FRANCISCO DE MIRANDA.
REA DE TECNOLOGA.
COMPLEJO ACADMICO EL SABINO.
PROGRAMA: INGENIERA INDUSTRIAL.
AUTOR(ES):
Br. Olave Ana CI. 19.151.107
Br. Ramirez Jos CI. 17.499.593
TUTOR ACADMICO:
MSC. Gomez Jesus C.I: 9.924.598
Autores:
Olave Ana
Ramrez Jos
DEDICATORIA
A Dios todo poderoso por acompaarme y ser mi fuente de inspiracin en
todos los momentos de mi vida y al iniciar cualquier meta est es una de ella.
Gracias por ser el mejor gua.
A mi Abuela, Isabel lima, a ti te dedico mi trabajo de grado porque se que
eres t la persona que ms ha deseado esto, t me enseaste a ser
perseverante Y humilde, este fue el resultado. T has estado conmigo en
todas circunstancias y s que siempre lo hars. Ojala pudiera devolverte al
menos la mitad de lo que me has dado.
A mi Viejo, Seme por ensearme, guiarme y llevarme en cada etapa nueva
de estudio, hasta el cielo. Este logro es para ti. Te quiero mucho.
A mi mama, Maura por ensearme que solo luchando consigues lo que
quieres para tu vida. Te quiero mami.
A mi hermana, Anyel por estar all llorando y levantndose conmigo cuando
todo el camino pareca sin salida, Te amo.
DEDICATORIA
A DIOS MI GRAN SEOR, el eterno Padre y Amigo que siempre esta a
nuestro lado. A ti te dedico mi trabajo de grado porque fuiste t quien me
enseo que en la vida es muy duro caer, pero aun mas duro es no
levantarse. Gracias a ti y a todas las pruebas que me has puesto en la vida
hoy en da he podido cumplir una gran meta. Espero que siempre te
mantengas a mi lado y nunca me dejes de guiar porque en ti confi y siempre
lo har.
A mi madre, Elena Arias y mi padre Rafael Ramrez, a ustedes les dedico mi
trabajo de grado porque s que son las personas que ms han deseado
esto, me ensearon a ser perseverante y optimista, este fue el resultado.
Han estado conmigo en todas circunstancias espero tenerlos por ms
tiempo. Ojala pudiera devolverte al menos la mitad de lo que me has dado.
Los quiero
A Ana Luisa Olave, la persona con quien comparto este trabajo con tanta
lucha y que por fin lo logramos, te dedico parte de mi esfuerzo por que de ti
aprend lo suficiente para seguir adelante en todo lo que se me presente.
LOS QUIERO MUCHO
JOS GREGORIO RAMIREZ ARIAS
AGRADECIMENTOS
A Dios por darnos la capacidad y sabidura durante el camino de nuestras
vidas en especial en el transcurrir de la carrera. Gracias Seor porque hoy
nuestra fe se ve recompensada. No hace falta pedir nada cuando todo me
los has dado Seor.
A nuestra casa de estudio Universidad Nacional Experimental Francisco de
Miranda por permitirnos formarnos como profesionales, y por ser un
segundo hogar para nosotros.
A todos nuestros profesores por compartir sus conocimientos con nosotros, y
porque de una u otra forma fueron participe para que este logro fuese
posible, y especialmente al ING. Jess Gmez por ser nuestro tutor y
guiarnos al alcance de esta meta .Gracias.
A mis hermanitas, Mara Jos, Damiana, por ser fuente de inspiracin para
lograr mis metas.
A la familia Ramrez Arias, muy especialmente la Sra. Elenita, el Sr. Rafael,
Harodlito y Dore por haberme abierto las puertas de su casa y estar ah en
los momentos difciles de este trabajo. Los extraar.
A mi Novio, Javier Jaime, Por compartir su vida conmigo y estar ah siempre
dispuesto a apoyarme, escucharme y comprenderme. Te quiero.
A mi Ta, Mirna por sus oraciones y apoyo ante cualquier situacin. Te
quiero MARCE
A mis Primos, Kiara, kendry, Jos, ms que mis primos son mis hermanos.
faltan uds ok.
A mi To, Adolfo que de una forma u otra colaboraron con la materializacin
de esta meta, Gracias.
A mi Cuado y amigo, Jos Gonzlez por su apoyo cuando lo necesit,
gracias
A mi Compaero de Tesis, Jos Ramrez, Gracias por darme la oportunidad
de hacer nuestro sueo realidad, sinceramente muchas Gracias.
A mis amigos incondicionales, Mariangel, Mary, Nelson, Jos Tovar, Yosmer
lo logre hermanitos. Los quiero mucho.
7
Norayma y Luirvey
A todas las personas que de una u otra forma pusieron su granito de arena
incondicionalmente, hoy les agradecemos de todo corazn por que esto es el
resultados de todas esas pequeas y grandes ayudas que pudieron
aportarnos en cualquier momento de nuestras vidas.
A mis hermanos, Harold, Eleanny y mi sobrinita Dorelys, por estar
acompandome siempre. Gracias.
A la familia Olave lima especialmente a la Abuela Isabel por abrirme las
puertas de su casa y compartir durante el desarrollo de nuestro trabajo.
A mis primos, Jhoan Jhonny y Alvin por apoyarme en los momentos que los
necesit.
RESUMEN
En el trabajo que a continuacin se presenta, constituye el resultado de una
investigacin de tipo descriptivo y de diseo documental y de campo, cuyo
objetivo se orient en Disear un Sistema Documental Integrado de Gestin
de la Calidad, con el fin de implantar un Sistema Integrado de Gestin de
Calidad bajo las Normas ISO 9001:2008 y 17025:2005. El procedimiento
metodolgico qued estructurado de la siguiente manera: la primera fase
comprendi el anlisis de la situacin actual con respecto a las ISO
9001:2008 y 17025:2005, arrojando como resultado entre ambas Normas
58,3% de conformidad y un 41,7% de no conformidad, una segunda fase
donde se Conceptualiz el Sistema Documental Integrado definiendo la lnea
de negocio, se dise el mapa general de procesos y la estructura
documental, se tom como fundamento la estructura piramidal jerrquica,
una tercera fase donde se desarrollaron: cuatro procedimientos maestros
para el control y diseo de la documentacin del sistema, se caracterizaron
10 macroprocesos y se dise un diagrama de rbol con la codificacin de
toda la documentacin actual, en la cuarta fase se determinaron estrategias
para la migracin del Sistema Documental obtenindose lo siguiente:
Consolidar una estructura administrativa para el desarrollo, implementacin y
control, Desarrollar programas de capacitacin, Desarrollar, elaborar y validar
la documentacin integrada. Finalmente en la quinta fase se dise el plan
estratgico para la migracin del Sistema Documental Integrado Gestin de
la Calidad
Palabras Claves: Integracin Documental, Sistema de Gestin de la Calidad
9
ABSTRACT
The following piece of work, presents the results of a descriptive type
investigation in the field of document design. The objective was to design an
integrated document system for Quality Management in accordance with the
standards ISO 9001:2008 y 17025:2005 The methodological procedure was
structured in the following way: The first phase analyzed the current situation
with regard to ISO 9001:2008 and 17025:2005, showing a result between
both standards as 58.3% conformity and a 41.7% non conformity. In a
second phase where the lines of business of the Integrated Document system
were conceptualized, the General Processes Map and the documental
structure was designed. The hierarchical pyramidal structure was taken as
the basis in the third phase, where four procedures were developed. In the
fourth phase the strategies for the migration to the document system were
determined obtaining the following: establish an administrative structure for
development, implementation and control. Develop training programmes.
Develop, formulate and confirm the integrated documentation. Finally in the
fifth phase the strategic plan for the migration of the integrated document
system for Quality Management.
10
NDICE GENERAL
Pg.
DEDICATORIA...
AGRADECIMIENTOS...
iii
RESUMEN..
INDICE GENERAL
vii
INDICE DE CUADROS.......
xi
INDICE DE GRAFICOS...
xii
INDICE DE FIGURAS
xiii
INTRODUCCIN..
CAPTULO I.........
1
3
Objetivo General.
Objetivos Especficos.
Justificacin.
Alcance
10
CAPTULO II.
11
MARCO TERICO.........
12
Antecedentes de la Investigacin..
12
Bases Tericas..
14
38
Operacionalizacin de Variables.
42
43
CAPTULO III
MARCO METODOLGICO.....
44
11
Tipo de Investigacin......
44
Diseo de la investigacin.
44
Poblacin......
45
Muestra......
46
47
FASES METODOLGICAS........
52
estudio
FASE II: Diagnosticar del sistema documental actual sobre la base de
52
53
Calidad.....
FASE
VI
Desarrollar
de
los
procedimientos
maestros
estndares
de
documentacin......
FASE V: Definir de estrategias para la migracin del sistema documental integrado de
gestin de la
calidad
FASE VI: Disear
53
54
propuesto...
54
CAPTULO IV...
55
56
Diagnostico del sistema documental actual sobre la base de los requisitos de acreditacin
y propias de la
organizacin.
57
CAPTULO V..........
74
12
Propuesta.
75
75
75
Caracterizacin de procesos
79
79
80
84
84
91
CONCLUSIONES.
98
RECOMENDACIONES
100
REFERENCIAS BIBLIOGRFICAS.
101
APNDICE 1.
105
APNDICE 2.......
110
APNDICE 3.......
150
APNDICE 4......
152
APNDICE 5......
186
APNDICE 6......
200
APNDICE 7.
216
APNDICE 8..
234
13
NDICE DE CUADROS
Pg.
Cuadro N 1. Referencias cruzadas nominales a la Norma ISO
9001:2008..
29
Cuadro N 2. Variable..
42
45
51
56
59
81
86
91
14
NDICE DE GRAFICOS
Pg.
Grfico N 1. Control de documentos..
Grfico N 2. Control de registros....
61
62
63
64
65
66
67
Grfico N 8 Compras
68
69
70
71
72
73
98
15
NDICE DE FIGURAS
Pg.
Figura N1. Enfoque basado en procesos..
Figura N 2. Estructura de la documentacin. ..
Figura N 3 Lnea de negocio de la empresa PURAMIN C.A..............
Figura N 4. Diagrama PEPSC
Figura N 5. Mapa de procesos de PURAMIN C.A.
Figura N 6. Estructura Documental del Sistema. .
Figura N7. Codificacin la documentacin.
20
35
76
77
78
80
85
16
INTRODUCCIN
Hoy en da, para las empresas es de vital importancia asegurar el afianzamiento de
su sistema de calidad basados en las normas internacionales ISO serie 9000, como un
medio para lograr la supervivencia y el seguro crecimiento de la organizacin, su
exitosa gestin y reconocimiento en el sector industrial y empresarial.
La calidad de productos y servicios que esperan muchos de los consumidores
sigue aumentando, exigiendo a las organizaciones elevar sus estndares de calidad.
En respuesta a la demanda por productos y servicios de mejor calidad, las empresas
estn implantando nuevas prcticas de administracin, entre las cuales se encuentra
"El Sistema de Gestin de la Calidad".
Las distintas organizaciones a nivel nacional han tenido que adaptarse a este nuevo
orden de exigencia, la calidad explcita, para ello los procesos de este tipo de
empresas han sufrido modificaciones tendentes a la mejora y de mantenerse dentro de
sus parmetros si desean permanecer en el mercado nacional. La empresa
PURAMIN, no escapa a esta realidad y debido a las exigencias del mercado requiere
revisar sus procesos para adaptarlos al nuevo orden de funcionamiento enmarcado en
los modelos de gestin de la calidad. Bajo esta circunstancia surge la necesidad de la
presente investigacin, cuyo objetivo es disear un sistema documental integrado de
gestin de la calidad ajustado a las normas ISO 9001:2008 y 17025:2005 de tal
manera que sea efectivo y permita adoptar sistemas combinados de calidad, como lo
requiere el laboratorio en su futuro proceso de acreditacin, por lo que el presente
proyecto de investigacin se estructurar en cinco captulos:
Captulo I: en ste captulo se presentan los aspectos relacionados con el tema de
investigacin a saber: el planteamiento y formulacin del problema, los objetivos,
la justificacin y el alcance de la investigacin.
Captulo II: en ste captulo se presentan los aspectos relacionados con el cuerpo
terico, abordando para ello los antecedentes de la investigacin, seguidamente de las
bases tericas, definicin de los trminos bsicos, y operacionalizacin de las
variables
17
18
19
CAPTULO I
El problema
En este captulo est conformado por planteamiento del problema,
formulacin del problema, objetivo general, objetivos especfico, justificacin
y alcance
Planteamiento del problema
En la actualidad, las organizaciones enfrentan cambios constantes en su
entorno, a los cuales tienen que adaptarse para permanecer, nivelar y
desarrollar ventajas competitivas con el objetivo de brindar servicios y/o
productos de alta Calidad; en este sentido, la Calidad se ha convertido en un
requisito indispensable en productos y/o servicios, ya que cada da el grado
de exigencia de los clientes
denominadas
como
requisitos
del
cliente.
tcnicos,
las
organizaciones
deben
mejorar
estructura
que
pudiera
ser
piramidal
jerrquica,
octagonal
22
1.
2.
3.
4.
5.
23
Objetivos de la Investigacin
Objetivo General
Disear un Sistema Documental Integrado de Gestin de la Calidad,
basado en las normas ISO 9001:2008 y 17025:2005 para la empresa
PURAMIN C.A.
Objetivos Especficos
1.
2.
3.
4.
5.
24
Justificacin de la Investigacin
17025:2005 y contempl: el
26
27
CAPTULO II
Marcos Terico
En este captulo se desarroll lo referente al marco terico, el mismo
est conformado por los antecedentes, definicin de trminos bsicos, bases
tericas y Sistema de variables.
Antecedentes
28
29
Bases tericas
Calidad
Segn Crosby (1979) "El primer supuesto errneo es que Calidad
significa bueno, lujoso, brillo o peso. La palabra "Calidad" es usada para
darle el significado relativo a frases como "buena Calidad", "mala Calidad" y
ahora a "Calidad de vida". Calidad de vida es un clich porque cada receptor
asume que el orador dice exactamente lo que l (ella) "el receptor", quiere
decir esa es precisamente la razn por la que definimos Calidad como
"Conformidad con requerimientos", si as es como lo vamos a manejar...Esto
es lo mismo en negocios. Los requerimientos tienen que estar claramente
establecidos para que no haya malentendidos. Las mediciones deben ser
tomadas
continuamente
para
determinar
conformidad
con
esos
30
comparado
con
sus
requerimientos,
establecidos
no
31
32
5 Responsabilidad de la direccin
5.1 Compromiso de la direccin
5.2 Enfoque del cliente
33
promueve
la adopcin de un enfoque
35
Diagrama PEPSC
Segn Galloway, (1998) es el mapa de proceso que se usa para mostrar
las actividades principales de un proceso de negocios, Proveedor, Entrada,
Proceso, Salida, y Cliente (p. 57).
Proveedor: es la persona, direccin o rea de quien recibimos las
entradas de nuestro proceso. Un proceso puede tener uno o varios
proveedores.
Caractersticas de los proveedores:
Puede ser interno o externo (depende del proceso del que estemos
hablando).
36
Son
definidas
por
sustantivos
concretos.
Ejemplo:
informes,
37
Caracterizacin de procesos.
Gmez (2008), establece, que asegurar la mejora continua de una
empresa exige establecer, documentar, implementar y mantener un
Sistema integral de Gestin.
la siguiente
38
39
40
Equipos
5.6
Muestreo
5.8
5.9
Resultado
de
ensayo
calibracin
obtenida
de
los
subcontratistas
5.10.7 Revisin electrnica de los resultados
5.10.8 Presentacin de informes y de los certificados
5.10.9 Modificaciones a los informes de ensayo y certificados de
calibracin
En el cuadro N 1 se presenta la correspondencia entre los elementos
de las normas ISO 9001:2008 Y 17025:2005
43
ISO
9001:2008
4.1
4.2 1
4.2.2
4.2.3
4.2.4
5.1
5.1 a)
5.1 b)
5.1 c)
5.1 d)
5.1 e)
5.2 4.
5.3
5.3 a)
5.3 b)
5.3 c)
5.3 d)
5.3 e)
5.4.1
5.4.2
5.4.2 a)
5.4.2 b)
5.5.1
5.5.2
5.5.2 a)
5.5.2 b)
5.5.2 c)
5.5.3
5.6.1
ISO/IEC 17025
4.1, 4.1.1, 4.1.2, 4.1.3, 4.1.4, 4.1.5, 4.2, 4.2.1, 4.2.2,
4.2.3, 4.2.4
4.2.2, 4.2.3, 4.3.1
4.2.2, 4.2.3, 4.2.4
4.3
4.3.1, 4.12
4.2.2, 4.2.3
4.1.2, 4.1.6
4.2.2
4.2.2
4.15
4.1.5
4.1
4.2.2
4.2.2
4.2.3
4.2.2
4.2.2
4.2.2
4.2.2 c)
4.2.1
4.2.1
4.2.1
4.1.5 a), f), h)
4.1.5 i)
4.1.5 i)
4.11.1
4.2.4
4.1.6
4.15
44
4.15
4.15
4.10
4.4.1, 4.7, 5.4.2, 5.4.3, 5.4.4, 5.10.1
5.2.1
5.2.2, 5.5.3
5.2.1, 5.2.2
5.2.2
4.1.5 k)
5.2.5
4.1.3, 4.12.1.2, 4.12.1.3, 5.3
4.12.1.4, 5.4.7.2, 5.5, 5.6
4.6, 5.5.6, 5.6.3.4, 5.8, 5.10
5.3.1, 5.3.2, 5.3.3, 5.3.4, 5.3.5
5.1
7.1 a)
4.2.2
7.1 b)
7.1 c)
5.4, 5.9
7.1 d)
7.2.1
7.2.2
7.2.3
7.3
5, 5.4, 5.9
7.4.1
7.4.2
4.6.3
7.4.3
4.6.2
7.5.1
7.5.2
7.5.3
5.8.2
7.5.4
7.5.5
7.6
5.4, 5.5
45
8.2.2
4.11.5, 4.14
8.2.3
8.2.4
4.10
8.3
4.9
8.4
4.10, 5.9
8.5.1
4.10, 4.12
8.5.2
4.11, 4.12
8.5.3
Facilitacin de la gestin.
o
46
Mejora la eficiencia.
