ADMINISTRACIN DOCUMENTAL

Teniendo en cuenta lo anterior, se entiende entonces por Administracin Documental el

proceso de elaboracin de documentos, debidamente planeados y organizados a partir de
una normatividad determinada, como respuesta a una solicitud o trmite de las
comunicaciones internas y externas de una empresa, las cuales soportan el proceso
administrativo y apoyan la exactitud de la toma de decisiones.
Finalidad de la Administracin Documental
Su finalidad es regular la gestin de archivos, ya que a travs de la administracin se
recopilan datos, los cuales se convierten en informacin que se evidencia en su cuerpo o
contenido. A su vez, ofrece todo lo necesario para poder responder a un requerimiento,
brindar una comunicacin asertiva o solicitar una respuesta y realizar una accin como
persona natural o como empresa.
Posteriormente se ejecuta el envo o despacho del documento creado con sus respectivos
soportes, de manera que garantice su llegada al destino final. Slo cuando es firmado,
empacado, entregado y registrado debidamente en la Unidad de correspondencia, se
puede decir que se cumpli el fin que tena implcito el documento y que la administracin
documental logr su objetivo en la archivstica.
Funciones de la Administracin Documental
Las funciones documentales buscan que el proceso administrativo sea coordinado, de tal
manera que el documento apoye la comunicacin empresarial y permita la fluidez de la
informacin de principio a fin, hasta llegar al archivo. Las funciones que se destacan son:

Control

Mantenimiento

Almacenamiento de documentos

Descarte de documentos (comit)

Recuperacin de la Informacin

Control
Es la verificacin que se debe realizar, apoyndose en herramientas que permitan la
comprobacin, ilustracin y soporte de los contenidos del documento y su estructura, la
cual debe estar acorde con la funcin que persigue y sujeto a las disposiciones legales,
por ejemplo, como lo indica la gua tcnica 185 de 2009, que explica las normas a tener
en cuenta en la elaboracin del documento segn su clase, la ley 594 de 2000 que
estipula los requisitos documentales para la conformacin del archivo, el acuerdo 060 de
2001 que plantea la revisin detallada de sus datos desde el comienzo de su elaboracin,

la estructura segn la comunicacin que se est construyendo hasta su destinacin final y

la responsabilidad de quienes intervienen, firman y se interesan en la comunicacin, y
finalmente, con la ISO 9001 de 2008 donde el documento es un soporte, un registro, una
accin correctiva y preventiva e informacin de novedades.

Por consiguiente, el control no se ejerce slo a travs de una dependencia o a travs de

una persona sino que tambin se apoya en el uso de instrumentos de carcter
tecnolgico, como por ejemplo el reloj radicador, sellos secos, hmedos, hologramas,
tintas y detectores de seguridad en general.

Imagen 6. Reloj radicador.

Mantenimiento

Imagen 7. Sellos radicadores.

Cuando en la administracin documental se habla de mantenimiento, puede ser entendido
como el cuidado, la actualizacin del documento en fsico o del medio electrnico en el
cual ha sido guardada la informacin y el lugar en el cual se conserva el acervo
documental. Es decir, que no slo se refiere a la asistencia que se realiza del documento
como tal, sino tambin las condiciones que hace que ste se preserve.

Almacenamiento de Documentos
Esta funcin consiste en recopilar los documentos, debidamente clasificados y
organizados por contenidos o temas especficos, y ubicarlos en un lugar adecuado segn
unas condiciones tcnicas, con el fin de que sus caractersticas no se pierdan o se
deterioren; adems de facilitar su consulta en la gestin administrativa, e incluso llegar a
apoyar investigaciones de tipo social, jurdico, poltico, histrico y cultural.

Imagen 8. Conservacin y
mantenimiento de documentos en
un archivo.
Descarte de Documentos
En algn momento dado, todo archivo desiste de ciertos documentos que pierden su valor
y utilidad con el paso de los aos, ya que empiezan a perder sus condiciones fsicas y su
importancia textual.
Los documentos que se identifican como obsoletos o inservibles frente a un proceso,
deben ser desalojados del lugar en el cual se haban archivado y conservado, pero no se
puede proceder por slo insinuacin de la persona encargada sino que debe sujetarse a
la normatividad, segn el tiempo que lleven en el lugar y la revisin de sus tablas de
retencin.
Segn el acuerdo 006 de 1996, el comit archivstico asignado por el Archivo General de
la Nacin, interviene y toma la decisin de descarte de documentos, soportndola con
actas que justifiquen la actuacin. Sin embargo, hay que tener en cuenta el tiempo
estipulado, que regularmente son cinco aos, pero dependiendo su funcionalidad pueden
durar en un archivo hasta diez aos.

