Iprocurement UFIS

iProcurement
Captulo 4
Copyright Oracle, 2004. All rights reserved.
iProcurement
Captulo 4 - Pgina 1
Introduccin
La utilizacin del mdulo de Internet Procurement extiende la funcionalidad de Oracle
Purchasing a todos los usuarios de la UPR identificados como peticionarios. De igual forma
respeta las reglas de las aprobaciones correspondientes y el recibo de mercanca en diversas
localizaciones. Todo esto a travs de la utilizacin de una conexin al internet. A continuacin
algunas de sus ventajas:
Consolidacin de Demanda: Al proveer la entrada de requisiciones provenientes de

mltiples localizaciones permite al comprador consolidar la demanda de compra y de
esta manera aprovechar descuentos por volumen de compras.
Tienda de Internet: Oracle iProcurement simula una tienda de Internet. El usuario

podr preparar su requisicin ingresando los artculos deseados en el carrito de
compra (Shopping Cart) y someter el documento (Checkout) para aprobacin.
Catlogos: iProcurement ofrece la opcin de carga y actualizacin de catlogos.

Esto permite uniformar el proceso de pedido a travs de catlogos nicos que pueden
ser usados por todos los peticionarios. Adems permite la inclusin de imgenes en
los artculos para fcil identificacin.
Fcil bsqueda de artculos: El sistema provee varias maneras de buscar un artculo.
Listas de Compras (Shopping Lists) Los usuarios podrn crear listas de los
artculos ms comprados. Estas listas previamente definidas, agilizan el proceso de
seleccin para ser incluidos en las requisiciones.
Split de Artculos y Cuentas: iProcurement permite dividir la lnea de una

requisicin entre varios departamentos o cuentas de manera fcil y rpida.
Proceso de Checkout: Una vez finalizada la creacin de la requisicin, los usuarios

tienen 3 opciones para completar el proceso. Dependiendo del tipo de orden, puede
ser un procedimiento expreso en donde existe una informacin pre-definida lo cual
minimiza el proceso de entrada de datos o un procedimiento estndar en donde se
cumplen todos los pasos del Checkout.
Copiar requisiciones previas: iProcurement provee para copiar requisiciones que

sean recurrentes.
Corregir y Re-Someter una requisicin iProcurement provee para corregir

requisiciones previamente sometidas para aprobacin. El sistema devuelve el
documento al peticionario quitndoselo al aprobador para permitir la realizacin de
cambios. Luego de esto, el usuario deber volverlo a someter para aprobacin.
iProcurement
Captulo 4 - Pgina 2
Notas y Anexos: La requisicin a travs de iProcurement permite definir notas y

asociar archivos.
Proceso de Aprobacin: La requisicin es aprobada siguiendo la jerarqua de

aprobacin definida en Oracle Purchasing. Esto permite un control de aprobacin
que se maneja de forma centralizada pero que permanece abierto para que la
aprobacin sea en lnea, lo cual agiliza el proceso.
Consulta de Requisiciones: Los peticionarios podrn mantenerse informados en

todo momento del estatus de la requisicin a travs de pantallas de consultas.
Adems presenta la informacin de la orden de compra asignada al documento. Esto
minimiza las llamadas que actualmente realizan los peticionarios a la Oficina de
Compras para pedir el status de su solicitud.
Notificaciones: Oralce iProcurement provee una serie de workflows para el envo

de notificaciones. Usted podr enviar notificaciones del estado de documentos a las
personas apropiadas. Adems, podr enviar notificaciones al peticionario o
comprador cuando se recibe la mercanca.
Itinerario de Vacaciones: Oralce iProcurement le permite incluir su itinerario de

vacaciones o tiempo fuera, de tal manera que si le envan una requisicin el sistema
se encarga de enviarla automticamente a la persona designada por usted.
Eficiencia en proceso mediante la eliminacin del papel: Al ofrecer a los usuarios

la opcin de entrar sus propias requisiciones, eliminan el proceso manual de creacin,
impresin y aprobacin del documento de requisicin. Lo que significa un ahorro en
tiempo, papel y dinero.
iProcurement
Captulo 4 - Pgina 3
Conctese a iProcurement
1.
Username: Este campo representa el nombre que identifica al usuario de forma nica en el
sistema. Este corresponde a su correo electrnico.
2.
Password: Ingrese su contrasea. Utilice nmeros y letras
3.
Presione el botn
El sistema lo llevar a la pantalla principal del navegador (Navigator)
Un usuario puede tener ms de una responsabilidad o funcin dentro del sistema. En esta
pantalla es que usted selecciona su responsabilidad, en este caso escoja AC
iProcurement Requester. Para seleccionar su responsabilidad busque en la parte
superior izquierda bajo Navigator. Para efectos de este adiestramiento su
responsabilidad es AC iProcurement Requester.
4.
Escoga AC iProcurement Requester.

El sistema lo llevar a la siguiente pantalla:
Fin de la actividad.
iProcurement
Captulo 4 - Pgina 4
Conctese a iProcurement
Ttulo de
Procedimiento
Inicio
Peticionario
Username: Este campo
representa el nombre
que identifica al usuario
de forma nica en el
sistema. Este
corresponde a su
correo electrnico. (1)
Password: Ingrese su
contrasea. Utilice
nmeros y letras (2)
Presione el botn (3)
Escoga AC
iProcurement
Requester. (4)
Fin
iProcurement
Captulo 4 - Pgina 5
Olvid su Contrasea?
En caso de que olvid su contrasea, siga las siguientes instrucciones:
1.
Haga clic sobre la siguiente frase:
2.
User Name: Ingrese su nombre de usuario.
3.
Presione el botn
Usted recibir un correo electrnico asignndole una contrasea provisional.

iProcurement
Captulo 4 - Pgina 6
Olvid su Contrasea?
Ttulo de
Procedimiento
Inicio
Peticionario
Haga click sobre la
siguiente frase: (1)
User Name: Ingrese su
nombre de usuario. (2)
Presione el botn . (3)
Fin
iProcurement
Captulo 4 - Pgina 7
Cambio de Contrasea
Usted puede cambiar la contrasea directamente desde iProcurement. A continuacin le
explicaremos como hacerlo.
1.
Haga clic en el campo Preferences que aparece en la parte superior derecha segn seala la
flecha.
En la seccin Change Password complete lo siguiente:

