NOCIONES BSICAS DE LA
AUDITORA DE GESTIN
AREQUIPA PERU
2002
INDICE
INTRODUCCIN
AUDITORA DE GESTIN
1. Surgimiento
2. Estructura conceptual
3. Objetivos
4. Contraste con la Auditora Financiera
5. Algunas diferencias bsicas entre la Auditora Financiera y de Gestin
6. Toma de Decisiones y Auditora de gestin
6.1. Impacto en las Decisiones Gerenciales
6.2. Asistencia a la direccin
6.3. El Auditor de gestin
7. Normas de Auditora de gestin
7.1. Normas para el Auditor
7.2. Normas para la Ejecucin del Examen
7.3. Normas para el Informe
8. Normas Internacionales de Auditora y su aplicacin extensiva
9. Proceso de Auditora de gestin
9.1. Fase I. Planeamiento y Estudio
9.2. Fase II. Examen Profundo
9.3. Fase III. Informe
10. Papeles de trabajo por fases del Examen
11. Modelo de estructura del Informe de Auditora
3
4
11
12
BIBLIOGRAFA
22
5
6
8
13
13
14
17
18
20
21
INTRODUCCION
Puede decirse que toda accin del hombre, cuyo objetivo sea la satisfaccin de necesidades, ya sean stas
materiales o intelectuales, forma parte de lo que se denomina actividad econmica. Dicha actividad se
desarrolla mediante las llamadas UNIDADES ECONMICAS, las cuales las podemos clasificar en
Productoras y Consumidoras.
Las unidades econmicas Productoras, o a las que tambin les podemos dar el nombre de empresas, seran
aquellas que sistemticamente asocian el esfuerzo humano, los recursos materiales y el capital, con el
objeto de producir los bienes y servicios que van a su vez a satisfacer las necesidades de, ya sea otras
unidades productoras, o en definitiva de las unidades Consumidoras.
Para un auditor es preciso entonces, conocer la organizacin y su entorno, sabiendo que en el presente
siglo, la libertad de pensamiento, la libertad de accin, la creatividad e innovacin son indispensables para el
progreso, crecimiento y competitividad de las empresas en la que participa como parte integrante de la
misma el auditor, que est en la imperiosa necesidad de marchar acorde al ritmo de desarrollo y evolucin
de las nuevas corrientes empresariales y econmicas que nos toca vivir.
Frente a estas circunstancias el auditor debe tener la preparacin y capacidad necesaria que le permita
evaluar la gestin con una visin estratgica hacia el logro de los objetivos empresariales deviniendo de ello
que el auditor debe tener una nueva mentalidad y un nuevo enfoque de su trabajo de auditora, de tal forma
que se convierta en lder de los cambios adelantndose a stos acorde a su formacin profesional, haciendo
prevalecer las ms altas normas de conducta y tica profesional, difundiendo sus conocimientos y haciendo
denotar presencia, dinamismo, participacin en la gestin empresarial.
En estas circunstancias la Alta Direccin requiere no slo conocer los hechos que le afectan sino saber
cmo salir de ellos; es aqu donde acta el Auditor De Gestin; en tal sentido el presente texto tiene como
Objetivo General, Determinar la importancia y proponer una metodologa de desarrollo y ejecucin, de la
Auditora De Gestin; y como Objetivos Especficos:
Fomentar la gestin empresarial y alcanzar los niveles de desarrollo acorde a las exigencias de los
mercados actuales, a travs de la Auditora De Gestin.
EL AUTOR
AUDITORA DE GESTIN
1.
Surgimiento
La Auditora de gestin naci por la necesidad que de ella tena la Alta Direccin.
El trabajo de los directivos ejecutivos fue trasladndose desde las actividades no
financieras de las que provenan hacia sectores concretos de los registros contables, pues
necesitan estar de acuerdo tanto con la adecuacin y validez de los informes de gestin
como de los informes financieros.
La auditora inicial "Se ocupaba principalmente de asuntos contables y financieros, pero
que tambin era necesario que tratara sobre asuntos de naturaleza de Gestin".
Paralelamente surgen ciertas discusiones sobre la auditora de Gestin en cuanto a
terminologa. La auditora de Gestin tambin algunos la denominan auditora gerencial,
de eficiencia o efectividad, de programas o rendimientos y auditora de responsabilidad o
de funcin. Sin embargo, cada una de estas denominaciones pueden involucrar
numerosas variaciones de acuerdo a metodologa o enfoque, pero finalmente estn
comprendidas dentro de la Auditora De Gestin.
2.
