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Procedimiento de Control de Documentos

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PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE DOCUMENTOS

Procedimiento de Control de Documentos

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PROPOSITO:

1.1

Dictar los procedimientos para la distribucin y control de documentos del Sistema


de Gestin de la Calidad (SGC) y toda otra documentacin de carcter externo
que incida en el Sistema.

1.2

Asegurar que todos los procedimientos, nuevos o revisados del SGC sean
elaborados, formateados, revisados, aprobados, implementados y mantenidos de
una manera estndar, consistente y efectiva.

ALCANCE:

2.1

El procedimiento se aplica al Representante Sistema de Gestin de Calidad


responsable de controlar la distribucin de documentos del Sistema de Gestin de
Calidad. Adems se aplica al personal involucrado en la preparacin, revisin y
aprobacin de los procedimientos del SGC.

2.2

El presente procedimiento hace referencia al tem 4.2.3 (Control de los


Documentos)

3.

PROCEDIMIENTOS Y/O DOCUMENTOS RELACIONADOS


Nombre del Procedimiento
Procedimiento Control de Registros

DEFINICIONES

4.1

No tiene.

RESPONSABILIDADES

5.1

La responsabilidad por el cumplimiento del procedimiento recae sobre el


Representante del Sistema de Gestin de Calidad, SGC.

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DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO

6.1

ELABORACIN DE UN PROCEDIMIENTO

6.1.1

En el caso que se detecte la necesidad de elaborar un procedimiento, el


Representante de la Calidad preparar el documento, para ser aprobados por el
Director.

6.2

APROBACIN Y PUBLICACIN

6.2.1

Aprobado el procedimiento se identifica el documento a travs del nombre.

6.2.2

Posteriormente a su aprobacin, se proceder a la publicacin en la Web digital


compartida del Sistema de Gestin de Calidad www.ciencias.uchile.cl/ciencias/iso
donde se encontrarn slo las versiones vlidas autorizadas del sistema.

6.2.3

Cualquier versin fuera de las existentes en el sitio mencionado en 6.2.2, se


considera versin no vlida, del mismo modo cualquier versin impresa que no
haya sido autorizada por el Representante de Calidad con su firma y la marca de
agua USO AUTORIZADO.

6.2.4

La documentacin controlada se encontrar bajo custodia del Representante del


SGC, en una carpeta digital.

6.2.5

En el caso que se requieran copias controladas impresas slo sern emitidas por
el Representante del SGC en donde cada copia deber identificarse con una
marca de agua: USO AUTORIZADO y firma del Representante del SGC.

6.2.6

La aprobacin de la documentacin ser comunicada al personal que corresponda


a travs de email por el Representante del SGC. Adems, slo cuando
corresponda el Encargado de la Calidad realizar una induccin al personal sobre
el documento aprobado

6.2.7

La puesta en vigencia de la documentacin corresponder a la fecha de


aprobacin.

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6.3

MODIFICACIONES

6.3.1

La revisin de cualquier procedimiento se har slo cuando sea considerado como


necesario, producto de: cambios en subprocesos, mtodos de trabajo,
modificaciones de documentos de referencia y/o para aclarar diversidad en la
interpretacin de criterios.

6.3.2

Las revisiones de procedimientos se enumerarn correlativamente, comenzando


por el nmero 0 que se utilizar exclusivamente para designar las publicaciones
originales.

6.3.3

Cuando en una pgina se hagan correcciones ortogrficas, tipogrficas o de


redaccin solamente no ser necesario elevar el nmero de su revisin.

6.3.4

Las modificaciones mayores que impliquen reelaborar un procedimiento, sern


ejecutadas de acuerdo al tem 6.1

6.4

REVISIONES

6.4.1

La revisin y actualizacin de la publicacin de procedimientos es responsabilidad


del Representante del SGC.

6.4.2

El prrafo que haya sido modificado o incluido como consecuencia de una


revisin, ser identificado con fondo gris

6.5

FORMATOS Y COMPOSICIN

6.5.1

Las publicaciones de los procedimientos se editarn en los formatos establecidos


en este procedimiento.

6.5.2

La redaccin del procedimiento se realizar en idioma espaol, salvo aquellas


expresiones en que convenga usar palabras en otros idiomas, siempre y cuando
sean del dominio general o estn convenientemente definidas.

6.5.3

Se aceptar el uso de abreviaturas o acrnimo, cuando previamente se haya


escrito el nombre o designacin genrica completa, colocando a continuacin en
parntesis su abreviatura o acrnimo.

6.5.4

El encabezado tendr el siguiente formato:

a)

TTULO (1):
Indicando el ttulo del procedimiento en letra Arial 11 y en mayscula.

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b)

REVISION (3):
Indicando el nmero de revisin del procedimiento. El nmero 0 se utilizar
exclusivamente para designar las publicaciones originales, las que sern escritas
en letra Arial 11.

c)

NUMERO DE PGINAS (4):


Indicando el nmero de la pgina y el nmero total de pginas del documento, el
cual ser escrito en letra Arial 11.

6.5.5

La Portada se llenar de la siguiente forma:

a)

TITULO (1):
Indicando el ttulo del procedimiento en letra Arial 11, con negrilla y mayscula.