Imagen No 9. El descarte de
documentos requiere una previa
revisin por parte del comit
encargado.

Recuperacin de la informacin
Es un proceso que se lleva a cabo a partir de la exploracin de bases de datos,
palabras claves, actas, registros, guas, catlogos, ndices o indicios de lo que se
desea hallar. Pero para que sea efectiva la recuperacin de la informacin se
acude a la bsqueda detallada de informacin en los medios fsicos o
electrnicos que pueden ser claves en la indagacin. No obstante, se pueden
encontrar dos resultados:

El Ruido Documental: Se produce cuando nos encontramos con un gran

nmero de datos genricos que no son relevantes frente a lo que deseamos
encontrar.

Silencio Documental: Se puede definir como la falta de informacin o hallazgos

mnimos respecto a lo que se esperaba encontrar porque posiblemente no tuvieron un
proceso adecuado en el momento de guardarlos o se desconoce la palabra clave con la
que pueden ser encontrados.
PASOS PARA LA ORGANIZACIN DE DOCUMENTOS
Ley 80 de 1989. , se establece el Sistema Nacional de Archivos y se dictan otras
disposiciones
Serie documental: Conjunto de documentos que hacen referencia a un mismo asunto.
Tipo documental: Unidad mnima donde se registra la informacin la cual hace parte de la
serie o sub-serie de una oficia o dependencia.

Definicin de serie
Se entiende por serie el conjunto ordenado de documentos y expedientes generados por
una unidad u oficina resultado de una misma gestin, actividad o procedimiento.
Organizacin de las series

Dentro de una serie los expedientes deben estar individualizados, ya que cada uno
se refiere a la resolucin de un asunto.

Determine el ttulo oficial de la serie, que suele estar establecido en normativas,

reglamentos, manuales de procedimientos, en la propia documentacin, etc. Una vez
determinado su ttulo debe mantenerse en el tiempo.

No use como ttulo de series denominaciones referidas a tipos de documentos

como oficios, notificaciones, etc., ni denominaciones genricas como expedientes
generales, varios, miscelnea, etc.

Identifique serie con procedimiento.

Cada serie documental est identificada y codificada en el cuadro de clasificacin

de documentos administrativos, que puede consultar en la base de datos del Archivo
Ordenacin de las series
Se establecer un criterio de ordenacin de los expedientes dentro de su serie, de
acuerdo a la naturaleza de los expedientes que la formen y a la forma que facilite su
recuperacin.
Las series documentales se pueden ordenar bajo los siguientes criterios:

Orden cronolgico, adecuado para documentos o expediente de presupuestos,

nminas, sesiones del Claustro, etc.

Orden alfabtico de nombres de personas u organismos, adecuado para

documentos o expediente personales, acadmicos, etc., o nombre de asuntos (ejemplos:
informes de gestin).

Orden numrico, adecuado para expediente o documentos contables, n de control

de expedientes codificados como becas, etc.

Combinacin de varios (ejemplo: cronolgico y alfabtico)

EXPEDIENTE
Expediente de D. Eduardo Vega
Torres
Rehabilitacin de la fachada de
la Facultad de Filosofa
Acta de la sesin de16.07.2000
Traslado de D. Francisco
Serrano Lucena
Escala de Gestin (2000)

SERIE
Expedientes personales administrativos del
Personal de Administracin y Servicios
Expedientes de obras mayores
Actas de Juntas de Gobierno
Traslados de expedientes
Expedientes de Proceso selectivo para ingreso en las

escalas de Personal de Administracin y Servicios

Correspondencia
Hay que tener en cuenta que todo no es correspondencia, aunque venga por correo, y
que muchos documentos pasarn a formar parte de su expediente, aunque hayan pasado
por Registro.

La correspondencia emitida o recibida durante la tramitacin de un expediente

forma parte del expediente, y de ninguna forma se archivar como serie de
correspondencia.

La correspondencia que se genera en la tramitacin de un asunto, factura, u otros

documentos, se archiva junto a ellos.

Las que no formen parte de ningn expediente, de forma excepcional, se

organizarn como serie correspondencia.

La correspondencia no se archiva por entrada y salidas, ya que rompe la unidad

de los escritos e impide saber lo que se contest en cada caso. Cada documento se une a
su respuesta, archivando el conjunto por orden cronolgico de salida, lo que no impide
que su control mediante el Registro se lleve de forma paralela y diferenciada (registro de
entrada y registro de salida).


