Objectifs
Lire le module 9.
Dans ce module vous devrez disposer de notions dExcel (report de donnes entre feuilles) et dAccess
(ralisation dune requte). Ce nest pas obligatoire mais cest mieux et tellement plus enrichissant. Vous
pourrez utiliser les trois mthodes et l seulement vous pourrez disserter et pater vos auditeurs sur les
mthodes les plus adaptes pour le publipostage dans les salons et autres runions de travail.
1.
FUSION ET PUBLIPOSTAGE
Imaginez que vous tes Elisabeth PAMANN prsidente dune association dont le but est lorganisation de
promenades dans la nature avec repas et boissons pour les membres de lassociation.
La prsidente doit veiller au payement des cotisations Pour cela vous devez adresser une lettre aux
membres qui nont pas encore pay leur cotisation 2004.
Vous devez galement informer les membres quune promenade pique-nique sur lherbe sera organise le
15 mai 2004. Le prix sera de 50 Euros par personne (transport compris) pour les adhrents jour de leur
cotisation et de 65 Euros pour les autres (adhrents non jour de leur cotisation).
Pour chaque participant vous dsirez raliser une tiquette autocollante que chacun collera sur son
vtement (ainsi tout le monde pourra sapostropher par son prnom). Elle contiendra, le nom, le prnom
ainsi que la ville dorigine du membre. Histoire de faire honte aux mauvais payeurs, les membres non
jour de leur cotisation disposeront dun signe distinctif sur ce badge.
Enfin vous dsirez crer un carnet dadresse avec rpertoire tlphonique des membres de lassociation
remettre lors du pique nique.
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1.1.1. VOUS ETES UNE PRESIDENTE AU FAIT DE LA CHOSE
INFORMATIQUE ET UTILISEZ ACCESS
Ouvrez le fichier Access tp06-asso.mdb.
Vous dcouvrez un fichier disposant de deux formulaires
Coordonnes : permettrant soit dentrer un nouvel adhrent avec ses coordonnes
Cotisation : Permettant de voir si un adhrent a pay ou pas son adhsion.
Les trois tables permettrant de stocker les informations. Des liaisons entre ces tables ont t ralises.
Lobjectif est de crer des requtes reprenant :
Requte pour la lettre dinformation et le badge : toutes les informations de trois tables
Crez une nouvelle requte (lettre badge) disposant des champs numero, titre nom, prenom
fonction, adresse, cpostal, ville, telephone et cot_2004
Requte pour la lettre de relance : Idem mais uniquement ceux qui nont pas pay la cotisation
Crez une nouvelle requte (relance2004) disposant des champs numero, titre nom, prenom
fonction, adresse, cpostal, ville, telephone et cot_2004 [ou copiez, coller la requte
prcdemment cre] et en mode cration ajouter le terme non dans la cellule critre de cot_2004
Requte pour le catalogue : tables adhrent et coordonnes
Crez une nouvelle requte (catalog2004) disposant des champs titre nom, prenom fonction,
adresse, cpostal, ville et telephone. [On pourra se servir de la requte lettre badge en supprimant le
champ cotis_2004]. Mettez un tri sur le champ nom de type croissant.
Enregistrez et fermez
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titre,
En vous souhaitant bonne rception, je vous prie de croire, titre, lassurance de notre considration
distingue
La prsidente
Elisabeth PAMANN
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1.2.2. DANS LE CAS DUN TRAVAIL AVEC UN FICHIER DE DONNE
EXCEL
1. Crez un fichier Word vierge.
2. Enregistrez-le au bon emplacement (fus-ex pour la fusion avec Excel) sous un nom vocateur (relp-ex par exemple).
3. Ralisez la commande Outil, Publipostage, cliquez sur le bouton crer et choisir lettre type.
Cliquez ensuite sur fentre active.
4. Cliquez ensuite sur Obtenir des donnes,
5. Choisissez Ouvrir la source de donne.
6. Recherchez alors lemplacement de votre fichier de donn en nomettant pas de modifier le type
de fichier ( *.xls pour Excel) et slectionnez le.
7. Word vous demande sil convient de prendre la feuille entire. Rpondez oui.
8. Word vous retourne un message vous stipulant que le document de fusion est vide. Cliquez sur
modifier le document principal.
9. Crez alors votre lettre comme prsent ci dessus en insrant la fin de la lettre au moins deux
lignes vierges. Tous les lments entre guillemets [ ] sont insrs partir de la commande
de la barre doutils de publipostage insrer un champ de fusion.
10. Ensuite vous appelez laide au publipostage (dans la barre doutil publipostage) ou cliquerez sur le
bouton Fusionner. Spcifiez fusion vers un nouveau document.
11. Par contre, il convient de rajouter une option de requte. En effet, votre feuille Excel dispose de
toutes les donnes (ou alors il aurait fallu que vous fassiez une feuille avec uniquement les
donnes dignes dintrt mais cela ne nous aurait pas permis de voir cette fonctionnalit que sont
les options de requte). Cliquez donc dans option de requte. Dans longlet Filtrer les
enregistrements vous allez ajouter un filtre. Le champ cot_2004 gal non
12. Il vous est possible de raliser un tri des enregistrements par exemple sur le nom. Ainsi la fusion
gnrera des courriers pour ceux qui ne sont pas jour de leur cotisation tris par ordre
alphanumrique sur le nom.
