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ADMINISTRACIN DE LA CAPACITACIN

1. Elaborar una
Deteccin de
Necesidades

2. Clasificacin y
Jerarquizacin de
las Necesidades
de Capacitacin

3. Definicin de
Objetivos

4. Elaboracin del
Programa

5. Ejecucin o
Implementacin

6. Evaluacin de
Resultados

7. Seguimiento

ELABORACIN DE UN PROGRAMA DE CAPACITACIN

1. DETECCIN DE NECESIDADES DE CAPACITACIN (DNC)

La capacitacin debe tener como propsito el dotar o desarrollar al personal de


las competencias laborales de que carece para que pueda lograr los objetivos y
metas que le corresponde.
En una DNC se deben investigar los siguientes aspectos

Conocimientos y habilidades tcnicos que se requiere para el puesto.

Habilidades administrativas acerca de cmo organizar el propio trabajo y el


de los dems, utilizar recursos y lograr objetivos.

Habilidades en relaciones humanas como liderazgo, capacidad de motivar,


de comunicacin, de trabajar en equipo, etc.

Habilidad para el logro de resultados

Habilidades conceptuales como son de anlisis y solucin de problemas

La DCN puede hacerse a nivel personal, puesto, grupo o de toda la


organizacin.

Es muy importante establecer las necesidades de capacitacin en trminos


de productividad y de manera objetiva y medible [reducir margen de error
(calidad), incrementar el nmero de productos (cantidad), mejorar
puntualidad (tiempo), reduccin costo de produccin o servicios (costos),
etc]

Para llevar a cabo la DNC podemos aplicar diversas tcnicas e instrumentos.

Hacer un buen diagnstico evita capacitar por capacitar, entre las tcnicas ms
usuales para detectar las necesidades de capacitacin estn las siguientes:
1. Cuestionarios: que es una forma impresa que contiene una lista de
preguntas especficas dirigidas a reunir informacin sobre conocimientos,
habilidades, competencias, opiniones acerca del aspectos del trabajo que
desempea la persona o la empresa.
2. Entrevistas: consiste en recabar la informacin a travs de un dilogo entre
el entrevistador y el colaborador. Es comn entrevistar tambin al jefe
directo del colaborador para preguntarle en qu considera que deben
capacitarse sus subordinados.
3. Observacin: consiste en observar la conducta en el trabajo para
compararla con el patrn esperado y de sta manera, detectar las reas
de oportunidad que te indican la necesidad de capacitar.
4. Descripcin y perfil del puesto: se debe de analizar para conocer las
funciones y competencias que debe cubrir la persona que lo desempea,
de sta forma, se compara lo que requiere el puesto con el perfil del
ocupante.
5. Evaluacin de desempeo: Consiste en comparar el desempeo de una
persona con los estndares establecidos para ese puesto. Permite conocer
las reas en las que se debe capacitar para incrementar el nivel de
desempeo del colaborador.

2. CLASIFICACIN Y JERARQUIZACIN DE LAS NECESIDADES DE CAPACITACIN


Una vez detectadas las necesidades de capacitacin, el siguiente paso es
clasificarlas y jerarquizarlas, esto permite determinar cules son las ms urgentes o
ms importantes

Al clasificar las necesidades de capacitacin, obtenemos indicadores sobre quin,


cmo y cundo capacitar. Ya clasificadas las podemos jerarquizar de acuerdo
con su importancia o urgencia
Al hacer esta clasificacin, es importante empezar a determinar quin necesita qu
tipo de capacitacin.

3. ESTABLECER LOS OBJETIVOS


El tercer paso en el proceso de capacitacin es establecer los objetivos que se
pretenden lograr con el programa de capacitacin. Este es el momento de fijar
qu tipo de competencias y caractersticas se requieren inculcar en los
participantes despus del programa haya sido impartido.
Lo que se requiere tambin es establecer qu conocimientos se les proporcionar
o qu actitudes se buscan. Es necesario establecer con precisin la conducta
deseada y las condiciones en que debe producirse de la manera ms clara,
alcanzable y medible. Esto sirve como norma que permitir evaluar el rendimiento
individual y el programa.

