UNIVERSIDAD NACIONAL DE HUANCAVELICA

FACULTAD DE CIENCIAS AGRARIAS

ESCUELA ACADEMICO PROFESIONAL DE AGRONOMIA

CURSO

: REDACCION TECNICA

DOCENTE

Ing. CALDERON INGA, Jorge

ALUMNA

VILLANUEVA QUISPE, Madel T.

CICLO

I
ACOBAMBA-HUANCAVELICA
2015

INTRODUCCION
En la actualidad al igual que en casi todas partes tiene una idea totalmente distorsionada de
lo que son en la realidad los archivos, ya que por lo general nos dan la impresin de
constituir un cumulo de papeles desorganizados, donde los documentos se van juntando sin
ningn criterio y donde cada quien conserva o elimina lo que le parece oportuno para
desocupar o hacer espacio en la oficina.

Todo esto lo hemos revertir con el objetivo que nos hemos trazado como reto para
transformar es imagen en un conjunto de documentos importantes que se deben conservar,
clasificando y ordenando de manera tcnica y metdica.

ADMINISTRACIN DE DOCUMENTOS
La administracin de documentos se centra en el almacenamiento y la organizacin de
documentos para mejorar el trabajo activo en curso, incluidos la creacin de contenido y
recursos compartidos dentro de una organizacin. Cuando las organizaciones no cuentan
con ningn tipo de sistema de administracin de documentos formal, el contenido suele
crearse y guardarse de manera no administrada y descentralizada en recursos compartidos
de archivos dispersos y en unidades de disco duro individuales. Esto dificulta a los
empleados las tareas de buscar, compartir y colaborar eficazmente en el contenido e impide
a las organizaciones aprovechar la informacin y datos valiosos incluidos en el contenido.
Microsoft Office SharePoint Server 2007 cubre las necesidades de administracin de
documentos de su organizacin al proporcionar un amplio conjunto de capacidades de
administracin de documentos que permiten:

Almacenar, organizar y localizar documentos.

Garantizar la coherencia de los documentos.

Administrar los metadatos de documentos.

Ayudar a proteger documentos contra el acceso o uso no autorizados.

Garantizar procesos de negocio coherentes (flujos de trabajo) para la manipulacin

de los documentos.

El equipo de documentacin tcnica de Adventure Works, por ejemplo, que produce

publicaciones destinadas a los clientes, como manuales de usuario y hojas de
especificaciones de productos, usa muchas de las caractersticas de administracin de
documentos de Office SharePoint Server 2007. El equipo guarda todo el contenido que crea
en un sitio creado con la plantilla del sitio del Centro de documentacin. En el sitio del
Centro de documentacin, los miembros del equipo usan control de versiones principal y
secundaria para realizar un seguimiento del desarrollo de los documentos a travs de sus
diferentes versiones. Tambin usan desproteccin obligatoria para asegurar que los
miembros del equipo no sobrescriban accidentalmente el trabajo de otro.

Almacenar y organizar documentos en un sitio del

Centro de documentacin

La plantilla del sitio del Centro de documentacin incluida con Office SharePoint Server
2007 puede usarse para crear sitios optimizados para crear, usar y almacenar grandes
volmenes de documentos. Los sitios creados con la plantilla del sitio del Centro de
documentacin tienen caractersticas de administracin de documentos especializadas como
desproteccin obligatoria y control de versiones principal y secundaria, activadas de forma
predeterminada. La desproteccin obligatoria ayuda a evitar conflictos y confusin respecto
de los cambios, dado que slo un usuario puede modificar un archivo a la vez. El control de
versiones permite realizar el seguimiento de los cambios realizados en los documentos y
ayuda a administrar el contenido a medida que lo revisa. El control de versiones es
especialmente til cuando varias personas trabajan juntas en proyectos, o cuando la
informacin pasa por varias fases de desarrollo y revisin.