Disminuye el tiempo.
Disminuye la burocracia.
los
tiempos
dedicados
las
auditoras
de
47
48
49
50
51
Un manual de Calidad
Los 6 procedimientos documentados requeridos por la Norma
- control de la documentacin
- control de los registros
- auditoras internas
- control de productos no conformes
- acciones correctivas
- acciones preventivas
Documentos necesarios para asegurar la planificacin, operacin y control
de los procesos
Registros para proporcionar evidencia de la conformidad con los requisitos
as como de la operacin eficaz del SGC.
52
Certificacin:
est
definida
en
la
Gua
ISO/IEC
como
un
procedimiento por el cual una tercera parte otorga una conformidad escrita
que un producto, proceso o servicio es conforme con requisitos especficos.
Cliente: organizacin o persona que recibe un producto (ISO9000:2000).
Estructura de la organizacin: disposicin de responsabilidades,
autoridades y relaciones entre el personal. (ISO9000:2000)
Enfoque al cliente: las organizaciones dependen de sus clientes y por lo
tanto deberan comprender las necesidades actuales y futuras de los
clientes, satisfacer los requisitos de los clientes y esforzarse en exceder las
expectativas de los clientes. (ISO9000:2000).
Integracin de los elementos comunes: Integracin de los elementos de
Gestin de las Normas de referencia implicadas en los Sistemas a integrar,
en lo que se refiere a documentacin aplicable e implementacin de los
mismos. (Norma UNE 66177:2005)
Integracin: Accin y efecto de aunar, dos o ms polticas, conceptos,
corrientes, etc., divergentes entre s, fusionndolos en una sola que las
sintetice. (Norma UNE 66177:2005)
Mapa de procesos: Representacin grfica de la secuencia e interaccin
de los diferentes procesos que tienen lugar en una organizacin (Norma UNE
66177:2005).
Mejora continua: actividad recurrente para aumentar la capacidad para
cumplir los requisitos. (ISO9000:2000)
Mejora de la Calidad: parte de la Gestin de la Calidad orientada a
aumentar la capacidad de cumplir con los requisitos. (ISO 9000:2000).
No conformidad: se refiere al incumplimiento de un requisito especfico
de la Norma ISO 9000:2000. (ISO 9000:2000)
53
54
Sistema de variables
Segn Sampieri (1999), una variable es una propiedad que puede variar y
cuya variacin es susceptible de medirse (p 56). Para esta investigacin se
present como variable de estudio la Gestin de la Calidad, teniendo entre
sus dimensiones: requisitos de la documentacin, responsabilidad de la
direccin,
realizacin
de
producto
medicin,
anlisis
mejora.
55
Cuadro N 2. Variable
Variable
Definicin conceptual
Dimensiones
Indicadores
9001:2008
17025:2005
Control de documentos
4.2.3
4.3
Aprobacin y emisin
4.2.3
4.3.2
4.2.3
4.3.3
Control de registro
4.2.4
4.13
Registros tcnicos
4.2.4
4.13
4.2.4
5.4.7
4.2.4
5.10
5.6
4.15
Planificacin de la realizacin
del producto
7.1
de los documentos
Requisitos de la documentacin
Responsabilidad de la direccin
Es un conjunto de actividades
de la funcin general de la direccin
que determinan la poltica de
Calidad, los objetivos
y las responsabilidades
y se llevan a cabo
7.2.1
7.2.2
Sistema de Gestin
a travs de la planificacin,
7.2.3
de la Calidad
el control, el aseguramiento
Quejas
7.2.3
4.8
Compras
7.4.1
7.4.6
la Calidad, en el marco
7.4.2
7.4.6
7.4.3
7.4.6
Auditoras internas
8.2.2
4.14
Auditorias adicionales
8.2.2
4.11.5
8.3
4.9
8.3
4.9
Accin correctiva
8.5.2
4.11
Accin preventiva
8.5.3
4.12
8.5.3
4.11.2
Seleccin e implementacin de
8.5.2
4.11.3
8.5.2
4.11.4
y el mejoramiento de
4.8
58
CAPTULO III
MARCO METODOLGICO
Este captulo contempl el diseo de la investigacin, tipo de investigacin,
las tcnicas que se utilizaron para la recoleccin de datos, la poblacin y la
muestra y a su vez la metodologa para la recoleccin de datos.
Tipo de Investigacin
La investigacin se puede definir de carcter descriptivo ya que estuvo
sustentada en el estudio detallado los manuales, procedimientos y
documentos existentes y empleados por la empresa PURAMIN. Arias
(2006), la define como: la caracterizacin de un hecho, fenmeno, individuo
o grupo, con el fin de establecer su estructura o comportamiento.
Diseo de la Investigacin
Balestrini (2006), define el diseo de la investigacin como:
el plan global de investigacin que integra de un modo
coherente y adecuadamente correcto tcnicas de recogida de
datos a utilizar, anlisis previstos y objetivos.el diseo de una
investigacin intenta dar de una manera clara y no ambigua
respuesta a la pregunta planteada en la misma. (p. 131).
59
Poblacin
Silva (2006), define la poblacin como la totalidad del fenmeno a
estudiar, cuya unidades de anlisis poseen caractersticas comunes, las
cuales se estudiaron y dieron origen a los datos de investigacin. (p.
96).En en el Cuadro N 3 se muestra la poblacin objeto de estudio
Cuadro N 3. Distribucin del personal de PURAMIN C.A.
CARGO
NMERO DE EMPLEADOS
Almacn y despacho
02
Compras
01
60
01
Gestin de la calidad
01
Gerencia comercial
02
Recursos humanos
01
Mantenimiento
01
Proteccin integral
01
Informtica
01
Operaciones
01
TOTAL
12
Muestra
Segn Arias (2006), la muestra Es un subconjunto representativo de
un universo o poblacin. (p.83). En la presente investigacin se
consider una poblacin de 12 trabajadores los cuales son fijos, Dado a
que est es tipo finita y pequea, no se lleva a cabo la seleccin de la
muestra sino se toma toda la poblacin para el estudio.
61
medio,
esta
metodologa
es
asociada
errneamente
62
63
Tormentas de ideas
La lluvia de ideas o brainstorming, tambin denominada tormenta de
ideas, es una herramienta de trabajo grupal que facilita el surgimiento de
nuevas ideas sobre un tema o problema determinado. La lluvia de ideas
es una tcnica de grupo para generar ideas originales en un ambiente
relajado. Esta herramienta fue ideada en el ao 1941 por Alex F.
Osborne, cuando su bsqueda de ideas creativas result en un proceso
interactivo de grupo no estructurado que generaba ms y mejores ideas
que las que los individuos podan producir trabajando de forma
independiente; dando oportunidad de hacer sugerencias sobre un
determinado asunto y aprovechando la capacidad creativa de los
participantes.
El uso de sta herramienta permiti aportar soluciones, involucrando al
personal pertinente como un equipo que forma parte de la solucin al
problema planteado por esta investigacin.
Tcnicas de procesamiento y anlisis de datos
Anlisis: consiste en separar los elementos bsicos de la informacin y
examinarlos con el propsito de responder a las distintas interrogantes
planteadas en la investigacin.
La interpretacin de datos: consiste en discutir y comentar los hallazgos
del estudio y en establecer su relacin con los soportes bibliogrficos
acerca del tema (Silva 2006)
Lista de Control o Chequeo
Segn UPEL (2002), la lista de chequeo consiste en una relacin de
Caractersticas previamente preparadas donde la presencia o ausencia de
las caractersticas pueden ser indicadas con un s o un no. La misma se
64
Utilidades.
de las causas
Mapa de procesos
Para (Vilar, 2000) es una aproximacin que define la organizacin
como un sistema de procesos interrelacionados. Asimismo, impulsa a la
organizacin a poseer una visin ms all de sus lmites geogrficos y
funcionales, mostrando cmo sus actividades estn relacionadas con los
clientes externos, proveedores y grupos de inters. Tales mapas dan la
oportunidad de mejorar la coordinacin entre los elementos clave de la
organizacin. Adems dan la oportunidad de distinguir entre procesos
clave, estratgicos y de soporte, constituyendo el primer paso para
seleccionar los procesos sobre los que actuar (p. 76).
A continuacin se presenta en el cuadro N 4 un breve resumen sobre
las tcnicas para la recoleccin y anlisis de informacin
65
Resultados
Recopilacin de la informacin
referente al tema de estudio
Anlisis documental
Revisin bibliogrficas
Observacin directa
Diagnostico
del
sistema
documental actual sobre la base de
los requisitos de acreditacin y
propias de la organizacin
Observacin directa
Deficiencias
Anlisis documental
Documentaciones actuales
Entrevistas no estructuradas
Nivel de cumplimiento de
requisitos con respecto a las
normas aplicadas
Revisin documental
Procesos principales
Grupo focal
Caracterizacin de procesos
Tormentas de ideas
Estructura documental
Diagrama PEPSC
Mapa de procesos
Desarrollo de los procedimientos
maestros
y
estndares
de
documentacin
Revisin documental
Tormentas de ideas
Estandarizacin de procesos,
procedimientos y mejoras a la
documentacin existente
Grupo focal
Definicin de estrategias para la
migracin del sistema documental
integrado de gestin de la calidad
Entrevistas no estructuradas
Grupo focal
Tormentas de ideas
Diseo del plan de migracin del
sistema documental actual al
propuesto
Anlisis documental
Alternativas de implantacin
Tormentas de ideas
Especificacin de
tiempo y recurso.
Entrevistas no estructuradas
actividades,
66
luego
se
por
la
documentacin
procedimientos,
por
instrucciones,
nivel,
formatos,
para
la
registros,
inclusin
as
de
como
los
otra
67
documental
existente
los
cuales
fueron:
procedimientos
y entrevistas no
68
69
CAPTULO IV
ANLISIS DE RESULTADOS
Este captulo comprende la evaluacin de la situacin actual de la
empresa PURAMIN C.A, en el cual se identific las brechas existentes
entre los requisitos de las Normas ISO 9001:2008 y 17025:2005 y
estableci el plan de trabajo
Anlisis de la Situacin Actual.
Para el desarrollo de la investigacin se conform un equipo de trabajo
integrado por el personal de la organizacin, (jefes de reas) y personal
outsourcing responsable del proyecto de acreditacin del laboratorio,
cuyos aos de experiencia y pericia los convierte
en expertos en el
1
2
3
Diciembre Enero
Febrero Marzo
Abril
Mayo
Diagnostico en cuanto
al cumplimiento de la
Norma ISO 17025:2005
Definicin y validacin
de mapa de proceso
Caracterizacin de los
procesos
Conceptualizacin
del
sistema, definicin de la
estructura documental
de la organizacin y
codificacin
de
los
documentos mediante el
diagrama de rbol
70
de
la
Fecha final:
situacin
actual
del
sistema
10/05/2010
documental
17025:2005
Los criterios utilizados para responder las preguntas efectuadas en el
instrumento son:
C: Para los elementos conforme: utilizado si existe evidencia
objetiva que dicho requisito se realiza en la organizacin y que el
mismo se encuentra documentado.
71
procedimiento se realiza en la
Responsabilidad de la direccin
se descartan: responsabilidades de la
Requisitos tcnicos
ambientales,
mtodos
validados,
equipo
patrones
que a los
Gestin de recursos
ITEMS
9001:2008
4.2.3
Normas ISO
17025:2005
Control de
4.3
Control de Documentos
Documentos
4.3.1
4.2.4
5.
4.3.2
Control de
4.13
Control de Registros
Registros
4.13.2
Registros Tcnicos
5.4.7
Control de Datos
5.10
4.15
4.4
Revisin por la
Direccin
7.
Realizacin del
Producto
contratos
73
Revisin de los
4.8
Quejas
4.6
4.14
Auditora interna
4.11.5
Auditoras adicionales
4.8
requisitos
relacionados con
el producto
7.2.3
Comunicacin con
el cliente
7.4
Compras
7.4.2
Informacin de las
compras
7.4.3
Verificacin de los
productos
comprados
8.2.2
8.3
Auditora interna
Control del
producto no
calibraciones no conformes
conforme
8.5.2
Accin correctiva
4.11
Acciones correctivas
4.11.3
4.11.4
8.5.3
Accin preventiva
4.12
Acciones preventivas
74
Control de Documentos
Al evaluar el nivel de cumplimiento de control de documentos
correspondiente al apartado, 4 Requisitos de documentacin en la Norma
9001:2008 y apartado 4 Requisitos relativo a la gestin en la Norma
17025:2005 se aprecia el 100% de conformidad en los requisitos exigido
por ambas Normas y estructura actual( horizontal), sin embargo al medir
este resultado con la meta de obtener una estructura jerrquica
(piramidal), se determina que este requiere una mejora en cuanto a la
forma de controlarse los documentacin en la organizacin. Ver Grfico
N 1
Control de Documentos
100,0
80,0
%
60,0
100,0
40,0
20,0
0,0
0,0
% conformidad
% No conformidad
75
Control de registro
En cuanto al cumplimiento de la clusula N 4 de la Norma ISO
9001:2008 referida a requisitos de documentacin, la cual evala control
de registros, y registros tcnicos perteneciente a la Norma 17025:2005, la
cual se le integra a la forma de controlarse la documentacin del sistema;
se obtuvieron los siguientes resultados: un 50% de conformidad para los
requisitos exigidos por la integracin de ambas Normas, tal como se
muestra en el Grfico N 2.
Control de Registros
50,0
40,0
%
30,0
50,0
50,0
20,0
10,0
0,0
% conformidad
% No conformidad
76
Control de datos
Control de datos pertenece a la Norma ISO 17025:2005, se obtuvo de
no conformidad 100% en el nivel de cumplimiento con los requisitos, tal
como se muestra en el Grfico N 3.
Control de Datos
100
80
60
%
100
40
20
0
0
% conformidad
% No conformidad
los clculos y la
que
cuando
se
utiliza
computadoras
equipos
77
100
40
20
0
0
% conformidad
% No conformidad
78
79
60,0
40,0
70,6
20,0
29,4
0,0
% conformidad
% No conformidad
procedimiento predeterminado
para revisin de
80
52,9
47,1
% conformidad
% No conformidad
81
100,0
80,0
60,0
%
100,0
40,0
20,0
0,0
0,0
% conformidad
% No conformidad
Compras
60,0
40,0
20,0
44,4
55,6
0,0
% conformidad
% No conformidad
Grfico N 8. Compras
Fuente: Autores. (2010)
82
En
elementos faltantes:
Procedimiento para compra de reactivos y materiales consumibles del
laboratorio.
Inspeccin de los suministros, reactivos y materiales comprados.
Registro de acciones para verificar el cumplimiento.
Auditoras internas
Continuado con la misma tendencia de las Grficos mostradas
anteriormente, el porcentaje de cumplimiento con lo que seala medicin,
anlisis y mejoras de la Norma ISO 9001:2008 se observa
en las
Auditorias Internas
80,0
70,0
60,0
50,0
40,0
30,0
20,0
10,0
0,0
80,0
20,0
% conformidad
% No conformidad
83
71,4
28,6
% conformidad
% No conformidad
Procedimiento
84
Acciones Correctivas
80,0
70,0
60,0
50,0
40,0
30,0
20,0
10,0
0,0
80,0
20,0
% conformidad
% No conformidad
85
Acciones preventivas
Continuando con medicin, mejora y anlisis, especficamente
acciones preventivas, al igual que las acciones correctivas cumplen en
su mayora con los requisitos en un 83,3% de conformidad y 16,7% de
no conformidad, tal como se observa en el Grfico N 12. A causa de
la inexistencia de procedimiento para la identificacin de mejoras
necesarias y la implementacin de acciones preventivas.
Acciones Preventivas
90,0
80,0
70,0
60,0
50,0
40,0
83,3
30,0
20,0
16,7
10,0
0,0
% conformidad
% No conformidad
86
58,3
41,7
% conformidad
% No conformidad
87
88
CAPTULO V
PROPUESTA
Sistema Documental
mezcla y almacenamiento de
89
Cliente
Venta
Planificacin
del
producto
Realizacin
del producto
Almacenamiento
del
producto
Despacho
Cliente
realizadas al
90
P
P
R
O
PDVSA
V
E
E
D
O
R
VASSA
E Solicitud de
N Materiales
qumicos
T para la
R mezcla y
envasado de
A aceite
D dielctrico y
aceite
A lubricante
Mezcla y
envasado de
R aceite
O lubricantes
y
C dielctricos
P
S Aceite
A s
L
LB
lubricante
Aceites
dielctrico
D s
Envasado
S s.
ULTRALU
I
E
BETAPETR
OL
N
T CLIENTES
OCACION
E ALES
S
91
da
93
Nivel
Manual de Gestin de la Calidad
Procesos, procedimientos
Instrucciones de trabajo
Registros
94
Ver Apndice 2
Procedimiento para la
normalizacin de los
documentos del SGI
Ver Apndice 3
Procedimiento para la
elaboracin y control de los
documentos.
Ver Apndice 4
Ver Apndice 5
Ver Apndice 6
Ver figura 7
Leyenda de codificacin
Ver Apndice 7
95
96
123 procedimientos, 9
97
99
en
general,
desarrollar
nuevos
negocios;
empresas
proveedoras
de
estos
servicios,
por
la
empresa,
aplicando
practicas
de
Normas ISO
9001:2008
Determinacin de la Visin.
En segunda instancia, y continuando con el desarrollo del marco filosfico
del Plan, se discuti acerca de la estructura de la Visin que debe
perseguir el Plan Estratgico. En consecuencia y como resultado de la
discusin y consenso se obtuvo:
100
En dicha
matriz, cada uno de los integrantes del Grupo Focal identific los cinco
factores que este consideraba de importancia para el xito del Plan,
obtenindose la siguiente valoracin.
Cuadro N 8. Evaluacin de factores Clave de xito.
Factor Clave a Evaluar
Puntos
Capital humano
Promocin de la Calidad
Pensamiento estratgico
Liderazgo en la direccin
Control de Gestin
Capacitacin continua
Innovacin
Competencia tcnica.
101
cual
sera
el
Objetivo
Estratgico
del
Plan.
