DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA FUNCIN PBLICA

DIRECCIN DE EMPLEO PBLICO

LINEAMIENTOS PARA LA ELABORACIN DEL PLAN DE VACANTES

ELABORADO POR:
WILLIAM FLORENTINO ROA QUIONES
ADRIANA MARCELA CORTES DIAZ
DIEGO FERNANDO RAMIREZ SEPULVEDA
IVN RICARDO RUIZ CASTRO

Bogot, D.C., Febrero 29 de 2012

TABLA DE CONTENIDO

INTRODUCCIN

1.

MARCO NORMATIVO

2.

LINEAMIENTOS GENERALES

3.
3.1
3.2
3.3
3.4

PASOS PARA LA PLANIFICACION DEL EMPLEO (RRHH)

Anlisis de la planta actual personal
Diagnstico de necesidades de personal
Plan de previsin de recursos humanos
Seguimiento y Evaluacin del Talento Humano

7
9
10
11
14

4.

PLAN ANUAL DE VACANTES

17

5.

SISTEMAS DE INFORMACIN Y GESTIN DEL EMPLEO

PBLICO

20

INDICE DE TABLAS
Tabla 3-1 Anlisis planta actual
Tabla 3-2 Necesidades de personal
Tabla 3-3 Plan de previsin de cargos vacantes

25
26
27

INDICE DE ILUSTRACIONES
Ilustracin 4-1 Beneficios del SIGEP

21

INTRODUCCION
La gestin de las entidades pblicas se fundamenta en la planeacin
organizacional como elemento articulador de los procesos y acciones dirigidas a
cumplir con sus finalidades institucionales y en la Planeacin de los Recursos
Humanos entendida como el proceso mediante el cual las entidades, en
funcin de sus objetivos, proyectan y suplen sus necesidades de personal y
definen los planes y programas de gestin del talento humano, con el fin de
integrar las polticas y practicas de personal con las prioridades de la
organizacin.
En este contexto el proceso de planeacin de recursos humanos debe estar
soportado en los sistemas de informacin de personal los cuales deben estar
ligados a los planes operativos o de gestin institucional (de largo, mediano y
corto plazo); por lo tanto para adelantar este proceso de planificacin es
requisito que cada entidad cuente con sistemas de informacin que permita
conocer las caractersticas principales del personal que labora en la entidad y el
comportamiento de las variables que inciden en la gestin de su recurso
humano.
Ahora bien, como una contribucin a los procesos de gestin humana en las
entidades pblicas, el DAFP se encuentra implementando en el Estado
Colombiano el Sistema de Informacin de Gestin del Empleo Pblico SIGEPcon el propsito que las reas de Recursos Humanos puedan contar con
informacin personal, funcional y laboral de los servidores pblicos; y de esta
forma desarrollar acciones para potenciar el talento humano, identificar las
necesidades y disponibilidad de personal y el comportamiento de las factores
diferenciales que inciden en el mejoramiento de la gestin de su recurso
humano. Como complemento a lo anterior, el DAFP; se encuentra adelantando
una investigacin con el fin de implementar en las instituciones pblicas un
modelo de Planeacin Estratgica del Recurso Humano que permita mejorar
la contribucin de gestin humana en el logro de los objetivos institucionales.
Mientras se valida este modelo, la Direccin de Empleo Pblico del DAFP, ha
elaborado el presente instructivo que busca precisar los procedimientos que las
entidades deben seguir para cumplir con lo ordenado en la Ley 909 de 2004 en
lo referente al Plan Anual de Vacantes como un instrumento de gestin que
hace parte del Plan de Previsin de Recursos Humanos y del Plan Estratgico
de Recursos Humanos.
Finalmente, con esta metodologa se busca promover la organizacin y
actualizacin de la informacin sobre empleos vacantes en las organizaciones
pblicas con el fin que el Gobierno Nacional cuente con informacin sobre la
oferta real de empleo pblico, para atender las necesidades presentes y futuras
de personal, identificar las formas de cubrir estas necesidades, racionalizar y
estimar los costos de personal que demanda el Estado y presupuestar
oportunamente los recursos. Adicionalmente, puede contarse con informacin
que le permita al DAFP definir polticas para el mejoramiento de la gestin de
recursos humanos y la eficiencia organizacional en las organizaciones pblicas
y en el Estado colombiano.
3

1. MARCO NORMATIVO
De conformidad con lo establecido en la ley 909 de 2004, al Departamento
Administrativo de la Funcin Pblica -DAFP- le corresponde fijar las directrices
y polticas para la elaboracin de los Planes Estratgicos de Recursos
Humanos, Plan de Previsin de Recursos Humanos y Plan Anual de Vacantes
PAV con el fin de lograr una adecuada administracin del empleo pblico en
Colombia y mejorar la productividad y eficiencia de las organizaciones
pblicas.
Para tal efecto, el Departamento Administrativo de la Funcin Pblica, debe
disear mecanismos e instrumentos que contribuyan a que las entidades
pblicas administren su talento humano de forma coherente y armnica con
los planes y programas definidos para el cumplimiento de sus finalidades
sociales.
A continuacin se presentar la definicin de los Planes Estratgicos de
recursos Humanos, Planes de Previsin de Recursos Humanos y Planes
Anuales de Vacantes.
Plan Estratgico de Recursos Humanos
El plan estratgico de recursos humanos es uno de los instrumentos ms
importantes en la administracin y gerencia del talento humano; que permite
alinear la planeacin estratgica del recurso humano con la planeacin
institucional y en donde se recopila y estudia la informacin estratgica bsica
del entorno y de la propia organizacin; teniendo en cuenta CAMBIOS DEL
ENTORNO (tecnolgicos, diversidad de la fuerza de trabajo (manejo de
heterogeneidad, cambios polticos, econmicos y sociales, globalizacin);
CAMBIOS ORGANIZACIONALES (flexibilidad, competencia, restructuracin,
direccin de personal, variedad estructural, manejo de colectividades
sindicatos, Implementacin tecnolgica, cultura organizacional); y CAMBIOS
INDIVIDUALES (tica, Productividad, empoderamiento, exigencia constante,
adecuacin permanente)
En este sentido le corresponde al DAFP, de acuerdo a lo ordenado en el
articulo 14, literal a) formular la poltica, la planificacin, y coordinacin del
recurso humano al servicio de la Administracin Publica a nivel nacional y
territorial. As mismo y de conformidad con el literal k) del articulo 14) de la
citada ley le corresponde al DAFP formular los planes estratgicos de
recursos humanos y las lneas bsicas para su implementacin por parte de los
organismos y entidades de la Rama Ejecutiva. As mismo la ley 909 en el
establece en el literal a) del numeral 2), que son funciones
articulo 15

especficas de las Unidades de Personal elaborar los planes estratgicos de

recursos humanos en las entidades publicas1.

