Gestin de Proyectos en

Mantenimiento
Universidad Nacional de Trujillo | Septiembre, 2011

Conceptos bsicos
La planificacin:

Proceso metdico diseado para obtener un objetivo determinado.

Proceso de toma de decisiones para alcanzar un futuro deseado, teniendo en
cuenta la situacin actual y los factores internos y externos que pueden influir en
el logro de los objetivos.

Lder:

Persona a la que un grupo sigue, considerndola como jefe u orientador.

Liderazgo:

Conjunto de capacidades que una persona tiene para influir en un grupo de
personas determinado, haciendo que este equipo trabaje con entusiasmo en el
logro de metas y objetivos

Proyecto:

Esfuerzo de trabajo temporal, compuesto de actividades relacionadas entre si,
con un inicio y terminacin definidos; para crear un producto, resultado o servicio
nico.

Entregable:

Cualquier producto, servicio o resultado medible, tangible y verificable.

Gestin:

Conjunto de trmites que se llevan a cabo para resolver un asunto o concretar un
proyecto. La gestin es tambin la direccin o administracin de una empresa o
de un negocio.

Gestin de proyectos

La administracin de proyectos tambin

conocida como gerencia, direccin o
gestin de proyectos es la disciplina que
gua e integra los procesos de planificar,
captar, dinamizar, organizar talentos y
administrar recursos, con el fin de
culminar el trabajo requerido para
desarrollar un proyecto y cumplir con el
alcance, dentro de lmites de tiempo, y
costo definidos: sin estrs y con buen
clima interpersonal.

Por lo tanto

Un proyecto es un evento nico, con fechas de inicio y terminacin

determinadas, costos presupuestados, recursos y tareas definidas y
objetivos especficos.
Los entregables son entonces todo producto o sub producto que se elabora
en el marco del proyecto.
Los lderes enfocados al desarrollo continuo de capacidades de su Equipo,
asumen responsabilidades asociadas con la administracin y supervisin.
Como el Equipo asimila ms de estas responsabilidades de "supervisin", el
lder est en una mejor posicin para trabajar en la expansin de su propio
rol.
o
o
o
o
o
o

Vivo ejemplo,
Analizador de negocio,
Rompe barreras,
Facilitador,
Mantiene al equipo enfocado en la negociacin con clientes (defensor del cliente),
Y crear una visin inspirada del futuro que motive a la gente a la excelencia
(lder).

Etapas de vida de un proyecto

Esfuerzo
acumulado

ETAPA DE
DEFINICIN

ETAPA DE
PLANIFICACIN

ETAPA DE
EJECUCIN Y
CONTROL

ETAPA DE
CIERRE

100%

CURVA S

FIN

INICIO
Tiempo

Marco Real del desarrollo de un proyecto

NECESIDAD

INVERSION

PRE INVERSION
APROBADO

PERFIL

APROBADO

PRE
FACTIBILIDAD

AUTORIZADO

AUTORIZADO

EXPEDIENTE
TECNICO

FACTIBILIDAD

POST INVERSION

FIN

PRODUCTO

PROYECTO

PLANIFICACIN

IMPLEMENTACIN

OPERACIN
MANTENIMIENTO

EJECUCION

INICIO

DESARROLLO

APRUEBA TEST

SEGUIMIENTO

EVALUACIN

INTRODUCCIN

CRECIMIENTO

MADUREZ

DECLINACION

xito de un proyecto

El proyecto solo tendr xito si el cliente acepta el producto final y queda

satisfecho por el desarrollo y el producto del proyecto. Uso de la triple
restriccin.

TIEMPO

COSTO

CALIDAD

ALCANCE
SATISFACCION DEL CLIENTE

Seales de aviso de fallo en el proyecto

Falta de compromiso y orientacin de la direccin.

