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Supervisin de auditora

El presente artculo muestra la importancia del proceso de supervisin en el


ejercicio de auditora, analizando los elementos fundamentales de la misma,
teniendo en cuenta principios fundamentales que rigen este proceso y los
riesgos que se asumen en su ejecucin.

La supervisin: una necesidad en las Organizaciones


La supervisin es un concepto antiguo que ha ido sufriendo diversos cambios y
ha sido visto desde diferentes enfoques.
Conocer estos antecedentes resulta indispensable para ubicar a una funcin
tan importante como la que se trata en este curso, dentro del contexto de la
auditora pblica.
Por lo anterior es de vital importancia que el supervisor tenga conocimiento de
la forma en que se aplican las tcnicas, procedimientos y la observancia a la
normatividad en los trabajos de auditora, lo que le dar una visin ms amplia
y le permitir ejecutar un trabajo ms profesional.
Introduccin
La supervisin del trabajo del personal asignado a la auditora es necesaria
para que los que trabajan en todos los niveles del examen comprendan los
objetivos generales del mismo y los procedimientos necesarios para lograrlos.
Se debe poner en conocimiento del personal de auditora mucha de la
informacin obtenida durante la etapa de planeacin relacionada con las
caractersticas de la entidad a examinar, en especial los posibles problemas
contables y de revisin, y la oportunidad con que deben aplicarse los
procedimientos de auditora.
Debido a que gran parte del trabajo detallado lo llevan a cabo los auditores
stos deben poner en conocimiento a los supervisores los problemas contables
y de auditora importantes que se descubran durante el examen.
Al efecto se utilizan los papeles de trabajo elaborados durante la auditora para
revisar el trabajo realizado.
Pueden existir variaciones en la forma de preparacin de los papeles de trabajo
de acuerdo con la habilidad y experiencia de cada auditor, pero siempre
cumplindose lo establecido en el Manual de Auditora sobre la presentacin de
estos.
De ningn modo deben faltar evidencias en los papeles de trabajo que
demuestren cmo se llevaron a cabo en realidad los procedimientos de
auditora y sus resultados.

Sin duda alguna el personal se enfrentar a problemas y tendr necesidad de


buscar el consejo del supervisor. Estos problemas, incluyendo la solucin
deben aparecer en los papeles de trabajo.
As se forma la evidencia que prueba que el personal recibi una supervisin
apropiada. Sobre este asunto es necesario hacer una aclaracin especial:
El auditor debe asegurarse de que para cada pregunta que se refleja en los
papeles de trabajo se ha presentado y documentado por completo una solucin
adecuada.
De lo contrario la presencia de preguntas sin sus correspondientes respuestas
podra ser una indiscutible evidencia de que falt supervisin del personal y el
debido cuidado profesional.
Si existen diferencias de opiniones, al no estar de acuerdo algn auditor con la
solucin final, despus de discutido el problema, debern quedar constancias
de ello en los papeles de trabajo.
Por supuesto, la solucin final dada a la controversia debe fundarse y
describirse apropiadamente en dichos documentos.
Antecedentes
La supervisin, al igual que la administracin, tiene un mayor desarrollo a partir
de la Revolucin Industrial, en donde se producen cambios profundos que
vienen a modificar completamente la estructura social, econmica y poltica de
esa poca.
Entre los principales cambios que se generaron tuvo lugar la sustitucin del
trabajo manual por el mecanizado, mayor rapidez, cantidad y calidad de la
produccin y gran demanda de la fuerza de trabajo, lo que provoc la creacin
y multiplicacin de las industrias fabriles.
Para que lo anterior fuera posible, hubo necesidad de conformar de manera
diferente la organizacin del trabajo, lo que origin la introduccin de nuevos
conceptos, entre los que se encontraban:

La divisin del trabajo y la especializacin de las tareas;

La estandarizacin de las funciones;

La unidad de mando y centralizacin en la toma de decisiones; y

La formalizacin de las relaciones laborales.

La aplicacin de dichos conceptos a la industria repercuti en que la


supervisin de las tareas adoptara las siguientes caractersticas:

Vigilancia del trabajo que se realizaba con la finalidad de aumentar la


produccin y mejorar en calidad, al menor costo posible;

nfasis en los resultados, sin tomar en cuenta al trabajador como


individuo;

Vigilancia del estricto apego a las reglas.

