GO/SMC-SGI-P-001

Versin: 01
Fecha: 01/02/2011

Sistema de Gestin Integrado

INGENIERIA DINAMICA S.A.

Control de
Documentos
Elaborado por:

Revisado por:

Coordinador SGI

Comit del SGI

Aprobado por:

Gerente General

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Versin: 01
Fecha: 01/02/2011

1.

OBJETIVO
Establecer la metodologa para archivar, distribuir, controlar y modificar Documentos del
Sistema de Gestin Integrado, con el propsito de asegurar que las versiones pertinentes se
encuentran disponibles para los usuarios.

2.

ALCANCE
Se aplica a todos los documentos internos y externos que pertenecen al Sistema de Gestin
Integrado (Sistema de Gestin Ambiental ISO 14001:2004; Sistema de Gestin Calidad
ISO 9001:2008 y Sistema de Gestin de Seguridad y Ocupacional OHSAS 18001:2007) de
INGEDISA.

3.

RESPONSABILIDAD
El Representante de la Direccin es el responsable de la aplicacin efectiva presente
procedimiento.

4.

REFERENCIA
Norma Internacional ISO 9001:2008 requisito 4.2.3.
Norma Internacional ISO 14001:2004 requisito 4.4.5
OHSAS 18001: 2007 requisito 4.4.5

5.

DEFINICIONES
Responsabilidades
5.1 Elaborador
Persona que elabora el documento. Comnmente es (son) quien(es) ejecuta(n) el proceso,
tarea o actividad.
5.2 Revisor
Persona(s) con suficiente conocimiento del proceso, tarea o actividad, capaz de determinar
la correcta elaboracin del documento de acuerdo a los requisitos aplicables.
5.3 Aprobador
Persona con suficiente conocimiento del proceso y autoridad, capaz de garantizar el
cumplimiento del documento.
5.4 Representante de la Direccin
Miembro de la direccin con responsabilidad y autoridad de asegurar que se establezcan,
implemente y mantengan los procesos necesarios del Sistema de Gestin Integrado.
5.5 Coordinador del Sistema de Gestin Integrado
Persona responsable de asegurar que se establezca, implemente y mantenga los procesos
necesarios para el Sistema de Gestin Integrado de INGEDISA.
5.6 Documento
Testimonio de un hecho o acto realizado en el ejercicio de sus funciones por la institucin o

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persona.
5.7 Administrador de Documentos
Persona responsable de administrar, actualizar y mantener disponibles los documentos
internos y externos del Sistema de Gestin Integrado de INGEDISA.

Documentacin
5.8 Poltica de Calidad, Medio Ambiente y Seguridad.
Marco de referencia para establecer y revisar los objetivos de la calidad, Medio Ambiente y
Seguridad.
5.9 Poltica de Calidad
Marco de referencia para establecer y revisar los objetivos de la calidad.
5.10

Manual de la Calidad

Documento que describe el Sistema de Gestin de Calidad de la organizacin.

5.11

Manual Ambiental

Documento que describe el Sistema de Gestin Ambiental de la organizacin.

5.12 Manual de Seguridad
Documento que describe el Sistema de Gestin de Seguridad y Salud Ocupacional de la
Organizacin.
5.13 Manual de Organizacin y Funciones
Documento que define la estructura orgnica de la empresa, la autoridad, responsabilidad e
interrelacin de todos los puestos de trabajo.
5.14 Procedimiento
Documento que especifica la formas de realizar un proceso.
5.15 Plan
Documento que especifica qu procedimientos y recursos asociados deben aplicarse, quin
debe aplicarlos y cundo deben aplicarse a un proyecto, proceso o contrato especfico.
5.16 Programa
Documento que agrupa diversos planes en tiempos especificados.
5.17 Instruccin
Documento que define en forma especfica como hacer las tareas, por lo general abarca un
puesto de trabajo.
5.18 Cartilla