Usar tipos de contenido para administrar documentos de

forma coherente
Un tipo de contenido es un grupo de parmetros reutilizables que describen los
comportamientos compartidos de un tipo de contenido especfico. Los tipos de contenido
permiten a las organizaciones organizar, administrar y manejar el contenido de forma
coherente en una coleccin de sitios. Puede definir un tipo de contenido para cada tipo de
documento o producto de informacin que la organizacin cree para asegurarse de que
estos diferentes tipos de documentos se manejen de forma coherente.
El departamento de documentacin tcnica de Adventure Works, por ejemplo, cre dos
tipos de contenido denominados Manual de usuario y Especificacin de producto. Cuando
los miembros del equipo van al Centro de documentacin para crear un nuevo documento,
cada uno de estos tipos de contenido aparece como una opcin en el botn Nuevo en la
biblioteca de documentos. Cada tipo de contenido especifica su propia plantilla, de modo
que todos los manuales de usuario y especificaciones de producto tengan el mismo formato.
Cada tipo de contenido tambin especifica sus propias columnas personalizadas de modo
que, por ejemplo, todos los manuales de usuario contienen metadatos acerca de los modelos
de producto a los que se aplican los manuales. Cada tipo de contenido incluso contiene sus
propios flujos de trabajo. De esta manera, el equipo puede tener la seguridad de que todos
los manuales de usuario siguen los mismos procesos de comentarios y aprobacin. Adems,
dado que las especificaciones de los productos se incluyen en otro tipo de contenido, dichos
documentos pueden seguir procesos diferentes y tener columnas que requieran metadatos
diferentes.

Administrar las propiedades del documento

Una de las formas principales en que los usuarios pueden encontrar informacin que se ha
guardado en un sitio web o en un sistema de administracin de documentos es examinando
o buscando los metadatos (propiedades del documento) que se han guardado junto con los
archivos. Sin embargo, los empleados de organizaciones no suelen agregar ni actualizar las
propiedades del documento de los archivos cuando los guardan.

Los programas y servidores disponibles en 2007 Microsoft Office system ayudan a los
usuarios a crear y actualizar los metadatos de los documentos. Cuando se abre o edita un
documento guardado en un sitio de Office SharePoint Server 2007 en un programa de
escritorio de versin de 2007 Office, como Word, Excel o PowerPoint, se pueden editar las
propiedades del servidor de dicho documento en el Panel de informacin del documento
que aparece en la parte superior del archivo. Si se agregan las columnas predeterminadas al
tipo de contenido de dicho documento o a la biblioteca en la que se guardan los
documentos, los valores de dichas columnas se muestran como campos de propiedad en el
Panel de informacin del documento. Al integrar la experiencia de edicin de propiedades
del documento con la experiencia de edicin del contenido, los programas de versin de
2007 Office facilitan a las organizaciones la tarea de mejorar la calidad de los metadatos de
su contenido.

Asimismo, las organizaciones pueden usar Microsoft Office InfoPath 2007 para crear
paneles de informacin del documento personalizados que luego pueden agregar a tipos de
contenido especficos.

Ayudar a proteger los documentos

Office SharePoint Server 2007 tambin ofrece varias opciones para que las organizaciones
puedan proteger los documentos guardados en un sitio de SharePoint contra el acceso o uso
no autorizados. Las organizaciones pueden aplicar Information Rights Management (IRM)
a una biblioteca de documentos entera para proteger un conjunto completo de documentos.
IRM permite limitar las acciones que los usuarios pueden realizar en los archivos que se
descargan de listas o bibliotecas de SharePoint. IRM cifra los archivos descargados y limita
el nmero de usuarios y programas a los que se permite descifrar esos archivos. IRM
tambin puede limitar los derechos de los usuarios que pueden leer los archivos de modo
que no puedan realizar acciones como imprimir copias de los archivos o copiar texto de los
archivos. De esta forma, IRM puede ayudar a una organizacin a aplicar las directivas
empresariales que rigen el control y la difusin de informacin confidencial o de su
propiedad.

