Nouvelles technologies
Marchs publics
lectroniques
uvcw I Fvrier 2013 I n875 I Focus
Le domaine des marchs publics lectroniques est communment dsign par le terme anglais e-procurement (electronic
procurement). Le-procurement regroupe lensemble des tapes
des marchs publics lectroniques.
Le mouvement vers le-procurement est fortement encourag
par lUnion europenne. En 2005 dj, dans sa dclaration de
Manchester, lUnion europenne fixait des objectifs ambitieux
en la matire: que chaque Etat membre dispose de 100 % des
modules informatiques de-procurement et que 50 % des marchs publics soient mens de manire lectronique lhorizon
2010.
Constatant le retard pris sur ces objectifs, la Commission europenne a adopt en avril 2012 une stratgie pour faire en sorte
que la passation lectronique des marchs publics devienne la
rgle au sein de lUnion europenne dici 2016.
En Belgique, le-procurement a connu un fort dveloppement
depuis 2006. Lvolution est particulirement sensible en ce qui
concerne lintroduction des avis de marchs et leur publication.
Ces deux tapes ont en effet totalement bascul vers des procdures lectroniques, qui sont utilises par 100 % des pouvoirs
adjudicateurs.
Le dpt doffres lectroniques (e-tendering) est ltape suivante, qui est dj largement utilise par les administrations
fdrales et rgionales, ainsi que par quelques premires communes. Dautres modules de-procurement, plus avancs, sont
annoncs pour les annes venir: enchres lectroniques, adjudications lectroniques, paiements lectroniques,
Nous passons ici en revue les principaux outils de-procurement
qui sont aujourdhui accessibles aux pouvoirs locaux.
Edouard Vercruysse
Conseiller expert
tion des avis de march en Belgique. Elle a repris ce rle au Bulletin des Adjudications (BDA) ancienne formule qui paraissait
sous forme dannexe au Moniteur belge.
Lappellation Bulletin des Adjudications est cependant encore
utilise par certains pour dsigner la plate-forme e-Notification,
crant une certaine confusion. Il convient ds lors de parler de
Bulletin des Adjudications ancienne et nouvelle formule. Pour
notre part, nous dsignerons le Bulletin des Adjudications nouvelle formule par son appellation moderne, e-Notification.
Le Bulletin des Adjudications ancienne formule a paru pour la
dernire fois le 31 dcembre 2010. La version en ligne de la
publication est nanmoins toujours accessible (http://www.
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shutterstock - vasabii
ejustice.just.fgov.be/cgi_bul/bul.pl)
et
sert darchives aux avis de marchs publis
avant le 1er janvier 2011.
Lapplication e-Notification, comme lensemble des outils de-procurement fdraux, est gre par le Service public fdral
Personnel et Organisation (SPF P&O).
Elle est librement et gratuitement accessible tous les pouvoirs adjudicateurs et
tous les candidats soumissionnaires sans
distinction.
Les avis de march qui doivent tre
publis au niveau belge ne peuvent tre
considrs comme officiels que lorsquils
paraissent sur e-Notification.
sateur.
Si un groupe dapprobation a t dfini, le rdacteur de lavis doit soumettre
lensemble du dossier approbation.
La publication de lavis ne pourra pas
avoir lieu avant que chaque membre du
groupe ait marqu son accord sur le dossier. Une alerte sous forme de message
lectronique est envoye aux validateurs
pour leur signaler quun nouveau dossier
est en attente dapprobation.
Un validateur a la possibilit de refuser
un dossier et de faire part des motifs de
son refus. Le rdacteur est alors invit
apporter les modifications souhaites et
relancer le circuit dapprobation.
Lorsquun avis a t approuv, mais quil
nest pas encore publi, il est toujours
possible de modifier sa date de publication et dautres moments-cls. E-Notification dispose cet effet dune fonction
rapide permettant de reporter la publication.
Deux types derratum sont prvus, sur
les avis (modification de certains critres) ou sur les documents (ajout de
nouvelles annexes).
Dautres actions peuvent tre menes:
supprimer un dossier non publi, interrompre la procdure avant dpt des
offres et ne pas attribuer un march.
Pour chaque avis de march, une option
forum peut tre active. Il sagit dun
canal qui permet aux pouvoirs adjudicateurs de communiquer de manire
transparente avec leurs fournisseurs.
Tout fournisseur enregistr peut poser
une question laquelle le pouvoir adjudicateur a la possibilit de rpondre. La
question et sa rponse sont visibles pour
tous les fournisseurs enregistrs.
