IIIA02 Tcnico Administrativo

(Especializado).
Tcnicas de Documentacin y Archivo.

Temario: IIIA02 Tcnico Administrativo (Especializado)

Tcnicas de documentacin y archivo

ndice del Documento _______________________________________

1. INTRODUCCIN.
a)

La archivstica.

b)

El documento y el documento de archivo.

c)

El ISBN.

d)

La importancia del servicio de gestin de documentos.

2. IDENTIFICACIN DE DOCUMENTOS.
a)

Fases de la operacin de clasificar.

1.

El anlisis temtico o conceptual.

2.

La traduccin a los trminos controlados.

3.

Seleccin o construccin de la notacin.

3. LOS LENGUAJES DE CLASIFICACIN DOCUMENTAL.

a)

Clasificaciones enumerativas.
1.

b)

Bsqueda de documentos (hipernimos e hipnimos).

Clasificacin por cdigos.

4. ARCHIVO FSICO Y ARCHIVO ELECTNICO.

5. SISTEMAS INFORMTICOS DE GESTIN DOCUMENTAL.

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1. INTRODUCCIN _______________________________________________________

a)

LA ARCHIVSTICA.

La archivstica es la disciplina que trata de la organizacin, del fundamento y

del estudio de los archivos. Desde muy antiguo se ha sentido la necesidad,
tanto por parte de las personas privadas como por parte del Estado, y por todos
los niveles de la Administracin, de conservar los documentos, que hacen
referencia a la administracin y a las relaciones jurdicas, en un lugar
determinado y bien ordenados. Naturalmente este proceso se ha consolidado y
ha alcanzado grandes dimensiones con la difusin y generalizacin del uso de
la escritura y por la progresiva organizacin de la administracin y su
burocratizacin.
De modo que la finalidad bsica de la Archivstica consiste en estudiar y dictar
los principios tericos para una organizacin de los archivos; y asegurar la
conservacin y facilitar la consulta de estos ltimos.

El archivo es el conjunto de documentos de cualquier fecha, sobre cualquier

soporte material, producidos o recibidos por una persona fsica o jurdica,
destinado al servicio de un organismo pblico o privado, en el ejercicio de su
actividad. El archivo nace de manera espontnea, es el resultado de la
sedimentacin natural de una actividad prctica, administrativa, jurdica. Por lo
tanto, est constituido por un conjunto de documentos unidos entre s
recprocamente por un vnculo originario, necesario y determinado.

Las caractersticas principales de los archivos son:

o

Estn compuestos por documentos e en cualquier soporte, forma o

cualquier fecha.

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Los documentos estn producidos por una persona fsica o jurdica,

sea un individuo, una familia, o un organismo pblico o privado.

Los documentos son generados en el ejercicio de la actividad propia

de la persona o institucin.

La finalidad de su conservacin es la propia informacin y la gestin

administrativa.

Han de estar ordenados de manera orgnica, respetando el orden

en que fueron producidos y disponer de un sistema que facilite su
recuperacin.

b)

EL DOCUMENTO Y EL DOCUMENTO DE ARCHIVO.

Podemos considerar documento cualquier texto escrito, en su totalidad o en

parte, o que utiliza otros medios para registrar la palabra o cierta informacin
que puede ser usada como instrumento de estudio, de consulta, de
investigacin o como un complemento de determinadas investigaciones, como
son los testimonios grficos, sonoros, etc.
Los elementos que caracterizan el documento en general son:
o

El soporte: el material sobre el que se plasma el texto (sea escrito o

utilice cualquier otro medio de expresin).

El contenido: la informacin que recoge.

El registro: el sistema de fijacin de la informacin sobre soporte

(tinta, materiales qumicos, impulsos magnticos, etc.).

Pero para que pueda hablarse de documento de archivo, ste debe haber sido
producido en el curso o ejercicio de una actividad administrativa: administracin
del estado, o cualquier otra colectividad organizada, de una hacienda, de una
familia, o la administracin de sectores: polticos, judiciales, financieros,
militares, eclesisticos, tecnolgicos, cientficos, culturales, etc. tanto pblicos
como privados.

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As el documento archivstico tiene ciertos elementos que lo diferencian:

o

La gnesis: es producto del ejercicio de determinadas actividades de

la institucin y reflejan su naturaleza, evolucin y competencias.

El carcter seriado: licencias de obra, actas de reuniones,

correspondencia, registro de nacimientos, etc.

La exclusividad: los documentos son originales y nicos.

La interrelacin existente entre los documentos que integran el

archivo.

c)

El ISBN

El ISBN es el nmero internacional que identifica todos los libros

editados. Est compuesto por diez dgitos.
Este nmero resulta muy til cuando tenemos que buscar cualquier texto en un
catlogo bibliogrfico informatizado.

d)

LA IMPORTANCIA DEL SERVICIO DE GESTIN DE DOCUMENTOS.

