CDIGO: DO-P11-PR08

MACROPROCESO DOCENCIA
PROCESO MATRCULA

VERSIN: 1
FECHA: Noviembre de 2009

PROCEDIMIENTO
MATRCULA Y FORMALIZACIN DE MATRCULA DE
ESTUDIANTE DE PREGRADO

REVISADO POR
Director de Oficina de Admisiones y Registro
Acadmico
Asistente para Asuntos Curriculares y
Aseguramiento de la Calidad
Coordinador de Registro Acadmico

APROBADO POR

Vicerrector Acadmico

Aviso Legal: La informacin contenida en este documento, ser para el uso exclusivo de la Pontificia Universidad
Javeriana, quien ser responsable por su custodia y conservacin en razn de que contiene informacin de carcter
confidencial o privilegiada. Esta informacin no podr ser reproducida total o parcialmente, salvo autorizacin expresa
de la Oficina de Organizacin y Mtodos de la Pontificia Universidad Javeriana.

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FORMALIZACIN DE MATRCULA DE
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1. OBJETIVO
Vincular una persona a un programa acadmico en un periodo acadmico
determinado, mediante el cumplimiento de las directrices y lineamientos establecidos
en la Universidad, para que la persona adquiera o renueve la calidad de estudiante
regular.
2. ALCANCE
Inicia con la activacin del ciclo acadmico respectivo hasta la confirmacin al
estudiante del resultado de la formalizacin de la matrcula.
3. DEFINICIONES
Matrcula: acto por medio del cual una persona se incorpora a la Universidad,
adquiere o renueva su calidad de estudiante regular, queda adscrito a un programa
acadmico, y asume el compromiso de cumplir con todos los reglamentos y normas
de la Universidad1.
Matrcula ordinaria: la que se realiza dentro de las fechas sealadas por el
calendario acadmico de la respectiva sede2.
Matrcula extraordinaria: la que por razones que ha de juzgar el Decano del Medio
Universitario, se realiza despus del vencimiento de las fechas sealadas para la
matrcula ordinaria, y dentro de los primeros diez das hbiles del respectivo perodo
acadmico. Despus de esta plazo, la matrcula extraordinaria podr ser autorizada,
en forma excepcional, por el Vicerrector Acadmico, a peticin del Decano Acadmico
y el Decano del Medio Universitario respectivos. Los efectos econmicos de la
matrcula extraordinaria sern fijados de acuerdo con las directrices establecidas al
respecto por el Consejo Administrativo de la Sede Central o de la Seccional3.
Matrcula condicional: la que por razones que ha de juzgar el Decano Acadmico,
previo acuerdo con el Decano del Medio Universitario y odo el parecer del Director
del Programa Acadmico, se realiza exigindole al estudiante requisitos
extraordinarios de orden acadmico o disciplinario4.

PONTIFICIA UNIVERSIDAD JAVERIANA, Matrcula, Reglamento de Estudiantes, Bogot, Diciembre de 2007. p18. Numeral 30.

PONTIFICIA UNIVERSIDAD JAVERIANA, Matrcula, Reglamento de Estudiantes, Bogot, Diciembre de 2007. p18. Numeral 31.

PONTIFICIA UNIVERSIDAD JAVERIANA, Matrcula, Reglamento de Estudiantes, Bogot, Diciembre de 2007. p18. Numeral 32.

PONTIFICIA UNIVERSIDAD JAVERIANA, Matrcula, Reglamento de Estudiantes, Bogot, Diciembre de 2007. p18-19. Numeral 33.