Office SharePoint Server 2007 tambin permite proteger archivos de otras formas. Si desea
impedir que otros usuarios lean borradores de documentos en proceso, puede configurar
una biblioteca de documentos con control de versiones principales y secundarias y, a
continuacin, especificar qu grupos de usuarios pueden leer las versiones secundarias
(borradores). Los borradores son las versiones secundarias de archivos o elementos de listas
que an no estn aprobados como principales. Si configura la biblioteca para que requiera
aprobacin del contenido, los borradores no se publicarn como versiones principales hasta
que alguien con los permisos apropiados apruebe su publicacin.
Otra forma de ayudar a proteger los documentos es mediante la configuracin de permisos
para carpetas, elementos de lista o documentos individuales. Si slo hay uno o dos archivos
en una biblioteca de documentos a la que desea restringir el acceso, puede editar los
permisos para estos elementos individuales para modificar quin tiene permiso para verlos
o editarlos.

Administrar procesos de documentos con flujos de

trabajo
Para mejorar los procesos de negocio relacionados con documentos comunes, Office
SharePoint Server 2007 ofrece flujos de trabajo integrados que las organizaciones pueden
usar para administrar tareas como revisin, aprobacin de documentos y recopilacin de
firmas. Un flujo de trabajo es el movimiento automatizado de documentos o elementos a
travs de una secuencia especfica de acciones o tareas relacionadas con un proceso de
negocio. Los flujos de trabajo ayudan a las organizaciones a administrar procesos de
negocio relacionados con documentos de forma ms eficiente, ya que realizan un
seguimiento automtico de las tareas humanas implicadas en dichos procesos y las
administran.
El equipo de documentacin tcnica de Adventure Works, por ejemplo, usa ampliamente el
flujo de trabajo Recopilar comentarios. En lugar de enviar mensajes de correo electrnico a
los revisores, el autor puede iniciar un flujo de trabajo con el documento en uso
directamente desde Office Word 2007. El flujo de trabajo se encarga de administrar el
proceso: enva notificaciones a los revisores, crea tareas para ellos y realiza el seguimiento
del estado de las tareas. Los revisores pueden completar sus tareas en Word 2007 o en
Microsoft Office Outlook 2007.
Asimismo, con Microsoft Office SharePoint Designer 2007 o Microsoft Visual Studio 2005
Extensions for Windows Workflow Foundation, las organizaciones pueden desarrollar e
implementar flujos de trabajo personalizados para administrar procesos de negocio
exclusivos de sus organizaciones.

Procedimientos para el control de documentacin

Controlar la documentacin de manera efectiva deriva en que los empleados puedan

encontrar los documentos que necesitan.
Artculos relacionados

Procedimientos de auditora para el efectivo

Procedimientos de contabilidad para el final del mes

Procedimientos de control interno en nmina

Los procedimientos por ley para reportarse enfermo en el negocio de

restaurantes

Los procedimientos para controlar documentos garantizan que los empleados en la parte
operativa de una empresa utilicen los documentos adecuados para llevar a cabo su labor.
Los procedimientos son un componente clave del proceso de garanta de calidad. Se debe
realizar un seguimiento de la preparacin y de la gestin de los documentos para asegurarse
de que los empleados responsables de la documentacin reemplacen los documentos
obsoletos con las versiones actualizadas. Entre esos procedimientos estn: los registros de
los empleados que han creado, modificado y aprobado el documento para que la empresa
pueda determinar cmo evitar errores y mejorar la calidad de sus productos y servicios.
Creacin

Los procedimientos para controlar los documentos especifican quin es responsable de la

creacin de cada documento en particular y cmo el autor lo debe identificar. Adems de
nombrar el documento de una manera establecida, el empleado responsable debe firmar el
documento para identificarse como el autor. La firma del documento indica que el

empleado considera la obra completa, y tiene que incluir la fecha para establecer cundo se
complet la obra.
Revisin

