Mdulo de

Organizacin y
Sistemas
Tecnologa en Administracin de Empresas
AUTOINSTRUCCIONAL DEL MDULO DE
ORGANIZACIN Y SISTEMAS
Alumnos:
Tammy Eliana Pozo Snchez
Lorena Maribel Sandoval Navas
Priscila del Roco Brito Onofre
Marco Vinicio Cortez Lpez
Hugo Alexander Muoz Meja
Promocin: 23AE4
Profesora de la asignatura: Ing. Edison Pozo
30 Enero 2015

OBJETIVOS DEL AUTOINSTRUCCIONAL

Objetivo General:
Integrar contenidos y las estructuras de los conceptos y procedimientos de las
unidades didcticas estudiadas durante este mdulo que nos permita disponer
de una visin global en la etapa de aprendizaje a travs de la secuencia
concreta que realizamos como estudiantes. Desarrollar en nosotros las
habilidades para la solucin de problemas aplicando el conocimiento adquirido
y la comprensin de los conceptos bsicos de esta materia, propiciando un
desarrollo de nuestra capacidad analtica, con el fin de plantear, interpretar y
resolver, en forma lgica, los problemas que se nos presenten en el diario vivir
y en nuestro mbito profesional, y as lograr que estemos en condiciones
apropiadas de asimilar el contenido de esta materia y tomar la mejor decisin.
Objetivos Especficos

Expresar el soporte conceptual necesario para trabajar con cierta garanta de

xito sobre cada objeto de estudio.

Resolver problemas aplicando los procesos de gestin y razonamiento para su

solucin, evitando realizarlos de una manera obsoleta.

Fortalecer la parte investigativa (internet, libros) mediante la planificacin para

cumplir de una manera adecuada el autoinstruccional siendo un valioso aporte
para prepararnos para nuestro examen final.
Justificacin
Considerando las expectativas que traen consigo la actividad educativa durante
estos tiempos a travs de las diferentes formas de acceder a la educacin
como es la modalidad semipresencial favoreciendo las diferentes actividades
del que hacer humano centraremos nuestro inters particularmente al abordar y
1

ampliar la aplicacin de los conocimientos adquiridos en el mdulo de

Organizacin y Sistemas, especficamente dando a conocer todos los temas y
experiencias del aprendizaje los cuales estn relacionados con nuestra vida
cotidiana y nos servir durante nuestra carrera para que como estudiantes
tengamos la posibilidad de aplicar con ms entusiasmo motivacin e inters
que son claves para que el aprendizaje sea verdaderamente significativo.

Al realizar este autoinstruccional del mdulo de matemtica financiera, nos

permite reforzar los conocimientos adquiridos en el aula, usando tcnicas
adecuadas, y argumentos los cuales deben estar sustentados.

As como tambin despertar en nosotros la necesidad de investigar, consultar y

desarrollar ejercicios matemticos aplicando cada definicin aprendida.

INDICE
OBJETIVOS DEL AUTOINSTRUCCIONAL __________________________________________ 1
Objetivo General: __________________________________________________________________ 1
Objetivos Especficos _______________________________________________________________ 1
Justificacin ______________________________________________________________________ 1

INTRODUCCIN _____________________________________________________________ 5
FILOSOFA INSTITUCIONAL ____________________________________________________ 5
PRINCIPIOS RECTORES.-_____________________________________________________________ 5
VISION.- _________________________________________________________________________ 5
MISIN.- _________________________________________________________________________ 6
EL PROPSITO ESENCIAL ____________________________________________________________ 6
FUNCIONES EMPRESARIALES ________________________________________________________ 7
Funcin Estratgica.- ___________________________________________________________________ 7
Funcin Comercial.- ____________________________________________________________________ 9
Funcin Tcnica.- ______________________________________________________________________ 9
Funcin Operacional.- __________________________________________________________________ 9
Funcin Humana.- _____________________________________________________________________ 9
Administrativa.- ______________________________________________________________________ 10
Financiera.- __________________________________________________________________________ 11
Fondos Especiales: En el que se controlan los recursos adicionales entregados por la Federacin para
proyectos especficos. _________________________________________________________________ 13
Ambiental.- __________________________________________________________________________ 13
Social.- _____________________________________________________________________________ 14

BASE LEGAL Y JURDICA _____________________________________________________ 14

OBJETIVOS DEL MANUAL __________________________________________________________ 17
Objetivo General _____________________________________________________________________ 17
Objetivos Especficos __________________________________________________________________ 17

AUTORIDAD Y RESPONSABILIDAD DE LOS PUESTOS _____________________________________ 18

RESUMEN DEL PUESTO.- ___________________________________________________________ 19
DESCRIPCIN DE FUNCIONES.- ______________________________________________________ 19
3

PERFIL REQUERIDO.- ______________________________________________________________ 19

METODOLOGA ____________________________________________________________ 19
NIVELES JERRQUICOS ______________________________________________________ 20
DEPARTAMENTOS __________________________________________________________ 23
DEPARTAMENTOS ADMINISTRATIVOS________________________________________________ 23

ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL Y FUNCIONAL ___________________________________ 25

MANUAL DE FUNCIONES ____________________________________________________ 27
1.- DIRECCIN DE CONTABILIDAD ________________________________________________________ 27
2.- DIRECCIN DE TESORERIA ___________________________________________________________ 31
3.- DIRECCIN DE ABASTECIMIENTOS _____________________________________________________ 35

UNIVERSIDAD AUTNOMA DE QUITO

I. INTRODUCCIN

El presente manual de funciones y procedimientos tiene por finalidad regular y

organizar la estructura interna de la UNAQ gracias a cada una de las funciones
generales y especficas (procedimientos) asignadas a cada uno de los cargos de
cada rea.
Es importante reconocer el manual de funciones y procedimientos como
herramienta tcnica y procedimental necesaria para la administracin del talento
humano vinculado a cada uno de los cargos, y se vuelve necesario ya que
contiene en forma ordenada y sistemtica, informacin sobre aspectos
organizacionales necesarios para la buena ejecucin del trabajo.
FILOSOFA INSTITUCIONAL

PRINCIPIOS RECTORES.La sostenibilidad ambienta, social y cultural, a travs del entendimiento,

respeto y vinculacin con la dinmica social.