13. Une fois ces rglages effectus cliquez sur Fusionner.
Vous disposerez de 7 lettres personnalises (avec nom et adresse qui vont bien) correspondant au 7
adhrents nayant pas encore pay leur cotisation. Les lettres sont dans lordre alphanumrique du non de
famille.
De la mme faon, si le rsultat ne vous plat pas il suffit de supprimer le document (comportant les 7
lettres) de modifier votre document principal (source) et de refaire une fusion.
Vous enregistrerez le rsultat de la fusion sous le nom relance-ex dans fus-ex.
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1.2.3. DANS LE CAS DUN TRAVAIL AVEC UN FICHIER DE DONNE
WORD
1. Crez un fichier Word vierge.
2. Enregistrez-le au bon emplacement (dans fus-wo) sous un nom vocateur (rel-p-wo par exemple).
3. Ralisez la commande Outil, Publipostage, cliquez sur le bouton crer et choisir lettre type.
Cliquez ensuite sur fentre active.
4. Cliquez ensuite sur Obtenir des donnes,
5. Et cliquez sur crez la source de donne
6. Supprimez alors tous les champs prsents
7. Crez les champs numero, titre nom, prenom fonction, adresse, cpostal, ville,
telephone et cot_2004
8. Cliquez sur ok puis choisissez un emplacement et un nom judicieux pour ce fichier (par exemple
tp06-asso-wo dans fus-wo)
9. Faites nouveau apparatre la fentre daide au publipostage. Cliquez sur modifier la source de
donne. Une fentre apparat et vous entrerez les donnes prsentes page suivante
10. Crez alors votre lettre comme prsent ci dessus en insrant la fin de la lettre au moins deux
lignes vierges. Tous les lments entre guillemets [ ] sont insrs partir de la commande
de la barre doutils de publipostage insrer un champ de fusion.
11. Ensuite vous appelez laide au publipostage (dans la barre doutil publipostage) ou cliquerez sur le
bouton Fusionner. Spcifiez fusion vers un nouveau document.
12. Par contre il convient de rajouter une option de requte. En effet votre document de donne
dispose de toutes les donnes (ou alors il aurait fallu que vous fassiez une feuille avec uniquement
les donnes dignes dintrt mais cela ne nous aurait pas permis de voir cette fonctionnalit que
sont les options de requte). Cliquez donc dans option de requte. Dans longlet Filtrer les
enregistrements vous allez ajouter un filtre. Le champ cot_2004 gal non.
13. Il vous est possible de raliser un tri des enregistrements par exemple sur le nom. Ainsi la fusion
gnrera des courriers pour ceux qui ne sont pas jour de leur cotisation tris par ordre
alphanumrique sur le nom.
14. Une fois ces rglages effectus cliquez sur Fusionner.
Vous disposerez de 7 lettres personnalises (avec nom et adresse qui vont bien) correspondant au 7
adhrents nayant pas encore pay leur cotisation. Les lettres sont dans lordre alphanumrique du non de
famille.
De la mme faon, si le rsultat ne vous plat pas il suffit de supprimer le document (comportant les 7
lettres) de modifier votre document principal (source) et de refaire une fusion.
Vous enregistrerez le rsultat de la fusion sous le nom relance-wo dans fus-wo.
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numero
titre
1 Madame
2 Madame
3 Monsieur
4 Monsieur
5 Monsieur
6 Monsieur
7 Monsieur
8 Madame
9 Madame
10 Monsieur
11 Monsieur
nom
prenom
PAMANN
Elisabeth
PHINASTEM Albane
SEPTHANEM Anibal
AMEPTHANN Blaise
SALIMBA
Panthene
BILAMAS
Panthene
EPATEMB
Hans
HALMANT
Sabine
BETMANN
Saphie
ABLAHAN
Septime
MENABPE
Talnar
fonction
Adresse
cpostal
ville
telephone
Prsidente
3, Rue des Alouettes
75015 TRIFOUILLI LES OIES 07 00 31 32 33
Prsidente remplaante 5, Rue de la Paix
25045 JOYEUSE
08 54 55 56 57
Trsorier
9, Rue des gaulois
32980 PORT ROYAL
09 88 90 78 55
Trsorier remplaant
1, Rue de la monnaie
64200 LA COTE
07 08 41 72 83
Secrtaire
2, Rue de la Plume
23400 SENS
08 24 35 96 77
Secrtaire remplaant 4, Rue du plateau
61800 CRAY CITY
09 18 67 78 85
Responsable repas
6, Rue des abattoirs
76900 MILLAU
07 44 78 89 35
Responsable sorties
8, Avenue Jean Moulin
33068 MOLIN MOLETTE
08 67 49 86 54
Responsable transport 7, Rue de la Joie
21500 ARCACHON
09 99 45 73 95
Responsable boissons 3, Avenue des Marins
36700 CHAMONIX
07 38 64 95 95
Militant
9, Avenue des Rois
29000 PALAVAS
08 65 98 64 00
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cot_2004
Oui
Oui
Non
Oui
Non
Non
Oui
Non
Non
Non
Non
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titre,
Notre prochaine sortie aura lieu le 15 mai 2004 au chalet de notre secrtaire Saint germain Molin
Molette dans la drome. Comme vous en avez maintenant lhabitude, vous noublierez pas les jeux de
plein air (surtout ceux des enfants), ni les duvets pour la sieste.