Planes de previsin de recursos humanos

El propsito de la previsin de recursos humanos es determinar en el horizonte
del Plan estratgico hay una disponibilidad suficiente de personal en capacidad
para desempear exitosamente los puestos disponibles.
El Plan de Provisin de Recursos Humanos debe contener entre otros los
siguientes aspectos: a) Detectar las necesidades de personal en el corto y
mediano plazo b) disponer de las personas apropiadas en los puestos
correctos con las habilidades suficientes; d) calcular la relacin histrica entre
volumen de servicios/clientes atendidos y nivel de personal; e) proyectar
demanda de personal analizando requerimientos actuales y estimando
requerimientos futuros; f) proyectar oferta de personal , analizando el inventario
actual de conocimientos, experiencias y habilidades. Dichas acciones, se
pueden constituir en una respuesta efectiva frente a los retos que enfrenta las
organizaciones pblicas, impactando en el cumplimiento de su misin
organizacional.
Referente a los Planes de Previsin de Recursos Humanos la Ley 909 de 2004,
artculo 17 2, determina que las Unidades de Personal o quienes hagan sus
veces debern elaborar y actualizar anualmente Planes de Previsin de
Recursos Humanos que tengan como alcance:
1. Un Clculo de los empleados necesarios para atender las necesidades
presentes y futuras derivadas del ejercicio de sus competencias.
2. La identificacin de las formas de cubrir las necesidades cuantitativas
y cualitativas de personal para el perodo anual, considerando las
medidas de ingreso, ascenso, capacitacin y formacin y
3. La estimacin de todos los costos de personal derivados de las
medidas anteriores y el aseguramiento de su financiacin con el
presupuesto asignado.

Artculo 15 de la Ley 909, numeral 2, establece en su literal a) que sern funciones de las
Unidades de Personal: a). Elaborar los planes estratgicos de recursos humanos y, b).
Elaborar el Plan Anual de Vacantes y remitirlo al Departamento de la Funcin Pblica,
informacin que ser utilizada para la planeacin del recurso humano. .
2

Artculo 17 de la citada Ley establece: Todas las unidades de personal o quien haga sus
veces de los organismos o entidades a las cuales se les aplica la presente Ley, debern
elaborar y actualizar anualmente planes de previsin de recursos humanos para que tengan el
siguiente alcance...

Planes Anuales de Vacantes

Los Planes Anuales de Vacantes son un instrumento que tienen como fin, la
administracin y actualizacin de la informacin sobre cargos vacantes a fin
que las entidades publicas, puedan programar la provisin de los empleos con
vacancia definitiva que se deben proveer en la siguiente vigencia fiscal y su
diferencia con el Plan de Provisin de Empleos Vacantes radica en que este
ltimo es una herramienta para proveer personal a mediano y largo plazo de
acuerdo con el plan estratgico de recursos humanos y el plan de vacantes
para proveer personal en empleos vacantes en la vigencia siguiente siempre y
cuando cuente con la disponibilidad presupuestal para su provisin.
En el anexo 4.1. se establecen las variables mnimas que debe contener el
Plan Anual de Vacantes como un instrumento para la planificacin del recurso
humano en las entidades pblicas.
Adems el Plan de Vacantes es una herramienta necesaria para que el
Gobierno Nacional, cuente con la oferta real de empleo publico en Colombia, y
de esta manera dar lineamientos para racionalizar y optimizar los procesos de
seleccin y presupuestar oportunamente los recursos que estos implican y,
para contar con informacin que le permita al DAFP definir polticas para el
mejoramiento de la gestin de recursos humanos y la eficiencia organizacional
en las organizaciones pblicas y en el estado colombiano.
Con el propsito de ser utilizados para la planeacin del recurso humano y la
formulacin de polticas, la Ley 909 de 2004, artculos 143 y 15, establecen
como funciones del Departamento Administrativo de la Funcin Pblica y de las
Unidades de Personal, la elaboracin de los planes anuales de vacantes, su
consolidacin y traslado a las instancias pertinentes.

Artculo 14 Literal d) de la Ley 909 de 2004, establece que al DAFP le corresponde: Elaborar y aprobar
el plan anual de empleos vacantes de acuerdo con los datos proporcionados por las diferentes entidades y
dar traslado del mismo a la Comisin Nacional del Servicio Civil.

2. LINEAMIENTOS GENERALES
La Gestin Integral del Talento Humano tiene como propsito que las prcticas
y procedimientos de personal cumplan con los presupuestos bsicos de la
poltica estatal de gestin del recurso humano, para garantizar que el Estado
cuente con servidores ntegros, competentes, comprometidos y realicen una
contribucin importante al logro de los objetivos y planes de la organizacin.
Para operacionalizar el proceso de planificacin es necesario realizar un
diagnostico de necesidades de personal en trminos de cantidad, perfiles que
guarden relacin con los planes, programas y proyectos de cada una de las
unidades estratgicas y misionales de la organizacin. Los resultados del
ejercicio de contraste de disponibilidad de personal y de necesidades de
personal deben ser presentadas oportunamente al comit directivo por cuanto
a partir de ellas se elaboran los Planes de Previsin de Recursos Humanos a
fin de adoptar las estrategias necesarias para atender dichos requerimientos;
como pueden ser a travs de medidas internas ( encargos, comisiones,
traslados) o externas como procesos de seleccin, bien sea con la CNSC,
cazatalentos, universidades, etc). En sntesis el proceso de planificacin del
recurso humano se inicia con el anlisis de la planta de personal mediante un
adecuado sistema de informacin, la previsin de las necesidades de personal
en funcin de los cometidos organizacionales , la valoracin del personal
actualmente vinculado, el desarrollo acciones orientadas a cubrir las
necesidades identificadas y finaliza con la definicin de estrategias para la
vinculacin de personal externo y promocin del personal vinculado a la
organizacin.
El modelo adoptado por el Departamento Administrativo de la Funcin Pblica
tiene en cuenta el aporte realizado por Francisco Longo4, el cual identifica la
planeacin como un proceso transversal en el Sistema de Gestin del Recurso
Humano. En ese documento se resalta la necesidad de tener en cuenta no slo
los procesos de ingreso, sino primordialmente la gestin necesaria de
formacin y capacitacin del personal que hace parte de las entidades, as
como todo el proceso de desarrollo, a travs de las medidas de estmulo a los
servidores pblicos en estrecha correspondencia con los planes y programas
organizacionales, y, en general, todas aquellas gestiones tendientes a elevar la
productividad del personal actualmente vinculado.
3. PASOS PARA LA PLANIFICACION DEL EMPLEO PBLICO (RRHH)
El proceso de planificacin de empleo pblico se entiende como el mecanismo
para proveer personal en el corto, mediano y largo plazo teniendo en cuenta,
en primer lugar, las polticas institucionales, los programas, planes y proyectos,
las cargas laborales, los perfiles, la formacin y competencias del personal
vinculado a la organizacin, el desarrollo de planes de carrera, entre otros

