Gestin de Proyectos en Roxfarma.

PROYECTOS
Alcance

Introduccin General a la Gestin de Proyectos

Pedro Herrera
Gerente de Planeamiento, Proyectos y Procesos

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Menos del 10% de las estrategias

formuladas logran ser ejecutadas
eficazmente.
Fortune. Revista estadounidense de negocios.

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Estrategia
Una estrategia es un plan por medio del cual la organizacin
busca alcanzar un objetivo determinado.

Proceso
Secuencia de actividades coordinadas que se realizan alternativa o
simultneamente para lograr un objetivo determinado .
Proyecto
Conjunto temporal y organizado de tareas que crea un producto
o servicio nico para lograr un objetivo determinado.

Estos fines son iguales? o al menos tienen la misma

orientacin? Estn alineados?
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En la gestin diaria, las empresas no

alinean ni sus procesos ni sus proyectos a
su estrategia.
La alineacin de los procesos y proyectos no son los
nicos factores de xito pero son factores que estn
en nuestras manos.

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1.

Objetivos de la Presentacin

Conocer la Gestin de Proyectos y su importancia en la

ejecucin de la estrategia y de nuestras labores diarias.

2.

Tener el primer acercamiento a un Project Charter conociendo

sus secciones y contenido.

3.

Conocer la importancia de una PMO.

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Contenido

1. Introduccin General a la Gestin de Proyectos

a. Situacin actual.
b. El PMI y definiciones principales.
c. Procesos de la Gestin de Proyectos.

d. reas de Conocimiento.
e. La PMO (Project Management Office)

f. La PMO en Roxfarma.
g. El Rol de los lderes de Proyecto en Roxfarma.

2. El Acta de Nacimiento de un Proyecto (Project Charter).

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SITUACION ACTUAL

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Situacin actual en Roxfarma

Se arrancan demasiados proyectos y se finalizan muy pocos.

Los proyectos no terminan a tiempo casi siempre exceden ampliamente su
presupuesto.
Las tareas de proyectos diferentes se cruzan y cada quien decide que tarea
priorizar perjudicando al proyecto postergado.
Nuevos problemas siguen apareciendo en la empresa agobiando a
nuestros lderes quienes se encuentran continuamente en el rol de
bomberos.
No hay suficiente tiempo para resolver todos los problemas que surgen.
Siempre parecemos estar faltos de recursos, tiempo y presupuesto.
Nuestros proyectos no estn alineados con los objetivos estratgicos de la
empresa.
Usamos MS Project para hacer el Gantt y al resultado le llamamos
Proyecto.
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Universidades de nuestro medio ya estn dictando cursos de alto nivel en Gestin de

Proyectos
UPC Escuela de Postgrado.
Diplomado en Gerencia de Proyectos.

ESAN Maestra.
Maestra en Project Management.

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GENERALIDADES

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PMI. Project Management Institute (USA).

Asociacin sin fines de lucro, lder en la Industria de la Gestin de
Proyectos dedicada al progreso y fomento de su aplicacin

efectiva a travs de la prctica.

Fundada en 1969 en Pensilvania (USA). Actualmente est

presente en 172 pases, con ms de 420,000 miembros y

profesionales certificados, organizados en 250 Captulos.

El instituto PMI es considerado lder mundial en mejores

prcticas de gestin de proyectos de cualquier tipo.

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PMI. Principales Objetivos

Promover la direccin de proyectos como principal herramienta
para la ejecucin de estrategias corporativas.

Compartir la experiencia internacional a travs del desarrollo de

profesionales.

Desarrollar calidad en los recursos humanos para la direccin de

proyectos.

Compartir conocimientos generalmente aceptados que dan

reconocimiento a la profesin.

Consolidar estndares internacionales.

Certificacin de profesionales reconocidos a nivel mundial.

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PMBOK. Gua de Fundamentos para la Gestin de Proyectos.

Documento formal que describe normas, mtodos, procesos y
prcticas establecidas.

