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SIMSistemadeInformacinMisional

Sistema de
Informacin Misional
Manual de Usuario
MUPI V 0.4

Diseo, desarrollo e implantacin


del Sistema de Informacin Misional (SIM)
de la Procuradura General de la Nacin

ProcuraduraGeneraldelaNacin Synapsis

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NDICE

1.INTRODUCCIN

2.ASPECTOSGENERALESDELSISTEMA

2.1. QUESELSIM?

2.2. CALESOBJETIVODELSIM?

2.3. CULESSONSUSBENEFICIOS?

3.MODELODEPROCESOSDENEGOCIOQUEAPOYAELSIM

3.1. DESCRIPCINGENERALDELMODELODEPROCESOSDENEGOCIO
3.1.1 ActividadesComunesObligatoriasCOB
3.1.2 ActividadesEspecficasObligatoriasEOB
3.1.3 ActividadesComunesOpcionalesCOP
3.1.4 ActividadesEspecficasOpcionalesEOP
3.1.5 Instrumentos

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3.2. SIMBOLOGAYNOMENCLATURAUTILIZADAENLOSDIAGRAMASDEFLUJODE
ACTIVIDADES
DELOSPROCESOSMISIONALES

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4.DESCRIPCINDELSIM

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4.1 SUBSISTEMASDELSIM
4.1.1 SIMIP.SubsistemadeInformacinMisionaldelaPGN.
4.1.2 SIAM.SubsistemadeInformacindeApoyoalaMisin.
4.1.3 SIREL.SubsistemadeInformacinLegalyRelatora.
4.1.4 SIC.SubsistemadeInformacinCiudadana.
4.1.5 SIRI.SubsistemadeInformacindeRegistrodeSancioneseInhabilidades.

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4.2 FLUJOSDEINFORMACINENTREELSIMYOTROSSISTEMASDELAPGN

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5.GUADENAVEGACIN

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5.1 INGRESO

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5.2 DESCRIPCINDELAINTERFAZGRFICA

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5.3 ELEMENTOSENLAINTERFAZ
5.3.1 Cabezote
5.3.2 readeTrabajo

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5.4 LISTADETRABAJO

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5.5 FORMULARIOS
5.5.1 Ttulos
5.5.2 Subttulos
5.5.3 CamposdeTexto
5.5.4 reasdeTexto
5.5.5 ListasDesplegables
5.5.6 CampoAgregarInformacin
5.5.7 CasilladeVerificacin
5.5.8 CamposObligatorios
5.5.9 BarrasdeHerramientas
5.5.10 Botones
5.5.11 conos
5.5.12 MensajesdelSistema
5.5.12.1 MensajedeError
5.5.12.2 MensajesdeConfirmacin
5.5.12.3 MensajesdeAdvertencia
5.5.12.4 MensajesdeAlerta
5.5.12.5 Paginacin
6.

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TAREASCOMUNESPROCESOMISIONAL 30

6.1 PROCESOSCOMUNES
6.1.1 AsignarServidoresPGNMasivamente
6.1.2 EliminarAsociacinSolicitudesoCasos
6.1.3 RevisarAgenda
6.1.4 AsignarPoltica,ProgramayPrioridad
6.1.4.1 SeleccionarCaso
6.1.4.2 Polticas,ProgramayPrioridad
6.1.4.3 DatosComplementariosdelCaso.
6.1.5 CambiarTipodeProcesoMisional
6.1.6 DesagregarSolicitud
6.1.7 CerrarInstrumento
6.1.8 RegistrarelTrminoparaResponderSolicitud
6.1.9 CerrarProcesoMisional
6.1.10 IniciarProcesoMisionalporConsulta
6.1.11 GenerarDocumento
6.1.12 RegistrarAgenda
6.1.13 RegistrarObservacionesDocumento
6.1.14 RadicarDemandadeServicioSIM
6.1.15 IniciarInstrumentoJefedeDependencia
6.1.16 RepartoMasivodeCasos
6.1.17 ConsultadeRadicacionesenSIAF
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INTRODUCCIN
Este manual es una gua para el uso del sistema de informacin Misional (SIM) de La Procuradura
General de la Nacin (PGN), dirigido a todos los funcionarios (servidores) de la Entidad que
ejercen funciones misionales. En l se describen los aspectos ms importantes para la utilizacin
fcil de esta herramienta.
El diseo y desarrollo de este sistema lo efectu la firma Synapsis Ltda. con base en los productos
de la consultora realizada por la Universidad de los Andes, mediante la cual se evaluaron los
sistemas de informacin actuales, se optimizaron los macroprocesos de la PGN, se recomend
la arquitectura de sistemas de informacin para la Entidad en materia misional y se determinaron
los requerimientos funcionales y tcnicos del nuevo sistema.
El manual se ha estructurado en los siguientes captulos:
Aspectos generales del sistema Captulo 2: presenta la definicin del SIM y describe los
beneficios que se obtendrn con su utilizacin.
Modelo de Procesos de Negocio que apoya el SIM Captulo 3: explica el modelo optimizado de
procesos para las reas misionales que ser soportado por el sistema de informacin.
Descripcin del SIM Captulo 4: hace una breve descripcin de los mdulos que conforman el
SIM y los flujos de informacin de este sistema con otros sistemas de la PGN.
Gua de Navegacin Captulo 5: explica la interfaz grfica del sistema y la forma como el
usuario puede navegar por las distintas opciones del mismo.
Actividades comunes de los procesos misionales
Captulo 6: presenta la descripcin,
funcionamiento y navegacin de cada una de las tareas comunes en los procesos misionales.
Descripcin detallada del sistema para la funcin misional de intervencin Captulo 7: describe
paso a paso el desarrollo de la actividad misional de intervencin, explicando funcionalidad,
navegacin y aplicabilidad de esta.
Instrumentos para el proceso de intervencin Captulo 8: presenta cada uno de los instrumentos
que pueden ser relacionados en la funcin misional de intervencin, explicando su
funcionalidad.
Descripcin detallada del sistema para la funcin misional disciplinaria Captulo 9: hace un
recorrido por la actividad misional disciplinaria, analizando cada una de las tareas que la
componen y su aplicabilidad.
Instrumentos para el proceso disciplinario Captulo 10: explica los instrumentos que se pueden
relacionar en la funcin misional disciplinaria.
Descripcin detallada del sistema para la funcin misional preventiva Captulo 11: detalla cada
una de las tareas que componen el proceso misional preventivo, analizando su funcionalidad y
aplicabilidad en el SIM.
Instrumentos para el proceso preventivo Captulo 12: describe los instrumentos que pueden ser
relacionados en la funcin misional preventiva, explicando las actividades en las que se pueden
iniciar y su navegacin.

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2. ASPECTOS GENERALES DEL SISTEMA


En este captulo se describe qu es el SIM, cual es su objetivo y cules son los beneficios que se
obtendrn con su utilizacin.

2.1.

QU ES EL SIM?

Es el Sistema de Informacin Misional (SIM) de la Procuradura General de la Nacin que apoya


integralmente las funciones misionales de intervencin, disciplinaria y preventiva. Es un software,
moderno, integral y robusto que cubrir las necesidades de informacin de la PGN en las
diferentes dependencias que a nivel central y territorial componen actualmente en la entidad,
cubriendo la mayora del territorio nacional en donde hace presencia la PGN.

2.2.

CAL ES OBJETIVO DEL SIM?

El objetivo principal del SIM es prestar el soporte tecnolgico necesario a las funciones misionales
de la PGN para tener una Entidad ms efectiva en sus actuaciones en las tres reas misionales
sobre las cuales tiene cobertura el sistema.

2.3.

CULES SON SUS BENEFICIOS?

El SIM es un sistema de informacin orientado a la Web, cuyo uso ofrece los siguientes beneficios
para la Entidad:

Integracin de las funciones misionales: El sistema permitir conocer a quienes ejercen funciones
en una de las reas misionales la gestin que ha realizado la Entidad en las otras reas,
integrando la informacin para que el usuario interno pueda consultarla on line con el fin de
adoptar decisiones acorde con las tendencias de la PGN en los asuntos puestos a su
consideracin y cuyo trmite haya sido adelantado, por razn de su temtica, en cualquiera de
las otras misionales.

Procedimientos homogneos: La Entidad contar con un sistema diseado bajo procedimientos


estandarizados que le permitir trabajar de una manera similar y ms efectiva en todas las reas
misionales. Lo que a su vez facilitar la unificacin de actividades y criterios al interior de la PGN
y la capacitacin de nuevos funcionarios, dando al servidor PGN, antiguo o nuevo, el
conocimiento integral de la funcin constitucional que cumple la entidad, forjando en stos una
nueva cultura de manejo de la informacin.

Apoyo a la estrategia: Cada Caso que ingrese al SIM se podr alinear con uno o varios objetivos
de la estrategia de la Entidad, dejando disponible la informacin para hacer seguimiento a los
avances obtenidos en los objetivos estratgicos.

Seguimiento efectivo: Se podr realizar seguimiento a nivel de Caso, funcionario, delegada,


provincial y regional generando reportes cuyos indicadores pueden ser generados de acuerdo a
la necesidad, lo que permitir contar con herramientas efectivas para adoptar los correctivos del
caso cuando se requieran.

Elaboracin de documentos y Control documental: El sistema cuenta con funcionalidades que


permite generar con la informacin almacenada en los diferentes casos de las reas misionales
todos aquellos documentos que sean necesarios para plasmar las decisiones adoptadas en las
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dependencias, adems se tendrn controles efectivos de la informacin asociada a un Caso. El


sistema puede almacenar y referenciar la informacin digital (fotos videos documentos).

Informacin disponible y en lnea: El sistema ofrecer reportes y consultas que brindarn, desde
informacin estadstica completa de las actividades misionales adelantadas por la Procuradura
a nivel nacional, hasta el control de actividades del da a da, por ejemplo: cargas de trabajo,
ndices de productividad, alertas tempranas y notificacin de vencimientos.