Longo, Francisco- 2002 a. Marco Analtico para el Diagnstico Institucional de Sistemas de Servicio
Civil. Banco Interamericano de Desarrollo Dilogo Regional de Polticas. Barcelona

aspectos, y en segundo lugar; las estrategias de vinculacin tanto de personal

externo como
de promocin y desarrollo del personal interno de la
organizacin.
En este sentido, el proceso de planificacin es un proceso continuo sujeto a
adaptacin y cambios en el cual se toman decisiones que clarifican el
propsito central de la organizacin, se seleccionan objetivos a cumplir, se
identifican puntos fuertes y dbiles, se analizan los futuros riesgos y
oportunidades, e igualmente se deciden, implementan y evalan estrategias a
largo plazo que permita atraer, desarrollar y retener la fuerza de trabajo de la
calidad y representatividad social que cada institucin necesita para cumplir su
misin.
Tomando como base la cultura y valores de cada organizacin, se busca de
una manera integral y sistemtica desarrollar el actuar institucional para prever
y adelantar las acciones necesarias para la mejor utilizacin de los recursos
humanos en funcin de los cometidos institucionales y de las necesidades y
expectativas de desarrollo y crecimiento. Adicionalmente se busca que la
planificacin del empleo contemple indistintamente todas las formas de
provisin de recurso humano (servidores pblicos de carrera, provisionales, de
libre nombramiento y remocin y a contrato) en las reas estratgicas,
misionales y operativas de las entidades pblicas para el eficiente cumplimiento
de la misin institucional.
Para obtener los mejores resultados en la definicin, ejecucin y evaluacin de
los planes se deben tener en cuenta, entre otros, los siguientes criterios

Articulacin entre componentes: es decir la relacin que debe

garantizase entre la definicin de los perfiles del empleo, el proceso de
seleccin, la evaluacin del desempeo y la capacitacin e incentivos
laborales.

Coherencia con las funciones planes y programas generales de la

entidad: los planes estratgicos de recursos humanos deben tener
como marco de referencia la planeacin institucional de manera que
los objetivos institucionales estn alineados con los objetivos de
desempeo individual y las necesidades de capacitacin obedezcan a
las carencias de los servidores para desarrollar los proyectos o
funciones asignados, etc.

Coordinacin entre los agentes involucrados: unidades de

personal, nivel directivo, servidores pblicos, de manera que los
procesos de diagnstico consulten los compromisos y actividades de
las reas y de los servidores, que se logre un compromiso del nivel
directivo para apoyar las acciones que se identifiquen en la
administracin de cada proceso y las unidades de personal sean un
vnculo para facilitar el desarrollo de los programas de recursos
humanos.

De acuerdo con los anteriores lineamientos en el diagrama de flujo No 1

denominado procedimiento para la planificacin de empleo publico y
8

elaboracin del Plan Anual de Vacantes se describen los pasos principales

a tener en cuenta para la planificacin del empleo pblico los cuales se
presentan a continuacin:
3.1. Anlisis de la planta actual personal
Para realizar el anlisis de la planta actual de personal las entidades pblicas
deben implementar al interior de la organizacin un sistema de informacin que
permita la administracin y gerencia del recurso humano y que entre otros
aspectos indique la ubicacin del cargo en la estructura organizacional y/o
grupo funcional, el nmero de cargos, nivel, denominacin, cdigo, grado,
asignacin bsica de los empleos vigentes y si estos pertenecen a procesos
estratgicos, misionales, operativos, estableciendo requisitos y competencias
del cargo.
En esta etapa se debe realizar un estudio sobre la disponibilidad interna de
personal, para lo cual es fundamental que las entidades tengan consolidada,
organizada y, en lo posible, sistematizada la informacin de gestin humana,
de manera que cuenten con un panorama claro sobre la oferta interna de
recursos humanos y del aprovechamiento que la organizacin est haciendo de
los mismos. En la Tabla 3-1 se presenta un modelo de formato mediante el cual
se puede realizar un anlisis preliminar de la planta de personal y que puede
ser complementado de acuerdo con las necesidades y naturaleza de cada
entidad pblica.
De manera indicativa, se presentan a continuacin unas categoras de
informacin con sus correspondientes variables para determinar el estado
actual de los recursos humanos;5 sin embargo, cada entidad podr contemplar
otras categoras que considere le permitirn tener un panorama ms claro en el
tema.
1. Datos por servidor:

Tiempo de servicio en la entidad y en otras entidades

Lugar de nacimiento.

Estado Civil.

Edad
2. Nivel educativo:

Nivel alcanzado de educacin formal.

Resumen de capacitaciones de carcter informal y no formal
(relacionada con las funciones propias del cargo y de la
organizacin).
3. Perfil de cada empleo

Funciones

Requisitos
5

En un futuro esta informacin deber ser gestionada a travs del SIGEP una vez implementado en las
entidades pblicas.
9


Conocimientos, habilidades y dems competencias requeridas

para su desempeo
4. Estadsticas - Distribucin de cargos por dependencias, programas, planes y
proyectos de la entidad.

Nmero de empleos por niveles jerrquicos y por su naturaleza.

