I AGO.

l1992 I NBR 12676

ABNT-Associao
Brasileira de
Normas Tcnicas
3lde:
RodeJaneiro
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NF'V1AlCNICA

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Copyrighl1990,
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deNormas'ilcnicas
Ptinted in Eta2II
ImpreSS'J no Era,;1
Tod ososd ireitosre~rva dos

Mtodos para anlise de documentosDeterminao de seus assuntos e

seleo de termos de indexao

Procedimento
Origem: Projeto 14:001.01-011/91
CB-14 - Comit Brasileiro de Finanas, Bancos, Seguros, Comrcio, Administrao
e Documentao
CE-14:001.01 - Comisso de Estudo de Documentao
NBR 12676 - Documentation - Method for examining documents, determining their
subjects, and selecting indexing terms - Procedure
Descriptor: Documentation
Vlida a partir de 29/10/92
_P_a_la_v_r_a_-c_h_a_v_e_:_D_o_cu_m_e_n_ta___o

14 pginas

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1 Objetivo
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1.1 Esta Norma fixa as condies exigveis para a prtica

normalizada do exame de documentos, da determinao
de seus assuntos e da seleo de termos de indexao.
Destina-se aos estgios preliminares da indexao, no
tratando das prticas de qualquer tipo de sistema de indexao, pr ou ps-coordenado. dirigida para sistemas de indexao nos quais os assuntos dos documentos so expressos de forma resumida, e os conceitos so
registrados atravs dos termos de uma linguagem de indexao. Aplica-se especialmente a servios de indexao
independentes e a servios de indexao em rede.

....

1.2 Esta Norma pode tambm orientar os resumidores durante a fase de preparao de resumos e auxiliar na traduo dos pedidos dos usurios para os termos de uma
linguagem de indexao.
1.3 Esta Norma no se aplica a servios que empregam
tcnicas de indexao automtica; os termos que ocorrem nos textos so organizados em conjuntos ou classes
segundo critrios estabelecidos por computador (p. ex.:
freqncia de ocorrncia e/ou de co-ocorrncia no texto).

2 Documentos complementares

ISO 5864 - Documentao - Diretrizes para o estabelecimento e desenvolvimento de tesauros multilnges

3 Definies
Para os efeitos desta Norma so adotadas as definies
de 3.1 a 3.6.
3.1 Documento
Qualquer unidade, impressa ou no, que seja passvel de
catalogao ou indexao.
Nota: Esta definio se refere no apenas a materiais escritos
ou impressos em papel ou suas verses em microforma
(p. ex.: livros, jornais, diagramas, mapas), mas tambm a
suportes no-impressos (p.ex.: registros legveis por mquina, filmes, gravaes sonoras), objetos tridimensionais
e realia usadas Gomo espcimens.
3.2 Conceito
Qualquer unidade de pensamento. O conceito pode ter o
seu contedo semntico reexpresso pela combinao de
outros conceitos, que podem variar de uma lngua ou de
uma cultura para outra.

Na aplicao desta Norma necessrio consultar:

3.3 Assunto
ISO 2788 - Documentao - Diretrizes para o estabelecimento e desenvolvimento de tesauros monolnges

Impresso por: BIBLIOTECA DO TSE

Tema representado num documento por um conceito ou

combinao de conceitos.

I\IBR 12676/1992

3.4 Indexao
Ato de identificar e descrever o contedo de um documento com termos representativos dos seus assuntos e que
constituem uma linguagem de indexao.

uma leitura que garanta que nenhuma informao foi

negligenciada. Para isso, deve-se considerar especialmente:
a) ttulo e subttulo;

3.5 Termo de indexao

b) resumo, se houver;

Representao de um conceito sob uma das seguintes

formas:

c) sumrio;
d) introduo;

a) termo derivado da linguagem natural, de preferncia um nome ou uma locuo nominal;

e) ilustraes, diagramas, tabelas e seus ttulos expli-

cativos;
b) smbolo de classificao.
3.5.1 Termo preferido
Termo utilizado consistentemente na indexao para representar um conceito; algumas vezes conhecido como
"descritor" .
3.5.2 Termo no-preferido
Sinnimo ou quase sinnimo do termo preferido (descritor); tambm conhecido como "no-descritor". No atribudo aos documentos mas utilizado como remissiva no
ndice. para instruir o usurio (Use ou Ver) na procura do
termo preferido.

3.6 ndice de assuntos

o
0l
O
l1)

Listagem alfabtica ou sistemtica de assuntos que indica a posio de cada assunto num documento ou numa
coleo de documentos.

f) palavras ou grupos de palavras em destaque (sublinhadas, impressas em tipo diferente, etc.);

g) referncias bibliogrficas.
Nota: No se recomenda indexar apenas por qualquer um destes elementos isoladamente, pois em muitos casos eles
no representam fonte confivel do tipo de informao necessria ao indexador, exigindo uma leitura mais aprofundada do documento.
4.2.1.2 Os documentos no impressos, tais como os multimeios, realia, etc., pedem procedimentos diferentes.
Nem sempre possvel, na prtica, examin-los integralmente (p.ex.: projetar um filme, etc.). A indexao, ento,
geralmente feita a partir do titulo e/ou da sinopse. Entretanto, o indexador deve ter acesso direto ao documento se o ttulo e/ou a sinopse lhe parecem inadequados ou
imprecisos.

