Una de las tareas de automatización más típicas que podemos en un procesador de texto es lo que se
conoce como COMBINACIÓN DE CORRESPONDENCIA (CC).
Se trata de una herramienta que permite generar y/o enviar una misma carta o documento (u otros
formatos, como etiquetas) a un conjunto de personas con el objetivo de personalizarlas incluyendo
en cada una los datos del destinatario.
Veamos un par de ejemplos:
– En un oficina se desea enviar una carta personalizada a los 200 clientes que tienen. En
cada carta aparecerán los datos personalizados de cada cliente. No sería muy buena hacer
las 200 cartas a mano.
– En un instituto, un profesor necesita crear a final de curso un boletín de notas para cada
uno de sus 40 alumnos y enviárselo por correo electrónico.. Cada boletín lleva detalladas
todas las notas de cada asignatura. Tampoco sería muy buena idea realizar este trabajo a
mano.
Y le configuraremos una cuenta de correo electrónico a través de la cual se realizarán los envíos
(ver Imagen1).
En mi caso, he probado con una cuenta de Gmail y funciona perfectamente (no he probado con
otros servidores de correo pero supongo que también funcionará con Yahoo, Hotmail, …).
Para verificar que la configuración está bien, realizaremos el test de comprobación (botón
PROBAR CONFIGURACIÓN...).
Imagen4 .- Ejemplo de fuente de datos realizada con hoja de cálculo (contiene 3 registros de ejemplo)
Por otro lado, ya disponemos de la carta escrita llamada carta.odt (a falta de indicar los campos,
claro).
Pulsamos botón Editar Documento. Nos aparecerá el documento (la carta) para poder hacer
modificaciones sobre él. Aprovecharemos este paso para poder insertar los campos de
correspondencia.
Para insertar los campos en el documento, en primer lugar, situaremos el cursor en el lugar
adecuado del documento, en segundo lugar, seleccionaremos el campo y, a continuación,
pulsaremos el botón Insertar. Haremos este proceso por cada campo.
Como se puede apreciar en la Imagen12 se han especificado los parámetros típicos de un correo
electrónico.
En el parámetro Hasta (se trataría realmente del PARA, es obvio que es una mala traducción del
programa) especificaremos la dirección de correo electrónico de cada uno de nuestros clientes. Esa
información estará en el campo EMAIL de nuestra base de datos.
Es posible especificar que el correo vaya con Copia o, incluso, Copia Oculta pulsando en el botón
Copia a...
Deberemos escribir el Asunto del correo electrónico. En nuestro caso: carta informativa.
Y para finalizar, indicaremos si queremos enviar la carta como Adjunto (en pdf, doc,...) o en
formato HTML o texto plano. En nuestro caso, elegimos adjunto PDF con el nombre carta.pdf.
Ya estamos listos para realizar el envío: podremos decidir si queremos enviar todas las cartas o un
conjunto de ellas.
Una vez damos a ENVIAR DOCUMENTOS, esperaremos unos segundos (según la cantidad de
registros que contenga la base de datos) y todo listo.
¡Ya ya está!
!!Nos habremos ahorrado el trabajo de personalizar una a una y
enviar cientos de cartas a nuestros clientes!!
LICENCIA DE USO