Norma de Descrição ODA - Portuguesa

DIRECO GERAL DE ARQUIVOS
PROGRAMA DE NORMALIZAO DA DESCRIO EM ARQUIVO

GRUPO DE TRABALHO DE NORMALIZAO DA DESCRIO EM ARQUIVO
Orientaes para a Descrio Arquivstica

2. verso
Agosto de 2007
DIRECO GERAL DE ARQUIVOS. PROGRAMA DE NORMALIZAO DA DESCRIO EM ARQUIVO; GRUPO DE TRABALHO DE NORMALIZAO DA DESCRIO EM ARQUIVO Orientaes para a descrio arquivstica. 2. v. Lisboa:
DGARQ, 2007. 325 p.
ISBN 978-972-8107-91-8
1. Arquivstica. 2. Descrio de documentao. 3. Descrio das autoridades arquivsticas. 4.
Pontos de acesso normalizados.
Ministrio da Cultura, DGARQ

Ficha tcnica:
Coordenao geral:
Maria do Carmo Jasmins Dias Farinha (Outubro 2003 a Julho 2005)
Maria Madalena de Moura Machado Garcia (Dezembro 2001 a Julho 2007)
Silvestre Lacerda (Julho 2005 a Julho 2007)
Coordenao executiva:
Luclia Maria Lus Ferreira Runa (Dezembro 2001 a Julho 2007)
Maria Joana Martins Braga Rodrigues de Sousa (Dezembro 2001 a Julho 2007)
Grupo de Trabalho de Normalizao da Descrio em Arquivo1:
Ana Cannas da Cunha (IAN/TT GEPT. Fevereiro 2003 a Maio 2005)
Alexandre Armnio Tojal (APBAD. Abril 2002 a Julho 2003)
Antnio Frazo (IAN/TT DAD. Abril 2002 a Janeiro 2003; Outubro 2003 a Julho
2007)
Catarina Guimares (IAN/TT DAD. Abril 2007 a Julho 2007)
Ftima Ramos (IAN/TT DAD. Abril 2007 a Julho 2007)
1
Aps um perodo de consulta pblica foram recebidos, em 2005, relativos s ODA I, os contributos de:
Accio Fernando dos Santos Lopes de Sousa (IAN/TT-A.D. Leira); Alexandre Armnio Tojal (IAN/TTA.D. Faro); Amadeu Castro Monteiro (IAN/TT-A.D. Castelo Branco); Ceclia Lana Falco Dias
(IAN/TT-A.D. Guarda); Equipa tcnica do A.D. Porto (IAN/TT); Equipa tcnica do A.D. Setbal
(IAN/TT); Equipa tcnica do A.D. Viana do Castelo (IAN/TT); Equipa tcnica do A.H. Ultramarino;
Equipa tcnica do A.M. Lisboa; Ftima Ramos (IAN/TT-DAD); Fernanda Ano Bom (A.H. Sec. Geral
Min. da Educao); Franoise Le Cunff (A.H. Sec. Geral Min. da Educao); Helena Parente (A.
Fotografia de Lisboa, Centro Portugus de Fotografia); Joo Sabia (A.M. Loul); Manuel Jos da Veiga
e Silva Gonalves (IAN/TT-A.D. Vila Real); Manuel Lus Real (A.M. Porto); Maria Ceclia Henriques
(Min. da Economia); Maria Clara Fevereiro (IAN/TT-A.D. Castelo Branco); Maria de Lurdes Henriques
(IAN/TT-DCRE); Orlando Gonalves (Arquivo RTP); Paulo Cascalheira Tremoceiro (IAN/TT-DSA);
Paulo Leme (A. Fotografia de Lisboa, Centro Portugus de Fotografia); Sandra Chaves (IAN/TT-A.D.
Portalegre); Sandra Ferreira (A.M. Benavente); Teresa Meneses (IAN/TT-DSA); Teresa Saraiva
(IAN/TT-DAD).
Aps novo perodo de consulta pblica foram recebidos, em 2007, relativos s ODA II, III e Apndices, os
contributos de: Equipa tcnica do A.D. Setbal (DGARQ); Equipa tcnica do A.D. Viana do Castelo
(DGARQ); Equipa tcnica do A.M. Lisboa; Antnio Frazo (DGARQ); Catarina Guimares (DGARQ);
Ftima Ramos (DGARQ-ANTT); Instituto Politcnico do Porto, Servios de Documentao e
Publicaes; Luclia Runa (DGARQ); Teresa Saraiva (DGARQ-ANTT).
_____________________________________________________________________________________
2
Joo Vieira (D.G. dos Edifcios e Monumentos Nacionais. Abril 2002 a Fevereiro 2003)
Leonor Calvo Borges (Arquivo Histrico Parlamentar. Abril 2002 a Maro 2003)
Leonor Damas Lopes (IAN/TT Arquivo Distrital de Santarm. Dezembro 2001 a Julho
2007)
Luclia Runa (IAN/TT PNDA. Dezembro 2001 a Julho 2007)
Maria do Carmo Jasmins Dias Farinha (IAN/TT Direco. Abril 2002 a Janeiro 2003;
Outubro 2003 a Julho 2005)
Maria Ceclia Henriques (IAN/TT GEPT. Abril 2002 a Fevereiro 2003)
Maria Joana Braga Sousa (IAN/TT PNDA. Dezembro 2001 a Julho 2007)
Maria Joo Pires de Lima (IAN/TT Arquivo Distrital do Porto. Outubro 2003 a Julho
2007)
Maria Madalena de Moura Machado Garcia (IAN/TT DAD. Dezembro 2001 a Julho
2007)
Maria Isabel Fevereiro (Arquivo Histrico Diplomtico. Abril 2002 a Fevereiro 2003)
Pedro Penteado (IAN/TT DSA. Outubro 2004 a Julho 2007)
Rosa Bela Azevedo (IAN/TT Arquivo Distrital de Setbal e Cmara Municipal do
Montijo. Dezembro 2001 a Julho 2007)
Silvestre Lacerda (IAN/TT Direco. Julho 2005 a Julho 2007)
_____________________________________________________________________________________
3
Orientaes de todos, para todos...
Sumrio
Introduo geral ..
Algumas consideraes 2. verso...
Algumas consideraes prvias......
11
13
15
I Parte Documentao...........................................................................................
Introduo.................................................................................................................
1. Zona de identificao............................................................................................
1.1. Cdigo de referncia............................................................................................
1.2. Ttulo...................................................................................................................
1.3. Datas....................................................................................................................
1.4. Nvel de descrio...............................................................................................
1.5. Dimenso e suporte (quantidade, volume ou extenso)......................................
2. Zona do contexto...................................................................................................
2.1. Nome do produtor................................................................................................
2.2. Histria administrativa / biogrfica / familiar.....................................................
2.3. Histria custodial e arquivstica..........................................................................
2.4. Fonte imediata de aquisio ou transferncia .....................................................
3. Zona do contedo e estrutura..............................................................................
3.1. mbito e contedo...............................................................................................
3.2. Avaliao, seleco e eliminao........................................................................
3.3. Ingressos adicionais.............................................................................................
3.4. Sistema de organizao.......................................................................................
4. Zona das condies de acesso e utilizao .........................................................
4.1. Condies de acesso............................................................................................
4.2. Condies de reproduo.....................................................................................
4.3. Idioma / Escrita....................................................................................................
4.4. Caractersticas fsicas e requisitos tcnicos.........................................................
4.5. Instrumentos de descrio...................................................................................
5. Zona da documentao associada.......................................................................
5.1. Existncia e localizao de originais...................................................................
5.2. Existncia e localizao de cpias.......................................................................
5.3. Unidades de descrio relacionadas....................................................................
5.4. Nota de publicao..............................................................................................
6. Zona das notas......................................................................................................
6.1. Notas....................................................................................................................
7. Zona do controlo da descrio ............................................................................
7.1. Nota do arquivista................................................................................................
7.2. Regras ou convenes.........................................................................................
7.3. Data da descrio.............................................................................................
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II Parte Autoridades arquivsticas.......................................................................

Introduo.................................................................................................................
8. Zona da identificao...........................................................................................
8.1. Tipo de entidade..................................................................................................
8.2. Formas autorizadas do nome...............................................................................
8.3. Formas paralelas do nome...................................................................................
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132
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_____________________________________________________________________________________
7

_____________________________________________________________________________________
8.4. Formas autorizadas do nome de acordo com outras regras ................................

8.5. Outras formas do nome .......................................................................................
8.6. Identificadores para pessoas colectivas ..............................................................
9. Zona da descrio ................................................................................................
9.1. Datas de existncia/actividade ............................................................................
9.2. Histria ...............................................................................................................
9.3. Lugares ...............................................................................................................
9.4. Estatuto legal ......................................................................................................
9.5. Funes, ocupaes e actividades ......................................................................
9.6. Mandatos/Fontes de autoridade ..........................................................................
9.7. Estruturas internas/Genealogia ...........................................................................
9.8. Contexto geral .....................................................................................................
10. Zona das relaes ..............................................................................................
10.1. Nome/Identificador da pessoa colectiva, da pessoa singular ou da famlia relacionadas ..................................................................................................................
10.2. Tipo de relao .................................................................................................
10.3. Descrio da relao .........................................................................................
10.4. Datas da relao ................................................................................................
11. Zona do controlo ................................................................................................
11.1. Identificador do registo de autoridade ..............................................................
11.2. Identificadores da instituio ............................................................................
11.3. Regras e/ou convenes ....................................................................................
11.4. Estatuto .............................................................................................................
11.5. Nvel de detalhe ................................................................................................
11.6. Datas de criao, reviso ou eliminao ...........................................................
11.7. Idiomas e escritas ..............................................................................................
11.8. Fontes ................................................................................................................
11.9. Notas de manuteno ........................................................................................
12. Relaes das pessoas colectivas, pessoas singulares e famlias com a documentao de arquivo e outros recursos .................................................................
12.1. Identificadores e ttulos dos recursos relacionados ..........................................
12.2. Tipo de recursos relacionados ..........................................................................
12.3. Natureza das relaes .......................................................................................
12.4. Datas dos recursos relacionados e/ou das relaes ...........................................
III Parte Escolha e construo de pontos de acesso normalizados ..................
Introduo ................................................................................................................
13. Pessoas colectivas ..............................................................................................
Pessoa colectiva com mudana do nome..
Pessoa colectiva com variante do nome....
Pessoa colectiva com nome consagrado pelo uso.....
Pessoa colectiva associada a uma jurisdio....
Pessoa colectiva subordinada....
Pessoa colectiva com nome em lngua estrangeira, mas com forma portuguesa.......
Pessoa colectiva com nome em diferentes idiomas ou escritas....
Pessoa colectiva cujos nomes correspondem a abreviaturas, siglas ou acrnimos.....
Pessoa colectiva com nome de pessoa singular ou nome de pessoa singular
abreviado...
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203
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207
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Sumrio
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Empresas...
Organismos ou instituies da Igreja Catlica......
Organismos ou instituies de outras igrejas ou comunidades religiosas..
Navios...
Congressos, exposies, festivais e outras reunies similares......
Pessoa colectiva com ordinal no nome formal......
Os qualificativos no ponto de acesso normalizado do nome da pessoa colectiva.
O qualificativo Data no ponto de acesso normalizado do nome da pessoa colectiva....
O qualificativo Nome geogrfico no ponto de acesso normalizado do nome
da pessoa colectiva....
O qualificativo Estatuto, funo, ou esfera de actividade no ponto de acesso
normalizado do nome da pessoa colectiva....
14. Pessoas singulares ..............................................................................................
Pessoa singular com um s apelido..
Pessoa singular com mais do que um apelido...
Pessoa singular com apelido composto.....
Pessoa singular com apelidos com prefixos separados.....
Pessoa singular com apelidos formados por um elemento que indica relao
familiar com o apelido......
Pessoa singular com ttulos nobilirquicos...
Pessoa singular com mudanas de apelido e de nome prprio.
Pessoa singular com variantes e formas pouco usuais de nome prprio
Pessoa singular casada que no adopta o apelido do cnjuge ou se divorcia..
Pessoa singular casada que usa o apelido de solteira e o do cnjuge.......
Pessoa singular casada mais do que uma vez, que adoptou sempre os apelidos dos cnjuges.....
Pessoa singular que utiliza pseudnimo ou heternimo...
Pessoa singular que utiliza pseudnimo ou nome artstico de forma permanente..
Pessoa singular sem apelido, com nomes prprios desconhecidos ou iniciais...
Pessoa singular com nome em lngua estrangeira.....
Pessoa singular com nome europeu......
Pessoa singular com nome no europeu escrito em alfabeto latino...
Pessoa singular com nome no europeu escrito em alfabeto no latino...
Pessoa singular com nome latino..
Pessoa singular com nome grego..
Pessoa singular com nome medieval........
Pessoa singular com nome de santo ou de beato...
Pessoa singular com nome religioso.
Pessoa singular com nome real.....
Pessoa singular com nome papal...
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_____________________________________________________________________________________
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_____________________________________________________________________________________
Os qualificativos no ponto de acesso normalizado do nome da pessoa singular...

O qualificativo Data no ponto de acesso normalizado do nome da pessoa
singular..
O qualificativo Ttulo no ponto de acesso normalizado do nome da pessoa
singular......
O qualificativo Pr-ttulo no ponto de acesso normalizado do nome da
pessoa singular.....
O qualificativo Epteto no ponto de acesso normalizado do nome da pessoa
singular..
15. Famlias ...............................................................................................................
Famlia com variantes do nome....
Os qualificativos no ponto de acesso normalizado do nome da famlia...
O qualificativo Data no ponto de acesso normalizado do nome da famlia...
O qualificativo Ttulo nobilirquico no ponto de acesso normalizado do nome da famlia.
O qualificativo Epteto no ponto de acesso normalizado do nome da famlia...
16. Entidades geogrficas ........................................................................................
Entidade geogrfica com nome em lngua estrangeira.....
Entidade geogrfica associada a uma jurisdio...
Entidade geogrfica desaparecida ou antiga.....
Entidade fisiogeogrfica natural...
Os qualificativos no ponto de acesso normalizado da entidade geogrfica.
O qualificativo Tipo de entidade no ponto de acesso normalizado da entidade geogrfica.....
O qualificativo Tipo de jurisdio no ponto de acesso normalizado da entidade geogrfica.....
O qualificativo Jurisdio subordinante no ponto de acesso normalizado da
entidade geogrfica...
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Apndice 1 Exemplos completos ......................................................................... 249

Apndice 2 Glossrio ............................................................................................ 295
Apndice 3 Bibliografia ........................................................................................ 309
Apndice 4 Lista de abreviaturas utilizadas....................................................... 323
_____________________________________________________________________________________
10
Introduo geral
Introduo geral
_____________________________________________________________________________________
Algumas consideraes 2. verso

Encontra-se concluda a primeira verso completa das Orientaes para a descrio
arquivstica, aps o perodo de consulta pblica das II e III Partes, respectivamente
Autoridades Arquivsticas, Escolha e construo de pontos de acesso normalizados, e
respectivos Apndices: 1 Exemplos completos; 2 Glossrio; 3 Bibliografia; 4
Lista de abreviaturas utilizadas. Foi, pois, cumprido o principal objectivo deste
projecto, enunciado de forma clara nas consideraes prvias 1. verso: dotar a
comunidade arquivstica portuguesa de um instrumento de trabalho em consonncia
com as normas de descrio internacionais.
Dos comentrios, crticas e propostas de alterao recolhidos numa primeira fase de
implementao das ODA I Documentao, resulta agora, tambm, uma 2. verso
revista. Assim, para alm do texto integral das ODA, disponibiliza-se, em simultneo,
no stio web da DGARQ, uma verso do texto inicial das ODA I, onde so assinaladas
as alteraes de contedo efectuadas.
Atingido o objectivo, mais uma vez nos sentimos confrontados com o facto de estas
Orientaes, longe de constiturem um ponto de chegada, funcionarem, antes de mais,
como ponto de partida. Impe-se, em primeiro lugar, no s divulgar as II e III Partes,
como proceder ao sempre moroso trabalho de reunio e sistematizao das dvidas,
dificuldades e problemas suscitados pela sua utilizao prtica.
Por outro lado, se em relao I Parte se dispunha de experincia e trabalho acumulados, embora no de consensos em relao s melhores prticas a adoptar, em relao s
II e III Partes a questo reside na falta de experincia, por parte da arquivstica
portuguesa, no tocante descrio sistemtica e normalizada das autoridades arquivsticas e escolha e construo de pontos de acesso, esta ltima rea tradicionalmente considerada como pertencendo ao domnio da Biblioteconomia.
Procedendo a uma rpida avaliao do j feito, constata-se que, se foram vrias as dificuldades e longo o caminho a percorrer, no muito o tempo disponvel para delas
recuperar. Com efeito, urge continuar o trabalho e a reflexo desenvolvidas em torno da
construo da Rede Nacional de Arquivos, bem como com a construo e implementao do Ficheiro Nacional de Autoridades Arquivsticas.
Por outro lado, enquanto tentamos responder aos desafios com que actualmente se
depara a arquivstica, o Conselho Internacional de Arquivos, atravs do seu Comit das
Boas Prticas e Normas Profissionais, tem vindo a ocupar-se com o lanamento de
novos reptos, tendo j disponibilizado uma 1. edio da ISDF: Norma internacional
para a descrio das funes2, bem como uma verso provisria das ISIAH: Norma
Internacional para a descrio das entidades detentoras de documentao de arquivo3.
Cabe comunidade arquivstica em geral, e DGARQ em particular, tendo em conta as
responsabilidades acrescidas que lhe advm da sua misso, dar-lhes resposta.
2
INTERNATIONAL COUNCIL ON ARCHIVES ISDF: International Standard for Describing

Functions. 1. ed. [em linha]. Dresden: ICA/CBPS, 2007. Disponvel em WWW: <URL: http://www.
ica.org/en/node/83/?filter4 =ISAF>.
3
INTERNATIONAL COUNCIL ON ARCHIVES ISIAH: International Standard for Institutions with
Archival Holdings: Draft: Developed by the Committee on Best Practices and Professional Standards,
Madrid, Spain, May 2007. [em linha]. Disponvel em WWW: <URL: http://www.ica.org/sites/
default/files/ISIAH_ENG_0.pdf>.
_____________________________________________________________________________________
13

_____________________________________________________________________________________
Para j, no entanto, considere-se esta 2. verso das Orientaes, que embora renovada,
mantm continuidade no seu objectivo ltimo: normalizao de procedimentos em
arquivo, o que s poder verificar-se se cumprido o desiderato da sua frase de abertura:
Orientaes de todos, para todos
Agradecemos, assim, a todos aqueles que, pacientemente, estudaram e analisaram este
documento, reunindo e remetendo crticas, sugestes e propostas de alterao, e que
contriburam, de forma decisiva, para a melhoria do texto agora apresentado. Esperamos
poder continuar a contar com toda a colaborao que a comunidade arquivstica
entender por bem fazer chegar.
Lisboa, DGARQ, Agosto de 2007
A Coordenao Executiva
Luclia Runa e Joana Braga
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14
Introduo geral
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Algumas consideraes prvias...

O aparecimento de normas internacionais para a descrio arquivstica, no mbito do
Comit das Normas de Descrio do Conselho Internacional de Arquivos (ISAD (G)4,
ISAAR (CPF)5 e Guidelines for the preparation and presentation of finding aids6)
trouxe novas exigncias aos profissionais da rea. Criou, no entanto, em simultneo,
condies particularmente propcias ao desenvolvimento da arquivstica em geral. Fundamentalmente, obrigou os arquivistas a reformular a sua forma de trabalhar, o que
implica uma capacidade de reflexo e de crtica, sobretudo de autocrtica, estribada na
necessidade, sempre repetida, de explicar e justificar as opes e as escolhas realizadas.
Paulatinamente, e num tempo relativamente curto, foi perdendo terreno a ideia, muito
generalizada entre ns, de que a documentao de arquivo, pela sua diversidade e especificidade, no era passvel de suportar normalizao, quer no que concerne ao tratamento, quer descrio. Hoje, so j poucas as vozes que se erguem contra o tantas
vezes apelidado espartilho redutor da normalizao, tendo-se uma crescente conscincia de que as bases de dados de descrio da documentao e dos respectivos produtores, acessveis atravs da Internet, necessrias troca e partilha de informao, a nvel
nacional e internacional, no se compadecem com a ausncia de normas, e que sem elas
se caminha, inexoravelmente, para o isolamento.
No caminho, e no pouco importantes para esta crescente tomada de conscincia, como
marcos num terreno que se vai desbravando e conquistando, foram servindo de guia e
de referncia, em primeiro lugar as tradues das normas internacionais, depois a reflexo sobre elas produzida por profissionais de diferentes pases e com formaes distintas. Seguiu-se o esforo de compatibilizao das normas nacionais pr-existentes com a
ISAD (G) e a ISAAR (CPF), o aparecimento de normas nacionais que as tm como
matriz e, consequentemente, os novos instrumentos de descrio elaborados segundo os
seus ditames.
Este , pois, um terreno em tudo propcio a um esforo suplementar, como notrio nos
pareceres recebidos da comunidade arquivstica verso provisria destas Orientaes,
e que, convm salientar, est longe de se esgotar na descrio.
Nestes domnios concretos, no entanto, como em tantos outros, os atrasos podem funcionar como um incentivo suplementar, como uma mais valia, na medida em que permitem aproveitar a experincia acumulada, saltando etapas e tentando evitar alguns
erros...
4
INTERNATIONAL COUNCIL ON ARCHIVES ISAD(G): General International Standard Archival

Description: adopted by the Committee on Descriptive Standards, Stockolm, Sweden, 19-22 September
1999. 2nd ed. [em linha]. Ottawa: CIA/CDS, 2000. Disponvel na Internet em: <http://www.hmc.gov.uk/
icacds/eng/ISAD(G)>. ISBN 0-9696035-5-X.
5
INTERNATIONAL COUNCIL ON ARCHIVES ISAAR(CPF): International Standard Archival
Authority Records for Corporate Bodies, Persons and Families: prepared by the Committee on
Descriptive Standards, Rio de Janeiro, Brazil, 19-21 November 2002. 2nd ed. draft. [em linha]. Ottawa:
ICA/CDS, 1996. Disponvel na Internet: <http://www.hmc.gov.uk/icacds/eng/ISAAR(CPF).pdf> ISBN 09696035-3-3.
6
INTERNACIONAL COUNCIL ON ARCHIVES Report of the sub-committee on Finding Aids:
Guidelines for the preparation and presentation of finding aids. [em linha]. [s.l.]: ICA/CDS, 2002.
[referncia de 21 Outubro 2002]. Disponvel na Internet em: <http://www.hmc.gov.uk/icacds
/eng/findingaids.htm>.
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15

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O objectivo
O principal objectivo das presentes Orientaes o de dotar a comunidade arquivstica
portuguesa de um instrumento de trabalho em consonncia com as normas de descrio
internacionais.
Pretende-se ainda contribuir para a criao de descries consistentes da documentao
de arquivo e dos seus produtores e coleccionadores, que facilitem a pesquisa e a troca de
informao, quer a nvel nacional, quer internacional.
As matrizes
Estas Orientaes tm como base as 2.s edies da ISAD (G) e da ISAAR (CPF), j
citadas, que se assumem como complementares e que, como tal, devem ser utilizadas de
forma conjugada, com o objectivo de potenciar o trabalho de descrio e a posterior
recuperao da informao. Assumem assim, na ntegra, os princpios gerais sobre os
quais se baseiam e estruturam, e que atempadamente sero detalhados no mbito das
presentes Orientaes.
ISAD (G) e ISAAR (CPF) so, no entanto, normas gerais, mantendo presente a preocupao de no entrar em choque com as diferentes tradies e prticas arquivsticas dos
diferentes pases, pelo que h toda uma srie de aspectos que no contemplam. A necessidade de conjugao das normas internacionais com normativo nacional, ou que sirvam
de base sua construo, alis prevista, tanto na ISAD (G), como na ISAAR (CPF).
Assim se explica o aparecimento das RAD2, das DACS7, do CRS system8, do MAD 39,
ou a construo de normativo de base, como o caso do Les instruments de recherche
dans les archives10, do MDM11, do NODAC12, do NOBRADE13, para s citar alguns.
As Orientaes para a descrio arquivstica surgem exactamente na mesma linha dos
ltimos casos referidos e so delas, de uma forma ou de outra, tributrias. Para alm das
j referidas, h que mencionar ainda, para a escolha e construo de pontos de acesso, as
THE SOCIETY OF AMERICAN ARCHIVISTS Describing archives: a content standard. Chicago:

Society of American Archivists, 2004. ISBN 1-931666-08-3.
8
COMMONWEALTH OF AUSTRALIA. NATIONAL ARCHIVES OF AUSTRALIA Commonwealth
record series manual: registration & description procedures for the CRS system. Acessvel em <http://
www.naa.gov.au/recordkeeping/control/crs_summary.html >Acedido em 26 de Julho de 2002.
9
PROCTER, Margaret; COOK, Michael Manual of archival description. 3rd ed. Aldershot: Gower,
2000. 300 p. ISBN 0-566-08258-6.
10
NOUGARET, Christine; GALLAND, Bruno Les instruments de recherche dans les archives. Paris:
Direction des Archives de France, 1999. ISBN 2-911601-13-0.
11
BONAL ZAZO, Jos Luis; GENERELO LANASPA, Juan Jos; Traves de Diego, Carlos Manual de
Descripcin multinivel: propuesta de adaptacin de las normas internacionales de descripcin
archivstica. Valladolid: Junta de Castilla y Lon-Consejera de Educacin y Culyura, 2000.
12
DEPARTAMENT DE CULTURA DE LA GENERALITAT DE CATALUNYA; ASSOCIACI
DARXIVERS DE CATALUNYA Projecte de Norme de Descripci Arxivstica de Catalunya
(NODAC). Verso provisria. Maio de 2005. Disponvel em <http://cultura.gencat.net/arxius/nodac.
htm>. Acedido em Outubro de 2005.
13
BRASIL. CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS. Norma brasileira de descrio arquivstica:
verso preliminar para discusso. Rio de Janeiro: Conselho Nacional de Arquivos, 2005. [documento
electrnico em pdf].
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16
Introduo geral
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normas utilizadas na Gr-Bretanha14, e especificamente para os nomes geogrficos, para

alm das j referidas, as propostas francesa15 e brasileira16.
Socorrem-se ainda, e no mbito da escolha e construo de pontos de acesso, das normas portuguesas na rea da biblioteconomia, como as RPC17 e a SIPORBASE18.
Estrutura e mbito de aplicao

As Orientaes para a descrio arquivstica estruturam-se em trs partes fundamentais:
1. Orientaes para a descrio da documentao de arquivo;
Deve referir-se que estas so orientaes gerais. No sero contempladas, nesta 1.
verso, documentos com caractersticas ou em suportes especiais. Sero contemplados numa fase posterior dos trabalhos.
A exaustividade da descrio pode variar, ou seja, o nmero de elementos de descrio pode ser maior ou menor, variando tambm o detalhe com que so preenchidos, mas reveste-se da maior utilidade que os critrios e as orientaes seguidas sejam as mesmas.
2. Orientaes para a descrio de autoridades arquivsticas, nomeadamente pessoas
colectivas, pessoas singulares e famlias, enquanto produtoras de documentao,
permitindo a compreenso do contexto de produo da documentao e, inclusivamente, a recuperao de informao atravs do contexto de produo.
A forma de articulao entre a descrio da documentao e a descrio dos produtores, estas integradas num ficheiro de autoridades arquivsticas, dever ser alvo
de definio autnoma, prendendo-se j com a definio e as caractersticas a
definir para esse ficheiro.
3. Orientaes para a escolha e construo de pontos de acesso normalizados.
Nestas Orientaes sero contemplados como pontos de acesso normalizados os
nomes das pessoas colectivas, pessoas singulares e famlias, independentemente
de se tratarem ou no de produtores de documentao de arquivo, podendo ser
aplicadas meno de outras responsabilidades, como as de autor e coleccionador, e ainda os nomes geogrficos.
14
NATIONAL COUNCIL ON ARCHIVES Rules for the construction of personal, place and corporate
names. United Kingdom: NCA, 1997. Acessvel em <http://www.hmc.gov.uk/nca/title.htm> Acedido em
21 de Outubro de 2002.
15
DIRECTION DES ARCHIVES DE FRANCE Gonomenclature historique des lieux habits. Paris:
Direction des Archives de France, 2003. ISBN 2-911601-42-4.
16
MINISTRIO DO PLANEJAMENTO E ORAMENTO; FUNDAO INSTITUTO BRASILEIRO
DE GEOGRAFIA E ESTATSTICA Nomes geogrficos: normas para indexao. Rio de Janeiro:
MPO; IBGE, 1996. ISSN 0104-5342.
17
INSTITUTO PORTUGUS DO PATRIMNIO CULTURAL - DEPARTAMENTO DE BIBLIOTECAS; ARQUIVOS E SERVIOS DE DOCUMENTAO - Regras portuguesas de catalogao.
Lisboa: Instituto Portugus do Patrimnio Cultural. Departamento de Bibliotecas, Arquivos e Servios de
Documentao, 1984.
18
SIPORBASE: sistema de indexao em portugus: manual. 3. ed. revista e aumentada. Lisboa:
Biblioteca Nacional, 1998. ISBN 972-565-154-5.
_____________________________________________________________________________________
17

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De referir que cada uma destas partes conta com uma introduo especfica, com a funo de definir, de uma maneira geral, os objectivos e de contextualizar o conjunto de
orientaes que integra.
Contam ainda com quatro Apndices, parte integrante das Orientaes:
1. Exemplos completos, ilustrativos de cada uma das trs partes que integram as
Orientaes;
2. Glossrio de termos utilizados ao longo do texto;
3. Bibliografia das obras utilizadas como base das Orientaes ou citadas ao longo
do texto, estruturada em classes, para facilidade de consulta e acesso rpido;
4. Lista de abreviaturas utilizadas ao longo do texto.
Sempre que considerado pertinente, estes apndices dispem de uma pequena nota
introdutria, explicitando os critrios e a metodologia utilizados na elaborao de cada
um e contextualizando-os.
As expectativas
O IAN/TT tem como expectativa que as presentes Orientaes possam funcionar como
uma base para a construo de uma rede nacional de arquivos, independentemente da
forma como esta se desenhe e se defina.
Pretende dotar a comunidade arquivstica portuguesa de um instrumento de trabalho de
referncia. Referncia que, e importante diz-lo e assumi-lo claramente, pode funcionar tanto na concordncia, como na discordncia.
Assim, o que se afigura importante que possa constituir um ponto de partida, ou seja,
que os arquivistas se apoderem dele e o completem, critiquem, levantem dvidas e
questes para, atravs do debate, do dilogo, se isolem e se reduzam divergncias, se
encontrem os denominadores comuns, os consensos e os compromissos, sem os quais
qualquer esforo de normalizao se torna impraticvel.
Pretende-se que depois deste, e sucedendo aos j existentes, surjam outros instrumentos
de trabalho, no mbito no apenas da descrio, mas com o mesmo objectivo: normalizar procedimentos em arquivo. muito o trabalho a realizar e urge dar-lhe incio,
potenciando o j feito, conjugando esforos, rentabilizando meios, aproveitando a experincia acumulada ao longo de anos, formando, incentivando a reflexo e o debate.
Os destinatrios somos todos: arquivistas e utilizadores, onde quer que nos encontremos, qualquer que seja o nosso perfil. Muitas dvidas so comuns. Cabe-nos a responsabilidade de encontrar para elas as melhores respostas.
Assim, o objectivo especfico destas Orientaes, e por mais que ele tenha sido j repetido e glosado: descries mais consistentes, apropriadas e auto-explicativas...
Lisboa, IAN/TT, Janeiro de 2006
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18
I Parte
DOCUMENTAO

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INTRODUO
Objectivos:
Os objectivos da I Parte destas Orientaes para a Descrio Arquivstica: documentao consistem em:
Assegurar a produo de descries consistentes, apropriadas e auto-explicativas;
Facilitar a recuperao e troca de informao sobre documentos de arquivo;
Possibilitar a partilha de dados de autoridade;
Tornar possvel a integrao de descries provenientes de diferentes entidades
detentoras num sistema unificado de informao.
Princpios:
As presentes Orientaes assumem como princpios orientadores:
A descrio arquivstica baseia-se no respeito pela provenincia e pela ordem
original;
A descrio arquivstica um reflexo da organizao da documentao;
A organizao da documentao de arquivo estrutura-se em nveis hierrquicos,
relacionados entre si;
Os nveis de descrio so determinados pelos nveis de organizao;
A descrio arquivstica aplica-se a toda a documentao de arquivo, independentemente da sua forma e suporte;
A descrio arquivstica aplica-se a todas as fases de vida da documentao de
arquivo, podendo variar apenas os elementos de informao considerados na descrio, e a exaustividade com que so preenchidos;
A descrio arquivstica aplica-se igualmente a toda a documentao de arquivo,
independentemente de ser produzida por uma pessoa colectiva, uma pessoa singular ou por uma famlia;
Regras:
A descrio arquivstica segue as regras da descrio multinvel:
Descrio feita do geral para o particular, com o objectivo de representar o con-
texto e a estrutura hierrquica do fundo e das partes que o compem;

Informao pertinente para o nvel de descrio, com o objectivo de representar
com rigor o contexto e o contedo da unidade de descrio;

Ligao entre descries, com o objectivo de tornar explcita a posio da unidade
de descrio na hierarquia;
No repetio da informao, com o objectivo de evitar redundncia de informao em descries arquivsticas hierarquicamente relacionadas.
mbito de aplicao:
Este instrumento de trabalho prope orientaes para a descrio da documentao de
arquivo na sua generalidade.
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Documentao Introduo
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No contempla orientaes especficas para documentos iconogrficos, cartogrficos,

desenhos tcnicos e arquitectnicos, audiovisuais, sonoros, no-lineares. No contempla
igualmente a especificidade dos documentos electrnicos. Pode, no entanto, ser articulado com orientaes especficas, desenvolvidas por entidades nacionais ou internacionais19.
Os elementos de informao podem ser contemplados, na sua totalidade, em qualquer
nvel de descrio, segundo o grau de exaustividade pretendido. Este depende das
caractersticas da documentao de arquivo, e / ou da poltica de descrio adoptada.
Alguns elementos, no entanto, so obrigatrios em todos os nveis de descrio. A sua
utilizao pode ser sistematizada de acordo com a seguinte tabela:
Obrigatrio (O)
Obrigatrio se aplicvel (OA)
Opcional (OP)
1. Zona de identificao
1.1. Cdigo de referncia
1.2. Ttulo
1.3. Datas
1.4. Nvel de descrio
1.5.Dimenso e suporte quantidade, volume ou extenso)
2. Zona do contexto
2.1. Nome do Produtor
2.2. Histria administrativa /
biogrfica / familiar
2.3. Histria custodial e arquivstica
2.4. Fonte imediata de aquisio
ou transferncia
3. Zona do contedo e estrutura
3.1. mbito e contedo
3.2. Avaliao, seleco e eliminao
3.3. Ingressos adicionais
3.4. Sistema de organizao
4. Zona das condies de acesso
e utilizao
4.1. Condies de acesso
4.2. Condies de reproduo
4.3. Idioma / Escrita
4.4. Caractersticas fsicas e
requisitos tcnicos
4.5. Instrumentos de descrio
Fundo e
subfundo
Seco e
subseco
Srie e
subsrie
Doc. composto
Doc. simples
Unid. de
instalao
O
O
O
O
O
O
O
O
O
O
O
O
O
O
O
O
O
O
O
O
O
O
O
O
O
OP
OA
OP
OA
OP
OA
OP
OA
OP
OA
OP
OP
OP
OP
OP
OP
OP
OP
OP
OP
OP
O
OA
OP
OP
OP
OA
OP
OP
OP
OP
OP
OP
OA
O
OP
OP
OA
OP
OP
OP
OP
OP
OP
OP
OA
OA
OA
OA
OA
OP
OP
OP
OA
OP
OP
OA
OA
OA
OA
OA
OA
OA
OA
OA
OA
OP
OP
OP
OP
OA
OP
OP
OP
19
Cf., entre outros, Instituto dos Arquivos Nacionais/Torre do Tombo; Instituto de Informtica Recomendaes para a gesto de documentos de arquivo electrnicos. 1. v: Contexto de suporte. Lisboa:
IAN/TT, 2000. ISBN 972-8107-59-5; Instituto dos Arquivos Nacionais/Torre do Tombo, et. al. Recomendaes para a gesto de documentos de arquivo electrnicos. 2. v: Modelo de Requisitos para a
Gesto de Arquivos Electrnicos. Lisboa: IAN/TT, 2002. ISBN 972-8107-59-5; GONALVES, Orlando
Descrio arquivstica multinvel de documentos audiovisuais. Lisboa: RTP. Subdiviso de Arquivos,
2004. 98 p. [No publicado]; SEPIADES: recommendations for cataloguing photographic collections.
Kristin Aasbo [et al.]. Amsterdam: European Commission on Preservation and access, 2003. ISBN 906984-397-8. [Disponvel em http://www.knaw.nl/ecpa/sepia]; INTERNATIONAL COUNCIL ON ARCHIVES. SECTION ON ARCHITECTURAL RECORDS Manuel de traitement des archives darchitecture: XIXe-XXe sicles. Paris: CIA, 2000.
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21

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5. Zona da documentao associada

5.1. Existncia e localizao de
originais
cpias
5.3. Unidades de descrio relacionadas
5.4. Nota de publicao
6. Zona das notas
6.1. Notas
7. Zona do controlo da descrio
7.1. Nota do arquivista
7.2. Regras ou convenes
7.3. Data da descrio
Fundo e
subfundo
Seco e
subseco
Srie e
subsrie
Doc. composto
Doc. simples
Unid. de
instalao
OA
OP
OP
OP
OP
OP
OP
OP
OP
OP
OP
OP
OP
OP
OP
OP
OP
OP
OP
OP
OP
OP
OP
OP
OP
OP
OP
OP
OP
OP
O
O
O
OP
OP
OP
OP
OP
OP
OP
OP
OP
OP
OP
OP
OP
OP
OP
Estrutura:
Esta I Parte das Orientaes relativa Documentao encontra-se estruturada nas sete
Zonas, cada uma delas dividida em elementos de informao, num total de vinte e seis,
segundo o previsto na ISAD G) 2.
As Zonas encontram-se numeradas de 1. a 7. Cada Zona comea por indicar o tipo de
informao que nela se pode encontrar, seguindo-se o elenco dos elementos de informao que a compem.
Os elementos de informao encontram-se numerados sequencialmente, dentro de cada
Zona. Cada elemento de informao comea por indicar o respectivo objectivo. Sempre
que necessrio seguem-se os comentrios, no numerados onde so elencados os conceitos a ter em considerao no preenchimento de cada um dos elementos de informao e a respectiva definio. Podem ainda clarificar e explicitar o tipo de informao a
constar e apontar para abordagens complementares.
Cada elemento de informao encontra-se estruturado em:
ABCDE-
Orientaes gerais
Orientaes especficas para nveis de descrio
Fontes de informao
Apresentao da informao
Excluses
Cada orientao corresponde a uma indicao nica e apresenta uma numerao correlativa, correspondendo o primeiro algarismo Zona em que se integra, o segundo algarismo ao elemento de informao, a letra maiscula ao tipo de orientao, combinada
com um algarismo sequencial dentro de cada tipo.
A numerao destina-se a facilitar a consulta e a apreenso da estrutura das Orientaes. Pode ainda ser utilizada para fins de citao mas no deve, em nenhum caso, ser
utilizada na substituio da designao dos elementos de informao.
A necessidade de delimitar, de forma to clara quanto possvel, o tipo de informao a
constar em cada elemento, evitando repeties e garantindo o registo da informao
pertinente e apenas dessa leva a que se tenha optado pela incluso de excluses.
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22
Documentao Introduo
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Cada orientao , na medida do possvel, ilustrada por exemplos. Estes so ilustrativos

e no prescritivos, sendo sempre indicado, no final e em itlico, o nome da entidade
detentora da documentao que, nalguns casos, forneceu o exemplo.
_____________________________________________________________________________________
23

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1. ZONA DA IDENTIFICAO
A Zona da Identificao contm a informao essencial para identificar a unidade de
descrio. composta pelos seguintes elementos de informao:
1.1. Cdigo de referncia;
1.2. Ttulo;
1.3. Data;
1.4. Nvel de descrio;
1.5. Dimenso e suporte (quantidade, volume ou extenso).

Objectivo
Identificar, de forma unvoca, a unidade de descrio e estabelecer uma ligao com a
descrio que a representa.
Comentrios
O cdigo de referncia pode ainda:
Representar as relaes da unidade de descrio com outras unidades;
Representar a hierarquia dos nveis de descrio;
Servir como meio de controlo da unidade de descrio;
Ser utilizado na recuperao da unidade de descrio;
Ser utilizado para a elaborao das referncias da unidade de descrio.
Nos nveis de descrio como a unidade de instalao, o documento composto e o
documento simples, o cdigo de referncia pode ou no coincidir com as respectivas
cotas.
Orientaes gerais
1.1.A1. O cdigo de referncia um elemento de informao de preenchimento obrigatrio em todos os nveis de descrio.
1.1.A2. O cdigo de referncia deve integrar os seguintes elementos, na sequncia indicada:
Cdigo do pas;
Cdigo da entidade detentora;
Cdigo da unidade de descrio.
Cdigo de referncia do pas
1.1.A3. O cdigo de referncia do pas obrigatrio para a troca de informao internacional.
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24 Cdigo de referncia
Documentao Zona da Identificao

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Cdigo de referncia da entidade detentora20

1.1.A4. O cdigo de referncia da entidade detentora obrigatrio.
1.1.A5. O cdigo de referncia preferencialmente alfabtico, podendo corresponder a
uma sigla ou acrnimo.
Comentrios
Entende-se por:
Sigla, a designao atribuda letra ou letras iniciais que funcionam como
abreviatura de uma ou mais palavras ou ao conjunto das iniciais de vrias palavras
que forma uma nova denominao.
Acrnimo, a palavra formada pela letra ou letras iniciais de cada uma das partes
sucessivas do nome de uma organizao, grupo ou termo.
Exemplos
Cdigo de referncia: PT/AHM
Portugal, Arquivo Histrico Militar
Cdigo de referncia: PT/AHU
Portugal, Arquivo Histrico Ultramarino
Cdigo de referncia: PT/AHD
Portugal, Arquivo Histrico-Diplomtico
Cdigo de referncia: PT/ARM
Portugal, Arquivo Regional da Madeira
Cdigo de referncia da unidade de descrio

1.1.A6. Quando a unidade de descrio apresenta uma codificao original, atribuda
pelo produtor, esta pode ser mantida, desde que unvoca.
1.1.A7. Quando a unidade de descrio apresenta uma codificao atribuda pela entidade detentora ou servio de arquivo, esta pode ser mantida, desde que unvoca.
1.1.A8. Quando for necessrio atribuir um novo cdigo de referncia, recomendam-se
as orientaes especficas para os nveis de descrio, a seguir enunciadas.
Orientaes especficas
Cdigo de referncia do fundo e suas subdivises
1.1.B1. O cdigo de referncia do fundo preferencialmente alfabtico, e pode corresponder a uma sigla ou acrnimo.
20
Foi j disponibilizada, pelo Conselho Internacional de Arquivos, uma verso provisria da norma para
a descrio das entidades detentoras de documentao de arquivo: INTERNATIONAL COUNCIL ON
ARCHIVES ISIAH: International Standard for Institutions with Archival Holdings: Draft: Developed
by the Committee on Best Practices and Professional Standards, Madrid, Spain, May 2007. [em linha].
Disponvel em WWW: <URL: http://www.ica.org/sites/ default/files/ISIAH_ENG_0.pdf>.
_____________________________________________________________________________________
Cdigo de referncia 25

_____________________________________________________________________________________
1.1.B2. Quando o nome do fundo compreende mais do que uma palavra, o cdigo de
referncia pode ser constitudo pela primeira letra de cada palavra.
Exemplos
Cdigo de referncia: PT/TT/AASC
Portugal, Torre do Tombo, Antnio Augusto Sousa Canavarro (F)
Cdigo de referncia: PT/TT/AI
Portugal, Torre do Tombo, Arquivo de Identificao (F)
Cdigo de referncia: PT/ADPRT/BM
Portugal, Arquivo Distrital do Porto, Banco do Minho (F)
1.1.B3. Quando o nome do fundo compreende vrias palavras, o cdigo de referncia

pode ser abreviado, devendo incluir o nmero de caracteres necessrio para garantir que
seja unvoco, mas no demasiado extenso.
Exemplos
Cdigo de referncia: PT/TT/CLCN
Portugal, Torre do Tombo, Comisso Liquidatria das Companhias Portuguesas de Transportes Martimos e Nacional de Navegao (F)
1.1.B4. Quando o nome do fundo compreende apenas uma palavra, o cdigo de referncia pode ser constitudo pelas trs primeiras letras ou primeiras trs consoantes da palavra.
Exemplos
Cdigo de referncia: PT/TT/BUL
Portugal, Torre do Tombo, Bulas (Col. F)
Cdigo de referncia: PT/TT/CRN
Portugal, Torre do Tombo, Crnicas (Col. F)
1.1.B5. Quando os cdigos de referncia se repetem, torna-se necessria a incluso de

um elemento distintivo, que pode corresponder a uma ou vrias consoantes de uma ou
vrias palavras do ttulo.
Exemplos
Cdigo de referncia: PT/TT/CSRN
Portugal, Torre do Tombo, Casa das Rainhas (F)
Cdigo de referncia: PT/TT/CR
Portugal, Torre do Tombo, Casa Real (F)
1.1.B6. Quando o nome do fundo inclui numerais, estes podem manter-se no cdigo de
referncia, preferencialmente no seu segmento final e em numerao rabe.
Exemplos
Cdigo de referncia: PT/ADLSB/CNLSB26
Portugal, Arquivo Distrital de Lisboa, 26. Cartrio Notarial de Lisboa (F)
Cdigo de referncia: PT/ADLSB/CRCLSB7
Portugal, Arquivo Distrital de Lisboa, 7. Conservatria do Registo Civil de Lisboa (F)
Cdigo de referncia: PT/TT/EEACC17
Portugal, Torre do Tombo, XVII Exposio Europeia de Arte Cincia e Cultura (F)
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Cdigo de referncia: PT/TT/CIM15

Portugal, Torre do Tombo, XV Congresso Internacional de Medicina (F)
Cdigo de referncia: PT/TT/PTF97
Portugal, Torre do Tombo, Portugal-Frankfurt 97, S.A. (F)
1.1.B7. Podem ser utilizadas as siglas ou acrnimos consagrados pelo uso.

Exemplos
Cdigo de referncia: PT/TT/MNE
Portugal, Torre do Tombo, Ministrio dos Negcios Estrangeiros (F)
Cdigo de referncia: PT/RTP/RTP
Portugal, Rdio Televiso Portuguesa, Rdio Televiso Portuguesa (F)
Cdigo de referncia da seco e suas subdivises

1.1.B8. O cdigo de referncia da seco preferencialmente alfabtico, e pode corresponder a uma nica letra.
Exemplos
Cdigo de referncia: PT/TT/HSJ/H
Portugal, Torre do Tombo, Hospital de So Jos (F), Comisso Administrativa das Obras
(SC)
1.1.B9. Quando o nmero de seces for superior ao nmero de letras do alfabeto, ou

quando se pretende que as seces sejam ordenadas de uma forma especfica, podem
usar-se duas ou mais letras.
Cdigo de referncia da srie e suas subdivises
1.1.B10. O cdigo de referncia da srie preferencialmente numrico.
Exemplos
Cdigo de referncia: PT/ADGRD/RFTCS/1
Portugal, Arquivo Distrital da Guarda, Repartio de Finanas de Trancoso (F), Matrizes
prediais rsticas (SR)
Cdigo de referncia: PT/ADPRT/BM/CT/23
Portugal, Arquivo Distrital do Porto, Banco do Minho (F), Contabilidade e tesouraria
(SC), Inventrios e balanos (SR)
Cdigo de referncia da unidade de instalao, do documento composto e do

documento simples
1.1.B11. O cdigo de referncia da unidade de instalao, do documento composto e do
documento simples preferencialmente numrico.
1.1.B12. O cdigo de referncia pode corresponder a:
Um cdigo de controlo atribudo pelo arquivista;
Exemplos
Cdigo de referncia: PT/TT/OCCT/A/7/232/6
Portugal, Torre do Tombo, Mestrado da Ordem de Cristo (F), Regulamentos e constituies (SC), Tombos gerais (SR), Tombos de bens, rendas, direitos e escrituras do Convento
_____________________________________________________________________________________

_____________________________________________________________________________________
de Tomar (DC), Sentena do papa Inocncio (?) sobre a iseno das igrejas de Tomar
relativamente jurisdio do bispo de Lisboa (DS)
Um cdigo de controlo atribudo pela aplicao informtica;
Um cdigo de controlo atribudo pelo sistema de arquivo original.
Comentrios
O cdigo de referncia da unidade de instalao, do documento composto e do
documento simples pode coincidir com as respectivas cotas.

Exemplos
Cdigo de referncia: PT/TT/TRT/GB5.2
Portugal, Torre do Tombo, Tratados (Col. F), Inglaterra cx. 5, n. 2 (DC)
Cdigo de referncia: PT/TT/HSJ/H/1/5169

(SC), Registo de actas (SR), liv. 1 (UI)
Cdigo de referncia: PT/ADPRT/BM/CT/23/111
Portugal, Arquivo Distrital do Porto, Banco do Minho (F), Contabilidade e tesouraria
(SC), Inventrios e balanos (SR), Balano do Banco do Minho de 30 de Setembro (UI)
Cdigo de referncia: PT/ADSTR/GCSTR/H-B/1/300
Portugal, Arquivo Distrital de Santarm, Governo Civil de Santarm (F), Inspeco,
Licenciamento, Fiscalizao e Segurana (SC), Associaes - Actividades Ldicas Espectculos (SSC), Registo de alvars de licenas para espectculos pblicos (SR), liv. 1
(UI), 300 (DS)
Cdigo de referncia: PT/ADPRT/TRPR/137/5895
Portugal, Arquivo Distrital do Porto, Tribunal da Relao do Porto (F), Agravos comerciais (SR), Agravo comercial (DC)
Cdigo de referncia: PT/ADPRT/TCFLG/143/1787
Portugal, Arquivo Distrital do Porto, Tribunal da Comarca de Fergueiras (F), Apelaes
cveis (SR), Apelao cvel (DC)
Cdigo de referncia: PT/ADPRT/CSP/17/1666/138
Portugal, Arquivo Distrital do Porto, Cabido da S do Porto (F), Inquiries de genere
(SR), Inquiries de genere (UI), Afonso (DS)
Cdigo de referncia: PT/ADSTR/PFZZ03/2/1/3
Portugal, Arquivo Distrital de Santarm, Parquia do Beco (Concelho de Ferreira do
Zzere) (F), Registo de casamentos (SR), Livro 1 (UI), Assento n. 3 (DS)
Fontes de informao
1.1.C1. A fonte de informao para o cdigo de referncia do pas a ISO 316621:
PT = Portugal
AO = Angola
BR = Brasil
CV = Cabo Verde
GW = Guin Bissau
21
ISO 3166: 1997 - Codes for the representation of names of countries, alpha-2 code. Geneve:
International Standard Organization.
_____________________________________________________________________________________

_____________________________________________________________________________________
MZ = Moambique
TL = Timor Leste
1.1.C2. Quando o nome da entidade detentora integra uma referncia geogrfica relativa
a uma freguesia ou concelho, esta deve reflectir-se no cdigo de referncia22, podendo
para o efeito utilizar-se a Codificao do nome dos municpios e das freguesias23.
Exemplos
Cdigo de referncia: PT/ADLSB
Portugal, Arquivo Distrital de Lisboa
Cdigo de referncia: PT/AMMTJ
Portugal, Arquivo Municipal do Montijo
Cdigo de referncia: PT/ADPRT
Portugal, Arquivo Distrital do Porto
Comentrios
Pode ser vantajoso que a atribuio de cdigos s entidades detentoras seja
controlada (eventualmente pelo organismo coordenador da Rede Nacional de

Arquivos), no sentido de garantir que no existem repeties.
Pode tambm ser construdo individualmente, por cada entidade detentora.
1.1.C3. A fonte de informao principal para a construo do cdigo de referncia do
fundo o respectivo ttulo.
1.1.C4. Quando o ttulo do fundo inclui um topnimo (ttulos de fundos paroquiais,
notariais e judiciais, de governos civis, cmaras municipais, misericdias, etc.) pode ser
utilizada a Codificao do nome dos municpios e das freguesias24, precedida das
abreviaturas correspondentes aos diferentes tipos de fundos, j consignadas na referida
Codificao:
P Parquia
CN Cartrio Notarial
CM Cmara Municipal
GC Governo Civil
JF Junta de Freguesia
M Misericrdia
AC Administrao do Concelho
RF Repartio de Finanas.
22
Veja-se igualmente INTERNATIONAL COUNCIL ON ARCHIVES ISIAH: International Standard

for Institutions with Archival Holdings: Draft: Developed by the Committee on Best Practices and
Professional Standards, Madrid, Spain, May 2007. [em linha]. Disponvel em WWW: <URL:
http://www.ica.org/sites/ default/files/ISIAH_ENG_0.pdf>.
23
INSTITUTO DO ARQUIVOS NACIONAIS/TORRE DO TOMBO - PROGRAMA DE
NORMALIZA-O DA DESCRIO EM ARQUIVO Codificao do nome dos municpios e das
freguesias. 3. v. Lisboa: IANTT, 2006. Trata-se de uma adaptao de Codificao normalizada para os
fundos paroquiais, notariais e judiciais, de cmaras municipais e misericrdias, elaborada pelo Instituto
Portugus de Arquivos, entre 1988 e 1992.
24
INSTITUTO DO ARQUIVOS NACIONAIS/TORRE DO TOMBO - PROGRAMA DE NORMALIZAO DA DESCRIO EM ARQUIVO Codificao do nome dos municpios e das freguesias.
3. v. Lisboa: IANTT, 2006. Trata-se de uma adaptao de Codificao normalizada para os fundos
paroquiais, notariais e judiciais, de cmaras municipais e misericrdias, elaborada pelo Instituto
Portugus de Arquivos, entre 1988 e 1992.
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Exemplos
Cdigo de referncia: PT/ADSTR/PALQ01
Portugal, Arquivo Distrital de Lisboa, Parquia da Abrigada (F)
Cdigo de referncia: PT/ADSTR/CMALQ
Portugal, Arquivo Distrital de Lisboa, Cmara Municipal de Alenquer (F)
Cdigo de referncia: PT/CNVNG
Portugal, Arquivo Distrital do Porto, Cartrio Notarial de Vila Nova de Gaia (F)
1.1.C5. As fontes de informao principais para a construo do cdigo de referncia da

srie podem ser: o registo dos documentos, os instrumentos de recuperao/descrio
utilizados em arquivo corrente, intermdio ou definitivo (incluindo-se neste grupo a
meta-informao de arquivamento para os arquivos electrnicos), a documentao da
transferncia ou guias de remessa e os prprios documentos de arquivo.
1.1.C6. As fontes de informao para a construo do cdigo de referncia so a prpria
unidade de instalao, o documento composto, o documento simples, ou qualquer outra
fonte fidedigna.
1.1.C7. Registar as fontes de informao no elemento de informao Nota do Arquivista.
Comentrios
Muitos servios de arquivo trabalham j com segmentos de cdigos de referncia
relativos a unidades de descrio cuja alterao pode no ser aconselhvel.
Considere-se ainda que as aplicaes informticas podem no estar preparadas
para aceitar os sinais grficos acima referidos. Nesses casos, cabe a cada entidade
detentora ou servio de arquivo a definio das orientaes a usar.
1.1.D1. O cdigo de referncia da entidade detentora pode ser precedido de uma barra
(/).
Exemplos
Cdigo de referncia: PT/TT
Portugal, Torre do Tombo
1.1.D2. Os segmentos do cdigo de referncia correspondentes aos diferentes nveis de

descrio podem ser separados por barra (/).
Exemplos
Cdigo de referncia: PT/ADPRT/CSP/17/1/1659
Portugal, Arquivo Distrital do Porto, Cabido da S do Porto (F), Livros dos originais (SR),
Livro 1. dos originais (UI), Instrumento de alvar de el-rei D. Duarte (DS)
Cdigo de referncia: PT/TT/JC/A
Portugal, Torre do Tombo, Junta do Comrcio (F), Secretaria (SC)
Cdigo de referncia: PT/TT/CMZ-AF
Portugal, Torre do Tombo, Companhia de Moambique (F), Arquivo fotogrfico (SF)
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1.1.D3. Os segmentos do cdigo de referncia correspondentes s subdivises de cada

um dos nveis de descrio podem ser separados por hfen (-).
Exemplos
Cdigo de referncia: PT/ADSTBT/CNACH1/1-1
Portugal, Arquivo Distrital de Setbal, Cartrio Notarial de Alcochete (F), Notas para
escrituras diversas (SR), Livros de notas de actos e contratos de valor inferior a 500$00
(SSR)
Cdigo de referncia: PT/AMLSB/AL/CMLSB/EDUC-EPB/4
Portugal, Arquivo Municipal de Lisboa, Arquivos da Administrao Local (GF), Cmara
Municipal de Lisboa (F), Educao (SC), Ensino Pr-primrio e Bsico (SSC), Termos de
Exame do Ensino Primrio Complementar (SR)
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1.2. Ttulo
Objectivo
Denominar a unidade de descrio.
Comentrios
Entende-se por:
Ttulo, a palavra, frase, caracter ou grupo de caracteres que designa uma unidade
de descrio.
O ttulo, que constitui um dos principais pontos de acesso documentao, pode ser:
Formal, quando corresponde ao nome oficial ou legal de uma unidade de descrio, ou nela aparece proeminente ou explicitamente, transcrito sem modificaes
substanciais.
Paralelo, quando corresponde ao nome formal que se encontra em diferentes idiomas na fonte principal de informao.
Atribudo, quando corresponde ao nome dado por um arquivista unidade de
descrio que no dispe de ttulo formal, ou cujo ttulo formal no pertinente,
ou quando corresponde ao nome consagrado pelo uso. Normalmente pode compor-se de diferentes elementos:
- nome do produtor, necessrio nos nveis mais altos de descrio e frequentemente dispensvel nos nveis mais baixos;
- de um elemento indicativo da natureza da unidade de descrio;
- de um elemento susceptvel de identificar a unidade de descrio, quando o
nome e a natureza no se revelarem suficientes: tipo de documentos que a
compem, funo, actividade, transaco, assunto, indivduos ou organizaes
que esto na base da sua produo ou uso;
O ttulo no deve ser confundido com o elemento de informao mbito e contedo, devendo ser sempre breve e sucinto.
Controlado, quando elaborado segundo regras ou convenes especficas. Facilita o acesso informao e a troca de descries relativas a documentao de
produtores com caractersticas comuns. o caso da documentao notarial, judicial, entre outra25.
25
No mbito da arquivstica portuguesa existem trabalhos nos quais possvel constatar a elaborao ou
utilizao de ttulos controlados em planos/quadros de classificao, portarias de gesto de documentos,
para s citar alguns. Tendo em conta que a realidade que espelham dinmica, necessitam de
actualizaes sucessivas. Podem referir-se trabalhos como os de:
- ARQUIVO DISTRITAL DO PORTO Os Tribunais Judiciais de 1. e 2. instncia: estudos
institucionais e aplicao do Arqbase descrio de fundos judiciais. [S.d.]. Acessvel na Biblioteca da
Torre do Tombo.
- MARIZ, Jos Quadro de classificao dos Arquivos Municipais. Lisboa: Instituto Portugus de
Arquivos, 1989. Acessvel na Biblioteca da Torre do Tombo.
- MARIZ, Jos Organizao de Arquivos Municipais. Lisboa: Instituto Portugus de Arquivos, 1989.
Elaborado no mbito de uma aco de formao. Acessvel na Biblioteca da Torre do Tombo.
- MARIZ, Jos Tabelies e notrios: orientaes para a organizao e descrio dos fundos notariais.
Lisboa: IPA, 1989. Acessvel na Biblioteca da Torre do Tombo.
- PEIXOTO, Pedro Abreu Arquivos de famlia: orientaes para organizao e descrio dos fundos
dos arquivos de famlia. Lisboa: IPA, 1990. Acessvel na Biblioteca da Torre do Tombo.
- MATTOSO, Jos Quadro de classificao para documentao eclesistica. Entre 1988 e 1992.
Elaborado no mbito dos trabalhos desenvolvidos pelo IPA.
- PORTARIA n. 456/99, de 23 de Junho. Dirio da Repblica, I Srie B. 144 (1999-06-23) 3730-3736.
Regulamento de conservao arquivstica para os Governos Civis.
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32 Ttulo

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Orientaes gerais
1.2.A1. O ttulo um elemento de informao de preenchimento obrigatrio em todos
os nveis de descrio.
1.2.A2. Deve optar-se pelo ttulo formal, da responsabilidade do produtor, quando a
unidade de descrio apresenta um ttulo coerente, completo e adequado ao contedo da
unidade de descrio.
Exemplos
Ttulo formal: Registos de baptismo.
Portugal, Arquivo Distrital do Porto, Parquia de Aldoar (F), Registos de baptismo (SR)
1.2.A3. Pode optar-se por um ttulo atribudo consagrado pelo uso em detrimento de um
ttulo formal menos conhecido ou pouco adequado unidade de descrio.
Exemplos
Ttulo atribudo: Junta do Comrcio.
Notas: Notas ao elemento de informao Ttulo: Ttulo formal - Real Junta do Comrcio,
Agricultura, Fbricas e Navegao destes Reinos e seus Domnios.
Portugal, Torre do Tombo, Junta do Comrcio (F)
Ttulo atribudo: Leitura de Bacharis.
Notas: Notas ao elemento de informao Ttulo: Ttulo formal - Processo de habilitao de
bacharis a lugares de justia.
Portugal, Torre do Tombo, Desembargo do Pao (F)
Ttulo: Humberto Delgado.
Nome do produtor: Delgado, Humberto da Silva. 1906 -1965, general.
Portugal, Torre do Tombo, Humberto Delgado (F)
1.2.A4. Quando for necessrio atribuir um ttulo, este deve ser claro, conciso e incluir a
informao essencial.
1.2.A5. Quando se optar pela indicao de mais do que um ttulo, registar apenas um
deles no elemento de informao Ttulo.
- PORTARIA n. 1003/99, de 10 de Novembro. Dirio da Repblica, I Srie B. 262 (1999-11-10) 79047911. Regulamento de conservao arquivstica para os Tribunais Judiciais.
- PORTARIA n. 247/2000, de 8 de Maio. Dirio da Repblica, I Srie B. 106 (2000-05-08) 1937-1944.
Regulamento de conservao arquivstica para os Hospitais e Servios de Sade.
- PORTARIA n. 412/2001, de 17 de Abril. Dirio da Repblica, I Srie B. 90 (2001-04-17) 2243-2260.
Regulamento de conservao arquivstica para as Autarquias Locais.
- etc.
DIRECO GERAL DE ARQUIVOS Tabela de seleco das funes-meio. Lisboa: DGARQ, 2007.
Disponvel em WWW: <URL: http://www.iantt.pt/downloads/TSel_FMeio_v2.pdf>. Acedido a 6 de
Agosto de 2007.
A interveno do arquivista desde o momento da produo dos documentos, facilita a atribuio de ttulos
controlados.
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Ttulo 33

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Ttulo do fundo e suas subdivises
1.2.B1. Registar o nome da pessoa singular, da famlia ou da pessoa colectiva predominantemente responsvel pela produo, acumulao e manuteno do fundo como um
todo.
Exemplos
Ttulo: Lus Teixeira de Sampaio.
Portugal, Torre do Tombo, Lus Teixeira de Sampaio (F)
Ttulo: Famlia Ferreira do Amaral.
Portugal, Torre do Tombo, Famlia Ferreira do Amaral (F)
Ttulo: Casa de Abrantes.
Portugal, Torre do Tombo, Casa de Abrantes (F)
Ttulo: Alta Autoridade contra a Corrupo.
Portugal, Torre do Tombo, Alta Autoridade contra a Corrupo (F)
Ttulo: Servio de Apoio Ambulatrio Local Norte
Portugal, Arquivo Distrital do Porto, Fundo de Fomento de Habitao (F), Servio de
Apoio Ambulatrio Local Norte (SF)
1.2.B2. O ttulo do fundo deve corresponder ao nome formal do respectivo produtor.

Exemplos
Ttulo: Joaquim Possidnio Narciso da Silva.
Portugal, Torre do Tombo, Joaquim Possidnio Narciso da Silva (F)
Ttulo: Conselho Ultramarino
Portugal, Torre do Tombo, Conselho Ultramarino (F)
1.2.B3. Quando o nome do produtor no for conhecido, optar por um ttulo atribudo,
construdo com base na natureza da documentao que integra o fundo.
1.2.B4. Quando o produtor mudou de nome ao longo do tempo deve preferir-se, para o
ttulo formal, o ltimo.
Exemplos
Ttulo: Contos do Reino e Casa.
Formas autorizadas do nome: Contos do Reino e Casa. 1514-1761.
Outras formas do nome: Contos de Lisboa
Portugal, Torre do Tombo, Contos do Reino e Casa (F)
Ttulo: Direco Regional do Ambiente do Norte.
Formas autorizadas do nome: 2. Circunscrio Hidrulica.
Portugal, Arquivo Distrital do Porto, Direco Regional do Ambiente do Norte (F)
1.2.B5. O ttulo dos fundos abertos deve corresponder denominao em vigor no

momento da descrio da documentao.
Exemplos
Ttulo: Cartrio Notarial de Vila Nova de Gaia.
Portugal, Arquivo Distrital do Porto, Cartrio Notarial de Vila Nova de Gaia (F)
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34 Ttulo

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1.2.B6. O ttulo do fundo pode corresponder ao nome do produtor consagrado pelo uso.
Neste caso, registar a forma completa num outro elemento de informao, como, por
exemplo, Nome do produtor, Histria administrativa/biogrfica/familiar.
Exemplos
Ttulo atribudo: Desembargo do Pao.
Nome do produtor: Tribunal do Desembargo do Pao. 1481?-1833
Ttulo atribudo: Duque de Saldanha.
Nome do produtor: Daun, Joo Carlos Gregrio Domingues Vicente Francisco de Saldanha
Oliveira e. 1790-1876, conde, marqus, duque de Saldanha
Histria biogrfica: Joo Carlos de Saldanha Oliveira e Daun nasceu em Lisboa, a 17 de
Novembro de 1790, e faleceu em Londres, a 21 de Novembro de 1876, onde estava colocado como embaixador de Portugal.
Portugal, Torre do Tombo, Duque de Saldanha (F)
1.2.B7. Num ttulo atribudo, pode constar a referncia unidade arquivstica, atravs
de menes como arquivo, fundo, coleco, se consagradas pelo uso. Tais menes so, no entanto, de evitar.
Exemplos
Ttulo: Arquivo Salazar.
Nome do produtor: Salazar, Antnio de Oliveira. 1889-1970
Portugal, Torre do Tombo, Arquivo Salazar (F)
Ttulo: Coleco Moreira.
Portugal, Torre do Tombo, Coleco Moreira (Col. F)
Pessoas colectivas
1.2.B8. Quando a documentao que integra um fundo foi produzida por mais do que
um produtor, registar no ttulo apenas um, considerado mais apropriado.
Exemplos
Ttulo: Companhia Portuguesa de Transportes Martimos.
Histria administrativa: A Companhia Portuguesa de Transportes Martimos resultou da
fuso da Companhia Colonial de Navegao com a Empresa Insulana de navegao, realizada a 4 de Fevereiro de 1974.
Portugal, Torre do Tombo, Companhia Portuguesa de Transportes Martimos (F)
1.2.B9. Quando o produtor identificado por um nome geogrfico, este deve integrar o
ttulo. Neste caso, a forma normalizada ou o ponto de acesso normalizado para um
nome de uma entidade geogrfica pode ser registado no elemento de informao mbito
e contedo.
Exemplos
Ttulo: Consulado de Portugal em Paris.
Portugal, Torre do Tombo, Ministrio dos Negcios Estrangeiros (F), Consulado de Portugal em Paris (SF)
Ttulo: Mosteiro de Jesus de Aveiro.
Portugal, Torre do Tombo, Mosteiro de Jesus de Aveiro (F)
Ttulo: Companhia de Moambique.
Portugal, Torre do Tombo, Companhia de Moambique (F)
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Ttulo 35

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1.2.B10. Quando a informao relativa localizao parte do nome do produtor, mas

est abreviada ou pouco clara, pode ser acrescentada, entre parnteses rectos ([ ]),
informao complementar.
Exemplos
Ttulo: Parquia de S. Jos [Lisboa].
Portugal, Arquivo Distrital de Lisboa, Parquia de S. Jos (F)
Ttulo: Juzo dos rfos do Vimieiro [Arraiolos].
Portugal, Torre do Tombo, Juzo dos rfos do Vimieiro (F)
Pessoas singulares
1.2.B11. Quando o fundo foi produzido por uma at trs pessoas singulares, o ttulo do
fundo pode corresponder aos respectivos nomes.
Exemplos
Ttulo: Antnio Jos de vila, 1. e 2. marqueses de vila e Bolama.
Portugal, Torre do Tombo, 1. e 2. marqueses de vila e Bolama (F)
1.2.B12. Quando o fundo foi produzido por mais do que trs pessoas singulares, pode
registar-se como ttulo o nome do produtor predominante, ou o nome do produtor considerado apropriado.
Exemplos
Ttulo: D. Antnio, prior do Crato, e seus descendentes.
mbito e contedo: Este fundo constitudo por duas partes, sendo uma relativa a documentos polticos e pessoais de D. Antnio, Prior do Crato, e outra a documentao de
alguns dos seus descendentes. (...) Contm correspondncia particular e poltica, testamentos, demandas, etc. de D. Manuel (filho primognito de D. Antnio), de D. Guilherme Lus
(neto), de D. Manuel Eugnio de Portugal (bisneto), de D. Manuel Jos de Portugal Cortizos, marqus de Vilaflores (trineto), e de D. Joana Dionsia de Portugal Cortizos, marquesa
de Valdefuentes e baronesa de Ellabek (tetraneta).
Portugal, Torre do Tombo, D. Antnio, prior do Crato, e seus descendentes (F)
Famlias
1.2.B13. Quando o fundo foi produzido no mbito de uma a trs famlias ou casas
senhoriais, e dentro de cada uma delas por pessoas ligadas por relaes familiares e
partilhando o mesmo apelido ou ttulo nobilirquico, o ttulo do fundo pode corresponder ao apelido ou apelidos ou ttulo nobilirquico, precedido pelas palavras famlia ou
casa.
Exemplos
Ttulo: Casa de Fronteira e Alorna.
Portugal, Torre do Tombo, Casa de Fronteira e Alorna (F)
Ttulo: Famlia Ea de Queirs.
Portugal, Arquivo Distrital do Porto, Famlia Ea de Queirs (F)
1.2.B14. Quando mais de trs famlias ou casas senhoriais assumem a responsabilidade

pela produo de um fundo, deve seleccionar-se o nome da famlia ou casa cujos documentos so predominantes ou aquele que for julgado mais apropriado.
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36 Ttulo

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Exemplos
Ttulo: Casa de Santa Iria.
Histria biogrfica: (...) A Casa de Santa Iria reuniu as casas de Sabugal, Palma, bidos e
Alva. (...)
Portugal, Torre do Tombo, Casa de Santa Iria (F)
Nome dos produtores: Almeida. Famlia, condes de Abrantes, fl. sc. XIII-XX
1.2.B15. Quando o fundo for produzido no mbito de uma famlia, por pessoas ligadas
por laos familiares, mas com apelidos diferentes, o ttulo do fundo pode corresponder
aos nomes completos dessas pessoas, aos quais se pode acrescentar a palavra famlia.
Coleces
1.2.B16. As coleces, quando descritas ao nvel de fundo, embora correspondendo a
conjuntos de documentos reunidos artificialmente, devem ser descritas segundo as
mesmas orientaes enunciadas para o fundo.
1.2.B17. Na descrio de uma coleco ao nvel de fundo, registar o nome da pessoa
colectiva, da pessoa singular ou da famlia predominantemente responsvel pela constituio da coleco como um todo.
1.2.B18. Quando o nome do coleccionador for desconhecido ou pouco elucidativo,
optar por um ttulo atribudo, construdo com base na natureza ou temtica da documentao que integra a coleco.
Exemplos
Ttulo: Memrias paroquiais.
Histria custodial e arquivstica: (...) As respostas ao inqurito [enviado a todos os procos
do reino] tero sido levadas para a Casa de Nossa Senhora das Necessidades, em Lisboa, da
Congregao do Oratrio, para serem trabalhadas pelo padre Lus Cardoso (? 1762).
Portugal, Torre do Tombo, Memrias paroquiais (Col. F)
Ttulo: Papis do Brasil.
Histria custodial e arquivstica: Desconhece-se a histria custodial e arquivstica desta
coleco...
Portugal, Torre do Tombo, Papis do Brasil (Col. F)
Ttulo: Biblioteca Nacional de Paris.
Histria custodial e arquivstica: Esta coleco teve origem em cpias de documentos
existentes na Biblioteca Nacional de Paris mandadas fazer pelo ministro de Portugal em
Paris, o Conde de Valbom, a Duarte Joaquim dos Santos, oficial da Direco Geral da Instruo Pblica, que se encontrava em Paris (entre 1882 e 1889), estando incumbido de
extrair cpias de documentos referentes a Portugal, algumas a pedido da Sociedade de
Geografia de Lisboa.
Portugal, Torre do Tombo, Biblioteca Nacional de Paris (Col. F)
1.2.B19. Quando a coleco tiver sido criada pela entidade detentora da unidade de descrio, no registar o nome da referida entidade detentora no ttulo.
Exemplos
Ttulo: Coleco cartogrfica.
Portugal, Torre do Tombo, Coleco cartogrfica (Col. F)
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Ttulo 37

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Ttulo: Antifonrios.
Portugal, Arquivo Distrital do Porto, Antifonrios (Col. F)
Ttulo: Crnicas.
Portugal, Torre do Tombo, Crnicas (Col. F)
Ttulo da seco e suas subdivises

1.2.B20. Quando a seco corresponde a uma diviso orgnica, seleccionar a designao dessa subdiviso orgnica como ttulo.
Exemplos
Ttulo: Secretaria Geral.
Ttulo: 1. Repartio.
Portugal, Torre do Tombo, Ministrio do Reino (F), Secretaria Geral (SC), 1. Repartio
(SSC)
Ttulo: Armazm da Seda Crua e Materiais.
Portugal, Torre do Tombo, Real Fbrica das Sedas (F), Armazm da Seda Crua e Materiais (SC)
1.2.B21. Quando a seco corresponde a uma diviso funcional, utilizar a designao

que represente o nome da funo.
Exemplos
Ttulo: Aquisio de cereais.
Portugal, Torre do Tombo, Empresa para Agroalimentao e Cereais (F), Aquisio de
cereais (SC)
Ttulo: Constituio e regulamentao.
Portugal, Arquivo Distrital do Porto, Banco do Minho, Constituio e regulamentao
(SC)
Ttulo da srie e suas subdivises

1.2.B22. Quando a srie apresenta um ttulo formal, que aparece destacado e se reporta
ao conjunto da documentao que a constitui, designando-a de forma coerente, completa e adequada ao contedo da srie, ou quando se encontra regulamentada por lei,
deve optar-se pelo ttulo formal.
Exemplos
Ttulo: Notas para escrituras diversas.
Nota do arquivista: Fonte utilizada para o Ttulo: PORTUGAL - Cdigo do Notariado. Dir.
Albino Matos. Coimbra: Almedina, 2004. ISBN: 972-40-2067-3.
Portugal, Arquivo Distrital do Porto, Cartrio Notarial de Paredes, Notas para escrituras
diversas.
1.2.B23. Quando a srie mudou de nome ao longo dos anos deve preferir-se, como ttulo
formal, o ltimo.
1.2.B24. Quando se optar por um ttulo atribudo, este pode incluir uma meno s
tipologias documentais, funo, actividade, transaco ou assunto que est na base da
criao da srie e do agente da aco da qual resultam os documentos da srie.
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38 Ttulo

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Exemplos
Ttulo: Processos de concesso de licena de conduo de velocpedes.
Portugal, Cmara Municipal de Alij (F), Servios administrativos (SC), Taxas e licenas
(SSC), Processos de concesso de licena de conduo de velocpedes (SR)
Ttulo: Registo de correspondncia recebida.
Ttulo: Confirmao de doaes.
Ttulo: Legitimaes.
Portugal, Torre do Tombo, Ministrio do Reino (F), 2. Repartio (SC), Registo de correspondncia recebida (SR), Confirmao de doaes (SR), Legitimaes (SR)
Ttulo: Correspondncia do Monteiro-Mor.
Portugal, Torre do Tombo, Ministrio do Reino (F), Servio e expediente do Pao e da
Casa Real (SC), Correspondncia do Monteiro-Mor (SR)
1.2.B25. Quando se optar por um ttulo atribudo, este pode, quando pertinente, registar
as tradies documentais da documentao que constitui a srie (minutas, cpias, etc.).
Neste caso, registar informao sobre os originais no elemento de informao Existncia e localizao dos originais.
Exemplos
Ttulo: Minutas de consulta.
Portugal, Torre do Tombo, Junta do Comrcio (F), Secretaria (SC), Minutas de consulta
(SR)
Ttulo: Cpias de despachos do Consulado Geral de Sada.
Portugal, Torre do Tombo, Junta do Comrcio (F), Contadoria da Balana do Comrcio
(SC), Cpias de despachos do Consulado Geral de Sada (SR)
1.2.B26. Quando a designao da srie e/ou a prossecuo da funo que lhe d origem
se encontram estabelecidas por regras ou convenes da responsabilidade de entidades
competentes, pode optar-se pela atribuio dessa designao, que funciona como um
ttulo controlado.
Comentrios
Dentro de cada entidade detentora ou servio de arquivo podem tambm existir normas
para a elaborao de ttulos, que podem assumir vrios nveis de controlo26:
utilizao de plurais ou singulares; incluso ou no incluso de palavras como
registo ou arquivo;
enumerao das tipologias documentais ou referncia funo;
existncia de listas de tipologias documentais;
etc.
Exemplos
Ttulo: Registo de correspondncia recebida ou Registos de correspondncia recebida.
Ttulo: Livro razo ou Razo.
Ttulo: Arquivo da Casa de Abrantes ou Casa de Abrantes.
Ttulo: Livros de ponto ou Controlo de assiduidade.
26
Cf. RIBEIRO, Fernanda Indexao e controlo de autoridade em arquivo. Porto: Cmara Municipal;
Departamento de Arquivos, 1996, Anexos 3-A Quadro de classificao do fundo da Cmara Municipal
do Porto, Anexo 4 Tipologias documentais, p. 142 e segs. e p. 148-151, respectivamente.
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Ttulo 39

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Ttulo da unidade de instalao

1.2.B27. Quando a unidade de instalao apresenta um ttulo formal, que aparece destacado e se reporta ao conjunto da documentao que a constitui, designando-a de forma
coerente, completa e adequada ao contedo da unidade de instalao, deve optar-se pelo
ttulo formal.
Comentrios
O ttulo formal da unidade de instalao pode corresponder a um termo de aber-
tura, a uma designao aposta em lombada, capa ou capilha, pasta, a uma etiqueta
aposta em cassete audio e/ou vdeo, em disquete, CD, DVD, pasta de ficheiros,
etc.
Exemplos
Ttulo: Este livro serve de carregar todos os requerimentos de que se manda dar vista ao
Procurador da Coroa ().
Portugal, Torre do Tombo, Desembargo do Pao (F), Repartio da Corte, Estremadura e
Ilhas (SC), Registo dos papis que vo consulta do Procurador da Coroa (SR), liv. (UI)
Ttulo: Livro 2. Livro das matrculas dos marinheiros.
Nota: Notas ao elemento de informao Ttulo: Designao constante na capa do livro.
Portugal, Torre do Tombo, Junta do Comrcio (F), Navegao (SC), Registo da matrcula
de equipagens de navios (SR), liv. 2 (UI)
Ttulo: Baptismos.
Portugal, Arquivo Distrital do Porto, Parquia de Lavra (F), Registos de baptismos (SR),
liv. 1 (UI)
1.2.B28. Quando se optar por um ttulo atribudo, este pode corresponder a um elemento
cronolgico, geogrfico, alfabtico ou qualquer outro relativo ordenao e/ou assunto
da srie, ou especificidade da unidade de instalao.
Exemplos
Ttulo: 1790.
Ttulo: 1792.
()
Portugal, Torre do Tombo, Desembargo do Pao (F), Repartio da Corte, Estremadura e
Ilhas (SC), Denncias de capelas vagas (SR), liv. (UI)
Ttulo: Angra e Aveiro.
Ttulo: Beja.
Ttulo: Braga.
Ttulo: Bragana.
Ttulo: Castelo Branco.
()
Portugal, Torre do Tombo, Ministrio do Reino (F), 4. Repartio (SC), Ofcios recebidos
dos Governos Civis e Administraes Gerais (SR), liv. (UI)
Ttulo do documento composto

1.2.B29. O ttulo do documento composto deve ser, preferencialmente, o formal, ou
seja, o que se encontra expresso no prprio documento, desde que coerente, completo e
adequado ao contedo do documento composto.
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40 Ttulo

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1.2.B30. Quando se optar por um ttulo atribudo, registar a tipologia e, quando pertinente, a tradio documental, bem como a actividade, transaco ou assunto que est na
base da criao do documento composto e, se aplicvel, o agente da aco da qual
resultam os documentos.
Exemplos
Ttulo: Projecto de arranjo urbanstico do Largo da Feira de Rio de Moinhos.
Portugal, Arquivo Municipal de Penafiel, Junta de Freguesia de Rio de Moinhos (F) /12
(SR) /cp00 1(DC)
Ttulo: Tratado Geral do Congresso de Viena.
Portugal, Torre do Tombo, Tratados, ustria (Col. F), cx.1, n. 4 (DC)
1.2.B31. Quando o documento composto no apresenta ttulo formal e no possvel

determinar o respectivo contedo, tal facto deve ser registado no elemento de informao Ttulo.
Exemplos
Ttulo: [Sem ttulo].
Ttulo: [Sem ttulo, contendo dados no identificveis].
1.2.B32. Quando o ttulo formal do documento composto inclui informao no comunicvel ao abrigo de Artigo 17. do Decreto-Lei 16/93 de 23 de Janeiro27, pode optar-se
por um ttulo atribudo. Neste caso, outra informao complementar considerada pertinente pode ser registada no elemento de informao Notas.
Exemplos
Ttulo atribudo: Joo Silva Sousa.
Notas: Notas ao elemento de informao Ttulo: Optou-se por um ttulo atribudo, j que o
ttulo formal inclui informao no comunicvel ao abrigo de Artigo 17. do Decreto-Lei
16/93 de 23 de Janeiro.
Comentrios
Deve garantir-se que a informao registada em nveis superiores no fornece a
informao expurgada no ttulo do documento composto.
27
Regime Geral de Arquivos e do Patrimnio Arquivstico. Artigo 17. Comunicao do patrimnio

arquivstico:
1 - garantida a comunicao da documentao conservada em arquivos pblicos, salvas as limitaes decorrentes
dos imperativos da conservao das espcies e sem prejuzo das restries impostas pela lei.
2 - No so comunicveis os documentos que contenham dados pessoais de carcter judicial, policial ou clnico, bem
como os que contenham dados pessoais que no sejam pblicos, ou de qualquer ndole que possa afectar a segurana
das pessoas, a sua honra ou a intimidade da sua vida privada e familiar e a sua prpria imagem, salvo se os dados
pessoais puderem ser expurgados do documento que os contm, sem perigo de fcil identificao, se houver
consentimento unnime dos titulares dos interesses legtimos a salvaguardar ou desde que decorridos 50 anos sobre a
data da morte da pessoa a que respeitam os documentos ou, no sendo esta data conhecida, decorridos 75 anos sobre
a data dos documentos.
3 - Os dados sensveis respeitantes a pessoas colectivas, como tal definidos por lei, gozam de proteco prevista no
nmero anterior, sendo comunicveis decorridos 50 anos sobre a data da extino da pessoa colectiva, caso a lei no
determine prazo mais curto.
4 - Compete aos proprietrios dos arquivos particulares proporem as regras e modalidades de comunicao da
documentao, as quais sero objecto de apreciao e de proposta de homologao ao membro do Governo que
superintende na poltica arquivstica por parte do rgo de gesto.
_____________________________________________________________________________________
Ttulo 41

_____________________________________________________________________________________
Ttulo do documento simples

1.2.B33. O ttulo do documento simples deve ser, preferencialmente, o formal, ou seja,
o que se encontra expresso no prprio documento, desde que coerente, completo e adequado ao contedo do documento simples.
Exemplos
Ttulo: Observaes sobre as atribuies do Tribunal da Real Junta do Comrcio, Agricultura, Fbricas e Navegao destes Reinos e seus Domnios.
Portugal, Torre do Tombo, Junta do Comrcio (F), m. 59 doc. (UI), doc. 193 (DS)
Ttulo: Aforamento feito pelo sndico Antnio Barbosa Barros a Jos Gonalves e mulher,
do lugar de Montezelo.
Portugal, Arquivo Distrital do Porto, Convento de So Francisco (F), 54465 (DS)
1.2.B34. Se o ttulo formal do documento simples inclui uma meno ao autor e esta
parte integrante do ttulo formal, dever ser registada como consta na fonte principal de
informao, de acordo com as orientaes de apresentao da informao.
1.2.B35. Quando se optar por um ttulo atribudo, registar, quando pertinente, a tipologia e a tradio documentais, bem como a actividade, transaco ou assunto que est na
base da criao do documento simples e o respectivo autor, caso este difira do produtor
do fundo.
Exemplos
Ttulo atribudo: Auto de penhora requerida por Antnio Rebelo de Andrade contra o juiz e
mais irmos da freguesia de Nossa Senhora da Purificao do lugar de Oeiras.
Portugal, Arquivo Histrico da Parquia de Nossa Senhora da Purificao de Oeiras,
Parquia de Nossa Senhora da Purificao de Oeiras (F), Contencioso (SC), Rendimento
do subsdio (SSC), Mandados, Autos de penhora, m. 1 (UI), n. 2 (DS)
Ttulo atribudo: Informao sobre a funo dos vedores das fbricas.
Ttulo formal: O que o lugar de vedores das fbricas, e sua obrigaes.
Portugal, Torre do Tombo, Junta do Comrcio (F), Informao sobre a funo dos vedores
das fbricas (DS)
Ttulo: Carta de Marcelo Caetano.
Portugal, TT, Arquivo Salazar, Carta de Marcelo Caetano (DS)
1.2.B36. Quando o autor do documento simples ou o seu destinatrio actuam em nome

de uma instituio, deve indicar-se o nome da instituio, do servio, rgo e/ou cargo
respectivo.
Exemplos
Ttulo atribudo: Ofcio do [governador e capito-geral de Macau], Jos Osrio de Castro
Cabral de Albuquerque, ao [secretrio de Estado interino da Marinha e Domnios Ultramarinos], Toms Antnio de Vila Nova Portugal, sobre os cumprimentos e congratulaes
pelo seu cargo.
Portugal, Arquivo Histrico Ultramarino, Macau, cx. 44 (UI), doc. n. 37 (DS)
Ttulo atribudo: Esclarecimento pedido pelo prior de Oeiras sobre o emprstimo de paramentos.
Portugal, Arquivo Histrico da Parquia de Nossa Senhora da Purificao de Oeiras,
Parquia de Nossa Senhora da Purificao de Oeiras (F), Autoridade eclesistica: controlo e aco pastoral (SC), Documentos recebidos do Patriarcado (SR), Provises, editais
_____________________________________________________________________________________
42 Ttulo

_____________________________________________________________________________________
e despachos relativos Parquia de Nossa Senhora da Purificao de Oeiras (SSR), doc.
19 (DS)
Fontes de informao
1.2.C1. As fontes de informao principais para o ttulo so: os textos e documentos
legais de criao, organizao ou funcionamento do produtor, a documentao por ele
produzida, os planos/quadros de classificao, as tabelas de avaliao e seleco, entre
outros instrumentos de gesto arquivstica, ou a prpria unidade de descrio.
1.2.C2. As fontes de informao secundrias para o ttulo so: os estudos institucionais,
histricos, biogrficos e os instrumentos de descrio.
1.2.C3. Registar as fontes de informao no elemento de informao Nota do arquivista.
1.2.D1. O ttulo deve ser registado por extenso, na forma como aparece na fonte de
informao principal, respeitando a redaco e a ordem natural das palavras que o compem, mas no necessariamente a pontuao, as maisculas, ou a ortografia.
Comentrios
A actualizao da grafia tem a vantagem de permitir a recuperao da informao
em texto livre, em suporte informtico. No entanto, e porque a actualizao de
topnimos, antropnimos, ou at de cargos, pode por problemas, cabe a cada entidade detentora ou servio de arquivo a definio dos critrios a usar.
Considere-se a possibilidade de as aplicaes informticas poderem no estar
preparadas para aceitar o tipo de pontuao abaixo indicada. Nesses casos cabe a
cada entidade detentora ou servio de arquivo a definio das orientaes a usar.
1.2.D2. Quando a actualizao da grafia resultar muito diferente do termo ou termos
originais, registar os termos originais no elemento de informao Notas. Registar
igualmente, neste elemento de informao, a respectiva fonte.
Exemplos
Ttulo formal: Carta por que o dito senhor [D. Pedro] mandou entregar o seu castelo de
Abrantes a Gonalo Vasques, seu vassalo, que lhe dele fez menagem etc.
Notas: Notas ao elemento de informao Ttulo: No ttulo formal do documento pode ler-se:
Carta per que o dicto senhor mandou entregar o seu castello d aurantes a gonalo uaasquez
seu uasallo que lhe delle fez menagem ect.
Portugal, Torre do Tombo, Chancelaria Rgia (F), Chancelaria de D. Pedro I (SC), doc. 9
(DS)
1.2.D3. Devem usar-se maisculas na primeira palavra do ttulo e nos substantivos prprios, incluindo as formas abreviadas desses nomes.
1.2.D4. De uma maneira geral devem desenvolver-se as abreviaturas ou os acrnimos,
salvo se j tiverem sido desenvolvidos no ttulo de uma unidade de descrio de nvel
superior.
_____________________________________________________________________________________
Ttulo 43

_____________________________________________________________________________________
1.2.D5. Quando o ttulo inclui o nome do produtor e este conhecido pela forma abreviada do nome ou por um acrnimo, o ttulo pode incluir essa abreviatura ou acrnimo.
Neste caso, registar a forma desenvolvida no elemento de informao Nome do produtor, na Histria administrativa / biogrfica / familiar, e no registo de autoridade arquivstica correspondente, no elemento de informao Formas autorizadas do nome ou
Outras formas do nome.
1.2.D6. Quando houver dvidas relativamente ao desenvolvimento de uma abreviatura
ou de um acrnimo, a forma desenvolvida deve ser seguida de um ponto de interrogao, colocado entre parnteses (?).
1.2.D7. Quando as iniciais no esto separadas por pontos, a abreviatura ou o acrnimo
devem ser transcritos tal como se apresentam na fonte de informao, sem espaos entre
eles.
1.2.D8. Quando as iniciais esto separadas por pontos, estes devem mantidos, sem espaos entre eles.
1.2.D9. Quando a fonte de informao apresenta a abreviatura ou o acrnimo sob as
duas formas, com e sem pontos, a transcrio deve ser efectuada sem pontos.
Exemplos
Ttulo: PIDE.
e no P.I.D.E
1.2.D10. Quando o ttulo formal figura num idioma diferente do utilizado pela entidade
detentora ou servio de arquivo que efectua a descrio, pode ser traduzido. Neste caso,
o ttulo no idioma original corresponde a um ttulo formal e a respectiva traduo a um
ttulo atribudo. Neste caso, o idioma original pode ser assinalado no elemento de
informao Idioma/Escrita e o ttulo formal registado no elemento de informao Notas.
Exemplos
Ttulo atribudo: Livro das vendas das obras de cutelaria.
Notas: Notas ao elemento de informao Ttulo: Apresenta o seguinte ttulo formal: Livre
des ventes faites par M. et Mme. Dutoit des ouvrages de cutelerie.
Idioma/Escrita: Francs.
Portugal, Torre do Tombo, Real Fbrica das Sedas (F), Livro das vendas das obras de
cutelaria (UI)
1.2.D11. Quando o ttulo formal figura num alfabeto diferente do latino, pode procederse sua transliterao. Para o efeito, recorrer s Regras Portuguesas de Catalogao28
ou s normas ISO29.
28
INSTITUTO PORTUGUS DO PATRIMNIO CULTURAL- DEPARTAMENTO DE BIBLIOTECAS; ARQUIVOS E SERVIOS DE DOCUMENTAO - Regras portuguesas de catalogao.
Lisboa: Instituto Portugus do Patrimnio Cultural. Departamento de Bibliotecas, Arquivos e Servios de
Documentao, 1984, p. 91, F.C.2.1.2.
29
ISO 9: 1995 Transliteration of Cyrillic characters into Latin characters. Slavic and non Slavic languages. Geneve: International Standard Organization; ISO 233: 1984 Documentation Transliteration
of Arabic characters into Latin characters. Geneve: International Standard Organization; ISO 233-2:
1993 Information and documentation Transliteration of Arabic characters into Latin characters. Part
2: Arabic languages Simplified transliteration. Geneve: International Standard Organization; ISO 2333: 1999 Information and documentation Transliteration of Arabic characters into Latin characters.
Part 3: Persian language Simplified transliteration. Geneve: International Standard Organization; ISO
_____________________________________________________________________________________
44 Ttulo

_____________________________________________________________________________________
1.2.D12. O ttulo formal pode figurar entre aspas ( ).

