Qu es una reunin efectiva?

La reunin es una agrupacin de varias personas en un momento y

espacio dado, adems es una expresin que se caracteriza por la
organizacin, planificacin y discusin de temas importantes. Una
reunin efectiva es cuando se llega a la meta o en trmino general de
que se haya logrado la efectividad de dicho problema en distintos
mbitos laborales adems de su aplicacin de ciertas acciones,
actitudes o soluciones ante determinadas situaciones. Normalmente,
esas acciones deben asegurar los resultados esperados a fin de ser
consideradas efectivas. En otras palabras, tambin podemos decir que
una actitud o respuesta efectiva es aquella que busca, como objetivo
principal, lograr un efecto.

Cules son los pasos para lograr una buena reunin

efectiva?
1. Haz que cada reunin importe, o no hagas ninguna
reunin. Decide si una junta es necesaria e invita slo a la gente
necesaria. Cantidades masivas de tiempo valioso se pierden
slo porque los administradores piensan que el tiempo cara a
cara en s es importante o porque se acostumbraron a una rutina
particular. Los emails usualmente son importantes para darle a tu
equipo una actualizacin o un reporte de estatus. Pero si
necesitas retroalimentacin instantnea de todos los
participantes, entonces un email no ser tan efectivo como una
reunin cara a cara.
2. Define las metas y distribuye la agenda desde antes. Crea una
estructura para tu junta. Simplemente establecer un resultado
ideal usualmente inspira a los participantes y hace las juntas
ms productivas. Al final, lo que remarca es una caracterstica
que toda junta debe tener: una meta. Antes de que empiece la

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reunin, asegrate de que todos entienden los objetivos

haciendo una agenda.
S dueo de tu reunin, ponte a cargo y mantn la junta en
movimiento. Las buenas juntas son producto de un buen
liderazgo. Ponte a cargo y deja en claro que pretendes
mantener la conversacin oportuna, til y relevante. Demustrale
a tus colegas que respetas su tiempo asegurndote de que haya
algn reloj visible para todos. Mantenerse en el tema es la clave
para sostener un horario. Si la conversacin se sale del carril,
reenfoca al grupo diciendo algo como: Interesante, pero no creo
que estemos avanzando en nuestros objetivos con eso.
Obtn la informacin constructiva que necesitas de todos los
presentes. Dado que el punto de una reunin es una
comunicacin de dos sentidos, es crucial obtener informacin
honesta de todos. Es la responsabilidad del lder de la reunin
hacer que todos sean escuchados. Para crear un consenso o
llegar a una decisin de grupo, evita demostrar demasiado tu
opinin; es fcil para un lder reprimir una discusin si todos
asumen que la conclusin ya est determinada. Evita la
tentacin de descartar ideas inmediatamente incluso cuando
sean terribles.
Cierra con un plan de accin, trata de asegurarte que todos se
vayan sabiendo cul es el siguiente paso. Tambin termina la
junta preguntndole a todos si piensan que la junta fue til y si
no, que se puede hacer mejor la siguiente vez. Dale seguimiento
por tu cuenta analizando que se puede hacer para mejorar tus
tcnicas para una reunin efectiva.
Mantente al tanto del progreso de las cosas que se decidieron en
la junta. Tambin mantn al grupo informado del desarrollo. Esto
ayudar a que organices la siguiente junta ms efectivamente.
Asegrate de que tu junta no sucedi en aislamiento dejndole
saber a las personas adecuadas qu se decidi y qu pasar
despus. Es fcil salir de la sala de juntas, volver a tu escritorio e
inmediatamente olvidar cada cambio, decisin y nueva idea que
tu grupo haya acordado. Asegrate de tener un sistema para

mantenerte al tanto de lo que se decidi y de las asignaciones

que todos acordaron tomar, para que puedas darle seguimiento y
mantener las cosas en movimiento, incluso si no envas minutas
completas sobre la reunin.

Por qu en las empresas o instituciones se deben hacer

frecuentemente reuniones de trabajo?
Entre otros, uno de los beneficios de tener reuniones de trabajo en la
empresa es que sirven de impulso para hacer que los objetivos se
vayan alcanzando ms rpidamente aumentando la productividad,
dedicar media hora a organizarse es ms rentable que trabajar todo el
da desorganizado. Si se gestionan adecuadamente, las reuniones no
son una prdida de tiempo, ms bien al contrario. Y en las
instituciones estas reuniones son importantes porque a travs de ellas
se discuten problemas, se conocen puntos de vista y se toman
decisiones fundamentales. Las reuniones tambin son un mecanismo
de integracin social importante, uno de los medios de integracin que
sirven para consolidar la cultura de una organizacin. Son un modo en
que la organizacin le dice a los participantes "usted es uno de los
nuestros".

Qu consecuencias puede traer el no planificar y coordinar

una reunin de trabajo?
1. Falta de seguimiento peridico y mejoramiento del proceso: No
importa cun extraordinario sea nuestro plan, si su progreso no
es evaluado peridicamente, el plan va a fracasar en precipitar el
cambio requerido. La gente quiere trabajar en aquellas cosas
que son importantes. Si nadie pregunta acerca de progreso del
plan, la gente va a percibir que las actividades derivadas de l no

son importantes. El proceso de seguimiento es quizs el paso

ms importante en el proceso de planificacin.

2. No se dice la verdad. Nadie se sincera. En algunos casos puede

ocurrir que el lder no estimule la verdadera participacin, por
ejemplo por tener una personalidad dominante que inhiba al
resto
del
grupo.
Puede no haber la confianza suficiente como para decir lo que
realmente se piensa, por ejemplo por falta de conocimiento. Pero
deberan ser importantes los aportes de cada uno de los
participantes en una reunin; de otro modo, no tendra sentido
que esa persona estuviera presente, y podra dedicar su tiempo
a otra cosa. En los casos en los que evidentemente es difcil
sincerarse, se puede usar distintos mtodos para que los
comentarios sean annimos... pero lo ms sano es trabajar en
un mbito en el que todos puedan ser honestos

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