de arquivamento
Fabrcio Mariano
Introduo
No Brasil, o conceito de arquivo pode ser encontrado na Lei 8.159/91.
Essa lei dispe sobre a poltica nacional de arquivos pblicos e privados e d
outras providncias. Assim, de acordo com o artigo 2. desta, temos que
Art. 2.: Consideram-se arquivos, para os fins desta lei, os conjuntos de documentos
produzidos e recebidos por rgos pblicos, instituies de carter pblico e entidades
privadas, em decorrncia do exerccio de atividades especficas, bem como por pessoa
fsica, qualquer que seja o suporte da informao ou a natureza dos documentos.
*
Mestre em Economia
pela Wisconsin International University. Ps-graduado em Finanas e Gesto
Corporativa pela Universidade Candido Mendes
(UCAM). Graduado em
Fsica pela Universidade
Federal do Rio de Janeiro
(UFRJ).Professor do Instituto de Administrao
do Rio de Janeiro (IARJ).
Professor de cursos preparatrios para concursos.
Hilary Jenkinson
Arquivos so documentos produzidos ou usados no curso de um ato administrativo ou executivo (pblico ou privado) (JENKINSON, 1948).
Nota: essa definio tem como caracterstica o objetivo funcional do documento na instituio, seja ela pblica ou privada.
Concluindo, no h uma definio prefervel em detrimento s demais,
pois cada uma foi produzida dentro de um contexto histrico e cultural prprio. A definio correta a que sirva a cada instituio, de acordo com sua
realidade e necessidade particular.
Deve ficar claro que a guarda dos documentos, no que se refere
sua tipologia documental, pode variar de empresa para empresa.
O conceito de tipologia documental ser visto adiante.
Centro de documentao
rgo responsvel pelo tratamento e disseminao da informao, ou
seja, fornece as informaes seletivas definidas pelo prvio conhecimento
do perfil do seu usurio.
Os rgos de documentao podem ser representados por
arquivos;
bibliotecas;
museus;
centros de documentao etc.
Biblioteca
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Se um documento sai
de um Arquivo de um pas
A para um pas B, este, ao
chegar ao pas B, ser classificado como material de
Biblioteca.
Resoluo de questes
1. (TSE Tcnico Judicirio CESPE) Julgue os itens a seguir, acerca da
fase corrente do ciclo de vida dos documentos.
I. Uma boa organizao dos arquivos correntes permite aumentar a eliminao dos documentos na fonte, diminuindo o volume documental
total.
II. Prevalece, nessa fase, o valor secundrio dos documentos, pela importncia administrativa que eles tm.
III. A ausncia de normas que guiam a organizao dos arquivos correntes pode provocar a m utilizao do espao e do equipamento.
II. Incorreto, pois o valor secundrio de um documento est associado aos documentos que perdem a funo administrativa, segundo
Schellenberg. Logo, o valor secundrio do documento no est associado sua importncia administrativa, mas sim perda da funo
administrativa. A funo administrativa de um documento est associada ao documento ter um objetivo funcional na empresa.
III. Correto. Na verdade, a ausncia de normas nos arquivos pode provocar a m utilizao do espao e do equipamento de qualquer ordem. Logo, normas e regras devem ser definidas obrigatoriamente.
Gabarito: C
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Quando se fala que os documentos de arquivo so produzidos e conservados com objetivos funcionais, deve-se ficar claro que a preocupao maior est associada aos documentos que so importantes para a
instituio no seu uso corrente, diferente da biblioteca, que tem como
caracterstica maior objetivos culturais.
Gabarito: A
3. (TRE/PB Tcnico Judicirio FCC) Desde o momento em que so criados at sua destinao final, os documentos de arquivo cumprem ciclo
de vida em que a passagem de uma etapa ou condio para outra:
a) obedece a normas emanadas dos servios de protocolo.
b) est prescrita nas guias de recolhimento.
c) resulta do processo de avaliao.
d) corresponde a perodos quinquenais e decenais de temporalidade.
e) vem indicada nos planos de arquivamento e classificao.
Soluo:
Gabarito: C
Gabarito: E
(CESPE ANAC Tcnico Administrativo) Acerca das teorias e dos princpios arquivsticos, julgue os itens a seguir.
Gabarito: errado
Item correto, pois, em um primeiro momento, o documento tem objetivo funcional para a instituio, ou seja, importante para o uso
corrente, de acordo com as atribuies administrativas. Nesse item,
considerada a finalidade cultural do documento, ou seja, viso contrria de Schellenberg, e de acordo com os demais autores.