En
102
Propsito
Misin
103
Visin
104
Lineamientos estratgicos
Consolidar una estructura administrativa para el desarrollo,
implementacin y control de un Sistema Documental Integrado
de Gestin de la Calidad ajustado a las Normas aplicadas
Desarrollar programas de capacitacin en cuanto a la Gestin
Integrada de la Calidad.
Desarrollar, elaborar y validar la documentacin integrada
tomando como referencia los requisitos de las Norma ISO
9001:2008 y 17025:2005
105
Estrategia 1
Supervisor
Tarea o actividad
de
Meta
Responsable
Recursos
ejecucin
Estudiar,
Conformacin
determinar y crear
de un equipo
un equipo
para el
multidisciplinario
1 semana
desarrollo e
para el desarrollo e
implementacin
implementacin del
del SDI en
SDI
PURAMIN.
Determinar las
a cumplir por la
estructura para el
SDI
Alta direccin
PURAMIN
C.A
Contar con un
Personal
miembro en la
PURAMIN
alta direccin
C.A
con
funciones y
responsabilidades
Personal
1
semana
responsabilidad
y autoridad para
Alta direccin
los procesos de
Gestin
Documental
integrada de
Calidad.
106
Tarea o actividad
Conocer los
Determinar los
requerimientos
requerimientos y
niveles de
Meta
2 semanas
competencia para la
capacitacin
para la
capacitacin
programas de
6 semanas
capacitacin
capacitacin en
cuanto a la
Calidad
promocin constante
de la documentacin
integrada de Gestin
Gerencia de
Humano
Integrado de
un programa de
Calidad
del sistema
Sistema
Inculcar y
Disear e implementar
Gestin de
Recursos
cuanto al
mantener una
Ejecucin
conciencia de la
peridica
Calidad en el
Personal
PURAMIN
C.A
Gerencia de
documentacin
PURAMIN en
8 semanas
Gerencia de
humanos
personal de
de capacitacin
Calidad
competencias
Instruir al
Gestin de
Recursos
programas de
Recursos
Gerencia de
segn las
Establecer
Disear y elaborar los
Responsable
Personal
PURAMIN
C.A
Gerencia de
Gestin de
Calidad
Gerencia de
Recursos
Personal
PURAMIN
C.A
Humano
Gerencia de
Gestin de
Calidad
Gerencia de
personal de
Recursos
PURAMIN C.A
Humano
Personal
PURAMIN
C.A
107
Estrategia 3
Supervisor
Tarea o actividad
de
Meta
Responsable
Recursos
ejecucin
Desarrollar
Determinar un
validar e
procedimiento
implementar los
que permita el
procedimientos
para la
4
semanas
control y
proteccin de
generacin y
los datos
proteccin de
generados en
control de datos
el laboratorio
Desarrollar
validar e
implementar un
procedimiento
para la
elaboracin y
presentacin de
los informes de
resultados
4
semanas
Jefe de divisin
de Laboratorio
de control de
Personal
Calidad
PURAMIN
Gerencia,
C.A
General,
Aseguramiento
de la Calidad
Determinar un
Jefe de divisin
procedimiento
de Laboratorio
que permita
de control de
normalizar la
Calidad,
elaboracin de
Gerencia
los informes
General,
emitidos por el
laboratorio.
Personal
PURAMIN
C.A
Aseguramiento
de la Calidad
108
Estrategia 3
Supervisor
Tarea o actividad
de
Meta
Responsable
Recursos
ejecucin
Actualizar e incluir
Jefe de divisin
las actividades de
ensayo y
calibracin del
laboratorio en el
2 semanas
procedimiento
para la revisin
Integrar la
de Laboratorio
calibracin y
de control de
ensayos del
Calidad,
laboratorio. en
Gerencia
la revisin por
General,
la direccin
por la direccin
Personal
PURAMIN
C.A
Aseguramiento
de la Calidad
Actualizar e incluir
la resolucin de
quejas en el
Determinar un
procedimiento de
procedimiento
atencin de
Integrado que
reclamos del
permita la
cliente y registrar
2 semanas
resolucin de
las quejas
quejas y
recibidas
registros de la
acciones
misma.
Gerencia
comercial
Gerencia
Personal
General
PURAMIN
C.A
Aseguramiento
de la Calidad
correctivas e
investigaciones
109
Supervisor
Tarea o actividad
Actualizar e incluir
la inspeccin de
los suministros
reactivos y
materiales y en
integrar la
compras de los
mismo en el
procedimiento
general de
compras
Actualizar e incluir
en el
procedimiento de
acciones
correctivas y
preventivas las
acciones
correctivas de las
auditorias cuando
pongan en duda la
eficacia de las
operaciones y los
ensayos o
calibracin y
notificar al cliente
de las
irregularidades
lineamientos
de inspeccin
y compras de
los materiales
utilizados en
laboratorio.
Gerencia
General,
Personal
PURAMIN
C.A
Aseguramiento
de la Calidad
Integrar en el
procedimiento
de acciones
correctivas
2
semanas
Las acciones
cuando se
ponga en duda
Aseguramiento
de la Calidad
Personal
Gerencia
PURAMIN
general
C.A
la eficacia de
sus
operaciones.
110
Estrategia 3
Supervisor
Tarea o
actividad
Tiempo
de
Meta
Responsable
Recursos
ejecucin
Desarrollar
validar e
implementar
procedimiento de
Determinar un
control de
procedimiento y
producto no
conforme cuando
su trabajo no sea
conforme con su
propio
procedimiento e
incluir polticas en
cuanto a su
importancia de
trabajo no
conforme y las
acciones
implementadas la
polticas que
Jefe de divisin
establezcan
de Laboratorio
los
de control de
lineamientos
Calidad
para el control
semanas
de producto no
Aseguramiento
conforme
de la Calidad
Personal
PURAMIN
C.A
cuando su
trabajo no sea
Gerencia
acorde con
General
propios
procedimientos.
las correcciones y
aceptabilidad del
trabajo
111
Estrategia 3
Supervisor
Tarea o
Tiempo
Meta
Responsable
polticas de
Determinar un
Jefe de divisin
acciones
procedimiento
de laboratorio
correctivas a
de control de
implementar e
polticas y
Calidad
actividad
de
Recursos
ejecucin
Definir las
incluirlas en el
procedimiento de
2
semanas
acciones
correctivas en
Aseguramiento
trabajo no
el
de la Calidad
conforme cuando
procedimiento
se identifique el
de trabajo no
Gerencia
antes
conforme
General
Personal
PURAMIN
C.A
mencionado.
Determinar un
Actualizar e incluir
procedimiento,
auditoras
adicionales en el
procedimiento,
plan y programas
de auditoras,
2
semanas
plan y
programas
que integre
auditorias
adicionales
Jefe de divisin
de Laboratorio
de control de
Calidad
Aseguramiento
de la Calidad
Personal
PURAMIN
C.A
Gerencia
General
112
CONCLUSIONES
El
Integrado de
Gestin de la Calidad
La conceptualizacin del sistema documental integrado de gestin de
la calidad comprendi el desarrollo de: la
113
114
RECOMENDACIONES
Establecer
programas
de
adiestramiento,
formacin
115
Referencia Bibliogrfica
Aguilera, J. (2009). Los Sistemas Integrado de Gestin. [Documento en
linea]
Disponible
en:
http://www.gestiopolis.com/administracion-
estrategia/los-sistema-integrados-de-gestio.htm
Alonso, H. (2006). Implantacin de los SGC ISO 9000 [pagina web en
lnea]
Disponible
en:
http://www.monografias.com/trabajos27/implantacionsistemas/implantacion-sistemas.shtml.
Arias, F. (1999). El Proyecto de investigacin: Gua para su elaboracin.
(Tercera Edicin). Caracas: Episteme C.A /Orial Ediciones.
Arias, F. (2006). El Proyecto de investigacin: Introduccin a la
metodologa cientfica (Quinta Edicin). Caracas: Episteme C.A /Orial
Ediciones.
Carmona, M (2008), Trabajo de Grado: La integracin de los Sistemas de
Gestin Normalizados sobre la Base de los Procesos Universidad
Francisco de Miranda.
Crosby, P. (1979). "Quality is Free". New York. Mc Grew Hill. [Pagina web
en lnea] Disponible en:
http://www.tegsolutions.com/Que%20es%20la%20Calidad.htm
Definicin de sistema de gestin de la calidad (2010) [pagina web en
lnea] Disponible en:
http://www.uis.edu.co/portal/acreditacion/laboratorios/documentos/INTRO
DUCCION.pdf
Definicin de calidad (2010) [pagina web en lnea] Disponible en:
http://www.tegsolutions.com/Que%20es%20la%20Calidad.htm
116
17025:2005.
Requisitos
generales
para
la
competencia
de
117
118
119
C NC NORMA
x
x
x
x
x
x
9001
9001
9001
9001
9001
9001
9001
x
x
x
x
x
x
x
x
9001
9001
17025
17025
17025
17025
17025
17025
x
x
9001
9001
x
x
x
x
9001
17025
17025
17025
17025
120
x
x
x
x
x
x
x
17025
17025
17025
17025
17025
17025
17025
17025
x
x
x
17025
17025
17025
17025
17025
17025
17025
17025
17025
x
x
17025
17025
121
Opiniones e interpretaciones
La organizacin debe asentar por escrito las bases que respaldan opiniones e interpretaciones as como identificadas en
un
informe de ensayo
Resultados de ensayo y calibracin obtenidos de subcontratistas estos deben estar claramente identificados e
informar por escrito y electrnicamente
Presentacin de los informe y de los certificados
La presentacin debe responder al tipo de ensayo o calibracin efectuado
Modificaciones a los informes de ensayos y a los certificados de calibracin
Las modificaciones de fondo a un informe de ensayo o certificado de calibracin despus de su emisin son
hechas solamente en la forma de un nuevo documento o de una transferencia de datos, que incluya una declaracin.
se identifican unvocamente y referencia al original que reemplaza el nuevo informe de ensayo o certificado de calibracin
.
REVISION POR LA DIRECCION
Se revisa el sistema de gestin de la calidad de la organizacin
La revisin incluye la evaluacin de las oportunidades de mejora y necesidad de efectuar cambios en el S.G.C
Registro de las revisiones
Resultado de auditorias
La retroalimentacin del cliente
El desempeo de los procesos y la conformidad del producto
El estado de las acciones correctivas y preventivas
Los cambios que podran afectar al S.G.C
Las recomendaciones para las mejoras
Los resultados de la revisin incluye la mejora de la eficacia del SGC y sus procesos
Los resultados de la revisin incluye la mejora del producto en relacin con los requisitos del producto
Los resultados de la revisin incluye las necesidades de recursos
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
17025
17025
x
x
17025
17025
17025
17025
9001
9001
9001
9001
9001
9001
9001
9001
9001
9001
9001
9001
122
x
x
x
x
x
17025
17025
17025
17025
17025
x
x
x
x
x
9001
9001
9001
9001
9001
x
x
x
x
9001
9001
9001
9001
17025
17025
17025
17025
17025
17025
17025
17025
17025
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
17025
17025
17025
17025
9001
9001
123
x
x
x
17025
17025
17025
x
x
9001
9001
x
x
x
x
x
x
9001
9001
9001
9001
17025
17025
17025
17025
17025
17025
17025
17025
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
9001
9001
9001
17025
9001
9001
17025
124
Procedimiento para implementar cuando su trabajo no sea conformes con sus propios procedimientos
Procedimientos o polticas aseguran que evala la importancia de trabajo no conforme
Las polticas o procedimiento aseguran que son realizada la correccin inmediatamente y se tomen
decisiones respecto
de la aceptabilidad del trabajo no conforme
Procedimientos o polticas aseguran si es necesario, se notifique al cliente o anule el trabajo
Define la responsabilidad para autorizar la reanudacin del trabajo
ACCION CORRECTIVA
Procedimiento documentado para revisar la no conformidad
Procedimiento documentado para determinar las causas de las no conformidades
Procedimiento documentado para evitar que las no conformidades vuelvan a ocurrir..
Procedimiento documentado para determinar e implementar las acciones necesarias
Procedimiento documentado para revisar la eficacia de las acciones correctivas tomadas
Procedimiento documentado para registrar los resultados de las acciones tomadas
Poltica para implementar acciones cuando se identifique un trabajo no conforme
Procedimientos para implementacin de acciones correctivas
Designacin de las autoridades para la implementacin correctivas
Auditorias adicionales
ACCION PREVENTIVA
Procedimiento documentado para determinar las no conformidades potenciales y sus causas
Procedimiento documentado evaluar la necesidad de actuar para de prevenir la ocurrencia de la no
conformidad
Procedimiento documentado para determinar e implementar las acciones necesarias
Procedimiento documentado para revisar la eficacia de las acciones preventivas tomadas
Procedimiento documentado para registrar los resultados de las acciones tomadas
Procedimiento para la identificacin de mejoras necesarias y la implementacin de acciones de acciones preventivas
x
x
17025
17025
17025
17025
17025
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
9001
9001
9001
9001
9001
9001
17025
17025
17025
17025
9001
x
x
x
x
9001
9001
9001
9001
17025
125
126
PURAMIN C.A.
CAR-CM-01
CARACTERIZACION DE LOS PROCESOS
PURAMIN
Rev.:
Fecha:
IDENTIFICACIN DEL PROCESO
Cdigo: CAR-CM-01
Objetivo: Establecer los lineamientos a seguir durante las diferentes etapas de venta y Alcance: Abarca desde la deteccin de
mercadeo del servicio que permitan obtener la buena pro o contratacin, a un precio necesidades del mercado hasta el
competitivo, rentable.
establecimiento de la venta.
Requisitos Generales
Responsable:
Externas
Internas
Normas
Gerencia Comercial
PROVEEDOR
Clientes Externos
Clientes internos
ENTRADA
Requisitos
Especificaciones Tcnicas
Cotizaciones
Contratacin
Adjudicacin directa
SALIDA
Solicitud del producto.
Aclaratorias
CLIENTE
Dpto. de
Planificacin
y produccin
Dpto. de
Planificacin
127
PURAMIN C.A.
CAR-CM-01
CARACTERIZACION DE LOS PROCESOS
PURAMIN
Rev.:
Fecha:
y produccin
Clientes Externos
Clientes externos
Pliegos Licitatorios
Cotizacin
Pliza de compra
Garanta de la calidad del
producto.
Carta de responsabilidad
social
Requerimiento mensual
Procedimientos:
MER-004 Procedimiento para la revisin de contrato
Infraestructura
Recursos
Tecnolgico
Licitacin
Firmes mensual de
produccin
Firmes mensual
Dpto. de
Planificacin
y produccin
Dpto. de
Planificacin
y produccin
Registros:
F-MER-010 Solicitud del producto.
F-MER-011 Oferta o cotizacin
F-MER-013 Factura proforma
Actividades de Seguimiento y Control
Humano
Material de
Oficina
128
PURAMIN C.A.
CAR-CM-01
CARACTERIZACION DE LOS PROCESOS
PURAMIN
Rev.:
Fecha:
Espacio Fsico
Elementos de Oficina
Iluminacin adecuada
Condiciones adecuadas
Elementos de Consumo
Software, hardware,
Impresoras, telefax
Facturacin
Produccin y
planificacin
Despacho
Mobiliarios
Material de
oficina y
consumibles
(N1+N2+N3+N9)
5
N=criterio de evaluacin
129
PURAMIN C.A.
CAR-CM-01
CARACTERIZACION DE LOS PROCESOS
PURAMIN
Rev.:
Fecha:
Unidad solicitante
Unidad solicitante
Proveedor seleccionado
Solicitud aprobada
Anlisis del servicio naturaleza
o material
Programacin de entregas
sugeridas por PURAMIN. C.A
Solicitud de Material
rdenes de compra de
PURAMIN C.A
Solicitud de cotizaciones
Anlisis de cotizaciones
Procedimientos:
ADM-002. Procedimiento para la solicitud de materiales al
Almacn Repuesto.
ADM-010 Procedimiento para la elaboracin y control de
ordenes de compras.
ADM-005 Procedimiento para la solicitud de materiales y
servicios al Departamento de Compras.
ADM-044
Procedimiento para la compra de materiales,
equipos y repuestos en el exterior a travs del Departamento de
Compras
2
Anlisis de proveedores
Compras
Acta de Aceptacin y
Contratacin de
Proveedores
Anlisis de
cotizaciones
Listado de Proveedores
aprobados
Ejecucin de la compra
Conformidad de orden
de compra una vez
recibido el material
Dpto. de
Compras
Unidad
solicitante
Registros:
F-ADM-073. Criterios para seleccionar el proveedor.
F-ADM-074. Ficha del Subcontratista.
F-ADM-075. Cuestionario Diagnstico del Sistema de la Calidad del
Subcontratista.
F-ADM-096. Encuesta para Evaluar Proveedores Externos.
F-ADM-062. Solicitud de materiales.
F-ADM-091. control de inventario de herramientas
F-ADM-059. Anlisis de cotizacin
F -ADM-058. solicitud de cotizacin
130
PURAMIN C.A.
CAR-CM-01
CARACTERIZACION DE LOS PROCESOS
PURAMIN
Rev.:
Fecha:
F-ADM -115. Acta de Aceptacin y Contratacin de Proveedores
F-ADM-060. Alcance de trabajo
F-ADM-042. Control facturas entregadas al departamento de Tributos.
F-ADM-062. Solicitud de materiales
Recursos
Infraestructura
Espacio Fsico
Elementos de Oficina
Iluminacin adecuada
Condiciones adecuadas
Elementos de Consumo
Tecnolgico
Software, hardware,
Impresoras, telefax
Material de
Oficina
Mobiliarios
Material de
oficina y
consumibles
Indicadores
Encuesta para evaluar proveedores
131
PURAMIN C.A.
CAR-CM-01
CARACTERIZACION DE LOS PROCESOS
PURAMIN
Rev.:
Fecha:
IDENTIFICACIN DEL PROCESO
Cdigo: CAR-GC-01
132
PURAMIN C.A.
