Problema o
Dificultad
Posibles
Causas
Alternativa
de Solucin 1
Alternativa de Solucin
2
La
responsabilid
ad del
mantenimien
to de la
documentaci
n ha sido
delegada a
un auxiliar
administrativ
o por falta de
DOCUMENTACIO recurso
N MAL
humano
1 ORGANIZADA
calificado
Enviar una
gua
generalizada
por parte del
auditor al
auditado sobre
la forma
correcta de la
organizacin
de la
documentaci
n.
Impulsen el
trabajo en
equipo, para
incrementar la
participacin
de todo el
personal que
labora en la
institucin en
el logro de las
metas
Institucionales.
Sugerir a la
Gerencia
Administrativa
aplicar
correctivos
tendientes a
resolver la
deficiencia.
Disminuir el nivel de
desercin y retiro de
empleados de la empresa.
Disear estrategias para
que todo el personal de la
empresa conozca los
beneficios de la
implantacin de un
sistema de gestin de la
calidad.
Plantear estrategias para
conocer que a travs de la
implantacin del sistema
de gestin de la calidad la
empresa podr prestar un
mejor de calidad.
2 RESISTENCIA AL La
CAMBIO
compaa
presenta un
alto nivel de
rotacin por
ascensos y
Despejar del
personal que
labora en la
empresa todas
las dudas y
Disminuir el nivel de
desercin y retiro de
empleados de la empresa
Realizar campaas
permanentes de cultura de
Gestin de Calidad.
retiros.
La
dificultad
mayor para
la
implantacin
del sistema,
es que la
directivas no
se
comprometa
n en la
implantacin
del mismo
Los efectos
del nuevo
sistema no
son
totalmente
predecibles y
esto genera
temor por la
falta de
confianza en
sus
resultados.
preguntas que
existan, para
que estas sean
examinadas y
contestadas.
El sistema
de gestin de
la calidad
ayudar al
mejoramiento
continuo de
cualquier
empresa.
Incentivar a los
directivos a participar
personalmente en el
proyecto.
Desconocimi
ento en la
medicin de
los
indicadores y
satisfaccin
de los
clientes
NO CULTURA DE dentro del
3 MEDICION
SGC.
Sugerir a la
Gerencia
Administrativa
aplicar
correctivos
tendientes a
resolver la
deficiencia.
No
documentacin
4 del Sistema
Trabajar con el
No escribir o personal sobre
registrar las
la importancia
actividades
de registrar
desarrolladas todas las
en la
actividades
institucin
realizadas.
Realizar la documentacin
con la participacin de
personal de la institucin,
en donde se identifican los
procedimientos, manuales.
5 AUDITORIAS
Falta de
ANUALES
presupuesto
Demasiados
procesos por
rea.
Alta
demanda de
Auditorias
Internas por
parte de las
diferentes
reas.
y planificar por
lo menos una
auditoria
semestral por
proceso.
Concientizar
a la Gerencia
de la
importancia
que tiene la
Auditora
Interna.
Implementar
encuestas de
satisfaccin
que
evidencien las
debilidades de
los diferentes
servicios,
permitiendo
identificar
cuales tienen
prioridad de
Auditoria.
Liberacin de espacios.
Frecuencia de consultas y
Representante
de Calidad:
Ing. Laura Henao L.
Auditor Lder:
Equipo
Auditor:
SECTOR
SERVICIOS PUBLICOS
Alcance:
Criterio
ISO 9001/2000
Metodologa
Documentos de
Referencia:
ASPECTOS
RELEVANTES
ASPECTOS POR
MEJORAR
RESPONSABILIDAD
DE LA DIRECCION
CONFIABILIDAD DE
LA AUDITORIA
INTERNA
RESULTADO DEL
SEGUIMIENTO DE
LAS ACCIONES
CORRECTIVAS DE
LA AUDITORA
ANTERIOR.
Fecha de
ejecucin:
19 de junio de 2010
Reunin de
apertura:
Archivo Central
Reunin de cierre:
Archivo Central
Numer REQUISITOS
al
DEL SISTEMA
4
Detectadas
Solucionada
s
Pendientes
NNC
M
NNC
M
NNC
M
NNC
m
NNC
m
4.1
Requisitos
Generales
4.2
Requisitos de
la
documentaci
n
RESPONSABILIDAD DE LA DIRECCIN
5
5.1
Compromiso
de la
Direccin
5.2
Enfoque al
cliente
5.3
Poltica de
Calidad
5.4
Planificacin
5.5
Responsabili
dad,
autoridad y
comunicaci
1
x
NNC
m
5.6
Revisin por
la Direccin
x
GESTION DE LOS RECURSOS
6.1
Provisin de
recursos
6.2
Recursos
Humanos
6.3
Infraestructu
ra
6.4
Ambiente de
trabajo
7.1
Planificacin
para la
realizacin
del producto
7.2
Procesos
relacionados
con el cliente
7.3
Diseo y
desarrollo
7.4
Compras
7.5
Produccin y
prestacin
del servicio
7.6
Control de
los
dispositivos
1
x
de
seguimiento
y de
medicin
8
8.1
Generalidade
s
8.2
Seguimiento
y medicin
8.3
Control de
producto no
conforme
8.4
Anlisis de
datos
8.5
Mejora
FIRMA
Aplazar
Aprob
ar
NOMBRE
Denegar
FECH
A
En cuanto al tema de auditoria de calidad, de los captulos cuatro al ocho se orientan a los
procesos e intensifica en los requisitos para implementar un sistema de calidad y procesos de
medicin, por lo tanto son etapas posibles de auditar.
