PROIECTELOR
CUPRINS
CAPITOLUL I : PROIECTUL………………………………………………………. 4
1.1 Definirea notiunii de proiect………………………………………. 4
1.2 Caracteristicile proiectului…………………………………………… 6
1.3 Identificarea problemei in vederea elaborarii unei propuneri
de proiect……………………………………………………………………….. 6
1.4 Elementele esentiale ale planului de proiect……………………. 7
2
4.6. Am nevoie de parteneri?.................................................... 52
4.7. Cofinantarea …………………………………………………………….. 60
GLOSAR DE TERMENI………………………………………………………… 88
Model declaratie de parteneriat…………………………………………. 99
Model contract de finantare………………………………………………. 100
Model fisa proiect…………………………………………………………….. 104
3
CAPITOLUL I
PROIECTUL
4
Un proiect implica o serie de activitati intercorelate cu durata
limitata, prestabilita si are ca scop elaborarea unei lucrari, obtinerea unui
produs sau realizarea unui serviciu cu caracter de unicat, viabil din punct
de vedere functional si financiar, in conditiile respectarii termenelor de
implementare, bugetului alocat si specificitatiilor de calitate prevazute.
5
In acceptiunea noastra, proiectul reuneste un ansamblu de
activitati derulate pe o perioada determinata care concura la realizarea
unui scop comun general si necesita o investitie de resurse, in vederea
indeplinirii unui set de obiective precise. Un proiect este un mod de
imbunatatire a unei situatii existente la un moment dat. Astfel, proiectul
nu este sinonim nici cu planul de afaceri (care trebuie sa evidentieze
situatia unei organizatii si a mediului sau economic concurential la un
moment dat), nici cu studiul de fezabilitate (care trebuie sa evidentieze
necesitatea si avantajele implementarii unui proiect).
complexitatea;
proiectul implica activitati si obiective, necesita coordonare si
control potrivit unei succesiuni clare care sa permita incadrarea
in costurile si performantele stabilite;
dinamica ciclului de viata;
proiectul trece printr-o etapa lenta de initiere, se dezvolta rapid,
atinge apogeul, incepe declinul si se incheie;
interdependenta;
proiectul interactioneaza cu celelalte activitati din organizatie si,
adesea, cu alte proiecte;
unicitatea;
fiecare proiect contine elemente care il fac unic;
competitivitatea;
realizarea unui proiect presupune atragerea unor resurse umane
si materiale utilizate deja in cadrul departamentelor functionale
ale organizatiei;
foarte adesea, proiectul concureaza proiecte sau actiuni similare
propuse sau derulate de alte organizatii.
6
Problema trebuie sa descrie o situatie sau un complex de situatii care
afecteaza anumiti oameni, anumite grupuri sau intreaga societate, la un
moment dat, intr-un anumit loc. Cand avem impresia ca am identificat o
problema, trebuie sa ne asiguram de faptul ca nu este doar o impresie.
Acest lucru nu-l putem realiza decat in masura in care existenta problemei
respective este sustinuta de date foarte concrete, de rezultatele unor
studii/cercetari, de opinii ale unor specialisti in domeniul la care face
referire.
Sa fie urgenta
Ideal ar fi sa putem dovedi faptul ca problema a devenit de
nesuportat pentru cei pe care ii afecteaza. In acest mod, il putem
convinge pe finantator ca fondurile pe care i le solicitam ne sunt
necesare acum si nu peste, de exemplu, un an.
Sa afecteze un numar semnificativ de mare de cetateni
In general, se prefera finantarea unor proiecte care abordeaza
probleme generale, care preocupa un numar mai mare de
cetateni, ci nu unul singur sau un grup restrans de cetateni.
Sa se refere intr-adevar la nevoile oamenilor, ci nu la nevoia
organizatiei de a face rost de fonduri de la un finantator despre
care a auzit ca a deschis o linie de finantare .
Sa fie rezolvabila
Bineinteles ca la acest stadiu ne putem permite o doza mare de
aproximare si intuitie. Important este sa nu ne apucam de
rezolvarea unei probleme care este de « neclintit »
7
Odata problema fiind identificata, trebuie stabilite o serie de elemente
esentiale pentru proiect, numai dupa acest pas putandu-se cauta
finantatorul potrivit.
Acestea sunt :
scopul proiectului;
beneficiarii;
obiectivele;
planul de evaluare;
bugetul.
Scopul
Scopul reprezinta rezultatul final pe care il urmarim. Acest « stadiu »
poate sa insemne rezolvarea problemei sau doar ameliorarea ei intr-o
masura pe care ne-o propunem.
8
Beneficiarii pot fi:
Directi – cei care beneficiaza direct si in timpul derularii proiectului
organizatiei;
Indirecti – cei care beneficiaza de rezultatele finale ale proiectului
prin intermediul beneficiarilor directi.
Obiectivele proiectului
9
Un obiectiv este un deziderat urmarit in efortul de atingere a scopului.
Obiectivele mai pot fi vazute ca rezultate partiale ale proiectului.
10
Raspunsul ne ajuta sa evaluam resursele de care avem nevoie,
inclusiv cele umane.
Planul de evaluare
11
Cei care fac evaluarea doresc sa fie critici cu activitatea lor si a
organizatiei (evaluarea nu are nici un sens sa fie facuta daca oamenii nu
sunt capabili sa admita ca pot gresi);
Membrii echipei de proiect doresc sa puna in aplicare schimbarile
identificate a fi necesare ca urmare a evaluarii.
12
problema de a aduna informatii calitative. In general, pentru a face acest
lucru, solicitantii au la indemana urmatoarele mijloace:
Bugetul
Bugetul de cheltuieli
Bugetul de venituri
13
trebuie sa plecam de la estimarea resurselor necesare derularii fiecarei
activitati in parte, in aceasta operatiune trebuind sa cuprindem si
activitatile din procesul de evaluare.
14
Asa cum s-a mentionat mai inainte, bugetul cuprinde doua tipuri de
cheltuieli: unele directe si unele indirecte. Tinand cont de acest lucru,
este de recomnadat a se incepe elaborarea bugetului de cheltuieli cu
cheltuielile directe, folosindu-se formatul de mai jos:
Salarii – onorarii
Echipament
Consumabile
Chelt de
deplasare:
-transport
-cazare
-diurna
Publicatii
Chirie sali
Telefon
Total
15
bineinteles, trebuie sa fie acelasi, fie ca este calculat totalizand sumele
aflate pe ultima linie a tabelului, fie ca este obtinut facand totalul sumelor
aflate pe ultima coloana din dreapta.
16
Bugetul trebuie sa corespunda cu contractul de finantare.
CAPITOLUL II
IDENTIFICAREA SI CUNOASTEREA FINANTATORULUI
17
Care sunt obiectivele proiectului sau dezideratele pe care le
urmarim in efortul de atingere a scopului?
Cum urmeaza sa atingem aceste obiective?
Cum urmeaza sa ne dam seama ca am atins obiectivele?
Care este bugetul proiectului?
18
Ce fel de organizatii pot beneficia de finantare din partea sa (se
incadreaza organizatia noastra in aceasta categorie) ?
Care sunt plafoanele, minime si maxime, in ceea ce priveste sumele
pe care le acorda ?
Pe ce perioada se poate intinde finantarea ?
Daca are anumite termene pana la care trebuie depuse propunerile
de finantare si daca da, care sunt acestea ?
Cat dureaza din momentul depunerii propunerii de finantare pana in
cel al luarii deciziei cu privire la aprobarea sau la respingerea ei ?
Care sunt categoriile de cheltuieli pe care le finanteaza si care sunt
cele pe care nu le finanteaza ?
Daca exista formulare pentru redactarea propunerii de finantare sau
daca modul cum se face aceasta este la latitudinea noastra ?
SURSE DE FINANTARE
19
Finantarile pot fi:
- Rambursabile – credite si imprumuturi prin banci
- Nerambursabile – oferite de Uniunea Europeana (programe), alte
organisme internationale, guvernele statelor membre UE, investitori –
companii multinationale, fundatii. Fondurile nerambursabile (granturi)
sunt bani care se obtin fara obligatia de a-i restitui institutiei finantatoare.
20
desfasura diverse evenimente) si pentru prelucrarea lor, este bine sa va
rezervati un numar suficient de zile.
De aceea, sa nu uitati, ca timpul necesar elaborarii preopunerii de
proiect este in functie de:
elaborarea planului de activitati;
elaborarea bugetului de proiect;
pregatirea anexelor cerute (statutul organizatiei coordonatorului de
proiect si al celorlalti parteneri, declaratia coordonatorului si
declaratiile de parteneriat, ultimele bilanturi/declaratii de solvabilitate,
CV–ul managerului de proiect si al altor persoane ce detin functii cheie
in realizarea proiectului, etc.);
culegerea tuturor semnaturilor solicitate, de la persoanele responsabile
din propria organizatie si din organizatiile partenere (in cazul in care
organizatia este mare si cu arborescenta ierarhica stufoasa, timpul
necesar obtinerii unei semnaturi poate fi indelungat si, astfel, poate
crea probleme);
redactarea si tehnoredactarea propunerii;
multiplicarea acesteia in numarul de copii specificat de institutia
donatoare;
trimiterea/depunerea propunerii de proiect.