CAR-CM-01
CARACTERIZACION DE LOS PROCESOS
PURAMIN
Rev.:
Fecha:
PROVEEDOR
Unidades a auditar
ENTRADA
SUBPROCESO
Programa de auditora
Plan de auditora
Fondonorrma ISO 9001
F-GES-003
Informe
de
conformidad
Resultado de una
auditoria
Auditoras internas
SALIDA
CLIEN
TE
Informe final de
Auditora Interna al
Sistema de Gestin
de la Calidad
Unidades
auditadas
No
Reclamo de calidad
Acciones correctiva
Plan de accin
Indicadores de gestin
Unidades solicitantes
Dpto. Aseguramiento de la
Solicitud de elaboracin
o revisin de los
documentos
Puntos especficos a ser
incluidos en los
documentos
3
Elaboracin y control de documentos
Acta de revisin de
los documentos
Documento obsoleto
Copia impresa del
listado actualizado
Constancia de
Unidade
s
auditada
s
O con
acciones
correctiv
as
Unidade
133
PURAMIN C.A.
CAR-CM-01
CARACTERIZACION DE LOS PROCESOS
PURAMIN
Rev.:
Fecha:
calidad
Clientes externos
Listado
de
procedimiento vs niveles
operativos
aprobacin
s
solicitan
te
Control de emisin y
distribucin de copias
autorizadas
Copia autorizada de
los documentos
Los documentos
aplican en el rea de
uso
Requisitos a cumplir de
acuerdo con los criterios
de inspeccin
Control de producto no
conforme y desviaciones
identificadas
Acciones correctivas
Acciones preventivas
Seguimiento de
acciones correctivas y
preventivas
Dpto.de
Resultado de encuesta aseg de
calidad
Encuesta de para la
satisfaccin del cliente
Reclamos
Quejas
Resultado de encuesta
Planes de acciones
Todos
los
procesos
Todos
los
procesos
del SGC
134
PURAMIN C.A.
CAR-CM-01
CARACTERIZACION DE LOS PROCESOS
PURAMIN
Rev.:
Fecha:
Dpto. aseguramiento de la
calidad
Informe de auditoria
Procedimientos:
GES-011 Reglamento del Comit de Normalizacin y
Calidad
GES-012. Reglamento de los Grupos de Trabajo de
Normalizacin y Calidad
GES-001 Procedimiento para la comunicacin interna
GES-008 Estructura organizativa del sistema de
normalizacin.
GES-009 Procedimiento para el control y
estructuracin de los documentos del SGC
(elaboracin, revisin, aprobacin, emisin y cambios)
GES-014 Procedimiento de acciones correctivas y
preventivas
GES-016 Procedimiento para el control de los registros
de la calidad
GES-017 Procedimiento para planificar, programar y
realizar auditoras internas.
Carpeta de
informacin de
entrada para la
revisin por la
direccin.
Presiden
cia
Registros
F-GES-001 Plan de auditora interna FONDONORMA ISO 9001
F-GES-002 Solicitud de elaboracin o revisin de documentos
F-GES-003 Cronograma de Auditora interna FONDONORMA ISO 9001
F-GES-004 Acta de Auditoria
F-GES-005 Informe final de Auditora Interna al Sistema de Gestin de la
Calidad
F-GES-006 Control de emisin y distribucin de copias autorizadas.
F-GES-007 Listado para el control y estado de revisin de los procedimientos
PURAMIN
F-GES-008 Listado para el control de los registros de la calidad
F-GES-009Listado de distribucin de procedimientos VS. Niveles operativos.
F-GES-010 Lista de verificacin para la evaluacin del cumplimiento legal
F-GES-015 Acta correspondiente a la revisin del sistema de la calidad
F-GES-018Ficha de caracterizacin del proceso
F-GES-021 Lista de asistencia reunin de apertura/clausura
F-GES-023 Poltica de la calidad
F-GES-024 Encuesta para medir la satisfaccin de cliente interno
135
PURAMIN C.A.
CAR-CM-01
CARACTERIZACION DE LOS PROCESOS
PURAMIN
Rev.:
Fecha:
F-GES-025 Visin de PURAMIN
F-GES-026 Misin de PURAMIN
F-GES-027Principios de PURAMIN
Recursos
Infraestructura
Espacio Fsico
Elementos de Oficina
Iluminacin adecuada
Condiciones
adecuadas
Elementos de
Consumo
Tecnolgico
Humano
Software, hardware,
Impresoras, telfono
Coordinadora de
aseguramiento de la
calidad.
Coordinadoras de
auditoras de la
calidad
Actividades de Seguimiento y
Control
Material de Oficina
Mobiliarios
Material de oficina y
consumibles
Indicadores de gestin
Acciones correctivas
implementadas VS total
acciones correctivas
planificadas
(% de cumplimiento= N de
puntos conformes/N de puntos
auditados)*100
136
PURAMIN C.A.
CAR-CM-01
CARACTERIZACION DE LOS PROCESOS
PURAMIN
Rev.:
Fecha:
IDENTIFICACIN DEL PROCESO
Cdigo: CAR-LA-01
Responsable:
Laboratorio
Requisitos Generales
Internas
Externas
Ver listado de control de normas o
documento de procedencia externa
PROVEEDOR
Dpto. de Planificacin
ENTRADA
Hoja de formulacin de
lubricantes
Hoja de ruta para la
fabricacin y control del
SUBPROCESO
1
Control de calidad
Normas
Norma ISO 9001-2008
Generales 5.1, 5.2, 5.5, 5.6 , 4.2.1,
4.2.2, 4.2.3, 4.2.4
Especficas: 7, 7,1.7, 2.7, 2,2.7, 2,3.
Normas COVENIN: 288
SALIDA
CLIENTE
Reporte de Anlisis
Aceite Dielctrico
Dpto.
Planificacin
y produccin
137
PURAMIN C.A.
CAR-CM-01
CARACTERIZACION DE LOS PROCESOS
PURAMIN
Rev.:
Fecha:
Aceite Dielctrico
Incertidumbre de la
medicin
Dpto. de Comercial
Dpto. de Gerencia general
Unidad solicitante
Cronograma de
mantenimiento de los
equipos de medicin,
inspeccin y ensayo
PURAMIN.
Asistencia tcnica
Investigacin y desarrollo
Solicitud de apoyo
Cliente externo
Requerimiento del
cliente
Procedimiento:
GDC-002 Procedimiento para la verificacin operacin y
mantenimiento preventivo de la balanza electrnica
GDC-003 Procedimiento para la verificacin, operacin y
mantenimiento preventivo del equipo para determinar la
Reporte de Anlisis
Aceites lubricantes
Reporte de Anlisis
(COLASA
Muestras de control
analizadas
Programa de
Verificacin de
equipos de
laboratorio y planta
Opiniones e
interpretaciones
Informes tcnicos
Opiniones e
interpretaciones
Informes tcnicos
Dpto.
Comercial
Dpto.Gerencia
general
Unidad
solicitante
Clientes
externo
Registro:
FGDC 001 Hoja de formulacin de lubricantes
FGDC-015 Reporte de Anlisis Aceite Dielctrico
FGDC 017 Reporte de Anlisis ( Aceites lubricantes)
FGDC 018 Reporte de Anlisis (COLASA)
138
PURAMIN C.A.
CAR-CM-01
CARACTERIZACION DE LOS PROCESOS
PURAMIN
Rev.:
Fecha:
separabilidad del agua.
GDC-004 Procedimiento para verificacin, operacin y
manteamiento preventivo del equipo para determinar viscosidad
aparente
GDC-005 Pautas de control de proceso de produccin de aceites
lubricantes
GDC-009 Procedimiento para la verificacin, operacin y
mantenimiento preventivo del espectrofotmetro GENESYS 10.
GDC-018 Procedimiento para la calibracin / verificacin,
operacin y mantenimiento preventivo de termmetros de Planta
PURAMIN.
GDC-019 Procedimiento para la verificacin y mantenimiento
preventivo de Manmetros de Planta PURAMIN.
GDC-025 Procedimiento para la verificacin, operacin y
mantenimiento preventivo de equipo de punto de ebullicin
GDC-026 Procedimiento para la calibracin / verificacin,
operacin y mantenimiento preventivo de: Equipo de Bomba
Rotativa
GDC-028 Procedimiento para la verificacin, operacin y
mantenimiento preventivo de: Equipo de inflamacin copa abierta
GDC-029 Procedimiento para la verificacin, operacin y
mantenimiento preventivo de: Equipo de inflamacin copa cerrada.
GDC-030 Procedimiento para la verificacin, operacin y
mantenimiento preventivo de: Punto de Fluidez
139
PURAMIN C.A.
CAR-CM-01
CARACTERIZACION DE LOS PROCESOS
PURAMIN
Rev.:
Fecha:
GDC-032 Procedimiento para la verificacin, operacin y
mantenimiento preventivo de: Prueba de Anilina
GDC-035 Procedimiento para la verificacin, operacin y
mantenimiento preventivo de equipo de viscosidad a 100 C
GDC-037 Procedimiento para la verificacin, operacin y
mantenimiento preventivo de: Tensin Interfacial
GDC-038 Procedimiento para la verificacin, operacin y
mantenimiento preventivo de: Factor de Potencia
GDC-040 Procedimiento para calibracin, la verificacin, operacin
y mantenimiento preventivo de: Tensin de Ruptura
GDC-061 Procedimiento para el control de producto no conforme
GDC-O62 Procedimiento que establece las condiciones generales
para la calibracin / verificacin de equipos de medicin en planta
PURAMIN
GDC-063 Procedimiento para la verificacin, operacin y
mantenimiento preventivo de: Equipo SPECTROIL M
GDC-065 Procedimiento que establece las condiciones generales
para la calibracin / verificacin de equipos de inspeccin, medicin
y ensayo.
GDC-068 Procedimiento para la emisin de reportes de anlisis.
GDC-070 Procedimiento general para la calibracin de instrumentos
patrones.
GDC-082 Procedimiento para el clculo de la incertidumbre de la
medicin a los equipos de inspeccin, medicin y ensayo
140
PURAMIN C.A.
CAR-CM-01
CARACTERIZACION DE LOS PROCESOS
PURAMIN
Rev.:
Fecha:
GDC-087 Procedimiento para la verificacin, operacin y
mantenimiento preventivo de: equipo viscosidad a 40 C
GDC-088 Procedimiento para la operacin , verificacin, y
mantenimiento preventivo de: Equipo de Humedad
GDC-089 Procedimiento para la verificacin, operacin y
mantenimiento preventivo del equipo para determinar espuma.
GDC-090 Procedimiento para la verificacin, operacin y
mantenimiento preventivo del equipo medidor de pH.
GDC-091 Procedimiento para la verificacin, operacin y
mantenimiento preventivo de la balanza OHAUS
GDC-092 Procedimiento para la calibracin y verificacin del
vacumetro de planta PURAMIN
GDC-093 Procedimiento para la operacin, verificacin y
calibracin de la bureta.
GDC-094 Procedimiento para la operacin, verificacin y
calibracin del equipo para ensayo de TBN.
GDC-095 Procedimiento para la operacin, verificacin y
mantenimiento preventivo del equipo para determinar viscosidad
aparente (CCS).
Actividades de Seguimiento y
Control
Recursos
Infraestructura
Tecnolgico
Humano
Material de Oficina
Indicadores de gestin
141
PURAMIN C.A.
CAR-CM-01
CARACTERIZACION DE LOS PROCESOS
PURAMIN
Rev.:
Fecha:
Espacio Fsico
Elementos de Oficina
Iluminacin adecuada
Condiciones
adecuadas
Elementos de
Consumo
Equipos calificados
Balanzas
Equipos de
Instrumentacin
Etiquetadoras
rotuladoras
Analistas lder
jefe de control de
calidad
inspectores de
calidad
Mobiliarios
Material de oficina y
consumibles
142
PURAMIN C.A.
CAR-CM-01
CARACTERIZACION DE LOS PROCESOS
PURAMIN
Rev.:
Fecha:
IDENTIFICACIN DEL PROCESO
Cdigo: CAR-MT-01
Objetivo: Proporcionar el mantenimiento a los diferentes equipos operacionales dentro de la Alcance: Abarca desde la necesidad de
organizacin.
realizar mantenimiento predictivo y
preventivo hasta detectar fallas que
ameriten mantenimiento correctivo.
Requisitos Generales
Responsable:
Externas
Internas
Normas
Departamento de
Ver listado de control de normas o
Norma ISO 9001:2008
mantenimiento
documento de procedencia externa
Generales 4.2.3, 4.2.4,
5.1, 5.2, 5.5, 5.6
Especifica: 6.1, 6.3, 6.4
PROVEEDOR
ENTRADA
SUBPROCESO
SALIDA
CLIENTE
1
Orden de trabajo
2
Unidad solicitante
Control y seguimiento de
las ordenes de trabajo
Mantenimiento preventivo de
Orden de trabajo
la caldera
Mantenimiento preventivo de cerrado
la envasadora
Mantenimiento preventivo de
la planta elctrica
Unidad
solicitante
143
PURAMIN C.A.
CAR-CM-01
CARACTERIZACION DE LOS PROCESOS
PURAMIN
Rev.:
Fecha:
Mantenimiento preventivo de
la planta de secado
6 Mantenimiento preventivo de
las unidades mviles
7 Mantenimiento preventivo a
las bombas porttiles
8 Mantenimiento preventivo de
la planta de aditivo
9 Mantenimiento preventivo de
los aires acondicionados
10 Mantenimiento preventivo de
la selladora de envases
11 Mantenimiento preventivo de
los compresores
12
Mantenimiento correctivo
Procedimientos:
MAN-001 Plan de Mantenimiento preventivo aplicado a
las calderas
MAN-003 Plan de mantenimiento preventivo aplicado a
envasadoras
Registros:
F-MAN 004 Orden de trabajo
F-MAN 007 Plan de mantenimiento preventivo para equipos de Planta
PURAMIN
F-MAN 011 Hoja de vida
144
PURAMIN C.A.
CAR-CM-01
CARACTERIZACION DE LOS PROCESOS
PURAMIN
Rev.:
Fecha:
MAN-004 Plan de mantenimiento preventivo aplicado a
hidroneumticos
MAN-005 Plan de Mantenimiento preventivo aplicado a
la planta elctrica auxiliar
MAN-008 Plan de Mantenimiento preventivo aplicado a
la Planta de Secado PURAMIN
MAN-010 Procedimiento para la planificacin,
programacin y control de las actividades realizadas por
el Dpto. de Mantenimiento a travs de la orden de trabajo
MAN-011 Plan de Mantenimiento preventivo aplicado a
las Bombas Porttiles PURAMIN
MAN-012 Plan de mantenimiento preventivo aplicado a
la planta PARATONE PURAMIN
MAN-015 Plan de mantenimiento preventivo aplicado a
los aires acondicionados PURAMIN
MAN-016 Plan de mantenimiento preventivo aplicado a
selladora
MAN-017 Plan de mantenimiento preventivo aplicado a
los compresores PURAMIN
Recursos
Infraestructura
Tecnolgico
Material de
Oficina
Indicadores de gestin
145
PURAMIN C.A.
CAR-CM-01
CARACTERIZACION DE LOS PROCESOS
PURAMIN
Rev.:
Fecha:
Espacio Fsico
Elementos de Oficina
Iluminacin adecuada
Condiciones adecuadas
Elementos de Consumo
Software, hardware,
Impresoras, telefax
Mantenimiento
Compras
Mobiliarios
Material de
oficina y
consumibles
% de cumplimiento de rdenes de
trabajo
146
PURAMIN C.A.
CAR-CM-01
CARACTERIZACION DE LOS PROCESOS
PURAMIN
Rev.:
Fecha:
IDENTIFICACIN DEL PROCESO
Codigo:CAR-AS-01
Objetivo: Establecer los lineamientos para la recepcin, almacenamiento y despacho de Alcance: Abarca desde la recepcin del
producto terminado del cliente garantizando la trazabilidad preservacin del producto.
producto por parte de planificacin hasta la
entrega y confirmacin del producto
recibido por el cliente.
Requisitos Generales
Responsable:
Externas
Internas
Normas
Gerencia
Despacho
Almacen
PROVEEDOR
Proveedores externos
ENTRADA
SUBPROCESO
Inspeccin de muestra
Muestra liquida del la
materia prima.
Dpto. de Envasado
Inspeccin mediante un
check list.
Recepcin de insumo,
materia prima y
producto terminado
Dpto. Almacn
147
PURAMIN C.A.
CAR-CM-01
CARACTERIZACION DE LOS PROCESOS
PURAMIN
Rev.:
Fecha:
Lubricante
049Control de
recepcin de productos
en planta(de COLASA)
Inspeccin mediante un
check list.
Dpto.Almacn
Control de entrada de
insumos y aditivos por lote
Dpto. de
Almacn
Solicitud de insumo
Muestreo recepcin de
aditivos
Dpto. de
Almacn
Lista de inspeccin en
recepcin de producto
terminado
Aceite dielctrico
Lista de inspeccin en
recepcin de producto
terminado
Nota de entrega interna
Dpto. de
Almacn
2
Almacenamiento de insumo
materia prima y producto
terminado
Produccin
Dpto.de Produccin
148
PURAMIN C.A.
CAR-CM-01
CARACTERIZACION DE LOS PROCESOS
PURAMIN
Rev.:
Fecha:
Lubricantes
Dpto. de Produccin
Dpto. de Envasado
Solicitud de insumo
Despacho interno de
materia prima
Solicitud de etiquetas
4
Cliente externo
Dpto. de Despacho
Orden de carga de la
unidad
Solicitud de producto
terminado
Procedimientos
ADM-003 Procedimiento para la recepcin y
almacenamiento de productos terminados
ADM-004 Procedimiento para el almacenamiento de
insumos en planta
ADM-005 Procedimiento para la solicitud de materiales y
Despacho
de insumo o producto
terminado
Nota de entrega interna
de insumo o producto
terminado
Nota de entrega interna
de insumo o producto
terminado
Reportes de anlisis
Control de entrega de
productos terminados.
Control de llegada de
unidades de transporte
para despacho
Relacin de insumos
entregados, llenos y
devueltos
Notas de entrega
Dpto. de
Produccin
Dpto. de
Envasado
Dpto. de
Despacho
Cliente externo
Registros
F-ADM-011 Nota de entrega interna de insumo o producto terminado
F-ADM-031 Producto terminado objetado para reprocesar
F-ADM-033 Entrega fraccionada de producto terminado
F-ADM-062 Solicitud de materiales
F-ADM-097 Inventario de insumos y materias primas
149
PURAMIN C.A.
CAR-CM-01
CARACTERIZACION DE LOS PROCESOS
PURAMIN
Rev.:
Fecha:
servicios al Departamento de Compras PURAMIN.
