: motivo del recorrido,
abastecimiento de combustible en galones y nombre de la
estacin, mantenimientos realizados ya sea local o
forneo.
Esta responsabilidad incluye el reporte (documentado) de
fallas o desperfectos.
En los casos en que los vehculos son utilizados por varios
usuarios, stos deben completar el ciclo, registrando
individualmente su recorrido.
El Registro de Circulacin y Mantenimiento Diario debe ser
entregado al Administrador, Asistente Administrativo o al
encargado de controlar el uso del vehculo los 10
primeros das de cada mes.
En el caso de los Vehculos asignados al Motor Pool, el
Registro de Circulacin y Mantenimiento Diario reposar
en los archivos correspondientes de cada vehculo.
El responsable de rea o Administrador, realiza y
mantiene actualizado el inventario de vehculos y dems
equipos, clasificndolo segn su prioridad, registrando el
estado de operacin y tiempo de reparacin de los
mismos.
Para los vehculos asignados al Sistema de Vigilancia de
Enfermedades Transfronterizas, el responsable de rea o
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Administrador deber indicar (calcular) el porcentaje de


disponibilidad de la flota requerido para asegurar la
efectividad de las operaciones de campo y deber llevar
control de los mismos mensualmente.
3.5

El porcentaje (%) de disponibilidad debe ser tal que no


afecte adversamente el desempeo del rea y el logro de
sus objetivos.
De la misma manera se establece un control sobre la
efectividad de la bitcora (Registro de Circulacin y
Mantenimiento).
Para
esto,
el
Administrador
o
responsable de rea deber monitorear mensualmente los
Registros de Circulacin y Mantenimiento (de manera
aleatoria), asegurando que los mismos se lleven
adecuadamente. Adems, debe analizar el kilometraje
registrado, determinando si el consumo de combustible y
el recorrido realizado por el vehculo corresponden a este
kilometraje.
En caso de que el vehculo se le dae el marcador de
kilometraje, el usuario deber reportarlo inmediatamente
para su reparacin. En caso de no poder repararse, el
vehculo se sacar de circulacin o se solicitar permiso a
los Directores Generales o a quienes ellos designan para
autorizar su circulacin.

3.6

Artculo 5. USO DEL CINTURN


Siempre que se utilicen los vehculos de la Comisin, es
de carcter obligatorio colocarse el cinturn de seguridad,
el conductor no iniciar su marcha sin que antes los
ocupantes de los asientos delanteros del vehculo se
abrochen su cinturn.

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3.7

Artculo 6. REPARACIONES Y MANTENIMIENTO


El pago de mantenimiento, reparaciones, combustible a
los diferentes equipos de transporte, es asumido por la
Comisin y debe drsele uso racional y el debido
mantenimiento preventivo a fin de que el equipo se
mantenga en ptimas condiciones.

3.8

A fin de mantener los vehculos en buenas condiciones es


importante realizar en su debido tiempo las reparaciones
y/o mantenimiento preventivo siguiendo las instrucciones
del
manual
de
vehculos.
Las
reparaciones
y
mantenimientos se especificarn en el Registro de
Circulacin y Mantenimiento Diario

Responsable

El conductor o usuario del vehculo ser responsable del


mantenimiento, buen funcionamiento mecnico y aseo
del vehculo que la Comisin le ha confiado. Se asegurar
en todo momento que el vehculo este provisto de las
condiciones exigidas por las leyes de trnsito (luces,
espejos, etc.) y verificar siempre el agua del radiador,
batera, aceite, llantas y frenos.
Las reparaciones menores de todo equipo mvil podrn
ser realizadas en talleres privados para los vehculos
asignados en las zonas fuera de la provincia de Panam.
En el caso de vehculos, motocicletas, motores fuera de
borda u otros equipos ubicados en las zonas o puestos
ubicados fuera de la provincia de Panam, los mecnicos
se trasladarn peridicamente para dar mantenimiento
preventivo y adems supervisar el mantenimiento de los
vehculos y su estado fsico.

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Responsable

Para la reparacin o mantenimiento de algn equipo, el


Usuario, Jefe o Administrador del rea solicitar el servicio
a travs de una nota o correo electrnico al Taller,
especificando los servicios solicitados o sealar el
problema que se desea corregir. (Ver Manual Operativo de
Taller).
3.9

Se establece el mantenimiento a nivel nacional de acuerdo


a lo siguiente:
Equipo
Automviles
Motocicletas
Motores fuera de borda

A nivel Nacional
Cada 5,000 a 5,500 km
Cada 3,000 a 3,500 km
Cuatrimestral

Cuando los vehculos sean nuevos se realizarn dos (2)


mantenimientos de agencia, es decir, 5,000 y 10,000, a
partir de all, los mantenimientos se debern realizar en
los talleres de la Comisin (Sede Pacora y Santa Fe).
Para los vehculos que se encuentren en el interior del
pas se debe contratar otros talleres o bien solicitar el
servicio al Taller.
El control y supervisin de los mantenimientos
corresponder al Administrador, Asistente Administrativo
o Supervisor Inmediato. Para los vehculos asignados al
Motor Pool corresponder al Jefe de Servicios Generales.
3.10

