FORMULACION DE
ORGANIGRAMAS.
GUIA TECNICA
DOCUMENTO PRELIMINAR
PREPARADO POR
EL DR. JOSE RODRIGUEZ ARROYO.
ASESOR EN GESTION PUBLICA DEL CONSEJO NACIONAL DE
DESCENTRALIZACION CND.
FORMULACIN DE ORGANIGRAMAS
DR JOSE RODRGUEZ ARROYO
1.- CONCEPTOS BSICOS
1.1 Definicin de Organigramas
El organigrama es a representacin grfica mediante smbolos convencionales de la estructura
orgnica de una Institucin o Empresa. El organigrama como documento formal reflejar la
estructura administrativa es cogida y la interrelacin funcional entre sus componentes. Se le
conoce tambin como cartas o grficas de la Organizacin.
A travs de los organigramas se trata de representar: la desagregacin y el agrupamiento de
funciones; la estructura y niveles jerrquicos, la naturaleza de la Unidades Orgnicas, las
relaciones de autoridad responsabilidad, los canales formales de comunicacin, las jefaturas de
unidades, las relaciones entre los cargos, etc.
1.2 Utilidad e Importancia
La importancia de los organigramas radica en que permite observar como estn dispuestas y
relacionadas las partes constitutivas de una organizacin; as como dar a conocer con precisin el
lugar que le corresponde a cada unidad orgnica y trabajador dentro de la misma.
Particularmente, la aplicacin de los organigramas es importante porque:
- Permite visualizar los niveles jerrquicos y los que tienen poder de decisin; as
como las relaciones de autoridad responsabilidad.
-
Los organigramas ofrecen una gran utilidad como herramientas de comunicacin. A continuacin
sealaremos algunos de sus usos:
- Se usa para proveer un cuadro general de la estructura que permita su
comprensin y anlisis
-
2 CLASES DE ORGANIGRAMAS
Podemos distinguir las siguientes clases o tipos de organigramas.
2.1 Por la extensin
Organigrama Analtico
Es el que representa con detalle a todas las unidades estructurales, e incluye signos
convencionales para representar los enlaces o relaciones de la organizacin. Se utiliza
esencialmente con fines tcnicos.
Organigrama Sinttico
Es el organigrama que muestra las principales unidades estructurales de la organizacin, as como
las relaciones simples indispensables para que pueda ser comprendido.
2.2 Por la Informacin
Organigrama Estructural o Esquemtico
Es el que representa solamente las unidades estructurales de una organizacin
Organigrama Funcional
Es el que representa, adems de las unidades, las funciones que cumple y sus relaciones
jerrquicas y de coordinacin, consignando los propsitos, funciones o actividades de cada unidad
estructural.
Organigrama de Personal
Es el superpone al Estructural y Funcional es una relacin del nmero de cargos comprendidos
dentro de cada unidad estructural, constituyendo un resumen del cuadro orgnico de personal.
2.3 Otras Clasificaciones
Organigrama Formal
Es el que representa a la estructura formal de una organizacin existente.
Organigrama de Proyecto
Es el que representa a una organizacin que se crea o que se propone crear.
Organigrama de Levantamiento o Anlisis
Es el que representa la estructura real de una organizacin existente, se confecciona con la
informacin obtenida despus de un estudio o anlisis administrativo de la organizacin. Es un
organigrama real de momento.
Organigrama Efectivo o Real
Es el esquema de la estructura actual de un organismo tal como funciona. La estructura est en
constante desarrollo y se modifica cuando el organismo evoluciona.
2.4 Por la Forma de Representacin
REPRESENTACIN VERTICAL
REPRESENTACIN HORIZONTAL
REPRESENTACIN CIRCULAR
Secc.
GERENCI
A
GENERAL
Dpto.
REPRESENTACIN LINEAL
GERENCIA GENERAL
GERENCIA COMERCIAL
DEPARTAMENTO
PRODUCTO A
GERENCIA DE
PRODUCCIN
GERENCIA DE FINANZAS
Y CONTROL
DEPARTAMENTO
PRODUCTO B
3 DISEO DE ORGANIGRAMAS
3.1 Factores de la Organizacin a considerarse
Entre los factores organizativos que consideramos de mucha importancia para la diagramacin de
los organigramas tenemos.
Autoridad y Responsabilidad
Se representa por los niveles jerrquicos. Se considera en forma descendente la autoridad, en
tanto que la responsabilidad en las dos formas (Ascendente y Descendente) La responsabilidades
inherentes a la funcin que el individuo desempea, luego no se pierde por delegacin.
Facultad de Mando
Seala el derecho de dar instrucciones obligatorias y de tomar decisiones. Existe en todos los
niveles de la organizacin en forma delimitada y regulando las conexiones del mismo nivel.
Equilibrio Orgnico
Objetivo importante de la organizacin es conseguir el equilibrio dentro de la misma, es decir
conseguir que todas sus partes trabajen en el mayor rendimiento para la obtencin de la meta
propuesta. En tal sentido el proceso de departamentalizacin debe resguardar el equilibrio de la
estructura. Bsicamente, todo organigrama debe estructurarse teniendo en cuenta los siguientes
aspectos:
Diferenciar claramente, los diferentes tipos de unidades administrativas. Esto ya sea
por la nomenclatura, la ubicacin o el nivel.
Evitar el nmero excesivo de niveles jerrquicos en lo posible.
Asegurar que las personas o unidades son responsables slo ante un jefe.
