MODULO DE RADICACIN MASIVA.

SGD ORFEO VERSION 3.9.2

CONTENIDO.
1.

COMUNICACIONES OFICIALES ...................................................................................................... 3

2.

ELABORACIN DEL DOCUMENTO (NOTA INTERNA U OFICIO) .............................................................. 3

2.1. ABRIR PLANTILLA ................................................................................................................... 3
2.2. IDENTIFICACIN DE LA PLANTILLA...................................................................................................... 3
2.3. DILIGENCIAR DOCUMENTO ................................................................................................... 5
2.4. GUARDAR DOCUMENTO ....................................................................................................... 5

3.

VALIDACIN DEL ARCHIVO CSV CON LA DIVIPOLA ORFEO .................................................................... 5

3.1. INGRESO AL PERMISO DE RADICACIN MASIVA EN ORFEO .......................................................... 5
3.2. DIVIPOLA ORFEO ................................................................................................................... 6

4.

GENERAR EL LISTADO PARA LA MASIVA.................................................................................................... 8

5.

GENERACIN DE LOS NMEROS DE RADICADO DE FORMA MASIVA ............................................... 10

5.1. TIPIFICACIN DE LOS RADICADOS A GENERAR.............................................................................. 12
5.2. SELECCIONE EL TIPO DE RADICACIN MASIVA.............................................................................. 12
5.3. LISTADO A RADICAR Y RADICACION. ............................................................................................... 13
5.4..COMBINACION DE CORRESPONDENCIA ......................................................................................... 10

6.

RECUPERAR LISTADO ...................................................................................................................18

7.

TRAMITE DE DOCUMENTOS MASIVOS .................................................................................................... 19

7.1. INGRESO A LA CARPETA MASIVAS ................................................................................................... 19
7.2. INGRESO A LOS RADICADOS GENERADOS ...................................................................................... 20
7.3. ARCHIVAR MASIVAS .............................................................................................................20

INTRODUCCIN

Este instructivo est orientado a los usuarios responsables de la produccin de

documentos masivos a travs del Sistema de Gestin Documental Orfeo con previa
autorizacin de ingreso y permisos en el sistema Orfeo.
RESPONSABLE: USUARIO RADICADOR (CUALQUIER REA)

2. COMUNICACIONES OFICIALES
DEFINICIN: Son todas aquellas comunicaciones recibidas o producidas en el
desarrollo de las funciones asignadas legalmente en la entidad, independientemente
del medio utilizado. El acuerdo 060 del ao 2001 establece que la Radicacin de

Comunicaciones oficiales1 Es el procedimiento por medio del cual, las entidades

asignan un nmero consecutivo, a las comunicaciones producidas, dejando constancia
de la fecha y hora de la fecha de recibo o de envo, con el propsito de oficializar su

trmite y cumplir con los trminos de vencimiento que establezca la ley.

2. ELABORACIN DEL DOCUMENTO (Nota Interna u Oficio)

2.1. ABRIR PLANTILLA
Para elaborar una comunicacin que requiera ser radicado masivamente en Orfeo
como Salida (- 1) o memorando (-3), abra la plantilla doc. predeterminada por la
entidad para la radicacin de los documentos.

2.2. IDENTIFICACIN DE LA PLANTILLA

La plantilla2, contiene campos de combinacin que no deben ser diligenciados
por el usuario. Si requiere adicionar campos que cambien de acuerdo a sus
necesidades escriba una palabra que identifique ese campo entre asteriscos
(*). Dichos campos permiten la asignacin automtica de los datos
correspondientes a:

Archivo General de la Nacin. Acuerdo 060 - Por el cual se establecen pautas para la administracin de las
comunicaciones oficiales en las entidades pblicas y las privadas que cumplen funciones pblicas (30 de Octubre de
2001) [En lnea] - [Consulta: Junio 6 de 2011]. Disponible en: <http://www.archivogeneral.gov.co/?idcategoria=2010#>

La versin del procesador de texto utilizado para la generacin de documentos y puede ser: (Word 97, 2003 o 2007)
no altera el proceso de radicacin en el aplicativo ORFEO.

a) Nmero del Radicado RAD_S. Y su respectivo cdigo de barras.

b) Fecha del Radicado F_RAD_R
c) Nombre del Destinatario.NOM_R
d) Nombre del remitente quien genera el radicado DEP_NOMB
e) Asunto ASUNTO
f)

Descripcin de Anexos DESC_ANEXOS.

g) Funcionario quien radic la comunicacin en Orfeo y su dependencia

DESC_ANEXOSy DEPE_CODI.
A continuacin se presenta la imagen de la plantilla.

