726criterios de Organización y Conservación de Archivos PDF

CRITERIOS ESPECFICOS PARA LA
ORGANIZACIN Y CONSERVACIN
DE EXPEDIENTES Y ARCHIVOS DE
LA COMISIN NACIONAL FORESTAL
Criterios Especficos
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NDICE
1. Definiciones y acrnimos.
2. Introduccin.
3. Fundamento legal.
4. mbito de aplicacin.
5. Objetivos.
6. Aspectos generales para la administracin integral de documentos,
expedientes y archivos.
7. Manejo de Documentacin e Informacin (Pblica, Reservada o
Confidencial).
7.1 Acciones a realizar en caso de detectar un dao, prdida o robo
de documentos, dentro de los Archivos de Trmite de las Unidades
Administrativas, Archivo de Concentracin o Archivo Histrico.
8. Diagrama del ciclo vital de un documento.
9. Organizacin y funciones para la administracin integral de documentos, expedientes y archivos.
9.1 Coordinacin de Archivos.
9.1.1 Cuadro General de Clasificacin Archivstica.
9.1.2 Catlogo de Disposicin Documental.
9.1.3 Inventario General.
9.1.4 Gua Simple.
9.2 Archivos de trmite.
9.2.1 Organizacin y control del expediente de archivo.
9.2.2 Acciones bsicas de organizacin documental en los Archivos de Trmite de la Conafor.
9.3 Archivo de Concentracin.
9.4 Gerencias Estatales.
9.4.1 Clave del expediente en los Estados.
9.4.2 Tabla de abreviaciones de las Entidades Federativas de la
Repblica Mexicana (Norma ISO 3166-2: MX).
10. Anexos.
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1. Definiciones y acrnimos
Para efectos del presente documento, se entender por:
Administracin de documentos: conjunto de principios, procedimientos y mtodos
archivsticos que se interesan no solamente por la conservacin, uso y localizacin
de la documentacin administrativa, sino que atienden a la produccin, circulacin y
seleccin de los propios documentos, entendida as como una poltica integral.
AGN: Archivo General de la Nacin.
Archivo de Concentracin: unidad responsable de la administracin de documentos,
cuya consulta es espordica por parte de las unidades administrativas de la Conafor
y que permanecen en l hasta su destino final.
Archivo de Trmite: unidad responsable de la administracin de documentos de uso
cotidiano y necesario para el ejercicio de las atribuciones de una unidad administrativa.
Archivo Histrico: unidad responsable de organizar, conservar, administrar, describir
y divulgar la memoria documental institucional.
Baja documental: eliminacin de aquella documentacin que haya prescrito en
sus valores administrativos, legales, fiscales o contables y que no contenga valores
histricos.
Carpeta: contenedor formado por dos tapas de papel o material flexible que sirve
para integrar documentos de archivo. Se le conoce como flder.
Catlogo de Disposicin Documental: registro general y sistemtico que establece
valores documentales, plazos de conservacin, vigencia documental, clasificacin de
reserva o confidencialidad y destino final.
Ciclo vital de los documentos: etapas en las que se divide al documento de archivo
conforme a su uso, valor y ubicacin.
Etapa activa (uso constante por el rea generadora, valores primarios, Archivo de
Trmite); etapa semiactiva (uso espordico por el rea generadora, con valores
primarios, Archivo de Concentracin); etapa histrica (valores permanentes, uso
pblico, Archivo Histrico).
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Clasificacin archivstica: proceso de identificacin y agrupacin de expedientes

homogneos, con base en la estructura funcional de la Conafor. (Cuadro General de
Clasificacin Archivstica).
Clave: nmero consecutivo que dentro de la serie documental identifica a cada uno
de los expedientes.
Cdigo de clasificacin archivstica: anotacin convencional para identificar la
pertenencia de los documentos y expedientes a una determinada serie (funcin o
conjunto de actividades) de acuerdo al Cuadro General de Clasificacin Archivstica.
Conafor: Comisin Nacional Forestal.
CONALITEG: Comisin Nacional de Libros de Texto Gratuitos.
Conservacin precaucional: disposicin que fija el tiempo que deben guardarse los
documentos en el archivo de concentracin.
Consulta: revisin de los documentos de archivo por parte de los usuarios conforme
a normas y/o polticas establecidas para ello. Funcin bsica de los archivos que consiste en poner los documentos que conserva a disposicin de sus usuarios, conforme a
las normas establecidas.
Coordinador de archivos: El responsable de la Coordinacin de Archivos ser el
Gerente de Recursos Materiales y Obras de la Conafor y ser designado va oficio por
el titular de la misma.
Cuadro General de Clasificacin Archivstica: instrumento tcnico que refleja la
estructura de un archivo con base en las atribuciones y funciones de cada dependencia o entidad.
Destino final: seleccin en los Archivos de Trmite o Concentracin de aquellos expedientes cuyo plazo de conservacin o uso ha prescrito, con el fin de proceder a su baja
definitiva o transferirlos al Archivo Histrico.
Disposicin: producto final de la valoracin y vigencia de los documentos: transferencia primaria o secundaria, conservacin precaucional o permanente o baja documental.
Documentacin activa: aquella necesaria para el ejercicio de las atribuciones de
las Unidades Administrativas y de uso frecuente, que se conserva en el Archivo de
Trmite.
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Documentacin histrica: aquella que contiene evidencia y testimonios de las acciones de la Dependencia o Entidad, por lo que debe conservarse permanentemente.
Documentacin semiactiva: aquella de uso espordico que debe conservarse por
razones administrativas, legales, fiscales o contables en el Archivo de Concentracin.
Documento: los reportes, estudios, actas, resoluciones, oficios, correspondencia,
acuerdos, directivas, directrices, circulares, contratos, convenios, instructivos, notas,
memorandos, estadsticas o bien, cualquier otro registro que documente el ejercicio
de las facultades o la actividad de los sujetos obligados y sus servidores pblicos, sin
importar su fuente o fecha de elaboracin. Los documentos podrn estar en cualquier
medio, sea escrito, impreso, sonoro, visual, electrnico, informtico, hologrfico,
ptico o por cualquier otra tecnologa.
Documento de archivo: aquel que registra un hecho, acto administrativo, jurdico,
fiscal o contable, creado, recibido, manejado y usado en el ejercicio de las facultades y
actividades de las Dependencias y Entidades.
Documento electrnico: informacin que puede constituir un documento de archivo
cuyo tratamiento es automatizado y requiere de una herramienta especfica para
leerse o recuperarse.
DOF: Diario Oficial de la Federacin.
Expediente: unidad documental formada por un conjunto de documentos generados
y/o recibidos por una oficina o persona fsica o moral con el fin de iniciar, desarrollar
y concluir un trmite. Un expediente puede conformarse por tomos o legajos, de ser
necesario.
Expurgo: consiste en el retiro de los documentos repetidos o intiles dentro de un
expediente determinado, durante su formacin, previo a su transferencia al archivo
de concentracin. Esta accin debe realizarse con la conciencia de su delicadeza y
trascendencia, sujetndose a las normas y principios vigentes de la Entidad en materia
de disposicin documental.
Folio: unidad documental numerada que forma parte de un documento de archivo o
expediente.
Fondo: conjunto de documentos producidos orgnicamente por una dependencia o
entidad con cuyo nombre se identifica.
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Funcin: conjunto de actividades homogneas relacionadas entre s, que delimitan

cada una de las etapas del proceso administrativo o de las administraciones pblicas o
privadas.
IFAI: Instituto Federal de Acceso a la Informacin Pblica.
Inventarios documentales: instrumentos de consulta que describen las series y expedientes de un archivo y que permiten su localizacin (inventario general), transferencia (inventario de transferencia) o baja documental (inventario de baja documental).
LFRASP: Ley Federal de Responsabilidades Administrativas de los Servidores Pblicos.
LFTAIPG: Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Informacin Pblica Gubernamental.
Lineamientos: Lineamientos Generales para la Organizacin y Conservacin de los
archivos de las Dependencias y Entidades de la Administracin Pblica Federal.
Lomo: parte del expediente opuesta al corte de las hojas o documentos, en la cual se
pone el rtulo con los elementos mnimo para describir su contenido.
Manual: Manual Administrativo de Aplicacin General en las materias de Transparencia y de Archivos, emitido por la Secretara de la Funcin Pblica (DOF 11-07-2011).
Muestreo: seleccin deliberada de determinados expedientes, volmenes o cualquier
otro formato de una serie documental, como ejemplo representativo de la misma, y
con fines de conservacin permanente.
Muestreo aleatorio: tipo de muestreo que se aplica a la serie documental, cuando
sta tiene un valor informativo homogneo. Consiste en tomar una muestra al azar,
sin tener ningn criterio de seleccin establecido.
Muestreo cualitativo o selectivo: muestreo que se lleva a cabo con arreglo a una
base o pauta previamente determinada. Del conjunto de documentos que se tengan,
se seleccionan los que se consideran ms importantes o significativos de una serie
documental.
Muestreo de espcimen o ejemplar: muestreo que consiste en seleccionar uno
o ms expedientes de una serie documental, con el objeto de dejar muestras de la
prctica administrativa de una fecha dada. Por regla general, se lleva a cabo cuando la
serie documental, tiene escaso valor informativo y el ejemplar o ejemplares seleccio- 6 -
nados tienen una utilidad cientfica muy limitada, ya que slo puede utilizarse como
indicador y no para realizar un estudio comparado o estadstico.
Muestreo sistemtico: es el tipo de muestreo que se aplica con base en una pauta o
base previamente determinada y cuando se tiene que seleccionar series documentales
cuyo contenido informativo es muy similar y de poca trascendencia. La pauta de seleccin puede ser la de conservar un elemento por unidad numrica, o bien, todos los
documentos de un mes, un ao, o de cualquier otra unidad cronolgica o numrica.
Pgina oficial: www.conafor.gob.mx
Periodo de gestin: fechas extremas que indican el ao en que se abre y cierra un
expediente (tiempo que dura su gestin o trmite), sin importar las fechas de los
documentos que contiene. Es independiente de la vigencia documental.
Plazo de conservacin: periodo de guarda de la documentacin en los Archivos de
Trmite, de Concentracin e Histrico. Consiste en la combinacin de la vigencia
documental, el trmino precautorio, el periodo de reserva, en su caso, y los periodos
adicionales establecidos en los Lineamientos.
Portada: frente del expediente donde se establecern los elementos mnimos para
describir su contenido.
Seccin: cada una de las divisiones del fondo, tomando como base las diversas Unidades Administrativas.
Serie documental: divisin de una seccin que corresponde al conjunto de documentos producidos siendo estos sobre sus funciones. Grupo de expedientes que encuentran interrelacionados por una funcin o actividad, o que tienen cierta relacin al
crearse, recibirse o utilizarse. Actividad o trmite de una Dependencia o Entidad.
Tomo: el conjunto de documentos que forman un expediente el cual puede tener
apartados (separaciones, divisiones), o estar contenido en ms de una carpeta de
acuerdo a las necesidades especficas del trmite (legajo).
Trmite: forma y actuacin concreta del procedimiento administrativo.
Transferencia: traslado controlado y sistemtico de expedientes de consulta espordica de un Archivo de Trmite al Archivo de Concentracin (transferencia primaria) y de expedientes que deben conservarse de manera permanente, del Archivo
de Concentracin al Archivo Histrico (transferencia secundaria).
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Ubicacin topogrfica: conjunto de datos relacionados para ubicar el expediente en

