El clculo de los costes de los tiempos muertos requiere estimar las prdidas de los ingresos, los costes del
personal y los costes intangibles, causados por un fallo del sistema y sumar las tres partidas.
Otro factor a considerar, cuando calculamos los costes de los tiempos muertos, son los costes de personal
generados mientras el sistema no estaba disponible. Puede insertar sus datos en la frmula presentada a
continuacin, para computar la prdida laboral:
Prdida laboral =
numero de personas * % de horas afectado * numero de horas * /hora/empleado
dnde /hora/empleado es el coste por hora de empleado, definido cmo:
/hora/empleado =
paga por hora + beneficios soc. + imputacin gtos. fijos
Por ejemplo, supongamos que en la empresa, el coste total promedio por empleado por hora es de 15. Si 50
empleados son afectados en un 50% durante las primeras 2 horas del fallo del sistema, 100 personas se ven
afectadas en un 75% por las prximas 2 horas y 200 personas pierden todo su tiempo (100%), cuando el fallo
dura ms de 4 horas, un tiempo muerto de 12 horas costara a la empresa euros. 27.000. La figura B muestra
los clculos correspondientes. Dividiendo este coste total de personal, entre el numero de horas que dur la
incidencia (12), obtenemos el coste promedio por hora: 2.250. Esto quiere decir que cada hora de fallo de
ordenador le cuesta a la empresa un promedio de 2.250 en personal.
% de horas
afectadas
x
x
x
50%
75%
100%
Horas fallo
ordenador
x
x
x
2
2
8
Euros/hora
empleado
x
x
x
15
15
15
Coste de
personal
=
=
=
750
2.250
24.000
27.000
Prdida de reputacin: Quizs sus clientes no sean tan fieles, despus de una incidencia que impidi
a su empresa satisfacerles, durante un perodo de tiempo? Es esta la oportunidad para ellos, para
salir de compras por all?
El efecto secundario sobre los clientes de sus clientes. Hay otras empresas o personas, aparte de
sus clientes primarios que puedan ser afectadas?
Los chismes. Si un cliente ha tenido una mala experiencia se lo dice a otros. Esto puede extender y
amplificar el dao a su reputacin.
El nimo dentro de la empresa. Si los empleados no pueden cumplir con su trabajo, debido a fallos del
sistema, su nimo afecta su modo de trabajar y prestar servicios.
Resumen de costes
Las prdidas de ingresos, los costes perdidos de personal y los costes intangibles se suman, para obtener el
coste por hora de la no disponibilidad del sistema. La figura C muestra, como calcular el coste de un fallo de
disponibilidad por hora y total, para una empresa que tuvo un fallo de sistema, cuya recuperacin tard 36 horas.
Prdida de ingresos
Costes personal
Costes intangibles
Coste total del fallo
/hora
Por 36 horas
10.820
2.250
4.250
17.300
389.500
81.130
151.456
622.047
Aunque los efectos de los tiempos muertos de sistemas no se pueden medir con facilidad, es muy necesario
realizar estos clculos de costes de los fallos de disponibilidad. Recuerde tambin, que el alcance de los efectos
de un fallo, no depende solamente de su duracin. Su clculo supone tambin la evaluacin de si durante todo el
tiempo del fallo del sistema, los datos realmente necesitaban ser disponibles. Muchos tiempos muertos
planificados, aprovechan el hecho que la duracin de la falta de disponibilidad, muchas veces, no es tan
importante como el cundo el sistema no est disponible.
ejemplo, la memoria USB que entregamos al cliente con el diseo de su sitio web.
b) Mano de obra: el sueldo del empleado o empleados que intervienen directamente en
la elaboracin del bien o servicio. Ojo: el freelancero debe asignarse un sueldo por realizar
ciertas labores.
Los costos directos siempre son variables: si grabamos dos DVDs para entregar un
proyecto nos cuestan la mitad que si grabamos cuatro. Otro ejemplo de costo directo son
los viticos y boletos de avin si requerimos atender un cliente fuera de nuestro lugar
habitual de trabajo (como ir a fotografiar una locacin en otro estado de la repblica, vara
dependiendo de la ubicacin).