1.2.D13. O ttulo atribudo pode ser apresentado entre parnteses rectos ([]).
1.2.D14. O ttulo paralelo pode ser precedido do sinal de igual (=).
1.2.D15. O complemento do ttulo pode ser precedido por dois pontos (:).
1.2.D16. Usar uma aspa (no dupla) em ttulos dentro de ttulos ().
Exemplos
Ttulo: lbuns de fotografias da Exposio O Mundo Portugus.
Portugal, Torre do Tombo, Comisso Nacional dos Centenrios (F), Congresso do Mundo
Portugus (SF), lbuns de fotografias da Exposio O Mundo Portugus (UI)
1.2.D17. Os parnteses rectos ([]) constantes da fonte de informao principal devem

ser substitudos por parnteses curvos ( ( ) ).
1.2.D18. A informao obtida de uma fonte de informao secundria e acrescentada ao
ttulo, deve ser colocada entre parnteses rectos ([ ]).
1.2.D19. Os pontos de interrogao (?) e de exclamao (!) ou o travesso (-) devem ser
usados quando a fonte citada os usar.
1.2.D20. Quando uma palavra, num ttulo formal, suscite dvidas de leitura ou interpretao, deve ser seguido da expresso [sic].
Excluses
1.2.E1. Registar outros ttulos no elemento de informao Notas.
Exemplos
Ttulo atribudo: Informao de D. Joo III ao Papa Jlio III sobre a escolha do Cardeal
Infante D. Henrique para visitar a Casa da Suplicao e a Casa do Cvel.
Notas: Nota ao elemento de informao Ttulo: O documento apresenta dois ttulos formais:
Enformao pera se fazer suplicaam em forma pera expediam do caso em ela declarado; Informao que foy a Roma feita per o doutor Joam per via de Loureno pires e de
Estevo guago que levou Manuel Leite de lixboa.
Portugal, Torre do Tombo, Coleco Moreira (Col. F)
1.2.E2. Outras denominaes podem ser registadas noutros elementos de informao

considerados pertinentes para o nvel de descrio, como o Nome do produtor, Histria
259: 1984 Documentation Transliteration of Hebrew characters into Latin characters. Geneve:
International Standard Organization; ISO 259-2: 1994 Information and documentation Transliteration
of Hebrew characters into Latin characters. Part 2 Simplified transliteration. Geneve: International
Standard Organization; ISO 9984: 1996 - Information and documentation Transliteration of Georgian
characters into Latin characters. Geneve: International Standard Organization; ISO 9985: 1996 Information and documentation Transliteration of American characters into Latin characters. Geneve:
International Standard Organization; ISO 11940: 1998 - Information and documentation Transliteration
of Thai. Geneve: International Standard Organization; ISO/TR 11941: 1996 - Information and
documentation Transliteration of Korean script into Latin characters. Geneve: International Standard
Organization; ISO 15919: 2001 - Information and documentation Transliteration of Devanagari and
related scripts into Latin characters. Geneve: International Standard Organization.
_____________________________________________________________________________________
Ttulo 45

_____________________________________________________________________________________
administrativa / Biogrfica / Familiar, mbito e contedo, ou Notas, e/ou no respectivo

registo de autoridade arquivstica, no elemento de informao Outras formas do nome.
Exemplos
Ttulo: Contos do Reino e Casa.
Formas autorizadas do nome: Contos do Reino e Casa. 1514-1761
Outras formas do nome: Contos de Lisboa
Portugal, Torre do Tombo, Contos do Reino e Casa (F)
Ttulo: Direco Regional do Ambiente do Norte.
Formas autorizadas do nome: 2. Circunscrio Hidrulica.
Portugal, Arquivo Distrital do Porto, Direco Regional do Ambiente do Norte (F)
1.2.E3. Registar os demais produtores nos elementos de informao Nome do produtor,

Histria administrativa / biogrfica / familiar, mbito e contedo, ou criar registos de
autoridade arquivstica.
Exemplos
Ttulo: Real Fbrica das Sedas e Fbricas Anexas.
mbito e contedo: () Contm tambm documentao produzida pela Real Fbrica de
Lanifcios da Covilh e Fundo, Real Fbrica de Chapus da Gramela, Real Fbrica de
Cutelaria, Fbrica Nacional de estamparia e Tecidos de Vila Nogueira de Azeito, Real
Fbrica de lanifcios de Portalegre, Real Fbrica de Lenaria e Tecidos Brancos de Alcobaa, Real Fbrica de Loua, Real Fbrica de Serralharia.
Portugal, Torre do Tombo, Real Fbrica das Sedas e Fbricas Anexas (F)
Ttulo: D. Antnio, prior do Crato, e seus descendentes.
mbito e contedo: Este fundo constitudo por duas partes, sendo uma relativa a documentos polticos e pessoais de D. Antnio, Prior do Crato, e outra a documentao de
alguns dos seus descendentes. (...) Contm correspondncia particular e poltica, testamentos, demandas, etc. de D. Manuel (filho primognito de D. Antnio), de D. Guilherme Lus
(neto), de D. Manuel Eugnio de Portugal (bisneto), de D. Manuel Jos de Portugal Cortizos, marqus de Vilaflores (trineto), e de D. Joana Dionsia de Portugal Cortizos, marquesa
de Valdefuentes e baronesa de Ellabek (tetraneta).
Portugal, Torre do Tombo, D. Antnio, prior do Crato, e seus descendentes (F)
Ttulo: Casa de Santa Iria.
Histria biogrfica: (...) A Casa de Santa Iria reuniu as casas de Sabugal, Palma, bidos e
Alva. (...)
Nome dos produtores: Almeida. Famlia, condes de Abrantes, fl. sc. XIII-XX
1.2.E4. Registar a forma de constituio da coleco no elemento de informao Histria custodial e arquivstica.
Exemplos
Ttulo: Miscelneas manuscritas do Convento da Graa.
Histria custodial e arquivstica: Desconhece-se a histria custodial desta documentao. O
nome que lhe foi atribudo aponta para que possa ter sido custodiada pelo Convento de
Nossa Senhora da Graa de Lisboa, da Ordem dos Agostinhos Calados.
Portugal, Torre do Tombo, Miscelneas manuscritas do Convento da Graa (Col. F)
Ttulo: Jlio de Castilho.
Histria custodial e arquivstica: A documentao foi produzida por Antnio Feliciano de
Castilho, Augusto Frederico de Castilho, Carlota Vidal de Castilho, Joaquim Barreto de
_____________________________________________________________________________________
46 Ttulo

_____________________________________________________________________________________
Castilho, Jos Feliciano de Castilho, Maria Lusa de Castilho, Maria Romana de Castilho,
entre outros, bem como por Antnio da Costa de Sousa Macedo.
Portugal, Torre do Tombo, Jlio de Castilho (Col. F)
1.2.E5. Registar, quando conhecidos, os autores materiais do documento simples, como

o escrivo, o notrio, o procurador, operador, etc., no elemento de informao mbito e
contedo.
Exemplos
Ttulo: Pblica forma de uma carta rgia passada em Santarm a 4 de Maro de 1317, pela
qual mandado ao Concelho de Lisboa que obrigue aos acontiados de p e de cavalo,
segundo as contias, a ter armas ofensivas e defensivas.
mbito e contedo: () Testemunhas: Afonso Anes, Gil Martins Estvo Martins. Tabelio: Martim Esteves.
Portugal, Arquivo Municipal de Lisboa, Chancelaria rgia (F), Livro Segundo dos Reis D.
Dinis, D. Afonso IV e D. Pedro I (UI), doc. 13 (DS)
Ttulo: Pblica forma do testamento de D. Francisco de Almeida, 1. Vice Rei da ndia.
mbito e contedo: A pblica forma foi passada pelo tabelio Afonso Dias, a pedido do
filho, D. Joo de Almeida, Conde de Abrantes.
Portugal, Torre do Tombo, Corpo Cronolgico (Col. F), P. II, m. 22 (UI), n. 82 (DS)
_____________________________________________________________________________________
Ttulo 47

_____________________________________________________________________________________
1.3. Datas
Objectivo
Identificar e registar as datas da unidade de descrio.
Comentrios
As datas podem ser de vrios tipos:
Produo, quando correspondem s datas em que os documentos da unidade de
descrio foram produzidos. Podem ser as datas em que uma carta foi escrita, em
que uma fotografia foi tirada, em que uma planta foi desenhada.
Acumulao, quando correspondem s datas em que os documentos da unidade
de descrio foram reunidos, acumulados, mantidos e usados por um produtor,
enquanto todo, no decurso das suas actividades e funes, todas inter-relacionadas. Distinguem-se das datas de produo dos documentos, embora, frequentemente, possam coincidir com elas. Assim, alguns documentos podem ter sido produzidos antes de acumulados pelo produtor do fundo em que esto inseridos e do
qual fazem parte. Por exemplo um processo judicial pode incluir, como elemento
de prova, documentao produzida anteriormente data de abertura do processo.
As datas podem ainda ser:
Singulares, quando registado apenas um elemento cronolgico.
Extremas, quando so registados dois elementos cronolgicos que delimitam a
unidade de descrio.
Exactas, quando incluem o ano, o ms e o dia.
Predominantes, quando, para alm das datas extremas, so registadas as prevalecentes.
Crticas, por vezes designadas por inferidas, quando a informao cronolgica
no retirada directamente das unidades de descrio, mas antes deduzida do seu
contedo ou de fontes externas.
As datas podem ainda incluir elementos topogrficos:
Tpicas, quando incluem o local de produo da unidade de descrio.
Orientaes gerais
1.3.A1. Datas um elemento de informao de preenchimento obrigatrio em todos os
nveis de descrio.
1.3.A2. Registar de forma clara o tipo de datas utilizado.
1.3.A3. Registar as datas apropriadas unidade de descrio, enquanto data singular ou
datas extremas.
Exemplos
Datas de produo: 1661-1832.
Portugal, Arquivo Distrital do Porto, Congregao do Oratrio de So Filipe de Neri
Porto (F)
Datas de produo: 1937.
Portugal, Arquivo Distrital de Vila Real, Governo Civil de Vila Real (F), Gesto de recursos financeiros (SC), Contas correntes com o cofre privativo (SR)
_____________________________________________________________________________________
48 Datas

_____________________________________________________________________________________
1.3.A4. As datas extremas devem ser registadas, ainda que a unidade de descrio esteja
aberta, estando previstos novos ingressos. Neste caso, registar as datas e os ingressos
previstos no elemento de informao Ingressos adicionais.
Exemplos
Ingressos adicionais: A documentao de conservao permanente do Governo Civil de
Vila Real transferida para o Arquivo Distrital de Vila Real volvidos 50 anos sobre a data
da sua produo, de acordo com o estipulado na Portaria n. 553/88, de 16 de Agosto,
reformulada pela Portaria n. 456/99, de 23 de Junho.
Portugal, Arquivo Distrital de Vila Real, Governo Civil de Vila Real (F)
1.3.A5. Quando forem indicadas as datas extremas, registar, se pertinente, as datas predominantes e as lacunas significativas da unidade de descrio.
Exemplos
Data de produo: sc. XVII-1974 (Predominantemente a partir de 1833-1834).
Portugal, Torre do Tombo, Ministrio da Fazenda/Finanas (F)
Data de produo: 1869-1921 (Predominantemente 1869-1882, 1913-1921).
Portugal, Arquivo Distrital de Vila Real, Governo Civil de Vila Real (F), Gesto dos
Recursos Humanos (SC), Registo de alvars (SR)
1.3.A6. Registar a eventual existncia de documentos com data fora do mbito cronolgico predominante da unidade de descrio. Esta informao pode ser registada a seguir
s datas extremas, e delas separada por um sinal de pontuao.
1.3.A7. Quando as datas de produo e de acumulao no coincidirem, registar os dois
tipos de datas, em sub-elementos de informao separados.
Exemplos
Datas de acumulao:1821-1910.
Portugal, Torre do Tombo, Ministrio dos Negcios Eclesisticos e da Justia (F)
1.3.A8. Se a unidade de descrio no apresenta data, registar uma data aproximada ou

provvel, ou seja, uma data crtica ou inferida.
Exemplos
Data de produo: [Post. 1754] - [Post. 1791].
Portugal, Arquivo Regional da Madeira, Famlia Ornelas Vasconcelos (F), Documentos
patrimoniais dos Ornelas Vasconcelos (SC), Relativos s propriedades da feitoria do
Canio (SSC), Contencioso sobre reivindicao de bens (SR)
1.3.A9. Quando a unidade de descrio corresponde a cpias, registar as datas das

cpias30.
30
Existem diferentes tipos de cpias (cf. apndice 2 - Glossrio). Salienta-se que as cpias autnticas, de
substituio e em pblica forma tm valor de originais e devem ser descritas enquanto tal. As cpias de
consulta valem pelo contedo informativo da documentao que reproduzem, pelo que, quando se
descreve documentao acessvel num suporte alternativo para facilitar o acesso ou preservar os originais
(fotocpia, fotografia, microfilme, digitalizao), as datas pertinentes so as da documentao
reproduzida.
_____________________________________________________________________________________
Datas 49

_____________________________________________________________________________________
Exemplos
Data de produo: 1512-01-10.
Ttulo: Traslado de alvar rgio sobre a entrega de 30 arrobas de acar Duquesa de Bragana.
mbito e contedo: O alvar rgio apresenta a seguinte data: 1497-07-26.
Portugal, Torre do Tombo, Corpo Cronolgico (Col. F), P. II, m. 13 (UI), n. 42 (DS)
Comentrios
As aplicaes informticas podem no permitir o registo de vrios tipos de data.
Nesse caso, os diferentes tipos de data e as explicaes eventualmente necessrias
sobre cada uma podem ser registadas nos elementos de informao mbito e contedo ou Notas.
As aplicaes informticas podem tambm no permitir que no campo data constem caracteres no numricos.
Data do Fundo, da Seco e da Srie e suas subdivises
1.3.B1. Registar as datas extremas.
Comentrios
Nos nveis superiores registam-se normalmente apenas os anos extremos, ou os
sculos.
1.3.B2. Registar, enquanto datas de produo, as datas de produo das unidades de
descrio englobadas nos nveis dependentes.
1.3.B3. As datas de acumulao do fundo, bem como as da seco (se corresponder a
uma unidade orgnica), no devem exceder as datas de existncia dos respectivos produtores.
Data da Unidade de instalao

1.3.B4. Registar a data considerada apropriada ao tipo de unidade de descrio.
Exemplos
Data de produo: 1764.
Data de produo: 1764-1766.
Data de produo: 1773 (diversos meses).
Data de produo: 1774-01-1774-02.
Data de produo: 1774 (Janeiro-Maro).
Portugal, Torre do Tombo, Desembargo do Pao (F), Repartio das Justias e Despacho
da Mesa (SC), Expediente da Secretaria e do Despacho da Mesa (SSC), Habilitaes de
Oficiais (SSSC), Despachos de provimentos de Oficiais de Justia (SR)
Data do Documento composto

1.3.B5. Registar as datas de produo extremas, se possvel exactas.
_____________________________________________________________________________________
50 Datas

_____________________________________________________________________________________
1.3.B6. Para os processos, registar as datas de produo dos diferentes documentos que
os integram, para alm das datas de acumulao extremas, se possvel completas, relativas aco administrativa ou judicial.
Data do Documento simples
1.3.B7. Registar a data exacta de produo do documento simples, indicando primeiro
os elementos cronolgicos e, seguidamente, os tpicos.
Exemplos
Data de produo: 1500-05-01, Terra de Vera Cruz.
Ttulo: Carta de Mestre Joo a D. Manuel dando conta da rota e das observaes astronmicas feitas na Terra de Vera Cruz.
Portugal, Torre do Tombo, Corpo Cronolgico (Col.), P. III, m. 2 (UI), n. 2 (DS)
1.3.B8. Quando a data de produo do documento simples for desconhecida, registar

outra qualquer data (modificao, acesso, validao, acto contido no documento, registo
de sada ou registo de entrada, data de publicao ou comunicao, data de apresentao
no lugar do destino) no elemento de informao Notas.
1.3.B9. Quando o documento simples uma cpia, registar a data da cpia31.
1.3.39. Quando o documento simples inclui documentos insertos, registar a data de produo do documento simples. Neste caso, registar as datas dos documentos insertos no
elemento de informao mbito e contedo.
Fontes de informao
1.3.C1. As fontes de informao principais para as datas podem ser: os textos e documentos legais de criao, a organizao ou funcionamento do produtor, a documentao
por ele produzida, ou a unidade de descrio.
1.3.C2. As fontes secundrias so: os estudos institucionais, histricos, biogrficos e os
instrumentos de descrio.
1.3.D1. As datas podem ser registadas de acordo com a norma ISO 860132, na verso
actualizada de 2000, e a correspondente NP EN 2860133.
Comentrios
As aplicaes informticas podem no permitir o registo das datas de acordo com
a norma ISO 8601. Nesses casos cabe a cada entidade detentora ou servio de
arquivo a definio das orientaes a usar.
31
Cf. nota orientao 1.3.9.

ISO 8601: 2000, Data elements and interchange formats - Information interchange: representation of
dates and times. Geneva: International Standard Organization.
33
NP EN 28601: 1996, Dados e formatos de troca. Troca de informao: representao de datas e horas.
Lisboa: Instituto Portugus da Qualidade, 1996.
32
_____________________________________________________________________________________
Datas 51

_____________________________________________________________________________________
Considere-se a possibilidade de as aplicaes informticas no estarem preparadas
para aceitar o tipo de pontuao ou abreviaturas abaixo indicadas. Nesses casos

cabe a cada entidade detentora ou servio de arquivo a definio das orientaes a
usar.
Exemplos
Data: AAAA-MM-DD.
Hora: hh:mm:ss.
Data e hora: AAAA-MM-DD, hh:mm:ss.
Datas de produo: 1953-11-03 1954-12-27.
Portugal, Arquivo Distrital de Vila Real, Governo Civil de Vila Real (F), Gesto da informao e documentao (SC), Correspondncia confidencial (SR), Confidenciais expedidas
e recebidas (DC)
1.3.D2. Registar o ano, o ms e o dia em algarismos rabes. Em alternativa, o ms pode

ser registado em letras, por extenso ou abreviado.
Exemplos
Datas de produo: 1942-12-301954-01-26, Alij.
Portugal, Arquivo Municipal de Alij, Cmara Municipal de Alij (F), Servios administrativos (SC), Taxas e licenas (SSC), Declaraes relativas a licenas comerciais e industriais (SR), liv. 1 (UI)
1.3.D3. As datas devem ser expressas no sistema de datao actual, devendo ser convertidas as que se encontram noutros sistemas (eras, perodos cronolgicos e estilos,
reinados, perodos histricos, etc.). Neste caso indicar as datas originais e o sistema de
datao no elemento de informao Notas.
Exemplos
Notas: Notas ao elemento de informao Datas: O documento datado de 3 de Xabn de
1205 (Hgira)
Portugal, Torre do Tombo, Famlia Landerset (F), doc. 23 (DS)
Notas: Notas ao elemento de informao Datas: O documento apresenta a seguinte data:
16 da 7. Lua do ano 60 de Kian Lung (calendrio imperial chins).
Portugal, Torre de Tombo, Documentos em chins (F), doc. 120 (DS)
Data de produo: 1801-11-18, Paris
27 de Brumrio do ano X (Calendrio revolucionrio francs).
Portugal, Torre de Tombo, Correspondncia dos soberanos de Frana com os de Portugal
(Col.), liv. 7 (UI), X (DS)
1.3.D4. Registar, em primeiro lugar, os elementos cronolgicos da data, seguidos, se

pertinente, do elemento tpico.
Exemplos
Data de produo: 1284-06-10, Lisboa.
dada en Lixboa X dias de Junho. Era MCCCXXij (Era de Csar).
Portugal, Arquivo Municipal de Lisboa, Chancelarias Rgias (F), Livros de Reis (SR),
Livro primeiro de msticos (UI), doc. 1 (DS.
_____________________________________________________________________________________
52 Datas

_____________________________________________________________________________________
1.3.D5. Os elementos das datas extremas que se reportam a um mbito cronolgico,

podem ser, preferencialmente, separados por hfen (-). Caso tal no seja possvel, tendo
em conta a aplicao informtica adoptada, seleccionar a barra (/), a vrgula (,) ou o
espao ( _ ).
Exemplos
1.3.D6. Os elementos das datas podem ser separados por vrgulas, quando no se
reportam a um mbito cronolgico.
Exemplos
Datas de produo:.1920, 1923, 1930.
1.3.D7. O elemento tpico pode suceder o elemento cronolgico, e dele ser separado
por vrgula (,).
1.3.D8. Os componentes desconhecidos da data podem ser assinalados, entre parnteses
rectos.
Exemplos
Data de produo: [187-?]-02-30
Data de produo: [c. 1875]- [04]- [1-?]
Data de produo: [ant. 1875]- [12?]- [--?]
1.3.D9. A data provvel pode figurar entre parnteses rectos e interrogada ([
?]).
Exemplos
Data de produo: [1875?].
1.3.D10. A data aproximada deve ser registada. A pontuao e as abreviaturas variam

de acordo com os casos a seguir apresentados.
1.3.D11. Entre parnteses rectos, precedida da abreviatura de circa ([c. ]).
Exemplos
Data de produo: [c. 1875].
1.3.D12. Entre parnteses rectos, precedida das expresses ([antes de ]), ([ant. ]),
([posterior a ]) ou ([post. ]).
Exemplos
Data de produo: [ant. 1875].
Data de produo: [post. 1875].
1.3.D13. Entre parnteses rectos, separadas pela palavra ou, caso se trate de dois anos
possveis ([ ou ]).
_____________________________________________________________________________________
Datas 53

_____________________________________________________________________________________
Exemplos
Data de produo: [1875 ou 1876].
1.3.D14. Entre parnteses rectos, precedida a primeira pela palavra entre, separada da
segunda pela palavra e, caso se trate de indicar um intervalo possvel entre duas datas
([entre e ]).
Exemplos
Data de produo: [entre 1875 e 1880].
1.3.D15. Trs dgitos entre parnteses rectos seguidos de hfen, caso se trate de dcada
conhecida ([_ _ _-]).
Exemplos
Data de produo: [187-].
Dcada de 70 do sculo XIX
Data de produo: [187-]-05-02.
2 de Maio de um ano desconhecido da dcada de 70 do sculo XIX
1.3.D16. Trs dgitos, entre parnteses rectos, seguidos de ponto de interrogao, caso
se trate de dcada provvel ([_ _ _?]).
1.3.D17. Dois dgitos seguidos de dois hfen, caso se trate de sculo conhecido ([_ _ -]).
Exemplos
Data de produo: [18--].
Sculo XIX
1.3.D18. Dois dgitos seguidos de um hfen e de um ponto de interrogao, caso se trate

de sculo provvel ([_ _ -?]).
Excluses
1.3.E1. Quando a unidade de descrio corresponde a cpias, registar, se conhecidas, as
datas dos respectivos originais no elemento de informao mbito e contedo e a existncia dos originais no elemento de informao Existncia e localizao dos originais.
1.3.E2. Registar as datas relativas ao contedo intelectual ou ao assunto da unidade de
descrio no elemento de informao mbito e contedo.
_____________________________________________________________________________________
54 Datas

_____________________________________________________________________________________

Objectivo
Identificar o nvel de organizao arquivstica da unidade de descrio.
Comentrios
Entende-se por:
Nvel de descrio a posio de uma unidade de descrio na hierarquia de um
fundo.
Os nveis de descrio considerados nestas Orientaes34 so os seguintes:
Fundo o conjunto de documentos de arquivo, independentemente da sua forma
ou suporte, organicamente produzido e/ou acumulado e utilizado por uma pessoa
singular, famlia ou pessoa colectiva, no decurso das suas actividades e funes.
Subfundo a subdiviso de um fundo que corresponde a subdivises
administrativas ou familiares da entidade produtora, com um elevado grau de
autonomia.
Seco a subdiviso de um fundo ou de um subfundo que corresponde a
subdivises orgnicas no autnomas da entidade produtora ou, quando tal no se
verifica, correspondendo a uma diviso geogrfica, cronolgica, funcional, temtica, a rubricas ou classes de um plano/quadro de classificao.
Subseco a subdiviso da seco.
Srie o conjunto de documentos organizados de acordo com um sistema de
arquivagem e conservados como uma unidade, por resultarem de um mesmo processo de acumulao, do exerccio de uma mesma actividade, por terem uma
tipologia particular, ou devido a qualquer outro tipo de relao resultante do processo de produo, recepo ou utilizao.
Subsrie a subdiviso da srie.
Documento composto a unidade organizada de documentos, agrupados quer
para utilizao corrente pelo seu produtor, quer no decurso da organizao arquivstica, por se referirem a um mesmo assunto, actividade, transaco ou tramitao prpria. So documentos compostos os processos (cveis, crime, orfanolgicos, de habilitao, de pessoal, de obras, entre outros), os dossiers informativos,
os documentos no lineares, etc.
34
No existe consenso, entre os arquivistas portugueses, nem mesmo dentro de cada entidade detentora
ou servio de arquivo, no que diz respeito aos nveis de descrio a adoptar, nem definio dos
conceitos utilizados para os designar. Com frequncia, realidades documentais em tudo idnticas so
descritas a diferentes nveis. Considere-se, no entanto, que a normalizao da descrio passa tambm
pela normalizao dos nveis de descrio. Assim, chama-se a ateno para o facto de, na traduo
portuguesa da ISAD(G), se ter optado pelo termo Fundo para o termo ingls Fonds; Subfundo para
Subfonds; Srie para Series; Subsrie para Subseries; Proceso para File; Pea para Piece. Cf. ISAD(G):
Norma Geral Internacional de Descrio Arquivstica: adoptada pelo Comit de Normas de Descrio,
Estocolmo: Sucia, 19-22 de Setembro de 1999. Conselho Internacional de Arquivos; Trad. Grupo de
Trabalho para a Normalizao da Descrio em Arquivo. 2. ed. Lisboa: IAN/TT, 2004. ISBN: 972-810769-2. Tambm disponvel em <http://www.iantt.pt/instituto.html?menu=menu_organizar_arquivos&
conteudo_nome= Descrio%20e%20acesso&conteudo=descricao_acesso>.
Nas presentes Orientaes, no entanto, optou-se pela utilizao do termo Documento composto em lugar
de Processo, por se considerar o primeiro termo mais abrangente, correspondendo o termo Processo a um
tipo de documento composto, e Documento simples em vez de Pea. Optou-se ainda pela incluso dos
termos Seco e Subseco, tendo em conta a tradio e a prtica arquivsticas portuguesas, embora para
muitos arquivistas os conceitos de Subfundo e de Seco serem equivalentes.
_____________________________________________________________________________________
Nvel de descrio 55

_____________________________________________________________________________________
Documento simples a mais pequena unidade arquivstica intelectualmente
indivisvel, por exemplo: carta, memorando, relatrio, fotografia, registo sonoro.

Podem ainda considerar-se:
Grupo de fundos o conjunto de fundos de natureza idntica ou referentes a
matria anloga, provenientes de administraes idnticas ou afins. Constitui-se
para efeitos de avaliao ou descrio ou, de um modo genrico, gesto de arquivos.
Coleco o conjunto de documentos reunidos artificialmente em funo de qualquer caracterstica comum, independentemente da sua provenincia. No confundir com fundo. Podem existir coleces a diferentes nveis de descrio, nomeadamente a nvel do fundo e da srie35.
36
Unidade de instalao o conjunto de documentos agrupados ou conservados
numa mesma unidade fsica de cotao, instalao e inventariao. No corresponde a uma unidade intelectual. So unidades de instalao: caixas, maos,
livros, rolos, cadernos, pastas, disquetes, bobinas, cassetes, capa ou dossier, disco
ptico, volume, etc.
Os nveis de descrio explicitam as relaes de cada unidade de descrio com as
demais, de acordo com as regras da descrio multinvel. Tal pode implicar que uma
unidade de descrio dependa hierarquicamente de um nvel superior, bem como que
dela dependam um ou mais nveis hierarquicamente inferiores. No entanto, as diferentes
realidades documentais no espelham obrigatoriamente todos os nveis de descrio
considerados nas presentes Orientaes.
Orientaes gerais
1.4.A1. O nvel de descrio um elemento de informao de preenchimento obrigatrio em todos os nveis de descrio.
1.4.A2. Devem ser criados apenas os nveis de descrio estritamente necessrios para
espelhar a realidade documental a descrever.
1.4.A3. Cada nvel de descrio pode subdividir-se nos subnveis considerados necessrios para espelhar as diferentes realidades documentais37.
35
Refira-se o facto de, frequentemente, se considerarem como sries apenas as constitudas por processos,
e todas as demais como coleces a nvel da srie. Saliente-se que, no mbito das presentes Orientaes,
o conceito de srie no corresponde a esta acepo.
36
As presentes Orientaes assumem a unidade de instalao como unidade de descrio porque, na
prtica arquivstica, comummente utilizada na elaborao de inventrios, para permitir uma descrio
suficiente de sries homogneas e extensas, facilitando a sua recuperao, e quando no possvel, ou
no se justifica, a descrio ao nvel do catlogo, ou seja, ao nvel do documento (composto ou simples).
Nestes casos importante fornecer, no elemento de informao Sistema de organizao, informao
sobre a ordenao da srie ou de outro qualquer nvel de descrio do qual dependam as unidades de
instalao descritas (ordenao alfabtica, cronolgica, ou outra).
Quando a descrio desce ao nvel do catlogo, a descrio das unidades de instalao poder tornar-se
desnecessria.
37
Saliente-se, no entanto, que a proliferao de nveis intermdios, muitas vezes vazios, mas destinados a
conferir documentao uma arrumao intelectual que se pretende lgica, mas que nada tem a ver com a
organizao que lhe foi dada pelo produtor, susceptvel de dificultar a abordagem e a interpretao dos
instrumentos de descrio por parte dos utilizadores.
_____________________________________________________________________________________
56 Nvel de descrio

_____________________________________________________________________________________
Exemplos
Ttulo: Ministrio dos Negcios Estrangeiros.
Nvel de descrio: Fundo.
Ttulo: Humberto Delgado.
Ttulo: Casa Santa Iria.
Portugal, Torre do Tombo, Casa Santa Iria (F)
Ttulo: Famlia Ferreira do Amaral.
Ttulo: Papis do Brasil.
Nvel de descrio: Coleco a nvel de fundo.
Portugal, Torre do Tombo, Papis do Brasil (Col. F)
Ttulo: Empresa Insulana de Navegao.
Nvel de descrio: Subfunfo.
Portugal, Torre do Tombo, Companhia Portuguesa de Transportes Martimos (F),
Empresa Insulana de Navegao (SF)
Ttulo: Contabilidade e Tesouraria.
Nvel de descrio: Seco.
Portugal, Arquivo Distrital do Porto, Banco do Minho (F), Contabilidade e Tesouraria
(SC)
Ttulo: Associaes Actividades ldicas Espectculos.
Nvel de descrio: Subseco.
Portugal, Arquivo Distrital de Santarm, Governo Civil de Santarm (F), Inspeco,
Licenciamento, Fiscalizao e Segurana (SC), Associaes Actividades ldicas
Espectculos (SSC)
Ttulo: Matrizes prediais rsticas.
Nvel de descrio: Srie.
Portugal, Arquivo Distrital da Guarda, Repartio das Finanas de Trancoso (F), Matrizes
prediais rsticas (SR)
Ttulo: Livros de notas de actos e contratos de valor inferior a 500$00.
Nvel de descrio: Subsrie.
Portugal, Arquivo Distrital de Setbal, Cartrio Notarial de Alcochete (F), Notas para
escrituras diversas (SR), Livros de notas de actos e contratos de valor inferior a 500$00
(SSR)
Ttulo: Coleco de legislao.
Nvel de descrio: Coleco a nvel de srie.
Portugal, Arquivo Distrital do Porto, Cmara Municipal de Sobrosa (F), Constituio e
Regulamentao do Municpio (SC), Coleco de legislao (Col. SR)
Ttulo: Documentos particulares.
Nvel de descrio: Coleco a nvel de srie.
Portugal, Arquivo Distrital do Porto, Fundo de Fomento de Habitao (F), Servio de
Apoio Ambulatrio Local/Zona Norte (SF), Documentao Particular (SC), Alexandre
Alves Costa (SSC), Documentos particulares (Col. SR)
_____________________________________________________________________________________
Nvel de descrio 57

_____________________________________________________________________________________
Ttulo: Livro 1.
Nvel de descrio: Unidade de instalao.
(SC), Registo de actas (SR), liv. 1 (UI)
Ttulo: Francisco Joo de Vasconcelos Betencourt.
Nvel de descrio: Documento composto.
Portugal, Torre do Tombo, Tribunal do Santo Ofcio (F), Conselho Geral do Santo Ofcio
(SF), Habilitaes (SR), Francisco Joo de Vasconcelos Betencourt (DC)
Ttulo: ndice dos sete maos que esto dentro dos arquivos...
Nvel de descrio: Documento simples.
mbito e contedo: Contm ndice organizado por topnimos remetendo para os sumrios
dos documentos.
Portugal, Torre do Tombo, Mosteiro de Santa Cruz de Coimbra (F), Livros de escrituras
antigas (SR), liv. 49 (DS)
Ttulo: ndice dos 20 tomos dos livros novos das cpias.
mbito e contedo: Contm ndice organizado por topnimos remetendo para os sumrios
dos documentos.
Portugal, Torre do Tombo, Mosteiro de Santa Cruz de Coimbra (F), Livros novos das
cpias (SR), liv. 389 (DS)
Ttulo: Aforamento feito pelo sndico Antnio Barbosa Barros a Jos Gonalves e mulher,
do lugar de Montezelo, pelo foro de um almude de azeite por ano.
Portugal, Arquivo Distrital do Porto, Convento de So Francisco (F), 54465 (DS)
Ttulo: Assento Quintela. Famlia, fl. c. 1566-c. 1815, condes de Farrobo n. 3
Nvel de descrio: Documento simples
Portugal, Arquivo Distrital de Santarm, Parquia do Beco (Concelho de Ferreira do
Zzere) (F), Registo de casamentos (SR), Livro 1 (UI), Assento n. 3 (DS)
Fontes de informao
1.4.C1. As fontes de informao para o nvel de descrio so as unidades de descrio:
organizao do fundo ou das prprias sries.
1.4.D1. Pode optar-se por registar o nvel de descrio por extenso ou de forma abreviada. Neste ltimo caso, utilizar as seguintes abreviaturas:
Fundo e Subfundo: F e SF;
Seco e Subseco: SC e SSC;
Srie e Subsrie: SR e SSR;
Documento composto: DC;
Documento simples: DS;
Grupo de fundos: GF;
Coleco ao nvel de fundo: Col. F;
Coleco ao nvel de srie: Col. SR;
Unidade de Instalao: UI.
_____________________________________________________________________________________
58 Nvel de descrio

_____________________________________________________________________________________
1.5. Dimenso e suporte (quantidade, volume ou extenso)

Objectivo
Identificar a dimenso fsica ou lgica e o suporte da unidade de descrio.
Comentrios
Entende-se por:
Documento de arquivo, a informao de qualquer tipo, registada em qualquer
suporte, produzida ou recebida e conservada por uma instituio ou pessoa no
exerccio das suas competncias, ou actividades.
Os documentos que constituem as unidades fsicas ou lgicas veiculam informao de
diferentes formas, podem ser de diferentes naturezas, e genericamente designados por:
Documentos textuais, quando a informao veiculada atravs da escrita
(manuscritos, dactilografados, impressos, apresentao (display) de dados), legveis com ou sem interveno de mquina.
Documentos iconogrficos, quando a informao veiculada essencialmente
atravs de um cdigo de imagens (a duas ou aparentemente a trs dimenses),
como desenhos, pinturas, gravuras, fotografias.
Documentos cartogrficos, quando a informao veiculada por um cdigo de
imagens que, sob a forma grfica ou fotogramtrica, representa a superfcie terrestre ou um corpo celeste, como mapas, plantas, globos, atlas, cartas topogrficas
e hidrogrficas, cartogramas, mapas em relevo e fotografias areas.
Desenhos tcnicos e arquitectnicos, quando a informao veiculada por um
cdigo de imagens, tais como desenhos de concepo, esquissos, imagens fotorealistas de modelos (rendering), desenhos de trabalho, desenhos de pormenor,
publicados ou por publicar, desenhos originais e reprodues, bem como maquetas tridimensionais. Os desenhos arquitectnicos incluem plantas de redes mecnicas, de guas e esgotos, de aquecimento, elctricas, design de interiores, mobilirio e artes decorativas. Os desenhos tcnicos incluem os planos de construo
de estruturas fixas, tais como pontes, canais, barragens, ou mveis, tais como
equipamento, maquinaria, navios, ferramentas, veculos, armas, etc.
Documentos audiovisuais, quando a informao veiculada atravs de um
cdigo de imagens, fixas ou mveis, e de sons, carecendo de equipamento apropriado para ser visto e ouvido.
Documentos sonoros, quando a informao veiculada atravs de um cdigo de
sons que necessita de equipamento apropriado para ser ouvido.
Documentos no-lineares, quando congregam diferentes tipos de objectos digitais, ou comportam links dinmicos com outros documentos de diferente natureza,
podendo conter som, imagem, texto, hipertexto, etc. Os documentos no lineares
podem corresponder a documentos multimedia, bases de dados, etc.
A dimenso fsica dos documentos de arquivo geralmente quantificada no sistema
mtrico.
A dimenso lgica dos documentos de arquivo pode ser quantificada segundo diferentes tipos: livros, cadernos, maos, fotografias, caixas, pastas, rolos, discos, microformas,
bites, bytes, documentos, flios ou folhas, pginas, etc.
_____________________________________________________________________________________
Dimenso e suporte 59

_____________________________________________________________________________________
38
Por suporte, entende-se o material adequado ao registo de informao . Os docu-
mentos de arquivo podem encontrar-se em diferentes suportes: pedra, argila,

papiro, papel, metal, pergaminho, tecido, madeira, pelcula fotosensvel, polister,
fita ou disco magntico, disco ptico, etc. O suporte pode apresentar diferentes
formatos (A4, A5, de polegada, etc.) e qualidades (seda, papel vegetal, cartolina, etc.)
Orientaes gerais
1.5.A1. Dimenso e suporte um elemento de informao de preenchimento obrigatrio
em todos os nveis de descrio.
1.5.A2. Registar a extenso da unidade de descrio, indicando o nmero de unidades
fsicas ou lgicas, sua designao especfica e a respectiva unidade de medida.
Exemplos
Dimenso e suporte: 2214 liv., 1384 m., 3297 proc.
Portugal, Torre do Tombo, Mesa da Conscincia e Ordens (F)
1.5.A3. Pode, em alternativa ou como complemento, registar-se os metros lineares da

unidade de descrio.
Exemplos
Dimenso e suporte: 10 551 u.i. (c. 900 m.l.).
Portugal, Torre do Tombo, Companhia Nacional de Navegao (F)
Comentrios
Deve evitar-se o registo da dimenso da unidade de descrio em metros cbicos.
Caso no seja possvel dispor de outra unidade de medida que no os metros cbicos, pode optar-se por proceder respectiva converso em metros lineares39.
1.5.A4. Quando a dimenso da unidade de descrio registada em metros lineares,
pode ser acrescentada informao adicional.
1.5.A5. Podem diferenciar-se dois tipos de menes de extenso, uma relativa ao
nmero de unidades fsicas, outra relativa ao tipo dessas unidades.
38
Frequentemente utiliza-se o termo suporte para designar, em simultneo, o material no qual se inscreve
e conservada a informao (pergaminho, papel, pelcula, disco, etc.) e o meio e a tcnica como ela
inscrita (a tinta, o laser, etc.). A informao inscrita obedecendo a diferentes cdigos (alfabticos,
ideogrficos, binrios, etc.).
39
Para a converso de metros cbicos para metros lineares cf. OBSERVATRIO DAS ACTIVIDADES
CULTURAIS; INSTITUTO DOS ARQUIVOS NACIONAIS/TORRE DO TOMBO Diagnstico aos
arquivos intermdios da Administrao Central. Lisboa: OAC; IAN/TT, 2003. ISBN 972-8488-26-2 /
972-8107-76-5. P. 143-144 e MARIZ, Jos Organizao de Arquivos Municipais. Lisboa: Instituto
Portugus de Arquivos, 1989. Elaborado no mbito de uma aco de formao. Acessvel na Biblioteca
da Torre do Tombo. [p. 77].
No ltimo trabalho mencionado so apresentadas outras equivalncias entre unidades de medidas
utilizadas em arquivo:
- 1 m3 = 12 m.l. (desvio de 4 m)
- 10 m.l. = 1,7 m2 de depsito
- 100 m2 de depsito = 590 m.l.
- 1 m.l. = 60 kg (desvio de 15 kg)
- 1 m2 de depsito = 1200 kg (desvio de 200 kg)
_____________________________________________________________________________________
60 Dimenso e suporte

_____________________________________________________________________________________
Exemplos
Dimenso e suporte: 1 428 u.i. (969 liv., 194 m., 265 pt.); papel.
Portugal, Arquivo Municipal de Alij, Cmara Municipal de Alij (F)
1.5.A6. Quando a dimenso da unidade de descrio no precisa, registar uma dimenso aproximada, precedida da abreviatura de circa (c.).
Exemplos
Dimenso e suporte: c. 1 000 u.i.
Portugal, Torre do Tombo, Sociedade Torlades (F)
1.5.A7. Indicar os suportes especficos da unidade de descrio.

Exemplos
Dimenso e suporte: c. 100 cx; na sua maioria em papel, de diferentes texturas, e ainda
documentos em papel vegetal, ozalid e cartolina.
Portugal, Torre do Tombo, Henry Burnay (F)
1.5.A8. Quando a unidade de descrio constituda por cpias (fotocpia, fotografia,

microfilme, digitalizao, etc.), registar a dimenso e o suporte da cpia.
1.5.A9. Quando a unidade de descrio constituda por cpias (fotocpia, fotografia,
microfilme, digitalizao, etc.), registar a dimenso e o suporte dos originais no elemento de informao Existncia e localizao dos originais.
Dimenso e suporte do Fundo, da Seco, da Srie e suas subdivises
1.5.B1. Registar a dimenso do fundo, da seco e da srie da forma mais precisa possvel: nmero de documentos ou de unidades fsicas (caixas, maos, pastas, volumes,
ficheiros, etc.).
Exemplos
Dimenso e suporte: 110 doss., 54 pt., 19 cx., 17 envelopes, 20 cassetes video, 18 cassetes
audio.
Portugal, Torre do Tombo, Portugal-Frankfurt 97, S.A. (F)
1.5.B2. Caso tal no seja possvel, registar a dimenso de forma mais genrica, tal como
a extenso em metros lineares.
1.5.B3. Pode simultaneamente registar-se a extenso da unidade de descrio em metros
lineares ou cbicos e o nmero de unidades fsicas, e vice-versa.
Exemplos
Dimenso e suporte: 132 u.i. (130 liv., 2 m.); 6,13 m.l.
Portugal, Arquivo Distrital do Porto, Convento de So Salvador de Grij (F)
1.5.B4. Quando se trate de fundos abertos, deve indicar-se a extenso conhecida na

altura em que se procede descrio. Neste caso indicar, no elemento de informao
Ingressos adicionais, a frequncia e a dimenso dos ingressos.
_____________________________________________________________________________________

_____________________________________________________________________________________
1.5.B5. Quando a unidade de descrio integra documentos de diferente natureza

(audiovisual, cartogrfico, iconogrfico, sonoro, textual, etc.) e em vrios suportes
(papiro, folha de palmeira, pergaminho, papel, filme, fita magntica, electrnico, etc.)
registar separadamente a dimenso de cada um deles.
Exemplos
Dimenso e suporte: 42 cx. (3906 doc. textuais, 12 fotografias).
Portugal, Arquivo Regional da Madeira, Famlia Ornelas Vasconcelos (F)
1.5.B6. Qualquer meno complementar da dimenso e suporte pode ser dada no elemento de informao Notas.
Dimenso e suporte da unidade de instalao, do documento composto e do documento simples
1.5.B7. A dimenso e o suporte da unidade de instalao, do documento composto e do
documento simples devem ser registados de forma precisa.
1.5.B8. A dimenso da unidade de instalao, do documento composto e documento
simples deve ser registada da forma mais adequada unidade de descrio:
nmero de documentos da unidade de instalao;
nmero de folhas, flios ou pginas;
nmero de folhas, flios ou pginas encadernados;
nmero de folhas, flios ou pginas ocupadas e em branco;
nmero de fotogramas num microfilme;
nmero de horas, minutos e segundos de gravao;
dimenso digital: nmero de bytes, kilobytes, megabytes, gigabytes;
Etc.
Exemplo:
Dimenso e suporte: 206 f. (21 f. ms. no num., 185 f. ms., 13 f. em branco num.).
Portugal, Torre do Tombo, Mosteiro de Santa Cruz de Coimbra (F), liv. 49 (DS)
Dimenso e suporte: 1 liv. (89 f.: 59 f. ms. num. + 30 f. em branco num.).
Portugal, Arquivo Municipal de Penafiel, Junta de Freguesia de Rio de Moinhos (F), Actas
da Junta de Freguesia (SR), liv. 7 (UI)
1.5.B9. A dimenso, registada no sistema mtrico, deve contemplar a altura x a largura

x a profundidade, ou a altura x a largura, indicando sempre a respectiva unidade de
medida40.
Exemplo:
Dimenso e suporte: 1 liv. (394 f., 430 x 295 x 100mm); papel.
Portugal, Torre do Tombo, Chancelaria Rgia (F), D. Jos (SC), Registo de ofcios e mercs, liv. 9 (UI)
Dimenso e suporte: 1 doc. (237 x 420 mm).
Portugal, Torre do Tombo, Documentos em chins, n. 1426
40
As dimenses para as encadernao devem seguir o seguinte modelo: dimenso do festo x dimenso
horizontal x espessura da lombada; para a folha: dimenso do festo x dimenso horizontal; para o
impressos: dimenso da mancha de impresso; para a gravuras: dimenso da marca da matriz (vinco da
chapa).
_____________________________________________________________________________________

_____________________________________________________________________________________
Fontes de informao
1.5.C1. As fontes de informao para a dimenso e suporte so as prprias unidades de
descrio, as guias de remessa ou qualquer outra fonte adequada.
1.5.D1. Registar a dimenso da unidade de descrio em algarismos rabes.
1.5.D2. Utilizar o sistema mtrico.
1.5.D3. Pode optar-se por registar a designao das unidades fsicas e o suporte por
extenso ou de forma abreviada. Neste ltimo caso, e sempre que possvel, utilizar as
abreviaturas constantes na NP 368041:
Caderno = cad.
Documento = doc.;
Folha ou folhas = f.;
Flio ou flios = f.;
Livro = liv.;
Manuscrito = ms.;
Microficha = mficha;
Microfilme = mf.;
Numerado = num.;
Pgina ou pginas = p.;
Pergaminho = perg.;
Existem outras abreviaturas j consagradas pelo uso:
Caixa = cx.;
Compact disk = CD;
Digital video disk = DVD;
Disquete = disq.;
Dossier = doss.
Gigabytes = Gb.;
Kilobytes = Kb.;
Macete = mct.;
Mao = m.;
Megabytes = Mb.;
Metros lineares = m.l.;
Pasta = pt.;
Processo = proc.;
Rolo = rl;
Unidade de instalao = u.i.
41
NP 3680: 1989, Documentao Descrio e referncias bibliogrficas: abreviaturas de palavras

tpicas. Lisboa: IPQ; CT7. 78 p.
Esta NP apresenta um nmero limitado de abreviaturas, no contemplando os novos tipos de suporte.
_____________________________________________________________________________________

_____________________________________________________________________________________
1.5.D4. No caso de ser necessrio o uso de outras abreviaturas, cabe a cada entidade
detentora ou servio de arquivo a sua definio e utilizao de forma consistente.
1.5.D5. Registar a informao adicional especfica entre parnteses ( ).
1.5.D6. Registar a informao adicional especfica relativa aos diferentes tipos de meno de extenso separada por vrgula (,).
Exemplos
Dimenso e suporte: 1 428 u.i. (969 liv., 194 m., 265 pt.).
1.5.D7. Registar o nmero e o tipo de unidades fsicas e o respectivo suporte separados

por ponto e vrgula (;).
Exemplos
Dimenso e suporte: 1 428 u.i. (969 liv., 194 m., 265 pt.); papel.
_____________________________________________________________________________________
Documentao Zona do Contexto

_____________________________________________________________________________________
2. ZONA DO CONTEXTO
A Zona do Contexto contm a informao sobre a origem e custdia da unidade de descrio. composta pelos seguintes elementos de informao:
2.1. Nome do produtor;
2.2. Histria administrativa / biogrfica / familiar42;
43
2.3. Histria custodial e arquivstica ;
2.4. Fonte imediata de aquisio ou transferncia.
2.1. Nome do produtor

Objectivo
Identificar o produtor da unidade de descrio.
Comentrios
Entende-se por:
Produtor a pessoa colectiva, a pessoa singular ou a famlia que produziu, acumulou e/ou conservou documentos de arquivo no decurso da sua actividade.
O nome do produtor constitui o primeiro ponto de acesso normalizado documentao.
Caso as descries dos produtores, elaboradas segundo as normas definidas na
ISAAR (CPF) 2 e nestas Orientaes, II Parte, sejam mantidas separadamente,
constituindo registos de autoridade arquivstica integrados num ficheiro de autoridade arquivstica, este elemento de informao deve ainda funcionar como elo de
ligao para a descrio dos produtores.
O produtor no deve ser confundido com coleccionador ou autor.
Orientaes gerais
2.1.A1. O nome do produtor um elemento de informao de preenchimento obrigatrio ao nvel do fundo e suas subdivises, e obrigatrio se aplicvel em todos os demais
nveis de descrio.
2.1.A2. Os restantes nveis de descrio herdam, geralmente, o nome do produtor do
nvel fundo.
2.1.A3. Quando a unidade de descrio tem diferentes produtores, podem ser registados
na sua totalidade44.
42
O nome deste elemento de informao na ISAD (G) 2, verso original, em ingls, Histria
administrativa/biogrfica. Nestas Orientaes optou-se por acrescentar designao do elemento de
informao histria familiar.
43
O nome deste elemento de informao na ISAD (G) 2, verso original, em ingls, Histria
arquivstica. Na traduo portuguesa optou-se por acrescentar a designao da 1 edio, ou seja Histria
custodial.
44
A delimitao do fundo e o reconhecimento do respectivo produtor podem estar directamente
relacionados com a aplicao de uma viso maximalista ou minimalista do conceito de fundo dentro de
cada servio de arquivo.
_____________________________________________________________________________________
Nome do produtor 65

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Exemplos
Nomes dos produtores: Almeida. Famlia, condes de Abrantes, fl. sc. XIII-XX; S. Famlia, condes de Penaguio; S Almeida e Lencastre. Famlia, marqueses de Abrantes; Lencastre. Famlia, condes de Vila Nova de Portimo
Portugal, Torre do Tombo, Casa de Abrantes (F).
Nome do produtor do fundo e suas subdivises
2.1.B1. O nome do produtor do fundo e suas subdivises deve ser registado, mesmo nos
casos em que conste no ttulo da unidade de descrio.
Exemplos
Ttulo: Ministrio dos Negcios Estrangeiros. 1643Nome do produtor: Ministrio dos Negcios Estrangeiros.
Ttulo: Sampaio, Lus Teixeira de. 1875-1945, embaixador
Nome do produtor: Sampaio, Lus Teixeira de. N. 1875 m. 1945, embaixador.
Portugal, Torre do Tombo, Lus Teixeira de Sampaio (F)
Ttulo: Morgado de Farrobo.
Nome do produtor: Quintela. Famlia, fl. c. 1566-c. 1815, condes de Farrobo
Portugal, Torre do Tombo, Morgado de Farrobo (F)
Nome do produtor da seco, da srie e suas subdivises

2.1.B2. A seco, a srie e suas subdivises herdam geralmente o nome do produtor do
nvel ou nveis superiores, pelo que no necessrio preencher este elemento de informao.
2.1.B3. Quando a seco, a srie e suas subdivises correspondem a unidades de descrio produzidas por uma entidade distinta da que produziu o nvel ou nveis superiores
(anterior, contempornea ou subordinada), pode ser registado o nome desse produtor.
Exemplos
Ttulo: Contadoria Geral da frica Ocidental, do Maranho e das comarcas do territrio da
Relao da Baa.
Nome do produtor: Errio Rgio. Contadoria Geral da frica Ocidental, do Maranho e das
comarcas do territrio da Relao da Baa
Portugal, Torre do Tombo, Errio Rgio (F), Contadoria Geral da frica Ocidental, do
Maranho e das comarcas do territrio da Relao da Baa (SC)
Ttulo: Obra potica de Alcipe
Nome do produtor: Lencastre, Leonor de Almeida Portugal Lorena. 1750-1839, 4. Marquesa de Alorna
Portugal, Torre do Tombo, Casa de Fronteira e Alorna (F), Obra potica de Alcipe (SR)
_____________________________________________________________________________________
66 Nome do produtor

_____________________________________________________________________________________
Nome do produtor da unidade de instalao, do documento composto e do documento simples

2.1.B4. A unidade de instalao, o documento composto e o documento simples herdam
o nome do produtor dos nveis superiores, pelo que no necessrio preencher este
elemento de informao.
2.1.B5. Quando a unidade de instalao, o documento composto e o documento simples
correspondem a unidades de descrio produzidas por uma entidade distinta da que produziu os nveis superiores (anterior, contempornea ou subordinada), pode ser registado
o nome desse produtor.
Fontes de informao
2.1.C1. A fonte de informao para o nome do produtor o respectivo registo de autoridade arquivstica.
2.1.C2. Quando no existe registo de autoridade arquivstica a fonte de informao para
o nome do produtor a documentao por ele produzida, os respectivos textos e documentos legais de criao, organizao e funcionamento, o nome de registo de pessoas
colectivas, o nome de registo ou o constante nos documentos de identificao da pessoa
singular, as obras ou instrumentos de referncia, os estudos institucionais, biogrficos
ou familiares, os instrumentos de descrio, etc.
2.1.C3. A fonte utilizada para a construo do nome do produtor pode ser indicada no
elemento de informao Nota do arquivista.
2.1.D1. O nome do produtor deve ser registado de forma normalizada, como consta no
respectivo registo de autoridade arquivstica, no elemento de informao Forma autorizada do nome, II Parte destas Orientaes.
2.1.D2. Quando no existe registo de autoridade arquivstica, o nome do produtor deve
ser criado segundo as orientaes enunciadas no elemento de informao Forma autorizada do nome, II Parte destas Orientaes.
2.1.D3. Registar os nomes dos produtores separados por ponto e vrgula (;).
Excluses
2.1.E1. Registar os nomes dos coleccionadores no elemento de informao Histria
custodial e arquivstica ou Histria administrativa / biogrfica / familiar.
2.1.E2. Registar, se pertinente, os nomes dos autores intelectuais nos elementos de
informao Ttulo ou mbito e contedo.
2.1.E3. Registar, se pertinente, os nomes dos autores materiais do documento simples
no elemento de informao mbito e contedo.
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Nome do produtor 67

_____________________________________________________________________________________
2.2. Histria administrativa / biogrfica / familiar

Objectivo
Facultar a histria administrativa ou dados biogrficos do produtor da unidade de descrio, para contextualizar os documentos de arquivo e torn-los mais compreensveis.
Comentrios
Quando as descries dos produtores so mantidas separadamente das descries
da documentao, constituindo registos de autoridade arquivstica integrados num
ficheiro de autoridade arquivstica, este elemento de informao pode ser parte
integrante do referido registo de autoridade arquivstica, no tendo que ser registado quando da descrio da documentao.
Quando tal no se verifique, seguir as orientaes a seguir enumeradas.
Pode ser vantajosa a utilizao de linguagens controladas no preenchimento deste
elemento de informao, com o objectivo de permitir uma recuperao eficaz da
informao pretendida.
Orientaes gerais
2.2.A1. A histria administrativa / biogrfica / familiar pode, quando pertinente, ser
registada em todos os nveis de descrio.
2.2.A2. Os nveis abaixo do fundo herdam geralmente a histria administrativa / biogrfica / familiar do produtor do fundo.
2.2.A3. Registar informao sobre a origem, evoluo, e desenvolvimento do produtor,
da actividade ou funo que esto na base da criao da unidade de descrio, sobre a
data de eventuais transferncias dessas funes, ou de extino ou fim de actividade do
produtor.
Histria administrativa / biogrfica / familiar do produtor do fundo e suas subdivises
2.2.B1. Registar, de forma concisa, para o produtor do fundo e suas subdivises, a
informao considerada significativa sobre a pessoa colectiva: nome oficial, datas de
existncia, legislao aplicvel, funes, misso e evoluo, hierarquia administrativa,
nomes anteriores, posteriores ou respectivas variantes, segundo as orientaes enunciadas na Zona da descrio, Autoridades arquivsticas, II Parte destas Orientaes.
2.2.B2. Registar, de forma concisa, para o produtor do fundo e suas subdivises, a
informao considerada significativa sobre a famlia e pessoa singular: nomes completos, ttulos, datas e locais de nascimento e morte, domiclios, actividades, ocupaes ou
cargos, nome de origem etc., segundo as orientaes enunciadas na Zona da descrio ,
Autoridades arquivsticas, II Parte destas Orientaes.
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68 Histria administrativa/biogrfica/familiar

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Exemplos
Histria administrativa: O projecto dos terceiros seculares de So Francisco do Porto, de
construo de um hospital para os terceiros pobres e entrevados do bispado, cujo compromisso datava de 1678, coube ao cnego Antnio Amaral Albuquerque, tambm professo
da Terceira Regra de So Francisco do Porto, concretiz-lo no ano seguinte, de 1679, com
alguns outros professos que se lhe juntaram. Doou para a sua fundao, alm de tudo o que
possua, para seu assento, a quinta de Oliveira, junto ao rio Douro, onde tinha nascido e
vivia em companhia de sua nica irm, viva, D. Isabel de Albuquerque. A congregao foi
canonicamente instituda em 1682 com o nome de Congregao do Hospital de Nossa
Senhora da Conceio da Ordem Terceira de So Francisco de Oliveira. A enfermaria da
casa, estatutariamente exigida, destinava-se a recolher os clrigos pobres, aleijados ou
entrevados, do bispado. Data dos princpios do ano de 1833 o abandono deste convento
pelos seus religiosos. Passou a partir de ento para a posse do Estado.
Portugal, Arquivo Distrital do Porto, Congregao de Nossa Senhora da Conceio de
Oliveira do Douro (F)
Histria biogrfica: Jos de Arruela nasceu em Ovar, no largo de Arruela, a 5 de Junho de
1881, e faleceu a 28 de Julho de 1960. Era filho de Caetano Lus Basto Ferreira - natural de
Estarreja, jornalista, escrivo de Direito e, posteriormente, fundador, director e gerente, em
Lisboa, do Correio Nacional e de Maria Cndida Homem de Macedo da Cmara e Mota de
Sousa Ribeiro Ferreira, de gueda, prima coirm do Conde de gueda. Foi o pai, segundo
informao do prprio Jos de Arruela, que decidiu dar-lhe este ltimo nome, com o qual
permaneceu.
Casou com Ana Maria Pinheiro de Melo Arruela, filha de Bernardo Pinheiro de Melo, 1.
conde de Arnoso. Teve vrios filhos, entre os quais Maria Jos de Arruela Azevedo Gomes e
Maria Cndida de Arruela de Sousa Ribeiro.
Licenciou-se em Direito na Universidade de Coimbra (1906), e estabeleceu-se como advogado em Lisboa. Destacou-se pela ampla amnistia que conseguiu para os marinheiros do
couraado Vasco da Gama, que se revoltaram no ano de 1908, pela interveno desenvolvida atravs do jornal O Sculo
Em 1913 filiou-se no Partido Monrquico, tendo sido preso vrias vezes por aces desenvolvidas pelo partido. Foi presidente da Comisso de Organizao Poltica da Causa Monrquica, fundador do Centro Monrquico de Lisboa e director do Dirio da Manh, jornal oficioso da Causa Monrquica. Dedicou-se defesa, em tribunal, de monrquicos refira-se o
julgamento no Tribunal das Trinas e republicanos.
Acabada a 2. Guerra Mundial, seguiu activamente os julgamentos de Nuremberga.
Realizou vrias conferncias, que decorreram no Instituto de Coimbra, em Lisboa, no castelo
de So Jorge e na sua prpria residncia.
Foi colaborador de jornais como o Sculo, Dirio de Notcias, poca, Dia, Nao e Voz, e
director da revista A Voz do Direito. Desenvolveu ainda outra actividade literria, tendo
publicado A Monarquia e a Repblica: o programa do Dirio da Manh, de Lisboa, 1914; A
tragdia nacional: Alemanha e Portugal, cuja segunda edio de Coimbra, 1940; Uma
trepa histrica, (polmica com o Dr. Alfredo Pimenta), publicado em Coimbra, em 1942;
O equilbrio peninsular, publicado em Coimbra, em 1944; O imperativo geogrfico de uma
aliana, publicado em Coimbra, em 1945; publicou ainda dois livros de poesia: Contrastes e
Convulses da Ptria.
Portugal, Torre do Tombo, Jos de Arruela (F)
Histria biogrfica: O 1. Conde de Valadares foi Miguel Lus de Meneses (Decreto de D.
Pedro II, datado de 20 de Junho de 1702). Era filho de D. Carlos de Noronha, comendador
de Marvo Ordem de Avis e presidente da Mesa da Conscincia e Ordens, e de D.
Antnia de Meneses, por sua vez filha bastarda do 1. Duque de Caminha e 6. marqus de
Vila Real.
O 1. Conde de Valadares, comendador de So Julio de Montenegro e da Granja de
Alfaiates, acordou com a Coroa, em 1702, na sequncia da morte, no cadafalso, dos familiares implicados na conjura de 1641 contra D. Joo IV, o direito, por parte da me, a rendas e ao palcio da Casa dos Vila Real. Ficaram de fora, no entanto, os bens da Coroa que a
Casa anteriormente detivera. Casou, em 1654, com Madalena Maria de Lencastre, filha de
lvaro de Abranches, comendador de So Joo da Castanheira - Ordem de Cristo - gover_____________________________________________________________________________________
Histria administrativa/biogrfica/familiar 69

_____________________________________________________________________________________
nador de armas da Beira, de Entre Douro e Minho e do Porto, senhor do morgado de
Abranches, e de Maria de Lencastre. O 1. Conde faleceu em 1714.
Sucedeu-lhe com o ttulo de 2. Conde, Carlos de Noronha e Abranches (carta de 1707),
gentil homem da Cmara de D. Joo V, vedor da rainha D. Maria Sofia, casado com Maria
Teresa de Lencastre, filha de D. Lus da Cunha e Atade, 9. senhor de Povolide, e da
mulher deste, Guiomar de Lencastre. Faleceu o 2. Conde em 1731, sucedendo-lhe Miguel
Lus de Meneses (carta de 1711), nascido em 1680, deputado da Junta dos trs Estados,
coronel do Regimento dos privilegiados da Corte, casado, em 1707, com Mariana de Castelo Branco, filha dos 1.s Marqueses de Alegrete.
Foi 4. Conde de Valadares Carlos de Noronha, nascido em 1707. Faleceu solteiro, sem
gerao, sucedendo-lhe o irmo, lvaro de Noronha Castelo Branco, nascido em 1713, 5.
Conde de Valadares (1749), capito de um regimento de infantaria da Corte, deputado da
Junta dos Trs Estados, casado em 1738 com Teresa Josefa de Noronha, filha dos 2.s Marqueses de Angeja. Faleceu em 1752, sucedendo-lhe Jos Lus de Meneses Castelo Branco e
Abranches, nascido em 1742, 6. Conde, gentil homem da cmara da rainha D. Maria I,
deputado da Junta dos Trs Estados. Assentou praa no regimento de Aveiras, sendo promovido a capito em 1762. Foi governador e capito geral de Minas Gerais (nomeao de
1768). Foi ainda enviado extraordinrio e ministro plenipotencirio em Madrid (1785).
Casou, em 1774, com Lusa Josefa de Noronha, sua prima, filha dos 2.s Marqueses de
Angeja. Faleceu em 1792.
Foi 7. Conde de Valadares lvaro Antnio de Noronha de Almeida Abranches Castelo
Branco (1791), filho dos anteriores, que deteve tambm o ttulo de Marqus de Torres
Novas, par do reino, gentil homem da cmara, mordomo-mr dos reis D. Joo VI e D.
Pedro IV, tenente general do exrcito e presidente da Junta do Comrcio. Morreu sem gerao, pelo que lhe sucedeu, como 8. Conde, seu irmo (1810), Pedro Antnio de Noronha,
nascido em 1778, gentil homem de D. Maria I, chefe de diviso da Armada real, ajudante
de ordens do Infante almirante-geral. Casou, em 1810, com Maria Helena da Cunha, dama
da rainha D. Maria I, filha dos 3.s Condes de Povolide. Faleceu o referido em 1827.
Seguiu-se-lhe o seu filho, Jos Antnio de Noronha Abranches Castelo Branco, 9. Conde
(1827), nascido em 1813, 2. tenente honorrio da armada, falecido em 1873, solteiro e sem
gerao. Sucedeu-lhe o irmo, Francisco de Assis de Noronha Abranches Castelo Branco,
pelo casamento tambm 4. Marqus de Vagos e 10. Conde de Aveiras. O ttulo de Conde
de Valadares no foi renovado, caindo a sua representao na Casa dos Marqueses de
Vagos.
Portugal, Torre do Tombo, Casa de Valadares (F)
Histria administrativa / biogrfica / familiar do produtor da seco, da srie e

suas subdivises
2.2.B3. A seco, a srie e suas subdivises herdam geralmente a histria administrativa
/ biogrfica / familiar do produtor do nvel ou nveis que lhe so superiores, pelo que
no necessrio preencher este elemento de informao.
2.2.B4. Quando a seco ou a srie correspondem a unidades de descrio produzidas
por entidades distintas, registar a respectiva histria administrativa / biogrfica / familiar.
2.2.B5. Quando pertinente, registar, de forma concisa, informao sobre a origem, evoluo e desenvolvimento da funo ou actividade que est na base da sua criao.
Exemplos
Histria administrativa: A Portaria de 18 de Julho de 1837 o primeiro diploma conhecido
para regulamentar os servios da Secretaria de Estado do Reino. Foram ento estabelecidas
quatro reparties a cada uma das quais foram atribudas determinadas competncias. As da
1. Repartio situavam-se nas seguintes reas: leis, arquivo e recrutamento.
Portugal, Torre do Tombo, Ministrio do Reino (F), 1. Repartio (SC)
_____________________________________________________________________________________

_____________________________________________________________________________________
Histria administrativa: Srie decorrente da portaria de 3 de Setembro de 1821, que obrigava os tribunais e as reparties pblicas a remeter, semanalmente, uma relao das portarias, decretos e consultas a cada uma das Secretarias de Estado.
da Mesa (SC), Relao de consultas, portarias e decretos (SR)
Histria administrativa / biogrfica / familiar do produtor da unidade de instalao e do documento composto

2.2.B6. Estes nveis herdam, geralmente, a histria administrativa / biogrfica /familiar
do produtor das unidades de descrio superiores.
Histria biogrfica do autor do documento simples
2.2.B7. Registar, quando considerada pertinente, a informao de carcter biogrfico
relativa ao autor do documento simples.
Exemplos
Histria biogrfica: Diogo do Couto nasceu em Lisboa em 1542, e faleceu em Goa, a 10 de
Dezembro de 1616. Estudou no colgio dos Jesutas de Santo Anto. Partiu para a ndia
como soldado em 1559, regressando em 1569. Voltou a Goa em 1571, sendo nomeado cronista e guarda-mor da Torre do Tombo no Estado da ndia em 1595.
autor de Dilogo do soldado prtico e de vrias Dcadas da sia.
Portugal, Torre do Tombo, Miscelneas manuscritas do Convento da Graa (Col. F),
Tomo 2E, cx. 6, 649 (DS)
Fontes de informao
2.2.C1. As fontes de informao para a histria administrativa / biogrfica / familiar so
constitudas pelos registos de autoridade arquivstica.
2.2.C2. Quando no existe registo de autoridade arquivstica a fonte de informao para
a histria administrativa / biogrfica / familiar a documentao por ele produzida, os
respectivos textos e documentos legais de criao, organizao e funcionamento do produtor, os estudos institucionais, biogrficos ou familiares e os instrumentos de descrio, etc.
2.2.C3. Quando considerado pertinente as fontes de informao podem ser registadas no
Apresentao da informao:
2.2.D1. A informao relativa histria administrativa / biogrfica / familiar deve ser
registada de forma consistente. Cabe a cada entidade detentora ou servio de arquivo a
definio de critrios de redaco. Recomenda-se:
Evitar todo e qualquer tipo de juzo de valor sobre o produtor a descrever;
A informao pode ser registada atravs de um texto narrativo ou estruturado,
atravs do preenchimento individual dos elementos de informao considerados
pertinentes que integram a Zona de descrio, Autoridades Arquivsticas, II Parte
destas Orientaes;
Actualizar a grafia;
Evitar citaes em portugus arcaico;
Utilizar o tempo verbal preferencialmente no passado;
_____________________________________________________________________________________
Histria administrativa/biogrfica/familiar 71

_____________________________________________________________________________________
Utilizar numerao rabe, excepto na indicao dos sculos ou nos elementos
numricos distintivos dos nomes prprios de reis e papas;

45
Utilizar abreviaturas de acordo com a NP 3680 ou, caso esta seja omissa, de
acordo com um pronturio ortogrfico;
Utilizar maiscula inicial segundo as situaes estritamente exigidas pelas normas
ortogrficas vigentes: antropnimos, topnimos, instituies, corporaes, reparties oficiais, diplomas legais.
Utilizar minscula inicial na meno de cargos de qualquer natureza, no estando
em causa usos ou exigncias oficiais.
Excluses
2.2.E1. Registar, quando considerada pertinente, a informao de carcter biogrfico
contida ao nvel do documento composto para casos como os processos de pessoal, processos judiciais, habilitaes, ou outras, no elemento de informao mbito e contedo.
45

tpicas. Lisboa: Instituto Portugus da Qualidade; CT7. 78 p.
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Objectivo
Facultar informao sobre a histria da unidade de descrio que seja significativa para
a sua autenticidade, integridade e interpretao.
Comentrios
Entende-se por:
Custdia a responsabilidade pela conservao de documentos de arquivo, baseada
na sua guarda fsica. A custdia nem sempre implica a propriedade legal ou o
direito de controlar o acesso aos documentos.
Pode ser vantajosa a criao de pontos de acesso normalizados para os custodiantes46 de uma unidade de descrio, caso tenham sobre ela exercido algum tipo de
aco.
Orientaes gerais
2.3.A1. A histria custodial e arquivstica um elemento de informao de preenchimento obrigatrio ao nvel do fundo, podendo, quando pertinente, ser registada em
todos os demais nveis de descrio.
2.3.A2. Registar as transferncias sucessivas de propriedade, responsabilidade, custdia,
controlo ou localizao da unidade de descrio.
Exemplos
Histria custodial e arquivstica: Aps o encerramento de actividade, a documentao do
Banco do Minho foi enviada para a delegao no Porto da Inspeco do Crdito Bancrio e,
posteriormente, remetida aos servios do Ministrio das Finanas. Em 1987, a Direco de
Finanas do Distrito do Porto enviou a documentao para o Arquivo Distrital do Porto.
Portugal, Arquivo Distrital do Porto, Banco do Minho (F)
Histria custodial e arquivstica: Com a extino da DGS, pelo Decreto-Lei n. 171/74, de
25 de Abril de 1974, o patrimnio documental das polcias polticas e de outras instituies
do Estado Novo passou a estar guarda das Foras Armadas. A 7 de Julho de 1974, por
Despacho do Comandante do Estado Maior General das Foras Armadas, regulamentado a
28 de Julho do mesmo ano, foi criado o Servio de Coordenao da Extino da PIDE/DGS
e LP, que manteve a custdia daquela documentao, que ficou instalada no reduto sul do
Forte de Caxias, at 17 de Janeiro de 1991. Nesta data o Servio de Coordenao da Extino da PIDE/DGS e LP findou a sua aco e os arquivos que se encontravam na sua dependncia foram incorporados no Arquivo Nacional da Torre do Tombo. Coube a esta entidade
tomar as medidas necessrias para esse processo de transferncia, que ficou concludo a 30
de Junho de 1992.
Portugal, Torre do Tombo, PIDE/DGS (F)
2.3.A3. Registar as datas dessas mudanas, quando conhecidas.
46
Foi j disponibilizada, pelo Conselho Internacional de Arquivos, uma verso provisria da norma para
a descrio das entidades detentoras de documentao de arquivo: INTERNATIONAL COUNCIL ON
ARCHIVES ISIAH: International Standard for Institutions with Archival Holdings: Draft: Developed
by the Committee on Best Practices and Professional Standards, Madrid, Spain, May 2007. [em linha].
Disponvel em WWW: <URL: http://www.ica.org/sites/ default/files/ISIAH_ENG_0.pdf>.
Para a escolha e construo de pontos de acesso normalizados, veja-se a III Parte destas Orientaes.
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Histria custodial e arquivstica 73

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Exemplos
Histria custodial e arquivstica: O fundo da Companhia Geral do Gro Par e Maranho
foi transmitido respectiva Junta Liquidatria. Em 7 de Dezembro de 1914, a custdia de
toda a documentao da Companhia Geral do Gro Par e Maranho, bem como da Companhia Geral de Pernambuco e Paraba e, ainda, da Junta de liquidao das Companhias
Gerais do Gro Par e Maranho e de Pernambuco e Paraba foi cometida Direco Geral
dos Prprios Nacionais. Com a criao do Arquivo Histrico do Ministrio das Finanas,
pelo Decreto-Lei n. 28187, de 17 de Novembro de 1937, toda a documentao das Companhias Gerais e Junta de Liquidao foi incorporada nesse arquivo, com instalaes no
antigo Convento de Santa Joana em Lisboa. Por Decreto-Lei n. 106-G/92, de 1 de Junho,
foi extinto o Arquivo Histrico do Ministrio das Finanas, e toda a sua documentao foi
incorporada na Torre do Tombo, sendo tambm, por consequncia, incorporados os fundos
das Companhias Gerais do Gro-Par e Maranho e Pernambuco e Paraba e Junta Liquidatria. (...)
Portugal, Torre do Tombo, Companhia Geral do Gro-Par e Maranho (F)
2.3.A4. Registar as perdas documentais significativas relacionadas com causas naturais,

incria e abandono, ou qualquer outro tipo de aco que afecte a integridade da documentao, como subtraco, fragmentao, mutilao, disperso, etc.
Exemplos
Histria custodial e arquivstica: (...) Os fundos das duas Companhias Gerais sofreram uma
quase completa destruio dos cartrios das Contadorias disseminados pelo territrio do
Brasil, tendo esta destruio como causa provvel a subtraco respectiva Junta Liquidatria, de provas de dvidas s antigas Companhias.
Portugal, Torre do Tombo, Companhia Geral do Gro-Par e Maranho (F)
Histria custodial e arquivstica: Documentao legada Torre do Tombo por Jlio de
Castilho, em 1915-07-08. Os volumes de correspondncia relativos aos anos de 1892 e
1893 no deram entrada na Torre do Tombo.
Portugal, Torre do Tombo, Joaquim Possidnio Narciso da Silva (Col. F)
2.3.A5. Quando a unidade de descrio constituda por cpias, registar, se conhecida,

na Histria custodial e arquivstica, informao sobre a custdia dos originais antes de
copiados, e sobre a custdia das cpias, antes de adquiridas pela entidade detentora ou
servio de arquivo.
Exemplos
Histria custodial e arquivstica: Esta coleco constituda por cpias de documentos
existentes na Biblioteca Nacional de Paris (hoje denominada de Frana), mandadas fazer
pelo ministro de Portugal em Paris, o conde de Valbom, a Duarte Joaquim dos Santos, oficial da Direco Geral da Instruo Pblica, que se encontrava em Paris (entre 1882 e
1889), estando incumbido de extrair cpias de documentos referentes a Portugal, algumas a
pedido da Sociedade de Geografia de Lisboa. As cpias que formam esta coleco foram
extradas do designado Fonds Portugais, que foi constitudo com documentos provenientes
do arquivo da Casa de Cadaval, levados para Paris por Geoffroy de Saint-Hilaire, em 1808,
durante a invaso francesa.
Quanto s cpias dos documentos do Fonds dHarley, desconhece-se a sua histria.
Portugal, Torre do Tombo, Biblioteca Nacional de Paris (Col. F)
2.3.A6. Quando a histria custodial for desconhecida, tal facto deve ser registado.
Exemplos
Histria custodial e arquivstica: Desconhece-se a histria custodial e arquivstica desta
documentao.
Portugal, Torre do Tombo, Documentos em tmul e malayalam (Col. F)
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74 Histria custodial e arquivstica

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2.3.A7. Registar explicitamente todos os aspectos relacionados com a histria da organizao, ou das sucessivas organizaes, de que foi alvo a unidade de descrio.
Exemplos
Histria custodial e arquivstica: A documentao foi preparada pela Comisso encarregue
de dar cumprimento ao Decreto de extino da Junta do Comrcio. Parte da documentao
foi, ento entregue a diversas instituies, nomeadamente, Ministrio do Reino, Ministrio
dos Negcios Estrangeiros, Tesouro Pblico, Tribunal do Comrcio, Companhia de Seguros Bonana, Alfndega de Lisboa; a relativa Aula do Comrcio foi confiada ao Comissrio dos Estudos.
Portugal, Torre do Tombo, Junta do Comrcio (F)
Histria custodial e arquivstica: Aps a unio e posse do mosteiro de So Vicente de Fora
pelo prior do mosteiro de Santa Cruz de Coimbra, alguns documentos de So Vicente traslados autnticos tirados de originais do cartrio e alguns originais foram mandados
para o cartrio de Santa Cruz e integrados no m. 1 e 2 do Armrio 60 (dos mosteiros da
Congregao).
A maioria dos documentos do cartrio do mosteiro, estava organizada por armrios, como
demonstra a cota original que apresentam, num total de 44. Numa fase posterior, a sua
organizao parece ter obedecido, sobretudo, a trs critrios: o geogrfico (dominante, que
inclui a documentao das igrejas), o tipolgico, e o temtico. Ao longo do tempo, foram
encadernados vrios originais, mantendo-se a cota do armrio. Assim se formaram os livros
do armrio 3 das sentenas, o livro do armrio 31, os Livros dos ttulos extravagantes. No
sculo XVIII, foram trasladados diversos ttulos extravagantes, prazos, e documentos dos
armrios do cartrio, formando a srie dos Livros Novos, e os documentos avulsos receberam um nmero de ordem em vez da cota de armrio.
Os documentos relativos a So Vicente, produzidos no perodo de unio ao mosteiro de
Mafra (1772-1792), foram integrados no respectivo cartrio.
Os autos de inventrio aps sequestro do cartrio (1834-07-20), descrevem o contedo dos
oito caixes, onde foi acomodada a documentao sada do edifcio de So Vicente, mostrando que os livros e documentos se encontravam misturados. Foi depositada no edifcio
do convento de So Francisco da Cidade e a permaneceu at 1836. Neste ano, a 10 de
Maio, os fundos referidos e algumas espcies bibliogrficas impressas e manuscritas da
livraria de So Vicente de Fora, deram entrada no Arquivo Nacional da Torre do Tombo,
em execuo da Portaria de 1 de Maro, integrando a primeira incorporao de cartrios
monsticos. Alguns livros manuscritos foram includos na coleco Manuscritos da Livraria. Aos livros vindos da Direco dos Prprios Nacionais e integrados no actual fundo do
mosteiro foi mantida a ordenao que traziam, tendo recebido uma numerao sequencial
dos que j se encontravam incorporados: liv. 127 a 142. As pastas 1, 2 e 3 que os acompanhavam, foram integrados na cx. 31 da 2. incorporao. Os documentos mais antigos
foram deslocados para a Coleco Especial, ficando organizados por ordem cronolgica
sendo, mais tarde, restitudos ao cartrio de origem, com excepo das bulas. Em 1894, a
14 de Maio, foram incorporados 15 livros, na sua maioria relativos a bens e a foros, e uma
pasta de documentos, vindos da Direco Geral dos Prprios Nacionais. Estes documentos
tiveram cota especfica nesta Direco Geral. Provenientes da mesma Direco, entraram
ainda 89 documentos. Os tombos do mosteiro passaram pela Repartio da Fazenda do
Distrito de Lisboa. Em 1912, a 4 de Setembro, foram incorporados, 80 documentos relativos a votos dos religiosos, provenientes da Secretaria Geral das Bibliotecas e Arquivos
Nacionais.
Portugal, Torre do Tombo, Mosteiro de So Vicente de Fora (F)
2.3.A8. Registar a histria de produo de instrumentos de descrio para a unidade de

descrio.
Exemplos
Histria custodial e arquivstica: A documentao que constitui este fundo encontrava-se,
na sua maior parte, confiada guarda da Biblioteca Pblica Municipal do Porto, para onde
foi levada da casa do antigo cartrio do cabido, no edifcio da catedral, pouco depois da
implantao da Repblica. Outros documentos transitaram da referida biblioteca para o
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arquivo da Comisso Administrativa dos Antigos Bens Cultuais. Os cartrios anexos ao do
cabido foram considerados de forma independente e, como tal, organizados e descritos da
seguinte forma: Cartrio do Deado, 1572 - 1831; Cartrio do Chantrado, 1563 - 1852;
Cartrio do Arcediagado do Porto e Meinedo, 1341 - 1820; Cartrio do Arcediagado de
Oliveira do Douro, 1455 - 1842; Cartrio do Arcediagado da Rgua, 1762; Cartrio da
Curaria, 1414 - 1913. De acordo com indicaes de Jos Gaspar de Almeida, autor do
inventrio de 1935, contm ainda o "cartrio do Cabido uma rica coleco de pergaminhos,
cujo nmero de cerca de novecentos, e que se encontram divididos em trinta livros,
impropriamente chamados de Originais".
Em 1935 e 1936 foram publicados, respectivamente, o Inventrio do Cartrio do Cabido
da S do Porto e dos Cartrios anexos e o ndice-roteiro dos chamados Livros dos Originais (coleco de pergaminhos) do Cartrio do Cabido da S do Porto, (org. por Jos Gaspar de Almeida, que fora conservador do Arquivo Distrital do Porto e, data da publicao,
conservador do Arquivo Nacional da Torre do Tombo). Estes instrumentos estiveram em
uso at 2005, cumulativamente com a descrio at ao nvel srie disponvel atravs da
aplicao de descrio arquivstica Arqbase. Em 2005 a descrio passou a estar disponvel
a partir da aplicao de descrio arquivstica Digitarq.
Portugal, Arquivo Distrital do Porto, Cabido da S do Porto (F)
2.3.A9. Registar a reutilizao da unidade de descrio para outros fins.