Rotacin de personal (relacin entre ingresos y retiros).

Movilidad del personal (encargos, comisiones de servicio, de
estudio, reubicaciones y estado actual de situaciones
administrativas)

Ausentismo (enfermedad, licencias, permisos, etc.).

Empleados prximos a pensionarse.

Vacantes definitivas

Vacantes temporales

Composicin de la planta de personal por rangos de edad y
gnero.

Distribucin de cargas de trabajo por dependencia, proceso y/o
proyecto.
5. Proyeccin sobre futuros movimientos

Funcionarios que dado sus conocimientos y habilidades,
potencialmente puedan ser reubicados en otras dependencias,
encargarse en otro empleo o se les pueda comisionar para
desempear cargos de libre nombramiento y remocin.
6. Anlisis - Comportamiento de la evaluacin del desempeo

Impactos de los programas de seleccin, capacitacin y bienestar.

Alineacin de los programas de capacitacin y bienestar con los
objetivos institucionales.
7. Comparativos

Montos salariales y de horas extras frente a lo presupuestado.

Cantidad real de empleados frente a la presupuestada.

Comparativos de salarios con pares en el mercado
3.2. Diagnstico de necesidades de personal
Una vez realizado el anlisis estadstico, cuantitativo y cualitativo de la planta
actual de empleos el rea de recursos humanos o quien haga sus veces ser el
responsable de coordinar la elaboracin del diagnstico con la participacin
activa del nivel directivo y especialmente, del jefe de la oficina de planeacin.
Es muy importante tomar como marco de referencia los siguientes aspectos:

Las polticas institucionales

Los planes, programas y proyectos de la entidad y cada
dependencia.

Las funciones y responsabilidades de cada rea.

La planta de personal de la entidad.
10

Cada jefe de rea, de manera individual o con su grupo de trabajo, debe

realizar el anlisis de las necesidades de personal, en trminos de cantidad y
perfiles, con el fin de elaborar los planes, programas y proyectos a su cargo.
Este ejercicio se puede desarrollar igualmente en los comits directivos de
cada entidad, previa revisin de los planes, programas y proyectos de las
dependencias, el plan anual de gestin o plan operativo anual. En la tabla 3.2.
se presenta una propuesta para elaborar diagnsticos de necesidades de
personal, la cual puede ser utilizada o ajustada por las entidades pblicas de
acuerdo con sus condiciones particulares de cada entidad.
Como resultado del clculo del nmero de empleos necesarios para atender las
funciones y responsabilidades de una entidad se pueden identificar
requerimientos superiores a los empleos aprobados oficialmente en sus plantas
de personal; para ello es importante tener en cuenta que cualquier modificacin
que se desee hacer a la misma para las entidades de la Rama Ejecutiva del
Poder Publico del Orden Nacional, debe estar respaldada por los estudios
tcnicos correspondientes debidamente aprobados por el Departamento
Administrativo de la Funcin Pblica y contar con la viabilidad presupuestal del
Ministerio de Hacienda y Crdito Pblico. Las dems entidades deben observar
la metodologa que al respecto emita el DAFP, de acuerdo con lo establecido
en el articulo 228 del decreto Ley 019 de 2012 denominado decreto
antitrmites.
Para adelantar el estudio de cargas trabajo, las entidades podrn consultar la
Gua de Medicin de Cargas de Trabajo para Entidades Pblicas elaborada
por el DAFP que contiene la metodologa e instrumentos para la medicin de
cargas y tiempos de trabajo y para determinar la cantidad de personal
necesario con el de la realizacin eficiente de las tareas derivadas de las
funciones asignadas a cada entidad.
3.3 Plan de previsin de recursos humanos
Identificados los requerimientos y analizada la disponibilidad interna de
personal, el jefe de talento humano contrasta las dos informaciones, de lo cual
se pueden detectar las siguientes situaciones:

Que la entidad presente dficit de personal al no contar con el nmero
adecuado de servidores.

Que el dficit obedezca a que los servidores que conforman la planta de
personal no tengan las habilidades y conocimientos requeridos.

Que el dficit se presente porque la entidad no cuente ni con el nmero
ni con la calidad de personal requerido.

Que se presenten excesos de personal.

11

Las conclusiones del ejercicio de contraste de disponibilidad de personal y de

necesidades de personal deben ser presentadas oportunamente al nivel
directivo por cuanto a partir de ellas se definirn las alternativas tanto internas
como externas para atender las situaciones detectadas. La consolidacin de la
informacin podr ser discutida en una plenaria del comit directivo de la
entidad con la intencin de hacer un anlisis general y llegar a un consenso
sobre las necesidades reales y viables de cubrir. Para ello se deben adoptar
medidas de cobertura, las cuales pueden ser tanto internas como externas. Las
medidas internas como se mencion anteriormente corresponden a las
diferentes situaciones administrativas de las que se puede valer la
administracin para proveer de manera no definitiva un empleo como son:
comisiones, encargos, modificaciones del manual de fusiones, traslado bien
sea del cargo o del funcionario dentro de la planta de acuerdo con
necesidades y prioridades de la organizacin. Las medidas externas mediante
realizacin de concursos para proveer cargos de carrera, libre nombramiento
y remocin por procesos de meritocracia bien sea a travs del DAFP o
mediante firmas especializadas en seleccin de personal (cazatalentos) . Sin
embargo, para proveer los cargos de ms alto grado se deben privilegiar las
medidas internas frente a las externas, por cuanto lo que se pretende es
potenciar al mximo el recurso humano existente lo cual redunda en eficiencia
organizacional y oportunidades de desarrollo del personal. En caso que no
exista en la planta de empleos, personal con las competencias para el
desempeo de cargos estratgicos se puede acudir a su provisin con personal
externo utilizando los mecanismos existentes.
Se recomienda utilizar la tabla 3-3 con el fin de facilitar el ejercicio de contraste
y de identificacin de las medidas de cobertura.