2.
Old Password: Ingrese la contrasea que est utilizando
3.
New Password: Indique la nueva contrasea
4.
Repeat Password: Repita la nueva contrasea en este campo.

iProcurement
Captulo 4 - Pgina 8
5.
Presione el botn
El sistema presenta una confirmacin de que su contrasea ha sido cambiada.

iProcurement
Captulo 4 - Pgina 9
Cambio de Contrasea
Ttulo de
Procedimiento
Inicio
Peticionario
Haga clic en el campo
Preferences que
aparece en la parte
superior derecha segn
seala la flecha. (1)
Old Password: Ingrese
la contrasea que est
utilizando (2)
New Password: Indique
la nueva contrasea (3)
Repeat Password:
Repita la nueva
contrasea en este
campo. (4)
Fin
iProcurement
Captulo 4 - Pgina 10
Registrar Preferencias
Las Preferencias en iProcurement permiten la entrada de datos al seleccionar valores que se
utilizan frecuentemente. El proceso de registrar preferencias se realiza principalmente al
ingresar por vez primera al sistema. Se puede acceder al mismo de requerirse algn cambio.
La informacin registrada aparecer en todas las entradas posteriores.
1.
Haga clic en el campo Preferences.

Aparece en la parte superior derecha segn seala la flecha en la ilustracin anterior.
Se despliega la forma General Preferences
iProcurement
2.
Haga clic en iProcurement Preferences.
Aparece en la parte superior izquierda de la pantalla segn seala la flecha en la ilustracin

anterior.
My Favorite Store: Usted puede identificar su tienda favorita para todas las bsquedas. La
tienda seleccionada ser la tienda fija en el men, al lado del campo de bsqueda Search
Field en las pginas de compra.
Search Results Per Page: Ingrese un nmero para identificar la cantidad de partidas que
aparecern por pgina.
Shopping Search Results Per Page: Ingrese la cantidad de artculos que aparecern por
pgina.
Hide Thumbnail Images: Haga clic si desea ocultar las imgenes de los artculos.
Need-By Date Offset: Cantidad de das para la entrega luego de que la orden sea
procesada. Este nmero aparecer automticamente en todo documento.
Need-By Date Time: Hora en que se requiere la entrega del producto.
Si usted prepara requisiciones para ms de una persona, ir a tarea #3. Si no, ir a tarea #8.
3.
Requester Name: Presione el icono

para seleccionar el nombre de la persona que va a
aparecer automticamente como peticionario.
iProcurement
4.
Search By: Ingrese cualquier criterio para hacer la bsqueda.
5.
Utilice el signo porciento (%) antes y despus de los valores ingresados.
Presione el botn
El sistema presenta todos los nombres que cumplen con los criterios ingresados
previamente.
6.
Select: Haga clic al lado del nombre de la persona.
7.
Presione el botn
iProcurement
Deliver-To Location: Este lugar est predeterminado en el sistema como el departamento al

cual pertenece el peticionario.
9.
Search By: Ingrese cualquier criterio para hacer la bsqueda.
Utilice el signo de porciento (%) antes y despus de los valores ingresados.
Presione el botn
iProcurement
10. Select: Haga clic al lado del nombre del Departamento o seccin deseada.
11. Presione el botn
para aadir las cuentas autorizadas.
iProcurement
para aadir los valores de la cuenta.
iProcurement
14. Complete cada segmento de la cuenta contable:

Fund: Seleccione el fondo correspondiente. Este contiene cinco (5) dgitos
Department: Escoja el departamento. Este contiene tres (3) dgitos
Sub-Department: Incluya el sub-departamento, si aplica. Este contiene tres (3)
dgitos.
Object Code: Incluya el objeto de gasto correspondiente. Este contiene cuatro (4)
dgitos
Function: Escoja la funcin. Este contiene tres (3) dgitos
Project: Si la compra corresponde a un proyecto, seleccione el mismo. Este
contiene 12 dgitos
Fiscal Year: Complete cero (00)
iProcurement
16. Select: Haga clic al lado de la combinacin de cuenta.

iProcurement
Nickname: Incluya un alias para la combinacin de cuenta.
Select: Haga clic al lado de la combinacin de cuenta.
para identificar la cuenta como primaria.
Si desea incluir otra combinacin de cuenta, ir a tarea #12. Si no, ir a tarea #19.
iProcurement
El sistema presenta una confirmacin indicando que se aplicarn todos los cambios la
prxima vez que se conecte a iProcurement.
iProcurement
Ttulo de
Procedimiento
Peticionario
Requester Name:
Presione el icono
para seleccionar el
nombre de la persona
que va a aparecer
automticamente como
solicitante. (3)
Search By: Ingrese
cualquier criterio para
hacer la bsqueda. (4)
Select: Haga click ( al
lado del nombre de la
persona. (6)
Inicio
Peticionario
Haga clic en el campo
Preferences. (1)
Haga clic en
iProcurement
Preferences. (2)
Usted prepara
requisiciones para
ms de una persona?
Peticionario
Deliver-To Location:
Este lugar est
predeterminado en el
sistema como el
Departamento al cual
pertenece el solicitante.
(8)
Peticionario
Select: Haga clic ( al
lado del nombre del
Departamento o
seccin deseada. (10)
Presione el botn .
(11)
B
Peticionario
Presione el botn
para aadir las cuentas
autorizadas. (12)
Presione el botn
para aadir los valores
de la cuenta. (13)
Complete cada
segmento de la cuenta
contable: (14)
Presione el botn .
(15)
Select: Haga click ( al
lado de la combinacin
de cuenta. (16)
Presione el botn .
(17)
Presione el botn
para identificar la
cuenta como primaria.
(18)
A
iProcurement
A
Desea incluir
otra combinacin de
cuenta?
S
B
Peticionario
Fin
iProcurement
Desconctese de iProcurement
Una vez realizada sus transacciones en Oracle iProcurement desconctese de la aplicacin.
1.
Desde cualquier seccin en donde se encuentre, haga clic en Logout segn lo indica la
flecha en la ilustracin anterior.
El sistema lo desconecta de la aplicacin.

iProcurement
Desconctese de iProcurement
Ttulo de
Procedimiento
Inicio
Peticionario
Desde cualquier
seccin en donde se
encuentre, haga clic en
Logout segn lo indica
la flecha en la
ilustracin anterior. (1)
Fin
iProcurement
Adquirir un Artculo en una Tienda

Oracle iProcurement utiliza el concepto de tienda de Internet. Las tiendas han sido
configuradas para contener una combinacin de catlogos. Cuando usted hace una
bsqueda, iProcurement busca el catlogo en la tienda y despliega los resultados.
1.
Conctese a iProcurement para ingresar su solicitud.

