Por ejemplo, si se ingresa un dato en la columna A, podemos hacer que la fecha o la hora se graben

automticamente en otra columna, lo cual agiliza el proceso pues evita tener que digitar la fecha o la
hora, que por su formato no es un proceso tan rpido.
Para ello podemos hacer uso de un pequeo cdigo en la hoja donde se introducirn los datos
respectivos.
Vamos a hacer que cuando se ingrese un dato en la columna A, en la columna B se grabe la fecha y
en la columna C se grabe la hora de forma automtica.
Para ello damos clic con el botn derecho del mouse sobre la pestaa de la hora respectiva y
seleccionamos la opcin Ver cdigo.

Se abre una ventana de Visual Basic donde copiamos el siguiente cdigo:

Private Sub Worksheet_Change(ByVal Target As Range)
If Not Application.Intersect(Target, Range("A:A")) Is Nothing Then
Range("B" & Target.Row) = Date
Range("C" & Target.Row) = Format(Now, "hh:mm")
End If
End Sub

Guardamos y listo.

Con esto, cada vez que se introduzca un dato en cualquier fila de la columna A, la fecha y hora se
insertarn de forma automtica en las columnas B y C y permanecern constantes, esto es que
cuando se habr Excel nuevamente tales valores no se actualizarn.

Es indudable que desde hace varios aos Excel es de lejos la planilla de

clculo mas utilizada. En general, utilizamos siempre las mismas funciones de
nuestra planilla de clculo. Pero como podemos suponer, existen muchas
funciones que desconocemos, ya sea por no habernos ledo de punta a punta
la extensa ayuda que acompaa al programa, o por que nos sentimos cmodos
utilizando unas pocas funciones. El caso es que hay muchos trucos
desconocidos por la mayora de los usuarios que tenindolos a mano pueden
hacer nuestras tareas con Excel mucho mas sencillas o rpidas.
Este articulo podra tranquilamente haberse llamado 5000 trucos para
Microsoft Excel, dada la gran cantidad de atajos que se esconden dentro del
programa, pero hemos preferido comentar solamente aquellas funciones poco
conocidas que pueden ser tiles para la mayor cantidad de usuarios.
Todos los trucos aqu presentados han sido debidamente comprobados, y
funcionan correctamente en la versin en espaol de Excel 2003, corriendo
bajo Windows XP, aunque seguramente tambin lo hacen en versiones
anteriores del programa.
Por ultimo, y antes de comenzar a presentar los trucos seleccionados,
debemos aclarar que casi siempre Excel dispone de mas de una manera de
realizar la misma tarea, as que es posible que descubra que alguna de las
funciones que utilizaba hasta hoy de una forma en particular la puede llevar a
cabo mucho mas rpidamente.
Bajo este nombre se agrupan todas aquellas funciones, que generalmente son
accedidas mediante una serie de movimientos y clics del Mouse, o bien
mediante opciones ms o menos escondidas dentro de las barras de
herramientas o el men de Excel. Un atajo de teclado es una combinacin de
teclas, que al pulsarlas realizan alguna tarea dentro del programa. Es obvio que
resulta mucho mas rpido (y por la tanto mas productivo) pulsar una o dos

teclas que recorrer varios niveles de opciones dentro de un men.

Estos son mis 20 atajos de teclado favoritos:
1) Poner la fecha del ordenador: Seguramente, a lo largo de una sesin de
trabajo con Excel escribimos varias veces fechas, y en muchos casos se trata
de la fecha del da corriente. En lugar de escribirla, simplemente estando
posicionados en la celda donde queremos que aparezca la fecha de hoy,
presionamos simultneamente las teclas CTRL y +.