Homogenizacin en las actuaciones: La PGN contar con un sistema en el que cada Caso se
clasifica bajo una nica temtica que orienta y apoya su desarrollo. Durante el registro del
Caso, el sistema brindar consulta directa de informacin de doctrina, jurisprudencia y
normatividad como herramienta de apoyo para unificar los criterios de actuacin.

Gestin del conocimiento: Con la utilizacin del sistema se alimentarn las bases de datos que
conformarn la memoria institucional.

Acercamiento al ciudadano: El sistema apoyar la interaccin con la ciudadana facilitando, a


travs de Internet, el registro de solicitudes y la consulta del estado en que stas se encuentran,
y adems ofrecer informacin estadstica de la gestin de la PGN de inters general.

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3. MODELO DE PROCESOS DE NEGOCIO QUE APOYA EL SIM


La consultora efectuada por la Universidad de los Andes propuso el Modelo de Procesos de
Negocio optimizado que debe apoyar el sistema de informacin. Synapsis Ltda teniendo como
punto de partida dicha propuesta, estructur los procesos que corresponden a las funciones
misionales de la PGN, los cuales fueron validados y aprobados por las directivas y un grupo
representativo de funcionario de la Entidad, constituyndose en la base para la construccin del
SIM.
A continuacin se realiza un resumen del Modelo de Procesos de Negocio aprobado por la PGN
para el Sistema de Informacin Misional (SIM):

3.1.

DESCRIPCIN GENERAL DEL MODELO DE PROCESOS DE NEGOCIO

En el contexto del Sistema de Informacin Misional de la Procuradura General de la Nacin, se


utilizar el concepto de Proceso de Negocio, para hacer referencia a los procesos
correspondientes a las funciones misionales de Intervencin, Prevencin y Disciplinaria. Un
proceso se define como una secuencia de actividades que generan un valor agregado sobre
una entrada de un producto (peticiones, quejas, etc.) para conseguir un resultado o salida de
otro producto (fallos, conceptos, requerimientos etc.) que satisfaga las necesidades y
expectativas del cliente, en nuestro caso los ciudadanos.
De acuerdo con el estudio de los procesos misionales de la PGN, stos tienen entradas y salidas
determinadas. Sin embargo, las actividades de los procesos y la secuencia de las mismas son
dinmicas.
Dentro de las entradas se encuentran las quejas, las solicitudes de parte, actuaciones de oficio y
comunicaciones de las autoridades. Respecto a las salidas, pueden clasificarse en: Productos
principales de la funcin constitucional (ejemplo: fallos, conceptos, informes, acciones)
Productos asociados (ejemplo: certificado de antecedentes) Informacin del proceso (ejemplo:
informacin de seguimiento para validar cumplimiento de objetivos institucionales) e Informacin
legal (ejemplo: relatora). Ver Imagen31.

Imagen31

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Para el anlisis de la dinmica de los procesos de negocio de la PGN, se utiliz la tcnica de


escenarios contrastados, con el fin de determinar qu elementos son comunes y cules no. Para
ello, se construy la matriz que se muestra en la Imagen3 2 :

Imagen32
La matriz cruza dos tipos de variables representativas de los procesos:

Tipo: variable que mide si las actividades se realizan en todas las misionales o si son
particulares para alguna de ellas. Es decir, clasifica las actividades independientemente
de la funcin constitucional. Para su medicin se definieron dos estados:

Comn: es aquel que se realiza en todas las reas misionales.


Especfico: es aquel que se realiza en forma particular en un rea misional y es
exclusivo de sta.
Presencia: variable que mide el grado con el cual la actividad se realiza y para ello se
definen dos estados.

Obligatorio: Debe realizarse para que el proceso sea vlido.


Opcional: No siempre se presenta y depende de la dinmica del proceso y de las
decisiones que tomen los actores.

Con base en ese anlisis se obtiene que los procesos misionales de la PGN se pueden representar
a travs de flujos de trabajo paralelos, como se ilustra en la Imagen33. Dicha grfica muestra tres
zonas principales:

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Imagen33

Zona A: corresponde a todos aquellos procesos que son particulares de cada rea
misional, pero que no son obligatorios en todos los Casos, es decir a los Procesos
Especficos Opcionales (cuadrante 4 de la Imagen 2).

Zona B: Representa las Actividades Comunes Obligatorias (cuadrante 1 de la Imagen 2)


las cuales siempre tienen que realizarse en todas las reas misionales, y por las
actividades especficas obligatorias (cuadrante 2 de la Imagen 2). Esta zona constituira
la llamada autopista o flujo principal.

Zona C: Se encuentran todas las actividades comunes opcionales (cuadrante 3 de la


Imagen 2) como los instrumentos que por su naturaleza son dinmicos y no siempre
estn presentes.

Del anterior anlisis se concluye que es posible que la PGN trabaje como una organizacin
orientada por procesos, en razn a que las funciones constitucionales que le han sido
encomendadas tienen un gran nmero de elementos comunes a nivel de los componentes de
un proceso (entradas, procesamiento de la informacin y salidas similares) y adems es posible
construir un marco general para ser el hilo conductor de las actuaciones de la Entidad, el cual es
similar para todos los procesos misionales o de negocio.
A continuacin se describen las actividades comunes obligatorias, las actividades especficas
obligatorias, las actividades comunes opcionales y las actividades especficas opcionales que
se identificaron en los procesos misionales.
3.1.1

Actividades Comunes Obligatorias COB

Las Actividades Comunes Obligatorias son aquellas que aplican para todas las reas misionales y
constituyen la autopista o flujo principal. Son las siguientes:

Radicar y Valorar Solicitud


Actividad orientada a radicar las solicitudes (demandas de servicio) que llegan a la PGN y a
analizar si la Entidad es competente para tramitar la solicitud. Tambin se pueden radicar los
trmites internos que se inician por diferentes eventos internos o externos tales como el inicio de
de la actuacin oficiosa emprendida por la PGN o derivada de la notificacin ante una
autoridad judicial.

Clasificar Asunto y Asignar Competencia


Actividad dirigida a clasificar las solicitudes (demandas de servicio) radicadas, a evaluar y
asignar la dependencia competente para conocer la solicitud que da inicio al proceso. Cuando
se trata de demandas de servicio de origen externo, si la competencia no es de la PGN se remite
a la autoridad competente. En esta actividad se debe revisar si existe asunto en trmite por los
mismos hechos para no generar duplicidad.
La asignacin de la dependencia PGN competente corresponde a un reparto que se har
directo (cuando por especialidad solo exista una dependencia competente para actuar) o por
distribucin de cargas y prioridades (cuando existan varias dependencias competentes).
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Asignar Servidor Pblico


Actividad orientada a designar el servidor PGN (perteneciente a una dependencia) o el equipo
de trabajo (conformado por servidores de una o varias dependencias) que se har cargo del
asunto.

Evaluar Asunto
Actividad dirigida a valorar inicialmente los hechos que soportan el asunto registrado en la PGN,
y determinar si amerita actuacin de la PGN.

Abrir Caso
Actividad mediante la cual el servidor PGN avoca el conocimiento de un asunto de su
competencia e inicia la correspondiente actuacin de la PGN.

Verificar Hechos
Actividad mediante la cual el servidor PGN obtiene, verifica y confronta las pruebas,
argumentos, justificaciones, evidencias o explicaciones relevantes, para comprobar el
cumplimiento, omisin o extralimitacin de los mandatos legales.

Establecer Marco Normativo


Actividad dirigida a la identificacin de las normas, la doctrina y la jurisprudencia bajo las cuales
se evaluar y decidir el Caso por parte del servidor PGN.

Evaluar y Decidir Caso


Actividad mediante la cual el servidor PGN pondera y evala los hechos con los elementos de
prueba recolectados y los confronta con el marco normativo, y con base en esa evaluacin
toma una decisin o define una actuacin.

Cerrar Caso
Actividad por medio de la cual se da por terminada toda la accin asociada a un Caso y cesa
la actuacin de la PGN.

Archivar Documentacin
Actividad que se presenta una vez se presenta el cierre del Caso y consiste en remitir la
documentacin asociada a ste (expediente) al archivo central de la Entidad.

3.1.2

Actividades Especficas Obligatorias EOB

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Las actividades especficas obligatorias son aquellas que se realizan en forma particular en un
rea misional, las cuales deben realizarse para que el proceso sea vlido. Dentro del proceso
misional de intervencin se identific la siguiente actividad como especfica obligatoria:

Actuar ante Autoridad o Directamente


Es el conjunto de actividades que dependiendo de cada procedimiento de intervencin en
particular, desarrollar el servidor PGN teniendo siempre como sustento la evaluacin realizada
antes de la apertura del Caso y/o la verificacin de hechos y definicin del marco normativo
que se realiza una vez se ha abierto el Caso.

3.1.3

Actividades Comunes Opcionales COP

Las actividades comunes opcionales son aquellas que se realizan en todas las reas misionales
pero que no siempre se presentan sino que dependen de la dinmica del proceso y de las
decisiones que tomen los actores.
Dentro de estas actividades se encuentran las de adoptar y resolver instrumento. Los
instrumentos son un conjunto de actividades que se desarrollan a partir de un evento que puede
presentarse en el curso de los procesos misionales y que puede afectar el desarrollo de los
mismos y generar actividades adicionales.
En el numeral 3.1.5 se presentan los instrumentos identificados en los procesos misionales, algunos
de los cuales son comunes a todas las reas y otros son especficos de alguna de ellas.

3.1.4

Actividades Especficas Opcionales EOP

Las actividades especficas opcionales son aquellas que se realizan en forma particular en un
rea misional pero que no siempre se presentan sino que dependen de la dinmica del proceso
y de las decisiones que tomen los actores.
Las siguientes son las actividades especficas opcionales identificadas:

Aplicar Sancin
Actividad orientada a registrar en el sistema de Informacin SIRI, una sancin, prdida de
investidura o inhabilidad derivada de un fallo proferido en un proceso disciplinario.