Artculo 7. SEGURO DEL VEHCULO


La Comisin cuenta con un seguro para su flota vehicular
que contempla una pliza de:

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a. Lesin y muerte de terceras personas


b. Daos a la propiedad de terceros
c. Servicios mdicos para el empleado ocupante del
vehculo hasta B/. 1,000 anuales.
Debe portarse en cada vehculo una copia de la pliza de
seguro para que en caso de accidente se proceda con lo
estipulado en el mismo.
Es importante sealar que el personal de la Comisin
debe manejar siempre a la defensiva para evitar
accidentes.
3.11

Artculo 8. USO DE LAS MOTOS


Se debe cumplir con todas las disposiciones establecidas
para el uso de los vehculos.

3.12

Artculo 9. USO DEL CASCO


Es de carcter obligatorio utilizar el casco para el
conductor de las motos, as como para el otro
acompaante.

3.13

Artculo 10. OTRAS MEDIDAS DE SEGURIDAD


Cuando las motos estn estacionadas, adems de su
propia llave de seguridad, debe ponrsele una cadena con
candado.
Se deben cumplir las siguientes medidas al conducir las
motos:
Conducir responsablemente obedeciendo las
seales y reglas de trnsito.
No incurrir en exceso de velocidad.
Conducir con luces encendidas cuando se
transite en carreteras y caminos de mucho
trfico, o bien cuando llueva o haya mucha
neblina.

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3.14

Descripcin

Responsable

Artculo 11. CUSTODIA DEL VEHICULO.


Todo vehculo de la Comisin deber guardarse en el rea
asignada para estacionamiento de COPEG. Durante el
ejercicio de misiones oficiales fuera del rea habitual de
trabajo, el vehculo deber guardarse en un lugar con
adecuada seguridad cercano al lugar donde pernocta el
encargado de la misin. En aquellos casos en donde
funcionarios tienen que ejercer acciones o estar alertas
fuera de horas laborables, podran utilizarlo en ese
horario, siempre que cuenten con la autorizacin previa
de los Jefes Inmediatos.

3.15

Artculo 12.
IRREGULARIDADES RELACIONADAS
CON EL MANEJO, CUIDADO Y MANTENIMIENTO DEL
VEHCULO.
El Departamento de Auditora Interna estar facultado
para investigar cualquier vehculo que se encuentren
desarrollando actividades no relacionadas a COPEG, de
igual manera, est facultado para solicitar cualquier
informe escrito, en caso de reportes o denuncias de uso
inadecuado de vehculos.
En los casos en donde un vehculo de la Comisin sea
utilizado por varios conductores cotidianamente, y dicho
vehculos sufra dao que no pueda comprobarse a un
conductor especfico, el costo de estos daos deber ser
asumido por todos los conductores.
Cuando el conductor responsable del vehculo le ocasione
dao por negligencia o irresponsabilidad comprobada,
asumir todos los costos de la reparacin de dicho
vehculo de la Comisin. Las irregularidades relacionadas
con el manejo, cuidado y mantenimiento de los vehculos

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Responsable

de la Comisin, sern sancionadas de acuerdo con las


disposiciones establecidas en este Manual, Reglamento
Interno de COPEG o Reglamento Complementario para la
Aplicacin de Sanciones Disciplinarias.
3.16

Artculo 13. USO DE LAS LANCHAS.


Se debe cumplir con todas las disposiciones establecidas
para el uso de los vehculos, y que le sean aplicables.

3.17

Artculo 14. PRDIDA, DAO O ACCIDENTE DE


VEHCULOS.
En caso de prdida, robo, dao o accidente de vehculos,
motos o lanchas hay que reportarlo inmediatamente al
Departamento de Trnsito y Transporte Terrestre o
autoridad competente, luego por escrito a la Seccin de
Activos Fijos a travs del Administrador de rea o su Jefe
Inmediato, el que a su vez tiene que darle conocimiento
a Los Directores Administrativos y a su vez a los
Directores Generales.
El funcionario que sufra un accidente de trabajo deber:

Detener el vehculo y prestar ayuda a la otra parte


si es necesario.

Esperar la llegada del trnsito, para que prepare el


parte policivo correspondiente, sea o no culpable.

Proporcionar al agente del trnsito y/o la otra


persona involucrada, nicamente su nombre,
direccin, telfono de la Comisin y el nombre de la
compaa de seguros.