2.3.A10. Registar as migraes de software, reformataes, respectivas especificaes e
propriedades relativas unidade de descrio.
2.3.A11. Registar quaisquer outras aces que tenham contribudo para a actual estrutura e organizao da unidade de descrio.
2.3.A12. Registar as datas dessas aces, quando conhecidas.
Exemplos
Histria custodial e arquivstica: A documentao deu entrada no Instituto Portugus de
Arquivos (IPA) no dia 25 de Agosto de 1988, na sequncia da evacuao das instalaes do
IPPC, onde se encontrava por ocasio do incndio que deflagrou na zona do Chiado. Concludo o trabalho de inventariao, em Outubro de 1990, a documentao foi entregue pelo
IPA, em 28 de Dezembro de 1990, ao AN/TT, de acordo com o disposto no ofcio 200.67
de 10 de Maro de 1987 da ex-DBASD e confirmado por despacho de 10 de Maro de
1987, proferido por subdelegao do Secretrio de Estado do Oramento, que autorizou a
doao da documentao ao Estado pela senhora D. Maria Cndida de Arruela e determinou o seu depsito no ANTT.
Portugal, Torre do Tombo, Jos de Arruela (Col. F)
Histria custodial e arquivstica do fundo e suas subdivises
2.3.B1. Registar a histria custodial e arquivstica do fundo no seu conjunto.
Exemplos
Histria custodial e arquivstica: Parte do Arquivo da Direco dos Servios de Censura foi
recolhida pela Biblioteca Nacional em 1975. A incorporao desta documentao na Torre
do Tombo ocorreu a 21 de Abril de 1997, ao abrigo de um protocolo de permuta celebrado
com a Biblioteca Nacional em 3 de Dezembro de 1996.
Por sua vez, a documentao das Delegaes de Setbal, Funchal e Angra do Herosmo,
que se encontrava junto do Arquivo da PIDE, guarda do Servio de Coordenao da
Extino da ex-PIDE/DGS e LP, no reduto sul do Forte de Caxias, foi incorporada na Torre
do Tombo em 1992.
Portugal, Torre do Tombo, Secretaria de Estado da Informao e Turismo (F), Direco
dos Servios de Censura (SF)
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76 Histria custodial e arquivstica

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Histria custodial e arquivstica da seco, srie e suas subdivises, unidade de

instalao, documento composto e documento simples
2.3.B2. Registar a histria custodial e arquivstica especfica da unidade de descrio,
seguindo a regra de no repetio da informao: regist-la apenas quando diferir da do
nvel imediatamente superior.
Exemplos
Histria custodial e arquivstica: Documentao proveniente do Ministrio do Reino a partir de 1834. Existe outra Relao de documentos enviados pelo Ministrio do Reino em 2
de Agosto de 1860.
Portugal, Torre do Tombo, Ministrio do Reino (F), Autos de felicitaes, aclamaes,
juramentos e outros (SR)
Fontes de informao
2.3.C1. As fontes de informao para a histria custodial e arquivstica so constitudas
pela documentao administrativa de entrada da unidade de descrio na entidade
detentora ou servio de arquivo: guias de remessa, contratos de depsito e doao, autos
de entrega, livro de registo de entrada de documentao, recibos de compra, estudos
institucionais, histricos, biogrficos e os instrumentos de descrio.
Exemplos
Nota do arquivista: Descrio elaborada (...) com base em (...) Arquivo do Arquivo, Instituto Portugus de Arquivos, processo n. 100.551 e no Livro de Registo de Entradas, vol. 1,
1983-01-26 e 1983-06-20.
Portugal, Torre do Tombo, Casa de Povolide (F)
2.3.D1. A informao relativa histria custodial e arquivstica pode, se pertinente, ser
apresentada de forma organizada (por tipos ou classes) e seguindo sempre a mesma
ordem. Cabe a cada entidade detentora ou servio de arquivo a definio da poltica de
descrio a adoptar.
Excluses
2.3.E1. Quando a unidade de descrio entregue na entidade detentora ou servio de
arquivo directamente pelo produtor, sem que haja informao relativa histria arquivstica, registar essa informao no elemento Fonte imediata de aquisio ou transferncia.
2.3.E2. Registar a organizao, classificao ou estrutura actuais da unidade de descrio no elemento de informao Sistema de organizao.
2.3.E3. Registar os instrumentos de descrio vigentes no elemento de informao Instrumentos de descrio.
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2.4. Fonte imediata de aquisio ou transferncia

Objectivo
Identificar a fonte imediata de aquisio ou transferncia da unidade de descrio.
Comentrios
As formas de aquisio, ou seja, de obteno da propriedade e/ou custdia de documentos de arquivo, podem ser de diferentes tipos:
Compra a aquisio de documentos de arquivo mediante o seu pagamento em
dinheiro.
Dao a entrega de documentos e/ou conjunto orgnico de documentos,
independentemente da sua data, forma e suporte material, produzidos ou recebidos
por uma pessoa jurdica, singular ou colectiva, ou por um organismo pblico ou
privado, no exerccio da sua actividade e conservados a ttulo de prova ou informao em pagamento de uma dvida.
Doao a aquisio, a ttulo gratuito, de documentos e/ou arquivos privados, por
vezes acompanhada de certas obrigaes, tendo o organismo beneficirio a faculdade de a recusar. A doao implica mudana de propriedade.
Depsito a mudana de custdia de documentos, a ttulo precrio, sujeita a
condies previamente acordadas, normalmente quanto sua comunicabilidade. A
documentao depositada fica sob custdia de outra entidade, mas no muda de
proprietrio.
Incorporao a aquisio gratuita e a ttulo definitivo de documentos de
arquivo por uma instituio ou servio responsvel pela aquisio e comunicao
dos documentos de arquivo, que sobre eles passa a ter jurisdio plena. Em princpio, a incorporao e as condies a que obedece so definidas por via legislativa.
Legado a forma de aquisio de documentos de arquivo por uma instituio ou
servio responsvel pela aquisio e comunicao dos documentos de arquivo por
disposio testamentria, sujeita ou no a certas condies e obrigaes, como
bens destacados do patrimnio do testador, sendo a instituio ou servio responsvel pela aquisio e comunicao dos documentos de arquivo livre de aceitar ou
recusar o legado. Este implica mudana de propriedade.
Permuta a troca de documentos entre duas entidades, com a correspondente
mudana de propriedade e/ou custdia.
Reintegrao a entrega de documentos deslocados a uma instituio ou servio
responsvel pela aquisio e comunicao dos documentos de arquivo que legalmente detm a sua custdia.
Transferncia a mudana de documentos de arquivo de um depsito para outro,
com ou sem alterao de custdia.
Orientaes gerais
2.4.A1. A fonte imediata de aquisio ou transferncia um elemento de informao de
preenchimento obrigatrio ao nvel do fundo, podendo, quando pertinente, ser registada
em todos os demais nveis de descrio, desde que no confidencial.
2.4.A2. Registar a entidade ou indivduo a quem a unidade de descrio foi adquirida.
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78 Fonte imediata de aquisio ou transferncia

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Exemplos
Fonte imediata de aquisio ou transferncia: Documentao adquirida por compra a Nuno
de Sousa Coutinho, em Dezembro de 2002.
Portugal, Torre do Tombo, Condes de Linhares (F)
Fonte imediata de aquisio ou transferncia: Compra em leilo no Palcio do Correio
Velho, Sociedade Comercial de Leiles, S.A., em 1995.
Fonte imediata de aquisio ou transferncia: Documentao depositada pelo Dr. Augusto
Ferreira do Amaral, em representao da famlia, em 2000.
Fonte imediata de aquisio ou transferncia: Incorporao directa em 1833.
2.4.A3. Registar as datas de aquisio da unidade de descrio.

Exemplos
Fonte imediata de aquisio ou transferncia: Documentao oferecida por Carlos Pedro
Quintela, em 1917 e 1942.
Portugal, Torre do Tombo, Morgado de Farrobo (F)
Fonte imediata de aquisio ou transferncia: Incorporaes provenientes da Conservatria
do Registo Civil de Santarm em [1976; 1998; 2001]; 2003 (B6, B7 e O2) e 2005 (C3).
Portugal, Arquivo Distrital de Santarm, Registos paroquiai (GF), Freguesia de Abitureiras (Nossa Senhora da Conceio)(F)
2.4.A4. Registar a forma de aquisio (compra, doao, depsito, incorporao,

herana, legado, permuta, reintegrao, dao) da unidade de descrio.
Exemplos
Fonte imediata de aquisio ou transferncia: Pela Resoluo do Conselho de Ministros n.
38/86 de 17 de Maio, o Arquivo Nacional foi autorizado a outorgar, como adquirente, contrato de dao, dos arquivos administrativos, de redaco e biblioteca da extinta Empresa
Pblica do Jornal O Sculo pela quantia de seis milhes e quinhentos mil escudos, tendo as
negociaes de aquisio ficado a cargo do Instituto Portugus do Patrimnio Cultural,
rgo do Ministrio da Cultura, responsvel, poca, pelo pelouro dos arquivos.
Portugal, Torre do Tombo, O Sculo (F)
2.4.A5. Registar, se considerada pertinente, a relao existente entre a unidade de descrio e a entidade ou indivduo a quem a foi adquirida, a morada deste ltimo, e qualquer outro tipo de informao, desde que no confidencial.
Exemplos
Fonte imediata de aquisio ou transferncia: Documentao doada por D. Maria Amlia
de Vasconcelos Guedes Loureiro (viva de Amaro Garcia Loureiro), tendo entrado na
Torre do Tombo em Novembro de 1972.
Portugal, Torre do Tombo, Amaro Garcia Loureiro (F)
Comentrios
Cada entidade detentora ou servio de arquivo deve estabelecer uma poltica em
relao informao a registar neste elemento, tendo em conta que parte dela
pode ser confidencial.
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Fonte imediata de aquisio ou transferncia 79

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2.4.A6. Quando a unidade de descrio adquirida atravs de diferentes fontes, regist-las na totalidade, indicando, se possvel, a documentao especfica adquirida a cada
uma delas.
Exemplos
Fonte imediata de aquisio ou transferncia: Parte da documentao foi adquirida pela
Direco Geral do Ensino Superior e das Belas Artes, sendo posteriormente entregue
Torre do Tombo, em 1938. A restante foi oferecida Torre do Tombo por D. Jlia Seabra
de Castro e entregue por Paulo Cancela de Abreu, seu testamenteiro, em 1947.
Portugal, Torre do Tombo, Jos Luciano de Castro (Col. F)
2.4.A7. Quando a fonte imediata de aquisio ou transferncia no for conhecida,

registar esse facto.
2.4.A8. Registar o nmero de controlo de entrada da unidade de descrio na entidade
detentora ou servio de arquivo.
Fonte imediata de aquisio e transferncia do fundo e suas subdivises
2.4.B1. Registar a fonte imediata de aquisio e transferncia do fundo no seu conjunto.
Fonte imediata de aquisio e transferncia dos restantes nveis de descrio
2.4.B2. Registar a fonte imediata de aquisio e transferncia especfica da unidade de
descrio, ou seja, regist-la apenas quando diferir da do nvel imediatamente superior.
Fontes de informao
2.4.C1. As fontes de informao para a fonte imediata de aquisio ou transferncia so
constitudas pela documentao administrativa de entrada da unidade de descrio na
entidade detentora ou servio de arquivo: guias de remessa, contratos de depsito e doao, autos de entrega, livro de registo de entrada de documentao, recibos de compra,
entre outros.
2.4.D1. A informao relativa fonte imediata de aquisio ou transferncia pode ser
registada na ordem seguinte: forma de aquisio, entidade ou indivduo a quem a unidade arquivstica foi adquirida, data.
2.4.D2. Registar as formas de aquisio, atravs do recurso a uma terminologia uniforme.
2.4.D3. Quando o termo utilizado na fonte de informao for incorrecto ou ambguo,
esse facto deve ser assinalado.
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80 Fonte imediata de aquisio ou transferncia

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2.4.D5. As informaes ou explicaes complementares, as especificaes, as correces, podem ser registadas entre parnteses rectos ([ ]).
Excluses
2.4.E1. Registar a informao relativa s mudanas de propriedade ou de custdia da
unidade de descrio que no se prendem com a sua aquisio directa pela entidade
detentora ou servio de arquivo no elemento de informao Histria custodial e arquivstica.
47
ISO 8601: 2000, Data elements and interchange formats - Information interchange: representation of
48
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Fonte imediata de aquisio ou transferncia 81

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3. ZONA DO CONTEDO E ESTRUTURA

A Zona do contedo e estrutura contm informao sobre o assunto e organizao da
unidade de descrio. composta pelos seguintes elementos de informao:
3.1. mbito e contedo;
3.2. Avaliao, seleco e eliminao;
3.3. Ingressos adicionais;
3.4. Sistema de organizao.

Objectivo
Permitir aos utilizadores avaliar a potencial relevncia da unidade de descrio.
Comentrio
Cada entidade detentora ou servio de arquivo deve estabelecer uma poltica
relativamente exaustividade da informao a registar neste elemento de informao.
informao pretendida49.
Orientaes gerais
3.1.A1. O mbito e contedo um elemento de informao de preenchimento obrigatrio ao nvel do fundo, podendo, quando pertinente, ser registado em todos os demais
nveis de descrio.
3.1.A2. Registar, de acordo com o nvel de descrio, um sumrio relativo unidade de
descrio que contemple:
mbito Perodos cronolgicos, reas geogrficas e topnimos.
O mbito cronolgico, quando contemplado neste elemento de informao, deve
ser especfico, ou seja, reportar-se s partes constitutivas da unidade de descrio
e no unidade de descrio como um todo. Estas ltimas devem ser registadas
no elemento de informao Datas, respeitando a regra da no repetio da informao.
Contedo Tipologias e tradies documentais, assuntos, cargos, funes, actividades, procedimentos administrativos, eventos, pessoas colectivas, pessoas
singulares e famlias, etc.
49
A escolha e construo de pontos de acesso normalizados, no mbito da descrio das funes,

constitui um bom exemplo. Encontra-se j acessvel uma norma internacional para a descrio das
funes, embora no fornea orientao para a criao dos pontos de acesso normalizados. Cf.
Functions. 1. ed. [em linha]. Dresden: ICA/CBPPS, 2007. Disponvel em WWW: <URL:
http://www.ica.org/en/node/83/?filter4 =ISAF>.
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82 mbito e contedo
Documentao Zona do Contedo e Estrutura

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Exemplos
mbito e contedo: Inclui documentao comprovativa de mercs recebidas, da
posse/aquisio de direitos e respectiva administrao (mercs, alvars, certides, patentes,
procuraes, livros de rendas, relaes de dvidas, de dcimas e contribuies, de contas
vrias, dotes e contratos de casamento, testamentos, inventrios e partilhas, requerimentos,
etc. De referir certides e requerimentos relacionados com o Brasil (1811-1814)).
A documentao reporta-se aos diferentes morgados (Ilha, Corte Real, Palma), a propriedades (Lisboa, Santarm, Vagos, Aveiras, Moita, Monforte, Malveira, Benavente, Corroios,
Asseisseira, Goleg), a comendas, a alcaidarias-mores, a saboarias, bem como a questes
diversas, entre as quais heranas (Conde dos Arcos (1828-1900), Conde da Ribeira (17481822), Marqus de Marialva (1800-1896)).
Encerra ainda relaes de jias, pratas e mobilirio (1816-1905), para alm de correspondncia recebida da Secretaria de Estado (1669-1726) e de pessoas ilustres (1566-1853).
Portugal, Torre do Tombo, Aveiras e Vagos (F)
3.1.A3. Quando a unidade de descrio inclui uma tipologia documental uniforme, pode
registar-se o tipo de informao contida nos documentos que a compem.
Exemplos
mbito e contedo: Tombos e demarcaes de diversas localidades, nomeadamente das que
se encontravam ao longo da raia. Contm o nmero de moradores, limites e confrontaes
das vilas e lugares, medies e demarcaes de propriedades e reguengos, levantamento das
rendas, foros, penses, jurisdio, padroados e da concesso de ofcios.
Portugal, Torre do Tombo, Casa da Coroa (F), Tombos e demarcaes (SR)
mbito e contedo: Processos a que foram submetidas milhares de pessoas acusadas no s
de judasmo mas de diversos crimes desde a blasfmia heresia, em todas as suas verses,
ou da feitiaria bigamia, ao crime de sodomia e aos suspeitos de ideais manicos.
Portugal, Torre do Tombo, Tribunal do Santo Ofcio (F), Inquisio de Coimbra (SF),
Processos crime(SR)
3.1.A4. Quando a unidade de descrio corresponde a uma cpia, esse facto deve ser
indicado, caso a tradio documental no conste no ttulo, bem como, se considerada
pertinente, a data da cpia.
Exemplos
mbito e contedo: Cpias dos contratos feitos no reinado de D. Joo III, extrados dos
livros 2, 3 e 7 de Contratos da respectiva chancelaria, mandadas fazer por D. Maria I,
destinadas ao Conselho da Fazenda.
Portugal, Torre do Tombo, Casa da Coroa (F), Cpias dos Contratos de encabeamento de
sisas (SR)
mbito e contedo do fundo, da seco e suas subdivises
3.1.B1. Registar, para o mbito, informao relativa aos respectivos perodos cronolgicos e reas geogrficas. Para o contedo, registar os assuntos, as competncias, funes
ou actividades que se reflectem nas unidades de descrio.
Exemplos
mbito e contedo: Inclui dez cadernos produzidos por Correia da Serra enquanto estudante
em Itlia, apontamentos de estudos, notas acadmicas e eclesisticas, dirios e memrias de
viagens de estudo e investigao no mbito da botnica e das cincias naturais; correspondncia recebida de familiares (como o pai e os irmos) amigos e colegas, recobrindo o
_____________________________________________________________________________________
mbito e contedo 83

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perodo compreendido entre 1769, altura em que era estudante em Npoles, a 1795, abordando, entre outras, temticas como a histria natural, a agricultura; projectos do primeiro
perodo de funcionamento da Academia Real das Cincias Dicionrio da Lngua Portuguesa, publicao e documentos relativos histria de Portugal, uma histria da literatura,
o Mapa do comrcio de Portugal com as naes estrangeiras, etc. Inclui ainda a Histria da
Academia Real das Cincias de Lisboa, desde o seu princpio at 1788, da sua autoria,
enquanto secretrio perptuo dessa instituio, memrias preparadas para apresentar na
Academia, num perodo que abrange a dcada de 1780 e princpio da de 1790 (algumas
incompletas ou simples rascunhos), poca em que Correia da Serra era responsvel pelas
comunicaes relacionadas com a promoo da agricultura; notas de pesquisa, elogios
fnebres a membros da Academia Real das Cincias falecidos, entre os quais o Marqus de
Angeja, Antnio Domingues do Pao, Marqus de Penalva, Conde de Vimieiro, Benjamin
Franklin, Joo de Loureiro, Fr. Jos Maine, Principal Mascarenhas e Jos de Melo Brayner.
Inclui tambm correspondncia recebida no mbito das actividades ligadas Academia,
inclusivamente a de bolseiros por ela enviados para vrios pontos da Europa.
Inclui tambm o catlogo da sua biblioteca.
Portugal, Torre do Tombo, Jos Correia da Serra (F)
mbito e contedo: Documentao referente s diferentes categorias de funcionrios ligados Instruo Municipal, a saber: professores (efectivos e interinos), contnuos, serventes
e pessoal do Servio de Instruo enquanto estrutura orgnica camarria (oficiais administrativos, amanuenses, escriturrios, fiis de armazm, etc.
Portugal, Cmara Municipal de Lisboa (F), Educao (SC), Gesto de pessoal(SSC)
mbito e contedo da srie e suas subdivises

3.1.B2. Registar, para o mbito, os respectivos perodos cronolgicos e reas geogrficas. Registar, para o contedo, as tipologias e tradies documentais, assuntos, informao relativa s actividades especficas que originaram a srie e a qualquer procedimento
administrativo, documental ou outro que se encontre na sua origem e, se for o caso, a
legislao que a regula.
Exemplos
mbito e contedo: Documentao relativa a recenseamento de crianas dos dois sexos em
idade escolar de vrias Parquias Civis abrangendo vrias freguesias de Lisboa, de acordo
com o estipulado na lei. De acordo com a Reforma e Reorganizao do Ensino Primrio,
de 2 de Maio de 1878 (art. 8.), e confirmado pelo Regulamento para a execuo das Leis
sobre a Instruo primria, de 28 de Julho de 1881 (art. 18.), as Juntas de Parquia eram
obrigadas a enviar cpias autnticas do recenseamento Cmara Municipal e a outras entidades.
Portugal, Cmara Municipal de Lisboa, Educao (SC), Recenseamento de crianas em
idade escolar (SR)
mbito e contedo da unidade de instalao, do documento composto e do documento simples

3.1.B3. Registar, no mbito e contedo, informao pertinente, caso o ttulo no fornea
informao suficiente.
Exemplos
Ttulo: Barcelos.
mbito e contedo: Contm despachos de encartes de ofcios de: Penela; couto de Landim,
Frales (1689, 1713, 1720, 1732, 1742, 1756, 1782).
da Mesa (SC), Expediente da Secretaria e do Despacho da Mesa (SSC), Habilitaes de
oficiais (SSSC), Encartes em ofcios de Justia de diversas comarcas (SR), m 2396 (UI)
_____________________________________________________________________________________
84 mbito e contedo

_____________________________________________________________________________________
3.1.B4. Registar, para o mbito, o perodo cronolgico, a rea geogrfica e/ou os topnimos. Registar, para o contedo, as tipologias e tradies documentais, o assunto, bem
como os procedimentos administrativos subjacentes unidade de descrio.
Exemplos
mbito e contedo: () registo de sentenas sobre feitos cveis e crime, instrumentos de
agravo e outros diplomas, julgados pelo juiz dos Feitos da Coroa. Contm, entre outros, o
traslado da sentena sobre a cobrana da pastagem e da passagem no concelho de Tavarede,
dada pelo desembargador dos Agravos e juiz dos Feitos dos Forais, portagens e direitos
reais, licenciado Rui da Gr (1500); e da sentena sobre a proviso da serventia do ofcio de
meirinho da Corte, dada pelos desembargadores do Pao Dr. Estvo Boto e Dr. Duarte
Rangel e publicada pelo desembargador dos Agravos e juiz dos Feitos na Corte e Casa da
Suplicao Dr. Jorge Cunha (1568); de documentos relativos compra da vila de Colares
1521 (f. 2v-4v); compra do terreno junto fortaleza de S. Gio 1562 (fls. 135v-136v);
prata e sabastro que o rei D. Manuel mandou vir do mosteiro de Santa Cruz de Coimbra
(fls. 165-167v); imposio e rendas aplicadas s aposentadorias da cidade de Lisboa, por
ocasio da participao de Portugal na armada contra o Turco em 1572 (fls. 204v-206v).
Este ltimo treslado est incompleto e remete para a Gaveta 11, mao 10, n. 1.
Portugal, Torre do Tombo, Casa da Suplicao (F), Juzo dos Feitos da Coroa (SF),
Registo de sentenas (SR), Sentena a favor da Coroa (DC)
Exemplos
mbito e contedo: (...) O documento, composto de dois cadernos, parece estar incompleto.
Apenas regista dois acrdos intermdios dos desembargadores do Rei, mas no o acrdo
final.
Portugal, Torre do Tombo, Feitos da Coroa (F), Sentenas sobre direitos reais (SR), Carta
testemunhvel da aco por Joo Fernandes de Oliveira[] (UI)
3.1.B5. Registar, se pertinente, informao relativa aos intervenientes ou s pessoas

aludidas, que no os autores e destinatrios, aos autores materiais50, tradio
documental, se no constar no ttulo, entre muitas outras.
3.1.B6. Registar, se pertinente, informao relativa a assinaturas, inscries, marcas,
monogramas, selos e, se relevante, a respectiva localizao.
3.1.B7. Transcrever, se pertinente e relevante, partes do documento.
Exemplos
mbito e contedo: Certido, passada por Sebastio Xavier, de uma instruo entregue na
Secretaria do Estado da ndia por Jacques Philippe Landerset, que lhe dera o Conde da Ega
em 5 de Abril de 1765, com indicaes sigilosas, para ir India, no pataxo S. Miguel, aparentemente para tratar de negcio mercantil com Aidar Ali Can, mas, na verdade, incumbido de levar a cabo a misso de observar "com o maior cuidado quais eram as foras e riquezas de Nandi Raj, o seu gnio, e as suas inclinaes". Assinatura do Secretrio Henrique
Jos de Mendanha Benevides Cirne.Reconhecimento do sinal e assinatura de Henrique Jos
de Mendanha Benevides Cirne feito por Marcelino Jos de Pontes Vieira, desembargador
dos Agravos da Relao de Goa, ouvidor geral do cvel e juiz das justificaes.
Portugal, Torre do Tombo, Famlia Landerset (F)
Fontes de informao
3.1.C1. As fontes de informao para o mbito e contedo so a unidade de descrio, a
documentao administrativa de entrada da unidade de descrio na entidade detentora
ou servio de arquivo: guias de remessa, autos de entrega, livro de registo de entrada de
50
De referir que estes podem, se considerado pertinente, constituir pontos de acesso normalizados.
_____________________________________________________________________________________
mbito e contedo 85

_____________________________________________________________________________________
documentao, bem como os estudos institucionais, histricos, biogrficos e os instrumentos de descrio.

3.1.D1. A informao relativa ao mbito e contedo deve ser registada de forma consistente. Cabe a cada entidade detentora ou servio de arquivo a definio de critrios de
redaco. Recomenda-se:
Evitar todo e qualquer tipo de juzo de valor ou interpretao sobre a unidade de
descrio;
Registar a informao em texto narrativo ou estruturado, atravs do preenchimento de grelhas pr-definidas consideradas pertinentes, por exemplo, para registar o mbito e contedo de tipologias documentais especficas (processos judiciais
cveis e crime, processos inquisitoriais, diligncias de habilitao, processos de
obras, etc.);
Exemplos
mbito e contedo (texto livre):
Francisco Joo de Vasconcelos Betencourt, natural da Freguesia de So Brs do Arco da
Calheta, morador na Freguesia de So Brs do Arco da Calheta, Juiz dos rfos, casado
com Ana Josefa do Couto Beliago, filho de Francisco de Vasconcelos Couto e Silva e de
Clara Ceclia de Betencourt, neto paterno de Francisco de Vasconcelos e Silva e Ceclia do
Couto Beliago, neto materno de Joo Baptista de Andrade e de Isabel Francisca de Betencourt, requer o cargo de Familiar do Santo Ofcio, em carta datada de 18 de Junho de 1762.
mbito e contedo (texto estruturado):
Nome: Betencourt, Francisco Joo de Vasconcelos.
Naturalidade: Freguesia de So Brs do Arco da Calheta.
Morada: Freguesia de So Brs do Arco da Calheta.
Profisso: Juiz dos rfos.
Cargo requerido: Familiar do Santo Ofcio.
Pai: Francisco de Vasconcelos Couto e Silva.
Me: Clara Ceclia de Betencourt.
Av paterno: Francisco de Vasconcelos e Silva.
Av paterna: Ceclia do Couto Beliago.
Av materno: Joo Baptista de Andrade.
Av paterna: Isabel Francisca de Betencourt.
Cnjuge: Ana Josefa do Couto Beliago.
Votao:
Motivo de excluso:
Data da carta: 1762-06-18.
Portugal, Torre do Tombo, Tribunal do Santo Ofcio (F), Conselho Geral do Santo Ofcio
(SF), Habilitaes (SR), Francisco (DC)
Actualizar a grafia utilizada;
Evitar citaes em portugus arcaico;
Utilizar o tempo verbal preferencialmente no presente, quando directamente rela-
cionado com o mbito e contedo;

Utilizar, para o mbito e contedo, verbos como ilustrar, reflectir, testemunhar,
fornecer, permitir, retratar, relevar, encerrar, compor, compreender, comportar,

conter, agrupar, reunir, guardar, integrar, etc.;
_____________________________________________________________________________________
86 mbito e contedo

_____________________________________________________________________________________
numricos distintivos dos nomes prprios de reis e papas;

51
acordo com um pronturio ortogrfico;
ortogrficas vigentes nos seguintes casos: antropnimos, topnimos, instituies,
corporaes, reparties oficiais, diplomas legais. Na meno de cargos de qualquer natureza, no estando em causa usos ou exigncias oficiais, empregar a inicial minscula.
Exemplos
Ttulo formal: Tombo dos bens, rendas e direitos que a Mesa Mestral da Ordem de Cristo
tem na sua vila de Tomar []
Histria administrativa: Tombo mandado fazer por D. Joo III, elaborado pelo Dr. Pedro
lvares, cavaleiro da Ordem de Cristo e desembargador da casa da Suplicao, em cumprimento do Alvar de 1542-05-06.
mbito e contedo: O tombo reporta-se a Tomar e Pias e divide-se em duas partes: bens,
direitos e jurisdio do Mestre ou administrador e tombos das igrejas que no dispunham de
tombo; bens, rendas e direitos alienados para o convento, vigararia, comendas e novas
casas.
Portugal, Torre do Tombo, Mesa da Conscincia e Ordens(F), Mestrado da Ordem de
Cristo (SF), Tombos (SR), Tombo dos bens, rendas e direitos que a Mesa Mestral da
Ordem de Cristo tem na sua vila de Tomar [] (UI)
Notas ao exemplo: No original pode ler-se: Tombo dos bens, rendas e direitos que a Mesa
Mestral da ordem de Cristo tem na sua vila de Tomar, o qual mandou fazer el-Rey Dom
Joo o Terceiro, nosso Senhor, segundo Rey que tem a administrao do mestrado desta
Ordem e o dozeno administrador na ordem dos Mestres e administradores della e o primeiro depois que este Mestrado se unio aa Coroa Real destes reinos de Portugal por cujo
mandado fez este tombo o Doctor Pero Alvarez cavalleiro professo da mesma Ordem e seu
desembargador da Casa da Sopricao
Antes da tabuada encontra-se o seguinte ttulo: Tombo da Mesa Mestral da Ordem de
Nosso Senhor Jesus Cristo das vilas de Tomar e Pias e seu termos, e tem anotado:
Divide-se em duas partes, na primeira se contem os bens direitos e jurdio de que o Mestre ou administrador esta em posse e assi os tombos das igrejas das quaes o Mestre ou
administrador esta em posse e assi os tombos das igrejas das quaes ate o presente no houve
tombo. Na segunda se contem os bens rendas e dereitos que da dita Mesa pelos tempos
foro afastadas para ho convento vigairia e comendas e casas novas criadas.
Excluses
3.1.E1. Registar a informao relativa ao contexto de produo da unidade de descrio
no elemento de informao Histria administrativa / biogrfica / familiar.
3.1.E2. Registar a informao relativa a faltas resultantes de perda ou destruio de
documentao por causas naturais, incria e abandono, no elemento Histria custodial e
arquivstica.
3.1.E3. Registar a informao relativa utilizao da unidade de descrio no elemento
de informao Histria custodial e arquivstica.
3.1.E4. Registar a informao relativa a faltas devidas a avaliao, seleco e eliminao da unidade de descrio no elemento de informao Avaliao, seleco e eliminao.
51
NP 3680. 1989, Documentao Descrio e referncias bibliogrficas: abreviaturas de palavras

tpicas. Lisboa: IPQ; CT7. 78 p.
_____________________________________________________________________________________
mbito e contedo 87

_____________________________________________________________________________________
3.1.E5. Registar a informao relativa organizao, classificao ou estrutura da unidade de descrio no elemento de informao Sistema de organizao.
3.1.E6. Registar a informao relativa a instrumentos de descrio no elemento de
informao Instrumentos de descrio.
_____________________________________________________________________________________
88 mbito e contedo

_____________________________________________________________________________________
3.2. Avaliao, seleco e eliminao

Objectivo
Facultar informao sobre qualquer aco relativa avaliao, seleco e eliminao.
Comentrios
Entende-se por:
Avaliao, a determinao dos valores primrio e secundrio dos documentos de
um arquivo, com vista fixao dos prazos de conservao em fase activa e semi-activa, e do destino final (conservao permanente em arquivo definitivo ou eliminao). A avaliao deve basear-se na considerao das funes dos documentos (funo de prova legal, financeira e / ou administrativa, funo de testemunho
patrimonial) e das relaes entre uns e outros. O estado de organizao e de conservao deve tambm ser considerado, nomeadamente quando esteja em causa a
avaliao de documentao acumulada.
Seleco, a operao que decorre da avaliao e que consiste em separar os documentos de arquivo de conservao permanente dos que devero ser eliminados.
Eliminao, a destruio de documentos de arquivo que, na avaliao, foram
considerados sem valor arquivstico e / ou histrico que justificasse a sua conservao permanente.
Tabela de seleco, o documento que regista o resultado da avaliao, apresentando-se como uma relao dos documentos de arquivo de um organismo ou
administrao que fixa os respectivos prazos de conservao em fase activa, semiactiva e destino final. Este pode implicar a eliminao ou a conservao permanente. As decises que esto na base do resultado da avaliao e dos prazos de
conservao devem constar das tabelas de seleco, bem como as respectivas justificaes, j que assumem toda a relevncia para os servios de arquivo que
incorporam regularmente documentao de diferentes provenincias.
Orientaes gerais
3.2.A1. A avaliao, seleco e eliminao um elemento de informao de preenchimento obrigatrio se aplicvel ao nvel do fundo e da srie, podendo, quando pertinente,
ser registado em todos os demais nveis de descrio.
3.2.A2. Registar quaisquer aces de avaliao, seleco e eliminao ocorridas ou a
ocorrer sobre a unidade de descrio, sobretudo se essas aces so importantes para a
interpretao e uso da documentao.
Exemplos
Avaliao, seleco e eliminao: O fundo Companhia Nacional de Navegao foi sujeito a
avaliao da qual resultaram as seguintes taxas de eliminao: Conselho Fiscal (SC) 0%;
Conselho de Directores (SC) 0%; Arquivo Geral (SC) 0%; Direco de Recursos
Humanos (SC) 79,1%; Direco Financeira e de Patrimnio (SC) 97,5%; Direco de
Contabilidade e Controlo (SC) 83,3%. A avaliao foi da responsabilidade do Instituto
Portugus de Arquivos.
Portugal, Torre do Tombo, Companhia Nacional de Navegao (F)
Avaliao, seleco e eliminao: Foram eliminadas as seguintes sries: Guias de inspeco mdica e Mapas de consumo do servio de sade a bordo.
_____________________________________________________________________________________
Avaliao, seleco e eliminao 89

_____________________________________________________________________________________
Portugal, Torre do Tombo, Companhia Nacional de Navegao (F), Direco de Recursos
Humanos (SF), Superintendncia da Sade (SC)
3.2.A3. Registar, sempre que possvel, as datas em que ocorreram essas aces.
3.2.A4. Registar, sempre que possvel, a autoridade responsvel por essas aces.
3.2.A5. Registar, sempre que possvel, o dispositivo legal ou regulamentos que autorizam essas aces (portarias de gesto de documentos, relatrios de avaliao e respectivos despachos e pareceres, regulamentos de conservao arquivstica, etc.).
Exemplos
Avaliao, seleco e eliminao: () Formalmente foram desencadeados pela EPAC dois
processos de avaliao em cumprimento das disposies legais decorrentes do D.L. 29/72
de 24 de Janeiro e, posteriormente, do D.L. 447/88 de 10 de Dezembro. No primeiro dos
casos, o processo de avaliao decorreu nos anos de 1987 e 1988 com o apoio do Instituto
Portugus do Patrimnio Cultural e conduziu elaborao de um relatrio de avaliao e
consequente eliminao de documentao da FNIM, FNPT, CRCA e GIDA/GIA; o
segundo, apoiado primeiro pelo Instituto Portugus de Arquivos e, mais tarde, pela Torre
do Tombo, decorreu de 1990 a 1992 sem que, merc de diversas vicissitudes, tivesse dado
origem a qualquer relatrio ou conduzisse a intervenes visveis.
Saliente-se, no entanto, que de forma casustica e por presso exclusiva da falta de espao
nos depsitos documentais, pressionados no s por necessidades de incorporaes dos
organismos extintos, como tambm por remessas dos Grmio de Lavoura e das Delegaes
ou, ainda, por entregas de documentao dos diferentes rgos e Servios da EPAC, foram
sendo efectuadas diversas inutilizaes de documentos. Realizadas ciclicamente, sob critrios predominantes de natureza administrativa, embora procurassem ressalvar o interesse
histrico cultural, as eliminaes de 1957, 59, 62, 66, 68, 73, 78 e 85 foram suportadas por
Despachos da Direco, por Pareceres dos Servios Jurdicos, enquadradas primeiro apenas
no Art. 40 do Cdigo Comercial e, mais tarde, cumulativamente, no Art. 32 dos Estatutos
da EPAC aprovados pelo D.L. 663/76 de 4 de Agosto e efectuadas com a interveno
directa das suas diferentes seces e a coordenao tcnica dos Servios de Documentao
e Arquivo.
Portugal, Torre do Tombo, Empresa para a Agro-Alimentao e Cereais (F)
Fontes de informao
3.2.C1. As fontes de informao para a avaliao, seleco e eliminao so as portarias
de gesto de documentos, os relatrios de avaliao e respectivos despachos e pareceres,
regulamentos de conservao arquivstica, tabelas de seleco, autos de eliminao ou
qualquer outra fonte fidedigna.
elemento de informao Nota do Arquivista.
3.2.D1. A informao relativa a avaliao, seleco e eliminao pode ser apresentada
de forma coerente e organizada (por tipos ou classes) e seguindo sempre a mesma
ordem.
_____________________________________________________________________________________
90 Avaliao, seleco e eliminao

_____________________________________________________________________________________
Excluses
3.2.E1. Registar a informao relativa a perda ou destruio de documentao por causas naturais, incria e abandono, ou qualquer outro tipo de aco que afecte a integridade da documentao no elemento Histria custodial e arquivstica.
3.2.E2. Registar a informao relativa a ingressos complementares da unidade de descrio no elemento Ingressos adicionais.
_____________________________________________________________________________________
Avaliao, seleco e eliminao 91

_____________________________________________________________________________________

Objectivo
Informar o utilizador sobre entradas complementares de documentao previstas relativas unidade de descrio.
Comentrios
Entende-se por:
Ingresso adicional, a aquisio de documentos de arquivo complementares de
uma unidade de descrio j custodiada por uma entidade detentora ou servio de
arquivo.
Os ingressos adicionais verificam-se maioritariamente, em relao a fundos abertos.
Fundo aberto, o fundo ainda susceptvel de crescimento orgnico.
Podem igualmente verificar-se ingressos adicionais em relao a fundos fechados
que, devido a uma histria custodial atribulada, se encontram dispersos.
Fundo fechado, o fundo sem crescimento orgnico, em consequncia seja da
supresso ou reestruturao do respectivo produtor, seja da alterao da organizao arquivstica.
Orientaes gerais
3.3.A1. Ingressos adicionais um elemento de informao de preenchimento obrigatrio se aplicvel ao nvel do fundo e da srie, podendo, quando pertinente, ser registado
em todos os demais nveis de descrio.
3.3.A2. Registar se esto ou no previstos ingressos adicionais relativos unidade de
descrio.
3.3.A3. Registar, se adequado, a quantidade e a frequncia dos ingressos adicionais previstos, bem como o dispositivo legal ou regulamento que os determinam.
Exemplos
Ingressos adicionais: Trata-se de um fundo aberto. As sries Fechos de contas e Processos de pessoal no foram incorporadas e continuam a ser produzidas.
Portugal, Torre do Tombo, Comisso Liquidatria da Companhia de Navegao Nacional
de Navegao(F)
Ingressos adicionais: Prev-se para breve nova incorporao proveniente da Direco
Geral de Florestas.
Portugal, Torre do Tombo, Ministrio da Agricultura(F)
Ingressos adicionais: Incorporaes peridicas, em cumprimento do estabelecido no art.
38 do Cdigo do Registo Civil, que determina que de cinco em cinco anos sejam incorporados os livros com mais de cem anos, contados a partir da data do ltimo assento.
_____________________________________________________________________________________
92 Ingressos adicionais

_____________________________________________________________________________________
Ingressos adicionais do documento composto
3.3.B1. Registar informao relativa aos ingressos adicionais ao nvel do documento
composto apenas nos casos em que se encontrem incompletos, se conhea a sua localizao exacta e se espere que venham a completar a unidade de descrio.
3.3.B2. Registar, nestes casos, a razo da falta, a pessoa ou entidade responsvel pela
falta e a data em que se espera que venha a ser colmatada, se essa informao no for
confidencial.
Fontes de informao
3.3.C1. As fontes de informao para os ingressos adicionais so os acordos com os
organismos que entregam a documentao aos servios de arquivo, os processos de
entrada da documentao nos referidos servios de arquivo, ou qualquer outra fonte
fidedigna.
3.3.D1. A informao relativa aos ingressos adicionais pode ser apresentada de forma
coerente e organizada (por tipos ou classes) e seguindo sempre a mesma ordem.
_____________________________________________________________________________________
Ingressos adicionais 93

_____________________________________________________________________________________

Objectivo
Facultar informao sobre a estrutura interna, classificao e ordenao da unidade de
descrio.
Comentrios
Entende-se por:
Organizao, o conjunto de operaes intelectuais e fsicas que consistem na
anlise, estruturao, classificao e ordenao dos documentos de arquivo, e seu
resultado.
Classificao, a componente intelectual da organizao, que consiste na elaborao e/ou aplicao de um quadro ou plano de classificao.
Ordenao, a sequncia cronolgica, numrica, alfabtica, temtica, hierrquica,
etc., atribuda a dados, informao, documentos de arquivo ou outras unidades
arquivsticas ou de instalao, para efeitos de arquivagem, de registo ou de descrio.
O sistema de organizao prende-se com o princpio da provenincia e da ordem
original. Esta informao fundamental para a interpretao da unidade de descrio.
Orientaes gerais
3.4.A1. O sistema de organizao um elemento de informao de preenchimento obrigatrio ao nvel do fundo, podendo, quando pertinente, ser registado em todos os demais
nveis de descrio.
3.4.A2. Registar a estrutura interna ou critrios de organizao, classificao e ordenao actuais da unidade de descrio.
3.4.A3. Registar se se trata da estrutura ou organizao, classificao e ordenao de
origem, atribudas pelo produtor, se correspondem a uma reconstituio por parte do
arquivista ou, na impossibilidade de reconstituio, quais as que lhe foram atribudas.
3.4.A4. Registar as caractersticas ou critrios da organizao, classificao e ordenao
da unidade de descrio.
Exemplos
Sistema de organizao: A classificao funcional, que foi mantida, a seguinte: 1-"MFAPARTIDOS"; 2-Composio do Conselho da Revoluo; 3-Reunies; 4-Relatrios de
Timor; 5-Relatrio da Comisso de Anlise dos Recursos de Saneamento; 6-Documentao
Econmica e Social; 7- Correspondncia.
Portugal, Torre do Tombo, Conselho da Revoluo(F)
3.4.A5. Registar, para documentos electrnicos, informao sobre a arquitectura do respectivo sistema.
_____________________________________________________________________________________
94 Sistema de organizao

_____________________________________________________________________________________
Sistema de organizao do fundo, da seco e suas subdivises
3.4.B1. Registar se aplicvel, os subfundos, subseces e eventualmente as sries que
integram o fundo e a seco, incluindo o respectivo plano/quadro de classificao.
3.4.B2. Registar o critrio de classificao do fundo, da seco e suas subdivises: funcional, orgnico, orgnico-funcional, ou outro.
Exemplos
Sistema de organizao: data da aquisio, a documentao no estava organizada e
encontrava-se numa sequncia cronolgica pouco uniforme. Uma parte dos documentos
tinha uma numerao atribuda, embora no se encontrassem ordenados de acordo com a
mesma. Por outro lado, verificou-se que muitos processos foram totalmente desmembrados,
tendo cada parte sido descrita isoladamente, tornando-se difcil a sua reintegrao. Apesar
disso, alguns processos puderam ser reconstitudos.
A organizao do fundo obedeceu natureza dos documentos, tendo sido agrupados em
duas seces: Actividade Privada, que inclui as subseces Administrao Patrimonial
e Documentos Judiciais, e Actividade Pblica, que inclui a subseco Documentos
Judiciais. Foram ainda constitudas uma coleco de Documentos Pontifcios e outra de
Diversos, que inclui os documentos em relao aos quais no foi possvel determinar a
relao com qualquer membro da Casa. Cada seco composta por diversas sries que se
encontram ordenadas alfabeticamente. Em determinadas situaes, houve necessidade da
subdiviso em subsries. Nas sries, sempre que se justificou, os documentos foram agrupados pela localizao das propriedades, nomeadamente por concelhos. As coleces foram
organizadas cronologicamente.
Sistema de organizao da srie e suas subdivises

3.4.B3. Registar, ao nvel da srie, o critrio de ordenao da documentao que
encerra: cronolgico, numrico, alfabtico ou outro.
Exemplos
Sistema de organizao: Nesta srie, os maos esto ordenados por ordem alfabtica do
nome das comarcas.
da Mesa (SC), Expediente da Secretaria e Despacho da Mesa (SSC), Habilitaes de oficiais (SSSC), Encartes em ofcios de Justia de diversas comarcas (SR)
Comentrios:
Frequentemente confunde-se o conceito de subsrie com o de ordenao da srie.
A subsrie corresponde a parte de uma srie, originalmente diferenciada, correspondente s mesmas fases de processo do mesmo tipo, a subdivises sistemticas
de um assunto, a tipologias documentais, ou ainda a documentos com exigncias
de acondicionamento e/ou preservao prprias.
3.4.B4. Registar, se aplicvel, as subsries que integram a srie.
Exemplos
Ttulo: Termos de exame do Ensino primrio elementar.
_____________________________________________________________________________________
Sistema de organizao 95

_____________________________________________________________________________________
Sistema de organizao: Esta srie inclui a seguinte subsrie: ndice dos termos de exame
do ensino primrio elementar.
Portugal, Cmara Municipal de Lisboa (F), Educao (SC), Ensino pr-primrio e escolar
(SSC), Termos de exame do ensino primrio elementar (SR)
Sistema de organizao da unidade de instalao e do documento composto

3.4.B5. Registar, se pertinente, informao sobre a respectiva organizao, e ordenao,
caso seja diferente da registada para os nveis superiores, ou qualquer outra caracterstica de instalao fsica relevante para a compreenso da unidade de descrio.
Exemplos
Sistema de organizao: Os assentos deste livro encontram-se ordenados cronologicamente.
da Mesa (SC), Expediente da Secretaria e Despacho da Mesa (SSC), Habilitaes de
bacharis (SSSC), Processos de Leitura de bacharis (SR), Assentos de leitura de bacharis (SSR), liv. 132 (UI)
Fontes de informao
3.4.C1. As fontes de informao para o sistema de organizao so a prpria documentao, os instrumentos de descrio, plano/quadro de classificao, publicaes relativas
unidade de descrio, legislao, ou qualquer outra fonte fidedigna.
3.4.D1. A informao relativa ao sistema de organizao pode ser apresentada de forma
coerente e organizada (por tipos ou classes) e seguindo sempre a mesma ordem.
3.4.D2. A informao relativa ao sistema de organizao pode ser apresentada atravs
de um texto narrativo ou estruturado (plano/quadro de classificao).
Excluses
3.4.E1. Registar os diferentes tipos de estrutura ou organizao, classificao e ordenao atribuda, ao longo do tempo, unidade de descrio, no elemento de informao
Histria custodial e arquivstica.
3.4.E2. Registar a informao relativa s tipologias documentais e ao contedo da unidade de descrio no elemento de informao mbito e contedo.
_____________________________________________________________________________________
96 Sistema de organizao
Documentao Zona das Condies de Acesso

_____________________________________________________________________________________
4. ZONA DAS CONDIES DE ACESSO

A Zona das condies de acesso contm informao sobre a comunicabilidade e a acessibilidade da unidade de descrio. composta pelos seguintes elementos de informao:
4.1. Condies de acesso;
4.2. Condies de reproduo;
4.3. Idioma / Escrita;
4.4. Caractersticas fsicas e requisitos tcnicos;
4.5. Instrumentos de descrio;

Objectivo
Fornecer informao sobre o estatuto legal ou outras disposies que restrinjam ou
afectem o acesso unidade de descrio.
Comentrios
Endende-se por:
Condies de acesso, as que esto relacionadas com o estatuto legal e o teor da
informao que a unidade de descrio encerra, impostas pela entidade que
entrega a documentao entidade detentora ou servio de arquivo ou pela prpria entidade detentora ou servio de arquivo, no cumprimento de legislao,
contratos, regulamentos, normas, etc.
A documentao contendo dados pessoais s comunicvel mediante o definido
na Lei52.
52
Podem referir-se, entre outros os seguintes diplomas legais:

- DECRETO-LEI 16/93 de 23 de Janeiro, Art. 17., n.s 2 e 3. Dirio da Repblica, I Srie A. 19 (199301-23) 264-270. Regime geral de arquivos e do patrimnio arquivstico
- LEI n. 65/93, de 26 de Agosto. Dirio da Repblica, I Srie A. 200 (1993-08-26) 4524-4527. Lei de
acesso aos documentos da Administrao
- LEI n. 94/99 de 16 de Julho. Dirio da Repblica, I Srie A. 164 (1999-07-16) 4428-4433. Alterao
Lei de acesso aos documentos da Administrao.
- LEI n. 67/98 de 26 de Outubro. Dirio da Repblica, I Srie A. 247 (1998-10-26) 5536-5546. Lei de
proteco de dados pessoais.
- RESOLUO DO CONSELHO DE MINISTROS n. 50/88, de 3 de Dezembro. Dirio da Repblica, I
Srie. 279 (1988-12-03) 4772-4800. Instrues sobre a segurana de matrias classificadas (SEGNAC).
- RESOLUO DO CONSELHO DE MINISTROS n. 13/93, de 6 de Maro. Dirio da Repblica, I
Srie B. 55 (1993-03-06) 1022. Instrues para a segurana nacional, salvaguarda e defesa das matrias
classificadas (SEGNAC 1).
- RESOLUO DO CONSELHO DE MINISTROS n. 37/89, de 24 de Outubro. Dirio da Repblica, I
Srie. 245 (1989-10-24) 4672-4698. Normas para a segurana nacional, salvaguarda e defesa das matrias
classificadas, segurana industrial, tcnolgica e de investigao (SEGNAC 2).
- RESOLUO DO CONSELHO DE MINISTROS n. 5/90, de 28 de Fevereiro. Dirio da Repblica, I
Srie A. 49 (1990-02-28) 806(2)-806(17). Instrues sobre a segurana informtica (SEGNAC 4).
- RESOLUO DO CONSELHO DE MINISTROS n. 16/94, de 22 de Maro. Dirio da Repblica, I
Srie B. 68 (1994-03-22) 1423-1426. Instrues para a segurana das telecomunicaes (SEGNAC 3).
_____________________________________________________________________________________
Condies de acesso 97

_____________________________________________________________________________________
Orientaes gerais
4.1.A1. Condies de acesso um elemento de informao de preenchimento obrigatrio se aplicvel em todos os nveis de descrio.
4.1.A2. Registar a informao relativa ao estatuto legal da unidade de descrio, e alteraes que este possa ter sofrido.
Exemplos
Condies de acesso: Documentao privada, tornada pblica aps doao.
4.1.A3. Registar a informao relativa s restries de acesso unidade de descrio ou

a parte dela, se for o caso: condies impostas pela entidade que entrega a documentao entidade detentora ou servio de arquivo, restries impostas pela entidade
detentora ou servio de arquivo, bem como a natureza da restrio legal (legislao,
contratos, regulamentos, normas, etc.), que a justifica.
Exemplos
Condies de acesso: Documentao sujeita a autorizao para a consulta e a horrio restrito.
Portugal, Torre do Tombo, Cartas a D. Joo de Castro (Col. F)
4.1.A4. Registar a entidade que impe as restries de acesso, respectivo contacto, pessoas autorizadas a aceder unidade de descrio, se essa informao no for confidencial.
Exemplos
Condies de acesso: At 2010 o acesso documentao, propriedade do Estado a partir da
doao, s pode ser facultado pontualmente, mediante autorizao do legtimo representante da famlia, segundo o estabelecido na carta que regula as condies de entrega da
documentao no ANTT, datada de 1985-07-29. Os representantes da famlia e respectivos
contactos so referidos na carta que regula as condies de entrega da documentao, constituindo informao confidencial.
Portugal, Torre do Tombo, Lus Teixeira Sampaio (Col. F)
4.1.A5. Registar as datas de permanncia da restrio de acesso.

Exemplos
Condies de acesso: O n. 1 do Art.. 7. da Lei n. 45/86 de 1 de Outubro fez vigorar na
Alta Autoridade Contra a Corrupo o dever de absoluto sigilo.
A restrio de acesso obedece actualmente ao que foi estipulado no n. 4 do Art. 4. da Lei
n. 26/92, de31 de Agosto, segundo o qual [] s poder ser aberto consulta pblica
decorridos 20 anos sobre a data da sua remessa para os Arquivos Nacionais/Torre do
Tombo.
Portugal, Torre do Tombo, Alta Autoridade para a Corrupo (F)
Fontes de informao
4.1.C1. As fontes de informao para as condies de acesso so constitudas pelos
acordos com as entidades que entregam a documentao aos servios de arquivo, pelos
processos de entrada da documentao nos referidos servios de arquivo, legislao,
contratos, regulamentos, normas, etc., ou por qualquer outra fonte fidedigna.
_____________________________________________________________________________________
98 Condies de acesso

_____________________________________________________________________________________
4.1.C2. As fontes de informao podem ser registadas no elemento de informao Nota

do arquivista.
4.1.D1. A informao relativa s condies de acesso pode ser apresentada de forma
coerente e organizada, seguindo sempre a mesma ordem.
Excluses
4.1.E2. Registar qualquer restrio relativa a reproduo, publicao ou uso da unidade
de descrio no elemento de informao Condies de reproduo.
4.1.E1. Registar qualquer caracterstica fsica ou requisito tcnico que restrinja o acesso
unidade de descrio no elemento de informao Caractersticas fsicas e requisitos
tcnicos.
_____________________________________________________________________________________
Condies de acesso 99

_____________________________________________________________________________________

Objectivo
Identificar quaisquer restries reproduo da unidade de descrio.
Comentrios
As restries reproduo da unidade de descrio podem estar relacionadas com:
53
O direito de autor e dos direitos conexos , ou seja, o instituto legal que define a
propriedade intelectual de um documento e regulamenta as prerrogativas e obrigaes do detentor dessa propriedade na sua difuso, nomeadamente publicao, traduo, venda ou reproduo.
A regulamentao prpria e interna da entidade detentora ou servio de arquivo, no
exerccio dos seus direitos patrimoniais sobre a publicao da totalidade ou de parte
de uma unidade de descrio.
Orientaes gerais
4.2.A1. Condies de reproduo um elemento de informao de preenchimento obrigatrio se aplicvel ao nvel do fundo e do documento, podendo, quando pertinente, ser
registado em todos os demais nveis de descrio.
4.2.A2. Registar informao relativa a direitos de autor e direitos conexos, condies de
reproduo, publicao e uso da unidade de descrio.
Exemplos
Condies de reproduo: A reproduo de documentos encontra-se sujeita a algumas restries tendo em conta o tipo dos documentos, o seu estado de conservao ou o fim a que se
destina a reproduo.
Os servios de reprografia inform-lo-o, caso a caso, das opes sua disposio.
A reproduo de documentos est sujeita s normas que regulam os direitos de propriedade e
a sua utilizao para efeitos de publicao est sujeita a autorizao da Direco do IAN/TT.
Est ainda sujeita legislao sobre direitos de autor e direitos conexos.
Portugal, Torre do Tombo, Regulamento interno de reproduo de documentos
53
Regulamentado, entre outros, pelos seguintes diplomas legais:

- DECRETO-LEI n. 63/85, de 14 de Maro. Dirio da Repblica, I Srie. 61 (1985-03-14) 662-689.
Cdigo do direito de autor e dos direitos conexos.
- LEI n. 45/85, de 17 de Setembro. Dirio da Repblica, I Srie. 214 (1985-09-17) 2970-2980. Alterao
do Cdigo dos direitos de autor e dos direitos conexos.
- LEI n. 114/91, de 3 de Setembro. Dirio da Repblica, I Srie A. 202 (1991-09-03) 4634-4637. Alterao
do Cdigo dos direitos de autor e dos direitos conexos.
- DECRETO-LEI n. 332/97, de 27 de Novembro. Dirio da Repblica, I Srie A. 275 (1997-11-27) 63936394. Transpe para a ordem jurdica interna a Directiva 92/100/CEE, do Conselho, de 19 de Novembro de
1992, relativa aos direito de aluguer, ao direito de comodato, e a certos direitos conexos ao direito de autor
em matria de propriedade intelectual.
- DECRETO-LEI n. 334/97, de 27 de Novembro. Dirio da Repblica, I Srie A. 275 (1997-11-27) 63966398. Transpe para a ordem jurdica interna a Directiva 93/98/CEE, do Conselho, de 29 de Outubro,
relativa harmonizao do prazo de proteco dos direitos de autor e de certos direitos conexos.
- LEI n. 50/2004, de 24 de Agosto. Dirio da Repblica, I Srie A. 199 (2004-08-24) 5658-5666. Transpe
para a ordem jurdica interna a Directiva 2001/29/CE, do Parlamento Europeu e do Conselho, de 22 de
Maio, relativa harmonizao de certos aspectos do direito de autor e dos direitos conexos na sociedade de
informao.
_____________________________________________________________________________________
100 Condies de reproduo

_____________________________________________________________________________________
Condies de reproduo: Sempre que a imagem for utilizada, obrigatrio fazer-se meno
de que a mesma parte integrante da Coleco Ferreira da Cunha doada pelo Sojornal,
Sociedade Jornalstica S.A. ao Arquivo Fotogrfico Municipal de Lisboa.
Portugal, Arquivo Municipal de Lisboa, Coleco Ferreira da Cunha (Col. F)
4.2.A3. Quando a unidade de descrio est protegida por direitos de autor e direitos
conexos, registar o detentor desses direitos, o respectivo contacto e a data de cessao
desses direitos, se conhecidos, e se essa informao no for confidencial.
Exemplos
Condies de reproduo: A documentao s pode ser reproduzida com autorizao do
autor.
Portugal, Arquivo Municipal de Lisboa, Daniel Blaufuks (F)
4.2.A4. Quando a unidade de descrio deixa de estar protegida por direitos de autor e
direitos conexos, indicar esse facto.
4.2.A5. Quando se desconhece a existncia de direitos de autor e direitos conexos, ou
quando a sua formulao pouco clara, registar esse facto.
4.2.A6. Registar informao sobre as condies que possam restringir a reproduo da
totalidade ou de parte da unidade de descrio, desde que as mesmas no tenham sido
especificadas a propsito dos direitos de autor e direitos conexos. Indicar os motivos da
restrio, a entidade que a impe, respectivo contacto e a durao da restrio, se essa
informao no for confidencial.
4.2.A7. Registar informao sobre as condies que possam restringir a publicao da
totalidade ou de parte da unidade de descrio. Indicar os motivos da restrio, a entidade
que a impe, respectivo contacto e a durao da restrio, se essa informao no for confidencial.
Fontes de informao
4.2.C1. As fontes de informao para as condies de reproduo so constitudas pelos
acordos com as entidades que entregam a documentao ao servio de arquivo, pela
legislao relativa a direitos de autor e direitos conexos, por regulamentos de reproduo
do servio de arquivo, ou por qualquer outra fonte fidedigna.
do arquivista.
4.2.D1. A informao relativa s condies de reproduo pode ser apresentada de forma
coerente e organizada e seguindo sempre a mesma ordem.
Excluses
4.2.E1. Registar a informao relativa a restries de acesso relacionadas com a natureza
da informao contida na unidade de descrio no elemento de informao Condies de
acesso.
______________________________________________________________________________________
Condies de reproduo 101

_____________________________________________________________________________________
4.2.E2. Registar a informao relativa a restries de acesso relacionadas com caractersticas fsicas e requisitos tcnicos da unidade de descrio no elemento de informao
Caractersticas fsicas e requisitos tcnicos.
_____________________________________________________________________________________
102 Condies de reproduo

_____________________________________________________________________________________
4.3. Idioma / Escrita

Objectivo:
Identificar os idiomas, escritas e sistemas de smbolos utilizados na unidade de descrio.
Orientaes gerais
4.3.A1. Idioma / escrita um elemento de informao de preenchimento obrigatrio se
aplicvel ao nvel do fundo e do documento, podendo, quando pertinente, ser preenchido
para os demais nveis de descrio.
4.3.A2. Quando a unidade de descrio integra apenas documentao em portugus no
necessrio referi-lo.
4.3.A3. Registar os idiomas utilizados na unidade de descrio quando estes diferem do
idioma em que feita a descrio, sobretudo quando podem condicionar o uso da referida
unidade de descrio.
Exemplos
Idioma/Escrita: Portugus, Latim e Francs.
Portugal, Torre do Tombo, Casa Cadaval (Col. F)
4.3.A4. Registar as escritas presentes na unidade de descrio, especificando qualquer

tipo de alfabeto, escrita, sistema de smbolos ou abreviaturas utilizados.
Exemplos
Idioma/ Escrita: Latim e portugus. Contm um documento em letra visigtica de transio
para a carolina.
Portugal, Torre do Tombo, Mosteiro de Santo Andr de Ancede (F), m. 1 (UI)
Idioma/Escrita: Braille.
Portugal, Torre do Tombo, Secretariado Nacional de Informao (F), Direco dos Servios
de Censura (SF), Documentos em braille (SR), cx. 513 (U.I.)
4.3.A5. Opcionalmente registar os correspondentes cdigos ISO para idiomas e escritas:

ISO 639-254,:
ara = rabe
ben = bengali
cpp = crioulo baseado no portugus
lat = latim
mal = malayalam
mwl = mirands
tet = tetum
ISO 1592455
Arab = rabe
54
ISO 639-2: 1998, Codes for the representation of names of languages, Alpha 3 code. Geneve:
International Standard Organization, 1998.
55
ISO 15924: 2001, Codes for the representation of names of scripts. Geneve: International Standard
Organization, 2001.
______________________________________________________________________________________
Idioma / Escrita 103

_____________________________________________________________________________________
Beng = bengali
Brai = braille
Latn = latim
Mlym = malayalam
Idioma / Escrita do fundo, da seco e da srie e suas subdivises
4.3.B1. Registar a informao relativa totalidade da documentao que integra a unidade de descrio de nvel superior. Nos nveis subsequentes registar apenas a informao que difere da fornecida nos nveis imediatamente superiores.
Idioma / Escrita da unidade de instalao, do documento composto e do documento
simples
4.3.B2. Registar a informao no fornecida nos nveis superiores.
Fontes de informao:
4.3.C1. A fonte de informao para o idioma / escrita a prpria unidade de descrio.
4.3.D1. A informao relativa ao idioma / escrita pode ser apresentada de forma coerente
e organizada e seguindo sempre a mesma ordem.
_____________________________________________________________________________________
104 Idioma / EscritaI

_____________________________________________________________________________________
4.4. Caractersticas fsicas e requisitos tcnicos

Objectivo
Informar sobre quaisquer caractersticas fsicas ou requisitos tcnicos relevantes que
afectem a utilizao da unidade de descrio.
Comentrios
O acesso unidade de descrio pode implicar o recurso a equipamento especial,
sobretudo no caso de documentos sonoros, audiovisuais ou no-lineares. Apesar de
no elemento de informao Dimenso e suporte estar implcita a necessidade de
recurso a um requisito tcnico (2 videocassetes; 1 disquete; 5 DVDs, etc.), indispensvel registar neste elemento informao mais especfica: nmero de rotaes
de um disco audio, modo de gravao de um vdeo, formato de um filme, etc.
Orientaes gerais
4.4.A1. Caractersticas fsicas e requisitos tcnicos um elemento de informao de
preenchimento obrigatrio se aplicvel ao nvel do fundo, da srie e do documento,
podendo, quando pertinente, ser preenchido para os demais nveis de descrio.
4.4.A2. Registar qualquer caracterstica fsica ou condio que afecte, restrinja, dificulte
ou impossibilite o uso da unidade de descrio, como, por exemplo, o estado de conservao dos documentos, e pode obrigar consulta de cpias, caso existam.
Exemplos
Caractersticas fsicas e requisitos tcnicos: Tem pergaminhos em mau estado. Tem livros
com encadernaes e flios fragilizados.
Portugal, Torre do Tombo, Mosteiro de So Simo da Junqueira (F)
Caractersticas fsicas e requisitos tcnicos: Contm livros e pergaminhos em mau estado de
conservao.
Portugal, Torre do Tombo, Mosteiro de Santa Maria de Vila Boa do Bispo (F)
Caractersticas fsicas e requisitos tcnicos: Suporte fragilizado. Requer interveno urgente.
Portugal, Torre do Tombo, Casa de Cadaval (F), n. 29 (DC)
4.4.A3. Registar qualquer requisito tcnico que afecte a utilizao da unidade de descrio, tal como o equipamento especfico, software ou hardware, necessrios para o
acesso: caractersticas do computador a partir do qual se deve processar o acesso, memria necessria, sistema operativo, etc.
Caractersticas fsicas e requisitos tcnicos do fundo, da seco e da srie e suas subdivises
4.4.B1. Registar informao genrica, adaptada ao nvel de descrio. Se possvel e pertinente, indicar as percentagens de documentao sujeita a restries devidas a caractersticas fsicas e requisitos tcnicos.
_____________________________________________________________________________________
Caractersticas fsicas e requisitos tcnicos 105

_____________________________________________________________________________________
Caractersticas fsicas e requisitos tcnicos da unidade de instalao, do documento

composto e do documento simples
Comentrios
A informao relativa s caractersticas fsicas e requisitos tcnicos aplica-se principalmente a estes nveis de descrio, sendo a partir deles que se determinam as percentagens indicadas nos nveis mais altos de descrio.
4.4.B2. Registar, se possvel e pertinente, a percentagem da unidade de descrio sujeita a
restries originadas por caractersticas fsicas e / ou requisitos tcnicos.
Fontes de informao
4.4.C1. As fontes de informao para as caractersticas fsicas e requisitos tcnicos so a
prpria unidade de descrio e os regulamentos internos, manuais de procedimentos, etc.,
da entidade detentora ou do servio de arquivo.
do arquivista.
4.4.D1. A informao relativa s caractersticas fsicas e requisitos tcnicos pode ser
representada de forma coerente e organizada (por tipos ou classes) e seguindo sempre a
mesma ordem.
Excluses
4.4.E1. Registar a informao relativa a restries relacionadas com a natureza da informao contida na unidade de descrio no elemento de informao Condies de acesso.
4.4.E2. Registar a informao relativa a restries relacionadas com reproduo, publicao ou outros tipos de uso aps o acesso no elemento de informao Condies de reproduo.
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106 Caractersticas fsicas e requisitos tcnicos

_____________________________________________________________________________________

Objectivo
Identificar os instrumentos de descrio relativos unidade de descrio.
Comentrios
Entende-se por:
Instrumento de descrio, o termo genrico que se aplica a qualquer ferramenta
que descreve e/ou referencia os documentos de arquivo, quantifica as respectivas
unidades de instalao, com vista ao controlo administrativo ou intelectual dos
documentos de arquivo, podendo ser elaborado pelo produtor da documentao ou
por uma entidade detentora ou servio de arquivo.
O termo engloba uma grande variedade de tipos de instrumentos preparados pela
entidade detentora ou servio de arquivo, como:
Guia, que descreve um ou mais acervos documentais, ao nvel do fundo (historial
da entidade produtora, estrutura interna da documentao, instrumentos de descrio documental disponveis, bibliografia, etc.) ou da coleco, fornecendo ainda
informao de carcter geral e sumrio sobre as respectivas entidades detentoras.
Inventrio, que descreve um fundo at ao nvel da srie, referindo e enumerando
as respectivas unidades de instalao, apresentando o quadro de classificao que
presidiu sua organizao.
Catlogo, que descreve, at ao nvel do documento, a totalidade ou parte de um
fundo ou de uma coleco.
ndice, que regista, de acordo com uma ordenao pr-estabelecida (sequencial ou
sistemtica), os descritores, designaes ou ttulos de um documento, acompanhados das correspondentes referncias de localizao ou cotas.
Lista de unidades de instalao, que relaciona, para fins de descrio e controlo,
as unidades de instalao, existentes num arquivo, de acordo com critrios cronolgicos, alfabticos, temticos ou outros.
Etc.
Cada um deles tem objectivos diferenciados, tendo em conta as caractersticas da documentao, a poltica de descrio definida e as necessidades do utilizador. Outros instrumentos que permitem o acesso e a recuperao dos documentos de arquivo so:
Registo, que o documento de arquivo elaborado para efeitos de controlo e
descrio da documentao produzida e/ou recebida por uma administrao de um
arquivo (registo de correspondncia, registo de entrada, etc.).
Guia de remessa, que a relao de documentos enviados a um arquivo e preparada pela entidade que os remete, para fins de identificao e controlo, podendo
ser usada como instrumento de descrio documental, nomeadamente nos arquivos intermdios.
Plano de classificao, que o documento de arquivo que regista o sistema de
classes pr-definidas e as respectivas notas de aplicao, nomeadamente quanto ao
mbito das classes e ordenao das unidades arquivsticas abrangidas por cada
uma, de modo a determinar toda a estrutura do arquivo.
Quadro de classificao, que o documento de arquivo que regista o esquema de
organizao de um acervo documental, estabelecido de acordo com os princpios
_____________________________________________________________________________________
Instrumentos de descrio 107

_____________________________________________________________________________________
da provenincia e do respeito pela ordem original, para efeitos de descrio e/ou

instalao.
Etc.
Os instrumentos de descrio constituem uma representao da unidade de descrio,
funcionando como forma de acesso, ao permitir que o utilizador identifique a documentao pertinente para a resposta s questes que coloca. Podem existir em suporte
informtico e em suporte papel56.
Orientaes gerais
4.5.A1. Instrumentos de descrio um elemento de informao de preenchimento
obrigatrio ao nvel do fundo, obrigatrio se aplicvel ao nvel da srie, podendo,
quando pertinente, ser preenchido para os demais nveis de descrio.
4.5.A2. Registar informao relativa a quaisquer instrumentos de descrio necessrios
recuperao da documentao, elaborados pelo produtor, pela entidade detentora ou
servio de arquivo, em qualquer tipo de suporte, que facultem informao relativa ao
contexto de produo e / ou ao contedo da unidade de descrio.
4.5.A3. Registar o tipo de instrumento de descrio, o respectivo ttulo, e os elementos
necessrios para proceder sua recuperao: nmero atribudo no servio de referncia
da entidade detentora ou servio de arquivo, cota, caso sejam parte integrante da unidade de descrio, website, etc.
Exemplos
Instrumentos de descrio: Arquivo da Famlia Lima Mayer: inventrio [dactilografado],
1984 (L 489).
SERRO, Joel (coord.); LEAL, Maria Jos da Silva; PEREIRA, Miriam Halpern (dir.)
Roteiro de fontes da histria portuguesa contempornea.Vol. 1. Lisboa: INIC, 1984, p. 9798.
Portugal, Torre do Tombo, Famlia Lima Mayer (F)
4.5.A4. Registar se se trata de um instrumento de descrio completo ou parcial, bem

como o tipo de suporte em que se encontra (papel, informtico ou outro).
4.5.A5. Se a unidade de descrio no se encontra arquivisticamente tratada e descrita,
registar a existncia dos instrumentos de descrio relevantes para o controlo administrativo e intelectual existentes quando da entrada da unidade de descrio na entidade
detentora ou servio de arquivo e que se encontrem disponveis para consulta: guias de
remessa ou outros.
56
Para a preparao e apresentao de instrumentos de descrio veja-se CONSELHO

INTERNACIONAL DE ARQUIVOS. COMIT DAS NORMAS DE DESCRIO Relatrio do Subcomit sobre os instrumentos de descrio: orientaes para a preparao e apresentao de
instrumentos de descrio. Traduo portuguesa. [documento electrnico] Disponvel em: <http://www.
iantt.pt/instituto.html?menu=menu_organizar_arquivos&conteudo=descricao_acesso&conteudo_nome=
Descrio%20e%20acesso>. Acedido em 2005-01-14.
_____________________________________________________________________________________
108 Instrumentos de descrio

_____________________________________________________________________________________
Instrumentos de descrio do fundo, da seco e da srie e suas subdivises
4.5.B1. Este elemento de descrio reporta-se, fundamentalmente, aos nveis superiores
de descrio, e em especial ao fundo. De uma maneira geral os demais nveis herdam a
informao dos nveis superiores, a menos que exista para eles informao especfica.
Exemplos
Instrumentos de descrio: Um dos livros desta srie (liv. 261) um ndice cronolgico da
correspondncia recebida de todos os magistrados do reino.
Portugal, Torre do Tombo, Intendncia Geral da polcia (F), Coordenao poltica de
magistrados e outras autoridades (SC), Registo de correspondncia expedida para magistrados de provedorias e comarcas do reino (SR)
Instrumentos de descrio da unidade de instalao, do documento composto e do

documento simples
4.5.B2. Este elemento de descrio s deve ser preenchido para estes nveis quando a
informao registada difira da registada nos nveis superiores.
Fontes de informao
4.5.C1. As fontes de informao para os instrumentos de descrio so as consideradas
pertinentes.
do arquivista.
4.5.D1. A informao relativa aos instrumentos de descrio pode ser apresentada de
forma coerente e organizada e seguindo sempre a mesma ordem.
4.5.D2. Registar a informao relativa a instrumentos de descrio de acordo com as
seguintes normas: NP 405-157; NP 405-258; NP 405-3,59; NP 405-460.
Excluses
4.5.E1. Registar a informao relativa publicao de cpias da unidade de descrio
no elemento de informao Nota de publicao.
57
NP 405-1. 1994, Informao e documentao - Referncias bibliogrficas: documentos impressos.

Lisboa: IPQ; CT7. 49 p.
58
NP 405-2. 1998, Informao e documentao - Referncias bibliogrficas: material no livro. Lisboa:
IPQ; CT7. 27 p.
59
NP 405-3. 2000, Informao e documentao - Referncias bibliogrficas: documentos no
publicados. Lisboa: IPQ; CT7. 15 p.
60
NP 405-4. 2002, Informao e documentao Referncias bibliogrficas: documentos electrnicos.
_____________________________________________________________________________________
Instrumentos de descrio 109

_____________________________________________________________________________________
5. ZONA DA DOCUMENTAO ASSOCIADA

A Zona da documentao associada destina-se informao sobre a documentao
com uma relao importante com a unidade de descrio. composta pelos seguintes
elementos de informao:
5.1. Existncia e localizao dos originais;
5.2. Existncia e localizao de cpias;
5.3. Unidades de descrio relacionadas;
5.4. Nota de publicao.
5.1. Existncia e localizao dos originais

Objectivos
Indicar a existncia, localizao, disponibilidade e / ou destruio dos originais, quando
a unidade descrio consiste numa cpia.
Comentrios
Endende-se por:
Original, o documento onde consignada pela primeira vez, sob forma definitiva,
a vontade expressa do seu autor, conservado no suporte e formato em que foi
emitido e com os devidos sinais de validao. Podem considerar-se tambm
documentos originais os autgrafos, os hetergrafos, os holgrafos e os originais
mltiplos.
Orientaes gerais
5.1.A1. Existncia e localizao dos originais um elemento de informao de preenchimento obrigatrio se aplicvel ao nvel do fundo, podendo, quando pertinente, ser
registado em todos os demais nveis de descrio.
5.1.A2. Registar, quando a unidade de descrio uma cpia, a existncia e localizao
dos originais, caso estejam disponveis noutra entidade detentora, noutro servio de
arquivo ou noutro local que no o detentor das cpias, se essa no for uma informao
confidencial.
Exemplos
Existncia e localizao dos originais: O texto original deste tratado foi guardado nos
Archives de Cour et d' Etat.
Portugal, Torre do Tombo, Tratados (Col.), ustria, cx. 1, n. 4 (DC)
Ttulo: Convite para inaugurao do Canal do Suez.
Existncia e localizao dos originais: Fundao Ea de Queirs.
Portugal, Arquivo Distrital do Porto, Arquivo Pessoal Ea de Queirs (F), Actividade Privada (SC), Correspondncia Recebida (SR) Convite para a inaugurao do canal do Suez
(DS)
_____________________________________________________________________________________
110 Existncia e localizao de originais
Documentao Zona da Documentao Associada

_____________________________________________________________________________________
Existncia e localizao dos originais: Os originais encontram-se no Instituto de Arquivo
Histrico e Geogrfico Brasileiro.
Portugal, Torre do Tombo, Instituto de Arquivo Histrico e Geogrfico Brasileiro (Col. F)
5.1.A3. Registar a morada ou o contacto da pessoa ou da entidade detentora dos originais, se essa no for uma informao confidencial.
5.1.A. Registar quaisquer nmeros de controlo significativos relativos a esses originais.
Fontes de informao
5.1.C1. A fonte de informao para a existncia e localizao dos originais constituda
pela prpria unidade de descrio, pela documentao administrativa de entrada da unidade de descrio na entidade detentora ou servio de arquivo, registos de outras entidades detentoras ou servios de arquivo ou por qualquer outra fonte fidedigna.
do arquivista.
5.1.D1. A informao relativa ao elemento de informao Existncia e localizao dos
originais pode ser apresentada de forma coerente e organizada e seguindo sempre a
mesma ordem.
Excluses
5.1.E1. Registar a informao sobre originais destrudos na sequncia de avaliao e
seleco, no elemento de informao Avaliao, seleco e eliminao.
5.1.E2. Registar a informao relativa a cpias, quando a entidade detentora ou o servio de arquivo dispe dos originais e das cpias, no elemento de informao Existncia
e localizao de cpias.
_____________________________________________________________________________________
Existncia e localizao dos originais 111

______________________________________________________________________________________
5.2. Existncia e localizao de cpias

Objectivo
Indicar a existncia, localizao e disponibilidade de cpias da unidade de descrio.
Comentrios
Entende-se por:
Cpia, o documento resultante da reproduo, simultnea ou no, total ou parcial,
de um original, obtida directa ou indirectamente e, em regra, definida pela sua funo (cpia de arquivo, cpia de complemento, cpia de consulta, cpia de referncia, cpia de segurana, cpia de substituio, etc.), pelo processo de obteno
(cpia manuscrita, fotocpia, microcpia, etc.) ou pela autenticidade (cpia autntica por oposio a fac-simile, por exemplo). A cpia de arquivo tem valor de original.
As cpias podem ser de diferentes tipos:
Cpia de consulta, destinada a substituir o original na comunicao, a fim de o
preservar de um excessivo manuseamento e/ou outros factores de deteriorao.
Cpia de complemento, que corresponde a cpia de documentos custodiados por
outra entidade, destinada a completar e/ou complementar os fundos de uma
entidade detentora ou servio de arquivo.
Cpia de referncia, destinada a servir de referncia ao correspondente original
(ex. copiador de correspondncia).
Cpia de segurana, destinada a conservar a informao contida no original, caso
estes se perca ou deteriore. Em princpio, o original e a cpia de segurana no
devero estar armazenados no mesmo depsito.
Cpia figurada, que imita o original, tanto na disposio do texto como nos
caracteres extrnsecos, mas sem qualquer valor jurdico, a menos que tenha sido
validada por autoridade competente. Se se trata de um cpia exacta e integral,
designa-se cpia fac-similada ou fac-smile. Um fac-smile obtido por processo
fotogrfico tambm chamado reproduo anasttica.
Cpia paleogrfica, que procede transcrio literal de um texto anterior. Na
transcrio poder-se-o desenvolver as abreviaturas que no levantem dvidas de
interpretao, actualizar o desenho das letras e ignorar as variantes originais ou
individuais dos fonemas.
Existem, no entanto, cpias com valor de originais, devendo ser tratadas como tal:
Cpia autntica, quando validada por autoridade competente para esse efeito. A
cpia autntica tem o mesmo valor legal que o original.
Cpia de arquivo, quando corresponde a um documento expedido, arquivada pela
entidade produtora, para efeito de prova.
Cpia de substituio, geralmente em microforma, quando destinada a substituir,
para todos os efeitos, originais, eventualmente eliminados. O recurso s cpias de
substituio tem por base razes de gesto de espao ou de conservao. Pode
tambm ter como objectivo a supresso de lacunas, ou a substituio dos originais
no mbito da consulta.
Cpia em pblica-forma, quando corresponde a cpia autntica (de teor integral
ou parcial) de um documento textual, reconhecida ou autenticada por autoridade
competente. Tem o mesmo valor legal que o original.
______________________________________________________________________________________
112 Existncia e localizao de cpias

______________________________________________________________________________________
Orientaes gerais
5.2.A1. A existncia e localizao de cpias pode, quando pertinente, ser registada em
todos os nveis de descrio.
5.2.A2. Quando, para alm do original, existe cpia disponvel da unidade de descrio,
seja na entidade detentora ou servio de arquivo ou noutro local, independentemente do
tipo de suporte em que se encontra, registar a sua localizao.
Exemplos
Ttulo: Parquia de Abitureiras (Nossa Senhora da Conceio).
Existncia e localizao de cpias: Portugal, Torre do Tombo.
Portugal, Arquivo Distrital de Santarm, Registos Paroquiais (GF), Parquia de Abitureiras
(Nossa Senhora da Conceio)(F)
Ttulo: Registo de baptismos.
Existncia e localizao de cpias: Portugal, Torre do Tombo cpias para os anos de 18601910.
Portugal, Arquivo Distrital de Santarm, Registos Paroquiais(GF), Parquia de Abitureiras
(Nossa Senhora da Conceio)(F), Baptismos (SR)
Ttulo: Relao dos cavaleiros do priorado de Portugal.
Existncia e localizao de cpias: Uma cpia deste documento foi localizada na coleco
Manuscritos vindos do Ministrio da Instruo Pblica, n. 40, com uma anotao referindo
que cpia de um manuscrito da recebedoria.
Portugal, Torre do Tombo, Casa do Infantado (F), Tesouraria (SC), Relao dos cavaleiros
do priorado de Portugal (SR)
5.2.A3. Registar a pessoa ou a entidade detentora de cpias e a respectiva morada ou

contacto, se essa no for uma informao confidencial.
Exemplos
Existncia e localizao das cpias: Parte dos livros encontram-se em microfilme no Centro
de Estudos de Histria do Atlntico (Secretaria Regional de Turismo e Cultura, da Regio
Autnoma da Madeira).
Portugal, Torre do Tombo, Provedoria e Junta da Real Fazenda do Funchal (F)
5.2.A4. Registar qualquer tipo de condio definida para o acesso cpia.