Para ms informacin de cmo conectarse a iProcurement vaya a la seccin Conctese a
iProcurement en su manual.
iProcurement posee una capacidad de bsqueda poderosa que le servir de ayuda a todos
los peticionarios a la hora de hacer solicitudes. Los peticionarios pueden buscar los
catlogos utilizando cualquier descripcin para que, de manera rpida y fcil encuentren los
bienes o servicios deseados. Existen varias maneras de buscar los artculos que desea
adquirir en el Catlogo:
Standard Search: Usted puede hacer bsqueda en el sistema de todos los records
que cumplen con los valores ingresados.
Advance Search: iProcurement le permite hacer bsqueda por diferentes criterios.
Shopping Lists: Usted puede acceder los artculos ms comprados a travs de las
listas de compras.
iProcurement
Favorite List: Los peticionarios pueden crear sus propias listas con los
artculos que ms frecuentemente compran.
Public Lists: Los peticionarios tendrn acceso a listas de compras previamente
definidas con los artculos ms comprados.
Buscar un Artculo en una Tienda
Oracle iProcurement utiliza tiendas, listas de compra y catlogos para organizar los
artculos para los peticionarios. Cuando usted hace una bsqueda, Oracle iProcurement
busca el catlogo en la tienda y despliega los resultados.
2.

3.
En la seccin Stores & Catalog, haga clic en la tienda de Catalog Item Store.
iProcurement
4.
Search AC Catalog Item Store: Ingrese algn valor para buscar el artculo deseado.
Utilice el signo de porciento (%) antes y despus de los valores ingresados. Si desea ver
todos los artculos del catlogo slo ingrese el signo %.
5.
Presione el botn
El sistema le presenta todos artculos que cumplen con el valor ingresado.
iProcurement
Descripcin del Artculo: Usted podr ver la descripcin completa del artculo en
color azul.
Category: La categora del artculo representa una agrupacin de los mismos. Esto
le dar una idea de qu tipo de artculo es el que est comprando.
Supplier: En algunos casos, usted podr ver el proveedor sugerido.
Supplier Item: Identifica el nmero de artculo del proveedor para su referencia.
Internal Item Number: Nmero de artculo interno para la UPR
Price: Precio sugerido del artculo o de la ltima orden de compra.
Unit: Unidad de medida. Es importante que se revise la misma antes de determinar
la cantidad de artculos que desea adquirir.
7.
Identifique el artculo que desea comprar.

Quantity: El sistema siempre presenta el valor uno (1). En caso de que desee adquirir ms
de uno, slo cambie el mismo. Es importante que revise la unidad de medida para
determinar la cantidad de artculos que desea adquirir.
8.
Una vez completada la informacin, presione el botn

Aparece al lado del artculo para aadirlo al carrito de compra.
Ya su artculo ha sido aadido al carrito de compra segn seala la flecha en la ilustracin
anterior.
iProcurement
Si desea aadir ms artculos al carrito de compra, ir a tarea #7. Si no, ir a tarea #9.
9.
Una vez finalizado el proceso de seleccin de artculos, presione el botn

para ver los artculos incluidos en el carrito de compra.
10. Siga en la seccin Hacer Checkout en este captulo.

iProcurement
Adquirir un Artculo en una Tienda

Ttulo de
Procedimiento
Peticionario
Identifique el artculo
que desea comprar. (7)
Una vez completada la
informacin, presione el
botn (8)
Inicio
Peticionario
Conctese a
iProcurement para
ingresar su solicitud.
(1)
Conctese a
iProcurement para
(2)
En la seccin Stores &
Catalog, haga clic en la
tienda de Catalog Item
Store. (3)
Search AC Catalog
Item Store: Ingrese
algn valor para buscar
el artculo deseado. (4)
El sistema le presenta
todos artculos que
cumplen con el valor
ingresado. (6)
Desea aadir
ms artculos al
carrito de compra?
Peticionario
Una vez finalizado el
proceso de seleccin
de artculos, presione el
botn para ver los
artculos incluidos en el
carrito de compra. (9)
Siga en la seccin
Hacer Checkout en este
captulo. (10)
Fin
iProcurement
Adquirir un Artculo a travs de Advance Search

La opcin Advance Search le permite buscar el artculo que desea adquirir a travs de
varios criterios. Si usted no obtuvo resultados al hacer la bsqueda Standard o la lista de
compra, usted podr utilizar esta opcin.
1.

2.
Para buscar un artculo, haga clic en Advance Search.
iProcurement
3.
Determine qu criterio o criterios va a utilizar.
4.
Description: Si desea buscar el artculo por la descripcin, seleccione una de las siguientes
opciones:
With the exact phrase: para hacer una bsqueda con exactamente la frase que va a
ingresar en el campo provisto a la derecha.
With all the words: para hacer una bsqueda con todas las palabras que va a
ingresar en el campo provisto a la derecha.
With at least one of the words: para hacer una bsqueda con, al menos una de las
palabras que va a ingresar en el campo provisto a la derecha.
5.
En el campo en blanco al lado derecho de Description, ingrese los valores de la descripcin

del artculo que desea buscar.
Usted puede utilizar % y * al principio, en el medio y al final de los caracteres.
6.
Supplier: Si el artculo est asociado a un proveedor, ingrese el nombre exacto del mismo.
De no saber el nombre exacto, presione el icono
existen.
7.
para buscar los proveedores que
Luego de ingresar los criterios deseados, presione el botn
iProcurement
El sistema le presenta los artculos de acuerdo a los criterios ingresados.

8.