Para llevar a cabo esta funcin se hizo indispensable la asignacin de una


persona capacitada tcnicamente, a quien en ese entonces se le conoci como
capataz.
Esta persona ejerca una autoridad completa sobre el personal que ejecutaba
las tareas: reclutaba, disciplinaba y despeda; as mismo, seleccionaba
materiales, haca inventarios, organizaba el lugar de trabajo, etc.
Con el transcurso del tiempo y debido al crecimiento acelerado y
desorganizado de las empresas, as como a la necesidad de aumentar
eficiencia y competitividad en las organizaciones, se desarrollaron tcnicas,
principios y teoras que transformaron la funcin de supervisin de una prctica
emprica a una labor tcnica y especializada. Implcito en esta evolucin se
halla el reconocimiento al recurso humano como el elemento ms importante
para el logro de los objetivos.
La supervisin es ahora una funcin que permite vigilar, inspeccionar, evaluar y
conducir el trabajo de un equipo, as como promover que ste opere conforme
a los criterios de economa, eficiencia, eficacia, efectividad, imparcialidad y
honestidad.
Como se observa, la supervisin ha sido necesaria siempre que el trabajo ha
implicado el esfuerzo conjunto de un equipo de personas.
Por ello, el supervisor es aqul que dentro de la organizacin conduce a un
grupo de personas a l encomendado, hacia el cumplimiento de metas y
objetivos, y es el directamente responsable de la coordinacin, direccin,
verificacin, inspeccin y calidad en el trabajo.
La palabra supervisin se deriva de los vocablos latinos sper y visio, que
significa ver sobre, lo cual se traduce como mirar desde arriba una actividad.
El trmino de supervisin se utiliza tradicionalmente para definir el acto de
vigilancia que una persona ejerce sobre el trabajo que realiza el personal que
est bajo su mando.
Ahora bien, para poder desarrollar una definicin de supervisin del trabajo de
auditora pblica, cabe recordar que dentro de los rganos internos de control
existen diversos niveles de supervisin, que son determinados por el tamao
de la estructura orgnica del mismo. Segn Cameron C. Smith, en su libro
Guas para Supervisores, a estos niveles se les puede considerar como
directivos,

y sus responsabilidades consisten en planear, organizar, dirigir y controlar el


trabajo de su unidad, as como coordinar los recursos, mejorar el trabajo de
grupo e individual de sus subordinados; promover la comunicacin para dar
instrucciones, recibir informacin, transmitir resultados y tomar decisiones para
hacer eficaz su labor.
Por tales consideraciones, puede decirse que:

Importancia de la Supervisin
El xito de cada auditora depende en gran parte de la efectividad de la
supervisin al personal de todos los niveles.
La supervisin es un elemento imprescindible para el adecuado desarrollo de la
funcin de auditora, ya que permite controlar las actividades que se realizan en
ella. Por esta razn se ha elevado a la categora de norma, a efecto de que se
incluya en forma obligatoria en las labores que se llevan a cabo en los rganos
internos de control.
En el apartado relativo a las normas de ejecucin del trabajo, la norma sexta
denominada Supervisin del Trabajo de Auditora, establece lo siguiente:

La supervisin implica dirigir los esfuerzos de los auditores involucrados;


instruirlos, mantenerse informado de problemas encontrados que sean
significativos, revisar el trabajo realizado y proporcionar capacitacin en
el campo.

La supervisin debe ejercerse en todos los niveles o categoras del


personal que intervenga en el trabajo de auditora y en proporcin
inversa a la experiencia, la preparacin tcnica y la capacidad
profesional del auditor supervisado.

En caso de que la auditora sea tan compleja que requiera los servicios de
varios auditores, el supervisor establecer una lnea de mando con un auditor
como supervisor, designando para esa actividad al de mayor experiencia y
capacidad profesional.