2.3. DILIGENCIAR DOCUMENTO

De acuerdo con la proyeccin de su documento, escriba lo que no se modificar,
por ejemplo el cuerpo del texto:

2.4. GUARDAR DOCUMENTO

Una vez elaborado el documento, en la
opcin guardar como elija la opcin Texto
de documento de work.

Seleccione la ubicacin en su equipo de

cmputo, por ejemplo: Mis documentos,
Disco local (C:), Escritorio, USB, entre
otros.

3. VALIDACIN DEL ARCHIVO CSV CON LA DIVIPOLA ORFEO.

3.1. INGRESO AL PERMISO DE RADICACIN MASIVA EN ORFEO.

Una vez autenticados de forma correcta en Orfeo, el aplicativo lo ubicar

automticamente en el listado o CARPETA DE ENTRADA como se muestra a
continuacin:

Dentro de la pantalla anterior en la parte izquierda encontrar los permisos de

radicacin asignados de acuerdo con su
perfil de usuario 3 . Verifique que dentro de
esta seccin aparezca la palabra Masiva,
en caso contrario consulte con soporte
tcnico.
En la seccin de RADICACIN, seleccione
el vnculo sobre la palabra Masiva.

3.2. DIVIPOLA ORFEO.

Al seleccionar el permiso de radicacin Masiva, aparece en tercer lugar la DIVIPOLA.
Se recomienda utilizar esta opcin para validar que los departamentos y municipios
descritos en el CSV coincidan, dado que parte de los errores en la radicacin masiva,
se debe a que estos datos no corresponden a la DIVIPOLA de Orfeo.
Para consultar en la DIVIPOLA de Orfeo, realice los siguientes pasos:

1) Dentro de radicacin masiva

haga clic

en Consultar Divisin

Poltica Administrativa de Colombia

(DIVIPOLA).

2) Dentro de este permiso, escriba en el campo de texto el departamento o

municipio, por ejemplo
jagua y haga clic en el
botn

naranja

Consultar4.

Para el ejemplo se trabajar con un usuario de prueba quien tiene asigna

Se recomienda no incluir tildes ni la letra para la consulta, ya que Orfeo no arrojar ningn resultado con este
parmetro de bsqueda.

3) Luego, aparecer el resultado de las coincidencias encontradas.

Si requiere consultar otro municipio o departamento puede hacer clic en el botn

naranja Consultar. En caso contrario Cerrar.
Una vez valide la DIVIPOLA de Orfeo con el archivo CSV realizado el paso No. 3,
cierre el archivo y contine en el siguiente tem.

4. GENERACION DE LISTADO PARA MASIVA.

1. Se realiz un generador de base CSV dentro
de Orfeo, para ingresar se realiza el procedimiento
de ir al men desplegable Radicacin seleccionar la
opcin masiva.

2. En la parte central se carga el siguiente men:

3. Se selecciona el Generar
listados para masiva, como se observa
en la imagen anterior.
4. Se carga en la pantalla central la
opcin de listar, nuevo, modificar para
generar un listado

4.1. Cuando se escoge la opcin Nuevo aparece en la parte inferior un formato para
generar el listado como se ve en la siguiente imagen.

En la parte derecha del nombre solicita la privacidad de la lista que se va a realizar, si

es para la dependencia o pblico para toda a entidad.

5. Cuando se adiciona o se modifica el listado ya se puede pasar a cargar los terceros que
deben estar para la combinacin masiva de la siguiente manera.
a) Se escoge el listado creado en la lista y se pulsa el botn
modificar lista.

a) Se abre una ventana para escoger los terceros y agregarlos a la lista as.

b) Luego de adicionar los terceros se pulsa la opcin cerrar

5. GENERACIN DE LOS NMEROS DE RADICADO DE FORMA

MASIVA.
1. En la parte central se carga el siguiente men:

Se devuelve al men inicial de masivas y se

escoge la opcin. Generar radicacin masiva
con listado

Seguidamente debe cargar la siguiente imagen.

5.1. TIPIFICACIN DE LOS RADICADOS A GENERAR

Asigne la TRD 5 de los documentos masivos, de la misma forma en la que tipifica los
radicados de Salida y/o Memorandos. Por ejemplo:

Si al realizar la radicacin masiva (tem No. 6.7 GENERAR DEFINITIVO ) encuentra que la
TRD asignada es otra, deber ingresar a cada uno de los radicados y realizar la
respectiva modificacin.

5.2.