Tomar Medidas Preventivas


Esta actividad se genera cuando la PGN, en un proceso disciplinario, considera necesario
solicitar la suspensin del procedimiento administrativo, actos, contratos o su ejecucin para que
cesen los efectos y se eviten los perjuicios que se puedan causar al orden jurdico o al patrimonio
pblico. (Artculo 160 Ley 734 de 2002).

Ejecutar Accin Preventiva y Hacer Seguimiento


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Actividad donde se registra la ejecucin de las acciones preventivas planeadas y el seguimiento


efectuado sobre las acciones definidas con respecto a un Caso preventivo.

3.1.5

Instrumentos

En la Imagen 3 4 se muestra la clasificacin de los instrumentos segn el proceso misional. Algunos


de ellos son comunes a todas las reas misionales, pero otros son especficos de una de ellas.

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Matrizde
Instrumentos

ProrrogaoSuspensin

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ProcesoDisciplinario

Procesode
Intervencin

ProcesoPreventivo

Instrum entode Suspensin


Instrum entode Pro rroga
Instrum entode Nul idad

Instrumen topara De signa r


Ag enciaEspe cia l

Asi gnaci nde


Funcionario
Instrum entopa raDesign ar
NuevoFuncionario

Instrumen topara De signa r


Nu evoFuncio nario

In strum entop araDesig nar


NuevoFuncionari o

Instrum entopa raDesign ar


ComisinEspe ci al

Instrumen topara De signa r


Co misi nEspecial

In strum entop araDesig nar


Comisin

Instrum entopa raComisin


pa raPrcticadePrueba s

In strum entod eAsigna ci nde


Funcionario paraVerifica ci ny
Seguim iento

Instrum entopa rala


Habilita ci ndelCasoa
Funcionario parala Instrucci n
yJuzgam iento
Instrum entopa ralaRemisin
de lCasoaFuncionariopara la
InstruccinyJuzga miento

Causal es

Trasl adode
Com petenci as

Recursos

Instrum entode Inhab ilidad

Instrumen todeInhabil idad

Instrum entode Imped imento

Instrumen todeImpedi mento

Instrum entode Recusacin

Instrumen todeRecusacin

Instrum entode
Incom patibi lidad

Instrumen tode
Incomp atibilid ad

Instrum entode Con flictode


Interese s

Instrumen todeConflictode
Intereses

Instrum entode Con flictode


Compe tencias

Instrumen todeConflictode
Co mpete ncias

Instrum entoT rasladode


Compe tenciaInstitucion al

Instrumen toT rasla dode


Co mpete nciaInstituciona l

In strum entoT rasladod e


Compe tenciaIn stitu cio nal

Instrum entoT rasladode


Compe tenciapo rDep enden ci a

Instrumen toT rasla dode


Co mpete nciaporDepe ndencia

In strum entoT rasladod e


Compe tenciap orDe pende ncia

Instrum entoT rasladode


Compe tenciapo rFuncion ario

Instrumen toT rasla dode


Co mpete nciaporFunciona rio

In strum entoT rasladod e


Compe tenciap orFuncio nario

Recurso deReposicin
Recurso deApelacin
Recurso deQuej a
Instrum entode Con sulta

OtrosInstrum entos

Instrum entopa raRevocatoria


Directa
Instrum entopa raSolicitudd e
Revocatoria Dire cta
Instrum entopa raVariacin
PliegodeCargos
Instrum entopa raIncide ntes
Instrum entopa raAcu mulacin
Instrum entopa raCumplim iento
de FallosdeT utela s

Imagen34

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3.2.

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SIMBOLOGA Y NOMENCLATURA UTILIZADA EN LOS DIAGRAMAS DE FLUJO DE


ACTIVIDADES DE LOS PROCESOS MISIONALES

Para cada uno de los procesos misionales, Synapsis Ltda. desarroll el diagrama de flujo de
actividades correspondiente, basado en el Modelo de Procesos de Negocio establecido. Tales
diagramas de flujo se muestran en los captulos de este manual en los que se describe la
utilizacin del sistema para cada funcin misional. La simbologa utilizada en los diagramas en
mencin es la siguiente:

Eventos
Indican que algo sucede en el
proceso,
un
disparador
o
resultado de una accin.

Inic io

Inicio

Ac tiv idad

Intermedios
Finales

Decis in?
[No]
[Si]

Actividades
Indican tareas que se deben
ejecutar. Tambin pueden indicar
subprocesos.

Cancelacin

OtraActiv idad
Bifu rcac in

Vas de Salida (Gateways)


Decisiones
Actividad

Actividad

Bifurcacione
s
Uniones

Un in

Final

Con respecto a la nomenclatura de las actividades, stas van precedidas de tres letras, las
cuales denotan el tipo de actividad as:
COB: actividades comunes obligatorias.
EOB: actividades especficas obligatorias.
COP: actividades comunes opcionales.
EOP: actividades especficas opcionales.

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4. DESCRIPCIN DEL SIM

El SIM est conformado por los cinco subsistemas (ver Imagen 4 1) que se describen a
continuacin:

4.1 SUBSISTEMAS DEL SIM

SIC

S
IR
I
S

IR

IA

SIMIP

SIC

Imagen41

4.1.1

SIMIP. Subsistema de Informacin Misional de la PGN.

Es el subsistema central de la Entidad, el cual permite registrar y controlar las acciones y


actuaciones de la PGN en las reas preventivas, disciplinarias y de intervencin, velar por el
debido proceso, minimizar la carga operativa y facilitar la unificacin de criterios en las funciones
misionales. Ofrece la administracin de las solicitudes de actuacin, el manejo de prioridades de
actuacin y la apertura y administracin de los Casos.
4.1.2

SIAM. Subsistema de Informacin de Apoyo a la Misin.

Su objetivo principal es facilitar la administracin de recursos para adelantar la funcin misional.


Es decir, todos aquellos elementos e informacin para la atencin de solicitudes y la ejecucin
de los Casos ofreciendo administracin de informacin de los servidores pblicos, administracin
de informacin requerida por otros subsistemas SIM, manejo del banco de plantillas y la
administracin de recursos y oficios.
4.1.3

SIREL. Subsistema de Informacin Legal y Relatora.

Apoya la labor de relatora y la de recopilacin y clasificacin de la informacin jurdica


requerida por los servidores de nuestra Entidad para ejercer sus funciones misionales. Ofrece
administracin del catlogo de reas temticas, descriptores y restrictores, registro,
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administracin y consulta de legislacin, doctrina y jurisprudencia, registro y administracin de


informacin de decisiones sobre Casos de la Entidad.

4.1.4

SIC. Subsistema de Informacin Ciudadana.

Apoya la atencin y el contacto con la ciudadana. Mediante un sitio Web, facilitar el registro
de solicitudes por parte de los ciudadanos, as como la retroalimentacin sobre las actuaciones
y el estado general de los Casos en la Entidad. El SIC permite ajustar la informacin al carcter
del solicitante y al estado de los procesos. Ofrecer registro y consulta de solicitudes, ejecucin
de procesos disciplinarios en oficinas de control interno de otras entidades, generacin de datos
estadsticos para seguimiento y evaluacin de servicio, y consulta de legislacin y relatora de la
Procuradura General de la Nacin.
4.1.5

SIRI. Subsistema de Informacin de Registro de Sanciones e Inhabilidades.

Corresponde al actual Sistema de Informacin de la Entidad que se integra al SIM, el cual


permite llevar un registro ordenado de sanciones e inhabilidades, expedir certificados de
antecedentes en condiciones de seguridad y generar reportes gerenciales de antecedentes.

4.2 FLUJOS DE INFORMACIN ENTRE EL SIM Y OTROS SISTEMAS DE LA PGN


El Sistema de Informacin Misional tendr relacin automtica con el mdulo de
correspondencia del Sistema Administrativo y Financiero SIAF, pues tomar de este ltimo la
informacin bsica y el nmero de radicado de las demandas de servicio que all se registren.
Adicionalmente, le informar la etapa del trmite en la cual se encuentren las demandas de
servicio.

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5. GUA DE NAVEGACIN
En este captulo se describe la forma como el usuario puede navegar a travs del sistema. Se
explica detalladamente el ingreso al SIM y se especifican cuales son los elementos de la interfaz
grfica incluyendo conos, botones, mensajes, formularios, opciones y tipos de cambios utilizados.

5.1 INGRESO
Para Ingresar al sistema SIM, el usuario debe hacer clic sobre el cono del navegador de INTERNET
EXPLORER, que se encuentra en el Escritorio de Windows o al oprimir el Botn Inicio (ver Imagen
5 1).

Imagen51
Una vez ejecutado este paso, se abre una ventana que muestra en la parte superior la siguiente
barra frente a Direccin, (ver Imagen 5 2):

Imagen 5 2

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Esta barra ofrece la opcin de ingresar cualquier direccin o vnculo que lleva a la informacin
que contiene un sitio en Internet. Para ingresar al SIM, digite en el campo correspondiente la
direccin: http:// sim.procuraduria.gov.co
A continuacin el sistema abre la pantalla Inicio de Sesin en la que el usuario debe escribir su
usuario y clave en los espacios correspondientes y luego hacer clic en el botn Ingresar, (ver
Imagen 5 3).

Imagen 5 3

Nota: Los datos de usuario y la clave corresponden al inicio de sesin de Windows o del correo
electrnico Institucional.
El usuario debe ser autorizado y la contrasea debe corresponder, de lo contrario, el sistema
mostrar un mensaje de error y no permitir continuar.
La sesin se cierra luego de 10 minutos de inactividad. El usuario tendr que volver a ingresar.