21
Premisele proiectului
Este important sa se descrie cum organizatia – coordonator de proiect si
celelalte organizatii partenere s-au cunoscut si cum a aparut ideea de a
face un proiect comun.
Unii parteneri pot descrie cum au ajuns la o anumita experienta pe care
doresc sa o transfere celorlalti parteneri din proiect dar si altor grupuri
tinta.
Justificarea proiectului
22
Nu trebuie sa ne propunem multe obiective pe care s-ar putea sa nu le
indeplinim.
Trebuie sa evidentiati in descrierea obiectivului general al proiectului
dumneavoastra obiectivele specifice sau prioritatile programului de
finantare. Evaluatorului ii va fi mai usor sa urmareasca atingerea celor din
urma.
Rezultate
Impact
Rezultate concrete
Efectul de multiplicare
23
Rezultatele proiectului trebuie sa ajunga la cat mai multi beneficiari
posibili (ex.: rezultatele unui proiect pilot pot fi multiplicate prin aparitia
altor proiecte de acelasi fel).
Cand se prevede, de exemplu, instruirea personalului unor organizatii de
sprijin a mediului de afaceri este util sa se precizeze cum personalul
instruit va deveni la randul sau formator pentru a transfera experienta sa
altor persoane din cadrul unor firme sau din cadrul altor organizatii.
In cazul in care se realizeaza niste produse informationale specializate,
este util sa se explice cum se va organiza diseminarea acestora catre cei
interesati, astfel incat un numar cat mai mare de beneficiari sa poata
avea acces la ele.
Multiplicarea se poate realiza de catre grupurile de lucru din proiect, se
pot incheia parteneriate, prin prezentarea rezultatelor proiectului prin:
pagini web, filme documentare, workshopuri internationale, evenimente
regionale. Diseminarea rezultatelor proiectului se poate realiza prin:
conferinte de presa, mass media, publicitate.
Activitati
24
Pornind de la scopul si rezultatele pe care ni le-am propus sa le
realizam in cadrul unui proiect trebuie sa determinam activitatile si
componentele acestora (subactivitati) care conduc la obtinerea
rezultatelor. Totalitatea activitatilor reprezinta PLANUL DE ACTIUNE AL
PROIECTULUI.
Este important sa fiti creativi in descrierea activitatilor pentru care se cere
finantarea. Uneori, o descriere potrivita, permite ca anumite activitati
care la prima vedere sunt neeligibile sa fie finantate.
Activitatile trebuie sa aiba o ordine logica si sa existe o interdependenta
intre ele. Pentru fiecare activitate si subactivitate trebuie sa stabilim
necesarul de resurse, locul desfasurarii, durata si responsabilitatile
partenerilor. Fiecare activitate trebuie descrisa in detaliu pentru ca
institutia donatoare sa inteleaga exact ce avem de gand sa facem.
Elaborarea bugetului
25
In ghidul pus la dispozitie de finantator se specifica tipul de
cheltuieli si venituri eligibile, precum si ce trebuie avut in vedere pentru
elaborarea capitolelor de cheltuieli si a capitolelor de venituri ce rezulta
din activitatile proiectului.
26
O astfel de schema poate cuprinde urmatoarele elemente:
Costuri de pregatire a proiectului
Costuri de personal (resurse umane)
Ivestitii/echipamente
Costuri operationale
Costuri generale
Costuri de calatorii si diurna
Cheltuieli pentru publicatii si documentatie
Cheltuieli pentru seminarii si conferinte
Costuri externe (consultanti, studii etc).
Costurile de personal
27
Costurile de personal se refera la salariile si toate taxele platite
pentru membrii personalului pe statul de plata al organizatiei
coordonatoare si al partenerilor de proiect.
Aceste costuri pot include salariile brute la care se adauga toate
taxele legale si contributiile la buget pe care organizatia le plateste pentru
angajatul sau. Este important sa mentionam cu exactitate cifrele din
inregistrarile contabile intrucat, in multe cazuri, institutia donatoare poate
cere prezentarea dovezilor pentru plata salariilor si a contributiilor la
asigurarile sociale.
Managerul de proiect calculeaza costurile reale de personal aferente
proiectului prin multiplicarea unitatii de cost (de exemplu: costuri de
personal /ora sau zi) pentru fiecare membru al echipei cu numarul de ore
sau zile ce le va lucra in cadrul proiectului.
Este util sa mentionam in propunere ce tip de specialisti sau functii sunt
necesare pentru a se realiza proiectul si sa calculam sumele alocate. Daca
au fost deja alese persoanele este bine sa se scrie numele lor (uneori este
obligatoriu), inclusiv, sa se prezinte CV-urile lor.
Costurile de personal pentru echipa ce nu este platita direct de
organizatia-coordonator de proiect si de organizatiile partenere ar putea
sa fie eligibile in cadrul acestui capitol de costuri. Acest lucru inseamna ca
toate facturile platite unei firme de resurse umane, care are drept
angajati persoane ce muncesc temporar pentru organizatia
coordonatorului de proiect sau a partenerilor, pot fi incluse la capitolul
costuri externe.
Costurile de personal nu trebuie sa le depaseasca pe cele general
acceptate de piata in cauza si nici pe cele practicate de organizatia -
coordonator sau partener de proiect.
Investitii/echipamente
Multe programe permit coordonatorului de proiect si organizatiilor
partenere sa cumpere echipamentele pe care le considera necesare
pentru proiect (ex : calculatoare, mobila de birou, fotocopiator etc.).
Unele programe permit sa se includa si cheltuieli pentru renovarea
unui spatiu corespunzator nevoilor proiectului.
28
Achizitionarea de cladiri si terenuri este, de obicei, neeligibila.
Alte categorii de cheltuieli (de ex : achizitionarea de patente,
licente) pot fi de regula eligibile. Ele trebuie indicate chiar din propunerea
de proiect sau aprobate ulterior de institutia donatoare in timpul derularii
proiectului.
In elaborarea bugetului si, mai tarziu, in cadrul punerii in aplicare a
proiectului si in faza de raportare, trebuie sa se tina seama de faptul ca
echipamentele trebuie sa aiba, de exemplu, certificate de origine din
statele membre UE sau tarile candidate.
Costuri operationale
Aceste costuri sunt legate de consumabilele/materiile prime, etc.,
absolut necesare in executarea proiectului (de exemplu: hartie pentru
multiplicare, telefoane, internet, costuri postale, carti de vizita, tiparirea
de coli cu antet).
Costuri administrative
Costurile administrative includ:
cheltuieli generale pentru spatiile folosite, fie pentru coordonare si
administrare, fie pentru derularea celorlate activitati adiacente
proiectului (de exemplu: chirie, incalzire, iluminat, intretinere si
curatenie);
costuri facute de organizatie in mod obisnuit si care nu pot fi
identificate distinct ca fiind legate de proiect (de exemplu: telefon si
fax, costuri postale, asigurari etc).
Aceste costuri pot fi justificate facand uz de sistemul de
contabilitate in vigoare, prin inregistrarile contabile tinute de organizatiile
coordonatorului de proiect si partenere.
29
Beneficiarul este de obicei obligat sa cumpere biletul de calatorie cu
avionul la clasa economic. In cazul deplasarilor in strainatate se
mentioneaza in ghid alocatia maxima zilnica - diurna (cazare la hotel,
mese, transport in localitate, etc.).
Pregatirea anexelor
De obicei institutia donatoare va cere de la solicitantii unei finantari sa
includa anumite documente ca anexe la propunerea de proiect.
Astfel de anexe pot fi:
Matricea cadrul logic (schema proiectului);
Exprimarea interesului din partea organizatiilor partenere;
Statutul organizatiei care si-a asumat rolul de coordonator
de proiect;
30
In cazul firmelor, copie dupa certificatul de inregistrare de
la Registrul Comertului;
CV-urile managerului de proiect, expertilor, consultantilor;
Copii dupa bilanturile contabile sau alte documente
financiare pe ultimii 3 ani, din care sa rezulte ca
organizatiile partenere sunt solvabile etc.
Una dintre anexele cu foarte mare importanta este matricea cadru logic.
Ea reprezinta o metoda de prezentare a continutului unui proiect intr-un
mod in care este posibila stabilirea logica si sistematica a obiectivelor
proiectului. Continutul matricei carul logic si al cererii de finantare sunt
strans legate, de aceea va recomandam ca, atunci cand pregatiti o cerere
de finantare sa verificati corelatiile intre aceste documente.
Matricea cadru logic se elaboreaza in faza de pregatire a proiectului (chiar
inaintea conceperii lui), dar este utilizata si joaca un rol important si in
toate celelalte faze ale proiectului (inclusiv in implementare si evaluare).
In faza de pregatire, matricea va fi mai concisa. In timpul implementarii
ea va fi dezvoltata treptat iar elementele sale vor fi mai detaliate (de
exemplu: activitati, indicatori).