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Fecha: 01/02/2011

Documento de referencia en el lugar de trabajo, que indica determinados datos en forma

resumida.
5.19 Especificacin
Documento que establece requisitos.
5.20 Formato
Documento que indica la informacin que debe registrarse para mantener evidencia de la
realizacin de un proceso, actividad o tarea. Cuando el formato contiene datos y/o
informacin se convierte en registro.
5.21 Registro
Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencias de las actividades
desempeadas.
5.22 Directiva
Documento que expresa un mandado especifico
5.23 Reglamento
Documento que establece normas de acuerdo con la poltica de la organizacin.
5.24 Documento Interno
Documento generado en el Sistema De Gestin Integrado de INGEDISA.
5.25 Documento Externo
Documento no generado en el Sistema De Gestin Integrado de INGEDISA.
5.26 Documento Controlado
Documento cuya distribucin se requiere para el desarrollo de sus actividades y estar
registrada en un cargo para identificar quien posee las copias de dicho documento.
5.27 Documento No Controlado
Documento cuya distribucin no se registrara. Solo es de carcter informativo; ya que, no
se requiere para el desarrollo de sus actividades.
5.28 Documento Obsoleto
Documento desactualizado debido a que existe una nueva versin.
Elementos de la estructura del documento
5.29

Encabezado

Elemento de la estructura del documento que seala el cdigo del documento, la versin, y
fecha de aprobacin. Asimismo incluye el logro de la empresa.

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Fecha: 01/02/2011

5.30

Caratula

Elemento de la estructura del documento que muestra la presentacin del documento.

Contiene encabezado, logo de la empresa, nombre del sistema de gestin al que pertenece,
nombre del documento y cuadro de elaborador, revisor y aprobador.
5.31 Objetivo
Elemento de la estructura del documento que define lo que se pretende alcanzar con la
formulacin de ste.
5.32 Alcance
Elemento de la estructura del documento que indica las reas, los procesos, recursos o
productos sobre los que se aplica el documento.
5.33 Responsabilidad
Elemento de la estructura del documento que seala el (los) puesto(s) responsables de la
eficaz aplicacin del documento.
5.34 Polticas
Elemento de la estructura del documento que seala los lineamientos y reglas que
complementan la descripcin del documento y que son necesarios para su aplicacin.
5.35 Despliegue
Elemento de la estructura del documento que detalla la descripcin de actividades en forma
secuencial, los responsables, y los registros generados o utilizados en l. As como los
smbolos y abreviaturas.
5.36 Historial del Documento
Elemento de la estructura del documento que describe las modificaciones que han originado
el cambio de versin del documento desde su creacin.
5.37 Anexos
Elemento de la estructura del documento que incluye cualquier otro tipo de informacin que
se considere relevante para la descripcin del documento tales como:
- Interacciones.
- Definiciones.
- Formatos.
- Requerimientos.

6.
GG
CSGC

SIMBOLOS Y ABREVIATURAS
Gerente General

RD

Coordinador del sistema de gestin de la Calidad

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CSGI

Representante de la Direccin
Coordinador del Sistema de Gestin Integrado

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Fecha: 01/02/2011

7.

POLTICAS
7.1

Estructura de los Documentos

La estructura jerrquica de los documentos del Sistema De Gestin Integrado de INGEDISA

es la siguiente:
ISO 9001:2008, ISO 14001:2004
Y OHSAS 18001:2007

POLTICA
S
DEL SGI
MANUALES DE GESTIN
INTEGRADO

MANUAL DE ORGANIZACIN Y FUNCIONES,

PROCEDIMIENTOS, PLANES, PROGRAMAS

INSTRUCCIONES. CARTILLAS, ESPECIFICACIONES, FORMATOS,

REGLAMENTOS, MTODOS, DOCUMENTOS EXTERNOS

REGISTROS (INTERNOS/ EXTERNOS)

7.2 Codificacin de los Documentos Internos

EE/AA-TS-T-001
Donde:
EE: Gerencia a la que pertenece.
AA: Jefatura o Sub Gerencia en donde se aplica o genera el documento.
rea
Gerencia General
Gerencia Administrativa Financiera
Sub Gerencia de Recursos Humanos
Jefe de Personal
Sub Gerencia de Administracin y Finanzas
Jefe de Administracin de Consorcios
Jefe de Tesorera
Jefe de Contabilidad
Gerencia de Operaciones
Sub Gerencia Logstica
Jefe de Equipo Mecnico
Jefe de Almacn
Jefe de Compras

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Inicial
GG
GAF
SRH
JP
SGAF
JAC
JT
JCO
GO
SGL
JEM
JAL
JCP

GO/SMC-SGI-P-001
Versin: 01
Fecha: 01/02/2011

Sub Gerencia de Sistemas

Jefe de Sistemas
Sub Gerencia de Calidad, Seguridad, Salud Ocupacional y Medio
Ambiente
Jefatura de servicios
Residencia de Obra
Gerencia de Ingeniera
Jefe de Supervisin
Coordinador de Supervisin
Jefe de Estudios
Coordinador de estudios
Representante de la direccin
Coordinador del SGI
Coordinador del SGC
Coordinador del SGA
Coordinador del SGS
Coordinador de Obras
Coordinador de Conexiones
Coordinador de Alumbrado Pblico
Coordinador Mantenimiento de Redes
Subgerencia de Promocin y Desarrollo
Jefe de licitaciones
Jefe de Concursos

SGS
JSI
SMC
JSV
RO
GI
JS
CS
JE
CE
RD
CSGI
CSGC
CSGA
CSGS
CO
CNX
CAP
CMR
SPD
JL
JC

TS: Tipo de Sistema al que pertenece el documento.

