Qu es un documento?
Es evidente que la gestin documental tiene como cometido organizar y
controlar los documentos de una organizacin. Por eso, es conveniente
definir qu es un documento. La norma ISO 9001:2000 Sistemas de gestin
de la calidad. Requisitos nos proporciona una definicin significativa y
concisa:Informacin y su medio de soporte. Esta definicin nos indica que
un documento se compone de:
La informacin o contenido.
Tipos de documentacin
No todos los documentos son iguales ni requieren el mismo tratamiento,
en la medida en que responden a diferentes necesidades. En trminos
generales, cualquier organizacin o empresa maneja tres tipos de
documentacin:
Documentacin interna
Documentacin externa
Documentacin corporativa
Archivos y redes
En el da a da muchas asesoras tienen que hacer frente a problemas
derivados de una gestin de los documentos que no sabido adaptarse a los
nuevos soportes digitales y medios de transmisin electrnicos y que, al
mismo tiempo, ha descuidado el manejo de los documentos en papel.
Esta situacin se agrava porque hay una falta de integracin de los
documentos en papel y los documentos electrnicos. Hay dos circuitos
paralelos, sin una interrelacin definida: por un lado, se maneja la
documentacin que se genera y se recibe en papel y, por otro lado, se
procesan los ficheros informticos generados por los programas de gestin y
las aplicaciones ofimticas. Esto provoca la existencia de dos
compartimentos estancos para almacenar la informacin: el depsito de
archivo y el servidor de la red local.
La gestin documental, ya sean documentos en soporte papel o
documentos electrnicos, ha de partir de procedimientos que se puedan
aplicar en todas las fases del ciclo de vida documental y que permitan
mantener una coherencia en el tratamiento de los documentos.
Una idea bsica que se debe tener muy clara es que trabajar en red es
mucho ms que compartir la impresora y el mdem. La red local ha de
funcionar tambin como un sistema de archivo de los documentos
electrnicos que se producen diariamente en la asesora.
En la gestin documental cada vez tiene menos importancia la gestin de
los soportes en que se recoge la informacin, pasando a primer plano el
hecho de facilitar al usuario la informacin que ste necesita para su
trabajo. No importa dnde est fsicamente un documento (en el servidor
local? en un PC de la red? en el archivo departamental?); lo que se requiere
es que sea fcilmente accesible en el momento en que se necesite.
Aplicando unos procedimientos de archivo comunes conseguiremos
almacenar eficazmente la documentacin (cada persona sabe qu
documentos ha de guardar, cmo y dnde) y recuperarla con rapidez (cada
persona sabe cmo encontrar en poco tiempo los documentos que necesita)
sin importar el soporte en que se encuentre.
Documentos en papel
En muchas asesoras la gestin de los documentos en papel supone un
grave problema por la facilidad con que se producen copias y duplicados de
los mismos. El papel no es una realidad aislada de los sistemas informticos:
el uso de aplicaciones ofimticas y las facilidades de impresin causan a
menudo un incremento sustancial de los documentos en papel y una
saturacin del archivo.
En realidad, una gran cantidad de los documentos que se generan en las
asesoras (casi el 100%) se crean en formato electrnico mediante una
aplicacin ofimtica (tratamiento de textos, hoja de clculo) o un programa
de gestin. Habitualmente el documento electrnico es nicamente un paso
intermedio para elaborar el documento definitivo en papel.
Una poltica de gestin documental debe establecer:
Los documentos que deben conservarse en papel por razones administrativas o legales,
eliminando toda la documentacin expurgable: fotocopias, duplicados, notas
desechables, borradores, documentacin de apoyo informativo, etc.
Los procedimientos de organizacin del archivo para que los documentos sean fcilmente
accesibles.
Documentos electrnicos
La acumulacin de documentos electrnicos en el servidor local o en los
distintos puestos de trabajo es un problema que hasta hace poco no se haba
tenido en cuenta. Hay que empezar a entender, como dice Richard S.
Wurman en su libro Angustia informativa, que
Encontrar, seleccionar, reducir, organizar e imprimir la informacin tiene
prioridad sobre crearla. Despus de todo, la Biblioteca del Congreso no
tendra demasiado valor si todos los libros estuvieran apilados de cualquier
manera sobre el suelo. La forma en que la informacin es presentada y
organizada se vuelve tan importante como el contenido.
Una mecnica de trabajo basada ms en la aplicacin informtica que en
el propio documento dificulta el acceso a los documentos electrnicos
cuando los necesitamos. El problema se acenta cuando intervienen dos
factores: el tiempo transcurrido desde la elaboracin del documento y la
dependencia de la persona que lo elabor. Si combinamos ambos factores
vemos que resulta tarea casi imposible que alguien encuentre un documento
creado hace un ao por otra persona distinta.
Adems hay que tener en cuenta otros factores que tambin influyen
decisivamente en el caos en que se han convertido muchos servidores:
Programas de gestin
La frontera entre datos y documentos es cada vez ms difusa y cualquier
sistema de gestin documental ha de contemplar ambos aspectos (datos y
documentos) de forma interrelacionada.
Es habitual utilizar programas de gestin de despachos profesionales
(contabilidad e IVA, sociedades y cuentas anuales, renta y patrimonio,
nminas...) que a veces sustituyen a los documentos como soporte de
informacin. En cierta medida, los documentos se desmaterializan y se
generan dinmicamente a partir de los datos introducidos en los programas
de gestin. Esto implica que, si el programa de gestin no dispone de un
fichero histrico, la modificacin o la eliminacin de los datos hace
imposible recuperar o volver a crear un documento.
Se deben considerar una serie de cuestiones relacionadas con los
programas de gestin si se quiere asegurar la integridad, autenticidad y
Almacenar la documentacin.
La prdida de documentos.
decir, en una mquina electrnica de archivo que sirve para leer, escribir, consultar y
archivar documentos. Se trata de compartir la informacin y aprovecharla como un
recurso corporativo y, para ello, es imprescindible definir procedimientos para guardar
los documentos y hacerlos fcilmente accesibles, evitar que se dupliquen los ficheros
informticos y crear una estructura (rbol de carpetas y subcarpetas) que permita
organizarlos. Por otra parte, tambin se deben establecer directrices o normas de uso del
correo electrnico que indiquen como gestionar los mensajes electrnicos.