Sostenibilidad cientfica y acadmica, construyendo ciencia y tecnologa para

mejorar efectivamente la calidad de vida de la poblacin.

La sostenibilidad econmica, sobre la base del aseguramiento de ingresos

financieros e impacto social.
VISION.Hasta el 2020 la UNAQ ser un centro de formacin superior con liderazgo y
proyeccin

nacional

internacional,

integrada

al

desarrollo

acadmico,

tecnolgico, cientfico, cultural, social, ambiental, y productivo; comprometida con

5

la innovacin, el emprendimiento y el cultivo de los valores morales, ticos y

cvicos.
MISIN.La UNAQ es un centro del saber que genera, difunde y aplica el conocimiento,
habilidades y destrezas, con valores morales ticos y cvicos, a travs de la
docencia, investigacin y vinculacin con la colectividad, promoviendo el
progreso, el crecimiento y el desarrollo sustentable-sostenible del pas, para
mejorar la calidad de vida de la sociedad.
EL PROPSITO ESENCIAL
El Plan Estratgico Institucional 2012 2021 plantea tres ejes estratgicos
fundamentados en las megatendencias mundiales y tendencias en la educacin
superior, los cuales son:

1. Educacin de calidad e internacionalizacin.

2. Investigacin para el desarrollo humano sostenible.
3. Formacin humanstica y creacin cultural.

La universidad se sustenta en valores y principios, guiada por lineamientos de

poltica que garantizan el desarrollo de un modelo educativo universitario
orientador para el diseo de todos los programas educativos, con el fin de
asegurar la calidad en la formacin profesional.

Se est trabajando por una gestin institucional innovadora, eficiente, eficaz,

transparente, democrtica y con responsabilidad social. Este documento flexible y
perfectible, se enriquecer con la participacin de los integrantes de la comunidad
sanmarquina y de la sociedad, y servir de gua en el quehacer universitario.
Sobre la base de la Ley Orgnica de Educacin Superior LOES de octubre de
2010,

la

Universidad

Autnoma

de

Quito

consciente

de

los

retos

responsabilidades que la misma determina y en consecuencia con su proceso de

Institucionalizacin ha emprendido una serie de proyectos vitales para el
aseguramiento de la calidad de la formacin de nivel superior; por lo cual y
6

sujetos al marco estratgico establecido por el Plan de desarrollo y fortalecimiento

institucional 2011 2014 se plantea el proyecto de elaboracin del Manual de
Funciones de las dependencias administrativas y acadmico administrativas de la
Universidad basado en competencias, congruente con la nueva legislacin
vigente y el modelo pedaggico instaurado.

En estas condiciones el mismo contexto y la responsabilidad social que nos define

estipulan

la necesidad de armonizar las relaciones internas de la comunidad

universitaria, de manera que se mejoren y fortalezcan las condiciones de trabajo y

lo que es ms importante, el servicio de formacin a los profesionales, de
conformidad con lo que establece nuestra misin Forma profesionales
humanistas, emprendedores y competentes, poseedores de conocimientos
cientficos y tecnolgicos; comprometida con la investigacin y la solucin de
problemas del entorno para contribuir con el desarrollo y la integracin fronteriza.
De acuerdo con esta premisa se establecen las acciones que garantizarn el
mejoramiento continuo y el cumplimiento de las funciones esenciales de la
academia: Gestin, Docencia, Investigacin y Vinculacin. Del mismo modo, se
resalta la conviccin y el trabajo para conseguir la visin institucional: Ser una
Universidad Politcnica acreditada por su calidad y posicionamiento regional.

El presente manual de funciones y competencias, entonces, se convierte en una

fuente de consulta permanente para todos los miembros de la comunidad
administrativa y acadmico-administrativa.
FUNCIONES EMPRESARIALES

Funcin Estratgica.- Mejorar la calidad de la oferta educativa a travs de la evaluacin y

acreditacin de los programas educativos.
- Asegurar la calidad acadmica y enriquecer el modelo educativo.
- Contar con una plantilla docente con un perfil idneo para el desarrollo de
los programas educativos.

- Fortalecer los servicios de apoyo a los estudiantes.

- Fortalecer la presencia de la Universidad Tecnolgica de Tamaulipas Norte
como una institucin de prestigio y calidad educativa.
- Fortalecer el sentido de pertenencia de la comunidad universitaria.
- Posicionar la oferta educativa en la zona de influencia.
- Propiciar de forma permanente la planeacin estratgica institucional.
- Establecer una red de cooperacin entre diversas instituciones de
Educacin Superior, nacionales y extranjeras que permita la movilidad de
estudiantes.
- Fortalecer la vinculacin con el sector productivo y social.
- Establecer convenios de colaboracin con diferentes instituciones.
- Analizar la situacin de las empresas y apoyar la participacin de los
docentes logrando as una verdadera vinculacin.
- Realizar un programa de vinculacin de Profesores de Tiempo Completo y
Directores con empresas para la realizacin de proyectos.
- Mantener ms del 90% de los egresados colocados en su rea de
competencia.
- Mantener una comunicacin continua con alumnos y egresados informando
sobre las vacantes y reclutamientos que las empresas realizan en la UTTN.
- Establecer un programa de apoyo para la integracin de la incubadora.
- Establecer una vinculacin entre personal docente y administrativo, para
llevar a cabo un programa de mejora continua para cursos y educacin
continua.
- Formar la asociacin de egresados.

