Un software de gestin de

mantenimiento que da
resultados
Martes dUTC 6 octubre, 2009, 6:05 pm

Para conocer la disponibilidad y el estado de todos sus activos, una compaa debe incorporar
un software informtico de gestin de mantenimiento. Las nuevas tecnologas han mejorado
estos programas hasta hacer de ellos medios muy rentables con el fin de incrementar a medio y
largo

plazo

las

cifras

de

negocio

de

la

empresa.

La Gestin de Mantenimiento Asistida por Ordenador (GMAO) engloba todos aquellos procesos
dirigidos a gestionar a travs de un programa informtico y de forma eficiente el buen estado de
los activos de la empresa, incluyendo desde el propio edificio a la maquinaria y las existencias.
Al integrar todos estos datos de un modo centralizado, se facilita el acceso a la informacin por
parte del equipo de trabajo, as como la proteccin del conocimiento ante prdidas de personal
clave. Esta labor est adquiriendo particular preponderancia en el seno de las empresas, en
especial en las de gran envergadura. Si antes se consideraba una cuestin de segundo orden, un
gasto no necesario para la marcha de la compaa, los nuevos modelos de gestin que surgen en
el mercado estn cambiando esa perspectiva.
Ahora, muchas firmas no slo la contemplan como algo prioritario, sino que encuentran en ella
una manera ms de asegurar xitos y rentabilidades econmicas a medio-largo plazo. La
renovacin

que

experimenta

este

tipo

de software pasa

irremediablemente

por

un

aprovechamiento de las nuevas tecnologas, que dejan atrs los mtodos arcaicos de
mantenimiento, que adolecan de falta de organizacin. Este inconveniente causaba numerosas
prdidas de tiempo y de dinero.
Principales

prestaciones

Poseer un programa de software de gestin de mantenimiento en los ordenadores de una

empresa permite disponer de un repositorio centralizado y organizado de toda la informacin
disponible acerca de los equipos e instalaciones a los que se debe realizar una tarea de
seguimiento. Y, sobre todo, facilita analizar la informacin ordenadamente, mejorando as los
procesos de mantenimiento y ayudando a la toma de decisiones tcticas y estratgicas, afirma
Jaume Gelada, gerente de Advantur Technologies, consultora especializada en el desarrollo
de software de logstica, mantenimiento y transporte.
Una vez que se cuenta con los datos sobre activos y operaciones, es posible programar de forma
ordenada todas las acciones que hay que ejecutar: registros de rdenes de trabajo, imputacin
de horas de personal, recambios, anlisis de costes, etc.
La primera funcin que debe desarrollar esta aplicacin es el control de activos. Para ello, el
software elabora una ficha tcnica que contiene toda la informacin precisa para desempear
una determinada labor. En esta ficha se incluyen la totalidad de los datos de los equipos e
instalaciones en los que hay que llevar a cabo un proceso de mantenimiento. Para poder
ordenarlos optimizando la facilidad de acceso a ellos, el registro debe tener una estructura
arborescente sin limitaciones de amplitud y profundidad para hacer las agrupaciones de activos
necesarias. Aqu pueden incluirse tambin los datos acerca de los repuestos que existen en los
almacenes, y en caso de tener ya implementado un software para la gestin de los mismos,
hacer que ambos se conecten de algn modo. Es utilsimo contar con un buen mdulo
de gestin de almacenes de recambios y compras que consienta ver la informacin detallada de
stocks, el histrico de movimientos, as como controlar los recambios por referencias, indica
Jaume Gelada.
Luego, el gestor de rdenes debe registrar la informacin exhaustiva que llega sobre las
operaciones efectuadas. Resulta primordial que un software de esta clase tenga contabilizadas
las horas del personal, los recambios utilizados, las facturas externas o las operaciones
realizadas, para as saber con qu recursos cuenta en cada momento. Es especialmente
importante esta circunstancia cuando la empresa se tenga que enfrentar a algn tipo de avera:
si se ocasiona, el sistema debe aplicar una serie de medidas correctoras con la mayor rapidez

posible. De hecho, la diferencia de calidad entre un sistema de gestin de mantenimiento u otro

radica, en gran parte, en su capacidad de seguimiento y control de las averas.
Por ltimo, es fundamental disponer tambin de un sistema de reporting potente capaz de
obtener los informes claves que permitan conocer en todo momento el estado de los activos.
Solucionar averas

Es importante tener un sistema de reporting capaz de obtener los informes claves.