un lugar fsico.
Unidad documental: elemento indivisible que puede estar constituido por un solo
documento o por varios y que forman un documento de archivo o expediente como
unidad documental mnima.
Unidades Administrativas: todas las Unidades Administrativas de la Conafor,
sealadas en el Estatuto Orgnico, as como las Gerencias Centrales y Gerencias
Estatales.
Valor administrativo: condicin de los documentos producidos o recibidos por una
institucin para realizar funciones o actividades comunes a esa institucin.
Valor contable: el que tienen los documentos que pueden servir de explicacin o
justificacin de operacin destinadas al control presupuestario y como prueba del
cumplimiento de obligaciones tributarias.
Valor evidencial: es el valor que tienen los documentos para servir como prueba
ante la Ley y/o as certificar derechos y obligaciones de la Administracin Pblica o
de los ciudadanos.
Valor histrico: es el que posee un documento como fuente primaria para la historia.
Valor informativo: es la utilidad permanente que los documentos tendrn, por aportar datos nicos y sustanciales para la investigacin del estudio en cualquier campo
del saber, como expedientes de funcionarios, organigramas, correspondencia, etctera.
Valor legal: es el plazo durante el cual los documentos se conservan en la institucin
para su posible uso y as certificar derechos y obligaciones de la Administracin
Pblica Federal o de los ciudadanos.
Valor primario: aquel que tiene el documento a partir de su creacin o recepcin,
puede ser legal, jurdico, administrativo y contable.
Valor secundario: es aquel que adquiere el documento una vez que pierde sus valores
primarios y tiene utilidad histrica y social, puede ser informativo, evidencial o testimonial.
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Valor testimonial: es la utilidad permanente que los documentos tendrn por reflejar
la evolucin del organismo administrativo que los cre, como directrices, polticas,
programas, proyectos.
Valoracin: actividad que consiste en el anlisis e identificacin de los valores documentales para establecer criterios de disposicin y acciones de transferencia.
Valores documentales: condicin de los documentos que les confiere caractersticas
administrativas, legales, fiscales o contables en los archivos de trmite o concentracin (valores primarios); o bien, evidenciales, testimoniales e informativas en los
archivos histricos (valores secundarios).
Vigencia documental: periodo durante el cual un documento de archivo mantiene
sus valores administrativos, legales, fiscales o contables, de conformidad con las disposiciones jurdicas vigentes y aplicables.
2. Introduccin
El presente documento describe los criterios especficos y funciones relacionadas con
la organizacin de archivos y conservacin de los documentos y expedientes que se
generen, obtengan, adquieran, conserven o transformen en la Conafor; as como las
obligaciones, responsabilidades, sanciones y delitos en el manejo de documentos e
informacin.
El AGN y el IFAI, expidieron los Lineamientos Generales para la Organizacin y
Conservacin de los Archivos de las Dependencias y Entidades de la Administracin
Pblica Federal, publicados en el Diario Oficial de la Federacin el 20 de febrero de
2004, los cuales tienen por objeto asegurar al interior de las dependencias y entidades de la Administracin Pblica Federal, la integridad y conservacin de los
expedientes y documentos, facilitar y controlar su uso y destino final; permitiendo a
su vez, la conformacin de la historia institucional correspondiente.
3. Fundamento legal
La LFTAIPG tiene por objeto proveer lo necesario para garantizar el acceso de toda
persona, a la informacin en posesin de los Poderes de la Unin, los rganos constitucionales autnomos o con autonoma legal y cualquier otra entidad federal.
Por lo tanto, resulta indispensable que los documentos y expedientes en poder de la
Conafor, se organicen y conserven bajo criterios uniformes, que permitan su localCriterios Especficos
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izacin expedita, disponibilidad e integridad. Uno de los objetivos de la LFTAIPG consiste en mejorar el manejo documental, as como la organizacin y clasificacin de los
archivos; motivo por el cual corresponde al AGN, en coordinacin con el IFAI, expedir
lineamientos para la catalogacin, conservacin de documentos y la organizacin de
archivos de las dependencias y entidades de la Administracin Pblica Federal, segn
se desprende de los artculos 4 fraccin V y 32 del ordenamiento legal referido.
La LFTAIPG en su artculo 29 fraccin V y VI y el artculo 43 de su Reglamento disponen que el Comit de Informacin, en conjunto con la Coordinacin de Archivos de
cada dependencia o entidad; elaborar criterios para la conservacin de documentos
y la organizacin de archivos, tomando en consideracin los lineamientos expedidos
por el IFAI y el AGN; as como lo sealado en el numeral 18 del Manual.
Asimismo, de conformidad a lo establecido en el artculo 8 fraccin V de la LFRASP,
establece que es responsabilidad de todo servidor pblico, custodiar y cuidar la documentacin e informacin que por razn de su empleo, cargo o comisin, tenga bajo
su responsabilidad; e impedir o evitar su uso, sustraccin, destruccin, ocultamiento o
inutilizacin indebidos.
4. mbito de aplicacin
Los criterios y funciones previstas en el presente documento relativo a la organizacin y conservacin de los archivos y documentacin institucional, sern aplicables a todas las Unidades Administrativas de la Conafor.
5. Objetivos
GENERAL.
Establecer criterios y procedimientos especficos para la recepcin, registro, seguimiento, organizacin, clasificacin, localizacin, uso, transferencia, resguardo,
conservacin, seleccin y destino final de los documentos y expedientes que generen,
obtengan, adquieran, conserven o transformen en las Unidades Administrativas de la
Conafor.
ESPECFICOS.
I. Establecer procesos para planear, dirigir, administrar y controlar la organizacin, conservacin, localizacin, uso, seleccin y destino final de los documentos de archivo.
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II. Determinar las actividades esenciales de los responsables de la Coordinacin

de Archivos, Archivos de Trmite, Concentracin e Histrico respectivamente;
en lo relativo a la administracin y conservacin de documentos.
III. Regularizar el manejo y control de los Archivos de Trmite, Concentracin e
Histrico en su caso; con el fin de mantener organizada la documentacin
relativa a las actividades de la Entidad.
IV. Implementar un sistema para el control documental y de archivos.
6. Aspectos generales para la administracin integral

de documentos, expedientes y archivos
I. Ser responsabilidad del titular de cada Unidad Administrativa; clasificar la
informacin que genere, obtenga, adquiera, conserve o transforme, de acuerdo
a las disposiciones emitidas en la LFTAIPG, su Reglamento y los Lineamientos
expedidos por el IFAI.
II. Los instrumentos bsicos de descripcin, consulta y control para la organizacin, conservacin y localizacin expedita de los archivos administrativos
sern el Cuadro General de Clasificacin Archivstica, el Catlogo de Disposicin Documental, el Inventario General y la Gua Simple.
III. Los enlaces de archivo de trmite de cada Unidad Administrativa; sern los
responsables de dar aviso al Coordinador del Archivo, sobre las modificaciones
o cualquier cambio posterior que se realicen al Cuadro General de Clasificacin
Archivstica, as como al Catlogo de Disposicin Documental, mediante oficio
sustentado y firmado por el titular de la Unidad Administrativa, -Anexo 1-.
IV. En caso que las Unidades Administrativas cuenten con documentos electrnicos, su gestin, clasificacin y organizacin, deber estar de acuerdo a los
Instrumentos de consulta y control archivstica; y su almacenamiento y acceso
electrnico, deber ser verificado por la Gerencia de Informtica.
V. Las Unidades Administrativas, a travs de los responsables de los Archivos de
Trmite, debern de contar con un inventario general por expediente, generados a partir del 12 de junio del 2003, mismo que deber ser actualizado
anualmente y contener como mnimo los datos siguientes: serie documental,
nmero de expediente, cdigo clasificador, nombre o ttulo, fecha de apertura
y de cierre del expediente.
VI. Los titulares de las Unidades Administrativas, a travs de sus responsables de
Archivos de Trmite, debern proveer lo necesario en sus respectivas unidades
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para que se d amplia difusin de este documento y se cumpla con los presentes criterios.
VII. Cuando las instancias fiscalizadoras requieran informacin que se encuentra
resguardada dentro del Archivo de Concentracin, la solicitud la tendrn que
hacer directamente con la Unidad Administrativa generadora, segn sea el
caso; y sta a su vez, al Archivo de Concentracin.
VIII. Cada Unidad Administrativa de la Conafor, tendr un registro actualizado de
servidores pblicos y firmas autorizadas, los cuales estarn habilitados para
el acceso a los expedientes clasificados como reservados y/o confidenciales
propios de la Unidad Administrativa generadora.
IX. Los archivos de trmite y concentracin de la Conafor, debern estar organizados y clasificados conforme al Cuadro General de Clasificacin Archivstica;
asimismo, las Unidades Administrativas por conducto del servidor pblico
designado como responsable de archivo de trmite, debern vigilar permanentemente el cumplimiento de las vigencias y transferencias establecidas en
el Catlogo de Disposicin Documental de la Conafor, as como resguardar el
carcter de confidencialidad y reserva que determinen los titulares de dichas
Unidades Administrativas.
7. Manejo de documentacin e informacin

(pblica, reservada o confidencial)
Todos los servidores pblicos adscritos a la Comisin Nacional Forestal que usan,
manejan, generan o administran documentacin e informacin oficial al ejercer su
empleo, cargo o comisin, debern cumplir en tiempo y forma con lo establecido en
los ordenamientos jurdicos en la materia, as como en los documentos que en el interior se emitan por parte de la Entidad. Asimismo debern observar en todo momento
los criterios especficos relacionados con la organizacin de archivos y conservacin
de documentos y expedientes que se generen, as como sus obligaciones, responsabilidades, polticas, sanciones y delitos, en el manejo de documentos e informacin, y
su actuar en caso de detectar mal uso, dao, usurpacin o prdida de informacin al
ejercer su empleo.
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Obligaciones
Todos los servidores pblicos tendrn la obligacin de:
Custodiar y cuidar la documentacin e informacin que por razn de su empleo,
cargo o comisin, tenga bajo su responsabilidad e impedir o evitar su uso, sustraccin,
destruccin, ocultamiento o inutilizacin indebidos. En caso de incumplimiento se
proceder conforme a lo sealado en la LFRASP.
Responsabilidades
Sern causas de responsabilidad administrativa de los servidores pblicos, de acuerdo
a lo sealado en la LFTAIPG los siguientes:
Usar, sustraer, destruir, ocultar, inutilizar, divulgar o alterar, total o parcialmente y de
manera indebida informacin que se encuentre bajo su custodia, a la cual tengan acceso o conocimiento con motivo de su empleo, cargo o comisin.
Clasificar como reservada, con dolo, informacin que no cumple con las caractersticas sealadas en esta Ley. La sancin slo proceder cuando exista una resolucin
previa respecto del criterio de clasificacin de ese tipo de informacin del Comit de
Informacin, el IFAI, o las instancias equivalentes.
Entregar informacin considerada como reservada o confidencial.
Delitos
Existen varios supuestos que se tipifican como conductas delictivas constitutivas de
uno o ms delitos federales, relacionados con el uso de informacin y de los documentos pblicos, entre los que se encuentran:
El ejercicio indebido del servicio pblico.
Robo de documentos pblicos.
Dao a propiedad ajena.
Por lo que es importante que aquellos servidores pblicos que hacen uso o administran archivos, conozcan estos delitos tipificados en el Cdigo Penal Federal, ya que
stos pueden cometerse an sin tener conocimiento de ellos o no exista intencin de
hacerlo.
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A continuacin se sealan de manera enunciativa ms no limitativa.

Ejercicio indebido del servicio pblico
Comete el delito de ejercicio indebido de servicio pblico, el servidor pblico que: Por
s o por interpsita persona; sustraiga, destruya, oculte, utilice, o inutilice ilcitamente
informacin o documentacin que se encuentre bajo su custodia o a la cual tenga
acceso, o de la que tenga conocimiento en virtud de su empleo, cargo o comisin. De
acuerdo a lo sealado en el Cdigo Penal Federal.
Robo de documentos pblicos:
Comete el delito de robo de documentos pblicos: el que se apodera de expedientes o
documentos de protocolo, oficina o archivos pblicos, de documentos que contengan
obligacin, liberacin o transmisin de deberes que obren en expediente judicial, con
afectacin de alguna funcin pblica sin derecho y sin consentimiento de la persona
que puede disponer de ella con arreglo a la Ley. De acuerdo a lo sealado en el Cdigo
Penal Federal.
Dao a propiedad ajena
Comete el delito de dao a propiedad ajena: quien cause incendio, inundacin o explosin con dao o peligro de archivos pblicos o notariales, de acuerdo a lo sealado
en el Cdigo Penal Federal.
Es importante mencionar que los titulares de cada Unidad Administrativa sern los
responsables de todos los documentos y expedientes que se generen, obtengan,
adquieran, conserven o transformen en su Unidad Administrativa.
Sanciones
Ser causa de sancin administrativa, los servidores pblicos que incurran en responsabilidad por incumplimiento de las obligaciones en manejo de informacin, segn se
establece en la LFRASP.
Las sanciones por faltas Administrativas se mencionan de manera enunciativa ms no
limitativa y sern:
I. Amonestacin privada o pblica;
II. Suspensin del empleo, cargo o comisin por un perodo no menor de tres das
ni mayor a un ao;
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III. Destitucin del puesto;

IV. Sancin econmica, e
V. Inhabilitacin temporal para desempear empleos, cargos o comisiones en el
servicio pblico.
7.1 Acciones a realizar en caso de detectar un dao, prdida o robo de

documentos, dentro de los Archivos de Trmite de las Unidades Administrativas, Archivo de Concentracin o Archivo Histrico.
I. El servidor pblico que detecte en el uso de sus funciones dao, prdida o robo
de la informacin en el uso, consulta o prstamo de la informacin, deber
notificarlo a su jefe inmediato.
II. Levantar el acta de hechos anexo 2- debidamente firmada por el resguardante
de los documentos y por dos testigos de asistencia. Es importante sealar
que el acta deber citar circunstancias de modo, tiempo y lugar; ser claros al
manifestar el perjuicio que causa al organismo, o bien manifestar el mal uso
que pueden hacer de los documentos; debiendo adems ser muy especficos al
describir la documentacin que fue robada, daada (accidentes y/o desastres
naturales), perdida o que fue motivo de uso indebido. En caso de que la documentacin se encuentre en malas condiciones con riesgo de contaminacin, se
debe incluir la firma del representante del rea de proteccin civil.
III. En su caso, emitir Acta de Levantamiento de Hechos emitida por el Ministerio
Pblico.
IV. Tomar fotografas que manifiesten el estado fsico de la documentacin; pegarlas en hojas blancas, colocarles el sello institucional y rbricas originales de los
funcionarios responsables.
V. Elaborar oficio dirigido al titular de la Unidad de Asuntos Jurdicos y titular del
rgano Interno de Control de la Conafor, en donde se les haga de conocimiento para su actuacin y resuelvan conforme a derecho.
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8. Diagrama del ciclo vital de un documento.