Gabarito: certo
Gabarito: certo
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Legitimao da Arquivologia
A legitimao da Arquivologia ocorreu de forma diferente em cada pas,
pois deve ser levado em conta fatores polticos, histricos, culturais e sociolgicos, assim como os tipos de documentos existentes, de acordo com a
realidade de cada regio.
A seguir, uma breve descrio da legitimao da Arquivologia, em alguns
pases.
Frana
A origem da custdia dos documentos (guarda pelo governo) est fundamentada na Revoluo Francesa, em que, aps o golpe de Napoleo Bonaparte, o governo passa a ter a custdia dos documentos, legitimando, assim,
a Arquivstica nesse perodo.
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Inglaterra
Cinquenta anos aps a Revoluo Francesa, a Arquivstica foi legitimada
na Inglaterra, mas sua legitimao de fato se deu por uma circunstncia prtica (para organizao de documentos pblicos e privados) e cultural, pois
houve um engajamento de historiadores para fazer valer o reconhecimento
da importncia dos documentos.
1800 criou-se uma comisso de documentos; em 1836, foram relatados fatos sobre a conservao dos documentos e, em 1838, determinou-se a Lei dos documentos pblicos;
14 de agosto de 1838 criao do arquivo central: Public Record Office,
criao de ordem prtica e cultural;
impulso cultural dos historiadores para fazer com que o pblico reconhecesse o valor do documento.
Estados Unidos
Cem anos aps a Revoluo Francesa, a Arquivstica foi legitimada nos
EUA, ocorreram debates no congresso sobre a importncia dos arquivos para
pesquisa da histria americana.
Resoluo de questes
1. A legitimao da arquivstica foi consolidada na Revoluo Francesa,
onde antigos documentos foram destrudos ou colocados em depsitos, na prtica ocorreu a destruio do direito de propriedade do antigo
regime (SCHELLENBERG, 2005).
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b) ( ) A Revoluo Francesa implantou o conceito da responsabilidade do estado pela conservao de documentos de valor, do
passado, desde que este no garantisse direito de propriedade.
c) ( ) A legitimao da arquivstica na Inglaterra um desdobramento da Revoluo Francesa, em que o governo ingls verificou
com o tempo a sua importncia, mas sua estrutura difere da francesa, pois na Frana a arquivstica est ligada a um ministrio, e na
Inglaterra a um rgo independente.
d) ( ) Aps 100 anos da Revoluo Francesa, a arquivstica nos EUA
foi considerada de grande importncia, onde ocorreram debates
no congresso sobre a importncia dos arquivos para pesquisa da
histria americana, culminando em 1912 com a elaborao de planos de construo de um edifcio pelo congresso.
Soluo:
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c) em consequncia do aumento considervel da produo de documentos, durante e aps a Primeira Guerra Mundial.
d) em consequncia do aumento considervel da produo de documentos, e aps a Segunda Guerra Mundial.
e) em torno de 1455, com a inveno da imprensa por Gutenberg
(1400-1467).
Soluo:
De acordo com Schellenberg, os documentos passam a ter importncia estratgica durante e aps a Primeira Guerra Mundial, pois a massa
documental passa a crescer em progresso geomtrica.
Gabarito: C
A teoria das trs idades, que ser detalhada adiante, foi criada nos EUA,
por Schellenberg.
Gabarito: A
Dica de estudo
MARIANO, Fabrcio. Arquivologia para Concursos. Rio de Janeiro: Academia,
2010.
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Referncias
BELLOTTO, Helosa Liberalli. Arquivos Permanentes: tratamento documental.
Rio de Janeiro: FGV, 2004.
DISPONVEL EM: <www.siga.arquivonacional.gov.br/Media/siga/roteiro%20para%20
mensuracao%20de%20documentos%20textuais.pdf>. Acesso em: 15 jan. 2010.
DICIONRIO de Termos Arquivsticos: subsdios para uma terminologia brasileira.
Rio de Janeiro: Arquivo Nacional, 1992.
FARIA, A. Nogueira de. Organizao de Empresas. Rio de Janeiro: Record, 1969.
JENKINSON, Hilary. The English Archivist, a New Profession. London: H. K. Lewis,
1948.
PAES, Marilena Leite. Arquivo: teoria e prtica. Rio de Janeiro: FGV, 2005.
SCHELLENBERG, Theodore R. Arquivos Modernos: princpios e tcnicas. Rio de
Janeiro: FGV, 2005.
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