La correspondencia se clasificar como relaciones exteriores o relaciones
interiores, y cuando su volumen dentro del ao sea importante se subdividir por
organismos (ejemplo: relaciones exteriores-Ministerio de Educacin y Ciencia)
Nivel bsico de organizacin del archivo

En cada puesto de trabajo estarn los expedientes en tramitacin, individualizados

en carpetas suspendidas o dossier de plstico que agrupen todos los documentos del
expediente, y en cuya solapa o parte visible debe figurar los siguientes datos que lo
identifiquen:

Serie documental: (ejemplo: Expedientes personales administrativos del Personal

de Administracin y Servicio

Expediente (asunto): Eduardo Vega Torres

En la portada de cada carpetilla, o primera hoja del dossier, se sealar: ttulo de

la serie y del expediente, fechas de inicio (la fecha de inicio de un expediente puede ser la
fecha de recepcin de la solicitud, instancia, etc. en el Registro, o el oficio o resolucin si
se inicia por parte de la UCA) y fecha de finalizacin, resumen del asunto, dgitos del
cuadro de clasificacin (si se conoce), relacin de documentos (al menos de los
documentos esenciales), fechas y n de orden dentro del expediente.
Esta organizacin, que lleva pocos minutos a las oficinas, ya que es bsicamente comn
a todos los expedientes de un mismo asunto o procedimiento, tiene efectos muy positivos:

Permite buscar un documento, no dentro del expediente, sino en la relacin de

contenido sealada en la carpeta.

Al estar los documentos numerados se va a ellos directamente dentro de la

carpeta.

Con un simple vistazo se conocen el estado de tramitacin del expediente y los

documentos que contiene

Ayudar a reconstruir los expedientes en el caso de que se hubieran dispersados.

Facilidad de reposicin de la documentacin extrada del expediente. La

devolucin a su orden original es algo simple y rutinario.

A los expedientes en tramitacin se les ir aadiendo los documentos en el orden

en que se produzcan, que ser el que establezca la norma de procedimiento que regule el
curso de las diligencias o trmite.

Quite los expedientes ya tramitados de las carpetas colgantes y dossier y

almacnelos en carpetas definitivas e instlelas en cajas de cartn tipo archivo definitivo
tamao folio prolongado (390 x 275 x 115 mm).

Anote en el lomo de cada caja el ttulo de la serie, aos, expedientes que

contienen y dle un nmero de orden a las cajas.

Se recomienda describir cada expediente o caja en la base de datos del Archivo

CLARA, en el mdulo de gestin va Web de los archivos de oficina. Ello supone la
ventaja de:

Disponer de un sistema de informacin de la documentacin producida, accesible

a toda la unidad.

Facilidad de acceso a la documentacin por mltiples campos de recuperacin.

Disponer ya de los registros en CLARA para posteriormente realizar las

transferencias automatizadas.

Manejo de slo una aplicacin, tanto si se busca documentacin que se encuentre

en archivos de oficina como si se encuentra en el Archivo General.

CLASIFICACIN
Una vez identificadas las series, entramos en la clasificacin de los documentos. Hay que
estructurar el conjunto de documentos siguiendo un orden jerrquico y de acuerdo con un
criterio, con el fin de ponerlo por escrito y elaborar as, un ndice que servir de pauta en
la organizacin del archivo en el cual podremos identificar

Conformacin de series y sub-series documentales.

Identificacin de tipos documentales

Pasos para la ordenacin
Ordenacin cronolgica ( por fechas) de los tipos documentales que conforman cada
Serie o sub-serie, en sus respectivas unidades de conservacin (A-Z) y as respetando la
secuencia en que fueron creados, es decir, el documento ms antiguo es el primero de la
carpeta y el ms reciente es el ltimo documento de la carpeta

Depurar la documentacin, labor que consiste en retirar documentos

Duplicados, folios en blanco y documentos de apoyo de cada una de las carpetas

o expedientes. Los faxes en papel trmico se deben remplazar por fotocopias del
Mismo documento.

Retirar de la documentacin todos los objetos metlicos como ganchos de

Cosedora, ganchos de legajar y clip.

Alinear los folios de cada carpeta o expediente, teniendo en cuenta el borde

superior de cada folio.
Perforar los folios de cada carpeta o expediente tomando como referencia una hoja
tamao oficio antes de perforar los documentos se debe tener en cuenta que las hojas a
perforar que contengan informacin en forma horizontal (orientacin horizontal de la hoja),
se deben ubicar teniendo en cuenta que el ttulo o encabezado quede hacia el lomo de la
carpeta y debidamente alineados.
Normas bsicas de organizacin:

La correspondencia emitida o recibida durante la tramitacin de un expediente

forma parte del expediente, y se archivar dentro del mismo. En ningn caso se archivar
como correspondencia de entrada o de salida, ya que se rompera la unidad de los
escritos, impidiendo saber lo que se contest en cada caso. Cada documento se une a su
respuesta, archivando el conjunto por orden cronolgico, lo que no impide que su control
se lleve de forma paralela y diferenciada mediante Registro (de entrada y de salida).