Mejora de la eficacia
La norma ISO 9000:2000 Sistemas de gestin de la calidad. Fundamentos
y vocabulario define eficacia como:
Extensin en la que se realizan las actividades planificadas y se alcanzan
los resultados planificados
Una poltica de gestin documental puede aportar numerosos beneficios
estratgicos a una organizacin ya que va a favorecer un aumento de la
eficacia de sus actividades.
El hecho de compartir los documentos, estableciendo procedimientos
comunes para su gestin, permite agilizar el trabajo y mejorar el
rendimiento global de la asesora. Se trata de beneficios que no se pueden
medir con facilidad -estn relacionados con activos intangibles- pero de
una gran importancia puesto que afectan al conjunto de la asesora en sus
actividades cotidianas.
Seguridad jurdica
Calidad de la documentacin
Asegurar y facilitar el acceso a los documentos, tanto en soporte papel como en soporte
electrnico.
Conseguir una mayor satisfaccin del personal al disminuir el agobio que genera el
colapso de documentos.
Cultura corporativa
Actuar como motor del cambio organizativo ya que se fomenta la creacin de redes de
trabajo, el uso compartido de la informacin y el aprovechamiento de sinergias entre
personas y departamentos.
Asentar les bases para definir una poltica de gestin del conocimiento.
Mejora de la eficiencia
En la norma ISO 9000:2000 se da la siguiente definicin de eficiencia:
Relacin entre el resultado alcanzado y los recursos utilizados
La gestin documental tambin aporta beneficios econmicos al
aumentar la eficiencia de los procesos de realizacin (son los que
intervienen directamente en la prestacin del servicio) y de los procesos de
apoyo (son los que no crean directamente un valor aadido perceptible por
el cliente, pero que son necesarios para la eficacia del funcionamiento de
la organizacin).
Una deficiente gestin documental provoca esfuerzos y gastos elevados
que no son fciles de detectar ni de cuantificar. Por eso, muchas veces las
deficiencias producidas por una inadecuada gestin de los documentos
suelen aceptarse como irremediables.
La gestin documental repercute en los costes ocultos de la asesora y,
por tanto, hay que tenerla en cuenta a la hora de proporcionar un mejor
servicio a menor coste.
La reduccin de costes que se obtiene con la puesta en marcha de un
sistema de archivo es resultado de:
Disminuir los gastos derivados del uso indiscriminado del papel (ahorro en papel,
cartuchos de fotocopiadoras e impresoras, material de archivo...).
Nocin de proceso
La norma ISO 9000:2000 define un proceso como:
Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactan, las
cuales transforman elementos de entrada en resultados
En una nota se indica que:
Los procesos de una organizacin son generalmente planificados y puestos
en prctica bajo condiciones controladas para aportar valor
Tipos de procesos
Para simplificar la identificacin de los procesos, las normas actuales
distinguen tres grandes categoras de procesos:
Procesos de direccin (o estratgicos):
El ciclo PHVA
La metodologa Planificar-Hacer-Verificar-Actuar (PHVA), desarrollada
en la dcada de 1920 por Walter Shewhart, tambin es conocida como ciclo
de Deming.
El concepto de PHVA est presente en todas las reas de nuestra vida
profesional y personal y se utiliza continuamente, tanto formalmente como
Planificar: establecer los objetivos y los procesos necesarios para conseguir resultados
conformes con los requisitos del cliente y las polticas de la organizacin.
Verificar: controlar y medir los procesos y el producto (servicio) con relacin a las
polticas, a los objetivos y a los requisitos del producto (servicio), e informar de los
resultados.
Proporciona datos que permiten evaluar los resultados y la eficacia del sistema.
informticas como si fuesen una varita mgica, sin plantearse que la gestin
de los documentos requiere principalmente soluciones documentales.
Difcilmente puede una asesora manejar eficazmente su documentacin,
por ms aplicaciones informticas que implante, si antes no se han
establecido unos criterios para organizar y gestionar los documentos.
Una aplicacin informtica ser til y eficaz siempre que se hayan
establecido unos procedimientos de trabajo acordes a las necesidades
especficas de cada asesora. Muchas veces el problema radica en que las
asesoras no tienen claros los requisitos de la gestin documental y acaban
supeditndose a las funciones que les permite efectuar un programa
determinado. Es decir, sus necesidades se adaptan a las herramientas
informticas, y no al revs. Analizar los requisitos de la gestin documental
ha de ser siempre el punto de partida para implementar cualquier solucin
informtica que tenga alguna relacin con el sistema de archivo o la gestin
de los documentos.
Intranets documentales
Una intranet es una plataforma de comunicacin en red basada en la
tecnologa web. Facilita la publicacin, bsqueda y visualizacin de la
informacin en entornos organizativos distribuidos gestionando los
documentos en un lugar comn donde puedan ser consultados de forma
colectiva. Se distingue de internet en que est dirigida a usuarios internos.
Las intranets documentales se caracterizan por:
Utilizar los navegadores, que tienen un manejo sencillo y estn instalados en los puestos
de trabajo de los usuarios, como interfaz de las aplicaciones.
Plan de clasificacin
La organizacin de un sistema de gestin documental responde a una
doble necesidad:
1. Proporcionar una estructura lgica a la documentacin de la asesora.
2. Facilitar la rpida localizacin de los documentos.
Plan de conservacin
Unos de los aspectos ms importantes de la gestin documental es la
identificacin de los documentos que deben eliminarse. Es necesario
destruir los documentos cuando estos ya no poseen ninguna utilidad o han
perdido vigencia. El correcto funcionamiento de una asesora est
supeditado a la solucin de un problema bsico: adecuar el volumen de la
Archivo del puesto de trabajo. Es el archivo que contiene la documentacin viva, que
est en trmite; de uso muy frecuente, tiene que estar al alcance de la mano.
Generalmente los documentos se encuentran en el rea de trabajo o departamento que
los produce. De aqu, los documentos que no son eliminados, una vez clasificados y
ordenados, pasan al archivo departamental.