Pueden ser:
Sistema
Sistema de Gestin de Calidad
Sistema de Gestin Ambiental
Sistema de Gestin de Seguridad y Salud Ocupacional
Sistema de Gestin Integrado
T:

Representa al Tipo de Documento, pudiendo ser:

Documento
Manual
Plan
Procedimiento
Cartilla
Especificacin
Programa

Inicial
SGC
SGA
SGS
SGI

Inicial
M
Pl
P
C
E
Pr

Documento
Instruccin
Formato
Reglamento
Ficha tcnica
Funcin
Directiva

Inicial
I
F
Rg
Ft
Fu
D

Nmero correlativo generado de la combinacin del tipo de documento, inicia en 001 y es

correlativo en lo posible de acuerdo al orden de aprobacin de los documentos.

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GO/SMC-SGI-P-001
Versin: 01
Fecha: 01/02/2011

7.3 Presentacin de los Documentos

Todos los documentos generados por el Sistema De Gestin Integrado de INGEDISA tienen
la siguiente cartula en la primera pgina.
EE/AA-TS-T-001
Versin: XX
Fecha: XX/XX/XXXX

Sistema de Gestin Integrado

INGENIERIA DINAMICA S.A.

Ttulo del
Documento
Elaborado por:

Revisado por:

Aprobado por:

Pg. X de Y

Adicionalmente todos los documentos, tendrn en el encabezado de todas las pginas su Cdigo y
Versin correspondiente.
7.4 Estructura

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GO/SMC-SGI-P-001
Versin: 01
Fecha: 01/02/2011

Los elementos que conforman la estructura de cada tipo de documento interno del Sistema De
Gestin Integrado de INGEDISA es la siguiente:

Elemento
Cartula
Encabezado
Objetivo
Alcance
Responsabilidad
Referencias
Interacciones
Definiciones
Smbolos y Abreviaturas
Requerimientos
Polticas
Despliegue
Registros
Historial del Documento
Anexos

M
S
S
S
S
S
OP
OP
OP
S
OP
OP
SI
OP
S
OP

P
S
S
S
S
S
OP
OP
OP
S
OP
OP
S
S
S
OP

Pl
S
S
S
S
S
OP
NO
NO
OP
NO
NO
S
OP
S
OP

I
NO
S
S
S
S
OP
OP
OP
OP
OP
OP
S
OP
S
OP

Pr
NO
S
S
S
S
OP
NO
NO
OP
NO
NO
S
OP
S
OP

C
NO
S
NO
NO
NO
OP
NO
NO
S
NO
NO
S
NO
NO
NO

Rg
S
S
S
S
S
OP
OP
OP
S
NO
NO
S
OP
S
OP

E
S
S
NO
NO
NO
S
NO
NO
S
NO
NO
S
NO
NO
NO

F
NO
S
NO
NO
NO
NO
NO
NO
NO
NO
NO
S
NO
NO
NO

Fu
NO
S
NO
S
NO
NO
NO
NO
NO
NO
NO
SI
NO
NO
NO

Ft
NO
S
NO
NO
NO
OP
NO
NO
NO
NO
NO
S
NO
NO
NO

Donde:
SI:
NO:
OP:

Elemento obligatorio
Elemento no aplicable
Elemento opcional

Los documentos de Direccionamiento Estratgico de la Empresa (Visin, Misin, Valores y

Poltica de la Calidad, Poltica de Seguridad y Medio ambiente) son aprobados por el Gerente
General.

El Manual de la Calidad, Manual de Organizacin y Funciones, Manual Ambiental, Manual de

Seguridad y Salud Ocupacional y los procedimientos deben ser aprobados por el Gerente de
Operaciones o Gerente General, los dems documentos son aprobados por los
correspondientes Gerentes.