3.3.1. Definicin de estrategias de cobertura

Es necesario tener en cuenta que la Ley 909 de 2004, establece una serie de
orientaciones en materia de carrera administrativa y de empleo pblico a las
cuales se deben ceir las entidades pblicas al momento de definir tanto las
medidas internas como externas, con las cuales atender los requerimientos de
personal presentados.
a. Medidas Internas
En caso de dficit de personal, la entidad podr acudir a fuentes internas
para suplir algunas de sus necesidades utilizando los recursos humanos
existentes a travs de procesos como:

12


Capacitacin y desarrollo: en el Plan Institucional de Capacitacin PIC, la entidad debe prever medidas que permitan desarrollar o
mejorar aquellas habilidades o conocimientos requeridos para el
buen desempeo de sus servidores y sobre los cuales, se hayan
detectado deficiencias en los diagnsticos de necesidades de
personal.

Reubicacin de personal: analizar la posibilidad de reubicar
personas que posean las habilidades y conocimientos requeridos en
otras dependencias, sin que con ello se afecte el desempeo de las
reas. Al respecto, conviene que la entidad tenga polticas
claramente definidas; en ausencia de stas se pueden realizar
encuestas para indagar los intereses de los servidores sobre el rea
donde desean trabajar de acuerdo con sus expectativas y perfiles.

Reubicacin del cargo: La entidad de acuerdo con sus necesidades
podr reubicar el cargo y reasignar las funciones y establecer los
nuevos requisitos de acuerdo con anlisis de cargas de trabajo y los
perfiles establecidos para cada una de las dependencias en
cumplimiento de la misin institucional.

Manejo de situaciones administrativas tales como:
o Encargos: medida utilizada cuando existe la posibilidad de
nombrar a un funcionario de carrera en un cargo superior
mientras se surte el proceso de provisin definitiva.
o Comisiones para el desempeo de cargos de libre
nombramiento y remocin.

Transferencia del conocimiento que poseen las personas que
potencialmente abandonan la entidad (pensionados, por ejemplo).

Creacin, dentro de la planta de personal y previo estudio
tcnico aprobado por el DAFP, de empleos temporales6 de
acuerdo con las necesidades especficas determinadas en dicho
estudio. Para ello las entidades debern atender los parmetros
normativos y metodolgicos establecidos para el manejo adecuado
de esta alternativa.
En caso de excesos de personal, la entidad podr proceder al retiro de
servidores de acuerdo con los procedimientos y normatividad que regula
esta materia. Dados los efectos sociales que este tipo de medidas causan
en quienes se ven afectadas, es importante el desarrollo de actividades de
preparacin para el cambio y atenuar los efectos negativos que ello pueda
generar tanto en quienes se van como en los que quedan en la
organizacin.

Artculo 21 de la Ley 909 de 2004.

13

b. Medidas Externas
Para suplir las necesidades que no se puedan atender a travs de medidas
internas, se debe acudir a fuentes externas con el ingreso de nuevas
personas surtiendo los procesos de seleccin previstos en la ley o por
medio de contratacin (en sus diferentes modalidades). Cuando la provisin
se realiza a travs de fuentes externas las unidades de personal debern
incluir dentro del presupuesto del siguiente ao los recursos necesarios
para realizar estos procesos bien sea a travs de la Comisin Nacional del
Servicio Civil - CNSC o de empresas especializadas en seleccin de
personal.
3.4. Seguimiento y Evaluacin del Talento Humano.
El seguimiento y evaluacin es la forma como se mide el rendimiento de la
gestin de las reas de talento humano y dan razn de la relacin entre el
desempeo del personal y las metas, objetivos y resultados que nos permiten
definir y tomar los correctivos para cumplir los objetivos institucionales y de las
reas de gestin de recursos humanos.
Al evaluar la gestin de recursos humanos se pretende suministrar informacin
oportuna, veraz y objetiva que le sirve como elemento para ejercer control y
lograr el cumplimiento de la misin, objetivos, planes, programas y metas.
Es de vital importancia evaluar la gestin del talento humano aplicando el
proceso administrativo que plantea la evaluacin como un elemento
fundamental de la gerencia del recurso humano que va desde la consecucin
de personal con las competencias y criterios tcnicos requeridos, los recursos
que se disponen para cualificar las acciones de gestin humana, el liderazgo
para mantener un personal altamente motivado y el control para medir y
evaluar el desempeo.
La Evaluacin se orienta hacia la medicin, evaluacin y control de tres
aspectos fundamentales:1) El logro de objetivos en un periodo determinado 2)
Los factores crticos de xito que le permitan a la organizacin ser exitosa, 3) El
desempeo de sus colaboradores que promuevan la competitividad y la
realizacin efectiva de sus labores. ste aspecto es una aproximacin a lo que
debe ser la gestin del talento humano, entendiendo la gestin no solo como el
nmero de actividades que se realizan sino tambin los objetivos que se
alcanzan y la forma en que las personas contribuyen a su consecucin.
Finalmente, el seguimiento se entiende como las acciones realizadas durante
la implementacin de los planes con miras a monitorear su avance y a
introducir los correctivos necesarios, de manera que al finalizar la intervencin
se logren los objetivos propuestos. La evaluacin se orienta a analizar los
resultados y los efectos de la gestin adelantada, a identificar los factores de
14

xito y consolidar los datos necesarios para mejorar las intervenciones en

materia de gestin de recursos humanos.
Para adelantar la evaluacin se propone tener en cuenta los siguientes
aspectos mnimos:
3.4.1 Aspectos a tener en cuenta en la evaluacin del Talento Humano.
Gestin general del talento humano:

Las situaciones administrativas actuales y la fecha de su terminacin.

Identificar la coherencia entre la formulacin del plan estratgico de
recursos humanos y las necesidades detectadas en el diagnstico de
necesidades de personal.

Determinar el nivel de participacin y de aporte de los jefes de rea en el
diagnstico, diseo y ejecucin de los planes.

Establecer y analizar si las actividades desarrolladas por gestin
humana contribuyeron a mejorar las capacidades, motivacin y
desempeo de los servidores.

Determinar el aporte del SGC, MECI, SISTEDA, en la Planeacin del
Recurso Humano.
Vinculacin e induccin:

Identificar el nmero y distribucin por niveles de los servidores que
fueron vinculados durante la vigencia, determinando los costos y
valorando el acierto en los procesos de seleccin.

Precisar si las actividades de induccin se realizaron de forma oportuna
y con la participacin de los jefes inmediatos y compaeros de trabajo.