4.3 Identificao dos conceitos

-J

<

4 Condies especficas

t::

4.1 Estgios da indexao

....J

W
Q

4.1.1 A indexao consiste basicamente nos trs estgios

seguintes que, na realidade, tendem a se sobrepor:

a:

w
o..

:J
" Cf)

....J

<
z

.:J

ro

ii:
f--

a) exame do documento e estabelecimento do assunto de seu contedo;

b) dentificao dos conceitos presentes no assunto;
c) traduo desses conceitos nos term os de um a linguagem de indexao.

4.1.2 Em cada um destes estgios deve-se contar com a

ajuda de instrumentos de indexao, tais como: tesauros,
cdigos de classificao, cabealhos de assunto, etc.
ro

lU

a) qual o assunto de que trata o documento?

b) como se define o assunto em termos de teorias, hipteses, etc.?
c) o assunto contm uma ao, uma operao, um
processo?
d) o documento trata do agente dessa ao, operao, processo, etc.?

4.2 Anlise do documento

'ti

E
Q)

4.3.1 Aps examinar o documento, o indexador deve adotar uma abordagem sistemtica para identificar aqueles
conceitos que so os elementos essenciais na descrio
do assunto. Os servios de indexao devem elaborar listas dos aspectos que forem identificados como importantes na rea coberta pelo ndice. As perguntas seguintes ilustram os aspectos gerais que devem ser includos
numa listagem desse tipo:

4.2.1 O modo pelo qual um documento pode ser examinado depende em grande parte de sua forma fsica. Podem-se distinguir dois casos: documentos impressos e
documentos no-impressos.
4.2.1.1 Os documentos impressos representam o caso
comum nas bibliotecas e centros de informao onde o
acervo consiste principalmente em monografias, peridicos, relatrios, anais de congressos, etc.
4.2.1.1.1 A compreenso destes documentos depende de

Impresso por BIBLlOTEC/\ DO TSE

e) o documento se refere a mtodos, tcnicas e instrumentos especiais?

f) esses aspectos foram considerados no contexto de
um local ou ambiente especial?
g) foram identificadas variveis dependentes ou independentes?

h) o assunto foi considerado sob um ponto de vista interdisciplinar? (p.ex.: um estudo sociolgico da religio)

NBR 12676/1992

4.3.1.1 Na lista anterior esto indicados alguns exemplos

dos aspectos sob os quais qualquer assunto pode ser
analisado. Outras perguntas podem ser formuladas para
disciplinas especficas.
4.3.2 Na seleo de conceitos, o principal critrio deve ser
sempre o valor de um conceito para a expresso e recuperao do assunto do documento. Ao fazer a escolha dos
conceitos, o indexador deve ter em mente as consultas
que podem ser feitas ao sistema de informao. Neste
contexto, o indexador deve:
a) escolher os conceitos que forem considerados os
mais apropriados para uma determinada comunidade de usurios;
b) adaptar tanto os instrumentos de indexao como
os prprios procedimentos em funo da retroaIimentao obtida atravs dos pedidos de informao. Esta adaptao, entretanto, no deve alterar a estrutura ou a lgica da linguagem de indexao.

a) o grau com que o indexador considera que a

maior especificidade pode afetar negativamente o
desempenho do sistema de indexao. Um indexador pode decidir, por exemplo, que modelos
muito especficos de equipamento podem ser representados por termos mais genricos, como o
nome do fabricante e talvez da famlia de modelos,
especialmente nos casos em que esses conceitos
ocorrem apenas em reas marginais do assunto
coberto pelo ndice;
b) o peso atribudo ao conceito: se o indexador considera que uma idia no est completamente
desenvolvida, justificvel fazer-se a indexao
num nvel mais genrico.
4.3.4 A identificao dos conceitos pode tambm ser afetada pelo tipo de documento que est sendo indexado.
Por exemplo, a indexao resultante de textos de livros,
artigos de peridicos, etc. provavelmente diferir da de
resumos ou sinopses.
4.4 Seleo de termos de indexao

,.:.
o
o
o

4.3.3 O indexador no precisa necessariamente representar com termos de indexao todos os conceitos identificados durante o exame do documento. A escolha dos
conceitos que devem ser selecionados depende da finalidade para a qual so usados os termos de indexao.
Neste caso, as caractersticas da indexao mais afetadas so: seu grau de exaustividade e a especificidade
dos termos selecionados.