Archivo departamental.. En este archivo se conservan los documentos que todava son
utilizados con cierta frecuencia ya que la revisin de un asunto o una consulta pueden
hacer necesaria la recuperacin de un documento. Por ejemplo, en las asesoras es muy
comn mantener la documentacin fiscal y contable del ejercicio anterior: estos
documentos deberan localizarse en el archivo departamental del rea fiscal-contable.
Definir y poner por escrito la poltica y los objetivos de la asesora en materia de gestin
documental.
Dar a conocer los principales riesgos que implica una deficiente gestin de los
documentos.
Comunicar esta poltica, en todos los niveles, para que se entienda y se ponga en
prctica.
6. La asignacin de recursos
En el captulo El enfoque basado en procesos se ha presentado un
grfico que representa el principio del enfoque de un sistema de gestin
basado en la mejora continua y que puede aplicarse perfectamente a un
programa de gestin documental.
El primer paso, antes de fijar una poltica, consiste en el anlisis inicial
de las necesidades. Saber qu necesita una asesora respecto de la gestin
de los documentos, es decir, qu requisitos y expectativas debe satisfacer
Por qu se gestionan?.
Cmo se gestionan?.
La prdida de documentos.
conflicto o litigio.
2.
Mejora de la eficacia
La norma ISO 9000:2000 Sistemas de gestin de la calidad. Fundamentos y
vocabulario define eficacia como:
Extensin en la que se realizan las actividades planificadas y se alcanzan los
resultados planificados
Una poltica de gestin documental puede aportar numerosos beneficios
estratgicos a una organizacin ya que va a favorecer un aumento de la eficacia
de sus actividades.
El hecho de compartir los documentos, estableciendo procedimientos comunes
para su gestin, permite agilizar el trabajo y mejorar el rendimiento global de la
asesora. Se trata de beneficios que no se pueden medir con facilidad -estn
relacionados con activos intangibles- pero de una gran importancia puesto que
afectan al conjunto de la asesora en sus actividades cotidianas.
Una gestin documental eficaz permite puede contribuir de manera significativa
a mejorar los procesos de direccin, la seguridad jurdica, la calidad de la
documentacin, la imagen interna de la empresa y la cultura corporativa, ya que
permite:
Procesos de direccin
responsable.
decisiones en la gestin.
administracin.
organizacin.
Seguridad jurdica
organizacin.
Calidad de la documentacin
los documentos.
organizacin.
conocimiento.
Mejora de la eficiencia
En la norma ISO 9000:2000 se da la siguiente definicin de eficiencia:
Relacin entre el resultado alcanzado y los recursos utilizados
La gestin documental tambin aporta beneficios econmicos al aumentar la
eficiencia de los procesos de realizacin (son los que intervienen directamente
en la prestacin del servicio) y de los procesos de apoyo (son los que no crean
directamente un valor aadido perceptible por el cliente, pero que son necesarios
para la eficacia del funcionamiento de la organizacin).
Una deficiente gestin documental provoca esfuerzos y gastos elevados que no
son fciles de detectar ni de cuantificar. Por eso, muchas veces las deficiencias
producidas por una inadecuada gestin de los documentos suelen aceptarse
como irremediables.
Tendencias generales
En los procesos de gestin actuales la gestin de la informacin, la
documentacin y el conocimiento se perfila como un elemento estratgico
de gran importancia. Este cambio afecta especialmente a aquellos sectores
intensivos en informacin, y el sector de las asesoras y los despachos
profesionales lo es plenamente.
Una asesora es una empresa que utiliza como materias primas
documentos de los clientes, transformando estos, como resultado de su
No
N/S
No
N/S
Ahora bien, qu pasos hay que dar para establecer una poltica de
gestin documental?:
Revisar la poltica: examen desde diferentes puntos de vista (personal, requisitos legales
de los documentos, herramientas informticas, gestin de la calidad, etc.) de los riesgos
que debe reducir y de las ventajas que debe aportar la poltica. Puede resultar
aconsejable contratar a un asesor externo.
Seguir de cerca la poltica: comprobacin regular de que la poltica sigue siendo eficaz.
La revisin y actualizacin de la poltica, cuando sea preciso, tiene que reflejar cambios
en los sistemas informticos, la legislacin o los procedimientos de la asesora.
2. Aseguren que los sistemas de informacin que dan soporte a las actividades de la asesora
crean documentos apropiados (es fundamental considerar este punto si se utiliza un
sistema de gestin electrnica de documentos en que se digitalizan documentos originales
en papel).
3. Aseguren la transparencia de los procesos documentales y la suficiencia de los sistemas
documentales durante la vida activa de los documentos (los documentos que se necesitan
para desempear operaciones corrientes y que tienen un uso frecuente estn
habitualmente situados cerca del usuario, si es un documento fsico, o en lnea a travs
del sistema informtico).
4. Aseguren que los documentos se mantienen, almacenan y preservan durante el perodo en
que son tiles para la asesora.
5. Aseguren que los documentos son eliminados nicamente con arreglo a un proceso de
aprobacin definido.
Documento de seguridad.
Registro de incidencias.
Control de acceso.
Gestin de soportes.
Responsable de seguridad.
Auditoria bianual.
Correo electrnico.
est informacin con el permiso del usuario, que puede exigir que no se le
enve informacin no solicitada.
Las comunicaciones comerciales deben ser claramente identificables
como tales y deben permitir identificar la persona en nombre de la cual se
hacen dichas comunicaciones comerciales. Se prohibe el envo de
comunicaciones publicitarias por correo electrnico que previamente no
hubiesen sido solicitadas o expresamente autorizadas por los destinatarios
de las mismas, es decir, lo que se conoce habitualmente como spam. Cuando
se remita una comunicacin comercial se debe incluir la posibilidad de que
el destinatario revoque en cualquier momento el consentimiento prestado
para la recepcin de comunicaciones comerciales. En este sentido, se debe
habilitar un procedimiento sencillo para que los destinatarios puedan
realizar dicha revocacin.
Esta ley tambin regula la contratacin por va electrnica. Las
condiciones generales de los contratos facilitadas al destinatario deben de
estar disponibles de tal manera que ste pueda almacenarlas y
reproducirlas. Se reconoce la validez y eficacia de los contratos celebrados
por va electrnica y se establece la equivalencia jurdica entre los
documentos en soporte papel y los documentos electrnicos.