Matricea cadru logic constituie si punctul de plecare in dezvoltarea altor
instrumente ca:
Bugetul detaliat;
Alocarea responsabilitatilor;
Planul de implementare;
Planul de monitorizare.
31
Trimiterea/depunerea propunerii de proiect
32
CAPITOLUL III
MANAGEMENTUL PROIECTELOR
33
3.2. Ciclul de viaţă al proiectului
34
În concluzie procesul de elaborare a unei cereri de finanţare cuprinde la
rândul ei 5 etape esenţiale :
a) identificarea problemei;
b) stabilirea elementelor esenţiale ale proiectului;
c) cercetarea pieţei finanţatorilor şi stabilirea finanţatorului căruia
urmează să ne adresăm cererea de finanţare;
d) redactarea cererii de finanţare;
e) elementele secundare ale proiectului.
MANAGERUL DE PROIECT
Managementul proiectelor se concentrează cu precădere asupra declanşării
şi susţinerii schimbării. Resursele sunt atrase şi utilizate după necesităţi.
Managerul de proiect are foarte puţin timp liber de a echilibra factorii
utilizaţi, deoarece un proiect este prestabilit în limite fixe, are un termen
finit, are o durată, un cost şi rezultate prestabilite.
Managerii de proiect trebuie să manifeste în activitatea lor foarte multă
concentrare. Un manager de proiect are foarte puţine şanse de corectare a
greşelii. Marea majoritate a managerilor sunt specializaţi într-un anumit
domeniu. Ei conduc un compartiment sau o unitate organizatorică destinată
unei funcţiuni. În schimb, managerul de proiect este un generalist, un om
care facilitează activităţile din cadrul proiectului şi ia decizii în limita
proiectului. Foarte rar, managerii de proiect sunt puternic specializaţi într-
36
un anumit domeniu. Ei au rolul de a-i coordona pe alţi specialişti şi de a
facilita contribuţia fiecăruia la realizarea proiectului.
Managerii de proiect trebuie să organizeze, să planifice, să coordoneze
activităţi din cadrul proiectului într-un mod diferit de activităţile de zi cu zi
ale managerului unei firme.
Conducerea unui proiect solicită din partea managerului de proiect un set
divers şi unic de calităţi şi competenţe.
Calităţi:
37
sa gaseasca solutiile potrivite pentru rezolvarea problemelor ivite in
timpul derularii proiectului.
ECHIPA DE PROIECT
Termenul de echipă este un termen comun, înţeles în diverse sensuri.
Dex – termenul de echipă de proiect reprezintă un grup de oameni aflaţi sub
conducerea unui şef care îndeplineşte în acelaşi timp o muncă sau o acţiune
comună.
Conducerea echipei este mai puţin formală. Şedinţele echipei iau forma unor
dezbateri libere, deschise, concentrate pe soluţionarea problemelor.
Echipele sunt des utilizate în cadrul proiectelor deoarece echipa reprezintă
unul din cele mai flexibile şi eficiente mijloace de a conferi angajaţilor
libertate de acţiune şi de a-i responsabiliza.
38
majoritate a specialiştilor recomandă ca numărul membrilor echipei să nu
depăşească 10 persoane. Acesta nu este un număr universal valabil pentru
orice proiect. În cazul proiectelor în care implicarea şi participarea activă a
angajaţilor este foarte importantă, numărul membrilor echipei trebuie
limitat la 5-7 persoane. Dacă dorim să exploatăm la maxim eforturile şi
creativitatea membrilor, atunci echipa nu trebuie să depăşească 6-8
persoane.
În cazul proiectelor cu un număr mare de persoane implicate, pot sau
trebuie să fie organizate mai multe echipe satelit, coordonate de o echipă
principală al cărui rol esenţial este să asigure o coordonare eficientă între
toate echipele satelit. Numărul persoanelor incluse în echipă nu reprezintă
singurul factor important în organizarea echipei. Este importantă şi
componenţa acesteia. Membrii unei echipe sunt diferiţi, oamenii au
comportamente, credinţe şi forme de comunicare diferite. Unii oameni sunt
compatibili între ei, alţii nu. Toată această diversitate face dificilă alegerea
membrilor potriviţi pentru a forma o echipă. Alegerea membrilor nepotriviţi
poate genera conflicte. Chiar dacă componenţa este la început adecvată, ea
nu va fi ferită de dificultăţi. Managerii nu au libertatea de a alege membrii
echipei de proiect. Ei pot moşteni echipa de la managerul unui proiect
anterior sau pot primi componenţa acesteia de la managerul general. Există
situaţii când membrii echipei sunt rude cu managerul de proiect sau sunt
persoane ce s-au oferit voluntar.
39
Pentru formarea unei echipe de succes, managerii trebuie să alcătuiască
câteva criterii de includere în echipă:
persoanele atrase în echipă trebuie să ţină deţină calităţi funcţionale
necesare ;
persoanele atrase în echipă trebuie să demonstreze capacitatea lor de
a coopera cu ceilalţi în adoptarea deciziilor şi soluţionarea
problemelor;
să aiba capacitatea de a se integra rapid în echipă.
A identifica persoanele care îndeplinesc cerinţele necesare nu este o sarcină
uşoară. Pentru aceasta managerii trebuie să utilizeze toate informaţiile
aflate la dispoziţie. Trebuie să afle care a fost comportamentul persoanelor
în alte echipe, care a fost randamentul lor în cadrul programelor de
perfecţionare şi pregătire, care este opinia actualilor sau foştilor şefi cu
privire la activitatea acestor persoane. Se pot utiliza şi chestionare.
40
Monitorizati in permanenta proiectul si actualizati planul.
La ce serveste monitorizarea
41
Concluziile obţinute în urma evaluării trebuie să fie clar prezentate pentru ca
utilitatea lor să fie maximă. Se va găsi un echilibru între furnizarea unui
volum prea mic sau prea mare de informaţii.
42
flexibilitate – nu există sisteme de control general valabile pentru toate
proiectele. Fiecare sistem de control trebuie adaptat în funcţie de
amploarea, de natura proiectului.
Măsurarea performanţelor
Dacă dorim să menţinem proiectul în limitele planului de execuţie stabilit, a
sferei de activităţi stabilite şi a criteriilor stabilite, trebuie să stabilim o
procedură de măsurare a parametrilor de interes. Dacă rezultatele
activităţilor prestate sunt măsurabile, progresul în realizarea activităţii e
măsurabil mai uşor. Atunci când procesul de muncă are un caracter
intelectual, măsurarea devine imposibilă.
43
rapiditatea – rapiditatea unui sistem de măsură trebuie interpretată în raport
cu viteza schimbărilor. Măsurătorile trebuie să fie foarte precise pentru a fi
utile şi rapide, pentru ca deciziile adoptate în baza lor să fie oportune.
Trebuie să precizăm:
În utilizarea acestor parametrii trebuie să manifestăm precauţie. De ex.: când
solicităm oamenilor să lucreze mai repede, aceştia pot realiza o muncă de
proastă calitate.
Satisfacerea consumatorului este un indicativ util cu condiţia să dispunem de
informaţiile necesare pentru a-l determina. Succesul unui proiect depinde de
satisfacţia consumatorului cu privire la rezultatele proiectului. Este un factor
subiectiv.
44
Sistemul de raportare a situaţiei proiectului
Se concretizează într-un ansamblu de activităţi prin care se urmăreşte
starea fiecărui proiect într-un anumit moment. Cunoaşterea şi raportarea
stării proiectului se face în şedinţe de analiză a situaţiei proiectului.
Principalele probleme care se dezbat:
Raportarea narativa
45
verificare, chiar si dupa incheierea perioadei de finantare, pe intreaga
perioada ce este mentionata in contractul/acordul de finantare.
Raportarea financiara
Un element foarte important in cadrul bugetului efectiv este rata de schimb
la care se raporteaza cheltuiala. In multe cazuri rata nu este cea a Bancii
Nationale din tara in care s-a efectuata cheltuiala De exemplu, Comisia
Europeana afiseaza pe internet la adresa :
http://europa.eu.int./comm/budget/inforeuro/en/index.htm rata de schimb
intre euro si alte monede, care poate fi indicata in contractele de finantare
ca rata luata in calcul pentru raportarea financiara.
Cand coordonatorul de proiect prezinta raportul financiar este important sa
se verifice cofinantarea. Aceasta inseamna ca pentru fiecare categorie de
cost trebuie sa se verifice cat a fost cofinantat si daca procentul este cel
aprobat prin acordul de finantare.
Rapoartele financiare, fie ca sunt intermediare sau finale trebuie insotite de
documente justificative (copii dupa facturi, chitante fiscale, bonuri de plata,
buletine de schimb valutar, certificate de origine a marfurilor etc).
Ca si in cazul rapoartelor narative, de regula, institutia donatoare solicita
copii ale documentelor, dar oricand in timpul derularii proiectului sau pe o
perioada specificata in contractul de finantare, dupa incetarea finantarii,
poate solicita consultarea acestor documente.