5.2.A5. Registar quaisquer nmeros de controlo significativos relativos cpia, ou
qualquer informao necessria sua recuperao.
5.2.A6. Quando as cpias so acedidas por acesso remoto, registar a informao
necessria ao acesso.
5.2.A7. Registar, se pertinente, as datas de elaborao das cpias.
5.2.A8. Registar o tipo de suporte em que se encontra a cpia.
5.2.A9. Quando apropriado, registar a informao relativa s diferentes geraes das
cpias.
______________________________________________________________________________________
Existncia e localizao de cpias 113

______________________________________________________________________________________
5.2.A10. Quando existe disponvel a cpia de apenas parte da unidade de descrio,

registar de forma exacta qual.
Fontes de informao
5.2.C1. A fonte de informao para a existncia e localizao das cpias constituda
pela prpria unidade de descrio, pela documentao administrativa de entrada da
unidade de descrio na entidade detentora ou servio de arquivo, registos de outras
entidades detentoras ou servios de arquivo ou por qualquer outra fonte fidedigna.
5.2.C.2. As fontes de informao podem ser registadas no elemento de informao Nota
do arquivista.
5.2.D1. A informao relativa ao elemento de informao Existncia e localizao das
cpias pode ser apresentada de forma coerente e organizada e seguindo sempre a mesma
ordem.
Excluses
5.2.E1. Registar a informao sobre o recurso ao uso de cpias decorrente da necessidade
de preservao dos originais (cpias de consulta), no elemento de informao
Caractersticas fsicas e requisitos tcnicos.
5.2.E2. Registar a informao relativa a cpias publicadas no elemento Nota de
publicao.
______________________________________________________________________________________
114 Existncia e localizao de cpias

______________________________________________________________________________________
5.3. Unidades de descrio relacionadas

Objectivo
Identificar as unidades de descrio relacionadas.
Comentrios
As relaes entre as unidades de descrio podem ser de diferentes tipos:
Completiva, quando a unidade de descrio relacionada faz parte de um mesmo e
nico conjunto que a descrita, ou seja, quando tm a mesma provenincia mas, por
qualquer motivo, foram separadas. Estas situaes podem dever-se a diferentes
causas, como uma histria custodial acidentada, ou ao facto de a transferncia da
documentao para a entidade detentora ou para o servio de arquivo no ter sido
feita na totalidade.
Antecessora, quando a unidade de descrio relacionada antecedeu no tempo a
descrita. Encontram-se, normalmente, ao mesmo nvel de descrio.
Sucessora, quando a unidade de descrio relacionada sucedeu no tempo descrita,
dando-lhe continuidade. Encontram-se, normalmente, ao mesmo nvel de descrio.
Esta situao comum ao nvel das colectivas, em constante evoluo, em que
sucessivamente perdem ou adquirem funes em detrimento de outras.
Complementar, quando a unidade de descrio relacionada complementa a
descrita. So unidades que coexistiram, ligadas por relaes que fazem com que o
conhecimento de cada uma seja importante para compreender a outra.
Paralela, quando a unidade relacionada constituda pelo mesmo tipo de
documentao, mas integrada num mbito distinto. So geralmente unidades ao
mesmo nvel da descrita, que decorrem de funes equivalentes entre si ou de
funes com os mesmos fins.
Genrica, quando entre a unidade de descrio relacionada e a descrita, que podem
ser de qualquer nvel, existe qualquer outro tipo de relao diversa das
anteriormente referidas.
Este elemento de informao assume particular relevncia nos casos de documentao
que, por diferentes tipos de razes, foi separada, constituindo coleces: selos, mapas,
desenhos, etc.
Orientaes gerais
5.3.A1. As unidades de descrio relacionadas podem, quando pertinente, ser registadas
em todos os nveis de descrio, embora seja mais frequente o seu registo ao nvel do
fundo e da srie.
5.3.A2. Registar informao relativa s unidades de descrio relacionadas existentes na
entidade detentora ou no servio de arquivo, ou em qualquer outro local, inclusive o
produtor, que com ela estejam relacionadas, seja pela provenincia ou por outro qualquer
tipo de associao.
Exemplos
Ttulo: Parquia de Abitureiras (Nossa Senhora da Conceio).
Unidades de descrio relacionadas: Relao completiva: Portugal, Torre do Tombo,
Parquia de Abitureiras (Nossa Senhora da Conceio).
Portugal, Arquivo Distrital de Santarm, Fundos Paroquiais(GF), Parquia de Abitureiras
(Nossa Senhora da Conceio)(F)
______________________________________________________________________________________
Unidades de descrio relacionadas 115

______________________________________________________________________________________
5.3.A3. Explicitar sempre a localizao exacta da unidade de descrio relacionada, se

essa no for uma informao confidencial.
Exemplos
Ttulo: Registo de baptismos.
Unidades de descrio relacionadas: Relao completiva: Portugal, Torre do Tombo,
Registo de baptismos documentao que completa a srie para os anos de 1628-1773 e
1781-1852.
Portugal, Arquivo Distrital de Santarm, Fundos Paroquiais(GF), Parquia de Abitureiras
(Nossa Senhora da Conceio)(F), Baptismos(SR)
5.3.A4. Explicitar, se conveniente, o tipo de relao existente, ou qualquer outra

informao adicional relevante.
Exemplos
Ttulo: Carta de D. Manuel I doando 30 alqueires de azeite ao Convento de Tomar.
Unidades de descrio relacionadas: Relao de complementaridade: Portugal, Torre do
Tombo, Carta de D. Manuel I trasladada em OC/CT 232, f. 43 (PT-TT-OCCT/A/7/232/28).
Relao de sucesso: Portugal, Torre do Tombo, Carta de confirmao de D. Joo III
trasladada em OC/CT 232, f. 49 (PT-TT-OCCT/A/7/232/38).
Portugal, Torre do Tombo, Mestrado da Ordem de Cristo (F), Regulamentos e constituies
(SC), Tombos gerais (SR), Tombos dos bens, rendas, direitos e escrituras do Convento de
Tomar (DC), Carta de D. Manuel I doando 30 alqueires de azeite ao Convento de Tomar
(DS)
Ttulo: Crnica de D. Joo II.
Unidades de descrio relacionadas: Relao de antecesso: Portugal, Torre do Tombo,
Crnicas, Crnica de D. Afonso V - A numerao da crnica de D. Joo II tem incio na
crnica de D. Afonso V - PT/TT/CRN/17. Relao de paralelismo: Portugal, Torre do
Tombo, Crnica de D. Joo II, de Garcia de Resende - PT/TT/Manuscrito da Livraria, n.
985. Relatos sobre o prncipe D. Joo na Crnica dos reis desde o Senhor D. Dinis at o
Senhor D. Joo II, Crnica do Dozeno Rei de Portugal, OS/CP 353, f. 68v.-88v.. Crnica
dos reis desde o Senhor D. Dinis at ao Senhor D. Joo II, Crnica do Trezeno Rei de
Portugal, OS/CP 353, f. 88v.-176v., 178. Relatos sobre o prncipe D. Joo nas Crnicas de
Rui de Pina, coligidas por Fr. Lucas de S. Joaquim Pinheiro, religioso de S. Paulo,
manuscritos da Livraria n. 981, p. 111 a 414.
Portugal, Torre do Tombo, Crnicas (Col. F), Crnica de D. Joo II (DS)
Ttulo: Decretos, Provises e Avisos.
Unidades de descrio relacionadas: Relao de complementaridade: Portugal, Torre do
Tombo, Registo Geral de Mercs, Chancelaria Rgia e nas Habilitaes da Ordem de Cristo
- encontram-se registos referentes a muitos funcionrios da Casa da Suplicao a que a
presente srie se reporta.
Nos Livros de registo de Decretos e Leis Extravagantes da Casa da Suplicao encontram-se
registados, com a indicao do mero do livro e respectivo flio, muitos dos documentos
desta srie.
Portugal, Torre do Tombo, Casa da Suplicao (F), Administrao Geral (SC), Decretos,
Provises e Avisos (SR)
5.3.A5. Registar o ttulo da unidade de descrio relacionada, bem como qualquer

informao significativa de identificao e de recuperao.
Exemplos
Unidades de descrio relacionadas: Portugal, Arquivo Municipal de Faro, Juzo dos rfos
de Faro (F); Arquivo Distrital de Faro, Provedoria das Comarcas do Algarve (F).
Portugal, Torre do Tombo, Juzo dos rfos de Faro (F)
______________________________________________________________________________________
116 Unidades de descrio relacionadas

______________________________________________________________________________________
Unidades de descrio relacionadas: Portugal, Torre do Tombo, Casa da Coroa: Contos do
Reino e Casa (F)/Contas da Ilha da Madeira (SC).
Portugal, Arquivo Histrico do Tribunal de Contas, Errio Rgio (F)
Unidades de descrio relacionadas: Para um melhor estudo da Junta de Freguesia de Rio de
Moinhos ou da freguesia, para alm de consultar este fundo aconselha-se a consulta dos
fundos da Administrao do Concelho e da Cmara Municipal de Penafiel, sobretudo no que
diz respeito s seguintes sries: Actas da Cmara Municipal; Registo Geral; Copiador de
correspondncia expedida; Registo de correspondncia recebida; Livro de cobrana de foros
da Cmara nas freguesias; Recenseamentos eleitorais; Recenseamento militar; Autos de
posse dos Regedores da Parquia; Obras Pblicas; Obras Particulares; Impostos.
Portugal, Arquivo Municipal de Penafiel, Junta de Freguesia de Rio de Moinhos (F)
Unidades de descrio relacionadas: Portugal, Arquivo Municipal de Penafiel, Fundo da
Junta de Freguesia de Rio de Moinhos, Srie de Actas, Srie Boletim de informao da
Assistncia Paroquial de Rio de Moinhos.
Portugal, Arquivo Municipal de Penafiel, Junta de Freguesia de Rio de Moinhos (F),
Cadastro dos pobres e indigentes da Freguesia de Rio de Moinhos (SR)
Fontes de informao
5.3.C1. A fonte de informao para as unidades de descrio relacionadas constituda
pela prpria unidade de descrio, pela documentao administrativa de entrada da
unidade de descrio na entidade detentora ou servio de arquivo, registos de outras
entidades detentoras ou servios de arquivo ou por qualquer outra fonte fidedigna.
do arquivista.
5.3.D1. A informao relativa s unidades de descrio relacionadas pode ser apresentada
de forma coerente e organizada, seguindo sempre a mesma ordem.
Excluses
5.3.E1. Registar informao relativa a instrumentos de controlo que fazem parte da
unidade de descrio (caso dos ndices, por exemplo) e que tambm servem de
instrumentos de descrio ou recuperao no elemento de informao Instrumentos de
descrio.
5.3.E2. Registar informao relativa aos originais da unidade de descrio no elemento
de informao Existncia e localizao dos originais.
5.3.E3. Registar informao relativa a cpias da unidade de descrio no elemento de
informao Existncia e localizao de cpias.
______________________________________________________________________________________
Unidades de descrio relacionadas 117

______________________________________________________________________________________

Objectivo
Identificar quaisquer publicaes que tratem ou se baseiem na utilizao, estudo ou
anlise da unidade de descrio.
Orientaes gerais
5.4.A1. A nota de publicao pode, quando pertinente, ser registada em todos os nveis de
descrio.
5.4.A2. Registar referncias e/ou informaes sobre publicaes, em qualquer suporte,
que tratem ou se baseiem na utilizao, estudo ou anlise da unidade de descrio,
independentemente de ser constituda por originais ou cpias, fornecendo todos os
elementos necessrios sua recuperao.
5.4.A3. Registar o tipo de publicao, como fac-smiles, transcries, resumos ou estudos
relativos unidade de descrio, deixando clara a relao existente entre a publicao e a
unidade de descrio.
5.4.A4. Registar, se pertinente, informao que permita avaliar ou interpretar o contedo
e a relevncia das publicaes referenciadas.
Exemplos:
Nota de publicao: CHABY, Cludio Synopse dos decretos remetidos ao extinto Conselho
de guerra. Lisboa: Imprensa Nacional, 1869-1892. 8 vol.
SANTOS, Horcio Madureira dos Catlogo dos decretos do extinto Conselho de Guerra
na parte no publicada pelo general Cludio de Chaby. Separata do Boletim do Arquivo
Histrico Militar. Lisboa: Arquivo Histrico Militar, 1968.
Portugal, Torre do Tombo, Conselho de Guerra (F), Decretos (SR)
Nota de publicao: DIAS, Joo Jos Alves Gentes e espaos: edio crtica do
numeramento de 1527-1532: dicionrio corogrfico do Portugal quinhentista: comarca de
Entre Douro e Minho. Cascais: Patrimonia, 1999. ISBN 972-744-036-3. Transcrio,
descrio codicolgica e estudo.
Portugal, Torre do Tombo, Gavetas (Col. F), Gaveta 15, m. 24, doc. 12 (DC)
Nota de publicao: Carta de Pero Vaz de Caminha. In Portugal. Biblioteca Nacional As
viagens dos Portugueses. [em linha]. Comissrios cientficos Jorge Couto e Ana Maria de
Azevedo; comissria tcnica Maria Valentina Sul Mendes; webdesign Ceclia Matos. Lisboa:
Biblioteca Nacional, 2001. [Consulta em 22 de Maro de 2005]. Disponvel em <http://bnd.
bn.pt/ed/viagens/brasil/obras/ carta_pvcaminha/index.html>. Transcrio, imagem e estudo
da Carta de Pero Vaz de Caminha.
Portugal, Torre do Tombo, Gavetas (Col. F), Gav. 8, m. 2, n. 8 (DS)
Fontes de informao
5.4.C1. As fontes de informao para a nota de publicao so constitudas por qualquer
fonte fidedigna.
______________________________________________________________________________________
118 Nota de publicao

______________________________________________________________________________________
5.4.D1. A informao relativa nota de publicao pode ser apresentada de forma
organizada (por tipos ou classes), e seguindo sempre a mesma ordem. Cabe a cada
entidade detentora ou servio de arquivo a definio da poltica de descrio a adoptar.
5.4.D2. A informao relativa nota de publicao deve ser apresentada de acordo com
as seguintes normas: NP 405-161, NP 405-262, NP 405-363, NP 405-464.
Excluses
5.4.E1. Registar informao relativa a descries ou instrumentos de descrio
publicados no elemento de informao Instrumentos de descrio.
5.4.E2. Registar os estudos relativos ao produtor ou autor da unidade de descrio, caso
tenham servido de fontes para a elaborao da descrio, no elemento de informao
Nota do Arquivista.
5.4.E3. Registar os estudos relativos ao produtor ou autor da unidade de descrio no
respectivo registo de autoridade arquivstica, no elemento de informao no elemento de
informao Fontes.
61

62
IPQ; CT7. 27 p.
63
NP 405-3. 2000, Informao e documentao - Referncias bibliogrficas: documentos no publicados.
64
______________________________________________________________________________________
Nota de publicao 119

_____________________________________________________________________________________
6. ZONA DAS NOTAS

A Zona de notas contm informao especializada ou qualquer outra informao que
no possa ser includa em nenhuma das outras zonas. composta pelo seguinte
elemento de informao:
6.1. Notas.
6.1. Notas
Objectivo
Facultar informao que no possa ser includa em qualquer das outras zonas.
Comentrios:
As notas constituem um elemento de informao opcional. O seu preenchimento
pode ser casustico, tendo em conta a especificidade de cada unidade de descrio.
Pode, no entanto, ser pertinente que cada entidade detentora ou servio de arquivo
defina uma poltica relativa ao tipo de notas a usar, respectivo contedo,
exaustividade e redaco.
Orientaes gerais
6.1.A1. As notas, quando pertinentes, podem ser registadas em todos os nveis de
descrio.
6.1.A2. Registar informao especializada ou outra informao significativa no
includa em nenhum dos outros elementos de informao.
6.1.A3. Registar os diferentes ttulos da unidade de descrio no seleccionados para
constar no elemento de informao Ttulo.
Exemplos
Ttulo: Provimento de capelas da Correio do Alentejo.
Notas: Notas ao Ttulo: Ttulo original: Livro de emaados da Correio do Alentejo.
Portugal, Torre do Tombo, Provedoria de Santarm e Tomar (F), Provimento de capelas
da Correio do Alentejo (SR)
Ttulo: Registo dos termos das sadas de dinheiro e valores.
Notas: Notas ao Ttulo: Surgem tambm as seguintes designaes: Livros das sadas da
Repartio da Corte, Livros de despesa da Repartio da Corte; Livros das sadas da 1
Repartio.
Portugal, Torre do Tombo, Junta do Depsito Pblico de Lisboa (F), Repartio da Corte
(SC), Registo de termos das sadas de dinheiro (SR)
6.1.A4. Transcrever o termo ou termos originais que integram o ttulo, quando a

actualizao da grafia resultar muito diferente do termo ou termos originais.
_____________________________________________________________________________________
120 Notas
Documentao Zona das Notas

_____________________________________________________________________________________
Exemplos
Notas: Notas ao Ttulo: No ttulo formal do documento pode ler-se: Carta per que o dicto
senhor mandou entregar o seu castello d aurantes a gonalo uaasquez seu uasallo que lhe
delle fez menagem ect.
Portugal, Torre do Tombo, Chancelaria Rgia (F), Chancelaria de D. Pedro I (SC), doc. 9
(DS)
6.1.A5. Registar informao complementar considerada pertinente relativa a ttulos

atribudos a unidades de descrio cujos ttulos formais incluem informao no
comunicvel.
Exemplos
Ttulo atribudo: Joo Silva Sousa
Notas: Notas ao Ttulo: Optou-se por um ttulo atribudo, j que o ttulo formal inclui
informao no comunicvel ao abrigo de Artigo 17. do Decreto-Lei 16/93 de 23 de
Janeiro.
6.1.A6. Registar informao relativa a detalhes de quaisquer tipos e especificaes de

datas da unidade de descrio que no constem no elemento de informao Datas:
discrepncia entre datas ou tipos de datas, datas adicionais.
Exemplos
Notas: Notas a Datas: O documento datado de 3 de Xabn de 1205 (Hgira)
Portugal, Torre do Tombo, Famlia Landerset (F), doc. 23 (DS)
6.1.A7. Registar informao relativa ao tipo de calendrio e proceder transcrio

exacta da data, tal como consta na unidade de descrio, caso conste noutro calendrio.
6.1.A8. Registar informao complementar da registada no elemento de informao
Dimenso e suporte.
6.1.A9. Registar informao sobre qualquer tratamento de preservao e/ou restauro
especficos efectuado sobre a unidade de descrio.
6.1.A10. Registar informao complementar sobre a presena em exposies da unidade
de descrio.
Fontes de informao
6.1.C1. As fontes de informao para as notas so constitudas por qualquer fonte
fidedigna.
6.1.D1. A informao relativa s notas pode, se pertinente, ser apresentada de forma
coerente, agrupada segundo os elementos de informao a que se reporta e explicitando
quais.
_____________________________________________________________________________________
Notas 121

_____________________________________________________________________________________
7. ZONA DO CONTROLO DA DESCRIO

A Zona do controlo da descrio contm informao sobre como, quando e por quem
foi elaborada a descrio arquivstica. composta pelos seguintes elementos de
informao:
7.1. Nota do arquivista;
7.2. Regras ou convenes;
7.3. Data da descrio.

Objectivo
Explicitar como, ou seja, com base em que fontes, e por quem, foi elaborada a descrio
ou a respectiva reviso ou revises.
Comentrios
Cada entidade detentora ou servio de arquivo deve estabelecer uma poltica
consistente relativamente exaustividade da informao a registar neste elemento
de informao.
Orientaes gerais
7.1.A1. A nota do arquivista um elemento de preenchimento obrigatrio ao nvel do
fundo, podendo, quando pertinente, ser registado em todos os demais nveis de
descrio.
7.1.A2. Registar a informao sobre as fontes consultadas. Podem ser registadas, se
pertinentes:
As fontes utilizadas para o Cdigo de referncia;
As fontes utilizadas para a redaco do Ttulo atribudo;
As fontes utilizadas para a redaco do Ttulo formal;
As fontes utilizadas para as Datas;
As fontes secundrias utilizadas para a redaco do elemento de informao
Dimenso e suporte (quantidade, volume ou extenso);
As fontes utilizadas para a construo do Nome do produtor;
As fontes utilizadas para a Histria administrativa/biogrfica/familiar;
As fontes utilizadas para a redaco do elemento de informao Histria custodial
e arquivstica;
As fontes utilizadas para a redaco do elemento de informao Fonte imediata de
aquisio ou transferncia;
As fontes utilizadas para a redaco do elemento de informao mbito e
contedo;
As fontes utilizadas para a redaco do elemento de informao Avaliao,
seleco e eliminao;
As fontes utilizadas para a redaco do elemento de informao Ingressos
adicionais;
_____________________________________________________________________________________
122 Nota do arquivista
Documentao Zona do Controlo da Descrio

_____________________________________________________________________________________
As fontes utilizadas para a redaco do elemento de informao Sistema de
organizao;
As fontes utilizadas para a redaco do
localizao dos originais;
localizao das cpias;
descrio relacionadas;
Quaisquer outras fontes utilizadas para
informao.
elemento de informao Existncia e

elemento de informao Existncia e
elemento de informao Unidades de
a redaco de outros elementos de
7.1.A3. Registar, de forma clara e sem recurso a abreviaturas, o nome ou nomes dos
responsveis pela elaborao e/ou reviso da descrio e o respectivo servio em que se
integram.
Fontes de informao
7.1.C1. As fontes de informao para a nota do arquivista so quaisquer fontes
consideradas fidedignas.
7.1.D1. Registar a informao de acordo com as seguintes normas: NP 405-165, NP 4052 66, NP 405-3 67, NP 405-4 68.
Exemplos
Notas do arquivista: Descrio elaborada por Joana Braga (IAN/TT), com base nas
seguintes fontes e bibliografia:
Portugal, Torre do Tombo: Arquivo do Arquivo, Avisos e Ordens, m. 21, n. 111; Arquivo do
Arquivo, Correspondncia expedida, cx. 32; Ministrio do Reino, liv. 1778, reg. 822.
CHORO, Maria Jos Mexia Bigotte Inquritos promovidos pela Coroa no sculo XVIII.
Separata da Revista de Histria Econmica e Social. (1988).
Portugal, Torre do Tombo, Memrias Paroquiais (Col. F)
Notas dos arquivistas: Descrio elaborada por Luclia Runa (IAN/TT), com base na
informao recolhida em fases de trabalho anteriores. Concluda por Ana Maria Lopes Vaz
dos Santos no que respeita histria familiar e mbito e contedo com base na anlise da
documentao e na seguinte bibliografia:
SANCHES DE BAENA, Visconde de Archivo Heraldico-Genealogico. Lisboa: Tip.
Universal, 1872.
TVORA, Lus Gonzaga de Lancastre e Dicionrio das famlias portuguesas. Lisboa:
Quetzal, 1999. 2. ed.
Portugal, Torre do Tombo, Famlia Snel de Cordes (F)
65

66
IPQ; CT7. 27 p.
67
68
_____________________________________________________________________________________
Nota do arquivista 123

_____________________________________________________________________________________
Notas do arquivista: Descrio elaborada por Joana Braga (IAN/TT) a partir da obra
referida na Nota de publicao, na guia de remessa da documentao e nos seguintes
documentos electrnicos:
CRDITO PREDIAL PORTUGUS. A nossa histria [documento electrnico]. Crdito
Predial Portugus, 2002 [acedido a 17 Julho 2003]. Disponvel em <http://netbanco.cpp
.pt/cpp/products/type2.xml?patrent=520&id=9>
BANCO TOTTA & AORES. Histria [Documento electrnico]. Banco Totta & Aores
[acedido a 18 Julho 2003]. Disponvel em <http://www.totta.pt/bta/products/type2.xml?
parent=520&id=9>
Portugal, Torre do Tombo, Crdito Predial Portugus (F)
7.1.D2. A informao relativa s fontes consultadas pode ser apresentada de forma

coerente, e organizada segundo os elementos de informao a que se reporta e
explicitando quais, e seguindo sempre a mesma ordem.
Exemplos
Notas do arquivista: As fontes utilizadas para a Histria custodial e arquivstica foram:
As fontes utilizadas para as Condies de reproduo foram:
As fontes utilizadas para as Unidades de descrio relacionadas foram:
_____________________________________________________________________________________
124 Nota do arquivista
Documentao Zona do Controlo da Descrio

_____________________________________________________________________________________

Objectivo
Identificar as regras ou convenes em que se baseia a descrio.
Orientaes gerais
7.2.A1. Regras ou convenes um elemento de preenchimento obrigatrio ao nvel do
descrio.
7.2.A2. Registar as regras ou convenes internacionais, nacionais ou locais utilizadas
na elaborao da descrio.
7.2.D1. Registar as regras ou convenes internacionais, nacionais ou locais de forma
completa, de acordo com a NP 405-169, NP 405-2 70, NP 405-3 71, NP 405-4 72, e com
todos os elementos necessrios sua recuperao.
Exemplos:
Regras ou convenes: ISAD(G): Norma Geral Internacional de Descrio Arquivstica:
adoptada pelo Comit de Normas de Descrio, Estocolmo: Sucia, 19-22 de Setembro de
1999. Conselho Internacional de Arquivos; Trad. Grupo de Trabalho para a Normalizao
da Descrio em Arquivo. 2. ed. Lisboa: IAN/TT, 2004. ISBN: 972-8107-69-2. Tambm
disponvel em <http://www.iantt.pt/instituto.html?menu=menu_organizar_arquivos&conteu
do_nome=Descrio%20e%20acesso&conteudo=descricao_acesso>; NP 405-1: 1994,
Informao e documentao Referncias bibliogrficas: documentos impressos. Lisboa:
IPQ; CT7. 49 p.
PT, Torre do Tombo, Crdito Predial Portugus (F).
Regras ou convenes: DIRECO GERAL DE ARQUIVOS; PROGRAMA DE
NORMALIZAO DA DESCRIO EM ARQUIVO; GRUPO DE TRABALHO DE
NORMALIZAO DA DESCRIO EM ARQUIVO Orientaes para a descrio
arquivstica. 2. v. Lisboa: DGARQ, 2007. ISBN 978-972-8107-91-8.
69

70
IPQ; CT7. 27 p.
71
72
_____________________________________________________________________________________
Regras ou convenes 125

_____________________________________________________________________________________

Objectivo
Indicar a data em que a descrio foi elaborada e/ou revista.
Orientaes gerais
7.3.A1. Data da descrio um elemento de preenchimento obrigatrio ao nvel do
descrio.
7.3.A2. Registar a data da descrio e se corresponde a uma elaborao ou reviso.
Exemplos
Data da descrio: Novembro de 2003. Reviso: Julho de 2004.
PT, Torre do Tombo, Lus Teixeira de Sampaio (F)
7.3.D1. As datas podem ser registadas de acordo com a norma ISO 860173, e a
correspondente NP EN 2860174.
Exemplos
Data da descrio: Elaborao: 2003-11-01; 1. reviso: 2004-03-03; 2. reviso: 2007-0802.
73
ISO 8601:2000, Data elements and interchange formats - Information interchange: representation of
dates and times. Geneva: International Standard Organization, 2000.
74
_____________________________________________________________________________________
126 Data da descrio
II Parte
AUTORIDADES ARQUIVSTICAS

______________________________________________________________________________________
INTRODUO
Objectivos:
Os objectivos da II Parte das Orientaes para a Descrio Arquivstica: Autoridades
arquivsticas, consistem em:
Identificar e descrever, de forma unvoca, as autoridades arquivsticas, ou seja, as
pessoas colectivas, as pessoas singulares e as famlias enquanto produtoras,
coleccionadores, autores, ou com qualquer outro tipo de relao com a
documentao de arquivo;
Descrever as relaes entre as autoridades arquivsticas;
Descrever as relaes entre as referidas autoridades arquivsticas e a documentao
de arquivo;
Descrever as relaes entre as autoridades arquivsticas e outros tipos de recursos.
Estas ligaes, quando estabelecidas de forma coerente e consistente, permitem melhorar
a gesto da documentao de arquivo e facilitar o acesso e a recuperao da informao.
A descrio das autoridades arquivsticas e do contexto de produo da documentao de
arquivo permite:
Compreender o contexto de produo e utilizao da documentao de arquivo,
para melhor interpretar o seu significado;
Identificar de forma precisa as autoridades arquivsticas, dando conta de mudanas
administrativas no que respeita a pessoas colectivas, e de mudanas circunstanciais
no que se reporta a pessoas singulares ou famlias;
Tradicionalmente, a descrio das autoridades arquivsticas era fornecida em conjunto
com a descrio da documentao. Existem, no entanto, inmeras vantagens na sua
manuteno separada. Tal separao permite:
Aceder documentao de arquivo a partir da descrio do seu contexto de
produo, atravs da ligao da descrio das autoridades descrio da
documentao com elas relacionada;
Reunir, intelectualmente, documentao de um mesmo produtor, coleccionador,
autor, dispersa por diferentes entidades detentoras ou servios de arquivo;
Partilhar as descries das autoridades arquivsticas entre entidades detentoras ou
servios de arquivo, entre sistemas ou redes.
Princpios:
As presentes Orientaes assumem como princpios:
A descrio arquivstica inclui a descrio das autoridades arquivsticas;
A descrio das autoridades arquivsticas deve ser mantida separadamente da
descrio da documentao de arquivo;
A descrio da documentao de arquivo e das autoridades arquivsticas, embora
mantida separadamente, complementar e interactiva;
A descrio das autoridades arquivsticas baseia-se na utilizao de pontos de
acesso normalizados.
______________________________________________________________________________________
128
Autoridades Arquivsticas - Introduo

______________________________________________________________________________________
Regras:
A descrio das autoridades arquivsticas segue as regras de descrio multinvel:
Descrio feita do geral para o particular. Existem produtores que se encontram a
diferentes nveis: fundo e suas subdivises, seco e suas subdivises, srie e suas
subdivises. A descrio deve registar e caracterizar o tipo de relao entre as
descries dos produtores e da documentao, com o objectivo de tornar explcita,
se e quando pertinente, a sua posio na respectiva hierarquia de produo;
Informao relevante para a autoridade arquivstica. Facultar a informao
apropriada para representar com rigor o contexto de produo, acumulao,
utilizao, ou de qualquer outro tipo de relao com a documentao de arquivo por
parte das pessoas colectivas, das pessoas singulares ou das famlias;
Ligao entre descries. As relaes entre as autoridades arquivsticas e entre estas
e a documentao de arquivo devem ser explcitas e devidamente caracterizadas;
No repetio de informao. Evitar a redundncia de informao em descries de
autoridades arquivsticas relacionadas.
mbito de aplicao:
Este instrumento de trabalho prope orientaes para a descrio de autoridades
arquivsticas, ou seja, pessoas colectivas, pessoas singulares e famlias, principalmente
enquanto produtoras de documentao de arquivo. Podem, no entanto, ser utilizadas para
descrever pessoas colectivas, pessoas singulares e famlias na qualidade de
coleccionadores e de autores de documentos simples.
Cabe ao rgo de coordenao da poltica nacional de arquivos, ou a cada entidade
detentora ou servio de arquivo, a definio das pessoas colectivas, pessoas singulares e
famlias que devem dar origem a registos de autoridade arquivstica.
Os elementos de informao a seguir mencionados podem ser contemplados parcialmente
ou na sua totalidade, segundo o grau de exaustividade pretendido. Devem ser
seleccionados os considerados pertinentes em cada caso, atendendo s caractersticas das
pessoas colectivas, pessoas singulares e famlias a descrever, sua relao com a
documentao de arquivo, e poltica de descrio adoptada.
Alguns elementos, no entanto, so obrigatrios. A sua utilizao pode ser sistematizada
de acordo com a seguinte tabela:
Obrigatrio (O)
Opcional (OP)
8. Zona da identificao
8.1. Tipo de entidade
Nvel de detalhe do registo de autoridade arquivstica

Mnimo75
Mdio
Mximo
Produtor , Autor Produtor
Autor
Produtor
Autor
Coleccionador
Coleccionador
Coleccionador
O
O
O
O
O
8.2. Formas autorizadas do nome
8.3. Formas paralelas do nome
OP
OA
OA
OA
OA
75
Contempla apenas os elementos de informao considerados essenciais pela ISAAR (CPF) 2, tendo em
vista a troca de informao a nvel internacional.
______________________________________________________________________________________
129

______________________________________________________________________________________
Nvel de detalhe do registo de autoridade arquivstica

Mnimo
Mdio
Mximo
Produtor , Autor Produtor
Autor
Produtor
Autor
Coleccionador
Coleccionador
Coleccionador
8.4. Formas autorizadas do nome de acordo
com outras regras
8.5. Outras formas do nome
OP
OP
OP
OA
OA
OP
OA
OA
OA
OA
8.6. Identificadores para pessoas colectivas
OP
OA
OA
OA
OA
9. Zona da descrio
9.1. Datas de existncia /actividade
9.2. Histria
9.3. Lugares
9.4. Estatuto legal
OP
OP
OP
O
O
OA
OP
OP
OP
O
O
OA
OA
OA
OA
9.5. Funes, ocupaes e actividades

9.6. Mandatos/Fontes de autoridade
OP
OP
O
OA
OP
OP
O
OA
OA
OA
9.7. Estruturas internas/Genealogia
OP
OP
OA
9.8. Contexto geral
OP
OP
OA
OP
OP
OP
OA
OA
OP
OP
OP
OA
OA
10.3. Descrio da relao
OP
OP
OP
OA
OA
10.4. Datas da relao
OP
OP
OP
OA
OA
11. Zona do controlo
OP
OP
OP
OA
OA
11.1. Identificador do registo de autoridade
11.2. Identificadores da instituio

11.3. Regras e/ou convenes
11.4. Estatuto
OP
OP
OP
O
O
OP
O
O
OP
O
O
OA
O
O
OA
11.5. Nvel de detalhe
OP
OP
OP
OA
OA
11.6. Datas de criao, reviso ou eliminao

11.7. Idiomas e escritas
OP
OP
O
OP
O
OP
O
OA
O
OA
11.8. Fontes
11.9. Notas de manuteno
12. Relaes das pessoas colectivas, pessoas
singulares e famlias com a documentao de
arquivo e outros recursos
12.1. Identificadores e ttulos dos recursos
relacionados
12.2. Tipos de recursos relacionados
12.3. Natureza das relaes
12.4. Datas dos recursos relacionados e/ou das
relaes
OP
OP
O
O
OP
OP
O
O
OA
OA
OP
O76/OP
O2/OP
O2/OP
O2/OP
OP
OP
OP
O2/OP
O2/OP
O2/OP
O2/OP
O2/OP
O2/OP
O2/OP
O2/OP
O2/OP
O2/OP
O2/OP
O2/OP
10. Zona das relaes

10.1. Nome/Identificador da pessoa colectiva, da
pessoa singular ou da famlia relacionadas
10.2. Tipo de relao
76
A obrigatoriedade reporta-se ao registo da relao das pessoas colectivas, pessoas singulares e famlias
com a documentao de arquivo, quando aquelas so as suas produtoras. O registo das relaes das pessoas
colectivas, pessoas singulares e famlias com outros recursos opcional.
______________________________________________________________________________________
130
Autoridades Arquivsticas - Introduo

______________________________________________________________________________________
Estrutura:
Esta II Parte das Orientaes relativa s Autoridades arquivsticas encontra-se
estruturada em quatro Zonas e uma Seco, cada uma delas dividida em elementos de
informao, num total de trinta e um, segundo o previsto na ISAAR (CPF) 2.
As Zonas e a Seco encontram-se numeradas de 8. a 12., na sequncia das Zonas que
constituem a I Parte destas Orientaes.
Cada Zona comea por indicar o tipo de informao que nela se pode encontrar,
seguindo-se o elenco dos elementos de informao que a compem.
Os elementos de informao encontram-se numerados sequencialmente dentro de cada
Zona. Cada um deles comea por indicar o respectivo objectivo. Sempre que necessrio
seguem-se os comentrios, no numerados, onde so enumerados e definidos os conceitos
a ter em considerao no preenchimento de cada um dos elementos de informao.
Podem ainda clarificar e explicitar o tipo de informao a constar e apontar para
abordagens complementares.
Cada elemento de informao encontra-se estruturado em:
ABCDE-
Orientaes gerais
Orientaes especficas para tipos de entidade
Fontes de informao
Excluses
Cada orientao corresponde a uma indicao nica e apresenta uma numerao

correlativa, correspondendo o primeiro algarismo Zona em que se integra, o segundo
algarismo ao elemento de informao, a letra maiscula ao tipo de orientao, combinada
com um algarismo sequencial dentro de cada tipo.
A numerao destina-se a facilitar a consulta e a apreenso da estrutura das Orientaes.
Pode ainda ser utilizada para fins de citao mas no deve, em nenhum caso, ser utilizada
na substituio da designao dos elementos de informao.
A necessidade de delimitar, de forma to clara quanto possvel, o tipo de informao a
constar em cada elemento, evitando repeties e garantindo o registo da informao
pertinente, e apenas essa, leva a que se tenha optado pela incluso de excluses.
Cada orientao , na medida do possvel, ilustrada por exemplos. Estes so ilustrativos e
no prescritivos, sendo sempre indicado, no final e em itlico, o nome da entidade
detentora da documentao que, nalguns casos, tambm forneceu o exemplo.
______________________________________________________________________________________
131

______________________________________________________________________________________
8. ZONA DA IDENTIFICAO
A Zona da Identificao contm a informao destinada a identificar de forma unvoca a
entidade descrita e a definir um ponto de acesso normalizado. composta pelos seguintes
elementos de informao:
8.1.
8.2.
8.3.
8.4.
8.5.
8.6.
Tipo de entidade;
Formas autorizadas do nome;
Formas paralelas do nome;
Formas normalizadas do nome de acordo com outras regras;
Outras formas do nome;
Identificadores para pessoas colectivas.

Objectivo
Indicar se a entidade descrita uma pessoa colectiva, uma pessoa singular ou uma
famlia.
Comentrio
Entende-se por:
Pessoa colectiva, o organismo ou grupo de pessoas identificado por um nome
prprio e que age, ou pode agir, como uma entidade. Pode incluir indivduos agindo
enquanto pessoas colectivas. Normalmente detm poderes e mandatos bem
definidos, um determinado nvel de responsabilidade e suficiente autonomia
funcional que lhe confere poder de deciso na rea das suas competncias. Pode, no
entanto, constituir-se de forma mais informal.
O termo pessoa colectiva pode ser aplicado a um vasto grupo de entidades,
incluindo governos, ministrios e outros organismos governamentais, embaixadas,
consulados, tribunais, organismos militares e religiosos, empresas, sociedades,
organizaes no lucrativas, conferncias e exposies, festivais, grupos artsticos e
intelectuais, navios, etc.
Pessoa singular, o indivduo/cidado identificado por um nome prprio.
Famlia, o conjunto de pessoas que vivem em comum, que so do mesmo sangue
ou parentes por afinidade, e que age, ou pode agir, como uma entidade, podendo
partilhar apelidos. Pode ainda corresponder a linhagem ou descendncia.
Normalmente detm um patrimnio comum, qualquer que seja o seu tipo (incluindo
bens mveis e imveis, cargos, direitos e prerrogativas, etc.).
O significado do conceito tem variado muito ao longo do tempo e este um aspecto
determinante a ter em linha de conta para a descrio.
As pessoas colectivas, as pessoas singulares e as famlias podem ser descritas na
qualidade de produtor, autor e coleccionador de documentao de arquivo.
Entende-se por:
Produtor, a pessoa colectiva, pessoa singular ou famlia que produziu, acumulou
e/ou conservou documentos de arquivo no decurso das suas actividades. No deve
ser confundido com coleccionador.
______________________________________________________________________________________
132 Tipo de entidade
Autoridades arquivstica Zona da Identificao

______________________________________________________________________________________
Autor, a pessoa singular ou colectiva responsvel pelo contedo intelectual de um

documento. No confundir com produtor.
Coleccionador, a pessoa colectiva, a pessoa singular ou a famlia responsvel pela
reunio artificial de documentos em funo de qualquer caracterstica comum,
independentemente da sua provenincia. No confundir com produtor.
Orientaes gerais
8.1.A1. O tipo de entidade um elemento de informao de preenchimento obrigatrio.
Exemplos
Tipo de entidade: Pessoa colectiva
Forma autorizada do nome: Portugal. Ministrio do Reino. 1736-1910
Tipo de entidade: Pessoa singular
Forma autorizada do nome: Sampaio, Lus Teixeira de. 1875-1945, embaixador
Tipo de entidade: Famlia
Forma autorizada do nome: Ornelas Vasconcelos. Famlia, fl. 1514-1926
Fontes de informao
8.1.C1. As fontes de informao para o tipo de entidade so a documentao produzida
ou quaisquer outras fontes consideradas fidedignas.
______________________________________________________________________________________
Tipo de entidade 133

______________________________________________________________________________________
8.2. Forma autorizada do nome

Objectivo
Criar um ponto de acesso autorizado que identifique de forma unvoca a pessoa colectiva,
a pessoa singular ou a famlia.
Comentrio
A forma autorizada do nome da pessoa colectiva, da pessoa singular ou da famlia
constitui o primeiro ponto de acesso normalizado descrio arquivstica.
Orientaes gerais
8.2.A1. A forma autorizada do nome um elemento de informao de preenchimento
obrigatrio.
8.2.A2. Registar a forma autorizada do nome da pessoa colectiva, da pessoa singular ou
da famlia de acordo com as orientaes relativas Escolha e construo de pontos de
acesso normalizados, III Parte destas Orientaes.
8.2.A3. Registar, para cada pessoa colectiva, pessoa singular ou famlia, uma nica forma
autorizada do nome.
Exemplos
Forma autorizada do nome: Igreja Catlica. Cria Patriarcal de Lisboa
Forma autorizada do nome: Comunidade Israelita de Lisboa
Forma autorizada do nome: Sagres. 1963- , navio escola
Forma autorizada do nome: Comissariado para a XVII Exposio Europeia de Arte Cincia
e Cultura. 1980-1984
Forma autorizada do nome: Gama, Antnio Saldanha da. 1778-1839, 1. conde de Porto
Santo
Forma autorizada do nome: Mascarenhas. Famlia, fl. 1472-1910, marqueses de Fronteira
Forma autorizada do nome: Ornelas Vasconcelos. Famlia, fl 1514-1926
Excluses
8.2.E1. Registar todos os nomes da pessoa colectiva, da pessoa da singular ou da famlia
no seleccionados para forma autorizada do nome, no elemento de informao Outras
formas do nome.
8.2.E2. Quando a actualizao da grafia resultar diferente, registar a forma no
actualizada no elemento de informao Outras formas do nome.
8.2.E3. Registar as relaes entre as pessoas colectivas, pessoas singulares ou famlias
utilizando os elementos de informao da Zona das relaes.
______________________________________________________________________________________
134 Forma autorizada do nome
Autoridades arquivsticas Zona da Identificao

______________________________________________________________________________________
8.2.E4. Registar as normas utilizadas para a construo da forma autorizada do nome no

elemento de informao Regras e/ou convenes.
______________________________________________________________________________________
Forma autorizada do nome
135

______________________________________________________________________________________

Objectivo
Indicar as diferentes formas autorizadas do nome noutras lnguas ou escritas.
Comentrio
O registo das formas paralelas do nome das pessoas colectivas, das pessoas
singulares e famlias, facilita a troca e a recuperao da informao nos casos de
entidades com nomes oficiais em diferentes lnguas, por serem internacionais ou
por se situarem em pases com mais de uma lngua oficial.
Orientaes gerais
8.3.A1. Formas paralelas do nome um elemento de informao de preenchimento
opcional ou obrigatrio se aplicvel, de acordo com o definido na tabela de
obrigatoriedade de preenchimento dos elementos de informao, apresentada na
Introduo II Parte destas Orientaes.
8.3.A2. Registar as formas autorizadas do nome da pessoa colectiva, da pessoa singular
ou da famlia, noutras lnguas ou escritas oficiais da referida entidade, construdas de
acordo com as orientaes definidas em Escolha e construo de pontos de acesso
normalizados, III Parte destas Orientaes.
Exemplos
Forma autorizada do nome: Conselho Internacional de Arquivos
Forma paralela do nome: International Council on Archives; Conseil International des
Archives.
Outras formas do nome: ICA; CIA
Forma autorizada do nome: ONU
Forma paralela do nome: United Nations Organisation; Organisation des Nations Unies.
Outras formas do nome: Organizao das Naes Unidas
Fontes de informao
8.3.C1. As fontes de informao para as formas paralelas do nome so a documentao
produzida, os textos ou documentos legais de criao, organizao ou funcionamento da
entidade, ou quaisquer outras fontes consideradas fidedignas.
8.3.D1. As vrias formas paralelas do nome podem ser ordenadas alfabeticamente.
Exemplos
Forma autorizada do nome: Tribunal Europeu dos Direitos do Homem
Forma paralela do nome: Cour Europene des Droits de lHomme; European Court of
Human Rights
8.3.5. As vrias formas paralelas do nome podem ser separadas por ponto e vrgula ( ; ).
______________________________________________________________________________________
136 Formas paralelas do nome

______________________________________________________________________________________
Excluses
8.3.E1. Registar as tradues das formas autorizadas do nome de uma entidade que no
utilize o portugus como lngua oficial no elemento de informao Outras formas do
nome.
8.3.E2. Registar as normas utilizadas para a construo das formas paralelas do nome no
elemento de informao Regras e/ou convenes.
______________________________________________________________________________________
Forma paralela do nome
137

______________________________________________________________________________________
8.4. Formas normalizadas do nome de acordo com outras regras

Objectivo
Registar as formas normalizadas do nome da pessoa colectiva, da pessoa singular ou da
famlia, construdas segundo outras normas que no as presentes Orientaes.
Comentrio
As formas normalizadas do nome de acordo com outras regras permitem facilitar a
partilha de registos de autoridade entre diferentes comunidades profissionais,
nomeadamente com as bibliotecas, os museus, etc.
Orientaes gerais
8.4.A1. Formas normalizadas do nome de acordo com outras regras um elemento de
informao de preenchimento opcional, de acordo com o definido na tabela de
8.4.A2. Registar a forma normalizada do nome da pessoa colectiva, da pessoa singular ou
da famlia construda de acordo com outras convenes ou regras que no as
contempladas nestas Orientaes.
Exemplos
Forma autorizada do nome: Portugal. Ministrio dos Negcios Estrangeiros. 1643Forma normalizada do nome de acordo com outras regras: PORTUGAL. Ministrio dos
Negcios Estrangeiros
Regras e/ou convenes: Utilizadas na construo da Forma normalizada do nome de acordo
com outras regras - INSTITUTO PORTUGUS DO PATRIMNIO CULTURAL DEPARTAMENTO DE BIBLIOTECAS; ARQUIVOS E SERVIOS DE DOCUMENTAO
- Regras portuguesas de catalogao. Lisboa: Instituto Portugus do Patrimnio Cultural.
Departamento de Bibliotecas, Arquivos e Servios de Documentao, 1984, p. 92, F.C. 2.2.2.
Forma normalizada do nome de acordo com outras regras: SAMPAIO, Lus Teixeira de,
1875-1945
com outras regras - INSTITUTO PORTUGUS DO PATRIMNIO CULTURAL DEPARTAMENTO DE BIBLIOTECAS; ARQUIVOS E SERVIOS DE DOCUMENTAO
- Regras portuguesas de catalogao. Lisboa: Instituto Portugus do Patrimnio Cultural.
Departamento de Bibliotecas, Arquivos e Servios de Documentao, 1984, p. 82, F.C.
1.2.1.1.
Forma autorizada do nome: Lamas, Maria Conceio Vassalo e Silva. 1893-1983
Forma normalizada do nome de acordo com outras regras: Lamas, Maria. 1893-1983
com outras regras - INSTITUTO PORTUGUS DO PATRIMNIO CULTURAL - DEPARTAMENTO
DE BIBLIOTECAS; ARQUIVOS E SERVIOS DE DOCUMENTAO - Regras portuguesas de
catalogao. Lisboa: Instituto Portugus do Patrimnio Cultural. Departamento de
Bibliotecas, Arquivos e Servios de Documentao, 1984, p. 82, F.C. 1.2.1.1.
______________________________________________________________________________________
138 Formas normalizadas do nome de acordo com outras regras

______________________________________________________________________________________
8.4.C1. As vrias formas normalizadas do nome de acordo com outras regras podem ser
ordenadas alfabeticamente.
8.4.C2. As vrias formas normalizadas do nome de acordo com outras regras podem ser
separadas por ponto e vrgula ( ; ).
Fontes de informao
8.4.D1. As fontes de informao para as formas normalizadas do nome de acordo com
outras regras so os instrumentos de descrio produzidos por outros servios.
8.4.D2. As fontes de informao para as formas normalizadas do nome de acordo com
outras regras podem ser registadas no elemento de informao Fontes.
Excluses
8.4.E1. Registar as normas utilizadas para a construo das formas normalizadas do nome
de acordo com outras regras no elemento de informao Regras e/ou convenes.
______________________________________________________________________________________
Formas normalizadas do nome de acordo com outras regras 139

______________________________________________________________________________________

Objectivo
Registar qualquer outro nome ou nomes da pessoa colectiva, da pessoa singular ou da
famlia, no registados nos outros elementos de informao da Zona da Identificao.
Comentrio
Os outros nomes pelos quais a pessoa colectiva, a pessoa singular e a famlia so
conhecidas podem ser:
Outras formas de um mesmo nome, como, por exemplo, siglas ou acrnimos,
nomes consagrados pelo uso, etc.;
Nomes e ttulos que antecedem ou se seguem aos nomes das pessoas singulares e
das famlias, como os ttulos nobilirquicos ou honorficos;
Diferentes nomes assumidos ao longo do tempo pelas pessoas colectivas e
singulares. Para estas ltimas, podem corresponder aos nomes de solteiro e de
casado, cognomes, pseudnimos, alcunhas, entre outros;
Outros nomes correspondentes a tradues das formas autorizadas do nome da
pessoa colectiva, da pessoa singular e da famlia, que no utilizem o portugus
como lngua oficial.
Orientaes gerais
8.5.A1. Outras do nome um elemento de informao de preenchimento opcional, de
acordo com o definido na tabela de obrigatoriedade de preenchimento dos elementos de
informao, apresentada na Introduo II Parte destas Orientaes.
8.5.A2. Registar outros nomes pelos quais a pessoa colectiva, a pessoa singular ou a
famlia possam ser conhecidas.
Exemplos
Outras formas do nome: Secretaria de Estado dos Negcios do Reino (nome formal no
perodo 1736-1859)
Forma autorizada do nome: Real Junta do Comrcio, Agricultura, Fbricas e Navegao
destes Reinos e seus Domnios. 1755-1834
Outras formas do nome: Junta do Comrcio destes Reinos e seus Domnios (1755-1788);
Junta do Comrcio (nome consagrado pelo uso)
8.5.A3. Registar, se pertinente, o perodo cronolgico correspondente a cada uma das

outras formas do nome.
Exemplos
Forma autorizada do nome: PIDE. 1933-1974
Outras formas do nome: Polcia de Vigilncia e Defesa do Estado (1933-1945); PVDE;
Polcia Internacional de Defesa do Estado (1945-1969); Direco Geral de Segurana (19691974; PIDE-DGS
8.5.A4. Registar, se pertinente, a que corresponde cada uma das outras formas do nome:
siglas ou acrnimos; nomes consagrados pelo uso; ttulos nobilirquicos ou honorficos;
nomes anteriores e posteriores: de solteiro, de casado, cognomes, pseudnimos, alcunhas;
______________________________________________________________________________________
140 Outras formas do nome

______________________________________________________________________________________
variantes ortogrficas do nome; nome completo ou abreviado, tendo em conta qual o

nome escolhido para a construo da forma autorizada, etc.
Exemplos
Forma autorizada do nome: Borges, Rui da Silveira. 1953-1958, arquitecto
Outras formas do nome:Borges, Ruy da Silveira
Forma autorizada do nome: Avelar, Antnio Maria de. 1854-1912
Outras formas do nome: Antnio Maria de Avellar
Forma autorizada do nome: Ordem de So Jernimo. Mosteiro de Santa Maria de Belm.
Lisboa. 1496-?
Outras formas do nome: Mosteiro de Belm; Mosteiro dos Jernimos (nome consagrado pelo
uso)
Forma autorizada do nome: EPAC-Empresa para a Agroalimentao e Cereais, S.A. 19721999
Outras formas do nome: EPAC (sigla)
Forma autorizada do nome: Corte Real, Jos Luciano de Castro Pereira. 1834-1914, poltico
e jurisconsulto
Outras formas do nome: Castro, Jos Luciano de (nome consagrado pelo uso)
Forma autorizada do nome: Ribeiro, Jos Grcio. 1909-?, advogado
Outras formas do nome: Daniel Severino (pseudnimo)
Fontes de informao
8.5.C1. As fontes de informao para as outras formas do nome so a documentao
produzida, os textos ou documentos legais de criao, organizao ou funcionamento da
pessoa colectiva, da pessoa singular e da famlia, a histria administrativa/biogrfica, ou
quaisquer outras fontes consideradas fidedignas.
8.5.D1. Quando existirem vrias formas do nome, podem ser ordenadas alfabtica ou
cronologicamente.
8.5.D2. As vrias formas do nome podem ser separadas por ponto e vrgula ( ; ).
8.5.D3. As datas e outras especificaes relativas a cada uma das outras formas do nome
podem ser apresentadas entre parnteses ( ( ) ).
______________________________________________________________________________________
Outras formas do nome
141

______________________________________________________________________________________

Objectivo
Facultar qualquer identificador numrico ou alfa-numrico usado para identificar a
pessoa colectiva.
Comentrio
Esta informao pode ser fornecida apenas para pessoas colectivas contemporneas.
Orientaes gerais
8.6.A1. Identificadores para pessoas colectivas um elemento de informao de
preenchimento opcional ou obrigatrio se aplicvel, de acordo com o definido na tabela
de obrigatoriedade de preenchimento dos elementos de informao, apresentada na
8.6.A2. Registar, se pertinente, o Nmero de Identificao Fiscal (NIF) da pessoa
colectiva.
Fontes de informao
8.6.C2. As fontes de informao para os identificadores para pessoas colectivas so a
documentao produzida, ou qualquer outra fonte considerada fidedigna.
______________________________________________________________________________________
142 Identificadores para pessoas colectivas
Autoridades arquivsticas Zona da Descrio

_____________________________________________________________________________________
9. ZONA DA DESCRIO
A Zona da descrio contm a informao relevante sobre a natureza, o contexto e as
actividades da pessoa colectiva, pessoa singular ou famlia descrita. composta pelos
seguintes elementos de informao:
9.1. Datas de existncia/actividade;
9.2. Histria;
9.3. Lugares;
9.4. Estatuto legal;
9.5. Funes, ocupaes, actividades;
9.6. Mandatos/Fontes de autoridade;
9.7. Estruturas internas/Genealogia;
9.8. Contexto geral.
Comentrio
A informao correspondente aos elementos de informao que constituem esta
Zona pode ser registada de forma estruturada, atravs do recurso aos diferentes
elementos de informao acima referidos, ou atravs de um nico texto narrativo.
No entanto, as datas de existncia/actividade devem ser registadas como um
elemento de informao autnomo.
Cabe a cada entidade detentora, servio de arquivo, ou em especial ao organismo
de coordenao da poltica nacional de arquivos, a definio do modelo a adoptar
na criao de registos de autoridade arquivstica.
9.1. Datas de existncia/actividade

Objectivo
Registar as datas de existncia/actividade da pessoa colectiva, da pessoa singular ou da
famlia.
Comentrio
Entende-se por:
Datas de existncia
para as pessoas colectivas, as datas que se reportam criao e extino;
para pessoas singulares, as datas que se reportam ao nascimento e morte;
para famlias, as datas de aparecimento e desaparecimento.
Datas de actividade, as datas que correspondem ao exerccio de uma actividade
ou funo, e utilizadas quando se desconhece a data de existncia. Geralmente, a
data de actividade encontra-se espelhada na documentao de arquivo produzida
pela pessoa colectiva, pessoa singular ou famlia.
Podem igualmente ser identificadas sob a designao de floruit.
As datas de existncia e de actividade podem ser de vrios tipos:
Extremas, registando dois elementos cronolgicos que delimitam a existncia
/actividade da pessoa colectiva, da pessoa singular ou da famlia.
Exactas, incluindo o ano, o ms e o dia.
_____________________________________________________________________________________
Datas de existncia / actividade 143

_____________________________________________________________________________________
As datas a utilizar podem ainda ser:

deduzida.
Devem ser registadas as que melhor se adaptam pessoa colectiva, pessoa singular ou
famlia, sendo que para a pessoa colectiva e pessoa singular desejvel registar as datas
exactas de existncia (criao / nascimento extino / morte), quando conhecidas.
Para a famlia, e uma vez que em princpio, no existem datas de criao e extino, so
normalmente registadas as datas de actividade conhecidas e estas so, normalmente, as
que se espelham na documentao produzida. As datas de actividade correspondem, de
uma maneira geral, a datas extremas.
Orientaes gerais
9.1.A1. Datas de existncia/actividade um elemento de informao de preenchimento
obrigatrio, de acordo com o definido na tabela de obrigatoriedade de preenchimento
dos elementos de informao, apresentada na Introduo II Parte destas Orientaes.
9.1.A2. As datas de existncia/actividade devem ser registadas como um elemento de
informao autnomo.
9.1.A3. Registar as datas de existncia/actividade da pessoa colectiva, da pessoa
singular ou da famlia descrita.
9.1.A4. Registar, de forma clara o tipo de data utilizado.
Exemplos
Forma autorizada do nome: Portugal. Ministrio dos Negcios Estrangeiros. 1643Datas de existncia: 1643Forma autorizada do nome: Infante D. Henrique. 1961-1977, navio
Datas de existncia: 1961-1977
Santo
Datas de existncia: 1778-11-05-1839-07-23
Datas de actividade: 1514-1926
9.1.A5. Quando forem utilizados sistemas paralelos de datao, podem ser registadas as
equivalncias, segundo convenes ou regras apropriadas.
Datas de existncia/actividade para pessoas colectivas
9.1.B1. Registar, para as pessoas colectivas, as datas de existncia, nomeadamente as de
criao e dissoluo ou, quando estas so desconhecidas, as datas de actividade das
pessoas colectivas.
_____________________________________________________________________________________
144 Datas de existncia/actividade

_____________________________________________________________________________________
Datas de existncia/actividade para pessoas singulares

9.1.B2. Registar, para as pessoas singulares, as datas de existncia, nomeadamente as de
nascimento e morte, ou, quando estas so desconhecidas, as datas de actividade, como
datas exactas ou crticas.
Exemplos
Forma autorizada do nome: Caetano, Marcelo Jos das Neves Alves. 1906-1980,
presidente do Conselho de Ministros
Forma autorizada do nome: Campos, Urbano Egdio da Costa. Fl. 1837-1869
Datas de existncia/actividade para famlias

9.1.B3. Registar, para as famlias, as datas de existncia, nomeadamente as de origem, e
extino ou, quando estas so desconhecidas, as datas de actividade, como datas exactas
ou crticas.
Exemplos
Forma autorizada do nome: Noronha e Meneses. Famlia, fl. 1551-1905, condes de
Valadares
Fontes de informao
9.1.C1. As fontes de informao para as datas de existncia/actividade das pessoas
colectivas so a documentao produzida, os textos ou documentos legais de criao,
organizao ou funcionamento, de dissoluo, ou quaisquer outras fontes consideradas
fidedignas.
9.1.C2. As fontes de informao para as datas de existncia/actividade das pessoas
singulares so a documentao produzida, os registos paroquiais ou civis, ou quaisquer
outras fontes consideradas fidedignas.
9.1.C3. As fontes de informao para as datas de existncia/actividade das famlias so
a documentao produzida, ou quaisquer outras fontes consideradas fidedignas.
77
ISO 8601: 2000, Data elements and interchange formats - Information interchange representation of
78
_____________________________________________________________________________________

_____________________________________________________________________________________
Comentrio
usar.
Exemplos
Data: AAAA-MM-DD.
9.1.D2. O ano, o ms e o dia devem ser registados em algarismos rabes. Em

alternativa, o ms pode ser registado em letras, por extenso ou abreviado.
Exemplos
Santo
ou
Santo
Datas de existncia: 1778-Nov.-05-1839-Jul.-23
9.1.D3. As datas de existncia/actividade devem ser expressas no sistema de datao

actual.
9.1.D4. Os elementos da data cronolgica podem ser, preferencialmente, separados por
hfen (-). Caso tal no seja possvel, tendo em conta a aplicao informtica adoptada,
utilizar a barra (/), a vrgula (,) ou o espao ( ).
?]).
9.1.D6. A data aproximada deve ser registada. A pontuao e as abreviaturas a utilizar

variam de acordo com os casos a seguir apresentados:
possveis ([ ou ]).
([entre e ]).
_____________________________________________________________________________________
146 Datas de existncia/actividade

_____________________________________________________________________________________
9.1.D14. Dois dgitos seguidos de um hfen e de um ponto de interrogao, caso se trate
de sculo provvel ([_ _ -?]).
_____________________________________________________________________________________

_____________________________________________________________________________________
9.2. Histria
Objectivo
Fornecer uma histria concisa da pessoa colectiva, da pessoa singular ou da famlia.
Comentrio
informao pretendida.
Orientaes gerais
9.2.A1. Histria um elemento de informao de preenchimento opcional ou
9.2.A2. Registar sucintamente os principais eventos, actividades, realizaes e/ou
funes da pessoa colectiva, pessoa singular ou famlia.
9.2.A3. Registar, se pertinente, e caso se opte por um texto narrativo, a totalidade de
informao prevista pelo conjunto dos elementos de informao da Zona (Lugares,
Estatuto Legal, Funes, ocupaes e actividades, Mandatos/Fontes de Autoridade,
Estruturas internas/Genealogia e Contexto Geral).
9.2.A4. Registar a informao, caso se opte por um texto estruturado, atravs do recurso
a cada um dos elementos da Zona, tendo em linha de conta o princpio da no repetio
da informao.
9.2.A5. Registar, sempre que possvel e pertinente, as respectivas datas, como parte
integrante da descrio narrativa.
Histria para pessoas colectivas
9.2.B1. Registar a histria para as pessoas colectivas, incluindo, sempre que possvel,
informao sobre as circunstncias de criao, modificaes ou reestruturaes sofridas,
dissoluo, textos ou documentos legais relacionados, pessoas colectivas precedentes ou
sucessoras no exerccio das respectivas actividades e funes, fuses com outras
pessoas colectivas, pessoas singulares que se destacaram no desempenho de cargos e
funes, etc.
Exemplos (textos narrativos):
Forma autorizada do nome: Cnegos Regulares de Santo Agostinho. Mosteiro do Salvador
de Grij. Sculo X-1770; 1795-1833
Histria: O Mosteiro do Salvador de Grij era masculino. Situava-se na antiga Terra e
Comarca da Feira. Aderiu Ordem de Santo Agostinho. Esteve sujeito jurisdio
ordinria do Porto. Aderiu reforma do Mosteiro Santa Cruz de Coimbra e foi unido
Congregao do mesmo nome.
Foi tambm designado por Mosteiro de Grij (1452).
_____________________________________________________________________________________
148 Histria

_____________________________________________________________________________________
Dois irmos de Nuno Soares, o Velho, fidalgo importante da Feira, chamados Guterre
Soares e Ausindo Soares, fundaram uma pequena igreja, "Ecclesiola" em latim, em portugus Igrej ou Igrij, que evoluiu para Grij, que dedicaram ao Salvador do Mundo,
recebendo do seu irmo o stio para edificarem o mosteiro e a igreja, numa quinta situada
na terra e comarca da Feira, estando o mosteiro j fundado no ano de 922. O seu primeiro
abade foi Guterre Soares. Viviam segundo a Regra do padre Santo Agostinho, chamada
cannica.
A rainha D. Teresa, mulher do conde D. Henrique, fez importantes doaes ao mosteiro
bem como Soeiro Fromariguez, filho de Nuno Soares, o Velho, e sua mulher D. Elvira
Nunes urea, cujo filho foi abade do mosteiro.
A reformao vivida em Santa Cruz com o padre D. Teotnio foi seguida muito fielmente
por Grij, pelo seu abade D. Paio Soares, que recebeu como reformadores, a seu pedido, D.
Joo Peculiar e seu sobrinho D. Pedro Rabaldiz, chegados a Grij, em 21 de Novembro de
1135. D. Paio rejeitou o governo do mosteiro e o ttulo de abade, tal como D. Teotnio, e
mandou eleger o prelado com o ttulo de prior, sendo o primeiro eleito canonicamente, o
padre D. Trutesindo.
Em 1517, era prior de Grij, D. Joo, bispo de Safim, provedor mor do Hospital Real de
Todos os Santos, reitor da Universidade de Lisboa, e do Desembargo rgio.
O prior do Mosteiro de Grij aderiu reforma do mosteiro de Santa Cruz, cometida por D.
Joo III a Frei Brs de Barros, da Ordem de So Jernimo e a Frei Antnio, com incio a 13
de Outubro de 1527, sendo confirmada pelo papa Paulo III, por bula de 26 de Fevereiro de
1540. Esta reforma precedeu a instituio da Congregao de Santa Cruz de Coimbra, pelo
Papa Paulo IV, em 1556.
Foi iniciado o processo de mudana de lugar de Grij para Vila Nova do Porto, transferido
temporariamente para o Mosteiro de Santo Agostinho da Serra do Pilar, entre 1542 e 1566.
O descontentamento de alguns cnegos vindo de Grij, levou-os a alcanar do papa Pio V,
uma bula de separao entre os mosteiros antigo e novo de Vila Nova do Porto, passada em
1566. Esta estabelecia que fossem dois mosteiros distintos e que se dividissem as rendas.
Em 1770, por breve de Clemente XIV e beneplcito rgio de 6 de Setembro desse ano, de
que foi executor o Cardeal da Cunha, foi extinto com mais nove mosteiros da Congregao
e os seus bens foram anexados ao Mosteiro de Mafra para nele se desenvolverem os
estudos.
Foi vendido ao desembargador Joo Fernandes de Oliveira.
Em 1792, a bula "Expositum nobis", concedida pelo Papa Pio VI, em 3 de Abril, a
instncias da Rainha D. Maria I, foi executada por 3 sentenas de D. Jos Maria de Melo,
Bispo do Algarve e Inquisidor Geral. A primeira, dada em Lisboa a 10 de Maio de 1792,
mandou remover os Cnegos Regrantes do Mosteiro de Mafra para outros mosteiros da sua
Congregao, restituindo-o aos religiosos da Provncia de Santa Maria da Arrbida. A
terceira sentena, dada a 24 de Dezembro, estabeleceu os mosteiros que deviam integrar a
Congregao dos Cnegos Regrantes de Santo Agostinho, entre os quais figura o do
Salvador de Grij, restitudos "in integrum" ao estado regular e conventual, com todos os
bens, rendimentos, privilgios, isentos e padroados de que eram possuidores ao tempo da
sua extino. Foi-lhe prefixado o nmero de 30 cnegos. A Rainha mandou executar as
sentenas por carta rgia de 1 de Janeiro de 1795. O prior geral, comunicou-as
Congregao por carta patente datada de 9 de Fevereiro do mesmo ano.
Os cnegos D. Diogo da Assuno e D. Lus de Miranda Henriques, moradores no extinto
mosteiro, apresentaram-se, na cidade do Porto, chegada do Exrcito Libertador, onde
permaneceram e foram agraciados pelo imperador do Brasil e Duque de Bragana.
Em 1833, a 27 de Agosto, os deputados da Comisso administradora dos bens dos
conventos extintos, ou Comisso administrativa dos bens dos conventos abandonados, o
abade Antnio Manuel Lopes Vieira de Castro e Francisco da Rocha Soares, na presena de
D. Lus do Patrocnio de Nossa Senhora, cnego regular de Santo Agostinho, do juz
imediato do couto de Grij, e de outros elementos, procederam descrio e inventrio dos
objectos existentes no Mosteiro, que inclua uma hospedaria, sendo escrivo, Nicolau
Joaquim Pereira, escriturrio da Comisso.
Forma autorizada do nome: Instituto de Orientao Profissional. 1925Histria: O Instituto de Orientao Profissional foi fundado a partir de um legado
benemrito de D. Francisca Barbosa de Andrade Provedoria da Assistncia, pelos
Decretos n. 10 986, de 31 de Junho, e n. 11.176, de 24 de Outubro, de 1925.
_____________________________________________________________________________________
Histria 149

_____________________________________________________________________________________
Inicialmente, o Instituto dependeu da Assistncia Pblica, tendo transitado em 1928 para a
tutela da Instruo Pblica, data a partir da qual as suas funes foram ampliadas e
diversificadas. Passou a ser o organismo responsvel pela realizao de exames de
orientao profissional dos alunos das escolas complementares e primrias de Lisboa, pela
organizao dos servios de orientao profissional, pela investigao de carcter
psicolgico e pedaggico necessrias prtica da orientao e seleco profissionais, pela
divulgao dos objectivos e dos mtodos da Psicotecnia, pelas actividades de seleco
profissionais para reas especficas e pela divulgao de instrumentos de informao sobre a
orientao profissional de que o Boletim foi, sem dvida, e durante longo perodo, a
publicao mais significativa e representativa da especialidade.
Entre 1939 e 1947, com a criao da figura do perito orientador, o Instituto reforou a
orientao profissional nas escolas tcnicas, mas a partir de 1955 foi perdendo importncia e
o seus quadros tcnicos foram sendo esvaziados, sobretudo aps a criao do psiclogo
escolar orientador, na Faculdade de Psicologia e Cincias da Educao.
Actualmente, mantm servios de atendimento ao pblico e continua a realizar exames de
orientao e de seleco profissional.
Histria para pessoas singulares

9.2.B2. Registar a histria para as pessoas singulares, incluindo informao sobre a vida
familiar (filiao, cnjuge, filhos e outros parentescos), a escolaridade (estudos e
formao obtida, respectivas instituies, diplomas), a actividade social (participao
em aces, eventos, actos cvicos, etc.) e profissional (actividade, cargos), outros tipos
de actividade (hobbies, interesses) e outros aspectos relevantes para a caracterizao da
pessoa (convices religiosas ou polticas, etc.).
Santo
Histria: Antnio Saldanha da Gama, 1. Conde de Porto Santo, ttulo que recebeu por
decreto de 26 de Outubro de 1823 (D. Joo VI), nasceu a 5 de Novembro de 1778 e faleceu
a 23 de Julho de 1839. Era filho de Manuel Saldanha da Gama, moo fidalgo e conselheiro
do Ultramar, e de D. Francisca Joana Josefa da Cmara.
Casou, em 1801, com D. Antnia Baslia Herdia de Betencourt, dama das ordens de Santa
Isabel e de Maria Lusa, de Espanha, nascida na Madeira a 14 de Junho de 1837 e falecida a
4 de Maro de 1837. Era a herdeira do antigo morgado Jos de Brito Heredia, casado com
D. Joana de Brito Betencourt. No tiveram descendncia, estando a representao colateral
nos condes da Ponte.
Antnio Saldanha da Gama foi chefe de esquadra da Armada Real; governador e capito
general do Maranho, em 1802; governador e capito general do reino de Angola em 1807,
tendo contribudo para o desenvolvimento, comrcio e explorao geogrfica daquela
provncia; foi conselheiro do Ultramar em 1806; conselheiro da Fazenda no Brasil em
1810; ministro plenipotencirio ao Congresso de Viena em 1814; a So Petersburgo em
1815; a Madrid em 1820, sendo promovido a embaixador da mesma corte em 1833;
membro do governo dos reinos de Portugal e Algarves por Decreto de 24 de Maio de 1820;
ministro e secretrio de estado dos Negcios Estrangeiros em 1825; par do reino em 1826 e
o primeiro presidente do municpio de Lisboa, em 1833.
Foi ainda gro cruz da Ordem de Torre e Espada e da de Carlos III de Espanha,
comendador de Avis, etc. Escreveu Memria sobre as colnias de Portugal situadas na
costa ocidental da frica.
Forma autorizada do nome: Arruela, Jos de. 1881-1960, advogado
Histria: Jos de Arruela nasceu em Ovar, no largo de Arruela, a 5 de Junho de 1881, e
faleceu a 28 de Julho de 1960. Era filho de Caetano Lus Basto Ferreira (natural de Estarreja,
jornalista, escrivo de Direito e, posteriormente, fundador, director e gerente, em Lisboa, do
Correio Nacional) e de Maria Cndida Homem de Macedo da Cmara e Mota de Sousa
Ribeiro Ferreira (de gueda, prima coirm do Conde de gueda).
Foi o pai, segundo informao do prprio Jos de Arruela, que decidiu dar-lhe este ltimo
nome, com o qual permaneceu.
_____________________________________________________________________________________
150 Histria

_____________________________________________________________________________________
Casou com Ana Maria Pinheiro de Melo Arruela, filha de Bernardo Pinheiro de Melo, 1.
conde de Arnoso. Teve vrios filhos, entre os quais Maria Jos de Arruela Azevedo Gomes e
Maria Cndida de Arruela de Sousa Ribeiro.
Licenciou-se em Direito na Universidade de Coimbra, em 1906, e estabeleceu-se como
advogado em Lisboa. Conseguiu, atravs da interveno desenvolvida atravs do jornal O
Sculo, uma amnistia para os marinheiros do couraado Vasco da Gama, que se revoltaram
no ano de 1908.
Filiou-se no Partido Monrquico em 1913, tendo sido preso vrias vezes por aces
desenvolvidas pelo partido. Foi presidente da Comisso de Organizao Poltica da Causa
Monrquica, fundador do Centro Monrquico de Lisboa e director do Dirio da Manh,
jornal oficioso da Causa Monrquica. Dedicou-se defesa, em tribunal, de monrquicos
(refira-se o julgamento no Tribunal das Trinas) e republicanos.
Acabada a 2. Guerra Mundial, seguiu os julgamentos de Nuremberga.
Realizou vrias conferncias, que decorreram no Instituto de Coimbra, em Lisboa, no castelo
de So Jorge e na sua prpria residncia.
Foi colaborador de jornais como o Sculo, Dirio de Notcias, poca, Dia, Nao e Voz, e
director da revista A Voz do Direito. Desenvolveu ainda outra actividade literria, tendo
publicado A Monarquia e a Repblica: o programa do Dirio da Manh, de Lisboa, 1914; A
tragdia nacional: Alemanha e Portugal, cuja segunda edio de Coimbra, 1940; Uma
trepa histrica, (polmica com o Dr. Alfredo Pimenta), publicado em Coimbra, em 1942;
O equilbrio peninsular, publicado em Coimbra, em 1944; O imperativo geogrfico de uma
aliana, publicado em Coimbra, em 1945; publicou ainda dois livros de poesia: Contrastes e
Convulses da Ptria.
Histria para famlias

9.2.B3. Registar a histria para as famlias incluindo informao sobre a origem,
evoluo, unies familiares, apelidos (mudanas ou acrscimos e respectivas datas),
ttulos de nobreza ou ttulos honorficos (respectivas datas e diplomas de atribuio),
membros que se destacaram, actividades e funes desempenhadas (contexto e
respectivas datas) e outros aspectos considerados relevantes para a sua caracterizao.
Histria: Famlia antiga de Portugal, encontra-se na ilha da Madeira desde os incios da
colonizao. Foi proprietria de vrias honras na provncia do Minho, entre as quais a de
Dornelas, na freguesia de So Salvador Dornelas, distrito de Braga. lvaro Dornelas foi o
primeiro que a se estabeleceu. Cognominado de Grande, esteve nas Ilhas Canrias, terra
de origem de sua mulher, D. Elvira Fernandes de Saavedra. O seu filho, lvaro de Ornelas
Saavedra, instituiu o Morgado do Canio e a Capela de Santo Antnio da S do Funchal.
Fruto da unio com outras linhagens instituiram o Morgado do Vale da Bica. Em 1591
Aires de Ornelas de Vasconcelos fundou, juntamente com a sua primeira mulher, D. Maria
Correia, a capela de Nossa Senhora da Consolao, no seu morgadio do Canio. A este
sucedeu-lhe Agostinho de Ornelas de Moura, que aumentou substancialmente o patrimnio
da famlia, atravs da sua unio com Brites Mauriz, filha de Gaspar Fernandes Gondim,
mercador na Rua Direita no Funchal. Aires de Ornelas de Vasconcelos, que sucedeu a seu
pai, edificou o Palcio da Rua do Bispo no Funchal, que anexou ao morgadio do Canio.
Salientam-se, como outras propriedades dos Ornelas, as seguintes: Palcio dos Ornelas na
Rua do Bispo e a Capela de So Lus de Tolosa, a casa da Rua dos Ferreiros, a Quinta das
Almas ou Quinta Ornelas na Camacha, a Capela de Santo Antnio da S do Funchal, entre
outras.
Prestaram servio Coroa Portuguesa, desempenhando cargos nas provncias ultramarinas,
na administrao pblica e na vida poltica e diplomtica.
Fontes de informao
9.2.C1. As fontes de informao para a histria da pessoa colectiva, da pessoa singular e
da famlia so a documentao produzida, os textos ou documentos legais de criao,
_____________________________________________________________________________________
Histria 151

_____________________________________________________________________________________
organizao ou funcionamento, de alterao ou dissoluo, os estudos institucionais,

biogrficos ou familiares e os instrumentos de descrio, ou quaisquer outras fontes
9.2.D1. A histria pode ser apresentada na forma de cronologia.
9.2.D2. A histria deve ser registada de forma consistente. Recomendam-se os seguintes
critrios de redaco:
Evitar todo e qualquer tipo de juzo de valor sobre a pessoa colectiva, a pessoa
singular ou a famlia a descrever.
Actualizar a grafia utilizada.
Evitar citaes em portugus arcaico.
Utilizar o tempo verbal preferencialmente no passado.
numricos distintivos dos nomes prprios de Reis e Papas.
79
acordo com um pronturio ortogrfico.
ortogrficas vigentes: antropnimos, topnimos, instituies, corporaes,
reparties oficiais, diplomas legais.
Utilizar minscula inicial na meno de cargos de qualquer natureza, no estando
em causa usos ou exigncias oficiais.
Excluses
9.2.E1. As fontes de informao para a histria devem ser registadas no elemento de
informao Fontes.
79

tpicas. Lisboa: Instituto Portugus da Qualidade; CT7. 78 p.
_____________________________________________________________________________________
152 Histria

_____________________________________________________________________________________
9.3. Lugares
Objectivo
Indicar os lugares e/ou jurisdies predominantes onde a pessoa colectiva, a pessoa
singular ou a famlia tiveram a sua sede, residiram, desenvolveram ou mantiveram
actividades ou contactos.
Comentrio
Pode ser vantajosa a utilizao de pontos de acesso normalizados para os nomes
geogrficos, com o objectivo de permitir uma recuperao da informao mais
eficaz.
Orientaes gerais
9.3.A1. Lugares um elemento de informao de preenchimento opcional ou
9.3.A2. Registar o nome dos lugares e/ou jurisdies predominantes em que a pessoa
colectiva, a pessoa singular ou a famlia tiveram a sua sede, residiram, desenvolveram
ou mantiveram actividades ou contactos.
9.3.A3. Registar, se pertinente, o nome dos lugares e/ou jurisdies de acordo com as
orientaes relativas Escolha e construo de pontos de acesso normalizados para as
entidades geogrficas, III Parte destas Orientaes.
9.3.A4. Registar a natureza da relao da pessoa colectiva, da pessoa singular ou da
famlia com os lugares e/ou jurisdies mencionados.
9.3.A5. Registar, sempre que possvel, o perodo da relao da pessoa colectiva, da
pessoa singular ou da famlia com os lugares e/ou jurisdies mencionados.
Lugares para pessoas colectivas
9.3.B1. Registar, para as pessoas colectivas, os lugares de criao, sede, reas de
jurisdio ou de actividade, filiais, etc.
Exemplos (Texto estruturado):
de Grij. Sculo X-1770; 1795-1833
Lugares: Quinta situada na antiga terra e comarca da Feira.
Forma autorizada do nome: Real Fbrica de Chapus da Gramela
Lugares: Pombal (freguesia, Pombal, Leiria, Portugal)
_____________________________________________________________________________________
Lugares 153

_____________________________________________________________________________________
Lugares para pessoas singulares

9.3.B2. Registar, para as pessoas singulares, informao sobre a nacionalidade ou a
cidadania, os principais lugares ou reas de residncia, de desempenho e exerccio de
actividade profissional, cientfica, intelectual, poltica, etc.
Exemplos (textos estruturados):
Lugares: Arruela (Largo, Ovar, Aveiro, Portugal) (nascimento).
Lugares para famlias

9.3.B3. Registar, para as famlias, informao sobre a nacionalidade ou a cidadania, os
principais lugares ou reas de residncia, a localizao de imveis, direitos, jurisdies,
ou interesses, etc.
Lugares: Dornelas (honra, Amares, Braga); Ilhas Canrias (origem de Elvira Fernandes de
Saavedra); Ilha da Madeira (residncia, desde o incio da colonizao).
Fontes de informao
9.3.C1. As fontes de informao para os lugares so a documentao produzida, os
textos ou documentos legais, ou quaisquer outras fontes consideradas fidedignas.
9.3.D1. A informao pode ser registada segundo um critrio de ordenao cronolgico.
Excluso
9.3.E1. Registar, se pertinente, as normas utilizadas para a construo das formas
autorizadas do nome dos lugares no elemento de informao Regras e/ou convenes.
_____________________________________________________________________________________
154 Lugares

_____________________________________________________________________________________
9.4. Estatuto legal

Objectivo
Indicar o estatuto legal da pessoa colectiva.
Comentrio
Pode ser vantajosa a utilizao de uma linguagem controlada no preenchimento
deste elemento de informao, com o objectivo de permitir uma recuperao
eficaz da informao pretendida.
Esta informao pode ser fornecida apenas para pessoas colectivas contemporneas.
Orientaes gerais
9.4.A1. Estatuto legal um elemento de informao de preenchimento opcional ou
obrigatrio se aplicvel, de acordo com o definido na tabela de obrigatoriedade de
preenchimento dos elementos de informao, apresentada na Introduo II Parte
destas Orientaes.
9.4.A2. Registar o estatuto legal (privado ou pblico) da pessoa colectiva.
9.4.A3. Registar alteraes que o estatuto legal possa ter sofrido.
9.4.A4. Registar o perodo de vigncia e/ou de alterao do estatuto legal.
9.4.A5. Registar, se apropriado, um termo que caracterize a pessoa colectiva.
Exemplos (texto estruturado):
Forma autorizada do nome: Conselho da Fazenda. 1591-1833
Estatuto legal: Organismo da administrao central
de Grij. Sculo X-1770; 1795-1833
Estatuto Legal: organismo privado
Forma autorizada do nome: Instituto do Vinho do Porto. 1933Estatuto legal: Instituto pblico, com autonomia administrativa e financeira
Fontes de informao
9.4.C1. As fontes de informao para o estatuto legal so a documentao produzida, os
textos ou documentos legais de criao, organizao ou funcionamento da pessoa
colectiva ou quaisquer outras fontes consideradas fidedignas.
9.4.D1. Registar o estatuto legal atravs da utilizao de uma terminologia uniforme.
_____________________________________________________________________________________
Estatuto legal 155

_____________________________________________________________________________________
Excluso
9.4.D3. Registar a referncia a qualquer esquema de classificao usado para o estatuto
legal de pessoa colectiva no elemento de informao Regras e/ou convenes.
_____________________________________________________________________________________
156 Estatuto legal

_____________________________________________________________________________________

Objectivo
Indicar as funes, ocupaes e actividades desenvolvidas pela pessoa colectiva, pela
pessoa singular ou pela famlia.
Comentrio
elemento de informao, com o objectivo de permitir uma recuperao eficaz80.
Orientaes gerais
9.5.A1. Funes, ocupaes e actividades um elemento de informao de
preenchimento opcional, obrigatrio, ou obrigatrio se aplicvel, de acordo com o
definido na tabela de obrigatoriedade de preenchimento dos elementos de informao,
apresentada na Introduo II Parte destas Orientaes.
9.5.A2. Registar as funes, ocupaes e actividades desenvolvidas pela pessoa
colectiva, pessoa singular ou famlia.
9.5.A3. Registar a natureza das funes, ocupaes ou actividades.
9.5.A4. Registar as datas de desempenho das funes, ocupaes ou actividades.
Funes, ocupaes e actividades para pessoas colectivas
9.5.B1. Registar, para as pessoas colectivas, informao sobre a misso, competncias,
funes, esfera de actividade, rea de negcio, mbito territorial, etc.
9.5.B2. Registar quaisquer mudanas significativas nas funes, ocupaes e
actividades e as respectivas datas.
9.5.B3. Registar os textos e documentos legais que as estabelecem ou alteram.
Funes, ocupaes e actividades para pessoas singulares
9.5.B4. Registar, para as pessoas singulares, informao sobre as principais actividades,
funes e cargos desempenhados, relacionados ou no com a carreira profissional, bem
como empreendimentos ou realizaes significativas, aces que tenham merecido
reconhecimento pblico, etc.
80
A escolha e construo de pontos de acesso normalizados, no mbito da descrio das funes,

constitui um bom exemplo. Encontra-se j acessvel uma norma internacional para a descrio das
funes, embora no fornea orientao para a criao dos pontos de acesso normalizados. Cf.
Functions. 1. ed. [em linha]. Dresden: ICA/CBPPS, 2007. Disponvel em WWW: <URL:
http://www.ica.org/en/node/83/?filter4 =ISAF>.
_____________________________________________________________________________________
Funes, ocupaes e actividades 157

_____________________________________________________________________________________

Santo
Funes, ocupaes e actividades: Chefe de esquadra da Armada Real; governador e
capito general do Maranho (1802); governador e capito general de Angola (1807), tendo
contribudo para o desenvolvimento, comrcio e explorao geogrfica daquela provncia;
conselheiro do Ultramar (1806); conselheiro da Fazenda no Brasil (1810); ministro
plenipotencirio ao Congresso de Viena (1814); a So Petersburgo (1815); a Madrid
(1820), promovido a embaixador da mesma corte (1833); membro do governo dos reinos de
Portugal e Algarves (1820); ministro e secretrio de estado dos Negcios Estrangeiros
(1825); par do reino (1826); primeiro presidente do municpio de Lisboa (1833).
Escreveu Memria sobre as colnias de Portugal situadas na costa ocidental da frica.
Funes, ocupaes e actividades advogado; filiado no Partido Monrquico (1913);
presidente da Comisso de Organizao Poltica da Causa Monrquica; fundador do Centro
Monrquico de Lisboa; director do Dirio da Manh; colaborador de jornais como o Sculo,
Dirio de Notcias, poca, Dia, Nao e Voz, e director da revista A Voz do Direito;
actividade literria e potica.
Funes, ocupaes e actividades para famlias.

