SUMRIO
INTRODUO.......................................................................................................................................... 03
PARTE 1 SOFTWARE DE GESTO...................................................................................... 04
PARTE 2 DISTRIBUIO DE FUNES ENTRE OS SCIOS ........................ 10
PARTE 3 CALENDRIO ANUAL ............................................................................................ 12
PARTE 4 REUNIES ...................................................................................................................... 14
PARTE 5 CONTROLADORIA JURDICA .......................................................................... 20
INT RO DU O
Este Guia da Produo Jurdica visa trazer orientaes gerais e modelos
aplicveis gesto da produo jurdica em ambientes de escritrios de
advocacia, departamentos jurdicos de empresas e outras organizaes que
atuam na rea jurdica e judicial.
Parte 1
SO FT W AR E D E G E S T O
Como escolher o software de gesto do escritrio
O QUE E COMO FUNCIONA O SOFTWARE DE GESTO DO
ESCRITRIO:
- Cadastro de Clientes
- Cadastro de Fornecedores
- Cadastro de Colaboradores
- Cadastro de Atendimentos
- Cadastro de Processos (contencioso)
- Cadastro de Procedimentos Administrativos
- Cadastro da atividade consultiva (no contenciosa)
- Gerenciamento fsico de documentos (pasta fsica ou localizador)
- GED (Gerenciamento Eletrnico de Documentos-digitalizao e anexao de
documentos, inclusive digitalizao integral dos autos)
- Controle de Prazos
- Controle de Audincias
- Controle de Sustentaes Orais
- Controles de Pautas de Julgamento
- Controle de Agendas
- Controle de Cobranas
- Controle de garantias
- Controle de Depsitos Judiciais
- Captura (ou push) de andamentos dos sites dos tribunais
- Importao automtica e digital das publicaes
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- Gerador de documentos
- Anexao rpida de e-mails
- Criao ilimitada de relatrios
- Relatrios conversveis em tabelas e grficos
- BI (Business Inteligence = cruzamento de dados na tela)
- Acesso via web
- Acesso aos clientes (rea especfica do cliente)
- Controle Financeiro
- Contas a Pagar e Receber
- Fluxo de Caixa
- Conta Corrente
- Controle de Contratos de Honorrios e Custas Processuais
- Lanamento de horas (time sheet)
- Clculo Judicial
- Gerenciamento de Biblioteca
Etc.
Mas nenhum deles completo, nem muito superior aos demais. E nem mesmo
h algum preparado para o processo eletrnico.
O que se tem so os mais vendidos e com maior nmero de funcionalidades.
Mas possuem uma esttica e lgica de funcionamento muito diferentes uns dos
outros.
Por isso, recomenda-se que o escritrio solicite uma demonstrao e compare
dados, propostas e preos, a fim de tomar a deciso.
No se trata de uma escolha fcil, mas certamente decisiva para o futuro do
escritrio.
Em geral, o que se sugere, que o escritrio adote desde o incio (ou o quanto
antes) um software de esto, a fim de que possa iniciar as atividades j com
todos os dados padronizados e completos em seu banco de dados,
possibilitando que se tenha um histrico amplo de todos os contatos de
clientes, atendimentos, documentos recebidos, etc.
Trata-se de um investimento, dos mais importantes.
SOFTWARES NO MERCADO (Os dois primeiros so os mais vendidos. O
terceiro e quarto, empatam em terceiro lugar.)
PRINCIPAIS
ESCOLHA:
ASPECTOS
SEREM
CONSIDERADOS
NA
Parte 2
DI ST R IB UI O
DE
ENTRE OS SCIOS
FUNES
10
Relaes Pblicas
Responsabilidade
Tcnica
Institucional
Relacionamento
com clientes
Jurdico
Controladoria
Jurdica
Gesto
Administrativo
Financeiro
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Parte 3
C AL E N D R I O AN U AL
Como planejar reunies, feriados, emendas (pontes),
frias, folgas, recessos, etc., sem prejudicar o
andamento dos trabalhos no escritrio
O QUE E COMO FUNCIONA O CALENDRIO ANUAL DO
ESCRITRIO:
O calendrio anual do escritrio um calendrio que prev toda a
programao geral e individual (frias, etc.) do escritrio, para o ano seguinte.
Ele uma ferramenta de gesto fundamental para a organizao e
planejamento das atividades. E tambm muito benfico em termos de gesto
de pessoas, pois prev as reunies peridicas (que incentivam a comunicao)
e possibilita que a equipe se planeje (sem surpresas) em relao s frias ou
folgas anuais, necessrias para que todos recarreguem as energias.
Ele deve ser elaborado e divulgado amplamente, antes do ano vigente.
Recomenda-se o ms de outubro para isso.
O responsvel pela elaborao, bem como pelo cumprimento de todos os itens,
o setor administrativo-financeiro (Gerente ou responsvel administrativofinanceiro), e esse procedimento deve integrar o Manual Administrativo. Aps
elaborado, deve ser apresentado aos scios e aprovado, para em seguida ser
amplamente divulgado equipe, sempre dentro do ms de outubro.
