Diseo organizativo: Estructura y Procesos

Captulo 1: La visin sistemtica de la organizacin

1-La Organizacin Como Sistema
En orden cronolgico se enumeran las distintas teoras:
Trist y Bramforth (1951) formularon la lnea terica de los sistemas sociotcnicos. Un sistema de produccin
requiere una organizacin tecnolgica y del trabajo. Los requerimientos tecnolgicos ponen lmites a las posibles
maneras de organizar el trabajo, pero tambin la forma en que este se organiza presenta dimensiones sociales y
psicolgicas independientes de la tecnologa.
Emery y Trist (1960) incorporan el concepto de sistema abierto, el cual suma a lo anterior al ambiente externo.
Argyris (1961) dice que una organizacin es una pluralidad de partes que se mantienen entre s a travs de su
interrelacin, adaptndose al mismo tiempo al medio ambiente externo. (Sistema dinmico)
Katz y Kahn (1981) comentan que la organizacin es un sistema abierto en el que se debe prestar especial atencin
a los input. (Relaciones entre la organizacin y su medio ambiente)
Schoderbek (1984) da la definicin ms importante conocida hasta el momento: Un sistema es un conjunto de
objetos relacionados entre si y con su ambiente de tal modo que forman una suma total o totalidad.
Ackoff (1994) expres que los sistemas organizativos estn orientados teleolgicamente (al logro de objetivos), y
que en las empresas se traducen en indicadores que pretenden medir la creacin de riqueza creada por las mismas.
Se analiza la definicin de Schoderbek:
Conjunto: Coleccin bien definida de elementos dentro de un marco discursivo. Permite determinar que si y
que no pertenece al sistema.
Objetos: Desde un punto de vista esttico, los objetos son las funciones o actividades que se desarrollan
para alcanzar el objetivo. Desde un punto de vista funcional o dinmico, lo vemos as:
Entrada-> Proceso -> Salida
<- Retroali- <mentacin

Interrelacin e Interdependencia: Los elementos no relacionados no forman parte del sistema. Existen
distintos tipos de relaciones:
- Simbiticas: Las partes no pueden funcionar aisladamente. Por ejemplo la relacin
entre produccin y comercializacin.
- Sinrgicas: Asociacin de varios rganos para la produccin de un trabajo. La accin
conjunta de los elementos del sistema genera un resultado total mayor que la suma de
los resultados considerados en forma independiente.
- Superfluas: Destinadas a aportar un elemento de regulacin en el funcionamiento del
sistema. Son las relaciones denominadas 2de control y suponen la existencia de
normas que permiten verificar el cumplimiento del objetivo.
Ambiente (Contexto): Son todas aquellas variables fuera del sistema sobre las que este no tiene control,
focalizndose en las que ms afectan a la organizacin.
Totalidad: El sistema es un conjunto reconstituido, un todo no dividido. Se estudia a ese todo con todas sus
partes interrelacionadas a interdependientes en accin.

Otras variables no comprendidas en el concepto de Schoderbek (complementos):

Teleologa: todo sistema persigue un objetivo final
Recursos: medios que posee el sistema para realizar las actividades que le permiten lograr el objetivo.
Jerarqua: supone la existencia de subsistemas y permite separar y ordenar partes en los sistemas complejos.
Atributos: las caractersticas que se identifican en los elementos del sistema y en sus interrelaciones.