ADM-007 Procedimiento general para la conformacin de
facturas
ADM-008 Procedimiento para la entrega de insumos
ADM-012 Procedimiento para la recepcin de insumos en
planta.
ADM-013 Procedimiento para la solicitud de producto
terminado a reprocesar.
ADM-014 Procedimiento para la solicitud de producto
terminado a almacn de suministro para su despacho.
ADM-015 Procedimiento para la devolucin y
almacenamiento de insumos buenos y daados.
ADM-016 Procedimiento para la recepcin de aditivos y
materia prima
ADM-017 Procedimiento para el almacenamiento de
aditivos y materia prima
ADM-018 Procedimiento para entrega de aditivos y
materia prima al departamento de planificacin y
produccin
ADM-019 Procedimiento para la devolucin de aditivos
ADM-030 Procedimiento para realizar la evaluacin de
desempeo del personal de PURAMIN, C.A.
ADM-042 Procedimiento para el reclutamiento, seleccin
y contratacin de personal en la empresa PURAMIN, C.A.
ADM-051 Procedimiento de recepcin, almacenamiento,
150
PURAMIN C.A.
CAR-CM-01
CARACTERIZACION DE LOS PROCESOS
PURAMIN
Rev.:
Fecha:
entrega y devolucin de insumos y producto terminado.
ADM-052 Procedimiento para el amarre de carga
ADM-053 Procedimiento para la toma de inventario fsico
ADM-054 Procedimiento para la transferencia de insumos
a almacenes externos
ADM-055 Procedimiento para los procesos de exportacin
martima de Aceites Lubricantes
Recursos
Infraestructura
Tecnolgico
Humano
Espacio Fsico
Elementos de Oficina
Iluminacin adecuada
Condiciones adecuadas
Elementos de Consumo
Software, hardware,
Impresoras, telefax
Jefe de divisin de
almacn y suministro
Inspector del
laboratorio
Asistentes de almacn
Personal obrero
Material de
Oficina
Mobiliarios
Material de
oficina y
consumibles
151
PURAMIN C.A.
CAR-CM-01
CARACTERIZACION DE LOS PROCESOS
PURAMIN
Rev.:
Fecha:
IDENTIFICACIN DEL PROCESO
Cdigo: CAR-PP-01
Objetivo: planificar la produccin de aceites lubricantes y prestacin del servicio de Alcance: abarca la recepcin de
mezcla y envasado Aceites dielctrico AD-66
requerimientos generales hasta la
concepcin del programa de produccin.
Requisitos Generales
Responsable:
Externas
Internas
Normas
Planificacin y produccin
PROVEEDOR
Dpto. de Gerencia comercial
ENTRADA
Firmes mensuales
SUBPROCESO
1
Verificacin de materia
prima e insumo
Requerimientos general
Dpto. de Gerencia comercial
Inventario diario
Cortes de produccin
Requerimiento semanal
Programa de
produccin
Solicitud de material
Dpto. de
Planificacin de
la produccin
Dpto. de
Compras
2
Programa de produccin
Programa de
Dpto.de
152
PURAMIN C.A.
CAR-CM-01
CARACTERIZACION DE LOS PROCESOS
PURAMIN
Rev.:
Fecha:
Capacidad de produccin
Cliente externo
produccin
gerencia
comercial
Recepcin de materia
prima e insumo
Procedimientos
GDC-007 pautas de control del proceso de produccin del aceite
dielctrico
AD-66
Plan de produccin
Orden de produccin
Solicitud del producto
OPE-021 Procedimiento para el aforamiento de los tanques de planta
PURAMIN
OPE-008 Procedimiento de toma de muestra y mtodos de muestreo
OPE-018 Procedimiento para el envasado de los productos terminados
PURAMIN
OPE-019 Procedimiento para el despacho de los productos terminados
PURAMIN
OPE-012 Instrucciones de trabajo para la fabricacin y control del AD-66
OPE-011 Procedimiento para la fabricacin control del AD-66
Para el aceite lubricantes
GDC-005 Pautas de control de proceso de produccin de aceites
Registros
GDC-007 pautas de control del proceso de produccin del
aceite dielctrico AD-66
OPE-021 Procedimiento para el aforamiento de los tanques de
planta PURAMIN
OPE-008 Procedimiento de toma de muestra y mtodos de
muestreo
OPE-018 Procedimiento para el envasado de los productos
terminados PURAMIN
OPE-019 Procedimiento para el despacho de los productos
terminados PURAMIN
OPE-012 Instrucciones de trabajo para la fabricacin y control
del AD-66
OPE-011 Procedimiento para la fabricacin control del AD-66
Para el aceite lubricantes
F-GDC-001 Hoja de formulacin de lubricantes
F-OPE-021 hoja de ruta para la fabricacin y control de
lubricantes
153
PURAMIN C.A.
CAR-CM-01
CARACTERIZACION DE LOS PROCESOS
PURAMIN
Rev.:
Fecha:
lubricantes
OPE-041 Procedimiento general para la planificacin de la realizacin del
producto
OPE-042 Instrucciones de trabajo para la prestacin del servicio de mezcla
y envasado de aceites lubricantes
Recursos
Infraestructura
Espacio Fsico
Elementos de Oficina
Tecnolgico
Software, hardware,
Impresoras, telefax
Humano
Jefe de lnea de
produccin de AD-66
Jefe de lnea de aceites
lubricantes
Jefe de seccin de lnea
planificacin
y
produccin
Jefe
de
Gerencia
comercial
Jefe de almacn y
suministros
Jefe de divisin
Almacn y suministros
Laboratorio
Indicadores
154
PURAMIN C.A.
CAR-CM-01
CARACTERIZACION DE LOS PROCESOS
PURAMIN
Rev.:
Fecha:
Jefe de seccin
envasado
Objetivo: Produccin de aceites lubricantes y prestacin del servicio de mezcla y envasado Alcance: abarca desde la recepcin de
Aceites dielctrico AD-66
materia prima e insumos, servicio de
mezcla hasta el envasado y despacho
del producto terminado.
Requisitos Generales
Responsable:
Externas
Internas
Normas
Planificacin y produccin
PROVEEDOR
ENTRADA
Plan de produccin
SUBPROCESO
155
PURAMIN C.A.
CAR-CM-01
CARACTERIZACION DE LOS PROCESOS
PURAMIN
Rev.:
Fecha:
Dpto. de gerencia comercial
Dpto. de Compras
Cliente externo
Laboratorio
Orden de produccin
Programa aprobado
Solicitud del producto
hoja de ruta para la
fabricacin y control de
lubricantes
Registro de orden de
consumo
Control y seguimiento de
producto
Registro de orden de
consumo
Ordenes de entrega y
facturas conformadas
hoja de ruta para la
fabricacin y control de
lubricantes
Inspeccin de producto
Semi-terminado
Inspeccin de producto
Envasado
Ordenes de entrega y
facturas conformadas
Dpto. de
compras
Cliente externo
Dpto. de
Envasado
156
PURAMIN C.A.
CAR-CM-01
CARACTERIZACION DE LOS PROCESOS
PURAMIN
Rev.:
Fecha:
Recursos
Infraestructura
Espacio Fsico
Elementos de Oficina
Iluminacin adecuada
Condiciones adecuadas
Elementos de Consumo
Planta fsica
Caldera
Bombas
Sistema de circuito
Tecnolgico
Software, hardware,
Impresoras, telefax
Humano
Material de Oficina
Mobiliarios
Material de oficina y
consumibles
Actividades de
Seguimiento y
Control
Indicadores
Litros
reprocesados
*100
Litros
producidos
Litros
producidos
*100
Litros
programados
157
PURAMIN C.A.
CAR-CM-01
CARACTERIZACION DE LOS PROCESOS
PURAMIN
Rev.:
Fecha:
IDENTIFICACIN DEL PROCESO
Cdigo: CAR-PI-01
Objetivo: velar por la seguridad y bienestar de los trabajadores y visitantes de la Alcance: Contempla el control y
proteccin desde: la entrada de personal y
organizacin.
visitantes a la planta, recepcin de insumos
y materia prima, la higiene y limpieza y
seguridad industrial.
Requisitos Generales
Responsable:
Externas
Internas
Normas
Proteccin integral
PROVEEDOR
Clientes internos y externos
ENTRADA
Recepcin de documento
del producto
1
Solicitud de material
Charla o taller
Ingreso del personal
Ingreso de material y/o
contratistas
SUBPROCESO
Vigilancia y control de las
salidas y entradas del
personal y materiales a la
organizacin
de Clientes internos
y externos
de
de
de
158
PURAMIN C.A.
CAR-CM-01
CARACTERIZACION DE LOS PROCESOS
PURAMIN
Rev.:
Fecha:
vehculos en plantas.
Clientes internos
Dpto. de Operaciones
Dpto. de Almacenamiento
Clientes externos
Dpto. de Operaciones
Recepcin de unidad
Verificacin de unidad
Recepcin de aditivo
Notificacin a operador de
balanza
Verificacin de unidad
Higiene y limpieza
(aseo 1,2 y de la planta)
3 Control y medicin de
pesada
Verificacin de datos y notas
de entrega.
Pesada de la unidad.
Orden ejecutada
Pesada
Verificacin de datos y
notas de entrega
Colocacin de precinto
Tique de pesada
Certificado de vaco.
Clientes internos
Dpto. de
Operaciones
Dpto.de
Almacenamiento
Dpto. Despacho
Factura
Precintado
Certificado de vacio
Fotografas
COLASA
Cliente externos
159
PURAMIN C.A.
CAR-CM-01
CARACTERIZACION DE LOS PROCESOS
PURAMIN
Rev.:
Fecha:
Procedimiento
SEG 001 Procedimiento para el manejo de seguro de montacargas.
SEG 002 Procedimiento general para el levantamiento y manejo
manual de objetos.
SEG 003 Procedimiento para el manejo de seguro de montacargas.
SEG 004 Procedimiento de seguridad industrial para el envasado
de productos terminados PURAMIN, C.A.
SEG 005 Procedimiento de primeros auxilios en caso de
accidentes.
SEG 007 Procedimiento de seguridad industrial para la toma de
muestras.
SEG 008 Procedimiento de seguridad industrial para la
determinacin del punto de inflamacin por el mtodo
CLEVELAND de copa abierta.
SEG 009 Procedimiento de seguridad industrial para la
determinacin del punto de anilina.
SEG 010 Procedimiento de seguridad industrial para la
determinacin del nmero de neutralizacin por titulacin usando
indicador de color.
SEG 011Procedimiento para el control , en el laboratorio de
aceites, de riesgos potenciales a la salud y al ambiente.
SEG 012Procedimiento de seguridad industrial para la
determinacin del nmero bsico total por titulacin potenciomtrica
con cido perclrico.
Registro:
F-SEG-001 ATS Identificacin de Riesgo
F-SEG-002 Charla/Taller
F-SEG-005 Formato de control de acceso de Visitantes
F-SEG-006 Control de uso de vehculos de planta
F-SEG-007 Solvencia de equipo de seguridad
F-SEG-008 Control de acceso de contratista
F-SEG-011 Control de salida de materiales
F-SEG-012 Condicin y/ o acto inseguro detectado
F-SEG-013 Investigacin de accidentes
F-SEG-014 Revisin de equipos porttiles de extincin de incendios
F-SEG-015 Constancia de notificacin de riesgos
F-SEG-016 Lista de chequeo de Unidades y Transportistas
F-SEG-017 Control de pedidos de equipos de seguridad
F-SEG-018 Control de entrega de guantes de seguridad
F-SEG-019 Control de entrada de materiales y equipos
F-SEG-020 Certificado de vaco
F-SEG-021 Control de entrega de uniformes
F-SEG-022Participacin
F-SEG-023 Lista de chequeo de unidades de izamiento de cargas
F-SEG-025 Lista de Chequeo de Vehculo
F-SEG-027 Carta de amonestacin
160
PURAMIN C.A.
CAR-CM-01
CARACTERIZACION DE LOS PROCESOS
PURAMIN
Rev.:
Fecha:
SEG 013Procedimiento de seguridad industrial dentro de las
instalaciones del laboratorio de aceites de las empresas PURAMIN
SEG 014 Procedimiento de seguridad industrial para la
determinacin del contenido de 2,6 DI-ISO BUTIL para cresol en
aceites minerales aislantes.
SEG 015 Procedimiento para el reporte de accidentes.
SEG 016 Procedimiento de seguridad industrial para trabajos en
espacios confinados.
SEG 017 Procedimiento de seguridad industrial en las
instalaciones de la Planta PURAMIN.
SEG-018Procedimiento de seguridad industrial para la
determinacin de la estabilidad a la oxidacin de aceites aislantes
nuevos que contienen 2,6 DI-ISO BUTIL PARA CRESOL, por
medio de la bomba rotativa.
SEG-019 Procedimiento en caso de derrames en Planta PURAMIN.
SEG-024 Procedimiento General para el acceso de visitas a la
empresa
SEG-027Procedimiento para la operacin de la balanza
SEG-029 Procedimiento General del plan para el control de
emergencias de la empresa
SEG-031 Procedimiento General para el uso de los vehculos de la
empresa
SEG-032 Procedimiento para control de entrada y salida de
materiales
161
PURAMIN C.A.
CAR-CM-01
CARACTERIZACION DE LOS PROCESOS
PURAMIN
Rev.:
Fecha:
Actividades de Seguimiento y
Control
Recursos
Infraestructura
Espacio Fsico
Elementos de Oficina
Iluminacin adecuada
Condiciones
adecuadas
Elementos de
Consumo
Tecnolgico
Humano
Software, hardware,
Impresoras, telefax
Vigilancia
Jefe de produccin
Jefe almacn
Coordinadora
seguridad
Material de Oficina
Indicadores de gestin
Mobiliarios
Material de oficina y
consumibles
Por definir
162
PURAMIN C.A.
CAR-CM-01
CARACTERIZACION DE LOS PROCESOS
PURAMIN
Rev.:
Fecha:
IDENTIFICACIN DEL PROCESO
Nombre del Proceso: Recursos Humano
Cdigo: CAR-RH-01
Objetivo: Realizar los procesos de ingreso, permanencia y retiro del personal proporcionando
condiciones para el desarrollo de competencias, habilidades, aptitudes y mejoramiento de la
calidad.
Requisitos Generales
Responsable:
Gerencia Comercial
PROVEEDOR
Externas
Ver listado de control de normas o
documento de procedencia externa
Internas
ENTRADA
SUBPROCESO
Unidad solicitante
Requerimiento del personal
Normas
Norma ISO 9001-2008
Generales 4.2.3, 4.2.4, 8.2,
8.4, 8.5
Especficas 6.2, 6.2,1,6.2.3
SALIDA
CLIENTE
Personal
Unidad
solicitante
163
PURAMIN C.A.
CAR-CM-01
CARACTERIZACION DE LOS PROCESOS
PURAMIN
Rev.:
Fecha:
Unidad solicitante
Requerimiento de formacin
Entidades externas de
formacin
Oferta de formacin
Calculo de Nminas.
Procedimientos:
ADM-027 - Procedimiento para planificar, programar y realizar
el adiestramiento al personal de la empresa PURAMIN, C. A.
ADM-028 - Procedimiento de seleccin, evaluacin, registro,
seguimiento y control de proveedores.
ADM-029 - Procedimiento para realizar la induccin de los
nuevos empleados de la empresa PURAMIN, C.A.
ADM-030Procedimiento para realizar la evaluacin de
desempeo del personal de PURAMIN, C.A.
Seleccionar el personal
Induccin y re
induccin del personal
Capacitacin y
entrenamiento
Evaluacin del
desempeo
Coordinacin para la
formacin del
personal
Calculo de pagos
Gua de Entrevista
Tcnica
Unidad
solicitante
Evaluacin de
desempeo
Personal calificado
Control de Asistencia al
curso, charla o taller
Evaluacin de la
eficacia de la formacin
Nominas
Cliente externos
Clientes
internos/por
departamento
Registros:
F-ADM-001 - Relacin rdenes de entrega originales entregadas al
Departamento de Facturacin
F-ADM-014 - Gua de Entrevista Tcnica
F-ADM-116 - Carta de Autorizacin y Acreditacin de las Prestaciones
Sociales
F-ADM-025 - Hoja de Induccin
F-ADM-065 - Control de Asistencia al curso, charla o taller
F-ADM-070 - Evaluacin de desempeo
164
PURAMIN C.A.
CAR-CM-01
CARACTERIZACION DE LOS PROCESOS
PURAMIN
Rev.:
Fecha:
ADM-031 - Procedimiento para realizar el clculo de Nmina
del personal semanal de PURAMIN, C.A. (turno diurno, mixto,
nocturno).
ADM-032 - Procedimiento para realizar el clculo del pago de
horas extras del personal de nmina semanal PURAMIN, C.A.
ADM-033 - Procedimiento para realizar el clculo del pago por
servicios prestados en das de descanso y das feriados en la
empresa PURAMIN, C.A
ADM-034 - Procedimiento para realizar el clculo de nmina
para el personal mensual de PURAMIN, C.A
ADM-035 - Procedimiento para realizar el clculo de
deducciones por concepto de beneficios socio econmicos de la
empresa PURAMIN, C.A
ADM-037 - Procedimiento para realizar el clculo del pago de
utilidades en la empresa PURAMIN, C.A
ADM-038- Procedimiento para realizar el clculo de nmina del
personal de vigilancia de PURAMIN, C.A
ADM-042 - Procedimiento para el reclutamiento, seleccin y
contratacin de personal en la empresa PURAMIN, C.A.
ADM-048 - Procedimiento para la amonestacin de los
trabajadores de la empresa PURAMIN, C.A
165
PURAMIN C.A.