Los documentos electrnicos, para tener la misma consideracin y
validez que los documentos en papel, han de cumplir los requisitos de
legibilidad, inalterabilidad y reconocimiento. La eficacia jurdica de un
documento electrnico est vinculada a la integridad del contenido del
mismo, es decir, que no haya sido modificado o alterado.
Mdulo 8: Diseo del sistema de gestin documental
Esto asegurar que los usuarios consideren como propio el sistema de gestin
documental, entiendan el sistema y lo usen tal como se pretende.
Las decisiones sobre el diseo del sistema de archivo y los procesos
documentales han de tener relacin con los sistemas organizativos
existentes. Es importante valorar especialmente los siguientes aspectos:
Gestin distribuida: este aspecto es relevante sobre todo en el caso de los documentos
electrnicos en sistemas distribuidos y cuando la asesora dispone de varias oficinas
dispersas geogrficamente; es fundamental disear opciones alternativas para la
localizacin de los documentos y, respecto a las atribuciones sobre los documentos,
distinguir entre almacenamiento, propiedad y responsabilidad de los documentos.
Registro.
Clasificacin.
Almacenamiento y manejo.
Acceso.
Trazabilidad.
Una vez que hemos identificado los diversos tipos de documentos hay que
proceder a su valoracin y decidir el perodo en que ha de conservarse cada
uno de ellos. La valoracin es una operacin bsica en el diseo del sistema
de archivo y tiene una doble finalidad:
1. Conservar la informacin que evidencia las actividades y las decisiones pasadas y
presentes de la asesora, cumpliendo los requisitos legales.
2. Eliminar, tan pronto como sea posible y de una manera segura y sistemtica, los
documentos que ya han perdido su utilidad y carecen de valor legal y fiscal.
Documentos compuestos en los que basta con guardar los documentos principales o
documentos resumen, pudiendo eliminarse los secundarios (borradores, notas...)..
C. Registro
La finalidad del registro es evidenciar que un documento ha sido creado
o recibido, adems de facilitar su posterior recuperacin. El proceso de
registro formaliza la captura de un documento. Ejemplos bastante
habituales son el registro de la correspondencia o el registro de las facturas.
En un sistema de archivo en que se emplean procesos de registro, un
documento se registra en el momento de su captura, es decir, cuando entra
a formar parte del sistema. Hasta que el registro no sido realizado no puede
tener lugar ningn otro proceso documental que afecte al documento. El
proceso de registro puede comportar la existencia de un documento aparte:
el libro de registro.
Al registrar un documento hay que asignarle un identificador exclusivo y
realizar una breve descripcin. El proceso de registro ha de especificar como
mnimo la siguiente informacin:
Un identificador nico.
D. Clasificacin
La clasificacin es el proceso mediante el cual se identifican y se dividen
en categoras las actividades de la empresa y los documentos que generan.
Permitir agrupar en carpetas y cajas de archivo los documentos, facilitando
el control, el acceso y la disposicin final de los documentos.
La organizacin de un archivo responde a una doble necesidad: por un
lado, proporcionar una estructura lgica al fondo documental de modo que
refleje las actividades que desarrolla la asesora y, por otro lado, facilitar la
consulta de los documentos. Debe hacer posible una rpida localizacin de
los documentos: cada expediente o documento debe tener asignada una
ubicacin y no otra, de forma que su bsqueda sea gil y siempre encuentre
la respuesta justa.
Este instrumento es la clave para la implantacin de un sistema de
gestin documental y la base sobre la que se apoyan los dems elementos
del sistema (calendario de conservacin y eliminacin, sistema de
transferencias, inventario).
Una vez que se han determinado los distintos tipos de documentos que
se integran en el sistema de gestin documental, se elabora un esquema que
los clasifica y los estructura en grupos y que constituye la base para la
organizacin del archivo. El plan de clasificacin refleja las actividades de
la asesora y, por eso, debe proporcionar una visin general de todos los
procesos de negocio. Se ha de utilizar el mismo plan de clasificacin para
toda la documentacin del archivo.
Normalmente los esquemas de clasificacin se codifican mediante
nmeros o cdigos. Un cdigo de clasificacin indica la direccin de un
tipo de documento, de forma que facilita la recuperacin de los documentos
al especificar su ubicacin en el sistema de archivo.
E. Almacenamiento y manejo
La decisin de capturar un documento implica la intencin de
almacenarlo. Un almacenamiento apropiado debe asegurar la usabilidad,
exactitud, autenticidad y preservacin de los documentos durante todo el
tiempo en que vayan a necesitarse.
Frecuencia con que se recuperan los documentos (los documentos a los que se prev
acceder ms a menudo requerirn un acceso ms sencillo y una mayor facilidad de
almacenamiento).
Necesidades de acceso.
F. Acceso
En ciertos casos, puede ser necesario establecer directrices formales que
regulen a quin est permitido acceder a los documentos y en qu
circunstancias, especialmente si existen documentos que contienen
informacin personal o comercial sensible y existe, al respecto, una
legislacin especfica que contemple la privacidad de los datos.
El acceso restringido a los documentos, por necesidades de la propia
asesora o porque as lo estipula la normativa vigente, debe asegurar que
nicamente aquellas personas con las atribuciones pertinentes pueden
consultar, modificar, capturar o eliminar determinados documentos.
Asignar derechos y restricciones de acceso es un proceso similar a la
clasificacin. Se deben categorizar los documentos conforme a los niveles
de acceso permitidos y delimitar las personas que estn autorizadas para
ello. Es conveniente elaborar un instrumento formal, el esquema de
clasificacin de seguridad y acceso a los documentos, que identifique los
derechos de los usuarios y el rgimen de limitaciones aplicable a los
documentos.
G. Trazabilidad
El trazado o recorrido que sigue el movimiento y uso de los documentos
en un sistema de gestin documental es necesario para:
1. Identificar tareas no resueltas o pendientes.
2. Hacer posible la recuperacin de los documentos.
3. Prevenir el extravo de los documentos.
4. Mantener un control de las operaciones documentales (captura, registro, clasificacin,
almacenamiento, acceso, transferencia, conservacin y eliminacin).