Consolidar y analizar los resultados de las evaluaciones de los perodos
de prueba.
Capacitacin y desarrollo:

Evaluar el proceso de gestin del Plan Institucional de Capacitacin,
PIC: valorando el cumplimiento de sus objetivos y analizando si el plan
se ha administrado adecuadamente.

Determinar el impacto de la capacitacin en el desempeo de los
servidores y de la entidad.
Evaluacin del desempeo:

Identificar la poblacin objeto de evaluacin de desempeo.

Analizar los resultados de la evaluacin por niveles jerrquicos, por
dependencias y por grandes reas de gestin de la entidad (Estratgica,
misional y de apoyo).

Identificar la coherencia entre los resultados de la evaluacin del
desempeo de los servidores con los resultados del desempeo
organizacional.

15


Precisar, con base en los resultados de la evaluacin, las acciones de

capacitacin que deben adelantarse en la vigencia siguiente.

Determinar la contribucin de la asesora y acompaamiento del rea
de recursos humanos en el proceso de evaluacin.

Identificar los aspectos en los cuales se debe modificar el instrumento de
evaluacin con fines de mejoramiento. (ejemplo minimizando la
subjetividad)

Evaluacin permanente del instrumento de evaluacin del desempeo
minimizando la subjetividad.
Sistema de Estmulos: incentivos, calidad de vida laboral y proteccin y
servicios sociales:

Identificar la cantidad y distribucin de los servidores beneficiados con
los programas de estmulos y los costos de los mismos,

Determinar si se otorgaron incentivos pecuniarios, el rubro destinado
para tal fin y la cobertura de los mismos,

Evaluar los incentivos no pecuniarios otorgados (traslados, encargos,
comisiones, reconocimientos, publicacin de trabajos, becas, bonos
recreativos, entre otros) y la correspondencia de stos con las
expectativas de los servidores,

Precisar s se realizaron intervenciones en clima, cultura y cambio
organizacional, los costos y resultados obtenidos,

Analizar la contribucin de los programas adelantados al mejoramiento
de la motivacin y relaciones entre los servidores.

Evaluar la cultura y clima organizacional y establecer si se encuentran
alineadas con la planeacin institucional.
Retiro de servidores y desvinculacin asistida:

Determinar los ndices de retiro de los funcionarios segn modalidad
(retiro
voluntario, insubsistencias y despidos, jubilacin
y
reestructuracin) y las proporciones por nivel jerrquico,

Establecer si se cuenta con ndices histricos que permitan un anlisis
de la variable retiro; en caso contrario determinar acciones para
consolidarlos,

Valorar y analizar la pertinencia y satisfaccin de los programas de
desvinculacin asistida, as como sus costos.

16

4. PLAN ANUAL DE VACANTES

El Plan Anual de Empleos) es un instrumento para programar la provisin de
los empleos con vacancia definitiva que se deben proveer en la siguiente
vigencia fiscal y su diferencia con el Plan de Provisin de Empleos Vacantes
radica en que este ltimo es una herramienta
para proveer personal a
mediano y largo plazo de acuerdo con el plan estratgico de recursos humanos
y el plan de vacantes para proveer personal en empleos vacantes en la
vigencia siguiente. En la tabla 4-1 se presenta un modelo de formato mediante
el cual se puede relacionar el Plan Anual de Vacantes.
El plan de vacantes no es una lista de empleos con denominacin, cdigo y
grado es un instrumento donde se
relaciona cantidad, denominacin,
perfil, funciones, competencias y requisitos de dichos empleos e indicando si
pertenecen a un proceso misional, estratgico o de apoyo y que deben ser
objeto de provisin en el siguiente ao para garantizar el adecuado
funcionamiento de los servicios que cada entidad publica presta y que adems
cuenten con apropiacin y disponibilidad presupuestal. Este plan se puede
definir como el mecanismo que permite la operacionalizacin del Plan de
Previsin de Recursos humanos y cumplir de manera gradual con lo
establecido en el Plan Estratgico de Recursos Humanos.
As mismo; es importante que el Gobierno Nacional tenga un estimativo de los
empleos a proveer en las entidades de la Administracin Pblica, con el fin de
racionalizar y planear de manera tcnica y econmica los procesos de
seleccin y contar con la informacin actualizada sobre el flujo de ingresos y
egresos de personal.

Cada entidad elabora su plan de empleos vacantes en el que incluye la relacin

detallada de los empleos con vacancia definitiva que cuenten con apropiacin y
disponibilidad presupuestal y se deban proveer para garantizar la adecuada
prestacin de los servicios; estas vacantes deben ir acompaadas de los
requisitos que en trminos de experiencia, estudios y perfil de competencias
exigidas para el desempeo del empleo.
El jefe de personal debe proyectar las futuras vacantes que puedan
presentarse, bien sea porque son empleos ocupados por personas prximas a
pensionarse o porque son empleos con vacancia temporal susceptibles de
convertirse en definitiva por cualquier motivo que pueda generar una vacante.7

Artculo 41 de la ley 909 de 1004.

17

Para la elaboracin de este plan es importante tener claridad sobre el tipo de

vacante por lo tanto a continuacin de presentan algunos conceptos y
orientaciones tcnicas para la administracin del plan de vacantes:

Vacantes definitivas: aquellas que no cuentan con un empleado titular de
carrera administrativa o de libre nombramiento y remocin.

Vacantes temporales: aquellas cuyos titulares se encuentren en
cualquiera de las situaciones administrativas previstas en la ley
(licencias, encargos, comisiones, ascenso, etc).
La vacancia definitiva de un empleo se produce cuando:

El titular de un empleo de carrera es retirado del servicio por cualquiera
de las causales establecidas en el artculo 41 de la Ley 909.

El titular de un empleo de carrera adquiere el derecho de actualizar su
registro pblico de carrera, una vez superado el perodo de prueba en el
empleo en el cual fue ascendido.

Creacin de empleos de carrera en la planta de empleos y no hay
funcionarios con derecho a ocupar esos empleos.

Desvinculacin automtica del cargo de carrera administrativa como
consecuencia de permanecer en comisin o suma de comisiones por un
periodo superior a seis (6) aos o finalizado el perodo de la comisin y
no se reintegra al cargo del cual se ostenta derechos de carrera. (Art. 26
Ley 909/04).
La vacancia temporal de un empleo se produce cuando:

Titular de un empleo de carrera se separa de su cargo para ocupar otro
cargo en perodo de prueba del cual fue nombrado por superar el
respectivo concurso de mritos.

