REVISIN

DE DOCUMENTOS
Revisin de la Documentacin
La revisin de la documentacin de las empresas y la de los trabajadores,
es un elemento clave en las auditoras sociales. En combinacin con
las entrevistas a los trabajadores, la revisin ayudar a los auditores a
obtener una idea ms clara sobre las condiciones de trabajo y empleo
de la empresa auditada, incluyendo horas de trabajo, salarios y
deducciones, y cualquier queja levantada por los trabajadores.
Generalmente, los auditores revisan una variedad de documentos;
incluyendo comprobantes de pago, polticas y procedimientos
empresariales, contratos laborales, y otros documentos relevantes en
el monitoreo de las condiciones de empleo de los trabajadores de la
empresa. Cuando una auditora cubrir los temas de contratacin y
reclutamiento justo, la revisin debera ser ms profunda y extensa.
Se profundiza la revisin de dicha documentacin, con el fin de
examinar a mayor nivel de detalle las condiciones de reclutamiento y
empleo que enfrentan los trabajadores migrantes. sta se lleva a cabo
de una manera ms extensa; y su alcance va ms all de la
instalacin y su fuerza laboral, ya que incluye una revisin de las
operaciones de los intermediarios laborales, y los trabajadores
reclutados y manejados por dichos intermediarios. Es por eso que, una
auditoria de contratacin justa, es ms minuciosa y amplia.
Hay muchas acciones que pueden tomas las empresas para integrar los
principios de contratacin justa en esta fase de la auditora. Ms
abajo, se encuentra un listado de los tipos de documentos que se
pueden revisar, adems de una explicacin de lo que se debera
buscar. Las instrucciones estn divididas en dos secciones: primero,
documentos de la empresa o instalacin que pueden ser revisados; y
segundo, documentos de los intermediarios mismos.
DOCUMENTOS DE LA EMPRESA
1. Una copia de los contratos firmados entre la empresa y cada uno
de los intermediarios que proveen trabajadores migrantes a la
empresa.
Revisar los contratos para asegurarse de que stos especifican las
obligaciones relacionadas con lo siguiente:

Servicios provedos por el intermediario laboral;

Gastos y honorarios pagados por la empresa y el intermediario laboral;

Honorarios de reclutamiento;

Prohibicin de trabajo forzoso y trata de personas;

Sanciones por falta de cumplimiento con los trminos de los contratos,

en relacin a los derechos laborales y humanos; y

Descripcin detallada sobre la cantidad y el tipo de deducciones hechas

por la empresa o por el intermediario.

2. Un listado completo de todos los trabajadores huspedes y

migrantes empleados en la empresa y otra documentacin
Al revisar este listado, es necesario asegurarse de que la siguiente
informacin es incluida:

Nombres completos y nmero de identificacin de cada trabajador;

Terminal o departamento de trabajo con su horario de trabajo y turno;

Fecha de contratacin;

Nombre de los intermediarios (en ambos, pas de origen y destino);

Direccin e informacin de contacto en el pas de origen; y

Informacin de contacto en caso de una emergencia.

3. Un listado completo de todos los intermediarios que proveen

trabajadores migrantes a la empresa, y otra documentacin
Por cada intermediario, asegurarse de revisar lo siguiente:

Informacin de contacto completa;

Informacin sobre las licencias y acreditaciones del intermediario;

Informacin sobre las licencias y acreditaciones de cualquier

subcontratista o sub-agente utilizado por el intermediario; y

Historial de las acciones tomadas por la empresa para la seleccin,

contratacin y evaluacin de los intermediarios laborales.

4. Todas las polticas relevantes de la empresa y su manual de

procedimientos operativos
La revisin de las polticas y procedimientos de una empresa, tiene dos
propsitos bsicos: 1) puede ayudar a examinar el marco de polticas
que han sido adoptadas por la instalacin, para enfrentar los
principales problemas laborales relacionados con los trabajadores
migrantes; y 2) puede proporcionar informacin sobre los
procedimientos desarrollados por la instalacin para abordar
problemticas de recursos humanos y laborales en el lugar de trabajo.
Revisar estos materiales incluyendo polticas de recursos humanos y
cdigos de conducta para evaluar el compromiso de la empresa en
cuanto a:

La prohibicin del trabajo forzoso y la trata de personas, y todas las

formas de engao y coercin en el reclutamiento, la contratacin y el
manejo de trabajadores migrantes;

Trato justo de los trabajadores en relacin a:

o

Remuneracin;

Horas de trabajo;

Horas extras;

Derechos a baja (por ejemplo, por maternidad o razones medicas);

Membresa en sindicatos;

Alojamiento; y

Beneficios y seguro social.

La contratacin de intermediarios comprometidos a no cobrar ningn

horario o gasto a los trabajadores por reclutamiento.

La prohibicin de la confiscacin o retencin de pasaportes u otros

documentos de valor de los trabajadores.
o

Si la retencin de dichos documentos es requerida por ley, o

solicitada por los trabajadores, revisar los procedimientos de la
empresa, para asegurarse de que sta, tiene un mecanismo claro
y transparente que garantiza que los trabajadores pueden tener
acceso a sus pertenencias en el momento que los requieran.