5. Identificar el origen de los documentos cuando ha habido una transferencia de
documentos en papel o una migracin de documentos electrnicos..
La migracin de los ficheros informticos a otro soporte: por ejemplo, del servidor local a
una unidad de almacenamiento secundario (CD-R, CD-RW. DVD-R).
negocio, aos). Estas categoras deben reflejar el contenido de los de los documentos
agrupados.
2. Definir unos trminos comunes que permitan a los empleados prever el contenido de cada
tipo de documento y dar nombres precisos a los archivos informticos (cierre contable y
fiscal, aplazamiento de IVA, recurso mercantil). Utilizar siempre los mismos trminos
para designar los documentos facilita su localizacin y asegura la consistencia de la
documentacin almacenada.
3. Asignar cada tipo de documento a una de estas categoras. Es fundamental tener claro
qu documentos pertenecen a cada categora. Conviene pensar, por ejemplo, en la
arquitectura de la informacin que encontramos en las secciones de un peridico: si
alguien busca noticias sobre la bolsa ir a la seccin de economa y negocios.
4. Identificar si existen subdivisiones de las categoras principales y cmo se relacionan con
stas. Esto permitir obtener un esquema ms detallado y afinar el plan de clasificacin.
5. Se componen de suficientes clases y subclases (carpetas y subcarpetas) para incluir todas
las funciones y actividades de la empresa.
6. Fijar un conjunto de procedimientos aceptados y conocidos por todos para la creacin de
nuevas categoras o subdivisiones del plan de clasificacin.
ASPECTOS
ANALIZADOS
Funcin del
archivo en la
organizacin
Recursos
humanos
PUNTOS
FUERTES
PUNTOS
DBILES
PROPUESTAS DE
MEJORA
Aunque se considera
la gestin
documental como un
proceso de soporte
esencial para las
actividades de la
gestora, no se han
definido
procedimientos de
archivo.
Establecer metas y
objetivos a medio
plazo para la gestin
documental. Definir
procedimientos de
archivo comunes
(manual de archivo).
Gran variedad de
tareas a realizar.
Diferentes
planteamientos
respecto a la gestin
de los documentos.
Personal muy
capacitado
profesionalmente y
con iniciativa.
de archivo con
directrices comunes.
Sistemas
informticos
Instalaciones y
mobiliario
Se asume la
necesidad de llevar a
cabo una gestin
integrada de la
informacin.
Programas de
gestin adaptados a
las necesidades
concretas de la
asesora. Su uso est
asentado entre el
personal
administrativo.
Falta de integracin
de los programas de
gestin. Se trata de
programas
cerrados, poco
flexibles y
modificables. No
existe un sistema
nico de
codificacin de los
clientes para todas
las aplicaciones. Su
utilizacin no facilita
el uso compartido de
la informacin, lo
que provoca la
aparicin de nichos
documentales y la
duplicacin
innecesaria de datos
e informacin.
Establecer cdigos
uniformes para los
clientes. No
reutilizar nunca para
clientes nuevos
cdigos anteriores de
clientes dados de
baja. Crear una base
de datos compartida
con datos bsicos de
los clientes. Realizar
copias de seguridad
peridicas de los
archivos
informticos de
gestin almacenados
en los puestos de
trabajo de las
diversas reas.
Espacio insuficiente.
Distribucin
inadecuada del
espacio. El archivo
de oficina se halla
muy disperso por las
diferentes
dependencias. En la
sala de archivo hay
mucho espacio no
utilizado,
especialmente los
estantes superiores.
Habilitar espacios
con funciones
claramente
definidas.
Reorganizar el
espacio de la sala de
archivo. Liberar
espacio de los
despachos de las
diversas reas
implantando un
sistema de
transferencias
No se han habilitado
espacios claramente
diferenciados para
cada funcin
(archivo, biblioteca,
almacn de material
de oficina.
Clasificacin y
ordenacin de
los documentos
El personal
administrativo es
riguroso en la
ordenacin de los
documentos. En los
departamentos de
fiscal-contable y
laboral se emplean
carpetas de
diferentes colores
para distinguir el
contenido de las
mismas.
Descripcin y
recuperacin de
los documentos
Los programas de
gestin mantienen
un fichero histrico
de la documentacin
generada. En el
departamento de
mercantil se adjunta
a los expedientes una
tabla de contenidos
documentales.
Utilizar guas o
seales que dividan
las carpetas por
bloques alfabticos o
cronolgicos.
No existe un plan o
cuadro de
clasificacin. Cada
rea de negocio
emplea sistemas de
ordenacin
diferentes.
Definir un plan de
clasificacin a partir
de las secciones
establecidas
actualmente,
especificando los
correspondientes
cdigos de
clasificacin. Crear
una carpeta con los
documentos bsicos
de cada cliente
(documentos de uso
comn para todos los
departamentos de la
asesora: certificados
y escrituras,
declaraciones
censales, registros,
etc.).
Departamentos
fiscal-contable y
laboral: no se
describe el contenido
de las subcarpetas.
Departamentos
fiscal-contable y
laboral: identificar el
contenido de las
subcarpetas.
Implementar un
registro para
controlar las
transferencias de
Conservacin y
eliminacin de
los documentos
Normas y
procedimientos
de archivo
Principalmente se
conservan copias de
documentos, no
documentos
originales. Se tiene
clara la necesidad de
eliminar documentos
duplicados e
innecesarios.
documentos de los
archivos de oficina
(documentacin
activa) al archivo
central
(documentacin
semiactiva).
No existe un
calendario de
conservacin y
eliminacin de los
documentos (cuadro
de expurgo). En
ocasiones, se elimina
documentacin sin
aplicar criterios
predefinidos. No se
ha definido un
sistema de
transferencias
documentales
(circuito de los
documentos). En
algunas reas no se
ha asumido la
necesidad de evitar
copias en papel de
documentos
almacenados en el
servidor local.
Elaborar un
calendario de
conservacin y
eliminacin de los
documentos a partir
del plan de
clasificacin. Evitar
el archivo de copias
en papel de
documentos
almacenados en el
servidor local.