Escasa o nula participacin de los involucrados clave
en el diseo e implementacin del nuevo sistema.
Los requerimientos cambian constantemente a lo
largo del proyecto
Metas y objetivos poco claros por parte de la direccin del proyecto para
los cambios propuestos.
Comunicacin irregular y poco efectiva no se oyen las voces de los
involucrados clave.
Limitaciones de recursos demasiados proyectos, no se escogen las
personas adecuadas.
Roles y responsabilidades poco claros (Qu pasar con mi trabajo?).
Estructura organizativa no compatible con los objetivos del proyecto (Ej.
antiguos indicadores de rendimiento bloquean el cambio).
Falta de alineamiento estratgico de los proyectos.

8 Llaves del xito para los proyectos

EL PRESUPUESTO EST
CONTROLADO

STAKEHOLDERS SE
COMPROMETEN

LAS COMPRAS Y
CONTRATOS SON BIEN
ADMINISTRADOS

8 LLAVES
PARA EL
XITO DE LA
GESTIN DE
PROYECTOS

LOS RIESGOS SON

MITIGADOS

LOS ALCANCES SON

REALISTAS Y
GESTIONABLES

LOS BENEFICIOS SON

REALIZABLES

LO PLANIFICADO SE EST
CUMPLIENDO

EL EQUIPO ES EFECTIVO

Stakeholders estn comprometidos?

Seleccione y gestione correctamente a sus involucrados.
Involucrados:
Afectados por el proyecto.
Involucrados clave:
Impactar o influir en el proyecto.

Analizar
Identificar
Involucrados

Comprender
cuestiones de
involucrados

Planificar
Planificar
actividades de
involucrados clave

Implementar
Definir mensajes
clave

Implementar planes
de gestin de
involucrados

Los beneficios son realizables?

No ambigedades en la definicin de beneficios.

El equipo comprende los beneficios a lograr.
Acuerdo fuente de datos y definiciones para clculo de beneficios.
Considerar perspectivas de otras reas o usuarios:

Beneficio en una.

Inconveniente en otra.

Alinee el proyecto con los beneficios deseados.

Considere el impacto de las decisiones sobre los beneficios.
Valore y vigile los beneficios.
Celebre y publique el equito.
No se comprometa con beneficios que no se pueden cumplir.
No aborde demasiados.
No ignore beneficios no cuantificables.
No espere hasta el final del proyecto para documentar los beneficios.

El Programa marcha como lo previsto?

Enfoque bien la planificacin:
Acordar los
Objetivos

Definir los Hitos

Asignar los roles

y responsab. de
alto nivel

Definir y
planificar
actividades de
proyecto

Desarrollar el
programa de
proyecto

Pasos para la programacin de trabajos:

1. Identificacin de las necesidades de los involucrados clave (Fechas de
finalizacin, reuniones de comit Directivo, inspecciones, etc).
2. Determinar el camino crtico del proyecto.
3. Determinar la disponibilidad de habilidades y recursos.
4. Establecer la disponibilidad / Acceso / Programaciones operativas.
5. Equilibrar la carga de trabajo con los recursos (internos y externos)
6. Acordar la programacin con los involucrados.
7. Cerrar y anunciar la programacin.

El equipo es Efectivo?
Construyendo su equipo:
Estructura de equipo.
Sistema de gestin.
Roles y

Caractersticas Claves:
Visin.
Objetivos.
Alcance.
Enfoque Proy.

responsabilidades.

/Estrategias.

Comunicacin de

Identificar y
desarrollar
aptitudes

equipo.
Procedimientos del
proyecto.
Dinmica de equipo.

Recursos.
Idoneidad del equipo.
Conocimientos tcnicos comerciales.
Capacidad de Gestin.

Toma de decisiones.
Presupuesto.
Medidas de desempeo.

Objetivos Claros.
Visin y propsito de accin.
Flexibilidad.
Comunicacin efectiva.
Compromiso personal slido.
Relaciones slidas /
sensibilidad frente a las
diferencias individuales.
Responsabilidad sobre los
resultados.
Compromiso con el progreso a
largo plazo.

El alcance es realista y est controlado?

Gestin de los cambios del alcance:
Documentar el
cambio
solicitado

Valorar el
impacto

Generar
opciones

Negociar y
aprobar

Contratar

Consejos para la gestin del alcance:

Asegurar que la gestin del alcance comienza antes que el trabajo.

