Project Charter

Objetivo del documento

El propsito de este documento es definir, planear y promover el proyecto,
de tal modo que la estructura inicial del proyecto es elaborada y el alcance,
costos y lnea del tiempo es aprobada.
Otro propsito del documento presente es informar el alcance del proyecto,
esto significa el trabajo que deber ser entregado y cual no.
A. Informacin General
Nombre
Proyecto

del HAMMER
Fecha
de 09/09/14
Implementacin
e Preparacin
integracin de un
sistema ERP para
una
empresa
distribuidora
de 09/09/14
Patrocinador: Fabricio
Avalos Fecha
Modificacin:
Lombardi
Gerente
general
Preparado
por:

Kevin
Luza Autorizado
Carhuamaca
por:
Project Manager
Alexandra Daz La
Torre

System
Analyst

Fabricio
Avalos
Lombardi
Gerente
general

B. Propsito del Proyecto (descripcin del producto o servicio)

Propsito:
Lograr la implementacin exitosa de un sistema ERP (Enterprise Resources
Plannig) en la Vicepresidencia de Distribucin cervecera con el propsito de
incrementar la eficiencia en las operaciones de: Tesorera, Contabilidad,
Transporte, Logstica y Mantenimiento. A travs de la activacin y uso de
mejores prcticas que permitan integrar todas las reas de negocio de la
organizacin a nivel logstico y contable contando con informacin clara,
precisa y confiable que ayuden a toma de decisiones oportuna, mejora de la
rentabilidad y del nivel de servicio. Dotar a la empresa de una metodologa
que le permita crear de manera eficiente y estandarizada una red interna
especializada con una plataforma de software robusto y flexible. Lograr que
la informacin este ordenada y que se pueda acceder a ella de manera
rpida, clara y concisa.

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Descripcin del Producto: El ERP est compuesto por 2 mdulos:

ZAM (Plataforma para el BackOffice: Tesorera, Contabilidad, Mantenimiento
y Transporte)
Para el rea de mantenimiento hay ms control en cuando dar qu tipo de
mantenimiento (preventivo, proactivo, correctivo), ya que se tiene una mejor
disposicin de datos (KMs recorridos, base de datos donde se pone cul fue
la ltima falla del vehculo y por qu o cundo fue su ltimo mantenimiento y
de qu tipo). Mayor grado de automatizacin para hacer compras en
logstica.
Al tener mayor grado de confiabilidad de datos o nicas fuentes de
informacin, ser ms fcil hacer un cierre contable o mayor rapidez para
realizar reportes financieros con un menor nmero de personal.
Por incrementar la eficiencia se refiere a mayor confiabilidad en las fuentes
de informacin para hacer operaciones contables, de tesorera, etc.
Asimismo, mayor grado de automatizacin en las operaciones o
transacciones y por ende menor necesidad de personal.
AXIODIS (Optimizador de rutas y del cubicaje de los camiones).
Optimizacin de distribucin diaria/ semanal
Simulacin logstica, evaluacin de inversiones
Asignacin de clientes a centros de distribucin

C. Objetivo del Proyecto

La solucin ERP con la implementacin de sus principales funcionalidades,
tiene como finalidad servir de herramienta a las diversas reas funcionales.
Metas de la Organizacin
Reducir
los
costos
de
mantenimiento de T1 (distribucin
local) T2 (distribucin provincias) y
T3 (Naviera Oriente Distribucin
martima)
Recudir
los
costos
de
mantenimiento de los Legacys de
los sistemas actuales que dispone la
vicepresidencia de distribucin.
Automatizacin
de
reportes
financieros y contables

Objetivos del Proyecto

Implementar mdulo ZAM, para
control
de
mantenimiento
de
vehculos.
Realizar la migracin respectiva de
los Legacys, as como la limpieza de
datos respectiva.

Implementar los mdulos del ERP

para contar con una nica fuente de
informacin para generar los reportes
y de manera automtica y requerir
menos personal.
Cumplir con los tiempos planeados Centralizar todo el proceso de
de compra de insumos
compras en un solo mdulo en el cual
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se tienen los lead times y la cantidad

a comprar para cada insumo o
materia prima.