Proporciona pautas para la direccin de proyectos. Define la

direccin de proyectos y otros conceptos relacionados, y describe

el ciclo de vida de la direccin de proyectos y los procesos

conexos.
PMI recopil informacin de profesionales experimentados en la gestin de
proyectos, la organiz y la orden y cre el PMBOK* como un compendio
organizado de procesos y reas de conocimiento que constituyen las Buenas
Prcticas de la Gestin de Proyectos.

* PMBOK = Project Management Body Of Knowledgement.

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Definicin de Proyecto.

Esfuerzo temporal que se lleva a cabo para crear un producto,

servicio o resultado nico.
Temporal: Principio y final definidos

El final se alcanza cuando:

Se logran los objetivos del proyecto.

Se cancela el proyecto porque sus objetivos no se cumplirn.

Ya no existe la necesidad que di origen al proyecto.

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La Gestin de Proyectos.
Aplicacin de Conocimientos, Habilidades, Herramientas y
Tcnicas a las actividades del proyecto para cumplir con los
requisitos del mismo.
Se logra mediante la aplicacin e integracin adecuadas de los 42
procesos de la direccin de proyectos, agrupados lgicamente en
5 grupos de procesos .

Esto no significa que los conocimientos, habilidades y procesos deban aplicarse

siempre de la misma manera en todos los proyectos. Para un proyecto
determinado, el director del proyecto, en colaboracin con el equipo del proyecto,
siempre tiene la responsabilidad de determinar cuales son los procesos
apropiados, as como el grado de rigor adecuado para cada proceso.

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La Oficina de Gestin de Proyectos.

Una oficina de direccin de proyectos es un cuerpo o entidad dentro de una
organizacin que tiene varias responsabilidades asignadas con relacin a la direccin
centralizada y coordinada de aquellos proyectos que se encuentran bajo su
jurisdiccin. Las responsabilidades de una oficina de gestin de proyectos pueden
abarcar desde proveer funciones de apoyo para la direccin de proyectos hasta la
responsabilidad de dirigir proyectos directamente.

Los proyectos a los que esta oficina brinda apoyo o dirige pueden no estar
relacionados, salvo por el hecho de ser dirigidos en conjunto. La forma, funcin y
estructura especficas de una oficina de direccin de proyectos dependen de las
necesidades de la organizacin que sta apoya.

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La Oficina de Gestin de Proyectos.

Gestionar recursos compartidos por todos los proyectos dirigidos por la oficina de
direccin de proyectos;
Identificar y desarrollar una metodologa, mejores prcticas y normas para la direccin
de proyectos;
Instruir, orientar, capacitar y supervisar;
Vigilar el cumplimiento de las polticas de normas, procedimientos y plantillas de la
direccin de proyectos mediante auditoras del proyecto;
Desarrollar y gestionar polticas, procedimientos, plantillas y otra documentacin
compartida del proyecto (activos de los procesos de la organizacin), y
Coordinar la comunicacin entre proyectos.

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PROCESOS Y CONOCIMIENTOS

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Procesos de la Gestin de Proyectos.

Conjunto de fases del proyecto, generalmente secuenciales y en
ocasiones superpuestas, cuyo nombre y nmero se determinan

por las necesidades de gestin y control de la organizacin que

participa en el proyecto, la naturaleza propia del proyecto y su

rea de aplicacin.

Inicio

Planificacin

Ejecucin

Monitoreo y
Control

Cierre

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Areas de Conocimiento.
Gestin de la Integracin del Proyecto

Gestin del Alcance del Proyecto

Gestin del Tiempo del Proyecto

Gestin de los Costos del Proyecto

Gestin de la Calidad del Proyecto

Gestin de los Recursos Humanos del Proyecto

Gestin de las Comunicaciones del Proyecto

Gestin de los Riesgos del Proyecto

Gestin de las Adquisiciones del Proyecto

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Relacin entre Procesos y Areas de Conocimiento

AREAS DE CONOCIMIENTO

F A S E S (Grupos de Procesos)

Gestin de la Integracin

Gestin del Alcance

Gestin del Tiempo

Gestin de los Costos

Gestin de la Calidad

6
7

Gestin de los Recursos

Humanos
Gestin de las
Comunicaciones

Monitoreo y
Control

Iniciacin

Planificacin

Ejecucin

1*

1*
3*
5*
2*
1*

1*

1*

3*
2*

1*
1*

1*

1*

1*

Gestin de los Riesgos

1*
5*

Gestin de las
Adquisiciones

1*

1*

2*
2*
1*
1*
1*

Cierre

1*

1*

* Cantidad de Procesos por cada rea de conocimiento.