9.

artculo, para aadirlo al carrito de compra.
que aparece al lado del

anterior.
iProcurement
10. Una vez finalizado el proceso de seleccin de artculos, presione el botn

para ver los artculos que tiene el carrito de compra.
iProcurement
Adquirir un Artculo a travs de Advance Search"

Ttulo de
Procedimiento
Peticionario
Supplier: Si el artculo
est asociado a un
proveedor, ingrese el
nombre exacto del
mismo. (6)
Luego de ingresar los
criterios deseados,
presione el botn (7)
botn que aparece al
lado del artculo, para
aadirlo al carrito de
compra. (9)
Inicio
Peticionario
Conctese a
iProcurement para
(1)
Para buscar un artculo,
haga clic en Advance
Search. (2)
Determine qu criterio
o criterios va a utilizar.
(3)
Description: Si desea
buscar el artculo por la
descripcin, seleccione
una de las siguientes
opciones: (4)
En el campo en blanco
al lado derecho de
Description, ingrese
los valores de la
descripcin del artculo
que desea buscar. (5)
Desea aadir
ms artculos al
carrito de compra?
iProcurement
Peticionario
proceso de seleccin
botn para ver los
artculos que tiene el
Siga en la seccin
captulo. (11)
Fin
Adquirir un Artculo desde una Lista de Compra

Oracle iProcurement utiliza tiendas y catlogos para organizar los artculos para los
peticionarios. Cuando usted hace una bsqueda, Oracle iProcurement busca el catlogo en
la tienda y despliega los resultados.
1.

2.
S el artculo que va a solicitar est en una lista de compra, vaya a la pestaa Shopping
Lists.
iProcurement
3.
Select List: Para buscar las listas de compra disponibles, presione el botn
4.
Detenga el cursor en la lista deseada y oprima el botn
El sistema presenta los artculos de acuerdo a la lista de compra seleccionada.
Si desea ordenar los artculos, ir a tarea #5. Si no, ir a tarea #3.
iProcurement
5.
Sort by: Si as lo desea, seleccione un criterio para ordenar los artculos:

Category: Seleccione esta opcin para ordenar los artculos por categora
Description: Para ordenar los artculos por la descripcin
Supplier: Seleccione esta opcin para ordenar los artculos por nombre del
proveedor
Supplier Item: Esta opcin le permite ordenar por nmero del artculo del
proveedor.
Internal Item Number: Usted puede ordenar los artculos por el cdigo interno de
la UPR
Unit Price: Seleccione esta opcin para ordenar los artculos por precio
Ascending: Deje este valor para ordenar los artculos de manera ascendente o seleccione
Descending para ordenarlos de manera descendente.
6.
Oprima el botn
que se encuentra al lado derecho.
iProcurement
El sistema presenta los artculos de acuerdo al orden solicitado.

7.

8.

artculo para aadir el artculo al carrito de compra.
iProcurement

anterior.
9.
Una vez finalizado el proceso de seleccin de artculos, presione el botn


iProcurement
Adquirir un Artculo desde una Lista de Compra

Ttulo de
Procedimiento
Desea
ordenar los artculos?
Inicio
N
A
Desea aadir
ms artculos al
carrito de compra?
Peticionario
Conctese a
iProcurement para
(1)
Si el artculo que va a
solicitar est en una
lista de compra, vaya a
la pestaa Shopping
Lists. (2)
A
Peticionario
Select List: Para buscar
las listas de compra
disponibles, presione el
botn . (3)
B
S
B
S
N
Peticionario
Sort by: Si as lo desea,
seleccione un criterio
para ordenar los
artculos: (5)
Oprima el botn que
se encuentra al lado
derecho. (6)
botn que aparece al
lado del artculo para
aadir el artculo al
Peticionario
Detenga el cursor en la
lista deseada y oprima
el botn . (4)
iProcurement
Peticionario
proceso de seleccin
botn para ver los
Siga en la seccin
captulo. (10)
Fin
Adquirir un Artculo de una Tienda sin Catlogo

Usted podr seleccionar artculos que no estn en los catlogos.
1.

2.
En la seccin Stores & Catalog, haga clic en la tienda de Non-Catalog Item Store
iProcurement
3.
Request Type: Seleccione el tipo de solicitud que va a hacer
iProcurement
4.
Item Description: Complete la descripcin para su artculo o servicio.
5.
Unit of Measure: Presione el botn

para buscar de la lista de valores de la unidad de
medida del artculo o servicio que va a adquirir.
6.
Search By: Ingrese el signo de % o cualquier valor.
7.
Presione el botn
iProcurement
El sistema presenta las unidades de medida vlidas.

8.
Identifique la unidad de medida que desea utilizar.
9.
Select: Marque en la unidad de medida deseada.
iProcurement
11. Unit Price: Ingrese el precio sugerido.
12. Complete la informacin en la parte inferior de la pantalla.
Recuerde que los campos que tienen un asterisco (*) son requeridos.
13. Una vez completada la informacin, presione el botn
artculo, para aadirlo al carrito de compra.

anterior.
iProcurement
iProcurement
Adquirir un Artculo de una Tienda sin Catlogo

Ttulo de
Procedimiento
Inicio
Peticionario
Conctese a
iProcurement para
(1)
En la seccin Stores &
Catalog, haga clic en la
tienda de Non-Catalog
Item Store (2)
Request Type:
Seleccione el tipo de
solicitud que va a hacer
(3)
A
Peticionario
Item Description:
Complete la
descripcin para su
artculo o servicio. (4)
Peticionario
Unit of Measure:
Presione el botn
para buscar de la lista
de valores la unidad de
medida del artculo o
servicio que va a
adquirir. (5)
Search By: Ingrese el
signo % o cualquier
valor. (6)
Identifique la unidad de
medida que desea
utilizar. (8)
Select: Marque ( en la
unidad de medida
deseada. (9)
Presione el botn .
(10)
Unit Price: Ingrese el
precio sugerido. (11)
Complete la
informacin en la parte
inferior de la pantalla.
(12)
botn que aparece al
lado del artculo, para
compra. (13)
iProcurement
Desea aadir
ms artculos al
carrito de compra?
S
A
Peticionario
proceso de seleccin
botn para ver los
Siga en la seccin
captulo. (15)
Fin
Adquirir un Artculo o Servicio que No est en Catlogo

Los peticionarios podrn solicitar artculos y servicios que no estn en los catlogos o listas
de compras.
1.