2) Poner la fecha del ordenador: De la misma manera que el truco numero 1

escribe la fecha actual (en realidad, la que tiene el ordenador), si presionamos
CTRL y : aparecer la hora en la celda seleccionada.
3) Repetir el contenido de la celda superior: Si queremos escribir dentro de una
celda el mismo contenido que esta en la celda inmediatamente superior, la
forma mas rpida seguramente es presionar CTRL y (apstrofe).
4) Repetir del contenido de la celda inmediatamente a la izquierda: De la
misma manera que en el truco numero 3, si presionamos CTRL y D, en la
celda que se encuentre seleccionada se copiara el contenido de la celda
inmediatamente a la izquierda.
5) Poner el contenido de la celda en Negrita: Si deseamos cambiar el formato
de la fuente con la que esta escrito el contenido de una celda para que
aparezca en negrita, la forma ms eficiente es presionar CTRL y N.
6) Subrayar el contenido de una celda: Para subrayar, en lugar de usar la barra
de herramientas es ms rpido presionar CTRL y S.
7) Pasar a cursiva: De la misma manera que en los dos trucos anteriores, si
queremos poner en cursiva (itlica) la fuente de la celda actual, basta con
presionar simultneamente CTRL y K.
8) Tachado del texto de una celda: Para cambiar el estilo del texto de la celda
seleccionada a tachado, simplemente presionemos CTRL y 5.
9) Men Formato: Si el formato que queremos aplicar a una celda no es
ninguno de los mencionados en los trucos 5, 6, 7 u 8, nos queda la posibilidad

de entrar en el submen Formato de Celdas (figura 1) presionando

simultneamente CTRL y 1
10) Ocultar / Recuperar filas: Como ya sabemos, en Excel es posible tener filas
o columnas ocultas, lo que evita tener a la vista celdas con resultados
intermedios, o que no nos interesa ver. La forma ms simple de ocultar una fila
es presionar CTRL y 9 a la vez. La fila en la que esta la celda actual habr
desaparecido. Si la queremos recuperar, simplemente la combinacin de
teclas CTRL, Mays. y 8 la harn aparecer nuevamente.
11) Ocultar / Recuperar columnas: Al igual que en el truco precedente, para
ocultar la fila de la celda actual basta con presionar CTRL y 0 (cero).
Cuando deseemos que la columna se haga visible nuevamente, deberemos
presionar en simultaneo tres teclas: CTRL, Mays. y 9.
12) Insertar nueva hoja: Al empezar a trabajar en un libro nuevo, Excel poner
por defecto tres hojas en el (este numero se puede modificar desde el men
opciones). Si por algn motivo nos resultan insuficientes, podemos presionar
Mays. y F11 y una nueva hoja se agregara en nuestro libro.
13) Realizar una copia rpida de una hoja existente: Para reproducir una de las
hojas del libro actual, debemos seleccionar la hoja que queremos como modelo
y luego, mediante los tabs que aparecen en la parte inferior del libro arrastrarla
horizontalmente con el mouse y la tecla CTRL presionada. Veremos que en el
cursor del mouse aparece un signo +. Si la soltamos en ese momento,
habremos creado una hoja que es una copia exacta de nuestro modelo, incluso
con el mismo formato.
14) Cerrar todos los libros: Es bastante frecuente encontrarnos con varios libros
abiertos a la vez. Si deseamos cerrarlos rpidamente, sin tener que pasar por
todos ellos podemos hacerlo pulsando la tecla Mays. y sin soltarla entrar en
la opcin [Archivo] del men. Veremos que la opcin [Cerrar] habr cambiado a
[Cerrar todo].
15) Insertar un comentario en una celda: Excel perite agregar comentarios en
cada celda (figura 2). Para ello, podemos pulsar simultneamente Mays. y
F2 dentro de la celda deseada y aparecer el comentario para que lo
rellenemos.

16) Ms de una lnea en la misma celda: Es posible que el texto dentro de una
celda tenga ms de un rengln. Para ello, escribimos los datos que deseemos
y pulsamos ALT e INTRO, lo que har que el cursor se desplace a una
nueva lnea sin cambiar de celda. El alto de la fila se modificara para permitir
visualizar todo el texto de la celda.
17) Editar frmulas: Cuando est editando una frmula en la barra de frmulas
y tiene seleccionados algunos caracteres o nmeros, al pulsar la tecla Supr
se borra la seleccin. Si pulsa la combinacin de teclas CTRL y Supr
cuando no hay caracteres seleccionados se borrarn todos los caracteres
desde el punto donde est el cursor hasta el final de la lnea.
18) Rellenar un rango de celdas: Para escribir rpidamente un mismo valor o
texto en un rango de celdas, debemos primero seleccionar el rango a rellenar y
luego introducimos el valor de relleno. Para finalizar pulsamos CTRL e
INTRO simultneamente, y todo el rango tendr el nuevo contenido.
19) Auto suma: Si bien el botn de Autosuma ha desaparecido de las barras
de herramientas por defecto de la versin 2003 de Excel (aunque puede
agregarse manualmente) es posible acceder a esta til funcin presionando
simultneamente Mays, Alt y =, con el mismo efecto que si hubiramos
presionado el botn desaparecido (ver figura 3).
20) Repetir la ltima accin: La tecla F4 almacena la ltima orden o formato
aplicado. Por ejemplo, si se escribe un texto o un nmero en dos celdas y luego
se aplica el formato de fuente negrita en una de ellas y se activa de inmediato
la segunda celda y pulsa F4, automticamente esta celda tambin adoptara el
formato negrita.