5.2

DESCRIPCIN DE LA INTERFAZ GRFICA

La pantalla del sistema est dividida en 2 zonas cabezote y rea de trabajo. Que se
describen a continuacin, (ver Imagen 5 4).

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18

ManualdeUsuario

SIMSistemadeInformacinMisional

Imagen 5 4
Cabezote
Esta zona contiene informacin que permanecer visible durante toda la navegacin que el
usuario realice. Incluye: Nombre de usuario / Fecha / Men Principal /Salida Segura/ Accesos
directos.

rea de Trabajo
Esta zona corresponde al rea en la cual el usuario interacta con las diferentes actividades y
opciones del sistema y vara de acuerdo a la actividad realizada. Contiene espacios para la
informacin como: la Ruta de ubicacin/ Titulo principal/ Mensajes / Ayuda / Formularios / Lista
de tareas, los cuales se describen ms adelante.

5.3

ELEMENTOS EN LA INTERFAZ

5.3.1

Cabezote

A continuacin se describen los diferentes elementos que el usuario va a encontrar en el


cabezote, (ver Imagen 5 5 ).

Imagen 5 5
1. conos de acceso directo.
conos que permiten el acceso a las acciones que el usuario realiza con ms frecuencia.
Se definen de acuerdo al perfil del usuario.

2. Men.
El usuario puede acceder a diferentes opciones segn su perfil. El men est organizado
de la siguiente forma:
Inicio: Ubica al usuario en la pantalla Lista de Trabajo donde se muestra la lista de
tareas que tiene a su cargo ese usuario.
Administracin: al hacer clic en esta opcin el usuario accede a los recursos de
seguridad dependiendo del perfil.
Procesos: a travs de esta opcin el usuario puede acceder a las tareas comunes de
cada uno de los procesos misionales o para todos los procesos comunes.
Relatora: el usuario puede buscar y visualizar las actividades de relatora que se han
asignado como la administracin de documentos, consultar documentos generados, o
el contenido de estos, entre otros.
Consultas: permite realizar consultas relacionadas a las actividades desarrolladas.
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ManualdeUsuario

SIMSistemadeInformacinMisional

Reportes: al hacer clic en este botn el usuario puede buscar los reportes que se han
generado o que puede generar en las diferentes actividades.

3. Nombre del usuario que ingres al aplicativo, fecha y hora.


Cuando el usuario ha ingresado aparecen los nombres y apellidos, identificando la hora y
la fecha actual. Al ubicar el cursor sobre el cono que se encuentra antes del nombre, se
despliega un recuadro con el perfil del usuario.
4. cono Salir.
Permite al usuario salir del sistema y cerrar la sesin, realizando previamente la verificacin
de la existencia de formularios abiertos para que se guarden o se cierren antes de
ejecutar la salida.
5.3.2

rea de Trabajo

A continuacin se explica cada uno de los elementos que componen el rea de trabajo y su
aplicabilidad, (ver Imagen 5 6 ).

Imagen 5 6
1. Ruta de Ubicacin: informa al usuario en que seccin y ruta del sistema est ubicado
actualmente
2. Ttulo indicando en que seccin est ubicado el usuario
3. cono que permite al usuario acceder a la ayuda en lnea.
4. Zona del contenido en el rea de Trabajo: corresponde a la Lista de Trabajo o a un
formulario especfico dependiendo de la actividad en que se encuentre el usuario.
5. En las listas, aparece el paginador que permite al usuario acceder a las diferentes
pginas de las mismas.

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20

ManualdeUsuario

SIMSistemadeInformacinMisional

5.4 LISTA DE TRABAJO


Esta es la primera pantalla que el usuario encuentra al ingresar al sistema y cada vez que finaliza
una actividad. La utilidad de esta pantalla se asemeja a la que presta la bandeja de entrada
del Outlook. En ella cada funcionario va a encontrar las demandas de servicio o Casos que le
han sido asignados y los que se encuentra tramitando. En la medida en que el funcionario va
dando trmite a una actividad, sta desaparece de la Lista de Trabajo y el sistema
automticamente le despliega la siguiente actividad.

Los datos que se pueden visualizar en esta lista estn organizados en columnas y son los
siguientes, (ver Imagen 5 7).

Imagen 5 7
1. Prioridad: indica con banderas de color rojo, amarillo y verde el grado de prioridad o de
importancia que tiene la demanda de servicio o el Caso, as: bandera verde: baja,
bandera amarilla: media y bandera roja: alta.
2. Descripcin de la solicitud: Indica (con un recuadro) brevemente el asunto o materia
sobre la cual versa la peticin de servicio.
3. IUS: es el Identificador nico de Solicitud el cual corresponde al nmero de radicacin en
el Sistema SIAF.
4. IUC: es el Identificador nico del Caso, asignado por el SIM automticamente cuando el
funcionario decide Abrir el Caso.
5. Proceso: este dato indica principalmente el rea misional a la cual corresponde el caso:
Preventivo, Intervencin o Disciplinario.
6. Actividad: se refiere a cada una de las actividades que conforman el proceso misional.
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21

ManualdeUsuario

SIMSistemadeInformacinMisional

7. Estado actual: indica el estado de la actividad.


8. Fecha Asignacin: relaciona la fecha en que se inici la actividad.
9. Control de Trminos: Informa los vencimientos de los Casos asignados
10. Bsqueda Avanzada de Tareas: Permite, a partir de criterios de bsqueda previamente
establecidos en el sistema,
ubicar determinado asunto en trmite, por Proceso,
Actividad, Fecha Inicial, Fecha Final, IUS (Identificador nico de Solicitud) o IUC
(Identificador nico de Caso).

Si el usuario desea organizar la informacin, debe hacer clic en el ttulo del campo
correspondiente y el sistema muestra los datos de forma ascendente o descendente.

5.5 FORMULARIOS
Al inicio de cada una de las actividades de su Lista de Trabajo, el usuario, dependiendo del
proceso misional en el que est trabajando, puede observar un formulario este est compuesto
por opciones, en las cuales debe ingresar la informacin correspondiente, (ver Imagen 5 8).

Imagen 5 8
Para ingresar a cada opcin del formulario, el usuario debe hacer clic en la pestaa
correspondiente, (ver Imagen 5 9).

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22

ManualdeUsuario

SIMSistemadeInformacinMisional

Imagen 5 9

Una vez ingresa a la opcin especfica del formulario, el usuario puede encontrar los siguientes
elementos:
5.5.1

Ttulos

Corresponde al nombre de la tarea escogida de la


Lista de Trabajo
5.5.2

Subttulos

El usuario puede ver la informacin contenida


en los formularios agrupada por temas
especficos detallados en los diferentes
subttulos estos estn identificados con un
cuadro Azul previo al nombre del subttulo.
5.5.3

Campos de Tex to

En algunos casos el usuario encontrar espacios


en donde debe diligenciar el campo con la
informacin correspondiente.
5.5.4

reas de Texto

En estos campos el usuario debe ingresar


informacin relacionada con motivaciones,
razones o anexos a las decisiones tomadas en
las diferentes actividades.

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23

ManualdeUsuario
5.5.5

SIMSistemadeInformacinMisional

Listas Desplegables

En estas listas el usuario debe desplegar el men


y seleccionar la opcin adecuada o pertinente.

5.5.6

Campo Agregar Informacin

En este campo el usuario debe seleccionar la


opcin adecuada y agregarla con el cono >, si
desea eliminar una seleccin debe hacer clic
en el cono <.

5.5.7

Casilla de Verificacin

En algunas actividades el usuario debe


seleccionar una sola opcin, para activarla
debe hacer clic dentro de la casilla de
verificacin.

5.5.8

Campos Obligatorios

El sistema muestra al usuario los campos que


son obligatorios marcados con un asterisco de
color rojo para cada proceso.

5.5.9

Barras de Herramientas

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24

ManualdeUsuario

SIMSistemadeInformacinMisional

Esta barra est presente cuando el usuario


necesita aplicar algn instrumento o funcin
determinada dentro del rea de trabajo en una
Actividad.
Para desplegar esta opcin el usuario debe
hacer clic en el cono
ubicado en la parte
superior del formulario, para minimizar y generar
ms espacio en el rea de trabajo el usuario
debe hacer clic en el cono .
Lo primero que el funcionario encontrar sern
los instrumentos agrupados en categoras segn
el rea misional. En una zona especial el usuario
podr tener funciones determinadas, estas se
mostrarn a travs de conos y de la barra
denominada Funciones.

5.5.10 Botones
En la siguiente tabla se relacionan los botones ms utilizados en el sistema SIM.

Inicio: Ubica al usuario en la pantalla Lista de


trabajo donde se listan las tareas

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25

ManualdeUsuario

Finalizar: Se utiliza para finalizar


actividades de los procesos misionales.

SIMSistemadeInformacinMisional

las

Cancelar: Lleva al usuario fuera de la


actividad que estaba realizando y lo ubica
en la pantalla Lista de Trabajo.

Guardar: Almacena temporalmente la


informacin ingresada en los campos de
cada una de las actividades

Buscar: Al hacer clic en este botn


dependiendo del criterio de bsqueda,
muestra la informacin requerida de
personas, funcionarios, autoridades, etc.

Agregar: Permite adicionar al formulario de


manera permanente la informacin digitada
en un rea de texto.

Evaluar Duplicidad: Se realiza para revisar si


existe un asunto en trmite asociado con los
datos bsicos de la solicitud.

Generar: Al hacer clic en este botn el


usuario genera documento.

Guardar Documento: Se utiliza para guardar


el documento en el sistema.

Nuevo: Se utiliza cuando se desea crear o


adicionar un nuevo documento.

Actualizar
Seleccin:
Se
utiliza
para
actualizar la seleccin de una poltica al
Caso.

Aceptar: Se utiliza para confirmar que el


usuario desea finalizar la actividad misional
que estaba realizando.