Estructura Conceptual
Una definicin apropiada de la Auditora De Gestin comprender una valorizacin
independiente de todas las operaciones y procesos de un Ente Econmico.
Puede ser tan amplia como sea su alcance; no tiene una definicin aceptada; sin embargo,
podemos definirla como "una tcnica o metodologa que consiste en evaluar la eficiencia y
economa con que se administra o consume recursos en una empresa en marcha".
Como alcance se puede conceptuar:
"La Auditora De Gestin es el examen y evaluacin del proceso de Gestin de una
empresa y/o institucin con el objeto de emitir recomendaciones constructivas que
optimicen la obtencin de la informacin financiera-administrativa, promuevan economa,
eficiencia y efectividad en las operaciones y contribuyan al cumplimiento de sus metas y
objetivos".
3.
Objetivos
El objetivo de la auditora de Gestin se cumple al presentar recomendaciones que
tiendan a incrementar de manera ms eficiente, econmica y efectiva el operar de la
entidad o actividad bajo examen.
Sin embargo, los objetivos bsicos podemos sintetizarlos en:
a.
b.
c.
d.
e.
f.
4.
Antecedentes Histricos
Auditora Financiera:
.
Origen en la auditora externa privada
.
Experiencia basada en el ejercicio profesional de muchos aos
.
Tradicin a travs de normatividad emanada de Organismos Profesionales
Auditora De Gestin:
.
Origen en la Auditora Interna y Gubernamental
.
Evolucin en la auditora tradicional hacia la evaluacin de sistemas
.
Iniciativa individual y de Organismos oficiales
b)
Propsito y Enfoque
Auditora Financiera
.
Expresar opinin sobre la razonabilidad de los Estados Financieros
.
Examen basado en los Exmenes Financieros
.
Restrospectivo desde el punto de vista financiero
Auditora De Gestin
.
Formulacin de conclusiones y recomendaciones sobre asuntos
gerenciales y de Gestin.
.
Evaluacin de la eficiencia, efectividad y economa en la administracin de
los recursos.
.
Hacia operaciones presentes, proyectando hacia el futuro cercano.
Retrospectiva slo al pasado cercano.
c)
Alcance
Auditora Financiera
.
Examen de las operaciones relacionadas con la presentacin de los
Estados Financieros en un ejercicio determinado.
Auditora De Gestin
.
Operaciones financieras y administrativas, o una actividad especfica en
cualquier perodo.
d)
Auditora De Gestin
.
An no existen normas especficas, excepto los "Pronunciamientos dados
en los Congresos y Convenciones Nacionales de Contadores Pblicos del
Per".
.
Aplicacin de principios gerenciales.
.
Metodologa en evaluacin, criterio del auditor
.
Tcnicas y procedimientos de auditora establecidas por la profesin de
Contador Pblico.
.
Independencia necesaria.
e)
Informe de Auditora
Auditora Financiera
.
Dirigido a los accionistas, Directorio, funcionarios, inversionistas y
organismos prestatarios
.
Contiene dictamen de Estados Financieros y observaciones relacionadas.
.
Recomendaciones tendientes a mejorar el Control Interno, Sistema
Financiero y presentacin de los Estados Financieros.
Auditora De Gestin
.
Dirigido hacia la Gerencia, Directorio y Accionistas.
.
Observaciones (desviaciones) relacionadas con la situacin financiera,
proceso de Gestin y la Administracin o gestin.
.
Recomendaciones destinadas a superar las observaciones (desviaciones).
f)
Importancia
Auditora Financiera
.
Absolutamente necesaria para asegurar un razonable sistema.
.
Obligada por disposiciones legales o estatutarias o de imagen externa en
forma anual.
Auditora De Gestin
.
Necesaria para lograr mantener una ptima gerencia.
.
Solicitada por la propia empresa para incrementar la eficiencia, efectividad
y economa, en cualquier oportunidad.
g)
Procedimientos:
Arqueo sorpresivo.
Examine las transacciones.
Rastree los documentos de caja o documentos de reembolso e inspeccin
de las aprobaciones.
Auditora De Gestin:
Objetivos:
Determinar la necesidad de un fondo de caja chica.
La Auditora De Gestin es considerada como un medio efectivo mediante el cul los directivos o
gerentes pueden obtener una opinin independiente e imparcial sobre la veracidad de los informes
y registros financieros y sobre la suficiencia de los procedimientos de control interno y sobre la
efectividad de los procesos operacionales y administrativos.
6.1.
6.2.
Asistencia a la Direccin.
El objetivo principal de la Auditora De Gestin - auditora orientada a la direccin - es el
ayudar a los gerentes y directores de todos los niveles de la empresa. Es menos
importante la crtica a la direccin que la ayuda para mejorarla.