Figura 1.

Figura 2.

Figura 3.
21) Borrar celdas mediante autorrelleno: Se puede utilizar la caracterstica de
autorrellenado para borrar el contenido de las celdas. Slo se ha de seleccionar
el rango que quiere eliminar, situar el cursor sobre el cuadro de llenado y
arrastrar el cursor sobre el bloque. A medida que pasa por encima de ellas las
celdas toman el color gris y cuando suelte el botn del mouse se borrar el
contenido de todas las celdas con color gris (Figura 4).
22) Desplazamiento rpido con las barras de desplazamiento: Si bien
arrastrando los controles deslizantes de las barras de desplazamiento se puede
ir bastante rpido de una zona a otra de una planilla extensa, si adems
mantenemos pulsada la tecla Mays. mientras se arrastra con el ratn la
barra de desplazamiento, el movimiento ser aun mas rpido.
23) Seleccin de rango de forma exacta: En hojas de clculo complejas, muy
grandes o con celdas muy pequeas es difcil seleccionar un conjunto de ellas
arrastrando con el mouse. Podemos hacerlo seleccionando la primer celda y
pulsar la tecla MAYUS y luego al seleccionar la ltima celda, se seleccionar
todo el rango comprendido en ese rectngulo imaginario.
24) Reclculo manual: Cuando estamos trabajando en hojas muy grandes,
notamos que consumen una gran cantidad de tiempo tanto en abrirse como
cada vez que Excel intenta recalcular al introducir un nuevo valor. Para hacer
que Excel recalcule solamente cuando nosotros queramos, podemos activar el
clculo manual desde el men [Herramientas/Opciones/Calcular] y ah

seleccionando la opcin [Manual] (Figura 5), que nos permitir hacer el clculo
cada vez que lo deseemos pulsando la tecla F9. Resulta til para evitar
confusiones dejar marcada la opcin [Recalcular antes de guardar].
25) Nmeros aleatorios: Excel permite la generacin de nmeros aleatorios (al
azar) por medio de la funcin ALEATORIO(). Esta funcin devuelve un numero
dentro del rango 0..1. Multiplicando la frmula ALEATORIO() por un nmero
se obtiene el lmite mximo de los nmeros aleatorios. Por ejemplo, si
utilizamos ALEATORIO() *10, el numero estar comprendido entre 0 y un
mximo de 10. Si deseamos obtener nmeros sin decimales, debemos cambiar
el formato de la celda. Hemos de tener en cuenta que los nmeros cambiarn
cada vez que recalculemos la plantilla, por lo que si queremos fijarlos hemos de
copiarlos a otra celda con la opcin [Pegado especial] del men [Edicin].
26) Moviendo los botones de las barras de herramientas: Existe una manera
gil y sencilla de reubicar/eliminar los botones de las barra de Tareas de casi
todo el paquete Office. Simplemente, mantenemos pulsada la tecla
Alt y arrastramos el botn deseado hasta su nueva ubicacin. En caso de
querer eliminarlo, lo arrastramos hasta el documento y lo soltamos all. Para
recuperar o agregar botones nuevos en las barras de herramientas, debemos ir
al men [Ver/Barras de herramientas/Personalizar]
27) Apertura de un libro al inicio: Si al utilizar Excel siempre trabajamos con la
misma plantilla, es posible que queramos que esta se cargue automticamente
al abrir Excel. Para ello, la podemos guardar dentro de la carpeta ARCHIVOS
DE PROGRAMAMICROSOFT OFFICEOFFICE11XLSTART. De esta manera, el
libro se abrir automticamente cada vez que iniciemos el programa,
independientemente de cmo lo llamemos.
28) Mismo ancho en las columnas: Excel aporta una eficaz solucin al
problema de obtener columnas no contiguas de idntico ancho. Para obtener
dos o mas columnas con el mismo ancho, debemos seguir los siguientes
pasos: 1) seleccione la columna que tiene el ancho que desea aplicar en otra
con un clic en la cabecera. 2) Con el cursor sobre ella haga un clic derecho
con el mouse para abrir el men contextual. 3) Haga un clic en el tem Copiar.
4) Haga clic en la cabecera de la columna de destino, abra otra vez el men
contextual con un clic derecho y elija el comando Pegado especial. 5) Marque
la opcin Ancho de las columnas y presione Aceptar.