Cada rea de
negocio sigue sus
propias pautas de
archivo. Se generan
copias de
documentos sin
Definir unos
procedimientos
normalizados de
archivo de uso
comn. Coordinar
las tareas de archivo,
Gestin de los
documentos
electrnicos
Todos los
documentos
generados con
aplicaciones
ofimticas (Word,
Excel) se almacenan
en el servidor local.
Se han elaborado
algunos modelos de
documentos fiscales,
laborales,
mercantiles, etc.
ningn control. No
se siguen normas y
procedimientos bien
definidos en la
creacin de los
expedientes.
asignando un
responsable por cada
rea, que formar
parte del equipo de
trabajo encargado de
la gestin
documental. Aplicar
procedimientos
normalizados a la
gestin del archivo
de oficina y del
archivo central.
No se siguen
procedimientos de
archivo uniformes
para los documentos
electrnicos. Se
carece de un plan de
clasificacin (rbol
de carpetas y
subcarpetas) bien
estructurado que
sirva para clasificar
los archivos
informticos en el
servidor local. No se
describen las
propiedades de los
archivos
informticos
(propiedades) como
ayuda para organizar
los archivos o
localizarlos
fcilmente ms
tarde. No se generan
Definir
procedimientos de
archivo uniformes
para los documentos
electrnicos
(asignacin de
nombres a los
archivos
informticos, uso de
la misma aplicacin
para un tipo de
documento
determinado, etc.).
Establecer en el
servidor local un
sistema de carpetas y
subcarpetas comn
para toda la asesora.
Describir los
archivos
informticos
(propiedades de los
documentos) con la
finalidad de realizar
plantillas de
documentos para los
modelos fiscales,
laborales,
mercantiles, etc. sino
documentos simples.
Gestin del
correo
electrnico
Cada persona
gestiona a su modo
los mensajes de
correo electrnico
que recibe y que
enva. Existe la
prctica de imprimir
los mensajes de
correo electrnico
para documentar las
comunicaciones.
El valor legal se asocia a los documentos que pueden probar derechos de las personas
fsicas o jurdicas y de las administraciones y que son efectivos ante un tribunal de
justicia. Generalmente, el valor legal es independiente del valor administrativo y
prescribe de acuerdo con los plazos establecidos por las leyes. Forman parte de esta
categora escrituras y certificados, ttulos de propiedad, arrendamientos, etc.
El valor informativo hace referencia a los documentos que pueden ser objeto de consulta
posterior ya que pueden servir para saber cmo se efectu en su momento una gestin o
qu pasos se siguieron para resolver un asunto. El grueso de los documentos
administrativos no tienen o tendrn un valor informativo; por eso, tras la prdida de su
valor administrativo y concluidas las prescripciones legales y fiscales, estos documentos
sern eliminados.
El valor histrico existe cuando un documento aporta informacin sobre aspectos, como
las polticas, de una determinada empresa que reflejan su evolucin temporal. Aunque la
utilidad administrativa de los documentos termina por agotarse, algunos sirven para
reconstruir las actividades anteriores de una empresa y pueden proporcionar
informaciones tiles para la planificacin actual o futura: estos documentos constituyen
la memoria de la empresa pues contienen informacin sobre la historia, la organizacin
y las funciones de la asesora.
Impuesto de sociedades
Activa (1)
Semiactiva
Inactiva (2)
Soporte (3)
2 aos
2 aos
Eliminacin
Papel
(1) Pueden utilizarse cdigos temporales: 800 = en el archivo del rea de trabajo hasta el cierre del asunto,
900 = en el archivo del rea de negocio hasta ser sustituido por un nuevo documento.
(2) Disposicin final: conservacin o eliminacin.
(3) Soportes: papel, soporte magntico, soporte ptico.
Fase semiactiva: los documentos ya han sido tramitados pero se siguen consultando con
cierta frecuencia.
Fase inactiva: los documentos que no han sido eliminados en las dos fases anteriores se
conservan por razones fiscales, legales, contractuales, etc.
Archivo del puesto de trabajo. Es el archivo que contiene la documentacin que est
viva, en trmite; de uso muy frecuente, tiene que estar al alcance de la mano.
Generalmente los documentos se encuentran en el rea de trabajo o departamento que
los produce. De aqu, los documentos que no son eliminados, una vez clasificados y
ordenados, pasan al archivo departamental.
Archivo departamental. En este archivo se conservan los documentos que todava son
utilizados con cierta frecuencia ya que la revisin de un asunto o una consulta pueden
hacer necesaria la recuperacin de un documento. En las asesoras es muy comn
mantener la documentacin fiscal y contable del ejercicio anterior: estos documentos
deberan localizarse en el archivo departamental del rea fiscal-contable. Este archivo ha
de ser fcilmente accesible y tener capacidad para albergar una gran cantidad de
documentos.
Existe
una
tendencia
generalizada
a
conservarlo
todo
indiscriminadamente, a guardar documentos por si acaso. Este
planteamiento lo nico que consigue es aumentar el desorden del sistema
de archivo. Para una correcta gestin documental, es imprescindible que en
las transferencias de documentos -indicadas en el grfico con flechas- se
elimine toda la documentacin expurgable: fotocopias, duplicados, notas
desechables, borradores, documentacin de apoyo informativo, etc.
En las transferencias documentales es preciso diferenciar dos aspectos:
Perodo de adaptacin. Durante un cierto tiempo puede ser conveniente mantener los
dos sistemas con determinadas funciones o en algunas reas de trabajo de manera que la
adaptacin sea gradual.
Calendario de implementacin
Procedimientos organizativos
El sistema de gestin documental ha de estar dotado de diversos
procedimientos que especifiquen las actividades que se deben llevar acabo
en un determinado proceso documental y las personas o unidades
responsables. Estos procedimientos pueden ser elaborados por separado o
ser incorporados al manual de la gestin documental. El plan de clasificacin
de los documentos, el calendario de conservacin y eliminacin y los
sistemas de transferencia deben estar documentados en estos
procedimientos.
Los procedimientos de organizacin del sistema de archivo concretan la
poltica establecida. Por su parte, las instrucciones de trabajo detallan paso
a paso cada una de las tareas establecidas en un procedimiento.