Para ayudar a los directores a realizar su trabajo, los auditores deben entender las
funciones de direccin. Deben estar versados en los principios de direccin como los
propios directores. A menudo tendrn que conocerlos mejor que ellos. Muchos directores
han ascendido a sus puestos porque son tcnicos excelentes, pero ahora debern cumplir
sus objetivos con la colaboracin de otros, y no con su esfuerzo personal. Esto es lo que
debe tener en cuenta el auditor orientado hacia la direccin.
En la auditora de las operaciones de la direccin a menudo se observan condiciones
deficientes. La mayora de las veces son inevitables, debido a la violacin del principio
fundamental de direccin. Concentrndose slo en el sntoma no se cura verdaderamente
el defecto. Pero mostrando la razn de la condicin defectuosa y la manera para asegurar
la adherencia al principio violado, se obtendrn efectos beneficiosos de larga duracin.
Por ejemplo, un director que haya descuidado sus tareas primordiales o que no haya
realizado un seguimiento til, no puede llegar al fondo del problema debido a la ausencia
de uno o varios registros sobre las tareas realizadas por el departamento. Igualmente, es
importante considerar que un nmero elevado de tareas no se completaron como se haba
planificado, pero debe hacerse notar que la ausencia de un sistema de seguimiento real de
todas las tareas es un dato significativo.
El auditor orientado hacia la direccin debe estar preparado para asistir a los directores,
como ya se mencion, en sus cuatro funciones primordiales: planificacin, organizacin,
direccin y control.
6.2.1.
6.2.2.
6.2.3.
Direccin.- La direccin debe motivar a sus subordinados para que contribuyan efectiva y
eficazmente al logro de los objetivos de la empresa. Dirigir comprende el liderazgo, la
comunicacin y la motivacin.
El liderazgo es el arte de guiar al personal para que trabaje con entusiasmo y confianza.
Los lderes lo logran satisfaciendo las necesidades del personal y entrenndolos para que
se sientan seguros de sus habilidades. La comunicacin es el arte de transmitir ideas a
otros de tal manera que se cree un entendimiento y se promueva la accin. La motivacin
es la habilidad de inducir al personal a realizar ms acciones de las que creen que pueden
hacer.
Evaluar la direccin es probablemente la funcin ms difcil para el auditor de Gestin. No
obstante, los auditores pueden contribuir determinando si:
6.2.4.
10
6.3.
El Auditor de Gestin
Las cualidades, atributos, responsabilidades y estatus del auditor de gestin son algo
similares a las del auditor financiero tradicional, pero orientados hacia la perspectiva de
direccin. Esencialmente, son los siguientes:
6.3.1.
Cualidades
En la auditora de operaciones puede ser deseable un historial contable, pero no
indispensable. Muchas organizaciones de auditora incluyen en sus nminas a personal
cuya experiencia anterior est basada en especializaciones en el campo de la industria,
ingeniera y anlisis de sistemas. La habilidad del auditor para acumular, poner en orden y
analizar informacin de naturaleza de Gestin es tan importante en las auditoras de
Gestin como en las financieras.
Ms importante es el conocimiento experto del auditor sobre la evaluacin del control. A
travs del conocimiento y de la familiaridad con el control interno, el auditor puede sentirse
como en su casa en cualquier rea de Gestin de la empresa. Esta familiaridad
depender del buen conocimiento que tenga de ella, de la relacin entre las distintas
actividades dentro de la empresa, del flujo del trabajo y del personal que lo realiza.
Probablemente la ms importante cualidad de un auditor es la habilidad para pensar como
un director. Despus de reunir y analizar la informacin, debe sopesar los resultados
como si fuese un director y sugerir las mejoras. Slo pensando as, podr ayudar
verdaderamente a la direccin.
6.3.2.
Atributos
El auditor de operaciones debe tener curiosidad y persistencia. Debe ser adaptable y debe
tener un enfoque constructivo y mucho sentido del negocio. Finalmente debe ser
cooperador. Estos atributos se comentan a continuacin:
Curiosidad. El auditor de operaciones debe estar interesado y tener curiosidad por todas
las operaciones. Cuando revisa una operacin debe preguntarse: " se estar duplicando
el trabajo?": "existe algn medio mejor de hacerlo, ms fcil o ms barato?".
Persistencia. No se debe seguir adelante hasta que se est seguro de que se entiende la
situacin. Se aplican pruebas, verificaciones, o se comprueba de cualquier otra forma que
las cosas realmente se realizan cmo se orden o cmo deben hacerse.