In cazul finantarilor nerambursabile ale Comunitatilor Europene acest
termen este de 5 ani de la incetarea contractului de finantare.
46
Etapa finală a proiectului reprezintă o piatră de încercare pentru managerii
de proiect. Din anumite puncte de vedere, dificultăţile cu care se confruntă
managerii sunt mai mari decât cele întâlnite în alte faze ale ciclului
proiectului.
47
Este posibil ca institutia donatoare sa ceara la sfarsitul perioadei de
derulare a proiectului sa se faca un audit extern a tuturor cheltuielilor ce au
fost declarate.
48
CAPITOLUL IV
FINANTAREA NERAMBURSABILA. COFINANTAREA
49
rezolvarii unor situatii exceptionale in care statul beneficiar al acestui
ajutor nu are expertiza sau resursele umane si materiale necesare
pentru a incerca o rezolvare eficienta pe cont propriu.
Din acest motiv, resursele financiare propriu-zise sunt insotite de o
intreaga metodologie specifica care trebuie respectata in procesul de
acordare a finantarilor si prin care se urmareste implementarea unor
elemente de filosofie sociala care si-au dovedit validitatea in situatii
similare intalnite in alte state.
50
intervalul de timp pentru care se asigura finantarea pentru
proiectele castigatoare (de exemplu, durata activitatii trebuie sa nu
depaseasca 6, 12, sau 18 luni sau/si activitatile pot fi finantate
numai pana la o anumita data calendaristica) si o cerere de
finantare (de regula sub forma unui formular standardizat); in cazul
anumitor programe de finantare, pachetul informativ include si alte
documente (modelul de plan de afaceri acceptat de finantator,
niveluri maxime acceptate pentru cheltuielile de natura diurnelor
etc.).
Solicitantii depun proiectele de activitati pentru care solicita
finantari nerambursabile realizate in conformitate cu conditiile
prezentate in ghidul programului.
C. Dupa expirarea perioadei de timp in care pot fi depuse proiectele,
acestea sunt evaluate de catre comisia de evaluare constituita in
etapa intai, fiecarui proiect fiindu-i acordat un anumit punctaj,
functie de lista de criterii utilizata de comisie (criterii prezentate
solicitantilor, de regula, in cadrul pachetului informativ).
Proiectele sunt apoi ierarhizate descrescator in functie de punctajul
obtinut, fiind declarate castigatoare proiectele care au obtinut
punctajele cele mai mari si care solicita, in total, o suma mai mica
sau egala cu bugetul total oferit de finantator pentru programul de
finantare respectiv.
D. Cea de-a patra etapa este reprezentata de perioada de
implementare a proiectelor pentru care a fost obtinuta finantarea
nerambursabila.
E. Etapa finala este cea de evaluare.
51
4.4. Ce este un grant?
Grantul reprezinta suma de bani acordata drept finantare
nerambursabila pentru indeplinire unui scop anume.
52
In situatia in care exista alti finantatori, acestia constituie nu
numai o garantie a posibilitatilor de functionare si extindere a
proiectului, dar chiar a viabilitatii sale, deoarece intereseaza mai multe
categorii de persoane.
Finantatorii care sunt solicitati sa cofinanteze un proiect vor
trebui selectati in asa fel incat politicile lor sa coincida, pe cat posibil, cu
cele ale finantatorului principal.
53
C. Selectati cu atentie organizatiile care pot indeplini aceste conditii si
care raspund criteriilor de eligibilitate din ghidul programului
(ghidul solicitantului etc.) alegand, in masura posibilului, parteneri
cu care ati avut colaborari anterioare cat mai reusite - pe care va
trebui sa le prezentati pe scurt in proiect - si cu care sunteti cat
mai siguri ca puteti colabora si in activitatile pentru care solicitati
finantare. Partenerii participanti in proiect trebuie sa participe
inclusiv la realizarea proiectului care va participa la licitatie.
54
avuta in vedere de la inceput in planificarea realizarii proiectului,
tinand cont de faptul ca serviciile de curierat (Posta Romana sau
firmele private) au nevoie de cel putin 24 de ore pentru transportul
coletelor intre localitati aflate in judete diferite.
E. Analizati rezultatul licitatiei, comunicat de finantator fiecarui
solicitant in parte. Pentru proiectele castigatoare, urmeaza
implementarea propriu-zisa a proiectului, prin semnarea
contractului de finantare intre finantator si solicitantul care a depus
proiectul castigator. Pentru proiectele necastigatoare, este
momentul analizei punctajului obtinut de proiect, etapa esentiala in
cazul in care intentionati sa depuneti un alt proiect. Intre anumite
limite, aceste concluzii sunt utile si atunci cand sunteti interesat
ulterior de un alt program de finantare, chiar oferit de alt
finantator.
Aici mai pot fi adaugate cateva sfaturi utile:
1. Acordati tot timpul necesar pentru realizarea proiectului de
finantare.
De regula, in faza de inceput a proiectului este posibila aparitia
unor situatii de subapreciere a efortului necesar, inclusiv ca urmare
a capacitatii reduse de identificare clara si completa a tuturor
informatiilor si documentelor necesare si utile pentru proiect.
In plus, licitatiile de proiecte sunt lansate, uneori, cu putin timp
inainte de termenul limita de depunere a proiectelor, iar
centralizarea informatiilor necesare poate solicita un volum de
munca suficient de mare pentru a justifica acordarea unui interval
important de timp pentru realizarea proiectului.
2. Porniti de la o idee de activitate identificata in prealabil ca fiind
necesara pentru dumneavoastra (achizitia unui echipament mai
performant, dezvoltarea unor activitati existente, initierea de noi
activitati etc.) si care poate fi adaptata pentru cerintele specifice
ale finantatorului, in loc de a imagina o activitate pornind de la
cerintele ghidului de finantare. Astfel, veti economisi din timpul si
efortul uman necesar pentru documentarea activitatii vizate care,
fiind bine cunoscuta de dumneavoastra, poate fi prezentata si
argumentata complet si convingator.
55
3. Stabiliti o persoana care sa aiba in responsabilitate realizarea
proiectului de finantare si un grup de colaboratori - in particular o
persoana pentru legatura cu partenerul/partenerii din cadrul
proiectului (de regula, este nevoie de mai multe persoane pentru a
aduna in timp util toate informatiile necesare).
4. Acumulati din timp toate informatiile semnificative care pot
argumenta avantajele proiectului realizat de dumneavoastra.
5. Clarificati in detaliu care sunt informatiile solicitate in cadrul cererii
de finantare, inclusiv prin realizarea unor contacte si discutii cu
persoanele special desemnate in acest scop de catre finantator.
56
la solicitarea de fonduri suplimentare peste cele aprobate, de multe
ori echivalenta cu anularea proiectului, fie la solicitari de modificare
a bugetului, acceptate de finantatori in mod exceptional si doar
intre anumite limite.
B. Nu supradimensionati cheltuielile peste strictul necesar.
Rezervele pentru situatii neprevazute, atunci cand pot fi incluse in
buget, au limite maxime acceptate de finantator.
In afara de cheltuielile strict necesare, finantatorii nu sunt dispusi
sa finanteze decat cheltuieli derivate sau legate de functionarea
programului de finantare in ansamblu - cheltuieli de publicitate ale
fiecarui proiect, cheltuieli de evaluare periodica a stadiului
implementarii fiecarui proiect castigator etc., iar finantatorul nu
ezita sa solicite modificarea bugetului atunci cand considera
nejustificat de mari anumite cheltuieli (un posibil efect secundar al
acestor modificari poate fi diminuarea contributiei proprii a
solicitantului pana la un nivel la care proiectul devine neeligibil) sau
decide sa acorde o suma mai mica decat cea solicitata initial prin
proiect.
C. Nu va stabiliti ca obiectiv solicitarea sumei maxime pe care o ofera
finantatorul unui proiect. Pentru ca organizatia dumneavoastra sa
obtina sume mai mari sub forma de finantari nerambursabile,
depuneti mai multe proiecte, in cadrul aceluiasi program de
finantare (dar pentru alte proiecte) sau in cadrul altor programe
(totusi, finantatorii nu acorda sume pentru activitati care sunt
finantate in paralel din sumele obtinute de la alt finantator sau din
sursele solicitantului).
D. Asigurati co-finantarea (contributia proprie), dovedind cu
documente ca dispuneti de bunurile materiale si personalul (asa-
numita "contributie in natura") precum si de resursele financiare
care reprezinta, ca valoare totala in bugetul proiectului, cel putin
procentul minim solicitat de finantator. Incercati sa asigurati un
nivel al acestei co-finantari mai mare decat procentul minim
solicitat; o contributie proprie mai mare poate indica finantatorului
interesul si seriozitatea cu care solicitantul trateaza activitatile din
proiect (solicitantul este dispus sa riste o parte mai mare din
57
propriile resurse in proiect) si asigura o marja de siguranta in cazul
cand bugetul trebuie modificat la solicitarea finantatorului.