2.
Vaya a la pestaa Non-Catalog Request segn seala la flecha.
iProcurement
3.
Item Type: Seleccione entre las opciones, el tipo de compra:

Goods billed by quantity: Bienes comprados por cantidad
Goods and services billed by amount: Bienes y servicios comprados por monto
Services billed by quantity: Servicios comprados por cantidad
4.
Item Description: Ingrese una descripcin completa para su artculo o servicio.
5.
Category: Presione el botn

servicio que va a adquirir.
6.
Search By: Ingrese un valor para la categora o simplemente ingrese el signo % para ver
todos los valores.
7.
Presione el botn
para buscar en la lista de valores la categora del artculo o
iProcurement
El sistema presenta las categoras que cumplen con los criterios ingresados. En caso de que
haya ms valores haga clic en el valor
8.
Select: Marque en la categora deseada.
9.
Presione el botn
segn seala las flechas.
10. Quantity: Ingrese la cantidad que desea adquirir.

11. Unit of Measure: Presione el botn
para buscar en la lista de valores la unidad de
medida del artculo o servicio que va a adquirir.
12. Search By: Ingrese el signo % o cualquier valor.

iProcurement
El sistema presenta las unidades de medida vlidas.

14. Identifique la unidad de medida que desea utilizar.
15. Select: Marque en la unidad de medida deseada.
iProcurement
17. Quantity: Ingrese la cantidad que desea adquirir.

18. Unit Price: Ingrese el precio sugerido.
Si desea sugerir un proveedor nuevo, ir a tarea #19. Si no, ir a tarea #21.
19. New Supplier: Si el proveedor es nuevo, marque en este campo.
20. Supplier Name: Ingrese el nombre del proveedor nuevo.
21. Supplier Name: Si el proveedor est definido en el sistema, presione el botn
iProcurement
22. Search By: Ingrese los valores del nombre del proveedor. Utilice el signo % antes y
despus de los valores ingresados.
24. Supplier: Busque el nombre del proveedor de la lista.

Utilice los botones
previos y posteriores a los presentados.
para buscar los nombres de proveedores
iProcurement
25. Select: Una vez encuentre el nombre del proveedor deseado, haga clic () al lado del
mismo.
27. Una vez completada la informacin, presione el botn

artculo para aadirlo al carrito de compra.

anterior.
iProcurement
para ver los artculos que tiene en el carrito de compra.
iProcurement

Ttulo de
Procedimiento
Inicio
Peticionario
Conctese a
iProcurement para
(1)
Vaya a la pestaa NonCatalog Request
segn seala la flecha.
(2)
C
Peticionario
Item Type: Seleccione
entre las opciones el
tipo de compra: (3)
Item Description:
Ingrese una
descripcin completa
para su artculo o
servicio. (4)
Peticionario
Category: Presione el
botn para buscar en
la lista de valores la
categora del artculo o
servicio que va a
adquirir. (5)
Search By: Ingrese un
valor para la categora
o simplemente ingrese
el signo % para ver
todos los valores. (6)
categora deseada. (8)
Quantity: Ingrese la
cantidad que desea
adquirir. (10)
Unit of Measure:
Presione el botn
para buscar en la lista
de valores la unidad de
medida del artculo o
servicio que va a
adquirir. (11)
signo % o cualquier
valor. (12)
iProcurement
Peticionario
Identifique la unidad de
medida que desea
utilizar. (14)
unidad de medida
deseada. (15)
Presione el botn .
(16)
Quantity: Ingrese la
cantidad que desea
adquirir. (17)
Unit Price: Ingrese el
precio sugerido. (18)
Desea
sugerir un proveedor
nuevo?
S
A
N
B

A
Peticionario
New Supplier: Si el
proveedor es nuevo,
marque ( en este
campo. (19)
Supplier Name: Ingrese
el nombre del proveedor
nuevo. (20)
Peticionario
Peticionario
Presione el botn .
(26)
botn que aparece al
lado del artculo para
compra. (27)
Siga en la seccin
captulo. (29)
Fin
Peticionario
Supplier Name: Si el
proveedor est definido
en el sistema, presione
el botn . (21)
Search By: Ingrese los
valores del nombre del
proveedor. Utilice el
signo % antes y
despus de los valores
ingresados. (22)
Supplier: Busque el
nombre del proveedor
de la lista. (24)
Select: Una vez
encuentre el nombre del
proveedor deseado,
haga clic (() al lado del
mismo. (25)
Desea aadir
ms artculos al
carrito de compra?
S
C
Peticionario
proceso de seleccin
botn para ver los
artculos que tiene en el
iProcurement
Hacer Checkout
Una vez ingresados los artculos que desea comprar, usted deber continuar con el proceso
de Checkout para completar su requisicin.
1.

2.
Una vez aadido todos los artculos que desea comprar en el carrito de compra, presione el
botn
.
iProcurement
El sistema presenta los artculos ingresados en el carrito de compra. Revise los mismos.
Si desea eliminar algn artculo del carrito de compra, ir a tarea #3.

Si desea volver a la tienda para aadir ms artculos, ir a tarea #4.
Si desea guardar el carrito de compra para trabajarlo ms tarde, ir a tarea #5. Si no, ir a
tarea #11.
3.
Si desea eliminar alguna lnea, presione el icono .
4.
Presione el campo
5.
Presione el botn
6.
El sistema presenta la pantalla Shopping Cart.
7.
Requisition Description: El sistema le asigna la descripcin del primer artculo del carrito a
su requisicin.
8.
Presione el botn
para volver a la tienda.

.
iProcurement
El sistema presenta confirmacin y el nmero de requisicin asignado para futuras

referencias.
Si desea crear otro carrito de compra y terminar el proceso de compra, ir a tarea #9. Si no,
ir a tarea #10.
9.
Si desea crear otro carrito de compra presione
iProcurement
iProcurement
El sistema presenta la pantalla Checkout: Requisition Information. En la parte superior

de la pantalla presenta un diagrama con el flujo del documento e identifica con un crculo
azul, en donde se encuentra en el proceso.
12. Requisition Template: El sistema presenta como descripcin de la requisicin la
descripcin del primer artculo que aparece en su documento. Si desea cambiar el mismo,
slo borre la misma e ingrese la deseada.
Nota: La descripcin de la requisicin le ayuda a identificar el documento en las pantallas

de consulta sin tener que abrir el mismo.
Need-By Date: Esto representa la fecha en que se requiere la compra. El sistema le asigna
la fecha segn la cantidad incluida en la pantalla Preferences.
Si desea cambiar la fecha en que se requiere la compra, ir a tarea #13. Si no, ir a tarea #12.
13. Haga clic en el botn
que aparece al lado de dicho campo.
iProcurement
El sistema presenta el calendario del mes corriente. Presione las flechas

cambiar el mes.
Haga clic en el da deseado.
para cerrar la pantalla.
iProcurement
para
Requester: El sistema presenta su nombre como peticionario o el nombre de la persona

incluida en las preferencias.
Si est preparando una requisicin para otro peticionario, ir a tarea #16. Si no, ir a tarea
#14.
16. Presione el icono
iProcurement
17. Search By: Ingrese el signo % para buscar todos los peticionarios o ingrese un valor.
El sistema presenta los nombres que cumplen con los valores ingresados.
19. Select: Haga clic al lado del nombre.
iProcurement
Deliver-To Location: El sistema presenta el Departamento del peticionario.
Si desea cambiar el Departamento peticionario, ir a tarea #21. Si no, ir a tarea #20.