Funcin Comercial. Cumplir a cabalidad y a tiempo con todas las tareas e informes que le sean
encomendados.
Hacer un uso racional de los recursos y herramientas de la Universidad,
mostrando permanente buena disposicin hacia la labor y hacia los
conductos regulares establecidos.
Realizar presentaciones, ofertas, tratamiento de objeciones, y cierre de
negociaciones.

Funcin Tcnica.- Promover actitudes positivas, crear espacios y mecanismos en las

instituciones educativas para identificar valorar, sistematizar aplicar y
difundir las experiencias novedosas que contribuyan a la solucin de
problemas educativos
- Se involucra un cambio cultural que afecta a cada individuo, al grupo o al
marco institucional, implica cambios en las actitudes, en las creencias, en
las concepciones y las prcticas en aspectos de significacin educativa.
- Mejora los fines de la educacin: la innovacin se menciona como un
medio para mejorar la calidad ms que la equidad
- Implica una aceptacin y apropiacin del cambio por aquellos que han de
llevarlo a cabo: para que los cambios sean profundos y permanezcan es
fundamental que tengan sentido y sean compartidos que respondan a sus
preocupaciones y necesidades.

Funcin Operacional.-

Controlar el cumplimiento de los procedimientos operativos en las

actividades de la UNAQ

Reportar los indicadores de gestin y posibles mejoras en los procesos.

Dirigir al personal Docente a las labores planificadas

Funcin Humana.Entre las funciones de la Direccin de Recursos Humanos se encuentran:

Asesorar a las autoridades universitarias en materias de gestin de

Recursos Humanos y Desarrollo Organizacional, proponiendo planes,
programas y proyectos de desarrollo y, una vez aprobados por las
autoridades universitarias, controlar su ejecucin.

Proponer a las autoridades de la Universidad objetivos, polticas, normas

y procedimientos en los distintos mbitos de la gestin de Recursos
Humanos, de acuerdo con los fines de la Corporacin.

Difundir las polticas, proyectos y programas de Recursos Humanos

aprobados por las autoridades universitarias.

Asesorar tcnicamente a los rganos de personal de la Universidad en

materias de planificacin, gestin y procedimientos de Recursos
Humanos.

Proponer la creacin de procedimientos relacionados con los subsistemas

de Recursos Humanos y Desarrollo Organizacional, cuando sean
centralizados, y una vez aprobados por las autoridades universitarias,
controlar su cumplimiento.

Coordinar

actividades

de

Recursos Humanos que

sean

de

su

competencia y que se efecten centralizadamente desde la Direccin

hacia las Facultades e Institutos Interdisciplinarios, estudiando las
propuestas que las unidades y organismos de la Universidad hagan en
materia de gestin y/o funcionamiento de Recursos Humanos.

Optimizar los beneficios de bienestar para los funcionarios con los

recursos destinados a esta finalidad.

Proponer planes de asistencia social y de capacitacin del personal, y una

vez aprobados, organizar su ejecucin.

Administrativa.- Dirigir los servicios de carcter administrativo y financiero de la

Universidad.
- Formular, proponer y evaluar las polticas administrativas de la Universidad.

10

- Vincular sus programas y proyectos con las actividades de otras

Direcciones de rea.
- Formular el anteproyecto de presupuesto anual de ingresos y egresos y
remitirlo al Rector.
- Proveer los Recursos Humanos, financieros y materiales necesarios para el
buen funcionamiento de la administracin con sujecin al presupuesto.
- Elaborar y publicar los informes financieros mensuales de la administracin
central.
- Formular y supervisar el inventario del patrimonio de la Universidad.
- Convocar a reuniones del Consejo Consultivo Administrativo cuando lo
estime necesario
- Las que se deriven de esta Ley y sus Reglamentos.
- Dirigir los servicios de carcter administrativo y financiero de la
Universidad.

Contable-Presupuestal: A travs del cual se registran las transacciones

econmicas de la Universidad con oportunidad, produciendo reportes confiables
que sirven de apoyo y facilitan la toma de decisiones administrativas, adems de
dar cumplimiento a la obligacin que tiene la Institucin de informar a terceros
interesados en su operacin y su situacin patrimonial.
Adquisiciones: Donde se controlan las requisiciones de bienes y servicios y se
registran las rdenes de Compra haciendo la afectacin al Presupuesto en forma
automtica.
Bienes Patrimoniales: En el que se mantiene un inventario permanente de los
activos fijos propiedad de la Universidad, actualizndose, en cuanto a las nuevas
adquisiciones, en forma automtica por la liga existente con el ContablePresupuestal.
Financiera.- Formular,

programar,

ejecutar,

liquidar

evaluar

el

presupuesto

institucional, en funcin de las polticas institucionales y del marco legal

pertinente;
11

- Disear y desarrollar el sistema de administracin presupuestaria

institucional;
- Elaborar la proforma presupuestaria de la Institucin, consolidando
informacin de Facultades, Centros de Costos, Institutos y unidades
administrativas de Administracin Central, considerando planes operativos
anuales,

estadsticas

presupuestarias,

necesidades

institucionales,

ingresos estimados y someter a la aprobacin correspondiente;

