1.1.

Descripcin del problema

1.1.1. Antecedentes del problema
En Espaa, Alonso (2007), en el artculo: _La Norma ISO 15489: Un marco sistemtico de
buenas prcticas de gestin documental en las organizaciones_ explican cmo se disea e
implementa un sistema de gestin de documentos de una empresa a partir del uso de la
norma ISO 15489. La norma proporciona una gua sobre cmo gestionar o administrar
los documentos y su relacin con los sistemas electrnicos para el almacenamiento de los
documentos en diferentes soportes. Su objetivo es normalizar las polticas, procedimientos y
prcticas de la gestin de
documentos de archivo con el fin de asegurar una adecuada atencin y
proteccin, y permitir que la evidencia y la informacin que contienen
puedan recuperarse de una manera ms eficiente.
Otro aporte del mbito pblico es el de Incln (2006), en cuyo artculo
titulado _Actualizaciones para la implementacin de un sistema de gestin
documental corporativa: Experiencia del Banco de Espaa_ se describe
como lejos de abordar la problemtica desde un punto de vista terico,
pretende describir la experiencia acumulada por el Banco de Espaa en la
incorporacin de sistemas de gestin documental. En particular se detallan
las principales actuaciones necesarias para su implantacin, enfatizando
algunas de las caractersticas crticas para su xito. Se esbozan algunos
aspectos esenciales de la metodologa empleada, concretndose en la
descripcin del proyecto piloto de gestin documental desarrollado en el
Banco de Espaa. Para finalizar se detallan aquellos aspectos

considerados de especial relevancia y se describe su relacin con los resultados alcanzados.

Mientras que, Escobedo (2003), en su artculo titulado _Construccin de un Modelo de
trabajo de Gestin Documental en la Organizacin, en el Contexto de la Actividad
Archivstica_ propone y desarrolla el principio de gestin documental para la
planificacin archivstica dentro de la organizacin, dicha gestin debe comenzar en el
primer nivel de accin que es la Direccin del Archivo sustentando el valor de la
informacin documental para el trabajo de las personas dentro de la organizacin, el valor
patrimonial que ella representa en la construccin e historia de la institucin y el
reconocimiento como un talento para el aprendizaje.
A partir de la incorporacin de la gestin documental se desarrollan
las siguientes reas de accin:
Primero el enfoque del anlisis de procesos, la descripcin,
caracterizacin y reconocimiento de los procesos al interior de la
organizacin como fuentes de generacin documental. Segundo el anlisis
documental, para lo cual se debe tener la ms amplia competencia en el
manejo de generacin documental esto quiere decir, analizar en qu fases
de los procesos de trabajo se produce documentacin y los soportes o
medios donde estas se registran. Tercero la seleccin y valoracin
documental en los lugares donde se genera y se dispone la documentacin
(archivos de gestin o de oficina), efectuando para este caso una
preseleccin y prevaloracin documenta. Cuarto desarrollo de mecanismos
de control, para verificar cmo se est produciendo la documentacin y
cmo debe fluir, sin interferencias, desvos o retrasos hacia el archivo o los
lugares destinados para ello.
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En nuestro pas no se encuentra muchos casos de algn diseo

similar, sin embargo las investigaciones ms interesantes y relacionadas al
respecto son las siguientes:
Landa (2002), en su informe profesional: _Gestin de Documentos:
El caso del Consorcio SMS_, donde se analiza los procesos de gestin
documental y el trabajo dentro de los archivos del consorcio brasilero
Sondotcnica S.A., Multiservice Engenharia Ltsa. y Serconsult S.A. (SMS),
tambin se da muestra de la aplicacin de un programa de gestin de
documentos y un software que recibe el nombre de control de documentos
(DOCPR) de la empresa Sondotcnica S.A. del Brasil, en el consorcio SMS,
para consultora, inspeccin y control de estudios de obras del sub
programa B de mejoramiento institucional y operativo, y del sub programa
C de estudios de factibilidad y diseo finales para las empresas prestadoras
de servicio de aguas potables y alcantarillado (EPS), planteando controlar
el flujo de la informacin y el tiempo en el procedimiento de la informacin
para agilizar la disposicin de los documentos a los usuarios de la unidad
de la informacin.
Otro caso puntual es el informe profesional de Morales (2012),
titulado: _El sistema de gestin del archivo central del Registro Nacional de
Identificacin y Estado Civil (RENIEC)_, propone la aplicacin de un sistema
de gestin de documentos de archivo que cumpla con las normas
internacionales y nacionales de archivo como son la Norma de Descripcin
Archivstica Codificada (EAD), ISO 15489 y el Modelo de Requisitos para
la gestin de documentos electrnicos y archivo (MOREQ), para ello se
emplea el software libre, llamado: ARCHON, especialmente diseado para
archivo. Todo ello con la finalidad de mejorar la organizacin y recuperacin
de la informacin en el Archivo Central.

Mientras que Albarracn (2013), en su informe profesional _Anlisis

del proceso de gestin documental del archivo bveda de valores del Banco
de Crdito del Per aplicando la norma ISO 15489_ propone desarrollar la
Matriz de Fortalezas, Oportunidades, Debilidades y Amenazas (FODA), la
Matriz de anlisis de Factores Externos (MEFE), la de anlisis de Factores
Internos (MEFI) y una cadena de valores que permita visualizar de una
mejor manera las actividades de la unidad de informacin y si estas
generan valor al usuario final de los servicios del archivo. Por ltimo, se
contrasta el proceso de gestin documental utilizando la Norma ISO 15489
con la finalidad de determinar las actividades realizadas en el archivo se
encuentran relacionadas con este estndar internacional de buenas
prcticas de gestin de documentos.
Finalmente, Vilca (2014), en su informe profesional _Gestin
documental del archivo de la Gerencia de Pensiones de la Caja de
Pensiones Militar Policial_ describe y analiza la situacin del archivo de la
Gerencia de pensiones, y la vez, propone los criterios tcnicos para la
digitalizacin de su fondo documental. Para ello, se desarroll una
investigacin y anlisis descriptivo mediante la recopilacin de informacin,
as mimos, se emple como herramienta de recoleccin de datos de
anlisis FODA, la contrastacin de los procesos de archivo utilizando la
norma ISO 15489 y el diagrama de flujo para describir el proceso de la
gestin documental.