21. Si desea cambiar el Departamento peticionario, presione el botn
iProcurement
22. Search By: Ingrese el signo % para buscar todos los Departamentos o ingrese un valor.
Select: El sistema presenta los nombres que cumplen con los valores ingresados.
24. Haga clic al lado del departamento.
iProcurement
26. Charge Account: El sistema presenta automticamente la cuenta asociada a la compra.
Si va a cargar la compra a otra cuenta o ms de una cuenta, ir a tarea #26. Si no, ir a tarea
#22.
27. Haga clic directamente sobre la cuenta.
iProcurement
si tiene que distribuir la compra entre ms de una cuenta.
iProcurement
El sistema repite la cuenta de la lnea de la requisicin.

30. Para seleccionar otra cuenta, presione el botn
iProcurement
El sistema presenta todos los segmentos de la cuenta.

31. Detenga el cursor en el segmento que desea cambiar y seleccione otro valor.
iProcurement

33. Select: Haga clic al lado de la combinacin.
iProcurement
Si desea aadir ms cuentas, ir a tarea #29. Si no, ir a tarea #35.
35. Percent: Si va a distribuir el cargo de esta compra a base del porciento, ingrese el valor
correspondiente en este campo. El sistema presenta el remanente en la siguiente columna.
Quantity: Si ingres un valor en el campo anterior, el sistema presenta la cantidad
correspondiente segn el porciento asignado. De lo contrario, ingrese la cantidad que desea
cargar en esta cuenta. Si slo va a distribuir entre dos cuentas, el sistema presenta la
cantidad remanente en la otra lnea. De lo contrario deber completarlo.
36. Una vez finalizado el proceso, presione
para continuar con la compra.
iProcurement
Charge Account: El sistema cambia el valor a Multiple
Si desea revisar s las cuentas tienen fondos, ir a tarea #37. Si no, ir a tarea #38.
para revisar s las cuentas tienen fondos.
El sistema presenta el resultado de la revisin de fondos.

para continuar con la compra.

iProcurement
39. Para continuar presione el botn
iProcurement
El sistema presenta la pantalla Checkout: ReviewApprover List. Si el documento se

encuentra en el segundo de tres pasos segn el diagrama que aparece en la parte superior.
40. Justification: Si el procedimiento lo requiere, ingrese una justificacin para su compra.

41. Note to Buyer: Espacio disponible para ingresar una nota al comprador (opcional).
42. Para ingresar anejos a su documento, siga las instrucciones en el Captulo Anejos de este
manual.
Si desea volver atrs para hacer algn cambio, ir a tarea #43. Si no, ir a tarea #41.
43. Si desea volver atrs para hacer un cambio, presione el botn
44. Para continuar el Checkout, presione
iProcurement
Segn el diagrama, usted se encuentra en el ltimo paso del proceso de Checkout.

El sistema le asigna nmero a la requisicin, comenzando con el nmero uno (1).
El sistema presenta la confirmacin de que se envi el documento al aprobador. Adems, de

indicar el nmero del documento.
46. Si desea continuar comprando, presione el botn
iProcurement
iProcurement
Hacer Checkout
A
Ttulo de
Procedimiento
Peticionario
Desea volver
a la tienda para
aadir ms artculos?
Inicio
Peticionario
S
A
Conctese a
iProcurement para
(1)
Una vez aadido todos
los artculos que desea
comprar en el carrito de
compra, presione el
botn . (2)
Desea
guardar el carrito de
compra para
trabajarlo ms tarde?

El sistema presenta la
pantalla Shopping Cart.
(6)
Requisition
Description: El sistema
le asigna la descripcin
del primer artculo del
carrito a su requisicin.
(7)
B
N
Peticionario
S
Peticionario
Desea
eliminar algn
artculo del carrito de
compra?
Presione el campo
para volver a la tienda.
(4)
Si desea eliminar
alguna lnea, presione
el icono . (3)
Desea crear
otro carrito de
compra y terminar el
proceso de compra?
N
C
S
B
iProcurement
Hacer Checkout
B
Peticionario
Peticionario
Si desea crear otro

carrito de compra
presione . (9)
Requisition Template:
El sistema presenta
como descripcin de la
requisicin la
descripcin del primer
artculo que aparece en
su documento. Si desea
cambiar el mismo, slo
borre la misma e
ingrese la deseada.
(12)
Peticionario
Presione el botn .
(10)
A
Peticionario
Presione el botn
para cerrar la pantalla.
(14)
Peticionario
Presione el botn .
(11)
N
Desea
cambiar la fecha en
que se requiere la
compra?
Peticionario
Haga clic en el botn
que aparece al lado de
dicho campo. (13)
Est
preparando una
requisicin para otro
solicitante?
Peticionario
Presione el icono .
(16)
signo % para buscar
todos los solicitantes o
ingrese un valor. (17)
Presione el botn .
(18)
lado del nombre. (19)
D
iProcurement
Hacer Checkout
D
Peticionario
Presione el botn
(20)
Desea
cambiar el
Departamento
solicitante?
Peticionario
Peticionario
Peticionario

signo % para buscar
todos los
Departamentos o
ingrese un valor. (22)
Presione el botn .
(23)
Haga clic ( al lado del
Departamento. (24)
Presione el botn .
(25)
Charge Account: El
sistema
automticamente
presenta la cuenta
asociada a la compra.
(26)
Haga clic directamente

