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Mdulo 2

Interpretao da norma
NBR ISO 19011:2002
Requisitos; 5, 5.1,5.2, 5.2.1, 5.2.2, 5.3, 5.3.1,
5.3.2, 5.3.3, 5.4, 5.5, 5.6, 6, 6.1
Exerccios

5 Gerenciando um programa de auditoria


5.1 Generalidades
Um programa de auditoria pode incluir uma ou mais auditorias, dependendo do
tamanho, natureza e complexidade da organizao a ser auditada. Essas
auditorias podem ter uma variedade de objetivos e tambm podem incluir auditorias
combinadas ou em conjunto.
Um programa de auditoria tambm inclui todas as atividades necessrias para
planejar e organizar os tipos e nmeros de auditorias e para fornecer os recursos
para conduzi-las eficaz e eficientemente dentro do perodo de tempo especificado.
Uma organizao pode estabelecer mais de um programa de auditorias

5 Gerenciando um programa de auditoria


5.1 Generalidades
Convm que a alta direo da organizao conceda a autoridade para gerenciar o
programa de auditoria, e estes responsveis:
- estabeleam, implementem, monitorem, analisem criticamente e
melhorem o programa de auditoria e
- identifiquem os recursos necessrios e assegurem que eles sejam
providos.
Se uma organizao a ser auditada opera mais de um sistema de gesto auditorias
combinadas podem ser includas no programa de auditoria, e neste caso deve-se
prestar ateno a qualificao dos auditores.
Duas ou mais organizaes auditoras tambm podem cooperar entre si para
realizar uma auditoria conjunta, neste caso deve-se prestar ateno a diviso de
responsabilidades, proviso de recursos, competncia da equipe auditora e
procedimentos apropriados. Convm que o entendimento a esses pontos ocorram
antes do incio da auditoria.

5 Gerenciando um programa de auditoria


5.1 Generalidades

5.2 Objetivos e abrangncia do programa de auditoria


5.2.1 Objetivos de um programa de auditoria
Convm que sejam estabelecidos objetivos para um programa de auditoria, de
modo a direcionar o planejamento e a realizao das auditorias. Estes objetivos
podem estar baseados nas seguintes consideraes:
prioridades da direo,
intenes comerciais,
requisitos de sistema de gesto,
requisitos estatutrios, regulamentares e contratuais,
necessidade de avaliao de fornecedor,
requisitos de clientes,
necessidades de outras partes interessadas, e
riscos para a organizao.
Exemplos:
Atender requisitos para certificao;
Verificar conformidade com requisitos contratuais sejam de clientes ou de
fornecedores;
Melhorar.

5.2 Objetivos e abrangncia do programa de auditoria


5.2.2 Abrangncia de um programa de auditoria
A abrangncia de um programa de auditoria pode variar e ser influnciada
pelo tamanho, natureza e complexidade da organizao a ser auditada, como
tambm, pelo seguinte:
escopo, objetivo e durao da auditoria;
freqncia;
nmero, importncia, complexidade, semelhana e localizaes das
atividades;
requisitos normativos, estaturios, regulamentares e contratuais e outros
critrios de auditoria;
necessidade para credenciamento, certificao;
concluses de auditorias anteriores ou resultado de anlise crtica de um
programa de auditoria anterior;
qualquer questo relativa a idioma, cultura e social;
preocupaes das partes interessadas;
mudanas significativas para uma organizao ou suas operas.
Para as auditorias realizadas pelas certificadoras existem tabelas de nmero de
funcionrios versus dias de auditoria e caso a organizao seja multi site, alm
disso, uma amostra dos sites deve ser realizada.