Cancelar: Al hacer clic en este botn, el


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ManualdeUsuario

SIMSistemadeInformacinMisional

usuario regresa al men principal de la


actividad misional.

Elementos para personas: Permite buscar y/o


seleccionar
a
Personas,
Intervinientes,
Destinatarios o Apoderados de acuerdo a la
actividad que se est realizando

Elementos para Entidades: Permite Buscar


y/o Seleccionar una Entidad de acuerdo a
la actividad que se est desarrollando

Elementos para Funcionarios: Permite


Buscar y/o Seleccionar Funcionario de
acuerdo a la actividad que se est
desarrollando

5.5.11 conos
En la siguiente tabla se relacionan los conos ms utilizados en el sistema SIM.

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ManualdeUsuario

SIMSistemadeInformacinMisional

Salir: Ubica al usuario en la pantalla Inicio de


sesin donde es posible cambiar de usuario.

Buscar: Al hacer clic en este cono, el sistema


ubica donde corresponda el dato
proporcionado.

Agregar: Permite que el usuario pueda


agregar datos al formulario.

Editar: Haciendo clic en este botn, el usuario


podr modificar determinada informacin
segn el Caso.

Imprimir: Al hacer clic en este botn, se


imprime el formulario que el usuario haya
elegido como soporte al procedimiento
realizado en el aplicativo.

Eliminar: Permite al usuario eliminar datos del


formulario.

Ver u Ocultar: Permite al usuario ver u ocultar


los datos bsicos de las actividades.

Ayuda en Lnea: Permite al usuario ver la


ayuda de cada formulario.

Generar Documento: Al hacer clic en este


cono el usuario genera el documento en
formato PDF.

Prioridad: Permite establecer la cercana o


lejana de los trminos de vencimiento de un
caso o solicitud y se representa a travs de
banderas, La Prioridad puede ser Alta (color
rojo), Media (color amarillo) o Baja (color
verde)

Calendario: Permite introducir la fecha de


alguna actividad

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ManualdeUsuario

SIMSistemadeInformacinMisional

Fecha: El usuario debe escribir la fecha en el


espacio correspondiente de la siguiente
manera: da/mes/ao (en nmeros).
Otra opcin es hacer clic en la imagen del
calendario. Se puede seleccionar la fecha en
la pantalla que se abre de la siguiente
manera, (ver imagen).

Ventana de Mensajes: Muestra los mensajes del


sistema y al oprimirlo nuevamente permite
ocultarlos para poder Guardar o Finalizar una
Actividad

Deseleccionar/Seleccionar Todos: Se utiliza


cuando se desea Asignar Servidores de la PGN
Masivamente.

5.5.12 Mensajes del Sistema


El sistema despliega diferentes tipos de mensajes de acuerdo con la accin que realice el
usuario en el diligenciamiento de un formulario. Estos son: Mensajes de Error, de Confirmacin,
de Advertencia o de Alerta.

5.5.12.1

Mensaje de Error

Los mensajes de error del sistema son de color rojo e indican donde se cometi el error (ver
Imagen 5 10).

Imagen 5 10
5.5.12.2

Mensajes de Confirmacin

Los mensajes de confirmacin se muestran cuando se avanza en las tareas (ver Imagen 5 11)

Imagen 5 11

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ManualdeUsuario
5.5.12.3

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Mensajes de Advertencia

Los mensajes de Advertencia se muestran cuando la informacin solicitada no existe o cuando


se ingresa de manera incorrecta la informacin, (ver Imagen 5 12)

Imagen 5 12

5.5.12.4

Mensajes de Alerta

Los mensajes de Alerta se muestran cuando se desea cerrar una actividad y es necesaria la

confirmacin
Imagen 5 13 ).

de

la

decisin,(ver

Imagen 5 13
5.5.12.5

Paginacin

Se utiliza para visualizar toda la informacin de la lista de trabajo o de resultados (ver Imagen 5
14)

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ManualdeUsuario

SIMSistemadeInformacinMisional

Imagen 5 14

El
usuario
encuentra
dos
opciones de bsqueda. La
primera,
avanzando
o
retrocediendo la pgina con los
conos de desplazamiento, (ver
Imagen 5 15).

Imagen 5 15

En la segunda opcin, el usuario


debe ingresar el nmero de la
pgina y hacer clic en el icono
de bsqueda, (ver Imagen 5
16)

Imagen 5 16

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ManualdeUsuario

SIMSistemadeInformacinMisional

6. TAREAS COMUNES PROCESO MISIONAL


6.1 PROCESOS COMUNES
A continuacin se describe detalladamente los procesos comunes.
10.1.1 Asignar Servidores PGN Masivamente
Accin orientada a determinar los servidores pblicos PGN (pertenecientes a una Dependencia)
que se harn cargo del asunto, es decir asignar los titulares de las responsabilidades del trmite
de los Casos.
El sistema procede a asignar de manera masiva el servidor pblico PGN responsable del trmite
de cada solicitud, con base en la informacin de la carga de trabajo de los servidores, los cuales
provienen de la suma de las solicitudes y casos que tiene un servidor en el momento de ejecutar
el programa de reparto, el perfil del servidor y la clasificacin de la solicitud.
El usuario debe tener en cuenta los siguientes criterios para asignar un servidor:

Carga de Trabajo del Servidor.

Prioridad de la Solicitud.

Rol del Servidor.

Disponibilidad.

Grupo de inters de los servidores.

Para utilizar esta opcin, el usuario debe acceder por el men principal en Procesos Comn
Procesos, y hacer clic en la opcin Asignar Servidores PGN Masivamente, (ver Imagen 6 1).

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ManualdeUsuario

SIMSistemadeInformacinMisional

Imagen 6 1

A continuacin se despliega el listado de solicitudes radicadas y asignadas a la Dependencia


pendientes por asignar el Servidor Pblico, por defecto todos estn seleccionados, (ver Imagen
6 2).

Imagen 6 2
Para quitar seleccin de todo, el usuario debe hacer clic en el cono Deseleccionar todos, (ver
Imagen 6 3).

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33

ManualdeUsuario

SIMSistemadeInformacinMisional

Imagen 6 3
Despus de seleccionar las solicitudes correspondientes, el usuario debe hacer clic en el botn
Asignar, (ver Imagen 6 4).

Imagen 6 4
Enseguida el sistema muestra una ventana con un mensaje de confirmacin El sistema realizar
un procedimiento especial Est seguro de continuar?, para confirmar, el usuario debe hacer
clic en el botn Aceptar, (ver Imagen 6 5).

Imagen 6 5
A continuacin el sistema muestra el formulario Confirmar Asignacin de Servidores PGN, si el
listado es el correcto el usuario debe hacer clic en el botn Finalizar, (ver Imagen 6 6).
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ManualdeUsuario

SIMSistemadeInformacinMisional

Imagen 6 6
Enseguida el sistema muestra una ventana con un mensaje de confirmacin Est seguro de
confirmar la asignacin masiva?, para confirmar, el usuario debe hacer clic en el botn
Aceptar, (ver Imagen 6 7).

Imagen 6 7
A continuacin el sistema muestra un mensaje de confirmacin, (ver Imagen 6 8)

Imagen 6 8

10.1.2 Eliminar Asociacin Solicitudes o Casos


Tiene como propsito permitir reversar la asociacin efectuada sobre una solicitud o un Caso,
con base en una consulta realizada.
Las relaciones que se pueden eliminar con solicitud a solicitud y solicitud a caso.
Para utilizar esta opcin, el usuario debe acceder por el men principal en Procesos Comn
Procesos, y hacer clic en la opcin Eliminar Asociacin Solicitudes o Casos, (ver Imagen 6 9).

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35

ManualdeUsuario

SIMSistemadeInformacinMisional

Imagen 6 9
A continuacin, el usuario debe ingresar los criterios de bsqueda correspondientes y hacer clic
en el botn Buscar, (ver Imagen 6 10).

Imagen 6 10

Nota: Si el usuario deja en blanco todos los campos de bsqueda, el sistema mostrar en la Lista
de Resultados todos datos registrados.

En la Lista de Resultados el usuario debe hacer clic en el cono Agregar y en la parte inferior del
formulario se observar la seleccin. Si desea desagregar la Solicitud o Caso debe oprimir el
botn Quitar, (ver Imagen 6 11).

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ManualdeUsuario

SIMSistemadeInformacinMisional

Imagen 6 11
Enseguida el usuario debe hacer clic en el botn Ver Asociaciones, (ver Imagen 6 12).

Imagen 6 12
El sistema muestra el Detalle de Informacin, el usuario debe hacer clic en el cono Eliminar para
anular las Asociaciones, (ver Imagen 6 13).

Imagen 6 13
A continuacin el sistema muestra una ventana con un mensaje de confirmacin Realmente
desea eliminar la asociacin?, para confirmar, el usuario debe hacer clic en el botn Aceptar,
(ver Imagen 6 14).

Imagen 6 14
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37

ManualdeUsuario

SIMSistemadeInformacinMisional

A continuacin el sistema muestra un mensaje de confirmacin, (ver Imagen 6 15).

Imagen 6 15
10.1.3 Revisar Agenda
Tiene como propsito consultar y mostrar al funcionario el listado de actividades de la agenda
que tiene registradas. A partir de la lista se permiten las opciones de Registrar actividad a la
agenda y Registrar el cumplimiento.
Para utilizar esta opcin, el usuario debe acceder por el men principal Procesos Comn
Procesos y hacer click en la opcin Revisar Agenda, (ver Imagen 6 16)

Imagen 6 16
A continuacin, para Revisar Agenda el usuario debe ingresar los datos de bsqueda
correspondientes y hacer click en el botn Buscar, si no existe ningn dato relacionado debe
oprimir el Botn Crear, (ver Imagen 6 17).