2-Caractersticas de la Organizacin Como Sistema

Perspectiva de sistema cerrado (no se incorporan recursos del ambiente):
- Desconoce influencias ambientales
- No incluye el anlisis de valores y necesidades de la gente (estructura informal)
- No estudia a la empresa como sistema.
- No considera las estructuras formales.
Perspectiva de sistema abierto:
Se tiene en cuenta al contexto como destinatario del producto y como proveedor de insumos. Debern tenerse en
cuenta las siguientes caractersticas:
Importacin de energa (entradas): Insumos del ambiente que pueden ser materiales, energa o informacin,
y que constituyen el motor que suministra el arranque necesario para que el sistema funcione. Schoderbek
identifica 3 tipos:
- En serie: Estandarizadas. Es el resultado de un sistema anterior relacionado con el
sistema focal.
- Aleatorias: Son entradas. Salidas de otro sistema que constituirn para nosotros una
entrada focal. Se da por ejemplo en la seleccin de personal.
- De retroalimentacin: Son salidas del sistema focal que se incorporarn nuevamente
al mismo. Un ejemplo claro son las investigaciones.
Proceso: Es el conjunto de operaciones desarrolladas dentro del sistema para transformar las entradas en
salidas. En algunos casos, como cuesta definir el proceso por si solo, se lo mide comparando entradas y
salidas (denominado caja negra).
Salidas: Resultados de la transformacin de los insumos en productos finales. Schoderbek identifica 3 tipos:
- Consumidas directamente por otro sistema. (Productos)
- Consumidas por el mismo sistema. (Subproductos)
- Residuos volcados al ambiente. (Desechos)
Ciclos de eventos: El funcionamiento de cualquier sistema consiste en ciclos repetitivos de entradaproceso-salida.
Retroalimentacin: Informacin de control que permite verificar si se cumplieron los objetivos y aplicar
accin correctiva.
Entropa negativa: La organizacin importa energa del ambiente para evitar desorganizarse y morir.
Diferenciacin: Los diferentes subsistemas tienen funciones especializadas.
Equifinalidad: Los resultados finales se pueden lograr con diferentes condiciones iniciales y por caminos
distintos. Suma una determinada complejidad a la organizacin.
Regulacin y Homeostasis: Mantener las condiciones internas de la organizacin equilibradas frente al
impacto que produce el contexto.
Todas estas caractersticas y el sistema en si, requieren de las siguientes condiciones:
Complejidad
Artificialidad
Apertura
Intencionalidad

Perspectiva situacional o contingente:

La empresa est influida por el ambiente, pero a la vez influye en este. El enfoque conocido como teora de
contingencias, establece que no existe el diseo ptimo, sino que el mismo ser el que mejor se ajuste a cada
contingencia en particular. A colacin de esto, Mintzberg aclara que en el diseo de una organizacin debe tenerse
en cuenta el ajuste de los parmetros del mismo a los factores situacionales. Cuando esto se hace, la organizacin
selecciona la forma estructural que ms se corresponde con su situacin.

3-Componentes del Diseo Organizativo

El diseo supone capacidad de accin, es decir, la capacidad de alterar un sistema. Disea aqul que concibe actos
destinados a transformar situaciones existentes en otras ms dentro de sus preferencias. (Simon)
Mohrman y Cummingst plantean los siguientes requerimientos del diseo:
Dirigirse a la naturaleza sistemtica del cambio organizacional.
Ser dinmicos y reiterativos.
Facilitar el aprendizaje organizacional.
Tener en cuenta las metas, necesidades e intereses en conflicto.
Permitir ajustes y la modificacin radical.
El diseo permite a la organizacin generar estrategias, estructuras y procesos nuevos y modificarlos cuando sea necesario.
Implica tambin administrar las transiciones de las organizaciones de los estados actuales a los futuros.
Elementos del Diseo:

Estrategia: Gua para el diseo organizacional. Mintzberg, Lampel y Ahlmstrand explican las siguientes acepciones
del trmino estrategia:
- Planeamiento: Gua, direccin. Implica fijacin de objetivos y la manera de alcanzarlos.
- Modelo de conducta o patrn de comportamiento: Permite la coherencia de las acciones a
travs del tiempo.
- Posicionamiento: Estrategia es la definicin del mercado en el que se van a colocar los
productos.
- Perspectiva: Es mirar hacia adentro y hacia arriba de la organizacin. Es la visin de
empresa.
- Trampa: Podemos considerar a la estrategia como una maniobra especfica para eliminar la
competencia.
Rummler y Brache creen que en el desarrollo de la estrategia se debe considerar:
- Productos y servicios
- Clientes y mercados
- Ventajas competitivas