D. Alcance del Proyecto

Resultados del Proyecto.
- Mayor grado de automatizacin en los procesos de BackOffice para
Contabilidad y Tesorera (al contar con una sola fuente de informacin se
requerir menos tiempo en elaborar reportes o cierres contables as como
mayor confiabilidad en la informacin.
- Menores costos de mantenimiento de legacys: actualmente, es ms
costoso dar mantenimiento, ya que se tienen varios sistemas que componen
el Sistema Integrado. Con la implementacin del ERP se tendr una sola
fuente de informacin y se tendrn datos migrados ms limpios de manera
que ser menos costoso dar mantenimiento a este sistema (ERP)
- Menos costos de diseo: al tener un sistema con una antigedad mayor
a 10 aos, se tienen que construir constantemente interfaces entre este
sistema y los nuevos sistemas as como construir nuevos parches.
- Reduccin de costos de mantenimiento de Flota (vehculos): se
tiene mayor control de informacin de mantenimiento, de modo que se
podr dar el mantenimiento que le corresponda a cada vehculo.
Actualmente, segn el estudio respectivo se ha notado que se da
mantenimiento muchas veces antes de tiempo, cuando an no corresponde
o a veces lo dan cuando ya se gener la falla en el vehculo lo cual genera
retrasos en la entrega de los pedidos.
Contenido del Proyecto.
1. Contiene la implementacin del ERP
a) Implementacin de los mdulos de ZAM
- SUITE OPERATIVA
- Operaciones/ Transporte
- SUITE DE ADMINISTRACIN
- Contabilidad
- Cuentas por pagar
- Bancos
- Caja
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- SUITE DE MANTENIMIENTO
- Mantenimiento
b) Implementacin de los mdulos de AXIODIS
-

Clientes y centros de distribucin

Productos
Pedidos
Vehculos
Cartografa digital
Optimizacin de rutas de transporte
Visualizacin interactiva de rutas
Importacin y exportacin de datos
Zonificacin
Mdulo de asignacin estratgica
Integracin con PDA
Integracin con GPS

2. Los diseos adicionales al paquete estndar

3. Las pruebas unitarias e integrales para los mdulos implementados
4. Limpieza y migracin de datos maestros a los nuevos mdulos
5. Asesoramiento para la capacitacin y el despliegue a los usuarios finales
Exclusiones.
Dentro de los mdulos de ZAM que no se utilizarn encontramos:
- SUITE OPERATIVA
- Trafico administrativo
- Nmina
- Permisionarios
- Servicio a clientes
- Consolidado
- Trfico local
- SUITE ADMINISTRATIVA
- Contabilidad fiscal
- SUITE DE MANTENIMIENTO
- Llantas
- Almacn y compras
- Accidentes
- SUITE GERENCIAL
Stakeholders claves. .
Vicepresidente de Finanzas
Vicepresidente de Distribucin
Director del Programa
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PMO
Especialistas Funcionales de Distribucin
Usuarios Finales de Distribucin
Hiptesis o Suposiciones.
Costos presupuestados y los beneficios tentativos del Business Case
(Evaluacin Financiera del Proyecto)
Los stakeholders de la empresa brindarn todas las facilidades para la
aplicacin de los cambios que el proyecto requiere
Los stakeholders de la empresa brindarn toda la informacin requerida para
el desarrollo del proyecto
La capacidad de liderazgo del Project Manager
La experiencia de los consultores en proyectos similares
Restricciones.
-Costo de implementacin del sistema.
-Implementacin un tanto compleja.
-La puesta en marcha para muchos recursos.
-Necesidad alta de almacenamiento de datos.
-Implica grandes cambios tanto en la infraestructura tecnolgica de la
empresa, como en los proceso de negocio, estructura y cultura de la misma.
-Grandes costos en formacin y mantenimiento.
-Posibilidad de rechazo por parte de los usuarios debido a los cambios que
produce.
-La migracin o limpieza de datos maestros no puede ser durante los meses
de noviembre a enero ya que hay cierre contable.
-La capacitacin y despliegue para la salida en vivo del proyecto no puede
darse durante los meses de noviembre a enero ya que son los meses con
mayor demanda de transporte.
-El proyecto debe terminarse en el plazo establecido (la implementacin y
prueba del sistema ERP)

E. Factores Crticos de xito del Proyecto

1. Aprobacin de la UAT (User Aceptance Testing): Es un documento
donde los usuarios finales aceptan que han hecho las pruebas
funcionales del sistema y estas son conformes a lo que ellos solicitaron
inicialmente.
2. Aprobacin de la RTM (Requeriment Trazability Matrix): Es una
matriz en donde se colocan los requerimientos de los usuarios finales
adicionales a lo que viene en el enlatado ERP (estndar): esta matriz
aprobada dice que todos los requerimientos adicionales ya han sido
diseados.
3. Aprobacin del plan de trabajo del proyecto: Es aprobado por los
vicepresidentes antes de iniciar el proyecto y es la lnea de tiempo del
proyecto.
4. Cumplimiento del Business Case: Es lo ms importante, y se tiene
que aprobar antes de iniciar el proyecto, con esto aprueban el Budget en
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5.
6.

7.