Definir y comunicar claramente (el alcance INICIAL, el proceso para gestionar
los cambios de alcance).

Asegurar que el equipo de proyecto eleva las cuestiones y solicitudes para su
evaluacin.

Diga NO, cuando sea necesario.

Documente siempre los supuestos o hiptesis.

El alcance se gestiona, no se fija.

Evite definiciones de alcance amplias, genricas.

Los riesgos son mitigados?

Gestin de riesgos:
Identificar

Evaluar

Mitigar

Controlar

Los riesgos pueden ser:

Evitados, contenidos, aceptados o transferidos.

Tipos de riesgos a buscar:

De seguridad, ambientales, de reputacin, financieros, de entrega de proyecto, legales.

Puntos sensibles de Riesgo:

Promesas y Garantas.
Estrategias nuevas de valoracin.
Acuerdos de sub contratacin
Dependencia de proveedores externos.
Trminos contractuales y condiciones.
Delimitacin del trabajo a realizar.
Escasez de recursos.

Las compras y los contratos son gestionados?

Pasos para la compra de bienes y servicios:
1.
2.
3.
4.
5.
6.

Decidir cmo, qu, cunto y cundo.

Elaborar un comunicado de trabajo para definir sus requerimientos.
Solicitar ofertas de proveedores potenciales.
Evaluar las ofertas basadas en criterios de seleccin.
Redactar y firmar contratos con proveedores.
Administracin de contratos informes de resultados,
control de calidad, control de cambios.
7. Liquidacin de contrato verificacin del producto y cierre administrativo.

Consejos para compras y contratos:

Integre a su equipo un especialista en compras y contratos.

Considere siempre limitaciones como tiempo, dinero, logstica y calidad.
Garantice conseguir lo que necesita realmente mediante una buena descripcin
del producto.
El la seleccin de un proveedor/producto/servicio, el precio puede no ser el
costo ms bajo si el proveedor es incapaz de entregar las mercancas a tiempo.
Compare procesos de compra anteriores si el producto es igual o parecido.

El presupuesto est controlado?

Mtodos de estimacin:

Evaluacin (Proyectos y riesgos similares +/- 50%)

Modo emprico (Enfoque hacia abajo modelo de construccin de costos +/- 35%)

Modo analtico (Subdividir el proyecto +/- 10%).

Qu estimar:

Trabajo necesario para producir los entregables (Productos, equipos, etc).

MO para el diseo y la conformidad.
MO garanta de calidad.
MO de recursos internos y suministros de almacn.
Gestin de proyectos
Reuniones (Preparaciones, minutas)
Contingencias
Gastos (Viajes, alojamiento, suministros, impuestos, etc).

Recuerde las estimaciones por s solas no pueden predecir las fechas de

finalizacin y siempre incluya contingencias, seguro de la calidad y tiempo
de reelaboracin.

Cierre adecuado del proyecto

Usted monitore el desempeo de su equipo, ahora mida los resultados.

Mida el xito del proyecto (opinin del cliente, de la empresa, compare el
resultado obtenido vs. lo que deseaba obtener, opinin de entidades
colaterales, etc).
Cierre el proyecto adecuadamente (realice un anlisis de lecciones
aprendidas con su equipo, genere recomendaciones para aplicarlos en
otros proyectos)
Genere un reporte de cierre de proyecto (Incluya cierre de contratos y datos
de empresas con sus respectivos contactos).
Archive adecuadamente fsica y digitalmente todo la informacin (sta
puede ser vlida en el futuro).

Gestin de
Proyectos en
Lagunas Norte

Resea histrica

Ao 2000: inicio de programa de mejoramiento continuo.

Ao 2004 al 2005: se inicia el programa de sugerencias (Premiacin de
mejores ideas). Se inician ideas = Proyectos a gran escala.

Ao 2007: mayores necesidades de proyectos a gran escala (Obras civiles,

trabajos mecnicos y elctricos). Creacin del departamento de Proyectos
dentro del rea de mantenimiento.

Inicio sin modelo en funcin a OT y apoyo a otras reas de la mina en el

desarrollo de proyectos.

