La comunicacin

La comunicacin es un aspecto clave en el proceso de direccin.

"La comunicacin puede ser definida como el proceso a travs del cual se
transmite y recibe informacin en un grupo social."
El ejecutivo para poner en marcha sus planes, necesita sistemas de
comunicacin eficaces; cualquier informacin desvirtuada origina confusiones y
errores, que disminuyen el rendimiento del grupo y que van en detrimento del
logro de los objetivos.
Es uno de los facilitadores ms importantes administrativas. Sin ella no se
puede intercambiar ideas y experiencias. Un gerente transmite ideas e
informacin de su mente hacia otras mentes, lo que piensa de otra persona
estimula la comunicacin.
El gerente astuto, sabe que la gente est influenciada por muchos factores y
pstuma en cuanta al interactuar con ella. La comunicacin es necesaria en
todas las relaciones humanas y esto conlleva a enfrentarse con la influencia e
importancia del comportamiento humano. Y puede llegarse el caso de que la
comunicacin es difcil entre dos personas que no se respeten o agradan una a
la otra.
La comunicacin capacita al gerente para obtener datos para la toma de
decisiones, para ayudarse a identificar problemas y saber qu acciones son
necesarias. Por lo que la comunicacin es un medio, no un fin, hace posible el
proceso administrativo, ayuda a que la planeacin administrativa sea bien
ejecutada, que se ejecute eficazmente y sea seguida con diligencia, y que el
control administrativo sea aplicado con efectividad.
La comunicacin es muy importante entre el Director y sus subordinados para
mejor manejo de la empresa.
LA COMUNICACIN CONSTA DE TRES ELEMENTOS BSICOS:
- Emisor, en donde se origina la informacin.
- Transmisor, a travs del cual fluye la comunicacin.
- Receptor, que recibe y debe entender la informacin.
Cualquier mnima falla en esta red de comunicacin implica la desvirtuaron de
la informacin. Con el fin de facilitar el entendimiento de la comunicacin, se
mencionar su clasificacin ms sencilla:
- Formal. Aquella que se origina en la estructura formal de la organizacin y
fluye a travs de los canales organizacionales. Para cualquiera de esa
comunicacin de transmisin, est prescrita y estipulada la designacin formal
y la sancin oficial. Esto puede incluir rdenes ejecutivas respecto a nuevos
sistemas de bonos o planes de accin, informacin tcnica para propsito de la

toma de decisiones y polticas sobre procedimientos y las reglas fijadas por

los manuales o compaas.
- Informal. Surge de los grupos informales de la organizacin y no sigue los
canales formales, aunque se puede referir a la organizacin.
Este tipo de comunicacin es de gran importancia, ya que por su carcter no
formal puede llegar a influir ms que la comunicacin formal e, inclusive, ir en
contra de esta; el administrador debe tratar de lograr que los canales de
comunicacin formal se apoyen en las redes informales. Es comnmente
llamada rumor o telgrafo secreto, lo utilizan los gerentes para comprender la
comunicacin formal. Este tipo de comunicacin informal puede ser til y
precisa o daina para el manejo de las personas. Se dice que hay un 80% de
exactitud en los rumores, para saber las controversias en las organizaciones.
Estos dos tipos de comunicacin a su vez pueden ser:
- Ascendente: Es aquella que va desde los niveles bajos de la comunicacin
hasta los niveles altos de una empresa.
- Descendiente: Es aquella que va desde los niveles ms altos a las ms
bajas, ejemplo: desde el presidente o gerente de una empresa hasta los
obreros.
- Vertical. Cuando fluye de un nivel administrativo superior, a uno inferior, o
viceversa: quejas, reportes, sugestiones, ordenes, instrucciones.
- Horizontal. Se da en niveles jerrquicos semejantes: memorndum,
circulares, juntas, etc.
- Verbal. Se transmite oralmente.
- Escrita. Mediante material escrito o grfico.
REQUISITOS DE LA COMUNICACIN EFECTIVA.
Una buena comunicacin implica la existencia de los siguientes
requisitos:
- Claridad. La comunicacin debe ser clara; para ello, el lenguaje en que se
exprese y la manera de transmitirla, debe ser accesible para quien va dirigida.
- Integridad. La comunicacin debe servir como lazo integrador entre los
miembros de la empresa, para lograr el mantenimiento de la cooperacin
necesaria para la realizacin de los objetivos.
- Aprovechamiento de la organizacin informal. La comunicacin es ms
efectiva cuando la administracin utiliza la organizacin informal para suplir
canales de informacin de la organizacin formal.
- Equilibrio. Todo plan de accin administrativo debe acompaarse del plan de
comunicacin para quienes resulten afectados.

- Moderacin. La comunicacin debe ser la estrictamente necesaria y lo ms

concisa posible, ya que el exceso de informacin puede accionar burocracia e
ineficiencia.
- Difusin. Preferentemente, toda la comunicacin formal de la empresa debe
efectuarse por escrito y pasar solo a travs de los canales estrictamente
necesarios, evitando papeleo excesivo.
- Evaluacin. Los sistemas y canales de comunicacin deben revisarse y
perfeccionarse peridicamente.
- Eficiente: Intenta minimizar el tiempo y el costo. Es el esfuerzo total de
intercambio de informacin. El costo puede incurrir dinero, privacin de
comodidad y la cantidad de energa y esfuerzo gastados en la comunicacin.
La comunicacin se puede considerar eficiente si el mensaje se transmite por
un canal menos costoso y por otros canales alternativos.
- Efectivo: Comprende la mejor forma de envo y recibo de la informacin, el
pleno entendimiento del mensaje se transmite por un canal emprendido al final
del intercambio de informacin.