TERMINOS DE REFERENCIA PARA COTIZAR

SOFTWARE PARA LA GESTION DE CORRESPONDENCIA Y ARCHIVO DE LA

UNIDAD DE PLANEACION MINERO ENERGTICA-UPME

1. INTRODUCCION
La Unidad de Planeacin Minero Energtica UPME requiere cumplir con los
requerimientos legales establecidos en la ley 594 de julio 24 del 2000, por medio de la
cual se establecen las reglas y principios generales para la regulacin de la funcin
archivstica del Estado en todas las jerarquas institucionales.
Por lo tanto, la UPME esta interesada en adquirir una solucin tecnolgica para el
manejo electrnico de la correspondencia y archivo , que disminuya la utilizacin de
papel, agilice la respuesta a las comunicaciones, y garantice el almacenamiento,
seguimiento y recuperacin de todos los documentos al interior de la Unidad.
2. OBJETIVO
El objetivo es adquirir una solucin tecnolgica de software comercial con
caractersticas cliente servidor que garantice la gestin eficiente de los documentos y
correspondencia en formato digital y que se adapte a las necesidades particulares de
la UPME.
3. ALCANCES

Suministrar las licencias de uso del software para el manejo y la administracin

eficiente de los documentos en formato digital.

Instalar las licencia del software en todos los equipos de la UPME de tal forma
que operen correctamente.

Suministrar como mnimo 2 licencias clientes y mnimo 15 licencias de consulta

en forma simultanea va intranet.

Dar la capacitacin en la configuracin y el manejo del software a un nmero

de mnimo 20 usuarios para consulta y 6 usuarios administradores.

Dar el mantenimiento y el soporte durante 12 meses a la UPME en la

operacin del software de tal forma que garanticen el correcto funcionamiento,
con tiempos de respuesta inferiores a 8 horas.

Dar la asesora en la implementacin de la tablas de retencin definidas por

ley.

Dar el acompaamiento profesional

software y la puesta en marcha.

necesario en la implementacin del

4. CARACTERSTICAS TECNICAS DEL SOFTWARE

El software debe tener la capacidad, de recepcionar , almacenar, indexar,

consultar, marcar, adicionar comentarios, reproducir, ubicar fsicamente y
reenviar documentos a otro(s) destinatario(s) dentro de la red interna de
computadores de la UPME.

El software debe permitir como mnimo el almacenamiento de 20.000.000 de

documentos o imgenes digitalizadas.

El software debe soportar formatos de imgenes TIF, JPG, BMP, GIF, WMF;
adems, debe soportar el manejo de formatos electrnicos para hojas de
calculo, procesadores de palabra, sonido y vdeo.

El software debe permitir la incorporacin de documentos digitalizados con

equipos escner compatibles con TWAIN.

El software ofrecido debe cumplir con las normas de tablas de retencin

colombianas.

La solucin de software debe permitir imprimir la etiqueta al momento de

recepciona documentos de entrada y salida.

El software debe permitir que varios usuarios trabajen simultneamente sobre

el mismo documento groupware.

El software debe permitir que un documento pase de un puesto de trabajo a

otro desencadenando diversas acciones y permitiendo su seguimiento work
flow.

El software debe trabajar con documentos MULTITIFF

Que sea una solucin web enable al menos en ambiente de consulta

El software debe trabajar con motor de base de datos relacionales y lenguajes

de cuarta generacin. En la Unidad se encuentra implementado el SQL server.
Si el software requiere otra base de datos el proveedor debe entregar la
respectiva licencia.

El software debe estar basado en la tecnologa de indexamiento por palabra.

El software debe proveer seguridad como mnimo a nivel de carpeta, y a nivel

de documento

5. CONFIGURACION EN RED
Los equipos operan en red local conectados a servidores Windows NT con protocolo
de comunicaciones TCP/IP, el software estndar en la UPME es Windows95/98,
Office97/2000, antivirus Multivac SEQTECH.

6. PROPONENTES
El rgimen de contratacin aplicable ser el de derecho privado, con base en el
rgimen interno de la Unidad.
7. PROPUESTA
El proponente deber elaborar una oferta de suministro del software. La propuesta
tcnica deber contener todos los formatos del anexo No. 1, 2, 3 y 4 debidamente
diligenciados. Se pueden ampliar aquellos aspectos que a juicio del contratista sean
necesarios para asegurar la calidad del servicio.
La propuesta deber presentarse en original y una (1) copia por escrito, cada una de
ellas firmadas por el representante de la firma y en un sobre sellado. Esta deber
acompaarse de los siguientes documentos:
Certificado de existencia y representacin de la sociedad proponente. Cuando el
representante legal tenga restricciones para contraer obligaciones en nombre la
persona jurdica deber adjuntar el documento de autorizacin expresa del rgano
social competente, en el cual conste que este facultado para presentar oferta y firmar
el contrato por el valor.