Na primeira vez, o calendrio vai contemplar o restante do ano em curso e todo
o prximo ano. Dali em diante, sempre se referir ao ano seguinte.
Sugere-se que esse calendrio preveja:
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Parte 4
REUNIES
A tcnica adequada para criar, realizar e manter uma
boa prtica de reunies no escritrio
POR QUE FAZER REUNIES:
As reunies so fundamentais ferramentas de gesto, j que se
constituem na forma mais oportuna e adequada para comunicao de
informaes importantes, possibilitando dar orientaes de forma
homognea equipe e oportunizar a todos os participantes o
envolvimento nos assuntos (criando mais responsabilidade na equipe),
construo e reforo do esprito de equipe; transparncia e clareza na
administrao, etc.
Se voc sente que h falta de comunicao no seu escritrio,
provavelmente esse isso decorre da falta de reunies peridicas
programadas. E, ao implant-las, vai resolver esse problema.
As reunies servem para manter os profissionais informados quanto
aos assuntos da gesto geral do escritrio e para que eles sintam
confiana quanto ao que acontece em todo o escritrio.
Reunies peridicas que tratem de assuntos de interesse geral, alm
de motivar, servem para integrao e despertam o esprito corporativo.
Reunies planejadas so cruciais para que os profissionais tenham
oportunidade de contato com as mudanas e crescimento do escritrio,
bem como para envolv-los e delegar tarefas significativas. Vale
ressaltar que, to importante quanto informar acompanhar a
assimilao das informaes passadas e dar abertura para que haja
um retorno e exposio quanto s perspectivas dos colaboradores.
A comunicao precisa ser objetiva, e presente tanto em momentos de
maiores mudanas quanto na rotina diria, o que favorecer o bom
clima organizacional e servir de fator motivacional. A equipe espera
tanto por ser ouvida quanto por ser informada. No adequado
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15
16
Data: _____/_____/__________
(
)
ordinria
periodicidade:__________
Pauta:
( ) extraordinria
Ata/Direcionamentos:
1.
1.
2.
2.
3.
3.
4.
4.
Observaes complementares:
Participantes:
Prxima Pauta:
1.
2.
3.
4.
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Sugere-se que os dias sejam bem escolhidos para este fim. Assim, por
exemplo, pode no ser muito interessante fixar reunies nas segundas
e sextas-feiras, pois nas segundas em geral o escritrio est
sobrecarregado de prazos e solicitaes de clientes e nas sextas os
colaboradores j esto mais cansados, ou ainda resolvendo
pendncias importantes que necessitam ser concludas antes do final
de semana. Por isso, talvez os dias entre as teras e quintas-feiras
sejam mais interessantes. Claro que isso vai depender de uma srie de
outros fatos internos do escritrio.
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Parte 5
CONT R OL AD O RI A J UR D IC A
A tcnica mais atual e inovadora de centralizao da
gesto jurdica do escritrio
O QUE E QUAIS AS FUNES DA CONTROLADORIA
JURDICA NUM ESCRITRIO:
A Controladoria Jurdica o setor do escritrio de advocacia responsvel pela
gesto centralizada dos servios jurdicos. Assim, ter uma Controladoria
Jurdica no escritrio significa destacar um departamento que vai realizar todas
as atividades de suporte administrativo ao setor tcnico (setor jurdico
propriamente dito ou de produo jurdica), bem como todo o trabalho de
anlise de resultados da produo jurdica.
A principal ideia na implantao de uma Controladoria Jurdica retirar do setor
tcnico jurdico todas as atividades de suporte, muitas vezes chamadas
administrativas, como cadastros no sistema, controle de prazos, distribuio
de agendas para estagirios externos, controle de audincias, entre outros.
Assim, todas as tarefas delegveis, podem ser assumidas pela Controladoria
Jurdica.
Com isso, procura-se concentrar no setor jurdico somente as atividades
efetivamente tcnicas, como atendimento aos clientes, peticionamento,
consultoria, pareceres, audincias e sustentaes, entre outras).
O efeito que surte da implantao de uma Controladoria Jurdica um
incremento na produo jurdica e na produtividade geral do escritrio. Assim,
no setor tcnico, temos os advogados e estagirios concentrados na atividade
puramente tcnica, aproveitando-os em todo o seu potencial (at porque esse
setor o mais caro para o escritrio). Ganha-se em volume, qualidade e
agilidade, ou seja, de fato obtm-se resultados melhores em todos os sentidos
desejveis.
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Scios
Scios
Gerentes
Jurdico
Operacional
Advogados
Estagirios
Estagirios 3 a
5 anos
AdministrativoFinanceiro
Controladoria
Assistente e
Funcionrios
Estagirios 1 a
3 anos
Funcionrios
Administrativos,
de Limpeza, etc
Funcionrios
Financeiro
Estagirios
Estagirios
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Scios
Scios
Gerentes
Jurdico
Operacional
Advogados
Estagirios
Estagirios 3 a
5 anos
AdministrativoFinanceiro
Controladoria
Assistente e
Funcionrios
Estagirios 1 a
3 anos
Funcionrios
Administrativos,
de Limpeza, etc
Funcionrios
Financeiro
Estagirios
Estagirios
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