E. Este posibil ca proiectul sa inceapa inainte ca suma oferita de
finantator (de regula, aceasta suma se acorda in mai multe transe)
sa soseasca. Contributia proprie a solicitantului trebuie sa poata
acoperi cheltuielile de functionare ale proiectului in aceasta
perioada.
F. Tineti cont de faptul ca intregul proces de evaluare a proiectelor
participante la licitatie, incheiere a contractelor de finantare si
incepere efectiva a finantarii prin acordarea sumei solicitate
dureaza cateva luni. Acest interval poate influenta unele categorii
de cheltuieli; estimarea eventualelor venituri aduse de proiect
trebuie sa tina cont de modificarea conjuncturii economice care
poate interveni in aceasta perioada.
G. Finantatorul aminteste, uneori, in cadrul prezentarii proiectului
posibilitatea solicitantilor de a achizitiona pentru proiect
echipamente din tara de origine a finantatorului.
Este recomandat sa apelati la aceasta solutie atunci cand dispuneti
de oferte competitive.
58
E. Finantatorul poate efectua verificari la locul de desfasurare a
proiectului; informatiile obtinute astfel vor fi utilizate in evaluarea
proiectului.
F. Dupa finalul proiectului, se realizeaza evaluarea finala a acestuia;
la aceasta activitate participa atat beneficiarul cat si finantatorul.
59
Ce relatii trebuie sa am cu finantatorul?
In principiu, respectati un model de buna practica caracterizat de:
1. transparenta;
2. schimb permanent de informatii cu finantatorul;
3. respectarea regulilor stabilite de finantator.
4.7. Cofinantarea
Definitie
Partea de finantare care trebuie asigurata de fiecare dintre partile implicate
intr-un contract de finantare (finantator, respectiv solicitant si parteneri), in
cazul unui contract de finantare nerambursabila.
60
CAPITOLUL V
INSTRUMENTE FINANCIARE EUROPENE
Fondurile Structurale
61
Fondul Social European (European Social Fund - ESF) a fost infiintat in
1958. In scopul de a intari coeziunea economica si sociala si de a contribui la
implementarea “Strategiei europene privind ocuparea fortei de munca”, ESF
are ca sarcina imbunatatirea oportunitatilor de angajare pentru someri si
muncitori in Piata Unica, prin cresterea mobilitatii lor si prin facilitarea adaptarii
la schimbarile industriale, in particular prin instruire vocationala si reinstruire,
precum si prin sistemele de recrutare.
62
Fondul de Coeziune
Obiective prioritare
Pentru a facilita impactul maxim si a asigura cele mai bune rezultate posibile,
94% din finantarea structurala pentru perioada de programare 2007-2013 este
concentrata pe trei obiective prioritare. Doua din acestea sunt “teritoriale”,
adica bazate pe regiuni, in timp ce al treilea este orizontal si focalizat pe
resurse umane.
63
finantat de doua fonduri, ERDF si ESF, si primeste 11,5% din totalul lor,
inclusiv fonduri pentru sustinerea tranzitiei (dedicate zonelor
care nu mai sunt eligibile pentru fondurile structurale – chiar daca au fost in
perioada anterioara: pentru aceste zone fondurile nu dispar dintr-o data, ele
pot beneficia de o iesire treptata, datorita alocarilor speciale din cadrul
fondurilor structurale pentru “faza de iesire”).
64
EAGGF
ERDF ESF Sectiunea FIFG
Orientare
Obiectivul 1
Obiectivul 2
Obiectivul 3
65
Leader+, finantat de EAGGF Sectiunea Orientare, sprijina dezvoltarea
capacitatilor actorilor locali din zonele rurale si incurajeaza introducerea de
strategii integrate de dezvoltare rurala durabila.
EAGGF
ERDF ESF Sectiunea FIFG
Orientare
Interreg III
Urban II
Leader+
Equal
66
Alte actiuni inovative sunt derulate pentru ocuparea fortei de munca si pentru
instruire (finantate de ESF) si in sectorul pescuit (finantate de FIFG).
EAGGF
ERDF ESF Sectiunea FIFG
Orientare
Actiuni
inovative
Prioritati orizontale
Procesul de programare
68
Statele Membre poarta principala responsabilitate pentru dezvoltarea zonelor
in dificultate. Uniunea le ajuta sa obtina mai mult si sa atinga rezultate mai
bune decat ar putea daca ar actiona pe cont propriu. Aceasta
este adevarata valoare adaugata a Fondurilor Structurale.
Diferitele etape, programarea in timp si cerintele pentru toti cei implicati in
procesul de programare sunt fixate de Reglementarile Generale privind
Fondurile Structurale, ulterior analizate si integrate in Vademecum-ul
Fondurilor Structurale.
69
- Un plan de finantare indicativ, specificand alocarea anuala pentru fiecare
fond;
- Prevederi pentru implementare, inclusiv nominalizarea autoritatii de
management si aranjamentele pentru implicarea partenerilor in comitetele de
monitorizare;
- Informatii asupra metodelor de monitorizare si evaluare si prevederi
financiare;
- O verificare ex-ante a aditionalitatii si transparentei fluxurilor financiare.
70
5.6. Procesul de implementare
Beneficiari tinta
Experienta arata ca politica regionala poate fi de succes numai daca isi
concentreaza eforturile intr-un numar limitat de zone si asupra unor grupuri
sociale dezavantajate moderat de largi.
71
Diferitele grupuri de beneficiari identificate in cadrul Fondurilor Structurale sunt
detaliate in continuare.
Regiuni al caror PIB pe locuitor este sub 90% din media Comunitatii: sunt
eligibile pentru sprijinul Fondului de Coeziune.
72
si pentru promovarea produselor locale. In plus, programul Leader + sprijina
proiectele rurale inovative organizate de grupuri de populatie locala.
73
Fondurile Structurale si Fondul de Coeziune
Rezerva de performanta
In scopul de a imbunatati performanta programului, 4% din fiecare alocare
nationala este tinuta in rezerva la inceputul perioadei de programare. Cu
ocazia revizuirii de la mijlocul perioadei, Comisia, in stransa cooperare cu
74
Statele Membre, va aloca rezerva la acele programe care au rezultate mai
bune. De aceea, o serie de indicatori cuantificabili, definiti de Statele Membre,
vor fi folositi pentru a masura eficienta, managementul si implementarea
financiara a tuturor programelor, masurand rezultatele la jumatatea perioadei,
in functie de tintele specifice initiale. Detalii pot fi gasite in documentul
metodologic de lucru “Implementarea rezervei de performanta”.
75
CAPITOLUL VI
76
Pentru a afla in mod concret daca puteti solicita , trebuie identificat in ce
program operational se incadreaza proiectul pe care vreti sa-l realizati. Al
doilea pas este identificarea Axei Prioritare, Domeniului Major de Interventie si
Operatiunii unde se incadreaza proiectul dumneavoastra in Programul
Complement al Programului Operational identificat initial. In aceeasi sectiune a
programului complement veti gasi si plafoanele minime si maxime.
77
2015, la integrarea durabilă pe piaţa muncii a 900.000 de persoane.
Obiective specifice:
78
întreprinderilor
3.1 Promovarea culturii antreprenoriale
3.2 Formare şi sprijin pentru întreprinderi şi angajaţi pentru promovarea
adaptabilităţii
3.3 Dezvoltarea parteneriatelor şi încurajarea iniţiativelor pentru partenerilor
sociali şi societăţii civile
Obiective specifice:
79
Consolidarea şi dezvoltarea sectorului productiv
Constituirea unui mediu favorabil dezvoltării întreprinderilor
Creşterea capacităţii C&D şi stimularea cooperării între instituţii de CDI şi
sectorul productiv
Valorificarea potenţialului TIC şi aplicarea acestuia în sectorul public
(administraţie) şi cel privat (cetăţeni, întreprinderi)
Creşterea eficientei energetice şi dezvoltarea durabilă a sistemului
energetic promovarea surselor regenerabile de energie
Promovarea potenţialului turismului romanesc
80
4.1 Îmbunătăţirea eficienţei energetice
4.2 Valorificarea resurselor regenerabile de energie
4.3 Reducerea impactului negativ asupra mediului al funcţionării sistemului
energetic
Obiectivele specifice
Promovarea circulaţiei internaţionale şi de tranzit a persoanelor şi
bunurilor în România prin asigurarea de conexiuni pentru portul
Constanţa, precum şi creşterea tranzitului dinspre UE către Sud prin
modernizarea şi dezvoltarea axelor prioritare TEN-T relevante, cu
aplicarea măsurilor necesare în domeniul mediului înconjurător.
Promovarea circulaţiei eficiente a persoanelor şi bunurilor între regiunile
României şi transferul acestora din interiorul ţării către axele prioritare
prin modernizarea şi dezvoltarea reţelelor naţionale şi TEN-T în
conformitate cu principiile dezvoltării durabile;
Promovarea dezvoltării unui sistem de transport echilibrat în ceea ce
priveşte toate modurile de transport, prin încurajarea dezvoltării
sectoarelor feroviar, naval şi inter-modal;
81
Sprijinirea dezvoltării transportului durabil, prin minimizarea efectelor
adverse ale transportului asupra mediului şi prin îmbunătăţirea siguranţei
traficului şi a sănătăţii umane.