Formulario de la propuesta (anexo 1)

Formulario de identificacin de la firma (anexo 2)
Formulario de entidades con el software propuesto, relacionando al menos una
entidad Estatal anexo(3)
Formulario de soporte externo. Indicar claramente las condiciones
especficas en las que se dar el soporte, tanto durante el perodo de garanta,
como fuera de l. (Anexo 4)
Propuesta econmica (en pesos colombianos, nicamente), incluyendo el
valor del IVA cuando a ello haya lugar.
Indicar expresamente en su propuesta no hallarse en causal de inhabilidad y/o
incompatibilidad frente a su eventual contratacin.
Garanta de seriedad de la oferta a favor de entidades estatales, debidamente
suscritas por el tomador, por el 10% del valor total de la oferta y vigencia de 2
meses contados a partir de la fecha de presentacin de la propuesta. La falta
de suscripcin (firma ) de la pliza ser subsanable, en el momento de apertura
de las propuestas, en la fecha y hora fijada para el efecto, siempre y cuando se
encuentre presente el proponente o su representante.
La propuesta debe entregarse debidamente foliada.
Todas las ofertas debern ser realizadas en pesos colombianos. No se aceptaran ni
evaluaran ofertas en otra moneda.
Las ofertas debern tener una validez de sesenta (60) das como mnimo.

8. ENTREGA DE PROPUESTAS
La propuesta deber ser colocada en una urna en la Secretara General de la UPME,
Avenida 40 A N 13-09 piso 14, en sobre sellado, claramente marcado. Vencido el
plazo de presentacin de las ofertas indicado en la carta de invitacin enviada a los
proponentes, se abrir la urna y las propuestas presentadas, se levantar un acta del
contenido de las mismas.
Las propuestas se debern entregar a ms tardar en el da y a la hora indicada en la
carta de invitacin en Secretara General de la UPME, piso 14, avenida 40 A No.1309.
9. METODOLOGA DE EVALUACIN
La evaluacin se realizar con base en los documentos constitutivos de la propuesta.
Durante este proceso se podr verificar la informacin suministrada por los oferentes,
as como solicitar aclaraciones sobre la misma, sin que esta implique que el
proponente puede modificar, mejorar o adicionar su propuesta una vez presentada.
EVALUACION TECNICA
ITEM

PUNTAJE PUNTOS

CARACTERISTICAS
TCNICAS
DEL 500
SOFTWARE
TRES
CERTIFICADOS
EXITOS
DE 200
INSTALACION DEL SOFTWARE; AL
MENOS UNO CON EL ESTADO.
SERVICIOS POSTVENTA
100
TOTAL PUNTAJE TECNICO

800

TOTAL PUNTAJE ECONOMICO

200

La evaluacin se realizar de la siguiente manera:

Las propuestas que no cumplan las especificaciones tcnicas, no sern tenidas
en cuenta para el mismo.

PUNTAJE TCNICO 800 PUNTOS

Caractersticas
tcnicas 500 puntos, La Oferta que cumpla con todas las
especificaciones tcnicas exigidas, recibir la mxima puntuacin. Las propuestas que
no cumplan con las especificaciones tcnicas quedarn descartadas.
Experiencia exitosa 200 puntos, ver anexo No. 3
Se evaluar la experiencia exitosa de hasta 3 entidades en la implementacin del
software propuesto . Se le asignar el mayor puntaje a quin cumpla con las 3,
incluida la entidad del Estado.

