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CAPACITY BUILDING COMMITTEE

PROCEDURE 1

PROCEDURE AND MODEL


FOR SUBMITTING REQUEST OF SUPPORT TO THE CBC

PROCEDURE 1 has been established by the CBC to facilitate both, the submission
and evaluation procedures, aiming at allocating the available limited resources in the
most effective and efficient way, privileging those activities that in the general IHO
concert will comply most with the Mission and Objectives of the IHO.

Explanation:

Part 1 of this document contains the standardized procedure that must be followed
by Countries and Regional Hydrographic Commissions to reach the CBC with
proposals requesting support from the Capacity Building Fund.

Part 2 of this document provides the submission model to be used when applying for
support to the Capacity Building Fund.
PART 1

STANDARDIZED PROCEDURE

Any country or group of countries deciding to develop a project that feels that support
is required from other sources should ideally discuss its needs within the RHC in
which it participates, aiming at finding a solution within the region.

If a regional solution cannot be found, the relevant country or group of countries


might decide to request support from the CBC. This demand of support should ideally
be submitted through the relevant RHC, but before doing so, the RHC shall assess the
demand, evaluate its details and finally identify its priority at the RHC level. The
RHC shall have a prioritized register of all demands of support (management plan)
submitted to the CBC for consideration and keep a monitoring system to be aware of
the progress.

If a country due to exceptional circumstances (to be explained in the demand) decides


to submit a request of support directly to the CBC, such request shall be examined by
the CBC that might decide to:
a) send it back to the country requesting more information and/or clarifications
and to re-submit it to the CBC.
b) send it back to the country requesting that the submission be presented through
the RHC aiming at finding a regional solution or to have it submitted by the
RHC after their internal analysis.
c) provide the support requested (totally/partially) through the CBFund or
d) provide possible alternatives to find a viable solution.

It is the CBC view that countries should avoid as much as possible the individual
submission of requests of support to the CBFund. A regional approach is strongly
preferred and recommended.

Another important condition that countries and RHCs seeking resources from the
CBFund must have in mind is that the Capacity Building Fund is to be used in the
following four main streams:

Technical Assistance
Concept: These funds will support technical visits to Member States to assess
hydrographic surveying, nautical charting and nautical information status; provide
guidelines for the development of local hydrographic capabilities and/or to discuss
and advise on technical matters pertaining to hydrographic projects. The technical
visits to Non Member States are also considered under this concept. In brief, the
resources under this topic are to be used to implement visits and related capacity
building activities consistent with the IHO Work Programme.

Training and Education


Concept: These funds will support the implementation of hydrographic, nautical
cartography and other related training and education initiatives consistent with the
IHO Work Programme.

Financial Assistance
Concept: These funds will support Member States' representatives to attend courses
and/or technical meetings as necessary in the interest of the Organization, consistent
with the IHO Work Programme.

Start-up Projects
Concept: These funds will support the very first steps of the implementation of high
priority hydro-cartographic projects consistent with the IHO objectives.

The CBFUND has not been established to fund the purchase of any sort of goods, as
for example instruments, equipment, hardware, software, etc., therefore submissions
must not request support from the CBFund to be used with this objective.

Finally, no matter the origin of a submission, the structure and content must contain
all the information detailed in Part 2 “Submission Model”.

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PART 2

SUBMISSION MODEL

IDENTIFICATION Project Number : (to be filled by CBC)

Project Name: Taller de Implementación en gestión y difusión


de Base de Datos Hidrográficos.
Submitting RHC/Country: Pacífico Sudeste
Date: 28 al 31 de octubre de 2008
Institution executing the project: Centro de Investigaciones Oceanográficas e
Hidrográficas
Name of responsible: CC José Manuel PLAZAS
Address: Centro de Investigaciones Oceanográficas e
Hidrográficas
Escuela Naval de Cadetes “Almirante Padilla”
Barrio Bosque
Cartagena - Colombia
Telephone: 6694104
Fax: 6694297
e-mail: jplazas@cioh.org.co

GENERAL SPECIFICATIONS
(Please provide detailed information in Annex of no more than three pages)