- Mantener informacin estadstica presupuestaria por ingresos, gastos y
financiamiento a nivel de dependencias acadmicas y administrativas;
- Coordinar con el Departamento de Contabilidad, informacin sobre saldos y
disponibilidades presupuestarias de las diferentes unidades acadmicas y
administrativas del Plantel;
- Proponer polticas y lneas de accin presupuestarias de la Institucin,
fundamentadas en objetivos, metas, tiempo de ejecucin, indicadores de
gestin y resultados estimados y someter a la aprobacin de las instancias
respectivas;
- Preparar normas y disposiciones para la formulacin, ejecucin, liquidacin
y evaluacin presupuestaria, por unidades acadmicas y administrativas;
- Preparar informes tcnicos que le sean solicitados por la Direccin
Financiera o autoridades de la Institucin;
- Coordinar las actividades de la unidad con otras dependencias de la
Direccin Financiera y unidades financieras de Facultades, Centros Costos.
- Asesorar a las autoridades sobre administracin presupuestaria; y,
- Realizar las dems funciones que sealan la Ley, el Estatuto Universitario y
los reglamentos internos de la Institucin.

12

- Formular,

programar,

ejecutar,

liquidar

evaluar

el

presupuesto

institucional, en funcin de las polticas institucionales y del marco legal

pertinente;
- Disear y desarrollar el sistema de administracin presupuestaria
institucional;
Tesorera: En este mdulo se registran todos los egresos generados por
pagos y registros financieros; est integrado y en forma automtica al
Contable-Presupuestal. Con el fin de trabajar al da.
Cajas nicas: Este Modulo pertenece a Tesorera , en l se captan todos
los ingresos de tipo econmico de la Universidad, concentrndolos en una
cuenta receptora operada por la administracin central, emitiendo en forma
automtica la pliza de ingresos y bancos que alimenta al Contable Presupuestal.
- Cajas nicas, consulta de costos
- Cajas nicas, horarios de atencin
Fondos Especiales: En el que se controlan los recursos adicionales
entregados por la Federacin para proyectos especficos.
Ambiental.La UMH, a travs de la Oficina Ambiental, cuenta con la Certificacin
Internacional ISO 14001:2004 de

AENOR para sus actividades de

sensibilizacin ambiental y voluntariado, as como para el seguimiento de la

gestin de los residuos peligrosos.
La Oficina Ambiental cuenta con esta certificacin tras la implantacin y el
mantenimiento de un sistema de gestin ambiental. Para la concesin y
renovacin del certificado, la empresa externa AENOR realiza auditoras en
los diferentes campus de la UMH y verifica que las actividades se desarrollan
con el mximo respeto por el medio ambiente y, por tanto, que cumplen con la
legislacin ambiental as como con los compromisos adoptados en la Poltica

13

Ambiental de la OA y la UMH . Est disponible para su consulta un resumen

de los Aspectos Ambientales y el Programa de Gestin Ambiental.
Asesorar en la gestin de residuos y otros aspectos ambientales
Promover la sensibilizacin de nuestra Universidad hacia el medio ambiente
Difundir

la

tecnologa

investigacin

ambiental

Velar por la calidad ambiental en el mbito la Universidad

Social.-

Contribuir

activamente al desarrollo econmico (formando a los

estudiantes en esa actividad).

-

Permitir que el capital privado se apropie del conocimiento y la tecnologa

generados con recursos pblicos.

Analizar la complejidad que el proceso de socializacin adquiere en cada

poca, comunidad y grupo social

BASE LEGAL Y JURDICA

Las bases legales y las normativas de la universidad es un tema muy importante
porque debido a estas bases vendr la formacin de nuevos ciudadanos y
ciudadanas para nuestra repblica.
Aqu se enuncian Leyes, Reglamentos, Decretos y Resoluciones; en las cuales se
asocia las polticas del estado Ecuatoriano quienes juegan un papel muy
importante en nuestra nacin. Tales como:

El derecho de la educacin como servicio pblico; el rescate de los valores

culturales; planes del desarrollo econmico y social, plan nacional de ciencia y
tecnologa.

Y por ltimo muy importante los objetivos del Milenium (ONU) ya que relaciona
nuestra repblica con otros pases hermanos este se divide en ocho objetivos:
Erradicar la pobreza extrema y el hambre; lograr la enseanza primaria universal;
promover la igualdad entre los gneros y la autonoma de la mujer; reducir la
mortalidad infantil; mejorar la salud maternal; combatir con enfermedades;
14

garantizar el sustento del medio ambiente y por ultimo fomentar la asociacin

mundial para el desarrollo; cada uno de estos se divide en una serie de metas lo
cual nuestro deber es cumplirla para mejorar primeramente q todo la calidad de
vida en nuestro pas y los pases vecinos.
La UNAQ toma como marco de referencia las leyes, reglamentos y normativas
vigentes para la fecha de la elaboracin de este documento, sin dejar de
considerar la visin de la formacin de los nuevos ciudadanos y ciudadanas. La
justificacin legal de todo proceso educativo, se amolda a los cambios desde la
perspectiva filosfica, poltica y a las necesidades sociales de acuerdo a la visin
de pas que se necesita construir.

En este sentido, se parte de la Constitucin de la cual establece en su articulado

los Derechos Culturales y educativos:

1. El derecho de la educacin como servicio pblico.

2. El rescate de valores culturales, tica del trabajo, identidad nacional y visin
global de nuestro entorno ambiental.
3. La idoneidad acadmica de quienes ejercen el programa de formacin docente.
4. La capacidad institucional para ser centro de investigacin, innovacin y
aplicaciones cientficas, tecnolgicas y de los servicios de informacin, como
elemento clave en la contribucin del desarrollo econmico, social y poltico del
pas. Con ello se pretende la integracin y adaptabilidad institucional a las
necesidades del pas.