Ciclo Vital de los Documentos
Fase Activa
Archivos de
Trmite
Fase Semiactiva
Transparencia
Primaria
Archivos de
Trmite
Archivos de
Trmite
Transparencia
Secundaria
Archivo de
Concentracin
Expurgo
Valores
Primarios
(Vigencia documental)
[Admvo, legal, contable]
Fase Inactiva
Archivo
histrico
Muestreo
Valores
Secundarios
[testimonial, evidencial
informativo]
Eliminacin
(Baja documental)
El diagrama anterior refleja el ciclo de vida de un documento, el cual atraviesa por

tres fases o etapas determinadas por los valores y usos que tiene durante la misma. A
cada etapa le corresponde un tratamiento especializado y se conserva en un archivo
especfico.
9. Organizacin y funciones para la administracin

integral de documentos, expedientes y archivos
9.1 Coordinacin de Archivos
El responsable de la Coordinacin de Archivos en el ejercicio de sus funciones, y en
relacin con los siguientes rubros, desarrollar las siguientes actividades:
9.1.1 Cuadro General de Clasificacin Archivstica.
Para la elaboracin del Cuadro General de Clasificacin Archivstica, el responsable
de la Coordinacin de Archivos, tomar en cuenta lo siguiente:
A) En conjunto con los titulares de las Unidades Administrativas o enlaces de
archivo de trmite, identificar cada una de las secciones y series documentales, tomando en cuenta las funciones sustantivas y comunes de cada
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unidad, las cuales se identificarn con una letra C para las comunes y una
letra S para las sustantivas.
B) El sistema de clasificacin ser por funcin y actividad, atendiendo a las
atribuciones de los servidores pblicos, y el sistema de codificacin utilizado ser alfanumrico basado en el sistema decimal.
C) Validar el Cuadro General de Clasificacin Archivstica, de acuerdo con la
informacin recibida por parte de las Unidades Administrativas.
9.1.2 Catlogo de Disposicin Documental.
Para la elaboracin del Catlogo de Disposicin Documental, el responsable de la
Coordinacin de Archivos llevar a cabo las siguientes actividades:
A) Solicitar a los titulares de las Unidades Administrativas, y/o enlaces de
archivo de trmite, desarrollen el Catlogo de Disposicin Documental con
base en el Cuadro General de Clasificacin Archivstica; estableciendo en
cada serie los valores documentales, el plazo de conservacin dentro del
Archivo Trmite y Concentracin, la clasificacin de reserva o confidencialidad y su destino final; asimismo darle el visto bueno.
Nota: Las Unidades Administrativas establecern la vigencia documental
de las series bajo su resguardo, conforme a normatividad vigente y/o uso.
B) Solicitar a los titulares de las Unidades Administrativas, durante el mes de
enero de cada ao, la revisin y actualizacin de los Catlogos de Disposicin Documental.
Esta actualizacin se deber remitir al AGN para su validacin y registro a ms
tardar el ltimo da del mes de febrero de cada ao.
9.1.3 Inventario General.
El responsable de la Coordinacin de Archivos, solicitar a los titulares de las Unidades Administrativas la elaboracin de su inventario general por expediente, tomando en cuenta las disposiciones contenidas en los Lineamientos, en el Manual y
lo que establezca la Coordinacin antes mencionada.
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Los responsables del cumplimiento de la elaboracin del Inventario General, son

los titulares de cada Unidad Administrativa.
9.1.4 Gua Simple.
El responsable de la Coordinacin de Archivos, solicitar a los responsables de
Archivo de Trmite, Concentracin e Histrico, en su caso; la elaboracin de una
gua simple de sus archivos con base en el Cuadro General de Clasificacin Archivstica, que deber contener la descripcin bsica de sus series documentales,
el contenido de los documentos en cualquiera de sus etapas (trmite, concentracin e histrico), as como el nombre, cargo, direccin, telfono, y correo
electrnico de los responsables.
La actualizacin de la gua simple ser anual.
Los responsables del cumplimiento de la elaboracin de la Gua Simple, son los
titulares de cada Unidad Administrativa.
9.2 Archivos de trmite

Los titulares de las Unidades Administrativas, sern los responsables de los documentos y expedientes que se generen, obtengan, adquieran, conserven o transformen al interior de las mismas.
Los responsables del archivo de trmite, sern designados por el titular de cada
Unidad Administrativa; el cual debe informar al Coordinador de Archivos va oficio
el nombre, cargo, telfono, correo electrnico y ubicacin, as como cualquier
sustitucin posterior del mismo; en un periodo no mayor a 30 das naturales, contados a partir del cambio de responsable de Archivo de Trmite.
Los responsables de archivo de trmite llevarn a cabo las siguientes funciones:
I. Colaborar y orientar al personal de las Unidades Administrativas, en la incorporacin de la portada o guarda exterior anexo 3 - de cada expediente
(Figura 1) con los datos siguientes:
- 18 -
Clasificacin Archivstica
(De acuerdo a lo sealado en los Lineamientos Generales para la organizacin y conservacin de archivos
de las dependencias y entidades de la Administracin Pblica Federal)
Concepto
Unidad Administrativa
Fondo
Seccin
Serie
Subserie
Num. de tomo
Num. de fojas
Fecha de apertura
Fecha de cierre
Descripcin del expediente
Valor documental
Vigencia documental
Instruccin
Indicar el nombre de la Unidad a la que pertenece el expediente
(de acuerdo al Estatuto Orgnico de la Conafor).
Indicar el nombre de la Entidad generadora (Conafor)
Indicar la clave y nombre de la seccin a la que se clasifico el
expediente, de acuerdo al Cuadro General de Clasificacin
Archivstica de la Conafor.
Indicar la clave y nombre de la serie a la que se clasifico el
Indicar la clave y nombre de la subserie a la que se clasifico el
Archivstica de la Conafor. En caso de no tener subserie se deja en
blanco.
Si es el caso, se anotar si el expediente est conformado por un
tomo o ms. (Ejemplo: 1/2, 2/2). Si solo es un tomo se colocar
1/1
Es el nmero total de fojas contenidas en el expediente.
Indicar ao en el que se inicia o abre el expediente (periodo de
gestin).
Indicar ao en el que se cierra o termina el asunto del expediente
(periodo de gestin).
Se escribir el asunto o tema del expediente, considerando personas
morales, fsicas, lugares (ubicaciones), fechas, asuntos o materia.
Conforme al Catlogo de Disposicin Documental de la Conafor,
sealar con una X el o los valores documentales del expediente con
respecto a la SERIE. (Administrativo, Legal y/o Contable)
Conforme al Catlogo de Disposicin Documental de la Conafor, se
anotar el nmero de aos que se conservar en archivo de trmite
y en archivo de concentracin.
Clasificacin de la informacin
(De acuerdo a lo sealado en los Lineamientos Generales para la clasificacin y desclasificacin de la
informacin de las dependencias y entidades de la Administracin Pblica Federal)
Concepto
Pblico
Reservado
Tiempo de reserva
Confidencial
Fecha de clasificacin
Instruccin
Sealar, en su caso con una X, si la informacin del expediente es
pblica, de lo contrario dejar en blanco.
reservada, de ser as se indican los aos de reserva; de lo contrario
sealar NO APLICA.
Sealar, en su caso, los aos de reserva de la documentacin que se
encuentran en el expediente.
Sealar, en su caso con una X, si el expediente es o contiene
informacin confidencial, de lo contrario dejar en blanco.
Indicar en su caso la fecha en la que se clasific el expediente, de lo
contrario dejar en blanco.
- 19 -
Fecha de desclasificacin
Ampliacin del periodo
de reserva
Partes clasificadas
Fundamento legal
Nombre del titular de la
unidad administrativa
(que clasifica)
(que desclasifica)
Indicar la fecha en que la documentacin fue desclasificada, de lo

Si se venci el periodo de reserva autorizado y existe solicitud de
ampliacin y fue aprobado por el Comit de Informacin de la
Conafor, indicar cuantos aos mas se ampli el periodo de reserva.
Sealar cules son las partes reservadas del expediente. En caso de
que no aplique, dejar en blanco.
Indicar el fundamento legal por el cual se clasifica el expediente, de
acuerdo a lo sealado en la LFTAIPG. En caso de que no aplique,
dejar en blanco.
Sealar el nombre del titular del rea que solicito la clasificacin de
informacin.
Sealar el nombre del titular del rea que desclasifico la informacin.
En la ceja o lomo del expediente, deber sealarse como mnimo la nomenclatura asignada a los incisos III, IV y V, as como la CLAVE DEL EXPEDIENTE. Ver
numeral 5 de Archivos de trmite (Figura 2).
Al nombrar un expediente se contemplar que:
Cada expediente de archivo cuente con un ttulo nico;
El ttulo deber reflejar su contenido;
No se asignen nombres por afinidad al rea donde se generan, ya que no
necesariamente son reflejo del contenido del expediente;
El ttulo sea similar en estructura y nombre a expedientes de archivo que
tengan relacin entre s;
La informacin ms importante del ttulo del expediente se encuentre al
principio.
- 20 -
Portada
Unidad administrativa
Coordinacin General de Administracin
Fondo
Conafor
Seccin
5C Recursos Materiales
Serie
5C.26 Coordinacin de archivos
Subserie
5C.26.1 Bajas documentales
Nmero de tomo
1/1
Nm. de fojas
353
Fecha de apertura
2010
Fecha de cierre
2010
Descripcin del
expediente:
Trmite de bajas documentales de las Unidades Administrativas ante

las instancias correspondientes de la Conafor 2010
Valor documental
X
Legal X
Administrativo
Contable
Vigencia documental
2
Archivo de concentracin
Archivo de trmite
Pblico
Clasificacin de informacin
Tiempo
X
X de Confidencial
Reservado
reserva:
dd/mm/aaaa
dd/mm/aaaa
Ampliacin del
periodo de reserva
Partes clasificadas:
Fundamento legal:
Nombre y firma del titular de la unidad administrativa ( que clasifica):

Nombre y firma del titular de la unidad administrativa: ( que desclasifica)
Figura 1. Ejemplo de portada exterior de un expediente.

- 21 -
Logos oficiales
SECCIN:
Cdigo y nombre de seccin
SERIE Y/O SUBSERIE:
Cdigo y nombre de serie y/o sub-serie
5C.24
Control de Gestin
Oficios producidos por
LA GRMO
001/500
TOMO:
Nombre o descripcin del expediente
Nmero de tomo
1/3
2004
Ao de apertura
(Clave del expediente)
Clave del expediente

(OFC/Serie/Nmero consecutivo/ao) o
(OFC/Subserie/Nmero consecutivo/ao)
Figura 2. Ejemplo de lomo de un expediente.

Todos los expedientes de archivo que se generan en la Conafor, debern identificarse con estas portadas en su guarda exterior; las cuales no podrn ser modificadas, por lo que se deber respetar su diseo y los datos que contemplan.
II. Orientar al personal de su Unidad Administrativa en la integracin de los
expedientes por asunto y con documentos originales. En caso necesario,
se continuar su integracin en tomos, elaborando la portada y ceja
correspondiente.
III. Llevar un control de los expedientes que se encuentren en su Unidad Administrativa, que permita conocer la ubicacin de los mismos y del servidor
pblico que los tenga bajo su cuidado.
- 22 -
IV. Atender oportunamente las solicitudes de prstamo o consulta de expedientes activos resguardados en el archivo de trmite, emitidos por las
diversas Unidades Administrativas, a travs del vale de prstamo de
expedientes activos anexo 4 a. Verificar si el servidor pblico solicitante est autorizado para consultar los expedientes activos, en el registro de firmas autorizadas
correspondiente.
NOTA: En caso de que el servidor pblico solicitante pertenezca
a la misma Unidad Administrativa, no se requerir que est en un
registro de firmas autorizadas.
V. Asignar e integrar la clave al expediente
Para expedientes que tienen su apertura o integracin en
OFICINAS CENTRALES (aunque sea informacin transferida
de Gerencias Estatales)
El formato para la identificacin del mismo quedar de la siguiente manera:
0000 / 0000 / 0000 / 0000

a) El primer segmento corresponde a la ubicacin del expediente, en

este caso ser OFC (OFicinas Centrales)
b) El segundo segmento corresponde al cdigo de la serie documental o
subserie documental, segn sea el caso, conforme al Cuadro General
de Clasificacin Archivstica de la Conafor.
c) El tercer segmento corresponde al nmero de expediente, que ser
un nmero consecutivo que dentro de la serie documental o subserie, segn sea el caso, identifica a cada uno de los expedientes.
d) El cuarto segmento corresponde al ao de apertura del expediente.
La divisin entre cada segmento ser una diagonal.
- 23 -
EJEMPLOS:
Si se clasifica directamente a la SERIE DOCUMENTAL
OFC/3C.6 / 0011 / 2003
Si se clasifica a alguna SUBSERIE, se omite la serie documental.
OFC/4S.3.2 / 0178 / 2004
Con el objetivo de llevar un control en los nmeros consecutivos de las claves
archivsticas establecidas por los responsables de archivo de trmite de las Unidades
Administrativas, as como evitar duplicidad en la asignacin de las mismas al realizar las transferencias documentales correspondientes; el archivo de concentracin
elaborar un ndice con el concentrado de las claves archivsticas ya asignadas a los
expedientes transferidos al archivo de concentracin con corte al 31 de diciembre
del 2011; para que a partir de enero del 2012 las Unidades Administrativas cuenten
con dicho ndice como herramienta de control, al momento de que asignen las claves
archivsticas subsecuentes.
Dicho control ser responsabilidad de los responsables de archivo de trmite de las
Unidades Administrativas de la Conafor.
VI. Valorar en conjunto con el titular de la Unidad Administrativa generadora,
segn sea el caso; los expedientes que estn en el Archivo de Trmite, para
as determinar oportunamente los que debern ser conservados, los que
debern ser transferidos al Archivo de Concentracin o los que debern ser
dados de baja, segn corresponda. Asimismo deber de llevar un control,
en los plazos de conservacin de sus series documentales.
VII. Integrar el inventario general por expediente y la gua simple, por ao de
apertura y serie documental (en su caso subserie), con la informacin que
le entreguen cada una de las reas de su Unidad Administrativa.
VIII. Realizar las transferencias primarias al Archivo de Concentracin, tomando en cuenta lo siguiente:
a) Seleccionar los expedientes que cumplieron con su vigencia documental dentro del Archivo de Trmite.
- 24 -
NOTA: Las Unidades Administrativas estn obligadas a realizar al menos

una transferencia documental por ao, con el objetivo de cumplir con el
ciclo de vida de los documentos y evitar la saturacin documental dentro
de los Archivos de Trmite.
b) Solicitar la aprobacin del titular de la Unidad Administrativa
generadora, segn sea el caso, para realizar la transferencia, previa
consulta con el responsable de los expedientes.