9.5.B5. Registar, para as famlias, informao sobre as principais ocupaes,
actividades, empreendimentos ou aces significativas.
Funes, ocupaes e actividades: Desempenho de cargos nas provncias ultramarinas, na
administrao pblica e na vida poltica e diplomtica, ao servio da Coroa Portuguesa.
Fontes de informao
9.5.C1. As fontes de informao para as funes, ocupaes e actividades das pessoas
colectivas, das pessoas singulares e das famlias so a documentao produzida, ou
Excluso
9.5.E1. Registar qualquer esquema de classificao usado para descrever as funes,
ocupaes e actividades no elemento de informao Regras e/ou convenes.
_____________________________________________________________________________________
158 Funes, ocupaes e actividades

_____________________________________________________________________________________
9.6. Mandatos/fontes de autoridade

Objectivo
Indicar as fontes de autoridade para a pessoa colectiva, para a pessoa singular ou para a
famlia, no que respeita aos seus poderes, funes, responsabilidades ou esfera de
actividades, inclusive territorial.
Orientaes gerais
9.6.A1. Mandatos/fontes de autoridade um elemento de informao de preenchimento
opcional ou obrigatrio se aplicvel, de acordo com o definido na tabela de
9.6.A2. Registar quaisquer documento, lei, directiva ou estatuto que funcione como
fonte de autoridade para os poderes, funes, responsabilidades ou jurisdio da pessoa
colectiva, da pessoa singular ou da famlia a descrever.
9.6.A3. Registar as datas relativas a esses textos e documentos.
9.6.A4. Registar as datas relativas ao exerccio ou modificao dos mandatos ou fontes
de autoridade.
Mandato/fontes de autoridade para pessoas colectivas
9.6.B1. Registar os textos ou documentos legais de criao, organizao, alterao ou
funcionamento da pessoa colectiva.
Forma autorizada do nome: Portugal-Frankfurt 97, S. A. - Sociedade Promotora da
Presena de Portugal na Feira do Livro de Frankfurt 97. 1996-1998
Mandatos/Fontes de Autoridade: Decreto-Lei n. 177/96, de 21 de Setembro
Mandato/fontes de autoridade para pessoas singulares

9.6.B2. Registar os textos ou documentos legais de nomeao para cargos, funes ou
responsabilidades da pessoa singular.
Santo
Mandatos/Fontes de Autoridade: Membro do governo dos reinos de Portugal e Algarves
(nomeado por Decreto de 24 de Maio de 1820).
Mandato/fontes de autoridade para famlias

9.6.B3. Registar os textos ou documentos legais de aquisio, concesso e doao de
bens, direitos e prerrogativas, de nomeao para cargos e funes ou responsabilidades
da famlia.
_____________________________________________________________________________________
Mandatos/fontes de autoridade 159

_____________________________________________________________________________________
Exemplos (textos estruturados)
Forma autorizada do nome: Ornelas Vasconcelos. Famlia, 1514-1926
Mandatos/Fontes de Autoridade: Morgadio do Canio: Testamento de lvaro de Ornelas
Saavedra e Constana de Mendona, 1499, in ARM, Governo Civil, liv. 985, f. 136.
Registo dos ttulos das propriedades vinculadas dos Ornelas Vasconcelos, respectivas
certides de medio e avaliao: ARM, Registo Vincular do Governo Civil, liv. 2 e 3, f.
135-146v. e f. 1-24, respectivamente. Registo vincular, 1863, Governo Civil, liv. 986, f. 2.
Instrumento de anexao de vnculos, 1863 Ibidem, f. 11. Vinculao das casas da Rua do
Bispo: Testamento de Aires de Ornelas de Vasconcelos, in ARM, FOV, cx. 33, n. 10.
Morgadio de Vale da Bica: Escritura de partilha de 12 de Junho de 1522; Venda: ARM,
Registos Notariais, Tabelio Vicente Jlio Ferreira, Livros de Notas 49-64. Registo
vincular, Governo Civil, liv. 986, f. 5.
Fontes de informao
9.6.C1. As fontes de informao para os mandatos/fontes de autoridade das pessoas
colectivas, das pessoas singulares e das famlias, so a documentao produzida ou
_____________________________________________________________________________________
160 Mandatos/fontes de autoridade

_____________________________________________________________________________________
9.7. Estruturas internas/genealogia

Objectivo
Descrever e/ou representar as estruturas administrativas internas de uma pessoa
colectiva ou a genealogia de uma famlia.
Orientaes gerais
9.7.A1. Estruturas internas/genealogia um elemento de informao de preenchimento
opcional, obrigatrio ou obrigatrio se aplicvel, de acordo com o definido na tabela de
9.7.A2. Registar a estrutura interna da pessoa colectiva ou da famlia, bem como
qualquer alterao por ela sofrida.
9.7.A3. Registar as datas relativas a essa estrutura ou s alteraes por ela sofridas.
Estruturas internas para pessoas colectivas
9.7.B1. Registar a estrutura interna da pessoa colectiva, bem como qualquer mudana
por ela sofrida e considerada significativa para a compreenso da forma como conduziu
os seus assuntos.
de Grij. Sculo X-1770; 1795-1833
Estruturas internas: Constitudo pelo prior e pelo convento.
Forma autorizada do nome: Real Fbrica das Sedas e Obras de guas Livres. 1734-1833
Estruturas internas: A Real Fbrica das Sedas manteve, sensivelmente, a mesma estrutura
ao longo dos tempos, podendo dividir-se em quatro grandes reas: administrao,
contabilidade, produo e venda. A cada uma destas reas corresponderam uma ou diversas
reparties: Direco, Contadoria, Administrao da Seda Crua e Materiais, Administrao
da Seda Tinta, Administrao do Tirador e Gales e Administrao da Venda.
Genealogia para famlias

9.7.B2. Registar a genealogia da famlia de forma a evidenciar as relaes entre os seus
membros.
Fontes de informao
9.7.C1. As fontes de informao para estrutura interna das pessoas colectivas ou
genealogia das famlias, so a documentao produzida, ou quaisquer outras fontes
_____________________________________________________________________________________
Estruturas internas/genealogia 161

_____________________________________________________________________________________
9.7.D1 Registar a informao num texto narrativo ou grfico, por exemplo atravs de
um organograma ou de uma rvore genealgica.
Excluso
9.7.E1. Registar a informao genealgica das pessoas singulares nos elementos de
informao Histria e/ou na Zona das Relaes.
_____________________________________________________________________________________
162 Estruturas internas/genealogia

_____________________________________________________________________________________
9.8. Contexto geral

Objectivo
Fornecer informao significativa sobre o contexto geral (social, cultural, econmico,
poltico e/ou histrico ou outro) no qual a pessoa colectiva, a pessoa singular ou a
famlia operou, viveu ou desenvolveu a sua actividade.
Orientaes gerais
9.8.A1. Contexto geral um elemento de informao de preenchimento opcional,
obrigatrio ou obrigatrio se aplicvel, de acordo com o definido na tabela de
9.8.A2. Registar qualquer informao significativa sobre o contexto social, cultural,
econmico, poltico, histrico ou outro no qual a pessoa colectiva, a pessoa singular ou
a famlia desenvolveram a sua actividade.
de Grij. Sculo X-1770; 1795-1833
Contexto Geral: Sociedade e regime senhoriais. A fundao fica a dever-se a uma famlia de
ministeriais rgios, encarregues da administrao dos bens da Coroa na regio de Grij.
Contexto Geral: Antigo Regime
Fontes de informao
9.8C1. As fontes de informao para o contexto geral so a documentao produzida ou
_____________________________________________________________________________________
Contexto geral 163

_____________________________________________________________________________________
10. ZONA DAS RELAES

A Zona das relaes contm a informao destinada a descrever as relaes com outras
pessoas colectivas, pessoas singulares ou famlias descritas noutros registos de
autoridade. composta pelos seguintes elementos de informao:
10.1. Nome/Identificador da pessoa colectiva, da pessoa singular ou da famlia
relacionada;
10.2. Tipo de relao;
10.3. Descrio da relao;
10.4. Datas da relao.
Comentrio
A compreenso do contexto de produo da documentao de arquivo prende-se
tambm com a identificao e a caracterizao das relaes entre as diferentes
pessoas colectivas, pessoas singulares e famlias.
S devem, no entanto, ser registadas e descritas as relaes entre as diferentes
pessoas colectivas, pessoas singulares e famlias que se espelham na
documentao produzida. A observao deste princpio tem como objectivo
assegurar a pertinncia da informao recuperada.
Zona pode ser registada de forma estruturada, atravs do recurso aos diferentes
elementos de informao acima referidos ou atravs de um nico texto narrativo.
de coordenao da poltica nacional de arquivos, a definio do modelo a adoptar.
10.1. Nome/Identificador da pessoa colectiva, da pessoa singular ou da famlia
relacionadas
Objectivo
Indicar os nomes e quaisquer identificadores unvocos da entidade relacionada e
estabelecer uma ligao com o registo de autoridade para a pessoa colectiva, para a
pessoa singular ou famlia.
Comentrio
A forma autorizada do nome da pessoa colectiva, pessoa singular ou famlia
constitui o primeiro ponto de acesso normalizado descrio arquivstica e ,
enquanto tal, unvoca, pelo que deve ser a usada no registo das entidades
relacionadas. O objectivo a recuperao de informao pertinente.
Orientaes gerais
10.1.A1. Nome/Identificador da pessoa colectiva, da pessoa singular ou da famlia
relacionadas um elemento de informao de preenchimento opcional ou obrigatrio se
aplicvel, de acordo com o definido na tabela de obrigatoriedade de preenchimento dos
elementos de informao, apresentada na Introduo II Parte destas Orientaes.
_____________________________________________________________________________________
164 Nome/Identificador da pessoa colectiva, da pessoa singular ou da famlia relacionadas
Autoridades arquivsticas Zona das Relaes

_____________________________________________________________________________________
10.1.A2. Registar a forma autorizada do nome da pessoa colectiva, da pessoa singular

ou da famlia relacionada.
10.1.A3. Registar quaisquer identificadores unvocos relevantes, incluindo o
identificador do registo de autoridade da pessoa colectiva, da pessoa singular ou da
famlia relacionada.
Forma autorizada do nome: Companhia Portuguesa de Transportes Martimos. 1974-1985
Nome/Identificador da pessoa colectiva relacionada: Companhia Colonial de Navegao.
1922-1974 (Identificador do registo de autoridade: PT-FNA180).
Nome/Identificador da pessoa colectiva relacionada: Portugal. Ministrio dos Negcios
Estrangeiros. 1643- (Identificador do registo de autoridade: PT-FNA125).
Forma autorizada do nome: Portugal. Ministrio dos Negcios Estrangeiros. 1643Nome/Identificador da pessoa colectiva relacionada: Legao em Portugal em Paris. ?-?
(Identificador do registo de autoridade: PT-FNXXX).
Forma autorizada do nome: Almeida. Famlia, ?-?, marqueses de Alorna
Nome/Identificador da pessoa colectiva relacionada: Mascarenhas. Famlia, fl. 1472-1910,
marqueses de Fronteira (Identificador do registo de autoridade: PT-FNA057).
Fontes de informao
10.1.C1. A fonte de informao para o nome/identificador da pessoa colectiva, da
pessoa singular ou da famlia relacionada o respectivo registo de autoridade
arquivstica.
10.1.D1. Registar os identificadores das pessoas colectivas, das pessoas singulares ou
das famlias relacionadas entre parnteses (()).
10.1.D2. Quando se estabelece mais do que uma relao, identificar e descrever cada
uma delas individualmente e numer-las.
10.1.D3. Registar a informao organizada por tipos de entidades relacionadas e/ou,
dentro de cada um deles, de acordo com um critrio cronolgico.
_____________________________________________________________________________________
Nome/Identificador da pessoa colectiva, da pessoa singular ou da famlia relacionadas 165

_____________________________________________________________________________________
10.2. Tipo de relao

Objectivo
Identificar o tipo geral de relao entre a entidade descrita e outra pessoa colectiva,
pessoa singular ou famlia.
Comentrio
As relaes entre as pessoas colectivas, as pessoas singulares ou as famlias podem ser,
genericamente, de diferentes tipos:
Hierrquica, quando existem relaes de subordinante/subordinado, controlador
/controlado, proprietrio/propriedade, etc. Numa relao hierrquica uma entidade
subordinante pode exercer autoridade e controlo sobre as actividades de entidades
subordinadas. Uma entidade pode tambm estar subordinada a vrias outras, tal
como, por exemplo, um comit associado ou uma organizao cuja tutela mudou
ao longo do tempo.
Cronolgica, quando existem relaes de predecessor/sucessor. Numa relao
temporal, uma entidade pode suceder ou preceder outras no exerccio de
determinadas funes e actividades.
Familiar, quando existem relaes paternais/filiais, conjugais, etc. Numa famlia
uma pessoa pode ter um largo crculo de relaes com outros membros da famlia
e com a famlia, enquanto entidade.
Associativa, quando existem relaes de fornecedor/cliente, parte/todo, scio,
membro, amigo, etc.

Orientaes gerais
10.2.A1. Tipo de relao um elemento de informao de preenchimento opcional ou
destas Orientaes.
10.2.A2. Registar o tipo geral da relao descrita.
10.2.A3. Registar, se pertinente, um termo que especifique a relao.
Nome da pessoa colectiva relacionada: Companhia Colonial de Navegao. 1922-1974
Tipo de relao: Cronolgica
Nome da pessoa colectiva relacionada: Portugal. Ministrio dos Negcios Estrangeiros.
1643Tipo de relao: Associativa
Forma autorizada do nome: Portugal. Ministrio dos Negcios Estrangeiros. 1643_____________________________________________________________________________________
166 Tipo de relao

_____________________________________________________________________________________
Nome da pessoa colectiva relacionada: Legao de Portugal em Paris. ?-?
Tipo de relao: Hierrquica
Nome da pessoa colectiva relacionada: Mascarenhas. Famlia, fl. 1472-1910, marqueses de
Fronteira
Tipo de relao: Familiar
Fontes de informao
10.2.C1. As fontes de informao para o tipo de relao so a documentao produzida
e quaisquer outras fontes consideradas fidedignas.
10.2.D1. Registar o tipo de relao atravs da utilizao de uma terminologia uniforme.
Excluses
10.2.E1. Registar a referncia a qualquer esquema de classificao usado para o tipo de
relao no elemento de informao Regras e/ou convenes.
10.2.E2. Descrever as relaes entre as pessoas colectivas, pessoas singulares ou
famlias e a documentao produzida no captulo Relaes das pessoas colectivas,
pessoas singulares e famlias com a documentao de arquivo e outros recursos.
10.2.E3. Descrever as relaes entre as pessoas colectivas, as pessoas singulares ou as
famlias e outros recursos no captulo Relaes das pessoas colectivas, pessoas
singulares e famlias com a documentao de arquivo e outros recursos.
_____________________________________________________________________________________
Tipo de relao 167

_____________________________________________________________________________________

Objectivo
Fornecer uma descrio especfica da natureza da relao.
Comentrio

Orientaes gerais
10.3.A1. Descrio da relao um elemento de informao de preenchimento opcional
ou obrigatrio se aplicvel, de acordo com o definido na tabela de obrigatoriedade de
destas Orientaes.
10.3.A2. Registar uma descrio precisa da natureza da relao entre a pessoa colectiva,
pessoa singular ou famlia, descrita no registo de autoridade, e a entidade relacionada,
por exemplo: subordinante, subordinada, proprietrio, predecessor, sucessor, cnjuge,
filho, primo, professor, aluno, colega de trabalho, etc.
10.3.A3. Pode ser registada, neste elemento de informao, um texto narrativo de
descrio da histria e/ou natureza da relao.
Descrio da relao: Entidade sucessora. A Companhia Portuguesa de Transportes
Martimos resultou da fuso da Companhia Colonial de Navegao com a Companhia
Insulana de Navegao, realizada a 4 de Fevereiro de 1974.
Nome da pessoa colectiva relacionada: Portugal. Ministrio dos Negcios Estrangeiros.
1643Descrio da relao: Lus Teixeira de Sampaio foi embaixador e secretrio-geral do
Ministrio dos Negcios Estrangeiros, orientando todo o servio diplomtico portugus.
Forma autorizada do nome: Portugal. Ministrio dos Negcios Estrangeiros. 1643Nome da pessoa colectiva relacionada: Legao de Portugal em Paris
Descrio da relao: Entidade subordinada.
Forma autorizada do nome: Almeida, Famlia, ?-?, marqueses de Alorna
Nome da pessoa colectiva relacionada Mascarenhas. Famlia, fl. 1472-1910, marqueses de
Fronteira
Descrio da relao: Leonor Benedita de Oyenhausen e Almeida, filha de Carlos
Augusto, Conde de Oyenhausen e do Sacro Imprio Romano e da 4. marquesa de Alorna,
ela prpria Condessa de Oyenhausen, casou com o 6. marqus de Fronteira, Joo Jos Lus
Mascarenhas Barreto.
_____________________________________________________________________________________
168 Descrio da relao

_____________________________________________________________________________________
Fontes de informao
10.3.C1. As fontes de informao para o tipo de relao so a documentao produzida
e quaisquer outras fontes consideradas fidedignas.
Excluso
10.3.E1. Registar a referncia a qualquer esquema de classificao usado para descrever
a relao no elemento de informao Regras e/ou convenes.
_____________________________________________________________________________________
Descrio da relao 169

_____________________________________________________________________________________

Objectivo
Indicar as datas de durao da relao com outras pessoas colectivas, pessoas singulares
ou famlias.
Orientaes gerais
10.2.A1. Datas da relao um elemento de informao de preenchimento opcional ou
destas Orientaes.
10.4.A1. Registar, se relevantes, as datas de incio da relao ou da sucesso e, se
pertinentes, as datas do respectivo termo.
Datas da relao: 1974-02-04
Nome da pessoa singular relacionada: Portugal. Ministrio dos Negcios Estrangeiros.
1643Datas da relao: 1929-05-02 (incio; permanece no perodo que antecede a Segunda
Guerra Mundial)
Forma autorizada do nome: Portugal. Ministrio dos Negcios Estrangeiros. 1643Nome da pessoa colectiva relacionada: Legao de Portugal em Paris
Datas da relao: 1668-1852 (actividade)
Nome da pessoa colectiva relacionada: Mascarenhas. Famlia, fl. 1472-1910, marqueses de
Fronteira
Datas da relao: 1799-11-10 (casamento)
Fontes de informao
10.4.C1. As fontes de informao para as datas da relao so a documentao
produzida e quaisquer outras fontes consideradas fidedignas.
81
ISO 8601: 2000, Data elements and interchange formats - Information intrechange: representation of
82
_____________________________________________________________________________________
170 Datas da relao

_____________________________________________________________________________________
Comentrio
usar.
Exemplos
Data: AAAA-MM-DD.
10.4.D2. O ano, o ms e o dia devem ser registados em algarismos rabes. Em

alternativa, o ms pode ser registado em letras, por extenso ou abreviado.
Exemplo
Forma autorizada do nome: Gama, Antnio Saldanha da. 1778-1839
Datas de existncia: 1778-Novembro-05-1839-Julho-23
ou
Forma autorizada do nome: Gama, Antnio Saldanha da. 1778-1839
Datas de existncia: 1778-Nov.-05-1839-Jul.-23
10.4.D3. As datas de existncia/actividade devem ser expressas no sistema de datao

actual.
10.4.D4. Os elementos da data cronolgica podem ser, preferencialmente, separados por
hfen (-). Caso tal no seja possvel, tendo em conta a aplicao informtica adoptada,
utilizar a barra (/), a vrgula (,) ou o espao ( ).
?]).
10.4.D6. A data aproximada deve ser registada. A pontuao e as abreviaturas a utilizar

variam de acordo com os casos a seguir apresentados.
possveis ([ ou ]).
([entre e ]).
_____________________________________________________________________________________
Datas da relao 171

_____________________________________________________________________________________
10.4.D14. Dois dgitos seguidos de um hfen e de um ponto de interrogao, caso se
trate de sculo provvel ([_ _ -?]).
_____________________________________________________________________________________
172 Datas da relao
Autoridades arquivsticas Zona do Controlo

_____________________________________________________________________________________
11. ZONA DO CONTROLO

A Zona do controlo contm a informao destinada a identificar, de forma unvoca, o
registo de autoridade arquivstica e a registar como, quando e por que servio de
arquivo o registo de autoridade arquivstica foi criado e mantido. composta pelos
11.1. Identificador do registo de autoridade;
11.2. Identificadores da instituio;
11.3. Regras e/ou convenes;
11.4. Estatuto;
11.5. Nvel de detalhe;
11.6. Datas de criao, reviso ou eliminao;
11.7. Idiomas e escritas;
11.8. Fontes;
11.9. Notas de manuteno.

Objectivo
Identificar, de forma unvoca, o registo de autoridade arquivstica no contexto em que
ser usado.
Comentrio
O identificador do registo de autoridade arquivstica pode ainda:
Servir como meio de controlo do registo de autoridade arquivstica;
Ser utilizado na recuperao do registo de autoridade arquivstica;
Ser utilizado para a elaborao das referncias ao registo de autoridade
arquivstica.
Orientaes gerais
11.1.A1. O identificador do registo de autoridade um elemento de informao de
preenchimento obrigatrio, de acordo com o definido na tabela de obrigatoriedade de
destas Orientaes.
11.1.A2. O identificador do registo de autoridade deve integrar os seguintes elementos,
na sequncia indicada:
Cdigo do pas ou da organizao internacional;
Identificador do ficheiro de autoridades;
Nmero sequencial de registo.
Cdigo do pas ou da organizao internacional
11.1.A3. O cdigo do pas obrigatrio para a troca de informao internacional.
_____________________________________________________________________________________
Identificador do registo de autoridade 173
Orientaes para a Descrio em Arquivstica

_____________________________________________________________________________________
11.1.A4. Se o criador do registo de autoridade arquivstica for uma organizao

internacional, fornecer o respectivo identificador, e no o cdigo do pas.
Identificador do ficheiro de autoridades
Comentrio
Pode ser vantajosa a criao de um ficheiro nacional de autoridades arquivsticas,
que possibilite a partilha de descries e garanta a univocidade dos registos de
autoridade arquivstica e a consistncia e coerncia global do ficheiro.
Cabe ao organismo de coordenao da poltica nacional de arquivos, a definio
do modelo a adoptar na criao do ficheiro nacional de autoridades arquivsticas.
11.1.A5. O identificador do ficheiro de autoridades deve ser constitudo por uma sigla
que o identifique de forma unvoca.
Exemplos
PT/FNA
Portugal, Ficheiro Nacional de Autoridades Arquivsticas
Nmero sequencial de registo

11.1.A6. O nmero deve ser sequencial.
Exemplos
Identificador do registo de autoridade: PT-FNA1
Portugal, Ficheiro Nacional de autoridades arquivsticas, n. 1
Fonte de informao
11.1.C1. A fonte de informao para o cdigo de referncia do pas a ISO 316683:
PT = Portugal
AO = Angola
BR = Brasil
CV = Cabo Verde
GW = Guin Bissau
MZ = Moambique
TL = Timor Leste
11.1.D1. O identificador do ficheiro de autoridade pode ser precedido de um hfen ( - ).
83
ISO 3166: 1997 - Codes for the representation of names of countries, alpha-2 code. Geneve:
_____________________________________________________________________________________
174 Identificador do registo de autoridade

_____________________________________________________________________________________
11.1.D2. O nmero sequencial pode ser registado na sequncia da sigla correspondente

ao tipo de registo, sem qualquer separao.
_____________________________________________________________________________________
Identificador do registo de autoridade 175

_____________________________________________________________________________________

Objectivo
Identificar os servios responsveis pela criao do registo de autoridade.
Comentrio
A criao de um ficheiro nacional de autoridades arquivsticas pressupe a
centralizao no controlo da univocidade dos registos e da consistncia e

coerncia global do ficheiro, mas implica uma colaborao partilhada por todas as
entidades detentoras ou servios de arquivo que integrem a rede.
Cabe ao organismo de coordenao da poltica nacional de arquivos, a definio
do modelo de colaborao a adoptar.
Pode ser vantajosa a utilizao de pontos de acesso normalizados para as
entidades detentoras ou servios de arquivo, com o objectivo de permitir uma
recuperao eficaz da informao pretendida84.
Orientaes gerais
11.2.A1. Identificadores da instituio um elemento de informao de preenchimento
opcional ou obrigatrio, de acordo com o definido na tabela de obrigatoriedade de
destas Orientaes.
11.2.A2. Registar, de forma completa, o nome do servio responsvel pela criao do
registo de autoridade arquivstica.
Exemplos
Identificador da instituio: PT/DGARQ
Identificador da instituio: PT/AHM
11.2.A3. Registar, em alternativa, o cdigo dos servios responsveis pela criao do

Exemplos
Identificador da instituio: PT/TT
Identificador da instituio: PT/AHU
84
INTERNATIONAL COUNCIL ON ARCHIVES ISIAH: International Standard for Institutions with

Archival Holdings: Draft: Developed by the Committee on Best Practices and Professional Standards,
Madrid, Spain, May 2007. [em linha]. Disponvel em WWW: <URL: http://www.ica.org/sites/
_____________________________________________________________________________________
176 Identificadores da instituio

_____________________________________________________________________________________
Excluso
11.2.E1. Registar a referncia a quaisquer sistemas de identificao ou codificao
usados para os servios responsveis pela criao do registo de autoridade arquivstica
no elemento de informao Regras e/ou convenes.
_____________________________________________________________________________________
Identificadores da instituio 177

_____________________________________________________________________________________

Objectivo
Identificar as convenes ou regras, nacionais e internacionais, aplicadas na criao do
Orientaes gerais
11.3.A1. Regras e / ou convenes um elemento de informao de preenchimento
destas Orientaes.
11.3.A2. Registar as referncias bibliogrficas das convenes ou regras aplicadas na
criao do registo de autoridade arquivstica.
Exemplos
Regras e/ou convenes: Registo de autoridade elaborado de acordo com DIRECO
GERAL DE ARQUIVOS PROGRAMA DE NORMALIZAO DA DESCRIO EM
ARQUIVO; GRUPO DE TRABALHO DE NORMALIZAO DA DESCRIO EM
ARQUIVO Orientaes para a descrio arquivstica: parte 2: autoridades arquivsticas; parte 3: escolha e construo de pontos de acesso normalizados. 2. v. Lisboa:
DGARQ, 2007. ISBN 978-972-8107-91-8.
11.3.A3. Registar as regras aplicadas para a construo da Forma autorizada do nome.

Exemplos
Regras e/ou convenes: Forma autorizada do nome construda de acordo com
DIRECO GERAL DE ARQUIVOS PROGRAMA DE NORMALIZAO DA
DESCRIO EM ARQUIVO; GRUPO DE TRABALHO DE NORMALIZAO DA
DESCRIO EM ARQUIVO Orientaes para a descrio arquivstica: parte 2: autoridades arquivsticas; parte 3: escolha e construo de pontos de acesso normalizados. 2.
v. Lisboa: DGARQ, 2007, ISBN 978-972-8107-91-8.
11.3.A4. Registar as regras aplicadas para a construo da Forma paralela do nome.

11.3.A5. Registar as regras aplicadas para a construo da Forma autorizada do nome
de acordo com outras regras.
11.3.A6. Registar as regras aplicadas para a construo das formas autorizadas do nome
dos Lugares.
11.3.A7. Registar a referncia a qualquer esquema de classificao usado para o
Estatuto legal.
11.3.A8. Registar a referncia a qualquer esquema de classificao usado para o Tipo de
relao.
11.3.A9. Registar a referncia a qualquer esquema de classificao usado para a
Descrio da relao.
_____________________________________________________________________________________
178 Regras e/ou convenes

_____________________________________________________________________________________
11.3.C1. A informao relativa s regras e/ou convenes pode ser apresentada de
forma coerente, apresentando a informao referente a um mesmo elemento de
informao, explicitando qual.
11.3.C2. A informao relativa s regras e /ou convenes deve ser apresentada de
acordo com as seguintes normas: NP 405-185, NP 405-286, NP 405-387, NP 405-488.
85
NP 405-1. 1994, Informao e documentao - Referncias bibliogrficas: documentos impressos. Lisboa: IPQ; CT7. 49 p.
86
IPQ; CT7. 27 p.
87
NP 405-3. 2000, Informao e documentao - Referncias bibliogrficas: documentos no publicados. Lisboa: IPQ; CT7. 15 p.
88
_____________________________________________________________________________________
Regras e/ou convenes 179

_____________________________________________________________________________________
11.4. Estatuto
Objectivo
Indicar o estado de elaborao do registo de autoridade arquivstica, para que o
utilizador possa perceber o seu estatuto corrente.
Comentrio
A descrio uma actividade dinmica, susceptvel de contnua actualizao,
medida que aumenta o conhecimento e a compreenso da documentao e do

respectivo contexto de produo.
Assim, cada registo de autoridade arquivstica pode ser alvo de revises e
actualizaes. Pode existir provisoriamente, numa fase de teste, antes de se tornar
definitivo, ser eliminado, ou rejeitado enquanto autoridade arquivstica. Sendo o
ficheiro de autoridades arquivsticas um instrumento de trabalho e de referncia, a
eliminao de um registo deve sempre ser assinalada.
Orientaes gerais
11.4.A1. Estatuto um elemento de informao de preenchimento opcional ou
destas Orientaes.
11.4.A2. Registar o estatuto corrente do registo de autoridade arquivstica, indicando se
corresponde a uma verso provisria, definitiva, revista ou eliminada.
Exemplos
Estatuto: Verso definitiva
11.4.A3. Registar o motivo que levou eliminao de uma autoridade arquivstica.
_____________________________________________________________________________________
180 Estatuto

_____________________________________________________________________________________

Objectivo
Indicar se o nvel de detalhe do registo de autoridade arquivstica mnimo, parcial ou
mximo.
Comentrio
Os registos de autoridade arquivstica podem corresponder a diferentes nveis de
detalhe:
Mnimo, quando constitudos apenas pelos quatro elementos de informao
essenciais dos registos de autoridade construdos segundo a ISAAR (CPF) 2: Tipo
de entidade; Formas autorizadas do nome; Datas de existncia; Identificador do
registo de autoridade.
Mdio, quando constitudos pelos elementos considerados obrigatrios (O) e
obrigatrios se aplicveis (OA) de acordo com o definido na tabela de
Mximo, quando completos, fornecendo informao, quando existente, para todos
os elementos de informao previstos para a descrio dos produtores.
Os diferentes nveis de detalhe prendem-se com as caractersticas da pessoa
colectiva, pessoa singular ou famlia a descrever, com a relao que tm com a

documentao de arquivo e com a poltica de descrio adoptada.
Cabe a cada entidade detentora, servio de arquivo e, em especial ao organismo de
coordenao da poltica nacional de arquivos, a definio do nvel de detalhe
exigido para os registos de autoridade arquivstica.
Orientaes gerais
11.5.A1. Nvel de detalhe um elemento de informao de preenchimento opcional ou
destas Orientaes.
11.5.A2. Registar se o registo de autoridade arquivstica corresponde a um nvel
mnimo, parcial ou mximo de detalhe.
Exemplos
Nvel de detalhe: Mximo
_____________________________________________________________________________________
Nvel de detalhe 181

_____________________________________________________________________________________

Objectivo
Indicar quando o registo de autoridade arquivstica foi criado, revisto ou eliminado.
Orientaes gerais
11.6.A1. Datas de criao, reviso ou eliminao um elemento de informao de
preenchimento opcional ou obrigatrio, de acordo com o definido na tabela de
11.6.A2. Registar a data em que o registo de autoridade arquivstica foi criado.
11.6.A3. Registar as datas de quaisquer revises do registo de autoridade arquivstica.
11.6.A4. Registar a data de eliminao de um registo de autoridade arquivstica.
Exemplos
Datas de criao: 2005-07-28
Datas de criao e reviso: Criado em 2005-07-28; revisto em 2006-01-27
Data de eliminao: 2006-01-31
11.6.D2. Os diferentes tipos de datas registadas podem ser separadas por ponto e vrgula
(;).
89
90
_____________________________________________________________________________________
182 Datas de criao, reviso ou eliminao

_____________________________________________________________________________________
11.7. Idiomas e escritas

Objectivo
Indicar os idiomas e escritas utilizados para criar o registo de autoridade arquivstica.
Comentrio
Pode ser vantajoso o registo de informao sobre os idiomas e escritas do registo
de autoridade arquivstica com o objectivo da troca de informao a nvel
internacional.
Orientaes gerais
11.7.A1. Idiomas e escritas um elemento de informao de preenchimento opcional ou
destas Orientaes.
11.7.A2. Registar os idiomas e/ou escritas do registo de autoridade arquivstica.
Exemplo
Lnguas e escritas: Portugus
11.7.A3. Opcionalmente registar os correspondentes cdigos ISO para idiomas e

escritas:
ISO 639-291:
ara = rabe
ben = bengali
cpp = crioulo baseado no portugus
lat = latim
mal = malayalam
mwl = mirands
tet = tetum
ISO 1592492:
Arab = rabe
Beng = bengali
Brai = braille
Latn = latim
Mlym = malayalam
91
ISO 639-2: 1998, Codes for the representation of names of languages, Alpha 3 code. Geneve:
92
ISO 15924: 2001, Codes for the representation of names of scripts. Geneve: International Standard
Organization, 2001.
_____________________________________________________________________________________
Idiomas e escritas 183

_____________________________________________________________________________________
11.8. Fontes
Objectivo
Indicar as fontes consultadas para a criao do registo de autoridade arquivstica.
Orientaes gerais
11.8.A1. Fontes um elemento de informao de preenchimento opcional, obrigatrio
ou obrigatrio se aplicvel, de acordo com o definido na tabela de obrigatoriedade de
destas Orientaes.
11.8.A2. Registar as fontes consultadas para a elaborao do registo de autoridade
arquivstica, como documentao de arquivo, publicaes, stios web, referncias e/ou
informaes em qualquer suporte, fornecendo todos os elementos necessrios sua
recuperao.
11.8.D1. A informao relativa s fontes pode ser apresentada de forma coerente,
apresentando a informao referente a um mesmo elemento de informao, explicitando
qual.
11.8.D2. A informao relativa s fontes deve ser apresentada de acordo com as
seguintes normas: NP 405-193, NP 405-294, NP 405-395, NP 405-496.
Exemplos
Forma autorizada do nome: Ornelas Vasconcelos, famlia
Fontes: FERREIRA, Maria Ftima Arajo de Barros Arquivo da famlia Ornelas
Vasconcelos: instrumentos descritivos. In Arquivo Histrico da Madeira. (21) 1998.
Funchal: Secretaria Regional do Turismo e Cultura DRAC- ARM. ISSN 0873-9048.
93

94
IPQ; CT7. 27 p.
95
96
_____________________________________________________________________________________
184 Fontes

_____________________________________________________________________________________

Objectivo
Descrever como foi criado e mantido o registo de autoridade arquivstica.
Orientaes gerais
11.9.A1. Notas de manuteno um elemento de informao de preenchimento
opcional, obrigatrio ou obrigatrio se aplicvel, de acordo com o definido na tabela de
11.9.A2. Registar informao pertinentes sobre a criao e manuteno do registo de
autoridade arquivstica, como, por exemplo, os nomes das pessoas responsveis.
Exemplos
Notas de manuteno: Elaborado por...
11.9.D1. Registar, de forma clara e sem recurso a abreviaturas, o nome ou nomes dos
responsveis pela criao e manuteno do registo de autoridade arquivstica.
_____________________________________________________________________________________
Notas de manuteno 185

_____________________________________________________________________________________
12. RELAES DAS PESSOAS COLECTIVAS, DAS PESSOAS

SINGULARES E DAS FAMLIAS COM A DOCUMENTAO DE
ARQUIVO E OUTROS RECURSOS
A seco das relaes das pessoas colectivas, das pessoas singulares e das famlias com
a documentao de arquivo e com outros recursos, contem orientaes para proceder
ligao dos registos de autoridade arquivstica com as descries dos documentos
produzidos pelas referidas pessoas colectivas, pessoas singulares e famlias, bem como
com outros recursos de informao, sobre elas ou por elas produzidos. composta pelos
12.1. Identificadores e ttulos dos recursos relacionados;
12.2. Tipos de recursos relacionados;
12.3. Natureza das relaes;
12.4. Datas dos recursos relacionados e/ou das relaes.
Comentrio
seco pode ser registada de forma estruturada, atravs do recurso aos diferentes
elementos de informao acima referidos, ou atravs de um nico texto narrativo.
de coordenao da poltica nacional de arquivos, a definio do modelo a adoptar
na criao de registos de autoridade arquivstica.
A criao e a descrio das relaes entre a descrio das autoridades e a
descrio da documentao por elas produzida so sempre obrigatrias.
12.1. Identificadores e ttulos dos recursos relacionados

Objectivo
Identificar, de forma unvoca, os recursos relacionados e/ou estabelecer a ligao entre o
registo de autoridade e a descrio dos recursos relacionados, quando existam.
Orientaes gerais
12.1.A1. Identificadores e ttulos dos recursos relacionados um elemento de
informao de preenchimento opcional ou obrigatrio, de acordo com o definido na
tabela de obrigatoriedade de preenchimento dos elementos de informao, apresentada
na Introduo II Parte destas Orientaes.
12.1.A2. Registar os identificadores unvocos dos recursos relacionados.
12.1.A3. Registar o tipo de identificador utilizado (cdigo de referncia, nmero de
inventrio, etc.).
12.1.A4. Registar os ttulos ou qualquer outra designao, controlada ou no, dos
recursos relacionados.
_____________________________________________________________________________________
186 Identificadores e ttulos dos recursos relacionados
Autoridades Arquivsticas Relaes com a documentao de arquivo e outros recursos

_____________________________________________________________________________________
1. recurso relacionado:
Identificadores e ttulos do recurso relacionado: Companhia Portuguesa de Transportes
Martimos (Cdigo de referncia: PT-TT-CTM)
Identificadores e ttulos do recurso relacionado: Real Fbrica das Sedas e Fbricas Anexas
(Cdigo de referncia: PT-TT-RFS)
Identificadores e ttulos do recurso relacionado: Fbrica das Sedas / Edifcio da antiga
Fbrica dos Tecidos de Seda / Museu Arpad Szenes Vieira da Silva (Nmero no
Inventrio do Patrimnio Arquitectnico: 1106460150)
Forma autorizada do nome: Delgado, Humberto da Silva. 1906-1965, general
Identificadores e ttulos do recurso relacionado: Humberto Delgado (Cdigo de referncia:
PT-TT-HD)
Identificadores e ttulos do recurso relacionado: Fundao Humberto Delgado
(<http//www.humbertodelgado.pt>)
Forma autorizada do nome: Corte Real, Jos Luciano de Castro Pereira. 1834-1914,
poltico
Identificadores e ttulos do recurso relacionado: Jos Luciano de Castro (Cdigo de
referncia: PT-TT-JLC)
Identificadores e ttulos do recurso relacionado: Jos Luciano de Castro: correspondncia
poltica (1858-1911) (ISBN 972-564-290-2)
Forma autorizada do nome: D. Carlos. 1863-1908, rei de Portugal
Identificadores e ttulos do recurso relacionado: Documentos de D. Carlos, D. Amlia e D.
Manuel (Cdigo de referncia: PT-TT-CAM)
Identificadores e ttulos do recurso relacionado: Barco com dois mastros (Museu do
Chiado, n. de inventrio: 2195)
Fontes de informao
12.1.C1. As fontes de informao para os identificadores e ttulos dos recursos
relacionados so os instrumentos de descrio, ou quaisquer outras fontes consideradas
pertinentes.
12.1.D1. Registar, a seguir ao ttulo, entre parnteses (( )), o identificador do recurso
relacionado.
12.1.D2. Se o registo de autoridade identificar e descrever mais do que um recurso
relacionado, descrever cada um deles individualmente e numer-los.
12.1.D3. Registar a informao organizada por tipos de recursos relacionados e ou,
dentro de cada um deles, de acordo com um critrio de ordenao cronolgico.
_____________________________________________________________________________________
Identificadores e ttulos dos recursos relacionados 187

_____________________________________________________________________________________
12.2. Tipo de recursos relacionados

Objectivo
Identificar o tipo dos recursos relacionados referenciados.
Comentrio
Um registo de autoridade arquivstica deve estabelecer relaes entre as pessoas
colectivas, as pessoas singulares e as famlias com a documentao de arquivo,
por elas produzida, acumulada ou utilizada.
Um registo de autoridade arquivstica pode estabelecer relaes entre as pessoas
colectivas, as pessoas singulares e as famlias com outros recursos.
Orientaes gerais
12.2.A1. Tipo de recursos relacionados um elemento de informao de preenchimento
destas Orientaes.
12.2.A2. Estabelecer uma relao entre a pessoa colectiva, a pessoa singular ou a
famlia, e a documentao de arquivo (fundos, seces, sries, etc.).
12.2.A3. Estabelecer uma relao entre a pessoa colectiva, a pessoa singular ou a
famlia, e outro tipo de recurso.
12.2.A4. Identificar o tipo dos recursos relacionados, como, por exemplo, recurso
arquivstico, bibliogrfico, audiovisual, fotogrfico, fonogrfico, arqueolgico,
etnolgico, espcie artstica, etnogrfica, cientfica, tcnica, ou outro bem mvel; ou
monumento, conjunto ou stio, ou outro bem imvel, classificado ou no.
Tipo de recurso relacionado: Fundo documental
Tipo de recurso relacionado: Patrimnio edificado
Tipo de recurso relacionado: Stio web
poltico, jurisconsulto
_____________________________________________________________________________________
188 Tipos de recursos relacionados

_____________________________________________________________________________________
Tipo de recurso relacionado: Monografia
Tipo de recurso relacionado: Pintura
Fontes de informao
12.2.C1. As fontes de informao para o tipo de recurso relacionado so o prprio
recurso e quaisquer outras consideradas pertinentes.
12.2.D1. Registar o tipo de recurso relacionado atravs da utilizao de uma
terminologia uniforme.
Excluso
12.2.E1. Registar qualquer referncia a listas de termos ou vocabulrios controlados
utilizados para descrever o tipo dos recursos relacionados no elemento de informao
Regras e/ou convenes97.
97
Alguns organismos trabalham j com instrumentos de trabalho desta natureza. o caso da Direco
Geral de Edifcios e Monumentos Nacionais, do Instituto Portugus de Museus, entre outros.
_____________________________________________________________________________________
Tipos de recursos relacionados 189

_____________________________________________________________________________________

Objectivo
Identificar a natureza das relaes entre a pessoa colectiva, a pessoa singular ou a
famlia e os recursos relacionados.
Comentrio
Quando tais ligaes so estabelecidas, importante descrever a natureza da
relao entre a pessoa colectiva, a pessoa singular ou a famlia e o recurso
relacionado.
Orientaes gerais
12.3.A1. Natureza das relaes um elemento de informao de preenchimento
destas Orientaes.
12.3.A2. Descrever a natureza das relaes entre a pessoa colectiva, a pessoa singular
ou a famlia e o recurso relacionado, como por exemplo, produtor, autor, detentor da
custdia, detentor dos direitos de autor, administrador, proprietrio, assunto, etc.
Natureza da relao: Produtor
Natureza da relao: Proprietrio
Natureza da relao: Assunto
poltico
Natureza da relao: Autor; Assunto
Natureza da relao: Autor
_____________________________________________________________________________________
190 Natureza das relaes

_____________________________________________________________________________________
Fontes de informao
12.3.C1. As fontes de informao para o tipo de recurso relacionado so as consideradas
pertinentes. Podem estar acessveis em diferentes tipos de suporte.
12.3.D1. Registar a natureza das relaes atravs da utilizao de uma terminologia
uniforme.
Excluso
12.3.E1. Registar qualquer referncia a listas de termos ou vocabulrios controlados
utilizados para descrever a natureza das relaes no elemento de informao Regras
e/ou convenes.
_____________________________________________________________________________________
Natureza das relaes 191

_____________________________________________________________________________________
12.4. Datas do recurso relacionado e/ou das relaes

Objectivo
Fornecer quaisquer datas relevantes para os recursos relacionados e/ou as datas da
relao entre a pessoa colectiva, a pessoa singular ou a famlia e o recurso relacionado.
Indicar o significado dessas datas.
Orientaes gerais
12.4.A1. Datas do recurso relacionado e/ou das relaes um elemento de informao
de preenchi-mento opcional ou obrigatrio, de acordo com o definido na tabela de
12.4.A2. Registar quaisquer datas relevantes relativas aos recursos relacionados.
12.4.A3. Registar quaisquer datas relevantes para a relao entre a a pessoa colectiva, a
pessoa singular ou a famlia descrita e o recurso relacionado.
12.4.A4. Registar o significado dessas datas.
Datas do recurso relacionado: 1871-1985 (datas de produo da documentao)
Datas do recurso relacionado: Sculos XVIII-XIX
Datas do recurso relacionado: --Forma autorizada do nome: Corte Real, Jos Luciano de Castro Pereira. 1834-1914,
poltico
Datas do recurso relacionado: 1858-1911 (data de produo da correspondncia); 1998
(data de edio da monografia)
Datas do recurso relacionado: Sculos XIX XX (datas de produo da pintura)
_____________________________________________________________________________________
192 Datas do recurso relacionado e/ou das relaes

_____________________________________________________________________________________
12.4.D5. Registar o significado das datas do recurso relacionado entre parnteses (()).
98
99
_____________________________________________________________________________________
Datas do recurso relacionado e/ou das relaes 193
III Parte
ESCOLHA E CONSTRUO
DE PONTOS DE ACESSO NORMALIZADOS

______________________________________________________________________________________
INTRODUO
Objectivos:
Os objectivos da III Parte destas Orientaes para a descrio arquivstica: escolha e
construo de pontos de acesso, consistem em:
Determinar como proceder escolha dos pontos de acesso a utilizar;
Controlar a construo de pontos de acesso normalizados.
Comentrio
Entende-se por:
ponto de acesso, o nome, termo, palavra-chave, expresso ou cdigo utilizado para
identificar, pesquisar, ou localizar descries arquivsticas, o que inclui a descrio
da documentao de arquivo e a do respectivo contexto de produo e utilizao
dos documentos, concretizada nos registos de autoridade arquivstica.
Os pontos de acesso classificam-se segundo diferentes tipologias:
- nominais, quando se reportam a pessoas colectivas, pessoas singulares, famlias ou
entidades geogrficas.
- Estes podem ser considerados principais, quando se reportam a um
produtor de documentao de arquivo: pessoa colectiva, pessoa singular ou
famlia.
- Podem tambm ser considerados secundrios, quando se reportam a uma
pessoa colectiva, pessoas singulares ou famlia com outro tipo de relao com
a documentao de arquivo: autor, coleccionador, custodiante, assunto100,
etc.; quando se reportam a entidades geogrficas; quando correspondem a
pontos de acesso no nominais.
- no nominais, quando se reportam a assuntos, eventos, ttulos, cargos, etc.
Os pontos de acesso tm como finalidade permitir aos utilizadores pesquisar e
localizar a informao pertinente para dar resposta s suas necessidades especficas,
pelo que devem ser seleccionados e construdos de forma a garantir a sua
consistncia e univocidade, ou seja, cada pessoa colectiva, pessoa singular, famlia,
ou nome geogrfico dispem de uma nica forma autorizada do nome, que no se
repete, no se confunde com nenhum outra, seleccionada e construda segundo
critrios uniformes e, como tal, previamente definidos.
Podem ser utilizados para registar informao num conjunto muito alargado de
elementos de informao, cabendo ao rgo de coordenao da poltica nacional de
arquivos ou a cada entidade detentora ou servio de arquivo a definio da poltica
a adoptar.
Princpios:
As presentes Orientaes assumem como princpios:
A descrio da documentao de arquivo e das autoridades arquivsticas baseia-se
na criao e utilizao de pontos de acesso normalizados;
100
Uma pessoa colectiva, uma pessoa singular ou uma famlia podem ser o assunto de uma unidade de
descrio.
______________________________________________________________________________________
196
Escolha e construo de pontos de acesso normalizados - Introduo

______________________________________________________________________________________
A descrio da documentao de arquivo e das autoridades arquivsticas, embora
mantida separadamente, complementar e interactiva, constituindo os pontos de

acesso normalizados uma das formas de garantir essa interactividade;
A descrio das autoridades arquivsticas permite a sua ligao a outros recursos
que no apenas a documentao de arquivo, constituindo os pontos de acesso uma
das chaves para o controlo da criao de relaes pertinentes e para posterior
recuperao da informao.
Regras:
As regras aplicadas na descrio multinvel aplicam-se tambm criao de pontos de
acesso:
Criao de pontos de acesso do geral para o particular;
Criao dos pontos de acesso apropriados ao nvel de descrio: fundo e suas
subdivises, seco e suas subdivises, srie e suas subdivises, documentos.
No repetio de informao, com o objectivo de evitar a redundncia em
descries hierarquicamente relacionadas.
Criao apenas dos pontos de acesso emergentes da descrio que a ela se reporta.
Clarificao do tipo de ponto de acesso estabelecido em cada caso.
mbito de aplicao:
Nas presentes Orientaes sero contemplados os critrios para a escolha e construo de
pontos de acesso nominais:
Pessoas colectivas;
Pessoas singulares;
Famlias.
Sero igualmente contemplados os pontos de acesso para as entidades geogrficas.
No sero contemplados, nesta verso das Orientaes, outros pontos de acesso relativos
a assuntos, eventos, ttulos, cargos, tipologias documentais, etc.
Descrio da documentao
No mbito da descrio da documentao, as formas normalizadas dos pontos de acesso
nominais podem ser utilizados em qualquer nvel de descrio, tendo em conta as
caractersticas da documentao, dos respectivos produtores e a poltica de descrio
adoptada pela entidade detentora ou servio de arquivo. A informao registada nalguns
elementos deve, no entanto, ser apresentada sob a forma de ponto de acesso normalizado.
A utilizao dos pontos de acesso pode ser sistematizada de acordo com as seguintes
tabelas:
Obrigatrio (O)
Opcional (OP)
Fundo e Seco e Srie e
Doc.
subfundo subseco subsrie composto
1. Zona de identificao
1.2. Ttulo
1.3. Datas
---------
---------
---------
---------
Doc.
simples
Unid. de
instalao
---------
---------
______________________________________________________________________________________
197

______________________________________________________________________________________
Fundo e Seco e Srie e
Doc.
subfundo subseco subsrie composto
1.5. Dimenso e suporte
(quantidade, volume ou extenso)
2. Zona do contexto
2.1. Nome do Produtor
2.2. Histria administrativa/biogrfica/familiar
2.4. Fonte imediata de aquisio ou
transferncia
3. Zona do contedo e estrutura
3.2. Avaliao, seleco e

eliminao
4. Zona das condies de acesso e
utilizao
4.3. Idioma/Escrita
4.4. Caractersticas fsicas e
requisitos tcnicos
5. Zona da documentao
associada
originais
cpias
5.3. Unidades de descrio
relacionadas
6. Zona das notas
6.1. Notas
7. Zona do controlo da descrio
Doc.
simples
Unid. de
instalao
---
---
---
---
---
---
O
OP
OA
OP
OA
OP
OA
OP
OA
OP
OA
OP
OP
OP
OP
OP
OP
OP
OP
OP
OP
OP
OP
OP
OP
OP
OP
OP
OP
OP
OP
OP
OP
OP
Nomes do
autor
intelectual
e material
OP
OP
OP
---
OP
---
OA
---
OP
---
OP
---
OP
---
OP
OP
-----
OP
OP
-----
OP
OP
-----
OP
OP
-----
OP
OP
-----
OP
OP
-----
---
---
---
---
---
---
OP
OP
OP
OP
OP
OP
OP
OP
OP
OP
OP
OP
OP
OP
OP
OP
OP
OP
---
---
---
---
---
---
OP
OP
OP
OP
OP
OP
-------
-------
-------
-------
-------
-------
Descrio das autoridades arquivsticas

No mbito da descrio das autoridades arquivsticas, as formas normalizadas dos pontos
de acesso nominais podem ser utilizados para qualquer tipo de entidade, tendo em conta
a poltica de descrio adoptada pela entidade detentora ou servio de arquivo. A
informao registada nalguns elementos deve, no entanto, ser apresentada sob a forma de
ponto de acesso normalizado.
A utilizao dos pontos de acesso pode ser sistematizada de acordo com as seguintes
tabelas:
Obrigatrio (O)
Opcional (OP)
______________________________________________________________________________________
198
Escolha e construo de pontos de acesso normalizados - Introduo

______________________________________________________________________________________
8. Zona da identificao
Produtores, Autores
Coleccionadores
Outras entidades
---
---
8.2. Formas autorizadas do nome
Nomes das pessoas colectivas, pessoas singulares e famlias
8.4. Formas autorizadas do nome de acordo com outras

regras
OP
OP

9. Zona da descrio
9.1. Datas de existncia / actividade
9.2. Histria
9.3. Lugares
9.4. Estatuto legal
9.6. Mandatos/Fontes de autoridade
9.7. Estruturas internas/Genealogia
---
---
---
---
OP
OP
OP
OP
Entidades geogrficas
------------OP
OP
9.8. Contexto geral
OP
OP
10. Zona das relaes

10.1. Nome/Identificador da pessoa colectiva, da pessoa
singular ou da famlia relacionadas
10.2. Tipo de relao

11. Zona do controlo
11.4. Estatuto
11.7. Idioma/Escrita
11.8. Fontes
12. Relaes das pessoas colectivas, pessoas singulares
e famlias com documentao de arquivo/outros recursos
12.1. Identificadores e ttulos dos recursos relacionados
12.2. Tipos de recursos relacionados
12.4. Datas do recurso relacionado e/ou das relaes
-------
-------
---
---
OP
---------------
OP
---------------
---------
---------
______________________________________________________________________________________
199

______________________________________________________________________________________
Estrutura
Esta III Parte das Orientaes relativa escolha e construo de pontos de acesso
normalizados encontra-se estruturada em quatro partes: pessoas colectivas, pessoas
singulares, famlias e entidades geogrficas.
As partes encontram-se numeradas de 13. a 16., na sequncia das Zonas que constituem a
II Parte destas Orientaes.
Cada parte comea por indicar o respectivo objectivo.
Seguem-se os comentrios, no numerados, onde so enumerados e definidos os
conceitos a ter em considerao na escolha e construo dos diferentes tipos de pontos de
acesso, para alm de clarificarem e explicitarem os diferentes componentes das formas
autorizadas dos nomes das pessoas colectivas, pessoas singulares, famlias e entidades
geogrficas, definindo o grau de obrigatoriedade de cada um deles.
Cada parte encontra-se estruturada em:
ABCDE-
Orientaes gerais
Fontes de informao
Excluses
Cada orientao corresponde a uma indicao nica e apresenta uma numerao

correlativa, correspondendo o primeiro algarismo parte em que se integra e a letra
maiscula ao tipo de orientao, combinada com um algarismo sequencial dentro de cada
tipo.
A numerao destina-se a facilitar a consulta e a apreenso da estrutura das Orientaes.
Pode ainda ser utilizada para fins de citao.
A necessidade de delimitar, de forma to clara quanto possvel, a informao a registar
num ponto de acesso normalizado, evitando repeties, garantindo o registo consistente
da informao pertinente, e apenas essa, leva a que se tenha optado pela incluso de
excluses.
Cada orientao , na medida do possvel, ilustrada por exemplos. Estes so ilustrativos e
no prescritivos.
______________________________________________________________________________________
200
Escolha e construo de pontos de acesso normalizados

______________________________________________________________________________________
13. PESSOAS COLECTIVAS

Objectivo
Construir um ponto de acesso normalizado que identifique, de forma unvoca, a pessoa
colectiva.
Comentrio
Entende-se por:
Nome da pessoa colectiva, o nome completo dado a um organismo ou grupo de
pessoas identificado por um nome prprio e que age, ou pode agir, como uma
entidade.
As pessoas colectivas podem ser de vrios tipos: organismos oficiais de carcter
executivo, legislativo e judicial, de mbito nacional, regional e local, organismos ou
instituies religiosos, empresas, associaes, fundaes, etc. Tambm podem ser
consideradas como pessoas colectivas, os navios, os congressos, as exposies, os
festivais, e outras reunies similares.
O ponto de acesso normalizado do nome da pessoa colectiva deve ser unvoco e
dispor das subdivises e dos qualificativos necessrios para uma identificao
inequvoca.
O ponto de acesso normalizado do nome de uma pessoa colectiva o resultado da
combinao de componentes obrigatrios (O), obrigatrios se aplicveis (OA) e
opcionais (OP), de forma a permitir a identificao e distino clara de pessoas com
nomes semelhantes.
Num ponto de acesso normalizado do nome de pessoa colectiva podem figurar os
seguintes componentes:
Subdivises do nome
nome da pessoa colectiva (O);
nome de uma jurisdio (OA);
nome da pessoa colectiva tutelar ou subordinante (OA).
Qualificativo, o termo ou frase adicionados a um nome para ajudar a identificao,
compreenso e/ou utilizao da informao facultada. Corresponde a qualquer
complemento do nome de uma pessoa colectiva, com o objectivo de a identificar e
distinguir de outras usando nomes semelhantes. A forma autorizada do nome de
uma pessoa colectiva pode ter os qualificativos necessrios a uma identificao
inequvoca. Os qualificativos para as pessoas colectivas podem ser:
data (O);
nome da entidade geogrfica (OA);
estatuto, funo, ou esfera de actividade (OA);
Uma das caractersticas das pessoas colectivas consiste nas suas constantes
mutaes, no que respeita ao nome, mas tambm aos objectivos prosseguidos,
funes e estrutura interna. necessrio ter em considerao a natureza destas
mudanas e as suas implicaes arquivsticas, com o objectivo de definir se
determinam a continuidade da pessoa colectiva ou se, pelo contrrio, determinam o
seu fim e a criao de uma nova pessoa colectiva.
Cabe a cada entidade detentora ou servio de arquivo, ou ao rgo coordenador de
um ficheiro nacional de autoridades arquivsticas a adoptar por uma rede nacional
de arquivos, a definio dos critrios que devem estar na base do reconhecimento
de uma nova pessoa colectiva.
______________________________________________________________________________________
Pessoas colectivas 201

______________________________________________________________________________________
Orientaes gerais
13.A1. Escolher, para cada pessoa colectiva, um nico ponto de acesso normalizado.
13.A2. Escolher o ltimo nome, formal ou legal, da pessoa colectiva101.
Exemplos
Ponto de acesso normalizado: Portugal-Frankfurt 97, S. A. - Sociedade Promotora da
Presena de Portugal na Feira do Livro de Frankfurt 97. 1996-1998
13.A3. Escolher o nome predominante ou o nome consagrado pelo uso, quando no

existir concordncia entre as diferentes fontes de informao.
13.A4. Utilizar todos os componentes do nome necessrios a uma identificao
inequvoca, quando o nome no transmite a ideia de pessoa colectiva, ou quando existem
pessoas colectivas com nomes iguais ou similares.
Exemplos
Ponto de acesso normalizado: A Barraca II, Actividade teatral, Ld.. 1977 ?Ponto de acesso normalizado: Xutos e & Pontaps, Produes musicais, Ld.. 1978-
Pessoa colectiva com mudana do nome102
13.B1. Quando uma pessoa colectiva muda de nome, sem que se verifique nenhuma outra
alterao significativa, escolher e construir um novo ponto de acesso normalizado,
substituindo o ponto de acesso normalizado anterior. Neste caso, quando o ponto de
acesso normalizado constitui a Forma autorizada do nome, integrada num registo de
autoridade arquivstica, registar o nome anterior no elemento de informao Outras
formas do nome.
Exemplos
Ponto de acesso normalizado: Arquivo Nacional da Torre do Tombo. Ant. 1378Outras formas do nome: Real Arquivo da Torre do Tombo (ant. 1378-1911); Arquivo Nacional da Torre do Tombo (1911-1992); Arquivos Nacionais / Torre do Tombo (1992-1997);
Instituto dos Arquivos Nacionais/Torre do Tombo (1997-2007)
13.B2. Quando uma pessoa colectiva muda de nome, de natureza ou de estatuto,

correspondendo a uma nova pessoa colectiva, escolher e construir um novo ponto de
acesso normalizado, mantendo o ponto de acesso normalizado anterior. Neste caso,
101
Veja-se os Decretos-Lei n. 129/98 de 13 de Maio, Decreto-Lei n. 12/2001 de 25 de Janeiro e o

Decreto-Lei n. 323/2001 de 17 de Dezembro, que estabelece o Regime Jurdico do Registo Nacional de
Pessoas Colectivas, e onde esto estabelecidas as regras para as denominaes das pessoas colectivas. Vejase <http://www.dgrn.mj.pt/rnpc/compfirm.asp#13>.
102
Veja-se, a respeito das reestruturaes sofridas pelas pessoas colectiva, INSTITUTO DO ARQUIVOS
NACIONAIS/TORRE DO TOMBO Orientaes para a gesto de documentos de arquivo no contexto de
uma reestruturao da Administrao Central do Estado. Lisboa: IAN/TT, 2006. <Disponvel em WWW:
<URL: http://www.iantt.pt/instituto.html?menu= closed&conteudo=arq_reestruturacao_ap&conteudo_no
me=Arquivos%20e%20Reestruturao%20da%20Administrao%20Pblica>.
______________________________________________________________________________________
202 Pessoas colectivas

______________________________________________________________________________________
quando o ponto de acesso normalizado constitui a Forma autorizada do nome, registar

uma nova Forma autorizada do nome, integrada num novo registo de autoridade arquivstica.
Exemplos
Ponto de acesso normalizado: Portugal. Ministrio do Reino. 1736-1910
Ponto de acesso normalizado: Portugal. Ministrio do Interior. 1910-1974
Pessoa colectiva com variantes do nome

Comentrio
Consideram-se variantes do nome da pessoa colectiva as diferentes formas do nome
por ela usadas em simultneo.
Quando a variao do nome da pessoa colectiva ocorre ao longo do tempo, deve ser
considerada como mudana de nome.
13.B3. Escolher como ponto de acesso normalizado, quando existem variantes do nome,
o nome legal ou formal da pessoa colectiva, que conste nos textos e documentos legais de
criao, organizao ou funcionamento da pessoa colectiva.
13.B4. Escolher como ponto de acesso normalizado, quando so utilizados mais do que
um nome formal, o nome formal da pessoa colectiva predominante na documentao por
ela produzida.
Pessoa colectiva com nomes consagrados pelo uso
13.B5. Escolher, como ponto de acesso normalizado, o consagrado pelo uso, quando
utilizado pela prpria pessoa colectiva, mesmo que no corresponda ao ltimo nome legal
ou formal.
Exemplos
Ponto de acesso normalizado: PIDE. 1933-1974
Polcia Internacional e de Defesa do Estado (1945-1969); Direco Geral de Segurana
(1969-1974); PIDE-DGS
Pessoa colectiva associada a uma jurisdio

Comentrio
As pessoas colectivas associadas a uma jurisdio podem ser de vrios tipos:
Oficiais de carcter executivo, de mbito nacional, regional ou local;
Judiciais, com jurisdio nacional, regional ou local;
Legislativas, com jurisdio nacional, regional;
13.B6. Quando uma pessoa colectiva est associada a uma jurisdio nacional,
correspondendo a um rgo de soberania103 ou a uma instituio de topo da administrao
103
So considerados rgos de soberania o Presidente da Repblica, a Assembleia da Repblica, o Governo

e os Tribunais. Cf. Constituio da Repblica Portuguesa, [em linha]. Disponvel em WWW <URL:
http://www.parlamento.pt/const_leg/crp_port/>. Acedido em Maio de 2007; Portal do Governo, rgo de
soberania. Disponvel em WWW: <URL: http://www.portugal.gov/Portal/PT/Directorio/OrgaosSoberania>. Acedido em Maio de 2007.
______________________________________________________________________________________

______________________________________________________________________________________
central, e o nome dessa jurisdio no integra o respectivo nome, o primeiro elemento a

constar no ponto de acesso normalizado deve ser o nome formal da jurisdio, seguido do
nome da pessoa colectiva.
Exemplos
Ponto de acesso normalizado: Portugal. Assembleia da Repblica
Ponto de acesso normalizado: Portugal. Ministrio da Administrao Interna
Ponto de acesso normalizado: Biblioteca Nacional de Portugal
Outras formas do nome: Portugal. Biblioteca Nacional
Ponto de acesso normalizado: Servios Municipalizados de gua e Saneamento do Montijo
Ponto de acesso normalizado: Consulado Geral de Portugal em So Paulo. Brasil
13.B7. Quando uma pessoa colectiva est associada a uma jurisdio nacional e o nome
dessa jurisdio no integra o respectivo nome, e quando as respectivas datas de
existncia so anteriores a 1834, o nome da jurisdio no deve constar no ponto de
acesso normalizado.
Exemplos
Ponto de acesso normalizado: Desembargo do Pao. Ant. 1521-1833
Ponto de acesso normalizado: Mesa da Conscincia e Ordens. 1532-1833
13.B8. Quando uma pessoa colectiva est associada a uma jurisdio regional ou local, e
o nome dessa jurisdio no integra o respectivo nome, sendo necessrio para distinguir
pessoas colectivas com nomes idnticos, o primeiro elemento a constar no ponto de
acesso normalizado deve ser o nome formal da jurisdio, seguido do nome da pessoa
colectiva.
Exemplos
Ponto de acesso normalizado: Regio Autnoma dos Aores. Direco Regional de
Solidariedade e Segurana Social
Ponto de acesso normalizado: Regio Autnoma da Madeira. Laboratrio Regional de
Engenharia Civil
Ponto de acesso normalizado: Assembleia Legislativa Regional dos Aores
13.B9. Escolher o nvel de jurisdio mais apropriado pessoa colectiva: internacional,

nacional, regional ou local.
13.B10. Quando uma pessoa colectiva estrangeira se encontra associada a uma jurisdio,
e essa jurisdio no integra o respectivo nome, o primeiro elemento a constar no ponto
de acesso normalizado deve ser o nome do pas.
Exemplos
Ponto de acesso normalizado: Reino Unido. War Office
Ponto de acesso normalizado: Brasil. Arquivo Nacional. 1838Ponto de acesso normalizado: Biblioteca Nacional de Frana
Outras formas do nome: Biblioteca Nacional de Paris
______________________________________________________________________________________

______________________________________________________________________________________
Pessoa colectiva subordinada

13.B11. Quando uma pessoa colectiva subordinada dispe de nome prprio, unvoco,
bem como de autonomia face pessoa colectiva subordinante, deve dispor de um ponto
de acesso normalizado individualizado, da qual conste apenas o seu prprio nome.
Exemplos
Ponto de acesso normalizado: Arquivo Distrital da Guarda
13.B12. Quando a pessoa colectiva subordinada dispe de nome prprio e autonomia face
pessoa colectiva subordinante, mas no dispe de um nome unvoco ou apresenta um
nome genrico, insuficiente para a sua compreenso ou insuficiente para a compreenso
de que se trata de uma pessoa colectiva, o primeiro elemento do ponto de acesso
normalizado deve ser o nome da pessoa colectiva subordinante, seguido do nome da
pessoa colectiva subordinada.
Exemplos
Ponto de acesso normalizado: Universidade de Coimbra. Faculdade de Letras
Ponto de acesso normalizado: Universidade de Lisboa. Faculdade de Letras
13.B13. Quando necessrios identificao da pessoa colectiva, podem utilizar-se, no

ponto de acesso normalizado, para alm do nome da pessoa colectiva subordinante, os
nomes relativos hierarquia intermdia necessrios identificao precisa e unvoca da
pessoa colectiva subordinada, seguido do nome da pessoa colectiva subordinada.
Exemplos
Ponto de acesso normalizado: Portugal. Ministrio do Ambiente. Interveno Operacional do
Ambiente
Ponto de acesso normalizado: Portugal. Ministrio da Justia. Gabinete de Estudos e
Planeamento
Ponto de acesso normalizado: Portugal. Ministrio da Educao. Direco Regional de
Ensino do Alentejo. Direco de Servios de Recursos Humanos
13.B14. Quando o nome da pessoa colectiva denota subordinao (direco, diviso,

departamento, seco, gabinete, etc.) ou corresponde a uma sub-diviso (geogrfica ou
outra) de outra pessoa colectiva, o primeiro elemento do ponto de acesso normalizado
deve ser o nome da pessoa colectiva subordinante, seguido do da pessoa colectiva
subordinada.
Exemplos
Ponto de acesso normalizado: Instituto Portugus do Patrimnio Cultural. Departamento de
Bibliotecas, Arquivos e Servios de Documentao
Ponto de acesso normalizado: Legio Portuguesa. Comando Distrital de Aveiro
Ponto de acesso normalizado: Mocidade Portuguesa. Delegao Provincial da Estremadura
Ponto de acesso normalizado: Associao Portuguesa de Bibliotecrios, Arquivistas e
Documentalistas. Delegao dos Aores
______________________________________________________________________________________

______________________________________________________________________________________
Pessoa colectiva com nome em lngua estrangeira, mas com forma portuguesa
13.B15. Quando a pessoa colectiva tem um nome em lngua estrangeira para o qual existe
uma forma portuguesa, escolher a forma portuguesa para o ponto de acesso normalizado.
Exemplos
Ponto de acesso normalizado: Conselho Internacional de Arquivos
Formas paralelas do nome: International Council on Archives; Conseil International des
Archives
Ponto de acesso normalizado: Banco Central Alemo
Formas paralelas do nome: Deutsch Bundesbank
Pessoa colectiva com nome em diferentes idiomas ou escritas

13.B16. Quando a pessoa colectiva tem um nome em lngua estrangeira para o qual no
existe uma forma portuguesa, escolher, para ponto de acesso normalizado, o nome no
idioma oficial da pessoa colectiva.
Exemplos
Ponto de acesso normalizado: Reino Unido. War Office
Ponto de acesso normalizado: BBC
Outras formas do nome: British Broadcasting Corporation
13.B17. Quando o nome de uma pessoa colectiva aparece em diferentes idiomas, deve
usar-se, para ponto de acesso normalizado, o nome no idioma oficial da pessoa colectiva.
13.B18. Quando o nome de uma pessoa colectiva aparece em diferentes idiomas e a
pessoa colectiva dispe de vrios idiomas oficiais, escolher, para ponto de acesso
normalizado, o idioma oficial predominante.
13.B19. Quando existe mais do que um idioma oficial, sem que se verifique a
predominncia de nenhum deles, escolher, para ponto de acesso normalizado, o nome da
pessoa colectiva a usar pela seguinte ordem de preferncia: ingls, francs, castelhano104.
13.B20. Escolher, alternativamente, como ponto de acesso normalizado do nome da
pessoa colectiva, o idioma mais familiar aos utilizadores.
13.B21. Quando o nome de uma pessoa colectiva figura num alfabeto diferente do latino,
deve proceder-se sua transliterao. Para o efeito, recorrer s Regras Portuguesas de
Catalogao105, ou s normas ISO106.
104
Allterou-se, nas presentes Orientaes, a ordem de preferncia indicada in INSTITUTO PORTUGUS

DO PATRIMNIO CULTURAL DEPARTAMENTO DE BIBLIOTECAS; ARQUIVOS E SERVIOS
DE DOCUMENTAO - Regras portuguesas de catalogao. Lisboa: Instituto Portugus do Patrimnio
Cultural. Departamento de Bibliotecas, Arquivos e Servios de Documentao, 1984, p. 90, F.C.2.1.1.
105
Idem. Ibidem. P.91, F.C.2.1.2.
106
ISO 9: 1995 Transliteration of Cyrillic characters into Latin characters. Slavic and non Slavic
languages. Geneve: International Standard Organization; ISO 233: 1984 Documentation Transliteration
of Arabic characters into Latin characters. Geneve: International Standard Organization; ISO 233-2: 1993
Information and documentation Transliteration of Arabic characters into Latin characters. Part 2:
Arabic languages Simplified transliteration. Geneve: International Standard Organization; ISO 233-3:
______________________________________________________________________________________

______________________________________________________________________________________
Pessoa colectiva cujos nomes correspondem a abreviaturas, siglas ou acrnimos

13.B22. Quando o nome de uma pessoa colectiva surge abreviado, proceder ao seu
desenvolvimento no ponto de acesso normalizado.
Exemplos
Ponto de acesso normalizado: Sociedade Filarmnica Unio Artstica Piedense
Outras formas do nome: Soc. Fil. Unio Artstica Piedense; SFUAP
Ponto de acesso normalizado: Futebol Clube do Porto
Outras formas do nome: FCP
13.B23. Quando uma pessoa colectiva legal e formalmente conhecida por uma sigla ou
acrnimo, ou por uma designao que os contenha, escolh-los para ponto de acesso
normalizado.
Exemplos
Ponto de acesso normalizado: ONU
Formas paralelas do nome: United Nations Organisation; Organisation des Nations Unies
Outras formas do nome: Organizao das Naes Unidas.
Ponto de acesso normalizado: UNICEF
Outras formas do nome: United Nations Childrens Fund
Ponto de acesso normalizado: INEM
Outras formas do nome: Instituto Nacional de Emergncia Mdica
Ponto de acesso normalizado: ICEP Portugal, Instituto das Empresas para os Mercados
Externos. 1982Outras formas do nome: ICEP - Instituto de Comrcio Externo Portugus (1982-1992); ICEP
- Investimentos, Comrcio e Turismo de Portugal (1992-2000); ICEP Portugal Investimentos, Comrcio e Turismo de Portugal (2000-2003); ICEP Portugal (2003-2005)
Pessoa colectiva com nome de pessoa singular ou nome de pessoa singular abreviado
Comentrio
107
Actualmente, e segundo a legislao em vigor , quando o nome de uma pessoa
singular utilizado para o nome de uma pessoa colectiva, deve ser acrescido de
aluso expressiva do tipo de actividade.
1999 Information and documentation Transliteration of Arabic characters into Latin characters. Part 3:
Persian language Simplified transliteration. Geneve: International Standard Organization; ISO 259: 1984
Documentation Transliteration of Hebrew characters into Latin characters. Geneve: International
Standard Organization; ISO 259-2: 1994 Information and documentation Transliteration of Hebrew
characters into Latin characters. Part 2 Simplified transliteration. Geneve: International Standard
Organization; ISO 9984: 1996 - Information and documentation Transliteration of Georgian characters
into Latin characters. Geneve: International Standard Organization; ISO 9985: 1996 - Information and
documentation Transliteration of American characters into Latin characters. Geneve: International
Standard Organization; ISO 11940: 1998 - Information and documentation Transliteration of Thai.
Geneve: International Standard Organization; ISO/TR 11941: 1996 - Information and documentation
Transliteration of Korean script into Latin characters. Geneve: International Standard Organization; ISO
15919: 2001 - Information and documentation Transliteration of Devanagari and related scripts into
Latin characters. Geneve: International Standard Organization.
107
Veja-se os Decretos-Lei n. 129/98 de 13 de Maio, Decreto-Lei n.12/2001 de 25 de Janeiro e o DecretoLei n. 323/2001 de 17 de Dezembro, que estabelece o Regime Jurdico do Registo Nacional de Pessoas
______________________________________________________________________________________

______________________________________________________________________________________
13.B24. Quando o nome de uma pessoa colectiva corresponde ao nome de uma pessoa
singular, constitudo por nome prprio seguido de apelido, escolher a forma directa, sem
inverter a ordem de apresentao dos elementos, para ponto de acesso normalizado.
Exemplos
Ponto de acesso normalizado: Valentim de Carvalho, Lojas, Fonogramas e Videogramas,
S.A.
13.B25. Quando o nome de uma pessoa colectiva corresponde ao nome de uma pessoa
singular, constitudo por nome prprio e este se apresenta formalmente abreviado,
correspondendo a iniciais, devem ser mantidas as iniciais no respectivo ponto de acesso
normalizado.
Exemplos
Ponto de acesso normalizado: J. B. Fernandes, SGPS, S.A.
Empresas
13.B26. Quando o nome legal ou formal de uma empresa inclui um termo ou uma
abreviatura ou contraco desse termo que especifica o seu estatuto, deve ser mantido no
respectivo ponto de acesso normalizado.
Exemplos
Ponto de acesso normalizado: Banco Brando & C.
Ponto de acesso normalizado: Casa Bancria Pinto & C. , Ld.
Ponto de acesso normalizado: Nestl Portugal S.A.
Organismos ou instituies da Igreja Catlica

13.B27. Quando a pessoa colectiva se insere na Igreja Catlica, correspondendo a um
organismo eclesistico secular, e de estatuto no inferior ao de diocese108, o primeiro
elemento do ponto de acesso normalizado deve ser a expresso Igreja Catlica, seguido
do nome de pessoa colectiva.
Exemplos
Ponto de acesso normalizado: Igreja Catlica. Conferncia Episcopal Portuguesa
Ponto de acesso normalizado: Igreja Catlica. Cria Patriarcal. Lisboa
Ponto de acesso normalizado: Igreja Catlica. Diocese de Viseu

organismo eclesistico secular e de estatuto inferior ao de diocese109, o primeiro elemento
do ponto de acesso normalizado deve ser o nome da pessoa colectiva.
Colectivas, e onde esto estabelecidas as regras para as denominaes das pessoas colectivas. Veja-se
<http://www.dgrn.mj.pt/rnpc/compfirm.asp#13>.
108
Incluem-se, neste caso, a diocese, o patriarcado e o arcebispado e, eventualmente, o cabido.
109
Incluem-se, neste caso, a colegiada, a parquia e, eventualmente, o cabido.
Como fonte para o nome formal das parquias cf. Anurio Catlico. Disponvel em WWW: <URL:
http://www.agencia.eclesia.pt/anuario/default.asp>.
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Exemplos
Ponto de acesso normalizado: Colegiada de So Joo da Praa. Lisboa
Ponto de acesso normalizado: Cabido da S de Lamego
Ponto de acesso normalizado: Parquia de So Loureno de Carnide. Lisboa

organismo eclesistico regular, o primeiro elemento do ponto de acesso normalizado deve
ser a ordem religiosa, seguido do tipo de pessoa colectiva, da invocao e, como
qualificativos, o nome geogrfico, caso este no faa parte do nome, e as datas de
existncia.
Exemplos
Ponto de acesso normalizado: Ordem dos Pregadores. Colgio de So Toms. Coimbra
Ponto de acesso normalizado: Ordem de Santa Clara. Convento de Nossa Senhora da
Assuno. Bragana
Outras formas do nome: Convento de Santa Clara de Bragana
Ponto de acesso normalizado: Ordem dos Eremitas de Santo Agostinho. Convento de Nossa
Senhora dos Anjos de Montemor-o-Velho. 1494-1833
Organismos ou instituies de outras igrejas ou comunidades religiosas

13.B30. Quando a pessoa colectiva corresponde a um organismo de outras igrejas ou
comunidades religiosas, o primeiro elemento do ponto de acesso normalizado deve ser o
nome da igreja ou da comunidade religiosa, seguido do nome da pessoa colectiva e, como
qualificativo, caso no integre o nome da pessoa colectiva, o nome geogrfico e as datas
de existncia.
Exemplos
Ponto de acesso normalizado: Igreja de Jesus Cristo dos Santos do ltimos Dias. Misso
Portugal Lisboa Sul
Ponto de acesso normalizado: Comunidade Israelita de Lisboa
Ponto de acesso normalizado: Comunidade Ismaelita de Lisboa
Navios
13.B31. Quando o nome dos navios corresponde ao nome de pessoas singulares ou a
nomes geogrficos, o ponto de acesso normalizado deve incluir os qualificativos
necessrios para os distinguir, nomeadamente as datas de existncia e o tipo de navio.
Exemplos
Ponto de acesso normalizado: Sagres. 1962- , navio escola
Outras formas do nome: Sagres II
Ponto de acesso normalizado: Infante Dom Henrique. 1961-1977, navio de passageiros
Ponto de acesso normalizado: Jeanne dArc. 1964- , porta helicpteros, Frana
13.B32. Quando o tipo de navio consta do nome, deve ser mantido no respectivo ponto de
acesso normalizado.
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Congressos, exposies, festivais e outras reunies similares

13.B33. Escolher o nome formal dos congressos, exposies, festivais e outras reunies
similares para ponto de acesso normalizado.
Exemplos
Ponto de acesso normalizado: Festival Internacional de Gastronomia de Santarm
Ponto de acesso normalizado: Exposio Internacional de Lisboa de 1998
Outras formas do nome: Expo 98
13.B34. Registar, a seguir ao nome dos congressos, exposies, festivais e outras

reunies similares, os qualificativos relativos ao nmero, frequncia, local ou data de
realizao, segundo a ordem indicada.
Exemplos
Ponto de acesso normalizado: Congresso da Unio Latina. 2., Madrid, 1954
Ponto de acesso normalizado: Exposio Europeia de Arte, Cincia e Cultura. 17., Lisboa,
1983
Pessoa colectiva com ordinal no nome formal

13.B35. Quando a pessoa colectiva partilha o mesmo nome com outra pessoa colectiva,
apresentando um nmero distintivo no nome formal, o nmero deve ser registado a seguir
ao nome, como ordinal.
Exemplos
Ponto de acesso normalizado: Cartrio Notarial de Barcelos, 1.
Outras formas do nome: Primeiro Cartrio Notarial de Barcelos (nome formal constante no
RNPC)
Ponto de acesso normalizado: Cartrio Notarial do Funchal, 1.
Outras formas do nome: 1 Cartrio Notarial do Funchal (nome formal constante no RNPC)
Ponto de acesso normalizado: Cartrio Notarial de Lisboa, 28.
Outras formas do nome: Vigsimo oitavo Cartrio Notarial de Lisboa (nome formal
constante no RNPC)
Os qualificativos no ponto de acesso normalizado do nome da pessoa colectiva

Comentrio
110
Actualmente, e segundo a legislao em vigor
, os nomes das pessoas colectivas

devem conter, formalmente, elementos de distino entre pessoas colectivas com
nomes semelhantes.
13.B36. Escolher os qualificativos mais apropriados e significativos para a pessoa

colectiva e que facilitem a sua identificao.
110
Veja-se os Decretos-Lei n. 129/98 de 13 de Maio, Decreto-Lei n. 12/2001 de 25 de Janeiro e o

Decreto-Lei n. 323/2001 de 17 de Dezembro, que estabelece o Regime Jurdico do Registo Nacional de
Pessoas Colectivas, e onde esto estabelecidas as regras para as denominaes das pessoas colectivas. Veja-se <http://www.dgrn.mj.pt/rnpc/compfirm.asp#13>.
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O qualificativo Data no ponto de acesso normalizado do nome da pessoa colectiva

Comentrio
As datas podem corresponder a:
Anos de existncia (0000-0000);
Perodo aproximado da actividade desenvolvida (floruit).
Perodo aproximado de existncia (circa)
Podem ser de vrios tipos:
Extremas, quando so registados dois elementos cronolgicos que delimitam um
perodo temporal varivel (existncia, exerccio de actividade).
deduzida.
13.B37. O qualificativo data enquanto componente do ponto de acesso normalizado do
nome da pessoa colectiva obrigatrio.
13.B38. Quando duas pessoas colectivas partilham o mesmo nome, mas as suas datas de
existncia diferem, o qualificativo data deve ser registado a seguir ao nome.
Exemplos
Ponto de acesso normalizado: Casa da ndia. Sc. C. 1500-1833
Outras formas do nome: Casa da Mina e ndia; Casa da Guin, ndia e Mina
Ponto de acesso normalizado: Casa da ndia, Ld.. Sc. XX
O qualificativo Nome geogrfico no ponto de acesso normalizado do nome da pessoa

colectiva
13.B39. O qualificativo nome geogrfico enquanto componente do ponto de acesso
normalizado do nome da pessoa colectiva obrigatrio se aplicvel.
13.B40. Quando duas pessoas colectivas partilham o mesmo nome, o qualificativo nome
geogrfico deve ser registado a seguir ao nome.
Exemplos
Ponto de acesso normalizado: Junta de Freguesia da S. vora
Ponto de acesso normalizado: Junta de Freguesia da S. Angra do Herosmo
Ponto de acesso normalizado: Confraria de Nossa Senhora da Assuno. Alcabideche,
Cascais
O qualificativo Estatuto, funo, ou esfera de actividade no ponto de acesso

normalizado do nome da pessoa colectiva
13.B41. O qualificativo estatuto, funo, ou esfera de actividade enquanto componente da
ponto de acesso normalizado do nome da pessoa colectiva obrigatrio se aplicvel.
13.B42. Quando duas pessoas colectivas partilham o mesmo nome, o qualificativo
estatuto, funo, ou esfera de actividade deve ser registado a seguir ao nome.
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Fontes de informao
13.C1. As fontes de informao para a escolha do ponto de acesso normalizado do nome
da pessoa colectiva so a documentao produzida, os respectivos textos ou documentos
legais de criao, organizao ou funcionamento, o Registo Nacional de Pessoas
Colectivas111, as obras de referncia ou os estudos institucionais sobre a pessoa colectiva,
instrumentos de descrio, guias de remessa, ou quaisquer outras fontes consideradas
fidedignas.
13.C2. As fontes de informao para os qualificativos so a documentao produzida, as
obras de referncia, os estudos institucionais e os instrumentos de descrio.
13.D1. Registar o nome da pessoa colectiva na ordem directa.
13.D2. Registar as palavras que constituem o nome da pessoa colectiva com letra inicial
maiscula, com excepo das partculas de ligao, como artigos e preposies.
13.D3. Registar o nome da pessoa colectiva com a grafia actualizada.
Comentrio
antropnimos pode por problemas, cabe ao rgo coordenador da poltica de
descrio a adoptar por uma rede nacional de arquivos a definio dos critrios a
adoptar.
13.D4. Registar o nome da jurisdio antes do nome da pessoa colectiva e dele separado
por um ponto (.).
13.D5. Registar o nome da pessoa colectiva subordinante antes do nome da pessoa
colectiva subordinada e dele separado por um ponto (.).
13.D6. Os nomes das pessoas colectivas subordinantes relativos hierarquia intermdia
necessrios identificao precisa e unvoca da pessoa colectiva subordinada devem ser
separados por ponto (.).
13.D7. Registar os qualificativos do nome a seguir ao nome da pessoa colectiva, e dele
separados por um ponto (.).
13.D8. Apresentar os qualificativos do nome separados entre si por vrgula (,).
13.D9. Quando for necessrio utilizar mais do que um qualificativo no ponto de acesso
normalizado do nome da pessoa colectiva, a ordem de apresentao recomendada a
seguinte:
data;
111
Conservatria do Registo Geral de Pessoas Colectivas, da Direco Geral dos Registos e do Notariado.
Cf. <http://www.rnpc.mj.pt>.
______________________________________________________________________________________

______________________________________________________________________________________
nome geogrfico;
estatuto, funo, ou esfera de actividade.
13.D10. As datas podem ser registadas de acordo com a norma ISO 8601112, na verso
Comentrio
As aplicaes informticas podem no permitir o registo das datas de acordo com a
norma ISO 8601. Nesses casos cabe a cada entidade detentora ou servio de arquivo
a definio das orientaes a usar.
Exemplos
Data: AAAA
13.D11. A data deve ser expressa no sistema de datao actual, devendo ser convertidas
as que se encontram noutros sistemas (eras, perodos cronolgicos e estilos, reinados,
perodos histricos, etc.).
13.D12. Cada ano deve corresponder a 4 dgitos, no se devendo abreviar anos que se
reportam mesma dcada.
Comentrio
para aceitar o tipo de pontuao ou abreviaturas abaixo indicadas.
13.D13. Registar os anos de desenvolvimento da actividade utilizando a abreviatura de
floruit (fl.)
13.D14. Registar uma data aproximada utilizando a abreviatura de circa (c.).
13.D15. Registar uma data provvel ou desconhecida utilizando o ponto de interrogao
(?).
Excluses
Comentrio
Estas excluses aplicam-se quando o ponto de acesso normalizado correspondente
ao nome da pessoa colectiva constitui a Forma autorizada no nome, integrada no
respectivo registo de autoridade arquivstica (II Parte das presentes Orientaes).
13.E1. Registar o nome formal da pessoa colectiva quando este no foi escolhido como
ponto de acesso normalizado a constar na Forma autorizada do nome, no elemento de
informao Outras formas do nome.
13.E2. Quando se proceder actualizao da grafia, registar a forma no actualizada no
elemento de informao Outras formas do nome.
112
113
______________________________________________________________________________________

______________________________________________________________________________________
13.E3. Registar os nomes anteriores ou os no seleccionados como ponto de acesso

normalizado a constar na Forma autorizada do nome, no elemento de informao Outras
formas do nome.
Exemplos
Outras formas do nome: Secretaria de Estado dos Negcios do Reino
Ponto de acesso normalizado: PIDE. 1933-1974
Polcia Internacional e de Defesa do Estado (1945-1969); Direco Geral de Segurana
(1969-1974); PIDE-DGS
13.E4. Registar as variantes do nome da pessoa colectiva no elemento de informao

13.E5. Registar a forma desenvolvida da sigla ou acrnimo do nome da pessoa colectiva,
quando no seleccionada como ponto de acesso normalizado a constar na Forma
autorizada do nome, no elemento de informao Outras formas do nome.
13.E6. Registar a relao cronolgica entre as duas pessoas colectivas (a antecessora e a
sucessora) nos respectivos registos de autoridade, utilizando os elementos de informao
da Zona das relaes.
Exemplos
Nome/identificador da pessoa colectiva, da pessoa singular ou da famlia relacionada:
Ministrio do Interior. 1910-1974
13.E7. Registar a relao hierrquica entre duas pessoas colectivas (a subordinante e a

subordinada) nos respectivos registos de autoridade, utilizando os elementos de
informao da Zona das relaes.
13.E8. Registar a relao da pessoa colectiva com a pessoa singular que com ela partilha
o nome nos elementos de informao da Zona das relaes.
Exemplos
Ponto de acesso normalizado: Maurcio Jos Cremer Van Zeller e Herdeiros
Nome/identificador da pessoa singular relacionada: Van Zeller, Maurcio Jos Cremer
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14. PESSOAS SINGULARES

Objectivo
Escolher e construir um ponto de acesso normalizado que identifique de forma unvoca a
pessoa singular.
Comentrio
Entende-se por:
Nome da pessoa singular, o nome completo dado a um indivduo ou o nome pelo
qual ele conhecido.
O nome da pessoa singular deve ser unvoco e dispor das subdivises e
qualificativos necessrios para uma identificao inequvoca.
O nome de uma pessoa singular o resultado da combinao de componentes
obrigatrios (O), obrigatrios se aplicveis (OA) e opcionais (OP), por forma a
permitir a identificao e distino clara de pessoas com nomes semelhantes.
Num ponto de acesso normalizado do nome da pessoa singular podem figurar os
Subdivises do nome
Apelido ou nome de famlia (O), normalmente partilhado por um grupo de
indivduos ligados por laos de famlia e transmitido de gerao em gerao.
Nome prprio (OA), o componente do nome atribudo a uma pessoa, para
alm do apelido, e que corresponde normalmente ao nome de baptismo,
podendo ser simples ou composto.
Patronmico (OA), antropnimo derivado do nome dos pais, comum a todos
os descendentes de uma pessoa; nome que designa uma filiao ou uma
linhagem de sangue ou de adopo.
Toponmico (OA), nome derivado de um topnimo.
complemento de um nome prprio de uma pessoa singular com o objectivo de a
identificar e distinguir de outras usando nomes semelhantes. A forma autorizada do
nome de uma pessoa singular pode ter os qualificativos necessrios a uma
identificao inequvoca. Os qualificativos para as pessoas singulares podem ser:
Pr-ttulo (OA), correspondendo a um ttulo que precede o nome prprio,
podendo corresponder a um tratamento de cortesia. Em Portugal existem, como
pr-ttulos, Dom, que precede os nomes dos reis, prncipes, infantes, alto clero
e nobreza e Dona.
Datas (O);
Ttulo (OA; OP):
- nobilirquico, correspondendo a uma qualificao atribuda pelo monarca
para galardoar servios, vitalcio e frequentemente transmissvel
descendncia. Os ttulos nobilirquicos portugueses so: duque, marqus,
conde, visconde e baro. Pode ainda considerar-se o de Senhor.
- honorfico, correspondendo a uma qualificao atribuda por uma entidade
como reconhecimento de servios, feitos ou mrito, com carcter pessoal e
intransmissvel. Os graus das Ordens honorficas portuguesas actuais so,
genericamente: gr-cruz, grande-oficial, comendador, oficial, cavaleiro ou
dama.
______________________________________________________________________________________
Pessoas singulares 215

______________________________________________________________________________________
- acadmico, correspondendo a graus atribudos por escolas superiores.