Situaciones administrativas que implican la separacin temporal del
titular de un empleo de carrera.8

De acuerdo con el Decreto 1950 de 1973, articulo 23 se produce vacancia temporal

cuando quien lo desempea se encuentra:
1. En vacaciones.
2. En licencia.
3. En comisin, salvo en la de servicio.
4. Prestando servicio militar.
5. Cuando se encarga al empleado de otro empleo desligndolo de las funciones que
ejerce, y
6. En los casos de suspensin en el ejercicio del cargo.

18


En la planeacin de Recursos Humanos, las situaciones administrativas

se integran como un componente de sensibilizacin en la previsin de
las necesidades de personal que se presentarn a fin de establecer la
figura y recurso que cubrirn esas situaciones de acuerdo con las
necesidades del servicio, dado que implican separacin temporal en el
desempeo de los cargos.
Frente a este ltimo aspecto, las unidades de personal de las entidades
debern tener en cuenta:

Las situaciones administrativas actuales y la fecha de su terminacin.

La proyeccin de las posibles situaciones administrativas que tendrn
los empleados de la planta de empleos de la entidad y que generen una
vacancia temporal, fechas de inicio, fechas de terminacin,
caractersticas, prrroga y discrecionalidad para otorgarla y costos.
Entre estas situaciones se pueden resaltar las contempladas en el Decreto
Reglamentario 1950 de 1973: licencia, comisin, ejercicio de funciones de otro
empleo por encargo, prestando servicio militar, vacaciones, suspendido en
ejercicio de sus funciones.
Cada entidad debe ingresar, gestionar y actualizar las novedades de personal
en el Sistema de Informacin y Gestin del Empleo Pblico, de donde se podr
generar el total de vacantes definitivas junto con el perfil especfico.
El Departamento Administrativo de la Funcin Pblica, con base en la
informacin suministrada en el Sistema de Informacin y Gestin del Empleo
Publico SIGEP, consolidar el Plan de Empleos Vacantes correspondiente a la
Administracin Pblica.
Adicionalmente, para dar cumplimiento a lo establecido en el artculo 8 de la
Ley 581 de 2000, el Departamento pondr a disposicin de las instituciones de
educacin superior el Plan Anual de Empleos Vacantes, con el fin de brindar
informacin a los nuevos egresados del sistema educativo sobre la posibilidad
de participar en los procesos de seleccin para cargos pblicos.

19

5. SISTEMAS DE INFORMACIN Y GESTIN DEL EMPLEO PBLICO.

El Departamento Administrativo de la Funcin Pblica (DAFP) se encuentra
implementando el Sistema de Informacin y Gestin del Empleo Pblico
(SIGEP) www.sigep.gov.co, con el fin de 1) registrar y almacenar informacin
en temas de organizacin institucional y personal al servicio del Estado; 2)
facilitar los procesos, seguimiento y evaluacin de la organizacin institucional
y de los recursos humanos al interior de cada entidad, consolidando la
informacin que sirva de soporte para la formulacin de polticas y la toma de
decisiones por parte del Gobierno Nacional; 3) permitir el ejercicio del control
social, suministrando a los ciudadanos la informacin en la normatividad que
rige a los rganos y a las entidades del Sector Pblico, en cuanto a su
creacin, estructura, plantas de personal, entre otros.
A partir del ao 2013, se espera contar con toda la informacin de gestin del
empleo pblico de todas las entidades de la Administracin Pblica del orden
Nacional y a ms tardar en el ao 2015 el sistema con informacin de las
entidades de las tres ramas del poder pblico, organismos de control,
organizacin electoral y organismos autnomos.
Las fases de despliegue del Sistema sern definidas por el Departamento
Administrativo de la Funcin Pblica. Una vez las entidades sean convocadas
debern hacerlo de manera obligatoria, en los trminos y condiciones
dispuestas por el Departamento Administrativo de la Funcin Pblica. Para ese
efecto, el DAFP brindar la asesora, capacitacin y acompaamiento que sea
requerido por las instituciones pblicas.
El Sistema de Informacin y Gestin del Empleo Pblico, SIGEP se encuentra
integrado por tres subsistemas, que a su vez estn conformados por una serie
de mdulos a saber:
Subsistema de Organizacin Institucional: Este Subsistema est
integrado por los mdulos que permiten gestionar los datos que
identifican y caracterizan las entidades y los organismos del Sector
Pblico, as como las normas de creacin, estructuras, planta de
personal, sistemas de clasificacin de empleos y el rgimen salarial y
prestacional.
Subsistema de Recursos Humanos: Este Subsistema contiene la
informacin sobre los servidores pblicos y contratistas que prestan
servicios personales a las instituciones, desde su vinculacin,
permanencia y retiro, independiente de la fuente de financiacin:
presupuesto de inversin, de funcionamiento o aportes en virtud de los
convenios suscritos con organismos internacionales.
Subsistema de Servicio al Cliente: Este Subsistema permite el registro
y control de las solicitudes o peticiones y respuestas a la ciudadana en
materia de organizacin institucional y recursos humanos, igualmente,
20

crea un espacio de interaccin con las instituciones pblicas, los

servidores, los ciudadanos, el Departamento Administrativo de la
Funcin Pblica y el SIGEP.

El Sistema cuenta con unos roles y responsabilidades para su efectiva

operacin y las entidades del Estado colombiano son responsables del registro
y veracidad de la informacin de cada institucin.
Son usuarios del SIGEP las entidades, los servidores pblicos y los
ciudadanos, teniendo en cuenta las restricciones de informacin y de acceso
que sean establecidos por el Departamento Administrativo de la Funcin
Pblica.
En el siguiente grfico se exponen los beneficios que generan la
implementacin del SIGEP en las organizaciones pblicas estatales en
Colombia los cuales pueden ser consultados en la pgina web del sistema:
www.sigep.gov.co.