c) Los expedientes debern estar foliados (Ver Punto 9.2.1, fraccin
IV) e integrados en carpetas, para evitar la sustraccin y mal uso de
los documentos.
d) Elaborar el formato de inventario documental (transferencia primaria) -anexo 5-.
e) Enviar un oficio a la Coordinacin del Archivos, suscrito por el
titular de la Unidad Administrativa generadora, en el que solicite el
resguardo de la documentacin relacionada en el formato de inventario documental.
f) La documentacin que se transfiera al Archivo de Concentracin
debe de cumplir con los siguientes requisitos:
Debe estar limpia (sin clips, grapas, cintas adhesivas, no rota,
mojada, sin papel engomado).
Clasificada archivsticamente (Integrada por series documentales).
Expurgada (sin copias mltiples, ni hojas de fax de papel trmico).
Nota: El expurgo conviene realizarlo inmediatamente despus
de cerrarse el trmite (expediente), para evitar la acumulacin
innecesaria de documentos en los archivos de la oficina. Si no
se hiciera en ese momento, se deber realizar en la fase de
preparacin de la transferencia de los expedientes al Archivo de
Concentracin.
g) Integrar en tomos (o legajos) los expedientes, objeto de la
transferencia por ao de apertura y serie documental (en su caso
subserie).
- 25 -
h) Verificar conjuntamente con el responsable de archivo de concentracin, los expedientes relacionados en el formato de inventario
documental motivo de transferencia primaria.
Del mismo modo los archivos de trmite de la Conafor, debern tomar en cuenta los
procedimientos sealados en el Manual en materia de Archivos, emitido por la Secretara de la Funcin Pblica.
9.2.1 Organizacin y control del expediente de archivo
Este apartado indica las tcnicas y prcticas tiles para el manejo de documentos
de archivo, con el propsito de lograr su estandarizacin.
I. Caractersticas bsicas de un documento de archivo.
a) Tienen un carcter seriado, ya que cada documento se produce uno
por uno, y constituyen con el paso del tiempo series.
b) Los documentos de archivo se generan dentro del proceso natural
de una actividad, y surgen como producto o reflejo de las tareas de
su productor.
c) La informacin de un documento de archivo es nica, por ende no
existen documentos de archivo iguales. Puede coexistir con trmites
similares pero siempre diferenciados por la persona moral o fsica de
que trate el asunto, tema o poca del mismo.
d) Un documento de archivo es esttico, quiere decir que es definitivo
y no puede ser cambiado o corregido.
e) El documento de archivo tiene autoridad, proporciona la evidencia
oficial de la actividad que registran, por eso deben ser confiables.
Su confiabilidad estar vinculada a su creacin, al generador y a
la autoridad que tiene para producirlo. Tambin las firmas, encabezamientos y sellos son indicadores de la naturaleza oficial de los
documentos de archivo.
II. Legitimacin de un documento de archivo
Para garantizar que el documento sea vlido se debe observar lo siguiente
(Figura 3):
1) Hoja membretada (papel imprenta o encabezamientos)
2) Sellos (De recibido y/o de la institucin)
- 26 -
3) Firmas autgrafas
4) Claves numricas
1
Zapopan, Jalisco, 21 de febrero de 2012
DRMJH/8672/2012
Estimado Sr. Ejemplo
Estas lneas son slo para indicarte cmo debes ubicar el texto en la papelera de las Secretaras
de la Repblica Mexicana y mantener la armona.
ATENTAMENTE
Sr. Ejemplo No. 2
2
Perifrico Poniente No. 5360, Col. San Juan de Ocotn, Zapopan, Jalisco,
C.P. 45019, tel. 01 (33) 3777 7000, www.conafor.gob.mx
Figura 3. Validacin de un documento de archivo.

III. Apertura de expedientes de archivo
Un expediente de archivo se abrir cuando:
No existan antecedentes del asunto en el archivo de trmite de la
Unidad Administrativa de la que se trate;
Cuando se trate de un nuevo asunto o materia;
Cuando la materia o asunto de que se trate el documento, exista en
el archivo correspondiente, pero no corresponda a la gestin gubernamental actual, es decir, cuando se trate de temas o materias que
- 27 -
corresponden a periodos gubernamentales diferentes. Los expedientes de archivo se integrarn invariablemente por asunto.
Tambin en la integracin de un expediente de archivo se deber
considerar que los documentos:
Se refieran a una accin, trmite o gestin delegada a la Unidad
Administrativa;
Documentar cualquier obligacin o responsabilidad;
Integren informacin relacionada con la transparencia y la rendicin
de cuentas dentro de la Conafor.
En la integracin de expedientes se observar lo siguiente:
Que los documentos tengan relacin entre s, ya sea por el asunto,
materia, tipo documental o el carcter de la informacin que contienen sea tcnico sustantivo o administrativamente interna;
Que la documentacin contenida en carpetas, respete el grosor de
la misma, evitando el deterioro de los documentos contenidos en la
misma;
Los expedientes que se integren en folder no deben rebasar los 5
cm de grosor, con el propsito de que su manejo sea gil, de rebasar
dicho grosor se abrirn legajos (tomos) en forma progresiva;
Los documentos de archivo debern estar completos con anexos o
documentos tcnicos que correspondan;
Una vez cerrado el expediente, se deber anotar el nmero de fojas
en la portada del mismo.
IV. Foliacin de un expediente
En este apartado se explicar qu es la foliacin, as como caractersticas
principales del foliado.
FOLIAR
Numerar los folios de un libro o de un cuaderno.
Accin de numerar las hojas.1
FOLIO
Primera cara de un folio u hoja, cuya numeracin se aplica slo a sta.
1
http://buscon.rae.es/draeI/SrvltConsulta?TIPO_BUS=3&LEMA=FOLIAR
- 28 -
Diferencia entre FOLIAR y PAGINAR (Figura 4)

PAGINAR
Accin de numerar pginas.
PGINA
Cada una de las dos planas de la hoja de un libro o expediente.
Paginar
1 3 5
Foliar
6 8 10
1
2
3
Figura 4. Diferencia entre paginar y foliar.

Objetivos de la foliacin de un expediente
a) Permite ubicar y localizar de manera puntual un documento.
b) Es necesaria para diligenciar diferentes instrumentos de control
(inventarios, formatos de control de prstamos, Catlogo de Disposicin Documental) y de consulta (inventarios, guas, catlogos).
c) Es requisito ineludible, para las transferencias primarias (Archivo de
Trmite al Archivo de Concentracin) como secundarias (Archivo
de Concentracin al Archivo Histrico).
d) Controlar la cantidad de folios de una unidad de conservacin dada
(carpeta, legajo, etctera).
e) Controlar la calidad, entendida esta ltima como respeto al principio de orden original y la conservacin de la integridad de la
unidad documental o unidad archivstica. En tanto se cumplan estas
finalidades, la foliacin es el respaldo tcnico y legal de la gestin
administrativa.
f) La foliacin es una tarea previa a cualquier empaste, proceso de
descripcin, proceso tcnico de reprografa (microfilmacin o digitalizacin) o proceso de transferencia primaria.
- 29 -
Instructivo de foliacin
a) Para foliar un expediente, es importante que se respete el orden y se
proceda a como se muestra en la Figura 5. Es decir, la actividad de
foliar consiste en numerar los folios (hojas y/o documentos, sobres,
etctera; que integran el expediente) de acuerdo al orden que
aparecen en el mismo. Esta indicacin se debe realizar en el ngulo
inferior derecho en el mismo sentido del texto (Figura 6). El folio
de cada expediente debe ser de un solo color.
Documentos que
se adjuntan
Fondo
Conafor
Seccin
Serie
Subserie
Nmero de tomo
Fecha de apertura
Descripcin del
expediente:
Portada
1/1
Nm. de fojas
2010
Fecha de cierre
353
2010

Administrativo
Valor documental
Legal X
Contable
Vigencia documental
Archivo de trmite
Pblico
03
Tiempo
X
X de Confidencial
Reservado
reserva:
dd/mm/aaaa
dd/mm/aaaa
Ampliacin del
periodo de reserva
02
01
Fundamento legal:

Figura 5. Foliado en parte inferior derecha.
Fondo
Conafor
Seccin
Serie
Subserie
Nmero de tomo
Fecha de apertura
Descripcin del
expediente:
Nm. de fojas
353
Fecha de cierre
2010
Valor documental
X
Legal X
Administrativo
Contable
Vigencia documental
Archivo de trmite
Pblico
1/1
2010

Tiempo
X
X de Confidencial
Reservado
reserva:
dd/mm/aaaa
dd/mm/aaaa
02
Ampliacin del
periodo de reserva
Fundamento legal:
01
Fondo
Conafor
Seccin
Serie
Subserie
Nmero de tomo
Fecha de apertura
Descripcin del
expediente:
02
1/1
Nm. de fojas
353
2010
Fecha de cierre
2010
01

Figura 6. Foliado en parte inferior derecha en el mismo sentido del texto.

- 30 -
b) El foliado deber realizarse una vez concluido el asunto o trmite.

(Al cierre del expediente).
Mientras el asunto de que se trate el expediente, no est concluido,
se debe foliar con LPIZ de preferencia de mina negra blanda.
(Figura 7).
Figura 7. Foliar con lpiz mientras el expediente se encuentre activo.
Una vez cerrado el expediente, se puede foliar con foliador o con

bolgrafo de tinta insoluble (Figura 8).
Figura 8. Materiales para foliar un expediente cerrado.
- 31 -
c) El foliado se realizar a cada tomo del expediente (Figura 9).

Ejemplo: Expediente 104 Oficios producidos por la Gerencia
1 5
1 7
1 9
Figura 9. Expediente integrado en 3 tomos y foliado individualmente.

Se debe numerar de manera consecutiva, es decir, sin omitir ni repetir nmeros.
d) Cuando se encuentren varios documentos de formato pequeo
adheridos a una hoja, a sta se le sealar su respectivo nmero
de folio, dejando en el rea de NOTAS del expediente, las caractersticas del documento foliado, cantidad de documentos adheridos,
ttulo, asunto y fecha de los mismos. Para adherir documentos o
fotografas a una hoja, debe utilizarse pegamento libre de cido,
para no daar el documento (Figura 10).
1
Figura 10. Documentos adheridos a una hoja y foliado en la parte inferior derecha
- 32 -
e) Cuando el documento que se incorpora al expediente consta de

varias hojas (puede ser, peridicos, revistas, folletos etc.), en el
momento de integrarlos se tiene que foliar cada hoja, con el nmero
correlativo que le corresponda de acuerdo a la numeracin de los folios del expediente. Otra alternativa es, de acuerdo a cada situacin,
poner esos documentos adjuntos en un sobre que lo contenga y
foliar el sobre con el nmero que le corresponde de acuerdo al expediente. Este procedimiento se utiliza generalmente cuando a los
documentos, por sus caractersticas, no es conveniente realizarles
escrituras, o cuando se trata de un documento que por su conformacin se vuelven difciles de integrar tal cual es al expediente.
En el rea de notas del expediente, se debe dejar constancia del ttulo, ao y nmero total de hojas que se integran en el sobre (Figura
11).
Sobre que se utiliza para contener
todos los folletos de camionetas
Expediente
ya formado
Fondo
Conafor
Seccin
Serie
Subserie
Nmero de tomo
Fecha de apertura
Descripcin del
expediente:
Nm. de fojas
353
Fecha de cierre
2010
Valor documental
X
Legal X
Administrativo
Contiene informacin
sobre vehculos
de carga
Contable
Vigencia documental
Archivo de trmite
Pblico
1/1
2010

Tiempo
X
X de Confidencial
Reservado
reserva:
dd/mm/aaaa
dd/mm/aaaa
Ampliacin del
periodo de reserva
Fundamento legal:
3
2

Figura 11. Sobre que contiene documentacin como folletos, revista etc.
f) No se debe usar corrector en el foliado, as evitamos la sustraccin o
usurpacin de documentos en los expedientes.
g) Si existen errores en la foliacin, sta se testar con una lnea
oblicua, evitando tachones (Figura 12).
- 33 -
Fondo
Conafor
Seccin
Serie
Subserie
Nmero de tomo
Fecha de apertura
Descripcin del
expediente:
Nm. de fojas
Fecha de cierre
Valor documental
Legal X
353
2010
Contable
Vigencia documental
Archivo de trmite
Pblico
1/1
2010

Administrativo
Tiempo
X
X de Confidencial
Reservado
reserva:
dd/mm/aaaa
dd/mm/aaaa
Ampliacin del
periodo de reserva
Fundamento legal:
8
7
9
8
10
9
Figura 12. Foliado incorrecto y testado.

h) No se deben foliar documentos en soportes distintos al papel (casetes, disco digitales CD- disquetes, videos, etctera), pero s dejar
constancia de su existencia en el rea de notas del expediente.
i) No se debe foliar utilizando nmeros con el suplemento A, B, C o
bis.
j) No se deben foliar las pastas, separadores, ni las hojas en blanco.
9.2.2 Acciones bsicas de organizacin documental en los Archivos de
Trmite de la Conafor
Para alcanzar una correcta organizacin documental, al interior de los Archivos de
trmite de la Conafor, es necesario observar los siguientes lineamientos:
I. Todo documento original que ingrese a cada Unidad Administrativa a
travs de las asistentes de las mismas, deber ser entregado al servidor pblico responsable del asunto de que trate el mismo, ya que ellos formarn e
integrarn el expediente del asunto que indique el documento. La asistente
se quedar con una copia (fsica o electrnica) del mismo, para darle seguimiento oportuno.
II. Todo acuse original producido por cada Unidad Administrativa a travs
del personal de la misma, deber ser custodiado por el servidor pblico
responsable del asunto de que trate el mismo, ya que ellos formarn e inte- 34 -
grarn el expediente del asunto que indique el documento. La asistente se

quedar con una copia simple (fsica o electrnica) del mismo, para darle
seguimiento oportuno.
III. Los documentos que lleguen a travs de fax en papel trmico, deben ser
fotocopiados al instante de su llegada, y ser canalizados a la Unidad Administrativa que corresponda, debido a que el papel antes mencionado y la
tinta del mismo no son perdurables.
IV. El orden interior de los expedientes debe ser cronolgico: al inicio debe
estar el primer documento con el que se inici el trmite o asunto (el ms
antiguo), despus se va integrando conforme se estn generando y/o
recibiendo documentos (el ms reciente); esto es parecido a un libro, se
pueden utilizar otros mtodos de ordenacin, de ser necesario.
V. Los documentos de apoyo informativo o adicional al documento, existen
en todas las oficinas y podemos definirlos como el conjunto de documentos que han sido recogidos para servir de ayuda a la gestin administrativa
y no forman parte del expediente.
En cuanto a la disposicin final de este tipo de documentos y de control
interno temporal, al igual que de otros no considerados como documentos
de archivo, no estarn sujetos al tratamiento otorgado a los archivos en lo
que corresponde a levantamiento de inventario, transferencia al archivo de
concentracin y autorizaciones de baja por parte del AGN.
No obstante, la Unidad Administrativa enviar un memorndum o atenta
nota dirigida al Departamento de Organizacin y Control Documental,
donde enve y seale que se trata de papelera obsoleta, publicaciones y/o
documentos de apoyo informativo y que se pone a disposicin para su
donacin a la CONALITEG.
Dentro de este grupo de documentos encontramos:
a) Catlogos, folletos, publicaciones, copias de escritos remitidos por
otras oficinas, fotocopias de legislacin, recordatorios, etc.
b) Copias y duplicados de documentos originales, que estn perfectamente localizados.
- 35 -
En caso de tener dudas respecto a la disponibilidad del documento

original, es preferible NO eliminar las copias.
c) Las copias y duplicados de documentos contables, cuyos originales
estn bajo la custodia de las Unidades Administrativas correspondientes.
d) Las notas internas cuando no forman parte de un trmite y no contengan informacin relativa a algn procedimiento administrativo.
e) Los correos electrnicos que sean de carcter estrictamente personal que no guardan relacin con el ejercicio de las atribuciones
de la dependencia o entidad, ni con el desempeo o actividades de
las personas en su calidad de servidores pblicos, as como los de
difusin interna.
f) Los borradores de documentos que se hayan utilizado para la elaboracin de un documento definitivo (este ltimo s se conserva).
NOTA: Los borradores de documento se pueden conservar slo de
manera personal para consulta, pero no son documentos de archivo.
g) La propaganda u otros documentos impresos de entidades externas. Sin embargo, y de ser necesario, s es importante conservar
los folletos, carteles, fotografas o publicaciones impresas relativas
a la Conafor y a las actividades organizadas y/o realizadas por la
Entidad.
VI. Los materiales adicionales que forman parte intrnseca del documento de
archivo, como discos compactos, disquetes, videos o de cualquier
otro soporte deben separarse y declarar su existencia en la cartula del
expediente.
Nota: Los soportes de los documentos que se integran a un documento
de archivo, deben necesariamente tener relacin con el tema o asunto;
por lo tanto disquetes, fotografas, revistas, mapas o publicaciones que no
estn relacionados con el asunto o materia del expediente, debern de ser
extrados del mismo y se considerarn, en su caso, documentos de apoyo
informativo.
- 36 -
9.3 Archivo de Concentracin.