Una forma de estructurar el sistema de gestin documental es lo que se
denomina la pirmide documental. Esta pirmide permite descomponer
Indicadores de control.
Son eficaces?
expedientes.
los usuarios.
documento.
archivados.
Pensar en el usuario: hay que intentar ver los procesos y los procedimientos tal como los
perciben las personas que los desempean.
Potenciar el trabajo en equipo eliminando las barreras entre las diferentes categoras
del personal.
Entender y tratar los fallos y las quejas como una oportunidad de mejora.
Actividad transversal
Antecedentes
Ferer Gestin y Servicios es un despacho profesional que se encuentra en
un proceso de reestructuracin y mejora. Su situacin actual en cuanto a la
gestin documental es que hay un archivo desorganizado, para los
documentos en papel, y un sistema informtico con numerosos "cajones de
sastre" que impiden localizar los archivos cuando son necesarios. Ante todo
ello, el despacho se propone mejorar la gestin documental de la asesora,
analizando cul es la situacin en la que se encuentran y diseando un
sistema de gestin documental que les ayude a trabajar con una mayor
fluidez.
Su caso, el cual seguiremos en esta actividad transversal, nos servir de
modelo para ir desarrollando afianzando los conocimientos adquiridos en los
distintos mdulos de esta gua. Antes de empezar a trabajar, es muy
importante sealar que estos ejercicios y actividades NUNCA deben
realizarse sin una lectura a fondo de los mdulos de la gua. Son los mdulos
los que nos reorientarn a los ejercicios y no a la inversa.
A continuacin les presentamos este ejemplo prctico en el que el autor
va desarrollando progresivamente la metodologa empleada para planificar,
definir y realizar un seguimiento del programa de gestin de los documentos.
CORRESPONDENCIA
CON:
Preliminar
Actividad 1
mdulo 6
Actividad 2
mdulo 6
Actividad 3
mdulo 7
Actividad 4
mdulo 8
Actividad 5
mdulo 9
Actividad transversal
Gestionar el ciclo de vida de los documentos (fases por las que atraviesa la gestin de los
documentos).
Una inadecuada utilizacin del sistema informtico en relacin con los documentos en
soporte electrnico.
que representa una parte significativa del tiempo de trabajo del personal; a
menudo se produce la dilacin de los asuntos de los clientes.
Los problemas de gestin de los documentos electrnicos no son muy
diferentes a las dificultades que hay para manejar los documentos de papel.
No se trabaja con unos criterios compartidos que faciliten la tarea de
manejar -leer, escribir, buscar y archivar- los documentos producidos
electrnicos por la asesora.
A la hora de proponerse unos objetivos, tras el intercambio de los
diversos puntos de vista, los miembros de la asesora presentes en la reunin
consideran que el programa de gestin documental que el Sr. Ferrer est
decidido a poner en marcha debera marcarse unos objetivos a conseguir:
a. Facilitar el acceso a los documentos, tanto en soporte papel como en soporte electrnico,
utilizando los mismos criterios de clasificacin y archivo. El personal de las distintas reas
de trabajo ha de poder localizar con rapidez todos los documentos de los clientes que
necesiten para tramitar un asunto.
b. Asegurar la preservacin y conservacin, a medio y largo plazo, de los documentos (en
papel y electrnicos) que registren las actividades y las decisiones tomadas.
c. Evitar el uso de copias y duplicados de los documentos, las inconsistencias entre
documentos y la duplicacin de tareas. Esto permitir liberar espacio y racionalizar el uso
de la sala de archivo.
d. Establecer un procedimiento sistemtico de conservacin y eliminacin de los documentos
que garantice una eliminacin peridica, sistemtica y segura de los documentos que no
tienen valor para la asesora o que han agotado su perodo de conservacin por razones
fiscales o legales.
e. Realizar transferencias peridicas de los documentos de uso poco frecuente a la sala de
archivo, a fin de descongestionar los despachos.
f.
la asesora, tanto para los documentos en papel como para los documentos
en soporte electrnico: a) archivo centralizado, b) departamental o c)
mixto.
Dependiendo dnde se guardan y localizan los documentos, se pueden
definir tres tipos de archivo:
a. Archivo centralizado
Todos los documentos de la organizacin se almacenan en un nico repositorio (depsito
de archivo y servidor de la red local), de modo que la informacin (con los niveles de
acceso que se establezcan) puede ser consultada por todo el personal. Permite
economizar recursos y evita la duplicacin de documentos. Por otra parte, exige un
responsable directo que gestiona y controla su utilizacin.
b. Archivo departamental
Cada departamento (o persona) dispone de su propia documentacin en su oficina o su
estacin de trabajo. Se trabaja con mayor rapidez cuando se consultan documentos
creados por el mismo departamento pero, en cambio, resulta ms difcil localizar los
documentos elaborados por otros departamentos. Con el modelo descentralizado se
duplica la informacin con mucha facilidad y se producen inconsistencias (versiones
diferentes de un mismo documento).
c. Archivo mixto
La documentacin activa (documentos usados frecuentemente porque se refieren a
asuntos en tramitacin) y la documentacin semiactiva (documentos de asuntos
concluidos, utilizados ocasionalmente, pero que han de estar disponibles) se almacena en
las distintas oficinas y estaciones de trabajo; la documentacin inactiva (documentos de
asuntos pasados, utilizados raramente) se centraliza en el depsito de archivo y el
servidor de la red local.
ARCHIVO
CENTRALIZADO
Ventajas
Mayor orden y control
Accesible a toda la
organizacin Evita la
duplicacin de documentos
Economiza espacio de
Inconvenientes
Es ms esttico: su
reorganizacin es ms
compleja Requiere personal
dedicado Se han de establecer
criterios de acceso controlado
DEPARTAMENTAL
O
DESCENTRALIZADO
MIXTO
Descentralizado con
control central para
documentos
semiactivos e inactivos
almacenamiento El
procedimiento de archivo es
uniforme.
Actividad transversal
Actividad transversal
...
...
012
Promociones Itaca, SA
013
014
015
Grficas vila, SL
016
M & J Asociados, SL
017
018
DELMAR, SCL
019
...
...