Los medios de difusin masiva (Ej.: panfletos, trpticos, etc.) de los documentos de
Direccionamiento Estratgico de la Empresa (Visin, Misin, Poltica de la Calidad, Poltica
Ambienta, Poltica de Seguridad) son documentos que llevaran el sello de documento no
controlados en la primera pagina.

Todos los documentos se identificarn por su ttulo y cdigo.

7.5 Identificacin de Cambios

Los cambios (entre una versin y otra) que se realicen en cualquiera de los documentos
internos de INGEDISA, se identificarn en el mismo documento, en el captulo: HISTORIAL
DEL DOCUMENTO. En el caso de los formatos, los cambios son identificados por comparacin con la
versin anterior.

7.6

Cuando se realicen modificaciones en los documentos se deber emitir, revisar y aprobar una
nueva versin del mismo, colocndose en el encabezado la versin vigente indicando mes y
ao.
Control de Documentos Obsoletos

Pg. 9 de 14

D
NO
S
SI
SI
NO
NO
NO
NO
NO
NO
NO
SI
NO
S
NO

GO/SMC-SGI-P-001
Versin: 01
Fecha: 01/02/2011

Al ser emitida una nueva versin de un documento interno, el Administrador de documentos,

ser el responsable de recoger las versiones obsoletas y coordinar con el Representante de la
Direccin la disposicin final de los documentos.

Si se optara por mantener la versin obsoleta de los documentos fsicos externos, como
material de consulta o referencia, el Administrador de documentos le colocar en la primera
hoja el sello con la palabra OBSOLETO y si fuera el documento lgico se trasladar a la
carpeta de Obsoleto.

Los documentos obsoletos se conservaran durante un periodo de 01 ao.

7.7

Acceso a los documentos del Sistema De Gestin Integrado.

El Representante de la Direccin debe autorizar al administrador de documentos el

acceso, a la documentacin, a todos los usuarios que cuenten con una PC, los mismos que
podrn ingresar al Sistema en la unidad lgica Q:\SISTEMA DE GESTION INTEGRADO 2010.

Los responsables de rea en coordinacin con el representante de la direccin, son los

responsables de proporcionar acceso a la documentacin a aquellos usuarios que necesiten
permiso para conocer los documentos del Sistema de Gestin Integrado.

7.8

Deterioro y prdida de documentos del Sistema de Gestin Integrado

Informar al Administrador de Documentos la prdida o deterioro de un documento (interno /

externo) del SISTEMA DE GESTIN INTEGRADO.

El Administrador de documentos es el encargado de retirar y destruir el documento

deteriorado, entregar nuevo documento y registrar en el formato Lista de distribucin.

8.

DESPLIEGUE

Descripcin

Responsable

DOCUMENTACION INTERNA
7.1 Solicitud de Creacin o Modificacin de documentos internos.7.1.1 Identifica la necesidad de crear o modificar un documento del
Sistema de Gestin Integrado en coordinacin del responsable del
sistema de gestin correspondiente.
Solicita al RD/ CSGC/ CSGI la creacin o modificacin del documento
7.1.2 Evala si procede la solicitud coordinando con el GG de ser
necesario.
Si la respuesta es No, comunica va correo indicndole el porque no
procede la solicitud.
7.2 Elaboracin de Documentos Nuevos
7.2.1 Elabora el nuevo documento en coordinacin con el coordinador del
sistema de gestin respectivo y entrega un borrador al RD
7.3 Modificacin de documentos internos
7.3.1 Modifica y entrega el documento al revisor en coordinacin con el
coordinador del sistema de gestin respectivo.
7.4 Revisin de documentos internos
7.4.1 Revisa el documento coordinando, de ser necesario, con el superior
correspondiente. Verificar cada documento en funcin a su objetivo,
alcance.
Si existen observaciones en el documento, se rene con el elaborador,
generador del cambio, analizando las observaciones.

Pg. 10 de 14

Elaborador

RD/ CSGI/
CSGC

Elaborador
Elaborador

Revisor

Registro

GO/SMC-SGI-P-001
Versin: 01
Fecha: 01/02/2011
7.5 Aprobacin de documentos internos
7.5.1 Aprueba y enva el documento al administrador de documentos para
su registro en la lista maestra de documentos internos.