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ManualdeUsuario

SIMSistemadeInformacinMisional
Imagen 6 17

A continuacin el usuario debe ingresar la Descripcin y debe oprimir el Botn Asociar


Solicitud/Caso

Imagen 6 18
Se despliega el formulario la Actividad Caso Relacionado, el usuario debe ingresar los Criterios de
Bsqueda desplegando la Lista de Resultados. A continuacin el usuario debe Agregar el caso
oprimiendo el cono Agregar, (ver Imagen 6 19)

Imagen 6 19

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ManualdeUsuario

SIMSistemadeInformacinMisional

Si el usuario desea eliminar la asociacin debe oprimir el cono Quitar, si desea continuar con la
actividad debe oprimir el Botn Asociar, (Imagen 6 20)

Imagen 6 20
El caso queda registrado en la parte inferior del formulario, para almacenar la informacin el
usuario debe hacer clic en el Botn Guardar, (ver Imagen 6 21)

Imagen 6 21

10.1.4 Asignar Poltica, Programa y Prioridad


Tiene como objetivo asignar prioridad a una solicitud, as como adscribir la solicitud a una
determinada poltica institucional y a un programa particular si es del caso.

Poltica es una clasificacin por lnea de accin, las cuales se encuentran definidas en el
mapa estratgico de la entidad. Vale la pena aclarar, que una solicitud puede
adscribirse a ms de una poltica.

Programa se crea para el logro de un objetivo especfico. Es un conjunto de actividades


estratgicas que se deben cumplir para el logro de las polticas de la entidad, por tal

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ManualdeUsuario

SIMSistemadeInformacinMisional

razn debe estar adscrito a una poltica. La asignacin de solicitudes a programas puede
ayudar a medir avances y logros al interior de la PGN.

Prioridad es el grado de importancia relativa para la PGN, y est determinada por el


grado de connotacin de la solicitud (alta, media, baja), para focalizar esfuerzos. Existen
diferentes criterios para definir la prioridad. (Debe tenerse en cuenta que las prioridades
son dinmicas, as por ejemplo, lo que inicialmente tena una prioridad alta, hoy puede
bajar de prioridad o viceversa).

Para utilizar esta opcin, el usuario debe acceder por el men principal en Procesos Comn
Procesos, y hacer clic en la opcin Asignar Poltica, Programa y Prioridad, (ver Imagen 6 22).

Imagen 6 22
A continuacin el sistema muestra el formulario Asignar Poltica, Programa y Prioridad.
El cual se subdivide de la siguiente manera:

Seleccionar Caso

Asignar Poltica, Programa y Prioridad

Datos Complementarios del Caso

10.1.4.1

Seleccionar Caso

A continuacin, el usuario debe ingresar los criterios de bsqueda correspondientes y hacer clic
en el botn Buscar, (ver Imagen 6 23)

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ManualdeUsuario

SIMSistemadeInformacinMisional

Imagen 6 23
Para seleccionar Caso, el usuario debe hacer clic en el cono Agregar, (ver Imagen 6 24).

Imagen 6 24
En la parte inferior del formulario el sistema muestra la seleccin. Para desagregar el Caso, el
usuario debe hacer clic en el cono Quitar, (ver Imagen 6 25).

Imagen 6 25
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42

ManualdeUsuario

SIMSistemadeInformacinMisional

A continuacin el usuario debe hacer clic en el botn Actualizar Caso.

10.1.4.2

Polticas, Programa y Prioridad

Polticas
El usuario debe seleccionar la Poltica y agregar con el cono > para quitar una seleccin debe
hacer clic en el cono <. Luego el usuario debe presionar clic en el botn Actualizar Seleccin,
(ver Imagen 6 26).

Imagen 6 26
Despliega la informacin de cada Poltica en el rea de texto denominada Programas.

El usuario debe seleccionar proyecto y agregar con el cono >


, para quitar una seleccin
hacer clic en el cono <. Tambin debe completar la Prioridad y el Grado de Complejidad (ver
Imagen 6 27).

Imagen 6 27

10.1.4.3

Datos Complementarios del Caso.

El usuario debe ingresar la informacin correspondiente a la Razn de la Prioridad, Importancia


para la Sociedad, Importancia para Organismos Internacionales. A continuacin el usuario debe
hacer clic en el botn Guardar, el sistema muestra una ventana con un mensaje Confirma que
desea continuar? , para continuar el usuario debe presionar el botn Aceptar, (ver Imagen 6
28).
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43

ManualdeUsuario

SIMSistemadeInformacinMisional

Imagen 6 28

10.1.5 Cambiar Tipo de Proceso Misional


Tiene como propsito cambiar el tipo de proceso misional iniciado antes de Abrir Caso.
Para utilizar esta opcin, el usuario debe acceder por el men principal en Procesos Comn
Procesos, y hacer clic en la opcin Cambiar Tipo de Proceso Misional, (ver Imagen 6 29).

Imagen 6 29
A continuacin, el usuario debe ingresar los criterios de bsqueda correspondientes y hacer clic
en el botn Buscar, (ver Imagen 6 30).

Imagen 6 30

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ManualdeUsuario

SIMSistemadeInformacinMisional

Para seleccionar Caso, el usuario debe hacer clic en el cono Agregar, (ver Imagen 6 31).

Imagen 6 31
En la parte inferior del formulario el sistema muestra la seleccin. Si el usuario desea desagregar
una solicitud, debe hacer clic en el cono Quitar, (ver Imagen 6 32).

Imagen 6 32
A continuacin el usuario debe hacer clic en el botn Seleccionar Solicitud.

Enseguida el sistema muestra el nmero de la solicitud o Caso y el tipo de proceso. Para cambiar
tipo de proceso misional el usuario debe seleccionar el tipo de proceso correcto, (ver Imagen 6
33)

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ManualdeUsuario

SIMSistemadeInformacinMisional

Imagen 6 33
Despus de ingresar la informacin correspondiente, el usuario debe hacer clic en el botn
Guardar, enseguida el sistema muestra una ventana con un mensaje Confirma que desea
continuar? , para continuar el usuario debe presionar el botn Aceptar, (ver Imagen 6 34).

Imagen 6 34
10.1.6 Desagregar Solicitud
Tiene como propsito desagregar de una solicitud existente, conservando la informacin de la
solicitud original, sin perjuicio de que se pueda desagregar en otras solicitudes.
Para utilizar esta opcin, el usuario debe acceder por el men principal en Procesos Comn
Procesos, y hacer clic en la opcin Desagregar Solicitud, (ver Imagen 6 35).

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ManualdeUsuario

SIMSistemadeInformacinMisional

Imagen 6 35
A continuacin, el usuario debe ingresar los criterios de bsqueda correspondientes y hacer clic
en el botn Buscar, (ver Imagen 6 36).

Imagen 6 36
Para seleccionar la solicitud, el usuario debe hacer clic en el cono Agregar, (ver Imagen 6 37).

Imagen 6 37
En la parte inferior del formulario el sistema muestra la seleccin. Para desagregar una solicitud,
el usuario debe hacer clic en el cono Quitar, (ver Imagen 6 38).

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ManualdeUsuario

SIMSistemadeInformacinMisional

Imagen 6 38
Para observar los datos bsicos de la solicitud / Caso y tarea, presionar el botn Seleccionar
Solicitud

A continuacin el usuario debe seleccionar el tipo de proceso, (ver Imagen 6 39).

Imagen 6 39
Despus de ingresar la informacin correspondiente, el usuario debe hacer clic en el botn
Desagregar Solicitud, enseguida el sistema muestra una ventana con un mensaje Confirma
que desea continuar? , para continuar el usuario debe presionar el botn Aceptar, (ver Imagen
6 40)

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48

ManualdeUsuario

SIMSistemadeInformacinMisional

Imagen 6 40
10.1.7 Cerrar Instrumento
Tiene como objetivo modificar el estado del instrumento en el sistema, indicando que est
cerrado.
Para utilizar esta opcin, el usuario debe acceder por el men principal en Procesos Comn
Procesos, y hacer clic en la opcin Cerrar instrumento, (ver Imagen 6 41).

Imagen 6 41
A continuacin, el usuario debe ingresar los criterios de bsqueda correspondientes y hacer clic
en el botn Buscar, (ver Imagen 6 42).

Imagen 6 42
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49

ManualdeUsuario

SIMSistemadeInformacinMisional

Para seleccionar el Caso, el usuario debe hacer clic en el cono Agregar, (ver Imagen 6 43).

Imagen 6 43
En la parte inferior del formulario el sistema muestra la seleccin. Para quitar la solicitud, el usuario
debe hacer clic en el cono Quitar, (ver Imagen 6 44).

Imagen 6 44
Luego el usuario debe hacer clic en el botn Seleccionar Instrumentos y despus ingresar la
justificacin del cierre, (ver Imagen 6 45).

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50

ManualdeUsuario

SIMSistemadeInformacinMisional

Imagen 6 45
Despus de ingresar la informacin correspondiente, el usuario debe hacer clic en el botn
Guardar, enseguida el sistema muestra una ventana con un mensaje Realmente desea
registrar el cierre? , para continuar el usuario debe presionar el botn Aceptar, (ver Imagen 6
46).

Imagen 6 46
A continuacin el sistema muestra un mensaje de confirmacin, (ver Imagen 6 47)

Imagen 6 47

10.1.8 Registrar el Trmino para Responder Solicitud


Tiene como objetivo registrar el plazo en que la PGN debe responder determinada solicitud.
Para utilizar esta opcin, el usuario debe acceder por el men principal en Procesos Comn
Procesos, y hacer clic en la opcin Registrar el Trmino para Responder Solicitud, (ver Imagen 6
48).
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51

ManualdeUsuario

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Imagen 6 48
A continuacin, el usuario debe ingresar los criterios de bsqueda correspondientes y hacer clic
en el botn Buscar, (ver Imagen 6 49).

Imagen 6 49
Para seleccionar Caso, el usuario debe hacer clic en el cono Agregar, (ver Imagen 6 50).