En total son 42 procesos.
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Matriz de Grupo de Procesos vs. rea de conocimiento PMBOK 2008

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GRUPO DE PROCESOS DE GERENCIA DE PROYECTOS

reas del
Conocimiento

Grupo de Procesos
de Iniciacin

Grupo de Procesos de
Planificacin

Grupo de Procesos de
Ejecucin

Grupo de Procesos de
Seguimiento y Control
Dar seguimiento y
controlar el trabajo del
proyecto

Grupo de Procesos
de Cierre

Gestin de la
Integracin del
Proyecto

Desarrollar el acta de
constitucin del proyecto

Desarrollar el plan para la direccin del

proyecto

Dirigir y gestionar la ejecucin

del proyecto

Recopilar requisitos
Definir el alcance
Crear EDT

Gestin del
Alcance del
Proyecto

Cerrar proyecto o fase

Realizar Control
integrado de cambios

Verificar el alcance
Controlar el alcance

Definir las actividades

Secuenciar las actividades
Estimar los recursos de las actividades
Estimar la duracin de las actividades
Desarrollar el cronograma

Controlar el cronograma

Estimar los costos

Determinar el presupuesto de costos

Controlar los costos

Gestin de la
Calidad del
Proyecto

Planificar la calidad

Gestin de los
RR.HH del
Proyecto

Planificar los RR.HH

Planificar las comunicaciones

Gestin del
Tiempo del
Proyecto

Gestin de
Costos del
Proyecto

Gestin de las
comunicaciones
del Proyecto

Realizar el aseguramiento de
calidad

Realizar Control de
calidad

Adquirir el equipo del proyecto

el equipo del proyecto
Dirigir el equipo del proyecto

Desarrollar

Distribuir la informacin
Gestionar las expectativas de los
interesados

Identificar

interesados

Informar el desempeo

Planificar la gestin de riesgos

Identificar los riesgos
Realizar Anlisis cualitativo de riesgos
Realizar Anlisis cuantitativo de riesgos
Planificar la respuesta a los riesgos

Gestin de los
riesgos del
Proyecto

Gestin de las
adquisiciones del
Proyecto

Planificar las adquisiciones

Dar seguimiento y
controlar los riesgos

Efectuar adquisiciones

Administrar las
adquisiciones

Cerrar las
adquisiciones

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D E TA L L E S D E L A G E S T I O N

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FASE 1. Iniciacin
1. Gestin de la Integracin
Desarrollar el Acta de Constitucin del Proyecto. Consiste en desarrollar un documento que
autoriza formalmente un proyecto o una fase y documentar los requisitos iniciales que
satisfacen las necesidades y expectativas de los interesados.
7. Gestin de las Comunicaciones
Identificar a los Interesados. Consiste en identificar a todas las personas u organizaciones
impactadas por el proyecto, y documentar informacin relevante relativa a sus intereses,
participacin e impacto en el xito del mismo.