Cada funcin necesaria para el cumplimiento de los objetivos del Organismo deber
integrarse a una unidad orgnica.
3.2 Elementos y signos convencionales para confeccionar un Organigrama
Elementos
Para el trazado de un Organigrama deber tenerse en cuenta la utilizacin de los siguientes
elementos, los cuales son pautas convencionales y en ningn caso reglas universalmente vlidas.
a) Las casillas.Que representan las diversas unidades estructurales del Organismo. Estas casillas son
generalmente rectngulos horizontales. La importancia de la unidad graficada generalmente se
manifiesta en el rea del rectngulo as como en la altura en el plano organizacional.
Los rectngulos a un mismo nivel generalmente sern del mismo tamao sobre la lnea horizontal.
Las casillas en lneas punteadas, indican estructuras por crear:
El espesor de las lneas de las unidades administrativas puede ser de 0.5 mm y de las lneas de
autoridad 1 mm. La lnea de autoridad o de mando principal, deber diferenciarse de las otras
hacindolas de mayor espesor.
c) La lneas punteadas
Sealan que existe relacin de coordinacin entre las Unidades.
d) Lneas quebradas
La desconcentracin, especialmente la Geogrfica o Territorial se expresa a travs de una lnea
Quebrada.
Ejemplo:
e) Puente
Se utiliza cuando por requerimiento de diseo se cruzan dos lneas sin que exista conexin entre
ellas.
(c)
(a)
(b)
e) Otros
Cuando existen varias Unidades equivalentes que acten en forma descentralizada y que por su
gran numero no pueden ser graficadas en un organigrama, stas se pueden abreviar, no
graficndolas todas, si no representndolas en la siguiente forma:
Asimismo, si se quiere expresar la idea de que en un nivel hay varias Unidades equivalentes, sta
se hace de la siguiente manera:
DIVISIN 1
DIVISIN 2
DIVISIN 3
Cuando una Unidad no existe, pero esta programada su creacin, se presenta as:
Cuando por razones de espacio, no pueden representarse todas las Unidades Administrativas en
forma horizontal sta podr hacerse en forma vertical como se indica en el ejemplo siguiente:
Campo de las
Unidades de
Apoyo
Campo de las
Unidades de Asesoria
ORGANOS DE DIRECCION
ORGANOS DE CONTROL
NIVEL DE DECISIN
FUNCION DETERMINANTE
ORGANOS CONSULTIVOS
ORGANOS
DE APOYO
NIVEL DE SERVICIOS
GENERALES
ORGANOS
DE LINEA
e) Los rganos podrn desagregarse en una mas unidades orgnicas, de acuerdo con la
necesidad debido a la magnitud de funciones que tiene que desarrollar.
Esta desagregacin puede ser la siguiente:
PARA LA ALTA DIRECCIN
- Despacho Ministerial
- Despacho del Vice Ministro
- Jefatura
- Direccin Tcnica
- Concejo Municipal
- Alcalda
- Direccin Ejecutiva
- Presidencia
- Gerencia General
PARA LOS ORGANOS DE LINEA
- Direccin General/ Gerencia Central
- Direccin / Gerencia
- Divisin
- Departamento
- Seccin
PARA LOS RGANOS DE ASESORAMIENTO, APOYO Y CONTROL
- Oficina o Inspectora
- Unidad
- rea
- Equipo
f)
DIRECTOR
SUBDIRECTOR
b) Cuando en una Direccin exista Director y ste delega en el Sub-Director
especficamente algunas responsabilidades de Direccin, de carcter tcnico y
administrativo, con exclusin de las otras, se representa la Direccin por dos
rectngulos separados, uno inmediatamente debajo y unido por una lnea continua
vertical. La lnea de mando se establece a travs del Sub-Director.
DIRECTOR
SUBDIRECTOR
c) Los cueros colegiados, directivos de funcin determinante e interpretativa, se
representan de la siguiente manera:
1. Cuando la Direccin ejerce la presidencia el Consejo se representa por medio
de un rectngulo de mayores dimensiones y ante puesto en la parte superior,
por un rectngulo menor donde se ubica la Direccin.
DIRECTOR
CONSEJO
CONCEJO
DIRECCION
3. Cuando la Direccin no participa del Cuerpo colegiado, el Consejo se representa
por un rectngulo que va en la parte superior y la Direccin por otro rectngula
que va en la parte inferior unido al primero por una lnea vertical de autoridad.
CONCEJO
DIRECCION
6.2 Representacin de rganos Consultivos
Los cuerpos colegiados consultivos, de funcin asesora, se representan por rectngulos ubicados
en el espacio funcional correspondiente a las estructuras de asesoramiento y a la altura de la Alta
Direccin.
ALTA DIRECCION
ORGANOS
CONSULTORES
UNIDAD DE
CONTROL
ALTA
DIRECCION
DIRECCION
ASESORIA
DIRECCION
APOYO
APOYO
DIRECCION
LINEA
6.7 Representacin de rganos Desconcentrados
La representacin de la o las Unidades Desconcentradas de un Organismo se har mediante
rectngulos que su ubicacin en la parte inferior de la grafica que se representan, utilizando para
ello los signos convencionales sealados anteriormente de tal forma que la o las desconcentradas
estn ceidas a la Direccin, por una lnea que baje a la parte superior media del rectngulo (s) de
dicha (s) Unidad (s).
DIRECCION
UNIDAD
ORGANICA A
UNIDAD
ORGANICA B
UNIDAD
DESCONCENTR
ADA
UNIDAD
ORGANICA C