Aprobador

Lista Maestra de
Documentos Internos
GO-SMC-SGI-F-001

7.6 Edicin de documentos internos

7.6.1 Actualiza el documento ante cualquier cambio indicando versin y Administrador
fecha. Todos los documentos se identificarn por su ttulo y cdigo.
de Documentos
7.7 Control del documento interno
7.7.1 Almacena el documento original y vigente en la carpeta SISTEMA
DE GESTION.
7.7.2 Archiva la versin anterior del documento original en la carpeta
Documentos obsoletos.
7.7.3 Controla los documentos internos del Sistema de Gestin de la
Integrado mediante la Lista Maestra de Documentos Internos, para el caso Administrador
de las reas que no cuenten con acceso al sistema en electrnico se les de Documentos
distribuir copias controladas las que se controlan mediante la Lista de
Distribucin.
En caso que el personal requiera imprimir copias quedar bajo
responsabilidad del usuario la utilizacin de la versin vigente, la cual
puede ser verificada mediante comparacin con el original.

Lista Maestra de
Documentos Internos
GO-SMC-SGI-F-001
Lista Distribucin
GO-SMC-SGI-F-003

7.8 Difusin de documentos internos

7.8.1 Comunica la inclusin de un nuevo documento o una nueva versin
Administrador
a todo el personal involucrado indicando los cambios en las revisiones y de
de
Documentos
considerarse necesario se realiza una induccin.
7.9 Acceso a la documentacin del SGI
El personal de Ingedisa accede a los documentos internos del Sistema de
Gestin... y Mantiene legibles e identificables los documentos que se
encuentran bajo su custodia. En caso de sufrir algn dao o deterioro se
comunica con el Administrador de documentos para su reemplazo

Personal de
Ingedisa

DOCUMENTACION EXTERNA
7.10 Verificacin de vigencia de los documentos externos
7.10.1 Verifica la vigencia de los Documentos Externos de acuerdo a la
frecuencia de revisin de la lista maestra de documentos externos.

Responsable de
rea /
Administrador
de Documentos

7.10.2 Control de los documentos externos

Actualiza la Lista Maestra de Documentos Externos cada vez que se Administrador
incluya un nuevo documento y/o modifique.
de Documentos
7.10.3 Acceso a los documentos externos
El personal de Ingedisa accede a los documentos externos guardados en
medio electrnico en la carpeta de la Unidad lgica Q: DOCUMENTOS
EXTERNOS.
Si no se trata de un documento en medio electrnico, pedir un archivo
fsico de los documentos de origen externo a la persona responsable.

9.

Personal de
Ingedisa

Lista Maestra de
Documentos Externos
GO-SMC-SGI-F-002

Lista Distribucin
GO-SMC-SGI-F-003

REGISTROS
Cdigo

Nombre

Pg. 11 de 14

Responsable del Control

GO/SMC-SGI-P-001
Versin: 01
Fecha: 01/02/2011

GO-SMC-SGI-F-001

Lista Maestra de Documentos Internos

GO-SMC-SGI-F-002

Lista Maestra de Documentos Externos

GO-SMC-SGI-F-003

Lista distribucin

10.
No de
versin

11.
10.1

Administrador de
Documentos
Administrador de
Documentos
Administrador de
Documentos

HISTORIAL DEL DOCUMENTO

No de
captulo/ tem

Prrafo/
figura/
tabla/ nota

Modificaciones

ANEXOS
GO-SMC-SGI-F-001 - LISTA MAESTRA DE DOCUMENTOS INTERNOS

LISTA MAESTRA DE DOCUMENTOS INTERNOS

Pg. 12 de 14

GO/SMC-SGI-P-001
Versin: 01
Fecha: 01/02/2011

Cdigo

Ttulo

ver

Responsables del Documento

Elaborador

10.2

GO-SMC-SGI-F-002

Revisor

Aprobador

Inicio de
Vigencia

- LISTA MAESTRA DE DOCUMENTOS EXTERNOS

LISTA MAESTRA DE DOCUMENTOS EXTERNOS

Nombre / Titulo del

Documento Externo

10.3

Ao /
Edicin

Responsable
Estado
del
rea /
rea de
(Vigente / No
documento Proceso Ubicacin
vigente)
externo

GO-SMC-SGI-F-003

Frecuencia
de revisin
del estado

Ruta de
acceso

LISTA DE DISTRIBUCIN

GO-SMC-SGI-F-003

Pg. 13 de 14

GO/SMC-SGI-P-001
Versin: 01
Fecha: 01/02/2011

Versin:01
Fecha: 15/12/2010

LISTA DE DISTRIBUCIN
ENTREGADO POR:
DOCUMENTO:
CDIGO:

It

Fecha de
entrega

VERSIN
Nombres y Apellidos Puesto

Firma

1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
23
24

Pg. 14 de 14

FECHA
Fecha de
recojo

Firma

Observaciones