CAR-CM-01
CARACTERIZACION DE LOS PROCESOS
PURAMIN
Rev.:
Fecha:
Recursos
Infraestructura
Espacio Fsico
Elementos de Oficina
Iluminacin adecuada
Condiciones adecuadas
Elementos de Consumo
Tecnolgico
Humano
Material de
Oficina
Indicadores
Software, hardware,
Impresoras, telefax
Jefe de divisin de
RRHH
Mobiliarios
Material de
oficina y
consumibles
166
167
3. Promocin de la calidad
6. Liderazgo en la direccin
9. Capacitacin continua
10. Innovacin
Mantenimiento
4. Pensamiento estratgico
7. Mantenimiento de una
infraestructura tecnolgica
adecuada
8. Control de gestin
Operaciones
Informtica
Proteccin integral
cliente
Recursos humanos
Gerencia comercial
1. Capital humano
Gestin de la calidad
Compras
Gerente o Subgerente
Almacn y despacho
X
X
X
X
X
X
168
169
PROCEDIMIENTO:
NORMALIZACIN DE DOCUMENTOS
DEL SISTEMA DE GESTIN DE LA CALIDAD
DOCUMENTO CONTROLADO
Si el sello no aparece en original
entonces no es documento controlado
170
Fecha Pgina
Tipo y Descripcin
del
Cambio Realizado
Revisado
por
Aprobado
por
171
NDICE
SECCION
Pgina
1
Objetivo
Alcance
Disposiciones y Lineamientos
Descripcin de Actividades
Definiciones y Abreviaturas
Anexos
10
Notas
11
172
OBJETIVO
Establecer las directrices, lineamientos, disposiciones, criterios, mtodos y
pautas a seguir en la elaboracin de los procedimientos y dems
documentos de los sistemas de gestin, con el propsito de estandarizar
progresivamente la estructura de los mismos.
ALCANCE
Este procedimiento es aplicable al diseo y elaboracin de todos los
procesos, procedimientos, instrucciones, formularios, formatos, polticas,
planes, programas y dems documentos inherentes a los sistemas de
gestin de la calidad de PURAMIN. El mismo define los elementos de
estilo, redaccin y sintaxis.
FONDONORMA-ISO
Calidad Requisitos"
DISPOSICIONES Y LINEAMIENTOS
6.1
173
6.2
6.3
6.4
6.5
NIVEL
III
NIVEL
IV
174
6.6
6.7
DESCRIPCIN DE ACTIVIDADES
(No aplica para este documento)
DEFINICIONES Y ABREVIATURAS
Para el propsito de este documento se aplican algunas de las definiciones
contenidas en la Norma ISO 9001-2008 Sistema de Gestin de la Calidad
- Fundamentos y Vocabulario.
Sistema de Gestin de la Calidad:
Conjunto de elementos mutuamente relacionados o que interactan,
y que comprende actividades coordinadas para dirigir y controlar a una
organizacin con respecto a la calidad. (ISO-9001:2008)
Documento:
Informacin o datos que poseen significado y su medio de soporte.
Este medio puede ser papel, disco magntico, ptico o electrnico,
fotografa o una combinacin de ellos. (ISO-9001:2008)
Documento Controlado:
Representa cualquier informacin soportada en papel o medios
electrnicos, que forma parte de los Sistemas de Gestin de Calidad, y que
por los datos o la instruccin que genera, puede afectar la calidad de los
productos o la gestin de la empresa segn lo dispuesto en el punto 6.7. El
control de estos documentos asegura al usuario la disponibilidad de la
versin vigente.
175
Proceso:
Es el conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que
interactan, las cuales transforman entradas en salidas. (ISO-9001:2008)
Caracterizacin de proceso:
Documneto que describe la identificacin de los rasgos distintivos del
proceso, que no es otra cosa que establecer la relacin con los dems
procesos internos o externos, los insumos y salidas del proceso, los
proveedores y clientes, los riesgos y controles, permitiendo a los usuarios
del sistema visualizar de manera ms clara el accionado de la entidad y la
gestin de sus procesos.
Procedimiento:
Documento que muestra la secuencia de actividades o tareas,
realizadas a fin de ejecutar una operacin o un proceso. En el
procedimiento se deben describir los responsables de ejecutar cada una de
las actividades, as como las interrelaciones con actividades de otros
procesos.
Registro:
Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona
evidencia de actividades desempeadas. (ISO-9001:2008)
Revisin:
Proceso mediante el cual un documento es analizado en cuanto a
forma, fondo o a ambos, basado en observaciones resultantes de su
aplicacin o en innovaciones tecnolgicas. El documento puede ser
parcial o totalmente modificado, sin embargo, la revisin no origina
necesariamente una modificacin.
Revisin de Forma:
Proceso que permite corregir errores u omisiones que podran
ocasionar una inadecuada interpretacin del documento, sin que el
producto o servicio se vea afectado en sus caractersticas de calidad. La
correccin no tiene que efectuarse en forma inmediata, y puede realizarse
cuando corresponda la modificacin del documento de acuerdo con el
programa de revisiones establecido para el mismo. (Ej.: errores de
transcripcin, sintaxis, numeracin errada de pginas, errores ortogrficos,
errores en ttulos, entre otros)
Revisin de Fondo:
Es el proceso que permite corregir conceptos o implementar nuevos
elementos, frmulas, redaccin confusa, informaciones, omisiones y
obsolescencia tcnica o cientfica. Tambin puede ser causada por
modificaciones de fondo que experimenten las normas o reglamentos en
los cuales est basado el documento.
Modificacin Parcial:
Es el resultado de la revisin de forma.
176
Modificacin Total:
Es el resultado del proceso de revisin de fondo, o cuando se hayan
producido ms de tres modificaciones parciales en un mismo prrafo de
una pgina del documento.
ANEXOS
9.1
Anexo 1
Este anexo muestra el formato que se utilizar para la portada del
documento (nivel I y II):
Organizacion
PURAMIN C.A.
Fecha de emision:
Rev.:
XXX-ZZ-9-99
DOCUMENTO CONTROLADO
Si el sello no aparece en original
entonces no es documento controlado
Elaborado por:
Revisado por:
(COLOQUE EL CARGO)
(COLOQUE
CARGO)
Aprobado por:
EL (CARGO)
177
Fecha:
XXX-ZZ-9-99
PURAMIN C.A.
Fecha:
Rev.:
Pag. _de_
DOCUMENTO CONTROLADO
Si el sello no aparece en original
entonces no es documento controlado
Elaborado por:
Revisado por:
(COLOQUE EL CARGO)
(COLOQUE
CARGO)
Aprobado por:
EL (CARGO)
178
Fecha:
9.2
Anexo 2
Formato que se utilizar para las pginas del documento, con
excepcin de la portada (aplica a todos):
XXX-ZZ-9-99
NOMBRE DEL DOCUMENTO
PURAMIN C.A.
Rev.:
Fecha:
Pg.:
_ de _
179
9.3
Anexo 3
En este anexo se muestra el formato que se utilizar para documentar las
revisiones. Este formato va colocado en la pgina 2 de todos los
procedimientos del sistema (aplica a todos los tipos).
XXX-ZZ-9-99
PURAMIN C.A.
Rev.:
Fecha:
Pg.:
_
_ de
Fecha
Pgina
Tipo y Descripcin
del Cambio
Realizado
Revisado por
Cargo/Firma
Responsable
Aprobado
por Cargo
/ Firma
Responsab
le
9.4
Anexo 4
Este anexo muestra el formato que se utilizar para el ndice del
documento. Este formato va colocado siempre en la pgina 3 de todos los
procedimientos.
180
XXX-ZZ-9-99
PURAMIN C.A.
Rev.:
Fecha:
Pg.:
_
INDICE
SECCIN
9.5
Pg.
Anexo 5
En este anexo se muestra el formato utilizado para documentar los
elementos del procedimiento. Este formato se encuentra en todos los
procedimientos a partir de la pgina 4 de los mismos.
181
de
PURAMIN C.A.
Rev.:
Fecha:
XXX-ZZ-999
Pg.:
de _
OBJETIVO
ALCANCE
CONTROL DE LOS
PROCEDIMIENTO
Nombre del registro
REGISTROS
Cdigo
GENERADOS
EN
EL
Tiempo de retencin
DISPOSICIONES Y LINEAMIENTOS
6.1
6.2
6.3
OBJETIVO:
RIESGOS:
PRECAUCIONES DE
SEGURIDAD:
PRECAUCIONES
AMBIENTALES:
182
PRE-REQUISITOS:
TAREA
N
DESCRIPCIN DE TAREAS
Respons
able
1. INDICA LA AGRUPACIN DE
ACTIVIDADES QUE BUSCA UN
PROPSITO
01.
02.
03.
04.
05.
06
9.6
Anexo 6
Este anexo muestra el formato utilizado para documentar el descriptivo de
actividades. Este formato se encuentra en todos los procedimientos, una
pgina despus de finalizar la descripcin de las normas del procedimiento
(punto 6)
PURAMIN C.A.
Rev.:
Fecha:
7
XXX-ZZ99
Pg.:
de _
DESCRIPCIN DE ACTIVIDADES
183
ACTIVIDAD
RESPONSABLE
OBSERVACION
ES
1.
2.
3.
4.
5.
6.
PURAMIN C.A.
Rev.:
Fecha:
Caracterizacin de procesos
XXX-ZZ9-99
Pg.:
de _
184
Objetivo:
Responsable:
Laboratorio
PROVEEDOR
Requisitos Generales
Externas
Internas
ENTRADA
SUBPROCESO
Procedimientos
SALIDA CLIENTE
Registros
Actividades
de
Seguimiento y
Control
Recursos
Infraestructura
10
Normas
Tecnolgico
Humano
Material
de
Oficina
Indicadores
NOTAS
10.1
185
10.1.1.1 Portada
Todo procedimiento o documento debe contener una hoja
inicial de acuerdo con el formato que se muestra en el Anexo 1.
Este formato debe contener:
- Logotipo y nombre de la empresa (PURAMIN).
- Gerencia o Departamento a la cual pertenece el proceso.
- Nombre del proceso al cual pertenece el documento en
cuestin.
- Siglas de identificacin (Cdigo) del documento (Ver
Nota 3, Punto 10.3)
- Documento: (Nombre del Procedimiento, Instruccin,
Formulario, formas, entre otros).
- Nmero y fecha de la Edicin.
- Cargos y firmas responsables por la actualizacin, revisin y
aprobacin del documento.
- Sello de Documento Controlado (ver Nota 10.2.2)
10.1.1.2 Formato para las pginas
El formato que debe utilizarse para todas las pginas del
documento, con excepcin de la portada, se muestra en el Anexo 2.
10.1.1.3 ndice
Se deben incluir los ttulos generales de cada seccin si es el
caso, indicando la pgina respectiva, de acuerdo con el formato que
se muestra en el Anexo 4
10.1.1.4 Identificacin
Los documentos tales como Manuales, Procedimientos, Instructivos,
y Formatos de registro de la se identifican con un nombre y un
cdigo alfanumrico.
Componentes del cdigo:
1. Lleva la indicacin del tipo de documento que se esta
identificando, (tres dgitos alfabticos):
MAN: Si es un manual
PRO: Si es un procedimiento
INS: Si es un instructivo
REG: Si es un formato de registro
PLN: Si es plan
PDC: Si es pautas de control
CAR: Si es caracterizacin de procesos.
2. Se identifica el proceso o subproceso al que corresponde (dos
dgitos alfabticos) cuyo detalle se encuentra en la Nota 3
3. Finalmente se agrega un consecutivo de tres dgitos numricos.
Cada componente del cdigo esta separado por un guin -.
186
187
perteneciente
al
NOTA 2
189
10.4
NOTA 4
Esta nota indica los tiempos verbales que deben usarse en las diferentes
secciones de los procedimientos:
190
SECCIN
1 Objetivo
TIEMPO
VERBAL
Infinitivo
EJEMPLO
Establecer los
procedimientos para ...
Este procedimiento
describe ...
Este procedimiento es
aplicable ...
2 Alcance
Presente
Indicativo
3 Procedimientos
Relacionados y
Documentos de
Referencia
4 Materiales y Equipos
utilizados
Presente
Indicativo
Presente
Indicativo
5 Generacin y Control
de Registros
generados por el
proceso
Presente
Indicativo
Presente
Indicativo o
futuro simple
Presente
Indicativo
6 Lineamientos y
Disposiciones
7 Descripcin de
Actividades
8 Definiciones y
Abreviaturas
Presente
Indicativo
en forma
Reflexiva
Los
definiciones
y
abreviaturas que se utilizan
en este documento ...
9 Anexos
Presente
indicativo
10 Notas
Presente
indicativo
10.5
NOTA 5
191
11
ESTANDAR PARA PLANES
OBJETIVOS Y PROGRAMAS
DE
CALIDAD,
POLTICAS,
192
1.
2.
193
194
PROCEDIMIENTO:
CONTROL DE DOCUMENTOS
DEL SISTEMAS DE GESTIN
DOCUMENTO CONTROLADO
Slo debe ser utilizado, s este sello es
de color rojo
195
Fecha Pgina
Tipo y Descripcin
del Cambio
Realizado
Revisado
por
Aprobado
por
196
NDICE
SECCION
Pgina
1
Objetivo
Alcance
Normas
Descripcin de Actividades
Definiciones y Abreviaturas
10
Anexos
197
OBJETIVO
Establecer las responsabilidades y los pasos a seguir para la elaboracin,
codificacin, revisin modificacin, la aprobacin, el control y
distribucin de toda la documentacin del sistema de Gestin de la calidad
de cada departamento definida como Documento Controlado, con la
finalidad de asegurar que cada usuario tenga la versin vigente del
documento que requiera, para realizar las operaciones que son de su
responsabilidad en la gestin de los sistemas mencionados.
ALCANCE
Este procedimiento es aplicable en todos los documentos controlados del
sistema de gestin de la calidad de cada departamento dentro de
PURAMIN C.A
3
PROCEDIMIENTOS RELACIONADOS Y DOCUMENTOS DE
REFERENCIA
Los procedimientos relacionados y las normas de referencia utilizados en
el desarrollo de este documento son los siguientes:
FONDONORMA-ISO
Calidad Requisitos"
5
CONTROL DE
PROCEDIMIENTO
LOS
REGISTROS
GENERADOS
Cdigo
EN
Tiempo
retencin
Permanente
EL
de
198
LINEAMIENTOS Y DISPOSICIONES
6.1
6.2
6.3
Gerente general
Gerente de planta
Gerente comercial
Gerente de administracin y finanzas
Jefe de aseguramiento de la calidad
Jefe de divisin de almacn y suministro
Jefe de divisin de compras
Jefe de divisin de laboratorio de control de
calidad
Jefe de divisin de mantenimiento
199
200
6.5.2
6.5.3
6.5.4
201
6.5.5
DESCRIPCIN DE ACTIVIDADES
ACTIVIDAD
RESPONSABLE
OBSERVACIONES
Dueo de Proceso
3.1 Si:
Va a la actividad N 4.
Dueo de Proceso
3.2 No:
Dueo de Proceso Para la elaboracin del
Emite un borrador del
borrador, se gua por el
documento describiendo
Procedimiento
la operacin o actividad
Normalizacin
de
propuesta y los posibles
Documentos del sistema
registros generados.
de gestin
(PRO202
ACTIVIDAD
RESPONSABLE
Va a la actividad N 4.
4. Convoca y conduce
reunin para presentar la
propuesta de elaborar el
documento propuesto o
actualizar uno existente.
5. Determinan necesidad de
elaborar el documento
propuesto o actualizar uno
existente.
OBSERVACIONES
GC-4-01)
Para el diseo de un
registro o formato, se
gua
por
el
Procedimiento Control
de los Registros del
Sistema (PRO-GC-503)
Reunin de
Usuarios
ACTIVIDAD
RESPONSABLE
OBSERVACIONES
Jefe del
departamento
El
Jefe
de
cada
departamento
realiza
observaciones al borrador
propuesto, lo devuelve al
Jefe de aseguramiento de la
calidad y dueo de procesos
para
las
correcciones
correspondientes.
10. Recibe
documento Dueo de Proceso
aprobado y lo enva con el
respaldo electrnico al
Jefe de aseguramiento de
la calidad, solicitndole
que lo incluya en el
control de documentos del
sistema.
11. Registra o actualiza en la Jefe de
Detalla el cdigo y el ttulo
Lista
Maestra
de aseguramiento de del documento incorporado,
Documentos Controlados la calidad
el N de la Edicin y N de
(REG-GC-5-01-001)
el
Revisin, e indica los
documento recibido del
responsables por la emisin,
Dueo de Proceso.
revisin y aprobacin del
mismo.
ACTIVIDAD
RESPONSABLE
OBSERVACIONES
DEFINICIONES Y ABREVIATURAS
Documento Controlado
Representa cualquier informacin soportada en papel o medios
electrnicos, que forma parte de los Sistemas de Gestin de la Calidad de
PURAMIN C.A, y que por los datos o la instruccin que genera, puede
afectar la calidad del servicio. El control de estos documentos asegura al
usuario la disponibilidad de la versin vigente.
Lista Maestra de Documentos Controlados
Registro general que incorpora el cdigo y ttulo de cada uno de los
procedimientos y documentos controlados de los sistemas de gestin de la
empresa, y que detalla las responsabilidades por la emisin o
actualizacin, revisin y aprobacin de los mismos.
Borrador
Versin del documento, originada para su revisin, discusin y aprobacin
por parte de los niveles correspondientes.
Procedimiento
Documento que muestra la secuencia de actividades o tareas, realizadas a
fin de ejecutar una operacin o un proceso. En el procedimiento se deben
describir los responsables de ejecutar cada una de las actividades, as
como las interrelaciones con actividades de otros procesos.
Instruccin de Trabajo
Documento que presenta un conjunto de pasos o tareas ordenadas en
secuencia lgica, necesarias para que un slo responsable pueda ejecutar
una actividad indicada en un procedimiento.
Informacin
Conocimiento til obtenido del anlisis de los datos relativos a un objeto,
situacin o problema.
Codificacin
Orden sistemtico de letras y nmeros utilizado con el propsito de
clasificar, identificar y controlar los documentos pertenecientes a los
sistemas de gestin de la empresa.
205
Custodio
Persona responsable por el resguardo de los documentos, registros y
expedientes de los sistemas de gestin de la empresa.
Expediente
Carpeta que contiene todos los documentos y registros relacionados a un
asunto.
Formato
Documento impreso diseado especialmente para registrar en ellos
informacin o datos de tipo general o especfica, para su evaluacin,
transmisin, y/o archivo, as como para demostrar que se han cumplido los
requisitos establecidos de una operacin o actividad.
Archivo Activo
Parte de un archivo que comprende los elementos y documentos de
consulta frecuente y con vigencia.
Archivo Inactivo
Parte del archivo central que recoge la documentacin que ha perdido
vigencia o vida operativa, y cuya consulta por parte de los usuarios es
menos frecuente.