La prohibicin de:
o

La coleccin de depsitos o fianzas durante el reclutamiento o

durante la relacin de empleo;

Horas extras obligatorias o no voluntarias que sobrepasan los

limites establecidos por las leyes nacionales; y

Sanciones disciplinarias que utilizan el trabajo forzoso u

obligatorio como castigo por infracciones en el lugar de trabajo.

Prcticas de recursos humanos relacionadas con el reclutamiento,

contratos laborales, salarios, y horas de trabajo; las cuales contribuyen a
minimizar el riesgo de trabajo forzoso o la trata de personas.

Garantas de libertad de movimiento y libertad personal de los

trabajadores, en las residencias operadas por los empleadores.

Desarrollo progresivo de un proceso eficaz de seleccin y contratacin

de intermediarios laborales responsables, que incluya herramientas y
metodologas de evaluacin rigorosas.

5. Archivos de personal de un nmero representativo de los

trabajadores migrantes
Cuando sean revisados los archivos de personal de los trabajadores
migrantes, hay que asegurarse de recolectar la siguiente informacin:

Una copia del pasaporte del trabajador o carnet de identificacin

nacional;

El nombre e informacin de contracto del intermediario laboral;

Informacin de contacto en caso de una emergencia;

Notificaciones disciplinarias, si aplica; y

El Contrato laboral firmado.

Revisar los contratos laborales de cada trabajador migrante, para

asegurarse de que las provisiones sobre los salarios cumplen con los
estndares mnimos legales, o de la industria. Adems, los contratos
laborales deberan:

Detallar claramente las circunstancias bajo las cuales los trabajadores

pueden dejar su empleo sin sancin, siempre con notificacin de tiempo
razonable;

Especificar los derechos y responsabilidades de los trabajadores en

cuanto a:

Salarios;

Horas de trabajo;

Das libres y bajas anuales; y

Procedimientos disciplinarios que pueden resultar en el despido.

Reveal no indications of contract substitution or the amendment of

original contract provisions with those that are less favorable to the
worker.

6. Archivos de personal de trabajadores migrantes despedidos o de

trabajadores que han renunciado.
Revisar los archivos de personal de todos los trabajadores migrantes
despedidos o de trabajadores que han renunciado. Asegurarse de
revisar todos los puntos anteriores, y en especialmente los
procedimientos de quejas y disciplina.

Los archivos de personal de los trabajadores despedidos deberan incluir

la razn precisa y el detalle del despido, adems de la documentacin de
la indemnizacin, cuando esta es requerida por ley; y

Los archivos no incluyen ninguna evidencia de violencia, intimidacin,

acoso, amenazas o abuso verbal o fsico en el lugar de trabajo.

7. Comprobantes de pago de los trabajadores migrantes (ver la

seccin de Enfoque al final del documento)

Revisar los comprobantes de pago de los trabajadores migrantes para

asegurarse que:
o

Los salarios corresponden con los salarios mnimos establecidos

por la ley o la industria, y con los salarios de los ciudadanos que
trabajan en el mismo tipo de trabajo o seccin; y

Los clculos de salarios son claros y transparentes. No debe de

existir ninguna evidencia de deducciones ilegales o no
autorizadas.

Revisar los records relacionados con los anticipos o prestamos, provedos

a los trabajadores migrantes. Asegurarse que:
o

Cumplan con la ley;

Las tasas de inters no sean excesivas;

Otros trminos de pago sean justos; y

Los records indiquen que previo al prstamo, hubo un acuerdo

escrito y firmado por los dos partes, sobre los trminos y
condiciones del prstamo y los pagos.

Cuando la empresa es requerida por ley, o solicitada por el trabajador

mismo, a remitir su pago o parte de el, a terceros; revise los registros
pertinentes para garantizar que:
o

Se indica que esto se est haciendo con el previo conocimiento y

pleno consentimiento del trabajador, y que;

El trabajador recibe un comprobante de la cantidad completa

remitida.

8. Records de capacitaciones y orientaciones provedas por la

empresa
Aunque el intermediario laboral puede proporcionar la mayor parte de la
capacitacin a los trabajadores migrantes - desde antes de la partida
hasta la orientacin en el lugar de trabajo, la empresa puede
compartir algunas responsabilidades de capacitacin. Dependiendo de
la magnitud de su involucramiento, la instalacin deber mantener
registros que documenten el alcance y la naturaleza de las
capacitaciones impartidas.

Estos registros deben indicar que - antes del despliegue y a su llegada los trabajadores recibieron orientacin bsica y capacitacin sobre:
o

Sus derechos y responsabilidades en el trabajo, as como las de su

empleador; ya sea ste el intermediario o la empresa;

Obligaciones contractuales;

Trminos y condiciones de empleo;

Condiciones de vida; y

Procedimientos de quejas que estn en vigor, para los

trabajadores en caso de que surja algn problema.