5.3 Resp., recursos e proced. do prog. de auditoria


5.3.1 Responsabilidades do programa de auditoria
Convm que seja designada a responsabilidade para gerenciar um programa
de auditoria a um ou mais indivduos que tenham um entendimento geral de
prncipios de auditoria, da competncia de auditores e da aplicao de tcnicas
de auditoria. Convm que eles tenham habilidades de gerenciamento bem
como compreenso tcnica e empresarial pertinentes as atividades a serem
auditadas.
Convm que aqueles designados com a responsabilidade para gerenciar o
programa de auditoria:
estabeleam os objetivos e abrangncia do programa,
estabeleam as responsabilidades e procedimentos e assegurem que os
recursos sejam fornecidos,
assegurem a implementao do programa,
assegurem que registros sejam mantidos, e
monitorem, analisem criticamente e melhorem o programa de auditoria.
Praticamente todas as normas de requisitos para sistemas de gesto
determinam a elaborao de um procedimento documentado para definio do
processo de auditoria devido a importncia desta ferramenta para melhoria
continua.

5.3 Resp., recursos e proced. do prog. de auditoria


5.3.2 Recursos do programa de auditoria
Quando da identificao de recursos para o programa de auditoria, convm que
seja dada considerao a:
recursos financeiros,
tcnicas de auditoria,
processos para alcanar e manter a competncia de auditores
disponibilidade de auditores e especialistas,
abrangncia do programa de auditoria, e
tempo de viagem, acomodao e outras necessidades para se auditar.
Um programa de auditoria tem muitos custos, quando realizamos auditorias
internas temos que retirar os profissionais que atuaro como auditores das
suas atividades e parar os auditados de suas tarefas para receberem a
auditoria.

5.3 Resp., recursos e proced. do prog. de auditoria


5.3.3 Procedimentos do programa de auditoria
Convm que os procedimentos contemplem:
planejar e programar auditorias;
assegurar a competncia de auditores e auditores lderes;
selecionar equipes de auditoria apropriadas e designar suas funes e
responsabilidades;
realizar auditorias;
realizar aes de acompanhamento de auditoria, se aplicvel;
manter registro do programa de auditoria;
monitorar o desempenho e eficcia do programa de auditoria;
informar para a Alta Direo as realizaes globais do programa de auditoria.
Para pequenas organizaes as atividades apontadas podem ser contidas em
um nico procedimento.
Normalmente a fragilidade do processo de auditoria interna se deve a
competncia inadequada dos auditores, por falta de prtica na realizao de
auditorias, porque eles realizam esta atividade apenas de uma a duas vezes ao
ano.

5 Gerenciando um programa de auditoria


5.4 Implementao do programa de auditoria
Convm que a implementao de um programa de auditoria contemple o
seguinte:
comunicar o programa as partes pertinentes;
coordenar e programar auditorias e outras atividades pertinentes;
estabelecer e manter um processo para avaliao dos auditores e o seu
desenvolvimento profissional;
assegurar a seleo de equipes;
fornecer os recursos necessrios para as equipes;
assegurar a realizao de auditorias de acordo com o programa;
assegurar o controle de registros;
assegurar a anlise crtica e a aprovao de relatrios de auditoria e
assegurar sua distribuio ao cliente da auditoria e a outras partes
interessadas;
assegurar as aes de acompanhamento de auditoria, se aplicvel.
A agenda dos profissionais envolvidos no processo da auditoria deve ser
conciliada, uma auditoria de sistema de gesto deve ser programada e
acordada entre todos os envolvidos.

5 Gerenciando um programa de auditoria


5.5 Registros do programa de auditoria
Convm que sejam mantidos e protegidos registros para demonstrar a
implementao do programa de auditoria:
a) registros relativos a auditorias individuais, como
planos de auditoria,
relatrios de auditorias,
relatrios de no-conformidades,
relatrios de ao corretiva e preventiva, e
relatrios de aes de acompanhamento de auditorias, se aplicvel;
b) resultados da anlise crtica do programa de auditoria;
c) registros relativos a pessoal de auditoria
competncia do auditor e avaliao de desempenho,
seleo da equipe de auditoria, e
manuteno e aperfeioamento da competncia.
Convm que registros sejam mantidos e salvaguardados
adequadamente.
As normas de sistema de gesto normalmente especificam que os registros
devem ser legveis, identificados, protegidos, armazenados e recuperveis e
que tenham o tempo de reteno e a forma de descarte definidos.