LEY ORGNICA DE EDUCACIN SUPERIOR (LOES) en cuanto a:

1. La responsabilidad del Estado en el respeto al derecho de la educacin y la
visin axiolgica del hombre en el desarrollo de una conciencia ciudadana
particular en pro del hombre colectivo.

2. Finalidad acadmica de la Educacin Superior, en el proceso de formacin

integral del hombre al servicio de la sociedad.
La Ley Orgnica de Ciencia, Tecnologa e Innovacin (2005).
15

La Ley de Servicio Comunitario del Estudiante de Educacin Superior publicada

como soporte jurdico de una real manifestacin de la vinculacin ComunidadUniversidad para fomentar valores de solidaridad, ciudadana, conciencia crtica,
tica y esttica, compromiso, participacin social y trabajo cooperativo, como
parte del proceso de complementacin de la formacin integral en un intercambio
de saberes y la continuidad del compromiso del nuevo profesional en el devenir
histrico-social.

Tambin se establecen tres aspectos importantes que soportan la Universidad

1. El acceso y permanencia a una educacin integral y de

calidad

2. El fortalecimiento de la vinculacin entre la educacin y el trabajo.

3. La adecuacin de la gestin a las necesidades y sistema educativo y al

desarrollo

16

II. ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL

Tomando en cuenta que la organizacin es FORMAL, en la cual se establece de

manera deliberada para alcanzar los objetivos propuestos, todos los comits,
reuniones, interarias, que se realizan en esta Institucin Educativa, se formalizan
con actas, con los puntos tratados, responsables y fechas de seguimiento e
implementacin.
OBJETIVOS DEL MANUAL

Objetivo General
Apoyar y guiar a la Institucin en el desarrollo y fortalecimiento de la
Administracin del Talento Humano como soporte a los procesos de
aseguramiento de la calidad de la educacin superior en la Universidad Autnoma
de Quito.
Objetivos Especficos
- Definir los perfiles bsicos de todos los puestos de las unidades administrativas
y acadmico-administrativas, de forma que se determinen los requisitos
especficos que contribuyen a cumplir la misin Institucional.

17

- Determinar los perfiles de cumplimiento de conocimientos, experiencia y

competencias de los puestos para garantizar los procesos de reclutamiento y
seleccin de personal.
- Comprometer el mejoramiento continuo del trabajo del personal en funcin del
conocimiento de sus funciones y responsabilidades.
Apoyar el diseo del sistema y proceso de evaluacin del desempeo de
conformidad

con

las

funciones

que

debe

cumplir

el

personal

las

responsabilidades que le determina.

AUTORIDAD Y RESPONSABILIDAD DE LOS PUESTOS

Este manual considera los puestos y funciones de los mismos sobre la base del la
estructura organizacional reflejada en el Organigrama estructural de la
Universidad.
Los niveles de autoridad y responsabilidad no dependen del presente manual, por
tanto, no debe ser considerado como fuente de sealamiento en estos aspectos,
ya que la autoridad y responsabilidad estn determinados por: La Ley de
Educacin Superior, los Estatutos Internos, los Reglamentos y dems
disposiciones normativas del Consejo Superior Universitario Politcnico que sean
congruentes con las leyes vigentes.

Nombre del puesto.- Denominacin del puesto segn nombramiento y

designacin establecida por estatutos, reglamentos o normativa de educacin
superior vigente.
Nivel funcional.- Clasificacin definida para los diferentes puestos sobre la base
de los niveles administrativos establecidos por la subordinacin y supraordinacin del organigrama.
Dependencia.- Establecida de acuerdo a la estructura organizacional definida por
la Universidad y reflejada en el Organigrama.
Jefe inmediato.- Determina el puesto del responsable de la dependencia a la que
est subordinado el trabajador.
Naturaleza del puesto.- Determina si el puesto es estatutario u ordinario.

18

RESUMEN DEL PUESTO.-

Sintetiza la razn de ser del puesto dentro de la estructura organizacional y las

funciones en general.

DESCRIPCIN DE FUNCIONES.-

Constituyen las actividades, tareas y responsabilidades implcitas generales y

especficas que efecta el personal en su puesto.

PERFIL REQUERIDO.Establece los requerimientos acadmicos, de ley, de experiencia laboral y de

competencias definidos por el modelo aplicado, como base para el desarrollo de
las funciones administrativas o acadmico-administrativas del personal de la
Universidad.

Educacin.- Define el nivel de formacin profesional o educacional que se debe

cumplir para desempearse en el puesto.
Experiencia laboral.- Define el tiempo mnimo de labores en otras Instituciones,
que ha cumplido anteriormente el ocupante del puesto y que demuestran su
experticia.
Competencias.- Son las caractersticas que debe cumplir una persona
conocimientos, destrezas, capacidades para desempear un conjunto de
actividades clave con un alto nivel de rendimiento.

Las competencias requeridas para cada puesto se indican en el manual de

funciones y su definicin se muestra en los anexos 1 y 2 del presente manual.

METODOLOGA

Para la elaboracin del presente manual de funciones se parti en primer lugar de

la estructura organizacional vigente, reflejada en el organigrama institucional.