Cette sortie vous cotera 50 Euros par personne (demi-tariff pour les enfants).
Il est prvu une faire cuire une chvre au sel. Avis aux amateurs
Vous aurez lobligeance de me retourner votre bulletin de participation ci dessous avec votre rglement
avant le 12 fvrier 2004.
En vous souhaitant bonne rception et esprant votre prsence, je vous prie de croire, titre,
lassurance de notre considration distingue
La prsidente
Elisabeth PAMANN
-----------------------------------------------------------------------------------------------------------Nom : nom
Prnom : prenom
Ne participera pas la sortie du 15 mai 2004
Participera la sortie du 15 mai 2004 acompagne de
adultes et
Signature :
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enfants
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1.3.2. DANS LE CAS DUN TRAVAIL AVEC UN FICHIER DE DONNE
EXCEL
Crez la lettre ci dessus dans un nouveau fichier. Enregistrez le sous let-p-ex dans fus-ex. Liez ce fichier
la source de donn comme vous lavez fait auparavant.
Au moment dinsrer le prix (il est diffrent pour ceux qui ont pay leur cotisation (50 Euros) et ceux qui
ne lon pas encore acquitte(65 Euros)) vous utiliserez une fonction conditionnelle [insrer un mot cl] de
type Si AlorsSinon..
Je vous laisse cherch comment peut bien fonctionner cette fonction. Le fonctionnement de cette option
est plus simple quavec Access.
Dans le papillon dcouper, vous insrerez une fonction conditionnelle (Si AlorsSinon) pour que
soit affich :
accompagne dans le cas dune femme
accompagn dans le cas dun homme
Vous enregistrerez le rsultat de la fusion sous le nom balade-ex dans fus-ex.
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Enregistrement
nom prenom
ville
suivanttitre
Enregistrement
nom prenom
ville
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Enregistrement
nom prenom
ville
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Enregistrement
nom prenom
ville
Enregistrement
nom prenom
ville
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Enregistrement
nom prenom
ville
Enregistrement
nom prenom
ville
Enregistrement
nom prenom
ville
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suivanttitre
suivanttitre
Enregistrement
nom prenom
ville
Enregistrement
nom prenom
ville
Enregistrement
nom prenom
ville
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suivanttitre
Enregistrement
nom prenom
ville
suivanttitre
suivanttitre
suivanttitre
Enregistrement
nom prenom
ville
Enregistrement
nom prenom
ville
suivanttitre
suivanttitre
Enregistrement
nom prenom
ville
Enregistrement
nom prenom
ville
suivanttitre
suivanttitre
Enregistrement
nom prenom
ville
Enregistrement
nom prenom
ville
Enregistrement
nom prenom
ville
suivanttitre
suivanttitre
suivanttitre
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1.4.2. DANS LE CAS DUN TRAVAIL AVEC UN FICHIER DE DONNE
EXCEL
Ralisez le mme travail que prcdemment avec comme source de donnes le fichier excel. Ralisez le
mme travail avec des tiquettes identiques et une fonction SiAlors.Sinon.
Vous enregistrerez votre lettre type sous le nom eti-p-ex et le document de fusion sous etiquet-ex dans
fus-ex.
Tlphone : telephone
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1.5.2. DANS LE CAS DUN TRAVAIL AVEC UN FICHIER DE DONNE
EXCEL
Ralisez le mme travail quavec Access.
Vous ferez en sorte de trier les adhrents par ordre alphanumrique sur leur nom.
Vous enregistrerez votre lettre type sous le nom cat-p-ex et le rsultat de la fusion sous catalog-ex dans
fus-ex.
2.
CONCLUSION
tp06-asso.mdb
fus-ex
tp06-asso.xls
fus-wo
tp06-asso.doc
(a crer)
rel-p-ac.doc
let-p-ac.doc
eti-p-ac.doc
cat-p-ac.doc
rel-p-ex.doc
let-p-ex.doc
eti-p-ex.doc
cat-p-ex.doc
rel-p-wo.doc
let-p-wo.doc
eti-p-wo.doc
cat-p-wo.doc
relance-ac.doc
balade-ac.doc
etiquet-ac.doc
catalog-ac.doc
relance-ex.doc
balade-ex.doc
etiquet-ex.doc
catalog-ex.doc
relance-wo.doc
balade-wo.doc
etiquet-wo.doc
catalog-wo.doc
Clairement il est bien plus simple de travailler avec Access. Access permet de travailler les donnes de
faon nettement plus simple que Excel et que Word mais tout dpend de vos besoins.
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