Servicio Postventa 100 puntos: Ver anexo N4

PUNTAJE ECONOMICO 200 PUNTOS:
Puntaje = Mnima Valor Oferta / valor oferta * 200
Se verificar la moneda de la cotizacin. Las ofertas que no coticen en pesos
colombianos sern rechazadas. As mismo deber cotizar sin IVA y con IVA, este
ultimo cuando aplique. .
10. PRESUPUESTO ASIGNADO
El presupuesto con que cuenta la Unidad es de $40.000 Millones de pesos.
11. ADJUDICACION
De la aplicacin de los criterios anteriormente descritos se har un consolidado de la
puntuacin tcnica y econmica de cada una de las ofertas consideradas, para definir,
conforme lo establecen los principios de transparencia, economa y responsabilidad
consagrados en la Ley, la propuesta o propuestas ms convenientes para la Entidad.
La Unidad de Planeacin Minero Energtica, con base en la evaluacin de la
propuesta tcnica y econmica, adjudicar la contratacin.
El proponente
seleccionado deber firmar el contrato respectivo dentro de los tres (3) das
calendario, siguientes a la notificacin de adjudicacin, entregando los documentos
que se indiquen en el contrato.
12. CELEBRACIN DEL CONTRATO
Para la celebracin del contrato se requiere que el proponente elegido no se encuentre
incurso en algunos de los causales de inhabilidad e incompatibilidad previstos en la
Ley.
De acuerdo con la ley 143 de 1994, el contrato se elaborar entre el proponente
seleccionado y la Fiduciaria que en ese momento manejen los recursos
presupustales de la UPME. El mismo se sujetar a las normas del derecho privado,
conforme al artculo 13, Inciso 2, de la ley 143 de 1994. Los trmites respectivos para

el contrato se iniciarn una vez la Fiduciaria haya recibido la solicitud oficial del
Director General de la UPME.
13. EJECUCIN Y SUPERVISIN DEL CONTRATO
La Unidad de Planeacin Minero-Energtica realizar el control y supervisin del
trabajo mediante un funcionario designado para tal fin y tendr pleno acceso al
proyecto cuando se desee recibir y/o suministrar informacin y comentarios.

14. REQUISITOS A CUMPLIR EN CASO DE SER ESCOGIDA LA PROPUESTA

- Personas naturales y jurdicas:
Constitucin de la(s) garanta(s exigida(s) en el contrato
Publicacin del contrato en el Diario Oficial
Cancelar el valor del impuesto de timbre, si hay lugar a ello
Suministrar los certificados de las empresas que utilizan el software
Anexar copia de la certificacin donde conste que el desarrollo es propio, o
distribuidor autorizado y respaldado por el fabricante.
El contratista ganador responder por el cumplimiento de estos requisitos, en caso
contrario se le adjudicar al segundo en la lista de elegibilidad.

ANEXO N1
FORMULARIO DE PROPUESTA

Fecha: ___________________________
Doctor
JULIAN VILLARRUEL TORO
Director General
Unidad de planeacin Minero Energtica
Avenida 40A No. 13-09-Piso 14, Edificio UGI,
Bogot D.C.,
Colombia
Asunto: Invitacin a presentar propuestas para adquisicin de SOFTWARE PARA EL
MANEJO ELECTRNICO DE CORRESPONDENCIA Y ARCHIVO
Cordial Saludo
Luego de haber examinado los trminos de referencia para la citada invitacin y de
conformidad con los mismos, los suscritos presentamos esta propuesta.
Entendemos que ustedes no estn obligados a aceptar esta propuesta ni ninguna otra
propuesta que reciban.
Debidamente autorizado para firmar por y en nombre de
_____________________________________________________________________
_________________________________
el da ___________________ del mes de ___________________________
de_____________
_______________________________
_________________________________________
[firma]

[en calidad de]

ANEXO 2. FORMULARIO DE IDENTIFICACIN DE LA FIRMA

Fecha:___________________________
RAZON SOCIAL
PAIS SEDE CASA MATRIZ

OFICINA MATRIZ
DIRECCION
TELEFONO
FAX
e-mail
FECHA DE CONSTITUCION
TIPO DE SOCIEDAD O
CONSORCIO
NOMBRE DEL
REPRESENTANTE LEGAL
OFICINAS SUCURSALES
DIRECCION
TELEFONO
FAX
e-mail
INFORMACION ADICIONAL:

ANEXO 3, EMPRESAS
TECNOLGICA OFRECIDA

DONDE

ESTE

INSTALADO

LA

SOLUCION

Fecha:___________________________

Nombre, direccin y Telfono y Actividad

contacto de la entidad
entidad

de

la Numero de Numero de
usuarios con documentos
el software digitalizados
instalado

Numero
de
licencias
de
software
instaladas

ANEXO 4. FORMULARIO DE SOPORTE EXTERNO

Fecha:___________________________

ITEM

Valor

GARANTIA por fallos (10 puntos)

No .

No. de actualizaciones al ao (10 puntos)

No. ___________

Tiempo de atencin a fallos (30 puntos)

___________ Horas

Condiciones de soporte tcnico (30 Puntos)

(Aos)

Especificar

Valor del mantenimiento a partir del segundo ao Porcentaje del valor total
(20)