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4. CONDICIONES GENERALES
La matrcula tiene requisitos y tramites acadmicos y administrativos. Para ser
efectiva, se requiere del cumplimiento de cada uno de los siguientes procesos5:
a. Certificacin de los resultados acadmicos obtenidos por el estudiante en el
periodo acadmico inmediatamente anterior y estar a paz y salvo con la
Universidad
b. Expedicin de la orden de matrcula financiera por la Tesorera de la
Universidad.
c. Realizacin del pago de los derechos de matrcula dentro de los plazos
establecidos en la orden de matrcula financiera y de acuerdo con las normas
aprobadas por el Consejo Directivo Universitario.
d. Definicin de las asignaturas que se cursarn y el nmero de crditos que
formaran parte de la matrcula.
e. Declaracin formal por parte del estudiante, en el momento de realizar la
matrcula, que es beneficiario, de acuerdo con la ley vigente, de servicios de
salud y atencin medica en el Plan Obligatorio de Salud (POS). Es deber del
estudiante, o de su familia, conservar vigente dichos beneficios durante el
respectivo periodo acadmico.
f. Aceptacin expresa del estudiante y del Director del Programa Acadmico, de
las asignaturas que el estudiante ha inscrito para el periodo acadmico.
Las actividades asociadas a la matrcula deben regirse por lo estipulado en el
Reglamento de Estudiantes, especficamente lo previsto en el Captulo III.
Matrcula.
Las fechas para las actividades de matrcula y formalizacin de matrcula se
encuentran estipuladas en el cronograma de procesos acadmicos y
administrativos de matrcula definido por la Vicerrectora Acadmica en conjunto
con la Oficina de Tesorera y la Oficina de Admisiones y Registro Acadmico,
tomando como referencia el calendario general fijado por la Secretaria General de
la Universidad.
Durante el periodo de formalizacin de matrcula el Jefe de la Oficina de
Admisiones y Registro Acadmico notifica peridicamente a los estudiantes del
estado de su matrcula y genera listado de los estudiantes que tienen
inconvenientes en la matrcula y se los enva a los Directores de Programa para
que estos gestionen la solucin de dichos problemas.

PONTIFICIA UNIVERSIDAD JAVERIANA, Matrcula, Reglamento de Estudiantes, Bogot, Diciembre de 2007. p19-20. Numeral 37.

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5. DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO

5.1. MATRCULA Y FORMALIZACIN DE MATRCULA DE ESTUDIANTE DE
PREGRADO
No.

DESCRIPCIN

RESPONSABLES
UNIDAD

Si el estudiante es Neojaveriano:
Realiza el pago de la orden financiera de
matrcula y entrega el recibo en el Programa
Acadmico correspondiente.

CARGO

Estudiante

Si el estudiante no es Neojaveriano:
Remtase a la actividad 5
2

Activa en SAE el siguiente ciclo acadmico, en las

fechas establecidas en el calendario acadmico.

Inscribe las asignaturas del estudiante.

Informa en la facultad la entidad a la cual est

afiliado en salud.
Remtase a la actividad 15

Carga en SAE las calificaciones del ltimo periodo

acadmico en las fechas establecidas en el
calendario acadmico.

Oficina de
Admisiones y
Registro
Acadmico

Coordinador de
Registro
Acadmico

Unidad
Acadmica

Director de
Programa

Estudiante

Unidad
Acadmica

Secretaria de
Facultad

Ejecuta en SAE el proceso que define las

situaciones acadmicas6.

Oficina de
Admisiones y
Registro
Acadmico

Coordinador de
Registro
Acadmico

Enva correo a las unidades acadmicas

confirmando el procesamiento de los reportes de
situacin acadmica en SAE en las fechas
establecidas en el calendario acadmico.

Oficina de
Admisiones y
Registro
Acadmico

Coordinador de
Registro
Acadmico

PONTIFICIA UNIVERSIDAD JAVERIANA, Matrcula, Reglamento de Estudiantes, Bogot, Diciembre de 2007. P33. Numeral 90 al
93 .
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Observa los reportes de situacin acadmica de

los estudiantes, en SAE en la opcin catlogo de
consultas Promedio de Situaciones Acadmicas
(UJ_SR_PROMEDIOS_POR_PROGRAMAS).
Activa en SAE el siguiente ciclo acadmico, en las
fechas establecidas en el calendario acadmico, a
los estudiantes que tienen situacin acadmica
distinta a Excluido y estn Activos en un
programa de la Universidad.
Se preparan y se asignan en SAE las citas de
inscripcin para los estudiantes, las cuales se
otorgan teniendo en cuenta el total de crditos
aprobados (de mayor a menor nmero de
crditos). Para cada proceso se asignan dos citas
de inscripcin, cada una con una duracin de 24
horas.

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Unidad
Acadmica

Director de
Programa

Oficina de
Admisiones y
Registro
Acadmico

Coordinador de
Registro
Acadmico

Oficina de
Admisiones y
Registro
Acadmico

Coordinador de
Registro
Acadmico

Oficina de
Admisiones y
Registro
Acadmico

Coordinador de
Registro
Acadmico

11

Enva a los estudiantes desde SAE un correo

electrnico informando la fecha y hora asignada
para la inscripcin de clases.

12

Registra en SAE la entidad a la cual est afiliada

para el cubrimiento en salud.