A la hora de aplicar un software de esta clase, hay tres escalas a las que el cliente puede
acceder. La primera de ellas es el mantenimiento de tipo correctivo o curativo: el ms tradicional
de los tres y que en la actualidad tienen la inmensa mayora de las empresas de tamao grande
y mediano-grande. El proceso de funcionamiento es el siguiente: se detecta la avera por parte
del operario y ste lo comunica a sus superiores que pasan, posteriormente, a actuar sobre el
problema. Su principal inconveniente es la ausencia de medidas que puedan adelantarse a la
dificultad, tan slo se interviene una vez que se ha producido.
El segundo tipo de mantenimiento es el preventivo, que tambin tiene una gran presencia en las
compaas. Su actuacin consiste en la realizacin de una serie de acciones sobre los activos
tomando

como

base

una

frecuencia

preestablecida

(kilmetros

recorridos,

tiempo

en

funcionamiento, etc.). Esta frecuencia puede venir fijada por el histrico que se haya dado de los
activos o por recomendaciones explcitas de los mismos fabricantes de los productos del activo.
La ventaja que presenta respecto al correctivo es que las averas suelen evitarse antes de que
ocurran. Su principal defecto, por otro lado, es el alto precio que implica puesto que, al regirse
por un calendario fijo, pueden darse en muchos casos sustituciones de materiales mucho antes
de que estos hayan llegado al final de su vida til. Adems, este sistema impide conocer a veces
de manera adecuada cul es la durabilidad y el estado real de los activos.

Estos dos mtodos vienen acompaados en algunas firmas de gran magnitud por el ltimo de los
tipos de software de mantenimiento: el predictivo, que se basa en una serie de parmetros que
detectan fallos, los analizar y corrigen previamente a que tengan lugar. Los datos que sealan la
urgencia de acometer acciones de mejora provienen de informes de fallos que se originan con
una mayor periodicidad de la que normal, consintiendo a posteriori que la empresa cambie sus
plazos de mantenimiento para impedir que se deterioren de modo imprevisto.
Informacin bsica

Cuando ocurre una incidencia, ya sea de carcter correctivo, preventivo o predictivo, se expide
una orden de trabajo: un documento que incluye la informacin elemental acerca de la mquina.
Debe valorar una serie de aspectos: la naturaleza del gasto (si se trata de una mejora o de
cambio en el activo), la procedencia de la causa y el destino donde repercutir. A su vez, se le
asocian aquellos elementos necesarios para la ejecucin: personal, repuestos a utilizar, tiempo
dedicado o medidas de seguridad empleadas. Contempla, adems, distintos estatus para las
rdenes de trabajo: en curso, en espera de mano de obra, en espera de repuestos, urgente,
normal, en espera por parada tcnica, etc.
El empleo de los sistemas GMAO ayudan en el desarrollo de su trabajo a miembros de varios
departamentos de la empresa. Va dirigido en particular a los departamentos de mantenimiento,
pero tambin puede ser utilizado por otras secciones. La de calidad, por ejemplo, que puede as
efectuar la gestin del cumplimiento de las normativas vigentes acerca de mantenimiento de
activos. Tambin puede resultar til para los departamentos financieros y de compras ya que les
agiliza la tarea de registro del estado de los activos a la hora de recibir peticiones de compra,
proveyndose de informacin que les permita valorar la productividad y el coste de los
equipamientos, expone Santiago Garca, director de marketing de Genial Soft, firma dedicada a
la consultora de gestin de almacenes inteligentes.