Adaptabilidad. Debido a que su trabajo lo lleva a conocer todas las reas de la empresa,
debe sentirse cmo en los distintos entornos. Por ejemplo, debe ser capaz de adaptarse
rpida y fcilmente a las formas y lenguaje del departamento de produccin, del de
11
7.
7.1.
7.2.
7.3.
a)
b)
En todos los asuntos relacionados con su trabajo debe mantener una actitud de
independencia a fin de garantizar la imparcialidad de sus juicios.
c)
d)
El examen debe ser planeado en forma adecuada y ejercer una debida supervisin
y coordinacin con el personal integrante que participa en la ejecucin del
examen.
b)
c)
12
a)
b)
d)
e)
f)
Debe ser formulado por escrito previa revisin y discusin con el personal de la entidad
auditada, salvo en casos en que por su naturaleza amerite efectuar un avance en forma
verbal.
8.
Las Normas Internacionales de Auditora (NIA) son emitidas oficialmente por la Federacin
Internacional de Contadores Pblicos (FIC) o International Federation of Accountants (IFAC), que
es el organismo representativo de la profesin contable a nivel mundial, para que sean aplicados a
cabalidad en los exmenes de estados financieros que realicen los Contadores Pblicos cuando
tengan que emitir una opinin independiente.
La Federacin de Contadores Pblicos del Per como entidad representativa de la profesin
contable en el Per, es miembro de la IFAC desde 1983, y por lo tanto sujeta a divulgar en nuestro
pas las normas y procedimientos tcnicos que se emitan, a efecto de que se apliquen en la
medida que afectan a nuestra realidad econmica, contable y financiera.
Las Normas de Auditora Generalmente Aceptadas (NAGA) que se encuentran en vigencia en
muchos pases, difieren en forma y contenido de las normas Internacionales de Auditora, por lo
que IFAC considera que estas ltimas pretenden una aceptacin Internacional.
La Auditora De Gestin puede abarcar el examen de los Estados Financieros; ser efectuado en
forma coordinada con los mismos o como una extensin de ellos; pero no puede hacer uso total
de las Normas Internacionales de Auditora para su accionar porque difiere en trminos de
objetivos especficos. Es decir, cuando el Auditor Financiero efecta una auditora de los EEFF
hace uso de las NIA porque stas estn orientadas a este tipo de auditora y pueden presentar
como resultado de su examen, una estimacin sobre la razonabilidad de los EEFF.
No ocurre los mismo con la Auditora De Gestin en cuanto no ha sido establecida la emisin de la
opinin formal sobre la eficiencia o efectividad con que la Administracin conduce las operaciones
de la entidad y sobre el grado de economicidad con que se administra los recursos.
Para este examen, el Auditor emplear todas las tcnicas que estn a su alcance y que resulten
las ms apropiadas para obtener la evidencia necesaria para emitir conclusiones y
recomendaciones y es aqu donde puede considerarse algunas NIA o parte de ellas.
9.
13
Planeamiento y Estudio
Examen
Elaboracin del Informe
Debe destacarse, que estas fases o etapas no son rgidas y en su funcionamiento estn
ntimamente relacionadas unas con otras, tanto que no es fcil su separacin.
Con fines didcticos y para permitir una mejor comprensin, de lo que es el proceso de la
Auditora De Gestin hablaremos de fases y etapas.
9.1.
La gran diferencia entre la Auditora De Gestin y Financiera est en la aplicacin del proceso de
planeamiento y programacin, como se ver ms adelante no existe una fase o etapa nica
dedicada al planeamiento y programacin porque este es un proceso integral que se desarrolla
durante todo el transcurso del examen y es necesario planear y programar en forma separada
cada fase del examen.
Normalmente se efecta en el trabajo de campo y es necesario efectuar los planes elaborar el
programa de cada fase del examen despus de haber terminado la etapa anterior.
La norma sobre el trabajo en el campo previamente presentada en el aspecto de planeamiento es
el siguiente:
"El Examen ser adecuadamente planeado, supervisado y controlado".
Obviamente cualquier examen profesional adems de ser adecuadamente planeado y
supervisado, debe ser debidamente controlado. El control es de especial importancia en la
Auditora.
9.1.1.
14
9.1.2.
a)
b)
c)
9.1.3.
a)
b)
En esta Etapa el equipo de auditora pude ser ampliado segn se considere necesario
despus de elaborar el programa de trabajo. Esta etapa es la ms larga del Planeamiento
y Estudio (FASE I).
Entre los aspectos importantes por examinar se puede mencionar:
a)
b)
b)
c)
d)
e)
f)
g)
h)
i)
9.2.
9.2.1.