Estudiante

13

Inscribe las clases en la hora y fecha asignada.

Estudiante

14

Verifica la aceptacin de las clases inscritas por el

estudiante. Si no est de acuerdo incluye un
indicador de servicio de denegacin de matrcula,
para que el estudiante se acerque a consejera
acadmica.

Unidad
Acadmica

Director de
Programa

15

Enva correo a los Directores de Programa

informando del inicio de las actividades de
formalizacin de la matrcula.

Oficina de
Admisiones y
Registro
Acadmico

Jefe

16

Ejecuta en SAE la notificacin de cumplimiento de

requisitos y tramites acadmicos y
administrativos de la matrcula por parte de los
estudiantes.

Oficina de
Admisiones y
Registro
Acadmico

Jefe

17

Notifica a los estudiantes mediante correo

electrnico desde SAE, tanto a los que no tienen
problemas con la matrcula como a aquellos que
tienen algn impedimento para realizarla.

Oficina de
Admisiones y
Registro
Acadmico

Jefe

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Oficina de
Admisiones y
Registro
Acadmico

Jefe

Unidad
Acadmica

Director de
Programa

18

Enva a los Directores de Programa el listado de

los estudiantes que presentan inconvenientes con
la matrcula.

19

Entra en contacto con los estudiantes con

inconvenientes para formalizar la matrcula.

20

Terminadas las fechas para la formalizacin de

matrcula, genera en SAE el listado de los
estudiantes con inconvenientes en la matrcula

Oficina de
Admisiones y
Registro
Acadmico

Jefe

21

Enva el listado de estudiantes con inconvenientes

a la Oficina de Financiacin y Cartera.

Oficina de
Admisiones y
Registro
Acadmico

Jefe

22

Verifica la informacin enviada por la Oficina de

Admisiones y Registro Acadmico

Oficina de
Financiacin y
Cartera

Jefe

23

Informa al Vicerrector Acadmico de los

estudiantes a los que no se les va a formalizar la
matrcula.

Oficina de
Admisiones y
Registro
Acadmico

Jefe

24

Notifica a los estudiantes que no se les va a

formalizar la matrcula y cuyas clases han sido
dadas de baja y en consecuencia se les ha
cancelado el periodo acadmico.

Oficina de
Admisiones y
Registro
Acadmico

Jefe

25

Genera el listado definitivo del resultado de la

ejecucin del proceso de formalizacin de
matrcula.

Oficina de
Admisiones y
Registro
Acadmico

Jefe

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6. DIAGRAMA DE FLUJO
A continuacin se presenta el diagrama de flujo que describe en forma general el
procedimiento Matrcula y formalizacin de matrcula de estudiante de pregrado.
Las convenciones utilizadas en este diagrama son las siguientes:

SMBOLO

NOMBRE

Terminal

DESCRIPCIN

Indica el inicio y el fin del procedimiento

Conector de rutina

Permite dar continuidad a las actividades, evitando la

interseccin de lneas. Representa una conexin entre
actividades del procedimiento de la misma pgina o
entre pginas.

Conector de pagina

Representa el enlace entre la ltima actividad de una

pgina y la primera de la siguiente.

Operacin

Indica en el recuadro superior tanto el cargo como la

unidad responsable y en el recuadro inferior la
descripcin de la actividad desarrollada en del
procedimiento.

Decisin o alternativa

Indica el punto dentro del procedimiento en donde

surgen posibles caminos alternativos.

Documento

Representa cualquier tipo de documento asociado al

procedimiento.

Procedimiento predefinido

Referencia un procedimiento establecido a

institucional o al interior de la Facultad/Unidad.

nivel

Archivo

Representa el archivo de de documentos asociados al

procedimiento.

Rutina de Sistemas de
Informacin

Representa actividades ejecutadas a travs de los

diferentes Sistemas de Informacin.

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INICIO

El estudiante es Neojaveriano
?

SI
Estudiante
Realiza el pago de la orden financiera de
matrcula y entrega el recibo en el
Programa Acadmico correspondiente
.

Coordinador de Registro Acadmico

Oficina de Admisiones y Registro Acadmico
Activa en SAE el siguiente ciclo acadmico
, en las
fechas establecidas en el calendario acadmico
.
Director de Programa
Unidad Acadmica

NO

Activa en SAE el siguiente ciclo acadmico

, en las
fechas establecidas en el calendario acadmico
.
Estudiante
Informa en la facultad la entidad a la cual est afiliado
en salud.