19

NIVELES JERRQUICOS

NIVEL
LEGISLATIVO

CONFORMACIN
Consejo

MISION

Superior Este nivel legisla, norma, y dicta

Universitario Politcnico

reglamentos

resoluciones

sobre los aspectos de mayor

importancia
Institucional
DIRECTIVO

Rector/a

Los puestos de este nivel toman

decisiones, generan y proponen

Vicerrector/a

polticas, planes, programas y

Director/a Administrativo/a

proyectos
Institucionales que propenden al

Director/a de Planificacin
Institucional

desarrollo,
proyeccin

fortalecimiento

Institucional,

Director/a de Infraestructura

asegurando la calidad

Fsica y Mantenimiento

acadmico-administrativa

Director/a de Vinculacin
Director/a

de

Bienestar

Universitario
Director/a Financiero/a
Director/a de Aseguramiento
de la Calidad
Director/a de Investigacin
Director/a Acadmico/a
Procurador/a General
Secretario/a General

20

Decano/a
ASESOR

Auditora Interna

Son los puestos que aconsejan,

informan

asisten

al

nivel

directivo en la formulacin de

Comisiones

polticas, planes y programas

Institucionales

Consejo de Facultad
EJECUTIVO

Director/a de Escuela

Son los puestos que regulan,

ejecutan

Director/a de Postgrados

de

Centro

desarrollan

los

procesos encomendados por

los directivos de la Institucin

Coordinador/a de Escuela
Jefe/a

de

Transferencia de Tecnologa
Jefe/a de Emprendimiento y
Servicios
Director/a

del

Centro

de

Idiomas
Jefe/a del Centro de Tics
Jefe/a del Centro de Cultura
Fsica
Jefe/a de Personal
Jefe/a de Comunicacin
Jefe/a de Adquisiciones
Jefe/a de Seguridad
PROFESIONAL Mdico General

Son los puestos especializados

que aplican sus conocimientos y

Odontlogo

aportan a la Institucin en el
21

Contador(a)

desarrollo

de

procesos

procedimientos de la misma
Jefe/a

de

Informtica

Sistemas
Tcnico/a Archivador/a
Administrador/a de la Finca
Tesorero/a
Bibliotecario/a
Jefe/a de Planta fsica
ASISTENCIAL

Asistente Administrativa

Son los puestos que ofrecen

asistencia

Secretaria Ejecutiva

apoyo

las

dependencias asignadas en los

procesos acadmicos o

Enfermero/a

administrativos
Operador/a

de

Central

Telefnica
Asistente de Informtica
Asistente de Adquisiciones
Asistente de Secretara
Asistente del Procurador
AUXILIAR

Auxiliar de Servicios

Son

los

Mensajero/a

destacan

puestos

que

por

actividad

la

se

manual o tarea simple dentro de

Chofer

la Institucin

Jardinero/a
Guardia de Seguridad

22

DEPARTAMENTOS

DEPARTAMENTOS ADMINISTRATIVOS

Servicios escolares
Este departamento tiene la funcin de administrar, planear, coordinar, controlar y
evaluar las actividades relacionadas con la prestacin de servicios escolares,
administrativos a los alumnos.

Control escolar
La funcin de este departamento es el registro y control del proceso educativoacadmico de los alumnos (el registro de la evaluaciones o calificaciones), el
concentrado de su historial acadmico a partir de su ingreso, hasta el egreso, con
el fin de realizar las emisiones de los documentos escolares que avalen y
certifiquen los estudios realizados y concluidos al paso de la institucin educativa.

23

La coordinacin acadmica

Tiene entre sus funciones organizar al cuerpo docente en sus labores,

obligaciones, derechos y responsabilidades con la institucin educativa.

24

ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL Y FUNCIONAL

1.- ESTRUCTURAL

MANUAL DE FUNCIONES

OFICINA GENERAL DE ADMINISTRACIN:

1.- DIRECCIN DE CONTABILIDAD

UNIVERSIDAD AUTNOMA DE QUITO

I.

DATOS DE IDENTIFICACIN

Nombre del puesto:

DIRECCIN DE CONTABILIDAD
Nivel Funcional:

Dependencia:

Profesional

rea Administrativa

Jefe Inmediato:

Nmero de puestos: 1

Director Administrativo
Naturaleza del puesto:

Fecha: 30 enero 2015

Estatutario
Misin: Proveer a la comunidad universitaria de los recursos humanos financieros,
tecnolgicos, de infraestructura y de administracin que requieren para el
cumplimiento de la Misin Institucional

II.

ACTIVIDADES DEL PUESTO

1. Dirigir el proceso de contabilizacin de las operaciones de la Institucin en lo

concerniente al plan de cuentas y a las normas de contabilidad generalmente
aceptadas;
2. Velar que este proceso sea completo, oportuno, fidedigno y permanente.

27

3. Supervisar las funciones relativas a la contabilidad, control de activos fijos e

inventarios, exigiendo de ellas informacin cuantitativa y cualitativa, til para
el apoyo de la gestin financiera del rea
4. Cotizar, evaluar y proponer alternativas para asegurar los bienes de la
universidad, ejecutar y administrar los contratos correspondientes
5. Desempear otras actividades relacionadas que le encomiende el Director
Administrativo
6. Preparar y sugerir normas financiero-contable y asesorar en estas materias y
en otras de carcter tributario al director y a las facultades y organismos.
7. Elaborar estados de informacin financiero contable por facultades y
organismos que permitan conocer los resultados y situacin patrimonial de
cada una de ellas, apoyndose en un modelo de centros de responsabilidad.
8. Firmar los Balances y Anlisis Financieros.
9. Las dems fijadas por los Estatutos y Reglamentos la Universidad.

IIl.

INTERFAZ DEL PUESTO

ACTIVIDADES ESENCIALES

INTERFAZ

Supervisin sobre personas

Gerente Financiero

Registro e informes

Entidades Gubernamentales

Dinero y/o ttulo valor

Gerente Financiero

Equipo, maquinaria y material

Gerente Financiero

Coordinacin interna y externa

Toda la comunidad universitaria

Entes Gubernamentales y de control

28

IV.

No.