16
b)
Logro de los objetivos establecidos para la unidad o funcin dentro de los objetivos
generales de la empresa o entidad.
c)
Eficiencia de Gestin
d)
e)
b)
c)
d)
e)
f)
g)
h)
9.3.
9.3.1.
17
Es el documento emitido por el Auditor como resultado final de su examen y/o evaluacin;
incluye informacin suficiente sobre observaciones o desviaciones, conclusiones de
hechos significativos, as como recomendaciones constructivas para superar las
debilidades en cuanto a polticas, procedimientos, cumplimiento de actividades y otras.
Debe ser redactado cuidadosamente a fin de proporcionar al lector, de manera clara e
indubitable, toda la informacin necesaria referente a la Auditora practicada.
b) Finalidad
La finalidad del Informe es hacer de conocimiento de los funcionarios encargados del
control de Gestin de la entidad, el resultado de las acciones de Auditora, a fin de que se
proceda a implementar sus recomendaciones y, en caso necesario, se aplique la accin
correctiva pertinente.
c) Caractersticas
-
d) Contenido
Todo Informe de Auditora o examen especial, deber contener bsicamente, informacin
separada en las siguientes partes: el ndice, una informacin introductoria, las
observaciones o comentarios, las conclusiones y recomendaciones, y los anexos que el
Auditor juzgue necesario.
e) Acciones que se Derivan
Los Informes de Auditora originan acciones correctivas, que vienen a ser las medidas
tomadas por los Titulares de las Instituciones o Empresas , para corregir o mejorar
cualquier deficiencia o irregularidad detectada como consecuencia de la accin de control.
Puede ser de dos clases: Recomendaciones y Sanciones
i)
Recomendaciones
Son sugerencias para mejorar o dar soluciones prcticas a los problemas o
deficiencias encontradas en la gestin de la entidad auditada; las
recomendaciones, una vez aprobadas por el Titular de la Entidad, tienen carcter
de cumplimiento obligatorio para la Entidad. Los Funcionarios responsables de
ella, dictarn las medidas correspondientes para implementarlas.
El Auditor Interno en general, y cada jefe en su rea de responsabilidad, son los
encargados de constatar en forma permanente el cumplimiento de estas
recomendaciones.
18
ii)
Sanciones
Son las penas o castigos impuestos por los Titulares de la Entidad o la Contralora
General de la Repblica, tratndose de empresas estatales, a los funcionarios
privados o pblicos que han incurrido en falta en el ejercicio de sus funciones.
Estas sanciones son necesarias para evitar el desvo en el cumplimiento de sus
obligaciones, o ignorar u olvidar las disposiciones legales, normas y reglamentos
vigentes. En este sentido, la sancin tiene una accin moralizadora destinada a
restringir al ineficiencia y el uso indebido de los recursos pblicos o privados.
La aplicacin de las sanciones, tratndose de las empresas estatales, se
establecen mediante Proceso de Determinacin de Responsabilidades, salvo
cuando existe el cumplimiento de una disposicin expresa.
10.
FASE I.
PLANEAMIENTO Y ESTUDIO
ETAPA 1.
ETAPA 2.
ETAPA 3.
FASE II.
ESTUDIO PRELIMINAR
ANLISIS DE CRITERIOS DE EVALUACIN (REVISIN DE LA
LEGISLACIN, OBJETIVOS, POLTICAS Y NORMAS)
ESTUDIO, EVALUACIN Y REGISTRO DEL SISTEMA DE CONTROL
INTERNO
a)
Diagramas de Flujo
b)
Cuestionarios sobre Control Interno
EXAMEN
ETAPA 4.
MATRICES
SUB-CEDULAS
19
FASE III.
INFORME
ETAPA 5.
11.
Generalidades
De la empresa
Objetivo de la Empresa
Normas Estatutarias
Funcionarios encargados de la Administracin
De la auditoa
Del contrato
Fines y Objetivos
Naturaleza y alcance
Equipo auditor
b)
c)
d)
e)
Comentarios
Desviaciones / Recomendaciones
Conclusiones
Anexos
INTRODUCCIN
I.
GENERALIDADES
A. DE LA EMPRESA
1.
2.
3.
B. DE LA AUDITORA
1.
2.
3.
4.
II.
SOBRE EL CONTRATO
FINES Y OBJETIVOS
NATURALEZA Y ALCANCE
LIMITACIONES AL ALCANCE
COMENTARIOS
20
III.
OBSERVACIONES / RECOMENDACIONES
IV.
CONCLUSIONES
VI.
ANEXOS
BIBLIOGRAFA
1.
2.
3.
4.
5.
6.
21
22