En plus des avis de marchs soumis
publication, il est galement possible de
publier sur la plate-forme e-Notification
des avis de marchs en dessous du seuil
de publication. Ceux-ci sont regroups
dans une section appele Free Market.
Cela permet aux pouvoirs adjudicateurs
qui le souhaitent dattirer plus de fournisseurs sans placer de publication officielle.
Lintroduction dun avis via IAM
La Wallonie a entrepris ds 1999 le dveloppement dun outil ayant pour vocation linformatisation des avis de marchs, appel IAM. Lobjectif initial tait
de rpondre aux besoins de ladministration rgionale en la matire. Cela explique que le projet fut confi au principal pourvoyeur de marchs publics de la
Wallonie, le Ministre de lEquipement
40
167communes
95 CPAS
ont demand un accs IAM
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IAM propose de nombreuses aides lencodage. A toutes les
tapes, lutilisateur est pris par la main et bnficie dexplications compltes sur la nature des informations requises.
Diverses alertes sont prvues pour signaler un oubli ou une
incohrence dans les lments introduits.
Un ensemble dactions, disponibles de manire permanente,
peuvent tre mene sur lavis: le visualiser en mode dimpression, vrifier son tat dencodage, sauvegarder son encodage
dans ltat actuel, le supprimer et le soumettre pour validation.
En bout de procdure, lencodeur peut joindre un ou plusieurs
fichiers lectroniques lavis, comme des documents dadjudication (mtr rcapitulatif, cahier spcial des charges, ) afin
quils puissent tre tlchargs par les entreprises.
Ces documents seront disponibles tant sur la plate-forme
fdrale e-Notification que sur le Portail des marchs publics
wallon.
Ce dossier nest pas immdiatement visible par les soumissionnaires. Avant cela,
il faut rgler certains paramtres comme
la date limite des offres, le nombre minimum dacheteurs, le nombre de lots. Il
faut galement mentionner les utilisateurs qui pourront accder au dossier et
qui participeront la sance douverture.
Le dossier peut ensuite tre activ.
Lactivation doit idalement se faire le
plus vite possible aprs la publication, car
tant que le dossier nest pas activ, il nest
pas visible par les soumissionnaires, qui
ne peuvent ds lors pas remettre doffre.
Le concept de sance douverture ne
change pas par rapport la procdure
classique, la diffrence prs quelle porte
sur des documents lectroniques. Pour
ouvrir les offres, le pouvoir adjudicateur
se rend sur la plate-forme e-Tendering.
Le prsident de sance sidentifie sur
la plate-forme et navigue vers le dossier
concern. Il montre lcran avec les dtails du dossier aux autres membres de la
sance. Lorsque la date et lheure douverture sont atteintes, un onglet Ouverture
apparat. A ce moment, le prsident dclare la session ouverte et clique en mme
temps sur le bouton Ouvrir. Les autres
membres de la sance ont exactement
une minute pour cliquer leur tour sur
Ouvrir. A ce moment, les offres remises
au format papier sont sorties de leur enveloppe.
Ds que le compteur est arriv 0, tous
les documents sont dverrouills, soumis
une analyse antivirus et la signature
lectronique est vrifie. A partir de cet
instant, e-Tendering naccepte plus de
documents des soumissionnaires.
La liste des offres dposes par voie lectronique saffiche lcran. En cliquant
sur une offre, les documents introduits
pour celle-ci apparaissent. Chaque document peut tre tlcharg sparment.
Un canevas de procs-verbal douverture
est automatiquement gnr. Y figurent
demble les informations concernant
les offres remises lectroniquement. Les
informations relatives aux offres papier
doivent tre ajoutes.
Lorsque le PV douverture est complet, il
est sign lectroniquement et publi sur
la plate-forme e-Tendering. Trois options
de publication du PV sont disponibles:
visible pour tous, invisible pour tous (sauf
le pouvoir adjudicateur) ou visible pour
les soumissionnaires.
Lobtention
lectronique
de documents
dentreprises
E-Awarding et e-Auctions
Deux briques supplmentaires viennent
Lapplication Tlmarc est parfois aussi appele Digiflow. Cela sexplique par lhistorique du projet et par le fait que divers services fdraux en ont
successivement pris les commandes. Par souci de clart, nous ne retiendrons pour notre part que lappellation Tlmarc.
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Liens utiles
Le Portail fdral de-procurement
http://www.publicprocurement.be
Le Portail des marchs publics wallon
http://marchespublics.wallonie.be
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E-tendering fdral
https://eten.publicprocurement.be
Le Portail europen
Tenders Electronic Daily
http://ted.europa.eu
Tlmarc
https://digiflow.belgium.be
Diffrences communes
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