CONOCIMIENTO INFORMATIVO
REQUIRIDOS

CONOCIMIENTOS INFORMATIVOS

DESCRIPCIN

Nivel estratgico

Conocimiento de unidades y
proceso en general, la estructura
de la organizacin

Tendencias, prcticas y enfoques

Conocer las prcticas tendencias o

enfoque de una carrera o rea
profesional en particular

Leyes y regulaciones

Principios para la validacin y uso

de procedimientos de estados
financieros

Proveedores y contratistas

Conocimiento de los proveedores

contratistas de la institucin

Datos de gestin organizacional y

empresarial

Estadsticas financieras, procesos,

anlisis.

V.

INSTRUCCIN FORMAL REQUERIDA

Nivel de Instruccin
Formal

Especifique los aos de

estudio

Indique el rea de
conocimientos
formales

Educacin superior
profesional

Ingeniera 6 aos

Administracin de
Empresas, Ciencias
Contables, Economa
y/o Finanzas

29

VI.

EXPERIENCIA LABORAL REQUERIDA

Dimensiones De Experiencia

Detalle

1.- Tiempo de Experiencia

3 aos

2.- Especificidad de la experiencia

En puestos y actividades similares

3.- Contenido de Experiencia

Experiencia en Anlisis Financiero,

Conocimiento de las leyes Contable y
Tributarias

VIlI.

DESTREZAS

DESTREZAS HABILIDADES
CONDUCTUALES

DEFINICIN

GENERALES
Destreza Matemtica

Anlisis financiero y Econmico

Planificacin y

Registro de emisin de ttulos

gestin

de valor

Pensamiento
estratgico

RELEVANCIA
ALTA

MEDIA BAJA

x
x

Integrar las modernas

tecnologas en los procesos de

trabajo dentro de la empresa

Analizar o descomponer

Pensamiento

informacin y detectar

analtico

tendencias, patrones,

relaciones, causas efectos, etc

Hablado

Hablar con los dems de

manera clara y comprensible

Recoleccin de

Conocer como localizar e

informacin

identificar informacin esencial

Orientacin de

Busca activamente la manera

Servicio

de ayudar a los dems

30

2.- DIRECCIN DE TESORERIA

UNIVERSIDAD AUTNOMA DE QUITO

I.

DATOS DE IDENTIFICACIN

Nombre del puesto:

DIRECCIN DE TESORERA
Nivel Funcional:

Dependencia:

Profesional

rea Administrativa

Jefe Inmediato:

Nmero de puestos: 1

Director Administrativo
Naturaleza del puesto:

Fecha: 30 enero 2015

Estatutario
Misin: Controlar y vigilar el origen y aplicacin de los recursos financieros de la
Institucin, ejerciendo supervisin de las partidas asignadas de acuerdo a su
presupuesto, con la finalidad de proporcionar informacin segura y transparente a la
comunidad.

II.

ACTIVIDADES DEL PUESTO

1. Custodiar recursos econmicos y financieros, especies valoradas, y dems

documentacin que sustentan el presupuesto;
2. Salvaguardar el dinero de la venta de especies valoradas;
3. Remitir al Departamento de Contabilidad, el informe

de las operaciones

bancarias, ingresos y egresos, respaldada sta con los documentos

comprobatorios y justificativos originales, que garantice su adecuado
registro, dentro de la contabilidad de la Institucin;

31

4. Controlar el pago de las facturas, notas de venta, liquidaciones de compra y

dems documentacin autorizada por el Servicio de Rentas Internas y
Compras Pblicas, contrados por la institucin de acuerdo a los pedidos o
contratos relativos y con estricta observancia de los lineamientos, normas y
procedimientos establecidos haciendo uso de las herramientas (Ministerio de
Finanzas);
5. Realizar transferencias con pagos interbancarios, conjuntamente con el
Director Financiero;
6. Entregar

sustento

de

pagos

interbancarios

beneficiarios,

previa

comprobacin de propiedad, legalidad, veracidad y conformidad de la

documentacin de soporte, a fin de facilitar la identificacin y revisin
posterior;
7. Planificar el flujo de caja, para financiar las obligaciones en forma oportuna y
solicitar la aprobacin de la Direccin Financiera;
8. Recopilar
comprobantes,
archivar
temporalmente
y
entregar al Departamento de Contabilidad para el registro y archivo
correspondiente;
9. Ejecutar las dems funciones sealadas en la Ley Orgnica de la Contralora
General del Estado, el Estatuto Universitario y los reglamentos internos de la
Institucin;
10. Remitir al Departamento de Contabilidad, el informe

de las operaciones

bancarias, ingresos y egresos, respaldada sta con los documentos

comprobatorios y justificativos originales, que garantice su adecuado
registro, dentro de la contabilidad de la Institucin;
11. Atender las obligaciones de los pagos a terceros;
12. Autorizar los pagos de las obligaciones de la UPEC;
13. Mantener permanentemente informado y de manera oportuna de todas las
transacciones financieras a la mxima autoridad

(Rector) y al Director

Financiero;
14. Las dems fijadas por los Estatutos y Reglamentos la Universidad.

32

IIl.

INTERFAZ DEL PUESTO

INTERFAZ

ACTIVIDADES ESENCIALES
Supervisin sobre personas

Gerente Financiero

Registro e informes

Entidades Gubernamentales
Gerente Financiero

Dinero y/o ttulo valor

Gerente Financiero

Pago proveedores, y otros

Gerente Financiero

Coordinacin interna y externa

Toda la comunidad universitaria

Entes Gubernamentales y de control

IV.

No.