Podem ser: bacharel, licenciado, ps-graduado, mestre, doutor, etc.
Epteto (OA; OP), palavra ou frase que se junta a um nome para o qualificar
ou realar a sua significao, descrevendo:
- o estatuto ou posio;
- a ocupao, profisso ou cargo, incluindo as patentes militares e navais, os
religiosos, etc;
- a sigla de ordem religiosa;
- a caracterstica;
- a nacionalidade, local de nascimento, residncia ou actividade;
- nome alternativo, como pseudnimos, alcunha, diminutivo;
- relao com outra pessoa.
Outros qualificativos
O nome da pessoa singular inclui mudanas oficiais ou no oficiais de qualquer dos seus
elementos.
Orientaes gerais
14.A1. Escolher, para cada pessoa singular, um nico ponto de acesso normalizado.
14.A2. Escolher o ltimo nome, formal ou legal, da pessoa singular.
14.A3. Escolher o nome predominante ou o nome consagrado pelo uso, quando no
existir concordncia entre as diferentes fontes de informao em relao ao nome da
pessoa singular.
14.A4. Quando existem dvidas quanto aplicabilidade, a uma pessoa singular, de um
ponto de acesso normalizado j construdo, deve optar-se pela construo de outro,
contendo um elemento distintivo em relao ao anterior.
Pessoa singular com um s apelido
14.B1. Quando o apelido constitudo por uma nica palavra, coloc-lo como primeiro
elemento do ponto de acesso normalizado.
Exemplos
Ponto de acesso normalizado: Rosa, Augusto. 1852-1918, actor de teatro
Pessoa singular com mais do que um apelido

14.B2. Quando o apelido constitudo por mais de uma palavra, utilizar a ltima como
primeiro elemento do ponto de acesso normalizado. Os restantes apelidos devem ser
apresentados a seguir ao nome prprio.
Exemplos
Ponto de acesso normalizado: Silva, Lus Augusto Rebelo da. 1822-1871, poltico
______________________________________________________________________________________
216 Pessoas singulares

______________________________________________________________________________________
Pessoa singular com apelido composto

Comentrio
Os apelidos compostos, para serem considerados como tal, devem ser devidamente
comprovados.
Consideram-se apelidos compostos, entre outros: Corte Real, Esprito Santo, Pao
de Arcos114.
Os apelidos hifenados nem sempre so compostos.
14.B3. Quando o apelido composto, o primeiro elemento do ponto de acesso
normalizado corresponde ao primeiro nome do apelido composto.
Exemplos
Ponto de acesso normalizado: Castelo Branco, Hermano Anselmo Jos Braamcamp de
Almeida. 1775-1846, 1. conde de Sobral
Pessoa singular com apelidos com prefixos separados

14.B4. Quando o apelido inclui prefixos separados, utilizar a ltima palavra como
primeiro elemento do ponto de acesso normalizado.
Exemplos
Ponto de acesso normalizado: Gama, Antnio Saldanha da. 1778-1839, 1. conde de Porto
Santo
Pessoa singular com apelidos formados por um elemento que indica relao familiar
com o apelido
14.B5. Quando o apelido inclui um elemento que indica relao familiar, utilizar o
apelido como primeiro elemento do ponto de acesso normalizado, seguido do elemento
que indica a relao familiar, como o caso de Junior, Neto, Sobrinho, Filho.
Exemplos
Ponto de acesso normalizado: Cartaxo Jnior, Antnio dos Santos
Ponto de acesso normalizado: Lopes Jnior, Frederico
14.B6. Quando a palavra que indica uma relao familiar um apelido, deve ser utilizada
como primeiro elemento do ponto de acesso normalizado.
Exemplos
Ponto de acesso normalizado: Neto, Antnio Pinto Lino
114
Cf., para os apelidos compostos, o definido in INSTITUTO PORTUGUS DO PATRIMNIO CULTURAL - DEPARTAMENTO DE BIBLIOTECAS; ARQUIVOS E SERVIOS DE DOCUMENTAO Regras portuguesas de catalogao. Lisboa: Instituto Portugus do Patrimnio Cultural. Departamento de
Bibliotecas, Arquivos e Servios de Documentao, 1984, p. 83.
______________________________________________________________________________________

______________________________________________________________________________________
Pessoa singular com ttulos nobilirquicos

14.B7. Quando a pessoa singular detentora de um ttulo nobilirquico, utilizar o apelido
como primeiro elemento do ponto de acesso normalizado e o ttulo nobilirquico como
qualificativo.
Exemplos
Ponto de acesso normalizado: vila, Antnio Jos de. 1806-1881, 1. duque de vila e
Bolama
Pessoa singular com mudanas de apelido e de nome prprio

14.B8. Quando uma pessoa singular muda de nome, construir um novo ponto de acesso
normalizado e escolher o ltimo apelido adoptado, ou o mais recente, para primeiro
elemento desse novo ponto de acesso normalizado. O ponto de acesso anterior pode ser
registado no elemento de informao Outras formas do nome.
Pessoa singular com variantes e formas pouco usuais do nome prprio
Comentrio
Consideram-se variantes do nome da pessoa singular as formas do nome por ela
usadas em simultneo.
Podem corresponder a tradues dos nomes originais (resultantes de naturalizao),
a nomes adicionais ou adoptados (nomes religiosos ou nomes substitutos, como
alcunhas ou diminutivos).
14.B9. Escolher, quando existem variantes do nome, o nome legal ou formal da pessoa
singular.
Pessoa singular casada que no adopta o apelido do cnjuge ou se divorcia
14.B10. Quando a pessoa singular casada no adopta o apelido do cnjuge ou se divorcia,
escolher o apelido de solteira como primeiro elemento do ponto de acesso normalizado.
Exemplos
Ponto de acesso normalizado: Silva, Maria Helena Vieira da. 1908-1992, pintora
Pessoa singular casada que usa o apelido de solteira e o do cnjuge

14B11. Quando uma pessoa singular portuguesa, casada, usa o apelido de solteira e o do
cnjuge em simultneo, escolher como primeiro elemento do ponto de acesso
normalizado o apelido do cnjuge.
Exemplos
Ponto de acesso normalizado: Vasconcelos, Carolina Michaelis de. 1851-1925, filloga
Ponto de acesso normalizado: Tremoceiro, Paulo Manuel Lamria Cascalheira. 1965- ,
arquivista
Outras formas do nome: Paulo Manuel Lamria Cascalheira (nome de solteiro).
______________________________________________________________________________________

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14.B12. Quando uma pessoa singular checa, francesa, hngara, italiana ou espanhola,
casada, usa o apelido de solteira e o do cnjuge em simultneo, escolher como primeiro
elemento do ponto de acesso normalizado, o apelido de solteira, seguido do do cnjuge.
Exemplos
Ponto de acesso normalizado: Molna y Vedia de Bastianini, Delfina
Pessoa singular casada mais do que uma vez, que adoptou sempre os apelidos dos
cnjuges
14.B13. Quando uma pessoa singular, casada mais do que uma vez, adoptou sempre os
apelidos dos cnjuges, escolher como primeiro elemento do ponto de acesso normalizado
o apelido do ltimo cnjuge.
Exemplos
Ponto de acesso normalizado: Onassis, Jacqueline Lee Bouvier Kennedy. 1929-1994
Outras formas do nome: Jacqueline Lee Bouvier; Jacqueline Lee Bouvier Kennedy,
Jacqueline Onassis.
Pessoa singular que utiliza pseudnimo ou heternimo

Comentrio
Entende-se por:
Pseudnimo, o nome adoptado por um autor ou responsvel por uma obra que no
usa o seu nome civil verdadeiro ou o seu nome consuetudinrio, por modstia ou
convenincia ocasional ou permanente, com ou sem real encobrimento da sua
pessoa;
Heternimo, o nome imaginrio de um criador identificado como autor das suas
obras e que, ao invs do pseudnimo, designa algum com qualidades e tendncias
marcadamente diferentes das desse criador.
14.B14. Quando uma pessoa singular utiliza pseudnimos ou heternimos, escolher
preferencialmente, para ponto de acesso normalizado, o nome formal.
Exemplos
Ponto de acesso normalizado: Rocha, Adolfo Correia. 1907-1995, mdico e escritor
Outras formas do nome: Miguel Torga (pseudnimo).
Ponto de acesso normalizado: Cunhal, lvaro Barreirinhas. 1913-2005, poltico
Outras formas do nome: Manuel Tiago (pseudnimo).
Ponto de acesso normalizado: Pereira, Jos Maria Reis. 1901-1969, escritor
Outras formas do nome: Jos Rgio (pseudnimo).
Ponto de acesso normalizado: Pessoa, Fernando Antnio Nogueira de Seabra. 1888-1935,
poeta
Outras formas do nome: Fernando Pessoa (nome consagrado pelo uso); Ricardo Reis,
Alberto Caeiro e lvaro de Campos (heternimos).
14.B15. Escolher, se pertinente, um dos pseudnimos ou heternimos como epteto.
______________________________________________________________________________________

______________________________________________________________________________________
Pessoa singular que utiliza pseudnimo ou nome artstico de forma permanente

14.B16. Quando uma pessoa singular utiliza um pseudnimo ou nome artstico de forma
permanente, funcionando como uma mudana do nome, escolher para ponto de acesso
normalizado o pseudnimo ou nome artstico.
Exemplos
Ponto de acesso normalizado: Lenine. 1860-1924, poltico russo
Outras formas do nome: Vladimir Ilitch Ulianov.
Ponto de acesso normalizado: Burton, Richard, 1925-1984, actor britnico
Outras formas do nome: Richard Walter Jenkins.
Pessoa singular sem apelido, com nomes prprios desconhecidos ou iniciais

14.B17. Quando o apelido da pessoa singular desconhecido ou no identificvel, utilizar
o nome prprio como ponto de acesso normalizado.
14.B18. Quando so conhecidas apenas as iniciais do nome da pessoa singular e no
possvel desdobr-las, a letra inicial pode ser usada como nome prprio.
Exemplos
Ponto de acesso normalizado: A. C. de M.
Outras formas do nome: M., A. C. de
Ponto de acesso normalizado: C., abade de
Outras formas do nome: Abade de C.
Ponto de acesso normalizado: Pereira, J. A.
14.B19. Quando uma pessoa identificada apenas pelas iniciais do cnjuge, usar um
travesso () no lugar do nome prprio.
Pessoa singular com nome em lngua estrangeira
14.B20. Quando a pessoa singular tem um nome em lngua estrangeira para o qual existe
uma forma portuguesa, escolher a forma portuguesa para o ponto de acesso normalizado.
Exemplos
Ponto de acesso normalizado: Tolstoi, Leo. 1828-1910, escritor russo
Outras formas do nome: Lev Nicolaevich Tolstoi
14.B21. Quando a pessoa singular tem um nome em lngua estrangeira para o qual no
existe forma portuguesa, construir o ponto de acesso normalizado segundo as convenes
e as regras do respectivo pas de origem.
Pessoa singular com nome europeu
14.B22. Quando a pessoa singular tem um nome numa lngua europeia actual, escolher,
como primeiro elemento do ponto de acesso normalizado, a ltima palavra do apelido, ou
o seu equivalente.
______________________________________________________________________________________

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Pessoa singular com nome no europeu escrito em alfabeto latino

14.B23. Quando uma pessoa singular tem um nome no europeu escrito em alfabeto
latino, para o qual existe uma forma portuguesa, escolher a forma portuguesa, de
preferncia forma transliterada, para o ponto de acesso normalizado.
Exemplos
Ponto de acesso normalizado: Ibn Battutah. 1304-1377?, explorador berbere
Outras formas do nome: Abu Abd Allah Muhammad ibn; Abd Allah al-Lawati al-Tanji ibn
Battutah; Abu Abdullah Muhammad Ibn Battuta
Ponto de acesso normalizado: Imran Khan. 1952- , poltico paquistans
Outras formas do nome: Imran Ahmad Khan Niazi
14.B24. Quando a pessoa singular apresenta um nome no europeu escrito em alfabeto

latino, incluindo apelido, nome de famlia ou nome hereditrio como ltimo elemento do
nome, escolh-lo como primeiro elemento do ponto de acesso normalizado.
Exemplos
Ponto de acesso normalizado: Gandhi, Mohandas Karamchand. 1969-1948, poltico indiano
Outras formas do nome: Mahatma Gandhi
14.B25. Quando no for identificvel um apelido, nome de famlia ou nome hereditrio

da pessoa singular, ou quando a tradio do pas de origem for a de colocar primeiro o
nome de famlia, como acontece com os nomes chineses, o nome deve ser apresentado na
ordem directa, correspondendo o primeiro nome ao primeiro elemento do ponto de acesso
normalizado.
Exemplos
Ponto de acesso normalizado: Sukarno. 1901-1970, presidente da Indonsia
Ponto de acesso normalizado: Chiang Kai-Shek. 1887-1975, presidente da China
Pessoa singular com nome no europeu escrito em alfabeto no latino

14.B26. Quando a pessoa singular tem um nome europeu escrito em alfabeto no latino,
escolher a forma romanizada em lngua portuguesa para ponto de acesso normalizado.
14.B27. Quando no existe forma do nome da pessoa singular em alfabeto latino, em
lngua portuguesa, escolher a forma mais frequente numa das seguintes lnguas, pela
seguinte ordem de preferncia: ingls, francs, castelhano, italiano, alemo, latim115.
14.B28. Quando no existem formas do nome da pessoa singular em alfabeto latino, optar
pela transliterao. Para o efeito recorrer s Regras Portuguesas de Catalogao116 e s
normas ISO117.
115
Foi alterada a ordem de preferncia indicada in INSTITUTO PORTUGUS DO PATRIMNIO CULTURAL

- DEPARTAMENTO DE BIBLIOTECAS; ARQUIVOS E SERVIOS DE DOCUMENTAO - Regras portuguesas
de catalogao. Lisboa: Instituto Portugus do Patrimnio Cultural. Departamento de Bibliotecas, Arquivos e Servios de
Documentao, 1984, p. 90, F.C. 2.1.1.
116
Idem Ibidem, p. 91, F.C. 2.1.2.
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______________________________________________________________________________________
Exemplos
Ponto de acesso normalizado: Sakharov, Andrei Dmitrievich. 1921-1989, fsico nuclear
sovitico
Outras formas do nome: Andr Sakharov
Pessoa singular com nome latino

Comentrio
Os nomes latinos subdividem-se em:
Praenomen, que corresponde ao nome prprio, individual, que distingue os
membros da mesma famlia;
Nomen, que indica a gens, e por isso diz-se gentlico. Inclui todas as famlias
originrias da mesma estirpe, os seus libertos e clientes e, como tal, hereditrio.
Cognomen ou sobrenome, que comeou por ser pessoal, reportando-se a qualquer
qualidade distintiva do indivduo (origem, qualidades fsicas ou morais, feitos, etc.),
e se tornou hereditrio. Distingue os diferentes ramos ou famlias dentro de uma
gens.
A estes podiam juntar-se os nomes dos pais ou senhores, da tribo, ou outros118.
14.B29. A pessoa singular com nome latino deve ter, como primeiro elemento do ponto
de acesso normalizado, o nomen.
Pessoa singular com nome grego
14.B30. A pessoa singular com nome grego deve ter, como ponto de acesso normalizado,
a forma portuguesa do nome, quando conhecida.
Exemplos
Ponto de acesso normalizado: Homero. Fl. sc. VIII a.C., poeta grego
Ponto de acesso normalizado: Pndaro. Fl. 518 a.C.-438 a.C., poeta grego
117
1999 Information and documentation Transliteration of Arabic characters into Latin characters. Part
3: Persian language Simplified transliteration. Geneve: International Standard Organization; ISO 259:
1984 Documentation Transliteration of Hebrew characters into Latin characters. Geneve: International
118
COSTA, Avelino de Jesus da Nome. In Enciclopdia Verbo Luso-Brasileira de Cultura. Ed. Sculo
XXI. Lisboa: Ed. Verbo. 2001.ISBN 972-22-2092-6. V. 21, col. 129-130.
______________________________________________________________________________________

______________________________________________________________________________________
14.B31. Quando no for conhecida a forma portuguesa do nome da pessoa singular com
nome grego, escolher, para ponto de acesso normalizado, a forma latina.
14.B32. Quando so desconhecidas as formas portuguesa e latina do nome da pessoa
singular com nome grego, deve optar-se pela transliterao.
Pessoa singular com nome medieval
Comentrio
Os nomes medievais so normalmente constitudos, em Portugal, por um nome
prprio, seguido de um segundo nome que pode corresponder a um patronmico, a
um toponmico, a uma alcunha, profisso, eventualmente a um apelido119.
14.B33. Quando a pessoa singular tem um nome medieval em latim ou vernculo,
escolher, para ponto de acesso normalizado, a lngua em que o nome se encontra na fonte
de informao.
Exemplos
Ponto de acesso normalizado: Petrus Pelagii de Buila
Ponto de acesso normalizado: Gil Guedaz de Ares. Sc XIII
14.B34. Quando a pessoa singular tem um nome medieval em portugus, em latim e/ou
em vernculo, escolher para ponto de acesso normalizado a forma portuguesa.
Exemplos
Ponto de acesso normalizado: Desidrio Erasmo. 1466-1536, humanista
Outras formas do nome: Desiderius Erasmus; Erasmo de Roterdo
14.B35. Quando a pessoa singular tem um nome medieval em mais do que uma lngua,
no existindo forma portuguesa, escolher o nome, para o ponto de acesso normalizado,
segundo a seguinte ordem de preferncia: a lngua da pessoa a quem se reporta o nome; a
lngua mais apropriada nacionalidade da pessoa ou ao seu lugar de residncia; a lngua
comummente usada.
Exemplos
Ponto de acesso normalizado: Gottfried von Strasburg. ?-c. 1210, escritor
Outras formas do nome: Godefroy de Strasbourg
Ponto de acesso normalizado: Groote, Geert. 1340-2384, religioso
Outras formas do nome: Gerardus Magnus
Ponto de acesso normalizado: Saxo Grammaticus. C. 1150-1220
Outras formas do nome: Saxo Grammaticus
Ponto de acesso normalizado: Pierre dAuriol. C. 1280-1322, filsofo
Outras formas do nome: Petrus Aureolus; Petrus Aureoli
14.B36. Quando a pessoa singular tem um nome medieval constitudo apenas por nome
prprio, utiliz-lo como primeiro elemento do ponto de acesso normalizado,
119
BOBONE, Carlos Loureno Apelidos em Portugal. In Razes e Memrias. Lisboa: Associao

Portuguesa de Genealogia.P. 88-90.
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______________________________________________________________________________________
complementado por uma outra subdiviso do nome (patronmico, toponmico, epteto,

etc.) e/ou qualificativo.
Exemplos
Ponto de acesso normalizado: Pero Vaz de Caminha. 1450-1500
14.B37. Quando a pessoa singular tem um nome prprio medieval, escolher a forma
actual do nome prprio.
Exemplos
Ponto de acesso normalizado: Joo
Outras formas do nome: Ioham ou Joham
14.B38. Quando existem variantes do nome prprio medieval da pessoa singular,

escolher, se possvel, a forma mais comum, ou a consagrada pelo uso.
14.B39. Quando no existe forma actual do nome prprio medieval da pessoa singular,
utilizar a coeva.
Exemplos
Ponto de acesso normalizado: Tutadomna. Condessa
Ponto de acesso normalizado: Ximena. Mulher de Joo Gondesendes
Ponto de acesso normalizado: Ebrarbo. Cavaleiro franco
14.B40. Quando o nome prprio medieval da pessoa singular complementado por um

topnimo, utilizar a forma actual do nome do topnimo, precedido da partcula de.
Exemplos
Ponto de acesso normalizado: Antnio de Portalegre
Ponto de acesso normalizado: Pedro da Covilh
14.B41. Quando o nome prprio medieval da pessoa singular complementado por um

epteto relativo a um atributo fsico, nacionalidade, ou de outra natureza, escolher como
primeiro elemento do ponto de acesso normalizado, o nome prprio da pessoa singular, a
forma consagrada ou a preferida pelos estudiosos.
Exemplos
Ponto de acesso normalizado: Egas Moniz. ?-1146, o Aio
Ponto de acesso normalizado: Gonalo Mendes da Maia. 1079?-?, o Lidador
Ponto de acesso normalizado: Geraldo Geraldes. Fl. 1169-?, o Sem Pavor
Outras formas do nome: Geraldo, o Sem Pavor
14.B42. Quando o nome prprio da pessoa singular complementado por um

patronmico, indicando a filiao pela parte do pai, escolher como primeiro elemento do
ponto de acesso normalizado o nome prprio da pessoa singular, na forma comummente
utilizada.
Exemplos
Ponto de acesso normalizado: Sancha Henriques. 1147-1163, filha do conde D. Henrique
______________________________________________________________________________________

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Pessoa singular com nome de santo ou de beato

14.B43. Quando o santo ou beato conhecido pelo nome prprio, deve escolher-se, como
primeiro elemento do ponto de acesso normalizado, o nome prprio, na sua forma
portuguesa, se conhecida.
Exemplos
Ponto de acesso normalizado: Antnio de Lisboa, Santo. 1190?-1231
Outras formas do nome: Antnio de Pdua; Bulhes, Fernando de
Ponto de acesso normalizado: Jacinta de Jesus Marto, Beata. 1910-1920
Outras formas do nome: Marto, Jacinta de Jesus
14.B44. Quando o santo ou beato comummente conhecido pelo apelido, deve escolherse, como primeiro elemento do ponto de acesso normalizado, o apelido.
Exemplos
Ponto de acesso normalizado: Becket, Thomas, Santo. 1118-1170
Outras formas do nome: Thomas of London
Pessoa singular com nome religioso

Comentrio
Um nome religioso, embora sem validade legal, corresponde a uma mudana
formal do nome, sendo, portanto, um nome autorizado.
14.B45. Quando a pessoa singular conhecida por um nome religioso, escolher o ltimo
nome religioso, ou o mais recente, para ponto de acesso normalizado.
Exemplos
Ponto de acesso normalizado: Sousa, Lus de, Frei. 1555-1632
Outras formas do nome: Coutinho, Manuel de Sousa
Ponto de acesso normalizado: Lcia, Irm. 1907-2005
Outras formas do nome: Lcia de Jesus dos Santos; Irm Lcia do Corao Imaculado
Pessoa singular com nome real

Comentrio
Entende-se por:
Nome real, o que se reporta a soberanos e respectivos consortes, filhos, filhas,
irmos, irms, tios e tias paternos, netos pela linha masculina e bisnetos por via do
filho mais velho, usando o ttulo de rei, rainha, prncipe, princesa, duque, infante e
infanta, etc.
As subdivises do nome real podem corresponder a:
Nome prprio (O)
Ordinal (OA)
Os qualificativos do nome real podem corresponder a:
Datas de nascimento e/ou morte (O)
Ttulo (O)
Relao com o soberano (OP)
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______________________________________________________________________________________
14.B46. O primeiro elemento do ponto de acesso normalizado do nome dos soberanos e

elementos das respectivas famlias, enquanto pessoas singulares, deve corresponder ao
nome prprio.
Exemplos:
Ponto de acesso normalizado: D. Afonso V. 1432-1481, rei de Portugal
Ponto de acesso normalizado: D. Joo VI. 1767-1826, rei de Portugal
Outras formas do nome: O Clemente
14.B47. Um soberano estrangeiro deve ter, como ponto de acesso normalizado, a forma
portuguesa.
14.B48. Quando no for conhecida uma forma portuguesa, o ponto de acesso
normalizado do nome do soberano estrangeiro deve corresponder ao nome na lngua
oficial do respectivo pas.
14.B49. O ponto de acesso normalizado do nome do soberano estrangeiro deve incluir o
nome do pas, bem como o nome de famlia, caso se inclua no nome habitual do
soberano.
Exemplos
Ponto de acesso normalizado: Isabel I. 1533-1603, rainha de Inglaterra e Irlanda
Ponto de acesso normalizado: Krum. ?-814, rei da Bulgria
14.B50. Os consortes dos reis ou rainhas devem ter, como primeiro elemento do ponto de
acesso normalizado, o nome prprio.
14.B51. Deve acrescentar-se, ao ponto de acesso normalizado do nome dos consortes de
reis ou rainhas o epteto consorte de, seguido do nome do rei ou rainha em questo.
Exemplos
Ponto de acesso normalizado: D. Amlia. 1865-1951, rainha consorte do rei D. Carlos I
Ponto de acesso normalizado: D. Isabel de Portugal. 1503-1539, consorte de Carlos V
14.B52. O ponto de acesso normalizado do nome dos prncipes e princesas estrangeiros

deve incluir o nome do respectivo pas.
Exemplos
Ponto de acesso normalizado: D. Carlos Maria Isidro. 1788-1855, infante de Espanha
14.B53. Outras pessoas relacionadas com soberanos devem ter, como primeiro elemento
do ponto de acesso normalizado, o nome prprio, seguido de qualificativos como o ttulo,
opcionais, explicando a relao existente.
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Pessoa singular com nome papal

Comentrio
Entende-se por:
Nome papal, o usado por um papa enquanto chefe da Igreja Catlica Romana, ou o
de um antipapa.
So componentes do nome papal:
Nome papal (O)
Ordinal (O)
Os qualificativos do nome papal podem corresponder a:
Datas de nascimento e/ou morte (O)
Epteto Papa ou Antipapa (O)
14.B54. A pessoa singular com nome papal deve ter, como primeiro elemento do ponto
de acesso normalizado, o nome prprio.
Exemplos
Ponto de acesso normalizado: Joo XXI. 1215-1277, papa
Outras formas do nome: Pedro Julio; Pedro Hispano; Johannes PP. XXI
Ponto de acesso normalizado: Clemente VII. ?-1394, anti-papa
Outras formas do nome: Roberto de Genebra.
14.B55. A pessoa singular com nome papal deve ter, como ponto de acesso normalizado,
a forma usual do nome em portugus.
Os qualificativos no ponto de acesso normalizado do nome da pessoa singular
14.B56. Escolher os qualificativos mais apropriados e significativos para a pessoa
singular e que mais facilmente a identificam.
Exemplos
Ponto de acesso normalizado: Rocha, Adolfo Correia. 1907-1995, mdico e escritor
Outras formas do nome: Miguel Torga (pseudnimo)
O qualificativo Data no ponto de acesso normalizado do nome da pessoa singular

Comentrio
Ano de nascimento e de morte (0000-0000);
perodo temporal varivel (vida, exerccio de um cargo ou actividade).
deduzida.
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nome da pessoa singular obrigatrio.
O qualificativo Ttulo no ponto de acesso normalizado do nome da pessoa singular
14.B59. O qualificativo ttulo nobilirquico, enquanto componente do ponto de acesso
normalizado do nome da pessoa singular obrigatrio, quando utilizado por direito
prprio e de forma sistemtica.
Ponto de acesso normalizado: Lencastre, D. Leonor Almeida Lorena e. 1750-1839, 4.
marquesa de Alorna
Outras formas do nome: Condessa de Oeynhausen; Alcipe
14.B60. O qualificativo ttulo nobilirquico, enquanto componente do ponto de acesso

normalizado do nome da pessoa singular, opcional quando no usado por direito
prprio (recebido atravs do casamento), de forma sistemtica, ou renunciado.
14.B61. Quando uma pessoa singular recebe um ttulo nobilirquico atravs do
casamento, deve ser referida, no ponto de acesso normalizado, como cnjuge do titulado.
14.B62. Quando existem vrios ttulos nobilirquicos, deve ser seleccionado o ltimo, o
mais recente ou o mais elevado para constar no ponto de acesso normalizado.
Ponto de acesso normalizado: Melo, Sebastio Jos de Carvalho e. 1699-1782, marqus
de Pombal
Outras formas do nome: Conde de Oeiras
Ponto de acesso normalizado: Gama, Vasco. 1469-1524, vice-rei da ndia
Outras formas do nome: 1. conde da Vidigueira
14.B63. Os qualificativos ttulo honorfico e acadmico so opcionais.
O qualificativo Pr-ttulo no ponto de acesso normalizado do nome da pessoa

singular
14.B64. O qualificativo pr-ttulo, enquanto componente do ponto de acesso normalizado
do nome da pessoa singular, obrigatrio, se aplicvel.
14.B65. O qualificativo pr-ttulo, enquanto componente do ponto de acesso normalizado
do nome da pessoa singular, deve ser registado antes do nome, na sua forma abreviada.
Exemplos
Ponto de acesso normalizado: D. Filipa de Lencastre. 1360-1415, rainha consorte de D. Joo
I
Ponto de acesso normalizado: Meneses, D. Lus de. 1632-1690, 3. conde da Ericeira
______________________________________________________________________________________

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O qualificativo Epteto no ponto de acesso normalizado do nome da pessoa singular

14.B66. O qualificativo epteto, enquanto componente do ponto de acesso normalizado
do nome da pessoa singular, obrigatrio, se aplicvel.
Exemplos
Ponto de acesso normalizado: Reis, Joaquim Jos de Sousa. ?-1838, o Remexido
14B67. Seleccionar um epteto especfico em detrimento de um mais genrico, como

major e no oficial do exrcito, padre ou bispo e no religioso, etc.
Exemplos
Ponto de acesso normalizado: Egas Gomes. Fl. 1071-1072, abade de Pao de Sousa,
14.B68. Quando o epteto corresponde a um cargo inserido numa determinada hierarquia,

seleccionar o ltimo, o mais recente ou mais elevado.
Exemplos
Ponto de acesso normalizado: Crescnio. Fl. 1092-1098, bispo de Coimbra
Ponto de acesso normalizado: Coutinho, Carlos Viegas Gago. 1869-1959, almirante
Ponto de acesso normalizado: Braga, Tefilo. 1843-1924, presidente da Repblica
14.B69. Quando se registar mais do que um epteto, escolher os mais apropriados e

significativos para a pessoa singular, e que mais facilmente a identificam.
Exemplos
Ponto de acesso normalizado: Figueiredo, Antnio Pereira de. 1725-1797, padre e telogo
Comentrio:
Os eptetos tm, como objectivo principal, permitir a rpida e eficaz identificao
de pessoas singulares com nomes idnticos. Assim, devem ser seleccionados tendo
em conta este objectivo, sendo desaconselhado o uso de mais de dois eptetos, no
mesmo ponto de acesso normalizado.
14.B70. Quando o epteto corresponde relao de uma pessoa singular com uma pessoa
mais conhecida, ou cujo ponto de acesso normalizado j foi construdo, deve ser usado
apenas quando no existirem eptetos alternativos, e ser auto-explicativo, sendo de evitar
termos como irm do poeta, filho do escritor, etc.
Exemplos
Ponto de acesso normalizado: Fernando Afonso. 1169-1173, filho bastardo de D. Afonso
Henriques
Fontes de informao
14.C1. As fontes de informao para a escolha do nome da pessoa singular a utilizar na
construo do ponto de acesso so a documentao por ela produzida, os registos
paroquiais (nascimento, baptismo, casamento, bito) ou civis (nascimento, filiao,
casamento, adopo, etc.), os documentos de identificao pessoais (cdula pessoal,
bilhete de identidade, passaporte, etc.), as obras de referncia ou estudos monogrficos
______________________________________________________________________________________

______________________________________________________________________________________
sobre a pessoa singular, os instrumentos de descrio, ou quaisquer outras fontes

Redaco e ortografia
14.D1. Registar o nome da pessoa singular na ordem inversa, ou seja, comeando pelo
apelido, como primeiro elemento do ponto de acesso normalizado, excepto orientao
especfica em contrrio.
14.D2. Registar, a seguir ao apelido, como segundo elemento do ponto de acesso
normalizado, o nome prprio e restantes apelidos, na sua totalidade.
Exemplos
Ponto de acesso normalizado: Castelo Branco, Hermano Anselmo Jos Braamcamp de
Almeida. 1775-1846, 1. conde de Sobral
14.D3. Registar, como terceiro elemento do ponto de acesso normalizado, os

qualificativos necessrios identificao inequvoca da pessoa singular.
Exemplos
Ponto de acesso normalizado: Pires, Diogo. O Moo
Ponto de acesso normalizado: Pires, Diogo. O Velho
14.D4. Registar as palavras que constituem o nome com letra inicial maiscula, com
excepo das partculas de ligao, como artigos e preposies.
Exemplos
Ponto de acesso normalizado: Melo, Sebastio Jos de Carvalho e. 1699-1782, marqus de
Pombal
14.D5. Registar o nome da pessoa singular com a grafia actualizada.

Exemplos
Ponto de acesso normalizado: Meneses, D. Jernimo de. Fl. 1545, capito-mor de Baaim
Outras formas do nome: Menezes, D. Jeronymo de
Comentrio
adoptar.
Exemplos
Ponto de acesso normalizado: Carneiro, Pedro de Alcova
Outras formas do nome: Carneyro, Pero dAlcaoua
14.D6. O ponto de acesso normalizado para pessoa singular medieval tendo como
segundo componente do nome um patronmico, toponmico, epteto, etc., deve
corresponder ao nome na ordem directa.
______________________________________________________________________________________

______________________________________________________________________________________
14.D7. Quando o nome prprio de uma pessoa singular medieval complementado por
um topnimo, este deve ser precedido da partcula de.
Exemplos
Ponto de acesso normalizado: Pedro da Covilh
Outras formas do nome: Pero da Covilh
14.D8. O ponto de acesso normalizado do nome da pessoa singular medieval tendo como
segundo componente do nome um apelido resultante da evoluo de um patronmico,
toponmico, epteto, etc., deve corresponder ao nome na ordem inversa.
normalizado do nome da pessoa singular, a ordem de apresentao recomendada a
seguinte:
Pr-ttulo
Datas
Ttulo
Eptetos: estatuto ou posio; ocupao, profisso ou cargo; sigla de ordem
religiosa; caractersticas; nacionalidade, residncia ou actividade; alcunha ou
diminutivo; relao com outra pessoa
Comentrio
Exemplos
Data: AAAA
14.D11. A data deve ser expressa no sistema de datao actual, devendo ser convertidas
as que se encontram noutros sistemas (eras, perodos cronolgicos e estilos, reinados,
Comentrio
para aceitar o tipo de pontuao ou abreviaturas abaixo indicadas.
floruit (fl.)
120
121
______________________________________________________________________________________

______________________________________________________________________________________
14.D14. Registar uma data aproximada utilizando a abreviatura de circa (c.).

(?).
Pontuao
14.D15. Registar os componentes do nome separados entre si por vrgula (,).
14.D16. Registar os qualificativos a seguir ao nome da pessoa singular, e dele separados
por um ponto (.).
14.D17. Registar os qualificativos separados entre si por vrgula (,).
Exemplos
Ponto de acesso normalizado: Almeida, Jos Valentim Fialho de. 1857-1911, escritor
Ponto de acesso normalizado: Sampaio, Lus Teixeira de. 1875-1945, embaixador
14.D18. Os ttulos nobilirquicos hereditrios devem ser numerados, atravs do recurso a

numerao rabe.
Exemplos
Ponto de acesso normalizado: Meneses, D. Lus de. 1632-1690, 3. conde da Ericeira
14.D19. A primeira letra do ttulo deve ser maiscula.

14.D20. A palavra santo ou beato deve ser separado do nome da pessoa singular atravs
de uma vrgula (,).
14D21. As letras iniciais dos eptetos devem ser minsculas, a menos que correspondam
a designaes formais.
Exemplos
Ponto de acesso normalizado: Figueiredo, Antnio Pereira de. 1779-1858, oficial da
Secretaria de Estado dos Negcios do Reino
Ponto de acesso normalizado: Melo, Sebastio Jos de Carvalho e. 1699-1782, marqus de
Pombal
Excluses
Comentrio
14.E1. As variantes e as formas anteriores do nome da pessoa singular no seleccionadas
para ponto de acesso normalizado podem ser registadas no elemento de informao
______________________________________________________________________________________

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Exemplos
Ponto de acesso normalizado: Cabral, Antnio Bernardo da Costa. 1803-1889, 1. conde de
Tomar
Outras formas do nome: Costa Cabral, Antnio Bernardo
Ponto de acesso normalizado: Queirs, Jos Maria Ea de. 1845-1900, escritor
Outras formas do nome: Queirs, Ea de; Ea de Queirs, Jos Maria
Ponto de acesso normalizado: Silva, Lus Augusto Rebelo da. 1822-1871, poltico
Outras formas do nome: Rebelo da Silva, Lus Augusto
Ponto de acesso normalizado: Castilho, Antnio Feliciano de. 1800-1875, 1. conde de
Castilho
Outras formas do nome: Feliciano de Castilho, Antnio
14.E2. Registar os nomes com os apelidos dos cnjuges anteriores no elemento de

14.E3. Registar os pseudnimos ou heternimos no elemento de informao Outras
formas do nome.
14.E4. O nome formal ou nomes anteriores devem ser registados no elemento de
14.E5. Registar as alternativas do nome da pessoa singular, inclusivamente as diferentes
grafias, no elemento de informao Outras formas do nome.
Exemplos
Ponto de acesso normalizado: Mao Zedong. 1893-1976, poltico chins
Outras formas do nome: Mao Ts-Toung; Mao Ts-Tung
14.E6. As formas alternativas do nome da pessoa singular com nome de santo ou beato
devem ser registadas no elemento de informao Outras formas do nome.
14.E7. As formas alternativas da pessoa singular com nome religioso devem ser
registadas no elemento de informao Outras formas do nome.
14.E8. Registar os cognomes no elemento de informao Outras formas do nome.
14.E9. Registar outros ttulos do nome do soberano nos elementos de informao Outras
formas do nome ou Histria biogrfica.
Exemplos
Ponto de acesso normalizado: D. Joo IV. 1604-1656, rei de Portugal
Outras formas do nome: D. Joo. 8. duque de Bragana, o Afortunado
14.E10. Quando o consorte real conhecido sob um nome de famlia, este nome deve ser
registado no elemento de informao Outras formas do nome.
14.E11. Registar as menes aos territrios ultramarinos contidos na intitulao no
elemento de informao Histria biogrfica.
______________________________________________________________________________________

______________________________________________________________________________________
Exemplos:
Ponto de acesso normalizado: D. Manuel I. 1469-1521, rei de Portugal
Outras formas do nome: O Venturoso
Histria biogrfica: D. Manuel I intitulou-se, at 1498, rei de Portugal e dos Algarves, de
aqum e de alm mar em frica e senhor da Guin. Entre 1498 e 1499 intitulou-se rei de
Portugal e dos Algarves, de aqum e de alm mar em frica, prncipe de Castela, de Leo, de
Arago, de Siclia, de Granada e senhor da Guin. A partir de 1499, intitulou-se rei de
Portugal e dos Algarves, de aqum e de alm mar em frica, senhor da Guin e da conquista,
navegao, e do comrcio da Etipia, Arbia, Prsia e ndia.
14.E12. Quando um soberano estrangeiro igualmente conhecido pelo nome na sua

lngua de origem, pode registar-se essa forma no elemento de informao Outras formas
do nome.
Exemplos:
Ponto de acesso normalizado: Joo Carlos I. 1938- , rei de Espanha
Outras formas do nome: Juan Carlos I; Juan Carlos Alfonso Victor Maria de Borbn y
Borbn
14.E13. Registar os apelidos e demais nomes prprios da pessoa singular com nome
papal, caso se trate de um papa conhecido por esses nomes, no elemento de informao
Exemplos:
Ponto de acesso normalizado: Joo XXI. 1210?-1277, papa
Outras formas do nome: Pedro Hispano; Pedro Julio; Johannes PP XXI.
14.E14. Registar os aspectos da vida da pessoa singular, como a sucesso de cargos,

funes ou actividades desempenhados, no elemento de informao Histria biogrfica.
14.E15. Os eptetos no seleccionados para constar no ponto de acesso normalizado do
nome da pessoa singular podem ser registados, quando considerados pertinentes, nos
elementos de informao Outras formas do nome e Histria biogrfica.
14.E16. Os eptetos que correspondem a nomes alternativos, no seleccionados para
constar no ponto de acesso normalizado do nome da pessoa singular, devem ser
registados no elemento de informao Outras formas do nome.
Ponto de acesso normalizado: Gonalo Anes. 1500?-1556, o Bandarra
Outras formas do nome: Bandarra, sapateiro de Trancoso
Ponto de acesso normalizado: Kennedy, John Fitzgerald. 1917-1963, presidente dos Estados
Unidos da Amrica
Outras formas do nome: J. F. K.
14.E17. Quando a actualizao da grafia do nome de uma pessoa singular resultar

diferente, pode registar-se a forma no actualizada no elemento de informao Outras
formas do nome.
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15. FAMLIAS
Objectivo
Construir um ponto de acesso normalizado que identifique, de forma unvoca, a famlia.
Comentrio
Entende-se por:
Nome de famlia ou apelido, o nome partilhado por um grupo de indivduos
ligados por laos de famlia.
O ponto de acesso normalizado do nome de uma famlia o resultado da
combinao de componentes obrigatrios (O), obrigatrios se aplicveis (OA), e
opcionais (OP), de forma a permitir a identificao e a distino clara de famlias
com nomes semelhantes.
Num ponto de acesso normalizado do nome de famlia podem figurar os seguintes
componentes:
nome de famlia ou apelido (O)
complemento de um nome de uma famlia com o objectivo de identificar e
distinguir a famlia de outras, usando nomes semelhantes. A forma autorizada do
nome de uma famlia pode ter os qualificativos necessrios a uma identificao
inequvoca. Os qualificativos para as famlias podem ser:
datas (O);
ttulo nobilirquico (OA; OP), correspondendo a uma qualificao atribuda
pelo monarca para galardoar servios, vitalcio e frequentemente
transmissvel descendncia. Os ttulos nobilirquicos portugueses so:
duque, marqus, conde, visconde e baro.
epteto, palavra ou frase que se junta a um nome para o qualificar ou realar a
sua significao:
- epteto famlia (O);
- ocupao ou actividade (OP);
- designao territorial: nacionalidade, local de residncia ou actividade
(OP).
O conceito de famlia tem variado ao longo do tempo. necessrio ter em
considerao as variaes do conceito e as suas implicaes arquivsticas, com o
objectivo de definir se determinam a continuidade da famlia ou se, pelo contrrio,
determinam o seu fim e o aparecimento de uma nova famlia.
Orientaes gerais
15.A1. Escolher, para cada famlia, um nico ponto de acesso normalizado.
15.A2. Escolher o ltimo nome, formal ou legal, da famlia, sempre que possvel
confirmado nas obras de referncia existentes ou na documentao produzida.
Exemplos
Ponto de acesso normalizado: Tvora. Famlia
______________________________________________________________________________________
Famlias
235

______________________________________________________________________________________
15.A3. Escolher o nome predominante ou o nome consagrado pelo uso da famlia,

quando no existir concordncia entre as diferentes fontes de informao.
Famlia com variantes do nome
Comentrio
Consideram-se variantes do nome da famlia as formas do nome por ela usadas em
simultneo.
15.B1. Quando existem variantes do nome da famlia, escolher, como ponto de acesso
normalizado, o nome formal da famlia, que conste nos textos e documentos legais
relativos famlia e aos seus elementos.
15.B2. Quando so utilizados mais do que um nome formal da famlia, escolher, como
ponto de acesso normalizado, o predominante na documentao por ela produzida.
Os qualificativos no ponto de acesso normalizado do nome da famlia
15.B3. Escolher os qualificativos mais apropriados e significativos para a famlia e que
facilitam a sua identificao.
O qualificativo Data no ponto de acesso normalizado do nome da famlia
Comentrio
Datas de existncia
perodo temporal varivel (existncia, exerccio de actividade).
deduzida.
nome da famlia obrigatrio se aplicvel.
15.B5. Quando duas famlias partilham o mesmo nome, mas as suas datas de existncia
diferem, o qualificativo data deve ser registado a seguir ao nome.
Exemplos
Ponto de acesso normalizado: Meneses. Famlia, fl. sc. XV-XVII, marqueses de Vila Real
Ponto de acesso normalizado: Meneses. Famlia, sc. XVIII-XIX, marqueses de Abrantes
______________________________________________________________________________________
236
Famlias

______________________________________________________________________________________
O qualificativo Ttulo nobilirquico no ponto de acesso normalizado do nome da

famlia
15.B6. O qualificativo ttulo nobilirquico enquanto componente do ponto de acesso
normalizado do nome da famlia obrigatrio se aplicvel.
15.B7. Quando a famlia detentora de um ttulo nobilirquico, utilizar o nome de famlia
como primeiro elemento do ponto de acesso normalizado do nome da famlia e o ttulo
nobilirquico como qualificativo.
Exemplos
Ponto de acesso normalizado: Sousa Holstein. Famlia, fl. 1286-1989, duques de Palmela
Ponto de acesso normalizado: Vasconcelos. Famlia, fl. scs. XVI-XX, condes de Castelo
Melhor
O qualificativo Epteto no ponto de acesso normalizado do nome da famlia

15.B8. O qualificativo epteto famlia, enquanto componente do ponto de acesso
normalizado do nome da famlia, obrigatrio.
15.B9. Os qualificativos ocupao ou actividade, e designao territorial, enquanto
componente do ponto de acesso normalizado do nome da famlia, so opcionais.
15.B10. Quando a famlia aparece associada a uma ocupao ou actividade durante vrias
geraes, registar o epteto ocupao ou actividade como qualificativo.
Exemplos
Ponto de acesso normalizado: Fugger. Famlia, mercadores
Ponto de acesso normalizado: Rothschild. Famlia, banqueiros
15.B11. Quando duas famlias partilham o mesmo nome, mas esto associadas a locais
diferentes, o epteto designao territorial deve ser registado a seguir ao nome, como
qualificativo.
Exemplos
Ponto de acesso normalizado: Magalhes. Famlia, de Alvelos
15.B12. Quando a designao territorial faz parte do ttulo nobilirquico, usar a palavra
de e o nome do local a seguir ao ttulo.
Fontes de informao
15.C1. As fontes de informao para a escolha do ponto de acesso normalizado do nome
da famlia so a documentao produzida, os registos paroquiais (nascimento, baptismo,
casamento, bito) ou civis (nascimento, filiao, casamento, adopo, etc.), os documentos de identificao pessoais (cdula pessoal, bilhete de identidade, passaporte, etc.), as
obras de referncia ou estudos monogrficos sobre a famlia, instrumentos de descrio,
ou quaisquer outras fontes consideradas fidedignas.
______________________________________________________________________________________
Famlias
237

______________________________________________________________________________________
15.C2. As fontes de informao para os qualificativos so a documentao produzida, as

obras de referncia, os estudos monogrficos e os instrumentos de descrio.
15.D1. Registar o nome da famlia na ordem directa, ainda que o apelido seja composto
ou constitudo por vrias palavras.
Exemplos
Ponto de acesso normalizado: Ornelas Vasconcelos. Famlia
Ponto de acesso normalizado: Pinto Basto. Famlia
Ponto de acesso normalizado: Pacheco Pereira. Famlia
15.D2. Registar o epteto famlia a seguir ao nome de famlia, e dele separado por um
ponto (.).
Exemplos
Ponto de acesso normalizado: Burnay. Famlia
15.D3. Registar, a seguir ao epteto famlia, os outros qualificativos, e dele separados

por vrgula (,).
Exemplos
Ponto de acesso normalizado: Cunha. Famlia, fl. 1430-1904, condes de Povolide
Exemplos
Ponto de acesso normalizado: Oliveira e Sousa. Famlia, fl. sculo XVIII-XIX, condes de
Rio Maior
15.D4. Registar as palavras que constituem o nome com letra inicial maiscula, com
excepo das partculas de ligao, como artigos e preposies.
15.D5. Registar o nome da famlia com a grafia actualizada.
Exemplos
Ponto de acesso normalizado: Magalhes. Famlia, de Alvelos
Outras forma do nome: Magalhes, de Alvellos
Comentrio
adoptar.
normalizado do nome da famlia, a ordem de apresentao recomendada a seguinte:
Epteto famlia
Datas
Ttulo nobilirquico
Eptetos: ocupao ou actividade, nacionalidade, local de residncia ou actividade.
______________________________________________________________________________________
238
Famlias

______________________________________________________________________________________
Comentrio
Exemplos
Data: AAAA
15.D8. A data deve ser expressa no sistema de datao actual, devendo ser convertidas as
que se encontram noutros sistemas (eras, perodos cronolgicos e estilos, reinados,
floruit (fl.)
15.D11. Registar uma data aproximada utilizando a abreviatura de circa (c.)
(?).
Excluso
Comentrio
15.E1. As variantes no seleccionadas como ponto de acesso normalizado a constar na
Forma autorizada do nome, devem ser registadas no elemento de informao Outras
formas do nome.
Exemplos
Ponto de acesso normalizado: Alo de Morais. Famlia
Outras forma do nome: Famlia Alo de Morais Pimentel; Famlia Alo de Moraes Pimentel
15.E2.Quando a actualizao da grafia resultar diferente, registar a forma no actualizada

no elemento de informao Outras formas do nome.
15.E3. Registar os aspectos da vida da famlia, como evoluo, as actividades e funes
desempenhadas, no elemento de informao Histria.
122
123
______________________________________________________________________________________
Famlias
239

______________________________________________________________________________________
Exemplos
Ponto de acesso normalizado: Oliveira e Sousa. Famlia, fl. sculo XVIII-XIX, condes e
marqueses de Rio Maior
Histria familiar: O 1. conde de Rio Maior foi Joo Vicente de Saldanha Oliveira e Sousa
Juzarte Figueira (1746-1804) (...) Foi 4. conde e 1. Marqus Antnio Jos Lus de Saldanha
Oliveira Juzarte Figueira e Sousa (1836-1891), (...).
______________________________________________________________________________________
240
Famlias

______________________________________________________________________________________
16. ENTIDADES GEOGRFICAS

Objectivo
Construir um ponto de acesso normalizado que identifique, de forma unvoca, uma
entidade geogrfica.
Comentrio
Entende-se por:
Nome geogrfico, o nome dado a uma entidade geogrfica, ou o nome pelo qual
ela conhecida.
As entidades geogrficas podem ser de vrios tipos:
entidade geogrfica jurisdicional, que corresponde a nveis ou reas de
competncia administrativa, ou nelas se incluem (pas, estado, provncia,
condado, regio, distrito, municpio, freguesia, cidade, vila, aldeia, rua,
bairro, quinta, etc.);
entidade geogrfica ou jurisdio desaparecida ou antiga, que perdeu a
sua funo jurisdicional e no tem entidade territorial actual (imprio, reino e
principado histrico, capitania, comarca, termo, cidade e vila antiga ou que
deixou de existir);
entidade fisiogeogrfica natural, que corresponde a acidentes ou regies
geogrficas (montanha, serra, gruta, deserto, rio, lago, oceano, ilha,
arquiplago, etc.).
O ponto de acesso normalizado do nome de uma entidade geogrfica o resultado
da combinao de componentes obrigatrios (O), obrigatrios se aplicveis (OA), e
opcionais (OP), de forma a permitir a identificao e a distino clara de entidades
geogrficas com nomes semelhantes.
Num ponto de acesso normalizado da entidade geogrfica podem figurar os
nome geogrfico (O)
complemento de um nome de uma entidade geogrfica com o objectivo de a
identificar e distinguir de outras, usando nomes semelhantes. A forma autorizada do
nome de uma entidade geogrfica pode ter os qualificativos necessrios a uma
identificao inequvoca.
Os qualificativos para as entidades geogrficas podem ser:
tipo de entidade geogrfica (OA; OP)
tipo de jurisdio (OA)
jurisdio subordinante (OA)
Orientaes gerais
16.A1. Construir, para cada entidade geogrfica, um nico ponto de acesso normalizado.
16.A2. Escolher o ltimo nome, formal ou legal, da entidade geogrfica.
Exemplos
Ponto de acesso normalizado: Montijo (Setbal, Portugal)
Outras formas do nome: Aldeia Galega do Ribatejo
______________________________________________________________________________________
Entidades geogrficas 241

______________________________________________________________________________________
Ponto de acesso normalizado: Maputo (Moambique)

Outras formas do nome: Loureno Marques.
Ponto de acesso normalizado: Governo de Andorra
Outras formas do nome: Andorra
Ponto de acesso normalizado: Reino de Marrocos
Outras formas do nome: Marrocos
Ponto de acesso normalizado: Repblica Popular de Angola
Outras formas do nome: Angola
Ponto de acesso normalizado: Repblica Popular da China
Outras formas do nome: China
16.A3. Escolher o nome formal predominante ou o nome consagrado pelo uso, quando
no existir concordncia entre as diferentes fontes de informao.
Entidade geogrfica com nome em lngua estrangeira
16.B1. Escolher a forma portuguesa do nome da entidade geogrfica com nome em
lngua estrangeira, caso exista e esteja consagrada pelo uso.
Exemplos
Ponto de acesso normalizado: Anturpia (Blgica)
Outras formas do nome: Anvers, Antwerpen
Ponto de acesso normalizado: Nova Iorque (Estados Unidos da Amrica)
Outras formas do nome: New York
16.B2. Escolher a forma consagrada pelo uso, quando existir mais do que uma forma
portuguesa do nome da entidade geogrfica com nome em lngua estrangeira.
16.B3. Escolher o nome na lngua original, quando no existir forma portuguesa do nome
da entidade geogrfica com nome em lngua estrangeira, ou quando esta no for a
consagrada pelo uso.
Exemplos
Ponto de acesso normalizado: Buenos Aires (Argentina)
Ponto de acesso normalizado: San Sebastian (Espanha)
Outras formas do nome: Donostia.
16.B4. Optar pela transliterao quando no existem formas do nome da entidade geogrfica em alfabeto latino. Para o efeito, recorrer s Regras Portuguesas de Catalogao124, ou s normas ISO125.
124
INSTITUTO PORTUGUS DO PATRIMNIO CULTURAL - DEPARTAMENTO DE BIBLIOTECAS; ARQUIVOS E SERVIOS DE DOCUMENTAO - Regras portuguesas de catalogao. Lisboa:
Instituto Portugus do Patrimnio Cultural. Departamento de Bibliotecas, Arquivos e Servios de Documentao, 1984, p. 91, F.C.2.1.2.
______________________________________________________________________________________
242 Entidades geogrficas

______________________________________________________________________________________
Entidade geogrfica associada a uma jurisdio

Comentrio:
Os qualificativos relativos s jurisdies subordinantes variam de pas para pas.
Em Portugal, a diviso administrativa do territrio corresponde freguesia, ao
municpio e ao distrito ou regio autnoma. Existem, no entanto, outros tipos de
jurisdies: judicial, militar, econmica, etc.
16.B5. Quando a entidade geogrfica est associada a uma jurisdio cujo tipo
corresponde a uma cidade, a um municpio, a um distrito ou a uma regio, construir o
ponto de acesso normalizado sem incluir, no nome da entidade geogrfica, os termos
genricos relativos ao tipo de jurisdio. Esses termos podem ser utilizados como
qualificativos.
Exemplos
Ponto de acesso normalizado: Lisboa (municpio, Lisboa, Portugal)
Ponto de acesso normalizado: Lisboa (distrito, Portugal)
Ponto de acesso normalizado: Lisboa (rea metropolitana, Portugal)
16.B6. Construir o ponto de acesso normalizado para as entidades geogrficas associadas

a uma jurisdio utilizando como qualificativos todas as jurisdies subordinantes
necessrias sua clara identificao.
Exemplos
Ponto de acesso normalizado: Padre Cruz (bairro, Carnide, Lisboa, Portugal)
Ponto de acesso normalizado: S (freguesia, Bragana, Portugal)
Ponto de acesso normalizado: S (freguesia, Lisboa, Portugal)
Ponto de acesso normalizado: S (freguesia, Angra do Herosmo, Aores, Portugal)
Ponto de acesso normalizado: Nazar (freguesia, Nazar, Leiria, Portugal)
125
1999 Information and documentation Transliteration of Arabic characters into Latin characters. Part 3:
Persian language Simplified transliteration. Geneve: International Standard Organization; ISO 259: 1984
Documentation Transliteration of Hebrew characters into Latin characters. Geneve: International
______________________________________________________________________________________

______________________________________________________________________________________
Ponto de acesso normalizado: Nazar (municpio, Leiria, Portugal)
16.B7. Quando o nome da entidade geogrfica integra o respectivo tipo de jurisdio, este
deve ser mantido, no ponto de acesso normalizado, no nome, e no como qualificativo.
Exemplos
Ponto de acesso normalizado: Vila Nova de Cerveira (freguesia, Vila Nova de Cerveira,
Viana do Castelo, Portugal)
Entidade geogrfica desaparecida ou antiga

16.B8. Quando as entidades geogrficas mudaram de nome ao longo do tempo, no
existindo correspondncia de limites geogrficos ou jurisdicionais com a entidade
geogrfica actual, escolher, para a construo do ponto de acesso normalizado, o nome
antigo, e registar, como qualificativo, o tipo de entidade.
Exemplos
Ponto de acesso normalizado: Conmbriga (localidade antiga, Portugal)
Ponto de acesso normalizado: Vilarinho das Furnas (localidade extinta, Portugal)
Ponto de acesso normalizado: Alcobaa (coutos, jurisdio antiga, Portugal)
Ponto de acesso normalizado: Entre Douro e Minho (comarca, jurisdio antiga, Portugal)
Ponto de acesso normalizado: Maranho (capitania, jurisdio antiga, Brasil,)
Ponto de acesso normalizado: Repblica Democrtica da Alemanha (jurisdio antiga)
Ponto de acesso normalizado: Unio das Repblicas Socialistas Soviticas (jurisdio antiga)
Entidade fisiogeogrfica natural

16.B8. Construir o ponto de acesso normalizado para a entidade fisiogeogrfica natural
incluindo, no nome, o tipo de entidade.
Exemplos
Ponto de acesso normalizado: Mar Mediterrneo
Ponto de acesso normalizado: Oceano Atlntico
Ponto de acesso normalizado: Ilha da Madeira
Ponto de acesso normalizado: Arquiplago da Madeira
Ponto de acesso normalizado: Baa de Cascais (Portugal)
Ponto de acesso normalizado: Serra da Estrela (Portugal)
Ponto de acesso normalizado: Costa do Malabar

situada num ou vrios pases, utilizando como qualificativos os nomes do pas ou pases.
Exemplos
Ponto de acesso normalizado: Rio Tejo (Espanha e Portugal)
______________________________________________________________________________________

______________________________________________________________________________________

situada numa rea jurisdicional especfica utilizando como qualificativos os nomes da
jurisdio subordinante e o nome do pas.
Exemplos
Ponto de acesso normalizado: Colina de So Jorge (Lisboa, Portugal)
Ponto de acesso normalizado: le de la Cit (Paris, Frana)
Os qualificativos no ponto de acesso normalizado da entidade geogrfica

16.B12. Escolher os qualificativos mais apropriados e significativos para a entidade
geogrfica e que facilitam a sua identificao.
O qualificativo Tipo de entidade no ponto de acesso normalizado da entidade
geogrfica
16.B13. O qualificativo tipo de entidade enquanto componente do ponto de acesso
normalizado da entidade geogrfica obrigatrio se aplicvel, para evitar a repetio e a
proliferao dos qualificativos no ponto de acesso normalizado (quando o nome da
freguesia, do municpio e do distrito coincidem, por exemplo).
Exemplos
Ponto de acesso normalizado: Ponta Delgada (cidade, Regio Autnoma dos Aores,
Portugal)
Ponto de acesso normalizado: Ponta Delgada (municpio, Regio Autnoma dos Aores,
Portugal)

normalizado da entidade geogrfica obrigatrio se aplicvel quando as entidades
geogrficas partilham o mesmo nome.
Ponto de acesso normalizado: Minho (comarca, jurisdio antiga, Potugal)
Ponto de acesso normalizado: Minho (provncia, Portugal)

normalizado da entidade geogrfica obrigatrio se aplicvel, quando essencial para a
sua identificao clara.
Exemplos
Ponto de acesso normalizado: Quinta Grande (bairro, Alfragide, Amadora, Lisboa, Portugal)
Ponto de acesso normalizado: Quinta Grande (freguesia, Cmara de Lobos, Regio
Autnoma da Madeira)
Ponto de acesso normalizado: Quinta do Anjo (freguesia, Palmela, Setbal, Portugal)
Ponto de acesso normalizado: Quinta da Alorna (propriedade, Almeirim, Santarm,
Portugal)
16.B16. Quando uma entidade geogrfica tem o nome de uma pessoa singular, o
qualificativo tipo de entidade deve ser registado.
Exemplos
Ponto de acesso normalizado: Ferno Ferro (freguesia, Seixal, Setbal, Portugal)
Ponto de acesso normalizado: Pro Pinheiro (freguesia, Sintra, Lisboa, Portugal)
______________________________________________________________________________________

______________________________________________________________________________________
16.B17. Quando o tipo de entidade faz parte do nome da entidade geogrfica, deve ser
mantido enquanto tal.
Exemplos
Ponto de acesso normalizado: Aldeia Viosa (freguesia, Guarda, Portugal)
Ponto de acesso normalizado: Vila Viosa (vora, Portugal)
Ponto de acesso normalizado: Aldeia do Bispo (Sabugal, Guarda, Portugal)
O qualificativo Tipo de jurisdio no ponto de acesso normalizado da entidade

geogrfica
16.B18. O qualificativo tipo de jurisdio enquanto componente do ponto de acesso
normalizado da entidade geogrfica obrigatrio se aplicvel.
Exemplos
Ponto de acesso normalizado: Maranho (capitania, jurisdio antiga, Brasil)
Ponto de acesso normalizado: Maranho (estado, Brasil)
Ponto de acesso normalizado: Minho (comarca, jurisdio antiga, Portugal)
Ponto de acesso normalizado: Minho (provncia, Portugal)
O qualificativo Jurisdio subordinante no ponto de acesso normalizado da entidade

geogrfica
16.B19. O qualificativo jurisdio subordinante enquanto componente do ponto de acesso
normalizado da entidade geogrfica obrigatrio se aplicvel ou opcional.
16.B20. O qualificativo jurisdio subordinante s deve ser usado para entidades
geogrficas inferiores a pases.
Exemplos
Ponto de acesso normalizado: Madrid (Espanha)
Ponto de acesso normalizado: Santa Maria da Feira (freguesia, Beja, Portugal)
Ponto de acesso normalizado: Santa Maria da Feira (Aveiro, Portugal)
Ponto de acesso normalizado: Pero Moniz (Cadaval, Lisboa, Portugal)
16.B21. Registar os qualificativos jurisdio subordinante do particular para o geral.

Fontes de informao
16.C1. As fontes de informao para a escolha do ponto de acesso normalizado da
entidade geogrfica so a documentao de arquivo, as obras de referncia ou estudos
monogrficos em que a entidade geogrfica surge referenciada, ou quaisquer outras
fontes consideradas fidedignas.
16.C2. As fontes de informao para os qualificativos so as obras de referncia, os
estudos monogrficos, ou quaisquer outras fontes consideradas fidedignas.
______________________________________________________________________________________

______________________________________________________________________________________
16.C3. A fonte de informao para os qualificativos das entidades geogrficas

portuguesas associadas a uma jurisdio, relativas diviso administrativa (freguesia,
municpio, distrito ou regio) a Codificao do nome dos municpios e freguesias126.
16.D1. Registar o nome da entidade geogrfica na ordem directa, ainda que seja
constitudo por vrias palavras.
Exemplos:
Ponto de acesso normalizado: Santa Maria da Feira (freguesia, Beja, Portugal)
16.D2. Registar os qualificativos entre parenteses curvos (( )), separados por vrgula (,).
16.D3. Registar as palavras que constituem o nome da entidade geogrfica com letra
inicial maiscula, com excepo das partculas de ligao, como artigos e preposies.
16.D4. Registar o nome da entidade geogrfica com a grafia actualizada.
Exemplos
Ponto de acesso normalizado: Repblica Federativa do Brasil
Outras formas do nome: Brazil; Brasil.
Comentrio
adoptar.
16.D5. Registar o nome da entidade geogrfica ou qualquer dos seus qualificativos, sem
recurso a abreviaturas.
Exemplos
Ponto de acesso normalizado: Santa Maria da Feira (Aveiro, Portugal)
Ponto de acesso normalizado: Washington (District of Columbia, Estados Unidos da
Amrica)
normalizado do nome da entidade geogrfica, a ordem de apresentao recomendada a
seguinte:
tipo de entidade geogrfica;
tipo de jurisdico;
jurisdies subordinantes.
126
INSTITUTO DOS ARQUIVOS NACIONAIS/TORRE DO TOMBO; PROGRAMA DE NORMALIZAO DA DESCRIO EM ARQUIVO Codificao do nome dos municpios e das freguesias. 3. v.
Lisboa: IANTT, 2006.
______________________________________________________________________________________
Apndice 1

_____________________________________________________________________________________
Exemplos completos
Os exemplos constantes no presente Apndice so ilustrativos, no prescritivos.
Reportam-se descrio de documentao ao nvel do Fundo, e do Sub-fundo. A cada uma destas
descries segue-se, sempre que possvel, a dos respectivos produtores.
1. EXEMPLO
ZONA DE IDENTIFICAO
Cdigo de referncia: PT-ADSTB-PASL05
Ttulo: Parquia de So Martinho
Datas de produo: 1651-1910
Nvel de descrio: Fundo
Dimenso e suporte (quantidade, volume ou extenso): 277 liv.
ZONA DO CONTEXTO
Nome do Produtor: ------------------Histria administrativa: Povoao e parquia de So Martinho, diocese de vora. Priorato da Ordem de
So Tiago. Em 1862 encontrava-se anexa freguesia de Cabrela do concelho de Montemor-o-Novo.
Tornou-se depois independente, como consta da Estatstica Paroquial, em 1864. Por Decreto de
01/09/1887 foi anexada de Santa Maria do Castelo, de Alccer do Sal. composta dos seguintes lugares
e herdades: lamo da Estrada, Adeia da Serrinha, Barranco, Bemposta, Boavista, Casebres, Gargolim de
Baixo, Junceira, Monte do Sobradinho, Ramalho, Serra do Pinhal, Serra dos Clrigos, Serra do Mendes,
Sesmarias das Correias, Volta, lamo, Bemposta, Brs, Gargolim de Cima, Ordem, Pancas, Porto de
Carvalho, Serra dos Mendos, Vale de Viegas, Carvoaria, Cerrado, Courela, Estalagem, Fangarrifo,
Feteira, Forno do Vidro, Junceira, Serra da Figueira, Serra do Pinhal, Serra dos Clrigos, Torrejo e Vale
do Brejo.
Histria custodial e arquivstica: Esteve na posse da igreja paroquial at criao do Registo Civil (D.G
n. 41 de 20/02/1911), data em que as igrejas so obrigadas a entregar os livros de registo paroquial nas
reparties do Registo Civil. Segundo o decreto n. 19952 de 27/06/1931 toda a documentao das
conservatrias passa para a custdia do Arquivo Nacional da Torre do Tombo at criao do Arquivo
Distrital de Setbal, por Decreto n. 46350 de 22 de Maio de 1965. A documentao referente a esta
parquia esteve na posse dos Arquivos Nacionais / Torre do Tombo at dar entrada neste Arquivo Distrital
em 7/7/1969.
Fonte imediata de aquisio: Incorporaes provenientes da Conservatria do Registo Civil de Alccer do
Sal em 1974, 1978, 1991, 2002 e 2006
ZONA DO CONTEDO E ESTRUTURA
mbito e contedo: Este fundo composto por livros de registo de baptismos, casamentos, bitos e
reconhecimentos e legitimaes. O nmero total de livros inclui originais e duplicados.
Avaliao, seleco e eliminao: -------------------
_____________________________________________________________________________________
250 Fundos e respectivos produtores
Apndice 1 - Exemplos completos

_____________________________________________________________________________________
Ingressos adicionais: Incorporaes peridicas, em cumprimento do estabelecido no art. 38 do Cdigo do
Registo Civil, que determina que de cinco em cinco anos sejam incorporados os livros com mais de cem
anos, contados a partir da data do ltimo assento.
Sistema de organizao: Organizao funcional. Ordenao cronolgica dentro das sries.
ZONA DAS CONDIES DE ACESSO E UTILIZAO
Condies de acesso: ------------------Condies de reproduo: ------------------Idioma/Escrita: ------------------Caractersticas fsicas e requisitos tcnicos:
Instrumentos de descrio: Inventrio
ZONA DA DOCUMENTAO ASSOCIADA
Existncia e localizao de originais: ------------------Existncia e localizao de cpias: Fundo disponvel em microfilme: 325 a 328
Unidades de descrio relacionadas: ------------------Nota de publicao: ------------------ZONA DAS NOTAS
Notas: ------------------ZONA DO CONTROLO DA DESCRIO
Nota do arquivista: Realizado e revisto por Anabela Freire. Validado por Cludia Almeida.
As fontes para a Histria administrativa foram:
Inventrio colectivo dos registos paroquiais. [Lisboa]: Arquivos Nacionais/ Torre do Tombo, 1993-1994.
COSTA, Amrico - Dicionrio Corogrfico de Portugal Continental e Insular. Porto: Civilizao, 19291949, 12 v.
Regras ou convenes:
DIRECO GERAL DE ARQUIVOS; PROGRAMA DE NORMALIZAO DA DESCRIO EM
ARQUIVO; GRUPO DE TRABALHO DE NORMALIZAO DA DESCRIO EM ARQUIVO
Orientaes para a descrio arquivstica. 2. v. Lisboa: DGARQ, 2007. ISBN 978-972-8107-91-8.
Data da descrio: 2006
2. EXEMPLO
ZONA DA IDENTIFICAO
Formas autorizadas do nome: Parquia de Aboim das Choas. Arcos de Valdevez, Viana do Castelo
Formas paralelas do nome: ------------------Formas autorizadas do nome de acordo com outras regras: -------------------
_____________________________________________________________________________________
Fundos e respectivos produtores 251

_____________________________________________________________________________________
Outras formas do nome: Santo Estvo de Aboim
Identificadores para pessoas colectivas: -------------------
ZONA DA DESCRIO
Datas de existncia: c. 1112Histria: A primeira referncia a esta igreja encontra-se nas Inquiries Afonsinas de 1258, onde se refere
que, entre 1112 e 1128, D. Teresa fizera doao da quarta parte desta igreja ao seu capelo, o presbtero
Pedro.
No catlogo das igrejas do territrio Entre Lima e Minho, que o rei D. Dinis mandou elaborar, esta
parquia aparece com a designao de 'Sancti Stephani de Avoim'.
A comarca eclesistica de Valena foi desmembrada, em 1444, do bispado de Tui, passando a pertencer ao
de Ceuta at 1512.
Na cpia do Censual de Frei Baltasar Limpo, de 1580, a igreja de Santo Estvo de Aboim das Choas, j
inserida na comarca eclesistica de Valena do Minho, era da apresentao do visconde de Vila Nova
Cerveira por doao j confirmada, que lhe fora feita por padroeiros.
Pertence Diocese de Viana do Castelo desde 3 de Novembro de 1977.
O seu orago Santo Estevo.
Lugares: ------------------Estatuto legal: ------------------Funes, ocupaes e actividades: ------------------Mandatos/Fontes de autoridade: ------------------Estruturas internas/Genealogia: ------------------Contexto geral: ------------------ZONA DAS RELAES
Nome/Identificador da pessoa colectiva, da pessoa singular ou da famlia relacionadas:
Tipo de relao: ------------------Descrio da relao: ------------------Datas da relao: ------------------ZONA DO CONTROLO
Identificadores da instituio: PT- IAN/TT
Regras e/ou convenes:
Orientaes para a descrio arquivstica: partes 2 e 3. 2. v. Lisboa: DGARQ, 2007. ISBN 978-9728107-91-8.
Estatuto: ------------------Nvel de detalhe: Mdio
_____________________________________________________________________________________

_____________________________________________________________________________________
Datas de criao: 02/10/2006

Idiomas e escritas: Portugus.
Fontes: Informao disponibilizada por Maria Olinda Alves Pereira e Maria Clotilde de Mendona Amaral
do Arquivo Distrital de Viana do Castelo.
SECRETARIA DE ESTADO DA CULTURA. ARQUIVOS NACIONAIS / TORRE DO TOMBO.
Inventrio colectivo dos registos paroquiais. Lisboa: AN/TT, 1993-1994. 2 vols. ISBN 972-8107-08-0. V.
2, p. 357.
Notas de manuteno: Descrio elaborada por Joana Braga (IAN/TT).
RELAES
DAS PESSOAS COLECTIVAS, PESSOAS SINGULARES E FAMLIAS COM A DOCUMENTAO DE

1. relao
Identificadores e ttulos dos recursos relacionados: Parquia de Aboim das Choas (Santo Estvo)
(cdigo de referncia: PT-ADVCT-PAVV01)
Tipos de recursos relacionados: Fundo documental
Natureza das relaes: Produtor
Datas dos recursos relacionados e/ou das relaes: 1538-1899 (datas de produo da documentao).
3. EXEMPLO
ZONA DE IDENTIFICAO
Cdigo de referncia: PT-ADVCT-CNMNC01
Ttulo: Cartrio Notarial de Mono - 1. Ofcio
Dimenso e suporte (quantidade, volume ou extenso): 3,54 m (189 liv.; 8 pt.)
ZONA DO CONTEXTO
Nome do Produtor: Cartrio Notarial de Mono, 1. Ofcio. 1665-1918
Histria administrativa: ------------------Histria custodial e arquivstica: ------------------Fonte imediata de aquisio: Este conjunto de documentos ingressou no Arquivo por incorporaes
realizadas em 24 de Abril de 1991 e 11 de Maio de 2001.
mbito e contedo: Constitudo maioritariamente por livros de notas e testamentos produzidos pelos
diversos tabelies e notrios do Cartrio.
Avaliao, seleco e eliminao: ------------------Ingressos adicionais: Por se tratar de um fundo fechado, no se prev a entrada de novas unidades de
instalao.
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Sistema de organizao: Cronolgica por sucesso de notrio/tabelio e, dentro da produo do notrio,
por srie documental. A reconstituio da organizao original deste Ofcio teve tambm em conta os
inventrios gerais do Cartrio de 1900 e 1905.
Condies de acesso: ------------------Condies de reproduo: Reproduo condicionada pela dimenso e estado de conservao dos
documentos. Sujeita tabela emolumentar em vigor
Idioma/Escrita: ------------------Caractersticas fsicas e requisitos tcnicos: Bom, pontualmente mau (cerca de 14%). Alguns livros
encontram-se seriamente danificados pela aco da trmita.
Instrumentos de descrio: Guia; catlogo; livro de averbamento dirio (1890-1918)
Existncia e localizao de originais: ------------------Existncia e localizao de cpias: ------------------Unidades de descrio relacionadas: ------------------Nota de publicao: ------------------ZONA DAS NOTAS
Nota do arquivista: Maria Olinda Alves Pereira e Maria Clotilde de Mendona Amaral.
Regras ou convenes:
Data da descrio: -------------------
ZONA DA IDENTIFICAO
Formas autorizadas do nome: Cartrio Notarial de Mono, 1. ofcio. 1665-1918
Formas paralelas do nome: ------------------Formas autorizadas do nome de acordo com outras regras: ------------------Outras formas do nome:
Identificadores para pessoas colectivas: -------------------
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ZONA DA DESCRIO
Histria: A primeira referncia documental actividade desenvolvida pelos tabelies deste 1. Ofcio de
Mono reporta-se a um livro de notas de 1665, pertencente a Sebastio de Carvalho.
Por volta de 1687 era proprietria do ofcio D. Antnia Pereira, sendo serventurio o escrivo Jacinto
Sanches. Este viria a adquirir o ofcio de escrivo do pblico e judicial, em Setembro de 1699, a Agostinho
Soares de Castro, logo aps a morte de D. Antnia Pereira, ocorrida a 11 de Fevereiro de 1699.
Jacinto Sanches faleceu aos 22 de Maro de 1711, instituindo por herdeiros sua filha, Maria Sanches, e
genro, Diogo Gomes.
J no ano de 1876 surgem as primeiras referncias a um 1. ofcio, no qual exercia funes, como tabelio
interino, Jos Rodrigues Ribeiro Csar.
O ltimo tabelio efectivo deste cartrio, situado, poca, na Praa de Deu-La-Deu, da vila de Mono,
foi Bernardino Augusto Teixeira e Silva.
Nome/Identificador da pessoa colectiva, da pessoa singular ou da famlia relacionadas:
Tipo de relao: ------------------Descrio da relao: ------------------Datas da relao: ------------------ZONA DO CONTROLO
Identificadores da instituio: PT-IAN/TT
Datas de criao: 02/10/2006.
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Fontes: Informao disponibilizada por Maria Olinda Alves Pereira e Maria Clotilde de Mendona Amaral
(ADVCT).
Notas de manuteno: Descrio elaborada por Luclia Runa (IAN/TT).