5 Gerenciando um programa de auditoria


Exemplo
Programa de auditorias internas
Ano 1
Planejamento

Realizao do produto

Gesto

Dias de auditoria
previstos
Alta direo
Gesto do Sistema

Jan

Jun

Jan

Jun

Ano 3
Jan Jun

/07

/07

/08

/08

/09

/09

Estrutura organizacional e sistmica,


gesto de mudanas, anlise crticas,
conformidade legal, auditorias internas,
aes corretivas, preventivas, melhorias,
satisfao e reclamaes.

Vendas

Projeto
Aquisio
Expedio

Produo

Planejamento

Estoque

Montagem
Recebimento

Apoio

Ano 2




Recursos Humanos
Manuteno
















5 Gerenciando um programa de auditoria


5.6 Monit. e anlise crtica do programa de auditoria
Convm que a implementao do programa de auditoria seja monitorada e, a
intervalos apropriados, analisado criticamente para avaliar se seus objetivos
foram alcanados e identificar oportunidades para melhoria. Convm que os
resultados sejam relatados a Alta Direo.
Convm que indicadores de desempenho sejam usados para monitorar
caractersticas, tais como:
a habilidade da equipe de auditoria em implementar o plano de auditoria,
conformidade com o programa de auditoria e as programaes,
realimentao dos clientes de auditoria, auditados e auditores.
Exemplo:
As organizaes em geral no monitoram o desempenho de seu programa de
auditorias, o que uma pena porque em geral pode-se perceber muitas
oportunidades de melhoria.
Vejam no slide a seguir um modelo de monitoramento de um programa de
auditoria atravs de pesquisa de satisfao dos auditados em relao a
auditoria realizada>>>>

5 Gerenciando um programa de Auditoria


5.6 Monit. e anlise crtica do programa de auditoria
Exemplo de avaliao de um programa de auditoria
Avaliao da auditoria nov/06
80%
70%
60%
50%
40%
30%
20%
10%
0%
Profissionalismo

Valor Agregado
1

Conhecimento
3

Satisfao Geral

5 Gerenciando um programa de Auditoria


5.6 Monit e anlise crtica do programa de auditoria
Convm que a anlise crtica do programa de auditoria considere, por exemplo:
resultados e tendncias do monitoramento,
conformidade com os procedimentos,
evoluo de necessidades e expectativas de partes interessadas,
registros do programa de auditoria,
prticas alternativas ou novas de auditar, e
consistncia no desempenho entre equipes de auditoria em situaes
semelhantes.
Resultados de anlise crtica do programa de auditoria podem conduzir a
aes corretivas e preventivas e melhoria do programa de auditoria.
As organizaes muitas vezes consideram a tendncia do nmero de no
conformidades identificadas como um indicador da performance do sistema de
gesto, mas quando falamos em NCs no a quantidade mas o impacto que
importa

Exerccio
Indique se verdadeiro ou falso:
1- ( ) Necessidade de avaliar fornecedores e requisitos de clientes podem ser
objetivos para a realizao de auditorias
2- ( ) Devemos avaliar as aes tomadas para eliminao de no
conformidades identificadas durante uma auditoria em uma auditoria posterior.
3- ( ) No necessrio reavaliar o programa de auditoria quando ocorrem
mudanas organizacionais.
4- ( ) Podemos considerar as auditorias internas como um processo que deve
ser monitorado para garantir sua eficcia.
5- ( ) Pesquisa de satisfao no uma ferramenta para avaliao de um
programa de auditorias.
6- ( ) So registros de um programa de auditoria: relatrios de auditorias,
relatrios de no-conformidades, relatrios de ao corretiva e preventiva, no
so registros de uma auditoria o comunicado enviado pela equipe auditora aos
auditados sobre o plano da auditoria e planejamento da auditoria.
7- ( ) A equipe auditora de sistemas de gesto tm toda autoridade para a
emisso do relatrio de auditoria, o auditado no deve ser consultado para
obteno de sua aprovao quanto ao contedo do relatrio de auditoria.
8- ( ) Devem ser mantidos registros da competncia dos auditores

