LOS FORMATOS NUMRICOS EN EXCEL

En la clase anterior repasamos los formatos de celda ms comunes. Falta todava

explorar

los

tipos

de

formato

que

se

aplican

los

nmeros.

Los formatos numricos sirven, por ejemplo, para colocar el signo de una moneda,
rebajar la cantidad de decimales, colocar un separador de miles, o cambiar la forma
en que se muestra una fecha.

CUADRO DESPLEGABLE FORMATO DE NMERO

En esta hoja tengo una columna de costos. En

el cuadro desplegable llamado Formato de nmero (1) aparece la palabra General.
Este es el formato por defecto en Excel. Deseo que los nmeros sean ms fciles de
leer.

SEPARADOR DE MILES
Partamos con el separador de miles. Es este smbolo con tres ceros. (2) Agrega un
punto cada tres cifras para hacer ms fcil la lectura, adems incluye dos decimales

separados por una coma. (Si tu programa est configurado para pases de habla
inglesa, en vez de una coma aparecer un punto)

REDUCIR O AUMENTAR DECIMALES

En algunos pases latinoamericanos no se usan decimales para las monedas. Para
poder cambiar esto aplico el comando reducir decimales que est representado por
este cono (3)

AGREGAR MONEDA

Tambin es posible agregar un signo pesos para resaltar

que son cantidades monetarias. Puedo elegirlo de una lista desplegable que aparece
en la imagen. Al usar este formato, vers que incluye, adems del signo pesos, dos
decimales a mis datos. Y es que est aplicando un nuevo formato que tiene esas
caractersticas.

SELECCIONAR FORMATOS

Tambin puedo elegir un formato del cuadro desplegable.

Cada uno tiene algunas sutilizas que puedes explorar mirando el ejemplo que aparece

debajo

del

formato.

Entre el formato moneda y contabilidad pareciera no haber diferencia. Pero si la hay y

te lo quiero mostrar.

FORMATO MONEDA Y CONTABILIDAD

Los dos nmeros que ves

en la imagen de arriba son iguales. El nmero es 12.700. Pero el primero tiene el
formato
Puedes

moneda.
observar

que

Y
la

el

posicin

del

segundo
signo

pesos

es

contabilidad.
distinta.

En

el

formato contabilidad el signo est alineado a la izquierda. Adems en el formato

contabilidad los decimales estn separados levemente del borde derecho.
El nmero en s no cambia al aplicar un formato en Excel. Si seleccionas un nmero y
revisas la barra de frmulas te dars cuenta que ah el nmero no aparece con el
separador de miles ni con el signo pesos. Slo en la celda se muestra as.

FORMATO FECHA
Y con esto en mente quiero que entiendas el formato de fecha. La fecha en Excel es
un formato aplicado a un nmero. Y ese nmero corresponde a la cantidad de das
que

ha

transcurrido

desde

el

31

de

diciembre

de

1899.

Te dar un ejemplo. Si escribes el nmero 1 en una celda y aplicas el formato fecha

corta de la lista desplegable de formatos, aparecer el 1 de enero de 1900, o sea un
da despus del 31 de diciembre de 1899.
Supongamos que naciste el 15 de agosto del ao 90 y lo escribes con formato de
fecha, es decir escribes 15/10/1990 en una celda. Ahora cambia el formato a General
de la lista desplegable.

Aparecer 33161, que es la cantidad de das que

transcurrieron desde el 31 de diciembre de 1899 hasta la fecha de tu nacimiento.

El formato de fecha es el nico formato en que en la barra de frmulas no aparece el
valor numrico que hay detrs. Pero para Excel sigue siendo un nmero.
En el prximo video exploraremos un tema que suele ser confuso para muchas
personas. El uso de porcentajes y decimales en Excel.

MODIFICAR TAMAO DE CELDAS EN

EXCEL
En este video veremos cmo ajustar las celdas para que la informacin quede
contenida en ellas.

COMBINAR CELDAS

Cuando un texto no cabe

dentro de una celda, traspasa sus bordes. Pero el hecho que los sobrepase no
significa que la informacin est contenida en varias celdas. En este imgen, el ttulo
se encuentra por completo en la celda B2. An cuando el texto traspasa a las celdas
de la derecha, esas otras celdas no contienen informacin.
Podemos realizar algunos ajustes para que el texto no sobrepase los lmites de una
celda.
Una opcin es combinar dos o ms celdas en una sola. Est opcin est en el grupo
alineacin de la pestaa Inicio. Adems de combinar, las centra. Para hacerlo se debe
seleccionar los datos y pulsar el cono. Si por algn motivo quieres volver al estado
original, basta pulsarla nuevamente. Si no deseas centrar tus datos, puedes elegir la
opcin combinar en el cuadro desplegable.

QU SIGNIFICAN LOS SIGNOS ######?

En el caso de nmeros, cuando no caben dentro de una celda, aparecen los signos
numerales que puedes observar en tres de las cuatro columnas de la imagen de
arriba. Indican que el ancho de la celda no es suficiente para mostrarlos.