Los principios de control de calidad requieren que las empresas revisen muchos de sus
documentos para controlar que sean exactos, sobre todo los dibujos y las especificaciones
tcnicas. Los procedimientos del control de documentos detallan qu documentos deben ser
revisados, por quin y cmo se debe registrar esa examen. Normalmente, el procedimiento
de revisin especifica las competencias que un revisor debe tener, y cmo se deben realizar
los cambios que sean necesarios en el documento. Se detalla el modo en que se deben
registrar los cambios y dnde se debe firmar para indicar que se ha completado una revisin
satisfactoriamente.
Control

Aparte de los cambios realizados durante una revisin, los cambios requeridos en la
documentacin suelen ser consecuencia de cambios que se han realizado en los proyectos u
operaciones. Los procedimientos para controlar los documentos especifican quien inicia las
revisiones y debe ser quien las finalice. Una vez que se haya completado la revisin, el
documento revisado recibir una designacin para que los empleados la identifiquen como
la revisin ms reciente a partir de una fecha determinada. El documento viejo recibir una
designacin como obsoleto y una marca para identificar que no est actualizado.
Reemplazo

Una parte fundamental del procedimiento para controlar los documentos detalla cmo la
empresa se debe asegurar de que las versiones ms recientes de los documentos reemplacen
las versiones obsoletas donde se ubican los documentos en uso. Los procedimientos
especifican quin es el responsable de renovar la documentacin, quin con frecuencia es
quien inici las revisiones. Por otra parte, los procedimientos instruyen a los usuarios sobre
cmo identificar la documentacin relativa al material obsoleto y cmo se identifican las
revisiones ms recientes.
Documentos externos

Con frecuencia, las empresas deben usar documentos externos a la empresa. Esos
documentos no siguen los procedimientos internos apenas ingresan. Los procedimientos
para controlar documentos especifican quin es responsable de integrar dichos documentos
al sistema de la empresa. Se detalla cmo se los debe identificar, si es necesario realizar una
revisin y cmo se debe proceder con las revisiones en caso de resultar necesarias. Una vez
integrados, los empleados responsables deben asegurarse de que los documentos externos
relevantes estn disponibles para cuando se necesite utilizarlos.

Documentacion Tecnica
La documentacin Tcnica consiste en toda la informacin que nos explica
cmo funciona un sistema como est diseado y con qu fin. Un documento de
este tipo suele contener las caractersticas tcnicas y la forma de operar del
sistema, esta informacin sirve para darle a entender a las personas que vallan
a trabajar con l y de esta forma se le pueda dar mantenimiento.
Existen varios tipos de documentacin, est la de los programas la cual explica
la lgica de un programa e incluye descripciones, los diagramas de flujo,
listado de programas y por ltimo los requerimientos para que pueda ser usado
de
la
manera
ms
optima.
Muchas organizaciones actualmente tienen lo que se conoce como un
"programa de documentacin", el cual consiste en una poltica formal cuya
documentacin se muestra como algo que debe prepararse en forma rutinaria
para
cada
programa
de
cmputo,
archivo y nuevos sistemas.
Otra tipo es el registro fsico el cual consiste en un escrito que contiene los
siguientes
elementos:
Polticas y normas referentes al desarrollo del sistema, su implantacin,
operacin
y
mantenimiento.
El
diseo
del
sistema
de
informacin
administrativo.
Procedimientos para instalar el sistema de informacin administrativo.

Procedimientos para operar el sistema de informacin administrativo.

Procedimientos para mantener el sistema de informacin administrativo.
Porque

es

importante

la

documentacin

Tcnica?

La documentacin adecuada y completa, de una aplicacin que se desea

implantar, mantener y actualizar en forma satisfactoria, es esencial en
cualquier Sistema de Informacin, sin embargo, frecuentemente es la parte a la
cual se dedica el menor tiempo y se le presta menos atencin.
Siempre se debe documentar un sistema pensando en que no lo usaremos en
mucho tiempo ya que si la documentacin del sistema es incompleta el
diseador continuamente estar involucrado y no podr moverse a otra
asignacin.