El Costo Directo Unitario (CDU) representa piezas fabricadas u horas trabajadas
desarrollando un servicio y se calcula dividiendo nuestro Costo Directo (CD) entre el
nmero de unidades.
CDU = CD / Unidades
Un ejemplo prctico
A continuacin les presentamos una hoja de clculo (descargar el archivo .XLS
Calculadora de costos) donde se aplican todas las frmulas en un ejemplo con tres
escenarios distintos. Queremos calcular nuestros costos para la elaboracin de 10, 20 o
100 ilustraciones diarias.
La materia prima para hacer cada ilustracin (papel, una marialuisa de cartn y lpices de
colores) cuesta $5.00 y nos cobran $10.00 por enmarcar cada ilustracin. La suma de
estos costos es el Costo Directo Unitario (CDU) ($15.00).
Adems, tenemos un Costo Indirecto (CI) de $100.00 al da (entre renta de un local,
pago de luz, etc.).
Dependiendo del nmero de ilustraciones que pretendemos enmarcar va a variar
nuestro Costo Total (CT). Noten que no vara de forma proporcional (el Costo Total de
enmarcar 20 ilustraciones NO es el doble que el costo de enmarcar 10: la parte de costos
indirectos se conserva y los costos directos varan.
A continuacin, calcularemos el Precio de Venta (PV) de nuestro trabajo utilizando el
porcentaje de Utilidad Deseada (UD). Vale la pena recordar que en Mxico el Impuesto
Sobre la Renta (ISR) se calcula con base a la utilidad, as que ms o menos una tercera
parte de ese porcentaje se va a volver una contribucin (o sea que es dinero que no es
tuyo, sino que debers apartar para pagar los impuestos). Fijar una utilidad deseada muy
baja puede volver atractivo el precio de nuestro trabajo como freelanceros, pero vamos a
tener que trabajar mucho ms para alcanzar nuestro punto de equilibro. Por otra parte,
fijar una utilidad muy alta nos va a permitir alcanzar rpido nuestro punto de equilibro,
pero nos puede volver poco competitivos ante nuestros clientes. Si no tenemos mucha
informacin respecto al margen de utilidad de nuestra competencia podemos fijar este
nmero entre un 30% y 35%.
En nuestro ejemplo, noten que entre mayor sea el nmero de ilustraciones enmarcadas
que planeamos producir el costo unitario y el precio de venta disminuyen (aunque
tengamos planeado el mismo margen de utilidad). Tambin es notable que el Punto de
Equilibrio (PE)aumenta, mientras que para una produccin estimada de 10 ilustraciones
necesitamos vender 5 para quedar tablas(la mitad de lo que planeamos producir), para
una produccin estimada de 50 llegamos al punto de equilibrio vendiendo nicamente 11
(un poco ms de la quinta parte de lo que planeamos producir).
Estos nmeros son un ejemplo hipottico, pero las frmulas de la hoja de clculo se
aplican de una manera similar para cualquier modelo de negocio, ya sea un trabajo de
freelance haciendo pginas web o para vender papas fritas en un puesto ambulante.
En nuestra labor cotidiana, necesitamos conocer nuestra capacidad de trabajo (en el
ejemplo, es el rengln de cuantas ilustraciones podemos crear al da). Recuerden que los
das slo tienen 24 horas y que no podemos venderlas todas como horas de trabajo (hay
que comer, dormir, divertirnos, trabajar y no se puede hacer todo al mismo tiempo).
Tambin es importante recordar que, aunque los profesionistas independientes podamos
contabilizar 40 horas de trabajo a la semana en nuestra hoja de clculo, lo ms realista es
que buena parte de esas horas las tengamos que dedicar a hacer trabajo administrativo
(como preparar cotizaciones, contestar telfono y mails, ir al banco a pagar la luz,
preparar el caf, etc.) que debemos considerar como un Costo Indirecto y no como mano
de obra o Costo Directo.
Calcular nuestros costos, utilidad y punto de equilibro es una actividad que puede ser
tediosa pero es indispensable para saber si verdaderamente estamos cobrando
correctamente nuestro trabajo o si estamos subsidiando a nuestros clientes.