UNIVERSIDAD MARIANO GLVEZ DE GUATEMALA

CENTRO UNIVERSITARIO DE RETALHULEU

Facultad de Ciencias Econmicas
Contadura Pblica y Auditora
Presupuestos
Licda. Carmen
II Semestre
VIII Ciclo

Grupo Nmero 2

Captulo III
Presupuesto por reas y Niveles o Centros de Responsabilidad

Odelin Octavio Lpez Escalante

2732 12 10935
Cindy Jeaneth Meja Bmaca
2732 12 1789
Claudia Aracely Oliva Arriaza
2732 12 3380
Ingrid Beatriz Curley del Cid
2732 12 15286
Brayan Dagoberto Hernndez Barrios 2732 12 10124

Retalhuleu, sbado 17 de octubre de 2015

Presupuesto por reas y Niveles o Centros de Responsabilidad

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Diferentes enfoques del

Presupuesto
Objetivos generales:

Capacitar al estudiante para comprender y analizar el papel que juegan

los diferentes presupuestos dentro de la planeacin estratgicas de las
empresas, as como conocer sus ventajas y limitaciones, y los
mecanismos para su elaboracin.

Objetivos particulares:

Al terminar de estudiar este captulo, el alumno deber ser

capaz de:

Explicar el modelo por reas y niveles o centros de

responsabilidad.
Elaborar un organigrama por reas de responsabilidad.
Distinguir las diferentes reas gerenciales dentro de una
organizacin.
Explicar el principio bsico de excepcin.
Exponer el declogo de requisitos bsicos de control.
Explicar cinco ventajas y cinco limitaciones del presupuesto por
reas de responsabilidad.
Explicar en qu consiste el presupuesto por organigramas y
actividades.
Explicar que es y en qu reas se aplica el presupuesto base cero.

Presupuesto por reas y Niveles o Centros de Responsabilidad

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Introduccin
Se llama presupuesto al clculo y negociacin anticipada de los ingresos
y egresos de una actividad econmica (personal, familiar, un negocio,
una empresa, una oficina, un gobierno) durante un perodo, por lo
general en forma anual. Es un plan de accin dirigido a cumplir una
meta prevista, expresada en valores y trminos financieros que debe
cumplirse en determinado tiempo y bajo ciertas condiciones previstas,
este concepto se aplica a cada centro de responsabilidad de la
organizacin. El presupuesto es el instrumento de desarrollo anual de las
empresas o instituciones cuyos planes y programas se formulan por
trmino de un ao.

Elaborar un presupuesto permite a las empresas, los gobiernos, las

organizaciones privadas o las familias establecer prioridades y evaluar la
consecucin de sus objetivos. Para alcanzar estos fines, puede ser
necesario incurrir en dficit (que los gastos superen a los ingresos) o,
por el contrario, puede ser posible ahorrar, en cuyo caso el presupuesto
presentar un supervit (los ingresos superan a los gastos).
Una de las formas de preparar los presupuestos es por reas y niveles o
por centros de responsabilidad. A continuacin le presentamos este
mtodo.

Presupuesto por reas y Niveles o Centros de Responsabilidad

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CAPITULO III
Diferentes enfoques del
Presupuesto

POR REAS Y NIVELES O CENTROS DE RESPONSABILIDAD

Definicin
Segn Ponce Romn, la contabilidad administrativa por reas de responsabilidad:
Es un plan de accin y motivacin con enfoque a un periodo futuro, destinado a
controlar y reducir costos y gastos y a informar, trminos de responsabilidad individual,
de la eficiencia operacional en las reas del negocio; por tal motivo es un estndar de
comparacin cuantitativa entre las operaciones realizadas y las planeadas con la ayuda
del responsable.

Ernesto Reyes Prez, al describir la contabilidad administrativa por reas de

responsabilidad, indica que puede ser aplicada en cualquier tipo de empresa y
que a pesar de su largo nombre no implica un cambio radical en el sistema
contable establecido, sino solo pequeas modificaciones que permiten mostrar
quien es responsable de los gasto incurridos hasta la medida en que dicho
gastos le puedan ser atribuidos, y aade:
Se denomina contabilidad administrativa porque hace posible la preparacin de
informes en forma especfica, para fines administrativos que se apartan de estructura
ya conocida de los estados financieros acostumbrados y es por responsabilidades
porque tiene como base que para controlar los costos y gastos, loa datos contables
deben mostrar quien es responsable por los gastos efectuados. Esto es, que el objetivo
de esta tcnica es definir quin controla el gasto, quien lo autoriza y quien es el
individuo responsable por el aumento o disminucin del mismo.