6.6

COMPOSICIN

Los procedimientos estarn estructurados de acuerdo al siguiente formato:


a) PROPSITO
Corresponder al Ttulo 1 del procedimiento y consistir en una declaracin clara que
muestre la intencin, enfoque e importancia del procedimiento.
b) ALCANCE
Corresponder al Ttulo 2 del procedimiento y describir, en forma precisa, las reas
funcionales, personal y otros aspectos cubiertos y afectados por el procedimiento;
adems del tem normativo que se encuentra relacionado.
c) PROCEDIMIENTOS Y/O DOCUMENTOS RELACIONADOS
Corresponder al Ttulo 3 del procedimiento y consistir en una lista de ttulos y
nmero de documentos mencionados y requeridos para el cumplimiento de este
procedimiento.
d) DEFINICIONES
Corresponder al Ttulo 4 del procedimiento y establecer aquellos conceptos
utilizados en el procedimiento, que deban ser definidos para su mayor claridad e
interpretacin.
e) RESPONSABILIDADES
Corresponder al Titulo 5 del procedimiento e identificar el o los responsables del
cumplimiento y correcta aplicacin del procedimiento.
f)

DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO


Corresponder al Ttulo 6 del procedimiento y describir las actividades para la
ejecucin del procedimiento

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g) REFERENCIAS
Corresponder al Ttulo 7 del procedimiento y mostrar los documentos externos
necesarios para el cumplimiento del procedimiento
h) REGISTROS
Corresponder al Ttulo 8 del procedimiento y mostrar los registros utilizados para el
cumplimiento del procedimiento

6.7

CONTROL DEL MANUAL DE GESTION DE LA CALIDAD

APROBACIN Y PUBLICACIN
6.7.1

Aprobada la publicacin del Manual de la Calidad, el Representante del SGC


proceder a la publicacin.

6.7.2

En el caso que se requiera alguna copia, para su reconocimiento se utilizar la


marca de agua con la leyenda: USO AUTORIZADO.

MODIFICACIONES
6.7.3

La revisin del Manual de la Calidad se har slo cuando sea considerado como
necesario, producto de: cambios en subprocesos, mtodos de trabajo,
modificaciones de documentos de referencia y/o para aclarar diversidad en la
interpretacin de criterios.

6.7.4

Las revisiones se enumerarn correlativamente, comenzando por el nmero 0 que


se utilizar exclusivamente para designar las publicaciones originales.

6.7.5

Cuando en una pgina se hagan correcciones ortogrficas, tipogrficas o de


redaccin solamente, no ser necesario elevar el nmero de su revisin.

6.8

CONTROL Y DISTRIBUCIN DE DOCUMENTOS EXTERNOS

6.8.1

Los documentos de origen externo tales como: leyes, normas, decretos,


resoluciones, entre otros, y que regulan el Sistema de Gestin de la Calidad ser
controlada y resguardada por el Representante del SGC, indicando el control de
estos en Listado de Documentos Externos Controlados.

6.8.2

El Representante del SGC deber informar al resto del personal en el caso que
existan cambios en estos documentos de origen externo, con el fin de evaluar si
estos afectan al Sistema de Gestin de la Calidad implementado.

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6.9

CONTROL DE DOCUMENTOS OBSOLETOS

6.9.1

En el caso que las modificaciones realizadas a los documentos controlados


implique la anulacin o sustitucin, y adems se requiera conservar una copia
para cualquier propsito, sern identificados mediante la marca de agua:
OBSOLETO en cada una de las pginas del ejemplar.

6.9.2

La responsabilidad de la identificacin de los documentos obsoletos es del


Representante del SGC, quin resguardar los ejemplares.

6.10

CONTROL DE FORMATOS DE REGISTROS

6.10.1 El Control de los formatos de los registros ser llevado a cabo a travs del nombre
de identificacin, adems se llevar en archivo magntico las ltimas versiones de
cada uno de ellos.
6.11

CONTROL DE PROCEDIMIENTOS Y DOCUMENTOS CONTROLADOS

6.11.1 Los procedimientos y documentos sern controlados mediante el registro Lista


Control de Documentos
6.11.2 Cada vez que se incluya un documento nuevo o se actualice alguno, se
actualizar el listado.
6.11.3 Se mantendr respaldo electrnico semestral o en la medida que existan
modificaciones de los documentos vigentes del SGC y slo podr acceder a ella el
Representante del SGC.
7.

REFERENCIAS:
No tiene.

8.

REGISTROS

Nombre
Lista Control de Documentos
Listado de Documentos
Externos Controlados

Responsable
Encargado de Calidad

Almacenamiento
PC

Encargado de Calidad

PC

9.

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LISTA DE PGINAS ACTUALIZADAS

Revisin
0
1
2
3

Fecha
Modificacin
28/09/2009
15/01/2010
03/01/2012
08/08/2013

Pgina
3
7
6

Actualizacin
tem
Sntesis de la Modificacin
6.2.2, 6.2.3
8
6.8.1
Se incorpora control doc. de
origen externo segn Listado
de
Documentos
Externos
Controlados.
6.8.2
Modifica redaccin.
8
Se incorpora registro Listado
de
Documentos
Externos
Controlados.