Objetivos de la supervisin

La supervisin persigue ciertos objetivos que posibiliten promover las acciones


para ejercerla de la mejor forma y evaluar la efectividad de su aplicacin.
Dichos objetivos son, entre otros, los siguientes:

Incrementar la calidad de las auditoras, a travs de la revisin peridica


del trabajo del auditor, en funcin de los objetivos planteados;

Lograr que las revisiones se desarrollen con la mxima economa,


eficiencia, eficacia, efectividad, imparcialidad y honestidad y con apego a
las Normas Generales de Auditora Pblica y dems normatividad
aplicable;

Elaborar los papeles de trabajo de tal forma que stos apoyen


adecuadamente los objetivos fijados y proporcionen informacin objetiva;
adems, obtener evidencia suficiente, competente, relevante y pertinente
en las auditoras;

Lograr que los auditores desarrollen la capacidad necesaria para la


realizacin de la auditora pblica;

Conocer de inmediato y en cualquier momento el avance de la auditora;

Determinar si se han aplicado ntegramente los procedimientos


especficos de auditora

Incrementar las relaciones humanas y de trabajo profesional en los


grupos de auditora.

Los sistemas de control interno requieren supervisin, es decir, un proceso que


comprueba que se mantiene el adecuado funcionamiento del sistema a lo largo
del tiempo.
Esto se consigue mediante actividades de supervisin continuada,
evaluaciones peridicas o una combinacin de ambas cosas.
La supervisin continuada se da en el transcurso de las operaciones. Incluye
tanto las actividades normales de direccin y supervisin, como otras
actividades llevadas a cabo por el personal en la realizacin de sus funciones.
El alcance y la frecuencia de las evaluaciones peridicas dependern
esencialmente de una evaluacin de los riesgos y de la eficacia de los
procesos de supervisin continuada.
Las deficiencias detectadas en el control interno debern ser notificadas a
niveles superiores, mientras que la alta direccin y el consejo de administracin
debern ser informados de los aspectos significativos observados.

Estos componentes, vinculados entre s, generan una sinergia y forman un


sistema integrado que responde de una manera dinmica a las circunstancias
cambiantes del entorno.
El sistema de control interno est entrelazado con las actividades operativas de
la entidad y existe por razones empresariales fundamentales.
El sistema de control interno es ms efectivo cuando los controles se
incorporan en la infraestructura de la sociedad y forman parte de la esencia de
la empresa. Mediante los controles incorporados, se fomenta la calidad y las
iniciativas de la delegacin de poderes, se evitan gastos innecesarios y se
permite una respuesta rpida ante las circunstancias cambiantes.
Responsable:
El procedimiento ser ejecutado por:
a) El Jefe de Grupo al auditor.
b) El supervisor al Jefe de Grupo
c) El supervisor al auditor, si en la Auditora no se ordena Jefe de Grupo.
Riesgos:
1. Que los auditores tengan impedimentos que limiten comprender de forma
clara y precisa la etapa que se supervisa.
2. No se cumplan las recomendaciones dejadas en supervisiones anteriores.
3. Que las supervisiones no se efecten en el momento necesario que requiere
la Auditora y/o el auditor que realice el trabajo.
4. Poca preparacin del supervisor para valorar el desenvolvimiento de una
actividad y/o auditora.

Componente 5: SUPERVISIN O MONITOREO


La Supervisin o Monitoreo es el proceso que evala la calidad del control interno en el tiempo,
y por supuesto la encargada de evaluar el control interno en el instituto, incluyendo sus
dependencias adscritas (vicerrectorias, facultades y sedes universitarias municipales) ya que
es importante monitorear el control interno para determinar si este est operando en la forma
esperada y si es necesario hacer modificaciones.
Las actividades de monitoreo permanente incluyen actividades de supervisin realizadas de
forma permanente, directamente por las distintas estructuras de direccin.
Las evaluaciones separadas son actividades de monitoreo que se realizan en forma no
rutinaria, como las auditoras peridicas efectuadas por los auditores internos, los diagnsticos
para medir la implementacin de la resolucin 297/03 en las reas , as como el trabajo del plan
de prevencin realizadas en ella.
Algunas de las cuestiones a tener en cuenta son:
Constitucin del Comit de Control y Prevencin del centro integrado por:
Presidente: Andrs Alberto Fonseca Hernndez
Miembro: Sergio Breff Lpez
Miembro: Maritza Rodrguez Gamboa
Miembro: Jorge Surez Zapata
Miembro: Erislaidi
El objetivo central del Comit de Control y Prevencin del centro es la vigilancia del adecuado
funcionamiento del Sistema de Control Interno y su mejoramiento continuo, as como velar por
la adecuada realizacin, ejecucin y control del plan de prevencin en el centro y reas del
instituto.
Dado la gran complejidad del sistema del centro y su extensa estructura le entidad cuenta con
la existencia de una unidad de auditora interna con suficiente grado de independencia y
calificacin profesional, la cual est integrada por:
Yamilia Jefe de Grupo de Auditoria
Edith Loforte Asesor de la CANEC
Manuel Galbn Estupin Asesor de la CANEC
El objetivo general es asegurar que el control interno funcione adecuadamente, a travs de dos
modalidades de supervisin: actividades continuas o evaluaciones puntuales.
Las primeras son aquellas incorporadas a las actividades normales o recurrentes, inherentes al
trabajo de decanos, jefes de departamentos, jefes de reas, vicerrectores y otros dirigentes,
que, ejecutndose en tiempo real y arraigadas a la gestin, generan respuestas dinmicas a las
circunstancias sobrevivientes.