El servicio de gestin de documentos es fundamental para que una

organizacin funcione.
As el archivo debe ser una herramienta eficaz de apoyo a la empresa como
organizacin, y de resolucin de sus actividades.
Hay que tener en cuenta que segn algunos estudios, entre el 20 y el 30% del
tiempo del trabajo del personal administrativo se utiliza en buscar y clasificar
informacin, lo que supone un elevado coste cuando no hay personal
especfico o servicio de archivo.
Adems, el 25% de la documentacin est mal clasificada (como consecuencia
hay una gran prdida de tiempo en su bsqueda) y el 5% del total

est

prcticamente ilocalizable o irrecuperable.

2. IDENTIFICACIN DE LOS DOCUMENTOS. _________________________________

a)

FASES DE LA OPERACIN DE CLASIFICAR.

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Aunque esta informacin quizs est ms indicada para aquellos que trabajan
dentro de un centro de documentacin, archivo o biblioteca, parece necesario
mostrar de manera breve el proceso a travs del cual un texto se clasifica.
Conocer el proceso previo a la atribucin de un cdigo a un determinado
documento nos ayudar a comprender la importancia de un buen trabajo
documental y archivstico.
A la hora de determinar las fases de la operacin de clasificar es clsica la
distincin establecida por Ranganathan (1967) entre el plano de las ideas, el
verbal y el plano notacional.

1.

El anlisis temtico o conceptual.

En la primera fase, el clasificador realiza el anlisis temtico o conceptual,

comprende el contenido del documento y los expresa con sus propias palabras.
La primera fase acontece en el plano de las ideas, y la expresin concreta de
las ideas no es importante. Su producto es una serie de conceptos
relacionados de una forma inequvoca.

2.

La traduccin a los trminos controlados (plano verbal)

Durante la segunda fase, el clasificador examina las tablas de la clasificacin

existentes para localizar aquellas materias que expresan los conceptos que se
han encontrado durante el anlisis temtico. Dichos conceptos debern
poderse verbalizar con una o ms materias de clasificacin, y se expresarn
con sus correspondientes notaciones. Es la fase que se denomina de
traduccin al lenguaje documental.

3.

Seleccin o construccin de la notacin.

Durante la tercera fase, el clasificador construye la notacin que corresponde al

documento, teniendo en cuenta las tablas de clasificacin y las reglas
sintcticas de clasificacin.

3. LOS LENGUAJES DE CLASIFICACIN DOCUMENTAL. ______________________

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Un lenguaje documental es todo sistema artificial de signos normalizados que

facilitan la representacin formalizada del contenido de los documentos para
permitir la recuperacin, manual o automtica, de la informacin solicitada por
los usuarios.
El lenguaje documental es un lenguaje no natural, aunque utiliza los mismos
signos que ste, las palabras, para representar el contenido conceptual de los
documentos, aunque, en ocasiones, reemplaza dichos trminos verbales por
smbolos cargados de significado preciso. Esto ocurre, por ejemplo, con los
lenguajes de clasificacin, que por el proceso de notacin, representan
conceptos a travs de nmeros ordinales o decimales.
Se puede definir el lenguaje de clasificacin como aquel fundado en la
representacin estructurada de una o varias reas de conocimiento, en clases
en las que los conceptos y las posibles relaciones existentes entre ellos se
representan abreviadamente por medio de signos alfabticos, numricos o
alfanumricos.

a)

CLASIFICACIONES ENUMERATIVAS.

Son los sistemas ms tradicionales de clasificacin bibliogrfica. Enumeran o

listan todas las materias que se prevn necesarias para tratar una informacin
en particular, o tratan de abarcar la totalidad del conocimiento. Este carcter
lineal exige que en su proceso de elaboracin se tengan en cuenta las
hipotticas materias que sern necesarias en el momento de su puesta en uso.
El mtodo tradicional de presentacin de estas clasificaciones es dividir las
disciplinas o ramas del conocimiento en clases de diferentes niveles
jerrquicos, descendiendo tantas veces como niveles de especificidad se
requieran para abarcar todos los posibles supuestos que puedan darse en el
momento de clasificar los documentos. Se caracterizan, pues, por el
establecimiento de relaciones monojerrquicas de forma que cada tpico se
encuentra en un solo sitio en una sola clase, de tal manera que ese epgrafe no
puede aparecer en varias subclases en el interior de una clase. Por ejemplo:
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-537.3 corriente elctrica

-537.31 propagacin elctrica
-537.311 conductividad elctrica
-537.311.6 resistencia a la corriente elctrica

1.

Bsqueda de documentos (hipernimos e hipnimos).

La idea de monojerarquizacin permite realizar bsquedas sencillas de

documentos. Los conceptos de hiperonimia e hiponimia son bsicos en este
proceso de bsqueda.
Hipernimo es aquella palabra cuyo significado incluye al de otra u otras; de
modo que animal es hipernimo de perro, gato...
Hipnimo es aquella palabra cuyo significado est incluido en el de otra, as
perro es hipnimo de animal.
De modo que al realizar la bsqueda de un documento podemos usar estos
conceptos y empezar por las palabras de significado ms amplio, para despus
ir concretando.
De esta manera nuestro proceso de bsqueda ser sistemtico y cientfico, as
como ms eficaz.

b)

Clasificacin por cdigos.