Imagen 6 50

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52

ManualdeUsuario

SIMSistemadeInformacinMisional

En la parte inferior del formulario el sistema muestra la seleccin. Para quitar solicitud, el usuario
debe hacer clic en el cono Quitar, (ver Imagen 6 51).

Imagen 6 51
Para observar los datos bsicos de la solicitud / Caso y tarea presionar el botn Actualizar Caso.

A continuacin el usuario debe ingresar la Cantidad de Tiempo y oprimir el Botn Calcular para
establecer Fecha Final. Para finalizar debe presionar el Botn Relacionar Trmino, (ver Imagen 6
52).

Imagen 6 52
A continuacin el sistema muestra un mensaje de confirmacin, (ver Imagen 6 53)

Imagen 6 53
10.1.9 Cerrar Proceso Misional
Tiene como objetivo modificar el estado del proceso en el sistema, indicando que est cerrado.
Para utilizar esta opcin, el usuario debe acceder por el men principal en Procesos Comn
Procesos, y hacer clic en la opcin Cerrar Proceso Misional, (ver Imagen 6 54).

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53

ManualdeUsuario

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Imagen 6 54
A continuacin, el usuario debe ingresar los criterios de bsqueda correspondientes y hacer clic
en el botn Buscar, (ver Imagen 6 55).

Imagen 6 55
Para seleccionar Caso, el usuario debe hacer clic en el cono Agregar, (ver Imagen 6 56).

Imagen 6 56
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54

ManualdeUsuario

SIMSistemadeInformacinMisional

En la parte inferior del formulario el sistema muestra la seleccin. Para quitar solicitud, el usuario
debe hacer clic en el cono Quitar, (ver Imagen 6 57).

Imagen 6 57
A continuacin en la parte inferior del formulario el usuario debe ingresar la justificacin del cierre
del proceso y fecha de envo del archivo fsico, (ver Imagen 6 58).

Imagen 6 58
Despus de ingresar la informacin correspondiente, el usuario debe hacer clic en el botn
Finalizar, enseguida el sistema muestra una ventana con un mensaje Confirma que desea
continuar? , para continuar el usuario debe presionar el botn Aceptar, (ver Imagen 6 59).

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55

ManualdeUsuario

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Imagen 6 59
10.1.10 Iniciar Proceso Misional por Consulta
Para utilizar esta opcin, el usuario debe acceder por el men principal en Procesos Comn
Procesos, y hacer clic en la opcin Iniciar Proceso Misional por Consulta, (ver Imagen 6 60).

Imagen 6 60
A continuacin, el usuario debe ingresar los criterios de bsqueda correspondientes y hacer clic
en el botn Buscar, (ver Imagen 6 61).

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SIMSistemadeInformacinMisional

Imagen 6 61
Para seleccionar Caso, el usuario debe hacer clic en el cono Agregar, (ver Imagen 6 62)

Imagen 6 62
En la parte inferior del formulario el sistema muestra la seleccin. Para quitar solicitud, el usuario
debe hacer clic en el cono Quitar, (ver Imagen 6 63)

Imagen 6 63
Para iniciar proceso el usuario debe hacer clic en el botn Finalizar y a continuacin el sistema
muestra una ventana con un mensaje Realmente desea iniciar un nuevo proceso? , para
continuar el usuario debe presionar el botn Aceptar, (ver Imagen 6 64).

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ManualdeUsuario

SIMSistemadeInformacinMisional

Imagen 6 64
A continuacin el sistema muestra un mensaje de confirmacin, (ver Imagen 6 65).

Imagen 6 65
10.1.11 Generar Documento
Tiene como propsito generar un documento asociado a un proceso misional (intervencin,
disciplinario o preventivo), subprocesos o instrumentos.
Para utilizar esta opcin, el usuario debe acceder por el men principal en Procesos Comn
Procesos, y hacer clic en la opcin Generar Documento, (ver Imagen 6 66).

Imagen 6 66
A continuacin, el usuario debe ingresar los criterios de bsqueda correspondientes y hacer clic
en el botn Buscar, (ver Imagen 6 67).

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ManualdeUsuario

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Imagen 6 67
Para seleccionar Caso, el usuario debe hacer clic en el cono Agregar, (ver Imagen 6 68).

Imagen 6 68
En la parte inferior del formulario el sistema muestra la seleccin. Para quitar solicitud, el usuario
debe hacer clic en el cono Quitar, (ver Imagen 6 69).

Imagen 6 69
A continuacin el usuario debe hacer clic en el botn Aceptar y enseguida el sistema muestra un
nuevo formulario en donde el usuario debe completar la informacin requerida, (ver Imagen 6
70).

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ManualdeUsuario

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Imagen 6 70
En Detalle de informacin, la opcin Tipo Documento se encuentra dividida en tres tipos.

Autos

Oficios

Otros Documentos

Si el usuario selecciona Autos, se despliega en Plantilla una lista de la cual debe escoger una
opcin, (ver Imagen 6 71 )

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Imagen 6 71
En la parte inferior se despliega el rea de trabajo denominado Proferir Auto, en ella el usuario
debe complementar la informacin sobre la Modalidad del Auto, Clase de Auto, el Nmero de
Cuadernos, el Folio Inicial y el Folio Final. Si el usuario lo considera necesario puede ingresar
informacin adicional en Anexos y Datos Abiertos del Auto. A continuacin el usuario debe
hacer clic en el cono Generar.
En la parte inferior de la pantalla aparece la creacin del documento y el sistema muestra el
mensaje de confirmacin: El documento ha sido generado correctamente. Por favor haga clic
en la imagen para ver el archivo, (ver Imagen 6 72).

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Imagen 6 72
A continuacin se visualiza el documento generado, (ver Imagen 6 73)

Imagen 6 73
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Si el usuario selecciona Oficios se despliega en Plantilla una lista de la cual debe escoger una
opcin, (ver Imagen 6 74)

Imagen 6 74
En la parte inferior se despliega el rea de trabajo denominada Generar Oficio, en ella el usuario
debe complementar la informacin sobre Clase, Auto Relacionado, Asunto Oficio, Nmero de
Cuadernos, Folio Inicial y Folio Final. Si el usuario lo considera necesario puede ingresar
informacin adicional en Anexos. A continuacin el usuario debe hacer clic en el cono
Generar, en la parte inferior de la pantalla aparece la creacin del documento y el sistema
muestra el mensaje de confirmacin: La actualizacin de datos se hizo correctamente, (ver
Imagen 6 75).

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63

ManualdeUsuario

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Imagen 6 75

A continuacin se visualiza el documento generado, (ver Imagen 6 76)

Imagen 6 76
De igual forma, si el usuario selecciona Otros Documentos se despliega en Plantilla una lista de la
cual debe escoger una opcin, (ver Imagen 6 77).

Imagen 6 77
El usuario debe ingresar la informacin correspondiente a Texto Adicional si lo considera
necesario y hacer clic en el Botn Generar, en la parte inferior de la pantalla aparece la
creacin del documento y el sistema muestra el mensaje de confirmacin: La actualizacin de
datos se hizo correctamente, (ver Imagen 6 78).
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Imagen 6 78
A continuacin se visualiza el documento generado, (ver Imagen 6 79)

Imagen 6 79
10.1.12 Registrar Agenda
Tiene como propsito registrar una actividad en la agenda del funcionario relacionada a una
solicitud o caso misional.
Para utilizar esta opcin, el usuario debe acceder por el men principal en Procesos Comn
Procesos, y hacer clic en la opcin Registrar Agenda, (ver Imagen 6 80).

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Imagen 6 80
A continuacin el usuario debe ingresar la Descripcin y debe oprimir el Botn Asociar
Solicitud/Caso,(ver Imagen 6 81)

Imagen 6 81
Se despliega el formulario la Actividad Caso Relacionado, el usuario debe ingresar los Criterios de
Bsqueda desplegando la Lista de Resultados. A continuacin el usuario debe Agregar el caso
oprimiendo el cono Agregar, (ver Imagen 6 82)

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Imagen 6 82
Si el usuario desea eliminar la asociacin debe oprimir el cono Quitar, si desea continuar con la
actividad debe oprimir el Botn Asociar, (ver Imagen 6 83)

Imagen 6 83
El caso queda registrado en la parte inferior del formulario, para almacenar la informacin el
usuario debe hacer clic en el Botn Guardar, (ver Imagen 6 84)

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Imagen 6 84
10.1.13 Registrar Observaciones Documento
Tiene como propsito observaciones sobre un documento generado en el SIM.
Para utilizar esta opcin, el usuario debe acceder por el men principal en Procesos Comn
Procesos, y hacer clic en la opcin Registrar Observaciones Documento, (ver Imagen 6 85)

Imagen 6 85
El usuario debe seleccionar los criterios de Bsqueda y hacer clic en el Botn Buscar, (ver Imagen
6 86)

Imagen 6 86

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68

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SIMSistemadeInformacinMisional

A continuacin se despliega la Lista de Resultados que muestra todos los documentos asociados,
(ver Imagen 6 87)

Imagen 6 87
A continuacin se despliega una nueva pantalla denominada Lista de Observaciones por
Documento que rene la informacin asociada al Caso, si se desean crear observaciones se
debe presionar el Botn Crear, (ver Imagen 6 88)

Imagen 6 88
Se despliega un nuevo Formulario donde se debe ingresar la Fecha de Observacin, Hora
Observacin y el Texto de la Observacin que se desea ingresar, para almacenar la informacin
ingresada se debe hacer clic en el Botn Guardar, (ver Imagen 6 89)

Imagen 6 89
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A continuacin aparece un mensaje de confirmacin, (ver Imagen 6 90)

Imagen 6 90

10.1.14 Radicar Demanda de Servicio SIM


Se define como el procedimiento a travs del cual se recibe un documento o una solicitud en la
PGN, se da la constancia de recibido y se le asigna un numero para ser identificado al interior
de la entidad, en el marco del SIM. El proceso de radicacin se extiende desde el momento en
que es recibida la solicitud hasta cuando es remitida a la dependencia que le dar trmite. Los
responsables de la radicacin son los funcionarios de la divisin de registro y control y
correspondencia que a su vez para efectos del SIM tienen dos grupos: el primero que se
relaciona con el SIAF (que es el sistema que maneja la recepcin de documentos) y el segundo
compuesto por las personas de los grupos sustanciadores que se relacionan con la valoracin de
la solicitud y la asignacin de competencia. El IUS lo asigna automticamente el sistema cuando
recibe la informacin de los documentos de SIAF (es decir cuando los documentos o solicitudes
pasan del primer al segundo grupo a travs de la integracin entre SIAF y SIM).