- Prioridades de productos y mercados

Estructura: Como se agrupan las partes para alcanzar el objetivo. La estructura formal se subordina a la estrategia y
explicita la divisin de tareas y las jerarquias.
Estos son los tipos de estructura:
- Formal: Aparece en el organigrama y en el manual de funciones.
- Informal: Se da espontneamente.
- Presunta: Es la que los miembros de la organizacin perciben como real.
- Existente o real: Es la que efectivamente se encuentra a la luz luego de un anlisis sistmico.
Es la suma de las estructuras formal e informal.
- Requerida: La que los individuos necesitan. Es el modelo a alcanzar.
La coexistencia de todas estas formas de estructura causa conflictos que deben solucionarse intentando alcanzar la
estructura requerida.
Procesos: Conjunto de actividades que recibe uno o ms insumos y crea un producto de valor para el cliente (o
salida).
Personas (Gente): Para la empresa es importante colocar a las personas en el lugar adecuado dependiendo de cuales
sean sus cualidades productivas, para as optimizar los recursos humanos. Esto es posible gracias a los procesos de
seleccin y capacitacin llevados adelante por el departamento pertinente. Adems, es correcto dar recompensas
acordes con lo que se considera que cada persona aporta a la misma. El diseo debe procurar un equilibrio entre el
aporte, la retribucin y el nivel de capacidad de los individuos.
Tecnologa: Sistema tcnico que permitir transformar la materia prima en producto terminado, o sea, permite
desarrollar el proceso. La misma condiciona la estructura y el sistema social.

4-Formas de Articular Tareas, Flujo de Informacin y Decisiones

La visin jerrquica:
Tradicionalmente, desde la visin jerrquica, se ha representado a la
organizacin como una pirmide. Esta forma de representacin
divide a la organizacin en niveles segn las caractersticas de las
Pol-tico
decisiones que toma cada uno.
Caractersticas de la naturaleza de las decisiones empresarias:
Sentido de futuro: Cuanto ms lejos en el tiempo una
decisin comprometa a la organizacin, ms estratgica
Administrativo
ser.
Influencia: Cuantas ms funciones o reas se vean
afectadas, ms alto en la pirmide estar la decisin.
Factores cualitativos: Las decisiones que requieren
consideraciones de valor son de orden superior respecto de
Tcnico (Operativo)
aquellas en las que predominan factores cuantitativos.
Recurrencia: Las decisiones recurrentes son operativas. Las
decisiones estratgicas son de excepcin, aunque sean
significativas en cuanto a su impacto sobre la organizacin.
Establecidas las caractersticas, veamos los 3 diferentes tipos de
niveles:
Nivel Poltico: Se encarga de:
- Asegurar que la actividad de la organizacin se desarrolle dentro de los lmites de
aceptacin del ambiente y se mantengan las condiciones de supervivencia y crecimiento.
- Adoptar decisiones estratgicas.
- Definir polticas.
- Desarrollar planes estratgicos.
Nivel Administrativo: Se encarga de:
- Adoptar decisiones sobre distribucin y asignacin de recursos.
- Controlar las operaciones y disear acciones correctivas.
- Comunicar a los otros 2 niveles.

Nivel Tcnico: Responsable de la ejecucin de las actividades de produccin de bienes y prestacin de servicios a
clientes y usuarios.

La visin de Mintzberg:
Con este grfico, identifica funciones que agrupa en cinco partes bsicas que
componen a la organizacin:
Cspide o pice Estratgico: Se encarga de que la organizacin cumpla con la
misin. Se puede relacionar con el nivel poltico. 3 Roles: Interpersonales,
informativos y decisorios.
Lnea Media: Es el nexo entre la cumbre y el ncleo. En general tiene los
mismo roles que el ncleo pero en los diferentes departamentos.
Base o Ncleo Operativo: Se encarga principalmente de transformar las
entradas en salidas y distribuirlas.