En cuanto a las evaluaciones puntuales, corresponden las siguientes consideraciones:


Su alcance y frecuencia estn determinados por la naturaleza e importancia de los cambios y
riesgos que estos entraan, la competencia y experiencia de quienes los controlan y los
resultados de la supervisin continuada.
Son ejecutados por los propios responsables de las reas de gestin, por la auditora interna
y por los miembros del Comit de Control y Prevencin del centro, las que se encuentran
incluidas en el planeamiento (plan de autocontrol del centro) o solicitadas especialmente por la
direccin y los auditores externos.
Constituyen todo un proceso dentro del cual, aunque los enfoques y tcnicas varen, prima
una disciplina apropiada y principios insoslayables. La tarea del evaluador es averiguar el
funcionamiento real del sistema: que los controles existan, estn formalizados, que se apliquen
cotidianamente como una rutina incorporada a los hbitos y que resulten aptos para los fines
perseguidos.
Responden a una determinada metodologa con tcnicas y herramientas para medir la
eficacia directamente o a travs de la comparacin con otros sistemas de control
probadamente buenos.
El nivel de documentacin de los controles vara segn la dimensin y complejidad del rea
del centro en cuestin. Existen controles informales que, aunque no estn documentados, se
aplican correctamente y son eficaces, si bien un nivel adecuado de documentacin suele
aumentar la eficiencia de la evaluacin y resulta ms til al favorecer la comprensin del
sistema por parte de los empleados. La naturaleza y el nivel de la documentacin requieren un
mayor rigor cuando se necesite demostrar la fortaleza del sistema ante terceros.
Se confeccion el plan de accin o autocontrol del centro el cual contempla los siguientes
aspectos:
Alcance de las evaluaciones realizadas en el centro.
Las actividades de supervisin continuadas existentes.
Las tareas de los auditores internos y externos.
reas o asuntos de mayor riesgo.
Programa de evaluaciones.
Evaluadores, metodologa y herramientas de control.
Presentacin de conclusiones y documentacin de soporte.
Seguimiento para que se adopten las correcciones pertinentes.
Indicadores para Evaluar el Componente
Primera Norma: Evaluacin del Sistema de Control Interno.

La direccin de la entidad ha orientado a los funcionarios que son responsables de reas