El establecimiento de un plan presupuestal complementa el sistema de

contabilidad por responsabilidades, debido a que sienta las bases para

Presupuesto por reas y Niveles o Centros de Responsabilidad

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comparar los gastos realmente incurridos con los costos presupuestados para
cada rea.

Estrechamente ligado, o como antecedente, el presupuesto por reas de

responsabilidad y la contabilidad por reas o niveles de responsabilidad se
unen a la bsqueda de objetivos de control de costos, operaciones y valores
controlables estructurados en la organizacin.
La contabilidad por reas es un conjunto de procedimientos que sirven como
instrumentos de la administracin con base en as responsabilidades asignadas
a daca funcionario.
Es una tcnica de la contabilidad administrativa cuyo objetivo es controlar y
reducir costos y gastos mediante la estimulacin de la productividad individual,
alcanzando las metas y objetivos fijados mediante un control positivo sobre las
personas: identificando las erogaciones con quienes las han originado y
utilizando los presupuestos como medida de eficiencia.
Por lo tanto, se acepta la definicin por niveles de responsabilidad es un
sistema diseado para acumular y presentar los costos por niveles individuales
de responsabilidad. Cada rea se encarga solo del costo por el cual es
responsable y sobre el cual tiene control. Es decir, es una tcnica tanto de
planeacin como de control.

ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL
Las reas de responsabilidad se estructuran en niveles, para lo cual ser necesario
efectuar lo siguiente:

1. Estudio minucioso de la organizacin, lneas de autoridad y sus

responsabilidades.
2. Elaboracin de un organigrama (vase ilustracin 3.1), asignada a cada
rea un nmero que la identifique y su responsable, mediante la
determinacin de cuatro niveles de autoridad y responsabilidad.
Primer nivel: gerencia o administrador general.
Segundo nivel: gerencias departamentales; mercadotecnia, produccin,
finanzas y relaciones industriales.
Tercer nivel: departamentos varios.
Cuarto nivel: selecciones, unidades u oficinas.

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3. Construir una pirmide presupuestal. Formular un presupuesto por cada

rea con los responsables respectivos.
4. Codificar las reas de responsabilidad.
5. Establecer controles por reas de responsabilidad para el registro diario
de las erogaciones reales controlables.
6. Disear los documentos informativos bsicos:
a) Informe de responsabilidad; es decir, comparar los costos y gastos
reales con sus presupuestos.

b) Organigrama por cifras de responsabilidad.

c) Conciliar los costos y gastos del informe de responsabilidad del primer
nivel con los del estado de prdidas y ganancias.
7. Instituir incentivos de trabajo-motivacin al personal.
CENTROS DE RESPONSABILIDAD: cuando una organizacin se divide por

segmentos, con gerentes que tienen responsabilidad sobre reas o actividades

especficas, estos se denominan centros de responsabilidad.

Centro de costos es un segmento al cual se le asigna control solo sobre

algn tipo de costo; no tiene control sobre las ventas o actividades del
mercado.
Centros de utilidades es un segmento en el cual se delega control tanto
sobre la generacin de ingresos como sobre el incremento de los costos.
Al tener el control sobre los ingresos y los costos se tratara de maximizar
las utilidades.
Los centros de inversin tienen control sobre la adquisicin de activos y
sobre la generacin de ingresos y costos.

COSTOS CONTROLABLES: son los costos que pueden ser manipulados o

inflados por las decisiones o actos de un gerente, lo cual constituye una

responsabilidad bsica de los gerentes de lnea. Para controlar es necesario
contar con una base de comparacin, en este caso, los presupuestos. La
contabilidad por reas de responsabilidad identifica en los informes de
evaluacin de actuacin de los costos que son controlables por cada uno de
los gerentes.