Background information
Justification of the project Los servicios hidrográficos están urgidos de
desarrollar sistemas de gestión de datos pues
como es conocido, las nuevas tecnologías de
colección han disparado exponencialmente el
volumen de los mismos, siendo inmanejable su
gestión. De igual manera la presión existente
para aumentar las coberturas de ENC a nivel
Global hace necesario generar cambios
sustanciales de manera estandarizada que
permita el aumento de la producción desde una
base de batos que actualice los productos de
manera automatizada.
Countries involved Ecuador, Chile, Perú, Panamá y Colombia
Exposition of the problem A nivel mundial los Servicios Hidrográficos
tienen como principal función favorecer la
seguridad de la navegación, razón por la cual
cada uno de ellos conforme con sus
necesidades y recursos, se ha ido actualizando,
implementando y haciendo uso de las
diferentes herramientas tecnológicas que se
encuentran en el mercado.

Un ejemplo de ello es el desarrollo de los


sistemas multihaz, con los cuales se logra
obtener información precisa de un área con
mayor cobertura y en menor tiempo dejando
como resultado un aumento en cobertura y
producción cartográfica, generando a su vez
altos volúmenes de información digital que
requiere de un sistema eficaz de
almacenamiento y consulta el cual permita la
elaboración de productos utilizando la
información ya almacenada.

De igual manera el uso de sensores remotos


permite acceder a inmensas cantidades de datos
geoespaciales referenciado los cuales deben ser
organizados y estar disponibles para la
generación automática de diversos productos de
diversa escala e índole sin generar
ambigüedades o duplicidad.
General objective Implementar experiencias y soluciones en el
manejo y administración de grandes volúmenes
de datos hidrográficos para optimización de la
producción y actualización cartográfica con
miras a lograr la estandarización en la región.
Specific objectives 1. Compartir experiencias en el uso de bases
de datos hidrográficos por los Estados
miembros, instituciones invitadas y
universidades.
2. Presentación de soluciones y nuevos
desarrollos de la empresa privada.
3. Invitar a expertos de los servicios
hidrográficos que lideran el tema en el
momento (UKHO, SHOM, CHS, etc)
Outputs/Products
Other deliverables Artículos sobre metodologías y estándares
sobre este tema para su publicación en la
revista hidrográfica
Achievements and awaited Lograr el uso estandarizado de las bases de
benefits datos contribuyendo a garantizar que se
proporciona la información hidrográfica a
escala mundial de forma tan oportuna,
fidedigna y sin ambigüedades como sea posible
necesaria para la seguridad en la navegación.
Schedule of activities 28 al 31 de Octubre de 2008

RESOURCES
Contribution by countries involved (2.000 Euros) infraestructura ENAP . CIOH
(Colombia)
Contribution by other parties Expertos de UKHO(?), CHS (?) y SHOM (?) y
expertos de CARIS (?) ORACLE (?) ESRI(?)
Contribution expected from 10.000 Euros
CBCFund
Total Cost (euros) 12.000 Euros
Breakdown of costs
From CBCFund (item and amount) Pasajes (2850) Viaticos (5500) Organization
(1650)
From other parties (item and
amount)
PROJECT SUMMARY

Sponsor Year of Country/ Prior Project Name Project Objective Benefits Assistance Cost Allocation and Contact
RHC Execution Countries ity/St required Priority (to be Person
involved atus filled by CBC)
SEPHC 2008 COLOMBIA, Taller de Implementar Lograr el uso Pasajes y 10000 Capitán
PERU,ECUA Implementaci experiencias y estandarizad viaticos de
DOR, CHILE ón, Gestion soluciones en el o de las para los Corbeta
y difusión de manejo y bases de países Jose
Base de administración datos miembros Manuel
Datos de grandes contribuyend del PLAZAS
Hidrográficos volúmenes de o a garantizar SEPHC (3 Moreno
. datos que se por país) y
hidrográficos proporciona pasajes
para la para los
optimización de información expertos
la producción y hidrográfica del
actualización a escala SHOM,
cartográfica. mundial de UKHO y
forma tan el CHS.
oportuna,
fidedigna y
sin
ambigüedade
s como sea
posible
necesaria
para la
seguridad en
la
navegación.

Name and Signature of the RHC Chairman ………………………………………….

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