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Completar el Reporte de Accidentes de Automvil


de la Compaa Aseguradora y el Informe de
Accidentes para Vehculos a Motor de COPEG, si es
posible, en el lugar de los hechos cuando ello
ocurra, de lo contrario se llenar posteriormente.
El mismo ser entregado a Activos Fijos
(Adjuntando copia de la boleta de citacin al
trnsito, copia de la licencia) a travs del
Administrador o Jefe Inmediato a ms tardar al da
siguiente del suceso.

Es obligacin entregar copia del fallo del juzgado a


la Seccin de Activos Fijos y al Departamento de
Auditora Interna, para deslindar responsabilidades.

Responsable

No obstante los Directores Generales o Directores


Administrativos o quienes ellos designen, en
aquellos casos de culpabilidad de los conductores,
dictaminado por la autoridad competente, debern
identificar si se trata de accidente por error
humano, siendo un accidente legtimo en cuyo caso
el funcionario solo pagar el 30% del costo total de
la reparacin del vehculo de la Comisin. En caso
comprobado de negligencia o irresponsabilidad del
conductor este deber asumir 100 % de los costos
totales de la reparacin del vehculo de la Comisin.
Cabe sealar que, el empleado que conduzca vehculos
oficiales de COPEG, ser responsable de los daos
ocasionados por hecho de trnsito, siempre que le sea
demostrada su culpabilidad, de acuerdo con el fallo del
Juez de Trnsito o de la autoridad competente;
independientemente de las responsabilidades penales y
civiles que le sean aplicables.
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Responsable

El
Departamento
de
Finanzas
gestionar
previa
autorizacin de los Directores Administrativos, el cobro del
30% 100% resultante, producto de las reparaciones que
se realicen. Para ello los Jefes de rea o Administradores,
deben hacer llegar al Departamento de Finanzas, copia de
todas las facturas que
correspondan a dichas
reparaciones, en caso de que no hayan sido hechas en
Taller de la Comisin.
El Departamento de Finanzas deber informar a la Seccin
de Activos Fijos el costo de la reparacin.
De igual forma la Seccin de Taller presentar un informe
a los Directores Administrativos y al Departamento de
Finanzas si les corresponde a Taller efectuar las
reparaciones.
3.18

Artculo 15. USO DEL COMBUSTIBLE


1. El Almacn llevar el control de las existencias de
las libretas para las rdenes de Entrega de
Combustible, y mantendr en stock las libretas
necesarias para distribuir en las diferentes unidades
administrativas.
Para ello deber solicitar la
confeccin y adquisicin de libretas, siguiendo el
orden en la numeracin de las mismas.
2. Las unidades administrativas solicitarn al almacn
cuantas libretas sean necesarias, para un perodo de
2 meses.
3. El Jefe de Almacn, deber llevar el control
numrico de las libretas asignadas a las diferentes
unidades administrativas.

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Responsable

4. Cada unidad administrativa deber elaborar las


notas correspondientes, para firma de los Directores
Administrativos, con el fin de informar a las
Estaciones de Combustible los nombres y firmas de
las personas autorizadas para firmar la Orden de
Entrega de Combustible.
Ser
responsabilidad
de
los
Jefes
y/o
Administradores de cada rea, velar porque el punto
anterior se cumpla, debiendo llevar el control de las
libretas reasignadas dentro de sus unidades.
Queda prohibido, presentarse a las estaciones de
combustible para solicitar productos sin la orden
correspondiente. El funcionario que incurra en esta
prctica ser responsable de cubrir el costo
correspondiente, toda vez
que la Comisin no
aceptar
facturas
sin
su
correspondiente
autorizacin (Orden de Entrega de Combustible)
5. Al abastecer el vehculo de combustible, el
funcionario responsable deber anotar en la Orden
de Entrega de Combustible los siguientes datos en
los campos correspondientes.

Nombre de la Estacin de Combustible


Fecha
Cantidad de producto autorizado
Placa del Vehculo
Kilometraje

Adems deber firmar la factura correspondiente, y


solicitar la copia de la misma, debiendo verificar que
los datos anotados son correctos.
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Paso

Descripcin

Responsable

La copia de la factura ser entregada a quien


proporciona la Orden de Entrega de Combustible.
En caso de mantener libreta asignada, la copia de la
factura ser anexada a la copia de la Orden
correspondiente.
La Orden de Entrega de Combustible que sea
anulada (original y copia) deber mantenerse anexa
a la libreta para su posterior verificacin.
A efecto de llevar los registros y verificacin de
saldos, las estaciones de Combustible debern
confeccionar un estado de cuenta mensual,
sealando el consumo mensual adems de los
depsitos y saldos del perodo. Junto al estado de
cuenta, debern enviar todas las facturas con su
respectiva Orden de Entrega de Combustible en
original.
6. Ser responsabilidad de los Administradores y
Asistentes Administrativos, velar por que se cumpla
el punto anterior. Y a su vez, hacer llegar los
estados de cuenta a la Seccin de Activos Fijos para
el registro de los mismos.