RELAES
1. relao
Identificadores e ttulos dos recursos relacionados: Cartrio Notarial de Mono - 1. Ofcio (cdigo de
referncia: PT-ADVCT-CNMNC01).
Tipos de recursos relacionados: Fundo documental.
4. EXEMPLO
ZONA DE IDENTIFICAO
Cdigo de referncia: PT-TT-JC
Ttulo: Junta do Comrcio
Dimenso e suporte (quantidade, volume ou extenso): 829 u.i. (449 liv., 380 m.); papel
ZONA DO CONTEXTO
Nome do Produtor: Real Junta do Comrcio, Agricultura, Fbricas e Navegao destes Reinos e seus
Domnios. 1755-1834
Histria administrativa: ------------------Histria custodial e arquivstica: A documentao foi preparada pela Comisso encarregue de dar
cumprimento ao Decreto de extino da Junta do Comrcio. Parte da documentao foi, ento, entregue a
diversas instituies, nomeadamente, Ministrio do Reino, Ministrio dos Negcios Estrangeiros, Tesouro
Pblico, Tribunal do Comrcio, Companhia de Seguros Bonana, Alfndega de Lisboa; a relativa Aula
do Comrcio foi confiada ao Comissrio dos Estudos. A restante deu entrada na Torre do Tombo entre
Janeiro e Abril de 1835. Num relatrio de Jos Feliciano de Castilho sobre o Arquivo da Torre do Tombo
elaborado em 21 de Janeiro de 1843, cujo anexo n. 2 apresenta a "relao das reparties e mosteiros
extintos de que vieram papis e livros para o arquivo", referido que da Junta do Comrcio entraram 714
maos e 401 livros. A documentao em causa ficou depositada no edifcio do antigo Mosteiro de S. Bento
da Sade, onde funcionava, poca, o Arquivo Nacional da Torre do Tombo, tendo a permanecido at
1990, altura em que, no mbito da reinstalao do Arquivo Nacional, esta documentao foi transferida
para as actuais instalaes.
Fonte imediata de aquisio ou transferncia
mbito e contedo: Documentao com informaes para a histria econmica do perodo pombalino,
fim do sculo XVIII e incio do XIX, nos mais diversos aspectos: comrcio interno e externo, de retalho,
fiscalizao alfandegria, trfego martimo, indstria, obras pblicas, sendo de realar a sua importncia
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para o estudo do comrcio ultramarino, nomeadamente no que respeita ao Brasil, embora tambm exista
bastante documentao referente sia e frica.
Avaliao, seleco e eliminao: ------------------Ingressos adicionais: ------------------Sistema de organizao: O plano de classificao adoptado corresponde a uma estrutura orgnicofuncional, baseado nos relatrios da "Comisso encarregada de dar cumprimento ao Decreto de extino
da Junta do Comrcio".
Condies de acesso: Comunicvel sem restries legais.
Condies de reproduo: Constantes no regulamento interno que prev algumas restries tendo em
conta o tipo dos documentos, o seu estado de conservao ou o fim a que se destina a reproduo de
documentos, analisado, caso a caso, pelo Servio Ncleo de Transferncia de Suportes, de acordo com as
normas que regulam os direitos de propriedade do IAN/TT e a legislao sobre direitos de autor e direitos
conexos.
Idioma/Escrita: ------------------Caractersticas fsicas e requisitos tcnicos: Decorrente da necessidade de preservar originais, alguns
documentos s so comunicveis em microfilme.
Instrumentos de descrio: AZEVEDO, Pedro A. de; BAIO, Antnio - "Junta do Comercio". in O
Arquivo da Torre do Tombo: sua histria, corpos que o compem e organizao. Lisboa: ANTT; Livros
Horizonte, 1989. (Fac-Smile). p. 167-171. Reproduo fac-similada da edio de 1905.
PORTUGAL. Instituto dos Arquivos Nacionais / Torre do Tombo. Direco de Servios de Arquivstica "Junta do Comrcio". In Guia Geral dos Fundos da Torre do Tombo: Instituies do Antigo Regime,
Administrao Central (2). Lisboa: IAN/TT, 1999. vol. 3. (Instrumentos de Descrio Documental). ISBN
972-8107-60-9. p. 1-34. Acessvel no IAN/TT, IDD (L. 602).
SERRO, Joel; LEAL, Maria Jos da Silva; PEREIRA, Miriam Halpern - "Junta do Comrcio". In
Roteiro de Fontes da Histria Portuguesa Contempornea: Arquivo Nacional da Torre do Tombo. Col. de
Ana Maria Cardoso de Matos; Maria de Lurdes Henriques. Lisboa: Instituto Nacional de Investigao
Cientfica, 1984. vol. 1. p. 256-276.
Existncia e localizao de originais: ------------------Existncia e localizao de cpias: ------------------Unidades de descrio relacionadas: Relao completiva: Portugal, Torre do Tombo, Ministrio dos
Negcios Estrangeiros (PT-TT-MNE)
Relao complementar: Portugal, Arquivo Histrico do Ministrio das Obras Pblicas, Junta do Comrcio.
Nota de publicao: FRUTUOSO, Eduardo; GUINOTE, Paulo; LOPES, Antnio - O movimento do porto
de Lisboa e o comrcio luso-brasileiro: 1769-1836. Lisboa: Comisso Nacional para as Comemoraes
dos Descobrimentos Portugueses, 2001. 795p. ISBN 972-787-048-1.
MADUREIRA, Nuno Lus - Mercado e privilgios: a indstria portuguesa entre 1750 e 1834. Lisboa:
Estampa, 1997. 514 p. ISBN 972-33-1330-8.
PEDREIRA, Jorge Miguel - Estrutura industrial e mercado colonial: Portugal e Brasil (1780-1830).
Linda-a-Velha: [s.n.], 1994. 582 p. ISBN 972-29-0305-5.
RATTON, Diogo - Reflexes sobre a Junta do Comercio, sobre as alfndegas, sobre os depsitos, e sobre
as pautas. Lisboa: Imprensa Nacional, 1821. 8 p. Acessvel na Biblioteca Nacional, S.C. 5604/16A.
SANTANA, Francisco - Documentos do cartrio da Junta do Comrcio respeitantes a Lisboa: 1755-1834.
Lisboa. Cmara Municipal de Lisboa.
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ZONA DAS NOTAS
Nota do arquivista: Descrio elaborada por Joana Braga.
Fontes para a Histria Custodial: PORTUGAL. Arquivo Nacional da Torre do Tombo - Minuta de ofcio.
1834-10-3. "Minuta de ofcio da Torre do Tombo referindo que ainda no tinha dado entrada um nico
papel da extinta Junta do Comrcio no arquivo". Acessvel no Instituto dos Arquivos Nacionais / Torre do
Tombo, Lisboa, Portugal. Arquivo do Instituto dos Arquivos Nacionais / Torre do Tombo, cx. 33.
PORTUGAL. Arquivo Nacional da Torre do Tombo - Minuta de ofcio. 1835-1-16. "Minuta de ofcio da
Torre do Tombo sobre a entrada de duas carradas de papis e livros da extinta Junta do Comrcio".
Acessvel no Instituto dos Arquivos Nacionais / Torre do Tombo, Lisboa, Portugal. Arquivo do Instituto
dos Arquivos Nacionais / Torre do Tombo, cx. 33.
PORTUGAL. Arquivo Nacional da Torre do Tombo - Minuta de ofcio. 1835-4-6. "Minuta de ofcio da
Torre do Tombo sobre a entrada do resto dos papis e livros da extinta Junta do Comrcio". Acessvel no
Instituto dos Arquivos Nacionais / Torre do Tombo, Lisboa, Portugal. Arquivo do Instituto dos Arquivos
Nacionais / Torre do Tombo, cx. 33.
Ministrio do Reino - Mao 3532. [Manuscrito]. 1843. Acessvel no Instituto dos Arquivos Nacionais /
Torre do Tombo, Lisboa, Portugal.
Regras ou convenes:
Data da descrio: Elaborao: 2004, Fevereiro; Revises: 2006, Setembro, 8; 2006, Dezembro, 14.
ZONA DA IDENTIFICAO
Formas autorizadas do nome: Real Junta do Comrcio, Agricultura, Fbricas e Navegao destes
Reinos e seus Domnios. 1755-1834
Formas paralelas do nome: ------------------Formas autorizadas do nome de acordo com outras regras: ------------------Outras formas do nome: Junta do Comrcio destes Reinos e seus Domnios; Junta do Comrcio
Identificadores para pessoas colectivas: ------------------ZONA DA DESCRIO
Histria: Criada pelo Decreto de 30 de Setembro de 1755 a Junta do Comrcio destes Reinos e seus
Domnios obteve a confirmao dos seus estatutos por Decreto de 16 de Dezembro de 1756. Pela Lei de 5
de Junho de 1788 foi elevada a tribunal supremo passando a designar-se por Real Junta do Comrcio,
Agricultura, Fbricas e Navegao.
A Direco da Junta era constituda por um provedor, um secretrio, um procurador, seis deputados, um
juiz conservador (por lhe ter sido concedida jurisdio privativa) e um procurador fiscal. Os deputados
eram, obrigatoriamente, homens de negcio acreditados nas praas de Lisboa ou do Porto.
A Junta do Comrcio tinha vastas atribuies: fiscalizao do comrcio de retalho na cidade de Lisboa,
definio da poltica mercantil, tomada de medidas de preveno, represso e fiscalizao de contrabandos,
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fiscalizao da indstria a nvel nacional, superviso da Mesa do Bem Comum dos Mercadores, poder
judicial nas causas de comrcio, naturalizao de estrangeiros, superviso da Real Fbrica das Sedas,
administrao e inspeco dos faris, tudo o que diz respeito navegao e Aula do Comrcio. Tinha
ainda uma funo de carcter consultivo relativamente agricultura e minas.
A Junta do Comrcio foi extinta pelo Decreto de 18 de Setembro de 1834.
Nome/Identificador da pessoa colectiva, da pessoa singular ou da famlia relacionadas: Real Fbrica das
Sedas e Obras de guas Livres. 1734-1833 (identificador do registo de autoridade: PT-FNA126).
Descrio da relao: ------------------Datas da relao: ------------------ZONA DO CONTROLO
Datas de criao, reviso ou eliminao: Criado em 08/09/2006
Idiomas e escritas: Portugus
Fontes: ------------------Notas de manuteno: Descrio elaborada por Joana Braga (IAN/TT).
RELAES

1. relao
Identificadores e ttulos dos recursos relacionados: Junta do Comrcio (cdigo de referncia: PT-TT-JC)
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Datas dos recursos relacionados e/ou das relaes: 1755-1834 (datas de produo da documentao)
2. relao
Identificadores e ttulos dos recursos relacionados: Junta do Comrcio (PT- Arquivo Histrico do
Ministrio das Obras Pblicas)
5. EXEMPLO
ZONA DE IDENTIFICAO
Cdigo de referncia: PT-TT-RFS
Ttulo: Real Fbrica das Sedas e Fbricas Anexas
Dimenso e suporte (quantidade, volume ou extenso): 1105 liv.; papel
ZONA DO CONTEXTO
Nomes dos Produtores: Companhia da Fbrica das Sedas. 1734-1750; Real Fbrica das Sedas e Obras de
guas Livres. 1757-1833
Histria administrativa: ------------------Histria custodial e arquivstica: No se conhece a histria custodial e arquivstica desta documentao.
Fonte imediata de aquisio ou transferncia: No se conhece a fonte imediata de aquisio. Existe,
apenas, o registo de entrada relativo a quatro livros, remetidos pelo contador Geral da Administrao da
Fbrica das Sedas, por ofcio de 12 de Setembro de 1833 (Portugal, Torre do Tombo, Instituto dos
Arquivos Nacionais/Torre do Tombo, Avisos e ordens, m. 15, n. 105).
mbito e contedo: Documentao com informaes para a histria da indstria em Portugal, seja para o
txtil (sedas, lanifcios, linhos e algodo, chapus), da indstria do papel (cartas de jogar e impresso), da
metalurgia (fundio de metais, cutelaria, limas, serralharia) e muitos outros sectores da indstria
transformadora (carpintaria, louas, relgios, botes, pentes, caixas de papelo). Contm tambm
informao para a histria do ensino industrial (aula de debuxo, escolas de fiao, regulamentao de
aprendizes) e da estrutura do trabalho fabril em Portugal.
Avaliao, seleco e eliminao: ------------------Ingressos adicionais: ------------------Sistema de organizao: A documentao encontra-se organizada segundo critrios orgnicos e
funcionais.
Condies de acesso: ------------------Condies de reproduo: -------------------
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Idioma / Escrita: ------------------Caractersticas fsicas e requisitos tcnicos: ------------------Instrumentos de descrio: SOUSA, Joana Braga de - Real Fbrica das Sedas: Inventrio.
[Dactilografado]. 1993. Acessvel no IAN/TT, IDD (L 567).
Existncia e localizao de originais: ------------------Existncia e localizao de cpias: ------------------Unidades de descrio relacionadas: ------------------Nota de publicao: NEVES, Jos Acrsio das Memria sobre alguns acontecimentos mais notveis da
administrao da Real Fbrica das sedas desde o ano de 1810, e sobre os meios do seu restabelecimento,
dirigida Corte do Rio de Janeiro e ao Governo de Portugal no ano de 1819. In NEVES, Jos Acrcio
das - Obras completas de Jos Acrsio das Neves. Porto: Afrontamento, s.d., p. 35-66.
NEVES, Jos Acrsio das Noes histricas econmicas e administrativas sobre a produo e a
manufactura das sedas em Portugal, particularmente sobre a Real Fbrica do subrbio do Rato e suas
anexas. In NEVES, Jos Acrcio das - Obras completas de Jos Acrsio das Neves. Porto: Afrontamento,
s. d., vol. 4, p. 145-320.
NEVES, Jos Acrsio das - Memria sobre os meios de melhorar a indstria portuguesa considerada nos
seus diferentes ramos. Lisboa: Querco, 1983.
ZONA DAS NOTAS
Nota do arquivista: Descrio elaborada por Joana Braga.
Regras ou convenes:
Data da descrio: 2005
ZONA DA IDENTIFICAO
Formas autorizadas do nome: Companhia da Fbrica das Sedas. 1734-1750
Formas paralelas do nome: ------------------Formas autorizadas do nome de acordo com outras regras: ------------------Outras formas do nome: ------------------Identificadores para pessoas colectivas: ---------------ZONA DA DESCRIO
Datas de existncia /actividade: 1734-1750
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Histria: Em 1731 Roberto Godin requereu autorizao para estabelecer uma fbrica de tecidos de seda,
concretizando o projecto em 1734. Durante a sua existncia, a companhia teve trs administraes
sucessivas: a 1. de 5 de Outubro de 1734 a 1 de Janeiro de 1745; a 2. de 1 de Fevereiro de 1745 a 31 de
Outubro de 1747; e a 3. de 1 de Novembro de 1747 a 15 de Junho de 1750. Antes de passar para a Real
Fazenda, a decadncia da fbrica e a falncia da companhia eram uma realidade.
Este empreendimento acabou por se tornar propriedade da Fazenda Real. Por Decreto de 14 de Maio de
1750, expedido pelo Conselho da Fazenda, Vasco Loureno Veloso foi incumbido da administrao da
fbrica.
Lugares: ------------------Estatuto legal: ------------------Funes, ocupaes e actividades: ------------------Mandatos/Fontes de autoridade: ------------------Estruturas internas/Genealogia: ------------------Contexto geral: -------------------
ZONA DAS RELAES

Nome/Identificador da pessoa colectiva, da pessoa singular ou da famlia relacionadas: Real Fbrica das
Sedas e Obras de guas Livres. 1757-1833 (identificador do registo de autoridade: PT-FNA126).
Descrio da relao: A Companhia da Fbrica das Sedas foi antecessora da Real Fbrica das Sedas.
Datas da relao: -------------------
ZONA DO CONTROLO
Identificador do registo de autoridade: PT-FNAxxx
RELAES

Identificadores e ttulos dos recursos relacionados: Companhia da Fbrica das Sedas (cdigo de
referncia: PT-TT-RFS/CFS)
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Tipos de recursos relacionados: Sub-fundo documental
ZONA DA IDENTIFICAO
Formas autorizadas do nome: Real Fbrica das Sedas e Obras de guas Livres. 1757-1833
Formas paralelas do nome: ------------------Formas autorizadas do nome de acordo com outras regras: ------------------Outras formas do nome: Real Fbrica das Sedas; Junta da Administrao das Fbricas do Reino e Obras
de guas Livres; Real Colgio de Manufacturas Nacionais
Histria: A Real Fbrica das Sedas foi, no seu incio, resultado de uma iniciativa de Robert Godin, que em
1731, requereu autorizao para estabelecer uma fbrica de tecidos de seda. No entanto, s em 1734
conseguiu concretizar esse projecto ao reunir os fundos necessrios para a edificao da fbrica com a
formao da Companhia da Fbrica das Sedas.
Aps um perodo de decadncia, este empreendimento acabou por se tornar propriedade da Fazenda Real.
Por Decreto de 14 de Maio de 1750, expedido pelo Conselho da Fazenda, Vasco Loureno Veloso foi
incumbido da administrao da fbrica, entrando em exerccio efectivo a 15 de Junho de 1750. Apesar dos
esforos desenvolvidos por Vasco Loureno Veloso para restabelecer a fbrica das sedas, e inexistncia de
subsdios, que cobrissem as necessidades da sua laborao, fez subsistir o problema da falta de fundos.
Tendo sido criada por Decreto de 30 de Setembro de 1755, a Junta do Comrcio destes Reinos e seus
Domnios teve tambm a incumbncia da administrao da Real Fbrica das Sedas. Tornando-se
impraticvel a sua administrao directa, foi criada uma direco subordinada mesma Junta, para que a
regesse conforme os Estatutos, confirmados pelo Alvar de 6 de Agosto de 1757, sendo da mesma data o
Regimento Secretssimo. Pelos Estatutos foi criada uma Direco, subordinada Junta do Comrcio destes
Reinos e seus Domnios, e composta por 4 directores. Por Alvar de 22 de Setembro de 1758, foi criado
um quinto lugar de director para o qual foi nomeado Roberto Godin, o fundador da Companhia da Fbrica
das Sedas.
O plano de edificao do bairro das guas Livres para o estabelecimento dos fabricantes de seda
incorporados na Real Fbrica foi aprovado por Decreto de 14 de Maro de 1759. O epteto de Real Colgio
de Manufacturas Nacionais demonstra bem que a Real Fbrica das Sedas no se dedicava apenas ao
fabrico de manufacturas de seda. Para alm das aulas de debuxo e de estuque, havia estrutura de apoio aos
aprendizes, como sejam o refeitrio e a enfermaria.
Na sua dependncia, ou sob a sua inspeco, foram surgindo uma srie de fbricas, as designadas "fbricas
anexas". A diversidade destas fbricas est presente no s na sua dimenso (algumas no seriam mais do
que simples oficinas), como nos produtos manufacturados.
Em 18 de Julho de 1777, sendo extintas por alvar a Direco da Real Fbrica das Sedas e a Junta das
Obras de guas Livres, estas aparecem reunidas sob a designao de Junta da Administrao das Fbricas
do Reino e Obras de guas Livres.
A Direco da Real Fbrica das Sedas foi restabelecida pela Carta de Lei de 5 de Junho de 1788, passando
novamente a superintendncia das fbricas para a Real Junta do Comrcio, Agricultura, Fbricas e
Navegao.
Nos primeiros anos do sculo XIX a Real Fbrica das Sedas entra num processo de decadncia.
Pelo Decreto de 6 de Agosto de 1833 foi extinta a Direco da Real Fbrica das Sedas e Obras de guas
Livres, sendo demitidos os membros da mesma direco.
Uma Portaria do Ministrio do Reino, de 27 de Julho de 1835, mandou que se procedesse venda em hasta
pblica de todos os seus prdios.
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No aspecto orgnico-funcional a Real Fbrica das Sedas manteve, sensivelmente, a mesma estrutura ao
longo dos tempos, podendo dividir-se em quatro grandes reas: administrao, contabilidade, produo e
venda. A cada uma destas reas corresponderam uma ou diversas reparties: Direco, Contadoria,
Administrao da Seda Crua e Materiais, Administrao da Seda Tinta, Administrao do Tirador e
Gales e Administrao da Venda.
1. relao:
Nome/Identificador da pessoa colectiva relacionada: Companhia da Fbrica das Sedas. 1734-1750
(identificador do registo de autoridade: PT-FNAxxx)
Descrio da relao: A Real Fbrica das Sedas foi a sucessora da Companhia da Fbrica das Sedas.
Datas da relao: ------------------2. relao:
Nome/Identificador da pessoa colectiva relacionada: Real Fbrica de Lanifcios da Covilh e Fundo
(identificador do registo de autoridade: PT-FNAxxx)
Descrio da relao: Entre 1871 e 1788 a Real Fbrica das Sedas administrou a Real Fbrica de
Lanifcios da Covilh e Fundo.
Datas da relao: 1781-1788
ZONA DO CONTROLO
Identificadores da instituio: IAN/TT
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Relaes das pessoas colectivas, pessoas singulares e famlias com a documentao de arquivo e
outros recursos
1. relao
Identificadores e ttulos dos recursos relacionados: Real Fbrica das Sedas e Fbricas Anexas (cdigo de
referncia: PT-TT-RFS)
Datas dos recursos relacionados: 1734-1835 (datas de produo da documentao)
2. relao
Identificadores e ttulos dos recursos relacionados: Fbricas das Sedas / Edifcio da antiga Fbrica dos
Tecidos de Seda / Museu Arpad Szenes - Vieira da Silva (Nmero no Inventrio do Patrimnio
Arquitectnico: 1106460150)
Tipos de recursos relacionados: Patrimnio edificado
Natureza das relaes: Proprietrio
Datas dos recursos relacionados e/ou das relaes: Sc. XVIII-XIX
6. EXEMPLO
ZONA DE IDENTIFICAO
Cdigo de referncia: PT-TT-MSGR
Ttulo: Mosteiro do Salvador de Grij
Dimenso e suporte (quantidade, volume ou extenso): 42 liv., 7 m.; em perg. e papel
ZONA DO CONTEXTO
Nome do Produtor: Cnegos Regulares de Santo Agostinho. Mosteiro do Salvador de Grij. Sculo X1770; 1795-1833
Histria administrativa: O Mosteiro do Salvador de Grij era masculino, situava-se na antiga Terra e
comarca da Feira. Aderiu Ordem de Santo Agostinho. Esteve sujeito jurisdio ordinria do Porto.
Aderiu reforma do Mosteiro Santa Cruz de Coimbra e foi unido Congregao do mesmo nome.
Dois irmos de Nuno Soares, o Velho, fidalgo importante da Feira, chamados Guterre Soares e Ausindo
Soares, fundaram uma pequena igreja, "Ecclesiola" em latim, em portugus Igrej ou Igrij, que evoluu
para Grij, que dedicaram ao Salvador do Mundo, recebendo do seu irmo o stio para edificarem o
mosteiro e a igreja, numa quinta situada na terra e comarca da Feira, estando o mosteiro j fundado no ano
de 922. O seu primeiro abade foi Guterre Soares. Viviam segundo a Regra do padre Santo Agostinho,
chamada cannica.
A rainha D. Teresa, mulher do conde D. Henrique, fez importantes doaes ao mosteiro bem como Soeiro
Fromariguez, filho de Nuno Soares, o Velho, e sua mulher D. Elvira Nunes urea, cujo filho foi abade do
mosteiro.
A reformao realizada em Santa Cruz de Coimbra com o padre D. Teotnio, foi seguida pelo abade D.
Paio Soares do Mosteiro de Grij, recebendo como reformadores, D. Joo Peculiar e seu sobrinho D.
Pedro Rabaldiz, que chegaram em 21 de Novembro de 1135. D. Paio rejeitou o governo do Mosteiro e o
ttulo de abade, tal como D. Teotnio, e mandou eleger o prelado com o ttulo de prior, sendo o primeiro
eleito canonicamente, o padre D. Trutesindo.
Em 1479, 1482 e 1483, o prior D. Joo lvares era comendatrio ou administrador perptuo dos Mosteiros
de Grij e de So Jorge de Coimbra.
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Em 1517, era prior de Grij, D. Joo, bispo de Safim, provedor mor do Hospital Real de Todos os Santos,
reitor da Universidade de Lisboa, e do Desembargo rgio.
A instituio da Congregao de Santa Cruz de Coimbra, confirmada por bula do papa Paulo III, de 26 de
Fevereiro de 1540, foi precedida da reforma do Mosteiro de Santa Cruz, cometida por D. Joo III a frei
Brs de Barros, da Ordem de So Jernimo e a Frei Antnio de Lisboa, com incio a 13 de Outubro de
1527, no dia de So Geraldo confessor. A esta reforma aderiram os priores de So Vicente de Fora de
Lisboa, e do Salvador de Grij.
Iniciou-se o processo de mudana do lugar de Grij para o de Vila Nova do Porto, sendo transferido
temporariamente para o Mosteiro de Santo Agostinho da Serra do Pilar, entre 1542 e 1566. O
descontentamento de alguns cnegos vindo de Grij, levou-os a alcanar do papa Pio V, uma bula de
separao entre os mosteiros antigo e novo de Vila Nova do Porto, passada em 1566. Esta estabelecia que
fossem dois mosteiros distintos e que se dividissem as rendas.
Em 1770, por breve de Clemente XIV e beneplcito rgio de 6 de Setembro desse ano, de que foi executor
o Cardeal da Cunha, foi extinto com mais nove mosteiros da Congregao e os seus bens foram anexados
ao Mosteiro de Mafra para nele se desenvolverem os estudos.
Em 1792, a bula "Expositum nobis" concedida pelo papa Pio VI, em 3 de Abril, a instncias da Rainha D.
Maria I, foi executada por 3 sentenas de D. Jos Maria de Melo, bispo do Algarve e Inquisidor Geral,
nomeado Juz Comissrio e Delegado para proceder com todas as faculdades apostlicas, recebendo
tambm beneplcito rgio. A primeira, dada em Lisboa a 10 de Maio de 1792, mandou remover os
Cnegos Regrantes do Mosteiro de Mafra para outros mosteiros da sua Congregao, restituindo-o aos
religiosos da Provncia de Santa Maria da Arrbida, e estabeleceu que a unio e distribuio dos mosteiros
extintos, cujas rendas tinham estado unidas a Mafra, se fizesse em benefcio dos que continuassem a
existir, restituiu-lhes os mosteiros extintos de So Vicente de Fora, de Grij e provisionalmente o de
Refios de Lima, e aplicou os rendimentos dos outros a usos pios.
Em 1794, a segunda sentena, dada a 1 de Julho, mandou distribuir e aplicar os bens e rendimentos dos
mosteiros extintos, que tinham estado unidos ao extinto mosteiro de Mafra, ou aplicados a outros fins. A
terceira sentena, dada a 24 de Dezembro, estabeleceu os mosteiros que deviam constituir a Congregao
dos Cnegos Regrantes de Santo Agostinho: Santa Cruz de Coimbra, So Vicente de Fora de Lisboa,
Salvador de Grij, Santo Agostinho da Serra, Santa Maria de Refios de Lima e o Colgio da Sapincia de
Coimbra, restitudos "in integrum" ao estado regular e conventual, com todos os bens, rendimentos,
privilgios, isentos e padroados de que eram possuidores ao tempo da sua extino. Estabeleceu o nmero
prefixo de cnegos em cada um, num total de 230, exceptuando os invlidos, bem como o nmero de
conversos e as sanes para os piores gerais infractores.
Em 1595, a Rainha mandou execut-las por carta rgia de 1 de Janeiro e o Prior Geral, comunicou-as
Congregao por carta patente datada de 9 de Fevereiro desse ano.
Os cnegos D. Diogo da Assuno e D. Lus de Miranda Henriques, moradores no extinto mosteiro,
apresentaram-se, na cidade do Porto, chegada do Exrcito Libertador, onde permaneceram e foram
agraciados pelo imperador do Brasil e Duque de Bragana.
Em 1833, a 27 de Agosto, os deputados da Comisso administradora dos bens dos conventos extintos, ou
Comisso administrativa dos bens dos conventos abandonados, o abade Antnio Manuel Lopes Vieira de
Castro e Francisco da Rocha Soares, na presena de D. Lus do Patrocnio de Nossa Senhora, cnego
regular de Santo Agostinho, do juz imediato do couto de Grij, e de outros elementos, procederam
descrio e inventrio dos objectos existentes no Mosteiro, que inclua uma hospedaria, sendo escrivo,
Nicolau Joaquim Pereira, escriturrio da Comisso.
Histria custodial e arquivstica
Em 1833, o inventrio do extinto Mosteiro refere trs cartrios: o cartrio (cujos documentos transitaram
depois, na sua maioria, para o Arquivo da Torre do Tombo e para o Arquivo Distrital do Porto), o cartrio
eclesistico com documentos da freguesia de Grij (com livros de visitao ao Mosteiro, registos de
testamentos, audincias, e despesas eclesisticas, registos de termos de culpados, de ordens, de certides
de baptismo, registos de baptismos, do crisma, de casamentos, de bitos), e das freguesias do Salvador de
Perosinho, de So Mamede de Serzedo, de So Martinho de Argonce, de So Miguel de Travass, e de
Santa Eullia de Eirol, e ainda o cartrio do Juzo privativo do Mosteiro, contendo autos, sentenas,
execues, penhoras. O inventrio menciona ainda o dinheiro, pratas e objectos, apreendidos nas
imediaes de Grij, por pertencerem ao Mosteiro, acondicionados em seis bas, trs caixes e cinco
embrulhos, conduzidos em carros para o depsito geral do extinto Convento dos Congregados do Porto. O
auto de arrombamento foi realizado na igreja da Congregao do Oratrio do Porto, em 28 de Agosto de
1833, na presena dos membros da Comisso administrativa dos bens dos conventos abandonados, em
cujo inventrio constam livros encadernados, papis, e maos contendo pergaminhos.
_____________________________________________________________________________________

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Em 1835, Joo Monteiro da Fonseca e Manuel Alves Ramos Camelo, empregados da citada Comisso,
procederam ao inventrio do que tinha ficado no Mosteiro sob a fiscalizao do provedor do concelho de
Grij, mencionando diversos papis de pouca importncia que ainda se encontravam em gavetas de uma
das estantes do cartrio.
Em 1912, a documentao, que se encontrava na Biblioteca Nacional, foi enviada pela Inspeco das
Bibliotecas e Arquivos para a Torre do Tombo.
Em 1972, a 23 de Maio, entrou a Crnica de 1634.
Em 1974, a 2 de Maro, entrou o Index do cartrio.
Em 1972, a 23 de Maio, a Crnica em duas partes, de 1634, foi comprada ao Dr. Joo Martins da Silva
Marques, director da Torre do Tombo.
Em 1974, a 2 de Maio, foi comprado um manuscrito no leilo Soares e Mendona.
O Index de todos os breves, doaes e mais papis que esto em todos os armrios e sacos do cartrio do
mosteiro de Grij, feito no ano de 1622, foi comprado, no Porto, no Leilo Soares e Mendona, Ld..

mbito e contedo: Contm cartas rgias (incluindo cartas de confirmao), documentos pontficios,
contratos, prazos, cartas de escambo, de quitao, posses, renncias, tombos (contm cpias autnticas do
sculo XVIII), o tombo das rendas e direitos dos cnegos, jurisdio eclesistica e privilgios dos
pontfices (contm cpias de documentos do sculos XII e seguintes) jurisdio secular e privilgios dos
reis e dos prncipes (contm cpias de documentos dos sculos XII e seguintes), um registo das igrejas do
isento do Mosteiro, (cpias de documentos dos sculos XII e seguintes), Livro Preto (cartulrio), Baio
Ferrado (cartulrio), Livro dos termos dos culpados, actas de audincias, livros de registo de obrigaes de
missas, da receita e despesa, dos testamenteiros, das despesas judiciais da Procuradoria Geral, da receita do
cofre, da receita dos laudmios e das lutuosas e da despesa do cartrio, registo de foros de Travasso e
Eirol, registo dos bens e rendimentos do Mosteiro, documentos relativos ao padroado das igrejas. Contm
tambm a Crnica do Mosteiro, um ndice dos breves, doaes e outros documentos, livros de registos
paroquiais das freguesias de Santa Eullia de Eirol e de So Martinho de Travanca, um livro da prebenda,
livros da Cmara Eclesistica, entre outros documentos.
Nos reinados de D. Fernando e D. Joo I, a maior parte das herdades do Mosteiro situava-se nos julgados
da Feira, de Coimbra, do Vouga e em Cabanes.
Inclui ainda recortes de jornais relativos ao Mosteiro de Grij e ao Mosteiro de Santo Agostinho da Serra.
Avaliao, seleco e eliminao: ------------------Ingressos adicionais: ------------------Sistema de organizao: Ordenao numrica especfica para cada tipo de unidade de instalao (livros e
documentos).
Condies de acesso: Contm documentos sujeitos a autorizao para consulta e a horrio restrito.
Condies de reproduo: ------------------Idioma / Escrita: Latim e portugus.
Caractersticas fsicas e requisitos tcnicos: ------------------Instrumentos de descrio: ndice (inventrio) dos livros de diversos conventos, ordens militares e outras
corporaes religiosas guardados no Arquivo da Torre do Tombo, conventos diversos, caderneta 3 (Santo
Eli a Teatinos) (C 270), f. 51.
Inventrio dos cartrios recolhidos da Biblioteca Nacional, em 1912 (L 283), f. 84.
"Inventrio da documentao guardada na Casa Forte", Lisboa, AN/TT-DSA, 1994 (L 573), p. 45, 46, 49.
Relao de documentos vindos da Direco-Geral dos Prprios Nacionais, em 14 de Maio de 1894
(organizao topogrfica: A-L) (C 278), f. 114-119.
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Relao dos livros que Jos Manuel da Costa Basto trouxe do cartrio do governo civil do Porto
(pertencentes ao mosteiro de Lea, ao Mosteiro de Pao de Sousa, ao Mosteiro de Grij, ao Convento de
So Francisco do Porto, ao Mosteiro de So Simo da Junqueira), do cartrio do governo civil de Coimbra
(pertencentes ao Mosteiro de Santa Cruz de Coimbra), do cartrio do governo civil de Viana (pertencentes
ao mosteiro de Santa Maria de Refios de Lima), da Biblioteca Pblica do Porto (pertencentes ao Mosteiro
de Pao de Sousa, ao Mosteiro de Santa Cruz de Coimbra), dos arquivos das Ss de Coimbra, e Viseu, dos
Mosteiros de Lorvo e de Arouca, do arquivo da Colegiada de Guimares (C 284).

Existncia e localizao de originais: ------------------Existncia e localizao de cpias: ------------------Unidades de descrio relacionadas:
Portugal, Arquivo Distrital de Braga.
Portugal, Arquivo Distrital do Porto.
Portugal, Arquivo Municipal de Vila Nova de Gaia.
Portugal, Biblioteca Nacional de Lisboa.
Portugal, Torre do Tombo, Gaveta 22, m. 4, n. 8.
Portugal, Torre do Tombo, Ministrio das Finanas, cx. 2218, inv. n. 175.
Portugal, Torre do Tombo, Mosteiro de So Jorge de Coimbra, cdigo de referncia: PT-TT-MSJRC.
Nota de publicao
"Documentos Medievais Portugueses". Lisboa : Academia Portuguesa de Histria, 1958- . 2 vol.; 38 cm.
v. 1, t. 1: "Documentos Rgios: documentos dos Condes Portucalenses e de D. Afonso Henriques A.D.
1095-1185. 1962.
"Ordens religiosas em Portugal: das origens a Trento - guia histrico". Bernardo de Vasconcelos e Sousa
(dir.), Isabel Castro Pina, Maria Filomena Andrade, Maria Leonor Ferraz de Oliveira Silva Santos. Lisboa:
Livros Horizonte, 2005. p. 182-183. Ttulo do fundo: Convento de So Salvador de Grij. Apresenta
informao relativa localizao geogrfica, histria, s fontes impressas, aos estudos, ao estado actual
do edifcio e localizao das fontes manuscritas (inclui as unidades de descrio relacionadas). ISBN
972-24-1433-X.
ZONA DAS NOTAS
Notas: O documento Gaveta 22, m. 4, n. 8, consiste na cpia de 19 f., feita em Dezembro de 1841, por
Joaquim Alves Pereira, tirada de uma outra, datada de Grij, 9 de Maro de 1757, feita por Jos Antnio
Pereira, escrivo e tabelio pblico de notas dos bens, tombo e cartrio do Mosteiro de Grij, copiado de
exemplar impresso da livraria do Mosteiro de Santa Cruz de Coimbra, de 1538.
Segundo o inventrio realizado em 1833, o mosteiro possua duas livrarias com cerca de 3011 volumes que
foram entregues ao bibliotecrio (?), segundo as ordens do Governo. Na sequncia do inventrio, alguns
objectos da cozinha foram entregues ao Dr. Carlos Vieira, para o Hospital de So Joo Novo, e uma
escrivaninha de madeira com gavetas foi entregue para uso do Tribunal do Comrcio.
Localizao geogrfica actual: distrito do Porto, concelho de Vila Nova de Gaia e freguesia de Grij.
ZONA DO CONTROLO DA DESCRIO
Nota do arquivista: Descrio elaborada por Carla Maria do Rosrio Santo (IAN/TT) por Ftima Ramos
(IAN/TT) por Diogo Serro (IAN/TT) e por Fernando Carapinha (IAN/TT) a partir dos Instrumentos de
descrio apresentados, da consulta da documentao e da obra descrita na Nota de publicao.
Informao acrescentada por Ana Isabel ngela Baptista (IAN/TT) e Teresa Saraiva (IAN/TT).
Fontes utilizadas para o elemento de informao "Histria administrativa":
Outras formas do nome: Mosteiro de "Egrejoo" ou "Igrejoo": Torre do Tombo, Cnegos Regulares de
Santo Agostinho, Mosteiro do Salvador de Grij, Bastos 12, f. 37v., 1.
Torre do Tombo, Coleco Especial, cx. 27, Ordem de Santiago e Espada, doc. n. 7 (cota a lpis: m. 2,
n. 26).
Informao tirada da "Histria administrativa" do Mosteiro de So Jorge de Coimbra, cdigo de
referncia: PT-TT-MSJRC.
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Torre do Tombo, Manuscritos da Livraria, Notcias do Real Mosteiro de So Vicente de Fora (...), cpia do
decreto, f. 296-296 v.
Carta Patente do prior geral dos Cnegos Regulares de Santo Agostinho enviada aos Mosteiros da
Congregao, em 9 de Fevereiro de 1795: Torre do Tombo, Mosteiro de Santa Maria de Refios de Lima,
m. 458 dos Conventos de Viana.
"Cronica da ordem dos Cnegos Regrantes de Santo Agostinho, Livro VI, da propagao da ordem dos
cnegos regrantes de Santo Agostinho pelos mosteiros da provncia de Entre-Douro-e-Minho".
ALMEIDA, Fortunato - "Histria da Igreja em Portugal". Porto: Livraria Civilizao, 1967. V. 1, p. 351,
nota 1.
Fontes utilizadas para o elemento de informao "Histria custodial e arquivstica": Registo de entradas da
Torre do Tombo, liv. 1, p. 32-35, 169, 200, 201.
Fonte utilizada para o elemento de informao "Fonte imediata de aquisio": Registo de entradas da Torre
do Tombo, liv. 1, p. 169, 200-201.
Fontes utilizadas para o elemento de informao "mbito e contedo":
Localizao do patrimnio referida no documento Torre do Tombo, Cnegos Regulares de Santo
Agostinho, Mosteiro do Salvador de Grij, Bastos 12, f. 4.
Fontes utilizadas para o elemento de informao "Unidades de descrio relacionadas":
O inv. n. 175 vem referido no (L 559 1), p. 263-264: SARAIVA, "Situao dos edifcios de Institutos
Religiosos ao servio do Estado e das Corporaes. Lisboa: Arquivo Histrico do Ministrio das
Finanas", 1941. 3 vol., [dactilografado]. Elaborado a partir dos Livros 1 e 2 das requisies. Contm o
ndice das ordens, das invocaes e dos topnimos de localizao dos mosteiros e conventos, masculinos e
femininos, e a cota (nmero de caixa) dos respectivos inventrios de sequestro.
Regras ou convenes:
Orientaes para a descrio arquivstica: especificaes para a TT. 1. v. Lisboa: IAN/TT, 2006.
Data da descrio: Revisto em 22/12/2006.
ZONA DA IDENTIFICAO
Formas autorizadas do nome: Cnegos Regulares de Santo Agostinho. Mosteiro do Salvador de
Grij. Sculo X-1770; 1795-1833
Formas paralelas do nome: ------------------Formas autorizadas do nome de acordo com outras regras: ------------------Outras formas do nome: Mosteiro do Salvador de Grij; Mosteiro de Grij (1452)
Datas de existncia: Sculo X-1770; 1795-1833
Histria: O Mosteiro do Salvador de Grij era masculino. Situava-se na antiga Terra e Comarca da Feira.
Aderiu Ordem de Santo Agostinho. Esteve sujeito jurisdio ordinria do Porto. Aderiu reforma do
Mosteiro Santa Cruz de Coimbra e foi unido Congregao do mesmo nome.
Dois irmos de Nuno Soares, o Velho, fidalgo importante da Feira, chamados Guterre Soares e Ausindo
Soares, fundaram uma pequena igreja, "Ecclesiola" em latim, em portugus Igrej ou Igrij, que evoluu
para Grij, que dedicaram ao Salvador do Mundo, recebendo do seu irmo o stio para edificarem o
mosteiro e a igreja, numa quinta situada na terra e comarca da Feira, estando o mosteiro j fundado no ano
_____________________________________________________________________________________

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de 922. O seu primeiro abade foi Guterre Soares. Viviam segundo a Regra do padre Santo Agostinho,
chamada cannica.
A rainha D. Teresa, mulher do conde D. Henrique, fez importantes doaes ao mosteiro bem como Soeiro
Fromariguez, filho de Nuno Soares, o Velho, e sua mulher D. Elvira Nunes urea, cujo filho foi abade do
mosteiro.
A reformao vivida em Santa Cruz com o padre D. Teotnio foi seguida muito fielmente por Grij, pelo
seu abade D. Paio Soares, que recebeu como reformadores, a seu pedido, D. Joo Peculiar e seu sobrinho
D. Pedro Rabaldiz, chegados a Grij, em 21 de Novembro de 1135. D. Paio rejeitou o governo do mosteiro
e o ttulo de abade, tal como D. Teotnio, e mandou eleger o prelado com o ttulo de prior, sendo o
primeiro eleito canonicamente, o padre D. Trutesindo.
Em 1517, era prior de Grij, D. Joo, bispo de Safim, provedor mor do Hospital Real de Todos os Santos,
reitor da Universidade de Lisboa, e do Desembargo rgio.
O prior do Mosteiro de Grij aderiu reforma do mosteiro de Santa Cruz, cometida por D. Joo III a Frei
Brs de Barros, da Ordem de So Jernimo e a Frei Antnio, com incio a 13 de Outubro de 1527, sendo
confirmada pelo papa Paulo III, por bula de 26 de Fevereiro de 1540. Esta reforma precedeu a instituio
da Congregao de Santa Cruz de Coimbra, pelo Papa Paulo IV, em 1556.
Foi iniciado o processo de mudana de lugar de Grij para Vila Nova do Porto, transferido
temporariamente para o Mosteiro de Santo Agostinho da Serra do Pilar, entre 1542 e 1566. O
descontentamento de alguns cnegos vindo de Grij, levou-os a alcanar do papa Pio V, uma bula de
separao entre os mosteiros antigo e novo de Vila Nova do Porto, passada em 1566. Esta estabelecia que
fossem dois mosteiros distintos e que se dividissem as rendas.
Em 1770, por breve de Clemente XIV e beneplcito rgio de 6 de Setembro desse ano, de que foi executor
o Cardeal da Cunha, foi extinto com mais nove mosteiros da Congregao e os seus bens foram anexados
ao Mosteiro de Mafra para nele se desenvolverem os estudos.
Em 1792, a bula "Expositum nobis", concedida pelo Papa Pio VI, em 3 de Abril, a instncias da Rainha D.
Maria I, foi executada por 3 sentenas de D. Jos Maria de Melo, Bispo do Algarve e Inquisidor Geral. A
primeira, dada em Lisboa a 10 de Maio de 1792, mandou remover os Cnegos Regrantes do Mosteiro de
Mafra para outros mosteiros da sua Congregao, restituindo-o aos religiosos da Provncia de Santa Maria
da Arrbida. A terceira sentena, dada a 24 de Dezembro, estabeleceu os mosteiros que deviam integrar a
Congregao dos Cnegos Regrantes de Santo Agostinho, entre os quais figura o do Salvador de Grij,
restitudos "in integrum" ao estado regular e conventual, com todos os bens, rendimentos, privilgios,
isentos e padroados de que eram possuidores ao tempo da sua extino. Foi-lhe prefixado o nmero de 30
cnegos. A Rainha mandou executar as sentenas por carta rgia de 1 de Janeiro de 1795. O prior geral,
comunicou-as Congregao por carta patente datada de 9 de Fevereiro do mesmo ano.
Os cnegos D. Diogo da Assuno e D. Lus de Miranda Henriques, moradores no extinto mosteiro,
apresentaram-se, na cidade do Porto, chegada do Exrcito Libertador, onde permaneceram e foram
agraciados pelo imperador do Brasil e Duque de Bragana.
Em 1833, a 27 de Agosto, os deputados da Comisso administradora dos bens dos conventos extintos, ou
Comisso administrativa dos bens dos conventos abandonados, o abade Antnio Manuel Lopes Vieira de
Castro e Francisco da Rocha Soares, na presena de D. Lus do Patrocnio de Nossa Senhora, cnego
regular de Santo Agostinho, do juz imediato do couto de Grij, e de outros elementos, procederam
descrio e inventrio dos objectos existentes no Mosteiro, que inclua uma hospedaria, sendo escrivo,
Nicolau Joaquim Pereira, escriturrio da Comisso.
Lugares: ------------------Estatuto legal: ------------------Funes, ocupaes e actividades: -----------------Mandatos/Fontes de autoridade: ------------------Estruturas internas/Genealogia: ------------------Contexto geral: ------------------ZONA DAS RELAES
Nome/Identificador da pessoa colectiva, da pessoa singular ou da famlia relacionadas: ------------------_____________________________________________________________________________________

_____________________________________________________________________________________
Tipo de relao: ------------------Descrio da relao: ------------------Datas da relao: -------------Nome/Identificador da pessoa colectiva, da pessoa singular ou da famlia relacionadas: ------------------Tipo de relao: ------------------Descrio da relao: ------------------Datas da relao: ------------------ZONA DO CONTROLO
Estatuto: -------------Nvel de detalhe: Mdio
Fontes: Descrio elaborada por Ftima Ramos e Carla Maria do Rosrio Santo (IAN/TT).
Notas de manuteno: Descrio elaborada por Luclia Runa.
RELAES

1. relao
Identificadores e ttulos dos recursos relacionados: Convento de So Salvador de Grij - Vila Nova de
Gaia (cdigo de referncia: PT-ADPRT/MON-CVSSGVNG).
Natureza das relaes: Produtor.
2. relao
Identificadores e ttulos dos recursos relacionados: Mosteiro de Grij (cdigo de referncia: PT-TTMSGR).
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7. EXEMPLO
ZONA DE IDENTIFICAO
Cdigo de referncia: PT-TT-IOP
Ttulo: Instituto de Orientao Profissional
Dimenso e suporte (quantidade, volume ou extenso): 78833 u.i. (77237 proc., 1129 cx., 214 liv., 165
doss., 88 pt.), c. de 500 m.l.; papel
ZONA DO CONTEXTO
Nome do Produtor: Instituto de Orientao Profissional. 1925Histria administrativa: O Instituto de Orientao Profissional foi fundado a partir de um legado
benemrito de D. Francisca Barbosa de Andrade Provedoria da Assistncia, pelos Decretos n. 10 986, de
31 de Junho, e n. 11.176, de 24 de Outubro, de 1925. Inicialmente, o Instituto dependeu da Assistncia
Pblica, tendo transitado em 1928 para a tutela da Instruo Pblica, data a partir da qual as suas funes
foram ampliadas e diversificadas. Passou a ser o organismo responsvel pela realizao de exames de
orientao profissional dos alunos das escolas complementares e primrias de Lisboa, pela organizao
dos servios
de orientao profissional, pela investigao de carcter psicolgico e pedaggico necessrias prtica da
orientao e seleco profissionais, pela divulgao dos objectivos e dos mtodos da Psicotecnia, pelas
actividades de seleco profissionais para reas especficas e pela divulgao de instrumentos de
informao sobre a orientao profissional de que o Boletim foi, sem dvida, e durante longo perodo, a
publicao mais significativa e representativa da especialidade. Entre 1939 e 1947, com a criao da figura
do perito orientador, o Instituto reforou a orientao profissional nas escolas tcnicas, mas a partir de
1955 foi perdendo importncia e o seus quadros tcnicos foram sendo esvaziados, sobretudo aps a criao
do psiclogo escolar orientador, na Faculdade de Psicologia e Cincias da Educao.
Actualmente, mantm servios de atendimento ao pblico e continua a realizar exames de orientao e de
seleco profissional.
Histria custodial e arquivstica: Em virtude do Instituto de Orientao Profissional - IOP - no dispor de
condies para manter o seu arquivo nas suas instalaes, quer pela exiguidade das mesmas quer pela
perigosidade em que se encontrava, em Agosto de 1992, foi solicitado ao AN/TT parecer sobre a
conservao da sua documentao, acumulada desde 1925, data da criao do IOP, at 1970 - altura em
que, na sequncia de alteraes metodolgicas mais profundas relativamente orientao profissional, se
verificaram igualmente mudanas significativas na estrutura do arquivo - e proposta da substituio de
suporte para microfilme.
Na sequncia de processo de avaliao, a documentao analisada foi considerada de conservao
permanente e de alcance nacional. Atendendo natureza da entidade produtora, primeiro Instituto da
Europa no gnero e pioneira, em Portugal, na rea da orientao profissional e da Psicotecnia, ao valor
informativo dos documentos, para a histria da Psicotecnia e da instituio e integridade do arquivo, o
AN/TT props a incorporao deste conjunto arquivstico, com um total de 220 metros lineares.
Zona do contedo e estrutura
Fonte imediata de aquisio ou transferncia: Incorporao, no IAN/TT, em 25 de Outubro de 1995, na
sequncia de processo de avaliao de documentao acumulada.
mbito e contedo: Integra documentao reveladora da histria da Psicotecnia e da instituio em que
sobressaem: processos de orientao e seleco profissional, cujos suportes documentais atestam a
evoluo da forma que assumiram os testes de orientao e a teoria neles representada; documentos de
gesto interna (ordens de servio, circulares, actas do Conselho Administrativo, elementos de estatstica,
organizao e aperfeioamento de servios); documentos informando sobre actividades de formao de
orientadores (curso de Peritos Orientadores, curso bsico de Rorschach e orientao de estagirios);
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documentos relacionados com prticas adoptadas pela poltica de ensino vigente (exames de seleco
mental); publicaes editadas pelo IOP (monografias e boletim), constituindo um instrumento de
propaganda mas tambm uma fonte de informao privilegiada sobre a produo de conhecimento relativa
especialidade; correspondncia diversa, testemunhando as mltiplas relaes com entidades pblicas e
privadas que utilizaram os seus servios - estabelecimentos do ensino superior e secundrio, Direco
Geral do Ensino Superior, Direco Geral de Viao, Direco Geral de Sade, instituies de assistncia,
Delegao de Sade de Lisboa e Porto, organismos do Ministrio da Justia e do Ministrio do Interior e
empresas - e com a comunidade nacional a avaliar pelo nmero de particulares que a ela recorreram ao
longo de vrias dcadas.
Alm da documentao mencionada, integra ainda algumas sries referentes ao funcionamento interno do
instituto como: gesto financeira (oramentos, movimento de fundos, contas correntes, receitas e
despesas); gesto patrimonial (inventrios); gesto de pessoal (cadastro, registo de assalariamentos,
assiduidade); gesto da informao (registos de correspondncia, ndices de processos e legislao);
correspondncia com entidades pblicas - 10. Repartio da Contabilidade Pblica, Caixa Geral de
Depsitos, Crdito e Previdncia, Assistncia na Doena aos Servidores do Estado e Tribunal de Contas e fornecedores, sendo de destacar, nesta ltima srie, a existncia de informao relativa a material de
psicotecnia.
Avaliao, seleco e eliminao: A pedido da direco do Instituto, a documentao acumulada entre
1925 e 1970 foi sujeita a um processo de avaliao, em 1993, levada a cabo pelos AN/TT do qual resultou
a conservao da quase totalidade do arquivo, dado que apenas foram destrudos documentos relativos
gesto financeira do Instituto, por j ter sido ultrapassado o prazo legal de conservao para efeitos de
fiscalizao do Tribunal de Contas e, sobretudo, por poca, o AN / TT no dispor de enquadramento e
instrumento legal para proceder eliminao de documentos.
Ingressos adicionais: Em virtude de se tratar de um fundo aberto, em Maio de 2003, foram incorporadas
1129 caixas, contendo duas sries: processos de orientao e de aconselhamento vocacional de alunos
(1971-1990); processos de seleco de motoristas (1957-1996).
Sistema de organizao: Classificao orgnico-funcional, cujo quadro o seguinte:
1.
Gesto global
1.1
Legislao e regulamentao
1.1.1
Circulares recebidas
1.1.2
Ordens de servio do IOP
1.2
rgos do IOP
1.2.1
Conselho Administrativo
1.2.1.1 Actas
1.3
Coleces temticas de correspondncia recebida e expedida
1.3.1 Correspondncia com a Direco Geral do Ensino Superior
1.3.2 Correspondncia com estabelecimentos do ensino superior
1.3.3 Correspondncia com estabelecimentos do ensino secundrio
1.3.4 Correspondncia sobre exames de orientao profissional
1.3.5 Correspondncia sobre exames de seleco profissional
1.3.6 Correspondncia com a Direco Geral de Viao
1.3.7 Correspondncia com a Direco Geral de Sade
1.3.8 Correspondncia com estabelecimentos de assistncia
1.3.9 Correspondncia com estabelecimentos do Ministrio da Justia
1.3.10 Correspondncia com a Delegao de Sade de Lisboa
1.3.11 Correspondncia com a Delegao de Sade do Porto
1.3.12 Correspondncia com diversos organismos sobre o Boletim e outras publicaes
1.3.13 Correspondncia sobre estatstica e aperfeioamento de servios do IOP
1.3.14 Correspondncia sobre o curso de peritos orientadores
1.3.15 Correspondncia sobre estagirios do IOP
1.3.16 Correspondncia com fornecedores
2.
Gesto Financeira
2.1
Oramentos
2.1.1 Tabelas oramentais
2.2
Movimento de fundos
2.2.1
Triplicados de requisies de fundos
2.2.2 Livros-caixa
_____________________________________________________________________________________

_____________________________________________________________________________________
2.2.3
Conta do movimento mensal de fundos
2.3
Contas Correntes
2.3.1 Contas correntes com dotaes oramentais
2.3.2 Borradores de contas correntes
2.3.3 Contas correntes com fornecedores e devedores
2.3.4 ndice alfabtico de contas correntes com fornecedores
2.4
Receita
2.4.1 Registo de receitas
2.4.2 Documentos de receita
2.5
Despesa
2.5.1 Registo de folhas de vencimento
2.5.2 Duplicados de folhas de vencimento
2.5.3 Registo de facturas
2.5.4 Registo dirio de facturas e outros documentos de despesa
3.
Gesto Patrimonial
3.1
Inventrio patrimonial
3.1.1 Registo de inventrios
4.
Gesto de Pessoal
4.1
Pessoal efectivo
4.1.1 Cadastro dos funcionrios
4.2
Pessoal eventual
4.2.1 Registo de assalariamentos
4.3
Assiduidade
4.3.1 Livros de ponto do pessoal tcnico
4.3.2 Livros de ponto da Secretaria
5.
Gesto da Informao
5.1
Registo de correspondncia recebida e expedida
5.2
Registo de correspondncia expedida (copiadores)
5.3
Protocolos de correspondncia expedida
5.4
ndice alfabtico das seces e processos
5.5
ndice alfabtico de legislao
6.
Gesto do Projecto
6.1
Exames de orientao profissional
6.1.1
Registo de inscries
6.1.2
Registo de exames
6.1.3
Provas de Exames
6.2
Exames de seleco profissional
6.2.1
Registo de inscries
6.2.2
Registo de exames
6.2.3
Provas de Exames
6.3
Exames de aptido profissional e seleco mental
6.3.1
Mapas de resultados de exames
6.4
Formao de orientadores
6.4.1 Curso de peritos orientadores
6.4.1.1 Registo de inscries
6.4.1.2 Registo de matrculas
6.4.1.3 Livros de sumrios
6.4.1.4 Registo de exames de frequncia
Condies de acesso: Comunicvel, com excepo de documentao referente a dados pessoais em que se
aplica o estipulado no n. 2 do art. 17. da Lei Geral de Arquivos, Dec. Lei n. 16/93 de 23 de Janeiro de
1993, salvo se houver autorizao do prprio titular do processo ou desde que decorridos 50 anos sobre a
data da morte da pessoa a que respeitam os documentos ou, no sendo esta data conhecida, decorridos 75
anos sobre a data dos documentos.
_____________________________________________________________________________________

_____________________________________________________________________________________
documentos, analisado, caso a caso, pelo servio de reprografia, de acordo com as normas que regulam os
direitos de propriedade do IAN/TT e a legislao sobre direitos de autor e direitos conexos.
Idioma / Escrita: ------------------Caractersticas fsicas e requisitos tcnicos: ------------------Instrumentos de descrio:
Guias de remessa:
PORTUGAL. Instituto dos Arquivos Nacionais / Torre do Tombo - Instituto de Orientao Profissional:
guia de remessa. [Dactilografada]. 1995. Acessvel no Instituto dos Arquivos Nacionais / Torre do Tombo,
Lisboa, Portugal. (L. 611).
Guias e Roteiros:
PORTUGAL. Instituto dos Arquivos Nacionais / Torre do Tombo. Direco de Servios de Arquivstica "Instituto de Orientao Profissional". in Guia Geral dos Fundos da Torre do Tombo: Instituies
contemporneas. Coord. Maria do Carmo Jasmins Dias Farinha; Maria Madalena de Moura Machado
Garcia [et al.]; elab. Maria Manuela Castelo Branco N. F. Sousa Magalhes. Lisboa: IAN / TT, 2004. vol.
5. (Instrumentos de Descrio Documental).ISBN 972-8107-83-8. p. 252-244 . Acessvel no IAN/TT, IDD
(L. 602).
Existncia e localizao de originais: ------------------Existncia e localizao de cpias: ------------------Unidades de descrio relacionadas: Relao complementar: Portugal, Torre do Tombo, Arquivo de
Oliveira Salazar (PT-TT-AOZ); Portugal, Torre do Tombo, Ministrio da Educao Nacional (PT-TTMEN).
Nota de publicao: Boletim do Instituto de Orientao Profissional. Lisboa: Instituto de Orientao
Profissional, 1928
MOURA, Helena Cidade - A educao, a interaco das polticas e a legitimao da experincia social: o
processo de orientao e a fatal desventura do Instituto de Orientao Profissional. Porto: Sociedade
Portuguesa de Cincias da Educao, 1991. Sep. de Cincias da Educao em Portugal . Situao Actual e
Perspectivas, p.145-165.
PORTUGAL. Ministrio da Educao Nacional. Instituto de Orientao Profissional Maria Lusa Barbosa
de Carvalho - Opinies sobre o Instituto no livro de visitantes: de 1926 a 1937. [s.l.: s.n.], 1938. 44
p..Trabalhos do Instituto de Orientao Profissional Maria Lusa Barbosa de Carvalho.
PORTUGAL. Ministrio da Educao Nacional. Instituto de Orientao Profissional Maria Lusa Barbosa
de Carvalho - Prospecto.[s.l.: s.n.], 1943.
RODRIGUES, Ana Maria - Avaliao da documentao do arquivo do Instituto de Orientao
Profissional: fichas de anlise das sries documentais. [Dactilografadas]. 1993. Acessvel no Instituto dos
Arquivos Nacionais / Torre do Tombo, Lisboa, Portugal.
VASCONCELOS, Faria de - O Instituto de Orientao Profissional: sua finalidade, organizao e
funcionamento. [s.l.: s.n.], 1935. 6 p.
ZONA DAS NOTAS
Nota do arquivista: Descrio elaborada por Maria Manuela Castelo Branco N. F. Sousa Magalhes;
revista e completada por Ana Maria Rodrigues a partir do relatrio do processo de avaliao e obras
referenciadas em Nota de Publicao e Regras e Convenes.
Introduo do Nome do produtor em 2006/09/19, por Joana Braga.
_____________________________________________________________________________________

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Regras ou convenes:
Orientaes para a descrio arquivstica: especificaes para a TT. 1. v. Lisboa: IAN/TT, 2006.
Data da descrio: Elaborado em 2001; revisto em 2006.
ZONA DA IDENTIFICAO
Formas autorizadas do nome: Instituto de Orientao Profissional. 1925Formas paralelas do nome: ------------------Formas autorizadas do nome de acordo com outras regras: ------------------Outras formas do nome: ------------------Identificadores para pessoas colectivas: ------------------ZONA DA DESCRIO
Datas de existncia: 1925Histria: O Instituto de Orientao Profissional foi fundado a partir de um legado benemrito de D.
Francisca Barbosa de Andrade Provedoria da Assistncia, pelos Decretos n. 10 986, de 31 de Junho, e
n. 11.176, de 24 de Outubro, de 1925.
Inicialmente, o Instituto dependeu da Assistncia Pblica, tendo transitado em 1928 para a tutela da
Instruo Pblica, data a partir da qual as suas funes foram ampliadas e diversificadas. Passou a ser o
organismo responsvel pela realizao de exames de orientao profissional dos alunos das escolas
complementares e primrias de Lisboa, pela organizao dos servios de orientao profissional, pela
investigao de carcter psicolgico e pedaggico necessrias prtica da orientao e seleco
profissionais, pela divulgao dos objectivos e dos mtodos da Psicotecnia, pelas actividades de seleco
profissionais para reas especficas e pela divulgao de instrumentos de informao sobre a orientao
profissional de que o Boletim foi, sem dvida, e durante longo perodo, a publicao mais significativa e
representativa da especialidade.
Entre 1939 e 1947, com a criao da figura do perito orientador, o Instituto reforou a orientao
profissional nas escolas tcnicas, mas a partir de 1955 foi perdendo importncia e o seus quadros tcnicos
foram sendo esvaziados, sobretudo aps a criao do psiclogo escolar orientador, na Faculdade de
Psicologia e Cincias da Educao.
Actualmente, mantm servios de atendimento ao pblico e continua a realizar exames de orientao e de
seleco profissional.
Lugares: ------------------Estatuto legal: ------------------Funes, ocupaes e actividades: -----------------Mandatos/Fontes de autoridade: ------------------Estruturas internas/Genealogia: ------------------Contexto geral: -------------------
_____________________________________________________________________________________

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ZONA DAS RELAES
Nome/Identificador da pessoa colectiva, da pessoa singular ou da famlia relacionadas: ------------------Tipo de relao: ------------------Descrio da relao: ------------------Datas da relao: -------------Nome/Identificador da pessoa colectiva, da pessoa singular ou da famlia relacionadas: ------------------Tipo de relao: ------------------Descrio da relao: ------------------Datas da relao: ------------------ZONA DO CONTROLO
Fontes: Informao disponibilizada na descrio elaborada por Maria Manuela Castelo Branco N. F.
Sousa Magalhes; revista e completada por Ana Maria Rodrigues (IAN/TT).
INSTITUTO DOS ARQUIVOS NACIONAIS/TORRE DO TOMBO - Guia geral de fundos da Torre do
Tombo. Lisboa: IAN/TT, 2004. ISBN 972-8107-83-8. Vol. 5 p. 252
Notas de manuteno: Descrio elaborada por Joana Braga (IAN/TT).
RELAES DAS PESSOAS COLECTIVAS, PESSOAS SINGULARES E FAMLIAS COM A DOCUMENTAO DE

1. relao
Identificadores e ttulos dos recursos relacionados: Instituto de Orientao Profissional (cdigo de
referncia: PT-TT-IOP)
Datas dos recursos relacionados e/ou das relaes: 1925 1996 (datas de produo da documentao)
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8. EXEMPLO
ZONA DA IDENTIFICAO
Formas autorizadas do nome: Sagres. 1963- , navio escola
Formas paralelas do nome: ------------------Formas autorizadas do nome de acordo com outras regras: ------------------Outras formas do nome: Sagres II
Datas de existncia: 1963Histria: O actual navio da Repblica Portuguesa denominado Sagres, por vezes indevidamente
designado como Sagres II, foi construdo, em 1937, nos estaleiros Blohm & Voss, em Hamburgo,
recebendo ento o nome de Albert Leo Schlageter. Encomendado em 1936, a sua construo terminou em
Julho de 1937, tendo sido lanado gua em Outubro do mesmo ano.
Em 1945, na sequncia de danos sofridos durante a guerra, foi capturado pelas foras americanas e, em
1948, foi cedido ao Brasil, recebendo o nome de Guanabara.
Em 1962 foi adquirido por Portugal, para substituir o veleiro ento denominado Sagres, navio alemo, na
sua origem, denominado Rickmer Rickmers, e construdo em 1896, em Bremerhaven. A bandeira do
Brasil foi definitivamente arriada em Outubro de 1961, tendo o Sagres integrado o efectivo da marinha
portuguesa em Fevereiro de 1962. No dia 25 de Abril largou do Brasil, tendo chegado a Lisboa a 23 de
Junho.
A manuteno de um navio com as caractersticas do Sagres na marinha portuguesa teve como principal
objectivo assegurar a formao dos cadetes, permitindo-lhes complementar a instruo tcnica e
acadmica ministrada na Escola Naval.
Desde 1962 o navio efectuou, todos os anos, viagens de instruo, excepto nos anos de 1987 e 1991, nos
quais sofreu remodelaes.
O Sagres tem ainda como funo a representao de Portugal e da marinha portuguesa, funcionando
como embaixada itinerante. Efectuou j duas viagens de circum-navegaes, em 1978-1979 e 1983-1984,
tendo j visitado 45 pases.
Lugares: ------------------Estatuto legal: ------------------Funes, ocupaes e actividades: -----------------Mandatos/Fontes de autoridade: ------------------Estruturas internas/Genealogia: ------------------Contexto geral: ------------------ZONA DAS RELAES
Nome/Identificador da pessoa colectiva, da pessoa singular ou da famlia relacionadas: ------------------Tipo de relao: -------------------
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Descrio da relao: ------------------Datas da relao: -------------Nome/Identificador da pessoa colectiva, da pessoa singular ou da famlia relacionadas: ------------------Tipo de relao: ------------------Descrio da relao: ------------------Datas da relao: ------------------ZONA DO CONTROLO
Identificador do registo de autoridade: PT-FNAxxx
Fontes:
PORTUGAL. MARINHA. N.R.P. Sagres. Stio Web. [Consult. 2006]. Disponvel em WWW: <URL:
http://www.marinha.pt/sagres/index.html>.
Notas de manuteno: Descrio elaborada por Luclia Runa.
RELAES
Identificadores e ttulos dos recursos relacionados: -------------Tipos de recursos relacionados: -------------Natureza das relaes: -------------Datas dos recursos relacionados e/ou das relaes: --------------
9. EXEMPLO
ZONA DE IDENTIFICAO
Cdigo de referncia: PT-TT-HD
Ttulo: Humberto Delgado
Datas: 1928-1965
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Dimenso e suporte (quantidade, volume ou extenso): 78 cx.; papel, provas fotogrficas.
ZONA DO CONTEXTO
Nome do Produtor: Delgado, Humberto da Silva. 1906-1965, general
Histria biogrfica: Humberto da Silva Delgado, filho de Joaquim da Silva Delgado, oficial do exrcito, e
de Maria do Pereira Delgado, nasceu em Boquilobo, Torres Novas, a 15 de Maio de 1906. Casou com
Maria Iva de Andrade Delgado. Frequentou o Colgio Militar, cujo curso concluiu em 1922, bem como a
Escola do Exrcito, onde se formou em Artilharia de Campanha, em 1925. Ingressou ento na Escola
Prtica de Artilharia. Participou na preparao do Movimento do 28 de Maio de 1926, que ps termo ao
regime republicano. Frequentou o curso de observador aeronutico (1926-1927), passando depois a
instrutor e, em 1928, tirou o curso de oficial piloto aviador. Entre 1929 e 1932 fez os preparatrios do
Curso de Estado-Maior e de 1932 a 1936 frequentou a Escola Central de Oficiais, concluindo o Curso de
Estado-Maior. Desempenhou funes de adjunto militar do Comando Geral da Legio Portuguesa, de
comissrio nacional adjunto da Mocidade Portuguesa, passando depois a vogal do Conselho Tcnico. Foi
adjunto da Misso Militar s colnias em 1938, altura em que se deslocou a So Tom, Angola e
Moambique. Acompanhou o Presidente da Repblica, general Craveiro Lopes, frica do Sul. Em 1929
foi secretrio do Ministro da Instruo, o tenente-coronel Eduardo da Costa Ferreira. Data do mesmo ano a
visita de estudo aviao francesa e de 1932 a visita de estudo ao Marrocos espanhol. Na sequncia de
convite do Governo espanhol acompanhou uma misso da Legio Portuguesa a Espanha, durante a guerra
civil. Em 1942 foi nomeado representante do Ar nas negociaes para a cedncia aos ingleses da base dos
Aores, o que lhe valeu a atribuio da Ordem do Imprio Britnico. Em 1944 foi nomeado director-geral
do Secretariado de Aviao Civil e em 1945 fundou os Transportes Areos Portugueses (TAP), criando as
primeiras linhas de ligao areas com Angola e Moambique. Em 1952 foi nomeado adido militar na
Embaixada de Portugal em Washington e membro do Comit dos Representantes Militares da NATO.
Com 47 anos foi promovido a general e em 1956 o Governo americano concedeu-lhe o grau de oficial da
Ordem de Mrito. Em 1958 recebeu convite da oposio democrtica para se apresentar, como candidato
independente, s eleies presidenciais. Aceitou, afirmando, durante a campanha eleitoral, que demitiria
Salazar, caso o vencesse nas urnas. O apoio popular sua candidatura e a subsequente aco da PIDE
causaram tumultos no Porto e em Lisboa, a 14 e 16 de Maio. Realizadas as eleies, foram os seguintes os
resultados divulgados: 25% dos votos para Humberto Delgado e 75% para Amrico Toms. Foi ento
afastado, pelo Governo, das funes que exercia. Manteve, no entanto, actividade poltica, criando o
Movimento Nacional Independente. A 12 de Janeiro de 1995 refugiou-se na Embaixada do Brasil,
acabando por partir, a 21 de Abril de 1959, para o Rio de Janeiro, onde entrou em contacto com
oposicionistas ao regime poltico de Salazar, com o objectivo de contra ele desenvolver uma aco
concertada. Assumiu a responsabilidade poltica do apresamento do navio Santa Maria, da Companhia
Nacional de Navegao, em 22 de Janeiro de 1961, levado a cabo por Henrique Galvo em conjunto com
membros do Directrio Ibrico de Libertao. Nesse mesmo ano entrou clandestinamente em Portugal,
com o objectivo de participar na revolta de Beja, que no vingou. O facto causou-lhe a perda do estatuto de
exilado no Brasil. Deixou este pas em 1963, voltando Europa (Checoslovquia), onde passou trs meses.
Foi depois para a Arglia, onde o presidente Ben Bella o recebeu com honras de chefe de Estado. Assumiu
a liderana da Junta Revolucionria Portuguesa, rgo directivo da Frente Patritica de Libertao
Nacional, que integrava diferentes correntes da oposio. Acabou por entrar em divergncia com os
demais elementos em relao forma de derrubar Salazar. Procurado pela PIDE desde 1959, foi a
Badajoz, em 13 de Fevereiro de 1965, pensando acorrer a um encontro com oficiais do exrcito. A partir
desse dia, ele e a sua secretria, a brasileira Arajaryr de Campos, foram dados como desaparecidos. S dois
meses mais tarde, a 24 de Abril de 1965, na sequncia das investigaes de uma Comisso da Federao
Internacional de Direitos do Homem, foi anunciada a descoberta dos corpos, perto de Villanueva del
Fresno. Humberto Delgado foi colaborador de diversas revistas e jornais, de que se podem referir a
Revista Militar, a Revista de Artilharia, a Do Ar, a Aeronutica, a Defesa Nacional, da qual era editor e
chefe dos servios de propaganda, e de O Sculo. So vrias as obras publicadas: de 1933, "A pulhice do
Homo Sapiens"; de 1937, "Aviao, Exrcito, Marinha, Legio: conferncias"; de 1937, "Guerra de ruas e
guerra de guerrilhas"; de 1939, "Auxiliar do graduado da Legio: 28 de Maio, pea radiofnica em trs
actos". referido, pela actividade poltica que desenvolveu, como "o General Sem Medo".
Histria custodial e arquivstica: Parte da documentao produzida e acumulada por Humberto Delgado
foi, por ele prprio, enviada para a Quinta da Sela Velha, sem instrues sobre a respectiva guarda e
_____________________________________________________________________________________

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destino futuro. O exlio de Humberto Delgado no Brasil, em 1959 e, posteriormente, na Arglia, teve como
consequncia que parte da sua documentao nunca tenha sido recuperada.
Em 1981 o fundo foi oferecido pela famlia Biblioteca Nacional, tendo ficado guarda do Departamento
de Esplios. Em 1997, aps a concordncia dos doadores, foi transferido para o Instituto dos Arquivos
Nacionais/Torre do Tombo, ao abrigo do protocolo celebrado entre as duas instituies, em Dezembro de
1996.
A 12 de Maio de 1998, comemorando-se o 40. aniversrio das eleies presidenciais de 1958, as famlias
de vrios particulares, directamente ligados candidatura de Humberto Delgado, doaram as respectivas
coleces: Cal Brando (por D. Beatriz Cal Brando); Artur Mirandela (por D. Helena Mirandela e D.
Maria Domingas Galhardo); Montalvo Machado (por Jlio Montalvo Machado); e Srgio Carvalho
Duarte. Embora de provenincia diferente, essa documentao foi apensa ao esplio Humberto Delgado e
encontra-se descrita no mesmo inventrio, se bem que individualizada.
mbito e contedo: Tratando-se de documentao produzida e acumulada no mbito do desempenho de
actividades profissionais e polticas concretas, reflecte as diferentes reas de actividade e de interesse do
respectivo produtor.
Parte assume carcter pessoal, como a correspondncia (cartas de familiares e amigos, telegramas,
cartes); a documentao relativa a gesto patrimonial e administrao de propriedades (correspondncia,
recibos, facturas, contratos de arrendamento); a relativa carreira militar (curricula, notas biogrficas,
louvores); bem como uma coleco de recortes de imprensa, nacional e estrangeira, sobre temticas muito
diversas.
Outra parte da documentao resulta do exerccio das suas funes como comissrio adjunto da Mocidade
Portuguesa e adjunto militar do Comando Geral da Legio Portuguesa, bem como das que desempenhou
no mbito da aviao militar e da implementao da aviao civil em Portugal, nas negociaes para a
cedncia das bases areas dos Aores aos aliados, no mbito da 2. Guerra, e na representao em
organismos internacionais. Destacam-se a correspondncia, os copiadores de correspondncia, os
discursos, os acordos, os contratos, os relatrios, os apontamentos, os estudos, as notas, os regulamentos,
os mapas e cartas militares, os memorandum, os curricula, os recortes de imprensa.
Da actividade poltica, mais precisamente da sua candidatura s eleies de 1958, destaca-se a
correspondncia, as listas de apoiantes, discursos, apontamentos, bem como, do perodo posterior,
correspondncia, relatrios, palestras, apontamentos, artigos e recortes de imprensa portuguesa e
estrangeira, panfletos, entre outros documentos.
Como apoio ao desempenho profissional inclui monografias tcnicas ou especializadas sobre aviao e
aeronutica civil e militar, histria e questes militares, ou directamente dele resultante: obras publicadas
por Humberto Delgado.
As doaes de Artur Mirandela, Cal Brando, Montalvo Machado e Srgio Carvalho Duarte incluem
documentao relativa s eleies de 1958: correspondncia, discursos, panfletos, comunicados,
manifestos, cartazes, fotografias, transcries de artigos publicados na imprensa portuguesa e estrangeira.
A doao Montalvo Machado contm o registo sonoro de um discurso proferido por Humberto Delgado
em Chaves, a 22 e Maio de 1958.
Avaliao, seleco e eliminao: ------------------Ingressos adicionais: ------------------Sistema de organizao: A documentao foi classificada pela autora do inventrio segundo um critrio
orgnico-funcional, tendo sido consideradas as seguintes seces: "Actividade militar e diplomtica"
(constituda pelas sries "Legio Portuguesa", "Aviao civil e militar", "Correspondncia oficial");
"Actividade pessoal" (que compreende as sries "Correspondncia particular", "Documentos biogrficos",
"Documentos pessoais" e "Recortes de imprensa"); "Actividade poltica" (com as sries "Eleies
presidenciais de 1958" e "Exlio").
A documentao oferecida em 1998 foi organizada por doadores, cada um dos quais considerado uma
seco: "Doao Artur Mirandela", "Doao Cal Brando", "Doao Montalvo Machado" e "Doao
Srgio Carvalho Duarte". Em cada seco existe uma nica srie intitulada "Eleies presidenciais de
1958".
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Condies de acesso: ------------------Condies de reproduo: Sujeita a algumas restries tendo em conta o tipo dos documentos, o seu
estado de conservao ou o fim a que se destina a reproduo de alguns documentos, analisadas, caso a
caso, pelo servio de reprografia, de acordo com as normas que regulam os direitos de propriedade do
IAN/TT - entre outros autorizao da Direco para efeitos de publicao - e a legislao sobre direitos de
autor e direitos conexos.
Guias e Roteiros:
PORTUGAL. Instituto dos Arquivos Nacionais / Torre do Tombo. Direco de Servios de Arquivstica "Humberto Delgado". in Guia Geral dos Fundos da Torre do Tombo: Coleces, Arquivos de Pessoas
Singulares, de Famlias, de Empresas, de Associaes, de Comisses e de Congressos. Coord. Maria do
Carmo Jasmins Dias Farinha [et al.]; elab. Luclia Runa; fot. Jos Antnio Silva. Lisboa: IAN/TT, 2005.
vol. VI. (Instrumentos de Descrio Documental). ISBN 972-8107-69-2. p. 106-110. Acessvel no
IAN/TT, IDD (L602/6).
UCHA, Paula Cristina - Inventrio do esplio Humberto Delgado. Lisboa: Fundao Humberto Delgado,
IAN/TT, INCN, 1998. ISBN 972-27-0921. Acessvel no Instituto dos Arquivos Nacionais / Torre do
Tombo, Portugal. (L 614).
Existncia e localizao de originais: ---------------Existncia e localizao de cpias: -----------------Unidades de descrio relacionadas:
Relao complementar: Portugal, Torre do Tombo: PIDE-DGS (PT-TT-PIDE); Relao complementar:
Arquivo Salazar (PT-TT-AOS); Legio Portuguesa (PT-TT- LP); O Sculo (PT-TT-EPJS).
Relao complementar: Portugal, Arquivo Histrico Diplomtico;
Relao complementar: Portugal, Centro de Documentao do Dirio de Notcias;
Relao complementar: Portugal, Arquivo do Comrcio do Porto;
Relao complementar: Portugal, Centro de Documentao 25 de Abril;
Relao complementar: Portugal, Arquivo do Tribunal Militar.
Nota de publicao
ZONA DAS NOTAS
Notas: Foi assinado um protocolo entre o Instituto dos Arquivos Nacionais/Torre do Tombo e a Fundao
Humberto Delgado, em 25 de Outubro de 2001, com o objectivo de concretizao do projecto "Arquivo
Histrico Humberto Delgado, que visa possibilitar, atravs das novas tecnologias [digitalizao e posterior
reconhecimento ptico de caracteres], o tratamento e acesso informao [relativa a Humberto Delgado]
disponvel em arquivos nacionais e estrangeiros." O projecto conta com o apoio do Programa Operacional
Sociedade de Informao.
Nota do arquivista: Descrio elaborada por Luclia Runa com base no instrumento de descrio referido.
Revista por Clara Carvalho.
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Regras ou convenes:
Data da descrio: Elaborao: 2003, Agosto; Reviso: 2007, Janeiro.
ZONA DA IDENTIFICAO
Formas autorizadas do nome: Delgado, Humberto da Silva. 1906-1965, general
Formas paralelas do nome: ------------------Formas autorizadas do nome de acordo com outras regras: ------------------Outras formas do nome: O General sem Medo
ZONA DA DESCRIO
Datas de existncia: 15/05/1906-?/02/1965
Histria: Humberto da Silva Delgado, filho de Joaquim da Silva Delgado, oficial do exrcito, e de Maria
do Pereira Delgado, nasceu em Boquilobo, Torres Novas, a 15 de Maio de 1906. Casou com Maria Iva
de Andrade Delgado. Frequentou o Colgio Militar, cujo curso concluiu em 1922, bem como a Escola do
Exrcito, onde se formou em Artilharia de Campanha, em 1925. Ingressou ento na Escola Prtica de
Artilharia. Participou na preparao no Movimento do 28 de Maio de 1926, que ps termo ao regime
republicano. Frequentou o curso de observador aeronutico (1926-1927), passando depois a instrutor e, em
1928, tirou o curso de oficial piloto aviador. Entre 1929 e 1932 fez os preparatrios do Curso de EstadoMaior e de 1932 a 1936 frequentou a Escola Central de Oficiais, concluindo o Curso de Estado-Maior.
Desempenhou funes de adjunto militar do Comando Geral da Legio Portuguesa, de comissrio nacional
adjunto da Mocidade Portuguesa, passando depois a vogal do Conselho Tcnico. Foi adjunto da Misso
Militar s colnias em 1938, altura em que se deslocou a So Tom, Angola e Moambique. Acompanhou
o Presidente da Repblica, general Craveiro Lopes, frica do Sul. Em 1929 foi secretrio do Ministro da
Instruo, o tenente-coronel Eduardo da Costa Ferreira. Data do mesmo ano a visita de estudo aviao
francesa e de 1932 a visita de estudo ao Marrocos espanhol. Na sequncia de convite do Governo espanhol
acompanhou uma misso da Legio Portuguesa a Espanha, durante a guerra civil. Em 1942 foi nomeado
representante do Ar nas negociaes para a cedncia aos ingleses da base dos Aores, o que lhe valeu a
atribuio da Ordem do Imprio Britnico. Em 1944 foi nomeado director-geral do Secretariado de
Aviao Civil e em 1945 fundou os Transportes Areos Portugueses (TAP), criando as primeiras linhas de
ligao areas com Angola e Moambique. Em 1952 foi nomeado adido militar na Embaixada de Portugal
em Washington e membro do Comit dos Representantes Militares da NATO. Com 47 anos foi promovido
a general e em 1956 o Governo americano concedeu-lhe o grau de oficial da Ordem de Mrito. Em 1958
recebeu convite da oposio democrtica para se apresentar, como candidato independente, s eleies
presidenciais. Aceitou, afirmando, durante a campanha eleitoral, que demitiria Salazar, caso o vencesse
nas urnas. O apoio popular sua candidatura e a subsequente aco da PIDE causaram tumultos no Porto e
em Lisboa, a 14 e 16 de Maio. Realizadas as eleies, foram os seguintes os resultados divulgados: 25%
dos votos para Humberto Delgado e 75% para Amrico Toms. Foi ento afastado, pelo Governo, das
funes que exercia. Manteve, no entanto, actividade poltica, criando o Movimento Nacional
Independente. A 12 de Janeiro de 1995 refugiou-se na Embaixada do Brasil, acabando por partir, a 21 de
Abril de 1959, para o Rio de Janeiro, onde entrou em contacto com oposicionistas ao regime poltico de
Salazar, com o objectivo de contra ele desenvolver uma aco concertada. Assumiu a responsabilidade
poltica do apresamento do navio Santa Maria, da Companhia Nacional de Navegao, em 22 de Janeiro
de 1961, levado a cabo por Henrique Galvo em conjunto com membros do Directrio Ibrico de
Libertao. Nesse mesmo ano entrou clandestinamente em Portugal, com o objectivo de participar na
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revolta de Beja, que no vingou. O facto causou-lhe a perda do estatuto de exilado no Brasil. Deixou este
pas em 1963, voltando Europa (Checoslovquia), onde passou trs meses. Foi depois para a Arglia,
onde o presidente Ben Bella o recebeu com honras de chefe de Estado. Assumiu a liderana da Junta
Revolucionria Portuguesa, rgo directivo da Frente Patritica de Libertao Nacional, que integrava
diferentes correntes da oposio. Acabou por entrar em divergncia com os demais elementos em relao
forma de derrubar Salazar. Procurado pela PIDE desde 1959, foi a Badajoz, em 13 de Fevereiro de 1965,
pensando acorrer a um encontro com oficiais do exrcito. A partir desse dia, ele e a sua secretria, a
brasileira Arajaryr de Campos, foram dados como desaparecidos. S dois meses mais tarde, a 24 de Abril
de 1965, na sequncia das investigaes de uma Comisso da Federao Internacional de Direitos do
Homem, foi anunciada a descoberta dos corpos, perto de Villanueva del Fresno. Humberto Delgado foi
colaborador de diversas revistas e jornais, de que se podem referir a Revista Militar, a Revista de
Artilharia, a Do Ar, a Aeronutica, a Defesa Nacional, da qual era editor e chefe dos servios de
propaganda, e de O Sculo. So vrias as obras publicadas: de 1933, "A pulhice do Homo Sapiens"; de
1937, "Aviao, Exrcito, Marinha, Legio: conferncias"; de 1937, "Guerra de ruas e guerra de
guerrilhas"; de 1939, "Auxiliar do graduado da Legio: 28 de Maio, pea radiofnica em trs actos".
referido, pela actividade poltica que desenvolveu, como "o General Sem Medo".
Lugares: ------------------Estatuto legal: ------------------Funes, ocupaes e actividades: ------------------Mandatos/Fontes de autoridade: ------------------Genealogia: ------------------Contexto geral: ------------------ZONA DAS RELAES
Nome/Identificador da pessoa colectiva, da pessoa singular ou da famlia relacionadas: ------------------Tipo de relao: ------------------Descrio da relao: ------------------Datas da relao: ------------------ZONA DO CONTROLO
Datas de criao, reviso ou eliminao: Criado em 11/08/2006.
Fontes: COMISSO NACIONAL PARA AS COMEMORAES DO 40. ANIVERSRIO DAS
ELEIES DE 1958 (org.) - Humberto Delgado e as eleies de 1958: documentao da Torre do
Tombo. Lisboa: Comisso Nacional para as Comemoraes do 40. aniversrio das eleies de 1958, 1998.
ISBN 972-97971-0-2.
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GRANDE ENCICLOPDIA PORTUGUESA E BRASILEIRA. Lisboa: Editorial Enciclopdia, s.d., v. 8.
INSTITUTO DOS ARQUIVOS NACIONAIS/TORRE DO TOMBO (org.) - O Arquivo da PIDE/DGS na
Torre do Tombo: Guia da exposio. Lisboa: IAN/TT, 1997, p. 32, 59-60, 83-84, 101. ISBN 972-8107-307.
INSTITUTO DOS ARQUIVOS NACIONAIS/TORRE DO TOMBO (org.) - O Arquivo Salazar na Torre
do Tombo: exposio. Lisboa: IAN/TT, 2000, p. 58, 65, 70. ISBN972-8107-556-0.
RELAES
1. relao
Identificadores e ttulos dos recursos relacionados: Humberto Delgado (cdigo de referncia: PT-TTHD).
2. relao
Identificadores e ttulos dos recursos relacionados: Fundao Humberto Delgado (<URL:
http://www.hum-bertodelgado.pt>).
Tipos de recursos relacionados: Stio web.
Natureza das relaes: Assunto.
Datas dos recursos relacionados e/ou das relaes: 11/08/2006 (data do acesso)
10. EXEMPLO
ZONA DE IDENTIFICAO
Cdigo de referncia: PT-TT-CAM
Ttulo: Documentos de D. Carlos, D. Amlia e D. Manuel II
Datas de produo: 1893-1910; 1927-1931
Nvel de descrio: Coleco
Dimenso e suporte (quantidade, volume ou extenso): 1 cx. (211doc.); papel
ZONA DO CONTEXTO
Nome do Produtor: ------------------Histria biogrfica: D. Manuel II nasceu no Palcio de Belm, a 15 de Novembro de 1889, tendo-lhe sido
atribudo o ttulo de duque de Beja. Faleceu em Inglaterra, em Twickenham, em 2 de Julho de 1932. Era
filho de D. Carlos I de Bragana e de D. Amlia de Orlans.
Foi o ltimo rei de Portugal, num reinado que teve incio em 1 de Fevereiro de 1908, com o regicdio, que
atingiu no s D. Carlos I, mas tambm o Infante real D. Lus Filipe, at 1910, mais precisamente 5 de
Outubro, com a instaurao da Repblica.
Aps o regicdio, e reunido o Conselho de Estado a 2 de Fevereiro de 1908, foi nomeado um governo de
concentrao partidria, que s excluiu os partidrios de Joo Franco. Ferreira do Amaral foi nomeado
presidente do novo ministrio. Quanto a Joo Franco, partiu para o exlio, em Espanha, a 5 de Fevereiro de
1908. A instabilidade poltica, no entanto, continuou. A 7 de Dezembro, os regeneradores retiram a
confiana ao governo de Ferreira do Amaral e a 18 de Dezembro o governo caiu, sendo constitudo um
governo regenerador, presidido por Campos Henriques, que por sua vez caiu a 1 de Abril de 1909, sendo
substitudo por um governo presidido por Sebastio Sousa Teles.
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O seu reinado ficou igualmente marcado por tentativas falhadas de golpes republicanos, a 1 de Abril e a 19
de Agosto de 1910.
Na poltica interna, o reinado de D. Manuel II foi ainda marcado pela questo Hinton e pela questo do
Crdito Predial, que deflagraram em 1910.
Externamente, D. Manuel II viajou at Espanha e Inglaterra, pases com os quais tentou manter boas
relaes.
Face vitria da revolta republicana, abandonou o Palcio das Necessidades, partindo para Mafra, da para
a Ericeira e finalmente para Plymouth, onde chegou a 19 de Outubro. Com ele partiram para o exlio as
rainhas D. Amlia e D. Maria Pia.
Casou, a 4 de Setembro de 1913, com Augusta Vitria de Hohenzollern-Sigmaringen, filha do prncipe
Guilherme de Hohenzollern, fixando residncia em Twickenham no final de 1913.
Fonte imediata de aquisio ou transferncia: Documentao comprada pela Torre do Tombo a livreiros
antiqurios e em leilo, em Novembro de 1966, Setembro de 1977, Junho de 1981 (a Jos Manuel
Rodrigues) e em Julho de 1982. A ltima aquisio de documentos realizou-se em 24 de Maio de 2006.
mbito e contedo: Grande parte da documentao est directamente relacionada com D. Manuel II, como
as suas memrias relatando a morte de seu pai, o rei D. Carlos, um copiador de cartas, discursos
proferidos, telegramas e correspondncia recebida de outros soberanos da Europa, como sejam Eduardo
VII e Jorge V de Inglaterra, Afonso XIII de Espanha, e de diversas personalidades, sendo de referir Lus
Augusto Pinto de Soveral (1. Marqus de Soveral), Jos Capelo Franco Frazo (1. Conde de Penha
Garcia), Venceslau de Lima, Manuel de Oliveira Ramos, Zfimo Consiglieri Pedroso, Fernando Serpa,
Antnio Maria Tovar de Lemos Pereira (1. conde de Tovar), Antnio Ribeiro da Costa, Vicente de Paula
Gonalves Zarco da Cmara (10. Conde da Ribeira Grande), e o coronel (mais tarde general) Raul
Esteves, entre outros.
Existem algumas cartas dirigidas a D. Amlia, remetidas por D. Carlos, D. Manuel II, Hintze Ribeiro,
Venceslau de Lima e por Antnio Maria Jos de Melo Csar e Meneses (5. Conde de Sabugosa).
Avaliao, seleco e eliminao
Ingressos adicionais: ------------------Sistema de organizao: Documentao organizada segundo critrios temtico-pessoais.
Condies de acesso: Documentao sujeita a autorizao prvia e a horrio restrito.
documentos, analisado, caso a caso, pelo servio de reprografia, de acordo com as normas que regulam os
direitos de propriedade do IAN/TT e a legislao sobre direitos de autor e direitos conexos.
Guias e Roteiros:
PORTUGAL. Instituto dos Arquivos Nacionais / Torre do Tombo. Direco de Servios de Arquivstica "Documentos de D. Carlos, D. Amlia e D. Manuel II". in Guia Geral dos Fundos da Torre do Tombo:
Coleces, Arquivos de Pessoas Singulares, de Famlias, de Empresas, de Associaes, de Comisses e de
Congressos. Coord. Maria do Carmo Jasmins Dias Farinha [et al.]; elab. Joana Braga; fot. Jos Antnio
Silva. Lisboa: IAN/TT, 2005, v. VI. (Instrumentos de Descrio Documental). ISBN 972-8107-69-2. p.
88-89. Acessvel no IAN/TT, IDD (L 602/6).
PORTUGAL. Instituto dos Arquivos Nacionais / Torre do Tombo - D. Carlos, D. Amlia e D. Manuel II.
[dactilografado]. Acessvel no Instituto dos Arquivos Nacionais / Torre do Tombo, Lisboa, Portugal.
Catlogo (L 527).
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Existncia e localizao de originais: --------------Existncia e localizao de cpias: -----------------Unidades de descrio relacionadas: --------------Nota de publicao: ------------------ZONA DAS NOTAS
Nota do arquivista: Descrio elaborada por Joana Braga a partir do instrumento de descrio referido.
Actualizada por Antnio Frazo no campo "Datas", "Dimenso e suporte", "mbito e contedo",
"Instrumentos de descrio"e em "Notas fonte imediata de aquisio". Revista por Clara Carvalho.
Regras ou convenes:
Data da descrio: Elaborao: 2003, Setembro; Reviso: 2006, Dezembro.
ZONA DA IDENTIFICAO
Formas autorizadas do nome: D. Manuel II. 1889-1932, rei de Portugal
Formas paralelas do nome: ------------------Formas autorizadas do nome de acordo com outras regras: ------------------Outras formas do nome: ------------------Identificadores para pessoas colectivas: ------------------ZONA DA DESCRIO
Datas de existncia: 15/11/1889-02/07/1932
Histria: D. Manuel II nasceu no Palcio de Belm, a 15 de Novembro de 1889, tendo-lhe sido atribudo o
ttulo de duque de Beja. Faleceu em Inglaterra, em Twickenham, em 2 de Julho de 1932. Era filho de D.
Carlos I de Bragana e de D. Amlia de Orlans.
Foi o ltimo rei de Portugal, num reinado que teve incio em 1 de Fevereiro de 1908, com o regicdio, que
atingiu no s D. Carlos I, mas tambm o Infante real D. Lus Filipe, at 1910, mais precisamente 5 de
Outubro, com a instaurao da Repblica.
Aps o regicdio, e reunido o Conselho de Estado a 2 de Fevereiro de 1908, foi nomeado um governo de
concentrao partidria, que s excluiu os partidrios de Joo Franco. Ferreira do Amaral foi nomeado
presidente do novo ministrio. Quanto a Joo Franco, partiu para o exlio, em Espanha, a 5 de Fevereiro de
1908. A instabilidade poltica, no entanto, continuou. A 7 de Dezembro, os regeneradores retiram a
confiana ao governo de Ferreira do Amaral e a 18 de Dezembro o governo caiu, sendo constitudo um
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governo regenerador, presidido por Campos Henriques, que por sua vez caiu a 1 de Abril de 1909, sendo
substitudo por um governo presidido por Sebastio Sousa Teles.
O seu reinado ficou igualmente marcado por tentativas falhadas de golpes republicanos, a 1 de Abril e a 19
de Agosto de 1910.
Na poltica interna, o reinado de D. Manuel II foi ainda marcado pela questo Hinton e pela questo do
Crdito Predial, que deflagraram em 1910.
Externamente, D. Manuel II viajou at Espanha e Inglaterra, pases com os quais tentou manter boas
relaes.
Face vitria da revolta republicana, abandonou o Palcio das Necessidades, partindo para Mafra, da para
a Ericeira e finalmente para Plymouth, onde chegou a 19 de Outubro. Com ele partiram para o exlio as
rainhas D. Amlia e D. Maria Pia.
Casou, a 4 de Setembro de 1913, com Augusta Vitria de Hohenzollern-Sigmaringen, filha do prncipe
Guilherme de Hohenzollern, fixando residncia em Twickenham no final de 1913.
Lugares
Estatuto legal: ------------------Funes, ocupaes e actividades: ------------------Mandatos/Fontes de autoridade: ------------------Estruturas internas/Genealogia: ------------------Contexto geral: ------------------ZONA DAS RELAES
Nome/Identificador da pessoa colectiva, da pessoa singular ou da famlia relacionadas: D. Carlos I.
1863-1908, rei de Portugal (identificador do registo de autoridade: PT-FNA046)
Tipo de relao: Familiar
Descrio da relao: D. Manuel II filho de D. Carlos I
Datas da relao: -------------------ZONA DO CONTROLO
Estatuto: -----------------Nvel de detalhe: Mdio
Fontes: Informao disponibilizada por Joana Braga (IAN/TT).
DICIONRIO DE HISTRIA DE PORTUGAL. Dir. Joel Serro. Porto: Figueirinhas, 1984 (imp.), v. 4.,
p. 161.
PROENA, Maria Cndida - D. Manuel II. Lisboa: Crculo de Leitores, 2006. ISBN 972-42-3659-5.
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RELAES
Identificadores e ttulos dos recursos relacionados: Documentos de D. Carlos, D. Amlia e D. Manuel II