Para utilizar esta opcin, el usuario debe acceder por el men principal en Procesos Comn
Procesos, y hacer clic en la opcin Radicar Demanda de Servicio SIM, (ver Imagen 6 91)

Imagen 6 91
El usuario debe ingresar los Datos Bsicos de la Solicitud como son Fecha de Recepcin y Hora
de Recepcin, Origen de la Demanda de Servicio si el Origen de la demanda de servicio es de
oficio se deben completar los datos requeridos en el formulario, a continuacin se debe oprimir
el Botn Finalizar, (ver Imagen 6 92)

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Imagen 6 92
En la pantalla aparece el mensaje de confirmacin: Realmente desea finalizar la tarea?, si el
usuario desea confirmar la decisin debe oprimir el Botn Aceptar, (ver Imagen 6 93)

Imagen 6 93
Si el origen de la demanda no es de oficio en la parte superior del formulario el usuario debe
ingresar la informacin correspondiente a los Remitentes, Peticionario, Entidad, Medio de Ingreso,
Nmero de oficio, Referencia, Fuente, Tipo de Demanda de Servicio, (ver Imagen 6 94)

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Imagen 6 94

Para anexar los Remitentes el usuario debe oprimir el Botn Buscar Personas, (ver Imagen 6 95)

Imagen 6 95
Se despliega una nueva pestaa Personas, donde el usuario debe seleccionar el Tipo de Persona
( Grupo, Jurdica/Organizacional, Natural) y a continuacin debe oprimir el Botn Buscar, (ver
Imagen 6 96)

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Imagen 6 96
A continuacin se despliega la Lista de Resultados, el usuario debe oprimir el cono Agregar para
seleccionar el Remitente del Caso, (ver Imagen 6 97)

Imagen 6 97
Si el usuario desea eliminar el Remitente seleccionado debe oprimir el Botn Quitar, (ver Imagen
6 98)

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Imagen 6 98
La informacin seleccionada aparece en la pantalla Radicar Demanda del Servicio SIM, (ver
Imagen 6 99)

Imagen 6 99
Para anexar el Peticionario el usuario debe oprimir el Botn Buscar Peticionarios, (ver Imagen 6
100)

Imagen 6 100
Se despliega una nueva pestaa Personas, donde el usuario debe seleccionar el Tipo de Persona
( Grupo, Jurdica/Organizacional, Natural), y a continuacin debe oprimir el Botn Buscar, (ver
Imagen 6 101)

Imagen 6 101
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SIMSistemadeInformacinMisional

A continuacin se despliega la Lista de Resultados, el usuario debe oprimir el cono Agregar para
seleccionar el Peticionario del Caso , (ver Imagen 6 102)

Imagen 6 102
Si el usuario desea eliminar el Peticionario seleccionado debe oprimir el Botn Quitar, (ver Imagen
6 103)

Imagen 6 103
La informacin seleccionada aparece en la pantalla Radicar Demanda del Servicio SIM, (ver
Imagen 6 99)

Imagen 6 104
Para anexar la Entidad el usuario debe oprimir el Botn Buscar Entidad, (ver Imagen 6 105)
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Imagen 6 105
Se despliega una nueva pestaa Entidades, donde el usuario debe seleccionar los Criterios de
Bsqueda, y a continuacin debe oprimir el Botn Buscar, (ver Imagen 6 106)

Imagen 6 106
A continuacin se despliega la Lista de Resultados, el usuario debe oprimir el cono Agregar para
seleccionar la Entidad correspondiente, (ver Imagen 6 102)

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Imagen 6 107
Si el usuario desea eliminar la Entidad seleccionada debe oprimir el Botn Quitar, (ver Imagen 6
103)

Imagen 6 108
La informacin seleccionada aparece en la pantalla Radicar Demanda del Servicio SIM, (ver
Imagen 6 99)

Imagen 6 109
En la parte inferior del formulario de debe complementar la informacin correspondiente al
Medio de Ingreso, Nmero de Oficio, Referencia, Fuente, Tipo de Demanda de Servicio, Lugar de
de la Solicitud indicando Pas, Departamento, Municipio, Tipo de Anexos, Cantidad de Anexos,
Detalle de la Solicitud y el Tipo de Proceso Misional a Iniciar, para concluir el usuario debe oprimir
el Botn Finalizar, (ver Imagen 6 110)
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SIMSistemadeInformacinMisional

Imagen 6 110
En la pantalla aparece el mensaje de confirmacin: Realmente desea finalizar la tarea?, si el
usuario desea confirmar la decisin debe oprimir el Botn Aceptar, (ver Imagen 6 111)

Imagen 6 111

10.1.15 Iniciar Instrumento Jefe de Dependencia


Permite que el jefe de una dependencia pueda iniciar un instrumento de tipo: Prorroga o
Suspensin, Asignacin de Funcionario, Causales o Traslado de Competencias para
cualquier tarea de los casos o solicitudes que estn asignados a la dependencia de la cual es
Jefe o a las que tienen como Dependencia Superior a la misma.
Para utilizar esta opcin, el usuario debe acceder por el men principal en Procesos Comn
Procesos, y hacer clic en la opcin Iniciar Instrumento Jefe de Dependencia, (ver Imagen 6 112)
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Imagen 6 112
El usuario debe seleccionar los Criterios de Bsqueda y a continuacin debe hacer clic en el
Botn Buscar, (ver Imagen 6 113)

Imagen 6 113
Se despliega la Lista de Resultados, para seleccionar el funcionario el usuario debe oprimir el
cono Agregar, (ver Imagen 6 114)

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Imagen 6 114
El usuario debe complementar la informacin sobre el Tipo de Instrumento y el Nombre de
Instrumento, a continuacin debe oprimir el Botn Iniciar Instrumento, (ver Imagen 6 115)

Imagen 6 115
En la pantalla aparece el mensaje de confirmacin: Confirma que desea iniciar el
instrumento? , el usuario debe hacer clic en Aceptar para confirmar la decisin, (ver Imagen 6
116)

Imagen 6 116
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SIMSistemadeInformacinMisional

Se despliega una nueva pantalla Registrar Informacin Bsica del Instrumento, la cual se
subdivide en Informacin Bsica y contiene la informacin relacionada anteriormente, para
ingresar el Funcionario Solicitante el usuario debe hacer clic en el Botn Buscar, (ver Imagen 6
117)

Imagen 6 117
Se despliega la Lista de Resultados, para seleccionar el Servidor el usuario debe hacer clic en el
cono Agregar, (ver Imagen 6 118)

Imagen 6 118
Si el usuario desea eliminar el Servidor seleccionado debe hacer clic sobre el Botn Quitar, (ver
Imagen 6 119)

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ManualdeUsuario

SIMSistemadeInformacinMisional

Imagen 6 119

La informacin del Servidor se ingresa al formulario Registrar Informacin Bsica del Instrumento,
para concluir el usuario debe hacer clic en el Botn Finalizar, (ver Imagen 6 120)

Imagen 6 120
El sistema muestra el mensaje de confirmacin: Confirma que desea continuar?, el usuario
para confirmar su decisin debe hacer clic sobre el Botn Aceptar (ver Imagen 6 121)

Imagen 6 121
El sistema muestra el mensaje: La actualizacin de datos se hizo correctamente , (ver Imagen 6
122)

Imagen 6 122
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10.1.16 Reparto Masivo de Casos


Accin orientada a determinar los servidores pblicos PGN (perteneciente a una dependencia)
que se harn cargo del asunto, es decir asignar los titulares de las responsabilidades del trmite
de los casos.

En el sistema procede a asignar de manera masiva el servidor pblico PGN responsable del
trmite de cada solicitud, con base en la informacin de la carga de trabajo de los servidores,
los cuales provienen de la suma de las solicitudes y casos que tiene un servidor en el momento
de ejecutar el programa de reparto, el perfil del servidor y la clasificacin de la solicitud, (ver
Imagen 6 123)

Imagen6123
En el formulario Reparto a Servidores el usuario debe seleccionar los criterios de Bsqueda
indicando la Dependencia y el Servidor y despus debe hacer clic en el Botn Buscar, (ver
Imagen 6 124)

Imagen 6 124
Se despliega la Lista de Resultados de la cual el usuario selecciona los casos y/o solicitudes a
repartir, as como la Dependencia del Reparto y el Grupo de Reparto asociado. Para concluir el
usuario debe oprimir el Botn Finalizar, (ver Imagen 6 125)

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Imagen 6 125
El sistema muestra el mensaje: Confirma que desea continuar?, el usuario debe hacer clic
sobre el Botn Aceptar, (ver Imagen 6 126)

Imagen 6 126

10.1.17 Consulta de Radicaciones en SIAF


Para utilizar esta opcin, el usuario debe acceder por el men principal en Procesos Comn
Procesos, y hacer clic en la opcin Consulta de Radicaciones en SIAF, (ver Imagen 6 127)

Imagen 6 127

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En el formulario que despliega el sistema, el usuario debe hacer clic en el Botn Consultar, (ver
Imagen 6 128)

Imagen 6 128
El sistema muestra el mensaje de confirmacin en la Lista de Trabajo, (ver Imagen 6 129).

Imagen 6 129

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