AUMENTAR EL TAMAO DE LAS CELDAS

Si colocas el cursor entre las lneas divisorias del

encabezado, notars que cambia (observa el cursor en la imagen). Esto nos indica
que podemos modificar el ancho de las celdas. Si pulsas y mantienes el botn del
mouse aparecen unos nmeros. El que est entre parntesis corresponde al ancho en
Pixeles. Por defecto cada celda mide 80 pixeles de ancho por 20 de alto.
Al pulsar y arrastrar el mouse podemos disminuir o aumentar el tamao. Cuando el
tamao sea lo suficientemente grande, los signos ##### desaparecern.

MODIFICAR EL ANCHO DE VARIAS COLUMNAS

Existe una forma ms eficiente cuando queremos modificar

varias columnas. En ese caso nos posicionamos en los encabezados hasta que
aparezca una flecha (como aparece en la imagen) Esto nos indica que estamos
seleccionando toda la columna. Desde la primera hasta la ltima celda. Ahora arrastro
el mouse sobre las columnas que quiero modificar.
Finalmente me posiciono en un borde. Puede ser cualquiera. Y lo aumento hasta el
tamao deseado. Al soltar el botn del mouse se modifica el ancho.

DEJAR QUE EXCEL MODIFIQUE DE FORMA AUTOMTICA EL

ANCHO
Otra forma es hacer que Excel calcule de forma automtica el tamao mnimo para
que quepan los datos.
Para eso nos posicionamos en un borde en los encabezados y hacemos doble clic.
Tambin podemos hacerlo con varias columnas. En ese caso cada columna se

modificar para que el ancho permita que cada una de ellas albergue los nmeros.
Las filas funcionan de la misma manera que las columnas. Todo lo aplicado aqu es
vlido. Puedes utilizar las mismas tcnicas para ajustar el alto. Pero los casos en que
necesitamos hacerlo, por lo general, son muy poco frecuentes.
En el prximo video veremos cmo ocultar y bloquear las celdas de nuestras hojas

OCULTAR Y BLOQUEAR CELDAS EN EXCEL

Cuando trabajes en una planilla, es posible que necesites ocultar o bloquear un grupo
de celdas. Esto puede deberse a distintos motivos. Por ejemplo, si quieres simplificar
la cantidad de informacin a la vista. O a lo mejor quieres ocultar informacin sensible
para luego imprimirla o preparar el documento para envirselo a alguien que no
quieres que vea toda la informacin.

OCULTAR

Aqu tengo un conjunto

de datos de empleados con informacin sensible. Como su sueldo. La idea es que
poder ocultar las celdas relativas a los sueldos, sin borrar esa informacin. Para
ocultar esta columna la seleccionas, pulsas el botn derecho del mouse y eliges

Ocultar

Hay una pequea marca que queda entre las dos

columnas restantes que nos indica que ah hay una columna oculta.

Ojo: Es posible usar una formula o funcin que utilice esos datos, an cuando estn
ocultas.

MOSTRAR
Para volver a mostrar los datos, debemos seleccionar las columnas a la derecha y a la
izquierda de la columna oculta. Luego pulsamos el botn derecho del mouse y
elegimos mostrar Las filas funcionan de la misma manera. Seleccionamos las filas y
eliges ocultar. Puedes ocultar filas y columnas enteras. Pero no celdas en particular.

MOSTRAR TODAS LAS CELDAS OCULTAS

Si no ests seguro en qu parte de tu planilla se encuentran celdas ocultas, te
recomiendo el siguiente procedimiento. Pulsa este botn que est a la izquierda de tu
pantalla, en la interseccin de los encabezados de fila y columna. Con esto
seleccionas todas las celdas. Luego, en cualquier encabezado de columna, eliges
mostrar. Y repites lo mismo para las filas. De este modo te aseguras de ver todo el
contenido de tu hoja.

BLOQUEAR CELDAS

Ahora veamos cmo podemos bloquear las celdas para evitar

modificaciones. En la pestaa Revisar tenemos dos opciones. La opcin proteger
libro permite que no se puedan borrar o agregar nuevas hojas a tu libro. No
queremos eso. Nos interesa la opcin Proteger hoja. Con esto, evitamos que se
cambie el contenido de las celdas Nos pedir una contrasea. Pero no es necesario
colocar una. A veces slo queremos bloquear una hoja para evitar que nosotros
mismos, por error, modifiquemos algo. Al estar bloqueada la hoja, si quiero modificar
algo en la planilla, no podr hacerlo. Para desbloquearla, pulsamos de nuevo el cono.
Si habamos introducido una contrasea, nos pedir ingresarla. De lo contrario
automticamente quedar desbloqueada y tendremos pleno control sobre nuestra
hoja.

En el prximo video veremos cmo ordenar datos y usar las listas personalizadas que
aprendimos a crear en la clase nmero 10 de este curso.