Secretaria de Facultad
Unidad Acadmica
Carga en SAE las calificaciones del ltimo periodo
acadmico en las fechas establecidas en el calendario
acadmico.
Coordinador de Registro Acadmico
Oficina de Admisiones y Registro Acadmico
Ejecuta en SAE el proceso que define las situaciones
acadmicas.
Coordinador de Registro Acadmico
Oficina de Admisiones y Registro Acadmico
Enva correo a las unidades acadmicas confirmando
el procesamiento de los reportes de situacin
acadmica en SAE en las fechas establecidas en el
calendario acadmico
.
Director de Programa
Unidad Acadmica
Observa los reportes de situacin acadmica de los
estudiantes, en SAE en la opcin catlogo de consultas
Promedio de Situaciones Acadmicas
(UJ _SR_PROMEDIOS _POR_PROGRAMAS ).

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MATRCULA Y FORMALIZACIN DE MATRCULA DE ESTUDIANTE DE PREGRADO

Coordinador de Registro Acadmico

Oficina de Admisiones y Registro Acadmico
Activa en SAE el siguiente ciclo acadmico
, en las
fechas establecidas en el calendario acadmico
, a los
estudiantes que tienen situacin acadmica distinta a
Excluido y estn Activos en un programa de la
Universidad.
Coordinador de Registro Acadmico
Oficina de Admisiones y Registro Acadmico
Se preparan y se asignan en SAE las citas de
inscripcin para los estudiantes
, las cuales se otorgan
teniendo en cuenta el total de crditos aprobados
(de
mayor a menor nmero de crditos
). Para cada
proceso se asignan dos citas de inscripcin
, cada una
con una duracin de 24 horas.
Coordinador de Registro Acadmico
Oficina de Admisiones y Registro Acadmico
Enva a los estudiantes desde SAE un correo
electrnico informando la fecha y hora asignada para
la inscripcin de clases
.
Estudiante
Registra en SAE la entidad a la cual est afiliada para
el cubrimiento en salud
.

Estudiante
Inscribe las clases en la hora y fecha asignada
.

Director de Programa
Unidad Acadmica
Verifica la aceptacin de las clases inscritas por el
estudiante. Si no est de acuerdo incluye un indicador
de servicio de denegacin de matrcula
, para que el
estudiante se acerque a consejera acadmica
.

Jefe
Oficina de Admisiones y Registro Acadmico

Enva correo a los Directores de Programainformando

del inicio de las actividades de formalizacin de la
matrcula.
Jefe
Oficina de Admisiones y Registro Acadmico
Ejecuta en SAE la notificacin de cumplimiento de
requisitos y tramites acadmicos y administrativos de
la matrcula por parte de los estudiantes
.

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MATRCULA Y FORMALIZACIN DE MATRCULA DE ESTUDIANTE DE PREGRADO

Jefe
Oficina de Admisiones y Registro Acadmico
Notifica a los estudiantes mediante correo electrnico
desde SAE, tanto a los que no tienen problemas con la
matrcula como a aquellos que tienen algn
impedimento para realizarla
.
Jefe
Oficina de Admisiones y Registro Acadmico
Enva a los Directores de Programa el listado de los
estudiantes que presentan inconvenientes
Con
matricula.
Director de Programa
Unidad Acadmica
Entra en contacto con los estudiantes con
inconvenientes para formalizar la matrcula
.
Jefe
Oficina de Admisiones y Registro Acadmico
Terminadas las fechas para la formalizacin de
matrcula, genera en SAE el listado de los estudiantes
con inconvenientes en la matrcula
Jefe
Oficina de Admisiones y Registro Acadmico
Enva el listado de estudiantes con inconvenientes a la
Oficina de Financiacin y Cartera
.
Jefe
Oficina de Admisiones y Registro Acadmico
Verifica la informacin enviada por la Oficina de
Admisiones y Registro Acadmico
Jefe
Oficina de Admisiones y Registro Acadmico
Informa al Vicerrector Acadmico de los estudiantes a
los que no se les va a formalizar la matrcula
.
Jefe
Oficina de Admisiones y Registro Acadmico
Notifica a los estudiantes que no se les va a formalizar
la matrcula y cuyas clases han sido dadas de baja y en
consecuencia se les ha cancelado el periodo
acadmico.
Jefe
Oficina de Admisiones y Registro Acadmico
Genera el listado definitivo del resultado de la
ejecucin del proceso de formalizacin de matrcula
.

FIN

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