SELECCIONE EL TIPO DE RADICACIN MASIVA

Una vez realizada la tipificacin masiva, seleccione el tipo de radicacin a generar

(Salida o Memorandos).

Recuerde que los radicados generados en Orfeo no se pueden eliminar o borrar. Si se

genera por ejemplo, una masiva de tipo salida por equivocacin, se deber realizar la
anulacin 6 de dichos radicados con la lder del rea de Gestin Documental,
justificando la razn por la cual se solicita anular dicha radicacin.

Tabla de Retencin Documental.

La anulacin de los radicados ser un tema tratado en otro instructivo.

5.3.

LISTADO A RADICAR Y RADICACION.

1. Se debe seleccionar el listado creado anteriormente y en el recuadro rojo se debe
editar el asunto.

2. Se pulsa el botn Radicar y se muestra el resumen de la accin de radicacin

masiva como se muestra en la siguiente imagen.

3. Por ltimo se pulsa la opcin Archivo CSV para combinar ya que este se utilizara
en para la combinacin.
4. El archivo se debe descargar y es el listado con su nmero de radicado como
columna adicional para que el usuario lo utilice y haga la combinacin por medio
de combinacin de correspondencia de office en la plantilla. Es necesario guardar
el documento para su respectiva combinacion.

NOTA: Este nuevo mdulo obliga al usuario a generar una copia fsica del
documento para su digitalizacin debido a que se genera el radicado si
imagen principal.
5.4.

COMBINACION DE CORRESPONDENCIA.

1. Es el momento de realizar la combinacin de la radicacin masiva, para

esto es necesario abrir la plantilla en Works como se observa en la
siguiente imagen.

Una vez abierta la plantilla vamos a la pestaa correspondencia la cual se resalta en con el
recuadro rojo y deber carga la siguiente imagen.

Se va a oprimir en seleccionar destinatario y all se debe seleccionar usar lista existente

como se observa en la imagen.

Al seleccionar esta opcin debe

emerger una ventana en la cual
se va a tomar el archivo CSV que
se descarg del aplicativo.

Seguidamente se debe oprimir el botn

Abrir y de nuevo emerge otra ventana
confirmando la conversin de la informacin.

Se debe verificar que la otra codificacin sea Unicode (UTF-8) como se observa en el recuadro
rojo, seguidamente oprima el botn Aceptar.
Para culminar con la combinacin de los
documentos se debe seleccionar la opcin
en la parte superior derecha del men de
Works Finalizar y Combinar

Este despliega una lista y la opcin que se debe seleccionar es Editar documentos
individuales

En esta opcin emerge una ventana la nos

pregunta si se realiza en una combinacin
nueva y cuantos registro de la lista
seleccionada, es importante que quede
Todos y se oprime Aceptar

Automticamente el emerge el documento con

la informacin que se deseaba combinar como
se observa en la siguiente imagen.

Se puede observar que los datos que se realizaron de radicacin en el aplicativo combino y al
final de la imagen confirma el nmero de los radicados.

NOTA.
Es importante tener claro que la
combinacin en Work no se realiza
con

los

mismos

campos

de

combinacin con las plantillas que

se deben cargar al aplicativo para
realizar Radicacin de Salida.

6.

RECUPERACION DE LISTADO.
En el men inicial de masivas el permite recuperar el listado en un PDF

Al ingresar a este debe cargar la siguiente imagen.

Como se observa permite observar la informacin de las radicaciones masivas que se han
realizado con su respectiva informacin, en la parte derecha de la imagen hay un Check Box en
este se debe realizar la seleccin y seguidamente oprimir el botn naranja en la parte superior
Recuperar Listado.

El listado que recupera es en PDF y al oprimir en PDF GENERADO emerge la siguiente imagen
La informacin que
contienen este PDF es el
No de radicado, Fecha de
radicacin, Direccin,
Municipio,
departamento.

7.

TRAMITE DE DOCUMENTOS MASIVOS.

7.1. INGRESO A LA CARPETA MASIVA.
Al generar los radicados, se crearn los registros
correspondientes en su Carpeta Masiva. Para visualizar
sus

radicados

masivos,

dirjase

carpetas,

PERSONALES y haga clic sobre la palabra Masiva.

7.2. INGRESO A LOS RADICADOS GENERADOS

Al entrar en la carpeta Masiva, encontrar los radicados generados en color verde.
Al hacer clic en el nmero de radicado abrir todos los documentos de esa
radicacin masiva.

Para modificar la TRD asignada deber ingresar por la fecha de radicado y en

informacin general realizar la respectiva modificacin.