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FASE 2. Planificacin (1 de 3)
1. Gestin de la Integracin
Desarrollar el Plan para la Direccin del Proyecto. Consiste en documentar las acciones
necesarias para definir, preparar, integrar y coordinar todos los planes subsidiarios.
2. Gestin del Alcance
Recopilar Requisitos. Consiste en definir y documentar las necesidades de los interesados a fin de
cumplir con los objetivos del proyecto.
Definir el Alcance. Consiste en desarrollar una descripcin detallada del proyecto y del producto.
Crear la EDT*. Consiste en subdividir los entregables y el trabajo del proyecto en componentes
ms pequeos y ms fciles de manejar.
3. Gestin del Tiempo
Definir las Actividades. Consiste en identificar las acciones especficas a ser realizadas para
elaborar los entregables del proyecto.
Secuenciar las Actividades. Consiste en identificar y documentar las interrelaciones entre las
actividades del proyecto.
Estimar los Recursos de las Actividades. Consiste en estimar el tipo y cantidad de materiales,
personas, equipos o suministros requeridos para ejecutar cada actividad.
Estimar la Duracin de las Actividades. Consiste en establecer aproximadamente la cantidad de
perodos de trabajo necesarios para finalizar cada actividad con los recursos estimados.
Desarrollar el Cronograma. Consiste en analizar la secuencia de las actividades, su duracin, los
requisitos de recursos y las restricciones del cronograma para crear el cronograma del proyecto.
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FASE 2. Planificacin (2 de 3)
4. Gestin de los Costos
Estimar los Costos. Consiste en desarrollar una aproximacin de los recursos financieros
necesarios para completar las actividades del proyecto.
Determinar el Presupuesto. Consiste en sumar los costos estimados de actividades individuales o
paquetes de trabajo para establecer una lnea base de costo autorizada.
5. Gestin de la Calidad
Planificar la Calidad. Se identifican los requisitos de calidad y/o normas para el proyecto y el
producto, documentando la manera en que el proyecto demostrar el cumplimiento con los
mismos.
6. Gestin de los Recursos Humanos
Desarrollar el Plan de Recursos Humanos. Se identifican y documentan los roles dentro de un
proyecto, las responsabilidades, las habilidades requeridas y las relaciones de comunicacin, y se
crea el plan para la direccin de personal.
7. Gestin de las Comunicaciones
Planificar las Comunicaciones. Determinar las necesidades de informacin de los interesados en el
proyecto y definir cmo abordar las comunicaciones con ellos.

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FASE 2. Planificacin (3 de 3)
8. Gestin de los Riesgos
Planificar la Gestin de Riesgos. Se define cmo realizar las actividades de gestin de los riesgos
para un proyecto.
Identificar los Riesgos. Se determinan los riesgos que pueden afectar el proyecto y se documentan
sus caractersticas.
Realizar el Anlisis Cualitativo de Riesgos. Consiste en priorizar los riesgos para realizar otros
anlisis o acciones posteriores, evaluando y combinando la probabilidad de ocurrencia y el
impacto de dichos riesgos.
Realizar el Anlisis Cuantitativo de Riesgos. Consiste en analizar numricamente el efecto de los
riesgos identificados sobre los objetivos generales del proyecto.
Planificar la Respuesta a los Riesgos. Se desarrollan opciones y acciones para mejorar las
oportunidades y reducir las amenazas a los objetivos del proyecto.
9. Gestin de las Comunicaciones
Planificar las Adquisiciones. Documentar las decisiones de compra para el proyecto, especificando
la forma de hacerlo e identificando a posibles vendedores.

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FASE 3. Ejecucin (1 de 2)
1. Gestin de la Integracin
Dirigir y Gestionar la Ejecucin del Proyecto. Consiste en ejecutar el trabajo definido en el plan
para la direccin del proyecto para cumplir con los objetivos del mismo.
5. Gestin de la Calidad
Realizar el Aseguramiento de Calidad. Consiste en auditar los requisitos de calidad y los
resultados de las medidas de control de calidad, para asegurar que se utilicen las normas de
calidad apropiadas y las definiciones operacionales.
6. Gestin de los Recursos Humanos
Adquirir el Equipo del Proyecto. Se confirman los recursos humanos disponibles y se forma el
equipo necesario para completar las asignaciones del proyecto.
Desarrollar el Equipo del Proyecto. Consiste en mejorar las competencias, la interaccin de los
miembros del equipo y el ambiente general del equipo para lograr un mejor desempeo del
proyecto.
Dirigir el Equipo del Proyecto. Consiste en dar seguimiento al desempeo de los miembros del
equipo, proporcionar retroalimentacin, resolver problemas y gestionar cambios a fin de optimizar
el desempeo del proyecto.

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FASE 3. Ejecucin (2 de 2)
7. Gestin de las Comunicaciones
Distribuir la Informacin. Poner la informacin relevante a disposicin de los interesados en el
proyecto, de acuerdo con el plan establecido.
Gestionar las Expectativas de los Interesados. Comunicarse y trabajar en conjunto con los
interesados para satisfacer sus necesidades y abordar los problemas conforme se presentan.
9. Gestin de las Adquisiciones
Efectuar las Adquisiciones. Obtener respuestas de los vendedores, seleccionar un vendedor y
adjudicar un contrato.

