Manual de Procedimientos Administrativos CCA

CENTRO CULTURAL AYOPAYAMANTA
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
I. PRESENTACION
Un manual de procedimientos administrativos tiene por objeto establecer los procedimientos de
trabajo que faciliten las tareas especficas, y que permitan disminuir y optimizar los tiempos de
ejecucin en el desarrollo de las actividades que realizan los involucrados que interviene en cada
una de las actividades del Centro Cultural Ayopayamanta, para que sea eficiente el uso de los
recursos humanos, financieros, materiales y tcnicos.
En este manual se identificaron las principales actividades administrativas para actuar con mayor
certeza en la ejecucin y supervisin de los trabajos. Este manual es de utilizacin y aplicacin en
todas las acciones de control interno y administrativas que se realizan en el Centro Cultural
Ayopayamanta, los responsables de la direccin del centro podrn flexibilizar y ampliar las normas
aludidas cuando se estime necesario, comunicando tal hecho a la Direccin e Informes para los
efectos procedentes.
II. OBJETIVO DEL MANUAL

Los objetivos del presente Manual son los siguientes:
1. Establecer de forma sistematizada y uniforme las funciones del personal del Centro Cultural
Ayopayamanta, en todas sus reas, con el propsito de que el personal que presta el servicio,
utilice esta herramienta para orientar sus actividades, con la finalidad de brindar un buen servicio a
toda la Provincia de Ayopaya.
2. Servir como punto de partida y base slida para la elaboracin de documentos y manuales ms
especficos.
3. Coadyuvar a la ejecucin correcta de las labores encomendadas al personal y propiciar la
uniformidad en el trabajo.
4. Facilitar el reclutamiento y seleccin de personal.
5. Redefinir funciones y estructuras en los casos en que sea necesario.
6. Homologar conceptos, criterios y apreciaciones al interior del Centro Cultural Ayopayamanta
respecto a su funcionamiento, misin, visin y objetivos.
7. Ser un instrumento de apoyo administrativo til y conciso de consulta para el personal del Centro
Cultural Ayopayamanta as como para cualquier persona que lo solicite.
III. MARCO JURDICO

CONSTITUCIONES:
Constitucin Poltica del Estado Plurinacional de Bolivia
LEYES:
Ley General del Trabajo y su Decreto Reglamentario
OTRO:
Elaborado por: Ing. Maya Rene Choque Aguilar
Mayo 2015

Estatutos del Centro Cultural Ayopayamanta
Acuerdos internos en las diferentes reuniones (Actas)
IV. ORGANIGRAMA DE FUNCIONAMIENTO DEL CCA
Mayo 2015

Este organigrama est en funcin de las reas con las que cuenta el CCA y como estn
organizadas.
V. ORGANIGRAMA DEL PERSONAL DEL CCA
El organigrama del personal muestra la relacin entre ellos y la jerarqua para toma de decisiones,
su relacionamiento con el CCA.
VI. MISION Y VISION

MISIN:
Somos una institucin que busca desarrollar proyectos socio-culturales, econmicos y educativos,
contribuir a la formacin integral de comunarios de Ayopaya, para fortalecer y difundir las
expresiones culturales de la provincia, en beneficio del pas.
VISIN:
Ser una organizacin reconocida, que contribuya al desarrollo, colaborando con capacitaciones
para emprendimientos productivos, desarrollo comunicacional, educacional y cultural sostenible de
los pobladores de Ayopaya.
Mayo 2015
VII. PROCEDIMIENTOS
CARGO:
REA QUE EJECUTA:
DIRECTOR GENERAL
DIRECCION EJECUTIVA
Descripcin de actividades
Dirigir, coordinar, vigilar y controlar el funcionamiento del Centro Cultural
Ayopayamanta, el desarrollo de programas, proyectos y el alcance de los
objetivos estratgicos encaminados a la consecucin de la misin
institucional.
Fungir como representante legal, o delegar personas jurdicas que sean el
representante legal de Centro Cultural Ayopayamanta
Ejecutar el plan estratgico, las polticas y objetivos que favorezcan la
adecuada ejecucin de los programas institucionales.
Forma o documento
Informes anuales
Formular o aprobar las normas y procedimientos del Centro Cultural