LOS OBJETIVOS
Los objetivos sirven como gua para mantener el camino, no se trata slo de cubrir
un expediente, sino de buscar un resultado concreto que est lo ms relacionado
posible con el trabajo.
Los objetivos deben especificar quin, qu, para cundo, bajo qu condiciones,
cmo medirlos y a qu costo en tiempo y/o dinero.
Existen diferentes clases de objetivos:

1. Productividad: ayuda a los empleados a incrementar su rendimiento y


desempeo.
2. Calidad: contribuyen a elevar la calidad de la produccin de la fuerza de
trabajo cuando los trabajadores estn mejor informados acerca de los
deberes y responsabilidades.
3. Salud y Seguridad: la salud mental y la seguridad fsica de un colaborador
estn directamente relacionadas con los esfuerzos de capacitacin de una
organizacin. La capacitacin adecuada puede ayudar a prevenir
accidentes laborales.
4. Conocimientos: busca incrementar la familiaridad, los conocimientos o la
comprensin de los participantes con respecto a un tema, as como
mantenerlos actualizados de los avances en sus campos laborales
respectivos.
5. Desarrollo personal: en el mbito personal los colaboradores se benefician
de los planes de capacitacin, pues le ofrecen una amplia gama de
conocimientos, una mayor sensacin de competencia y un repertorio de
habilidades que son indicadores de un desarrollo personal.

4. ELABORACIN DEL PROGRAMA DE CAPACITACIN


Para elaborar un programa de capacitacin se tienen que responder las
preguntas:
1. Qu? (Contenido )
2. Cmo? (Tcnicas y ayudas)
3. Cundo? (Fechas y horarios)
4. A quin? (Destinatarios)
5. Quin? (Instructor)
6. Cunto? (Presupuesto)
Es muy importante que exista congruencia entre las necesidades de capacitacin,
el contenido del programa y los objetivos planteados.
1. Qu?
Contenido

Hay que tomar en cuenta si el material que se va a proporcionar tiene


sentido para el que lo recibe, ya que esto ayudara a que el proceso de
aprendizaje se acelere.

Aunque no sea muy entretenido, entre ms se repite el contenido, ms fcil


es memorizarlo.

Si se retroalimenta a los participantes sobre su progreso, las personas pueden


ajustar su conducta y aprender con mayor rapidez

2. Cmo?

Determinar la metodologa que seguirn los participantes para aprender


esos contenidos es tan importante como el propio contenido del programa.
A continuacin se enlista los mtodos y tcnicas que ms frecuentemente
se utilizan para realizar programas de capacitacin.

Conferencia: es una exposicin de un tema en particular en la que el


conferenciante habla y el auditorio escucha.

Conferencia con participacin: es una exposicin en la que el


conferenciante expone unilateralmente, pero se permite que el auditorio
participe con preguntas durante la conferencia o al final de la misma.

Capacitacin en el trabajo: se asigna a una persona con experiencia para


que ayude al aprendiz a conocer el sistema o forma de realizar el trabajo, a
utilizar ciertas herramientas o maquinaria y otros procedimientos. No se saca
a la persona de su ambiente laboral y se le pide observe cmo se realizan
las labores y que las copie.

Dramatizacin (Role Play): se pide a los participantes que simulen situaciones


reales o ficticias para practicar las competencias que se pretenden lograr.

Mtodo de aprender haciendo: consta de tres pasos y es uno de los ms


efectivos.

Consiste en
dar la
informacin al
aprendiz de
cmo se
realiza el
trabajo.

El instructor
demuestra en
la prctica
cmo se debe
realizar el
trabajo y el
aprendiz
observa

El aprendiz
realiza el
trabajo l
mismo y el
instructor lo
corrige y
retroalimenta

Rotacin de puestos: consiste en rotar al personal dentro de la empresa de


un puesto a otro durante un tiempo, a fin de que conozca las diferentes
funciones dentro de la organizacin. Antes de asumir un nuevo puesto se le
instruye sobre sus funciones.

Estudio de casos: se entrega a los participantes una descripcin escrita de una


situacin real o ficticia para que la estudien y discutan entre ellos con el fin de
diagnosticar el problema y plantear alternativas de solucin.
Para seleccionar el mtodo ms adecuado de impartir los contenidos del
programa se deben tomar en cuenta los siguientes factores:

Tema

Objetivos

Nmero de participantes

Nivel de conocimiento e integracin del grupo

Recursos materiales

Tiempo disponible

presupuesto

3. Cundo?

En ste momento se determina la fecha, el horario y duracin del curso. El


horario deber especificar las horas en que se va a impartir el curso, la
duracin de cada sesin y la duracin del curso.