evaluar peridicamente la eficacia de su Sistema de Control Interno y comunicar los resultados
a las autoridades competentes, con este propsito se han creado en el centro Comits de
Control y Prevencin en las reas de mayor complejidad, las que coordinan sus actividades con
el Comit del Centro.
Un anlisis peridico de la forma en que ese sistema est operando en la entidad proporciona a
la mxima direccin y a dems administrativos, la tranquilidad de un adecuado funcionamiento,
o la oportunidad de su correccin y fortalecimiento.
Para el logro de este objetivo se realiz el Plan de Autocontrol o de Accin, coordinado con ell
plan del Comit de Control y Prevencin del centro, el cual agrupa, las actividades de
inspeccin a las reas por el Comit de Control y Prevencin para evaluar el sistema de control
interno y el plan de prevencin, las auditorias internas planificadas por los auditores, la
discusin de los informes donde se analiza las deficiencias detectadas y las medidas que
deben controlarse para erradicar las deficiencias, entre otros aspectos.
Procedimiento para la realizacin de diagnstico al Sistema de Control Interno en las reas del
instituto llevada a cabo por el Comit de Control y Prevencin del centro y de las reas
administrativas.
1. Envo de Aviso de diagnstico al Sistema de Control Interno del rea planificada.
2. Realizacin del diagnstico al rea.
3. Entrega de carta de peticin del plan de medidas a los directivos de las reas diagnosticadas
para eliminar las deficiencias detectadas, con fecha fijada para dar respuesta a los
requerimientos hecho por los inspectores.
4. Discusin del informe del resultado del diagnstico en Consejo de Direccin del centro o
rea administrativa en caso de realizarse la inspeccin por el Comit de Control y Prevencin
de este nivel organizativo.
a) Presentacin del Sistema de Control Interno y Plan Prevencin del rea.
b) Principales logros y deficiencias del rea.
c) Presentacin del informe de diagnstico.
d) Toma de Acuerdos de la discusin del informe y cumplimiento del plan de medidas para
eliminar las insuficiencias detectadas.
Realizacin de reunin con los inspectores, directivos de las reas inspeccionadas y presidente
de Comit de Control y Prevencin para el anlisis del cumplimiento del plan de medidas para
eliminar las deficiencias.
Segunda Norma: Eficacia del Sistema de Control Interno.
El Sistema de Control Interno en el Instituto Superior Minero metalrgico de Moa se considera
efectivo en la medida en que este cuente con una seguridad razonable en:

La informacin acerca del avance en el logro de sus objetivos y metas y en el empleo de


criterios de economa y eficiencia
La confiabilidad y validez de los informes y estados financieros
El cumplimiento de la legislacin y normas vigentes, incluida las polticas, estrategias y los
procedimientos emanados de la propia entidad.
Esta norma fija el criterio para calificar la eficacia de un Sistema de Control Interno, basndose
en las tres materias del control:
Las operaciones.
La informacin financiera.
El cumplimiento con las leyes, decretos, reglamentos y cualquier tipo de normativa.
El instituto cuenta con un Plan de Accin que tiene como objetivo principal la administracin de
todos los planes, procedimientos y actividades de controlen por de lograr la eficiencia y eficacia
de su Sistema de Control Interno.
El Plan de Accin fue elaborado por el Comit de Control y Prevencin del Instituto el cual
controla el cumplimiento de las actividades planificadas en l.
El mismo contiene los siguientes documentos:
Pan de Discusin de la 297-03 del MFP y Plan de Prevencin en las reas del centro
Plan de Auditoria Interna 2009
Plan de Prevencin del centro
Plan del Comit de Control y Prevencin.
Adems de estas fuentes se le adiciona:
Cronograma de Implantacin de la 297-03 en el ISMMM.
Cronograma de actividades para la elaboracin, ejecucin y control del plan de prevencin en
las reas.
Las actividades de supervisin continuadas existentes son conformadas, planificadas y
controladas por el Plan de Accin.
Las tareas de los auditores internos es agrupan en el Plan Anual de las Acciones de Control,
las cuales se coordinan con el rector y el Presidente del Comit de Control y Prevencin para el
ao fiscal vigente.
Las reas o asuntos de mayor riesgo estn contenidas en el Plan de Prevencin del centro,
destacndose las reas Direccin Econmica, ATM, Transporte y Recursos Humanos.