Ayopayamanta.
Manual
de
Procedimientos
Administrativo,
Reglamento Interno,
Reglamentos
y
dems manuales.
Poder
Plan Operativo Anual
Planificar y organizar las actividades de la institucin, asignar tareas al

personal y delegar responsabilidades.
Elaborar y controlar los presupuestos.
Negociar o aprobar contratos y acuerdos con otras organizaciones.
Estudiar las demandas de los comunarios que logra cubrir y esforzarse
por encontrar nuevas soluciones ante las necesidades de estos.
Organizar, supervisar y controlar el Cierre Legal de proyectos
Contratar, despedir y ascender al personal y organizar la formacin del
personal que compone el Centro Cultural Ayopayamanta.
Supervisar al personal.
Reunirse con otros gestores, oficiales de organizacin y miembros del
personal para discutir asuntos, coordinar actividades y resolver
problemas.
Representar al Centro Cultural Ayopayamanta en reuniones, congresos,
seminarios y servir de enlace con otras organizaciones.
Gestionar el mantenimiento y la reparacin de las instalaciones, la
maquinaria, el equipo y otros recursos.
Analizar las operaciones para valorar los resultados y para desarrollar y
aplicar los cambios de procedimiento y de poltica con el fin de mejorar las
operaciones y los sistemas.
Controlar el mantenimiento y uso adecuado de los vehculos de la
institucin.
TERMINA EL PROCEDIMIENTO
Acuerdos, Convenios,
etc.
Informes y Proyectos
programados.
Informes
Cartas,
Memorndum,
Contratos,
notificaciones,
certificaciones
Informes
Cartas
Informes
(Vamos
Caminando)
rdenes verbales y
planillas de pedido
Informes,
llamadas
de atencin.
Mayo 2015
PROCEDIMIENTO:
REA QUE EJECUTA:
PRESIDENTE
DIRECCION EJECUTIVA
Convocar y presidir las sesiones de Directorio
Integrar como miembro nato las Comisiones Especiales que el Directorio
nombre.
Someter a la deliberacin o consideracin de la Asamblea General
aquellos asuntos que, habiendo sido objeto de estudio por la
Vicepresidente, Presidente y Director, se estime que requieren tal
acuerdo.
Cumplir y hacer cumplir las resoluciones del Directorio y las Comisiones
Especiales
Proponer al Directorio, previas las formalidades de Ley, a los
representantes del Centro Cultural Ayopayamanta en las Juntas en las
cuales la Institucin tenga participacin accionaria y a las personas que
tales representantes propondrn para integrar los Directorios de estas
empresas
Adoptar las medidas de orden interno que juzgue convenientes para la
buena marcha del Centro Cultural Ayopayamanta.
Representar legalmente por s mismo o conjuntamente con el Director
General al C.C.A, ante toda clase de autoridades o entidades pblicas o
privadas, nacionales o extranjeras.
Suscribir conjuntamente con un Director, el Vicepresidente y los dems
funcionarios que correspondan, los estados financieros.
Presidir las sesiones de la Asamblea General y la Junta Directiva; dirigir
sus debates; conceder el uso de la palabra a los asistentes que lo
soliciten; marcar el orden de las intervenciones y efectuar el sealamiento
de turnos que hayan de consumirse para la defensa o impugnacin del
asunto; retirar, igualmente, el uso de la palabra a todo aquel que se
produzca de manera inconveniente o irrespetuosa; poder obligarle a
abandonar la sesin, sin perjuicio de la responsabilidad que pudiera
derivarse de su actitud; determinar las cuestiones a votar y la forma de
votacin; disponer la suspensin de los debates sobre algn asunto y
ordenar su nuevo estudio; usar de la palabra cuando lo tenga por
oportuno.
Firmar con la Administradora la correspondencia oficial cuando se
requiera, y las actas, poniendo el visto bueno a las certificaciones que la
Administradora expida.
Hacer cumplir los acuerdos adoptados que reciba de las Asambleas
Generales y de la Junta Directiva.
Forma o documento
Actas
Poder
Circulares
Cartas, llamadas de
atencin,
memorndum.
Poder notariado
Informes
Orden del da, actas
Circulares
Proveer los nombramientos del personal administrativo, fijando su