(cdigo de referncia: PT-TT-CAM).
Tipos de recursos relacionados: Coleco documental.
Natureza das relaes: Coleccionador.
Datas dos recursos relacionados: 1893-1910; 1927-1931 (datas de produo da documentao).
11. EXEMPLO
ZONA DE IDENTIFICAO
Cdigo de referncia: PT-TT-FFA
Ttulo: Famlia Ferreira do Amaral
Datas: Sc. XIX-XX
Dimenso e suporte (quantidade, volume ou extenso): 21 cx.; papel
ZONA DO CONTEXTO
Nome do Produtor: Ferreira do Amaral. Famlia, fl. sculos XIX-XX
Histria familiar: Com ascendncia em Antnio de Macedo (sculo XVI), vrios membros desta famlia
serviram na praa de Mazago, no Norte de frica, at ao seu abandono em 1769 por ordem do Marqus
de Pombal.
Mais recentemente, deve referir-se Joo Maria Ferreira do Amaral, assassinado pelos chineses em 1849,
sendo governador de Macau. Foi segundo marido de D. Maria Helena de Albuquerque, baronesa de
Oliveira Lima, ttulo que lhe foi concedido pelo rei D. Lus por Decreto de 18 de Outubro de 1883, sendo
j viva de seu terceiro marido, conselheiro Manuel Jorge de Oliveira Lima.
Destacou-se tambm Francisco Joaquim Ferreira do Amaral (1844-1923), governador de Momedes, de
So Tom, de Angola e da ndia (101.), filho de Joo Maria Ferreira do Amaral e de D. Maria Helena de
Albuquerque. Durante o seu governo em Angola Capelo e Ivens fizeram a travessia do continente africano,
e processou-se a colonizao do sul do territrio, nomeadamente com a implantao de uma colnia
madeirense no planalto de Hula. Foi deputado em vrias legislaturas, ministro da Marinha, dos Negcios
Estrangeiros (interino), Par do Reino, membro do Instituto de Socorros a Nufragos, da Junta Geral das
Misses Ultramarinas e do Instituto Ultramarino, inspector do Arsenal da Marinha, presidente da
Sociedade de Geografia, tendo nesta qualidade, organizado as comemoraes do IV Centenrio da
Descoberta da ndia. Aps o regicdio, presidiu ao ministrio de que fizeram parte Campos Henriques,
Venceslau de Lima, Sebastio Teles, Afonso Espregueira, Augusto de Castilho e Calvet de Magalhes.
actual representante da famlia Augusto Martins Ferreira do Amaral, filho de Joo Maria Barreto
Ferreira do Amaral, 2. baro de Oliveira Lima, licenciado em Direito, advogado, historiador, membro do
Partido Popular Monrquico, vogal do Conselho de Nobreza. Exerceu os cargos de secretrio de Estado da
Estruturao Agrria e de ministro da Qualidade de Vida do Governo Central.
Fonte imediata de aquisio ou transferncia: Documentao depositada no IAN/TT em 2000, pelo Dr.
Augusto Ferreira do Amaral, em representao da famlia.
mbito e contedo: A maior parte da documentao pertence a Francisco Joaquim Ferreira do Amaral
(caixa 2 a 14 e 17 a 21). Trata-se, fundamentalmente, de correspondncia recebida de familiares e amigos,
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entre as quais se destacam personalidades de renome na poca, para alm dos reis D. Carlos e D. Manuel
II, rainhas D. Amlia e D. Maria Pia, e do infante D. Afonso. Outra parte da correspondncia foi-lhe
enviada por entidades de diversa natureza, podendo referir-se, a ttulo de exemplo, a Sociedade de
Geografia de Lisboa e de Madrid , o Ateneu Comercial de Lisboa e do Porto, a Academia de Estudos
Livres, a Universidade de Coimbra, a Academia Real de Belas Artes, a Associao de Classe dos
Engenheiros Maquinistas, o Centro Democrtico Duarte Leite, o Clube Militar Naval, a Sociedade do
Palcio de Cristal Portuense, a Expedio rctica Francesa, os tablissements Franais du Golfe de
Guine, a Cmara Municipal de Luanda, a Junta Consultiva do Ultramar, a Presidncia do Conselho de
Ministros, o Ministrio do Reino, o Ministrio dos Negcios Estrangeiros, a Secretaria Geral do Governo
de So Tom, etc. Existem tambm impressos (relativos ao cruzador Vasco da Gama; ao contrato para a
construo do porto de Mormugo, ao caminho de ferro da ndia Portuguesa e outras obras;
comemorao do IV Centenrio da Descoberta da ndia: cortejo e homenagem cvica), exemplares de
vrios peridicos (Boletim Oficial do Governo do Estado da ndia, O Mercantil, La Revue Diplomatique;
O Anglo-Lusitano, entre outros) para alm de recortes de imprensa, peties, instrues, cartas patentes, e
temticas como relaes com os indgenas nos concelhos do interior, obras pblicas (enquanto governador
de Momedes); documentos sobre assuntos do Governo da ndia, ou ainda apontamentos manuscritos
(discursos, requerimentos, relatrios, projectos de lei, portarias, propostas de servio martimo, arsenal da
marinha, servio sanitrio, polcia, colnias).
Outro conjunto constituido pelas cartas enviadas por Francisco Joaquim Ferreira do Amaral a Francisco
Joaquim da Costa e Silva (32 cartas, caixa 17).
H tambm documentao respeitante a Manuel Jorge de Oliveira Lima, padrasto do anterior, (caixa 15).
Trata-se, igualmente, de correspondncia recebida, destacando-se, entre os remetentes, vrias
personalidades de renome na poca. o caso de Alexandre Herculano, para citar apenas um exemplo.
Refira-se ainda a correspondncia remetida a D. Maria Helena de Albuquerque (nascida em 1818), por
Joo Maria Ferreira do Amaral, seu primeiro marido, e pelo Visconde de Torrebela (4 cartas e 1 carta,
respectivamente - caixa 1).
Destacam-se ainda cartas de Alberto Ea de Queirs, secretrio da Fazenda em Angola (26 cartas - caixa
1).
Inclui tambm documentao relativa a Antnio Jorge de Oliveira Lima, (autos de posse, recibos,
declaraes de dvidas, instrues, diplomas de habilitaes, mercs honorficas, etc. (caixa 16, pastas 1,
2), a Jos Joaquim de Oliveira, tio do anterior, a Bernardino Jos de Oliveira e Leocdia Leonor de Lima,
pais do referido Antnio Jorge, a Ana Maria de Sousa, sua av, e a Joo Jorge de Oliveira Lima (prazos,
escrituras de compra, certides de pagamento de sisas - respeitantes s propriedades pertencentes Casa
do Muro, na localidade de So Miguel de Paredes, Penafiel - declaraes de dvidas, testamentos, etc. caixa 16, pasta 1), a Jos Joaquim Alves (correspondncia recebida - caixa 16, pasta 3), a Henriqueta
Alves, sua filha (1 carta de Joo Maria Ferreira do Amaral; requerimento ao rei, feito em conjunto com sua
irm, aps a morte de seu pai, para atribuio de uma penso pelos servios por ele prestados - caixa 1 e
caixa 16, pasta 3, respectivamente).
Avaliao, seleco e eliminao: -------------------Ingressos adicionais: -------------------Sistema de organizao: A documentao encontra-se organizada segundo os respectivos produtores. De
referir, entre as excepes, o mao 1 da caixa 16, que rene documentao de diferentes produtores, por
ser mais antiga e se reportar s propriedades pertencentes Casa do Muro, localidade de Paredes.
A correspondncia recebida encontra-se quase toda separada e ordenada alfabeticamente pelo apelido do
respectivo remetente e, dentro destes, por ordem cronolgica. De referir que as 6 ltimas caixas no
apresentam um contedo to homogneo como as anteriores, uma vez que para alm de correspondncia
institucional, no ordenada, apresentam um contedo mais diversificado, tendo at as n. 18, 19 e 20
recebido a classificao de vria. excepo da 16, que rene documentao de vrios autores, as
restantes reportam-se todas a Francisco Joaquim Ferreira do Amaral.
Condies de acesso:
Condies de reproduo: -------------------Idioma / Escrita: Existe alguma correspondncia em ingls e em francs.
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Caractersticas fsicas e requisitos tcnicos: Vrios documentos encontram-se em mau estado de

conservao, nomeadamente caixa 16, pasta 1.
Instrumentos de descrio:
Guias e Roteiros:
PORTUGAL. Instituto dos Arquivos Nacionais / Torre do Tombo. Direco de Servios de Arquivstica "Famlia Ferreira do Amaral". In Guia Geral dos Fundos da Torre do Tombo: Coleces, Arquivos de
Pessoas Singulares, de Famlias, de Empresas, de Associaes, de Comisses e de Congressos. Coord.
Maria do Carmo Jasmins Dias Farinha [et al.]; elab. Luclia Runa; fot. Jos Antnio Silva. Lisboa:
IAN/TT, 2005. vol. VI. (Instrumentos de Descrio Documental). ISBN 972-8107-69-2. p. 249-253.
Acessvel no IAN/TT, IDD (L602/6).
PORTUGAL. Instituto dos Arquivos Nacionais / Torre do Tombo - Guia de remessa. [dactilografado].
Acessvel no Instituto dos Arquivos Nacionais / Torre do Tombo, Lisboa, Portugal. (Guia de remessa,
listando os remetentes da correspondncia dirigida aos vrios membros da famlia, bem como o nmero de
cartas remetidas por cada um. Listagem facultada pelo Dr. Augusto Ferreira do Amaral, na altura em que
procedeu ao depsito da documentao na Torre do Tombo. Existe ainda uma relao muito breve de
contedos para as caixas que encerram mais do que correspondncia: 16 a 21.)
Existncia e localizao de originais: -------------------Existncia e localizao de cpias: -------------------Unidades de descrio relacionadas: Relaes complementares: Portugal, Torre do Tombo: fundos ou
coleces de alguns remetentes da correspondncia, enquanto pessoas singulares ou membros de uma
famlia. o caso do Conde das Alcovas; de Joo Amaral (referncias a Antnio Alemo); do Marqus
de vila; do Duque de vila; de Jlio de Castilho; de Jos Luciano de Castro; de Joo Snel de Cordes; de
Joo de Azevedo Coutinho; do Conde das Galveias; de Francisco Higino Craveiro Lopes; do Duque de
Palmela.
Relao complementar: Portugal, Torre do Tombo: Na srie de livros de contas da Montaria-Mor do Reino
(Errio Rgio/Contadorias Gerais da Corte e Provncia da Estremadura e das Provncias do Reino, Ilhas
dos Aores e da Madeira/Contas de Instituies, Tesoureiros e Casas, Montaria-Mor, liv. 13, f. 26 v)
encontra-se documentao relacionada com Joo Maria Ferreira do Amaral, cavaleiro fidalgo da Casa
Real.
Relao complementar: Portugal, Arquivo Geral da Marinha: Documentao avulsa, 1822-1852, cx. 719
(processo de Joo Maria Ferreira do Amaral e Registo do Conselho do Almirantado); cx. 465 (Bergantim
23 de Julho e Fragata D. Pedro), cx. 555 (Corveta D. Joo I), cx. 592 (Corveta Urnia), cx. 626 (Fragata
Diana), cx. 632 (Fragata D. Pedro), cx. 470 (Brigue Liberal); 1833-1838 (Livros de registo de lotaes ou
ordens para a Corveta Isabel Maria, para a Corveta D. Joo I e para a Corveta Urnia); Livros de registo de
instrues para os comandantes dos navios de guerra n. 31.
Portugal, Arquivo Histrico Ultramarino: Documentao avulsa de Macau, pastas 1a 26 (1834-1859);
Relao complementar: Portugal, Arquivo Histrico Parlamentar;
Relao complementar: Portugal, Arquivo Histrico Diplomtico;
Relao complementar: Portugal, Arquivo Histrico de Macau.
Nota de publicao: AMARAL, Augusto Ferreira do - A aclamao e D. Manuel II: estudo histricopoltico do primeiro ministrio de D. Manuel II, baseado em numerosos documentos inditos, incluindo
cartas do rei. [Lisboa]: Empresa Nacional de Publicidade [cop. 1966].
- A varonia Ferreira do Amaral. Lisboa: [s.n.], 1974 (Lisboa: Grf. Boa Nova).
- Fontes da genealogia em Portugal. Razes e memrias. Lisboa: Associao Portuguesa de Genealogia. 9
(1993), p. 55-106
- Fontes da genealogia em Portugal. Porto: Universidade Moderna. Centro de Estudos de Genealogia,
Herldica e Histria da Famlia, 2000.
AMARAL Augusto Ferreira do; Albuquerque, Lus de - Histria de Mazago. Lisboa: Alfa, 1989.
ZONA DAS NOTAS
Notas: -------------------_____________________________________________________________________________________

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Nota do arquivista: Descrio elaborada por Luclia Runa com base na guia de remessa, na anlise da
documentao e na seguinte bibliografia:
SILVA, Maria Teresa Lopes da - Transio de Macau para a modernidade: 1841-1853: Ferreira do Amaral
e a construo da soberania portuguesa. Lisboa: Fundao Oriente, 2002. ISBN 972-785-035-9.
Revista e completada por Maria do Carmo Dias Farinha e por Clara Carvalho.
Regras ou convenes:
Data da descrio: Elaborao: 2002, Julho; Reviso: 2004, Setembro; 2007, Janeiro.
ZONA DA IDENTIFICAO
Tipo de entidade: Famlia
Formas autorizadas do nome: Ferreira do Amaral. Famlia, fl. sculos XIX-XX
Formas paralelas do nome: -------------------Formas autorizadas do nome de acordo com outras regras: -------------------Outras formas do nome: -------------------Identificadores para pessoas colectivas: -------------------ZONA DA DESCRIO
Datas de actividade: Fl. sculos XIX-XX
Histria: A famlia parece ser originria de Mazago, atravs de Jos Ferreira da Penha de Frana, filho de
Francisco Rodrigues Cabral, nascido naquela cidade. Eram, respectivamente, av e bisav de Joo Maria
Ferreira do Amaral. Este nasceu em Lisboa, a 4 de Maro de 1803, e faleceu em Macau, em 22 de Agosto
de 1849. Era filho de Francisco Joaquim Ferreira do Amaral e de Ana Isabel Cirlia de Mendona do
Amaral. Casou com Maria Helana de Albuquerque, nascida no Funchal em 1818, de quem teve um filho:
Francisco Joaquim Ferreira do Amaral.
Era aspirante a guarda-marinha em 1821, tendo iniciado a carreira na esquadra que, no Brasil, aps a
declarao da independncia, defendia os interesses portugueses. Destacou-se a sua participao na batalha
de Itaparica. Em 1823 foi promovido a guarda-marinha e em 1825 a 2. tenente. Em 6 de Dezembro de
1827 tornou-se morador da Casa Real. Era ento comandante de uma embarcao da esquadrilha do
Algarve.
No perodo compreendido entre 1828-1833 defendeu o partido constitucional, sendo preso em 29 de Maio
de 1828, na sequncia das perseguies aos liberais. Foi liberto em 7 de Dezembro de 1829. Em 25 de
Setembro de 1831 emigrou para Inglaterra e, mais tarde, para a Ilha Terceira, onde se agruparam as foras
liberais. Integrou a expedio do Mindelo, desembarcando com as tropas de D. Pedro IV em Julho de
1832, no comando de um dos navios da esquadra liberal.
Foi promovido a 1. tenente em Abril de 1833 e em Julho do mesmo ano a capito-tenente. At ao final da
guerra comandou o brigue "So Boaventura" e a esquadrilha do Ribatejo.
Comandou vrios navios, entre os quais as corvetas D. Joo I e "Urnia". No comando desta ltima foi
para Angola, onde combateu o trfico de escravos, comandando em simultneo a estao naval nessa
costa. Em 1840 dirigiu-se ao Rio de Janeiro, para receber o ministro residente , Joaquim Figanire.
Foi eleito deputado s Cortes por Angola e Benguela em 1841, mas o mandato foi efmero.
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Em Julho de 1842 recebeu o comando da fragata Diana, sendo promovido a capito de fragata em 1844,
voltando a Angola e a ser eleito deputado em 1845. Foi promovido a capito de mar e guerra nesse mesmo
ano.
Tambm em 1845, por decreto de 26 de Novembro, foi nomeado governador de Macau. Tomou posse do
cargo em Abril de 1846. Com ele se iniciou a reivindicao da total soberania portuguesa sobre o
territrio, na conjuntura da derrota chinesa na Guerra do pio e da consequente fundao de Hong Kong,
em 1843. Assim, aboliu o "Ho-pu" pequeno - a alfndega da Praia Grande - e o "Ho-pu" grande, no bazar
comercial, tal como os poderes dos negociantes chineses moradores na cidade, expulsou o vice-mandarim,
que nela residia, recusou o pagamento do "foro do cho", que recaa sobre a populao chinesa, alargou os
limites do territrio at s "Portas do Cerco" e s ilhas de Taipa e Coloane. Quanto ao Senado, que resistira
a estas medidas, foi dissolvido. Desta poltica acabou por resultar o seu assassinato, em 1849, nas "Portas
do Cerco".
A sua viva, Maria Helena de Albuquerque, veio a ser baronesa de Oliveira e Lima, pelo seu posterior
casamento com Manuel Jorge de Oliveira Lima, conselheiro, irmo de Antnio Jorge de Oliveira Lima.
Este ltimo nasceu em 26 de Setembro de 1803, e foi 1. oficial honorrio no Ministrio da Marinha, em
Lisboa, e oficial maior graduadoda Secretaria de Estado dos Negcios da Marinha e Ultramar. Eram
ambos filhos de Bernardino Jos de Oliveira e de Leocdia Leonor de Lima e sobrinhos de Jos Joaquim
de Oliveira, presbtero secular do hbito de So Pedro, nascido na freguesia de So Miguel de Paredes, no
bispado do Porto. Eram, por sua vez, netos de Manuel de Oliveira e de Ana Maria de Sousa.
Quanto a Francisco Joaquim Ferreira do Amaral, filho de Joo Maria, nasceu em Lisboa, em 11 de Junho
de 1844 e faleceu em 11 de Agosto de 1923. Foi pai de Augusto Basto Ferreira do Amaral e de Sercia
Emlia Ferreira do Amaral.
Com 12 anos assentou praa na marinha e um ano depois obteve a habilitao necessria para ingressar na
Escola Politcnica. Concluiu o curso em 1861, tendo sido promovido a guarda-marinha em Agosto de
1862. Em 1874 foi promovido a primeiro-tenente.
Foi comandante do iate "Penha Firme", da estao naval de Macau e, posteriormente, do couraado
"Vasco da Gama", imediato da corveta "Mindelo", da fragata "D. Fernando" e comandante da corveta
"Duque de Palmela".
Integrou a expedio frica Oriental, no comando do vapor "Tete".
Desempenhou cargos em vrias provncias ultramarinas, tendo sido governador de Momedes (1878), de
So Tom (1879), da provncia de Angola (1882) e da ndia (1886).
Durante o perodo em que foi governador de Angola destacam-se a travessia do continente africano,
realizada por Capelo e Ivens, e os esforos de colonizao do Sul de Angola - colnias de Humpata, S da
Bandeira (Lubango) e Chibia - bem como a Conferncia de Berlim - 1885 - que consagrou o princpio da
livre navegao e comrcio nas bacias do Nger e Congo, bem como a ocupao efectiva dos territrios do
litoral como base do reconhecimento da posse. Apesar das dificuldades causadas pelo Tratado, destaca-se
a construo da ponte sobre o Lucala, o caminho de ferro de Ambaca, a ponte metlica sobre o Catumbela,
o estabelecimento de uma carreira de navegao entre os portos do distrito do Congo, a reforma dos
servios telgrafo-postais e a reorganizao militar de Angola.
Foi deputado em vrias legislaturas e ministro da Marinha, durante o governo de Dias Ferreira, em 1892.
Deteve ainda, interinamente, a pasta dos Estrangeiros.
Em 1898 foi nomeado par do Reino, indo em viagem ao Brasil, no comando do "Adamastor".
Fez parte do Instituto de Socorros a Nufragos, da Junta Geral das Misses Ultramarinas, do Instituto
Ultramarino. Foi ainda inspector do Arsenal da Marinha e presidente da Sociedade de Geografia de
Lisboa. Enquanto tal, organizou as comemoraes do Centenrio da ndia.
Aps a morte de D. Carlos, e juntamente com Campos Henriques, Venceslau de Lima, Sebastio Teles,
Afonso Espregueira, Augusto de Castilho e Calvet de Magalhes, presidiu ao Ministrio at 25 de
Dezembro de 1908. Aderiu Repblica, tendo o cargo de Senador.
Jos Joaquim Alves nasceu em 1781 e faleceu a 30 de Julho de 1860. Foi pai de Henriqueta Leocdia de
Freitas Alves e de Carlota Joaquina Alves.
Iniciou a sua carreira em 1796, como aspirante da Armada. Integrou a guarnio das naus "Prncipe Real"
e "Rainha" e das fragatas "Tristo", "Minerva" e "D. Maria I", em servio permanente no Estreito de
Gibraltar, costa de Portugal e Aores.
Em 1806 foi-lhe entregue o comando do transporte "Princesa da Beira", com destino ao Brasil.
Posteriormente comandou uma canhoneira e as escunas "Curiosa" e "Conceio". Em 1811, j com o cargo
de capito-tenente, comandou a esquadrilha de guarda costas no Algarve.
Em 1819 foi-lhe confiado o comando da fragata "Sucesso", que juntamente com outros 5 navios de guerra
comboiou 50 navios de guerra rumo ao Brasil. No ano de 1822 comandou a fragata "Constituio".
Foi vice almirante da armada, tendo-se envolvido nas lutas civis do sculo XIX pela causa liberal. Saiu do
pas no perodo da guerra absolutista, tendo sido nomeado, pelos governos constitucionais, comandante
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dos transportes "Minerva" e "Suzana", e encarregue do transporte de tropas e de emigrados, numa primeira
fase para Plymouth e posteriormente para a ilha Terceira, o que implicava quebrar o bloqueio levado a
cabo pela esquadra miguelista. Esteve presente no desembarque do Mindelo e no cerco do Porto.
Acabada a guerra foi nomeado vogal do supremo Conselho de Justia Militar.
Combateu na Guerra Peninsular, em Espanha.
Lugares: -------------------Estatuto legal: -------------------Funes, ocupaes e actividades: -------------------Mandatos/Fontes de autoridade: -------------------Genealogia: -------------------Contexto geral: -------------------ZONA DAS RELAES
Nome/Identificador da pessoa colectiva, da pessoa singular ou da famlia relacionadas: -------------------Tipo de relao: -------------------Descrio da relao: -------------------Datas da relao: -------------------ZONA DO CONTROLO
Estatuto: -------------------Nvel de detalhe: Mdio
Fontes: SILVA, Maria Teresa Lopes da - Transio de Macau para a modernidade: 1841-1853: Ferreira
do Amaral e a construo da soberania portuguesa. Lisboa: Fundao Oriente, 2002. ISBN 972-785-0359.
RELAES
Identificadores e ttulos dos recursos relacionados: Famlia Ferreira do Amaral (cdigo de referncia: PTTT-FFA).
Datas dos recursos relacionados e/ou das relaes: Sculos XIX-XX (datas de produo da
documentao).
_____________________________________________________________________________________
Apndice 2

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Glossrio
O presente glossrio constitui um repositrio sistemtico dos termos utilizados ao longo
das trs partes que constituem as Orientaes para a Descrio Arquivstica.
No corpo das Orientaes, a definio desses termos apresentada nos Comentrios ao
elemento ou elementos de informao especficos com os quais directamente se
relacionam, ou em nota de rodap. Considera-se, no entanto, de utilidade e relevncia
que possam ser reunidos e autonomizados, com o objectivo de facilitar a consulta, a
clarificao e o controlo da terminologia utilizada.
O controlo da terminologia utilizada tanto mais importante quanto a definio dos
termos difere do estabelecido na NP 4041127 e no Dicionrio de terminologia arquivstica128, tendo em conta que estes ainda no contemplam um conjunto de instrumentos
de trabalho j consolidados na comunidade arquivstica portuguesa e que, como tal, no
podem ser ignorados.
As definies a seguir apresentadas foram construdas com base nos seguintes
instrumentos de trabalho: ISAD(G) 2129; ISAAR(CPF) 2130; Dicionrio de terminologia
arquivstica131; NP 4041132; Manual para a gesto de documentos133; Orientaes
tcnicas para avaliao de documentao acumulada134; Projet de dictionnaire de
terminologie archivistique135; A glossary of archival and records terminology136; Les
instruments de recherche dans les archives137; Dicionrio do livro138; Verbo:
127
NP 4041: 2005, Informao e Documentao Terminologia arquivstica: conceitos bsicos. Lisboa:

IPQ; CT7. 29 p.
128
ALVES, Ivone; RAMOS, Margarida Maria Ortigo; GARCIA, Maria Madalena; PEREIRA, Maria
Olinda Alves; LOMELINO, Maria Paula; NASCIMENTO, Paulo Coelho - Dicionrio de terminologia
arquivstica. Lisboa: Instituto da Biblioteca Nacional e do Livro, 1993
129
ISAD(G): Norma Geral Internacional de Descrio Arquivstica: adoptada pelo Comit de Normas de
Descrio, Estocolmo: Sucia, 19-22 de Setembro de 1999. Conselho Internacional de Arquivos; Trad.
Grupo de Trabalho para a Normalizao da Descrio em Arquivo. 2 ed. Lisboa: IAN/TT, 2004, p. 1516. ISBN: 972-8107-69-2. Tambm disponvel em WWW: <URL: http://www.iantt.pt/instituto.html?me
nu=menu_organizar_arquivos&conteudo_nome=Descrio%20e%20acesso&conteudo=descricao_acesso
>.
130
ISAAR (CPF): Norma Internacional de Registo de Autoridade Arquivstica para Pessoas Colectivas,
Pessoas Singulares e Famlias. Conselho Internacional de Arquivos; trad. Grupo de Trabalho para a
Normalizao da Descrio em Arquivo. 2 ed. Lisboa: Instituto dos Arquivos Nacionais/ Torre do
Tombo, 2004, p. 13. Disponvel em WWW: <URL: http://www.iantt.pt/instituto.html?menu=menu_
organizar_ar quivos&conteudo=descricao_acesso&conteudo_nome=Descrio%20e%20acesso>
131
Cf. nota 2.
132
Cf. nota 1.
133
INSTITUTO DOS ARQUIVOS NACIONAIS/TORRE DO TOMBO Manual para a gesto de
documentos. Lisboa: IAN/TT, 1998, p. A-1-A-8. ISBN 972-8107-38-2.
134
INSTITUTO DOS ARQUIVOS NACIONAIS/TORRE DO TOMBO Orientaes tcnicas para
avaliao de documentao acumulada. Lisboa: IAN/TT, 1999, p. 53-57. ISBN 972-8107-48-X.
135
ARCHIVES DE FRANCE Projet de dictionnaire de terminologie archivi-stique. Disponvel em
WWW: <URL: http//www.archivesdefance.culture.gouv. fr/fr/archi /DAF termin projetdictionnaire.htm>
Acedido em 30 de Novembro de 2004.
136
THE SOCIETY OF AMERICAN ARCHIVISTS A glossary of archival and records terminology.
Chicago: Society of American Archivists: 2004. Acessvel em WWW: <URL: http://www.archivists.org/glossary> Acedido em 29 de Novembro de 2004.
137
NOUGARET, Christine; GALLAND, Bruno Les instruments de recherche dans les archives. Paris:
Direction des Archives de France, 1999, p. 217-225. ISBN 2-911601-13-0.
138
FARIA, Maria Isabel; PERICO, Maria da Graa Dicionrio do livro: terminologia relativa ao
suporte, ao texto, edio e encadernao, ao tratamento tcnico, etc. Guimares: Guimares Ed., 1988.
_____________________________________________________________________________________
296
Apndice 2 - Glossrio
_____________________________________________________________________________________
Enciclopdia Luso-Brasileira de Cultura139, Dicionrio Houaiss da lngua

portuguesa140.
As definies agora apresentadas resultam da anlise comparativa e da articulao das
definies neles apresentadas.
Acesso Possibilidade de utilizar documentao de um fundo, geralmente sujeita a
regras e condies.
Acrnimo Palavra formada pela letra ou letras iniciais de cada uma das partes
sucessivas do nome de uma organizao, grupo ou termo.
Alcunha Epteto, por vezes depreciativo, atribudo a uma pessoa, geralmente derivado
de uma particularidade fsica, moral, profissional, etc.
Apelido Nome normalmente partilhado por um grupo de indivduos ligados por laos
de famlia, normalmente transmitido de gerao em gerao. O mesmo que nome de
famlia.
Autor Pessoa singular ou colectiva responsvel pelo contedo intelectual de um
documento. No confundir com produtor.
Avaliao Determinao dos valores primrio e secundrio dos documentos de um
arquivo, com vista fixao dos prazos de conservao em fase activa e semi-activa, e
do destino final (conservao permanente em arquivo definitivo ou eliminao). A
avaliao deve basear-se na considerao das funes dos documentos (funo de prova
legal, financeira e /ou administrativa, funo de testemunho patrimonial) e das relaes
entre uns e outros. O estado de organizao e de conservao deve tambm ser
considerado, nomeadamente quando esteja em causa a avaliao de documentao
acumulada.
Catlogo Instrumento de descrio que descreve, at ao nvel do documento, a
totalidade ou parte de um fundo ou de uma coleco.
Classificao Componente intelectual da organizao, que consiste na elaborao
e/ou aplicao de um quadro ou plano de classificao.
Cognomen Nos nomes latinos, corresponde ao sobrenome, que comeou por ser
pessoal, reportando-se a qualquer qualidade distintiva do indivduo (origem, qualidades
fsicas ou morais, feitos, etc.), e se tornou hereditrio. Distingue os diferentes ramos ou
famlias dentro de uma gens.
Coleco Conjunto de documentos reunidos artificialmente em funo de qualquer
caracterstica comum, independentemente da sua provenincia. No confundir com
fundo. Podem existir coleces a diferentes nveis de descrio, nomeadamente a nvel
do fundo e da srie.
Coleccionador Pessoa colectiva, pessoa singular ou a famlia responsvel pela
reunio artificial de documentos em funo de qualquer caracterstica comum,
independentemente da sua provenincia. No confundir com produtor.
139
Verbo: Enciclopdia Luso-Brasileira de Cultura139, 1 ed. Lisboa: Verbo, imp. 1963-1986. 21 v.

HOUAISS, Antnio; VILLAR, Mauro de Salles. Dicionrio Houaiss da lngua portuguesa. Lisboa:
Temas e Debates, 2003. 3 v. ISBN 972-759-664-9.
140
_____________________________________________________________________________________
297

_____________________________________________________________________________________
Compra Aquisio de documentos de arquivo mediante o seu pagamento em

dinheiro.
Cpia Documento resultante da reproduo, simultnea ou no, total ou parcial, de
um original, obtida directa ou indirectamente e, em regra, definida pela sua funo
(cpia de arquivo, cpia de complemento, cpia de consulta, cpia de referncia, cpia
de segurana, cpia de substituio, etc.), pelo processo de obteno (cpia manuscrita,
fotocpia, microcpia, etc.) ou pela autenticidade (cpia autntica por oposio a facsimile, por exemplo). V. Reproduo
Cpia autntica Cpia validada por autoridade competente para esse efeito. A cpia
autntica tem o mesmo valor legal que o original.
Cpia de arquivo Cpia de um documento expedido, arquivada pela entidade
produtora, para efeito de prova. A cpia de arquivo tem valor de original.
Cpia de complemento Cpia de documentos custodiados por outra entidade,
destinada a completar e/ou complementar os fundos de uma entidade detentora ou
servio de arquivo.
Cpia de consulta Cpia destinada a substituir o original na comunicao, a fim de o
preservar de um excessivo manuseamento e/ou outros factores de deteriorao.
Cpia de referncia Cpia destinada a servir de referncia ao correspondente original
(ex. copiador de correspondncia).
Cpia de segurana Cpia destinada a conservar a informao contida no original,
caso estes se perca ou deteriore. Em princpio, o original e a cpia de segurana no
devero estar armazenados no mesmo depsito.
Cpia de substituio Cpia, geralmente em microforma, destinada a substituir, para
todos os efeitos, originais eliminados. O recurso s cpias de substituio tem por base
razes de gesto de espao ou de conservao.
Cpia em pblica-forma Cpia autntica (de teor, integral ou parcial) de um
documento textual, reconhecida ou autenticada por autoridade competente. Tem o
mesmo valor legal que o original.
Cpia figurada Cpia que imita o original, tanto na disposio do texto como nos
caracteres extrnsecos, mas sem qualquer valor jurdico, a menos que tenha sido
validada por autoridade competente. Se se trata de um cpia exacta e integral, designase cpia fac-similada ou fac-smile. Um fac-smile obtido por processo fotogrficos
tambm chamado reproduo anasttica.
Cpia paleogrfica Transcrio literal de um texto anterior. Na transcrio poder-seo desenvolver as abreviaturas que no levantem dvidas de interpretao, actualizar o
desenho das letras e ignorar as variantes originais ou individuais dos fonemas.
Custdia A responsabilidade pela conservao de documentos de arquivo, baseada na
sua guarda fsica. A custdia nem sempre implica a propriedade legal ou o direito de
controlar o acesso aos documentos.
_____________________________________________________________________________________
298
_____________________________________________________________________________________
Cota Cdigo numrico, alfabtico ou alfa-numrico que identifica a localizao das

unidades de instalao. Tambm designada referncia de localizao.
Dao Entrega de documentos e/ou conjunto orgnico de documentos,
independentemente da sua forma e suporte material, produzidos ou recebidos por uma
pessoa jurdica, singular ou colectiva, ou por um organismo pblico ou privado, no
exerccio da sua actividade e conservados a ttulo de prova ou informao, em
pagamento de uma dvida.
Datas de acumulao Correspondem s datas em que os documentos da unidade de
descrio foram reunidos, acumulados, mantidos e usados por um produtor, enquanto
todo, no decurso das suas actividades e funes, todas inter-relacionadas. Distinguem-se
das datas de produo individual dos documentos, embora, frequentemente, possam
coincidir com elas. Assim, alguns documentos podem ter sido produzidos antes de
acumulados pelo produtor do fundo em que esto inseridos e do qual fazem parte. Por
exemplo um processo judicial pode incluir, como elemento de prova, documentao
produzida anteriormente data de abertura do processo.
Datas arquivsticas V. Datas crticas
Datas crticas - Registam informao cronolgica no retirada directamente das
unidades de descrio, mas antes deduzida do seu contedo ou de fontes externas.
Datas exactas Incluem o ano, o ms e o dia.
Datas extremas Registam dois elementos cronolgicos que delimitam a unidade de
descrio.
Registam dois elementos cronolgicos que delimitam a existncia/actividade da pessoa
colectiva, da pessoa singular ou da famlia.
Datas inferidas V. Datas crticas
Datas predominantes Registam, para alm das datas extremas, as datas prevalecentes.
Data de actividade Correspondem ao exerccio de uma actividade ou funo, e
utilizadas quando se desconhece a data de existncia. Geralmente, a data de actividade
encontras-se espelhada na documentao de arquivo produzida pela pessoa colectiva,
pessoa singular ou famlia. Podem igualmente ser identificadas sob a designao de
floruit.
Datas de existncia Para as pessoas colectivas, as datas que se reportam respectiva
criao e extino; para pessoas singulares, as datas que se reportam ao nascimento e
morte; para famlias, as datas de aparecimento e desaparecimento.
Datas de produo Correspondem s datas em que os documentos da unidade de
descrio foram produzidos. Podem ser as datas em que uma carta foi escrita, em que
uma fotografia foi tirada, em que uma planta foi desenhada.
Datas singulares Registam apenas um elemento cronolgico.
_____________________________________________________________________________________
299

_____________________________________________________________________________________
Doao Aquisio, a ttulo gratuito, de documentos e/ou arquivos privados, por vezes
acompanhada de certas obrigaes, tendo o organismo beneficirio a faculdade de a
recusar. A doao implica mudana de propriedade.
Depsito Mudana de custdia de documentos, a ttulo precrio, sujeita a condies
previamente acordadas, normalmente quanto sua comunicabilidade. A documentao
depositada fica sob custdia de outra entidade, mas no muda de proprietrio.
Descrio arquivstica A elaborao de uma representao exacta de uma unidade de
descrio e das partes que a compem, caso existam, atravs da recolha, anlise,
organizao e registo de informao que sirva para identificar, gerir, localizar e explicar
a documentao de arquivo, assim como o contexto e o sistema de arquivo que a
produziu. Este termo tambm se aplica ao resultado desse processo.
Diminutivo Designao de uma pessoa num contexto afectivo ou familiar.
Direito de autor Instituto legal que define a propriedade intelectual de um documento
e regulamenta as prerrogativas e obrigaes do detentor dessa propriedade na sua
difuso, nomeadamente publicao, traduo, venda ou reproduo.
Documento Informao registada num suporte, independentemente das caractersticas
deste. (Ver tb. Documento de arquivo).
Documento audiovisual Documento no qual a informao veiculada atravs de um
cdigo de imagens, fixas ou mveis, e de sons, carecendo de equipamento apropriado
para ser visto e ouvido.
Documento cartogrfico Documento no qual a informao veiculada por um
cdigo de imagens que, sob a forma grfica ou fotogramtrica, representa a superfcie
terrestre ou um corpo celeste, como mapas, plantas, globos, atlas, cartas topogrficas e
hidrogrficas, cartogramas, mapas em relevo e fotografias areas.
Documento composto Unidade organizada de documentos, agrupados quer para utilizao corrente pelo seu produtor, quer no decurso da organizao arquivstica, por se
referirem a um mesmo assunto, actividade, transaco ou tramitao prpria. So
documentos compostos os processos (cveis, crime, orfanolgicos, de habilitao, de
pessoal, de obras, entre outros), os dossiers informativos, os documentos no lineares,
etc.
Documento de arquivo Informao de qualquer tipo, registada em qualquer suporte,
produzida ou recebida e conservada por uma instituio ou pessoa no exerccio das suas
competncias, ou actividades.
Documento iconogrfico Documento no qual a informao veiculada essencialmente atravs de um cdigo de imagens (a duas ou aparentemente a trs dimenses),
como desenhos, pinturas, gravuras, fotografias.
Documento inserto Transcrio total ou parcial de um documento anterior no corpo
de um documento novo, detentor de individualidade prpria e valor probatrio e que o
documento principal.
Documento no linear Documento que congrega em si diferentes tipos de objectos
digitais, ou comportam links dinmicos com outros documentos de diferente natureza,
_____________________________________________________________________________________
300
_____________________________________________________________________________________
podendo conter som, imagem, texto, hipertexto. Os documentos no lineares podem

corresponder a documentos multimedia, bases de dados, etc.
Documento simples A mais pequena unidade arquivstica intelectualmente indivisvel, por exemplo: carta, memorando, relatrio, fotografia, registo sonoro.
Documento sonoro Documento no qual a informao veiculada atravs de um cdigo de sons que necessita de equipamento apropriado para ser ouvido.
Documento tcnico e arquitectnico Documento no qual a informao veiculada
por um cdigo de imagens, tais como desenhos de concepo, esquissos, imagens
fotorealistas de modelos (rendering), desenhos de trabalho, desenhos de pormenor,
publicados ou por publicar, desenhos originais e reprodues, bem como maquetas
tridimensionais. Os desenhos arquitectnicos incluem plantas de redes mecnicas, de
guas e esgotos, de aquecimento, elctricas, design de interiores, mobilirio e artes
decorativas. Os desenhos tcnicos incluem os planos de construo de estruturas fixas,
tais como pontes, canais, barragens, ou mveis, tais como equipamento, maquinaria,
navios, ferramentas, veculos, armas, etc.
Documento textual Documento no qual a informao veiculada atravs da escrita
(manuscritos, dactilografados, impressos, apresentao (display) de dados), legveis
com ou sem interveno de mquina.
Eliminao Destruio de documentos de arquivo que, na avaliao, foram considerados sem valor arquivstico e / ou histrico que justificasse a sua conservao
permanente.
Entidade detentora Qualquer entidade (pessoa colectiva, pessoa singular ou famlia)
que detenha custdia sobre documentao de arquivo. Inclui as instituies ou servios
de arquivo responsveis pela custdia, conservao e comunicao de documentos de
arquivo.
Entidade fisiogeogrfica natural Entidade geogrfica que corresponde a que
corresponde a acidentes ou regies geogrficas (regies geogrficas, montanhas, serras,
grutas, desertos, rios, lagos, oceanos, ilhas, arquiplagos, etc.)
Entidade geogrfica jurisdicional Entidade geogrfica que corresponde a nveis ou
reas de competncia administrativa ou nela se incluem (pases, estados, provncias,
condados, regies, distritos, municpios, cidades, vilas, aldeias, ruas, bairros, quintas,
freguesias, etc.).
Entidade geogrfica desaparecida Entidade geogrfica que perdeu a sua funo
jurisdicional e no tem entidade territorial actual (imprios, reinos e principados
histricos, cidades e vilas antigas, ou que deixaram de existir).
Epteto Palavra ou frase que se junta a um nome para o qualificar ou realar a sua
significao, descrevendo o estatuto ou posio, ocupao, profisso ou cargo, sigla de
ordem religiosa, caracterstica, nacionalidade, local de nascimento, residncia ou
actividade, podendo tambm corresponder a nomes alternativos, como alcunha,
diminutivo, e relao com outra pessoa.
Famlia Conjunto de pessoas que vivem em comum, que so do mesmo sangue ou
parentes por afinidade, e que age, ou pode agir, como uma entidade, podendo partilhar
_____________________________________________________________________________________
301

_____________________________________________________________________________________
apelidos. Pode ainda corresponder a linhagem ou descendncia. Normalmente detm um

patrimnio comum, qualquer que seja o seu tipo (bens mveis e imveis, cargos,
direitos e prerrogativas, etc.). O significado do conceito tem variado muito ao longo do
tempo e este um aspecto determinante a ter em linha de conta para a descrio.
Ficheiro de autoridade Conjunto organizado de registos de autoridade.
Fundo Conjunto de documentos de arquivo, independentemente da sua forma ou
suporte, organicamente produzido e/ou acumulado e utilizado por uma pessoa singular,
famlia ou pessoa colectiva, no decurso das suas actividades e funes.
Fundo aberto Fundo ainda susceptvel de crescimento orgnico.
Fundo fechado Fundo sem crescimento orgnico, em consequncia seja da supresso
ou reestruturao do respectivo produtor, seja da alterao da organizao arquivstica.
Grupo de fundos Conjunto de fundos de natureza idntica ou referentes a matria
anloga, provenientes de administraes idnticas ou afins. Constitui-se para efeitos de
avaliao ou descrio ou, de um modo genrico, gesto de arquivos.
Guia Instrumento de descrio que descreve um ou mais acervos documentais, ao
nvel do(s) fundo(s) ou ncleo(s) (historial da entidade produtora, estrutura interna da
documentao, instrumentos de descrio documental disponveis, bibliografia, etc.) ou
da(s) coleco(es), fornecendo ainda informao de carcter geral e sumrio sobre as
respectivas entidades detentoras.
Guia de remessa Relao dos documentos enviados a um arquivo e preparada pela
entidade que os remete, para fins de identificao e controlo, podendo ser usada como
instrumento de descrio, nomeadamente nos arquivos intermdios.
Heternimo Nome imaginrio de um criador identificado como autor das suas obras e
que, ao invs do pseudnimo, designa algum com qualidades e tendncias marcadamente diferentes das desse criador.
Incorporao Aquisio gratuita e a ttulo definitivo de documentos de arquivo por
uma instituio ou servio responsvel pela aquisio e comunicao dos documentos
de arquivo, que sobre eles passa a ter jurisdio plena. Em princpio, a incorporao e as
condies a que obedece so definidas por via legislativa ou regulamentar.
ndice Documento que regista, de acordo com uma ordenao pr-estabelecida
(sequencial ou sistemtica), os descritores, designaes ou ttulos de um documento,
acompanhados das correspondentes referncias de localizao ou cotas.
Ingresso adicional Aquisio de documentos de arquivo complementares de uma
unidade de descrio j custodiada por um servio de arquivo.
Instrumento de descrio Termo genrico que se aplica a qualquer instrumento que
descreve e/ou referencia as unidades arquivsticas, quantifica as respectivas unidades de
instalao, com vista ao controlo administrativo ou intelectual dos documentos de
arquivo, podendo ser elaborado pelo produtor da documentao ou por uma entidade
detentora ou servio de arquivo.
_____________________________________________________________________________________
302
_____________________________________________________________________________________
Inventrio Instrumento de descrio que descreve um fundo at ao nvel da srie,

referindo e enumerando as respectivas unidades de instalao, apresentando o quadro de
classificao que presidiu sua organizao.
Legado Forma de aquisio de documentos de arquivo por uma instituio ou servio
responsvel pela aquisio e comunicao dos documentos de arquivo por disposio
testamentria, sujeita ou no a certas condies e obrigaes, como bens destacados do
patrimnio do testador, sendo a instituio ou servio responsvel pela aquisio e
comunicao dos documentos de arquivo livre de aceitar ou recusar o legado. Este
implica mudana de propriedade.
Lista de unidades de instalao Instrumento de descrio que relaciona, para fins de
descrio e controlo, as unidades de instalao, existentes num arquivo, de acordo com
critrios cronolgicos, alfabticos, temticos ou outros.
Meta-informao Conjunto de dados que definem o contexto, estrutura e acesso dos
documentos e registam o historial da sua utilizao ao longo do tempo, fornecendo
ainda indicaes sobre o seu contedo. Mais utilizado no mbito dos documentos
electrnicos. Tambm designado metadados.
Minuta Redaco preparatria de um documento textual administrativo. A designao aplica-se aos sucessivos projectos de redaco, desde o rascunho inicial ao texto
definitivo.
Nvel de descrio Posio de uma unidade de descrio na hierarquia de um fundo.
Nome de famlia V. Apelido
Nome de pessoa colectiva Nome completo dado a um organismo ou grupo de pessoas
identificado por um nome prprio e que age, ou pode agir, como uma entidade.
Nome de pessoa singular Nome completo dado a um indivduo ou o nome pelo qual
ele conhecido.
Nome geogrfico Nome dado a uma entidade geogrfica, ou o nome pelo qual ela
conhecida.
Nomen Nos nomes latinos, indica a gens, e por isso diz-se gentlico. Inclui todas as
famlias originrias da mesma estirpe, os seus libertos e clientes e, como tal, hereditrio.
Nome prprio Componente do nome atribudo a uma pessoa, para alm do apelido, e
que corresponde normalmente ao nome de baptismo, podendo ser simples ou composto.
Nome real O que se reporta a soberanos e respectivos consortes, filhos, filhas, irmos,
irms, tios e tias paternos, netos pela linha masculina e bisnetos por via do filho mais
velho, usando o ttulo de Rei, Rainha, Prncipe, Princesa, Duque, Infante e Infanta, etc.
Nome papal Nome usado por um papa enquanto cabea da Igreja Catlica Romana,
ou o de um antipapa.
Organizao Conjunto de operaes intelectuais e fsicas que consistem na anlise,
estruturao e ordenao dos documentos de arquivo, e seu resultado.
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303

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Ordenao Sequncia cronolgica, numrica, alfabtica, temtica, hierrquica, etc.,

atribuda a dados, informao, documentos de arquivo ou outras unidades arquivsticas
ou de instalao, para efeitos de arquivagem, de registo ou de descrio.
Original Documento onde consignada pela primeira vez, sob forma definitiva, a
vontade expressa do seu autor, conservado no suporte e formato em que foi emitido e
com os devidos sinais de validao. Podem considerar-se tambm documentos originais
os autgrafos, os hetergrafos, os holgrafos e os originais mltiplos.
Patronmico Antropnimo derivado do nome dos pais, comum a todos os descendentes de uma pessoa; nome que designa uma filiao ou uma linhagem de sangue
ou de adopo.
Permuta Troca de documentos entre duas entidades, com a correspondente mudana
de propriedade e/ou custdia.
Pessoa colectiva Organismo ou grupo de pessoas identificado por um nome prprio e
que age, ou pode agir, como uma entidade141. Pode incluir indivduos agindo enquanto
pessoas colectivas. Normalmente detm poderes e mandatos bem definidos, um
determinado nvel de responsabilidade e suficiente autonomia funcional que lhe confere
poder de deciso na rea das suas competncias. Pode, no entanto, constituir-se de
forma mais informal.
Pessoa singular Indivduo identificado por um nome.
Plano de classificao Documento de arquivo que regista o sistema de classes prdefinidas e as respectivas notas de aplicao, nomeadamente quanto ao mbito das
classes e ordenao das unidades arquivsticas abrangidas por cada uma, de modo a
determinar toda a estrutura do arquivo.
Ponto de acesso Nome, termo, palavra-chave, expresso ou cdigo utilizado para
identificar, pesquisar, ou localizar descries arquivsticas, o que inclui a descrio da
documentao de arquivo e a do respectivo contexto de produo e utilizao dos
documentos, concretizada nos registos de autoridade arquivstica.
Praenomen Nos nomes latinos corresponde ao nome prprio, individual, que
distingue os membros da mesma famlia.
Pr-ttulo Ttulo que precede o nome prprio, podendo corresponder a um tratamento
de cortesia.
Produtor Pessoa colectiva, famlia ou pessoa singular que produziu, acumulou e/ou
conservou documentos de arquivo no decurso da sua actividade.
Provenincia Relao entre os documentos de arquivo e as pessoas colectivas ou
singulares que os produziram, acumularam e/ou conservaram e os utilizaram no decurso
das suas actividades.
141
O termo pessoa colectiva pode, no contexto dos registos de autoridade, ser aplicado a um vasto grupo
de entidades, incluindo governos, ministrios e outros organismos governamentais, embaixadas,
consulados, tribunais, organismos militares e religiosos, empresas, sociedades, organizaes no
lucrativas, conferncias e exposies, festivais, grupos artsticos e intelectuais, navios, etc.
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304
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Pseudnimo Nome adoptado por um autor ou responsvel por uma obra, que no usa
o seu nome civil verdadeiro ou o seu nome consuetudinrio, por modstia ou
convenincia ocasional ou permanente, com ou sem real encobrimento da sua pessoa.
Quadro de classificao Documento de arquivo que regista o esquema de
organizao de um acervo documental, estabelecido de acordo com os princpios da
provenincia e do respeito pela ordem original, para efeitos de descrio e/ou instalao.
Qualificativo Termo ou frase adicionados a um nome para ajudar a identificao,
compreenso e/ou utilizao da informao facultada.
Rascunho Documento textual numa fase preliminar de redaco, ainda sujeito a
alteraes e correces. Em princpio, eliminado aps a produo do original, poder
excepcionalmente ser conservado para efeitos de contra-prova.
Registo Documento de arquivo elaborado para efeitos de controlo e descrio da
documentao produzida e/ou recebida por uma administrao de um arquivo (registo
de correspondncia, registo de entrada, etc.).
Registo de autoridade arquivstica Forma autorizada do nome de uma entidade
combinada com outros elementos de informao que identificam e descrevem essa
entidade, podendo remeter para outros registos de autoridade relacionados.
Reintegrao Entrega de documentos deslocados a uma instituio ou servio
responsvel pela aquisio e comunicao dos documentos de arquivo que legalmente
detm a sua custdia.
Reproduo Acto ou efeito de produzir um novo exemplar de um documento a partir
de uma matriz. Frequentemente empregado como sinnimo de cpia.
Seco Subdiviso de um fundo ou de um subfundo contendo um conjunto de
documentos relacionados que corresponde a subdivises administrativas no autnomas
da entidade produtora ou, quando tal no se verifica/ possvel, correspondendo a uma
diviso geogrfica, cronolgica, funcional, a rubricas ou classes de um plano/quadro de
classificao ou a agrupamentos similares dos prprios documentos.
Seleco Operao que decorre da avaliao e que consiste em separar os documentos
de arquivo de conservao permanente dos que devero ser eliminados.
Srie Conjunto de documentos organizados de acordo com um sistema de arquivagem
e conservados como uma unidade, por resultarem de um mesmo processo de
acumulao, do exerccio de uma mesma actividade, por terem uma tipologia particular,
ou devido a qualquer outro tipo de relao resultante do processo de produo, recepo
ou utilizao.
Sigla Designao atribuda letra ou letras iniciais que funcionam como abreviatura
de uma ou mais palavras ou ao conjunto das iniciais de vrias palavras que forma uma
nova denominao.
Subfundo Subdiviso de um fundo que corresponde a subdivises administrativas ou
familiares da entidade produtora, com um elevado grau de autonomia.
Subseco Subdiviso da seco.
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305

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Subsrie Subdiviso da srie.

Suporte Material adequado ao registo de informao. Os documentos de arquivo
podem encontrar-se em diferentes suportes: pedra, argila, papiro, papel, metal,
pergaminho, tecido, madeira, pelcula fotosensvel, polister, fita ou disco magntico,
disco ptico, etc. O suporte pode apresentar diferentes formatos (A4, A5, de
polegada, etc.) e qualidades (seda, papel vegetal, cartolina, etc.)
Tabela de seleco Documento que regista o resultado da avaliao, apresentando-se
como uma relao dos documentos de arquivo de um organismo ou administrao que
fixa os respectivos prazos de conservao em fase activa, semi-activa e destino final.
Este pode implicar a eliminao ou a conservao permanente. As decises que esto na
base do resultado da avaliao e dos prazos de conservao devem constar das tabelas
de seleco, bem como as respectivas justificaes, j que assumem toda a relevncia
para os servios de arquivo que incorporam regularmente documentao de diferentes
provenincias.
Tipologia documental Conjunto de elementos formais que caracterizam um documento de acordo com as funes a que se destina. No mbito dos documentos
electrnicos, s caractersticas funcionalmente relacionadas associada a natureza informtica especfica do documento, derivada do tipo de aplicao ou aplicaes informticas que deram origem ao documento electrnico, atribuindo-lhe especificidades que
contribuem para determinar a sua tipologia (por exemplo, folhas de clculo, bases de
dados, documento multimdia).
Ttulo Palavra, frase, caracter ou grupo de caracteres que designa uma unidade de
descrio.
Ttulo atribudo Ttulo dado pelo arquivista a uma unidade de descrio que no
dispe de ttulo formal, ou cujo ttulo formal no pertinente, ou quando corresponde
ao nome consagrado pelo uso.
Ttulo controlado Ttulo elaborado segundo regras ou convenes especficas.
Facilita o acesso informao e a troca de descries relativas a documentao de
produtores com caractersticas comuns.
Ttulo formal Ttulo que corresponde ao nome oficial ou legal de uma unidade de
descrio, ou que nela aparece proeminente ou explicitamente, transcrito sem
modificaes substanciais.
Ttulo acadmico Graus atribudos por escolas superiores. Podem ser: bacharel,
licenciado, ps-graduado, mestre, doutor, etc
Ttulo honorfico qualificao atribuda por uma entidade como reconhecimento de
servios, feitos ou mrito, com carcter pessoal e intransmissvel. Os graus das Ordens
honorficas portuguesas actuais so, genericamente: gr-cruz, grande-oficial, comendador, oficial, cavaleiro ou dama.
Ttulo nobilirquico - Qualificao atribuda pelo monarca para galardoar servios,
vitalcio e frequentemente transmissvel descendncia. Os ttulos nobilirquicos
portugueses so: duque, marqus, conde, visconde e baro. Pode ainda considerar-se o
de senhor.
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306
_____________________________________________________________________________________
Ttulo paralelo Ttulo formal que se encontra noutro idioma na fonte principal de
informao.
Toponmico Relativo toponmia, ou seja, conjunto de topnimos ou estudo da
etimologia e explicao dos topnimos
Tradio documental Caracterizao de um acto segundo a sua autenticidade ou
originalidade, a partir da anlise de elementos formais determinantes.
Transferncia - Mudana de documentos de arquivo de um depsito para outro, com
ou sem alterao de custdia.
Unidade de descrio Documento ou conjunto de documentos, sob qualquer forma
fsica, tratado como um todo e que, como tal, serve de base a uma descrio singular.
Unidade de instalao Conjunto de documentos agrupados ou conservados numa
mesma unidade fsica de cotao, instalao e inventariao. No corresponde a uma
unidade intelectual. So unidades de instalao: caixas, maos, livros, rolos, pastas,
disquetes, bobinas, cassetes, capa ou dossier, disco ptico, volume, etc.
_____________________________________________________________________________________
307
Apndice 3

_____________________________________________________________________________________
Bibliografia
Normas de descrio em arquivo: internacionais
INTERNATIONAL COUNCIL ON ARCHIVES ISAD(G): General

International Standard Archival Description: adopted by the Committee on
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ISAD(G): Norma Geral Internacional de Descrio Arquivstica: adoptada pelo
Comit de Normas de Descrio, Estocolmo: Sucia, 19-22 de Setembro de
1999. Conselho Internacional de Arquivos; Trad. Grupo de Trabalho para a
Normalizao da Descrio em Arquivo. 2. ed. Lisboa: IAN/TT, 2004. ISBN:
972-8107-69-2. Tambm disponvel em WWW: <URL: http://www.iantt.pt
/instituto.html?menu= menu_organizar_arquivos&conteudo nome=Descrio %
20e%20acesso&conteudo=descricao_acesso>.
INTERNATIONAL COUNCIL ON ARCHIVES ISAAR(CPF): International
Standard Archival Authority Records for Corporate Bodies, Persons and
Families: prepared by the Committee on Descriptive Standards, Rio de Janeiro,
Brazil, 19-21 November 2002. 2nd ed. draft. [em linha]. Ottawa: ICA/CDS, 1996.
Disponvel em WWW: <URL: http://www.hmc.gov.uk/icacds/eng/ISAAR(CPF)
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ISAAR (CPF): Norma Internacional de Registo de Autoridade Arquivstica para
Pessoas Colectivas, Pessoas Singulares e Famlias. Conselho Internacional de
Arquivos; trad. Grupo de Trabalho para a Normalizao da Descrio em
Arquivo. 2. ed. Lisboa: Instituto dos Arquivos Nacionais/ Torre do Tombo,
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Standard for Describing Functions. 1. ed. [em linha]. Dresden: ICA/CBPPS,
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INTERNATIONAL COUNCIL ON ARCHIVES ISIAH: International
Standard for Institutions with Archival Holdings: Draft: Developed by the
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2007. [em linha]. Disponvel em WWW: <URL: http://www.ica.org/sites/
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descrio: orientaes para a preparao e apresentao de instrumentos de
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_____________________________________________________________________________________
310
Apndice 2 - Bibliografia
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WWW: <URL: http://www.iantt.pt/instituto.html?menu=menu_organizar_ar

quivos&conteudo=descricao_acesso&conteudo_nome=Descrio%20e%20aces
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19th-20th centuries. Paris: CIA, 2000. Disponvel em WWW: <URL:
http://www.ica. org /biblio/ArchitecturalEN.pdf>.
Normas e orientaes de descrio em arquivo: estrangeiras
BONAL ZAZO, Jos Luis; GENERELO LANASPA, Juan Jos; Traves de

Diego, Carlos Manual de Descripcin multinivel: propuesta de adaptacin de
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Castilla y Lon-Consejera de Educacin y Culyura, 2000.
BRASIL. CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS. Norma brasileira de
descrio arquivstica: verso preliminar para discusso. Rio de Janeiro:
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311

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INSTITUTO DOS ARQUIVOS NACIONAIS/TORRE DO TOMBO Orientaes tcnicas para avaliao de documentao acumulada. Lisboa: IAN/TT,
1999. ISBN 972-8107-48-X.
INSTITUTO DOS ARQUIVOS NACIONAIS/TORRE DO TOMBO Projecto
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INSTITUTO DOS ARQUIVOS NACIONAIS/TORRE DO TOMBO Projecto
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ISBN 972-8107-59-5
INSTITUTO DOS ARQUIVOS NACIONAIS/TORRE DO TOMBO, ET. AL.
Recomendaes para a gesto de documentos de arquivo electrnicos. 2. vol.:
Modelo de Requisitos para a Gesto de Arquivos Electrnicos. Lisboa: IAN/TT,
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INSTITUTO DO ARQUIVOS NACIONAIS/TORRE DO TOMBO PROGRAMA DE NORMALIZAO DA DESCRIO EM ARQUIVO
Codificao do nome dos municpios e das freguesias. 3. v. Lisboa: IANTT,
2006. Trata-se de uma adaptao de Codificao normalizada para os fundos
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INSTITUTO DO ARQUIVOS NACIONAIS/TORRE DO TOMBO PROGRAMA DE NORMALIZAO DA DESCRIO EM ARQUIVO Listagem dos cdigos de referncia dos fundos, subfundos e coleces da Torre do
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INSTITUTO DO ARQUIVOS NACIONAIS/TORRE DO TOMBO Orientaes para a gesto de documentos de arquivo no contexto de uma
reestruturao da Administrao Central do Estado. Lisboa: IAN/TT, 2006.
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metainformao para interoperabilidade. V 0.12. Lisboa: IAN/TT, 2006.
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DIRECO GERAL DE ARQUIVOS Tabela de seleco das funes-meio.
Lisboa: DGARQ, 2007. Disponvel em WWW: <URL: http://www.iantt.pt/
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MARIZ, Jos Tabelies e notrios: orientaes para a organizao e descrio dos fundos notariais. Lisboa: IPA, 1989. Acessvel na Biblioteca da Torre
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Entre 1988 e 1992. Elaborado no mbito dos trabalhos desenvolvidos pelo IPA.
PEIXOTO, Pedro Abreu Arquivos de famlia: orientaes para organizao e
descrio dos fundos dos arquivos de famlia. Lisboa: IPA, 1990. Acessvel na
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INSTITUTO PORTUGUS DE MUSEUS Normas especficas: Alfaia agrcola. Elab. Joaquim Pais de Brito, Ana margarida Campos e Paulo Ferreira da
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http://www.ipmiseus.pt/pt/servios/A13/SL.aspx> Acedido em 2 de Agosto de
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INSTITUTO PORTUGUS DE MUSEUS Normas especficas: Mobilirio.
Elab. Maria da Conceio Borges de Sousa e Celina Bastos. Lisboa: IPM, 2004.
ISBN 972-776-186-0. Acessvel em WWW <URL: http://www.ipmiseus.
pt/pt/servios/A13/SL.aspx> Acedido em 2 de Agosto de 2006.
INSTITUTO PORTUGUS DE MUSEUS Normas gerais: Arqueologia. Elab.
Lus Raposo, Adolfo Silveira Martins e Virglio Correia. Lisboa: IPM, 2000.
INSTITUTO PORTUGUS DE MUSEUS Normas gerais: Artes plsticas.
Elab. Elsa Garrett Pinho e Ins da Cunha Freitas.2. ed. Lisboa: IPM, 2000.
INSTITUTO PORTUGUS DO PATRIMNIO CULTURAL DEPARTAMENTO DE BIBLIOTECAS; ARQUIVOS E SERVIOS DE DOCUMENTAO - Regras portuguesas de catalogao. Lisboa: Instituto Portugus
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SIPORBASE: sistema de indexao em portugus: manual. 3. ed. revista e
aumentada. Lisboa: Biblioteca Nacional, 1998. ISBN 972-565-154-5.
Normas ISO: informao e documentao
ISO 259: 1984 Documentation Transliteration of Hebrew characters into

ISO 233: 1984 Documentation Transliteration of Arabic characters into
ISO 11940: 1998 Information and documentation Transliteration of Thai.
Geneve: International Standard Organization.
_____________________________________________________________________________________
313

_____________________________________________________________________________________
ISO 233-2: 1993 Information and documentation Transliteration of Arabic

characters into Latin characters. Part 2: Arabic languages Simplified
transliteration. Geneve: International Standard Organization.
ISO 259-2: 1994 Information and documentation Transliteration of Hebrew
characters into Latin characters. Part 2 Simplified transliteration. Geneve:
ISO 9: 1995 Information and documentation - Transliteration of Cyrillic
characters into Latin characters. Slavic and non Slavic languages. Geneve:
ISO 9984: 1996 Information and documentation Transliteration of Georgian
characters into Latin characters. Geneve: International Standard Organization.
ISO 9985: 1996 Information and documentation Transliteration of Armenian
characters into Latin characters. Geneve: International Standard Organization.
ISO/TR 11941: 1996 Information and documentation Transliteration of
Korean script into Latin characters. Geneve: International Standard Organization.
ISO 15919: 2001 Information and documentation Transliteration of
Devanagari and related scripts into Latin characters. Geneve: International
Standard Organization.
ISO 233-3: 1999 Information and documentation Transliteration of Arabic
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transliteration. Geneve: International Standard Organization.
ISO 639-2: 1998 Codes for the representation of names of languages, Alpha
3 code. Geneve: International Standard Organization, 1998.
ISO 690: 1987 Documentation - Bibliographic references - Content, form and
structure. Geneve: International Standards Organization142.
ISO 999: 1996 Information and documentation - Guidelines for the content,
organization and presentation of indexes. Geneve: International Standards Organization143.
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development of monolingual thesauri. Geneve: International Standards Organization144.
ISO 3166: 1997 Codes for the representation of names of countries, alpha-2
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ISO 5963: 1985 Documentation - Methods for examining documents, determining their subjects, and selecting indexing terms. Geneve: International
Standards Organization145.
ISO 5964: 1985 Documentation - Guidelines for the establishment and development of multilingual thesauri. Geneve: International Standards Organization.
ISO 8601: 2000 Data elements and interchange formats - Information
intrechange: representation of dates and times. Genevea: International Standard
Organization146.
ISO 15489: 2001 Information and documentation - Records management,
parts 1 and 2. Geneve: International Standards Organization.
142
NP 405-1.
NP 739.
144
NP 4036.
145
NP 3715.
146
NP EN 28601: 1996. Existe j uma verso actualizada desta ISO, datada de 2000.
143
_____________________________________________________________________________________
314
_____________________________________________________________________________________
ISO 15511: 2002 Information and documentation International standard

identifier for libraries and related organizations. Geneve: International Standards Organization.
ISO 15924: 2001 Codes for the representation of names of scripts. Geneve:
Normas portuguesas: informao e documentao
NP 405-1: 1994, Informao e documentao Referncias bibliogrficas:

documentos impressos. Lisboa: IPQ; CT7. 49 p.
material no livro. Lisboa: IPQ; CT7. 27 p.
documentos no publicados. Lisboa: IPQ; CT7. 15 p.
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NP 3680: 1989, Documentao Descrio e referncias bibliogrficas:
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NP 4036: 1992, Documentao Tesauros monolingues: Directivas para a sua
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NP 4041: 2005, Informao e Documentao Terminologia arquivstica:
conceitos bsicos. Lisboa: IPQ; CT7.29 p.
NP 3715: 1989, Documentao Mtodos para a anlise de documentos,
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Existe j uma verso actualizada desta ISO, datada de 2000.
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Instrumentos de pesquisa para a histria dos organismos responsveis pela
poltica cerealfera em Portugal no sculo XX. Lisboa: Secretaria Geral do
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RESOLUO DO CONSELHO DE MINISTROS n. 50/88, de 3 de Dezembro.
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segurana nacional, salvaguarda e defesa das matrias classificadas, segurana
industrial, tecnolgica e de investigao (SEGNAC 2).
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Condies de reproduo - Direitos de autor e direitos conexos:
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em matria de propriedade intelectual.
DECRETO-LEI n. 334/97, de 27 de Novembro. Dirio da Repblica, I Srie A.
275 (1997-11-27) 6396-6398. Transpe para a ordem jurdica interna a Directiva
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certos aspectos do direito de autor e dos direitos conexos na sociedade de
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Registo Nacional de Pessoas Colectivas
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Enciclopdias:
Grande Enciclopdia Portuguesa e Brasileira. Lisboa: Editorial Enciclopdia,

[1960- ]. 56 v.
Verbo: Enciclopdia Luso-Brasileira de Cultura. 1. ed. Lisboa: Verbo, imp.
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Encyclopaedia Britannica Online [Em linha]. [Consult 2005-2006]. Acessvel
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Wikipdia: a enciclopdia livre. [Em linha]. [Consult 2005-2006]. Acessvel em
WWW: <URL: http://pt.wikipedia.org>.
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BERGSTRM, Magnus; REIS, Neves Pronturio ortogrfico e guia da lngua portuguesa. 23. ed. Lisboa: Editorial Notcias, 1992. ISBN 972-46-0563-9
D'SILVAS FILHO Pronturio universal: erros corrigidos do Portugus. 2.
ed. Lisboa: Texto Editora, 1998.
PBLICO-COMUNICAO SOCIAL Livro de Estilo. 1. ed. Lisboa:
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PINTO, Jos Manuel de Castro Novo pronturio ortogrfico. Lisboa: Pltano
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Dicionrios temticos:
FARIA, Maria Isabel; PERICO, Maria da Graa Dicionrio do livro:

terminologia relativa ao suporte, ao texto, edio e encadernao, ao
tratamento tcnico, etc. Guimares: Guimares Ed., 1988.
Dicionrio jurdico da Administrao Pblica. Jos Pedro Fernandes (dir.);
Afonso Ribeiro Queir (consultor de dir.). Lisboa: s.n., 1994, p. 337-374.
_____________________________________________________________________________________
322
Apndice 4

_____________________________________________________________________________________
Lista das abreviaturas utilizadas

ant.
anterior
c.
circa
cad.
caderno
CD
Compact disk
Col. F
Coleco ao nvel de fundo
Col. SR
Coleco ao nvel de srie
cx.
caixa
DC
Documento composto
disq.
disquete
doc.
documento
doss.
dossier
DS
Documento simples
DVD
Digital video disk
Fundo
fl.
floruit
f.
folha ou flio
FNA
Ficheiro Nacional de Autoridades Arquivsticas
liv.
livro
m.
mao
mct.
macete
mf.
microfilme
mficha
microficha
m.l.
metros lineares
ms.
manuscrito
num.
numerado
Obrigatrio
OA
Obrigatrio quando aplicvel
_____________________________________________________________________________________
324
Apndice 4 Abreviaturas
_____________________________________________________________________________________
OP
Opcional
p.
pgina
perg.
pergaminho
post.
posterior
proc.
processo
pt.
pasta
reg.
registo
rl.
rolo
SC
Seco
s.d.
sem data
SF
Subfundo
s.l.
sem local
SR
Srie
SSC
Subseco
SSR
Subsrie
u.i.
unidade de instalao (Dimenso e suporte (quantidade, volume ou

extenso))
UI
Unidade de Instalao (Nvel de descrio)
_____________________________________________________________________________________
325

Norma de Descrição ODA - Portuguesa

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DIRECO GERAL DE ARQUIVOS

PROGRAMA DE NORMALIZAO DA DESCRIO EM ARQUIVO

Orientaes para a Descrio Arquivstica

Ministrio da Cultura, DGARQ

Orientaes de todos, para todos...

II Parte Autoridades arquivsticas.......................................................................

Orientaes para a Descrio Arquivstica

8.4. Formas autorizadas do nome de acordo com outras regras ................................

Orientaes para a Descrio Arquivstica

Os qualificativos no ponto de acesso normalizado do nome da pessoa singular...

Apndice 1 Exemplos completos ......................................................................... 249

Algumas consideraes 2. verso

INTERNATIONAL COUNCIL ON ARCHIVES ISDF: International Standard for Describing

Orientaes para a Descrio Arquivstica

Luclia Runa e Joana Braga

Algumas consideraes prvias...

INTERNATIONAL COUNCIL ON ARCHIVES ISAD(G): General International Standard Archival

Orientaes para a Descrio Arquivstica

THE SOCIETY OF AMERICAN ARCHIVISTS Describing archives: a content standard. Chicago:

normas utilizadas na Gr-Bretanha14, e especificamente para os nomes geogrficos, para

Estrutura e mbito de aplicao

Orientaes para a Descrio Arquivstica

Lisboa, IAN/TT, Janeiro de 2006

Orientaes para a Descrio Arquivstica

texto e a estrutura hierrquica do fundo e das partes que o compem;

com rigor o contexto e o contedo da unidade de descrio;

No contempla orientaes especficas para documentos iconogrficos, cartogrficos,

Orientaes para a Descrio Arquivstica

5. Zona da documentao associada

Cada orientao , na medida do possvel, ilustrada por exemplos. Estes so ilustrativos

Orientaes para a Descrio Arquivstica

1.1. Cdigo de referncia

Documentao Zona da Identificao

Cdigo de referncia da entidade detentora20

Cdigo de referncia da unidade de descrio

Orientaes para a Descrio Arquivstica

1.1.B3. Quando o nome do fundo compreende vrias palavras, o cdigo de referncia

1.1.B5. Quando os cdigos de referncia se repetem, torna-se necessria a incluso de

Documentao Zona da Identificao

Cdigo de referncia: PT/TT/CIM15

1.1.B7. Podem ser utilizadas as siglas ou acrnimos consagrados pelo uso.

Cdigo de referncia da seco e suas subdivises

1.1.B9. Quando o nmero de seces for superior ao nmero de letras do alfabeto, ou

Cdigo de referncia da unidade de instalao, do documento composto e do

Orientaes para a Descrio Arquivstica

documento simples pode coincidir com as respectivas cotas.

Cdigo de referncia: PT/TT/HSJ/H/1/5169

Documentao Zona da Identificao

controlada (eventualmente pelo organismo coordenador da Rede Nacional de

Veja-se igualmente INTERNATIONAL COUNCIL ON ARCHIVES ISIAH: International Standard

Orientaes para a Descrio Arquivstica

1.1.C5. As fontes de informao principais para a construo do cdigo de referncia da

1.1.D2. Os segmentos do cdigo de referncia correspondentes aos diferentes nveis de

Documentao Zona da Identificao

1.1.D3. Os segmentos do cdigo de referncia correspondentes s subdivises de cada

Documentao Zona da Identificao

Documentao Zona da Identificao

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1.2.B2. O ttulo do fundo deve corresponder ao nome formal do respectivo produtor.

1.2.B5. O ttulo dos fundos abertos deve corresponder denominao em vigor no

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1.2.B10. Quando a informao relativa localizao parte do nome do produtor, mas