sobre la cuenta. (27)
Presione el botn si
tiene que distribuir la
compra entre ms de
una cuenta. (28)
Si desea cambiar el
Departamento
solicitante, presione el
botn . (21)
N
Va a cargar la
compra a otra cuenta
o ms de una cuenta?
Peticionario
Presione el botn .
(29)
Para seleccionar otra
cuenta, presione el
botn . (30)
Detenga el cursor en el
segmento que desea
cambiar y seleccione
otro valor. (31)
Select: Haga clic al
lado de la combinacin.
(33)
Presione el botn .
(34)
E
iProcurement
Hacer Checkout
E
Peticionario
Desea aadir
ms cuentas?
S
F
Peticionario
Percent: Si va a
distribuir el cargo de
esta compra a base de
porciento, ingrese el
valor correspondiente
en este campo. El
sistema presenta el
remanente en la
siguiente columna. (35)
proceso, presione
para continuar con la
compra. (36)
Desea revisar
s las cuentas tienen
fondos?
Note to Buyer: Espacio

disponible para
ingresar un anota al
comprador (Opcional).
(41)
Peticionario
Presione el botn
para revisar si las
cuentas tienen fondo.
(37)
Desea volver
atrs para hacer
algn cambio?
Peticionario
Presione el botn
para continuar con la
compra. (38)
Para continuar presione
el botn . (39)
Justification: Si el
procedimiento lo
requiere, ingrese una
justificacin para su
compra. (40)
Peticionario
Si desea volver atrs
para hacer un cambio,
presione el botn .
(42)
Para continuar el
Checkout, presione .
(43)
Presione el botn .
(44)
G
iProcurement
Hacer Checkout
G
Peticionario
Si desea continuar
comprando, presione el
botn (45)
Fin
iProcurement
Copiar una Requisicin de Otra

Oracle iProcurement le permite crear una requisicin copindola de una ya existente, no
importa el estado de la misma. Una vez copiada la requisicin, el sistema la trata como un
documento nuevo y le asigna un nmero nico.
1.

2.
Vaya a la pestaa Requisitions, segn seala la flecha en la ilustracin anterior.
iProcurement
3.
Select: Haga clic al lado de la requisicin que desea copiar.
4.
Presione el botn
5.
Ya su requisicin ha sido copiada al carrito de compra.
6.
Presione el botn
7.
Contine con los pasos en la seccin Hacer Checkout.
iProcurement
Copiar una Requisicin de Otra

Ttulo de
Procedimiento
Inicio
Peticionario
Conctese a
iProcurement para
(1)
Vaya a la pestaa
Requisitions segn
seala la flecha en la
lado de la requisicin
que desea copiar. (3)
Ya su requisicin ha
sido copiada al carrito
de compra. (5)
Contine con los pasos
en la seccin Hacer
Checkout. (7)
Fin
iProcurement
Cambiar una Requisicin

Oracle iProcurement le permite llamar una requisicin desde su posicin en el proceso de
aprobacin, hacerle cambios y re-someterla. Una vez sometido el documento, ste sigue el
proceso de aprobacin. Una vez capturada la requisicin, todas las notificaciones para
aprobacin son canceladas y removidas del aprobador. Usted puede llamar requisiciones
con estado In-Process, Pre-Approved y Approved. Aquellas requisiciones que estn
aprobadas y tienen, al menos, una lnea convertida en orden de compra, no podrn ser
cambiadas.
1.

2.
Vaya a la pestaa Requisitions segn seala la flecha en la ilustracin anterior.
iProcurement
3. Select: Haga clic al lado de la requisicin que desea copiar.
3.
Presione el botn
.
iProcurement
El sistema presenta un mensaje de advertencia indicando que la requisicin va a ser

removida de donde se encuentre.
4.
Presione el botn
para detener el proceso
para continuar con el cambio.
iProcurement
Si desea cambiar la cantidad de la lnea, ir a tarea #5. Si no, ir a tarea #7.

Si desea eliminar alguna lnea de requisicin, ir a tarea #6. Si no, ir a tarea #7.
5.
Quantity: Si desea cambiar la cantidad, slo ingrese la misma.
6.
Si desea eliminar alguna lnea, presione el zafacn
7.
Para continuar, presione el botn
8.
Contine con los pasos en la seccin Hacer Checkout.
iProcurement
Cambiar una Requisicin

Ttulo de
Procedimiento
Peticionario
Desea
eliminar alguna lnea
de requisicin?
Inicio
N
A
Contine con los pasos

en la seccin Hacer
Checkout. (8)
Peticionario
Conctese a
iProcurement para
(1)
Vaya a la pestaa
Requisitions segn
seala la flecha en la
Presione el botn
para detener el proceso
para continuar con
el cambio. (4)
Fin
Peticionario
Quantity: Si desea
cambiar la cantidad,
slo ingrese la misma.
(5)
Peticionario
Desea
cambiar la cantidad
de la lnea?
Si desea eliminar
alguna lnea, presione
el zafacn . (6)
N
A
Peticionario
S
Para continuar,
presione el botn . (7)
iProcurement
Cancelar una Lnea de una Requisicin

Oracle iProcurement le permite cancelar una lnea o una requisicin completa. Si la
requisicin no ha sido convertida en una orden de compra, la cancelacin ocurre
inmediatamente. Si ya est dentro de una orden de compra, la cancelacin se convierte en
una solicitud que el comprador deber aprobar.
1.

iProcurement de su manual.
2.
Vaya a la pestaa Requisitions para buscar la requisicin que desea cancelar.
iProcurement
3.
Identifique la requisicin que desea cancelar.