retribucin y separar de sus cargos a los mismos. Todo ello lo ratificar
la Junta Directiva.
Sistematizar y registrar la informacin referente a contrataciones de
personal de planta y eventual en el sistema de Personal del Centro
Cultural Ayopayamanta.
Mayo 2015

institucin.
Informes,
llamadas
de atencin.
Cuando lo estime oportuno el Presidente podr delegar alguna o algunas

de estas funciones en el Vicepresidente.
Manual de Funciones
CARGO:
REA QUE EJECUTA:
VICEPRESIDENTE
DIRECCION EJECUTIVA
Suplir al Presidente cuando este, no est en condiciones de ejercer su
cargo.
Ser responsable de llevar a cabo el plan estratgico a travs de las
operaciones de supervisin, desarrollo de roles funcionales y la
asignacin de responsabilidades a los empleados que dependen de ellos.
Ser responsable de reportar las metas y los logros de sus respectivas
reas de trabajo.
Integrador de los esfuerzos de las distintas reas de la institucin.
Mentor para capacitar, estimular, supervisar, motivar y corregir al personal
del Centro Cultural Ayopayamanta.
Forma o documento
Sucesin de cargo
Recepcionar cartas o dems correspondencia dirigida al Directorio o

Presidencia.
Cartas
Remitir cartas de solicitudes para compras de material, debidamente

llenados y firmados, a la administradora.
Solicitudes
compra.

Cultural Ayopayamanta.
institucin.
Informes,
llamadas
de atencin.
Circulares, llamadas
de
atencin,
memorndums.
Socializacin
de
grupo.
de
En casos de ausencia del Presidente, deber cumplir todas sus

funciones.
CARGO:
REA QUE EJECUTA:
ADMINISTRADOR FINANCIERO
DIRECCION EJECUTIVA
Apoyar al Director General y al Presidente. Llevar la agenda de ambos.
Forma o documento
Cronograma
de
actividades.
Simplificar la informacin recibida y archivarla para proporcionarla cuando

se necesite.
Mayo 2015

Informar sobre las ltimas noticias ocurridas en la Institucin segn sean
de su incumbencia.
Garantizar y realizar el control de la correspondencia ingresada o
evacuada y responsabilizarse de su entrega oportuna en tiempo y lugar.
Tomar las decisiones con respecto a su cargo y responsabilidad que se le
asigne en ese momento.
Redactar las cartas, memorndums, requisiciones, etc., que el Director
General, presidente o vicepresidente requieran.
Preparar y ordenar la documentacin e informacin relacionada con el
tema financiero. Atender especialmente los asuntos relacionados con
impuestos, tributos, contribuciones y circunstancias afines.
Mantener al tanto al Director General de cualquier anomala observada.
Tendr que verificar los reportes que le sean entregados y analizarlos.
Presentar un informe tcnico de su trabajo, para fines in formativos del
financiador.
Coadyuvar en la gestin tcnica y administrativa del personal,
desarrollando mecanismos normativos e instrumentos para la gestin de
recursos humanos.
Cultural Ayopayamanta. Es una funcin que igual la cumplir el
Presidente y Vicepresidente, coordinando con el Administrador(a).
Solicitar apoyo de asesora tcnica profesional externa en caso que sea
necesario, reportndolo previamente con el Director General.
Cartas,
memorndums,
solicitudes
Balances generales
Estado de resultados,
necesarios.
Informes
Informes
Informe Tcnico
CARGO:
REA QUE EJECUTA:
ASESOR JURIDICO
DIRECCION EJECUTIVA
Representar judicialmente al Centro Cultural AYOPAYAMANTA en
procesos que se sigan en su contra y en los que sta deba seguir contra
terceros.
Atender asuntos relacionados con el agotamiento de va gubernativa.
Atencin y consultas del directorio, del tema jurdico.
Prestar la asesora requerida por el director y los diferentes encargados
de rea, en asuntos que interesen a la institucin.
Forma o documento
Apelaciones,
defensas,
imputaciones y lo que
corresponda
Acuerdos
entre
partes
Contratos
Otras que sean necesarias para la defensa de los intereses de la

institucin.
Mayo 2015
CARGO:
SUPERVISOR Y COORDINADOR
PROYECTOS
DIRECCION EJECUTIVA
REA QUE EJECUTA:
Elaborar y/o Supervisar los informes legales elaborados por el personal
alterno, que se enven a la Direccin General, seguimiento y cierre de
Proyectos, Administrador(a) financiero(a).
Elaborar, Analizar y revisar contratos o convenios en el mbito general
Cumplir cualquier otra funcin asignada por Direccin General Ejecutiva
en el rea de competencia
DE
Forma o documento
Informes finales
Prestar asistencia tcnica al personal del Centro Cultural Ayopayamanta.