La que no forme parte de ningn expediente, de forma excepcional se organizar

como serie correspondencia.

En caso de que la correspondencia sirva como elemento de enlace de otros tipos

documentales (facturas, informes, etc.), se ha de archivar en funcin de la informacin
adjunta y no en correspondencia.

De acuerdo con la forma de actuacin de la administracin contempornea, como

norma general nunca podremos encontrar en un archivo documentos sueltos.

Si esto ocurriese, o bien el documento est fuera de su sitio, o se trata de un expediente

incompleto que no ha seguido su tramitacin por alguna razn (errores de forma,
presentacin fuera de plazo, etc.)
INSTALACIN Y CONSERVACIN DE DOCUMENTOS
Las condiciones de instalacin de los documentos en las oficinas son importantes para la
preservacin y conservacin de los mismos y para que se mantenga una organizacin
adecuada.
Algunos consejos a seguir son los siguientes:

Los expedientes en tramitacin estarn individualizados en carpetas

independientes que agrupen todos los documentos que formen parte del mismo, y en
cuya solapa o parte visible deben figura datos identificativos como:
o
Nombre de la serie documental: (ejemplo: Expedientes acadmicos de alumnos)
o

Expediente (asunto): Antonio Lpez Montalbn

Fecha de inicio/ fecha final del expediente

Resumen del asunto

Dgitos del Cuadro de Clasificacin (si se conoce).

Relacin de documentos con fecha y nmero de orden en el expediente.

Esta organizacin nos llevar pocos minutos, ya que es bsicamente comn a todos los
expedientes de un mismo asunto o procedimiento y tiene efectos muy positivos:
o
Permite localizar un documento solo con mirar la relacin de contenido sealada
en la carpetilla.
o
Con un simple vistazo se conoce el estado de la tramitacin del expediente y los
documentos que contiene.
o
Facilita la reposicin de los documentos que se hayan extrado del expediente.
o
Ayuda a reconstruir el expediente en el caso de que sus documentos se hubieran
dispersado.

Es aconsejable utilizar carpetas de cartulina y camisas de papel. Las primeras

para guardar los expedientes y las segundas para agrupar los documentos dentro de ste.
Las fundas de plstico, de uso muy habitual en las oficinas, se desaconsejan
completamente para la documentacin de archivo. En cualquier caso, debern ser
eliminadas antes de enviar la documentacin al Archivo.

Los expedientes que han finalizado su tramitacin se guardarn en cajas de cartn

tipo archivo definitivo de tamao folio prolongado, que sern las que se transfieran al
Archivo Universitario.

Se eliminar de la documentacin gomas, clips, pos-it y en la medida de lo posible

grapas. Todo este material dificulta mucho el posterior tratamiento de la documentacin en

el Archivo Universitario adems de ser perjudicial para la conservacin de los

documentos. Se aconseja que durante la tramitacin no se abuse del uso de este tipo de
material.

Las cajas deben llenarse, pero sin forzarlas para su cierre. Tanto si estn muy
llenas como si estn muy vacas la documentacin puede sufrir daos.

Cuando la caja est completa, se anotar en su lomo un nmero correlativo que

deber conservarse cuando se realice la transferencia. No deber llevar ningn otro
elemento identificativo de su contenido.
Como principio bsico los documentos del archivo de oficina no deben eliminarse. Se
encuentran en la primera etapa de su ciclo vital y mantienen sus valores primarios. Son
antecedentes y testimonios de la actuacin administrativa y garanta de los derechos y
deberes de los ciudadanos y de la propia administracin, en nuestro caso de los
miembros de la comunidad universitaria.
La decisin sobre el destino de los documentos administrativos debe tomarse tras el
correspondiente proceso de valoracin documental que tiene lugar en el Archivo
Universitario.
Pero si hay una serie de documentos que pueden ser eliminados en las oficinas:

Las copias y los duplicados de documentos originales que estn perfectamente

localizados (ejemplo: copias de actas o acuerdo de rganos de Gobierno conteniendo
instrucciones o normativas, cuyos originales se custodia en la Secretara general).
En caso de tener dudas respecto a la disponibilidad del documento original, es preferible
no eliminar las copias.

Las copias y duplicados de documentos contables, cuyos originales estn bajo

custodia del rea de Gestin Econmica.