Presupuesto por reas y Niveles o Centros de Responsabilidad

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DIAGRAMA POR REAS DE RESPONSABILIDAD

COMPAA LUCERO, S.A. DE C.V.
Asamblea de
acciones
Comisari
o

Consejo de
administracin

Primer nivel

Auditoria
externa

Administracin
gerencia
general
Segundo
nivel

Tercer nivel

Procesamie
nto y

Finanzas

Auditora
interna

Tesorera
Contralora

Costo
s

Crdito
y

Mercadotec
nia

Producci
n

Ventas
Publicid
Exportaci
ad
Servicios
n

Control de
Ingeniera
Compra
s tura
Manufac
calidad

Presupuesto
s

Oficinas
general
es

Sucursal
es

Departamen
tos

Trabajador
es

Cuarto nivel

Presupuesto por reas y Niveles o Centros de Responsabilidad

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Relaciones
Industriale

Seguridad
Servicios al
Personal
industrial
personal

Capacitaci
n

Servici
o

Capacitaci
n

Direccin
Gerente

Gerente de
ventas

Gerente de
investigacin e
ingeniera

Gerente de
produccin

Gerente de
finanzas
Tesorera

Mercadotecnia
y publicidad

Gerente de
administracin y
contabilidad
Personal

Desarrollo de
productos
Almacenes

Crditos y
cobranzas

PRINCIPIOS DE EXCEPCIN
De acuerdo con este principio bsico, los reportes de control a los
gerentes superiores solo deben destacar las reas problema, lo cual
implica omitir detalles innecesarios para evitar un exceso de
informacin. Este principio se aplica, sobre todo, a los costos estndar y
a los presupuestos de operacin.
Ilustracin 3.3 informe basado en el principio de excepcin
respecto a sueldos y salarios (Mano de obra).
Periodo
Departamentos
Ms o menos

Horas reales
Porcentaje
A tasa
del
Presupuesta
presupuesto

del presupuesto
total

Horas
presupuestadas
a tasa
Presupuestada

2 Pulido *
000
6 Prueba*
500)
8 Empaque*
700

Q 70 000

Q 65 000

Q5

Q 68 500

Q 74 000

Q (5

7.7
7.4
Q 55 200
Q 193 700

5 200
Dems deptos.
5 500

Q 49 500

Q5

11.5
Q 389 300

Q 188 500
Q 383 800

Presupuesto por reas y Niveles o Centros de Responsabilidad

Q
Q

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Total del costo

Q 10 700

Q 583 000

Q 572 300

*comentarios por escrito de cada gerente de departamento,

nicamente sobre las variaciones que superen los lmites
establecidos.
Por separado debe incluir el anlisis de todos los departamentos que
intervinieron para elaborar el informe de excepcin.
Los informes basados en el principio de excepcin, que se refieren a los
factores controlables por un gerente determinado, son la base de control de
costos por medio de la contabilidad y el presupuesto por reas de
responsabilidad.
Se puede decir que el diseo de los informes de una combinacin de esfuerzos
entre las personas que recibirn los informes y las personas encargadas de la
contabilidad administrativa.
El control de costos:

Es una funcin administrativa.

Requiere de una buena planeacin.
Debe ser tanto correctivo como preventivo.
Requiere de una estructura organizacional definida.
Est sujeto a la influencia del comportamiento.

Las herramientas del control de costos deben ser aplicadas con base en la
reaccin de los empleados ante las medidas de control que se establezcan.
Comnmente se ha considerado que los costos estndar representan las bases
sobre las cuales se pueden elaborar los presupuestos de operacin. En pases
con alta inflacin no pueden operar los estndares (las empresas se hacen la
ilusin que los trabajan cuando en realidad son estimados), por lo cual los
presupuestos son preparados con base en estimaciones.
Diversos autores hacen una comparacin entre las caractersticas de los costos
estndar y las de los presupuestos:

Caractersticas
operacin
Metas de eficiencia
Esperados
reas funcionales
operaciones
Naturaleza de los datos

costos estndar
resultados deseados
produccin

presupuesto de
resultados
abarca todas las

costos unitarios

Presupuesto por reas y Niveles o Centros de Responsabilidad

costos totales

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Al formular los estndares, la administracin podr seleccionar cualquier meta

de eficiencia que desee. Los estndares basados en niveles de eficiencia
razonablemente alcanzables representan actuacin real esperada. Silos
estndares se basan en una eficiencia ideal representaran resultados
deseados, si los estndares estn actualizados o son vigentes y alcanzables,
los presupuestos basados en estos estndares habrn de representar
expresiones apropiadas de la actuacin real esperada.

Lo importante es saber distinguir que los estndares expresan costos unitarios

de los productos. Por lo general, los presupuestos representan estados
financieros pro-forma que incluyen resultados de ingresos y gastos estimados
futuro.
Los datos de costos utilizados para determinar el costo de las mercancas
vendidas incluyen los elementos del costo, materia prima, sueldos y salarios,
as como los costos indirectos de produccin.