El responsable del archivo de concentracin, tendrn las siguientes funciones:
I. Recibir de los titulares de cada Unidad Administrativa, o del responsable
del archivo de trmite, la documentacin semiactiva para su custodia, efectuando las siguientes tareas:
a) Recibir las solicitudes de recepcin de documentos, enviadas por los
titulares de las unidades administrativas, respecto de los expedientes que hayan concluido su trmite.
El horario de recepcin de solicitudes, prstamos y consulta de expedientes, dentro del Archivo de Concentracin, ser en das hbiles
dentro del horario de oficina.
b) Cuando la solicitud de transferencia primaria haya sido aceptada,
conforme a los plazos de conservacin sealados en el Catlogo de
Disposicin Documental, se informar al rea solicitante va correo
electrnico.
c) Verificar que los expedientes registrados en el formato de inventario
documental, coincidan con los expedientes en fsico.
El formato de inventario documental de la transferencia primaria,
deber firmarse y acusarse de recibido, en 2 tantos originales, una
vez que ya se haya dado el visto bueno por el personal del Archivo
de Concentracin. Un tanto se entrega al responsable del Archivo
de Trmite de la Unidad Administrativa remitente y el otro se quedar en el control interno del Archivo de Concentracin.
d) Validar los datos contenidos en el formato de inventario documental, y proceder a su acomodo en el rea designada dentro del archivo
de concentracin.
e) Elaborar y actualizar reportes por Unidad Administrativa, con base
en las transferencias primarias, con el fin de llevar un control en la
vigencia documental de los expedientes resguardados.
II. Proporcionar el prstamo de expedientes semiactivos resguardados, tomando en consideracin lo sealado en el Manual as como lo siguiente:
- 37 -
a) Permitir el acceso a los expedientes resguardados al Archivo de

Concentracin, solo a los servidores pblicos autorizados por los
titulares de cada Unidad Administrativa generadora, para consultar expedientes transferidos. El solicitante debe proporcionar el
formato de vale de prstamo de expedientes semiactivos anexo
6-. El responsable de Archivo de Concentracin verificar los datos
citados en el formato para su localizacin; entregar los expedientes al solicitante, y registrar los prstamos. Lo anterior, con el fin
de llevar un control en cuanto a la salida y entrada de expedientes,
cuidando la integridad de los mismos, as como cualquier alteracin.
NOTA: El solicitante de la documentacin, determinar la fecha de
devolucin de los expedientes solicitados.
b) Una vez devueltos los expedientes, verificar la integridad del mismo,
anotar en el original del formato de vale de prstamo, la fecha de
devolucin, y entregar una copia al usuario.
c) Archivar temporalmente los formatos de prstamo originales, para
cualquier aclaracin.
d) Detectar mensualmente los vencimientos de prstamos documentales no devueltos, y gestionar su devolucin ante el solicitante, para
evitar su extravo o cualquier alteracin.
e) Si el solicitante requiere ms tiempo de consulta; deber dar aviso
al responsable del Archivo de Concentracin, antes de la fecha de
devolucin, y gestiona la fecha de prrroga.
III. Elaborar inventarios de transferencia secundaria y baja documental de conformidad con lo sealado en el Manual as como lo siguiente:
En caso de que la documentacin est resguardada en el Archivo de
Concentracin
a) Detectar las series documentales y expedientes susceptibles de baja
documental, con base en las vigencias establecidas en el Catlogo
de Disposicin Documental vigente.
b) Elaborar inventarios por seccin, de las series documentales susceptibles de baja documental, -anexo 5- e incluir el nombre y clave
consecutivo del (los) expediente(s), fecha y nmero de recepcin
- 38 -
de la transferencia como mnimo.

c) Elaborar oficios, donde se solicita a los titulares de las Unidades
Administrativas que transfirieron la documentacin, su autorizacin
para dar de baja los expedientes cuyo plazo de conservacin, dentro
del archivo de concentracin, haya concluido. Se anexar al oficio
la declaratoria de prevaloracin y la ficha tcnica de prevaloracin,
para su llenado por parte de la Unidad Administrativa anexo 7 y
8 -. Una vez recibidos los oficios de respuesta de los titulares, se
procede a gestionar la baja documental, segn corresponda.
d) Solicitar al AGN, con base en el Instructivo para el trmite y control
de bajas de documentacin del Gobierno Federal emitido por el
AGN, la autorizacin para la baja documental de los expedientes,
cuyo plazo de conservacin hubiese concluido y anexar al mismo,
las relaciones de inventario. Lo anterior, slo en aquellos casos, en
que la documentacin no tenga un valor contable.
e) Cuando la documentacin tenga un valor contable, solicitar va
oficio a la Gerencia de Recursos Financieros o a la que corresponda;
su autorizacin para dar de baja los expedientes cuyo plazo de
conservacin haya concluido. Una vez recibida la autorizacin,
se procede a gestionar ante la Secretara de Hacienda y Crdito
Pblico, la autorizacin de baja documental, de conformidad con el
Acuerdo por el que se establecen los lineamientos, a que se sujetar
la guarda, custodia y plazo de conservacin del archivo contable
gubernamental, publicado en el Diario Oficial de la Federacin, el
25 de agosto de 1998, as como la Norma General de Informacin
Financiera Gubernamental (NGIFG 004) expedida por la Secretara
de Hacienda y Crdito Pblico.
Una vez recibida la autorizacin antes referida, el responsable de
Archivo de Concentracin, deber proceder conforme a lo sealado
en el inciso precedente.
f) Al recibir las autorizaciones correspondientes, revisar los expedientes autorizados para baja documental, por parte de las autoridades
correspondientes y remitir oficios a los titulares de las Unidades Administrativas, para informar la autorizacin de baja documental de
su documentacin, indicando que quedar en custodia del Archivo
de Concentracin, en tanto se autorice la disposicin final por parte
del Comit de Bienes Muebles de la Conafor. Una vez autorizado,
- 39 -
se realizar la donacin del papel de desecho a la CONALITEG,

conforme al Decreto publicado en el Diario Oficial de la Federacin
el 21 de Febrero del 2006.
NOTA: En caso de que la CONALITEG no cuente con puntos de
recoleccin en el lugar de ubicacin de los documentos a dar de
baja, el Comit de Bienes Muebles de la Conafor determinar la
disposicin final de la documentacin.
g) Elaborar acta entrega-recepcin de donacin del papel de desecho
(entre Conafor y CONALITEG), y turnar una copia simple a las
unidades generadoras as como un original al Comit de Bienes
Muebles de la Conafor anexo 9-.
h) Remitir una copia simple del acta correspondiente al AGN, para dar
por finiquitado el procedimiento de baja documental ante sta dependencia, de acuerdo a lo sealado en el numeral 4 de las Polticas
de autorizacin del dictamen de valoracin documental y del acta
de baja documental, sealadas en el Instructivo para el trmite y
control de bajas de documentacin del Gobierno Federal emitido
por el AGN.
i) Los inventarios de baja documental autorizados por el AGN, debern conservarse en el archivo de concentracin, por un plazo de 5
aos contados a partir de la fecha en que se haya autorizado la baja
correspondiente.
j) Digitalizar y publicar en la pgina de la Conafor, los dictmenes del
AGN y las actas de baja documental o de transferencia secundaria.
k) Registrar los expedientes dados de baja y separar aquellos que, por
sus caractersticas, pasarn a formar parte del archivo histrico.
En caso de que la documentacin est resguardada en las
Unidades Administrativas.
l) Las Unidades Administrativas solicitarn va oficio a la Coordinacin
de Archivos, realice las gestiones necesarias para tramitar la baja
documental, anexando al oficio el formato de inventario documental, declaratoria de prevaloracin y ficha tcnica de prevaloracin
debidamente requisitados. anexo 5, 7 y 8 respectivamente-.
- 40 -
m) Solicitar al AGN, con base en el Manual y en el Instructivo para el

trmite y control de bajas de documentacin del Gobierno Federal;
la autorizacin para la baja documental de los expedientes, cuyo
plazo de conservacin hubiese concluido, y anexar al mismo el
inventario documental, ficha tcnica de prevaloracin y declaratoria
de prevaloracin, slo en aquellos casos en que la documentacin
no tenga un valor contable.
n) Una vez recibida la autorizacin correspondiente, revisar los expedientes autorizados para baja documental y remitir oficios a los titulares de las Unidades Administrativas generadoras, indicndoles que
la baja documental fue autorizada y que la documentacin que se
relacion en el Inventario Documental, quedar bajo su custodia, en
tanto se autorice la disposicin final por parte del Comit de Bienes
Muebles de la Conafor. Una vez autorizada la disposicin final, se
realizar la donacin del papel de desecho a la CONALITEG, conforme al Decreto publicado en el DOF el 21 de Febrero del 2006.
Continuar con lo establecido en los incisos g) a la k).
IV. Realizar las transferencias secundarias al archivo histrico o al AGN, segn
corresponda, con la documentacin que por sus caractersticas pasar a
formar parte de dicho archivo.
Nota: Para realizar las transferencias secundarias, se proceder conforme a
lo sealado en el Instructivo para la transferencia secundaria de archivos
dictaminados por valor histrico al AGN, emitido por sta dependencia; as
como lo establecido en el Manual en materia de Archivos, emitido por la
Secretara de la Funcin Pblica.
V. Mantener actualizados los inventarios de transferencias primarias, secundarias y bajas documentales, por lo menos una vez al ao.
- 41 -
9.4 Gerencias Estatales

Los titulares de las Gerencias Estatales, sern los responsables de los documentos y
expedientes que se generen, obtengan, adquieran, conserven o transformen al interior
de las mismas, pudiendo delegar la guarda y custodia en los servidores pblicos que
ellos consideren o en los responsables del Archivo de Trmite que ellos mismos
designaron.
En relacin con la recepcin de documentos en las Gerencias Estatales, la organizacin y funcionamiento de la Oficiala de Partes y del Archivo de Trmite, se
determinar por su titular de acuerdo con su estructura y funciones, y continuando
en la forma en que han venido trabajando, siguiendo lo que resulte aplicable en lo
dispuesto en este documento, y sin contravenir lo sealado en el Manual, en materia
de Archivos emitido por la Secretara de la Funcin Pblica.
El manejo del Archivo de Concentracin, en lo relativo a la recepcin, organizacin,
custodia, localizacin e identificacin de los expedientes a dar de baja; corresponder
a quien el titular de la Gerencia Estatal designe; por lo que stos tomarn en cuenta
los procedimientos sealados en el Manual, en materia de Archivos, bajo la revisin
del rea responsable de la Coordinacin de Archivos de la Conafor.
Los titulares de las Gerencias Estatales gestionarn los espacios necesarios para el
manejo y control del Archivo de Trmite y Concentracin.
Anualmente el responsable del Archivo de Concentracin identificar los expedientes
que hayan concluido su vigencia documental, tomando en consideracin el Catlogo
de Disposicin Documental.
El responsable del Archivo de Concentracin, elaborar un inventario con los expedientes sujetos a baja documental, integrando la informacin requerida de conformidad con lo establecido en el Instructivo para el trmite y control de bajas de documentacin del Gobierno Federal emitidos por el AGN y por el Manual.
El inventario de expedientes considerados para baja documental ser aprobado por el
titular de la Gerencia Estatal.
Los titulares de las Gerencias Estatales enviarn mediante oficio el formato de inventario documental, declaratoria de prevaloracin y ficha tcnica de prevaloracin
debidamente requisitados anexo 5, 7 y 8 respectivamente- directamente a la
Coordinacin de Archivos de la Conafor, para que sta proceda a gestionar la baja
documental ante las instancias correspondientes.
- 42 -
Recibidos los dictmenes por parte de las autoridades correspondientes, la Coordinacin de Archivos remitir oficio al Gerente Estatal para informar la autorizacin de
baja documental (anexando copia de dichos dictmenes); asimismo se le indicar que
dicha documentacin quedar en su custodia en tanto se dictamine la disposicin
final por parte del Comit de Bienes Muebles de la Conafor.
Una vez dictaminada la disposicin final por parte del Comit de Bienes Muebles, la
Coordinacin de Archivos, le indicar al Gerente Estatal como proceder con la documentacin.
En caso de contar con dictmenes del AGN que determinen documentacin con
valor histrico, sta deber ser preparada y organizada conforme a lo sealado en
el Instructivo para la transferencia secundaria de archivos dictaminados con valor
histrico al AGN y ser enviada mediante oficio a la Coordinacin de Archivos, para
que sta realice los trmites que correspondan.
9.4.1 Clave del expediente en los Estados
Todos los expedientes deben tener asignada una CLAVE para la identificacin del
mismo, y es independiente de cualquier numeracin que ya tenga el expediente y
constar de 4 segmentos:
0000 / 0000 / 0000 / 0000
a
a) El primer segmento corresponde a la ubicacin del expediente, en

este caso sern las siglas que identificarn el estado (ver tabla de
abreviaciones anexa 9.4.2) en el que se encuentre el expediente.
Ejemplo: AGU/5C.1/001/2009
b) El segundo segmento corresponde al cdigo de la serie documental
o subserie documental, segn corresponda, conforme al Cuadro
General de Clasificacin Archivstica.
c) El tercer segmento corresponde al nmero de expediente, que ser
un nmero consecutivo que dentro de la serie documental, o subserie, segn sea el caso, identifica a cada uno de los expedientes.
d)El cuarto segmento corresponde al ao de apertura del expediente.
- 43 -
EJEMPLOS:
Si se clasifica directamente a la SERIE DOCUMENTAL
JAL/ 3C.6 / 0011 / 2003
Si se clasifica a alguna SUBSERIE, se omite la serie documental.
BCS/5S.4.1 / 0178 / 2004
La divisin entre cada segmento ser una diagonal.
El control de los nmeros consecutivos de las claves archivsticas que se asignen
a los expedientes, es responsabilidad del enlace responsable de archivo de trmite
de cada Gerencia Estatal con apoyo de los responsables de los expedientes; lo anterior con el objeto de llevar un control en las asignaciones de las mismas y evitar
duplicidad.
9.4.2 Tabla de abreviaciones de las Entidades Federativas de la Repblica