Perodo de Retencin
Lapso durante el cual los registros generados en un procedimiento, deben
mantenerse archivados o guardados en la empresa, antes de ser
desincorporados o desechados.
Revisiones
Accin de revisar y analizar un documento controlado existente, con la
finalidad de determinar si su contenido ha experimentado modificaciones o
cambios en relacin con la ejecucin real de las actividades que en l se
detallan.
Dueo de Proceso
Ocupante de una posicin en la estructura de la organizacin, que es
responsable por la funcin, operaciones, procedimientos y tareas de un
proceso determinado
206
207
PROCEDIMIENTO:
ELABORACIN Y CONTROL DE REGISTROS
DOCUMENTO CONTROLADO
Slo debe ser utilizado, s este sello es
de color rojo
208
Tipo y
Descripcin
del Cambio
Realizado
Revisado por
Supervisor
laboratorio
Aprobado por
Gerente
Laboratorio
209
INDICE
SECCION
Pgina
1
Objetivo
Alcance
Normas
Descripcin de Actividades
Definiciones y Abreviaturas
Anexos
210
OBJETIVO
Detallar las actividades relacionadas con el control de los registros del
sistema de documentacin del Laboratorio PURAMIN, a fin de establecer
las responsabilidades y los pasos a seguir para la recoleccin,
mantenimiento, conservacin y control de dichas evidencias.
ALCANCE
Este procedimiento comprende todo lo concerniente a la elaboracin,
revisin, aprobacin, control y conservacin de todos los registros
controlados de los sistemas de gestin de la calidad del Laboratorio
PURAMIN, desde que se establece el mtodo de recoleccin de los
registros, hasta que stos son desincorporados del sistema. Los
documentos de origen externo que se requiere asegurar el uso de la ltima
versin vigente de registro o documento tambin son llevados bajo el
alcance de este procedimiento. Se excluye de este procedimiento el control
de datos de los ensayos y calibraciones que son manejados por el
procedimiento correspondiente.
3
PROCEDIMIENTOS RELACIONADOS Y DOCUMENTOS DE
REFERENCIA
Los documentos y las normas de referencia utilizadas en el desarrollo de
este procedimiento son:
FONDONORMA-ISO
Calidad Requisitos"
5
CONTROL DE
PROCEDIMIENTO
LOS
Registros
REGISTROS
GENERADOS
Cdigo
del (REG-GC-5-03002)
EN
Tiempo
retencin
Permanente
EL
de
211
NORMAS
6.1
6.2
6.3
6.4
6.5
6.6
6.7
212
6.8
6.9
6.10
213
XXX-YY-9-99-999
PURAMIN C.A.
Rev.:
Fecha:
_ de _
6.11
6.12
6.13
7. DESCRIPCIN DE ACTIVIDADES
N
ACTIVIDAD
RESPONSABLE
OBSERVACIONES
1.
Establece
conjuntamente con los
Dueos de Proceso el
tiempo y el mtodo
para la recoleccin de
los registros de los
sistemas de gestin de
la empresa.
Jefes de
departamento
2.
Establece el mtodo de
desincorporacin de los
registros.
Recepcionista
ACTIVIDAD
RESPONSABLE
OBSERVACIONES
los registros, as como los
aspectos legales, impositivos,
de know-how y la frecuencia
o el volumen en la generacin
de cada registro.
Ver norma 6.8 y 6.9 de este
procedimiento.
3.
4.
Aplica el mtodo de
Jefe de
Ver la norma 6.10 de este
codificacin de los Aseguramiento de procedimiento.
registros, asignando el
la calidad
cdigo consecutivo a
los nuevos registros.
5.
Aplica el mtodo de
Jefe de
manejo de los registros, Aseguramiento de
ingresando los datos de
la calidad
control de cada registro
en la Tabla de
Registros del Sistema
(REG-GC-5-03-002)
6.
Toma,
observa
o
calcula
los
datos
provenientes de la
actividad del proceso y
vaca los mismos en el
registro respectivo.
Usuario
Generalmente el jefe de
aseguramiento de la calidad
conserva en su archivo
satlite o en su computador
los registros que a su
discrecin
considere
confidenciales. Si se requiere
nivel de confiabilidad para
algn registro en medios
electrnicos, se establecern
los respectivos controles de
acceso, slo a los usuarios
autorizados
(cdigos
de
acceso), cuando ello sea
requerido. La informacin de
la
catalogacin
de
la
informacin
general
se
contempla en el anexo 9.2
215
ACTIVIDAD
RESPONSABLE
OBSERVACIONES
7.
Usuario
-
8.
Requiere crear un
Jefe de
nuevo
registro
o Aseguramiento de
formato en el proceso?
la calidad Usuario
8.1 No:
Contina
en
actividad N 9.
8.2 Si :
Prepara
(borrador) del
y lo discute
coordinadora.
Gerente lo
entrega el
aprobado y su
electrnico.
Jefe de
la Aseguramiento de
la calidad
diseo
formato
con la
El
valida,
formato
archivo
8.3 Recibe
formato
y
Jefe de
archivo
electrnico, Aseguramiento de
verifica que el diseo
la calidad
cumpla con el estndar
del encabezado. Si est
conforme,
asigna
cdigo al formato,
acorde
al
mtodo
establecido (Ver norma
6.10)
8.4 Carga
datos
del
Jefe de
Ingresa el cdigo asignado
formato en la Tabla de Aseguramiento de
en el encabezado del
Registros del Sistema
la calidad
formato.
216
ACTIVIDAD
RESPONSABLE
OBSERVACIONES
Conserva en el archivo
central el borrador de
diseo
del
formato
aprobado por el Gerente.
(REG-GC-5-03-002) e
ingresa el archivo
electrnico del formato
en la red pblica,
dentro de la subcarpeta
Registros
incluida en la carpeta
virtual del proceso al
que
pertenece
el
formato.
8.5 Emite
comunicacin
Jefe de
(va correo electrnico) Aseguramiento de
al
personal
la calidad
involucrado,
informando
la
existencia en la red del
nuevo
formato
aprobado.
Anexa en la comunicacin el
formato aprobado para darlo a
conocer a los usuarios. En el
caso de que no se disponga de
correo electrnico o punto de
red en el sitio de trabajo. Se
firma.
10. Requieren
modificaciones
actualizaciones?
10.1 No:
Va a actividad N 11.
Jefe de
Aseguramiento de
la calidad
217
ACTIVIDAD
RESPONSABLE
OBSERVACIONES
10.2 Si:
Jefe de
Obtiene firma del Gerente en
Prepara
el
diseo Aseguramiento de el diseo (borrador) de la
(borrador)
con
la
la calidad
modificacin del formato.
modificacin propuesta
y lo discute con el Jefe
de Aseguramiento de la
calidad. Si este lo
valida,
entrega
el
borrador del formato
aprobado y su archivo
electrnico al Analista
Lider o Supervisor del
Laboratorio.
10.3 Ingresa en la Tabla de
Jefe de
Registros del Sistema Aseguramiento de
(REG-GC-5-03-002)
la calidad
los datos del nuevo N
de Revisin y de la
nueva
fecha
del
formato modificado.
Conserva en el archivo
central el borrador del
formato modificado aprobado
por el Gerente.
10.4 Actualiza
en
el
Jefe de
encabezado del formato Aseguramiento de
el nuevo N de la
la calidad
Revisin y la nueva
fecha del registro.
Ingresa el archivo
electrnico del formato
modificado en la red
pblica, dentro de la
carpeta virtual del
proceso
al
que
pertenece el formato.
10.5 Emite
comunicacin
Jefe de
Anexa en la comunicacin el
(va correo electrnico) Aseguramiento de formato modificado para
al
personal
la calidad
darlo a conocer a los usuarios
involucrado,
informando
la
existencia en la red del
formato modificado.
11. Recibe peridicamente
Jefe de
Provee
condiciones
que
de los usuarios los Aseguramiento de eviten el dao o el deterioro
registros del sistema y
la calidad
del registro o su prdida.
218
ACTIVIDAD
los conserva en
archivo central.
RESPONSABLE
OBSERVACIONES
el
12. Verifica
Jefe de
trimestralmente en la Aseguramiento de
Tabla de Registros del
la calidad
Sistema (REG-GC-503-002), si el perodo
de retencin de alguno
de los registros ha
vencido, a fin de
desincorporarlos
del
sistema
acorde
al
mtodo establecido.
Fin del Proceso.
DEFINICIONES Y ABREVIATURAS
Registro
Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de
actividades desempeadas. Formato contentivo de datos recopilados, que
evidencia los resultados de una operacin, inspeccin, prueba, ensayo,
calibracin o evaluacin de una fase o elemento de un proceso o gestin.
Expediente
Carpeta que contiene todos los documentos y registros relacionados a un
asunto.
Nivel de Confidencialidad
Alcance del grado de exposicin, consulta y manejo de los registros de la
gestin de los procesos, que normalmente determina quienes estn
autorizados para recibir, custodiar y consultar un registro o formato
determinado.
Perodo de Retencin
Lapso durante el cual los registros deben mantenerse archivados o
guardados en el Laboratorio, antes de ser desincorporados o destruidos.
Desincorporacin.
Accin de eliminar o desechar los registros de calidad, por haberse
completado su perodo de permanencia en el Laboratorio.
219
Procedimiento:
Documento que muestra la secuencia de actividades o tareas, realizadas a
fin de ejecutar una operacin o un proceso. En el procedimiento se deben
describir los responsables de ejecutar cada una de las actividades, as
como las interrelaciones con actividades de otros procesos.
Informacin
Conocimiento til obtenido del anlisis de los datos relativos a un objeto,
situacin o problema.
Codificacin
Orden sistemtico de letras y nmeros utilizado con el propsito de
clasificar, identificar y controlar los documentos pertenecientes al Sistema
de la Calidad.
Archivo Activo
Parte de un archivo que comprende los documentos y registros de consulta
frecuente y con vigencia.
Archivo Inactivo
Parte del archivo central que recoge la documentacin y los registros que
han perdido vigencia o vida operativa, y cuya consulta por parte de los
usuarios es menos frecuente.
Revisiones
Accin de revisar y analizar un documento o registro controlado existente,
con la finalidad de determinar si su contenido ha experimentado
modificaciones o cambios en relacin con la ejecucin real de las
actividades que en l se detallan.
9
ANEXOS
9.1
9.2
9.3
220
Nivel
Organizacin
Responsabilidad
y autoridad
Aseguramiento
de la calidad
Aprueba,
Revisa
Elabora,
Planifica
Gestiona
Supervisor
Planifica,
Revisa,
Gestiona
Analista Lider
Revisa,
Planifica
Elabora,
Ejecuta,
Verifica
Tipos de Procesos
Procesos Estratgicos y de
Gestin.
1. Auditorias.
2. Revisiones por la
Direccin.
3. Mapas de Procesos.
4. Normalizacin
de
Documentos.
5. Control
de
Documentos.
6. Control de Registros.
Procesos Operacionales
1. Control de Calidad.
2. Control de insumos y
Productos.
3. Investigacin
y
Desarrollo
4. Asistencia Tcnica
1. Procesos de apoyo
tcnico interno
2. Proceso
de
Calibracin.
3. Proceso
de
Verificacin.
4. Proceso
de
Trazabilidad.
5. Proceso
de
Aseguramiento de la
calidad.
6. Proceso
de
Formulaciones.
7. Elaboracin
de
Reportes de Anlisis.
221
Nivel
Organizacin
Responsabilidad
y autoridad
Analista
laboratorio
del Elabora,
Ejecuta
Inspectores
Recepcin
Despacho
Calidad
Envasado
de Elabora,
y Ejecuta
y
/
Analista Lider
Elabora,
Ejecuta,
revisa
Tipos de Procesos
8. Preparacin
de
soluciones.
Procesos de Ejecucin de
Ensayos
1. Preparacin
de
muestras.
2. Anlisis de muestras.
3. Clculo
y
verificacin
de
resultados.
4. Elaboracin
de
reportes de anlisis.
5. Orden y limpieza.
6. Desecho
de
muestras.
1. Procesos de control
de
calidad
de
insumos
de
envasado.
2. Contenido neto.
3. Recepcin
de
insumos almacen a
envasado.
4. Inspeccin visual de
envases.
5. Verificacin
de
codificaciones
de
nmero de lotes.
6. Supervisin de toma
de muestras.
7. Tranporte
de
muestras
al
laboratorio.
1. Procesos
de
recepcin
de
muestras
2. Control de registros
tcnicos,
formularios,
formatos y reportes.
3. Elaboracin
de
etiquetas.
4. Archivo activo e
inactivo.
5. Inclusin de los
nuevos productos en
el sistema.
222
223
PROCEDIMIENTO:
CONTROL DE DATOS Y REGISTROS TCNICOS
DOCUMENTO CONTROLADO
Slo debe ser utilizado, s este sello es
de color rojo
Analista Lider
Supervisor
Gte. Laboratorio
Fecha:
224
Tipo y
Descripcin
del Cambio
Realizado
Revisado por
Supervisor
laboratorio
Aprobado por
Gerente
Laboratorio
225
INDICE
SECCION
Pgina
1
Objetivo
Alcance
Normas
Descripcin de Actividades
Definiciones y Abreviaturas
Anexos
226
OBJETIVO
Detallar las actividades relacionadas con el control de los datos y registros
tcnicos referidos a ensayos y calibraciones internas del sistema de
documentacin del Laboratorio PURAMIN, a fin de establecer las
responsabilidades y los pasos a seguir para la recoleccin, mantenimiento,
conservacin y control de dichas evidencias.
ALCANCE
Este procedimiento comprende todo lo concerniente a la elaboracin,
revisin, aprobacin, control y conservacin de todos los registros tcnicos
controlados del sistema de gestin de la calidad del Laboratorio
PURAMIN, desde que se establece el mtodo de recoleccin de los
registros, hasta que stos son desincorporados del sistema. Los registros de
origen externo que se requiere asegurar el uso de la ltima versin vigente
de registro o documento tambin son llevados bajo el alcance de este
procedimiento. Se excluye de este procedimiento el control de documentos
y registros de gestin que son manejados por el procedimiento
correspondiente.
3
PROCEDIMIENTOS RELACIONADOS Y DOCUMENTOS DE
REFERENCIA
Los documentos y las normas de referencia utilizadas en el desarrollo de
este procedimiento son:
FONDONORMA-ISO
Calidad Requisitos"
227
5
CONTROL DE
PROCEDIMIENTO
LOS
REGISTROS
Registros
GENERADOS
Cdigo
del (REG-GC-5-03002)
EN
Tiempo
retencin
Permanente
EL
de
NORMAS
6.14
6.15
6.16
6.18
6.19
6.20
6.21
6.22
6.23
229
PURAMIN C.A.
REGISTRO
PROCEDIMIENTO
PROCESO
Lista Maestra de
documentos
(REG-GC-4-02001)
Control de
Documentos
(PRO-GC-4-02)
Gestin de la
Calidad
(GC)
6.24
6.25
6.26
6.27
230
6.28
6.29
DESCRIPCIN DE ACTIVIDADES
N
ACTIVIDAD
RESPONSABLE
OBSERVACIONES
1.
Establece
conjuntamente con los
Dueos de Proceso el
tiempo y el mtodo
para la recoleccin de
los registros de los
sistemas de gestin de
la empresa.
Gerente del
Laboratorio
2.
Establece el mtodo de
desincorporacin
de
los registros.
Recepcionista
3.
Analisita Lider o
Supervisor
Generalmente el Analisita
Lider o Supervisor conserva
en su archivo satlite o en su
computador los registros que
a su discrecin considere
confidenciales. Si se requiere
nivel de confiabilidad para
algn registro en medios
electrnicos, se establecern
231
ACTIVIDAD
RESPONSABLE
OBSERVACIONES
los respectivos controles de
acceso, slo a los usuarios
autorizados
(cdigos
de
acceso), cuando ello sea
requerido. La informacin de
la
catalogacin
de
la
informacin
general
se
contempla en el anexo 9.2
4.
Aplica el mtodo de
codificacin de los
registros, asignando el
cdigo consecutivo a
los nuevos registros.
Analista Lider o
Supervisor del
Laboratorio
5.
Aplica el mtodo de
manejo
de
los
registros, ingresando
los datos de control de
cada registro en la
Tabla de Registros del
Sistema (REG-GC-503-002)
Analista Lider o
Supervisor del
Laboratorio
6.
Toma,
observa
o
calcula
los
datos
provenientes de la
actividad del proceso y
vaca los mismos en el
registro respectivo.
Usuario
7.
Usuario
Recepcionista
8.
Requiere crear un
nuevo
registro
o
formato en el proceso?
Analista Lider o
Supervisor
Usuario
8.1 No:
Contina
en
la
Analista Lider o
Supervisor
232
ACTIVIDAD
RESPONSABLE
OBSERVACIONES
actividad N 9.
8.2 Si :
Dueo del Proceso Obtiene firma del Gerente en
Prepara
diseo
el diseo (borrador) del
(borrador) del formato
formato.
y lo discute con
Supervisor. El Gerente
lo valida, entrega el
formato aprobado y su
archivo electrnico al
Recepcionista.
8.3 Recibe
formato
y
archivo
electrnico,
verifica que el diseo
cumpla con el estndar
del encabezado. Si est
conforme,
asigna
cdigo al formato,
acorde
al
mtodo
establecido (Ver norma
6.10)
Analista Lider o
Supervisor del
Laboratorio
8.4 Carga
datos
del
formato en la Tabla
de
Registros
del
Sistema (REG-GC-503-002) e ingresa el
archivo electrnico del
formato en la red
pblica, dentro de la
sub-carpeta
Registros incluida en
la carpeta virtual del
proceso
al
que
pertenece el formato.
Analista Lider o
Supervisor en
cojunto con el
Recpecionista
Analisita Lider o
Supervisor
Anexa en la comunicacin el
formato aprobado para darlo
a conocer a los usuarios. En
el caso de que no se disponga
de correo electrnico o punto
de red en el sitio de trabajo.
Se firma.
233
ACTIVIDAD
RESPONSABLE
OBSERVACIONES
Analista Lider o
Supervisor
10. Requieren
modificaciones
actualizaciones?
10.1 No:
Va a actividad N 11.