8.

base a los beneficios que se proyecta que va a generar el sistema y que

se auditan 3 meses luego de finalizada la implementacin.
Matriz de Migracin y Limpieza de datos: En este documento se est
aprobando que toda la informacin de los sistemas antiguos han sido
migradas y limpiadas hacia el ERP
Compromiso directivo: El comit directivo del proyecto debe
comprometerse con los recursos necesarios para el proyecto y tambin
ayudar al patrocinador y a los lderes de proyecto con las decisiones
necesarias y oportunas para superar cualquier dificultad tcnica durante
la implementacin
Solida planificacin y accin: Lderes del proyecto deben adherirse a
la planificacin basada en la metodologa y anticiparse a las actividades
a ser ejecutadas para asegurar su cumplimiento en los tiempos
programados
Integrar a los usuarios en el proceso: Para disminuir la resistencia al
cambio, se deben establecer estrategias para incorporar y lograr el
compromiso de las personas de la Organizacin.
F. Planeamiento Inicial del Proyecto al alto nivel

Estimacin de recursos requeridos:

Recursos humanos
- Programadores, (analistas y especialistas internacionales en ZAM,
Axiodis)
- Project manager y PMO
Recursos materiales
- Servidores, Infraestructura del TI (hardware)
- Sistema empaquetado (software)
- PDA
- GPS
Costo Estimado del Proyecto:

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Beneficios Estimados:
Beneficios Tangibles:
-Lograr la mejora de la productividad del personal del rea de logstica de la
empresa.
-Reduccin de costos de personal, ya que al ser todo computarizado, se
necesitara menos mano de obra.
-Se logra una automatizacin de los pedidos y los costos de pago.
Beneficios intangibles:
- Aumenta la velocidad en los procesos
- Permite un acceso ms rpido a los datos para tomar decisiones oportunas
- Mejora la respuesta del cliente
- Ahorra tiempo y esfuerzo a la entrada de datos
- Facilita la planificacin estratgica
- Genera informas administrativos fciles de interpretar
- Beneficio en infraestructura de IT, los datos de todos los procesos claves
del negocio se integran en un solo repositorio
- Ventajas competitivas sobre las empresas competidoras
- Mejora en el desarrollo de los recursos humanos
- Mejora del servicio del cliente
- Mejora en la toma de decisiones y en la planificacin
- Construccin de innovaciones de negocio
- Generacin de diferenciacin de servicio
Estimacin de Fechas a Programar:
La duracin total es ao y medio para la instalacin y puesta a prueba,
segn proyectos que fueron realizados anteriormente en otras locaciones.
Fecha de inicio: 30 Enero 2015
Fecha de trmino: 30 Junio 2016
Nota: Se ha evaluado los cotos de mantenimiento y actualizacin de
licencias durante cinco aos
G.
Autoridad del Proyecto

Autorizacin (Sponsor)

Fabricio Avalos Lombardi Gerente general

Gerente del proyecto

Nombre: Kevin Luza Carhuamaca

Comit de Seguimiento (Direccin)

Kevin Luza Carhuamaca Project Manager
Alexandra Daz La Torre System Analyst
Carolina Cabrejos Paredes Gerente comercial
Libeth Astuhuaman Pea Contador general
Hay comits operativos que son una vez a la semana y es donde se ve:
- Avance del plan de trabajo (tiempos)
- Ejecucin del presupuesto (costos),
- Revisin de riesgos y problemas del proyecto.
- Control del alcance del proyecto. Cada vez que se coloca un nuevo
requerimiento en el RTM se alarga el alcance del proyecto al agregar nuevas
funciones en el sistema. Se tiene que evaluar si ese nuevo funcionamiento
da un beneficio ya que se tendr que invertir en algo que no est en el
presupuesto (horas adicionales de consultores para programar esos
requerimientos adicionales)
Comits Ejecutivos: son una vez al mes y se muestra en una sola lamina el
avance del proyecto tiene la misma informacin presentada solo que de las
cosas que son necesarias elevar o que tengan que tomar decisiones ya los
vicepresidentes.
H.
Integrantes
Responsabilidades

del

equipo

del

proyecto,

Roles

1. Comit del Proyecto:

Definir el alcance del proyecto, as mismo ver las posibilidades
involucradas en este mismo.
Preparar y obtener la aprobacin del plan de proyectos
Definir el ciclo de vida del proyecto
Recibir los requerimientos
Priorizar los requerimientos
2. Sponsor del Proyecto:
Responsable de definir la visin del proyecto, obtener el
financiamiento y obtencin de recursos del proyecto
Coordinar revisiones de actividades, estado y resultados de
administracin de requerimientos
Apoyar en la resolucin de problemas no resueltos
Apoyar en la obtencin del compromiso requerido de todos los
participantes
3.

Gerente del Proyecto:

Definir la visin del proyecto
Encargado de la planificacin del proyecto
Coordinar decisiones tcnicas y de gerenciamiento

Identificar, analizar, planificar y monitorear los riesgos del proyecto

Coordinar todos los aspectos relacionados a los cronogramas de
tareas de cada proyecto

4. System Analyst:
Encargado de transmitir las nuevas necesidades del proyecto,
proporcionar lista de actividades funcionales y plazos
Determinar las causas de los errores detectados
Verificar que se hayan corregido todos los errores que generaron
incidentes
Notificar la correccin de los incidentes
Analizar la performance del proyecto
I.

Firmas

Nombre/Funcin
Kevin Luza Carhuamaca
Project Manager
Alexandra Daz La Torre
System Analyst
Carolina Cabrejos Paredes
Gerente comercial
Libeth Astuhuaman Pea
Contador general

Firma

Fecha
09/09/14
09/09/14
09/09/14
09/09/14