Las notas internas, cuando no formen parte de un trmite y no contengan

informacin relativa a algn procedimiento administrativo.

Los mensajes electrnicos que contengan comunicaciones no incluidas en algn

procedimiento o sean equivalentes a una comunicacin telefnica. Si se conservarn los
documentos asociados a un mensaje de correo, siempre que hagan referencia a un
procedimiento.

Los borradores de documentos que se hayan utilizado para la elaboracin de un

documento definitivo (encuestas, cuestionarios para elaborar un informe cuyos datos
recoge, etc.).

Las propagandas u otros documentos impresos de entidades externas. Sin

embargo, si es importante enviar al Archivo todos los folleto, carteles, fotografas o
publicaciones impresas relativas a la Universidad de Sevilla y a las actividades
organizadas por la Institucin o realizadas en ella.

Los catlogos y publicaciones comerciales.

Los fax, siempre que se conserven los originales del documento.

La documentacin de apoyo informativo (fotocopias de boletines Oficiales, textos

normativos, folletos, etc.), que ya se ha tratado en apartados anteriores.

10


Documentos originales mltiples producidos como instrucciones, circulares,
comunicaciones internas y de difusin general entre oficinas. Estos slo lo debe conservar
y remitir al Archivo Universitario la unidad que los produjo, mientras que las receptoras lo
conservarn el tiempo que estimen conveniente en sus archivos de oficina, eliminndolos
cuando no les sea necesario.
FOLIACIN DOCUMENTAL
La foliacin consiste en numerar cada una de las hojas que conforman un expediente o
carpeta. La numeracin debe ser consecutiva. No se debe omitir ni repetir nmeros, como
tampoco adicionar subndices.
Para el proceso de foliacin se debe utilizar lpiz de mina negra y blanda tipo HB o B,
inicindose desde el nmero uno (1), el cual corresponde al primer folio del documento
que dio inicio al trmite, en consecuencia corresponde a la fecha ms antigua.

Si hay errores en la foliacin, est se anular mediante una lnea diagonal

(/) y se proceder a foliar de nuevo los documentos, quedando valida la ltima foliacin
realizada, en caso de pgina al respaldo hall informacin se le anexara R/V que significa q
al respaldo hay una informacin, pero por ningn motivo se colocara un numero diferente,
al del folio.

Preparacin de las cajas

La documentacin ya revisada se debe introducir en cajas de cartn de archivo
definitivo. En ningn caso el Archivo admitir documentacin suelta ni guardada en
contenedores que no sean las cajas normalizadas. Se evitar dejar cajas
semivacas.
En los casos de documentacin que por su tamao o caractersticas no pueda ser
introducida en las cajas normalizadas, se utilizar el formato ms conveniente, de
acuerdo con la recomendacin del Archivo Universitario.
El lomo de las cajas se rotular con un nmero correlativo que se corresponder
con el nmero de orden sealado en la Relacin de Entrega.
Junto a la documentacin se debe preparar tambin para su envo, cualquier
instrumento de descripcin relativo a la misma (bases de datos, ndices, etc.) que
pudiera ayudar al personal del archivo en el estudio y anlisis de la serie
documental.
RECOMENDACIONES PARA ORDENACIN ALFABTICA
Se sigue el orden el orden alfabtico espaol.
La ch y la ll no se consideran letras del alfabeto. Se ordenan en la c y en la l
respectivamente.

11

 La alfabetizacin se realiza palabra por palabra y dentro de esta, letra por

letra:
Ejemplos:
Cabeza

Rodrguez,

Lus

Cabrera

Bentez,Roberto
CceresMuoz,Franc
isco
La ordenacin alfabtica de nombres de persona se realiza por los apellidos,
seguido del nombre de la persona, separado por coma:
Apellido 1 Apellido 2, Nombre
Se posponen las preposiciones que preceden a los apellidos, vayan solas,
acompaadas del artculo o sean contraccin de preposicin y artculo.
Ejemplos:
Fuente, Pedro de
la

Prada,

Manuel

Juan

de

Guzmn,

la

Javier

de
Toro, Ricardo del
Se anteponen los artculos sin preposicin que preceden al apellido, ya vayan
solo o unido a este, bien sea directamente o mediante guin.
Ejemplos:
Las

Torres,

Juan
Lafuente,Ric

12

ardo
La conjuncin y que suele unir apellidos se ignora en cualquier caso.
Si dos elementos dentro de un apellido se encuentran unidos por un
guin, se considerarn, a todos los efectos, como un solo apellido.
Ejemplos:
Fernndez-Mrquez
Samuel

