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SEMANA 7

ACTIVIDAD 1: NORMAS CONSTITUCIONALES Y SUS IMPLICACIONES EN


LOS ARCHIVOS
NOMBRE: EL BRAYAN
CEDULA: NO SE
FECHA: 07 DE ABRIL DE 2016

NORMAS CONSTITUCIONALES Y SUS IMPLICACIONES EN LOS


ARCHIVOS
Se cumplen estos derechos a cabalidad?, Qu limitantes encuentras?
El derecho de peticin y el habeas data son normas que hacen prevalecer
derechos fundamentales de los ciudadanos, el uno hace referencia a la facultad
de presentar solicitudes ante funcionarios o entidades de carcter pblico,
frente a la necesidad de informacin, presentar una queja, o solicitar un
concepto sobre determinado tema del cual se considere este violando un
derecho fundamental, el habeas data hace referencia al derecho que tienen los
ciudadanos de acceder al registro de datos del cual haga parte. Estos derechos
se cumplen a cabalidad, debido a que su no cumplimiento por parte de las
entidades pblicas conlleva una serie de sanciones perjudiciales para ellos y
beneficiosos para los ciudadanos quienes hacen ejercicio de dichas acciones.
Estas normas complementan la funcin del Archivo General de la Nacin, ya
que su fin no solo radica en la compilacin y custodia sino tambin en la
organizacin de documentos lo cual facilita la adquisicin de informacin de las
personas que la requieran frente a diferentes temas de los cuales involucren
temas de su relevancia.
Entre los limitantes que se puede encontrar en cuanto al tema archivstico
tiene que ver con el desconocimiento que tienen los ciudadanos de los
derechos en cuanto a informacin se refiere, pues no se dimensiona la riqueza
patrimonial que tenemos en los archivos de la nacin, por lo que resulta a
veces complicado establecer un riguroso cumplimiento de estas normas ya que
son acciones que se ejercen con inters de parte.
Qu debe hacer el archivista para dar cumplimiento a los mandatos
constitucionales, sin violentar otros derechos contemplados en la misma
constitucin?

Primordialmente obtener conocimiento del manejo de la reglamentacin


archivstica, tener en cuenta todo tipo de normas que esta actividad abarca,
temas como autenticacin, copia a documentos de archivo, sellos, orden claro
de cada archivo, de esta manera evitar errores graves que se constituiran en
sanciones de tipo tan graves como las de tipo penal. Es necesario que
complementariamente se tenga un conocimiento general de la normatividad
penal sobre todo en lo relacionado a documentos pblicos
tener claro el tipo de falsedades en documentos pblicos y tambin que son un
medio de prueba ante la ley; tener un buen uso de su organizacin para cada
rea empresarial es fundamental su conservacin y cuidado que se refleja al
momento de que soliciten un documento, saber la ubicacin, clasificacin y
confidencialidad.

Cul es el papel del Archivista frente a los mandatos Constitucionales?


Es necesario estar actualizado en el Archivo General de la Nacin para que la
ciudadana se entere que tiene derecho a la informacin, a la consulta de
documentos pblicos o privados, tambin deben de conocer que esta
legislacin archivstica est constituida por leyes, decretos, disposiciones en
cdigos, y acuerdos.
Qu servicios ofrecidos por el archivo se beben normalizar segn las
Normas Constitucionales?
En la actualidad se manejan procesos e informacin en sistemas modernos de
documentacin, pero no quiere decir que el documento fsico desaparezca,
puesto que este es un soporte fundamental dentro de pruebas a procesos que
se desarrollen dentro de las empresas o instituciones.
La Archivstica se desarrolla dentro de un rea documentaria, donde queda
soportado planeaciones y proyectos. Estos documentos son importantes
saberlos manejar ya que son parte del conocimiento que tendrn a la mano
para que las instituciones puedan funcionar, sirven para tomar decisiones y
planificar el futuro, como evidencia, para propsitos de impuestos de apoyo en
procedimientos legales, para cumplir con requisitos legales de base histrica.
Es importante garantizar un buen manejo, conservacin, localizacin,
produccin y uso eficaz de la informacin que es vital para las instituciones.
Con qu normas se relacionan estos Derechos Constitucionales y
cules son sus efectos en los servicios de archivo?
LEY 47 DE 1920. Sobre proteccin del patrimonio documental y artstico
LEY 163 DE 1959. Sobre proteccin de patrimonio cultural.

LEY 57 DE 1985. Sobre publicidad y acceso a los documentos pblicos.


LEY 31 de 1992 (Arts.54-55). Publicidad, reserva y conservacin documentos
Bancos de la Repblica.
Decreto 264 de 1963: Reglamenta la Ley 163 de 1959 defensa y conservacin
del patrimonio histrico, artstico, monumentos.
Decreto 1798 de 1990: Conservacin de libros y papeles de los comerciantes.
(Artculos 31 a 33)
Decreto 2620 de 1993: Reglamenta el procedimiento para la utilizacin de
medios tecnolgicos adecuados para conservar los archivos de los
comerciantes.
Decreto 1584 de 1994: Documentacin e informacin estrictamente
indispensable. Pargrafo. Conservacin de documentos. Registro proponentes
Cmara de Comercio.
Decreto 998 de 1997: Reglamenta la transferencia de la documentacin
histrica de los archivos del orden nacional del sector central de la Rama
Ejecutiva.
Las leyes y decretos enumerados anteriormente tienen una estrecha relacin
con los derechos constitucionales tratados esta semana, ya que los
documentos institucionalizan, las decisiones administrativas y los archivos
constituyen una herramienta indispensable para la gestin administrativa,
econmica, poltica y cultural del Estado y la administracin de justicia.
La Ley 594 de 2000 estableci en el ttulo IV, las normas relativas a la
ADMINISTRACIN DE ARCHIVOS, el artculo 14 establece los principios
relacionados con la propiedad, manejo y aprovechamiento de los archivos
pblicos, consagrando en el pargrafo 1: La administracin pblica podr
contratar con personas naturales o jurdicas los servicios de depsito, custodia,
organizacin, reprografa y conservacin de documentos de archivo.
El reto est en lograr que la legislacin actual sobre archivos se actualice,
ampli y en algunos aspectos se modifique para que oriente a todas las
instituciones, empresas y al mercado en general sobre las directrices que se
publicaran sobre el uso de tecnologas de informacin y comunicacin en el
campo de la administracin de archivos y la gestin documental, de tal manera
que contribuyan de manera efectiva a la modernizacin del Estado Colombiano
como al de las empresas.
Cada empresa o institucin tiene un modelo diferente, producto de sus propios
procesos y la manera como gestiona su negocio, por lo tanto el xito de una
implantacin en este tema radicar en establecer los criterios adecuados a

partir de lo que indique el modelo de gestin documental y administracin de


archivos que se disee.

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