29) Nmeros fraccionarios: Introducir nmeros fraccionarios en Excel puede

resultar fastidioso, debido a que el carcter / se utiliza para la introduccin de
fechas. Si se ingresa por ejemplo 2/5, Excel lo interpreta como una fecha y lo
formatea en consecuencia (2-May). Para hacerle saber que se trata de una
fraccin debemos cargar el nmero as: 0 2/5. En pantalla se ver 2/5, mientras
que internamente el programa almacena 0,4.
Proceda igual con valores como 6 3/5, es decir con una parte entera y otra
fraccionaria.
30) Auto completar ms rpido: Cargar datos repetitivos en Excel con la funcin
Autocompletar activada es un mtodo bastante veloz. Pero la propia
herramienta tiene una alternativa para agilizarla an ms. Si est cargando una
lista de valores y debe repetir uno, desde la celda activa (por llenar) utilice la
combinacin de teclas Alt+Flecha abajo. Esto despliega un men con los
valores incorporados previamente (figura 6). Seleccione el que corresponda y
aparecer escrito en la celda siguiente.

Figura 4.

Figura 5.

Figura 6.
Como decamos al comienzo del artculo, siendo Excel un programa tan
completo y extenso existen muchas ms que 30 formas de ganar en
productividad. Hemos querido mostrar solo las ms comunes y tiles, sin entrar
en temas como grficos o macros en VBA (Visual Basic para Aplicaciones).
No es difcil encontrar muchas mas maneras de ganar tiempo en el uso de este
programa, simplemente leyendo con atencin la completa ayuda que lo
acompaa, lo invitamos a que lo haga, y seguramente terminara descubriendo
que solo estaba utilizando un pequeo porcentaje de las funciones disponibles
en esta excelente planilla de clculo.

Cdigos Ms comunes:
Trasladarse a una Celda
Range("A1").Select
Escribir en una Celda
Activecell.FormulaR1C1="Ramon"
Letra Negrita
Selection.Font.Bold = True
Letra Cursiva
Selection.Font.Italic = True
Letra Subrayada
Selection.Font.Underline = xlUnderlineStyleSingle
Centrar Texto
With Selection
.HorizontalAlignment = xlCenter
End With
Alinear a la izquierda
With Selection
.HorizontalAlignment = xlLeft
End With
Alinear a la Derecha

With Selection
.HorizontalAlignment = xlRight
End With
Copiar
Selection.Copy
Pegar
ActiveSheet.Paste
Cortar
Selection.Cut
Ordenar Ascendente
Selection.Sort Key1:=Range("A1"), Order1:=xlAscending, Header:=xlGuess, _
OrderCustom:=1, MatchCase:=False, Orientation:=xlTopToBottom
Orden Descendente
Selection.Sort Key1:=Range("A1"), Order1:=xlDescending, Header:=xlGuess, _
OrderCustom:=1, MatchCase:=False, Orientation:=xlTopToBottom
Buscar
Cells.Find(What:="Ramon", After:=ActiveCell, LookIn:=xlFormulas, LookAt _
:=xlPart, SearchOrder:=xlByRows, SearchDirection:=xlNext, MatchCase:= _
False).Activate
Insertar Fila
Selection.EntireRow.Insert
Eliminar Fila
Selection.EntireRow.Delete
Insertar Columna
Selection.EntireColumn.Insert
Eliminar Columna
Selection.EntireColumn.Delete
Tipo de Letra(Fuente)
With Selection.Font
.Name = "AGaramond"
End With
Tamao de Letra(Tamao de Fuente)
With Selection.Font
.Size = 15
End With
Abrir un Libro
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Grabar un Libro
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:=xlNormal, Password:="", WriteResPassword:="", ReadOnlyRecommended:= _

False, CreateBackup:=False