Los evaluadores establecidos en el centro para el Sistema de Control Interno son los miembros
del Comit de Control y Prevencin del centro, los miembros del Comit de Control y
Prevencin de las reas que tengan conformada esta estructura y los auditores internos del
instituto.
Los mtodos para la evaluacin del Sistema de Control Interno y Plan de Prevencin son:
Gua Metodolgica para la evaluacin del Control Interno 2004.
Gua Metodolgica para la evaluacin del Control Interno 2008.
Resolucin 13-06 del MAC.
Normas de la Auditoria Generalmente Aceptadas.
Tercera Norma: Auditoras al Sistema de Control Interno del ISMMM.
El centro planifica auditoras hacia su Sistema de Control Interno (Anexo H), las que informan
sobre la eficacia y eficiencia del mismo, proporcionando recomendaciones para su
fortalecimiento si correspondiera.
Estos exmenes, practicados sobre bases de normas y procedimientos generalmente
aceptados, permiten obtener una opinin tcnica vlida sobre el estado y funcionamiento de un
Sistema de Control Interno en el centro, materializndose en los informes contenidos en el
Expediente nico de Auditoria que se generan de la actividad, a los cuales se les da un estricto
seguimiento y control en pos de eliminar las deficiencias encontradas.
La naturaleza, extensin y frecuencia de las evaluaciones del Sistema de Control Interno varan
en funcin del nivel de riesgo determinado por el Cronograma de Riegos elaborado en el centro
para cada ao y de la ponderacin de la importancia del control para reducirlo.
La auditora del centro se ajusta a un mtodo objetivo y sistemtico que, razonablemente,
incrementa la probabilidad de la formacin de un juicio acertado.
Procedimiento para la realizacin de la actividad de auditoria en las reas.
5. Realizacin de auditora por los compaeros competentes.
6. Realizacin de reunin (Consejo de Direccin) para la discusin informe de los resultados de
la auditora realizada por los compaeros auditores.
7. Entrega de carta de peticin del plan de medidas a los directivos de las reas auditadas para
eliminar las deficiencias detectadas, con fecha fijada para dar respuesta a los requerimientos
hecho por los auditores.
8. Realizacin de reunin con los auditores, auditados y presidente de Comit de Control y
Prevencin para el anlisis del cumplimiento del plan de medidas para eliminar las deficiencias.
Al finalizar cada curso y cada ao fiscal, la entidad califica el trabajo de auditoria realizado por
los consultores de la CANCEC, dndole especial cumplimiento al cronograma del plan de las
actividades de control organizado para el ao.

Cuarta Norma: Validacin de los supuestos asumidos.


El Instituto Superior Minero Metalrgico de Moa valida de forma peridica, los supuestos que
sustentan los objetivos de la organizacin.
Los objetivos y los elementos de control que respaldan su logro descansan en supuestos
fundamentales acerca de cmo funciona su entorno.
Definido como reas de Resultados Claves, el instituto planifica sus objetivos de trabajo, los
cuales son :
Formacin de Profesional, Extensin Universitaria, Universalizalicin, Posgrado y Capacitacin
de Cuadros, Ciencia y Tcnica, Aseguramiento Material y Financiero, Recursos Humanos,
Defensa y Proteccin (ocho objetivos) a cumplir en el curso y en el ao fiscal, los cuales son
derivados a facultades, departamentos docentes, reas administrativas, y trabajadores
docentes y no docentes para su estricta planificacin, control y cumplimiento en estos niveles
organizativos.
Se realizan tanto a las reas administrativas de todos los niveles organizativos y trabajadores
docentes y no, evaluaciones mensuales, semestrales y de fin de curso, con el propsito de
medir el grado de cumplimiento de los objetivos trazados, los cuales se encuentran en estrecho
vinculo con los supuestos validados por el centro.
Quinta Norma: Tratamiento de las deficiencias detectadas.
Las deficiencias que afectan o pueden llegar a afectar la efectividad del Sistema de Control
Interno son informadas a los niveles y estructuras establecidas segn la gravedad y
complejidad del tema, analizndose luego por las instancias competentes designadas en la
entidad (Consejo de Direccin, Comit de Control y Prevencin y Jefes e reas) .
Estn establecidos los procedimientos que determinan sobre qu asuntos, en qu forma y ante
quin se presentar la informacin a tratar.
Las deficiencias en el funcionamiento del Sistema de Control Interno, dada su importancia, son
rpidamente detectadas y comunicadas.
La identificacin de las deficiencias puede surgir de diferentes fuentes: el propio control interno,
la supervisin y la evaluacin. Tambin, a travs de la relacin con terceros, por medio de
reclamos, demandas, inspecciones, verificaciones y auditoras externas e internas.
La comunicacin de las deficiencias siguen normalmente el camino que conduce al inmediato
superior, pero la orientacin general llega finalmente a la autoridad que puede tomar la accin
correctiva.