Presupuesto flexible
Esta herramienta permite ajustar partidas en funcin de los cambios
producidos en los volmenes de produccin. Adems, se encarga de
prever las circunstancias por las cuales una partida puede variar, el
monto al que puede ascender dicha partida y el volumen variable de
toda actividad productiva.
Asimismo, estudia los cambios; es decir, el comportamiento de los
costos ante distintos niveles de produccin, por lo cual no utiliza
necesariamente como medida los artculos terminados en un periodo
dado, sino que cualquier otra medida: total de horas directas o el costo
de las mismas, horas mquina empleada.
Declogo de requisitos bsicos de control
Este declogo est conformado por:
1. La direccin debe estar plenamente convencida de la necesidad
del mismo.
2. La poltica financiera debe estar definida claramente.
3. El periodo de duracin debe ser razonable.
4. Debe establecerse las normas de funcionamiento presupuestal.
5. Las cifras presupuestadas deben ser expresadas en funcin de
reas de responsabilidad.
6. Las medidas correctivas deben ser aplicadas despus de un
minucioso estudio del motivo de actuacin del personal del rea
responsable.
7. El sistema contable debe proporcionar informacin oportuna y
fehaciente.

Presupuesto por reas y Niveles o Centros de Responsabilidad

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8. La colaboracin de los ejecutivos responsables es determinante

para la eficaz observacin del presupuesto por medio de la
motivacin.
9. Las diferencias entre las estimaciones previas y resultados reales
obtenidos deben ser determinadas por cada rea en informes de
responsabilidad.
10.
Las
desviaciones deben ser establecidas analizando productivamente
las diferencias presupuestarias.

Ventajas y limitaciones:
Entre las ventajas del control de costos se encuentran:

Su implantacin se basa en la aplicacin del sentido comn en los

asuntos industriales.
Es el resultado ms preciso de un sistema presupuestal.
Se logran inculcar en los trabajadores los objetivos generales de
ahorro en la empresa.
Se constituyen patrones de eficiencia, lo cual facilita las labores y
representa cifras de control a las cuales se ajustan las decisiones.
Tiene cotidiana utilizacin vital.
El control se efecta por comparacin con los resultados
obtenidos, determinndose variaciones o desviaciones tanto de
eficiencia como de ineficiencia.
Merced a la administracin por excepcin, son la base para
conocer en qu rea existen desperdicios o desviaciones
peligrosas del plan aprobado.
Las acciones correctivas pueden aplicarse al responsable directo, y
sirven para conocer los motivos de las desviaciones o, en su caso,
para modificar el presupuesto.

Presupuesto por reas y Niveles o Centros de Responsabilidad

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Conclusin
Los presupuestos son tiles en la mayora de las organizaciones como:
Utilitaristas (compaas de negocios), no-utilitaristas (agencias
gubernamentales), grandes (multinacionales, conglomerados) y
pequeas empresas.
Los presupuestos son importantes porque ayudan a minimizar el riesgo
en las operaciones de la organizacin.
Por medio de los presupuestos se mantiene el plan de operaciones de la
empresa en unos lmites razonables.

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Sirven como mecanismo para la revisin de polticas y estrategias de la

empresa y direccionarlas hacia lo que verdaderamente se busca.
Facilitan que los miembros de la organizacin
Cuantifican en trminos financieros los diversos componentes de su plan
total de accin.
Las partidas del presupuesto sirven como guas durante la ejecucin de
programas de personal en un determinado periodo de tiempo, y sirven
como norma de comparacin una vez que se hayan completado los
planes y programas.
Los procedimientos inducen a los especialistas de asesora a pensar en
las necesidades totales de las compaas, y a dedicarse a planear de
modo que puedan asignarse a los varios componentes y alternativas la
importancia necesaria
Los presupuestos sirven como medios de comunicacin entre unidades a
determinado nivel y verticalmente entre ejecutivos de un nivel a otro.
Una red de estimaciones presupuestarias se filtran hacia arriba a travs
de niveles sucesivos para su ulterior anlisis.

Bibliografa

Presupuesto por reas y Niveles o Centros de Responsabilidad

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Presupuestos, Teora y Prctica, Ral Crdenas y Npoles, Editorial

McGraw Hill, Pginas 87 a la 93.

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