Coordinar y supervisar la elaboracin la documentacin final.
Formularios,
guas,
revistas, documentos
informativos, otros
CARGO:
COORDINADOR
DE
PROGRAMAS
AGROPECUARIOS Y CULTURALES
DIRECCION EJECUTIVA
REA QUE EJECUTA:
Participar en la identificacin y definicin del problema agropecuario
priorizado, para el cual se elaborara un proyecto.
Desarrollar proyectos agropecuarios y promoverlos, para ser aprobados
por el Director y su posterior ejecucin.
Elegir una metodologa participativa para la gestin de Proyectos.
Coordinar las actividades de los diferentes Integrantes que participan en
el Proyecto.
Alcanzar los objetivos del Proyecto Agropecuario, en forma integrada con
los otros Proyectos Especficos.
Identificar vacancias y generar propuestas de capacitacin.
Coordinar y supervisar con los Coordinadores de los dems programas,
sus actividades.
Participar de los mecanismos de seguimiento y evaluacin de los
proyectos agropecuarios.
Informar al inmediato superior sobre el requerimiento de nuevo material o
sobre material faltante.
Elaborar al mes, un informe tcnico de las actividades realizadas, con
fines para la auditoria e informacin para el financiador.
Forma o documento
Perfiles de proyecto
Proyectos
Cartas al directorio
Informes
Formularios
pedido
Informe tcnico
de
Mayo 2015
CARGO:
COORDINADOR
DE
PROGRAMAS
FORESTALES, MEDIO AMBIENTE, NIOS
DIRECCION EJECUTIVA
REA QUE EJECUTA:
Participar en la identificacin y definicin del gran problema priorizado,
para el cual se elaborara un proyecto.
Elegir una metodologa participativa para la gestin del Proyecto.
Desarrollar proyectos educativos y promoverlos, para ser aprobados por
el Director y su posterior ejecucin.
Forma o documento
Perfiles de proyecto
Proyectos
Coordinar las actividades de los diferentes Integrantes que participan en

el Proyecto.
Alcanzar los objetivos del Proyecto Agropecuario, en forma integrada con
los otros Proyectos Especficos.
Participar en las instancias de trabajo de los Integradores y del programa,
sus actividades.
Identificar vacancias y generar propuestas de capacitacin.
Coordinar y supervisar con los Coordinadores de los dems programas,
sus actividades.
Participar de los mecanismos de seguimiento y evaluacin de los
proyectos agropecuarios.
Cartas al directorio

Formularios
pedido
de
Elaborar al mes, un informe tcnico de las actividades realizadas, con

fines para la auditoria e informacin para el financiador.
Informe tcnico
CARGO:
REA QUE EJECUTA:
ADMINISTRADORA LA
REGIN
DIRECCION EJECUTIVA
Cuidar la seguridad de La Casa de la Regin.
Atender con cordialidad a los visitantes.
Permitir la entrada slo al personal autorizado.
No autorizar salidas de material o herramientas sin previo permiso del
Director, el Presidente o el Vicepresidente.
CASA
DE
LA
Forma o documento
Autorizaciones
Reportar novedades diariamente.

Garantizar y realizar el control de la correspondencia ingresada o
evacuada y responsabilizarse de su entrega oportuna en tiempo y lugar
Mayo 2015

Tener un libro diario, registrar gastos, entradas y salidas de dinero de la
caja.
Libro de caja