Staff de Apoyo: Actividades logsticas que se encuentran fuera del flujo de

operaciones.
Tecnoestructura: Analistas que estudian la adaptacin de la organizacin al
entorno, dando pautas para afianzar la normalizacin. Pueden planificar, disear
estructuras, capacitar a las personas, etc.
Las partes de la organizacin estn unidas mediante distintos flujos:
Autoridad Formal: Representado en el organigrama. Proporciona un fiel reflejo
de la divisin del trabajo, permitindonos ver con una rpida ojeada las
posiciones existentes dentro de la organizacin, cmo se agrupan estas en
unidades y cmo fluye entre ellas la autoridad formal.
Flujos Regulados: Tambin llamado flujo de normalizacin, comprende otros
tres flujos: el de trabajo operativo, el de informacin para las decisiones y el de
control.
Comunicacin Informal: Se refleja en el sociograma. Hace referencia a la actividad realizada por redes de
comunicacin informal: relaciones espontneas y flexibles entre los miembros de la organizacin que no sean dentro
de lo planeado ya cordado.
Constelaciones de Trabajo: Los miembro de la organizacin suelen trabajar en grupos pequeos basados en
relaciones horizontales. Las mismas intentas tomar decisiones para su particular nivel jerrquico oscilando entre lo
formal y lo informal.
Procesos de Decisiones Ad Hoc: Analiza como se vinculan a las decisiones operativas, administrativas y estratgicas
y que papel cumplen los individuos en las diferentes etapas del proceso decisorio.
La visin del proceso:
Rummler y Brache, a partir de la visin
sistemtica, definen a la organizacin de la
siguiente manera:
Es un sistema que transforma (1)
determinados insumos (2) en productos y
servicios (3) que entrega al entorno (4).
Provee valor a los accionistas (5). Existe
retroalimentacin sobre los procesos internos
(6) y del mercado (7). La competencia (8)
tambin provee sus productos al mercado. El
negocio se encuentra en un determinado
escenario social, econmico y poltico (9).
Mirando hacia adentro de la organizacin,
observamos funciones, o subsistemas (10),
que existen para convertir los insumos en
productos terminados. Finalmente, el
gerenciamiento acta como mecanismo de
control (11) que interpreta y reacciona a
partir de la retroalimentacin.

Esta visin supone que las organizaciones son sistemas adaptativos, y deben hacerlo con gran velocidad. La gerencia es quien
debe asegurar una visin de la organizacin como la mencionada y una actitud preactiva que permita a las organizaciones
sobrevivir.
Esta visin es ms dinmica que la jerrquica.

5-Dinmica de la Estructura y los Procesos

El sistema organizacional puede ser analizado desde el punto de vista estructural, por un lado, y de los procesos, por el otro.
Son dos pticas diferentes para una misma realidad. Bsicamente, la estructura se basa en:
Divisin del trabajo.
Mecanismos de coordinacin.
Nivel de autoridad.
Subordinacin.
Asignacin de responsabilidades.
Se analiza a la organizacin en tres niveles:
Nivel Funcional:
Enfatiza las relaciones dentro de las organizaciones. Puede asimilarse al esqueleto. Qu tareas se realizan en la organizacin
y quin las realiza? Ayuda a entender en que parte de la organizacin est localizada la gente. Se ve en el organigrama.
Nivel de los Procesos:
Una radiografa de la organizacin nos permitir ver el esqueleto y los msculos (dos procesos que atraviesan las funciones).
Debe asegurarse de que los procesos satisfagan las necesidades de los clientes internos y externos, estando al servicio de los
fines organizacionales. Es el conjunto de pasos a realizar para alcanzar los objetivos organizacionales. Le da movilidad a la
organizacin transformando entradas en salidas. Se aprecia en el flujograma.
Nivel del Puesto:
Se analiza cada cargo, los mecanismos de reclutamiento, responsabilidades de cada cargo, recompensas, entrenamiento y
motivacin.