CONOCIMIENTO INFORMATIVO
REQUIRIDOS

CONOCIMIENTOS INFORMATIVOS

DESCRIPCIN

Nivel estratgico

Conocimiento de unidades y
proceso en general, la estructura
de la organizacin

Tendencias, prcticas y enfoques

Conocer las prcticas tendencias o

enfoque de una carrera o rea
profesional en particular

Leyes y regulaciones

Principios para la validacin y uso

de procedimientos de estados
financieros

Proveedores y contratistas

Conocimiento de los proveedores

contratistas de la institucin

33

V.

INSTRUCCIN FORMAL REQUERIDA

Nivel de Instruccin
Formal

Especifique los
aos de estudio

Indique el rea de
conocimientos formales

Educacin superior
profesional

Ingeniera 6 aos

Administracin de Empresas,
Ciencias Contables, Economa y/o
Finanzas

VI.

EXPERIENCIA LABORAL REQUERIDA

Dimensiones De Experiencia

Detalle

1.- Tiempo de Experiencia

2 aos

2.- Especificidad de la experiencia

En puestos y actividades similares

3.- Contenido de Experiencia

Experiencia
Cobranzas

VIlI.

DESTREZAS

Planificacin y
gestin

Pensamiento
estratgico

manejo

de

Cartera

DESTREZAS HABILIDADES
CONDUCTUALES

DEFINICIN

GENERALES
Destreza Matemtica

en

Anlisis financiero y Econmico

RELEVANCIA
ALTA

MEDIA BAJA

Registro de emisin de
documentos de egresos e

ingresos
Integrar las modernas
tecnologas en los procesos de

trabajo dentro de la empresa

Pensamiento

Analizar o descomponer

analtico

informacin y detectar

34

tendencias, patrones,
relaciones, causas efectos, etc
Hablar con los dems de

Hablado

manera clara y comprensible

Recoleccin de

Conocer como localizar e

informacin

identificar informacin esencial

Orientacin de

Busca activamente la manera

Servicio

de ayudar a los dems

3.- DIRECCIN DE ABASTECIMIENTOS

UNIVERSIDAD AUTNOMA DE QUITO

I.

DATOS DE IDENTIFICACIN

Nombre del puesto:

DIRECCIN DE ABASTECIMIENTOS
Nivel Funcional:

Dependencia:

Profesional

rea Administrativa

Jefe Inmediato:

Nmero de puestos: 1

Director Administrativo
Naturaleza del puesto:

Fecha: 30 enero 2015

Estatutario
Misin: Controlar el inventario de producto terminado existente para garantizar que
la informacin registrada en el sistema sea acertada por medio de programacin de
los conteos fsicos y el anlisis de sus resultados. Controlar la vejez y antigedad
del inventario.

35

II.

ACTIVIDADES DEL PUESTO

1. Llevar un registro de ingreso y egreso de los equipos y materiales de oficina

que se solicitan por los diferentes departamentos de la Universidad.
2. Preocuparse de contar con todos los elementos necesarios para el buen
funcionamiento de las responsabilidades del departamento.
3. Analizar errores documentales o de sistema (darle solucin)
4. Generar informes peridicos sobre el estado de los inventarios.
5. Las dems fijadas por los Estatutos y Reglamentos la Universidad.

IIl.

INTERFAZ DEL PUESTO

ACTIVIDADES ESENCIALES

INTERFAZ

Supervisin sobre personas

Gerente Financiero

Registro e informes

Gerente Financiero

Coordinacin interna y externa

Toda la comunidad universitaria

Entes Gubernamentales y de control

Manejo de herramientas de informacin Gerente Financiero

(kardex, Excel)
Inventarios

Gerente Financiero

Mantener un mnimo de stock

Gerente Financiero

36

IV.

No.

CONOCIMIENTO INFORMATIVO
REQUIRIDOS

CONOCIMIENTOS INFORMATIVOS

DESCRIPCIN

Nivel estratgico

Conocimiento de unidades y
proceso en general, la estructura
de la organizacin

Tendencias, prcticas y enfoques

Conocer las prcticas tendencias o

enfoque de una carrera o rea
profesional en particular

Leyes y regulaciones

Principios para la validacin y uso

de procedimientos de estados
financieros

Proveedores y contratistas

Conocimiento de los proveedores

contratistas de la institucin

V.

INSTRUCCIN FORMAL REQUERIDA

Nivel de Instruccin
Formal

Especifique los aos de

estudio

Indique el rea de
conocimientos
formales

Educacin superior
profesional

Tecnologa 4 aos

Administracin de
Empresas, Ciencias
Contables, Economa
y/o Finanzas

37

VI.

EXPERIENCIA LABORAL REQUERIDA

Dimensiones De Experiencia

Detalle

1.- Tiempo de Experiencia

1 aos

2.- Especificidad de la experiencia

En puestos y actividades similares

3.- Contenido de Experiencia

Experiencia
en
manejo
Proveedura, Adquisiciones

VIlI.

DESTREZAS

Destreza Matemtica
Planificacin y
gestin

Pensamiento
estratgico

DESTREZAS HABILIDADES
CONDUCTUALES

DEFINICIN

GENERALES

de

RELEVANCIA
ALTA

Anlisis financiero y Econmico

MEDIA BAJA
x

Registro de emisin de
documentos de egresos e

ingresos
Integrar las modernas
tecnologas en los procesos de

trabajo dentro de la empresa

Analizar o descomponer

Pensamiento

informacin y detectar

analtico

tendencias, patrones,

relaciones, causas efectos, etc

Hablado

Hablar con los dems de

manera clara y comprensible

Recoleccin de

Conocer como localizar e

informacin

identificar informacin esencial

Orientacin de

Busca activamente la manera

Servicio

de ayudar a los dems

38

CONCLUCIONES
Del estudio realizado se determin que la Universidad tiene establecido y reglamentado
sus manuales por funciones.

39