Mexicana (Norma ISO 3166-2: MX)
Nombre de estado
Abreviacin
(3 letras)
Nombre de estado
Abreviacin
(3 letras)
Aguascalientes
AGU
Morelos
MOR
Baja California
BCN
Nayarit
NAY
Baja California Sur
BCS
Nuevo Len
NLE
Campeche
CAM
Oaxaca
OAX
Chiapas
CHP
Puebla
PUE
Chihuahua
CHH
Quertaro
QUE
Coahuila
COA
Quintana Roo
ROO
Colima
COL
San Luis Potos
SLP
Distrito Federal
DIF
Sinaloa
SIN
Durango
DUR
Sonora
SON
Guanajuato
GUA
Tabasco
TAB
Guerrero
GRO
Tamaulipas
TAM
Hidalgo
HID
Tlaxcala
TLA
Jalisco
JAL
Veracruz
VER
Mxico
MEX
Yucatn
YUC
Michoacn
MIC
Zacatecas
ZAC
Abreviaturas de las entidades de Mxico segn ISO 3166-2.

- 44 -
TRANSITORIOS
Primero.- Se abrogan los Criterios y procedimientos para la organizacin y conservacin de expedientes y archivos de la Comisin Nacional Forestal publicados
en la Normateca Interna el 20 agosto de 2008.
Segundo.- Los presentes criterios especficos entrarn en vigor a partir del da de
su publicacin en la pgina de la Normateca de la Conafor, mismos que permanecern vigentes hasta en tanto no se publique otros que los modifique.
10. Anexos
Anexo 1
Formato de Catlogo de Disposicin Documental.

Instructivo de llenado del Catlogo de Disposicin Documental.
Anexo 2
Formato de Acta de Hechos.
Anexo 3
Formato de portadas y lomos.
Anexo 4
Formato de vale de prstamo de expedientes activos.

Instructivo de llenado del formato de vale de prstamo de
expedientes activos.
Anexo 5
Formato de Inventario Documental.

Instructivo de llenado del formato de Inventario Documental.
Anexo 6
Formato de vale de prstamo de expedientes semiactivos.

Instructivo de llenado del formato de vale de prstamo de
expedientes semiactivos.
Anexo 7
Declaratoria de prevaloracin.
Anexo 8
Ficha tcnica de prevaloracin.
Anexo 9
Acta entrega recepcin de donacin del papel de desecho.

- 45 -
Anexo 1
- 46 -
Anexo 1
- 47 -
Serie documental
AC
Total Reservada
Confidencial BD
Nombre y cargo
AT
Nombre y cargo
Autoriz
L
M
Clasificacin de la
Destino final
informacin (LFTAIPG)
Elabor
Valoracin primaria Vigencia documental
Anexo 1
A. Administrativo L. Legal C. Contable AT. Archivo de Trmite AC. Archivo de Concentracin BD. Baja Documental C. Conservacin M. Muestreo
Nota: Cualquier cambio posterior, deber ser informado y sustentado por escrito al rea coordinadora de archivos.
Cdigo
archivistico
Seccin:
CATLOGO DE DISPOSICIN DOCUMENTAL
COORDINACIN DE ARCHIVOS
Comisin Nacional Forestal
Observaciones
INSTRUCTIVO DE LLENADO DEL CATLOGO

DE DISPOSICIN DOCUMENTAL
SECCIN
Indicar el nombre y cdigo de clasificacin de la seccin a la que se le va a realizar la
modificacin o correccin.
CDIGO ARCHIVSTICO
Indicar el cdigo de la serie documental que se est modificando; en caso de que sea
nueva agregacin, se tomar el nmero consecutivo que le corresponde dentro del
Cuadro General de Clasificacin Archivstica.
SERIE DOCUMENTAL
Indicar el nombre de la serie documental que se est agregando o en su caso la que se
est modificando.
VALORACIN PRIMARIA
Indicar con una X si el valor de la serie es (A) Administrativo, (L) Legal (C)
Contable en base a lo siguiente:
Valor administrativo: condicin de los documentos producidos o recibidos por
una institucin para realizar funciones o actividades comunes a esa institucin.
Valor contable: el que tienen los documentos que pueden servir de explicacin o justificacin de operacin destinadas al control presupuestario y
como prueba del cumplimiento de obligaciones tributarias.
Valor legal: es el plazo durante el cual los documentos se conservan en la
institucin para su posible uso y as certificar derechos y obligaciones de la
Administracin Pblica Federal o de los ciudadanos.
VIGENCIA DOCUMENTAL
Indicar en aos el tiempo de guarda de los expedientes tanto en Archivo de Trmite
como en Archivo de Concentracin.
Fundamentar la vigencia documental, ya sea bajo normatividad o conforme a la experiencia.
(AT) Archivo de Trmite: es el periodo de conservacin que deben permanecer los expedientes que se encuentran activos en las Unidades Administrativas
y que son de uso cotidiano; dichos expedientes cuentan con valores administrativos, legales y/o contables.
- 48 -
NOTA: Este tiempo comienza a contar una vez cerrado el expediente, es decir,
concluido su asunto.
(AC) Archivo de Concentracin: Tiempo que deben conservarse los expedientes semiactivos, es decir, de uso espordico, una vez concluido su asunto.
Dichos expedientes an contienen sus valores primarios.
Total: Es la suma de los aos de guarda de los expedientes tanto en archivo de
trmite como en archivo de concentracin.
CLASIFICACIN DE LA INFORMACIN (LFTAIPG)
Si la informacin que se genera en esa serie documental es clasificada como RESERVADA o CONFIDENCIAL, deber indicarlos as con una X en el apartado que le
corresponda; lo anterior en base a lo siguiente:
Reservada: Aquella informacin que se encuentra temporalmente sujeta a
alguna de las excepciones previstas en los artculos 13 y 14 de la Ley Federal
de Transparencia y Acceso a la Informacin Pblica Gubernamental.
Confidencial: Aquella informacin entregada con tal carcter por los particulares a los sujetos obligados, de conformidad con lo establecido en el artculo 19
de la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Informacin Pblica Gubernamental.
DESTINO FINAL
Indicar cul sera el destino final de los expedientes, una vez concluida su vigencia
documental, (ver Catlogo de Disposicin Documental vigente).
(BD) BAJA DOCUMENTAL, (M) MUESTREO (C) CONSERVACIN
OBSERVACIONES
En su caso, anotar alguna observacin o comentario con respecto a las series del
Catlogo de Disposicin Documental.
ELABOR
Anotar el nombre del servidor pblico que elabor el Catlogo de Disposicin Documental.
AUTORIZ
Anotar el nombre del titular de la Unidad Administrativa que autoriz las adecuaciones o agregaciones realizadas al Catlogo de Disposicin Documental.
- 49 -
Anexo 2
- 50 -
Anexo 2
Anexo 2
SUBGERENCIA DE CONTROL DOCUMENTAL Y BIENES
DEPARTAMENTO DE ORGANIZACIN Y CONTROL DOCUMENTAL
FORMATO DE ACTA DE HECHOS QUE SE ELABORA PARA HACER CONSTAR EL ROBO,

DAO FSICO O EXTRAVO DE DOCUMENTOS OFICIALES, PROPIEDAD
DE LA COMISIN NACIONAL FORESTAL
En Zapopan, Jalisco, siendo las __:__ (sealar con nmero y letra las horas) horas, del da
(nmero____) (letra______) del mes de _____ del ao (nmero____) (letra______),
encontrndose presente en las oficinas que ocupa la (nombre completo de la unidad administrativa), de la Comisin Nacional Forestal, ubicada en la Calle Perifrico Poniente, nmero
5360, Colonia San Juan de Ocotn, Jalisco, Cdigo Postal 45019, Edificio __ Piso ____ Ala
____ los C.C: _____(NOMBRE DEL O LOS SERVIDORES PBLICOS.)___, y en su carcter
de ______ (PUESTO) _____, para efecto de hacer constar los siguientes
HECHOS:
(Describir de manera clara los documentos que fueron; robados, daados, etc., citando
circunstancias de modo, tiempo y lugar, manifestando adems y de ser el caso, el perjuicio que causa al Organismo la perdida de los mismos o bien manifestar el mal uso que
pudieran hacer de los documentos).-----------------Estando presente (el o la) C.: (nombre completo sin abreviaturas), (nombre del cargo sin
abreviaturas), adscrito a _________ de Oficinas Centrales, testigo de asistencia, quien se
identifica con credencial para votar con folio nmero ______, expedida por el Instituto
Federal Electoral, (el o la) cual manifiesta, estar presente en el levantamiento de la presente
acta, desde su inicio hasta su conclusin, (sealar las manifestaciones que este(a) quiera
hacer) siendo todo lo que tiene que declarar firmando al margen y al calce de la presente acta
para constancia y efectos legales a que haya lugar.-------------------------------------------No habiendo otro asunto que tratar se cierra la presente acta administrativa, siendo las _____
(sealar con nmero y letra las horas) horas del da ____ (nmero____) (letra______)
de _____ del (nmero____) (letra______), misma que consta de ____ (nmero____)
(letra______) hoja(s) escrita por un solo lado, firmndose por triplicado al margen y al calce
por quienes en ella intervinieron.--------------------------------------------------------------------------
Nombre y firma de resguardante
Nombre y firma de testigo
Nombre y firma de testigo
- 51 -
Anexo 3
- 52 -
Anexo 3
Portada
Fondo
Conafor
Seccin
Serie
Subserie
Nmero de tomo
1/1
Nm. de fojas
353
Fecha de apertura
2010
Fecha de cierre
2010
Descripcin del
expediente:

Valor documental
X
Legal X
Administrativo
Contable
Vigencia documental
2
Archivo de trmite
Pblico
Tiempo
X
X de Confidencial
Reservado
reserva:
dd/mm/aaaa
dd/mm/aaaa
Ampliacin del
periodo de reserva
Fundamento legal:

- 53 -
LOMO
1 pulgadas
SECCIN:
SERIE Y/O SUBSERIE:
TOMO:
AO:
DESCRIPCIN:
2 pulgadas
3 pulgadas
SECCIN:
SECCIN:
SERIE Y/O SUBSERIE:
SERIE Y/O SUBSERIE:
DESCRIPCIN:
DESCRIPCIN:
TOMO:
TOMO:
AO:
AO:
INSTRUCTIVO PARA EL LLENADO DE PORTADA

(De acuerdo a lo sealado en los Lineamientos Generales para la organizacin y conservacin de archivos
de las dependencias y entidades de la Administracin Pblica Federal)
Concepto
Fondo
Seccin
Serie
- 54 -
Instruccin
Indicar el nombre de la Unidad a la que pertenece el expediente
(de acuerdo al Estatuto Orgnico de la Conafor).
Indicar el nombre de la Entidad generadora (Conafor)
Indicar la clave y nombre de la seccin a la que se clasifico el
Indicar la clave y nombre de la serie a la que se clasifico el
Subserie
Num. de tomo
Num. de fojas
Fecha de apertura
Fecha de cierre
Descripcin del expediente
Valor documental
Vigencia documental
Indicar la clave y nombre de la subserie a la que se clasifico el

Archivstica de la Conafor. En caso de no tener subserie se deja en
blanco.
Si es el caso, se anotar si el expediente est conformado por un
tomo o ms. (Ejemplo: 1/2, 2/2). Si solo es un tomo se colocar
1/1
Es el nmero total de fojas contenidas en el expediente.
Indicar ao en el que se inicia o abre el expediente (periodo de
gestin).
Indicar ao en el que se cierra o termina el asunto del expediente
(periodo de gestin).
Se escribir el asunto o tema del expediente, considerando personas
morales, fsicas, lugares (ubicaciones), fechas, asuntos o materia.
Conforme al Catlogo de Disposicin Documental de la Conafor,
sealar con una X el o los valores documentales del expediente con
respecto a la SERIE. (Administrativo, Legal y/o Contable)
Conforme al Catlogo de Disposicin Documental de la Conafor, se
anotar el nmero de aos que se conservar en archivo de trmite
y en archivo de concentracin.
Clasificacin de la informacin
(De acuerdo a lo sealado en los Lineamientos Generales para la clasificacin y desclasificacin de la

informacin de las dependencias y entidades de la Administracin Pblica Federal)
Concepto
Pblico
Reservado
Tiempo de reserva:
Confidencial
Ampliacin del periodo
de reserva
Partes clasificadas
Fundamento legal
(que clasifica)
(que desclasifica)
Instruccin
pblica, de lo contrario dejar en blanco.
reservada, de ser as se indican los aos de reserva; de lo contrario
sealar NO APLICA.
Sealar, en su caso, los aos de reserva de la documentacin que se
encuentran en el expediente.
Sealar, en su caso con una X, si el expediente es o contiene
informacin confidencial, de lo contrario dejar en blanco.
Indicar en su caso la fecha en la que se clasific el expediente, de lo
Indicar la fecha en que la documentacin fue desclasificada, de lo
Si se venci el periodo de reserva autorizado y existe solicitud de
ampliacin y fue aprobado por el Comit de Informacin de la
Conafor, indicar cuantos aos mas se ampli el periodo de reserva.
Sealar cules son las partes reservadas del expediente. En caso de
que no aplique, dejar en blanco.
Indicar el fundamento legal por el cual se clasifica el expediente, de
acuerdo a lo sealado en la LFTAIPG. En caso de que no aplique,
dejar en blanco.
Sealar el nombre del titular del rea que solicito la clasificacin de
informacin.
Sealar el nombre del titular del rea que desclasifico la informacin.
- 55 -
Anexo 4
- 56 -
Anexo 4
FORMATO DE VALE DE PRSTAMO