Formularios
pedido
de
Garantizar y realizar el control de la correspondencia ingresada o saliente

y responsabilizarse de su entrega oportuna en tiempo y lugar
CARGO:
REA QUE EJECUTA:
BIBLIOTECARIA
DIRECCION EJECUTIVA
Atender con cordialidad al pblico en general
Llevar un registro de uso de libros y de estudiantes que acuden a la
biblioteca del Centro Cultural Ayopayamanta.
Mantener el orden en la biblioteca
Mantener limpia la biblioteca
Informar al inmediato superior de cualquier novedad.
Llevar el inventario de todo el material de la biblioteca
CARGO:
REA QUE EJECUTA:
ADMINISTRADORA DEL
WASI
DIRECCION EJECUTIVA
Atender con cordialidad a todo el pblico en general
Realizar el control del Hotel Inti Wasi, en todos sus ambientes
Mantener limpio y ordenado los ambientes del Inti Wasi.
Llevar un registro de las entradas y salidas de dinero.
Dar informes al directorio sobre asuntos de importancia del Inti Wasi.
Forma o documento
Registros
Formularios
pedido
de
Inventario
HOTEL
INTI
Forma o documento
Libro de caja
Formularios
pedido
de
Atender otras actividades a solicitud del inmediato superior.

10
Mayo 2015
CARGO:
REA QUE EJECUTA:
DIRECTOR DE LA RADIO AYOPAYA

DIRECCION EJECUTIVA
Reajustar en coordinacin las programaciones anuales en forma mensual
Supervisar el cumplimiento de normas y procedimientos en los manuales
para el personal de la radio.
Planificar, organizar y supervisar el trabajo del personal a su cargo
Forma o documento
Programa de la Radio
Cartas al Director o
directorio
Llamadas
de
atencin,
memorndums
Ensear, motivar y formar al personal de la radio en su trabajo.

Indicar sobre el uso de los equipos de la radio a los cooperantes de la
radio.
Comunicar al directorio o al inmediato superior temas importantes de la
radio.
CARGO:
REA QUE EJECUTA:
SUBDIRECTOR DE LA RADIO AYOPAYA

DIRECCION EJECUTIVA
Colaborar con la planificacin, organizacin y supervisin del trabajo del
personal de la Radio Ayopayamanta.
Formar y ensear sobre el manejo de equipo y locucin radial a los
cooperantes de la Radio Ayopayamanta.
Tener iniciativas para la mejora de la radio
Informar al inmediato superior de temas relevantes de la radio
Cumplir con las funciones del Director en caso de su ausencia.
CARGO:
REA QUE EJECUTA:
COOPERANTES DE LA RADIO AYOPAYA

DIRECCION EJECUTIVA
Realizar sus actividades de locucin radial, entrevistas, enlace de
continuidad del siguiente programa, con puntualidad, orden y
responsabilidad.
Difundir con su lectura boletines informativos o anuncios que le
encarguen.
11
Forma o documento
Reglamento interno
Forma o documento
Entrevistas,
grabaciones.
Mayo 2015

Cuidar el equipo y tener un manejo correcto de l.
Atender con cordialidad a las personas que acudan a la Radio Ayopaya
Atender otras actividades a solicitud del inmediato superior.
CARGO:
REA QUE EJECUTA:
COOPERANTES DEL CCA

DIRECCION EJECUTIVA
Forma o documento
Realizar sus actividades de apoyo en el Centro Cultural Ayopayamanta,

con respeto, puntualidad, orden y responsabilidad.
Mantener una buena actitud, colaboracin con los visitantes y personal de
la institucin.
Rendir ptimamente en sus estudios.
Colaborar en el manejo de equipo de sonido para las actuaciones del
grupo SACAMBAYA y otros.
Mantener informacin til en las pginas de contacto del grupo
SACAMBAYA y del CENTRO CULTURAL AYOPAYAMANTA.
Realizar trabajos de diseo, tomar fotografas de eventos del CCA y otras
actividades necesarias.
Revistas,
documentales,
grabaciones, cortos.
CARGO:
REA QUE EJECUTA:
VOLUNTARIOS EXTRANJEROS
DIRECCION EJECUTIVA
Estar atento a las necesidades de las comunidades para colaborar con
iniciativas destinadas a solucionarlas.
Estimular la responsabilidad social y la solidaridad familiar, comunitaria e
internacional.
Cumplir con eficiencia las actividades que se le encomienden.
Colaborar con los programas de la Radio Ayopaya.
Informar sobre observaciones importantes al Directorio.
Forma o documento
Las funciones sealadas son enunciativas y no limitativas
12
Mayo 2015

Manual de Procedimientos Administrativos CCA

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Deskripsi Asli:

Judul Asli

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