Lima

Prez,
Vzquez-

gredos, Mara
Pris-Moreno Seco, Antonia
En el caso de apellidos que presenten partculas que no son preposiciones,
artculos o la combinacin de ambas, el punto de acceso se realizar bajo dicha
partcula.
Ejemplos:
OHara,
Scarlett
ODonell, Leopoldo
Se desarrollarn todos los nombres de personas o familias que aparezcan en
forma abreviada.
Ejemplos:
Martnez de la
Rosa y no Mtez.
de

la

Rosa

Mara Dolores
Y no M Dolores
DOCUMENTO ADMINISTRATIVO ELECTRNICO
La ley 11 /2007, de 22 de junio, de acceso electrnico de los ciudadanos a los Servicios
Pblicos consagra la relacin con las Administraciones Pblicas por medios
electrnicos como un derecho de los ciudadanos y como una obligacin correlativa para

13

tales Administraciones.
Las Administraciones Pblicas podrn emitir validamente por medios electrnicos los
documentos administrativos a los que se refiere el artculo 46 de la Ley 30/1992, de
Rgimen Jurdico de las Administraciones Pblicas y del Procedimiento Administrativo
Comn, siempre que incorporen una o varias firmas electrnicas conforme a lo
establecido en la Seccin 3. del Captulo II de la presente Ley.
Los documentos administrativos incluirn referencia temporal (sello de tiempo), que se
garantizar a travs de medios electrnicos cuando la naturaleza del documento lo
requiera.
Los documentos administrativos electrnicos son los emitidos por medios electrnicos,
informticos y telemticos, y gozan de la validez y eficacia de documento original
siempre que quede garantizada su autenticidad, integridad y conservacin, y en su caso,
la recepcin del interesado.
Un documento electrnico est compuesto de varios elementos:

Contenido, entendido como el conjunto de datos en que se sustancia la

informacin de un documento electrnico.
Firma electrnica avanzada basada en un certificado reconocido que:
o Permite detectar cualquier cambio ulterior de los datos firmados.

o Est vinculada al firmante de manera nica y a los datos a los que se

refiere.
o Y ha sido creada por medios que el firmante puede mantener bajo su
exclusivo control.
Metadatos, es decir, datos del documento sobre algunas de sus caractersticas
(firma, sellado de tiempo, formato, productor, ttulo, etc) y sobre su
contextualizacin dentro del expediente electrnico al que pertenece. Estos
datos contribuyen al valor probatorio y fiabilidad de ste a lo largo del tiempo
como evidencia electrnica de las actividades y procedimientos.
Trazas (modificaciones, accesos)

Los esquemas de metadatos son el elemento clave de los sistemas de gestin de los
documentos electrnicos. Todos los documentos desde el momento de su captura
deben quedar identificados y tener asociada informacin adicional que permita su
identificacin y garantice su autenticidad, fiabilidad, integridad, conservacin,
comprensin y disponibilidad a lo largo del tiempo, es decir tanto en el transcurso del
trmite como una vez concluido y durante todo el tiempo que debe ser conservado.
Dependiendo de su funcin informativa estos metadatos pueden ser de tres tipos:

14

Metadatos descriptivos:
Aportan informacin contextual sobre los procesos de trabajo, las relaciones entre los
documentos, etc. Abarcan los datos relativos a autor, fecha de produccin, ttulo,
tipologa, nivel de descripcin, resumen, palabras clave. Son necesarios para la
recuperacin, para entender los documentos en su verdadero contexto y por razones de
autenticidad.
Metadatos de preservacin:
Se aaden para facilitar la gestin de los documentos, el control intelectual y fsico tras
su Creacin. Necesarios para identificar y recuperar la informacin. Se dirigen a
aspectos tales como la ltima revisin, fecha de transferencia al archivo, condiciones de
acceso, valoracin, etc.
Metadatos tcnicos:
Agregan informacin sobre formatos, estructuras y vnculos de los documentos
conservados. Son necesarios para comprender y procesar los documentos, y facilitar la
recuperacin de la informacin. Por Ej.: soporte tecnolgico (programa, sistema,
formato, versin, tamao, resolucin, esquema de codificacin), acceso (definicin del
nivel de seguridad del documento, definicin de usuarios que tienen acceso), integridad
de firma digital (responsable de la firma, autenticacin de la firma, fecha/hora), eventos
(identificador del evento, fecha/hora, descripcin del evento, responsable del evento),
relacin (tipo de relacin, documentacin relacionada), etc.
El Documento Digital:
El anexo del R.D. 4/2010, de 8 de enero, por el que se regula el Esquema Nacional de
Interoperabilidad en el mbito de la Administracin electrnica, define la digitalizacin
como el proceso tecnolgico que permite convertir un documento en soporte papel o
en otro soporte no electrnico en uno o varios ficheros electrnicos que contienen la
imagen codificada, fiel e ntegra del documento.
El objetivo final del proceso de digitalizacin es la creacin de un documento
electrnico, entendido este como un objeto digital formado por la imagen electrnica
obtenida, sus metadatos y si procede la firma asociada al proceso de digitalizacin.
Ventajas que ofrece la digitalizacin: son muchas y tienen un impacto en diferentes
aspectos operacionales:

Permite almacenamiento de grandes volmenes de documentos en pequeos

dispositivos electrnicos.