DE EXPEDIENTES ACTIVOS
Anexo 4
Folio N:
Fecha de Prstamo (D/M/A):
DATOS DEL SOLICITANTE

Nombre:
Correo:
Puesto:
No. empleado:
Unidad Administrativa:
Ubicacin (Edificio, Piso, Ala):
rea de Adscripcin:
Extensin:
DATOS DEL EXPEDIENTE

No. Consecutivo
Nombre o ttulo del expediente
Tipo de prstamo:
Sala/temporal
Nmero total de expedientes:

Fecha de devolucin
Fecha de prrroga
Prstamo
Solicitante
Autoriz
Nombre, Cargo y Firma
Devolucin
Solicitante
Autoriz
- 57 -
Anexo 4
Instructivo de llenado del vale de prstamo de expedientes activos

Concepto
Instruccin
Folio N:
Fecha de prstamo
Dejar en blanco- Nmero general de prstamo que asigna el

responsable del archivo de trmite en el momento de entregar los
expedientes
Da, mes y ao en que se solicita el prstamo de expedientes
Datos del solicitante

Nombre
Puesto
rea de Adscripcin
Correo electrnico
N de empleado
Ubicacin del Edificio
Extensin
Nombre, apellido paterno y materno del servidor pblico que solicita

el prstamo
Cargo que ocupa el servidor pblico
Coordinacin o Unidad a la cual pertenece el servidor pblico
Gerencia y/o departamento al que esta adscrito el servidor pblico
Direccin de correo institucional del servidor pblico
Nmero de empleado asignado en la Gerencia de Recursos Humanos
de la Entidad
Lugar fsico donde labora el servidor pblico: Edificio (A, B, C,
CIDOC), Piso, Ala
Nmero asignado dentro de la Entidad en la cual se puede localizar al
servidor pblico
Datos del expediente

Nmero consecutivo para cada expediente de acuerdo al orden
progresivo en que se solicitan
Nombre que identifica a cada uno de los expedientes de la serie
Nombre o ttulo
documental que se solicita
del expediente
Sala: El expediente se consultara dentro del rea de consulta del
archivo y lo devolver
Tipo de prstamo
Temporal: El expediente se consultara dentro de su rea de trabajo
Nmero total de expedientes Nmero total de expedientes que se prestan
Da, mes y ao en que el usuario deber devolver los expedientes
Fecha de devolucin
prestados por el Archivo de Trmite
Nueva fecha que el personal del Archivo de Trmite otorga para la
Fecha de prrroga
devolucin de los expedientes prestados
N consecutivo
Prstamo
Solicit
Autoriz
Nombre, Cargo y Firma del servidor pblico que solicit los expedientes.
Nombre, Cargo y Firma del Responsable del Archivo de Trmite.
Devolucin
Solicit
Autoriz
- 58 -
Nombre, Cargo y Firma del servidor pblico que solicit los expedientes.
Nombre, Cargo y Firma del Responsable del Archivo de Trmite.
Anexo 5
Anexo 5
- 59 -
- 60 -
Anexo 5
Nombre y cargo
Lic. Claudia Carolina Olivares Alvarez

Jefe del Departamento de Organizacin y Control Documental
Esta hoja es parte integral del inventario documental ___/__promovido por
Nombre y cargo
El presente formato consta de _____ fojas y ampara la cantidad de _____ expedientes y/o tomos, con un periodo de trmite de _____ a _____
Contenidos en _____ cajas, con un peso total aproximado de _____ kilogramos.
Elabor
Autoriz
Recib
Unidad administrativa:
Inventario general por expediente:
Gerencia generadora:
Transferencia primaria:
Seccin:
Baja documental:
No. de control:
Transferencia secundaria:
Fecha:
Vigencia
Clave
Nombre Nombre o ttulo
Periodo
Destino final Clasificacin de Periodos
No. (Baja documental, la informacin Adicionales
documental archivstica
de
y cdigo
del expediente No. Valoracin
No.
Caja Ubicacin
primaria
de
gestin
(Aos)
del expediente de
de serie
y/o tomo
(Reservado y/o Desclasi- SISI
muestreo,
Consecutivo
foja conservacin)
y/o tomo
documental (original y/o copia) tomo A L C A C AT AC
confidencial) ficacin (2)
INVENTARIO DOCUMENTAL
INSTRUCTIVO DE LLENADO DEL FORMATO

DE INVENTARIO DOCUMENTAL
Sealar segn corresponda:
Inventario general por expediente
Transferencia Primaria
Baja Documental
Transferencia Secundaria
UNIDAD ADMINISTRATIVA
Nombre de la Unidad Administrativa a la que pertenece el rea o gerencia que va a
realizar el trmite correspondiente, de acuerdo al estatuto orgnico de la Conafor.
GERENCIA GENERADORA
Nombre de la Gerencia que realiza el trmite correspondiente.
SECCIN
Nombre y cdigo de la seccin de conformidad con el Catlogo de Disposicin Documental vigente.
NO. DE CONTROL
Dejar en blanco. El personal del Archivo de Concentracin asigna el nmero
correspondiente, el cual servir de REFERENCIA y CONTROL.
FECHA
Fecha en que se remite la solicitud de trmite correspondiente.
NO. CONSECUTIVO
Nmero consecutivo para cada expediente y/o tomo indistintamente, de acuerdo al
orden progresivo en que aparecen en el inventario documental.
NOMBRE Y CDIGO DE SERIE DOCUMENTAL
Nombre y cdigo de serie documental, con el cual se identifica al conjunto de expedientes relacionados entre s. (Consultar en el Cuadro General de Clasificacin
Archivstica de la Conafor).
NOMBRE O TTULO DEL EXPEDIENTE Y/O TOMO
Descripcin que identifica a cada uno de los expedientes y/o tomos. Ser necesario
detallar lo ms explcitamente posible el asunto, (sin uso de trminos generales como
varios y oficios producidos etc.), especificando si se trata de originales y/o copias.
- 61 -
NO. DE TOMO
Colocar el nmero de tomo de cada expediente. Ejemplo: 1/1; 1/3, 2/3, 3/3, etc.
VALORACIN PRIMARIA
Indicar segn corresponda, de conformidad con el Catlogo de Disposicin Documental de la Conafor.
Valor Administrativo (A): condicin de los documentos producidos o recibidos por una institucin para realizar funciones o actividades comunes a esa
institucin.
Valor Legal (L): es el plazo durante el cual los documentos se conservan en
la institucin para su posible uso y as certificar derechos y obligaciones de la
Administracin Pblica Federal o de los ciudadanos.
Valor Contable (C): el que tienen los documentos que pueden servir de
explicacin o justificacin de operacin destinadas al control presupuestario y
como prueba del cumplimiento de obligaciones tributarias.
PERIODO DE GESTIN
Fechas extremas que indican el ao en que se abre y cierra un expediente (tiempo
que dura su gestin o trmite), sin importar las fechas de los documentos que contiene. Es independiente de la vigencia documental. A Apertura ( inicio) y la de
conclusin del expediente C (o cierre). Ejemplo: 1998-1999, 1997-2000, 20082008.
VIGENCIA DOCUMENTAL (AT y AC)
Colocar el nmero de aos de guarda de los expedientes conforme al Catlogo de
Disposicin Documental, el cual se refiere al plazo de guarda de los mismos en el
Archivo de Trmite (AT) y en el Archivo de Concentracin (AC). (Ver Catlogo de
Disposicin Documental de la Conafor).
CLAVE ARCHIVSTICA DEL EXPEDIENTE Y/O TOMO
Conjunto de datos relacionados para identificar al expediente y/o tomo. Ver Numeral 9.2 Fraccin III de los Criterios especficos para la organizacin de expedientes
y archivos de la Conafor.
Ejemplo: OFC/5C.24/125/09
NO. DE FOJAS
Nmero total de fojas que integran cada expediente y/o tomo que se relaciona en el
formato de inventario.
DESTINO FINAL
Indicar segn corresponda, de conformidad con el Catlogo de Disposicin Documental de la Conafor.
- 62 -
Baja Documental: cuando la documentacin, al trmino de su vigencia

documental, pierde sus valores primarios y no existen valores secundarios, se
tramitar la baja definitiva ante el Archivo General de la Nacin (AGN).
Muestreo: se refiere cuando solo se conserva una muestra de la serie documental a dar de baja, con fines de conservacin permanente.
Conservacin: Se refiere cuando los expedientes de la serie documental se
deben conservar permanentemente.
CLASIFICACIN DE LA INFORMACIN
Indicar si el expediente contiene informacin clasificada como RESERVADA o CONFIDENCIAL.
PERIODOS ADICIONALES
Esta columna slo se llenar en caso de que EXISTAN periodos adicionales, en caso
contrario, sealar NO APLICA (N/A).
Los periodos adicionales pueden ser por DESCLASIFICACIN o por SISI.
En caso de que sea por SISI, es decir, que la documentacin del expediente haya
sido motivo de solicitud de informacin, agregar un 2 en dicha columna, ya que ste
nmero indica los aos de guarda adicional a la vigencia documental, de acuerdo
al numeral DECIMOCTAVO de los Lineamientos generales para la organizacin y
conservacin de los archivos de las dependencias y entidades de la Administracin
Pblica Federal.
CAJA
Nmero consecutivo para cada caja, de acuerdo al orden progresivo en que aparecen
en el inventario documental, en caso de no utilizar cajas se seala NO APLICA
(N/A).
UBICACIN
Indicar la ubicacin fsica de los expedientes relacionados en el Inventario (en caso de
Oficinas Centrales sealar el Edificio, Piso y Ala en la que se encuentran, en caso de
Gerencias Estatales, indicar la direccin).
EL PRESENTE INVENTARIO CONSTA DE ___ FOJAS
Indicar el nmero total de fojas que integran el inventario documental correspondiente.
Y AMPARA LA CANTIDAD DE ___ EXPEDIENTES Y/O TOMOS
Indicar el nmero total de expedientes y/o tomos que se registran en el inventario.
- 63 -
CON UN PERIODO DE _____ A _______

Anotar los aos extremos de la documentacin que se relaciona, el de apertura y el de
cierre.
CONTENIDO EN ______ CAJAS
Anotar el nmero total de cajas que se relacionan, cuando corresponda.
CON UN PESO TOTAL APROXIMADO DE _______ KILOGRAMOS
Anotar el peso total aproximado de la documentacin que se relaciona (2 kg aproximadamente por tomo).
FIRMAS
ELABOR
Nombre y firma del servidor pblico autorizado por el titular del rea para llenar el
inventario correspondiente.
AUTORIZ
Nombre y firma del titular de la Unidad Administrativa o Gerente que autoriza el
trmite a realizar.
PARA INVENTARIO DE TRANSFERENCIA PRIMARIA AGREGAR:
RECIB
Nombre y firma del Jefe del Departamento de Organizacin y Control Documental.
PARA INVENTARIO DE BAJA DOCUMENTAL AGREGAR:
VO. BO.
Nombre y firma del Coordinador de Archivos de la Conafor.
- 64 -
Anexo 6
Anexo 6
- 65 -
- 66 -
Recibi
Piso:
Ext.
Fecha de prrroga
Recibi
Sala
Temporal
Tipo de consulta:
Nombre y Firma
Devolucin
Entreg
Nombre y Firma
Nombre o ttulo del expediente
Correo:
N de empleado:
Anexo 6
Clave topogrfica:
De acuerdo con lo establecido en el ttulo dcimo, captulo II, artculo 214, fraccin IV del Cdigo Penal Federal, ttulo IV, captulo nico, artculo 63 de la LFTAIPG, as como en el ttulo segundo, captulo I, artculo 8, fraccin V de la Ley Federal
de Responsabilidades Administrativas de los Servidores Pblicos, el responsable del rea solicitante del prstamo del expediente, se compromete a dar un buen uso, cuidado y manejo de la informacin contenido en el mismo, asumiendo toda la
responsabilidad sobre cualquier deterioro o sustraccin de documentos, as como de la integracin de nuevos testimonios a los que expresamente se le entregan. Por lo que, queda obligado a informar al Departamento de Organizacin y Control
Documental, sobre cualquier transformacin que modifique el expediente correspondiente.
Nombre y Firma
Entreg
Prstamo
Nombre y Firma
N total de expedientes:
Fecha de devolucin
Ej. 005/2009
N de transferencia/ao
Folio N:
Fecha de prstamo (D/M/A):
Datos del usuario
Nombre
Puesto
rea de
Adscripcin
Ubicacin Edif:
FORMATO DE VALE DE PRSTAMO DE EXPEDIENTES
Anexo 6
INSTRUCTIVO DE LLENADO DEL VALE DE PRSTAMO DE EXPEDIENTES

Concepto
Instruccin
Folio N:
Fecha de prstamo
Dejar en blanco- Nmero general de prstamo que asigna el

responsable del archivo de concentracin en el momento de entregar
los expedientes
Da, mes y ao en que se solicita el prstamo de documentos
Datos del usuario

Nombre
N de empleado
Puesto
Credencial
rea de Adscripcin
Ubicacin del Edificio
Nombre, apellido materno y paterno del servidor pblico que solicita

el prstamo
Nmero de empleado asignado en la Gerencia de Recursos Humanos
de la Entidad
Cargo que ocupa el servidor pblico
Nmero de credencial expedida por la CONAFOR del servidor pblico
Nombre de la unidad, gerencia o departamento de rea a la que esta
adscrito el servidor pblico
Lugar fsico donde labora el servidor pblico: Edificio (A, B, C), Piso,
Extensin y correo electrnico
Datos del expediente