Ao 2010: Se incrementan las necesidades, traducidas estas en el

desarrollo de Proyectos soportadas por AFEs Nuevo modelo de
seguimiento: Se organizan las actividades, se definen roles y funciones y
nuevo modelo de seguimiento mediante un adecuado archivo.

Este ao 2011 se mejora la frecuencia de seguimiento de 15 das a cada

semana.

Organizacin.

Jefe de Proyectos

Practicante

Sup. Proyectos
Energa (CTA)

Sup. Proyectos
Eq. Liviano

Sup. Proyectos

Sup. Proyectos

Proceso de Proyectos
SEGURIDAD

TECNOLOGIA
MM.AA.

PROCESOS

ESTRATEGIA

EQUIPOS

CAPEX

RECURSOS

AFEs

PROYECTOS
DESECHADOS O
POSTERGADOS

PROYECTOS
AUTORIZADOS

INICIO

PLANEACIN

EJECUCIN

CIERRE

Flujograma

Objetivos:

Identificar responsabilidades por rea.

Definir etapas del proyecto.
Generar un filtro que pueda definir un
proyecto AFE de un OT.
Generar documentacin necesaria para
sustento de proyectos.

Criticidad

Datos de seguimiento
NDE PROYECTOS POR ETAPAS

ETAPAS DE PROYECTO
ETAPA
NPROYECTOS
1.INICIO
13
2.PLANIFICACIN
7
3.EJECUCIN
11
4.CONCLUIDO
0
5.CERRADA
12
6.ANULADO
9
TOTAL
52

PROYECTOS POR AREAS

AREA
NPROYECTOS
DDPP
1
MANTENIMIENTO
38
MMAA
1
OPER. MINA
3
OPER.
4
PROCESOS
OTROS
5
TOTAL
52

9
13
12
7
11
0

1.INICIO

2.PLANIFICACIN

3.EJECUCIN

4.CONCLUIDO

5.CERRADA

6.ANULADO

NDE PROYECTOS POR AREAS

5

4
3
1

38

DDPP

MANTENIMIENTO

MMAA

OPER. MINA

OPER. PROCESOS

OTROS

Algunos Proyectos
PARED DIVISIN
TRANSFORMADORES EN SUB
ESTACIN

Algunos Proyectos
NUEVO TALLER DE SOLDADURA

Algunos Proyectos
CUARTO DE INFLADO DE
NEUMTICOS

Algunos Proyectos
CAMINO DE LA PRODUCTIVIDAD

Algunos Proyectos
EXTRACCIN DE GASES TRUCK
SHOP

Algunos Proyectos
AMPLIACIN DE OFICINAS TRUCK
SHOP

Informes de seguimiento
Con lo necesario:

Informes Seguimiento:
Complejo detallado:

Informes Seguimiento:
Gerencial tipo semforo:
DESCRIPTION

HIGHLIGHTS

MAINTENANCE

SUPPLY CHAIN

HUMAN RESOURCES

2da semana resultado evaluacin activos y componentes para

compra (2009).
Contina auditora de equipos,
Preparacin de plan de ltima auditora (Partes y Componentes).
Load standard procedures to system Oracle R12.
Evaluacin propuesta de TM (Reparacin de componentes)

Trabajo de bases para contrato de abastecimiento

GETs, espera de nueva propuesta de Finning.
Construccin de listado de partes con Finning.

Contina reclutamiento de personal de Finning y Contratistas

Evaluacin de adendums al contrato de transferencia de Finning a
MAGSA.
Continua entrenamiento de nuevo personal tcnico e inicio de
capacitacin base para personal MAGSA.

ESTATUS

No hay nada ms difcil de llevar a cabo, nada con xito ms

incierto, nada ms peligroso que gestionar, que iniciar un
nuevo orden de cosas. El que lo inicia tiene enemigos en todos
aquellos que se benefician con el antiguo orden, y slo tibios
defensores en aquellos que se benefician con el nuevo.
MAQUIAVELO

PREGUNTAS?

Gracias
Ing. Marco Castillo
Jefe de Mantenimiento Proyectos
Mina Lagunas Norte