Resposta do exerccio
Indique se verdadeiro ou falso:
1- ( V ) Necessidade de avaliar fornecedores e requisitos de clientes podem ser
objetivos para a realizao de auditorias
2- ( V ) Devemos avaliar as aes tomadas para eliminao de no
conformidades identificadas durante uma auditoria em uma auditoria posterior.
(tambm chamada de auditoria de acompanhamento)
3- ( F ) No necessrio reavaliar o programa de auditoria quando ocorrem
mudanas organizacionais. (sempre que houver mudanas, seja em sistemas,
processos ou estrutura organizacional as auditorias devem ser reavaliadas)
4- ( V ) Podemos considerar as auditorias internas como um processo que deve
ser monitorado para garantir sua eficcia.
5- ( F ) Pesquisa de satisfao no uma ferramenta para avaliao de um
programa de auditorias. ( uma das ferramentas possveis)

Resposta do exerccio
Indique se verdadeiro ou falso:
6- ( F ) So registros de um programa de auditoria: relatrios de auditorias,
relatrios de no-conformidades, relatrios de ao corretiva e preventiva, no
so registros de uma auditoria o comunicado enviado pela equipe auditora aos
auditados sobre o plano da auditoria e planejamento da auditoria.
(comunicados,planos ou planejamento da auditoria tambm so registros de
auditoria)
7- ( F ) A equipe auditora de sistemas de gesto tm toda autoridade para a
emisso do relatrio de auditoria, o auditado no deve ser consultado para
obteno de sua aprovao quanto ao contedo do relatrio de auditoria. (deve
ser solicitado o de acordo do auditado, faz parte da gesto da auditoria buscar
o entendimento do auditado, agora se ele no concordar de forma alguma e
no quiser assinar o relatrio a equipe deve manter sua posio e emitir o
relatrio assim mesmo, a no ser que seja convencida do contrrio)
8- ( V ) Devem ser mantidos registros da competncia dos auditores

6 Atividades de auditoria
6.1 Generalidades

Seqncia do processo para


realizao de uma auditoria

Exerccio
Indique se Verdadeiro ou Falso:
1- ( ) Caso a auditoria tenha como critrio de auditoria alm da norma ISO os
procedimentos da organizao boa prtica solicitar estes documentos ao
auditado para avaliao antes da auditoria.
2- ( ) No podemos utilizar na equipe de auditoria profissionais que no sejam
auditores.
3- ( ) O cliente ou o auditado pode pedir substituio de auditores caso haja
conflito de interesses.
4- ( ) A equipe auditora deve ser independente do processo ou organizao
que est sendo auditada.
5- ( ) Uma auditoria de sistema de gesto deve avaliar a eficcia do sistema
em atingir seus objetivos especificados e no necessriamente identificar
reas do sistema de gesto com potencial para melhoria.
6- ( ) A seqncia do processo para realizao de uma auditoria abrange;
definio da equipe, anlise de documentos, planejamento da auditoria,
realizao da auditoria, elaborao e apresentao do relatrio.

Resposta do exerccio
Indique se Verdadeiro ou Falso:
1- ( V ) Caso a auditoria tenha como critrio de auditoria alm da norma ISO
especfica os procedimentos da organizao boa prtica solicitar estes
documentos ao auditado para avaliao antes da auditoria.
2- ( F ) No podemos utilizar na equipe de auditoria profissionais que no sejam
auditores. (podem participar desde que acordado com o auditado:
observadores e auditores em treinamento)
3- ( V ) O cliente ou o auditado pode pedir substituio de auditores caso haja
conflito de interesses. ( e tambm caso o profissional j tenha demonstrado
falta de tica anteriormente)
4- ( V ) A equipe auditora deve ser independente do processo ou organizao
que est sendo auditada. (nunca devemos auditar nosso prprio trabalho)
5- ( V ) Uma auditoria de sistema de gesto deve avaliar a eficcia do sistema
em atingir seus objetivos especificados e no necessriamente identificar
reas do sistema de gesto com potencial para melhoria. ( a auditoria
tambm deve buscar oportunidades de melhoria)
6- ( V ) A seqncia do processo para realizao de uma auditoria abrange;
definio da equipe, anlise de documentos, planejamento da auditoria,
realizao da auditoria, elaborao e apresentao do relatrio.

Cartoon

Voc no entendeu, voc no veio aqui para uma auditoria

Fim do Mdulo 2