Nmero que asign el Depto. de Organizacin y Control Documental
en el momento en que el rea realiz la transferencia primaria de los
expedientes
Conjunto de datos relacionados con el que se identific al expediente
en la transferencia primaria
Nombre que identifica a cada uno de los expedientes de la serie
Nombre o ttulo
documental que se solicita
del expediente
Sala: El expediente se consultara dentro del rea de consulta del
archivo y lo devolver
Tipo de consulta
Temporal: El expediente se consultara dentro de su rea de trabajo
Agregar una X en consulta seleccionada
Dejar en blanco- Clave que asigna la Coordinacin de Archivos a cada
expediente dentro del Archivo de Concentracin para su localizacin
Clave topogrfica
expedita.
Nmero total de expedientes Nmero total de expedientes que se prestan
Da, mes y ao en que el usuario deber devolver los expedientes
Fecha de devolucin
prestados por el Archivo de Concentracin
Nueva fecha que el personal del Archivo de Concentracin otorga
Fecha de prrroga
para la devolucin de los expedientes prestados
N de transferencia y ao
Prstamo
Solicit
Autoriz
Nombre y firma del servidor pblico que solicit los expedientes

Nombre y firma del servidor pblico que proporcion el servicio de prstamo.
Devolucin
Solicit
Autoriz
Nombre y firma del servidor pblico que recibe los expedientes en el archivo de concentracin
Nombre y firma del servidor pblico que entrega los expedientes en el archivo de concentracin
- 67 -
Anexo 7
- 68 -
Anexo 7
DECLARATORIA
DE PREVALORACIN
Anexo 7
REF:_________________
El inventario que respalda los expedientes cuya baja se promueve consta de ______ fojas que
ampara la documentacin generada por la (nombre de la unidad administrativa).
La baja se promueve con base al cumplimiento de los plazos de conservacin de la documentacin administrativa de acuerdo con el Catalogo de Disposicin Documental vigente de la
CONAFOR, asimismo, cabe mencionar que la tcnica de seleccin sealada en el Catalogo es
(Baja o muestreo), sin embargo no hubo informacin que presentara valores histricos (En
caso de muestreo, se deja ste rengln de lo contrario se elimina) y los valores primarios con
los que cuenta la documentacin es (sealar si es administrativo, legal y/o contable). De la
misma forma, la baja se promueve de conformidad con la conclusin de los diversos asuntos
que se sealan en dicho inventario.
Se llevo a cabo un procedimiento de prevaloracin, cuya ficha tcnica se anexa, tomando en
consideracin las funciones y los antecedentes de dicha rea, a travs de una revisin fsica
de la documentacin, concluyendo que no existen documentos o expedientes susceptibles de
formar parte del Archivo Histrico Institucional de la Conafor; por tal motivo, se considera
viable su baja definitiva. Al cotejar los expedientes contra el inventario, se observ que ste,
refleja el contenido de los mismos.
Asimismo, se declara que en la documentacin no estn contenidos originales referentes a
activo fijo, obra pblica, valores financieros, aportaciones a capital, emprstitos, crditos concedidos e inversiones en otras entidades, as como juicios, denuncias ante el Ministerio Pblico
y fincamiento de responsabilidades que se encuentren pendientes de resolucin o expedientes con informacin reservada cuyo plazo de conservacin no haya prescrito, conforme a las
disposiciones aplicables en la materia.
(Lugar y fecha)
Zapopan Jalisco a 04 de agosto del 2010
INTERVIENEN:
________________________
Nombre, firma, puesto
__________________________

_______________________________
- 69 -
Anexo 8
- 70 -
Anexo 8
FICHA TCNICA
DE PREVALORACIN
Anexo 8
REF:
FUNCIONES O ATRIBUCIONES
INDICACIONES: Especificar las funciones que dieron origen a la informacin que contienen los archivos
dispuestos para baja, de acuerdo con el estatuto orgnico de Conafor o documento equivalente.
CARCTER DE LA FUNCIN O ATRIBUCIN

INDICACIONES: indicar si el contenido de los archivos se deriva de funciones sustantivas, de logstica o
de administracin interna.
Ejemplo: la documentacin que se propone para baja es el resultado de funciones (sustantivas
o comunes).
VALOR DE LOS ARCHIVOS

INDICACIONES: sealar porque los archivos deben darse de baja dentro del contexto institucional.
Ejemplo: la documentacin ya cumpli su plazo de conservacin conforme al Catlogo de Disposicin
Documental de la Conafor, mismo que fue aprobado por la Gerencia de (Sealar la Gerencia).
As mismo, se menciona que todos los asuntos de la documentacin que se promueve para baja estn
debidamente concluidos y no presentan valores histricos.
ANTECEDENTES
INDICACIONES: proporcionar antecedentes sobre cualquier dictamen previo del Archivo General de la
Nacin(AGN) en el caso de series o grupos de archivo con contenido semejante, con la fecha y numero
de acta correspondiente.
DATOS DE LOS ARCHIVOS

INDICACIONES: proporcionar el nmero de expedientes y cajas, el peso aproximado y los metros lineales
que ocupan los archivos, as como datos adicionales relacionados a su estado fsico:
Nmero de expedientes:
Nmero de cajas:
Peso aproximado:
Metros lineales:
Datos adicionales relacionados con su estado fsico:
METODOLOGA DE VALORACIN
INDICACIONES: indicar los mtodos de valoracin secundaria que se hayan llevado a cabo y si se
efectu alguna transferencia al archivo histrico de la dependencia o entidad.
Lugar y fecha

- 71 -
Anexo 9
- 72 -
Anexo 9
Anexo 9
ACTA DE ENTREGA-RECEPCIN DE BIENES MUEBLES QUE DONA LA COMISIN
NACIONAL FORESTAL A LA COMISIN NACIONAL DE LIBROS DE TEXTO GRATUITOS.
EN ZAPOPAN JALISCO, SIENDO LAS (00:00) HORAS DEL DA (FECHA DE RECOLECCIN), LOS CC. ____(NOMBRES DE LOS QUE PARTICIPAN EN LA DONACIN, UNO
POR CONALITEG Y OTRO POR Conafor) EN SU CARCTER DE (CARCTER QUE
TIENEN CADA UNO EN LA DONACIN), REUNIDOS EN LAS OFICINAS QUE OCUPA
LA __________________ (DONANTE) SITO (DIRECCIN DONDE SE HIZO LA RECOLECCIN); CON LA FINALIDAD DE HACER CONSTAR LA ENTREGA DE (CANTIDAD EN KILOS) KG DE PAPEL DE DESECHO, QUE REALIZA EN ESTE ACTO LA COMISIN (DONANTE) A LA COMISIN NACIONAL DE LIBROS DE TEXTO GRATUITOS,
EN CUMPLIMIENTO AL DECRETO EMITIDO POR EL TITULAR DEL PODER EJECUTIVO
FEDERAL, PUBLICADO EL 21 DE FEBRERO DEL 2006; QUE PREVEE LA DONACIN
GRATUITA DEL PAPEL Y CARTN A LA COMISIN NACIONAL DE LIBROS DE TEXTO
GRATUITOS, POR PARTE DE LAS DEPENDENCIAS Y ENTIDADES DE LA ADMINISTRACIN
PBLICA FEDERAL, LA PROCURADURA GENERAL DE LA REPBLICA, LA PRESIDENCIA
DE LA REPBLICA, Y LOS RGANOS DESCONCENTRADOS, CUANDO YA NO LES SEAN
TILES; DE CONFORMIDAD CON LO PREVISTO EN LA CLUSULA 1.4 DEL CONVENIO
DE DONACIN NMERO 1016/090/2007 SUSCRITO POR EL C. JOS CIBRIAN TOVAR,
DIRECTOR GENERAL DE LA CONAFOR EN LA FECHA DE SUSCRIPCIN Y EL LIC. MIGUEL
AGUSTIN LIMN MACIAS, DIRECTOR GENERAL DE LA CONALITEG, CON FECHA 29
DE MAYO DEL 2007; Y TODA VEZ QUE MEDIANTE (NMERO DE ACTA , FECHA Y
ACUERDO CON EL QUE SE AUTORIZ LA DONACIN POR PARTE DEL COMIT DE
BIENES DE LA CONAFOR), SE AUTORIZ LA DONACIN DE DICHOS BIENES, SEGN LO
ESTABLECIDO EN LOS ARTCULOS 133, Y 141 FRACCIN VII, DE LA LEY GENERAL DE
BIENES NACIONALES; AS COMO LO SEALADO EN LAS NORMAS GENERALES PARA
EL REGISTRO, AFECTACIN, DISPOSICIN FINAL Y BAJA DE BIENES MUEBLES DE LA
ADMINISTRACIN PBLICA FEDERAL CENTRALIZADA, EMITIDAS POR LA SECRETARA
DE LA FUNCIN PBLICA, CAPTULO I, NORMA DCIMA Y DCIMACUARTA; Y CAPTULO III, NORMA CUADRAGSIMA PRIMERA; EN ESTE ACTO SE HACE ENTREGA DE LOS
BIENES QUE SE CONTIENEN EN EL ANEXO NMERO DOS (Relacin de los bienes a donar
y su valor, indicando si se llevar a cabo a valor de adquisicin o de inventario, adjuntando
los tickets de peso), A LA COMISIN NACIONAL DE LIBROS DE TEXTO GRATUITOS, PARA
QUE STA A SU VEZ LOS PERMUTE POR PAPEL NUEVO RECICLADO QUE UTILIZAR EN
LA PRODUCCIN DE LIBROS DE TEXTO Y MATERIALES DE APOYO EDUCATIVO PARA EL
CUMPLIMIENTO DE SU OBJETO. - - - - - - - - - - - - - - - - -- - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - Criterios Especficos
- 73 -
NO HABIENDO OTRO ASUNTO QUE HACER CONSTAR, SE DA POR CONCLUIDA LA

PRESENTE, SIENDO LAS (HORA EN QUE TERMINA EL ACTO) HORAS DE LA FECHA DE
SU INICIO, PREVIA LECTURA DE LOS QUE EN ELLA INTERVINIERON, FIRMANDO DE
CONFORMIDAD AL MARGEN Y AL CALCE PARA TODOS LOS EFECTOS LEGALES A
QUE HAYA LUGAR.-----------------------------------------------------------------------------------------
ENTREGA POR LA DONANTE
RECIBE POR LA DONATARIA
(NOMBRE DE QUIEN OPERA EL CONVENIO)

RESPONSABLE DE LA OPERACIN DEL CONVENIO 1016/090/2007 EN LA Conafor
(NOMBRE DEL COORDINADOR EN

CONALITEG)
COORDINADOR DEL PROGRAMA RECICLA
PARA LEER
- 74 -

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Judul Asli

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CRITERIOS ESPECFICOS PARA LA

Clasificacin archivstica: proceso de identificacin y agrupacin de expedientes

Funcin: conjunto de actividades homogneas relacionadas entre s, que delimitan

Ubicacin topogrfica: conjunto de datos relacionados para ubicar el expediente en

II. Determinar las actividades esenciales de los responsables de la Coordinacin

6. Aspectos generales para la administracin integral

7. Manejo de documentacin e informacin

A continuacin se sealan de manera enunciativa ms no limitativa.

III. Destitucin del puesto;

7.1 Acciones a realizar en caso de detectar un dao, prdida o robo de

8. Diagrama del ciclo vital de un documento.

El diagrama anterior refleja el ciclo de vida de un documento, el cual atraviesa por

9. Organizacin y funciones para la administracin

Los responsables del cumplimiento de la elaboracin del Inventario General, son

9.2 Archivos de trmite

Indicar la fecha en que la documentacin fue desclasificada, de lo

Coordinacin General de Administracin

5C.26 Coordinacin de archivos

5C.26.1 Bajas documentales

Trmite de bajas documentales de las Unidades Administrativas ante

Nombre y firma del titular de la unidad administrativa ( que clasifica):

Figura 1. Ejemplo de portada exterior de un expediente.

Cdigo y nombre de seccin

SERIE Y/O SUBSERIE:

Cdigo y nombre de serie y/o sub-serie

Nombre o descripcin del expediente

(Clave del expediente)

Clave del expediente

Figura 2. Ejemplo de lomo de un expediente.

a) El primer segmento corresponde a la ubicacin del expediente, en

NOTA: Las Unidades Administrativas estn obligadas a realizar al menos

Estimado Sr. Ejemplo

Sr. Ejemplo No. 2

Figura 3. Validacin de un documento de archivo.

Diferencia entre FOLIAR y PAGINAR (Figura 4)

Figura 4. Diferencia entre paginar y foliar.

Coordinacin General de Administracin

5C.26 Coordinacin de archivos

5C.26.1 Bajas documentales

Trmite de bajas documentales de las Unidades Administrativas ante

Nombre y firma del titular de la unidad administrativa ( que clasifica):

Figura 5. Foliado en parte inferior derecha.

Coordinacin General de Administracin

5C.26 Coordinacin de archivos

5C.26.1 Bajas documentales

Trmite de bajas documentales de las Unidades Administrativas ante

Coordinacin General de Administracin

5C.26 Coordinacin de archivos

5C.26.1 Bajas documentales

Trmite de bajas documentales de las Unidades Administrativas ante

Figura 6. Foliado en parte inferior derecha en el mismo sentido del texto.

b) El foliado deber realizarse una vez concluido el asunto o trmite.

Figura 7. Foliar con lpiz mientras el expediente se encuentre activo.

Una vez cerrado el expediente, se puede foliar con foliador o con

Figura 8. Materiales para foliar un expediente cerrado.

c) El foliado se realizar a cada tomo del expediente (Figura 9).

Figura 9. Expediente integrado en 3 tomos y foliado individualmente.

e) Cuando el documento que se incorpora al expediente consta de

Coordinacin General de Administracin

5C.26 Coordinacin de archivos

5C.26.1 Bajas documentales

Trmite de bajas documentales de las Unidades Administrativas ante

CON UN PERIODO DE _ A ___