La fecha y hora dependern de tres factores:

Disponibilidad
del facilitador

Disponibilidad
del lugar

Disponibilidad
de los
asistentes

4. A quin?

En ste punto es necesario determinar el conjunto de personas que recibirn


la capacitacin.

Luego de clasificar y jerarquizar las necesidades de capacitacin que tiene


una persona, un grupo, un nivel, un puesto, etc., en ste momento hay que
decidir quines tomarn el programa.

Es importante cubrir el costo de un programa de capacitacin


impartindolo a tantas personas como sea posible, haciendo tambin que
el curso cubra sus necesidades de entrenamiento.

Hay que evitar cometer un error muy frecuente que representa el capacitar
a todos, independientemente si lo necesitan o no.

Lo anterior hace muy costosos los programas de capacitacin, adems de


que los participantes se pueden desmoralizar porque el curso no satisfizo sus
necesidades reales.

5. Quin?

El xito de un curso de capacitacin depende de gran medida del buen


papel que desempee el facilitador, de su experiencia, conocimientos y
habilidades para conducir al grupo.

Los facilitadores pueden ser internos cuando la empresa cuenta con


personas que conozcan lo suficiente el tema.

6. Cunto?

Para elaborar el presupuesto debes tomar en cuenta los gastos en que se


incurrirn como:

El salario del facilitador

La renta del local (si es el caso)

Los materiales para los participantes

Servicio de cafetera

Apoyos visuales

Etc.

5. Ejecucin o implementacin
Despus de disear y elaborar el programa de capacitacin se debe llevar a la
prctica la ejecucin o implementacin del plan de capacitacin, es decir, ha
llegado el momento en el que el facilitador, utilizando cierta metodologa y
apoyndose en auxiliares didcticos, imparte los contenidos a los destinatarios en
el lugar, horario y fechas programadas.
En ste paso es importante cuidar los siguientes aspectos:

Vigilar el desarrollo del programa para hacer los ajustes necesarios.

Organizar en una secuencia lgica y didctica los contenidos.

Organizar los materiales que se utilizan.

Cooperacin de los participantes.

Sensibilizar a los participantes con respecto a los objetivos, contenidos, etc.

6. Evaluacin de resultados
Para conocer si los objetivos que se plantearon fueron alcanzados, es necesario
realizar una evaluacin que permitir medir los resultados del programa de
capacitacin, es decir, debe medir en qu grado logra la mejora de los procesos,
impacta favorablemente en los clientes o incrementa la rentabilidad.
Algunos elementos a considerar para la evaluacin, a ste nivel, seran los costes
del personal, rotacin del personal, ausentismos, productividad, ventas, costes de
materiales, etc.
Comportamiento: comprueba si los participantes estn aplicando en su puesto de
trabajo lo que aprendieron en el aula, cules son los elementos que usan ms y por
qu hay algunos elementos del curso que no se usan en absoluto. Tras la
capacitacin se deben esperar entre tres y seis semanas hasta poder hacer una
valoracin adecuada mediante entrevistas y y/o cuestionarios adems de la
observacin del desempeo laboral.

7. Seguimiento

Como parte del proceso evaluador se considera llevar a cabo el


seguimiento, el cual implica conocer los resultados y su repercusin en el
ambiente de la organizacin.

Un buen plan de capacitacin debe contemplar acciones de monitoreo y


seguimiento, no solo con respecto a los aspectos logsticos sino a la
organizacin y planeacin de reuniones orientadas a verificar el impacto
que ha logrado la capacitacin en el incremento de la productividad,
verificar la pertinencia metodolgica y pedaggica con relacin a la
transferencia del aprendizaje a los puestos de trabajo.

El seguimiento precisa de acciones y solicitudes que deben atender quienes


estn participando en los diferentes programas y acciones de capacitacin,
tales como reuniones, informes, formatos que deben ser llenados, etc.

Los aspectos a considerar en el seguimiento sern aquellos que tiene que


ver con los recursos humanos, materiales y financieros utilizados durante la

realizacin del plan. La obtencin de informacin es relevante para una


nueva planeacin y operacin de las acciones de capacitacin.

Los resultados que se obtienen del seguimiento son:

Anlisis del desempeo profesional del personal capacitado.

Comparacin del desempeo del personal capacitado con el no


capacitado.

Orientacin de la planeacin en las acciones para su mejor operacin.

Determinacin de los objetivos y metas a cubrir en la empresa.