Su alta funcionalidad ha ayudado a que este mercado se encuentre en un continuo proceso de

escalada tecnolgica. Los avances que se han desarrollado en los ltimos aos estn orientados,
por un lado, a extender el sistema a la web a travs de intranets e Internet, con el objetivo de
ampliar el sistema a colaboradores, subcontratas y usuarios de las instalaciones y, por otro, a
favorecer la movilidad gracias a dispositivos como PDA o smartphones. La utilizacin de las
redes de telefona mvil 3G y de las nuevas generaciones de dispositivos para construir
soluciones de movilidad establecern una comunicacin en tiempo real y una captura de datos a
travs de mtodos alternativos como imgenes, cdigos de barra, radiofrecuencia, etc., avanza
Gelada.
Sistemas

GPS

Adems, algunas empresas como la propia Advantur Technologies aplica tambin tecnologas
basadas en sistemas de informacin geogrfica como la captura de posicin de los activos a
travs de sistemas GPS. A medida que se vayan implementando estos sistemas con innovaciones
tecnolgicas, se abrir en el mercado una nueva situacin que facilitar a ms compaas
acceder a programas informticos de gestin de mantenimiento. El futuro pasa inexorablemente
por una implantacin de estos software en firmas de menor dimensin que estn interesadas en
controlar y supervisar sus instalaciones a fin de ahorrar costes y prevenir averas. Pronto, las
empresas pequeas y medianas con un equipo de mantenimiento limitado comprendern que
uno de estos programas les permite suplantar la falta de personal dedicado a travs de un uso
ms racional de los servicios, finaliza Garca.
Tipos

de

GMAO

en

el

mercado

A la hora de hacerse con los servicios de un Software de Gestin de Mantenimiento, puede

optarse por varios modelos distintos en funcin del tamao de la empresa. Para aquellas que
tengan pequeos equipos de mantenimiento en los que apenas se dispone de tiempo para las
tareas administrativas, existen los programas de nivel bsico, con un coste relativamente bajo.
En estos casos, el propio usuario es quien suele adquirir la licencia de uso para instalar con
posterioridad el sistema y ponerlo en funcionamiento.
En un segundo nivel se encuentran los GMAO (Gestin de Mantenimiento Asistida por
Ordenador) de grado medio, que incorporan programas capaces de cubrir la mayora de las
exigencias de una empresa mediana y grande. El coste es ms alto, ya que a la hora de
implantarlo es precisa la ayuda de un servicio de consultora especializada que proporcione el
fabricante del software. Estos son quiz los ms extendidos debido a la buena relacin que
guardan entre funcionalidad, complejidad y coste.

Nivel

alto

Por ltimo, dirigido a empresas de grandes dimensiones, se halla el software de nivel alto. Los
programas que incluye son muy complejos y el elevado coste que tienen les permite cubrir todas
las necesidades de una compaa de mbito global. Y es que sus protocolos administrativos son
tambin de gran tamao, con una oferta de nivel internacional.
Un

sector

maduro

En Espaa el mercado del software de mantenimiento est ms o menos maduro. Cuenta ya con
seis fabricantes nacionales as como con unos pocos distribuidores que importan programas
diseados por compaas extranjeras. Y pese a que, por lo general, son las empresas de ms de
100 trabajadores las que se plantean incorporarlo, algunas firmas de menor envergadura pueden
tambin requerirlo en funcin de sus necesidades y del tipo de maquinaria que posean.
Una tendencia que s existe en el mercado espaol es la de externalizar el control de software.
Este proceso consiste en contratar trabajadores a tiempo completo pertenecientes a una
empresa exterior que fabrique programas de mantenimiento, si bien siempre suele estar
presente en el equipo de trabajo algn empleado interno.
Cundo

externalizar

La decisin de delegar en esta tarea se somete, bsicamente, a dos indicadores. En primer lugar,
al propio tamao de la compaa: a mayor dimensin, ms opciones de llevar a cabo una
externalizacin. Puesto que la complejidad del software registra varios niveles, el nmero de
empleados encargados de controlarlo variar en funcin de ello, pudiendo ir de siete a 1.000 en
casos de firmas con una gran red internacional. En segundo lugar, depende tambin del tipo de
maquinaria con el que se trabaja: si es ms especializada, se dan menos posibilidades de
delegar en trabajadores ajenos a la empresa