82
controlului POST.
5.2. Sprijinirea activităţilor de informare şi publicitate privind POST
Obiectivele specifice
Îmbunătăţirea calităţii şi a accesului la infrastructura de apă şi apă uzată,
prin asigurarea serviciilor de alimentare cu apă şi canalizare în
majoritatea zonelor urbane până în 2015.
Dezvoltarea sistemelor durabile de management al deşeurilor , prin
îmbunătăţirea managementului deşeurilor şi reducerea numărului de
zone poluate istoric în minimum 30 de judeţe până în 2015.
Reducerea impactului negativ cauzat de sistemele de încălzire urbană în
cele mai poluate localităţi până în 2015.
Protecţia şi îmbunătăţirea biodiversităţii şi a patrimoniului natural prin
sprijinirea managementului ariilor protejate, inclusiv prin implementarea
reţelei Natura 2000.
Reducerea riscului de producere a dezastrelor naturale cu efect asupra
populaţiei, prin implementarea măsurilor preventive în cele mai
vulnerabile zone până în 2015.
Obiective specifice:
Îmbunătăţirea gradului general de atractivitate şi accesibilitate a
regiunilor
Creşterea competitivităţii regiunilor ca locaţii pentru afaceri
85
Valorificarea potenţialului turistic, istoric şi cultural al regiunilor şi
creşterea contribuţiei acestor domenii la dezvoltarea regiunilor
Creşterea rolului economic şi social al centrelor urbane
86
5.1 Planuri integrate de dezvoltare urbană
GLOSAR DE TERMENI
Abordarea integrata
Examinarea continua a unui proiect in toate fazele ciclului proiectului pentru
87
a se asigura relevanta sa, fezabilitatea si durabilitatea.
Acordul de finantare
Documentul semnat intre Comisia Europeana si tara partenera sau tarile
Partenere ca urmare a unei decizii de finantare. Reprezinta angajamentul
formal al Uniunii Europene si tara partenera de a finanta masurile descrise
Aceasta include o decriere a respectivului proiect sau program de finantare.
Activitati
Actiunile (si mijloacele) care trebuie intreprinse/asigurate pentru a
Materializa rezultatele. Ele sunt un rezumat a ceea ce trebuie sa se faca prin
proiect.
Analiza obiectivelor
Identificarea si verificarea beneficiilor dorite, prioritare pentru beneficiari.
Din analiza obiectivelor rezulta arborelel obiectivelor/ierarhia obiectivelor.
Analiza cost-beneficii
Evaluare care compara costurile si beneficiile unui proiect. Se foloseste
adesea pentru evaluarea proiectelor din sectorul public, pentru care se face
o incercare de cuantificare a beneficiilor sociale si economice.
Analiza de risc
Metoda de evaluare a probabilitatii de aparitie a unor factori care sa
impiedice obtinerea rezultatelor urmarite prin implementarea unor
proiecte/actiuni.
Asistenta tehnica
Metoda de utilizare a cunostintelor in sprijinul cresterii nivelului de expertiza al
beneficiarilor de finantare si al finantatorilor unui proiect. Poate consta in:
identificarea si punerea la dispozitia participantilor in proiect a informatiilor
privind cele mai bune practici dintr-un anumit domeniu.
88
Asigurarea continuitatii proiectului/Durabilitate
Probabilitate ca beneficiile produse de proiect sa continue dupa ce se incheie
perioada de contributia financiara externa.
Beneficiari
Beneficiarii sunt cei care, intr-un mod sau altul, profita de pe urma punerii in
aplicare a proiectului. Se va face dictinctie intre:
partenerii de proiect/beneficiarii directi: sunt cei care sunt sustinuti
prin fondurile Comisiei Europene pentru a concepe, a gira si a pune in
aplicare un proiect. In general, este vorba despre ministere, agentii,
organisme etc. de punere in aplicare a proiectelor;
beneficiarii intermediari: sunt cei care sunt sustinuti in cadrul
proiectului pentru a presta mai bine serviciile catre grupul/grupurile
tinta;
grupul/grupurile tinta: grupul/entitatea care va fi afectata in mod
pozitiv la nivelul obiectivului specific al proiectului cu care se va lucra;
Bugetul proiectului
In sens mai larg, bugetul de proiect poate fi privit ca o planificare a
proiectului din punct de vedere financiar. Pregatirea unui buget detaliat si
realist permite o imagine clara a resurselor necesare atingerii obiectivelor
proiectului. El reprezinta si un important instrument de control al resurselor
financiare ale proiectului.
Etape in realizarea bugetului:
• planificarea activitatilor proiectului
• estimarea cheltuielilor in detaliu, pentru fiecare activitate si
subactivitate
• estimarea potentialelor surse de venituri
• reconcilierea diferentelor dintre cheltuieli si venturi
• fluxul de numerar (bani pentru efecturea platilor- sume, perioade)
• aprobarea bugetului
• stabilirea unor proceduri de supraveghere permanenta a costurilor
comparativ cu bugetul, dupa inceperea proiectului
89
• revizuirea si actualizarea periodica a bugetului. Bugetul trebuie sa
corespunda cu cel inscris in contractul de finantare.
Tipuri de buget:
• Buget pe categorii de cheltuieli - grupeaza veniturile si cheltuielile pe
categorii
• Buget pe categorii de cheltuieli si activitati - grupeaza cheltuielile pa
categorii si pe activitati, in cadrul aceluiasi proiect. Este tipul de buget cu care
se opereaza atunci cand se elaboreaza bugetul unui proiect.
• Buget pe surse - grupeaza cheltuielile pe categorii si pe surse de
finantare care participa cu fonduri. Acest tip de buget reprezinta de obicei,
forma sub care bugetul i se prezinta finantatorului caruia i se solicita fonduri,
avand in vedere faptul ca orice finantator doreste sa stie cine mai sustine din
punct de vedere financiar proiectul respectiv si in ce masura. Daca se doreste o
detaliere privind modul in care s-a ajuns sa se prevada sumele aferente
fiecarui tip de cheltuiala, se poate atasa si bugetul pe activitati.
Cerere de oferte
Invitatie publica pentru intocmirea si depunerea de proiecte pentru a fi
finantate din fonduri ale Uniunii Europene sau fonduri de la bugetul de stat.
Este lansata de Autoritatea Contractanta si adresata unei categorii de
solicitanti clar definite.
Comisia Europeana
Comisia Europeana este un organ cu atributii de initiativa, implementare,
gestionare si control al politicilor comunitare. Este gardianul Tratatelor si
expresia intereselor Comunitatii. Comisia este numita pentru un mandat de
cinci ani, cu acordul statelor membre, dupa aprobare din partea
90
Parlamentului European, in fata caruia raspunde. Membrii Comisiei sunt
asistati de o administratie formata din directii generale si departamente
specializate, personalul acestora activand in
principal in Bruxelles si Luxemburg.
Contributie in natura
Contributie la finantarea proiectului reprezentata de cladiri, echipamente,
munca voluntara, alte bunuri sau servicii a caror valoare poate fi evaluata.
Contributia apartine solicitantilor de finantari nerambursabile.
Contributie proprie
Completarea adusa de beneficiar din surse proprii, la finantarea primita. Un
proiect poate fi finantat doar in parte de Autoritatea Contractanta,
beneficiarul avand obligatia sa asigure o contributie proprie.
Controlul financiar
Procedura aflata in responsabilitatea autoritatii nationale de control financiar
competente (Curtea de Conturi), ce se refera la controlarea implementarii
acordurilor de finantare semnate cu fiecare Agentie de
Implementare/Autoritate Contractanta. Un plan anual de audit si un rezumat al
rezultatelor auditurilor efectuate trebuie transmise Comisiei Europene.
Conturile si operatiunile tuturor structurilor de implementare relevante pot fi
controlate periodic de catre un auditor independent, contractat de Comisie,
fara a aduce vreun prejudiciu responsabilitatilor Comisiei si ale Curtii Europene
de Conturi.
Cooperare tehnica
Cooperare avand ca obiect asistenta tehnica oferita de unul sau mai multi
parteneri.
Furnizorul de asistenta tehnica are rol de consultant, directioneaza si
supervizeaza un proiect, pune la dispozitie experti.
Costuri eligibile
Costuri care indeplinesc urmatoarele conditii:
o sunt necesare pentru realizarea proiectului, sunt prevazute in
contract si respecta principiile unei gestiuni financiare sanatoase,
91
mai ales in privinta eficientei economice si a raportului
cost/beneficii;
o sunt angajate in cursul duratei de executie a proiectului;
o sunt efectiv angajate, inregistrate in contabilitatea beneficiarului
principal sau a partenerilor, sunt identificabile si verificabile si sunt
sustinute de documente justificative in original;
o nu sunt incluse in lista costurilor neeligibile, specifica programului
de finantare.
Criterii de selectie
Specificatiile in virtutea carora este selectat un proiect si care sunt
identificate in Ghidul solicitantului.
