IUT de Bobigny

2012/2013
Coordinatrice administrative (coordinateur administratif) de ple pdagogique
Profil de poste dtaill
Catgorie : A
Mission dencadrement : oui
Rattachement : responsable administrative adjointe de lIUT
Contexte : lactivit sexerce au sein dun dpartement dIUT
Auprs du chef de dpartement, la coordinatrice administrative de ple pdagogique a en charge
lorganisation administrative, la gestion et le suivi des enseignements et des tudes dun
dpartement dIUT en ce qui concerne les formations initiales.
Le primtre des activits stend de la phase dadmission des candidats la dlivrance du diplme
et au suivi du devenir des diplms. Les missions sont ralises sous lautorit de la responsable
administrative adjointe et sont dclines selon les orientations pdagogiques dfinies par le chef de
dpartement et son quipe pdagogique. Elles ncessitent un travail en quipe et en troite
collaboration avec le chef de dpartement.
I.

Missions principales :

Encadrement direct et animation des secrtariats pdagogiques du dpartement

Gestion administrative du dpartement
Organisation des formations
Organisation des procdures de gestion des tudiants et suivi des tudiants
Coordination pdagogique et veille qualit relative la dmarche pdagogique

Et missions associes :
Mission dinterface auprs de la direction de lIUT, du service de la communication, du
service de la scolarit administrative du campus de Bobigny
Participation aux instances du dpartement ainsi quaux rflexions visant amliorer et
promouvoir la qualit des activits du dpartement
Mission de reprsentation du chef de dpartement en tant que de besoin

II. Dtails activits pour chacune des missions :

Encadrement direct et animation des secrtariats pdagogiques du dpartement
Pour la ralisation de lensemble de ses missions, la coordinatrice administrative de ple
pdagogique est entoure dune quipe de gestionnaires pdagogiques de rang B ou C dont elle
organise et coordonne le travail.
Elle dlgue auprs de ces gestionnaires une partie des activits dans le respect des rgles propres
la dlgation.
Elle participe linformation et la formation de ces personnels et conduit leur valuation
professionnelle.

Gestion administrative du dpartement

Elaboration du calendrier des activits du dpartement,

Suivi administratif des activits du dpartement,
Gestion des intervenants extrieurs : organisation de leur recrutement et de la gestion
de leur service (depuis la phase de prparation de lagrment celle de la prparation
de la validation des services faits), veille sur les besoins en recrutement et les rgles de
gestion des recrutements,
Suivi de la ralisation du service des enseignants permanents du dpartement,
Rfrent communication du dpartement auprs du service de la communication de
lIUT de Bobigny

Organisation des formations

laboration des emplois du temps des formations, des enseignants et de loccupation

des salles partir de la rpartition des services dfinie par lquipe pdagogique
Modlisation fonctionnelle des maquettes de formation et de leurs annexes dans le
logiciel Apoge
Organisation des examens et des jurys
Participation llaboration des MCCC et responsabilit de leur publicit auprs des
tudiants
Suivi et mise en uvre des dcisions des commissions

Mise en uvre des procdures de gestion des tudiants et suivi des tudiants :

Organisation de laccueil et de linformation des tudiants,

Suivi individualis des tudiants et accompagnement des publics particuliers.
Recrutement
Organisation et coordination du recrutement des tudiants
Gestion des applications de recrutement (APB, Ciell2) pour le dpartement.
Analyse du recrutement en DUT et en LP
Inscription administrative
Suivi de la phase dinscription auprs du service de la scolarit centrale du campus de
Bobigny. Relance des tudiants.
Suivi des capacits daccueil, des inscriptions, des dmissions en cours danne et des
rorientations
Gestion pdagogique
Suivi pdagogique des notes et rsultats des tudiants dans Apoge.
Veille sur la qualit et la compltude des donnes saisies.
Gestion des conventions de stages : organisation, information, veille juridique, analyse et
bilan des stages par anne universitaire.
Notification des dcisions de jurys aux tudiants.
Suivi des tudiants boursiers
En lien avec le service de la communication de lIUT : organisation de la circulation de
linformation en direction des tudiants et des enseignants

Coordination pdagogique et veille qualit relative la dmarche pdagogique :

Coordination entre la formation initiale, sous apprentissage et la formation continue

Assistance la coordination de projets (Exemples : ESCP, Dauphine, Ernst & Young, pour le
dpt GEA, Cordes de la russite pour le dpartement CS, Projet Costes pour le dpt SRC,
convention Biocitech pour le dpt GB, etc.)
Mise en uvre de lvaluation des formations et des enseignements par les tudiants,
exploitation des rsultats,
Mise en uvre des enqutes relatives au devenir des tudiants, exploitation des rsultats

III. Liaisons fonctionnelles (liens avec dautres postes ou services)

Liaisons internes IUT :
- Chef du dpartement
- Responsable administrative adjointe
- Responsable administrative en charge de la direction financire de lIUT
- Secrtaires pdagogiques
- Rfrents et chefs de projets pdagogiques
- Autres directeurs des tudes
- Gestionnaire des personnels enseignants
- Service de la communication
Liaisons interne UP13 :
- Scolarit centrale du campus de Bobigny
- Rfrent Apoge de luniversit
Liaisons externes :
- Lyces, tablissements denseignement suprieur, entreprises, collectivits territoriales
IV. Comptences et connaissances requises :
- Connatre lorganisation de lenseignement suprieur et de la recherche, les modes de
fonctionnement des formations en IUT, les domaines dactivit du dpartement (PPN, disciplines et
organisation pdagogique) les poursuites dtudes et linsertion professionnelle aprs le DUT et la LP
- Matriser les outils bureautiques, les technologies de linformation et de la communication, ainsi
que les applications informatiques de gestion pdagogique
- Savoir dvelopper des relations publiques et possder des aptitudes lanimation dune quipe
- Matriser les techniques de prsentation orale et crite
- Avoir des comptences en termes danticipation, dorganisation et de conduite de projet

V. Observations
La coordinatrice administrative de ple pdagogique assure une mission de coordination
administrative et pdagogique entre les tudiants, les enseignants, le chef du dpartement, les
secrtaires pdagogiques et les autres services de lIUT. Il ou elle joue un rle essentiel en tant
quinterface administrative/pdagogique du dpartement et assiste le chef de dpartement dans sa
mission de direction du dpartement. Participant au pilotage et la mise en uvre des axes
pdagogiques du dpartement, il doit possder un got particulier pour lunivers pdagogique et
savoir cooprer avec un responsable fonctionnel enseignant tout en relevant dune responsabilit
hirarchique administrative.
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