4.0 DOCUMENTOS DE REFERENCIA


Registro de Circulacin y Mantenimiento Diario
Asignacin de Vehculos

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5.0 HISTORIAL DE MODIFICACIONES
FECHA

MODIFICACIONES

11/04/06

Artculo 4- Registro de Operaciones Diarias y Uso de


Vehculos- Se establecen las disposiciones para el control del uso
adecuado de la bitcora.
Artculo 6. Reparaciones y Mantenimiento
- Se establecen los controles para asegurar la disponibilidad
de los vehculos de manera que no afecten las operaciones.

28/08/09

Artculo 1. Entrega de Accesorios y Documentos Legales:


-

Se modifican el listado de documentos, se incluye los


registros Adquisicin de Vehculos y Control y Entrega de
Vehculos.

Artculo 2. Uso del Vehculo:


- Se establece que al utilizar el vehculo fuera de horario
regular deber portar autorizacin.
28/08/09

Artculo 4. Registro de Operaciones Diarias y Uso de


Vehculos.
- Se establecen los campos a registrar en la bitcora y las
disposiciones para su entrega y revisin.
- Se establecen las disposiciones para el control de la
bitcora - vehculos asignados al Motor Pool.
- Se modifican los controles para los vehculos asignados al
SIVET (monitoreo del % de disponibilidad).

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FECHA
28/08/09

MODIFICACIONES
Artculo 6. Reparaciones y Mantenimiento
- Se elimina lo siguiente: Es necesario revisar diariamente el
sistema mecnico del vehculo antes de encender el motor.
- Se especifica que los mantenimientos deben ser registrados
en la bitcora.
- Las reparaciones podrn realizarse en talleres privados
para los equipos asignados en las zonas fuera de Panam,
o los mecnicos podrn trasladarse hacia las zonas.
- Se establece que para las reparaciones, los usuarios
debern solicitar el servicio a travs de nota a UMERF.
- Se
establecen
los
responsables
del
control
de
mantenimiento.
Artculo 7. Seguro del Vehculo
- Se establece que el usuario deber portar la pliza de
seguro para que en caso de accidente se proceda con lo
estipulado en el mismo.
Artculo 11. Custodia del Vehculo
- Se incluye que cuando se utilicen los vehculos fuera de
horas laborables, el usuario deber tener autorizacin.
Artculo 12. Irregularidades Relacionadas con el Manejo,
Cuidado y Mantenimiento de Vehculo.
- Se establece que el Departamento de Auditora Interna
est facultado para realizar investigaciones.
- Se modifican los documentos de referencias para la
aplicacin de sanciones (Se elimina Manual de Personal, se
incluye Reglamento para la Aplicacin de Sanciones
Disciplinarias).

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MODIFICACIONES
Artculo 14. Prdida, Dao o Accidente.
- Se incluye como nuevo artculo.
Artculo 15. Uso de combustible
- Se incluye como nuevo artculo
Modificaciones Generales:
- Se reemplaza Taller por Unidad de Mantenimiento de
Equipo Rodante y Flotante.
- Se reemplaza: Barrera Permanente de Prevencin y Franja
de Vigilancia de Epidemiolgica por SIVET.
- Redaccin.
- Se modifica el Registro de Circulacin y Mantenimiento
Diario y su instructivo de uso.

02/09/09

Artculo 6. Reparaciones y Mantenimiento:


-

09/03/10

Se establece el tiempo para mantenimiento de Motores


Fuera de Borda.

Artculo 6. REPARACIONES Y MANTENIMIENTO


Paso 3.6
Se elimina: o bien depende de la recomendacin de la Casa
Distribuidora de los vehculos, cuando son vehculos nuevos.
Y se agrega: Cuando los vehculos sean nuevos se realizarn
dos (2) mantenimientos de agencia, es decir, 5,000 y 10,000, a
partir de all, los mantenimientos se debern realizar en los
talleres de la Comisin (Sede Pacora y Santa Fe). Para los
vehculos que se encuentren en el interior del pas se debe
Contratar otros talleres o bien solicitar el servicio a UMERF.

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FECHA
15/09/10

MODIFICACIONES
Artculo 6. REPARACIONES Y MANTENIMIENTO
Paso 3.6
Se modifica:
El mantenimiento debe realizarse de acuerdo a lo siguiente:

Automviles

Darin
Cada 3,000 a
3,500 km

21/03/11

Se modifica UMERF por TALLER, Segn Resuelto No.075

22/09/11

Se cambi el nombre de Directores Tcnicos a Operaciones de


Campo.

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