Ilustracin 5-1. Beneficios del SIGEP

21

Es responsabilidad de los representantes legales de las entidades y

organismos del Estado velar porque la informacin que se incorpore en el
SIGEP se opere, registre, actualice y gestione de manera oportuna y que sta
sea veraz y confiable. El jefe de control interno o quien haga sus veces debe
realizar un seguimiento permanente para que la respectiva entidad cumpla con
la obligacin de registrar informacin veraz y oportuna en el Sistema.
Por lo anterior y para cumplir con lo ordenado en la Ley 909 de 2004
relacionada con el Plan Anual de Vacantes PAV las entidades publicas
debern remitir la informacin de novedades a travs del Sistema nico de
Informacin de Personal - SUIP , teniendo en cuenta que el desmonte SUIP
en las instituciones publicas sera gradual hasta que el momento en que se
encuentre en funcionamiento los mdulos de servidores pblicos (hojas de
vida y vinculaciones), de organizaciones y de vinculaciones en el SIGEP y
de acuerdo con su avance; las mismas entidades comunicaran al DAFP a
partir de que momento la informacin de vacantes se podra obtener a partir del
SIGEP caso en el cual no sera necesario seguir reportando las novedades de
personal a travs del SUIP.
Finalmente se recomienda a cada una de las entidades pblicas diligenciar los
formatos 3-1, 3-2, 3-3 y 4-1, para ser presentados a los organismos de control
en los casos en que sea requerido y de esta forma cumplir con lo ordenado en
la ley 909 de 2004.
.

22

Diagrama de Flujo No 1
Planificacin de Empleo Publico y elaboracin del Plan Anual de Vacantes

ACTIVIDAD

RESPONSABLE

REGISTRO

OBSERVACION

Comit directivo
Directores de rea
Jefe de Talento
Humano

Tabla 3-1
Sistema de
Informacin de la
Entidad
Actas comits,
reuniones.
Informes.

Realizar un estudio sobre la disponibilidad

interna de personal. En la Tabla 3-1 se
presenta un modelo de formato mediante
el cual se puede realizar un anlisis
preliminar de la planta de personal.

Tabla 3-2
Sistema de
Informacin de la
Entidad
Actas comits,
reuniones
Informes.

Efectuar el anlisis de las necesidades de

personal, en trminos de cantidad y
perfiles, con el fin de elaborar los planes,
programas y proyectos a su cargo. En la
Tabla 3-2 propuesta para elaborar
diagnsticos de necesidades de personal.

INICIO

Anlisis de la planta
actual personal

Elaborar un
diagnostico de
necesidades de
personal

Comit directivo
Directores de rea
Jefe de Talento
Humano

Las
conclusiones
del
ejercicio de contraste de
disponibilidad de personal
y de necesidades de
personal
deben
ser
presentadas
oportunamente al nivel
directivo por cuanto a
partir de ellas se definirn
las alternativas tanto
internas como externas

Directores de rea
Jefe de Talento
Humano

Establecer el Plan de
previsin de recursos
humanos

Definir estrategias de
cobertura

Directores de rea
Jefe de Talento
Humano

Directores de rea
Jefe de Talento
Humano

Sistema de
Informacin de la
Entidad
Actas comits,
reuniones
Informes

Tabla 3-3
Sistema de
Informacin de la
Entidad
Actas comits,
reuniones
Informes.

Tabla 3-3 con el fin de facilitar el ejercicio

de contraste y de identificacin de las
medidas de cobertura

Definir tanto las medidas internas como

externas, con las cuales atender los
requerimientos de personal presentados.

23

Seguimiento y
Evaluacin del Talento
Humano.

Directores de rea
Jefe
de
Talento
Humano

Sistema de
Informacin de la
Entidad
Actas comits,
reuniones
Informes.

Tabla 4-1

Elaborar el Plan
Anual de Empleos
Vacantes.

Suministrar informacin
del Talento Humano de
la organizacin en el
Sistema de Informacin
y Gestin del Empleo
Pblico SIGEP-

Directores de rea
Jefe
de
Talento
Humano

Jefe
de
Humano

Talento

Sistema de
Informacin de la
Entidad
Actas comits,
reuniones
Informes.

Sistema de
Informacin y Gestin
del Empleo Pblico
SIGEP

El seguimiento se entiende como las acciones

realizadas durante la implementacin de los
planes con miras a monitorear su avance y a
introducir los correctivos necesarios, de manera
que al finalizar la intervencin se logren los
objetivos propuestos. La evaluacin se orienta a
analizar los resultados y los efectos de la gestin
adelantada, a identificar los factores de xito y
consolidar los datos necesarios para mejorar las
intervenciones en materia de gestin de
recursos humanos

El Plan Anual de Empleos Vacantes es un

instrumento para programar la provisin de los
empleos con vacancia definitiva. En dicho plan se
relaciona la cantidad y el perfil de dichos
empleos en las entidades de la Administracin
Pblica Nacional que deben ser provistas en el
siguiente ao y que cuenten con apropiacin y
disponibilidad presupuestal y que deban ser
objeto de provisin para garantizar el adecuado
funcionamiento de los servicios que cada una
presta. Tabla 4-1 se presenta un modelo de
formato
El Sistema de Informacin y Gestin del Empleo
Pblico, SIGEP se encuentra integrado por tres
subsistemas:
Organizacin
Institucional,
Recursos Humanos, Servicio al Cliente

FIN

24

Tabla 3-1 Anlisis Planta Actual

25

Tabla 3-2 Necesidades de personal

26

Tabla 3-3 Plan de previsin Recursos Humanos

27

Tabla 4-1 Plan anual de Vacantes

28

BIBLIOGRAFA:

DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA FUNCIN PBLICA. CARTILLA LABORAL, EMPLEOS, SITUACIONES

ADMINISTRATIVAS, JORNADA LABORAL Y RETIRO DE EMPLEADOS DEL SECTOR PBLICO. JUNIO DE 2009.
DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA FUNCIN PBLICA. Gua Lineamientos generales para la Administracin del
Talento Humano al servicio del Estado. Bogot, D.C., marzo de 2002.
DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA FUNCIN PBLICA. Gua Modernizacin de entidades pblicas. Bogot,
D.C., septiembre de 2002.
DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA FUNCIN PBLICA. Planeacin de los Recursos Humanos: Lineamientos de
poltica, estrategias y orientaciones para la implementacin. Bogot, D.C., 2005.
NTCGP 1000:2009, Norma Tcnica de Calidad en la Gestin Pblica - Gestin de la calidad en el sector pblico. Manual de
Implementacin Modelo Estndar de Control Interno para el Estado Colombiano - MECI 1000:2005 .

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