Facilita la bsqueda, recuperacin y consulta de los documentos a travs de

15

redes informticas.

Permite la consulta simultanea a mltiples usuarios

Garantiza la custodia adecuada de los documentos en papel para preservarlos

de la constante manipulacin

Permite reducir el almacenamiento de documentos en costosos espacios de

oficina.

Uno de los problemas de los documentos digitales, por ejemplo una hoja de clculo, un
mail, un documento de Word, etc, es que son fcilmente alterables, es decir, que
pueden ser modificados en su contenido. Otro inconveniente es el de la imposibilidad
de conocer con certeza quin fue el autor de dichos documentos. Estos son dos
obstculos importantes a la hora de asignarle valor jurdico a la informacin digitalizada.
Ser necesario disponer de un entorno seguro en relacin con la autenticacin digital,
vale decir, con la posibilidad de certificar tanto el contenido como la autora del
documento digital".
En la prctica existen diversos mtodos para firmar documentos digitalmente.

Algunos son muy sencillos (insertar la imagen escaneada de una firma

manuscrita en un documento creado con un procesador de texto), pero no
permiten otorgarle validez jurdica a esa firma.
Otros son muy avanzados, como la firma digital que utiliza la "criptografa de
clave pblica", que veremos ms adelante.

Para tener validez jurdica, las firmas digitales deben permitir:

1) Certificar quien es el autor de la informacin digital contenida en el documento

(autenticacin de autora).

1) Certificar que la informacin no fue modificada luego de ser firmada (autenticacin

de integridad).

La firma electrnica:
La firma electrnica es un concepto jurdico, equivalente electrnico al de la firma
manuscrita, donde una persona acepta el contenido de un mensaje electrnico a travs
de cualquier medio electrnico vlido.

16

Segn la Ley 59/2003, de firma electrnica, es el conjunto de datos en forma

electrnica, consignados junto a otros o asociados con ellos, que pueden ser utilizados
como medio de identificacin del firmante.
La misma ley define tres tipos de firma:

Simple. Datos que puedan ser usados para identificar al firmante (autenticidad).

Avanzada. Adems de identificar al firmante permiten garantizar la integridad del

documento y la integridad de la clave usada utilizando para ello un dispositivo
seguro de creacin de firma, el DNI electrnico.

Reconocida. Es la firma avanzada y amparada por un certificado reconocido

(certificado que se otorga tras la verificacin presencial de la identidad del
firmante)

La firma electrnica reconocida tendr respecto de los datos consignados en forma

electrnica el mismo valor que la firma manuscrita en relacin con los consignados en
papel (art. 3.4).
Cualquier documento electrnico que no est autentificado electrnicamente tendr la
consideracin de borrador. No obstante, los informes de gestin, memorias, anuarios,
circulares que utilicen las administraciones para informar a sus empleados, etc. con
carcter meramente informativo podrn omitir la firma, siempre que quede constancia
del autor del documento y del nmero de la versin, cuando proceda.
Copias autnticas:
En la gestin de documentos, cabe contemplar tres grados de perfeccin de un
documento:
Borrador: en el entorno electrnico se interpretara como las diferentes versiones
previas a la versin definitiva validada.
Original: documento definitivo, genuino, que se remonta a su autor y que ha sido
validado por ste. El documento original sera eficaz por s mismo, sin referencia a otro
documento anterior.
Copia: nuevo documento, reproduccin del original, y con diferentes grados de
perfeccin, en relacin con su finalidad y con su aproximacin al original.
En sentido estricto, una copia es el duplicado de un objeto, resultante de un proceso de
reproduccin. Ahora bien, este duplicado puede ser resultado de distintas
intencionalidades, finalidades o mtodos, existiendo por tanto distintos tipos de copia.