Diurna
Indemnizatia platita expertilor in timpul delegatiilor sau misiunilor (Care
Necesita deplasarea si innoptarea intr-un alt loc decat baza operatiunilor
curente), care fac obiectul unui contract cu finantare europeana.
Documente justificative
Documente pe baza carora pot fi efectuate platile in cadrul unui contract de
finantare.
Dosar de licitatie
Dosarul alcatuit de Autoritatea Contractanta, care contine toate informatiile
si documentele necesare entitatilor interesate in vederea pregatirii si
participarii la o licitatie.
Efect multiplicator
Capacitatea rezultatelor proiectului de a fi multiplicate si extinse dupa
incheierea sprijinului financiar extern.
Eligibilitate
Caracteristica unei organizatii/propuneri de proiect/activitati de a satisface
criteriile definite de finantator.
b) Compatibilitatea cu cadrul structural de finantare din partea UE. Are in
vedere in principal doua categorii: actiunile co-finantate si cheltuielile.
Evaluarea impactului
92
Activitate prin care sunt estimate efectele anumitor actiuni/masuri asupra
unui anumit domeniu (ex. social, mediu). Exista doua tipuri de impact:
impactul specific, referitor la efectele produse dupa un anumit timp, legate
direct de masura intreprinsa si impactul general, referitor la efectele pe
termen lung resimtite de o populatie mai numeroasa.
Masurarea acestui al doilea tip de impact este o actiune complexa; de aceea
stabilirea exacta a relatiei cauza-efect este de multe ori dificila.
Expert
Persoana angajata pentru a oferi expertiza necesara in derularea
corespunzatoare a contractului.
Facilitati
Conditii speciale acordate in scopul bunei desfasurari a contractelor
finantate. Ele pot fi fiscale (reduceri sau scutiri de impozite si taxe, regim
special de achitare a obligatiilor catre buget) sau de alta natura (legate de
conditiile privind stabilirea pe teritoriul tarii, importul si exportul de
schimburile valutare etc.)
Grup tinta
Grup/entitate caruia i se adreseaza proiectul, estimata a fi afectata pozitiv
de atingerea scopului proiectului.
Impact
Efect (pozitiv sau negativ) al unui proiect sau activitati asupra unei anumite
stari de fapt (de exemplu, reducerea ratei somajuluiiîntr-o anumita regiune),
asupra unei organizatii (de exemplu, perfectionarea personalului in domeniul
activitatilor de consiliere a cetatenilor) sau persoane fizice (de exemplu,
cresterea gradului de informare privind drepturile cetatenesti). In analiza
impactului trebuie avute in vedere grupurile tinta ale proiectului, precum si
alti beneficiari directi si indirecti.
Indicatori de calitate
93
O exprimare calitativa referitoare la descrierea obiectivului sau impactului
unui proiect, ce contine informatii despre:
• Relevanta
• Acuratete
• Incadrarea in termene
• Accesibilitate si claritate
• Comparabilitate
• Coerenta
• Posibilitati de realizare
Indicatori de cantitate
Expresie numerica cu ajutorul careia se caracterizeaza anumite fenomene
economice.
Indicatori de impact
Expresie numerica sau calitativa prin care se desemneaza consecintele
programului/proiectului, dincolo de efectele sale imediate asupra
beneficiarilor directi. Ei reflecta efecte pe termen lung care afecteaza
societatea (in sens larg sau restrans).
Indicatori de performanta
Denumiti si Indicatori Cheie de Performanta (KPI) sau Indicatori Cheie de
Succes (KSI), reprezinta expresii cuantificabile utilizate la masurarea
progreselor inregistrate in indeplinirea obiectivelor proiectului. Scopul lor
este de a masura eficacitatea (rezultate realizate/rezultate planificate),
eficienta (rezultate/cost) si economia (costuri reale/costuri planificate)
asociate programului/proiectului.
Ipoteze
Factori externi care ar putea afecta evolutia sau succesul proiectului, dar
asupra carora manegerul proiectului nu are un control direct. Acestia
formeaza coloana a patra din schema logica si sunt formulati intr-un mod
pozitiv.
Licitatie
Procedura de acordare a fondurilor nerambursabile pe baza de proiecte,
derulata dupa reguli speciale. Are ca rezultat atribuirea fondurilor catre
proiectele care obtin punctajele cele mai bune in cadrul evaluarii specifice,
94
realizata de catre un comitet de evaluare.
Logica interventiei
Strategia care sta la baza unui proiect. Este partea narativa a proiectului
pentru fiecare din cele patru niveluri ale ,, ierarhiei obiectivelor” reluata in
schema logica.
Management de proiect
Procesul de supraveghere si implementare a activitatilor si resurselor
necesare in vederea realizarii unui proiect. Acestea trebuie sa fie in
conformitate cu specificatiile tehnice, de calitate, si variabilele economice
dezvoltate in documentatia proiectului. Managementul de proiect are ca scop
realizarea obiectivelor proiectului conform termenului limita si bugetului
prestabilit.Persoana responsabila cu monitorizarea implementarii unui
proiect in numele Autoritatii Contractante se numeste manager/director de
proiect.
Monitorizare
Colectarea, analiza si folosirea sistematica si continua a informatiilor in
scopul administrarii proiectului si al luarii deciziilor.
Obiectiv
95
Descrierea scopului unui proiect sau program. Sensul lui generic se refera la
activitati, rezultate, scopul proiectului si obiectivele generale.
Obiectivele generale
Explica de ce proiectul este important pentru societate, exprimate in termeni
de beneficii pe termen lung pentru beneficiarii finali si de alte beneficii
pentru alte grupuri.
Proiect
Set de actiuni executate intr-o perioada de timp, cu momente bine definite
de inceput si de sfarsit, cu un scop clar al activitatilor de efectuat, cu buget
propriu si un nivel specificat al rezultatelor de obtinut.
Portofoliu de proiecte
O lista de proiecte identificate, elaborate, selectate si ierarhizate pentru o
finantare ulterioara.
Proiect/Actiune eligibila
Proiect/actiune care indeplineste criteriile de selectie precum si criteriile
speciale impuse de Autoritatea Contractanta, in conformitate cu
reglementarile care guverneaza linia de finantare.
Rezultate
Produsele activitatilor intreprinse prin a caror combinare se realizeaza
obiectivul proiectului. Ansamblul lor conduce la un moment cand grupurile
tinta incep sa perceapa beneficiile durabile.
Raport intermediar
Un raport intermediar referitor la modul cum avanseaza proiectul propus,
efectuat de administratorul proiectului/contractantul proiectului si transmis
organizatieii partenere sau Comisiei la o data bine stabilita. Raportul
prezinta sectiuni referitoare la realizarea tehnica si financiara. In general, se
depune trimestrial.
96
Stat Membru
Tarile care fac parte dint-o organizatie internationala sunt numite „State
membre”. De la 1 mai 2004, state membre ale Uniunii Europene sunt:
Austria, Belgia, Cehia, Danemarca, Germania, Estonia, Grecia, Spania,
Franta, Irlanda, Italia, Cipru, Letonia, Lituania, Luxemburg, Ungaria, Malta,
Olanda, Polonia, Portugalia, Slovenia, Slovacia, Finlanda, Suedia si Marea
Britanie.
Studiu de fezabilitate
Un studiu de fezabilitate, efectuat in timpul fazei de apreciere, verifica daca
proiectul propus este bine fundamentat si daca va putea sa raspunda
necesitatilor grupului-tinta/beneficiarilor avuti in vedere.
Studiul trebuie sa descrie conceptia proiectului in toate detaliile sale
operationale, sa ia in considerare toate aspectele politice, economice,
financiare, institutionale, de management, de mediu, aspectele socioculturale
si cele legate de egalitatea dintre barbati si femei. Studiul va furniza Comisiei
Europene si tarii partenere suficiente informatii care sa justifice acceptarea,
modificarea sau respingerea proiectului propus pentru finantare
Studiul de prefezabilitate
Studiul de prefezabilitate, realizat in timpul fazei de identificare, certifica
faptul ca toate problemele au fost identificate. Ca au fost analizate toate
solutiile alternative si ca s-a selectat cea mai buna alternativa pe baza
factorilor de calitate. Studiul va furniza suficiente informatii Comisiei
Europene si guvernului partener pentru a justifica acceptarea, modificarea
sau respingerea unui proiect propus in momentul
in care i se va face aprecierea.
Surse de verificare
Acestea formeaza si indica unde si in ce forma poate fi gasita informatii
despre realizarea obiectivelor generale, obirctivul proiectului si rezultatele lui
(sunt descrise prin IVO).
Tara candidata
O tara care si-a depus candidatura pentru aderarea la Uniunea Europeana.
Procesul de aderare este finalizat prin incheierea negocierilor de aderare,
semnarea Tratatului de aderare si obtinerea statutului de stat membru.