En el captulo Quinto, de Responsabilidad de la Direccin, respecto a los requisitos que debe
cumplir la direccin de la empresa y ya no solo la limita a la definicin de la poltica de calidad
y su implementacin, sino que detalla los requisitos de evaluacin de los impactos directos e
indirectos en los procesos de la organizacin y la no conformidad del producto en su calidad.
Aqu se especifica el compromiso de la direccin con: Requisitos generales; Requisitos del
Cliente; Sostenimiento de una poltica de calidad; Planeacin de procesos y productos;
Responsabilidad, autoridad y comunicacin; Revisiones gerenciales.
Para lograr lo anterior y su ejecucin ISO 9001:2008, establece que la direccin debe estar
representada en los comits que realicen el seguimiento a los procesos de calidad.
En el captulo Sptimo, Planeacin del Producto, en la versin anterior se circunscriba a
especificar documentos y especificar los procesos para el producto, ahora se amplia a las
actividades de Medicin, Inspeccin y Ensayo, con su validacin acorde con los criterios de
aceptacin de producto.
Tambin en el capitulo Sptimo, introduce el control que se debe tener sobre el producto fuera
de la organizacin cuando llega al cliente, como puede ser los servicios de garanta, servicios
de postventa o mantenimiento, tareas de reciclaje.
En este mismo captulo se extiende el compromiso de la empresa en el registro para el
desarrollo y mejoras al producto de manera tal que se puedan verificar. Amplia el concepto de
Control de la Produccin y procesos de Servicios, mediante la disponibilidad y uso de equipos
de seguimiento y control para brindar confiabilidad.
El numeral 7.5.3, Identificacin y Trazabilidad, amplia respecto a la versin anterior los
requisitos y registros que la organizacin debe establecer para identificar el estado del
producto acorde con los estndares de calidad.
En concordancia con lo anterior, la versin 2008, establece la necesidad que la organizacin
debe implementar mecanismos de verificacin y control de sus equipos de medicin del
proceso. Para la conformidad, debe realizar registros de calibracin y evaluacin de los
mismos en perodos de tiempos especficos.
ISO 9001:2008 ha ampliado el alcance de la norma, para que el productor o prestador de
servicio demuestre la conformidad con los requisitos del producto. Por lo tanto debe
establecer programas de auditaje y evaluacin de todas sus mediciones en busca de
mantener el estndar de produccin.
En el captulo ocho, numeral 8.2.2, se han introducido los procedimientos, responsabilidades,
requisitos de planificacin, ejecucin y metodologa para informacin de los resultados de
auditorias peridicas a todos los puntos medibles de la organizacin. Mantiene la necesidad
de conservar los registros de auditoria y las acciones tomadas acorde a sus resultados,
mejoramiento o correcciones. Como gua para la ejecucin de las Auditorias establece la
norma ISO 19011.
5.0 TRAMIENTO DE NO CONFORMIDADES Y OBSERVACIONES ENCONTRADAS EN
UNA AUDITORIA INTERNA.
En el numeral 8.3, Control de Producto no Conforme, la norma ISO 9001:2008 amplia e indica
los pasos de documentacin para asignar responsabilidades y controles sobre el manejo del
producto fuera de especificaciones. Tambin adiciona las acciones que la organizacin debe
realizar por los efectos o efectos potenciales, cuando las conformidades se detectan luego de
la entrega del producto al cliente.
De igual manera, si la organizacin no toma acciones respecto a los requisitos de acreditacin
cuando han sido modificados o ampliados esta omisin podra ser registrada como no
conformidades. Y esta posibilidad puede surgir durante un proceso de Auditoria de Calidad
Interna o Externa.
La recoleccin de evidencias se har basada en la norma de referencia. Las actividades
mnimas son:
modelos recientes de esta marca, ha tenido que hacer campaas pblicas para retomar,
reponer o indemnizar a clientes que se hayan sentido afectados. Este tratamiento le ha
costado cantidades significantes de dinero, pero mantiene el prestigio y credibilidad de la
marca, como lo demuestra el sostenimiento de sus ventas.
Caso contrario podemos citar a British Petroleum BP, con el accidente de su plataforma
marina en el Golfo de Mxico que est causando gran impacto negativo sobre el medio
ambiente. Desde que se present este accidente, todas acciones realizadas no han surgido
efectos para controlar las consecuencias, lo que ha creado deterioro de la imagen de BP,
grandes costos en sus finanzas y efecto negativo de credibilidad en sus inversionistas que se
ve reflejada en la cada grave de sus acciones en los mercados burstiles.
Ajustarse a las regulaciones gubernamentales, tambin puede llevar a tener un producto No
conforme. Por regulaciones de impacto ambiental, se ha suprimido el uso de plomo en las
soldaduras de circuitos electrnicos. Las nuevas soldaduras en algunos equipos, como
computadores porttiles no tuvieron la durabilidad, ni permitieron el funcionamiento correcto
de estos computadores. Muchos fabricantes, como Compaq, han tenido que hacer trabajos de
reparacin por garanta extendidas, para mantener la calidad de sus productos y satisfaccin
de sus clientes. Esto ha llevado a generar nuevos procedimientos logsticos de acceso a sus
clientes, envo de producto a reparacin, sistemas de comunicacin para informar el estado de
cada reparacin y seguimiento al nivel de satisfaccin de sus usuarios.
CONCLUSIONES
Dentro del plan de auditoria de Calidad, se debe incluir no solo los requisitos
Para logarlo, cada organizacin e individuo debe perder el temor a ser evaluado, debe ser
autocrtico y honesto en sus procedimientos y mediciones. La auditoria no debera ser mirada
como un juez citando sentencias, sino como un consejero, que indica lo positivo que se ha
realizado y el camino a seguir.