17

Una copia autntica es un nuevo documento, expedido por una organizacin con
competencias atribuidas para ello, con valor probatorio pleno sobre los hechos o actos
que documenta, equivalente al documento original. La copia autntica acredita la
autenticidad de la copia desde la perspectiva de su identidad con el original, y tiene
efectos certificantes en cuanto que garantiza la autenticidad de los datos contenidos.
Los efectos de las copias autnticas de documentos pblicos no se limitan al marco de
un procedimiento administrativo determinado, sino que tienen la misma validez y
eficacia que los documentos originales produciendo idnticos efectos frente a las
organizaciones y los interesados.
La copia autntica puede consistir en la transcripcin del contenido del documento
original o en una copia realizada por cualesquiera medios informticos, electrnicos o
telemticos. Adems en cada copia generada por una organizacin perteneciente a la
Administracin General del Estado, debe figurar la acreditacin de su autenticidad
identificando la organizacin que la expide y la persona responsable de tal expedicin.
En las copias electrnicas, estas caractersticas se reflejan en el documento a travs de
la firma y los metadatos.
Atendiendo a lo anterior, las caractersticas y requisitos generales que deben cumplir
las copias electrnicas autnticas en general se definen en el apartado III de la NTI
(Normas Tcnicas de Interoperabilidad).
Caractersticas generales de las copias electrnicas autnticas:

Las copias electrnicas generadas que, por ser idnticas al documento

electrnico original no comportan cambio de formato ni de contenido, tendrn la
eficacia jurdica de documento electrnico original.

Las copias autnticas se expedirn a partir de documentos con calidad de

original o copia autntica.

Las copias electrnicas autnticas sern nuevos documentos electrnicos que

incluirn total o parcialmente el contenido del documento sobre el que se
expiden y que cumplirn con lo establecido en la Norma Tcnica de
Interoperabilidad de Documento electrnico.

El valor de cada uno de los metadatos mnimos obligatorios del documento

electrnico copia ser asignado en funcin de las caractersticas propias de
cada metadato y de las propiedades especficas del documento bajo la
responsabilidad del rgano u Organismo que lo expide.

La relacin entre la copia electrnica autntica y el documento origen se

18

reflejar en los metadatos del documento electrnico copia a travs del

metadato Identificador del documento origen que tomar el valor del
identificador de aqul.

Las copias electrnicas autnticas sern firmadas mediante alguno de los

sistemas de firma previstos en los artculos 18 19 de la Ley 11/2007, de 22 de
junio, de acceso electrnico de los ciudadanos a los Servicios Pblicos.

Tipos de copias autnticas:

Copias autnticas electrnicas

Cuando el documento original es en soporte papel: las copias que se general

mediante un procedimiento de digitalizacin segura, es decir cumplan los
requisitos del art. 30 de la Ley 11/2007, se consideran copias autnticas, por lo
que tienen la misma validez que los originales en papel.

Cuando el documento original es electrnico: se considera copia autntica

siempre que el documento electrnico original est en posesin de la
administracin y que la informacin de firma electrnica, y en su caso, de sello
de tiempo permitan comprobar la coincidencia con dicho documento.

Copias autnticas en papel

Las copias realizadas en soporte papel de documentos firmados electrnicamente se
consideran autnticas siempre que incorporen la impresin de un cdigo generado
electrnicamente u otro sistema de verificacin, que permita contrastar su autenticidad
mediante el acceso a los archivos electrnicos de la Administracin Pblica, organismo
o entidad emisora.
GLOSARIO
Agrupar: Recopilar, ordenar y clasificar documentos u otro material.
Alcalinidad del papel: En los documentos se puede identificar como la cualidad de
neutralizar los factores climticos tales como la humedad y otra clase de cidos.
Banco de datos: Conjunto de registros organizados que contienen una informacin
especfica.
Clasificacin: Definir en categoras o tipos, ciertos elementos que requieren de un anlisis
especfico.

19

Conservacin documental: Es el proceso que se debe realizar para mantener todas las
caractersticas primarias de los documentos, garantizando su estado fsico y sus
contenidos.
Correspondencia: Se puede entender como la forma de comunicarse e intercambiar
informacin entre las personas o mediante circulares, cartas, fax y dems.
Gestin documental: Se define como las tcticas y estrategias que promueven el proceso
en los documentos desde el inicio o la planeacin, su recorrido y entrega final a su
destino.
Soportes documentales: Se entiende por soportes documentales la recopilacin de otra
clase de evidencias, diferentes a los documentos transcritos en el papel.
Unidad de correspondencia: Se le llama as al centro o la oficina de acopio de todos los
documentos y comunicaciones internas y externas. En ella se realiza la clasificacin de
los mismos, para luego hacer la debida distribucin al personal de la empresa.
Vigencia: Es el trmino que define el inicio y fin de la vida til de los documentos.

20