97
Uniunea Europeana
Uniunea Europeana (UE) este o familie de tari europene democratice, care
s-au angajat sa colaboreze pentru pace si prosperitate. Nu este un Stat care
are menirea de a inlocui statele existente. Statele Membre au pus bazele
unor institutii comune carora le-au delegat partial autoritatea astfel incat
hotararile privind aspectele specifice de interes comun sa poata fi luate in
mod democratic la nivel european.
DECLARATIE DE PARTENERIAT
98
Toţi partenerii trebuie să fi citit formularul de cerere şi să fi înţeles care
va fi rolul lor în derularea proiectului.
Solicitantul trebuie să se consulte regulat cu partenerii săi şi să-i
informeze detaliat asupra evoluţiei proiectului.
Toţi partenerii trebuie să primească copii ale rapoartelor - narative şi
financiare - înaintate Autorităţii Contractante.
Modificările esenţiale aduse proiectului (ex. activităţi, parteneri) trebuie
să fie consimţite de parteneri înainte de înaintarea propunerilor către
Autoritatea Contractantă. În cazurile în care acest consimţământ nu poate fi
atins, solicitantul trebuie să informeze Autoritatea Contractantă cu privire la
aceasta, atunci când înaintează spre aprobare propunerea de modificare.
Înainte de terminarea proiectului, partenerii trebuie să consimtă asupra
unei distribuţii echitabile în cadrul proiectului a echipamentelor, vehiculelor şi
bunurilor cumpărate cu finanţarea UE între partenerii locali situaţi în ţările
vizate. Copii ale titlurilor de transfer trebuie ataşate raportului final.
Declaraţie de parteneriat
Nume:
Organizaţie:
Funcţie:
Semnătură:
Data şi Locul:
99
[...........................] (numele întreg al Beneficiarului) [......................]
(acronim) cu sediul în [..........................] (adresa [sediului - pentru
companii şi asociaţii; a sediului central - pentru instituţii publice şi
universităţi], cod fiscal sau numărul de înregistrare oficială echivalent
unde este necesar), ('Beneficiarul'),
de cealaltă parte,
Au convenit urmatoarele:
Condiţii Speciale
Articolul 1 - Subiect
1(1) Subiectul Contractului îl reprezintă finanţarea nerambursabilă
acordată de Autoritatea Contractantă, pentru punerea în aplicare a
Proiectului intitulat [.......] (titlul Proiectului) ("Proiectul").
1(2) Beneficiarului îi va fi acordată finanţarea nerambursabilă în
termenii şi condiţiile stabilite în acest Contract care este constituit din
prezentele condiţii speciale ('Condiţii Speciale') şi anexele lor, pe care
Beneficiarul declară că le cunoaşte şi le acceptă.
1(3) Beneficiarul acceptă finanţarea nerambursabilă şi se angajează să
desfăşoare Proiectul pe propria-i răspundere.
Articolul 2 - Durata de execuţie
2(1) Implementarea Proiectului va începe în (se selectează o opţiune):
ziua următoare celei în care semnează ultima din cele două părţi;
prima zi a lunii care urmează după data la care este plătit avansul de
către Autoritatea Contractantă;
[...........] (o dată ulterioară).
2(2) Durata de execuţie a Proiectului, aşa cum se menţionează în Anexa
I, este de [......] [număr de luni].
100
Articolul 4 - Raportarea tehnică şi financiară şi aranjamentele de
plată
4(1) Se vor realiza obligatoriu rapoarte tehnice şi financiare pentru a
fundamenta cererile de plată, în conformitate cu Articolele 2 şi 15(1) din
Anexa II.
4(2) Plăţile vor fi făcute în concordanţă cu Articolul 15 din Anexa II;
dintre opţiunile la care se face referire în Articolul 15(1), se va aplica
cele de mai jos:
Opţiunea 1
-- Avans: ............ [............]
-- Plata finală previzionată ............ [............] (conform prevederilor
Anexei II)
Opţiunea 2
-- Avans (80% din partea de buget previzionat pentru primele 12 luni de
implementare, finanţată de Autoritatea Contractantă, excluzând
rezervele): ............ [............]
-- Plăţi anuale intermediare ............ [............]
-- Plata finală previzionată: ............ [............] (conform prevederilor
Anexei II)
Opţiunea 3
Plata finală (una singură) previzionată: ............ [............] (conform
prevederilor Anexei II)
Articolul 5 - Adrese
Orice comunicare în legatură cu prezentul Contract trebuie să fie facută
în scris, indicându-se numărul şi titlul Proiectului şi folosind următoarele
adrese:
Pentru Autoritatea Contractantă:
[...............................] (adresa departamentului de management a
Autorităţii Contractante şi/sau a unităţii de management a proiectului
responsabilă pentru gestionarea programului)
Pentru Beneficiar:
[.....................................]
O copie a rapoartelor menţionate la Articolul 4(1) trebuie să fie trimisă la
Delegaţia Comisiei Europene responsabilă cu supravegherea Proiectului,
la următoarea adresă:
101
[..................................................................]
Articolul 6 - Anexe
6(1) Următoarele documente sunt anexate la aceste Condiţii Speciale şi
sunt parte integrantă a Contractului:
Anexa I: Descrierea proiectului
Anexa II: Condiţii Generale aplicabile Contractelor de finanţare
nerambursabilă din partea Comunităţii Europene, încheiate în cadrul
programelor descentralizate de ajutor extern
Anexa III: Bugetul Proiectului
Anexa IV: Proceduri pentru contractare
Anexa V: Cererea standard pentru plata şi formularul de identificare
financiară
Anexa VI: Manualul de Identitate Vizuală
6(2) În cazul unui conflict între prevederile Anexelor şi cele din Condiţiile
Speciale, prevederile Condiţiilor Speciale prevalează. În cazul unui
conflict între prevederile Anexei II şi cele ale celorlalte anexe, prevederile
Anexei II prevalează.
Articolul 7 - Alte condiţii specifice ce se aplică în cadrul
Proiectului]
7(1) Cele de mai jos vor completa Condiţiile Generale:
7(1)(1) Firma de audit care va efectua operaţiunea/operaţiunile de
audit la care se face referire în Articolul 16(5) din Anexa II este
[............] (nume, adresă, telefon şi fax).
7(2) Următoarea derogare de la Condiţiile Generale se va aplica
obligatoriu:
7(2)(1) În completarea Articolului 6 din Condiţii Generale, Beneficiarul
trebuie să depună eforturile necesare în vederea asigurării publicităţii
activităţii desfăşurate în cadrul acestui contract şi să evidenţieze
participarea Uniunii Europene în program. Beneficiarul trebuie să urmeze
Liniile Directoare referitoare la Identitate (Anexa VI), care se aplică
tuturor produselor informaţionale şi publicitare care vor fi utilizate în
cursul implementării proiectului. Liniile Directoare sunt specificate într-o
broşură şi/sau CD-ROM produse atât în limba engleză cât şi în română.
Această broşură/CD-ROM constituie parte integrantă a Contractului şi o
copie este furnizată în calitate de Anexa VI a acestui Contract. Copii
102
suplimentare pot fi obţinute de la Ofiţerul pentru Informaţii al Delegaţiei
Comisiei Europene în România. În cazuri specifice, sau dacă sunt
necesare clarificări suplimentare, Beneficiarul trebuie, în primă instanţă,
să ia legătura cu Ofiţerul pentru Informaţii al Delegaţiei CE în România.
Standardele de identitate conţinute în această broşură/CD-ROM pot fi
utilizate exclusiv în legatură cu implementarea acestui contract.
Beneficiarul trebuie să contacteze Delegaţiei CE în România pentru
aspecte referitoare la care este dorita orientare, inclusiv pentru
compilarea listei de invitaţi, utilizarea listelor de corespondenţă şi
materiale promoţionale.
Încheiat la [............................] în patru exemplare originale în limba
engleză, trei originale fiind pentru Autoritatea Contractantă şi un original
pentru Beneficiar.
.......................... ..........................................
[semnatura] [semnatura]
[data] [data]
.............................................................
[semnatura]
[data]
Propunere de proiect
în cadrul
103
Programului Operaţional Sectorial ………………………………………………….
Numele intreprinderii
Domeniul de activitate
Telefon
1. Titlul proiectului
2. Localizare
Regiune
Judeţ(e)
Localitate (Localităţi)
3. Justificarea proiectului
(Descrieţi, ce necesităţi, lipsuri există, pentru care proiectul poate oferi soluţii.)
104
4. Încadrarea proiectului, conform Axei Prioritare ……. in cadrul Programului Operaţional …………
6. Obiective specifice
7. Conţinutul proiectului
(Descrieţi ce activităţi vor fi realizate în cadrul proiectului. Aceste activităţi trebuie apoi incluse în planul de activităţi de la punctul ...)
105
8. Rezultatele aşteptate
9. Sustenabilitatea proiectului
(Descrieţi în ce măsură va putea proiectul, şi rezultatele acestuia să fie autosusţinute.)
106
10. Planul de activităţi
(Includeţi activităţile prezentate la punctul 7.)
Opţiunile pentru completarea rubricilor: P – planificarea proiectului, C – contractare, I – implementare, E – evaluare, raportare
TOTAL
108