Bien es verdad que estos sistemas de clasificacin de documentos pueden ser

excesivamente complejos para la documentacin propia o para una empresa
pequea.
Podemos echar mano de sistemas ms familiares como los basados en siglas.
De modo que echemos un vistazo a estas breves instrucciones sobre: Cmo
registrar la documentacin:
Esta es una manera muy comn de clasificar los documentos y conocerla nos
ayudar a entender la configuracin de un archivo.

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Sigamos lo siguientes pasos:

1.

Establezcamos una codificacin que se adapte a nuestra imaginaria

organizacin. Podemos elegir entre la Estructura Organizativa de la empresa, o

bien de los servicio prestados.
Veamos un ejemplo, supongamos que la empresa tiene una estructura similar a
la del organigrama de la figura 1.

Presidencia

Administracin y
Finanzas

Informtica

Prestacin de
servicios

Calidad

Cobranzas

Mercadeo

Diseos

Compras

Servicios 1

Soporte

Ventas

Servicios 2

Recursos
Humanos

Fig. 1: Organigrama Funcional.

El cdigo para la unidad podra ser el formado por tres dgitos, tres letras o la
combinacin de letras, dgitos y caracteres especiales. Lo importante es que lo
relacionemos con la unidad organizativa y que tengamos cuidado en no repetir
el cdigo.
Segn el ejemplo, veamos la tabla resultante a continuacin.
Unidad

Cdigo

Presidencia

PRE

Cobranzas

COB

Compras

COM

Calidad

CAL

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Soporte

STE

Desarrollo

DES

Recursos Humanos

RHH

Mercadeo

MER

Servicio 1

SE1

Servicio2

SE2
Tabla 1: rea

2.

Formemos una codificacin para los tipos de documentos. Podra ser la

mostrada en la Tabla 2.
Descripcin

Cdigo

Carta

CAR

Circular

CIR

Cotizacin

COT

Fax

FAX

Factura

FAC

Formulario

FOR

Instructivo

INS

Manual

MAN

Memorando

MEM

Nota de entrega

N/E

Notificacin

NOT

Orden de compra

O/C

Orden de pago

O/P

Presupuesto

PPT

Procedimiento

PRO

Tabla

TAB

Tabla 2: Tipos de documentos

3.

Relacionamos en una tabla las dos codificaciones, es decir, escribimos

el cdigo de la Tabla 1, seguido el cdigo de la Tabla 2, seguido del correlativo,

seguido de una breve descripcin. Podemos agregar fecha de actualizacin y
ubicacin.

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Veamos la tabla resultante.

rea

Documento

Correlativo

Descripcin

Fecha

CAL

MAN

01

Manual de organizacin

01/02/04

CAL

MAN

02

Manual de oficina

02/03/04

RHH

FOR

01

Oferta de empleo

03/02/04

RHH

FOR

02

Contrato de servicio

04/02/04

SE1

O/P

01

O/P para consultores

25/04/04

Tabla 3: Registro de documentos

De la Tabla 3 podemos decir que la Organizacin tiene un formulario para la
seleccin de personal denominado: Oferta de empleo, el cdigo resultante
sera: RHHFOR01 que se elabor el 03/02/04.

4. ARCHIVO FSICO Y ARCHIVO ELECTRNICO. _____________________________

Archivo fsico y archivo electrnico. Cualquiera de las dos opciones son vlidas
a la hora de organizar documentos, sin embargo cada uno tiene sus propias
caractersticas.
Habr que valorar qu ventajas y qu inconvenientes tienen cada uno de los
dos tipos de archivos y cul es el ms adecuado para la documentacin que
manejamos.
Archivo fsico

Archivo electrnico

Soporte en papel. Ocupa ms espacio. Soporte informtico. Ocupa menos

espacio.
Por motivos de espacio es necesario

Posibilidad de no recurrir a cdigos y

mantener la notacin por cdigos.

abreviaturas, ya que no existen

problemas de espacio.

Es un objeto fsico, real, que

Es virtual. Es necesario un ejercicio

podemos ver y palpar. Su distribucin

mental de abstraccin para

es captada por los sentidos.

aprehender su estructura y
distribucin.

Slo es necesario conocer los cdigos Es necesario tener conocimientos

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y las reglas sintcticas que los

mnimos de informtica.

relacionan.

5. SISTEMAS INFORMTICOS DE GESTIN DOCUMENTAL. ____________________

Los diferentes campos o categoras de bsqueda nos permiten encontrar
rpidamente lo que necesitamos. Los conceptos de hiperonimia e hiponimia
estn incorporados en estos sistemas para permitir una bsqueda ms sencilla.
Adentrarse es estos archivos informatizados nos muestra cmo algo tan
complejo como la catalogacin de un inmenso corpus documental o
bibliogrfico puede realizarse de una manera eficiente y ptima.

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