Para asegurarse de que es la requisicin deseada, haga clic en el nmero para abrir el
documento.
4.
Select: Haga clic al lado de la requisicin que desea cancelar.
5.
Presione el botn
6.
Haga clic al lado de la lnea de la requisicin que desea cancelar.
7.
Presione el botn
iProcurement
8.
Cancel Line: El sistema indica con el valor Yes, la lnea de la requisicin que va a cancelar.
Si desea volver atrs para revisar alguna informacin, ir a tarea #9. Si no, ir a tarea #10.
9.
De ser necesario, presione
para volver atrs.

para someter la cancelacin.
11. Para ver el estado de su requisicin haga clic
12. El sistema presenta la confirmacin de que la lnea de su requisicin ha sido cancelada.
iProcurement
Cancelar una Lnea de una Requisicin

Ttulo de
Procedimiento
Inicio
Desea volver
atrs para revisar
alguna informacin?
Peticionario
Conctese a
iProcurement para
(1)
Vaya a la pestaa
Requisitions para
buscar la requisicin
que desea cancelar. (2)
Identifique la
requisicin que desea
cancelar. (3)
Haga clic ( al lado de la
lnea de la requisicin
Cancel Line: El sistema
indica con el valor Yes,
la lnea de la
requisicin que va a
cancelar. (8)
Peticionario
De ser necesario,
presione para volver
atrs. (9)
Peticionario
Presione el botn
para someter la
cancelacin. (10)
Para ver el estado de su
requisicin haga clic .
(11)
confirmacin de que la
lnea de su requisicin
ha sido cancelada. (12)
Fin
iProcurement
Cancelar una Requisicin

Oracle iProcurement le permite cancelar una lnea o una requisicin completa. Si la
requisicin no ha sido convertida en una orden de compra, la cancelacin ocurre
inmediatamente. Si ya est dentro de una orden de compra, la cancelacin se convierte en
una solicitud que el comprador deber aprobar.
1.

Para ms informacin de cmo conectarse a iProcurement vaya a la Seccin Conctese a
2.
Vaya a la pestaa Requisitions para buscar la requisicin que desea cancelar.
iProcurement
3.
Identifique la requisicin que desea cancelar.

Para asegurarse de que es la requisicin deseada, haga clic en el nmero para abrir el
documento.
4.
Select: Haga clic al lado de la requisicin que desea cancelar.
5.
Presione el botn
6. Presione el botn
iProcurement
Si desea volver atrs para revisar alguna informacin, ir a tarea #7. Si no, ir a tarea #8.
7.
De ser necesario, presione
8.
Presione el botn
9.
El sistema presenta la pantalla Confirmation en donde indica que su solicitud de

cancelacin ha sido sometida.
para volver atrs.

para someter la cancelacin.
10. Para ver el estado de su requisicin haga clic
iProcurement
Cancelar una Requisicin

Ttulo de
Procedimiento
Inicio
Desea volver
atrs para revisar
alguna informacin?
Peticionario
Conctese a
iProcurement para
(1)
Vaya a la pestaa
Requisitions para
Identifique la
requisicin que desea
cancelar. (3)
Peticionario
De ser necesario,
presione para volver
atrs. (7)
Peticionario
Presione el botn
para someter la
cancelacin. (8)
pantalla Confirmation
en donde indica que su
solicitud de cancelacin
ha sido sometida. (9)
Para ver el estado de su
requisicin haga clic .
(10)
Fin
iProcurement
Consultar el Estado de una Requisicin

Oracle iProcurement le permite consultar la informacin y estado de sus requisiciones. A
continuacin se presentan los pasos a seguir:
1.
Vaya a la pestaa Requisitions para buscar la requisicin que desea revisar.
2.
Presione le botn
iProcurement
El sistema presenta la pantalla Requisitions Search.

3.
Complete cualquier criterio de bsqueda presentado en pantalla.
4.
Presione el botn
El sistema presenta todas las requisiciones que cumplen con los criterios ingresados.
5.
Haga clic sobre el nmero o la descripcin de la requisicin que desea revisar.
iProcurement
6.
Para ver el detalle de la requisicin, presione
El sistema le presenta informacin de recepcin, facturas y pagos.

7.
Presione
para ver ms informacin sobre el documento.
iProcurement
8.
Revise la informacin de la requisicin. Luego presione
iProcurement
9.
Presione el botn
10. Haga clic sobre
para volver a la ventana Requisitions Search.
Si desea ingresar otros criterios para hacer bsqueda de requisiciones, ir a tarea #3. Si no,
ir a tarea #11.
para volver a la pantalla Requisitions.
iProcurement
iProcurement
Consultar el Estado de una Requisicin

Ttulo de
Procedimiento
Inicio
Peticionario
Vaya a la pestaa
Requisitions para
que desea revisar. (1)
Presione le botn (2)
Peticionario
Revise la informacin
de la requisicin.
Luego presione . (8)
Haga clic sobre para
volver a la ventana
Requisitions Search.
(10)
Peticionario
Complete cualquier
criterio de bsqueda
presentado en pantalla.
(3)
Haga clic sobe el
nmero o la descripcin
de la requisicin que
desea revisar. (5)
Para ver el detalle de la
requisicin, presione
(6)
Presione para ver
ms informacin sobre
el documento. (7)
Desea
ingresar otros
criterios para hacer
bsqueda de
requisiciones?
S
A
Peticionario
Presione el botn
para volver a la pantalla
Requitions. (11)
Fin
iProcurement
iProcurement

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Haga clic sobre la siguiente frase:

User Name: Ingrese su nombre de usuario.

Usted recibir un correo electrnico asignndole una contrasea provisional.

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En la seccin Change Password complete lo siguiente:

Old Password: Ingrese la contrasea que est utilizando

New Password: Indique la nueva contrasea

Repeat Password: Repita la nueva contrasea en este campo.

El sistema presenta una confirmacin de que su contrasea ha sido cambiada.

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Haga clic en el campo Preferences.

Se despliega la forma General Preferences

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Haga clic en iProcurement Preferences.

Aparece en la parte superior izquierda de la pantalla segn seala la flecha en la ilustracin

Need-By Date Time: Hora en que se requiere la entrega del producto.

Requester Name: Presione el icono

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Search By: Ingrese cualquier criterio para hacer la bsqueda.

Utilice el signo porciento (%) antes y despus de los valores ingresados.

Select: Haga clic al lado del nombre de la persona.

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Deliver-To Location: Este lugar est predeterminado en el sistema como el departamento al

Search By: Ingrese cualquier criterio para hacer la bsqueda.

Utilice el signo de porciento (%) antes y despus de los valores ingresados.

12. Presione el botn

para aadir las cuentas autorizadas.

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13. Presione el botn

para aadir los valores de la cuenta.

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14. Complete cada segmento de la cuenta contable:

15. Presione el botn

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16. Select: Haga clic al lado de la combinacin de cuenta.

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Nickname: Incluya un alias para la combinacin de cuenta.

Select: Haga clic al lado de la combinacin de cuenta.

18. Presione el botn