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FASE 4. Monitoreo y Control (1 de 2)

1. Gestin de la Integracin
Monitorear y Controlar el Trabajo del Proyecto. Consiste en monitorear, revisar y regular el
avance a fin de cumplir con los objetivos de desempeo definidos en el plan.
Realizar el Control Integrado de Cambios. Consiste en revisar todas las solicitudes de cambio, y en
aprobar y gestionar los cambios en los entregables, en los activos de los procesos de la
organizacin, en los documentos del proyecto y en el plan para la direccin del proyecto.
2. Gestin del Alcance
Verificar el Alcance. Consiste en formalizar la aceptacin de los entregables del proyecto que se
han completado.
Controlar el Alcance. Consiste en monitorear el estado del alcance del proyecto y del producto, y
en gestionar cambios a la lnea base del alcance.
3. Gestin del Tiempo
Controlar el Cronograma. Se da seguimiento al estado del proyecto para actualizar el avance del
mismo y gestionar cambios a la lnea base del cronograma.
4. Gestin de los Costos
Controlar los Costos. Consiste en monitorear la situacin del proyecto para actualizar el
presupuesto del mismo y gestionar cambios a la lnea base de costo.

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FASE 4. Monitoreo y Control (2 de 2)

5. Gestin de la Calidad
Realizar el Control de Calidad. Se monitorean y registran los resultados de la ejecucin de
actividades de control de calidad, a fin de evaluar el desempeo y recomendar cambios
necesarios.
7. Gestin de las Comunicaciones
Informar el Desempeo. Recopilacin y distribucin de la informacin sobre el desempeo,
incluyendo los informes de estado, las mediciones del avance y las proyecciones.
8. Gestin de los Riesgos
Monitorear y Controlar los Riesgos. Se implementan planes de respuesta a los riesgos, se rastrean
los riesgos identificados, se monitorean los riesgos residuales, se identifican nuevos riesgos y se
evala la efectividad del proceso contra riesgos a travs del proyecto.
9. Gestin de las Adquisiciones
Administrar las Adquisiciones. Gestionar las relaciones de adquisiciones, monitorear la ejecucin
de los contratos, y efectuar cambios y correcciones segn sea necesario.

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FASE 4. Cierre
1. Gestin de la Integracin
Cerrar Proyecto o Fase.
9. Gestin de las Adquisiciones
Cerrar las Adquisiciones. Completar cada adquisicin para el proyecto.

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I M P O R TA N C I A E N R OX FA R M A

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Sin embargo
La Gestin de Proyectos como disciplina no solo aporta valor a los
proyectos grandes o formales.

Podemos usar los Conocimientos,

Habilidades, Herramientas y Tcnicas que nos
proporciona PMBOK en nuestro trabajo
diario, en nuestros planes de trabajo.

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Gestin de Proyectos
De qu se trata la Gestin de Proyectos?
Alcance
La Gestin de Proyectos es la
disciplina de organizar y administrar
recursos de manera tal que podamos
culminar todo el trabajo requerido

Calidad

dentro del alcance, el tiempo, y

costos predefinidos.

Tiempo

Costos

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Gestin de Proyectos
De qu proyectos estamos hablando?
Ejecucin de la Estrategia
1
2

Ejecucin de la Estrategia
1

Implementacin de
Iniciativas.

Mejora de Procesos
1

2
3

Implementacin de
Recursos.

Proyectos de Nivel Tctico

1

Implementacin de
Habilitadores

Planes de Trabajo.

(dashboards)

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Gestin de Proyectos
Qu otros beneficios se van a obtener?

Orientacin de Proyectos a la Estrategia.

Visibilidad de la Ejecucin de Proyectos.
Reduccin de Costos por Planificacin deficiente.
La organizacin incorpora Buenas Prcticas de Gestin de
Proyectos como parte de su funcionamiento habitual.

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Gerencia de Planeamiento, Proyectos y Procesos.

Octubre 2012.

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