200
FISCAL
201
Asesoramiento y planificacin
fiscal
202
Renta y patrimonio
203
Impuesto de Sociedades
204
205
206
Operaciones intracomunitarias y
operaciones con terceros
207
208
Transmisiones patrimoniales,
sucesiones y donaciones
209
Requerimientos e inspecciones
fiscales
210
Recursos fiscales
del
cliente
rea
Tipo
de
documento/expediente
Ejercicio
Este sistema mixto combina los cdigos de los clientes y el plan de
clasificacin. A cada cliente se le asigna un cdigo correlativo que va a servir
para numerar las cajas en el archivo: los expedientes, dentro de stas, se
van a clasificar siguiendo el cuadro de clasificacin. De este modo, para un
cliente determinado nicamente se emplearn las entradas del plan de
clasificacin correspondientes a los servicios que se le prestan. La consulta
de expedientes relacionados (por ejemplo, expedientes del rea fiscal y
laboral necesarios para confeccionar un balance de situacin) no exige,
pues, demasiado tiempo.
Este mtodo permitir realizar un expurgo continuado del archivo
corporativo bastante sencillo. Como la documentacin se produce casi
siempre en perodos fijos, sobre todo ejercicios anuales, y se han asignado
unos valores fiscales y legales predefinidos, al aadir un expediente a la caja
de archivo del cliente se puede eliminar el ms antiguo. Por ejemplo, en el
caso de la documentacin fiscal, al guardar el expediente del impuesto de
sociedades del ejercicio 2004 se puede eliminar, siempre que no posea valor
informativo, el del ejercicio 1999, que ya ha perdido su valor fiscal.
Adems, este sistema de ubicacin fsica de los documentos en el archivo
tendr su reflejo en el servidor de la red local para almacenar los
documentos electrnicos.
Ejemplo
Una segunda seleccin transcurrido el plazo de conservacin fijado para cada tipo de
documento, tras la cual slo quedarn aquellos documentos que se van a conservar de
modo permanente.
Actividad transversal
Aprobacin de los
procedimientos
Redaccin del manual de la
gestin documental
Formacin del personal
Implementacin del programa
Gexp
Compra del material de archivo
Mes
1
Mes
2
Mes
3
Mes
4
Mes
5
Mes
6
Mes
7
Mes
8
Mes
9
contable)
Organizacin del archivo del
rea fiscal-contable
Revisin del manual de la
gestin documental
Organizacin de los archivos del
puesto de trabajo (otras reas)
Organizacin de los archivos
departamentales (otras reas)
Reorganizacin del archivo
corporativo
servidor local
Puesta en marcha de las
directrices para la gestin del
correo electrnico
Los documentos que se van produciendo se agregan (se capturan) de forma consecutiva
en el transcurso de la tramitacin siguiendo una relacin de causa-efecto.
La carpeta exterior que agrupa los documentos y les da unidad debe contener una serie
de informaciones que identifican al expediente:
o
Por otra parte, todos los miembros de la asesora que generen documentacin
que haya de archivarse o que tengan acceso a la misma, deberan disponer en su
mesa de trabajo de una bandeja donde depositarn, slo el tiempo necesario
para su tramitacin o consulta, los documentos y expedientes que han de
incorporarse o reponerse al archivo.
Adems, est previsto implantar unas normas especficas para el uso del
correo electrnico.
Material complementario: Normas de archivo de los documentos
electrnicos
o Fiscal.
o Contable.
o Mercantil.
o Laboral.
o Gestiones administrativas.
Es importante que todos los clientes tengan aquellas carpetas que correspondan
a las reas de trabajo en las que se les prestan determinados servicios.
Cada expediente tendr su correspondiente registro en la base de datos
Inventario, en la cual se vincular mediante un campo de hiperenlace dicho
registro con la ruta de la carpeta especfica que le corresponda en la unidad de
disco del servidor local.
Los archivos de trabajo (generalmente de tipo .doc -Word- o tipo .xls -Excel-)
recibirn un nombre que represente sin ambigedad su contenido:
Dictamen
Recurso
Liquidacin
Estudio
Informe
Se aadir, si es preciso, su grado de elaboracin:
_notas
_borrador
_definitivo
Los documentos de trabajo que sean susceptibles de servir como modelo de
posteriores documentos se archivarn en la carpeta Plantillas, en la subcarpeta
correspondiente al rea de trabajo, indicando el tipo de trabajo genrico del que
se trata.
Es recomendable convertir los archivos de tipo .doc en plantillas de Word (.dot)
y los archivos de tipo xls. en plantillas de Excel (.xlt).
Material complementario: Recomendaciones para la gestin del correo
electrnico
Actividad a realizar
Actividad transversal
Actividad transversal
Actividad a realizar
Actividad transversal
CONTENIDOS
Mdulo 1: Qu es la
como disciplina
gestin documental?
Mdulo 2: El enfoque
basado en procesos y
la gestin documental
TIEMPO A
DEDICAR
PROGRESO
DEL TOTAL
DEL CURSO
4h T
1 semana
2h T
2 semana
Conocer los requisitos que debe cumplir cualquier sistema
de gestin documental, incidiendo especialmente en la
comprensin de los distintos tipos de documentos,
formatos y sistemas de captura
Mdulo 3: Requisitos
de la gestin
2h T
documental
Mdulo 4:
Herramientas para la
conceptuales
gestin documental
4h T
3 semana
2h T + CR
4 semana
Mdulo 5: Estrategias
para la gestin
documental
1er mes
completado
CONTENIDOS
TIEMPO A
DEDICAR
PROGRESO
DEL TOTAL
DEL CURSO
18h T
5 semana
Mdulo 7:
Identificacin de las
3h T
estrategias a seguir
sistema
6h T
documental
6 y 7
semanas
Mdulo 9:
Implementacin del
sistema de gestin
2h T
documental
8 semana
Mdulo 10:
Seguimiento del
2h T + CR
sistema
2 mes
completado
Actividad transversal
OBJETIVOS
CONTENIDOS
en 5 actividades que se
parte 1 y 2 de la gua.
TIEMPO DE
DEDICACIN
4 semanas
(20h aprox. +
PROGRESO DEL
TOTAL DEL
CURSO
Consultas)