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O

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4.3.3.1 A exaustividade se refere ao nmero de conceitos

(como os associados s perguntas de 4.3.1) representados pelos termos atribudos a um documento pelo indexador.

4.4.1 Ao expressar os conceitos por termos de indexao,

o indexador deve observar as seguintes prticas:
a) usar os descritores cabiveis j existentes na linguagem de indexao utilizada;
b) para os termos que representam novos conceitos,
deve-se verificar sua preciso e aceitabilidade em
instrumentos de referncia, tais como:
- dicionrios e enciclopdias de autoridade reconhecida nas suas especialidades;

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Q)

4.3.3.1.1 Os limites da abrangncia do assunto no devem

ser interpretados de modo muito restrito. Com o crescimento das redes de informao, preciso ter em mente
que os termos de indexao, inicialmente criados para
um grupo de usurios (p.ex.: cientistas ou tcnicos), podem ser utilizados por outros grupos de usurios (p.ex.:
economistas).
4.3.3.1.2 No se deve estabelecer nenhum limite arbitrrio
ao nmero de termos ou descritores que possam ser atribudos a um documento. Isso deveria ser determinado inteiramente pelo volume de informaes contido no documento e relacionado com as necessidades esperadas dos
usurios. A imposio deste tipo de limite pode levar a alguma perda de objetividade na indexao e distoro
da informao que poderia vir a ser de valor na recuperao. Se um servio de indexao necessita de limitar o
nmero de termos, a seleo dos conceitos deve ser
orientada pelo julgamento do indexador relativamente ao
papel que cada conceito desempenha na expresso do
assunto global do documento.
4.3.3.2 A especificidade se refere ao grau de preciso
com que um termo define determinado conceito no documento. Ocorre perda de especificidade quando um
conceito representado por um termo com significado
mais genrico. Os conceitos devem ser identificados o
mais especificamente possvel. Em certas ocasies, porm, preferem-se termos que definem conceitos mais genricos, dependendo dos seguintes fatores:

Impresso por BIBLIOTECA DO TSE

- tesauros, especialmente os elaborados de acordo com as ISO 2788 ou ISO 5964;

- tabelas de classificao.
4.4.1.1 Pode-se tambm consultar especialistas no assunto, principalmente os que tenham conhecimento de
indexao ou documentao.
4.4.2 O indexador deve estar familiarizado com estes tipos de instrumentos bem como com suas regras, procedimentos de trabalho e limitaes.
4.4.3 O indexador freqentemente encontra conceitos que
no esto presentes nos tesauros ou nas tabelas de classificao existentes. Dependendo do sistema em uso, estes conceitos podem ser trabalhados de vrios modos, por
exemplo:
a) expressos por termos ou descritores que so imediatamente admitidos na linguagem de indexao;
b) representados provisoriamente por termos mais
genricos, deixando os novos conceitos para incluso ulterior na linguagem de indexao.

5 Controle de qualidade
5.1 A qualidade de indexao depende de fatores relativos a:

NBR 12676/1992

a) consistncia na especificidade dos termos atribudos a um documento e no nvel de exaustividade

atingido na indexao (ver 4.3.3);
b) qualificaes do indexador (imparcialidade, conhecimento, etc.);
c) qualidade dos instrumentos de indexao.
5.1.1 A imparcialidade por parte do indexador um fator
necessrio para se obter consistncia na indexao. Julgamentos subjetivos na identificao de conceitos e a
conseqente escolha de termos de indexao afetam inevitavelmente o desempenho do sistema de indexao. A
consistncia mais dificilmente obtida quando a equipe
de indexadores grande, ou quando a indexao feita
por equipes de indexadores que trabalham em locais diferentes, como ocorre em sistemas descentralizados. Nestes casos, recomenda-se uma etapa de verificao cujos
resultados devem ser repassados aos indexadores.
5.1.2 O indexador deve ter um conhecimento adequado do
assunto coberto pelos documentos que est indexando.
Deve compreender os termos encontrados nos docu-

(V)

o
o

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(J)

o
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Q)

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Impresso por: BIBLIOTECA DO TSE

mentos, bem como as regras e procedimentos da linguagem de indexao especfica que est utilizando.
5.1.3 A qualidade da indexao depende da hospitalidade da linguagem de indexao utilizada. Esta deve admitir
livremente novos termos ou mudanas na terminologia,
bem como atender a novas necessidades dos usurios.
Uma poltica de atualizao freqente considerada essencial.
5.2 Quando possvel, a qualidade da indexao deve ser
testada:
a) pela anlise dos resultados da recuperao, por
exemplo, atravs do clculo da relao entre a
revocao e a preciso, ou do clculo da relao
entre o nmero de documentos relevantes recuperados e o nmero de documentos pertinentes
recuperados;
b) pelo contato direto com os usurios. Neste caso,
eles podem determinar, por exemplo, se certos
termos ou descritores so passveis de produzir
falsas combinaes e conseqentemente gerar
recuperaes irrelevantes.