Analista Lider o
Supervisor
10.2 Si:
Prepara
el
diseo
(borrador)
con
la
modificacin propuesta
y lo discute con el
Gerente
del
Laboratorio. Si el
Gerente lo valida,
entrega el borrador del
formato aprobado y su
archivo electrnico al
Analista
Lider
o
Supervisor
del
Laboratorio.
Analisita Lider o
Supervisor
Recepcionista
Conserva en el archivo
central el borrador del
formato modificado aprobado
por el Gerente.
234
ACTIVIDAD
fecha del
modificado.
RESPONSABLE
OBSERVACIONES
formato
10.4 Actualiza
en
el
encabezado
del
formato el nuevo N de
la Revisin y la nueva
fecha del registro.
Ingresa el archivo
electrnico del formato
modificado en la red
pblica, dentro de la
carpeta virtual del
proceso
al
que
pertenece el formato.
Recepcionista
Recepcionista
Anexa en la comunicacin el
formato modificado para
darlo a conocer a los usuarios
Recepcionista
Provee
condiciones
que
eviten el dao o el deterioro
del registro o su prdida.
12. Verifica
trimestralmente en la
Tabla de Registros del
Sistema (REG-GC-53-002), si el perodo de
retencin de alguno de
los
registros
ha
vencido, a fin de
desincorporarlos
del
sistema
acorde
al
mtodo establecido.
Fin del Proceso.
Recepcionista
235
ACTIVIDAD
RESPONSABLE
OBSERVACIONES
DEFINICIONES Y ABREVIATURAS
Registro
Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de
actividades desempeadas. Formato contentivo de datos recopilados, que
evidencia los resultados de una operacin, inspeccin, prueba, ensayo,
calibracin o evaluacin de una fase o elemento de un proceso o gestin.
Expediente
Carpeta que contiene todos los documentos y registros relacionados a un
asunto.
Nivel de Confidencialidad
Alcance del grado de exposicin, consulta y manejo de los registros de la
gestin de los procesos, que normalmente determina quienes estn
autorizados para recibir, custodiar y consultar un registro o formato
determinado.
Analisita Lider o Supervisor
Ocupante de una posicin en la estructura de la organizacin de la
empresa, que es responsable por la funcin, las operaciones, tareas,
procedimientos y registros de un proceso determinado.
Custodio
Persona responsable por el resguardo de los documentos, registros y
expedientes del sistema de gestin del Laboratorio PURAMIN. La
custodia inicial del registro es llevado a cabo por el dueo del proceso
durante su perodo activo del registro estos usualmente deben ser
almacenados y preservados en los archivos satlites o archivo central y
luego de haber cubierto su tiempo de archivo activo debe pasar al archivo
inactivo.
Perodo de Retencin
Lapso durante el cual los registros deben mantenerse archivados o
guardados en el Laboratorio, antes de ser desincorporados o destruidos.
Desincorporacin.
Accin de eliminar o desechar los registros de calidad, por haberse
completado su perodo de permanencia en el Laboratorio.
Procedimiento:
236
Archivo Activo
Parte de un archivo que comprende los documentos y registros de consulta
frecuente y con vigencia.
Archivo Inactivo
Parte del archivo central que recoge la documentacin y los registros que
han perdido vigencia o vida operativa, y cuya consulta por parte de los
usuarios es menos frecuente.
Revisiones
Accin de revisar y analizar un documento o registro controlado existente,
con la finalidad de determinar si su contenido ha experimentado
modificaciones o cambios en relacin con la ejecucin real de las
actividades que en l se detallan.
ANEXOS
9.4
9.5
9.6
Responsabilidad
y autoridad
Tipos de Procesos
Gerente
de Aprueba,
Laboratorio
Revisa
Elabora,
Planifica
Gestiona
Procesos Estratgicos y de
Gestin.
7. Auditorias.
8. Revisiones por la
Direccin.
9. Mapas de Procesos.
10. Normalizacin
de
Documentos.
11. Control
de
Documentos.
12. Control de Registros.
Supervisor
Planifica,
Revisa,
Gestiona
Procesos Operacionales
5. Control de Calidad.
6. Control de insumos y
Productos.
7. Investigacin
y
Desarrollo
8. Asistencia Tcnica
Analista Lider
Revisa, Planifica
Elabora,
Ejecuta,
Verifica
9. Procesos de apoyo
tcnico interno
10. Proceso
de
Calibracin.
11. Proceso
de
Verificacin.
12. Proceso
de
Trazabilidad.
13. Proceso
de
Aseguramiento de la
calidad.
14. Proceso
de
238
Nivel
Organizacin
Responsabilidad
y autoridad
Analista
del Elabora,
laboratorio
Ejecuta
Inspectores de Elabora,
Recepcin
y Ejecuta
Despacho
y
Calidad
/
Envasado
Analista lider
Elabora,
Ejecuta,
revisa
Tipos de Procesos
Formulaciones.
15. Elaboracin
de
Reportes de Anlisis.
16. Preparacin
de
soluciones.
Procesos de Ejecucin de
Ensayos
7. Preparacin
de
muestras.
8. Anlisis de muestras.
9. Clculo y verificacin
de resultados.
10. Elaboracin
de
reportes de anlisis.
11. Orden y limpieza.
12. Desecho de muestras.
8. Procesos de control de
calidad de insumos de
envasado.
9. Contenido neto.
10. Recepcin de insumos
almacen a envasado.
11. Inspeccin visual de
envases.
12. Verificacin
de
codificaciones
de
nmero de lotes.
13. Supervisin de toma
de muestras.
14. Tranporte de muestras
al laboratorio.
6. Procesos de recepcin
de muestras
7. Control de registros
tcnicos, formularios,
formatos y reportes.
8. Elaboracin
de
etiquetas.
9. Archivo activo e
inactivo.
10. Inclusin
de
los
nuevos productos en
el sistema.
239
240
Cdigos
PRO-AS-1-01
PRO-AS-1-02
PRO-AS-1-03
PRO-AS-1-04
PRO-AS-1-05
PRO-AS-2-06
PRO-AS-2-07
PRO-AS-2-08
PRO-AS-2-10
PRO-AS-2-11
PRO-AS-3-09
PRO-AS-2-12
REG-AS-1-01-001
REG-AS-1-01-002
REG-AS-1-05-003
REG-AS-1-03-004
REG-AS-3-09-001
REG-AS-3-09-002
REG-AS-3-13-001
REG-AS-4-15-001
241
REG-AS-4-15-002
REG-AS-4-19-001
REG-AS-4-19-002
REG-AS-4-19-002
PRO-GC-1-01
PRO-GC-1-02
PRO-GC-1-03
9001
Reglamento de los Grupos de Trabajo de
PRO-GC-2-04
Normalizacin y Calidad.
Listado para el control y estado de revisin de
PRO-GC-2-05
PRO-2-06
Calidad
Procedimiento de acciones correctivas y
PRO-GC-3-07
preventivas.
Procedimiento para el control y estructuracin
PRO-GC-4-08
PRO-GC-5-09
la calidad.
Lista de asistencia reunin de apertura/clausura
REG-GC-1-01-001
REG-GC-1-01-002
REG-GC-1-01-003
de Gestin de la Calidad
Solicitud de elaboracin o revisin de
REG-GC-4-08-001
documentos
Listado de distribucin de procedimientos VS.
REG-GC-4-08-002
Niveles operativos.
Listado para el control y estado de revisin de
REG-GC-4-08-003
REG-GC-4-08-004
autorizadas.
Listado para el control y estado de revisin de
REG-GC-4-08-005
los formularios
Listado para el control de normas y documentos
REG-GC-4-08-006
242
PLN-MT-1-04
PLN-MT-1-05
secado
Mantenimiento preventivo de las unidades
PLN-MT-1-06
mviles
Mantenimiento preventivo a las bombas
PLN-MT-1-07
porttiles
Mantenimiento preventivo de la planta de
PLN-MT-1-08
aditivo
Mantenimiento preventivo de los aires
PLN-MT-1-09
acondicionados
Mantenimiento preventivo de la selladora de
PLN-MT-1-10
envases
Mantenimiento preventivo de los compresores
PLN-MT-1-11
PRO-MT-1-01
REG-MT-1-01
REG-MT-1-02
REG-MT-1-03
REG-MT-1-04
REG-MT-1-05
secado
Mantenimiento preventivo de las unidades
REG-MT-1-06
mviles
Mantenimiento preventivo a las bombas
REG-MT-1-07
porttiles
Mantenimiento preventivo de la planta de
REG-MT-1-08
aditivo
Mantenimiento preventivo de los aires
REG-MT-1-09
acondicionados
Mantenimiento preventivo de la selladora de
REG-MT-1-10
envases
Mantenimiento preventivo de los compresores
REG-MT-1-11
PRO-MT-1-01
243
PRO-RH-1-01
PRO-RH-1-02
trabajadores de la empresa
Procedimiento para realizar la evaluacin de
PRO-RH-1-03
PRO-RH-1-04
PRO-RH-1-05
PRO-RH-2-06
PRO-RH-2-07
PRO-RH-2-08
PRO-RH-2-09
PRO-RH-2-10
PRO-RH-2-11
REG-RH-1-01-001
REG-RH-1-01-002
REG-RH-1-03-001
REG-RH-1-04-001
REG-RH-1-04-002
REG-RH-1-04-003
REG-RH-1-05-001
REG-RH-1-05-002
REG-RH-1-05-003
REG-RH-1-05-004
REG-RH-1-05-005
REG-RH-1-05-005
REG-RH-2-10-02
PDC-LA-1-02
PRO-LA-1-01
244
conforme
Pautas de Control de proceso de produccin del
Fluido para Frenos de uso Automotor DOT-3
Pautas de Control de proceso de produccin de
Aceite Dielctrico
Procedimiento para la calibracin/ verificacin,
operacin y mantenimiento preventivo de
termmetros de Planta PURAMIN.
Procedimiento para la verificacin, operacin y
mantenimiento preventivo de equipo de
viscosidad a 100 C
Procedimiento para la verificacin, operacin y
mantenimiento preventivo del equipo para
determinar la separabilidad del agua
Procedimiento para la verificacin, operacin y
mantenimiento preventivo de: Equipo de
inflamacin copa abierta
Procedimiento para verificacin, operacin y
manteamiento preventivo del equipo para
determinar viscosidad aparente
Procedimiento para la calibracin / verificacin,
operacin y mantenimiento preventivo de:
Equipo de Bomba Rotativa
Procedimiento para la verificacin, operacin y
mantenimiento preventivo de: Equipo de
inflamacin copa abierta
Procedimiento para la verificacin, operacin y
mantenimiento preventivo de: Punto de Fluidez
Procedimiento para la verificacin, operacin y
mantenimiento preventivo de: Equipo de
Oxidacin
Procedimiento para la verificacin, operacin y
mantenimiento preventivo de: Prueba de
Anilina
Programa de calibracin de patrones e
instrumentos de planta y Laboratorio
Programa de Verificacin de equipos de
laboratorio y planta
Procedimiento para la verificacin, operacin y
mantenimiento preventivo de: Tensin
Interfacial
Procedimiento para la verificacin, operacin y
mantenimiento preventivo de: Factor de
Potencia
Programa de Verificacin de equipos de
laboratorio y planta
Procedimiento para calibracin, la verificacin,
operacin y mantenimiento preventivo de:
PDC-LA-1-03
PDC-LA-1-04
PRO-LA-2-05
PRO-LA-2-06
PRO-LA-2-08
PRO-LA-2-13
PRO-LA-2-14
PRO-LA-2-15
PRO-LA-2-16
PRO-LA-2-17
PRO-LA-2-18
PRO-LA-2-19
PRO-LA-2-20
PRO-LA-2-21
PRO-LA-2-22
PRO-LA-2-23
PRO-LA-2-24
PRO-LA-2-25
245
Tensin de Ruptura
Procedimiento para la aplicacin de tcnicas
estadsticas
PRO-LA-2-26
PRO-LA-2-27
PRO-LA-2-42
PRO-LA-2-28
PRO-LA-2-29
PRO-LA-2-30
PRO-LA-2-31
PRO-LA-2-32
PRO-LA-2-33
PRO-LA-2-34
PRO-LA-2-35
PRO-LA-2-36
PRO-LA-2-37
PRO-LA-2-38
PRO-LA-2-39
PRO-LA-2-40
PRO-LA-2-41
PRO-LA-2-43
246
PRO-LA-2-44
PRO-LA-2-45
PRO-LA-2-46
REG-LA-1-01-001
REG-LA-1-01-002
REG-LA-1-01-003
REG-LA-1-01-004
REG-LA-1-01-005
REG-LA-1-01-006
REG-LA-1-01-007
REG-LA-1-01-008
REG-LA-1-01-009
REG-LA-1-03-001
REG-LA-1-03-002
REG-LA-1-04-001
REG-LA-1-04-002
REG-LA-1-04-003
REG-LA-1-04-004
REG-LA-2-07-001
REG-LA-2-28-001
REG-LA-2-16-001
REG-LA-2-45-001
REG-LA-2-45-002
PRO-PI-1-01
PRO-PI-1-02
247
empresa
Procedimiento General para el acceso de visitas
a la empresa
Procedimiento para el manejo de seguro de
montacargas.
Procedimiento de seguridad industrial para la
toma de muestras.
Procedimiento para la determinacin del punto
de anilina.
Procedimiento de seguridad industrial para el
aforamiento de los tanques en la planta
PURAMIN C.A con medicin de nivel
Procedimiento de seguridad industrial para la
determinacin de la estabilidad a la oxidacin
de aceites aislantes nuevos que contienen 2,6
DI-ISO BUTIL PARA CRESOL, por medio de
la bomba rotativa.
Procedimiento para el control , de aceites, de
riesgos potenciales a la salud y ambiente.
Procedimiento de seguridad para el envasado de
productos terminados
Procedimiento para la determinacin del punto
de inflamacin por el mtodo CLEVELAND de
copa abierta
Procedimiento para la operacin de la balanza
Procedimiento para la determinacin del N de
neutralizacin usando indicador de color
Procedimiento para la determinacin del
nmero bsico total por titulacin
potenciomtrica con cido perclrico
Procedimiento de seguridad industrial para la
determinacin del contenido de 2,6 DI-ISO
BUTIL para cresol en aceites minerales
aislantes.
Procedimiento de seguridad industrial para
llevar a cabo el orden y limpieza en
PURAMIN.
Procedimiento General del plan para el control
de emergencias de la empresa
Procedimiento de seguridad industrial para
trabajos en espacios confinados
Procedimiento de primeros auxilios en caso de
accidentes.
Procedimiento general para el levantamiento y
manejo manual de objetos.
Procedimiento de seguridad industrial en las
instalaciones de la Planta PURAMIN
Procedimiento en caso de derrames en Planta
PRO-PI-1-03
PRO-PI-1-04
PRO-PI-2-05
PRO-PI-2-06
PRO-PI-2-07
PRO-PI-1-08
PRO-PI-1-09
PRO-PI-2-10
PRO-PI-2-11
PRO-PI-2-12
PRO-PI-2-13
PRO-PI-2-14
PRO-PI-2-15
PRO-PI-3-16
PRO-PI-3-17
PRO-PI-3-18
PRO-PI-3-19
PRO-PI-3-20
PRO-PI-3-21
PRO-PI-3-22
248
PURAMIN
Procedimiento de seguridad industrial dentro
de las instalaciones del laboratorio de aceites
de las empresas PURAMIN
Procedimiento para el reporte de accidentes.
Control de entrada y salida de materiales
PRO-PI-3-24
REG-PI-1-01-001
REG-PI-1-04-001
REG-PI-1-02-001
REG-PI-1-02-002
REG-PI-1-02-003
REG-PI-1-02-004
Certificado de vaco
REG-PI-2-12-001
REG-PI-2-12-002
REG-PI-2-12-003
PRO-PI-3-23
Trabajo
Charla/Taller
REG-PI-2-12-004
REG-PI-2-12-005
REG-PI-2-15-001
REG-PI-2-15-002
REG-PI-3-21-001
Carta de amonestacin
REG-PI-3-21-002
REG-PI-3-21-003
incendios
Investigacin de accidentes
REG-PI-3-21-004
REG-PI-3-21-005
REG-PI-3-21-006
PRO-PP-1-01
PRO-PP-1-02
PRO-PP-1-03
PRO-PP-2-05
PRO-PP-2-04
PRO-PP-2-06
PRO-PP-2-07
PRO-PP-2-08
249
Programa de produccin
Instrucciones de trabajo para la fabricacin y
control del AD-66
PRO-PP-2-09
INS-PP-2-06-01
INS-PP-2-07-01
REG-PP-1-01-001
REG-PP-1-01-002
REG-PP-1-01-003
REG-PP-1-01-004
REG-PP-1-01-005
REG-PP-2-06-001
REG-PP-2-06-007
REG-PP-2-06-008
REG-PP-2-06-009
REG-PP-2-06-010
REG-PP-2-06-011
REG-PP-2-06-012
REG-PP-1-01-013
REG-PP-1-01-014
REG-PP-1-01-015
REG-PP-1-01-016
250
REG-PP-1-01-017
REG-PP-1-01-018
PRO-CM-1-01
PRO-CM-4-02
REG-CM-1-01-001
Oferta o cotizacin.
REG-CM-1-01-002
REG-CM-4-02-001
Factura proforma
REG-CM-4-02.003
PRO-CO-1-01
PRO-CO-2-02
PRO-CO-2-03
PRO-CO-3-04
PRO-CO-3-06
PRO-CO-3-07
REG-CO-1-01-001
REG-CO-1-01-002
REG-CO-1-01-003
CO-1-01-004
REG-CO-1-01-005
REG-CM-4-02-002
PRO-CO-3-05
251
REG-CO-1-01-006
REG-CO-1-01-007
Alcance de trabajo
Solicitud de cotizacin
Orden de compra
Acta de Aceptacin y Contratacin de
Proveedores
Solicitud de materiales
REG-CO-2-02-002
REG-CO-2-02-003
REG-CO-2-02-004
REG-CO-2-02-005
Almacn y Suministro
AS
Planificacin y Produccin
PP
Recursos Humanos
RH
Mantenimiento
MT
Proteccin Integral
PI
Gestin de la Calidad
GC
Laboratorio
LA
Comercial
CM
Compras
CO
REG-CO-2-02-001
REG-CO-2-02-001
REG-CO-3-001
252